Kallelse till socialnämndens arbetsutskotts sammanträde

Transkript

1 Socialnämndens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sekreterare Helena Eskedahl Kallelse SON 2018/18 Kallelse till socialnämndens arbetsutskotts sammanträde 5 september 2018, klockan Ösel OBS! Tidigare starttid Föredragningslista Förslag på justerare: Rolf Öström Ärende 1 Riktlinjer för transport av brukare inom socialtjänsten på Gotland SON 2018/218 2 Uppdrag och kvalitetskrav, Boendestöd och daglig verksamhet/sysselsättning LSS/SoL SON 2018/107 3 Enkätundersökning familjehem 2018 SON 2018/172 4 Överenskommelse. Socialpsykiatriskt team (SPT) SON 2017/437, Gemensamt med HSN/AU 5 Muntlig information. Uppdragsdirektiv för sammanhållen vård och omsorg av äldre SON 2018/32, Gemensamt med HSN/AU 6 Muntlig information. Missbruks- och beroendevården SON 2017/12, Gemensamt med HSN/AU 7 Sprututbyte - införande plan och ekonomisk kalkyl SON 2016/49, Gemensamt med HSN/AU 8 Dokumenthanteringsplan socialnämnden- revidering SON 2018/300 9 RS Remiss Motion. Jämställt försörjningsstöd SON 2018/ Remiss iakttagelser i vården 2017 SON 2018/ Uppföljning av handlingsplan. Plan för särskilt boende för äldre inom Region Gotland SON 2016/11 12 Förslag på kostnadsminskningar- redovisning av konsekvenser SON 2018/5 13 Information. Avstämning strategisk plan och budget 2019 inför budgetberedning SON 2018/6 14 Funktionsprogram gruppbostad SON 2018/ Funktionsprogram. Särskilt boende och korttidsplats SON 2018/ Socialdirektören informerar 17 Övrigt Kommentar Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post registrator-son@gotland.se Org nr Webbplats

2 Socialnämndens arbetsutskott Region Gotland Sammanträdesdatum Kallelse SON 2018/18 Håkan Ericsson Ordförande 2 (2)

3 Kvalitets och utvecklingsavdelningen Peter Åkesson 1 Tjänsteskrivelse Ärende SON 2018/218 9 juli 2018 Socialnämnden Revidering av Riktlinje för transport av brukare inom socialtjänsten på Gotland Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att anta revidering av Riktlinje för transport av brukare inom socialtjänsten på Gotland Sammanfattning Transporter av brukare ingår normalt inte i någon av socialtjänstens biståndsbedömda insatser enligt SoL & LSS. Syftet med riktlinjen är att tydliggöra regler och vissa undantag vid såväl biståndsbedömda som ej biståndsbedömda insatser enligt socialtjänsten. Ärendebeskrivning De nu gällande riktlinjerna är från 2010 och behöver revideras. Innehållet i den nya riktlinjen skiljer sig inte mycket från den nu gällande utan ska mer ses som en uppdatering och till viss del ett förtydligande av reglerna. Dokumentet är en vägledning och ett stöd till utförare och fungerar som underlag vid socialförvaltningens kvalitetsuppföljningar. Bedömning Förvaltningen föreslår att dessa riktlinjer för transport av brukare inom socialtjänsten på Gotland godkänns. 1 (2) Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post registrator-son@gotland.se Org nr Webbplats

4 1 Tjänsteskrivelse Region Gotland Ärende SON 2018/69 Beslutsunderlag - Riktlinje för transport av brukare inom socialtjänsten på Gotland - Tjänsteskrivelse daterad 9 juli Marica Gardell Socialdirektör Skickas till Hanna Ogestad, avdelningschef kvalitets- & utvecklingsavdelningen Peter Åkesson, utvecklingsledare kvalitets- & utvecklingsavdelningen 2 (2)

5 1 Riktlinje för transport av brukare inom socialtjänsten på Gotland Fastställd av socialnämnden Framtagen av socialförvaltningen Datum [Beslut/Publiceringsdatum] Ärendenr SON 2018/218 Version [1.0] Riktlinjer för transport av brukare inom socialtjänsten på Gotland Biståndsbedömda insatser enligt SoL & LSS Transporter av brukare ingår normalt inte i någon av socialtjänstens biståndsbedömda insatser enligt Sol & LSS. Vid resor ska brukare använda sig av allmänna färdmedel, färdtjänst eller egna fordon och själva stå för kostnaderna. Undantag Transport av barn, ungdomar och vuxna kan ske i samband med myndighetsutövning. Transporter inom daglig verksamhet/lss, sysselsättning/sol, korttidsvistelse/lss och riktad dagverksamhet för personer med demenssjukdom kan ske med verksamhetens leasingbilar och avgift får inte tas ut av brukare. Transport av barn och ungdomar med beslut enligt SoL, LVU och LSS sker i verksamhetens leasingbilar eller uppdragstagares egna fordon. Behovet av transport ska framgå av genomförandeplan och avgift får inte tas ut av vårdnadshavare/enskild. Inom hemtjänsten kan brukare åka med i verksamhetens leasingbilar i samband med beviljad insats där transport krävs. Detta ska framgå av genomförandeplan och avgift får inte tas ut. Personal kan köra brukares egna eller leasade fordon efter gemensam överenskommelse och efter beslut från ansvarig enhetschef. Enhetschef är i dessa fall ansvarig för att kontrollera att fordonet är besiktigat, skattat och försäkrat. Brukare ansvarar för de kostnader som uppstår. Bilavtal ska då upprättas. Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post regiongotland@gotland.se Org nr Webbplats

6 1 Riktlinje för transport av brukare inom socialtjänsten på Gotland Icke biståndsbedömda insatser Anhörigstöd I samband med aktivitet kan det hända att personal inom anhörigstödet kör anhöriga i egen eller leasat fordon efter beslut av ansvarig enhetschef. Enhetschef är i dessa fall ansvarig för att kontrollera att fordonet är besiktigat, skattat och försäkrat. Bilavtal ska upprättas och avgift får inte tas ut av den enskilde. I de fall personer från frivilligorganisationer eller andra frivilliga kör anhöriga i privata bilar ska detta ses som en överenskommelse mellan privatpersoner. Sysselsättning för personer med psykiska funktionshinder I första hand används allmänna färdmedel, färdtjänst eller brukares egna fordon och brukaren står själv för kostnaden. Om dessa färdmedel av särskilda skäl inte kan användas för att brukaren ska kunna delta i sysselsättning kan transport ske med verksamhetens leasingbil. Detta ska framgå vid planering av den enskildes sysselsättning. Avgift får inte tas ut av den enskilde. Säkerhet Region Gotlands riktlinjer för trafiksäkerhet ska tillämpas av verksamheterna. Se länk Ärendenr SON 2018/218 Datum [Beslut/Publiceringsdatum] 2 (2)

7 Kvalitets och utvecklingsavdelningen Amie Stobenius och Peter Åkesson Bilaga 2 Tjänsteskrivelse Ärende SON 2018/ juni 2018 Socialnämnden Revidering av Uppdrag och kvalitetskrav samt kvalitetsgarantier Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att anta revidering av Uppdrag och kvalitetskrav och kvalitetsgaranti Boendestöd enligt SoL. Socialnämnden beslutar att anta revidering av Uppdrag och kvalitetskrav och kvalitetsgaranti Daglig verksamhet enligt LSS samt Sysselsättning enligt SoL. Sammanfattning Tillsammans med Uppdrag och kvalitetskrav, gemensamma bestämmelser utgör dessa dokument de kvalitetskrav som ställs på utförare av nämnda insatser enligt LSS. De nya dokumenten har anpassats för att kunna komplettera de gemensamma bestämmelserna och har dessutom fått ny layout. Ärendebeskrivning Dokumenten är en vägledning och ett stöd till utförare, garanti för invånare som beviljas stöd och ett underlag för socialförvaltningens kvalitetsuppföljningar. Kvalitetskraven utgår från Socialstyrelsens föreskrift och allmänna råd om ledningssystem för kvalitet enligt SoL, LVU, LVM, LSS och HSL (SOSFS 2011:9) Dokumenten har reviderats utifrån möten och diskussioner med utförare samt medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS). Några förändringar är: - Det har tidigare inte funnits ett dokument för uppdrag- kvalitetskrav när det gäller sysselsättning enligt SoL. - Inga förändringar har gjorts för daglig verksamhet enligt LSS men dessa två insatser (daglig verksamhet och sysselsättning) finns nu i ett gemensamt dokument. - Boendestödet har fått ny anpassad layout 1 (2) Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post registrator-son@gotland.se Org nr Webbplats

8 Bilaga 2 Tjänsteskrivelse Kvalitets- och utvecklingsavdelningen Ärende SON 2018/107 - Nytt i boendestödet är kravet på hänsyn för varje person utifrån dennes identitet, tillhörighet och sexuella läggning. - Nytt krav på säkerhet och krisberedskap. Bedömning Förvaltningen föreslår att dessa dokument som beskriver uppdrag och kvalitetskrav för Daglig verksamhet enligt LSS/Sysselsättning enligt SoL samt Boendestöd enligt SoL. Beslutsunderlag - Uppdrag och kvalitetskrav, Daglig verksamhet enligt LSS/Sysselsättning enligt SoL inom Region Gotland - Uppdrag och kvalitetskrav, Boendestöd enligt SoL inom Region Gotland - Kvalitetsgaranti, Daglig verksamhet enligt LSS/Sysselsättning enligt SoL - Kvalitetsgaranti, Boendestöd enligt SoL - Uppdrag och kvalitetskrav, Gemensamma bestämmelser - Tjänsteskrivelse daterad 13 juni Marica Gardell Socialdirektör Skickas till Hanna Ogestad, avdelningschef kvalitets- & utvecklingsavdelningen Peter Åkesson, utvecklingsledare kvalitets- & utvecklingsavdelningen Amie Sobenius, utvecklingsledare kvalitets- & utvecklingsavdelningen 2 (2)

9 Bilaga 2 Uppdrag och kvalitetskrav Boendestöd enligt SoL Fastställd av socialnämnden Framtagen av socialförvaltningen Datum Ärendenr SON 2018/107 Version [1.0] Boendestöd enligt SoL Innehållsförteckning Boendestöd enligt SoL...1 Inledning...2 Beskrivning av insatsen...2 Målgrupp för insatsen...2 Syftet med insatsen...2 Krav på insatsen...2 Verkställighet...3 Förändrade behov...3 Kontaktpersonal...3 Riskbedömning...3 Anhöriga/närstående...3 Stöd i hemmet...3 Stöd utanför hemmet...4 Personal...4 Hälso- och sjukvård...4 Fast vårdkontakt...4 Läkemedelshantering...4 Munhälsobedömning...5 Medicintekniska produkter...5 Övrigt...5 Nyckelhantering...5 Säkerhet och krisberedskap...5 Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post regiongotland@gotland.se Org nr Webbplats

10 Bilaga 2 Boendestöd enligt SoL Inledning Tillsammans med Uppdrag och Kvalitetskrav Gemensamma bestämmelser utgör detta dokument de kvalitetskrav som ställs på utförare av insatsen boendestöd. Kvalitetskraven gäller för utförare i såväl Region Gotlands egen regi som för utförare i privat regi. Beskrivning av insatsen Boendestöd är ett personligt anpassat stöd utifrån den enskildes individuellt bedömda behov. Boendestödet kännetecknas av pedagogiska, sociala och utåtriktade aktiviteter, där den enskilde är delaktig i stödets alla processer. Stödet kan ges i och utanför hemmet för att stärka den enskildes förmåga att klara vardagen. Målgrupp för insatsen Boendestöd riktar sig till vuxna personer, 18 år och äldre med psykiska funktionsnedsättningar, neuropsykiatriska funktionsnedsättningar och intellektuella funktionsnedsättningar. Syftet med insatsen Insatsen boendestöd syftar till att genom ett personligt utformat stöd ge den enskilde möjligheter att få en struktur i vardagen och stärka hens förmåga till ökad självständighet. Att hantera vardagslivets olika situationer som till exempel få en väl fungerande vardag, bryta isolering och skapa sociala kontakter. Ärendenr SON 2018/107 Datum Krav på insatsen Krav Insatsen boendestöd ska ge den enskilde en förutsättning till: - förbättrad psykisk hälsa - ökad livskvalitet - ökad självständighet - ökad möjlighet att bo kvar i den egna bostaden - stöd i att bryta isolering - en reell möjlighet till en socialt fungerande livssituation Boendestöd ska anpassas efter den enskildes individuella behov och önskemål samt kontinuerligt anpassas efter personens aktuella situation inom viktiga livsområden. Personalen ska aktivt arbeta för att upptäcka, stödja och utveckla den enskildes förmåga. Utföraren ska visa hänsyn till varje unik person utifrån kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder. Uppföljning 2 (5)

11 Bilaga 2 Boendestöd enligt SoL Verkställighet Krav Insatsen boendestöd ska vara utformad så att den stärker den enskildes möjligheter att leva ett självständigt och oberoende liv. Insatsen boendestöd ska verkställas i enlighet med beslut snarast, dock senast inom tre veckor efter fattat beslut. Beslut om insatsen boendestöd ska verkställas enligt antagna mål och riktlinjer som följer av gällande lagstiftning. När insatser berör barn ska barnets bästa särskilt beaktas vid utförandet och planering av insatserna. Uppföljning Förändrade behov Krav Utföraren ska meddela beställaren om den enskildes förändrade behov ställer krav på annan verksamhet, insats eller volym. Förändrade behov ska dokumenteras och kan innebära reviderat eller nytt beslut från handläggaren. Uppföljning Kontaktpersonal Krav Utföraren ska utse en kontaktpersonal för den enskilde. Den enskilde ska alltid informeras om möjligheterna att byta kontaktpersonal om så önskas. Utförare ska ha skriftlig uppdragsbeskrivning och rutin för kontaktpersonal. Uppföljning Riskbedömning Krav Utförare ska ha rutiner för riskbedömningen. I samband med att man får en ny brukare ska en riskbedömning göras utifrån brukarperspektivet. Uppföljning Anhöriga/närstående Krav Om den enskilde så önskar ska utförare aktivt arbeta för ett gott samarbete och en bra relation med anhöriga/närstående. För personer under 65 år ska samverkan ske med personal från anhörigstöd och boendestödet ska delta i anhöriggrupper. Uppföljning Ärendenr SON 2018/107 Datum Stöd i hemmet Krav Den enskildes fysiska, psykiska och sociala behov av stöd utifrån biståndsbeslutet ska tillgodoses. Utifrån den enskildes behov ska stöd ges i hemmet för att stärka den enskildes förmåga att klara vardagen. Uppföljning 3 (5)

12 Bilaga 2 Boendestöd enligt SoL Utföraren ska kunna erbjuda den enskilde stöd enligt evidensbaserade metoder exempelvis Ett självständigt liv, ESL. Stöd utanför hemmet Krav Utifrån den enskildes behov ska stöd ges utanför hemmet för att stärka den enskildes förmåga att klara vardagen. Utföraren ska stödja den enskilde att komma iväg till en daglig sysselsättning utanför hemmet som t ex daglig verksamhet, praktikplats, anställning eller studier. Utföraren ska stödja den enskilde att utifrån intresse våga pröva på och delta i fritids- eller kulturaktiviteter. Utföraren ska arbeta med att motivera den enskilde och bryta dennes isolering. Uppföljning Personal Krav Uppföljning Personal ska ha adekvat grundutbildning på lägst gymnasienivå och ha utbildning inom området funktionsnedsättning. Utförare ska ta emot praktikanter, studenter och elever Hälso- och sjukvård Primärvården ansvarar för hälso- och sjukvård för de personer som har insatsen boendestöd. Krav Uppföljning Utförare ska om den enskilde önskar medverka i samordnade individuella planeringar (SIP). Personal ska kunna utföra ordinerade hälso- och sjukvårdsuppgifter på erhållen delegering. Fast vårdkontakt Krav Uppföljning Utföraren ansvarar för att hålla sig informerad om vilken fast vårdkontakt som den enskilde har om denne så önskar. Ärendenr SON 2018/107 Datum Läkemedelshantering Krav Uppföljning Vid behov ska utförare kunna ta över hanteringen av läkemedel (ansvarsövertagande) utifrån erhållen delegering. 4 (5)

13 Bilaga 2 Boendestöd enligt SoL Munhälsobedömning Krav Utföraren ska ansvara för att den som är berättigad till uppsökande tandvård erbjuds en munhälsobedömning per år i samråd med tandvården. Personalen från boendestöd ska vara med vid munhälsobedömningen om den enskilde så önskar samt delta vid tandvårdens munhälsoutbildningar. Uppföljning Medicintekniska produkter Medicintekniska produkter (MTP) ingår i utförarens hälso- och sjukvårdsansvar. De indelas i tre grupper, medicinteknisk utrustning, arbetstekniska hjälpmedel/ verksamhetshjälpmedel och individuellt utprovade hjälpmedel Krav Uppföljning Utförare ska tillämpa Socialstyrelsens föreskrift, SOSFS 2008:1, om användning av medicintekniska hjälpmedel i verksamheten, såväl som Regelverk för hjälpmedel Region Gotland och riktlinjer i MAS-handboken. Utförare ska ha rutiner för säker användning av MTP. Utförare ska tillhandahålla och bekosta MTP och övrig utrustning som åtgår för att fullgöra uppdraget, förutom i de fall då hälsooch sjukvårdsförvaltningen har kostnadsansvaret. Utförare ska ansvara för att det finns rutiner för anmälan av tillbud och olyckor med MTP. Personal ska ha kunskap om hjälpmedel avseende kommunikation och kognition. Övrigt Nyckelhantering Krav Utföraren ska säkerställa skriftliga rutiner för hantering av nycklar till den enskildes bostad. Om kostnader för byte av lås/nycklar uppstår på grund av borttappade nycklar, betalas detta av utförare. Om den enskilde har tappat bort nycklar till bostaden står denne för kostnaden. Uppföljning Ärendenr SON 2018/107 Datum Säkerhet och krisberedskap Krav Uppföljning Utförare ska ha rutiner för säkerhet och krisberedskap. Utförare ska ha en beredskapsplan och rutiner för situationer med höga temperaturer över 27 grader. 5 (5)

14 Bilaga 2 Förtroende Omtanke Delaktighet SOCIALFÖRVALTNINGEN 2018 Boendestöd enligt SoL K V A L I T E T S G A R A N T I Vad är boendestöd enligt SoL? Boendestöd är ett personligt anpassat stöd utifrån den enskildes individuellt bedömda behov. Boendestödet kännetecknas av pedagogiska, sociala och utåtriktade aktiviteter, där den enskilde är delaktig i stödets alla processer. Stödet kan ges i och utanför hemmet för att stärka den enskildes förmåga att klara vardagen. Insatsen boendestöd syftar till att genom ett personligt utformat stöd ge dig möjligheter att få en struktur i vardagen och stärka din förmåga till ökad självständighet. Att hantera vardagslivets olika situationer som till exempel få en väl fungerande vardag, bryta isolering och skapa sociala kontakter. Ytterligare information till dig med psykisk funktionsnedsättning: Vem kan få boendestöd enligt SoL? Boendestöd riktar sig till vuxna personer, 18 år och äldre med psykiska funktionsnedsättningar, neuropsykiatriska funktionsnedsättningar och intellektuella funktionsnedsättningar. När du har fått ett beslut om boendestöd enligt Socialtjänstlagen, SoL, har du rätt att förvänta dig följande: Du får stöd senast inom tre veckor. All personal har tystnadsplikt. Det finns personal som ger stöd och hjälp utifrån dina behov. Du har tillgång till sjuksköterska. Tillsammans med personalen gör du en plan för hur ditt boendestöd ska utformas. Planen följs upp minst en gång om året. Du har en kontaktpersonal som du kan vända dig till. Du får information på ett sätt som du förstår. Vi uppmärksammar barns behov i familjen.

15 Bilaga 2 Förtroende Omtanke Delaktighet SOCIALFÖRVALTNINGEN 2018 K V A L I T E T S G A R A N T I Vi rättar till det som blivit fel Om vi inte gör det du har rätt att förvänta dig av oss, lyssnar vi på dina synpunkter, ser över våra rutiner och rättar till det som blivit fel. Säg vad du tycker! Dina synpunkter är värdefulla. Vi vill ta tillvara både positiva och negativa synpunkter, idéer och klagomål. Dina synpunkter hjälper oss att utveckla och förbättra vår verksamhet. Du kan använda blanketten Säg vad du tycker. Den finns i alla verksamheter och på regionens hemsida. Du kan också prata direkt med personalen eller närmast ansvarig chef. Vill du veta mer om boendestöd? För ytterligare upplysningar kontakta handläggare vid socialförvaltningen, telefon Postadress: Visby Besöksadress: Visborgsallén 19 Telefon: vxl E-post: son@gotland.se

16 Bilaga 2 Uppdrag och kvalitetskrav Daglig verksamhet enligt LSS och sysselsättning enligt SOL Fastställd av socialnämnden Framtagen av socialförvaltningen Datum Ärendenr SON 2018/107 Version [1.0] Daglig verksamhet enligt LSS och sysselsättning enligt SOL Innehållsförteckning Daglig verksamhet enligt LSS och sysselsättning enligt SOL...1 Inledning...2 Beskrivning av insatsen...2 Målgrupper för insatsen...2 Krav på insatserna...2 Från beslut till verkställighet...3 Förändrade behov...3 Kontaktpersonal...3 Praktikanter...3 Utveckla den enskildes förutsättning till förvärvsarbete/studier...4 Funktionsstöd och habilitering/rehabilitering...4 Tillgänglighet...4 Måltider...4 Habiliteringsersättning...4 Personal...5 Personlig assistans...5 Hälso- och sjukvård...5 Fast vårdkontakt...5 Läkemedelshantering...5 Medicintekniska produkter...6 Övrigt...6 Säkerhet och krisberedskap...6 Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post regiongotland@gotland.se Org nr Webbplats

17 Bilaga 2 Daglig verksamhet enligt LSS och sysselsättning enligt SOL Inledning Tillsammans med Uppdrag och Kvalitetskrav Gemensamma bestämmelser utgör detta dokument de kvalitetskrav som ställs på utförare av insatserna daglig verksamhet enligt LSS och sysselsättning enligt SoL. Kvalitetskraven gäller för utförare i såväl Region Gotlands egen regi som för utförare i privat regi. Beskrivning av insatsen Daglig verksamhet utformas efter den enskildes behov och ger personer med funktionsnedsättning möjlighet till en meningsfull sysselsättning. Arbete och sysselsättning har stor betydelse för människors livskvalitet och delaktighet i samhällslivet. De som beviljas insatsen daglig verksamhet eller sysselsättning har en funktionsnedsättning som gör att de inte kan stå till arbetsmarknadens förfogande. Daglig verksamhet och sysselsättning syftar till att utveckla den enskilde utifrån dennes förutsättningar. Insatsen bör vara utformad så att det, om den enskilde har möjlighet, ger förutsättningar att senare få en anställning på arbetsmarknaden och/eller studera. Transport till och från daglig verksamhet och sysselsättning ingår inte i insatsen. Utförare har därför inte något ansvar för den enskildes resor till och från verksamheten, men ska vid behov hämta och lämna enskilda vid närmaste busshållplats. Målgrupper för insatsen Insatsen daglig verksamhet vänder sig till personer som tillhör personkrets 1 och 2 enligt LSS. Daglig verksamhet vänder sig till personer i yrkesverksam ålder fram till 67-årsdagen, vilka inte står till arbetsmarknadens förfogande eller studerar på heltid. Insatsen sysselsättning enligt SoL för personer med psykiska funktionsnedsättningar riktar sig till personer som har haft långvarig kontakt med öppen- och/eller sluten psykiatrisk vård. Insatsen vänder sig till personer i yrkesverksam ålder fram till 67-årsdagen, vilka inte står till arbetsmarknadens förfogande eller studerar på heltid. Ärendenr SON 2018/107 Datum Krav på insatserna Krav Insatserna ska vara utformade så att den enskildes förmågor, resurser och önskemål tas tillvara. Den enskilde har rätt till inflytande, integritet och delaktighet och insatserna ska utföras i samråd med den enskilde. Personalen ska aktivt arbeta för att upptäcka, stödja och utveckla den enskildes förmågor. Utföraren ska visa hänsyn till varje unik person utifrån kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder. För personer under 18 år som beviljats daglig verksamhet enligt LSS eller sysselsättning enligt SoL ska utföraren beakta gällande lagstiftning för omyndig. Uppföljning 2 (6)

18 Bilaga 2 Daglig verksamhet enligt LSS och sysselsättning enligt SOL Från beslut till verkställighet Krav Myndighetsavdelningen ansvarar för att delge beställning till den utförare som den enskilde valt. Den enskilde kan välja att samtidigt ha flera olika utförare. Utföraren ansvarar för att inom sin verksamhet enligt LSS och sysselsättning enligt SoL, anvisa lämplig sysselsättning för den enskilde och för att den enskilde introduceras i verksamheten. Den enskilde väljer utförare och utföraren har skyldighet att ta emot samtliga personer inom ramen för angivet kapacitetstak där sådan begränsning finns. Enskilda som inte kan tas emot på grund av platsbrist ska erbjudas att ställa sig i kö till verksamheten. Om utföraren av annat skäl än platsbrist inte anser sig kunna ta emot en enskild ska samråd ske med beställaren som då avgör om sakliga skäl föreligger för att inte erbjuda plats. Utföraren ska säkra att beställningen från myndighetsavdelningen tas emot och att information ges till berörd personal. När den enskilde valt utförare och denne fått beställningen ska insatsen planeras individuellt och beslutet verkställas inom en månad. Uppföljning Förändrade behov Krav Utföraren ska meddela beställaren om den enskildes förändrade behov ställer krav på annan verksamhet, insats eller volym. Förändrade behov ska dokumenteras och kan innebära reviderat eller nytt beslut från handläggaren. Uppföljning Kontaktpersonal Krav Den enskilde ska erbjudas en kontaktpersonal i samband med verkställighet. Den enskilde ska informeras om möjligheterna att byta kontaktpersonal om så önskas. Utförare ska ha rutiner för kontaktpersonal. Utförare ska ha skriftlig uppdragsbeskrivning för kontaktpersonal. Uppföljning Ärendenr SON 2018/107 Datum Praktikanter Krav Utföraren ska ta emot praktikanter från gymnasieskolan som efter avslutad skolgång bedöms tillhöra målgruppen. Antalet praktikanter anpassas till utförarens storlek och möjlighet att ta emot praktikanter. Ersättning utgår inte från beställaren för att verksamheten tar emot praktikanter. Uppföljning 3 (6)

19 Bilaga 2 Daglig verksamhet enligt LSS och sysselsättning enligt SOL Utveckla den enskildes förutsättning till förvärvsarbete/studier Krav Uppföljning Utföraren ska ha upparbetade rutiner med arbetsförmedling och näringsliv så att den enskilde ges möjlighet till att delta i arbetslivet och/eller studier, om denne så önskar. Funktionsstöd och habilitering/rehabilitering Daglig verksamhet enligt LSS och sysselsättning enligt SoL ska präglas av ett habiliterande /rehabiliterande förhållningssätt där den enskildes funktioner tas tillvara i det dagliga livet. Krav Uppföljning Personalen ska uppmuntra och stödja den enskilde till att vara aktiv och delta i aktiviteter efter förmåga. Utförare ska säkra att bedömning av habiliterings- och rehabiliteringsinsatser sker vid behov. Det ska således finnas erforderlig tillgång till arbetsterapeut och fysioterapeut. Arbetsterapeuter och fysioterapeuter ska handleda och ge personalen stöd i habilitering/rehabilitering. Tillgänglighet Krav Den enskilde har rätt till daglig verksamhet enligt LSS och sysselsättning enligt SoL utan uppehåll under sommarperioden. Utföraren har dock rätt att dra ned verksamheten en gång per termin, en till två dagar för att ge personal möjlighet till kompetensutveckling. Uppföljning Daglig verksamhet ska bedrivas alla vardagar sju timmar per dag inklusive lunch. Ärendenr SON 2018/107 Datum Måltider Krav Den enskilde ska ges möjlighet att inom eller i anslutning till daglig verksamhet enligt LSS och sysselsättning enligt SoL kunna inta måltider. Måltidsmiljön ska stimulera till lugna och trivsamma måltider. Det finns inget krav på utföraren att måltid ska tillagas men den enskilde ska kunna förvara, värma och äta medhavd lunch i lokalerna. Utföraren ska underlätta för den enskilde att beställa lunch. Utförare ska ha kännedom om Region Gotland måltidspolicy, Den goda måltiden, mat och måltidspolicy för Region Gotland. Habiliteringsersättning Krav Vid deltagande i daglig verksamhet enligt LSS ska utföraren utbetala habiliteringsersättning till den enskilde. Uppföljning Uppföljning 4 (6)

20 Bilaga 2 Daglig verksamhet enligt LSS och sysselsättning enligt SOL Personal Krav Uppföljning Personal ska ha adekvat grundutbildning på lägst gymnasienivå och ha utbildning inom området funktionsnedsättning. Utförare ska ta emot praktikanter, studenter och elever Personlig assistans Krav Om den enskilde är beviljad personlig assistans i den dagliga verksamheten enligt LSS ansvarar den personlige assistenten för omvårdnad och stöd i arbetet. Arbetshandledare ansvarar för planering och utförande av daglig verksamhet. Uppföljning Hälso- och sjukvård Utföraren ansvarar för hälso- och sjukvård upp till sjuksköterskenivå under den tid som den enskilde med beviljad insats vistas i daglig verksamhet enligt LSS samt sysselsättning enligt SoL. Krav Uppföljning Utförare ska om den enskilde önskar medverka i vårdplaneringar och kontakter med öppen- & slutenvården och hemsjukvården samt delta i samordnade individuella planeringar (SIP). Personal ska kunna utföra ordinerade hälso- och sjukvårdsuppgifter på erhållen delegering. Fast vårdkontakt Krav Uppföljning Utföraren ansvarar för att det finns en ansvarig sjuksköterska att kontakta vid behov. Läkemedelshantering Krav Uppföljning Vid behov ska utförare utarbeta lokala rutiner och instruktioner baserade på de riktlinjer Medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) fastställt. Ärendenr SON 2018/107 Datum (6)

21 Bilaga 2 Daglig verksamhet enligt LSS och sysselsättning enligt SOL Medicintekniska produkter Medicintekniska produkter (MTP) ingår i utförarens hälso- och sjukvårdsansvar. MTP indelas i tre grupper, medicinteknisk utrustning, arbetstekniska hjälpmedel/verksamhetshjälpmedel och individuellt utprovade hjälpmedel. Krav Uppföljning Utförare ska tillämpa Socialstyrelsens föreskrift, SOSFS 2008:1, om användning av medicintekniska hjälpmedel i verksamheten, såväl som Regelverk för hjälpmedel Region Gotland och riktlinjer i MAS-handboken. Utförare ska ha rutiner för säker användning av MTP. Utförare ska tillhandahålla och bekosta MTP och övrig utrustning som åtgår för att fullgöra uppdraget, förutom i de fall då hälsooch sjukvårdsförvaltningen har kostnadsansvaret. Utförare ska ansvara för att det finns rutiner för anmälan av tillbud och olyckor med MTP. Personal ska ha kunskap om hjälpmedel avseende kommunikation och kognition Övrigt Säkerhet och krisberedskap Krav Uppföljning Utförare ska ha rutiner för säkerhet och krisberedskap. Utförare ska ha en beredskapsplan och rutiner för situationer med höga temperaturer över 27 grader. Utförare ska säkerställa att det finns evakueringsplan vid behov av evakuering. Utförare ska säkerställa att det finns utrymningsplan för händelse av brand och att samtliga i personalen känner till utrymningsplanen. Ärendenr SON 2018/107 Datum (6)

22 Bilaga 2 Förtroende Omtanke Delaktighet SOCIALFÖRVALTNINGEN 2018 Daglig verksamhet enligt LSS K V A L I T E T S G A R A N T I Vad är daglig verksamhet? Genom att delta i daglig verksamhet ska du ges meningsfull sysselsättning som är anpassad efter din förmåga och dina behov samt att dina önskemål tas tillvara. Du har rätt till inflytande, integritet och delaktighet. Verksamheten ska vara utformad så att dina förutsättningar ökar för att kunna få ett arbete på den öppna arbetsmarknaden. Här kan du hitta information om daglig verksamhet på Gotland: Vem kan få daglig verksamhet? Daglig verksamhet är till för dig som är i yrkesverksam ålder fram till 67 årsdagen och saknar arbete och inte studerar på heltid. Daglig verksamhet ska erbjudas personer som omfattas av lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS, och tillhör personkrets 1 och 2. Här finns information om hur du ansöker om insats enligt LSS: När du har fått ett beslut om daglig verksamhet enligt lagen om stöd och service, LSS, har du rätt att förvänta dig följande: Du får en plats senast inom tre månader. Daglig verksamhet bedrivs alla vardagar sju timmar per dag inklusive lunch All personal har tystnadsplikt. Det finns personal som ger stöd och hjälp utifrån dina behov. Du har tillgång till sjuksköterska. Tillsammans med personalen gör du en plan för hur din dagliga verksamhet ska utformas. Planen följs upp minst en gång om året. Du har en kontaktpersonal som du kan vända dig till Du får information på ett sätt som du förstår.

23 Bilaga 2 Förtroende Omtanke Delaktighet SOCIALFÖRVALTNINGEN 2018 K V A L I T E T S G A R A N T I Vi rättar till det som blivit fel Om vi inte gör det du har rätt att förvänta dig av oss, lyssnar vi på dina synpunkter, ser över våra rutiner och rättar till det som blivit fel. Säg vad du tycker! Dina synpunkter är värdefulla. Vi vill ta tillvara både positiva och negativa synpunkter, idéer och klagomål. Dina synpunkter hjälper oss att utveckla och förbättra vår verksamhet. Du kan använda blanketten Säg vad du tycker. Den finns i alla verksamheter och på regionens hemsida. Du kan också prata direkt med personalen eller närmast ansvarig chef. Vill du veta mer om daglig verksamhet? För ytterligare upplysningar kontakta LSS-handläggare vid socialförvaltningen, telefon Postadress: Visby Besöksadress: Visborgsallén 19 Telefon: vxl E-post: son@gotland.se

24 Bilaga 2 Förtroende Omtanke Delaktighet SOCIALFÖRVALTNINGEN 2018 Sysselsättning enligt SoL K V A L I T E T S G A R A N T I Vad är sysselsättning enligt SoL? Genom att delta i sysselsättning enligt SoL ska du ges meningsfullhet i vardagen. Sysselsättningen ska vara anpassad efter din förmåga och dina behov samt att dina önskemål tas tillvara. Du har rätt till inflytande, integritet och delaktighet. Vem kan få sysselsättning enligt SoL? Insatsen sysselsättning enligt SoL för personer med psykiska funktionsnedsättningar riktar sig till personer som har haft långvarig kontakt med öppen- och/eller sluten psykiatrisk vård. Insatsen vänder sig till personer i yrkesverksam ålder fram till 67-årsdagen, vilka inte står till arbetsmarknadens förfogande eller studerar på heltid. Här finns information om hur du ansöker om insats: När du har fått ett beslut om sysselsättning enlig Socialtjänstlagen, SoL, har du rätt att förvänta dig följande: Du får en plats senast inom en månad. All personal har tystnadsplikt. Det finns personal som ger stöd och hjälp utifrån dina behov. Du har tillgång till sjuksköterska. Tillsammans med personalen gör du en plan för hur din dagliga verksamhet ska utformas. Planen följs upp minst en gång om året. Du har en kontaktpersonal som du kan vända dig till Du får information på ett sätt som du förstår.

25 Bilaga 2 Förtroende Omtanke Delaktighet SOCIALFÖRVALTNINGEN 2018 K V A L I T E T S G A R A N T I Vi rättar till det som blivit fel Om vi inte gör det du har rätt att förvänta dig av oss, lyssnar vi på dina synpunkter, ser över våra rutiner och rättar till det som blivit fel. Säg vad du tycker! Dina synpunkter är värdefulla. Vi vill ta tillvara både positiva och negativa synpunkter, idéer och klagomål. Dina synpunkter hjälper oss att utveckla och förbättra vår verksamhet. Du kan använda blanketten Säg vad du tycker. Den finns i alla verksamheter och på regionens hemsida. Du kan också prata direkt med personalen eller närmast ansvarig chef. Vill du veta mer om sysselsättning enligt SoL? Kontakta handläggare vid socialförvaltningen, telefon Postadress: Visby Besöksadress: Visborgsallén 19 Telefon: vxl E-post: son@gotland.se

26 Ia Lönngren Bilaga 3 Tjänsteskrivelse SON 2018/ juni 2018 Socialnämnden Enkätundersökning familjehem 2018 Förslag till beslut Socialnämnden godkänner informationen. Sammanfattning Kvalitets- och utvecklingsavdelningen genomförde i mars 2018 en enkätundersökning bland familjehem. Motsvarande enkätundersökning genomfördes under Resultatet i enkäten visar att Region Gotlands familjehem är lika nöjda med bemötandet som de konsulentstödda familjehemmen. Resultaten visar också att familjehemmen har en tätare kontakt genom telefon, e-post och hembesök med familjehemsteamet, jämfört med motsvarande undersökning 2016 och att Region Gotlands familjehem i något högre grad är nöjdare med den kontakt som de har med familjehemssekreteraren jämfört med de konsulentstödda familjehemmen. Fortfarande är bara hälften av familjehemmen delaktiga i upprättandet av genomförandeplaner. Det samlade resultatet visar på att den resursförstärkning som socialnämnden beslutade om inför 2017 med att förstärka familjehemsorganisationen, har gett viss effekt men att uppbyggnads- och utvecklingsarbetet inom familjehemsorganisationen måste fortgå. Ett antal förbättringsområden har identifierats och en handlingsplan har upprättats för Ärendebeskrivning En enkät undersökning har genomförts. Enkäten omfattade alla familjehem. Totalt gjordes utskick till 81 familjehem (57 familjehem kopplade direkt till Regionen Gotland och 24 familjehem kopplade till konsulentstödda organisationer. Enkäten har en svarsfrekvens på 58%. Syftet med enkätundersökningen har varit att undersöka hur samarbetet fungerar mellan familjehem och familjehemsteamet inom individ- och familjeomsorgen. Även om vissa områden förbättrats i jämförelse med resultat från 2016 har ett antal förbättringsområden identifierats. Handlingsplan med beslut om åtgärder och uppföljning har upprättats(bilaga 4). Handlingsplanen omfattar åtgärder kring följande områden: 1 (2) Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post registrator-son@gotland.se Org nr Webbplats

27 Bilaga 3 Tjänsteskrivelse Region Gotland SON 2018/172 Resultatet visar på ett antal förbättringsområden. Information till familjehemmet om barnets bakgrund inför placering Familjehemmet delaktighet i upprättande av en genomförandeplan Familjehemssekreterarens kontakt och besök med familjehemmet Skriftlig information uppdrag som familjehem Förtydliga uppdrag för socialsekreterare och familjehemssekreterare Kompetensutvecklingsplan för familjehem Bedömning Att inhämta familjehemmens synpunkter är angeläget i syfte att säkerställa ett gott samarbete och att familjehemmen erhåller det stöd och handledning som de behöver för uppdraget. Resultatet av enkäten visar på ett antal förbättringsområden. Förvaltningens bedömning är att handlingsplanen ska säkerställa att familjehemmens synpunkter tas om hand och utgör ett underlag för det fortsatta kvalitetsarbetet inom familjehemsorganisationen. Familjehemmen ska erhålla information om resultatet av enkäten tillsammans med planerade åtgärder i handlingsplanen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad Rapport Enkätundersökning familjehem 2018 daterad Bilaga 1 Handlingsplan Marica Gardell Socialdirektör Skickas till Christina Godarve avdelningschef individ- och familjeomsorg Ewa Hall enhetschef enheten för familjehem och familjerätt Gunvor Allqvie enhetschef barn och familjeenheten Hanna Ogestad kvalitetschef kvalitets- och utvecklingsavdelningen 2 (2)

28 Bilaga 3 RAPPORT Enkätundersökni ng familjehem 2018 Fastställd av socialnämnden Framtagen av socialförvaltningen Datum Ärendenr SON 2018/172 Version [1.0] Enkätundersökning familjehem 2018 Innehåll 1. Bakgrund Syfte Metod Resultat...2 Bemötande från familjehemssekreteraren...3 Telefonkontakt med familjehemssekreteraren...4 Tillräcklig telefonkontakt...4 Besök av familjehemssekreterare i hemmet...5 Tillräckligt antal besök i hemmet...5 Information om barnet före placering...6 Familjehemmen varit delaktiga i upprättande av genomförandeplan...7 Utbildning för att få de förutsättningar som krävs för uppdrag som familjehem...7 Ekonomisk ersättning för familjehemsuppdraget...7 Familjehemmens förslag för att underlätta uppdrag som familjehem Resultatjämförelse mellan enkät 2016 och enkät Analys och slutsatser Handlingsplan...9 Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post regiongotland@gotland.se Org nr Webbplats

29 Bilaga 3 [Dokumentets rubrik] 1. Bakgrund Kvalitets- och utvecklingsavdelningen har på uppdrag av individ- och familjeomsorgen genomfört en enkätundersökning till samtliga familjehem med uppdrag från Region Gotland. Motsvarande enkätundersökning genomfördes även Socialnämnden har för 2017 förstärkt familjehemsorganisationen med 5 miljoner kronor och organisationen har i syfte att bla stärka möjligheten för familjehemsteamet att ge det stöd och handledning som familjehemmen behöver för att klara uppdraget. 2. Syfte Syftet med enkätundersökningen är att undersöka hur samarbetet fungerar mellan familjehem och familjehemsteamet inom individ- och familjeomsorgen. Resultatet av enkäten kommer att ligga till grund för individ och familjeomsorgens kvalitetsarbete framöver. 3. Metod Totalt gjordes utskick till 81 familjehem (57 familjehem kopplade direkt till Regionen Gotland och 24 familjehem kopplade till konsulentstödda organisationer).undersökningen genomfördes under perioden Enkäten består av 16 frågor med möjlighet att lämna kommentarer. Enkäten genomfördes som webbenkät till de familjehem där det fanns en aktuell e-postadress, vilket var flertalet och övriga fick en pappersenkät med svarskuvert. Under perioden för undersökningen skickades två påminnelser till de som erhöll enkäten via e-post. 4. Resultat Svaren har sammanställts utifrån tre perspektiv. 1. Alla familjehem (Region Gotlands familjehem och konsulentstödda familjehem) - utskick till 81 familjehem varav 47 har svarat på enkäten (svarsfrekvens 58%) 2. Region Gotlands familjehem - utskick till 57 familjehem varav 36 familjehem har svarat (svarsfrekvens 63%) 3. Familjehem kopplade till en konsulentorganisation - utskick till 24 familjehem varav 11 familjehem har svarat (svarsfrekvens 46 %) Ärendenr SON 2018/172 Datum De familjehem som är kopplade till en familjehemsorganisation har mycket liten kontakt med familjehemssekreterare inom Region Gotlands familjehemsteam och får i första hand sitt stöd från en familjehemskonsulent inom den konsulentorganisation som de tillhör. I resultatet går det inte att utläsa om familjehemmen som tillhör konsulentorganisation svarat på frågorna utifrån den kontakt de har med familjehemskonsulenten eller kontakten med Region Gotlands familjehemsteam. Syftet med undersökningen är att undersöka hur samarbetet fungerar mellan familjehemmen och familjehemsteamet. I rapporten har vi valt att fokusera på det resultat som framkommit från de familjehem som är kopplade direkt till Region Gotlands 2 (9)

30 Bilaga 3 [Dokumentets rubrik] familjehemsteam. Resultat där det skiljer sig mellan Region Gotlands familjehem och de konsulentstödda familjehemmen redovisas i text för de frågor där det bedöms relevant. Läsaren observeras på att det är endast elva familjer kopplade till familjehemsorganisation som besvarat enkäten. I slutet av rapporten redovisas också några resultat där jämförelse sker mellan enkätundersökningen 2016 och I resultat för jämförelse med 2016 sker jämförelsen mellan hela undersökningsgruppen dvs Region Gotlands familjehem inkl. konsulentstödda. Utifrån resultatet för 2018 har ett antal förbättringsområden identifierats. Förr dessa har en handlingsplan upprättats (bilaga 1). I upprättande av handlingsplanen har en arbetsgrupp med representanter från familjehemsteamet och barn- och familjeenheten ingått. Bemötande från familjehemssekreteraren 100% 80% Mycket nöjd 60% 40% 20% 0% 50,0% 33,3% 5,6% 11,1% Ganska nöjd Ganska missnöjd Mycket missnöjd 83 % av Region Gotlands familjehem är mycket nöjda eller ganska nöjda med bemötandet från familjehemssekreteraren. 11 % är mycket missnöjda med bemötandet. Nöjdheten bland de konsulentstödda familjehemmen ligger på i stort sett samma nivå (82 %) som Region Gotlands familjehem. Däremot har inget av de konsulentstödda familjehemmen svarat att de är mycket missnöjda med bemötandet. Ärendenr SON 2018/172 Datum (9)

31 Bilaga 3 [Dokumentets rubrik] Telefonkontakt med familjehemssekreteraren Telefonkontakt med familjehemssekreteraren Varje vecka En gång/månad 100% 80% 60% 52,8% 2-3 gånger/år 3-4 gånger/år 40% 20% 0% 0,0% 8,3% 19,4% 5,6% 13,9% Någon gång/år Annat intervall 53 % av Region Gotlands familjehem har telefonkontakt med sin familjehemssekreterare i snitt en gång per månad. För 33 % av familjehemmen variera telefonkontakten mellan 1 till 4 gånger per år. Några familjehem har kommenterat denna fråga med: byten av familjehemssekreterare gör så att kontakten drar ut på tiden, periodvis har vi oftare kontakt, vi kan ringa när frågor uppstår, vi har bytt familjehemssekreterare för fjärde gången på fyra år. Övriga kommentarer är det är bra som det är, om behov finns så kontaktar jag IFO, vi kan själva kontakta familjehemssekreteraren om vi önskar tätare kontakt. Bland de konsulentstödda familjehemmen finns familjer som i snitt har kontakt med sin familjehemskonsulent varje vecka (18 %). 27 % av de konsulentstödda familjehemmen har kontakt en gång i månaden och 27 % har telefonkontakt mellan 1 till 4 gånger per år. 27 % procent har svarat att de har kontakt men inom ett annat intervall. Tillräcklig telefonkontakt Tilllräcklig telefonkontakt 8% Ja Nej Ärendenr SON 2018/172 Datum % 92 % av Region Gotlands familjehem anser att telefonkontakten med familjehemssekreteraren är tillräcklig. Region Gotlands familjehem är i något högre grad 4 (9)

32 Bilaga 3 [Dokumentets rubrik] nöjda med telefonkontakten i jämförelse med de konsulentstödda familjehemmen där 82 % tycker att telefonkontakten är tillräcklig. Besök av familjehemssekreterare i hemmet Besök av familjehemssekreteraren i hemmet 100% 80% 60% 40% 20% 0% 11,1% 0,0% 33,3% 25,0% 22,2% Varje vecka En gång/månad 2-3 gånger/år 3-4 gånger/år Någon gång/år 8,3% Annat intervall Elva procent av Region Gotlands familjehem har besök av familjehemssekreterare en gång i månaden. 80% har besök mellan en till fyra gånger per år. Det vanligaste intervallet förefaller vara två till tre gånger per år. Kommentarerna som nämns handlar om att man fått byta familjehemssekreterare, besöken drar ut på tiden och man önskar kontinuitet. Bland de konsulentstödda familjehemmen är det en högre andel som har besök varje månad (20%) och 70% har besök mellan en till fyra gånger per år. Det vanligaste intervallet förefaller vara tre till fyra gånger per år (40 %). Tillräckligt antal besök i hemmet Ärendenr SON 2018/172 Datum (9)

33 Bilaga 3 [Dokumentets rubrik] Procent 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 94,4% Ja 5,6% Nej Region Gotlands familjehem är i något högre grad nöjda med antal besök i hemmet (94 %) jämfört med de konsulentstödda familjehemmen där 82% är nöjda med antal besök i hemmet. Information om barnet före placering Tillräcklig information om barnet före placeringen? Procent 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 74,3% 25,7% Ja Nej Ärendenr SON 2018/172 Datum % av familjehemmen uppger att de fick tillräckligt med information om barnet inför placeringen och 26 % uppger att de inte fick tillräckligt med information inför placeringen. Kommentarer från familjehemmen: det var tillräckligt för att vi skulle svara ja, vi vet väldigt lite om barnets bakgrund och vad barnet varit med om, det var en akut situation och informationen haltade bra länge, har fått väldigt lite information om förhållande för barnet vilket försvårar arbetet med att skapa trygghet. 6 (9)

34 Bilaga 3 [Dokumentets rubrik] De konsulentstödda familjehemmen uppger i högre grad att de fick tillräcklig med information om barnet före placeringen (82 %) än Region Gotlands familjehem (74%). Familjehemmen varit delaktiga i upprättande av genomförandeplan Delaktiga i upprättande av en genomförandeplan 100% 90% Procent 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 48,6% 37,1% 14,3% Ja Nej Vet ej 49 % av Region Gotlands familjehem uppger att de varit delaktiga i upprättande av ett skriftligt dokument som beskriver uppdraget som familjehem för det placerade barnet dvs en genomförandeplan. 37 % av familjehemmen har inte varit delaktiga och 14 % vet inte om de varit delaktiga. I kommentarerna framkommer: det skulle vara positivt med en plan att förhålla sig till och ha mål att arbeta mot, har frågat efter både vårdplan och genomförandeplan, vi gjorde en i början men sedan har vi inte jobbat med den. De konsulentstödda familjehemmen uppger i högre grad att de varit delaktiga i upprättandet av en genomförandeplan (82%) i jämförelse med Region Gotlands familjehem (49%). Ärendenr SON 2018/172 Datum Utbildning för att få de förutsättningar som krävs för uppdrag som familjehem Av kommentarerna framgår att flertal familjehem är mycket nöjda med den grundläggande familjehemsutbildningen som alla familjehem är skyldiga att delta i. Flera nämner att de har kontakt med Skolfam vilket ger dem ökade kunskaper. Av kommentarerna framgår att familjehemmen önskar föreläsningar/utbildningar kring barn med psykisk ohälsa, att bemöta och samtala med barn, handledning, stöd från BUP, mer kunskap om neuropsykiatriska funktionsnedsättningar. Ekonomisk ersättning för familjehemsuppdraget Av kommentarerna framgår att familjehemmen överlag är nöjda med den ekonomiska ersättning för uppdraget. De synpunkter som framkommer är: uppdraget borde vara en anställning, ok vi gör det inte för pengar, vi behöver ta ledigt från jobbet för att gå på möten, det 7 (9)

35 Bilaga 3 [Dokumentets rubrik] krävs mer av ett familjehem nuförtiden men ersättningen har inte följt med, mindre bra då vi förlorar arbetsinkomst på ordinarie arbete, tidigare överenskommelser gäller inte längre. Familjehemmens förslag för att underlätta uppdrag som familjehem Förslagen har sammanställts och kategoriserats utifrån följande områden: Bakgrundsinformation om barnet inför placering Uppdragsbeskrivning för familjehem (vad innebär ett uppdrag och vilka påfrestningar det kan innebära): Information om vilket stöd familjehemmet kan förvänta sig Regelbunden kontakt och besök samt möjlighet att få kontakt och stöd vid behov Stöd till familjehemmen vid kontakt och umgänge med biologiska föräldrar Information om ersättningar, arvoden mm Information om struktur och beslutsvägar inom socialtjänstens organisation Kontinuitet bland familjehemssekreterare/socialsekreterare 5.Resultatjämförelse mellan enkät 2016 och enkät Resultatet för detta redovisas för samtliga familjehem dvs inkl de konsulentstödda familjehemmen. För 2018 har de familjehem som har telefonkontakt med familjehemssekreteraren 1 gång per månad nästan fördubblats jämfört med 2016 (2016: 26 % 2018: 49 %) 2018 har andelen som har besök av familjehemssekreterare varje månad ökat i jämförelse med (från 5 % till 15 %). Andelen som får besök tre till fyra gånger per år har också ökat från 23 % till 28 % har andelen som tycker att de fått tillräckligt med information om barnet inför placeringen ökat (2016: 64 %, 2018:74 % Andelen familjehem som varit delaktiga i upprättande av genomförandeplan ligger på i stort sett samma nivå som 2016 (50%). Ärendenr SON 2018/172 Datum Analys och slutsatser Socialnämnden tillförde 2017 utökade resurser till familjehemsorganisationen. Resurser för bla en utökning av antalet familjehemssekreterare för rekrytering av familjehem och möjlighet att ge ett utökat stöd till familjehemmen. Ett utökat stöd till familjehem bedöms öka möjligheten att rekrytera familjehem som vill åta sig uppdrag från Region Gotland samt stärka möjligheten att bibehålla de familjer som åtar sig uppdrag. Uppbyggnad av ett utökat familjehemsteam beräknades ta två till tre år då bla rekryteringsläget av familjehemssekreterare varit bekymmersamt. Fortfarande är det också brist på familjehem. Resultaten för 2018 visar på att telefonkontakten med familjehemmen ökat och antalet besök i familjehemmen har ökat jämfört med 2016, vilket är positivt. Resultatet i enkäten visar också att Region Gotlands familjehem är lika nöjda med bemötandet som de konsulentstödda familjehemmen. Vidare visar resultatet också att Region Gotlands familjehem i något högre grad, är nöjdare med den kontakt (telefon och besök) som de har med familjehemssekreteraren jämfört med de konsulentstödda familjehemmen. Resultatet 8 (9)

36 Bilaga 3 [Dokumentets rubrik] för 2018 visar att fortfarande är bara hälften av familjen delaktiga i upprättandet av genomförandeplanen. Det samlade resultatet för 2018 visar på att satsningen gett viss effekt men att uppbyggnads- och utvecklingsarbetet inom familjehemsorganisationen måste fortgå. 7. Handlingsplan Även om vissa områden förbättrats i jämförelse med resultat från 2016 har ett antal förbättringsområden identifierats. Handlingsplan med beslut om åtgärder och avstämning har upprättats(bilaga 1). Handlingsplanen omfattar åtgärder kring följande områden: Information till familjehemmet om barnets bakgrund inför placering Familjehemmet delaktighet i upprättande av en genomförandeplan Familjehemssekreterarens kontakt och besök i familjehemmet Skriftlig information - uppdrag som familjehem Tydliggöra uppdrag och ansvar för socialsekreterare och familjehemssekreterare Kompetensutvecklingsplan för familjehem Ärendenr SON 2018/172 Datum (9)

37 Bilaga 3 Bilaga 1 Handlingsplan utifrån resultat i enkät familjehem 2018 SON 2018/172 Förbättringsområde Åtgärd/aktivitet Ansvarig Avstämning* Klar Information om barnet 25 % av familjehemmen uppger av att de inte fått tillräckligt med information om barnet före placeringen Revidera blankett för matchning - så att den i högre grad lyfter fram information om barnets behov. 1:e fh- sekreterare Familjehemsteamet Familjehemmet behöver ha information för att kunna ge rätt stöd. Särskilt viktigt att veta om barnet varit utsatt för våld, övergrepp eller levt i familjer med missbruk för familjehemmet ska kunna förstå barnets reaktioner och kunna ge och ta emot relevant stöd. -vilken information får familjehemmet inför placering? - hur och på vilket sätt kan man ge relevant information till familjehemmet? Säkra informationsöverföring mellan teamen Det finns en processkarta med rutiner för familjehemsplacering i rutinhandboken. socialsekreterare vid fh-teamet ska utses så snart som möjligt för att möjliggöra arbete parallellt mellan socialsekreterare inom BoF och Fhteamet Göra familjehemmen trygga med att socialtjänsten lämnar den information som finns. -ta stöd i arbetsgruppen kring vad och hur man kan informera familjehemmet om barnets bakgrund mm, -göra vårdnadshavare delaktiga i vilken information de själva vill lämna. Processkartan med rutiner uppdateras (eventuellt revideras- förtydligas) och göras känd bland samtliga berörda Processkarta med rutiner redovisas på APT Alla :e soc BoF och Fhteamet med stöd av Verksamhetsutvecklare

38 Bilaga 3 vid LVU-placering, fh-teamet övertar ansvar för barnet när LVU-processen är klar och ett övervägande är gjort. vid SoL-placering, fh-teamet övertar ansvaret när beslut om stadigvarande vård fattats och första övervägandet är gjort. I högre grad använda familjehemsutredning som underlag för planering och utformande av stöd till familjehemmen. Familjehemssekreterare Vid möten rutinmässigt planera in nästa mötestid. Alla Kontinuerligt Genomförandeplan 37 % av familjehemmen uppger att de inte varit delaktiga i upprättandet av en genomförandeplan för det placerade barnet En aktuell genomförandeplan enligt 11 kap 3 SoL, 5 kap 1 a SoF och SOSFS 2012:11 ska finnas. Genomförandeplanen konkretiserar innehållet i vårdplanen. Genomförandeplanen bör upprättas, följas upp och revideras i nära samarbete med familjehemmet. Öka andelen familjehem som är delaktiga i upprättande av genomförandeplaner. - Socialsekreterare ansvarig för att upprätta genomförandeplanen. - Ta hjälp av stöddokument i BBIC för att utforma genomförandeplan - Inkludera familjehemssekreterare i upprättandet av genomförandeplaner - Våga pröva, Krångla inte till det Sätta igång och bara göra - Aktualisera arbetet med genomförandeplaner på APT - Ta stöd av bild för genomförandeplan (se bilaga från utbildning med Ekebro utveckling 2015) 1:e socialsekreterare stödja socialsekreterare i att upprätta genomförandeplaner

39 Bilaga 3 Antalet placerade barn och unga i familjehem med aktuella genomförandeplaner ska öka. Kontakt Kvalitets- och utvecklingsavdelningen har i uppdrag att årligen genomföra en kvalitetsgranskning gällande placerade barn och unga. Ett uppföljningsmått i denna granskning är bla aktuella genomförandeplaner. Utvecklingsledare, Kvalitets- och utvecklingsavdelningen Granskningen sker i juni månad 2018 och redovisning sker hösten % av familjehemmen är nöjda med den telefonkontakt som de har med familjehemssekreteraren. 53 % har kontakt i snitt en gång i månaden och 33 % har kontakt mellan 1-4 gånger per år. 94 % av familjehemmen tycker att familjehemssekreteraren besöker dem tillräcklig ofta. 11% har besök i snitt en gång i månaden och ca 70% har besök mellan 1-4 gånger per år. Upprätta underlag tillsammans med familjehemmet för hur kontakten kan/ska se ut för varje familjehem. - Regelbunden telefonkontakt (minst en gång per månad oavsett om det hänt något eller inte) - besöka/träffa familjehemmet minst fyra gånger per år. Använda tekniska lösningar som komplement Familjehemssekreterare Uppdrag som familjehem Behov av samlad information om vad familjehemsuppdraget innebär och vilken typ av stöd (stöd, ersättning, utbildning mm) man som familjehem har rätt att få Arbeta och planera ärende med stöd av årshjulet. Broschyr finns. Se över och eventuellt revidera. Socialsekreterare och familjehemssekreterare i ärendet 1:e familjehemssekreterare

40 Bilaga 3 Uppdrag för socialsekreterare och familjehemssekreterare Behov av förtydligande kring uppdragen för socialsekreterare och familjehemssekreterare Kompetensutvecklingsplan för familjehem Tydliggöra för familjehemmen vad de kan förväntas få för kompetensutveckling. Material finns. -se över det material och eventuellt revidera -göra gemensamma hembesök Inventera vad familjerna fått Se över den kompetensutvecklingsplan som finns. Fylla med innehåll som tillgodoser familjernas behov. 1:e BoF och FH-teamet Särskilt utsedda familjehemssekreterare *Utvecklingsledare Kvalitet- och utvecklingsavdelningen kallar ansvariga enhetschefer och 1: soc sekr för avstämning av beslutade åtgärder.

41 Christine Senter, verksamhetsledare Barnsam Bilaga 4 Tjänsteskrivelse Ärende SON 2017/ juli 2018 Socialnämnden Överenskommelse socialpsykiatriskt team Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att fastställa överenskommelsen om socialpsykiatriskt team. Sammanfattning Sedan 2014 finns ett socialpsykiatriskt team på Gotland, ett team som drivs i samarbete mellan enheten för barn och familj (socialförvaltningen, SOF) och barnoch ungdomspsykiatriska mottagningen (hälso- och sjukvårdsförvaltningen, HSF). Teamets målgrupp är familjer med komplex problematik och uppdraget är att ge samordnade och intensiva insatser så att placering i familjehem eller på institution kan förebyggas. Teamets insatser syftar också till att göra familjerna mer motiverade till, och redo för, fortsatt stöd och behandling i hälso- och sjukvårdens och socialtjänstens ordinarie öppenvårdsverksamheter. De första tre åren drevs teamet som ett projekt och finansierades då med hjälp av statliga stimulansmedel. Projektet utvärderades med goda resultat. Regionfullmäktige fattade beslut om ett ramtillskott för att möjliggöra teamets fortsatta arbete. Nu är socialpsykiatriska teamet permanentat och för att säkra samarbetet mellan hälso- och sjukvårdsnämnden (HSN) och socialnämnden (SON), och tydliggöra teamets syfte och arbetsmetoder, behövs en överenskommelse. Tillsammans med företrädare för socialpsykiatriska teamet har verksamhetsledare för BarnSam tagit fram förslag på en överenskommelse som innehåller en beskrivning av teamets målgrupp, insatser och arbetsprocess. Överenskommelsen beskriver också hur teamet leds, följs upp och finansieras. När överenskommelsen är fastställd kommer den att förvaltas av befintlig överenskommelsegrupp, bestående av representanter från HSF och SOF, men vid revidering kan verksamhetsledare för BarnSam engageras. Bedömning Hälso- och sjukvårdsförvaltningen och socialförvaltningen bedömer att det finns ett behov utav en överenskommelse om socialpsykiatriskt team och föreslår således att hälso- och sjukvårdsnämnden och socialnämnden fastställer överenskommelsen. 1 (2) Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post regiongotland@gotland.se Org nr Webbplats

42 Bilaga 4 Tjänsteskrivelse Region Gotland Ärende SON 2017/437 Överenskommelsen främjar samarbete mellan berörda parter, tydliggör arbetsgången och utgör ett stöd vid årlig uppföljning av teamets resultat. Överenskommelsen underlättar också för nya medarbetare att sätta sig in i teamets arbete. Beslutsunderlag Överenskommelse SPT, socialpsykiatriskt team. Tjänsteskrivelse daterad 11 juli Marica Gardell Socialdirektör Skickas till Christina Godarve, avdelningschef IFO, socialförvaltningen Marie Härlin, verksamhetsområdeschef psykiatrin, HSF 2 (2)

43 Bilaga 4 ÖVERENSKOMMELSE SPT Socialpsykiatriskt team Fastställd av hälso- och sjukvårdsnämnden och socialnämnden Framtagen av regionstyrelseförvaltningen Datum Gäller 2018 och framåt Ärendenr SON 2017/437 HSN 2017/571 Version [1.0] SPT Innehåll 1. Bakgrund Syfte Teamets arbete Målgrupp Metod Tillgänglighet Intensiva, flexibla och avgränsade insatser Behandlingsmetoder Kompetens Process Aktualisering Bedömning/skattningar Insatser Samordning inför avslut Avslut Mål och uppföljning Mål Uppföljning Ansvarsfördelning Huvudman Samordnad ledning integrerade team (SLIT) Operativ ledning Ekonomi...5 Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post regiongotland@gotland.se Org nr Webbplats

44 Hälso- och sjukvårdsnämnden och socialnämnden Bilaga 4 SPT 1. Bakgrund Tidigare placerades ungefär 150 gotländska barn och unga årligen i familjehem eller på institution. Jämfört med övriga riket placerade Gotland relativt många barn och unga. Barnen och ungdomarna hade komplexa svårigheter som socialtjänsten inte förmådde hantera och hälso- och sjukvården tog inte tillräckligt stort ansvar och lösningen blev ofta placering. Uppföljningar 1 visar dock att resultatet av mer kortvariga placeringar är otillfredsställande, barnen och ungdomarna gör förvisso framsteg under tiden för placering men den positiva utvecklingen är sällan bestående. Dessutom är placeringar kostsamma. Tillsammans konstaterade socialtjänsten och hälso- och sjukvården att det borde gå att utforma effektivare arbetsformer för att möta upp barn, unga och familjer med omfattande svårigheter, men ordinarie metoder och samarbete räckte inte till. Inspirerade av ett team i Uppsala tillskapades så småningom socialpsykiatriska teamet (SPT). SPT bedriver intensiv kontextuell behandling, det vill säga en intensiv behandling till barnet/ungdomen och föräldrar/vårdnadshavare som tar hänsyn till och involverar omgivande sammanhang såsom skola och övrigt nätverk. 2. Syfte Syftet med SPT och intensiv kontextuell behandling är att ge samordnade, intensiva insatser av god kvalitet till barn/unga och deras föräldrar/vårdnadshavare så att placering i familjehem eller på institution (med institution avses psykiatrisk heldygnsvård, HVB och SiS) kan förebyggas. Behandlingen syftar också till att göra familjen mer motiverad till, och redo för, fortsatt stöd och behandling i hälso- och sjukvårdens och socialtjänstens ordinarie öppenvårdsverksamheter. 3. Teamets arbete 3.1 Målgrupp Barn och ungdomar (från 12 till och med 17 år), och deras föräldrar/vårdnadshavare, med komplex problematik och där risk för placering i familjehem eller på institution föreligger. Till komplex problematik räknas till exempel självskadebeteende, utåtagerande och/eller suicidalt beteende i kombination med andra sociala och/eller psykiatriska svårigheter och där sedvanlig öppenvårdsbehandling inom hälso- och sjukvården eller socialtjänsten inte har haft avsedd effekt. 3.2 Metod Teamet kännetecknas av flexibla, intensiva insatser och har hög tillgänglighet. Ärendenr SON 2017/437 HSN 2017/571 Datum Tillgänglighet När beslut har fattats om att ett barn/ungdom ska få ta del av SPTs insatser ska teamet skyndsamt möta upp. Med skyndsamt menas inom 24 timmar, om det bedöms behövligt. Ofta föregås teamets insatser av ett motivationsarbete där barnet/ungdomen och föräldrar/vårdnadshavare möter teamet och får information Intensiva, flexibla och avgränsade insatser De insatser som ges är intensiva, flexibla och avgränsade i tid (upp till fyra månader). I varje familj involveras två behandlare, en som följer barnet/ungdomen och en som följer föräldrarna/vårdnadshavarna. Insatserna ska anpassas till individerna och kan ges såväl i 1 Socialstyrelsen : Vård och omsorg om placerade barn. Öppna jämförelser och utvärdering. Rekommendationer till kommuner och landsting om hälsa och utsatthet. 2 (5)

45 Hälso- och sjukvårdsnämnden och socialnämnden Bilaga 4 SPT hemmet som på mottagningen eller på annan plats. Vid behov ska insatser också kunna erbjudas kvällstid Behandlingsmetoder Som grund för teamets arbete används en integrerad behandlingsmodell med ett beteendeterapeutiskt förhållningssätt, en modell med sin utgångspunkt i teorier och tekniker hämtade från FFT (funktionell familjeterapi), KBT (kognitiv beteendeterapi) och DBT (dialektisk beteendeterapi). Även om teamet inte bedriver regelrätt terapi är det av vikt att teamet är väl förtrogna med dessa metoder varför teamets arbete kräver regelbunden fortbildning och handledning. Behandlingsmodellen har hämtat inspiration från en manual för intensiv kontextuell behandling framtagen av kliniker kopplade till Akademiska sjukhuset i Uppsala. Uppsala bedriver också pågående forskning på behandlingens effekter, och även om studien inte har publicerats ännu visar preliminära resultat på att arbetssättet är framgångsrikt. Internationella studier 2 på området ger stöd för att integrerad individ- och familjebehandling som också tar hänsyn till det sociala sammanhanget i övrigt har god effekt på suicidalt- och självdestruktivt beteende hos unga. 3.3 Kompetens Att vara medarbetare i teamet förutsätter en legitimationsgrundande utbildning, exempelvis sjuksköterska eller psykolog, alternativt en akademisk grundutbildning inom beteendevetenskapliga området, till exempel socionom. Utöver grundutbildning kräver arbetet utbildning i de metoder som teamet utgår ifrån, FFT, KBT och DBT. Därtill angeläget med erfarenhet av att arbeta i familjer med komplexa psykiatriska och sociala svårigheter. Att möta barn, unga och familjer med omfattande svårigheter där ordinarie verksamheter inte har nått framgång är en utmaning som fordrar ett gott och kompetent bemötande varför särskild relationell kompetens är nödvändig. 3.4 Process Aktualisering Skattningar Insatser Samordning Avslut Ärendenr SON 2017/437 HSN 2017/571 Datum Aktualisering Aktualisering av ett nytt ärende, det vill säga av barn/unga och föräldrar/vårdnadshavare, i teamet kan göras av enheten för barn och familj (SOF) eller av barn- och ungdomspsykiatrin (HSF). Teamsamordnare för SPT ansvarar för att fördela ärendet till två behandlare Bedömning/skattningar En viktig del i teamets arbete är de skattningar som genomförs inför, under och efter behandling. Både barnet/ungdomen och föräldrarna/vårdnadshavarna fyller i skattningar 2 Brent DA, McMakin DL, Kennard BD, Goldstein TR, Mayes TL, Douaihy AB: Protecting adolescents from self-harm: a critical review of intervention studies. Asarnow JR, Berk M, Hughes JL, Anderson NL: The SAFETY Program: a treatment-development trial of a cognitive-behavioral family treatment for adolescent suicide attempters. Pineda J, Dadds MR: Family intervention for adolescents with suicidal behavior: a randomized controlled trial and mediation analysis. 3 (5)

46 Hälso- och sjukvårdsnämnden och socialnämnden Bilaga 4 SPT avseende mående, symtom och funktionsförmåga. Skattningarna används som utgångspunkt för målformulering men också som underlag för uppföljning och utvärdering. Skattningarna dokumenteras i dokumentations- och behandlingsstödet Journal Digital Insatser Under vanligtvis tre till fyra månader ges intensiva, anpassade insatser. Insatsernas effekter följs kontinuerligt upp genom återkommande skattningar. Vid sidan om teamets arbete har enhetschefen för barn- och ungdomspsykiatrin (HSF), enhetschefen för enheten barn och familj (SOF) och SPTs teamsamordnare regelbundna avstämningar (se rubrik 5.3, Operativ ledning). Dessa avstämningar syftar till att reda ut oklarheter och ansvarsfrågor och lyfta upp förslag till förbättringar och på så vis underlätta för teamet Samordning inför avslut En månad innan SPTs insatser avslutas samlas teamet, familjen och de andra aktörer som behöver ta vid. De fortsatta insatserna kan riktas till barnet/ungdomen och/eller till föräldrar/vårdnadshavare. I de fall där det genom SPTs arbete har uppdagats att en förälder/vårdnadshavare har en egen problematik är det angeläget att de verksamheter som ska ta vid försöker att prioritera. Exempel på verksamheter i hälso- och sjukvårdsförvaltningen som kan vara berörda: barn- och ungdomspsykiatrin, vuxenpsykiatriska öppenvården, rehabenheten Korpen och habiliteringen. Från socialförvaltningen kan till exempel följande enheter/avdelningar involveras: familjestödsenheten, enheten barn och familj, beroendevårdsenheten och myndighetsavdelningen Avslut I samband med avslut genomförs nya skattningar som barnet/ungdomen och föräldrarna/vårdnadshavarna får ta del av. Att få se utveckling över tid är en betydelsefull del i behandlingen men också viktigt för utvärdering av teamets arbete. 4. Mål och uppföljning 4.1 Mål Övergripande mål med SPTs insatser är att: Minska antalet placeringar av barn och unga i familjehem och på institution. Få familjer motiverade till fortsatt stöd och behandling i sedvanlig öppenvård. Öka barnets/ungdomens närvaro i skola/planerad sysselsättning. Ärendenr SON 2017/437 HSN 2017/571 Datum Utöver dessa övergripande, gemensamma mål har den enskilda behandlingen fler, individuellt anpassade mål. 4.2 Uppföljning Uppföljning av måluppfyllelse för SPT sker årligen och sammanfattas i en skriftlig rapport. Statistik över antalet placeringar hämtas från enheten barn och familj och psykiatrins heldygnsvård för barn och unga levererar statistik över inläggningar, därtill rapporterar teamet eventuella placeringar av barn/ungdomar som de har mött. Familjernas motivation mäts genom självskattning. Närvaro i skola/planerad sysselsättning följs upp genom mätningar som teamet genomför. 4 (5)

47 Hälso- och sjukvårdsnämnden och socialnämnden Bilaga 4 SPT För initiering och samordning av denna övergripande uppföljning av teamets arbete ansvarar teamsamordnare för SPT, som också sammanställer utvärderingsrapport. 5. Ansvarsfördelning 5.1 Huvudman Hälso- och sjukvårdsförvaltningen är huvudman för SPT som är organiserat under barnoch ungdomspsykiatrin. Enhetschefen för barn- och ungdomspsykiatrin är också enhetschef för SPT. Ett nära samarbete med socialtjänsten, på såväl chefs- som medarbetarnivå, är emellertid väsentligt för teamets arbete. 5.2 Samordnad ledning integrerade team (SLIT) För att på en övergripande nivå följa upp och hålla ihop integrerade team, varav SPT är ett, finns samordnad ledning och styrning för integrerade team (här förkortat SLIT). SLIT består av avdelningschef för individ- och familjeomsorgen (IFO) och verksamhetsområdeschef för verksamhetsområde psykiatri (HSF). SLIT sammanträder två gånger per termin. 5.3 Operativ ledning Varannan vecka träffas enhetschef för BUP/SPT, enhetschef för barn- och familj, samordnare för SPT och socialsekreterare. Denna konstellation ansvarar för mer operativa ledningsfrågor såsom remissinflöde, prioriteringar och andra mer praktiska spörsmål. 5.4 Ekonomi VO psykiatri har i sin budget medel avsatta för SPT, medel som finansierar tre tjänster och fortbildning och handledning. Därtill bidrar IFO och barn- och ungdomspsykiatrin med varsitt tjänsteutrymme vilka finansieras med ordinarie personalbudgetar. För det tjänsteutrymme som IFO bekostar överförs medel till BUP kvartalsvis. Ärendenr SON 2017/437 HSN 2017/571 Datum (5)

48 Hälso- och sjukvårdsförvaltningen, Cecilia Krook Bilaga 7 Tjänsteskrivelse HSN 2016/44, SON 2016/49 20 augusti 2018 Hälso- och sjukvårdsnämnden, Socialnämnden Uppstart av verksamhet enligt lagen (2006:323) om utbyte av sprutor och kanyler på Gotland Förslag till beslut Hälso- och sjukvårdsnämnden/socialnämnden beslutar enligt förslag om införandeplan. Hälso- och sjukvårdsnämnden/socialnämnden beslutar att godkänna den ekonomiska kalkylen för verksamheten. Sammanfattning Det finns övertygande bevis för att sprututbytesprogram minskar spridningen av hiv. Inget i de studier som gjorts tyder på att sprututbyte ökar förekomsten av injektionsmissbruk, tvärtom finns det evidens för att sprututbytesprogram ökar rekryteringen till behandling mot drogberoende. Det finns också bevis för att sådana program är kostnadseffektiva. En kartläggning har inför det här arbetet genomförts av injektionsmissbrukets utbredning och aktuell spridning av hepatit och hiv bland personer som injicerar droger på Gotland. Den visar att det troligen finns ett tiotal personer på Gotland som regelbundet injicerar droger och totalt 60 personer som injicerat droger de senaste fem åren. Som exempel är genomsnittskostnaden för läkemedelsbehandling av en patient med hepatit C kr. Till det tillkommer andra sjukvårdskostnader. Hittills under 2018 har drygt 30 patienter läkemedelsbehandlats för hepatit C. Hälso- och sjukvårdsnämnden har tidigare gett förvaltningen i uppdrag (HSN ) att i samarbete med socialförvaltningen ta fram en plan inklusive finansiering för hur sprututbytesverksamhet kan organiseras på Gotland. 1 (3) Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post registrator-hsn@gotland.se Org nr Webbplats

49 Bilaga 7 Hälso- och sjukvårdsförvaltningen, Tjänsteskrivelse Region Gotland HSN 2016/44, SON 2016/49 En arbetsgrupp med medarbetare från hälso- och sjukvårdsförvaltningen och socialförvaltningen har under våren 2018, tillsammans med verksamhetsledare för VuxenSam, arbetat med att identifiera resurser och kostnader för att kunna starta en sprututbytesverksamhet. Dessutom har en införandeplan tagits fram. 1. Införandeplan Sprututbyte blir en del i den integrerade missbruks- och beroendevården. För att vara aktuell för sprututbyte ska personen ha ett pågående intravenöst missbruk och ha fyllt 18 år. Personerna kommer kunna identifieras på olika sätt, till exempel via verksamheter inom Region Gotland, Birkagården, anhöriga eller via informationskampanj och informationsmaterial. De uppmanas då att kontakta mottagningen för ställningstagande till sprututbyte. Den integrerade missbruks- och beroendevården kommer informera vårdgrannar om att verksamheten startar upp och det kan också bli aktuellt med informationsmaterial ut i samhället. Verksamheten kommer inrymmas i psykiatrins lokaler och målet är att kunna starta Verksamhetschef: verksamhetsområdeschef Psykiatri. Medicinskt ansvarig läkare: specialistläkare infektion. 2. Kostnadsberäkning Identifierade kostnadsposter Personal Material Underlaget bygger på beräkningar från S:t Görans sjukhus Labkostnader och kostnader för vaccin Lokaler Använda befintliga lokaler på psykiatrin Register/journalsystem Infcare Informationskampanj Ökade kostnader för att bedriva sprutbyte Beräknat på 10 personer Kostnad År ett befintlig, år två ev förstärkning utifrån utvärdering. Totalt kr/år Första året kr, därefter ca kr/år 0 Licenskostnad: kr/år * Implementerings/utbildningskostnad: ca kr (engångskostnad) Ev konsultkostnader: enl avtal Ca kr Totalt: År ett: ca kr * Därefter: kr/år * * Möjlighet att förhandla pris pga av Gotlands få patienter ses över. 2 (3)

50 Bilaga 7 Hälso- och sjukvårdsförvaltningen, Tjänsteskrivelse Region Gotland HSN 2016/44, SON 2016/49 Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 20 augusti Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Maria Dalemar Hälso- och sjukvårdsdirektör Marica Gardell Socialdirektör Skickas till Marie Härlin, verksamhetsområdeschef psykiatri Sven Montelius, smittskyddsläkare Ragnar Östermark, enhetschef SOF Cecilia Krook, verksamhetsledare VuxenSam 3 (3)

51 Marianne Haglund Bilaga 8 Tjänsteskrivelse SON 2018/ augusti 2018 Socialnämnden Revidering av dokumenthanteringsplan för socialnämnden Förslag till beslut Socialnämnden godkänner förslag till reviderad dokumenthanteringsplan för socialnämnden. Sammanfattning Av socialnämndens dokumenthanteringsplan framgår vilka handlingar som ska bevaras (arkiveras) och vilka som kan gallras (förstöras) och efter hur lång tid gallringen kan ske. Planen vänder sig till ansvariga inom såväl kommunens egenregi som enskilda verksamheter som är upphandlade enligt LOU (lagen om offentlig upphandling) eller ingår i eget val enligt LOV (lagen om valfrihetssystem). Den senaste revidering av dokumenthanteringsplanen gjordes Sedan dess har många nya dokument tillkommit och en del används inte längre. Förvaltningens organisation har ändrats och stämmer inte längre med indelningen i dokumenthanteringsplanen. Behov har därför funnits att göra en övergripande översyn. Förvaltningen har nu tagit fram ett förslag till reviderad dokumenthanteringsplan. Den reviderade dokumenthanteringsplanen bygger på tidigare dokumenthanteringsplan och skriften Gallringsråd nr 5 Bevara eller gallra Råd för den kommunala socialtjänsten m.m. (Sveriges kommuner och landsting 2006). Bedömning Syftet med dokumenthanteringsplanen är hålla en god ordning på nämndens dokument samt att säkerställa att arkivering sker på ett rättssäkert och effektivt sätt. Dokumenthanteringsplanen ska i första hand vara ett hjälpmedel för personalen att uppnå det syftet. Förvaltningen har tagit fram ett förslag till reviderad dokumenthanteringsplan. Regionarkivet har efter en noggrann genomgång godkänt planen. 1 (2) Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post registrator-son@gotland.se Org nr Webbplats

52 Bilaga 8 Tjänsteskrivelse Region Gotland SON 2018/300 Beslutsunderlag Reviderad dokumenthanteringsplan (SON 2018/300). Tjänsteskrivelse daterad 13 augusti Svar internremiss Regionarkivet, daterad 14 augusti Marica Gardell Socialdirektör Skickas till Avd chef Christina Godarve, IFO Avdelningschef Agneta Nyström, hemtjänstavdelningen Avdelningschef Marit Lindgren, avdelningen för särskilt boende Avdelningschef Öystein Berge, avdelningen för hemsjukvård Avdelningschef Anna-Lena Pettersson, avdelningen för omsorg om funktionsnedsatta Avdelningschef Therese Thomsson, myndighetsavdelningen Avdelningschef Hanna Ogestad, kvalitet- och utvecklingsavdelningen HR-chef Roger Nilsson Ekonomichef Anna-Lena Gutedal Enhetschef Kristina Pajuäär, administrativa enheten Arkivansvarig Caroline Åkerman 2 (2)

53 Bilaga 8

54 Bilaga 8 PLAN Dokumenthanteringsplan Fastställd av socialnämnden Framtagen av socialförvaltningen Datum Ärendenr 2018/300 Version 1.1 Dokumenthanteringsplan Innehåll Dokumenthanteringsplan för socialnämnden...5 Planen är indelad i ett antal områden utifrån socialförvaltningens organisation:...5 Planen lämnar besked om följande:...5 Dokumenthanteringsplanen ett levande dokument...6 Akt eller journal?...6 Varför bevara och vad?...6 Arkivering...7 Arkivhandlingar...7 Till arkivhandlingar räknas...7 Överlämnande till regionarkivet kommunarkivet...7 Gotland ett intensivdataområde...8 Varför gallra och vad?...8 Gallringsfrist...8 Hur går gallringen till?...9 Rensning...9 Följande typer av handlingar tas bort i samband med att ärendet avslutats:...9 Original eller kopia?...9 Obs! Kopior får aldrig gallras ur med automatik!...10 Säkerhet bevarande...10 Pappershandlingar...11 Mikrofilm...11 Elektroniska handlingar/adb-media...11 E-arkiv...12 Säkerhet gallring...12 Gallringsbevis...12 Leveransreversal...12 Bra att veta...13 Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post regiongotland@gotland.se Org nr Webbplats

55 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Ärendenr 2018/300 Datum Gallra eller rensa?...13 Tips för en god dokumenthantering...13 Förkortningar som används i denna dokumenthanteringsplan...14 Allmän förvaltningsövergripande administration...15 Socialtjänst...15 Handlingar inom allmän förvaltningsövergripande administration...15 Donationsstiftelser/fonder...31 Handlingar inom donationsstiftelser/fonder...31 Ekonomiadministration...31 Handlingar inom ekonomiadministration (ny tabell)...31 Personaladministration...34 Handlingar inom personaladministration (ny tabell)...34 Individ- och familjeomsorgen...38 Gotland ett intensivdataområde...38 Personakter...38 Verksamhetssystem...38 Allmän administration inom individ- och familjeomsorgen...38 Handlingar inom allmän administration inom individ- och familjeomsorgen...38 Barn- och familjeenheten...41 Handlingar som förekommer i personakter...41 Beroendeenheten...45 Handlingar som förekommer i personakter...45 Enheten för ensamkommande flyktingbarn (EKB)...48 Flyktingmottagningen...48 Allmän administration inom flyktingmottagningen...48 Handlingar i LMA-akter...49 Handlingar i LIF-akter...50 Stöd- och försörjningsenheten...52 Handlingar som förekommer i personakter...52 Dödsboanmälningar och boutredningar...56 Handlingar som rör dödsboanmälningar och boutredningar...56 Enheten för familjehem och familjerätt...57 Familjehemsteamet...57 Akter inom Familjehem, kontaktperson och kontaktfamilj...57 Handlingar rörande familjehem, kontaktperson och kontaktfamilj uppdragstagare...58 Familjerättsteamet...61 Personakter inom familjerätten...61 Adoptionsärenden...61 Handlingar som förekommer i personakt rörande adoption...61 Faderskap och föräldraskap...64 Handlingar som förekommer i personakt rörande faderskap och föräldraskap...64 Vårdnad, boende och umgänge...66 Handlingar som förekommer i personakt rörande vårdnad, boende och umgänge...66 Familjestödsenheten...68 Handlingar inom familjestödsenheten...68 Hem för vård eller boende (HVB) samt stödboende (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

56 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Ärendenr 2018/300 Datum Handlingar som rör hem för vård eller boende (HVB) samt stödboende...69 Verksamhet för arbetsträning och sysselsättning (VAS)...70 Allmän administration inom arbetsträning, sysselsättning och arbetsbefrämjande åtgärder...70 Arbetsplatser...71 Enheten för personer med psykisk funktionsnedsättning (EPF)...72 Myndighetsavdelningen...73 Gotland ett intensivdataområde...73 Personakter...73 Flera mappar i samma aktomslag...73 Verksamhetssystem...73 Allmän administration inom Myndighetsavdelningen...74 Handlingar som förekommer vid allmän administration inom Myndighetsavdelningen...74 Handlingar som förekommer hos biståndshandläggare och LSS-handläggare...75 Handlingar som förekommer hos avgiftshandläggare...79 Handlingar som förekommer i Borådet...79 Handlingar som förekommer hos bostadsanpassningensenheten (nytt avsnitt)...80 Avdelningarna för hemtjänst och särskilt boende...82 Gotland ett intensivdataområde...82 Personakter SoL...82 Flera mappar i samma aktomslag...82 Handlingar som förekommer vid allmän administration inom äldreomsorgen avdelningarna för hemtjänst och särskilt boende...82 Verkställighet av biståndsbeslut enligt SoL...85 Handlingar som uppstår under genomförandet av biståndsbeslut enligt SoL...85 Dagverksamhet...88 Handlingar som uppstår under genomförandet av dagverksamhet...88 Avdelningen för omsorg om funktionsnedsatta funktionshindrade (OOF)...89 Gotland ett intensivdataområde...89 Personakter LSS...89 Flera mappar i samma aktomslag...89 Allmän administration inom avdelningen för omsorg om funktionsnedsatta...89 Handlingar som förekommer vid allmän administration inom OOF...89 Verkställighet av insatser enligt LSS...92 Handlingar som uppstår under genomförandet av LSS-insatser...92 Kommunal hälso- och sjukvård inom Hemsjukvård, korttidsverksamhet, särskilt boende och omsorg om funktionsnedsatta...96 Patientjournaler och övriga hälso- och sjukvårdshandlingar...96 Flera mappar i samma aktomslag...96 Verksamhetssystem...96 Hemsjukvård (nytt stycke)...97 Handlingar som förekommer vid allmän administration inom hemsjukvården (nytt stycke)...97 Handlingar som uppstår under genomförandet av kommunal hälso- och sjukvård inom...99 hemsjukvård, korttidsverksamhet, särskilt boende och omsorg om funktionsnedsatta (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

57 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan för socialnämnden En dokumenthanteringsplan är ett styrdokument för den interna informationshanteringen. Denna plan gäller socialnämndens verksamhetsområde. Här ska man hitta de handlingar som används i det dagliga arbetet med upplysningar om hur handlingarna ska hanteras. Planen vänder sig till ansvariga inom såväl regionens egenregi som enskilda verksamheter som är upphandlade enligt LOU (lagen om offentlig upphandling) eller ingår i eget val enligt LOV (lagen om valfrihetssystem). Dokumenthanteringsplanen bygger på Gallringsråd nr 5 Bevara eller gallra Råd för den kommunala socialtjänsten m.m. (Sveriges kommuner och landsting i samarbete med Riksarkivet). Planen är indelad i ett antal områden utifrån socialförvaltningens organisation: Allmän administration på förvaltningsnivå Individ- och familjeomsorg Handläggning enligt SoL och LSS Äldreomsorg Omsorg om funktionshindrade Kommunal hälso- och sjukvård När det gäller ekonomi, upphandling och personal hänvisas till Bevarande- och gallringsplan för Region Gotland Planen lämnar besked om följande: Handling Benämning på handlingstypen. Medium I de fall handlingen ska bevaras anges här på vilket medium den ska bevaras, t.ex. vanligt kopieringspapper eller arkivbeständigt papper. Ärendenr 2018/300 Datum Sortering, förvaring Gallringsfrist Beskriver hur handlingen ska förvaras innan leverans till regionarkivet eller gallring. Det kan vara t.ex. akt, pärm/mapp, diariet eller ett verksamhetssystem som Treserva, Procapita och Lifecare. Den tid som ska gå innan handlingen får GALLRAS (= förstöras). Om handlingen inte ska gallras anges BEVARA (= spara för evigt). Handlingar som inte är allmänna i tryckfrihetsförordningens bemärkelse gallras inte utan rensas. Det innebär att man kan kasta handlingen när man inte behöver den längre och gäller huvudsakligen handlingar som inte berör verk- 4 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

58 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan samheten, t ex inkomna broschyrer, reklam, utkast, kladdar utan betydelse och dubbletter. Leverans till regionarkiv Anmärkningar Efter hur lång tid handlingarna lämnas till regionarkivet för slutlig förvaring. Gäller endast handlingar som ska bevaras. Vem som har arkiveringsansvar för huvudexemplaret. Kopior som finns på andra håll inom förvaltningen kan kastas vid. För handlingar som ska gallras (= förstöras) finns anmärkningen ibland med och anger då bara var handlingen förvaras under sin livstid. Dokumenthanteringsplanen ett levande dokument Dokumenthanteringsplanen är ett levande dokument som ständigt måste aktualiseras. Redan från början saknas säkert handlingar och vissa handlingar är kanske inaktuella. För att planen ska bli ett verkligt styrdokument, krävs därför engagemang från användarna. Rapportera till arkivansvarig vilka handlingar som saknas i planen, när rutiner och handlingstyper har upphört eller om arkiveringsansvaret ändras! På det sättet får vi bästa möjliga nytta av planen. Akt eller journal? Traditionellt har mappar med handlingar om en person kallats för personakt inom socialtjänsten och för patientjournal inom hälso- och sjukvården. På senare år har ordet journal också börjat användas inom socialtjänsten. Akt, personakt, ärende, journal, patientjournal, osv. används ibland omväxlande, vilket kan vara förvirrande. Till exempel heter anteckningarna i verksamhetssystemet Procapita journalanteckningar, medan de kallas löpande anteckningar i verksamhetssystemet Sofia Omfale. I den här planen används begreppet akt genomgående, utom i avsnittet om kommunal hälso- och sjukvård där begreppet journal används. Ärendenr 2018/300 Datum Varför bevara och vad? Den verksamhet som Region Gotlands nämnder, förvaltningar och bolag bedriver är offentlig. Det innebär att allmänheten i enlighet med en av Sveriges grundlagar, tryckfrihetsförordningen, har rätt till insyn i regionens verksamhet. Om handlingarna är dagsfärska eller hundraåriga spelar ingen roll. Vi har skyldighet att bevara allmänna handlingar. Eftersom vi idag skapar så oerhört mycket information, har vi också möjlighet att förstöra - gallra - allmänna handlingar. Se mer om detta nedan. Enligt arkivlagen är regionens arkiv en del av det nationella kulturarvet och ska bevaras så att det tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipning och förvaltning samt forskningens behov. Att bestämma vad som ska bevaras av regionens stora material innebär alltså ett viktigt ställningstagande för framtiden. 5 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

59 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Bestämmelser om bevarande och gallring kan också finnas i andra lagar eller förordningar. Arkivering Arkivering (eller arkivläggning) är det vi utför när en handling eller en grupp av handlingar (akt) är färdiga och vi placerar dem i "arkivet". Arkivet i det här sammanhanget behöver inte betyda en arkivlokal utan innebär bara den plats där vi förvarar de färdiga handlingarna eller de handlingar som förs fortlöpande. Det är alltså inte så att handlingarna tillhör "arkivet" först när de ställts in i närarkivet eller flyttats till regionarkivet kommunarkivet. De flesta av oss som arbetar inom Region Gotland har faktiskt vår arbetsplats mitt i arkivet, antingen vi är socialsekreterare, enhetschefer, biståndshandläggare, sjuksköterskor eller administratörer! Arkivhandlingar Arkivhandlingar är dels allmänna handlingar som lagts till förvaring efter avslutad handläggning, dels de handlingar som avses i 2 kap 9 Tryckfrihetsförordningen (TF) och som myndigheten omhändertagit för arkivering. Till arkivhandlingar räknas Handlingar som upprättas av myndigheten: protokoll, arkivexemplar av utgående handlingar, diarier, liggare och register, räkenskaper, ritningar, fotografier m.m. Minnesanteckningar, utkast och koncept enligt 2 kap 9 TF som av myndigheten omhändertagits för arkivering. Sådana handlingar ska arkiveras av myndigheten om de kan anses vara av betydelse för myndighetens verksamhet, allmänhetens insyn, rättskipning, förvaltning eller forskning. Minnesanteckningar som ersätter protokoll jämställs med protokoll. Handlingar som inkommit till myndigheten (för efterrättelse, handläggning eller kännedom, eller efter remiss): skrivelser och rapporter av olika slag, förordningar, delgivningar, kännedomsprotokoll m.m. Inkomna tryckta skrifter (betänkanden, författningar o dyl) blir arkivhandlingar om de görs till föremål för myndighetens handläggning. Ärendenr 2018/300 Datum Överlämnande till regionarkivet kommunarkivet När handlingarna inte längre används i verksamheten kan de överlämnas till regionarkivet kommunarkivet, förutsatt att det är handlingar som enligt dokumenthanteringsplanen ska bevaras. Överenskommelse med regionarkivet kommunarkivet måste finnas före leveransen. Regionarkivet Kommunarkivet tar inte emot några handlingar som på sikt ska gallras. En förutsättning för att handlingar ska kunna överlämnas är vidare att de är ordnade enligt regionarkivets kommunarkivets instruktioner. Överlämnande enhet ska i samband med leveransen bifoga en följesedel (reversal) i två ex. På följesedeln antecknas vad som överlämnas (typ av handlingar, år, antal volymer, m.m.). För mer information se regionarkivets kommunarkivets hemsida I regionarkivet kommunarkivet kontrolleras leveransen 6 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

60 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan mot reversalet. Därefter återsänds det ena exemplaret signerat till enhetens arkivredogörare med kopia till arkivansvarig. På det viset får båda parter ett kvitto på vad regionarkivet kommunarkivet övertagit. Gotland ett intensivdataområde Region Gotland är i 7 kap 2 Socialtjänstförordningen utsett att ingå i s.k. intensivdataområde (data i betydelsen uppgifter). Det innebär att vi ska spara mer än övriga delar av landet inom vissa forskningsintressanta områden. Vi är t ex skyldiga att bevara alla personakter, när andra kommuner gallrar de flesta av sina. Akterna ska överlämnas till regionarkivet kommunarkivet vid den tidpunkt när de normalt skulle ha gallrats d.v.s. när de inte varit aktuella på 5 år efter att senaste anteckningen är gjord. Efter att akterna har lämnats över till regionarkivet kommunarkivet är de inte längre tillgängliga för socialtjänsten. Varför gallra och vad? Enligt arkivlagen har regionen rätt att gallra, dvs. förstöra, allmänna handlingar. För att en förvaltning ska kunna gallra (= förstöra) handlingar krävs ett beslut fattat av den egna nämnden eller av arkivmyndigheten, i Region Gotland är det regionstyrelsen. Innan nämnden fattar beslut om gallring ska samråd ha skett med arkivmyndigheten. Det brukar i praktiken innebära att den som är arkivansvarig för nämnden tar kontakt med regionarkivet för diskussion. När det gäller handlingar som överförts till regionarkivet kommunarkivet, övergår ansvaret för handlingarna till regionstyrelsen. Det är huvudsakligen av ekonomiska skäl man gallrar allmänna handlingar. Arkivlokaler och vård av arkivhandlingar kostar pengar. Ett material som är alltför omfångsrikt är också tidsödande och svårt att leta i. När man har beslutat om gallring av vissa handlingar bör man se till att gallringsplanen följs och att gallringen verkställs regelbundet. Gallringsfrist Uttrycket gallringsfrist innebär den tid som ska passera innan handlingen kan gallras (= förstöras). När det t.ex. står att en handling kan gallras efter 10 år betyder det 10 hela kalenderår efter det år handlingen upprättades. En handling från 2010 som gallras med 10 års frist, kan alltså gallras tidigast den 1 januari De vanligaste gallringsfristerna i planen är 2 och 10 år samt vid. Ärendenr 2018/300 Datum Gallringsfristen vid innebär att förvaltningen själv avgör när handlingen inte längre behövs för verksamheten, det går inte att bestämma en tidsperiod eftersom det skiljer sig åt från fall till fall. Gallringsfristen på 2 år hindrar inte en tidigare gallring om handlingarna inte har någon kontrollfunktion eller betydelse för revision, redovisning eller bearbetning. Självklart måste också hänsyn tas till eventuella preskriptionstider. Fristen 2 år anges för att man då torde vara säker på att handlingarna inte längre har någon funktion att fylla. 7 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

61 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Hur går gallringen till? För att kunna gallra måste det finnas ett beslut som man kan hänvisa till. Handlingar som upptagits som gallringsbara i denna dokumenthanteringsplan kan gallras (= förstöras) med hänvisning till dokumenthanteringsplanen. För övrig gallring kan beslut tas av respektive nämnd efter remiss till regionarkivet kommunarkivet. Regionstyrelsen kan besluta om gallring i de fall gallringsbeslut berör mer än en nämnd. I samband med gallringen upprättar och undertecknar ansvarig tjänsteman ett s.k. gallringsbevis i ett två exemplar som hänvisar till de gallringsbeslut man stöder sig på. Det exemplaret bevaras hos förvaltningen samlade hos arkivansvarig och en kopia det andra skickas till regionarkivet kommunarkivet för kännedom. Försök att lägga in själva gallringsproceduren regelbundet och årligen. Underlätta gallring genom att skilja på gallringsbara handlingar och ej gallringsbara handlingar medan de är aktuella. Kontrollera i dokumenthanteringsplanen vad som får gallras och märk gärna upp pärmar (eller motsvarande) med uppgifter om när handlingarna kan gallras. Om pärmarna är märkta med gallringsår är det enkelt att verkställa gallringen. Rensning När ett ärende är avslutat bör alla handlingar som är av tillfällig betydelse tas bort. Detta gör man dels för att lättare hitta det väsentliga i ett ärende, dels för att spara utrymme. Handlingar som tillfört ärendet sakkunskap får däremot inte rensas ut, eftersom det då kan bli svårt att förstå akten eller motiven till beslutet. Inom offentlig verksamhet är det bara handlingar som inte är allmänna som kan rensas. Rensningen bör utföras av handläggaren. Följande typer av handlingar tas bort i samband med att ärendet avslutats: Anteckningar och meddelande av endast tillfällig betydelse. Utkast, kladdar och liknande arbetspapper vilkas betydelse upphört i och med att slutlig skrivelse, tjänsteutlåtande etc. färdigställts. Kopior och avskrifter som finns i flera exemplar. Kopior och avskrifter som inte behövs för att man rätt ska förstå ärendet. Trycksaker som inte har någon betydelse i ärendet. Ärendenr 2018/300 Datum Original eller kopia? Med original menas det exemplar av en handling som genom en underskrift eller dylikt gör det till original. I vissa fall kan det finnas flera original av samma handling, t ex när avtal skrivs mellan två eller flera parter. I arkiv finns inte bara original, men målet är att arkivet endast ska innehålla myndighetens huvudexemplar. T.ex. är den handling vi behåller när vi skickar iväg ett brev en kopia, men kopian är en unik handling i vårt arkiv och utgör därmed vårt huvudexemplar (arkivexemplar). Om vi tillför anteckningar på en kopia kan kopian bli en unik handling och i praktiken ett original. 8 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

62 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan En kopia är identisk med ett original och kan finnas i hur många exemplar som helst. Kopior hör ibland hemma i arkivet, t ex arkivexemplar av handlingar vi sänt iväg eller kopior som placerats i annan ordning än originalen för att fungera som register. I vissa fall kan det vara nödvändigt att bevara även inkomna kopior för att man ska förstå ett ärende t.ex. kan ett beslutsunderlag bestå av en kopia och ska då bevaras. Däremot hör inte överflödiga kopior hemma i arkivet, dvs. när vi på samma plats förvarar både original och kopia. Datortekniken försvårar bedömningen av vad som är original respektive kopia och man bör därför skaffa sig rutiner för att skilja ut vad som ska vara förvaltningens huvudexemplar. Med original menas: Upprättat dokument med underskrift Huvudexemplar (kopia som är identisk med originalhandling). Kopia som ska hanteras som ett original, kan finnas i flera exemplar men en kopia hanteras som original Kopia som är enhetens huvudexemplar (originalet finns inte på enheten) Dokument utan underskrift från verksamhetssystem (Treserva, Procapita/Lifecare) Beslutsunderlag som behövs för att förstå beslut och ärende Inkomna kopior, tex läkarintyg, journalutdrag från annan vårdgivare/myndighet Kopia med viktiga anteckningar på Arkivexemplar Med kopia menas: Identisk med originalhandling och kan finnas i flera exemplar Dubbletter, två exakt lika handlingar Kopia som förvaras med originalet Obs! Kopior får aldrig gallras ur med automatik! Undersök först om kopian fungerar som ett huvudexemplar. Det vill säga: Är det ett beslutsunderlag som behövs för att förstå beslutet? Behövs kopian för att förstå ärendet? Är det ett arkivexemplar? Vid osäkerhet, rådgör med aktansvarig eller spara kopian! Ärendenr 2018/300 Datum Säkerhet bevarande Handlingar som ska bevaras för framtiden måste vara upprättade på medium som klarar långtidslagring: 9 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

63 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Pappershandlingar Pappershandlingar ska vara upprättade på åldringsbeständigt eller arkivbeständigt underlag. Om man har anledning att tro att papperet kommer att utsättas för slitage, bör man välja arkivbeständigt (slitstarkare). Papper som är klassat som arkivbeständigt resp. åldringsbeständigt enligt de bestämmelser som finns, anses ha en livslängd på ca 1000 år. Papper som är klassat som arkivbeständigt är märkt med beteckningen Svenskt Arkiv eller Prime archival ISO Åldringsbeständigt papper är inte dyrare än annat brukspapper och de flesta uppfyller också alla krav man ställer på miljövänligt papper. Inom Region Gotland Gotlands kommun används certifierat åldringsbeständigt papper till allt utom till sådana handlingar som kräver ett mer slitstarkt papper, t.ex. nämndprotokoll och diarier. Observera att färgat papper inte är åldringsbeständigt och bör därför inte användas till handlingar som ska bevaras. Det är inte heller lämpligt att använda färgat papper som avgränsare/skiljepapper eftersom det med tiden syrar av sig och förstör närliggande handlingar. Sveriges Provnings- och Forskningsinstitut (SP) ger varje år ut en förteckning över de skrivmaterial och reproduktionsmetoder som är godkända för framställning av handlingar enligt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om vissa krav vid upphandling av skrivmaterial (Riksarkivets författningssamling RA-FS1994:1). Regionarkivet prenumererar på förteckningen. Om produkterna inte är certifierade (godkända), ska leverantören avge en leverantörsförsäkran som innebär att bevarandeaspekterna är tillgodosedda. Mikrofilm Mikrofilm ska vara silverfilm. Mikrofilmen ska vara godkänd för arkivändamål och framställd (exponerad och framkallad) på ett sådant sätt att den kan långtidsförvaras. Moderfilmen måste förvaras i speciellt klimatreglerat arkivrum. Riksarkivets tekniska krav och anvisningar för framställning och hantering av mikrofilm ska följas. Ärendenr 2018/300 Datum Elektroniska handlingar/adb-media Elektroniska handlingar/adb-media kan användas för långtidsförvaring endast under vissa förutsättningar. Redan vid uppläggning av elektroniska system/adb-media måste hänsyn tas till att informationen ska vara sökbar även efter lång tid. Den största risken med att förvara informationen på elektroniska system/adb-media är att programmet eller systemet blir omodernt och att informationen inte längre går att läsa eller hantera. Alla elektroniska system/adb-media måste därför kontrolleras och omkopieras eller konverteras regelbundet. Rutiner för detta måste utarbetas redan i samband med att systemet planeras och rutinerna måste sedan följas. Om man tänker långtidsbevara en elektronisk upptagning/adb-upptagning ska det ske i form av en standardiserad datafil. Systembeskrivning, beskrivning över använd programvara (när systemet var i drift) måste bevaras för att säkerställa en framtida användning. (Se förvaltningens säkerhetspolicy.) 10 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

64 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Riksarkivets anvisningar för framställning och hantering av elektroniska handlingar ska följas. E-arkiv E-arkiv är ett arkiv som endast finns elektroniskt i ett datasystem. Handlingarna skrivs alltså inte ut på papper. Ett e-arkiv är utrymmes- och arbetsbesparande, men det är mer kostsamt eftersom det kräver teknik som kan säkerställa att informationen i arkivet är läsbar även i framtiden oavsett den snabba tekniska utvecklingen. I dagsläget finns ingen möjlighet till e-lagring inom socialförvaltningen men en projektering av ett e-arkiv är påbörjad. Fram tills ett e-arkiv är på plats gäller alltså lagring på papper för de handlingar som ska bevaras. Inom hälso-och sjukvården används sedan länge e-arkiv för patientjournaler. Detta är möjligt utifrån ett samarbete med Stockholms läns landsting där resurser läggs på att hålla journalerna tillgängliga även om datasystem och datautrustning byts ut. är inte med i detta samarbete. s hälso- och sjukvårddokumentation måste därför tills vidare skrivas ut på papper. Säkerhet gallring För att kunna tillämpa dokumenthanteringsplanen krävs god kännedom om verksamheten och dess handlingar och om gallring. Det är därför olämpligt att lägga gallringsuppgifter på tillfällig personal. Om man har rutiner för att märka upp handlingar som ska gallras med gallringsår, underlättas uppgiften. Gallringsbevis I samband med gallringen upprättar och undertecknar ansvarig tjänsteman ett gallringsbevis i ett två exemplar som hänvisar till det gallringsbeslut man stöder sig på. Det ena exemplaret bevaras hos förvaltningen (samlade hos arkivansvarig), medan en kopia det andra skickas till regionarkivet kommunarkivet för kännedom. Ärendenr 2018/300 Datum Leveransreversal Överlämnande enhet ska i samband med leveransen bifoga en följesedel (reversal) i två exemplar, båda underskrivna. På följesedeln antecknas i detalj på volymnivå vad som överlämnas, se instruktioner på regionarkivet kommunarkivets hemsida. Regionarkivet Kommunarkivet kontrollerar leveransen mot reversalen och återsänder ena exemplaret signerat till den som har skickat leveransen. Bra att veta Akt = personakt för dokumentation inom socialtjänsten Bevara = bevaras för evigt (minst 1000 år) Gallras = förstörs efter angiven tid 11 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

65 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan = kan gallras när förvaltningen avgör att handlingen inte längre behövs för verksamheten Journal = patientjournal för dokumentation av hälso- och sjukvård Mapp/pärm = Handlingen förvaras i en pärm eller mapp Personalakt = Akt för dokumentation om anställd, finns hos löneadministrationen Rensning = handlingar av tillfällig betydelse tas bort Gallra eller rensa? Det kan vara svårt att komma ihåg skillnaden mellan gallring och rensning. Ett sätt kan vara att tänka på ett morotsland: Vi rensar ogräset (kladdar, utkast och dubbletter) och gallrar morötterna (allmänna handlingar) för att de som blir kvar ska få plats. Om man dessutom tänker sig att vi tuggar i oss de utgallrade morötterna, kan vi komma ihåg att gallrade handlingar ska gå till tuggen, dvs. förstöras. Tips för en god dokumenthantering Skilj på handlingar som ska bevaras och sådana som kan gallras redan när Du lägger upp pärmar el.dyl. Du som handläggare ska rensa akten fortlöpande under handläggningens gång, när ärendet är avslutat och före arkivläggningen. Gallra bara handlingar som det finns gallringsbeslut för - kolla i dokumenthanteringsplanen! Upprätta gallringsbevis i ett två exemplar, varav det ena skickas till kommunarkivet och det andra till arkivansvarig inom förvaltningen. Behåll originalet hos arkivansvarig i förvaltningen och skicka en kopia till regionarkivet för kännedom. Gallring får ske först när arkivansvarig godkänt och skrivit under gallringsbeviset! Verkställ gallring regelbundet. Ärendenr 2018/300 Datum Om du har frågor angående planen, kontakta arkivansvarig eller arkivredogörare för din enhet. 12 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

66 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Förkortningar som används i denna dokumenthanteringsplan APT Arbetsplatsträff BAB Bostadsanpassningsbidrag BPSD Beteendemässiga och psykiska symptom vid demens EKB Enheten för ensamkommande flyktingbarn GBS Gottfries-Bråne-Steen-skalan GDPR General data protection regulation HMC Hjälpmedelscentralen HSF Hälso- och sjukvårdsförvaltningen HSL Hälso- och sjukvårdslagen HVB Hem för vård och boende IBIC Individen behov i centrum IFO Individ och familjeomsorgen IU Individutskottet IVO Inspektionen för vård och omsorg KIR Kommunala invånarregistret LASS Lagen om assistansersättning LSS Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade LVM Lag om vård av missbrukare LVU Lag med särskilda bestämmelser om vård av unga MBL Lagen om medbestämmande i arbetslivet MNA Mini nutritional assessment OOF Omsorg om funktionshindrade PAN Prolongerad överenskommelse om lön och anställningsvillkor för personlig assistent och anhörigvårdare PuL Personuppgiftslagen SFB Socialförsäkringsbalken Ärendenr 2018/300 Datum SIP SOF SoL SON Samordnad individuell planering Socialtjänstlagen Socialnämnden 13 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

67 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Allmän förvaltningsövergripande administration Socialtjänst Socialtjänstens uppgifter kan sammanföras i tre huvudfunktioner: Övergripande verksamhet som att medverka i samhällsplaneringen, se till att den sociala tryggheten omfattar alla och verka för att förebygga sociala svårigheter. Allmänt riktade insatser, t.ex. möteslokaler och aktiviteter för äldre, information. Individinriktade insatser av olika slag där socialnämnden enligt lag har ett ansvar. De handlingar inom socialtjänsten som bör bevaras ska främst belysa dess specifika verksamhet. Handlingar i rent administrativa rutiner kan i stor utsträckning gallras (= förstöras). För att man ska få en klar bild av socialtjänstens verksamhet krävs att dess organisation är dokumenterad. Sådana uppgifter brukar finnas främst i verksamhets-/årsberättelserna. Socialnämndens protokoll och handlingarna till dessa innehåller information om målen för verksamheten, ärendeberedning och beslut. Viktiga hjälpmedel för tillgången till denna information är diariet. Handlingar inom allmän förvaltningsövergripande administration Förkortningar som används i detta stycke finns förtydligade på s.13. Ärendenr 2018/300 Datum Handling Medium Sortering, förvaring Säg vad du tycker... Papper Pärm/mapp synpunktshantering W3D3 ADB-backup, all datalagringsinformatio n ADB-system, beskrivning av användning Anbudsantagande med beslut och eventuell motivering Gallringsfrist rensa, bevara Bevaras Anmärkningar Diarieförs Papper Pärm/mapp Se Gotlands kommuns IT-strategi Papper och digitalt Pärm/mapp Bevaras Dokumentation över systemets uppbyggnad och använda hjälpmedel, dvs. försystem och deras funktion, systemdokumentation och behandlingshistorik Papper W3D3 Bevaras Diarieförs Anbudsförfrågningar Papper Pärm/mapp 2 år Bevaras Anbudsinfordran Papper Pärm/mapp 2 år Bevaras Anbudsöppning, öppningsprotokoll Papper Bevaras Tillsammans med upphandlingen, alternativt egen serie 14 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

68 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Ärendenr 2018/300 Datum Handling Medium Sortering, förvaring Anmälningar enligt Papper Pärm/mapp 14 kap SoL W3D3 ( lex Sarah ) Ansökningar (med bilagor) från föreningar om bidrag Papper Pärm/mapp W3D3 Gallringsfrist rensa, bevara Bevaras Bevaras Arbetsorder Pärm/mapp Gallras efter utfört arbete Arbetsordningar, reglementen Papper Pärm/mapp W3D3 Bevaras Arkivbeskrivningar Papper Pärm/mapp Bevaras och arkivförteckningar W3D3 Avskrifter, kopior och Pärm/mapp dubbletter som finns i fler exemplar Avtal och kontrakt av stor vikt eller långvarig betydelse Avvikelser, fel och brister-hantering Besiktningsprotokoll, vid flytt från lägenhet Beslutsattestant, ersättare vid korttidsfrånvaro Beställning av trycksaker, böcker, prenumerationer etc. Beställning av utbildningar Papper Pärm/mapp W3D3 Bevaras Anmärkningar Original diarieförs. Underlag inkommer via datasystemet Flexite. Diarieförs Ska ingå i diarieförda handlingar Diarieförs Avlägsnas före arkivläggning Diarieförs Flexite 5 år 10 år Redovisas via Flexite. Rapporter/handlingar som blir del av Lex Sarah-ärende bevaras med ärendeakten. Pärm 2 år Efter kontraktstidens Pärm/mapp W3D3 Pärm/mapp utgång 10 år Beslut fattas i socialnämnd, diarieförs Pärm/mapp 2 år Under förutsättning att ingen utestående fordran finns Bibliotekslistor Pärm/mapp Bilagor till protokoll, som ska bevaras Papper Pärm/mapp Bevaras Bifogas protokollet (om bilagorna är diarieförda hänvisas till diarienumret) Bokningslistor Pärm/mapp 15 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

69 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Ärendenr 2018/300 Datum Handling Medium Sortering, förvaring Broschyrer, Papper Pärm/mapp informationsskrifter, W3D3 personaltidningar eller liknande som framställts av förvaltningen Brukarenkäter, sammanställning Brukarenkäter, enkäter till närstående Byggnadsritningar, kopior Cirkulär och meddelande av kortvarig betydelse, handlingar överlämnade för kännedom samt övrig allmän information Cookies Dagordningar, föredragningslistor och kallelser till sammanträden Papper Pärm/mapp W3D3 Pärm Pärm/mapp Pärm/mapp Gallringsfrist rensa, bevara Bevaras Bevaras Delegationsbeslut, original Papper Pärm/mapp Bevaras Diarie- eller dossiéplan Svenskt arkiv Pärm/mapp W3D3 Bevaras Anmärkningar Ett ex diarieförs. Ett ex av varje informationsskrift och dylikt som framställs av förvaltningen skickas till regionarkivet för inordnande i kommunens trycksakssamling. Diarieförs När sammanställning gjorts. Under förutsättning att originalritningar finns i regionen T.ex. SKL-cirkulär, Socialstyrelsens meddelandeblad, kursinbjudningar. Cirkulär som ger upphov till ärende diarieförs och bevaras. Om man inte accepterar användandet av cookies kan man stänga av cookies via webbläsarens säkerhetsinställningar. Man kan även ställa in webbläsaren så att man får en varning varje gång nätplatsen försöker sätta en cookie på datorn. Pärm/mapp 2 år Om de används som register/innehållsförte ckningar till protokollen ska de bevaras. Binds tillsammans med diarielistan. 16 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

70 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Handling Medium Sortering, förvaring Diarieförda handlingar Papper Pärm/mapp W3D3 Diarier/sökregister Dokumentation av egenproducerade utbildningar och informationsinsatser för personal och anhöriga, etc. Egenproducerat informationsmaterial om funktionshinder och stödformer Enkätsvar, sammanställning av enkäter som förvaltningen själv sänt ut Enkätsvar, svar på externa enkäter Svenskt arkiv Pärm/mapp W3D3 Gallringsfrist rensa, bevara Bevaras Bevaras Papper Pärm Bevaras Papper Pärm/mapp W3D3 Bevaras Anmärkningar Om handlingar i rutinmässiga ärenden har diarieförts kan dessa gallras efter notering i diariet Vid elektronisk diarieföring måste diariet utformas så att informationen fortfarande är sökbar när/om den överförs till papper eller mikrofilm. Tillsvidare tas årligen en kronologisk lista ut på papper, sköts av registraturen. Ett ex diarieförs. Ett ex skickas till regionarkivet för inordnande i kommunens trycksakssamling. Papper Pärm/mapp Bevaras Endast sammanställningen bevaras Pärm/mapp Ärendenr 2018/300 Datum (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

71 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Ärendenr 2018/300 Datum Handling Medium Sortering, förvaring E-post, sms som Pärm/mapp inkommit till eller expedierats från myndigheten Följesedel, leveransreversal/ kvitto leveranser till Regionarkivet Föredragningslistor, dagordningar och kallelser till sammanträden, inkl bilagor Författningssamlingar, tryckta Förhandlingsprotokoll /kallelser till MBLförhandlingar Registerförteckning enligt GDPR Förteckningar över behandling av personuppgifter Förtroendevalda i nämnden, förteckning över Gallringsbevis Gallringsfrist rensa, bevara Anmärkningar Under förutsättning att handlingen i sig är gallringsbar enligt dokumenthanteringsplanen eller att handlingen överförts till annat format eller databärare (t.ex. papper) och att överföringen endast medfört ringa förlust, dvs. att handlingarna inte är autentiserade, (äkthetsgaranterade), genom elektroniska signaturer eller motsvarande. Papper Pärm/mapp Bevaras Överlämnande enhet ska i samband med leveransen bifoga följesedel (reversal) i två ex. Pärm/mapp 2 år Om de används som register/innehållsförte ckningar till protokollen ska de bevaras. Pärm/mapp Papper Pärm/mapp Bevaras Påskrivna av facket Svenskt arkiv Pärm/mapp LISa Pärm/mapp Pärm/mapp Bevaras Förteckning över register, och andra sammanställningar, där personuppgifter behandlas inom socialförvaltningen. Registreras centralt i regionen 18 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

72 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Handling Medium Sortering, förvaring PUL - information enligt personuppgiftslagen Gallringsfrist rensa, bevara Anmärkningar Ärendenr 2018/300 Datum Handläggning enlig GDPR (dataskyddsförordning en) - förfrågningar, begäran om smärre ändringar och liknande Handläggning enlig GDPR (dataskyddsförordning en) - begäran om registerutdrag, beslut, överklaganden och liknande Granskningsärenden till IU lista över tjänstemannabeslut fattade på delegation Lista till IU över fattade delegationsbeslut Handlingar som anmälts/delgivits för kännedom till nämnden, kopia till delgivningspärm Handlingar som inkommit i icke äkthetsgaranterad form t.ex. fax eller e-post, om en äkthetsgaranterad handling med samma innehåll har inkommit i ett senare skede. Pärm/mapp Gäller även enligt tidigare lagstiftning (PuL personuppgiftslagen) Papper Pärm/mapp Bevaras Handläggs i W3D3 Pärm/mapp Pärm/mapp Pärm Pärm/mapp 2 år 2 år Om den först inkomna handlingen påförts ankomststämpel bör den bevaras tills ärendet är avslutat, om inte ankomsttiden dokumenterats på annat sätt t.ex. i diariet. Vid myndighetsutövning mot enskild bör handlingen bevaras tills överklagandetiden löpt ut. 19 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

73 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Ärendenr 2018/300 Datum Handling Medium Sortering, förvaring Handlingar som Pärm/mapp inkommit till eller expedierats från myndigheten i elektronisk form, t.ex. e-post, sms Handlingar som upprättas av nämnden/förvaltninge n i anslutning till beslut av avgörande betydelse för enskilda personer, andra nämnder/förvaltninga r eller den egna nämnden/förvaltninge n. Handlingar som inkommit i form av meddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare eller motsvarande och som tillfört ett ärende sakuppgift Handlingar som rör fel och bristerhantering (avvikelser) Handlingar, rutinmässiga eller av tillfälligt värde, som ej diarieförts Gallringsfrist rensa, bevara Anmärkningar Under förutsättning att handlingen i sig är gallringsbar enligt dokumenthanteringsplanen eller att handlingen överförts till annat format eller databärare (t.ex. papper) och att överföringen endast medfört ringa förlust, dvs. att handlingarna inte är autencierade, (äkthetsgaranterade), genom elektroniska signaturer eller motsvarande. Papper Pärm/mapp Bevaras T.ex. yttranden, rutiner, riktlinjer, policys. Pärm/mapp Diarieförs i W3D3, personärenden registreras i respektive verksamhetssystem Under förutsättning att innehållet dokumenteras i en tjänsteanteckning som tillförts övriga handlingar i ärendet. Flexite 5 år 10 år Redovisas via Flexite. Rapporter/handlingar som blir del av Lex Sarah-ärende bevaras med ärendeakten. Pärm/mapp Förs eventuellt på postlista (lista över ej diarieförda handlingar) 20 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

74 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Handling Medium Sortering, förvaring Gallringsfrist rensa, bevara Anmärkningar Hemsidor, nämndens/ Papper Pärm/mapp Bevaras förvaltningens information Hyreskontrakt, besiktningsprotokoll, etc. för bostäder som tillhandahålls av kommunen Pärm 2 år Efter det att kontraktet upphört att gälla, under förutsättning att hyresskuld eller besiktningsanmärkning inte kvarstår Hyreskontrakt, Pärm 2 år uppsägning av Informationsmaterial, reklam, broschyrer etc. för kännedom Pärm/mapp Informationsskrifter, producerade av förvaltningen Papper Pärm/mapp W3D3 Bevaras Ett ex diarieförs. Ett ex. skickas till kommunarkivet regionarkivet för inordnande i regionens trycksakssamling. Inkomna enkätsvar Pärm/mapp 2 år Om bearbetning och Inkomna synpunkter och klagomål Säg vad du tycker... Inspektionsmeddeland en från Arbetsmiljöverket arbetsmiljöinspektionen Internet, information från nämnden/förvaltninge n på hemsidor Papper Papper Pärm/mapp W3D3 Pärm/mapp W3D3 Bevaras Bevaras Papper Pärm/mapp Bevaras Inventarieförteckning Papper Pärm/mapp Bevaras sammanställning gjorts Diarieförs på ärendet Säg vad du tycker... Registreras i ett eget ärende i W3D3 Diarieförs. Skyddsombudet kan rensa sitt ex efter två år. Ärendenr 2018/300 Datum Inventarieförteckninga r för uthyrda bostäder Kallelser, föredragningslistor och dagordningar till sammanträden Pärm Pärm/mapp 2 år Om de används som register/ innehållsförteckningar till protokollen ska de bevaras. 21 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

75 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Ärendenr 2018/300 Datum Handling Medium Sortering, Gallringsfrist Anmärkningar förvaring rensa, bevara Kallelser/förhandlings Papper Pärm/mapp Bevaras Påskrivna av facket protokoll till MBLförhandlingar Kladdar, utkast och liknande arbetspapper, vilkas betydelse har upphört i och med att slutlig skrivelse, tjänsteutlåtande, utredning eller liknande har färdigställts Pärm/mapp Avlägsnas före arkivläggning Kopior för kännedom av handlingar som i original förvaras på annat håll i kommunen och som saknar betydelse för den egna verksamheten. Korrespondens av avgörande betydelse Korrespondens av tillfällig och/eller rutinmässig karaktär Kursinbjudningar, program m.m. inkomna Kursuppgifter om av förvaltningen genomförda kurser (inbjudan, program, deltagarlistor). Kvalitets- och rutinhandbok Kvalitetsarbete, dokumentation Kvalitetsdokument, process- och organisationsbeskrivningar Papper Pärm/mapp Pärm/mapp W3D3 Pärm/mapp Pärm/mapp Bevaras Papper Pärm/mapp Bevaras Papper Papper Papper Pärm/mapp W3D3 Pärm/mapp W3D3 Pärm/mapp W3D3 Bevaras Bevaras Bevaras T.ex. protokollskopior och remissunderlag. Diarieförs. Noteras exempelvis på postlista i samlingsärende i W3D3 som bevaras Förvaltningens ex diarieförs t.ex. rutinpärm för handläggare Diarieförs Ska ingå i diarieförda handlingar 22 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

76 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Handling Medium Sortering, Gallringsfrist Anmärkningar förvaring rensa, bevara Leveransreversal (följesedel/kvitto) leveranser till Regionarkivet Svenskt arkiv Pärm/mapp Bevaras Överlämnande enhet ska i samband med leveransen bifoga följesedel (reversal) i två ex. Loggar (IT - system) Pärm/mapp 1 år Läkemedelsinformatio n MBL-förhandlingar - förhandlingsprotokoll /kallelser Meddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare eller motsvarande som tillfört ett ärende sakuppgift Metod- och verksamhetsutveckling, dokumentation Minnesanteckningar (original), i betydelse av protokoll) Pärm/mapp Papper Pärm/mapp Bevaras Påskrivna av facket Papper Pärm/mapp Pärm/mapp W3D3 Bevaras Papper Pärm/mapp Bevaras i tidskronologis k ordning Minnesanteckningar/ Papper Pärm/mapp Bevaras protokoll från samverkansgrupper Offerter - antagna Papper Pärm/mapp 10 år Bevaras Offerter - ej antagna Pärm/mapp 2 år Under förutsättning att innehållet dokumenteras i en tjänsteanteckning som tillförts övriga handlingar i ärendet. Ska ingå i diarieförda handlingar Möten som inte innehåller beslut eller information av direkt betydelse för verksamheten kan gallras vid. Ärendenr 2018/300 Datum Organisations- och processbeskrivningar, kvalitetsdokument Organisationsplaner, organisationsutredning ar Papper Pärm/mapp W3D3 Bevaras Papper Pärm/mapp Bevaras Personalplaner Papper Pärm/mapp Bevaras Personalpolicy Papper Pärm/mapp Bevaras Ska ingå i diarieförda handlingar 23 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

77 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Ärendenr 2018/300 Datum Handling Medium Sortering, Gallringsfrist Anmärkningar förvaring rensa, bevara Personaltidning Papper Pärm/mapp Bevaras Ett ex diarieförs. Ett ex skickas till kommunarkivet för inordnande i kommunens trycksakssamling. PM och liknande Papper Pärm/mapp Bevaras handlingar av långsiktigt värde. Postlistor Samlingsärende i W3D3 Svenskt arkiv Pärm/mapp Bevaras Postlista Tidigare postlista = förteckning över inkomna Pressklippsamling som har direkt anknytning till verksamheten Process- och organisationsbeskrivningar, kvalitetsdokument Protokoll i original från nämnd och arbetsutskott Protokoll, slutrapporter och handlingar från utredningar och projekt som görs inom eller på uppdrag av den egna verksamheten Protokoll/minnesante ckningar i original från ledningsgrupper, arbetsgrupper, referensgrupper och dylikt tillsatta av nämnden, eller där nämnden har sekreteraransvar, och som innehåller beslut eller information av direkt betydelse för verksamheten. Papper Arkivkartong Bevaras Papper Svenskt arkiv Papper Svenskt arkiv Pärm/mapp W3D3 Bevaras handlingar Ska ingå i diarieförda handlingar Pärm/mapp Bevaras Binds in med register och innehållsförteckning Pärm/mapp W3D3 Pärm/mapp Bevaras Bevaras i tidskronologis k ordning Ska ingå i diarieförda handlingar 24 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

78 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Ärendenr 2018/300 Datum Handling Medium Sortering, förvaring Gallringsfrist rensa, bevara Protokoll/minnesanteckningar Papper Pärm/mapp Bevaras i original från olika samarbetsorgan mellan arbetsgivare och arbetstagare, t ex samverkansgrupper och MBL-förhandlingar Protokoll/minnesante Papper Pärm/mapp Bevaras ckningar i original från samverkansmöten med frivilligorganisationer, pensionärs- och handikapporganisation er. Protokoll/minnesante ckningar i original som innehåller beslut eller information av direkt betydelse för verksamheten. Protokollskopior/ -utdrag Ej verkställda beslut enligt SoL och LSS - individrapport till Inspektionen för vård och omsorg (IVO), kopior Ej verkställda beslut enligt SoL och LSS handläggning av individärende Register och innehållsförteckningar till protokoll Register över registrerade handlingar Anmärkningar Papper Pärm/mapp Bevaras Avdelnings- eller enhetsmöten, APT-möten, personalmöten, informationsmöten och liknande Pärm/mapp Pärm/mapp W3D3 Förutsatt att de inte behövs för att man ska förstå akten 3 år 2 år Rapport till Socialstyrelsen Skickas elektroniskt till IVO. Kopia sparas i ärende i W3D3. Papper W3D3 Bevaras T ex yttrande till IVO och förvaltningsrätt Svenskt arkiv Papper Svenskt arkiv Pärm/mapp Bevaras Binds in Läggs tillsammans med protokoll Pärm/mapp Bevaras Dossiéer Kronologiskt 25 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

79 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Handling Medium Sortering, Gallringsfrist Anmärkningar förvaring rensa, bevara Register, liggare och listor som tillkommit uteslutande som ett Pärm/mapp T.ex. tidsbetällningslistor och telefonlistor led i förvaltningens interna arbete och som inte har ett egenvärde Registreringsbevis I bilen Vid ägarbyte Gäller ej leasingbil bilar blå del Registreringsbevis Pärm/mapp Vid ägarbyte Gäller ej leasingbil bilar gul del Reversal, följesedlar leverans till Regionarkivet Papper Pärm/Mapp Bevaras Ett exemplar bevaras på förvaltningen, ska vara kvitterad av Riktlinjer/policyoch styrdokument Röstbrevlåda, telefonsvarare eller motsvarande, meddelande - som tillfört ett ärende sakuppgift Slutrapporter och andra handlingar av långsiktigt värde från utredningar, projekt och dylikt tillkomna inom förvaltningen eller på uppdrag av förvaltningen. Papper Pärm/mapp W3D3 Bevaras regionarkivet Ska ingå i diarieförda handlingar, förvaltningens ex. bevaras Papper Pärm/mapp Bevaras Dokumenteras i en tjänsteanteckning som tillförts övriga handlingar i ärendet. Papper Pärm/mapp W3D3 Bevaras Diarieförs Ärendenr 2018/300 Datum (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

80 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Ärendenr 2018/300 Datum Handling Medium Sortering, förvaring Sms, e-post som inkommit till eller skickats från förvaltningen Statistiska uppgifter som lämnas till statlig myndighet. Statsbidragsansökan Statsbidragsansökan underlag Stiftelser/fonder; ansökningar (med bilagor) - beviljade Stiftelser/fonder; ansökningar (med bilagor) - ej beviljade Stiftelser/fonder; sammanställning av utdelning Styr- och policydokument rörande verksamheten Svar på externa enkäter Gallringsfrist rensa, bevara Papper Pärm/mapp Bevaras/ Papper Anmärkningar Kan gallras enligt samma regler som gäller papper, d.v.s. endast under förutsättning att handlingen i sig är gallringsbar enligt dokumenthanteringsplanen eller att handlingen överförts till annat format eller databärare (t.ex. papper) och att överföringen endast medfört ringa förlust, dvs. att handlingarna inte är autentiserade (äkthetsgaranterade) genom elektroniska signaturer eller motsvarande. Pärm/Mapp 2 år T.ex. Statistiska Centralbyrån Pärm/mapp W3D3 10 år Diarieförs. Pärm/Mapp 2 år Under förutsättning att nämnden beviljas ansvarsfrihet för året Pärm/mapp 5 år Pärm/mapp 2 år Pärm/mapp Bevaras Diarieförs Pärm/mapp W3D3 Bevaras Ska ingå i diarieförda handlingar Pärm/Mapp 2 år T.ex. Socialstyrelsen 27 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

81 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Ärendenr 2018/300 Datum Handling Medium Sortering, förvaring Sökregister, kodplaner Papper Pärm/mapp och andra hjälpmedel W3D3 för att hitta eller förstå handlingar Telefonsvarare, röstbrevlåda eller motsvarande; meddelande som tillfört ett ärende sakuppgift Gallringsfrist rensa, bevara Bevaras Anmärkningar Vid diarieföring via ADB måste diariet utformas så att diariets information fortfarande är sökbar när/om informationen i diariet överförs till papper eller mikrofilm. Tills vidare tas årligen en kronologisk lista ut på papper. Papper Pärm/mapp Bevaras Dokumenteras i en tjänsteanteckning som tillförts övriga handlingar i ärendet. Tidsbeställningslistor Pärm/Mapp Tillsynsrapporter över enskilt bedrivna verksamheter Papper Pärm/mapp W3D3 Bevaras Tjänstemannadelegeri ng, listor över fattade beslut Trycksaker som inte tillhör ärende eller som inte har haft någon betydelse för ärende Underlag till statsbidragsansökningar Uppgifter enligt 15 a LSS om insatsberättigade enligt 9 LSS till Socialstyrelsen Upphandlingsdokume ntation vid entreprenaddrift Utbildnings- /kursuppgifter om kurser producerade av förvaltningen Papper Papper Ska ingå i diarieförda handlingar Pärm 2 år Om beslutet finns i personakt Pärm/Mapp Avlägsnas före arkivläggning Pärm/Mapp 2 år Under förutsättning att nämnden beviljas ansvarsfrihet för året Pärm/mapp Bevaras Ska diarieföras W3D3 Pärm/mapp W3D3 Bevaras Ska ingå i diarieförda handlingar Papper Pärm/Mapp Bevaras Inbjudan, program, deltagarlistor 28 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

82 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Ärendenr 2018/300 Datum Handling Medium Sortering, förvaring Gallringsfrist rensa, bevara Utkast, kladdar och Pärm/Mapp liknande arbetspapper, vilkas betydelse har upphört i och med att slutlig skrivelse, tjänsteutlåtande, utredning eller liknande har färdigställts Utredningsrapporter - Pärm/Mapp externa, för kännedom Utvärderingar, egna Papper Pärm/Mapp Bevaras verksamheter Verksamhetsberättelser, Papper Pärm/mapp Bevaras statistik, W3D3 sammanställning Verksamhetsplaner Papper Pärm/mapp Bevaras eller motsvarande Yttranden serveringstillstånd, spelautomatstillstånd Årsberättelser, statistik, sammanställning Årsstatistik över antal brukare i olika verksamhetsformer Åtgärdsplaner för verksamhet Projektdokumentation (från mer omfattande projekt) Anmärkningar Avlägsnas före arkivläggning Ingår i diariet Ingår i diariet W3D3 Papper Pärm/Mapp Bevaras Yttranden lämnas inte längre Papper Papper Pärm/mapp W3D3 Pärm/mapp W3D3 Bevaras Bevaras Papper Pärm/Mapp Ingår i diariet Ska ingå i diarieförda handlingar Kan bevaras tillsammans med projekthandlingar om det är av värde för akten. Papper W3D3 Bevaras Dokumentation av betydelse för projektet, som t ex projektplan och slutrapport. Dokumentation av kortfristig betydelse kan gallras. 29 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

83 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Donationsstiftelser/fonder Region Gotland Socialnämnden förvaltar ett antal stiftelser/, tidigare kallat fonder (t.ex. Gotlands kommuns sociala samstiftelse) om utdelning ur dem. Regionfullmäktige har delegerat hanteringen av utdelning från några stiftelser, t ex Gotlands kommuns sociala samstiftelse till socialnämnden. Nämnden har i sin tur delegerat till socialförvaltningen att besluta om och dela ut pengar bidrag från stiftelserna. Observera att stiftelser är privata och endast förvaltas av socialnämnden Region Gotland. Offentlighetsprincipen gäller därför inte för dessa handlingar. Dokumentationen och utdelningen ur stiftelserna samt vissa bilagor till ansökningarna är dock värdefulla för den framtida handläggningen. För gallringsfrister se nedan. Handlingar inom donationsstiftelser/fonder I den inledande texten finns mer information om rensning och gallring, vad som skiljer original från kopior och om leverans till regionarkivet, s Förkortningar som används i detta stycke finns förtydligade på s.13. Handling Medium Sortering, förvaring Gallringsfrist rensa, bevara Ansökningar (med Papper Pärm/mapp 5 år Bevaras bilagor) - beviljade Ansökningar (med Papper Pärm/mapp 2 år Bevaras bilagor) - ej beviljade Sammanställning av Papper Pärm/mapp Bevaras utdelning W3D3 Anmärkningar Diarieförs Ekonomiadministration Nedanstående handlingar är vanligt förekommande vid ekonomiadministration inom socialförvaltningen. För mer info om fler handlingar se Region Gotlands Bevarande- och gallringsplan ( Handlingar inom ekonomiadministration (ny tabell) I den inledande texten finns mer information om rensning och gallring, vad som skiljer original från kopior och om leverans till regionarkivet, s4-12. Förkortningar som används i detta stycke finns förtydligade på s.13. Ärendenr 2018/300 Datum Handling Medium Sortering, förvaring Attestlistor/attestligga Pärm re/faktura-journal Beställningar/rekvisiti Pärm oner, underlag till Gallringsfrist rensa, bevara 2 år 2 år Anmärkningar 30 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

84 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Handling Medium Sortering, Gallringsfrist förvaring rensa, bevara Betalningspåminnelser Pärm 2 år Anmärkningar Debiteringslistor Pärm 10 år Debiteringsunderlag Pärm 2 år Delårsrapport, ekonomiska Externfaktura - till hyror för brukare/klienter som hyr i andra hand Fakturakopia Pärm 2 år Pärm 2 år Avser avdelningens delårsrapport. Förvaltningens delårsrapport bevaras Pärm 10 år Ärendenr 2018/300 Datum Fakturaunderlag Pärm 2 år Under förutsättning att de inte behövs för att man ska förstå fakturan. Vid alltför kortfattad faktura sparas även fakturaunderlaget i 10 år. Fakturor, både Pärm 10 år leverantörsfakturor och kundfakturor Följesedel/fraktsedel Pärm 2 år Följesedel; Endast om full säkerhet föreligger att motsvarande faktura är specificerad och inte är en samlingsfaktura Hyreskontrakt, besiktningsprotokoll, etc. för bostäder som tillhandahålls av socialförvaltningen kommunen Pärm 2 år Efter det att kontraktet upphört att gälla, under förutsättning att hyresskuld eller besiktningsanmärkning inte kvarstår Kontantförsäljning, Pärm 10 år kvitton Obetalda hyror - Pärm 2 år bevakning Reklamationer Pärm 2 år efter garantitidens utgång 31 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

85 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Handling Medium Sortering, Gallringsfrist Anmärkningar förvaring rensa, bevara Rekvisitioner/ Pärm 2 år beställningar Tankkvitto Pärm 2 år Se fakturaunderlag. Vid samlingsfaktura sparas tankkvitton i 10 år. Terapikvitton Pärm 2 år Ärendenr 2018/300 Datum (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

86 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Personaladministration Nedanstående handlingar är vanligt förekommande vid personaladministration inom socialförvaltningen. För mer info om fler handlingar se Region Gotlands Bevarande- och gallringsplan ( Handlingar inom personaladministration (ny tabell) I den inledande texten finns mer information om rensning och gallring, vad som skiljer original från kopior och om leverans till regionarkivet, s4-12. Förkortningar som används i detta stycke finns förtydligade på s.13. Ärendenr 2018/300 Datum Handling Medium Sortering, Gallringsfrist Anmärkningar förvaring rensa, bevara Anställningsavtal Papper Personalakt Bevaras Original till löneavdelningen och medarbetaren. Kopior rensas vid. Ansökan om tjänst inom Wisma 2 år Registreras i Wisma recruit, ej erhållen tjänst Ansökan om tjänst Papper Personalakt Bevaras inom, erhållen tjänst Arbetsförmågebedöm Papper Personalakt Bevaras ning Arbetsmiljö Papper Pärm Bevaras Förvaras hos chef fördelning/returnerin g/begränsad fördelning av arbetsmiljöuppgifter Arbetsmiljö protokoll Papper Pärm Bevaras Tex skyddsronder, Besked om att anställningen upphör i samband med pensionsålder 67 år arbetsmiljöronder Papper Personalakt Bevaras Original till löneavdelningen och medarbetaren, kopior rensas vid. 33 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

87 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Handling Medium Sortering, Gallringsfrist Anmärkningar förvaring rensa, bevara Besked till medarbetare om att provanställning kommer att avbrytas/inte övergå Papper Personalakt Bevaras Original till löneavdelningen och medarbetaren, kopior rensas vid. till tillsvidareanställning enligt AB 4 mom 2 Betyg över anställning Pärm/mapp Bevaras Bilavtal Pärm 2 år efter att avtalet upphört att gälla Bisyssla anmälan/bedömning/ Papper W3D3 Bevaras Diarieförs beslut Dokumentation av erinrande/klargörande samtal Pärm Förstadagsintyg Papper Personalakt Bevaras Hyreskontrakt inaktuella, besiktningsprotokoll, etc. för bostäder som tillhandahålls av regionen Individuell utvecklingsplan Förvaras hos Chef Pärm 2 år Efter det att kontraktet upphört att gälla, under förutsättning att hyresskuld eller besiktningsanmärkning inte kvarstår Pärm/mapp Gallras när anställningen upphör Indragen sjukpenning Papper Personalakt Bevaras Förvaras hos chef och medarbetare Ärendenr 2018/300 Datum Kvittenser för nycklar/passerkort och behörighet till IT-system m.m. Pärm 2 år efter att anställningen upphört Ledarkontrakt Pärm/mapp Ledighetsansökan barn-, studie- och tjänstledigheter över 6 mån Förvaras hos chef Gäller både för avdelnings- och enhetschef samt förvaltningschef. Förvaras hos chef Papper Personalakt Bevaras Original till löneavd och medarbetaren, kopior rensas vid 34 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

88 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Handling Medium Sortering, Gallringsfrist Anmärkningar förvaring rensa, bevara Ledighetsansökan kortare än 6 månader Personalakt 2 år Original till löneavd och medarbetaren, kopior rensas vid Lista över personalens anhöriga med kontaktuppgifter Pärm/mapp Läkarintyg Personalakt 2 år Även från tandläkare, terminalglasögon m.m. Kopior rensas vid Lönesamtal Pärm/mapp Medarbetarkontrakt Papper Pärm/Mapp Bevaras Gallras när nytt upprättats Medarbetarsamtal Pärm/mapp Omplaceringsutrednin Papper Personakt Bevaras g, sammanställning Postöppning, fullmakt Pärm Registerkontroll av Akt 2 år efter att anställda och praktikanter anställningen som arbetar upphört direkt med barn Rehabiliteringsutredning Bevaras i personalakt på serviceförvaltningen Första undertecknade exemplaret BEVARAS. Därefter bevaras samtliga kontrakt år 2010, 2015, 2020 osv. Förvaras hos chef Papper Personalakt Bevaras Gäller för utredning, avslutande och vid korttidsfrånvaro. Rehabiliteringsplan Papper Personalakt Bevaras Handlingsplan. Ärendenr 2018/300 Datum Semesterlistor Pärm Telefonavstämning Pärm/mapp 2 år vid rekrytering Telefonlistor personal Pärm/mapp Tjänstgöringsbetyg Papper Personalakt Bevaras Under ständig förändring 35 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

89 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Handling Medium Sortering, Gallringsfrist förvaring rensa, bevara Tystnadsplikt Papper Personalakt Bevaras Anmärkningar Underrättelse till medarbetare att arbetsgivaren beslutat att avsluta anställningen i samband med arbetsbrist (enligt PAN-avtalet) Uppdragsbeställning av personal Uppsägning av anställning Uppsägning pga arbetsbrist personlig assistent Utdrag ur belastningsregistret Papper Personalakt Bevaras Original till löneavd och medarbetaren. Kopior rensas vid Pärm 10 år Tex Hyrsköterskor, socionomer Papper Personalakt Bevaras Original till löneavd och medarbetaren. Kopior rensas vid Papper Personalakt Bevaras Original till löneavd och medarbetaren. Kopior rensas vid Mapp Gallras efter anteckning i rekryteringsdokumentet Utökad sysselsättningsgrad Papper Personalakt Bevaras Original till löneavd och medarbetaren. Kopior rensas vid Varning skriftlig Papper Personalakt Bevaras Diarieförs i W3D3 Verksamhetsövergång / konkurrensutsättning Papper Personalakt Bevaras Ärendenr 2018/300 Datum (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

90 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Individ- och familjeomsorgen Gotland ett intensivdataområde Region Gotland är i 7 kap 2 Socialtjänstförordningen utsett att ingå i s.k. intensivdataområde (data i betydelsen uppgifter). Det innebär att vi ska spara mer än övriga delar av landet inom vissa forskningsintressanta områden. Vi är t ex skyldiga att bevara alla personakter, när andra kommuner gallrar sina. Akterna ska överlämnas till regionarkivet vid den tidpunkt när de normalt skulle ha gallrats d.v.s. när de inte varit aktuella på 5 år efter att senaste anteckningen är gjord. Efter att akterna har lämnats över till regionarkivet är de inte längre tillgängliga för socialtjänsten. Personakter Personakten utgör grunden för dokumentationen i ett enskilt ärende. Handlingar som kommer in eller upprättas i ärenden som rör en eller flera personer ska förvaras i en personakt. Dokumentationen ska utvisa initiering (ansökan/anmälan), utredning, beslut, insatser samt uppföljning Observera att en personakt kan bestå av en digital akt och en pappersakt. Reglerna om bevarande och gallring gäller för båda dessa aktdelar. Ute i verksamheterna finns också dokumentation som ska förvaras på ett säkert sätt under tiden ärendet är aktuellt. Verksamhetssystem Den digitala delen av akten utgörs av dokumentation i verksamhetssystemet Procapita. Arbete pågår med att införa Lifecare i stället för Procapita. Flexite är ett annat verksamhetssystem som används inom hela regionen för att hantera avvikelser, fel och brister i verksamheterna. Allmän administration inom individ- och familjeomsorgen Här redovisas sådana handlingar inom individ- och familjeomsorgen som inte tillhör personakterna. Handlingar inom allmän administration inom individ- och familjeomsorgen I den inledande texten finns mer information om rensning och gallring, vad som skiljer original från kopior och om leverans till regionarkivet, s4-12. Förkortningar som används i detta stycke finns förtydligade på s.13. Ärendenr 2018/300 Datum Handling Medium Sortering förvaring Säg vad du tycker... Papper Pärm/mapp synpunktshantering W3D3 Anmälningar som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende Attest- och avsläppslistor Gallringsfrist rensa, bevara Bevaras Anmärkningar Diarieförs Pärm 5 år T.ex. anmälningar enligt 14 kap. 1 socialtjänstlagen. Sätts i slaskpärm Pärm 10 år 37 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

91 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Ärendenr 2018/300 Datum Handling Medium Sortering förvaring Avbetalningsplan på Pärm återbetalning av ekonomiskt bistånd Gallringsfrist rensa, bevara 3 år från sista betalningstillfälle/ avskrivning Avhysning, underrättelse från kronofogdemyndighet Avtal med enskilda utförare Checkkopior - utbetalning försörjningsstöd Elleverantör - underrättelse om avstängning Externfaktura - till hyror för klienter som hyr i andra hand Förundersökningsprotokoll Granskningsärende - listor till individutskottet Hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc. för bostäder som tillhandhålls av socialtjänsten Kontoutdrag, t ex från plus- eller bankgirot Korrespondens med enskilda utförare Minnesanteckningar/p rotokoll från samverkansgrupper, APT, etc. (original) Rapporter och meddelanden som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende Pärm Anmärkningar Papper Pärm W3D3 Bevaras Diarieförs Pärm Pärm Pärm Pärm Pärm Pärm Pärm Pärm/mapp W3D3 10 år 2 år 10 år 2 år 2 år efter kontraktet upphört att gälla 10 år Inaktualitet Bevaras Papper Pärm/mapp Bevaras i tidskronologis k ordning Görs i datasystemet, tas ej ut i pappersform Under förutsättning att hyresskuld eller besiktningsanmärkning inte kvarstår Diarieförs Pärm 2 år 5 år T.ex. polisrapporter, LOB- ar, meddelanden om avhysning, hyresskuld m.m. Sätts in i slaskpärm 38 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

92 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Ärendenr 2018/300 Datum Handling Medium Sortering förvaring Register över rapporter och meddelanden som inte ger upphov till ärende Registerkontroller som endast har tillfällig betydelse Retroaktiv utbetalning från försäkringskassan, beslut om Retroaktiv utbetalning från försäkringskassan, begäran om Gallringsfrist rensa, bevara Pärm 2 år 5 år Försättsblad i slaskpärm Pärm Anmärkningar Pärm 2 år Försäkringskassans beslut Pärm Begäran från socialförvaltningen Socialnämnden Riskanalys Papper Pärm Bevaras Tas upp i samverkansgruppen och dokumenteras i samverans-protokollet Räkningar Pärm 10 år Finns angivna på attest och avsläppslistor Sammanställningar/ rapporter över försörjningsstödsutvecklingen Skriftlig information till och från andra enheter inom socialtjänsten och andra myndigheter SoL-beslut - sammanställning av beslut Papper Pärm/mapp W3D3 Bevaras Papper Pärm Bevaras Diarieförs Pärm 2 år Se Lista till individutskottet (IU) över fattade delegationsbeslut i det förvaltningsövergripan de kapitlet Tillsynsrapporter Papper W3D3 Bevaras Tex från Arbetsmiljöverket, IVO m.fl. Diarieförs. Ska ingå i diarieförda handlingar Tillsynsrapporter över enskilt bedrivna verksamheter Papper Pärm W3D3 Bevaras Tolkregister Pärm Diarieförs. Ska ingå i diarieförda handlingar Finns hos flyktingmottagningen 39 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

93 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Handling Medium Sortering förvaring Utvärderingar och Papper Pärm/mapp uppföljningar av W3D3 verksamheten Årsberättelser, verksamhetsberättelser Papper Pärm/mapp W3D3 Gallringsfrist rensa, bevara Bevaras Bevaras Anmärkningar Diarieförs. Ska ingå i diarieförda handlingar Till närmaste chef. Diarieförs Ärendenr 2018/300 Datum (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

94 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Barn- och familjeenheten Handlingar som förekommer i personakter I den inledande texten finns mer information om rensning och gallring, vad som skiljer original från kopior och om leverans till regionarkivet, s4-12. Förkortningar som används i detta stycke finns förtydligade på s.13. Handling Medium Sortering, förvaring Aktualiseringar, Procapita Procapita Anmälningar från polis, skola etc. Anmälningar som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende Gallringsfrist rensa, bevara Anmärkningar Uppgifterna antecknas i journalen Om uppgifterna finns i annan dokumentation, t.ex. utredning eller journalanteckning Papper Akt Bevaras Om de lett till placering utredning Pärm 5 år T.ex. anmälningar enligt 14 kap. 1 socialtjänstlagen. Sätts i slaskpärm Ansvarsförbindelser Papper Akt Bevaras Ansökan om Papper Akt Bevaras kontaktperson vid umgänge Ansökan om vård (till Papper Akt Bevaras institutioner), placerade barn Ansökan om vård, Papper Akt Bevaras LVU (till förvaltningsrätt) Ansökan till Papper Akt Bevaras tingsrätten Avtal med föräldrar Papper Akt Bevaras Ärendenr 2018/300 Datum Beslut från migrationsverket Beslut i nämnd/ Individutskottet (IU), kopia Beslut och beslutsunderlag Papper Akt Bevaras Papper Akt Bevaras Kan gallras efter anteckning i journal. Original finns hos nämndsekreterare. Papper Akt Bevaras Beslutsunderlag kan t.ex. bestå av en kopia från annan vårdgivare/myndighet Coachplan Papper Akt Bevaras Gäller ungdomscoach 41 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

95 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Handling Medium Sortering, förvaring Gallringsfrist rensa, bevara Dokumentation av Papper Akt Bevaras planering, t.ex. vårdplaner, behandlingsplaner, arbetsplaner Domar/beslut i Papper Akt Bevaras förvaltningsdomstol Eftergift av förälders ersättningsskyldighet för barns vård i ett annat hem än det egna Efterlysning, begäran om hos polisen kopior Familjehem, utredningar barn SoL kap Anmärkningar Papper Akt Bevaras Kan gallras om innehållet dokumenterats i journalen Akt Papper Akt Bevaras Efter notering i journal Förordnanden av Papper Akt Bevaras offentligt biträde Förtur till bostad, ansökan om Papper Akt Bevaras Skrivs direkt i journalen Förundersökningsprotokoll Akt Genomförandeplan Papper Akt Bevaras Ärendenr 2018/300 Datum Handlingar av betydelse i ärendet, inkomna, upprättade och utgående Handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Hälsoundersökning, beställning och svar Journalanteckningar, Procapita Journaler med bilagor från hem för vård eller boende Kallelse till rättegång, möte med handläggare m.m. Konsultationsdokument Papper Akt Bevaras Akt Papper Akt Bevaras Akt Papper Procapita Bevaras Samtliga anteckningar skrivs ut vid arkivering och läggs med akt Papper Akt Bevaras Läggs i personakt efter avslutad placering. Vid enskilt bedriven verksamhet efter överlämnade enligt avtal Papper Akt Bevaras Till skola, förskola, etc. 42 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

96 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Handling Medium Sortering, förvaring Gallringsfrist rensa, bevara Kontaktperson, Papper Akt Bevaras ansökan om Meddelanden om Akt förundersökning Meddelanden om Akt utskrivning från hem för vård eller boende (HVB) Meddelanden om åtalsunderlåtelse/att åtal ska väckas Medgivanden, SoL kap 6 6 Mottagningsbevis, rek vid expedierat beslut Namnärenden, handlingar i Placering inom kommunen av barn från annan kommun, meddelande om Pärm Papper Akt Bevaras Akt Papper Akt Bevaras Pärm Gallras när placeringen upphört Placeringsmeddelande Papper Akt Bevaras från Statens institutionsstyrelse Polisanmälningar Papper Akt Bevaras Anmärkningar Skrivs in i journalen Om akt finns ska notering göras i akten När överklagningstiden gått ut Om man inte får kännedom om när en placering upphör kan meddelandet gallras 5 år efter sista notering. Ärendenr 2018/300 Datum Polisrapporter om brott eller misstanke om brott Protokoll/mötesantec kningar från samarbetsgrupp mellan t.ex. socialtjänst, skola, polis Samtycken, SoL kap 6 6 Samtycke att hämta uppgifter ur andra myndigheters register eller lämna ut uppgifter ur våra register till andra myndigheter sekretesseftergift Pärm 2 år Papper Akt Bevaras Papper Akt Bevaras Pärm Bevaras 43 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

97 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Handling Medium Sortering, Gallringsfrist Anmärkningar förvaring rensa, bevara Särskild förordnad Papper Akt Bevaras vårdnadshavare/ överflyttad vårdnad Underställning till förvaltningsrätt, handlingar rörande Papper Akt Bevaras Lag med särskilda bestämmelser om vård av unga (LVU) Ungdomstjänst, Procapita Bevaras Skrivs in i journalen överenskommelse Ungdomstjänst, villkor och information Uppdragsrapport från kontaktperson Upprättade handlingar i ärendet Utredningar i enskilt ärende Utredningar om lämpligt familjehem för den placerade Utskrivningsmeddelande från institution Procapita Om innehållet framgår av övrig dokumentation Papper Akt Bevaras Kan gallras om det skrivs in i journal Papper Akt Bevaras Papper Akt Bevaras Papper Akt Bevaras Dock inte utredningen om familjehemmet som sådant, som har egen akt. Papper Akt Bevaras Kan också komma in via telefon, skrivs då in direkt i journal Vårdnadsutredningar Papper Akt Bevaras Ärendenr 2018/300 Datum Vårdplaner, insatsplaner, arbetsplaner i enskilt ärende Yttrande till åklagare och allmän domstol Åtalsunderlåtelse, respektive att åtal ska väckas, meddelande om Ärendeblad A B, journalblad Papper Akt Bevaras Papper Akt Bevaras Om ingen akt finns förvaras de i pärm Papper Akt Bevaras Kan gallras efter anteckning i journal Papper Akt Bevaras Används inte längre Överenskommelser Papper Akt Bevaras Överklaganden - med bilagor, kopior Beroendeenheten Papper Akt Bevaras Överklagandet i original skickas till förvaltningsdomstol för prövning 44 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

98 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Handlingar som förekommer i personakter Se även handlingar som förekommer i personakter, stöd- och försörjningsenheten, s 49. För unga personer se även handlingar som förekommer i personakter, barn och familj s 38. I den inledande texten finns mer information om rensning och gallring, vad som skiljer original från kopior och om leverans till regionarkivet, s4-12. Förkortningar som används i detta stycke finns förtydligade på s.13. Ärendenr 2018/300 Datum Handling Medium Sortering, förvaring Ej verkställda beslut enligt SoL och LSS - individrapportering Aktualiseringar, Procapita/Lifecare Anmälningar från andra myndigheter, t.ex. polisen, eller privatpersoner Anmälningar som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende Ansvarsförbindelser för kostnader Ansökan om vård enligt lagen om vård av missbrukare i vissa fall LVU och LVM, med bilagor Ansökningar till institutioner om vård Arrestantblad från polismyndigheten Avtal - individuella mellan klient och institution Behandlingsplaner, etc. från Kriminalvården för kännedom Beslut i nämnd/ Individutskottet (IU), kopia Gallringsfrist Anmärkningar rensa, bevara Pärm/mapp 3 år Rapport till Socialstyrelsen Procapita/ Lifecare Papper Akt Bevaras Uppgifterna antecknas i journalen Om uppgifterna finns i annan dokumentation, t.ex. utredning eller journalanteckning Pärm 5 år T.ex. anmälningar enligt 14 kap. 1 socialtjänstlagen. Sätts i slaskpärm Papper Akt Bevaras Papper Akt Bevaras Papper Akt Bevaras Akt 2 år Papper Akt Bevaras Akt Papper Akt Bevaras Kan gallras efter anteckning i journal. Original finns hos nämndsekreterare. 45 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

99 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Ärendenr 2018/300 Datum Handling Medium Sortering, Gallringsfrist Anmärkningar förvaring rensa, bevara Beslut och beslutsunderlag Papper Akt Bevaras Beslutsunderlag kan bestå av en kopia från annan vårdgvare/myndighet Dokumentation av Papper Akt Bevaras planering, t.ex. behandlingsplaner, vårdplaner Domar/beslut i Papper Akt Bevaras förvaltningsdomstol Efterlysning, begäran om hos polisen, kopior Externfaktura - hyror för klienter som hyr i andra hand Förtur till bostad, ansökan om Förundersökningsprot okoll Handlingar av betydelse i ärendet, inkomna, upprättade och utgående Handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Akt Pärm 2 år Papper Akt Bevaras Akt Papper Akt Bevaras Akt Efter notering i journal Hyresgarantier Akt 2 år 2 år efter att kontraktet upphört. Noteras i journalen Journalanteckningar, Procapita/Lifecare Journaler med bilagor från hem för vård eller boende Kallelse till rättegång, möte med handläggare m.m. Kontaktperson, ansökan om Papper Procapita/ Lifecare Bevaras Samtliga anteckningar skrivs ut vid arkivering och läggs till akt Papper Akt Bevaras Läggs i personakt efter avslutad placering. Vid enskilt bedriven verksamhet efter överlämnade enligt avtal Akt Papper Akt Bevaras Körkortsyttrande Papper Akt Bevaras 46 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

100 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Handling Medium Sortering, förvaring Gallringsfrist rensa, bevara Körkortsärenden, Akt utredningar om akt saknas Lagen med särskilda Papper Akt Bevaras bestämmelser för vård av unga (LVU) - handlingar Meddelanden om utskrivning från hem för vård eller boende Mottagningsbevis, rek Akt vid expedierat beslut Polisanmälningar Papper Akt Bevaras Anmärkningar Finns akt bevaras handlingen i den Noteras i journal När överklagningstiden gått ut Ärendenr 2018/300 Datum Polisrapporter om brott eller misstanke om brott Provtagning, beställning Provtagning, svar från Karolinska (drogtest) Samtycke att hämta uppgifter ur andra myndigheters register eller lämna ut uppgifter ur våra register till andra myndigheter sekretesseftergift Underställning till förvaltningsrätt, handlingar rörande Pärm 2 år Pärm När provsvaret kommit Papper Akt Bevaras Kan gallras efter notering om resultat i journal Akt Bevaras Papper Akt Bevaras Lagen med särskilda bestämmelser om vård av unga LVM och LVU Papper Akt Bevaras Utredningar i enskilt ärende Utskrivning från Akt HVB-hem och liknande, meddelande Yttrande i körkortsärenden Överenskommelser Papper Akt Bevaras Överklaganden, med bilagor Efter notering i akt Papper Akt Bevaras Hanteras oftast av socialjouren Papper Akt Bevaras 47 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

101 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Ärendenr 2018/300 Datum (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

102 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Enheten för ensamkommande flyktingbarn (EKB) Enheten för ensamkommande flyktingbarn finns inom individ- och familjeomsorgen. De handlingar som förekommer inom EKB är de samma som inom Barn- och familjenheten och Stöd- och försörjningsenheten, därför tas inte handlingar inom EKB upp särskilt. Se istället Barn- och familjeenheten samt Stöd- och försörjningsenheten s.49. Flyktingmottagningen I lagen om mottagande av asylsökande m.fl. (LMA) finns bestämmelser om sysselsättning för och bistånd till asylsökande m.fl. Socialnämnden ska dock lämna bistånd till dem som ansöker om uppehållstillstånd och medges rätt att vistas i landet medan ansökan prövas. Biståndet ges i form av dagersättning och för vissa andra kostnader. I lagen om introduktionsersättning för flyktingar och vissa andra utlänningar (LIF) ges kommunerna möjlighet att under en introduktionsperiod bevilja introduktionsersättning istället för försörjningsstöd till flyktingar och vissa andra utlänningar som har tagits emot i kommunen inom ramen för det kommunala flyktingmottagandet. Om bistånd har beviljats enligt socialtjänstlagen upprättas personakter som då följer bestämmelserna för bevarande och gallring av dessa. Allmän administration inom flyktingmottagningen Ärendenr 2018/300 Datum Handling Medium Sortering, förvaring Aktualiseringar, Akt Procapita Ansökningar om schablonersättningar Besiktningsprotokoll, vid flytt från lägenhet Dokumentation över kurser, utbildningar och seminarier i egen regi Hyreskontrakt, uthyrning och förhyrning av flyktingbostäder Inventarieförteckninga r för uthyrda bostäder Pärm Gallringsfrist rensa, bevara 10 år Anmärkningar Om uppgifterna finns i annan dokumentation, t.ex. utredning eller journalanteckning Pärm 2 år Efter kontraktstidens utgång Papper Pärm Bevaras Pärm 2 år Efter kontraktstidens utgång, under förutsättning att hyresskuld inte kvarstår Pärm 49 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

103 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Handling Medium Sortering, förvaring Gallringsfrist rensa, bevara Protokoll från möten Papper Pärm Bevaras med frivilligorganisationer m.fl. som deltar i mottagandet av flyktingar och asylsökande Register över Pärm boende i genomgångsbostäder Register över Papper Pärm Bevaras flyktingar Statsbidragsansökningar Pärm 10 år Statsbidragsansökningar Pärm 2 år underlag Säg vad du tycker... Papper Pärm/mapp Bevaras synpunktshantering W3D3 Tolkregister Pärm Uppsägning av Pärm 2 år bostadskontrakt Varningsbrev och uppsägningar med mottagningsbevis Anmärkningar Diarieförs Pärm 2 år Efter att ärendet avslutats Handlingar i LMA-akter Ärendenr 2018/300 Datum Handling Medium Sortering, förvaring Gallringsfrist rensa, bevara Anmälan till Akt hälsoundersökning Ansökan om Papper Akt Bevaras dagbidrag/dagersättni ng Beslut från Akt invandrarmyndighet Beslut i enskilt ärende Papper Akt Bevaras Förordnanden av offentligt biträde Akt Anmärkningar 50 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

104 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Handling Medium Sortering, förvaring Gallringsfrist rensa, bevara Handlingar av Papper Akt Bevaras betydelse i ärendet, inkomna, upprättade och utgående Handlingar av tillfällig Akt betydelse och/eller rutinmässig karaktär Handlingar som styrker ansökan om uppehållstillstånd Underlag för återsökning av utgivet bistånd Underlag till ansökan om dagbidrag/ dagersättning Utredningar i enskilt ärende Akt Akt Akt Papper Akt Bevaras Anmärkningar T.ex. kopior av pass och vigselbevis, remissutlåtanden från läkare m.m. Handlingar i LIF-akter Handling Medium Sortering, förvaring Gallringsfrist rensa, bevara Ansökan från enskild Papper Akt Bevaras om bistånd eller service med eventuella bilagor Beslut från Akt 10 år invandrarmyndighet Beslut i enskilt ärende Papper Akt Bevaras Anmärkningar Ärendenr 2018/300 Datum Beslut om hemutrustningslån från Centrala studiestödsnämnden Ekonomiska beräkningar Förbindelser att följa reglerna för introduktionsersättnin g Akt Papper Akt Bevaras Papper Akt Bevaras 51 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

105 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Handling Medium Sortering, förvaring Gallringsfrist rensa, bevara Handlingar av Papper Akt Bevaras betydelse i ärendet, inkomna, upprättade och utgående Handlingar av tillfällig Akt betydelse och/eller rutinmässig karaktär Hyreskontrakt, kopior Akt Introduktionsplan/ Akt Bevaras handlingsplan Korrespondens av Papper Akt Bevaras betydelse i ärendet Underlag till ansökan om introduktionsersättnin g Akt Utredningar i enskilt Papper Akt Bevaras ärende Yttrande Papper Akt Bevaras Anmärkningar Närvarorapporter över svenskundervisning, kostnadsförslag för tandvård, etc. Överklagande med bilagor Papper Akt Bevaras Ärendenr 2018/300 Datum (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

106 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Stöd- och försörjningsenheten Handlingar som förekommer i personakter I den inledande texten finns mer information om rensning och gallring, vad som skiljer original från kopior och om leverans till regionarkivet, s4-12. Förkortningar som används i detta stycke finns förtydligade på s.13. Ärendenr 2018/300 Datum Handling Medium Sortering, förvaring Aktualiseringar Procapita/ Procapita/Lifecare Lifecare Anmälningar som tillhör ärende eller ger upphov till ärende Anmälningar som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende Gallringsfrist rensa, bevara Papper Akt Bevaras Anmärkningar Uppgifterna antecknas i journalen Om uppgifterna finns i annan dokumentation, t.ex. utredning eller journalanteckning Pärm 5 år T.ex. anmälningar enligt 14 kap. 1 socialtjänstlagen. Sätts i slaskpärm Papper Akt Bevaras Gäller även Ansökan med eventuella bilagor E-ansökan Arbetsplaner/handling Akt Från splaner samt Arbetsförmedlingen, aktivitetsrapport för samtliga för påseende, den enskilde noteras i journal Avhysning, underrättelse Akt från kronofogdemyndighet Avtal och Papper Akt Bevaras överenskommelser i enskilda fall Bekräftelse på Akt mottagen information om ekonomiskt bistånd Beslut från Papper Akt Bevaras Migrationsverket Beslut i enskilt ärende Papper Akt Bevaras Skrivs in i journalen Beslut i nämnd/ Individutskottet (IU) Papper Akt Bevaras Kan gallras efter anteckning i journal. Original finns hos nämndsekreterare. 53 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

107 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Ärendenr 2018/300 Datum Handling Medium Sortering, förvaring Gallringsfrist rensa, bevara Dokumentation av Papper Akt Bevaras planering som rör den enskilde, t ex. arbetsplaner, behandlingsplaner, vårdplaner Domar/beslut i Papper Akt Bevaras förvaltningsdomstol Elleverantör, underrättelse Pärm 2 år om avstängning Externfaktura - till Pärm 10 år hyror för klienter som hyr i andra hand Förmedling av enskilda Akt medel, handlingar rörande Förordnande av förmyndare, förvaltare, god man Försörjningsstöd, ansökan och återansökan Anmärkningar Efter journalanteckning Akt Gallras Bevaras Efter journalanteckning Papper Akt Bevaras Påskrivna av den enskilde Förtur till bostad, Papper Akt Bevaras ansökan om Genomförandeplaner Papper Akt Bevaras Endast vid kontaktpersonärenden Handlingar av betydelse i ärendet, inkomna, upprättade och utgående Papper Akt Bevaras Handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Akt Handlingar som finns i original hos annan enhet/myndighet Papper Akt Bevaras Om det skrivs in i journal kan handlingen gallras Hyresgarantier Akt 2 år 2 år efter att Hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc, kopior Pärm/akt kontraktet upphört 54 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

108 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Handling Medium Sortering, förvaring Hyresskulder, Akt uppsägningar, meddelanden från hyresvärd etc. Hälsoundersökning, beställning och svar Gallringsfrist rensa, bevara Anmärkningar Papper Akt Bevaras Sällsynt förekommande, gäller asylsökande Jobsam månadsrapport Akt Jobsam Papper Akt Bevaras Slutrapport/sammanfat tning Journalanteckningar Procapita/Lifecare Papper Procapita/ Lifecare Bevaras Kallelse till rättegång, möte med handläggare m.m. Kontaktperson, ansökan om Korrespondens/ -konversationer av värde Akt Papper Akt Bevaras Papper Procapita/ Lifecare Akt Bevaras Samtliga anteckningar skrivs ut från Procapita/Lifecare vid arkivläggning och läggs till akt kan gallras efter att det kopierats in i journal T.ex. tandvård, glasögon m.m. Kostnadsförslag Akt Läkarintyg Papper Akt Bevaras Handlingen kan gallras om det innehållet antecknas i journal, gäller även intyg från dietist/sjukgymnast m.m. Mottagningsbevis, rek Akt vid expedierat beslut Polisanmälningar Papper Akt Bevaras När överklagningstiden gått ut Ärendenr 2018/300 Datum Polisrapporter om Pärm 2 år brott eller misstanke om brott Registerutdrag KIR Pärm Remisser Papper Akt Bevaras 55 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

109 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Handling Medium Sortering, förvaring Gallringsfrist rensa, bevara SIP (Samordnad Papper Akt Bevaras Individuell Plan) Samtycke att hämta Akt Bevaras uppgifter ur andra myndigheters register eller lämna ut uppgifter ur våra register till andra myndigheter sekretesseftergift Underlag för Akt ekonomiskt bistånd (försörjningsstöd) Utredningar i enskilt Papper Akt Bevaras ärende Vårdplaner, insatsplaner, Papper Akt Bevaras arbetsplaner i enskilt ärende Återansökan med Papper Akt Bevaras eventuella bilagor Överenskommelser Papper Akt Bevaras Anmärkningar Kvitton, offerter, deklarationer, bankkontoöversikter, kontoutdrag, kopia hyresavier, avbetalningskontrakt, uppehållstillstånd kostnadsförslag tandvård, glasögon m.m. Överklaganden - med bilagor Papper Akt Bevaras Ärendenr 2018/300 Datum (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

110 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Dödsboanmälningar och boutredningar Kommunen har enligt ärvdabalken och begravningslagen vissa skyldigheter i samband med dödsfall. Enligt ärvdabalken kan socialnämnden inge dödsboanmälan till Skatteverket om den avlidnes tillgångar inte räcker till begravningskostnader och andra utgifter med anledning av dödsfallet. Kommunen ska enligt begravningslagen sköta om begravningen om inte någon annan gör det. Region Gotland har speciellt utsedda boutredare. I de fall då ekonomiskt bistånd beviljas/avslås upprättas en personakt hos stöd- och försörjningsenheten, se tabell Stöd- och försörjningsenheten sidan 49. Handlingar som rör dödsboanmälningar och boutredningar I den inledande texten finns mer information om rensning och gallring, vad som skiljer original från kopior och om leverans till regionarkivet, s4-12. Förkortningar som används i detta stycke finns förtydligade på s.13. Handling Medium Sortering, Gallringsfrist Anmärkningar förvaring rensa, bevara Bouppteckningsintyg Pärm 5 år Boutredning, Pärm 5 år bouppteckning, kopior Dödsboanmälan, Pärm 5 år kopior Ekonomiska utredningar Pärm 5 år Se text ovan denna tabell Fakturor, kopior Pärm 5 år Fullmakter Pärm 5 år Kontoutdrag Pärm 5 år Korrespondens Pärm 5 år Ärendenr 2018/300 Datum Protokoll över Pärm 5 år hembesök Släktutredningar Pärm 5 år T.ex. registerutdrag från Skatteverket Testamente Pärm 5 år 57 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

111 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan IFO familjestödsenheten familjehemsteamet Enheten för familjehem och familjerätt Enheten för familjehem och familjerätt består av två team, familjehemsteamet och familjerättsteamet. I Familjehemsteamet finns socialsekreterare som följer och stödjer barnen. Handlingar som förekommer hos dessa socialsekreterare återfinns i kapitlet Barn- och Familjeenheten s.38. I familjehemsteamet finns också familjehemssekreterare som rekryterar, utreder och ger stöd till familjehemmen. De handlingar som förekommer hos familjehemssekreterarna återfinns i nedanstående tabell. I Familjerättsteamet finns familjerättssekreterare som arbetar med adoptioner, faderskap och föräldraskap samt vårdnad, boende och umgänge. Familjehemsteamet Akter inom Familjehem, kontaktperson och kontaktfamilj Familjehem kallas den familj som tar emot ett eller flera barn för stadigvarande vård och fostran eller vuxna i behov av vård eller stöd i sitt hem på uppdrag av socialnämnden. Familjens lämplighet bedöms efter en familjehemsutredning som ska bevaras i en särskild personakt som ska hanteras som övriga personakter inom socialtjänsten. Det finns olika typer av familjehem. Kontaktfamilj är en familj som tar emot barn och ungdomar, men inte för stadigvarande boende. Vanligtvis vistas barnet eller ungdomen var tredje eller fjärde helg i kontaktfamiljen. Kontaktfamiljens lämplighet bedöms efter en utredning som ska bevaras i en särskild personakt som ska hanteras som övriga personakter inom socialtjänsten. Kontaktpersoner är utsedda av socialnämnden (genom delegerad tjänsteman) med uppgift att hjälpa enskild och dennes närmaste i enskilda angelägenheter. Kontaktpersonens lämplighet bedöms efter en utredning som ska bevaras i en särskild personakt som ska hanteras som övriga personakter inom socialtjänsten. Här används samlingsnamnet uppdragstagare för familjehem, kontaktfamiljer och kontaktpersoner. Familjehemsteamet arkiverar sina akter på det år då uppdraget avslutats. Ärendenr 2018/300 Datum Vid beslut om boende i familjehem eller korttidsfamilj görs en utredning om hemmet enligt socialtjänstlagen och en särskild akt läggs upp på familjehemmet eller korttidsfamiljer av familjehemsteamet. 58 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

112 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Handlingar rörande familjehem, kontaktperson och kontaktfamilj uppdragstagare I den inledande texten finns mer information om rensning och gallring, vad som skiljer original från kopior och om leverans till regionarkivet, s Förkortningar som används i detta stycke finns förtydligade på s.13. Ärendenr 2018/300 Datum Handling Medium Sortering, förvaring Aktualiseringar, Procapita Procapita Avtal och överenskommelser med uppdragstagare Beslut i nämnd/ Individutskottet (IU), kopia Gallringsfrist rensa, bevara Papper Akt Bevaras Anmärkningar Uppgifterna antecknas i journalen Om uppgifterna finns i annan dokumentation, t.ex. utredning eller journalanteckning Papper Akt Bevaras Kan gallras efter anteckning i journal. Original finns hos nämndsekreterare. Beslut om kostnader Papper Akt Bevaras T.ex. förlorad arbetsinkomst, extra omkostnader eller handledning Beslut om placering i familjehem Checklista över vad som finns i uppdragstagarens akt Förteckningar över barn som vistas i familjehem eller annat enskilt hem Genomförandeplan, uppdragstagare - kopia Information från försäkringskassan Information från andra myndigheter Papper Akt Bevaras Godkännande/ medgivande. Beslut i individutskottet Papper Akt Bevaras Används som försättsblad i uppdragstagares akt. Förekommer inte i konsulentstödda fam.hemsakter Pärm Akt Akt När ny förteckning upprättas Originalet i barnets akt, kallades tidigare arbetsplan Ändring av utbetalning av barnbidrag etc Tex. från skatteverket/kronofog den 59 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

113 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Ärendenr 2018/300 Datum Handling Medium Sortering, förvaring Intresseanmälan om att bli familjehem, kontaktperson eller kontaktfamilj Intresseanmälan om att bli familjehem, kontaktperson eller kontaktfamilj, utredning ej inledd Journalanteckningar, Procapita Lönelistor, löneunderlag uppdragstagare familjehemsteamet Placering inom kommunen av barn från annan kommun, meddelande om Registerkontroller som utgör underlag för beslut Samtycke att hämta uppgifter ur andra myndigheters register eller lämna ut uppgifter ur våra register till andra myndigheter sekretesseftergift Samtycken SoL kap 6 6 Underlag för att hitta rätt familjehem, kontaktperson/ kontaktfamilj Gallringsfrist Anmärkningar rensa, bevara Papper Akt Bevaras Gäller även återtagna intresseanmälan - där utredning är inledd och klar Pärm 2 år Papper Procapita Bevaras Samtliga anteckningar skrivs ut vid arkivläggning och läggs till akt Pärm 2 år Pärm Gallras när placeringen upphört Om man inte får kännedom om när en placering upphör kan meddelandena gallras 5 år efter sista notering. Papper Akt Bevaras T.ex. från Social- eller Polisregistret. Ska tillföras akten i läsbar form. Dokumentet kan gallras efter notering om innehåll i journal. Papper Akt Bevaras Papper Akt Bevaras Pärm/mapp Görs numera i vårdplansform 60 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

114 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Handling Medium Sortering, förvaring Uppdragsrapport från Akt kontaktperson Gallringsfrist rensa, bevara Inaktualitet Bevaras Anmärkningar Kan gallras efter att det skrivits in som journalanteckning i Procapita Utredning över uppdragstagare Papper Akt Bevaras Vårdplan, barnets Akt Original i barnets akt Ärendeblad A och B Papper Akt Bevaras Användes tidigare Ärendenr 2018/300 Datum (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

115 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Familjerättsteamet Personakter inom familjerätten Personakten utgör grunden för dokumentationen i ett enskilt ärende. Handlingar som kommer in eller upprättas i ärenden som rör en eller flera personer ska förvaras i en personakt. Dokumentationen ska utvisa initiering (ansökan eller anmälan), utredning, beslut, insatser samt uppföljning rörande den enskilde. Adoptionsärenden Beslut om adoption fattas av tingsrätten efter att den inhämtat upplysningar om barnet och sökanden m.m. från socialnämnden i hemkommunen för den/de som ansöker om adoption. Vid adoption av utländska barn fattas beslutet om adoption ibland av domstol i barnets hemland. Dokumentationen i enskilda ärenden förvaras i personakt. Handlingar i genomförda adoptioner bevaras enligt 12 kap. 2 SoL. Handlingar i ej genomförda adoptioner bevaras/gallras enligt 12 kap.1-2 SoL. Adoptionsärenden arkiveras på det år som adoptionen genomfördes. Observera att det är olika tider för när akten ska ställas av beroende på ursprungslandets krav på uppföljning. Akt A = Handlingen ska förvaras i adoptantens akt Akt B = Handlingen ska förvaras i barnets akt Handlingar som förekommer i personakt rörande adoption I den inledande texten finns mer information om rensning och gallring, vad som skiljer original från kopior och om leverans till regionarkivet, s4-12. Förkortningar som används i detta stycke finns förtydligade på s.13. Ärendenr 2018/300 Datum Handling Medium Sortering, förvaring Gallringsfrist rensa, bevara Adoptionsutbildning, Papper Akt A Bevaras intyg Aktualiseringar, Akt A+B Procapita/Lifecare Aktualiseringsintyg Papper Akt A Bevaras Anmälan om förslag på barn Ansökan om medgivande, med bilagor Ansökan till tingsrätten om adoption Anmärkningar Uppgifter av värde antecknas i journalen Om uppgifterna finns i annan dokumentation, t.ex. utredning eller journalanteckning Papper Akt A+B Bevaras Sökande lämnar kopia Papper Akt A Bevaras Papper Akt B Bevaras 62 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

116 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Handling Medium Sortering, förvaring Gallringsfrist rensa, bevara Barnets ursprung, Papper Akt B Bevaras handlingar Beslut i nämnd/ Individutskottet (IU), kopia Anmärkningar Papper Akt A Bevaras Kan gallras efter anteckning i journal. Original finns hos nämndsekreterare. Consent Papper Akt A Bevaras Beslutsprotokoll på engelska eller annat språk (internationellt medgivande) Domar/beslut i Papper Akt A Bevaras förvaltningsdomstol Domar från tingsrätten Papper Akt B Bevaras Hälsobedömning Papper Akt A Bevaras Identitetsstyrkande handlingar Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Journalanteckningar, Procapita/Lifecare Papper Akt A Bevaras Papper Akt A+B Bevaras Akt A+B Papper Akt A+B Bevaras Samtliga anteckningar skrivs ut från Procapita/Lifecare vid arkivläggning och läggs till akt Akt A+B Kallelser till möte med handläggare m.m. Läkarintyg Papper Akt A Bevaras Ärendenr 2018/300 Datum Medgivande, beslut Papper Akt A Bevaras Finns ibland översatt till annat språk Mottagningsbevis, rek vid expedierat beslut Akt A När överklagningstiden gått ut Referenser Papper Akt A Bevaras Register utdrag Papper Akt A Bevaras Kan gallras om informationen skrivits in i journalanteckning 63 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

117 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Handling Medium Sortering, förvaring Gallringsfrist rensa, bevara Samtycke att hämta Akt A Bevaras uppgifter ur andra myndigheters register eller lämna ut uppgifter ur våra register till andra myndigheter sekretesseftergift Samtycke till fortsatt Papper Akt A+B Bevaras adoptionsförfarande efter barnbesked Underrättelse från Papper Akt B Bevaras tingsrätten om tillstånd att antaga adopterat barn Underrättelse till Papper Akt B Bevaras socialtjänsten/familjerät ten om inflyttat barn (från skattemyndigheten) Uppföljningsrapporter Papper Akt B Bevaras Anmärkningar Utredningar Papper Akt A Bevaras Yttranden Papper Akt B Bevaras Återkallelse av medgivande Papper Akt A Bevaras Återtagen ansökan Akt A 5 år Efter senaste anteckningen Ärendeblad A, B Papper Akt A+B Bevaras Användes tidigare Överklaganden, med bilagor Papper Akt A Bevaras Ärendenr 2018/300 Datum (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

118 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Faderskap och föräldraskap Socialnämnden är enligt föräldrabalken skyldig att utreda faderskap för barn födda av ogift mor och utreda och fastställa föräldraskap för barn när båda föräldrarna är kvinnor (utredning kan i vissa fall inledas på andra grunder). Handlingar som förekommer i personakt rörande faderskap och föräldraskap. I den inledande texten finns mer information om rensning och gallring, vad som skiljer original från kopior och om leverans till regionarkivet, s4-12. Förkortningar som används i detta stycke finns förtydligade på s.13. Ärendenr 2018/300 Datum Handling Medium Sortering, förvaring Aktualiseringar, Procapita/ Procapita/Lifecare Lifecare Begäran om hjälp från utrikesdepartementet Beslut i nämnd/ Individutskottet (IU), kopia Brev till modern med anledning av underrättelse om nyfött barn Domar/beslut i tingsrätt/förvaltningsd omstol Föräldraskapserkänna nde, bekräftelser Gemensam vårdnad, anmälan om Handlingar av betydelse i ärendet, inkommande, upprättade och utgående Handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Hävande av faderskap eller föräldraskap, handlingar i ärende rörande Identitetsstyrkande handlingar Gallringsfrist rensa, bevara Anmärkningar Uppgifterna antecknas i journalen Om uppgifterna finns i annan dokumentation, t.ex. utredning eller journalanteckning Akt Papper Akt Bevaras Kan gallras efter anteckning i journal. Original finns hos nämndsekreterare. Papper Procapita/ Lifecare Bevaras Papper Akt Bevaras Papper Akt Bevaras Papper Akt Bevaras Papper Akt Bevaras Akt Papper Akt Bevaras Papper Akt Bevaras Finns enbart digitalt i Procapita/Lifecare. Skrivs in som journalanteckning 65 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

119 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Handling Medium Sortering, förvaring Gallringsfrist rensa, bevara Intyg Papper Akt Bevaras (ultraljudsundersökningar, förlossning, utveckling etc.) Journalanteckningar Papper Procapita/ Bevaras från Procapita/ Lifecare Lifecare Kallelser till rättegång, möte med handläggare m.m. Meddelande från tingsrätten om ansökan om äktenskapsskillnad MF-protokoll för utredande av faderskap Nedläggning av faderskaps- och föräldraskapsutrednin g, underlag och beslut Rättsgenetiska och rättskemiska undersökningar S-protokoll för utredande av faderskap Underrättelser från Skatteverket om inflyttat barn Underrättelser från Skatteverket om nyfött barn till ogift mor Akt Pärm Anmärkningar Samtliga anteckningar skrivs ut vid arkivläggning och läggs till akt Om ärende finns görs en anteckning i journalen. Papper Akt Bevaras M= Mor, F= Far Papper Akt Bevaras Papper Akt Bevaras Papper Akt Bevaras S= Sambo Pärm Papper Akt Bevaras Yttranden till tingsrätt Papper Akt Bevaras Om personakt finns bevaras underrättelsen i den Ärendenr 2018/300 Datum (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

120 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Vårdnad, boende och umgänge Kommunen ska enligt föräldrabalken sörja för att föräldrar kan erbjudas samarbetsavtal i syfte att nå enighet i frågor om hur vårdnad, boende och umgänge ska ordnas för deras barn. Någon dokumentation av samarbetssamtalen som förs på föräldrarnas begäran ska inte ske eftersom detta är rådgivningsverksamhet som inte omfattas av lagens dokumentationskrav. Handlingar som förekommer i personakt rörande vårdnad, boende och umgänge I den inledande texten finns mer information om rensning och gallring, vad som skiljer original från kopior och om leverans till regionarkivet, s4-12. Förkortningar som används i detta stycke finns förtydligade på s.13. Ärendenr 2018/300 Datum Handling Medium Sortering, förvaring Aktualiseringar, Procapita/ Procapita/Lifecare Lifecare Avtal om boende, vårdnad, umgänge, av socialnämnden godkända Avtal inte godkänt, motivering och beslut Beslut i nämnd/ Individutskottet (IU), kopia Gallringsfrist rensa, bevara Anmärkningar Uppgifterna antecknas i journalen Om uppgifterna finns i annan dokumentation, t.ex. utredning eller journalanteckning Papper Akt Bevaras Ställs av (lämnas till kommunarkivet) när barnet fyllt 18 år Papper Akt Bevaras Papper Akt Bevaras Kan gallras efter anteckning i journal. Original finns hos nämndsekreterare. Domar från domstol Papper Akt Bevaras Tingsrätt, Hovrätt och Handlingar av betydelse i ärendet, inkommande, upprättade och utgående Handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Journalanteckningar Procapita/Lifecare Kallelser till rättegång, möte med handläggare m.m. Papper Akt Bevaras Papper Akt Procapita/ Lifecare Akt Bevaras Högsta Domstolen Samtliga anteckningar skrivs ut vid arkivläggning och läggs till akt 67 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

121 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Handling Medium Sortering, Gallringsfrist Anmärkningar förvaring rensa, bevara Namnärenden till Papper Akt Bevaras tingsrätt, utredningar Personbevis Papper Akt Bevaras Läggs vid de individuella avtalen Polisregister, utdrag som är av betydelse Akt Remiss från tingsrätt om samarbetssamtal/umgängesrätt Remissvar till tingsrätt om samarbetssamtal/umgängesrätt Samtycken SoL kap 6 6 Papper Akt Bevaras Papper Akt Bevaras Papper Akt Bevaras Under förutsättning att uppgifterna skrivs in i journalanteckningar, annars bevaras. Samtycke att hämta uppgifter ur andra myndigheters register eller lämna ut uppgifter ur våra register till andra myndigheter sekretesseftergift Socialregister, utdrag ur Akt Akt Bevaras Utredning Papper Akt Bevaras Under förutsättning att det skrivs in i journalanteckningar, annars bevaras. Utredning, tingsrättens Papper Akt Bevaras begäran om Vårdnadsutredningar Papper Akt Bevaras Ärendenr 2018/300 Datum (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

122 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Familjestödsenheten Familjestödsenheten arbetar främst med barn och ungdomar, men även med hela familjen genom stöd och rådgivning både med barnen/familjen och i olika samverkansgrupper, genom mansforum och familjefrid samt umgängescentrum. Arbetet sker både på uppdrag av socialsekreterare och genom öppen mottagning. Handlingar inom familjestödsenheten I den inledande texten finns mer information om rensning och gallring, vad som skiljer original från kopior och om leverans till regionarkivet, s4-12. Förkortningar som används i detta stycke finns förtydligade på s.13. Handling Medium Sortering, Gallringsfrist Anmärkningar förvaring rensa, bevara Ansökningar med ev Pärm 3 år intyg till sommarjobb Journalanteckningar Papper Procapita Bevaras Skrivs ut vid arkivläggning av akt hos socialsekreterare. Minnesanteckningar Pärm/mapp Arbetsanteckningar, ej protokoll Samtycke från föräldrar Papper Akt Bevaras T.ex. inom öppenvård och umgängescentral Startblankett Pärm 5 år Videoinspelning Digitalt Observationer antecknas i journal Ärendenr 2018/300 Datum (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

123 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Hem för vård eller boende (HVB) samt stödboende Hem för vård eller boende är en yrkesmässigt driven heldygnsverksamhet inom socialtjänstens område, t.ex. behandlingshem och utslussningsboende för ungdomar och missbrukare. Dessa kan drivas såväl i kommunal regi som av enskild person eller sammanslutning. Socialnämnden utövar tillsyn över de enskilt bedrivna verksamheterna i kommunerna. Individ- och familjeomsorgen driver HVB-hemmet Silvergatan för utredning av barn och deras familj samt Haima som är HVB-hem för ensamkommande flyktingbarn. Enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om hem för vård eller boende (SOSFS 2014:5) ska en journal föras för var och en som får vård och behandling i ett hem för vård eller boende. Journalen ska införlivas med respektive personakt efter avslutad insats. Handlingar som rör hem för vård eller boende (HVB) samt stödboende I den inledande texten finns mer information om rensning och gallring, vad som skiljer original från kopior och om leverans till regionarkivet, s4-12. Förkortningar som används i detta stycke finns förtydligade på s.13. Ärendenr 2018/300 Datum Handling Medium Sortering, förvaring Anmälningar om Pärm in- och utskrivningar Ansökningar om plats Pärm - ej mottagna i boende Förteckningar över Pärm inskrivna i boende Besiktningsprotokoll, vid flytt från lägenhet Gallringsfrist rensa, bevara 2 år Anmärkningar Pärm 2 år Efter kontraktstidens utgång Beslut in- och Papper Procapita Bevaras utskrivningar Genomförandeplan Papper Procapita Bevaras Skrivs ut vid arkivläggning Journalanteckning Papper Procapita Bevaras Införlivas med individens personakt efter avslutad insats. Skrivs ut till akt. Utvärderingar och uppföljningar av verksamheten Årsberättelser, verksamhetsberättelser Papper Pärm Bevaras Ska ingå i diarieförda handlingar Papper Pärm Bevaras Ska ingå i diarieförda handlingar 70 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

124 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Verksamhet för arbetsträning och sysselsättning (VAS) De handlingar som uppstår inom den arbetsbefrämjande verksamheten kan grovt delas in i dokumentation om administrationen av stödet kring enskilda, dokumentation om de personer som får stöd samt dokumentation som uppstår i av kommunen drivna arbetsplatser. Allmän administration inom arbetsträning, sysselsättning och arbetsbefrämjande åtgärder Handling Medium Sortering, Gallringsfrist Anmärkningar förvaring rensa, bevara Anställningsbeslut Papper Akt Bevaras Hos löneservice Anvisning - remiss från arbetsförmedling, socialtjänst Papper Akt 2 år Förvaras i personakt Kan gallras efter avslutad åtgärd Arbetsintyg Papper Akt Bevaras Hos löneservice Ärendenr 2018/300 Datum Arbetsplaner Papper Akt 2 år Kan gallras efter avslutad åtgärd. Original i IFO-akt Beslut från arbetsförmedling, socialtjänst Beställningar och svar från företagshälsovården Betyg, intyg över genomgångna utbildningar Papper Akt 2 år Förvaras i personakt Kan gallras efter avslutad åtgärd Papper Akt 2 år Kan gallras efter avslutad åtgärd Papper Akt Bevaras Hos löneservice Förstadagsintyg Papper Akt 2 år Kan gallras efter avslutad åtgärd Genomförandeplaner Papper Akt 2 år Kan gallras efter avslutad åtgärd Korrespondens med placeringsenhet (arbetsgivare) Projekthandlingar (beskrivning, finansiering, innehåll, uppföljning, resultat) Statsbidrag för olika åtgärdsformer, underlag, ansökningar, utbetalning, avstämning etc. Uppföljning av genomförandeplaner Papper Akt 2 år Kan gallras efter avslutad åtgärd Papper Pärm Bevaras Diarieförs Papper Pärm 10 år Gäller räkenskapsmaterial, granskningsmaterial kan gallras efter 2 år Papper Akt 2 år Kan gallras efter avslutad åtgärd 71 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

125 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Arbetsplatser Kommunen erbjuder arbetsträning, arbetspraktik och sysselsättning i olika former. Det finns snickeri, tapetseriverkstad, syverkstad, kafé- och restaurangverksamhet, m.m. Dessutom finns också offentligt skyddat arbete (OSA) samt personer som arbetar i sociala arbetskooperativ på Lövsta och i Klintehamn. I Jobb och utvecklingsgarantins tredje fas erbjuds arbetssökande sysselsättning inom Gotlands kommun. Handling Medium Sortering, Gallringsfrist förvaring rensa, bevara Statistik Papper Pärm Bevaras Anmärkningar Handling Medium Sortering, Gallringsfrist Anmärkningar förvaring rensa, bevara Utredningar, kartläggning - kopior Papper Akt 2 år Original i Procapita Kan gallras efter avslutad åtgärd Verksamhetsplaner Papper Pärm Bevaras Till IFO:s stab och verksamhetsberättelser Verksamhetsuppföljningar Papper Pärm Bevaras Till IFO:s stab Årsstatistik som redovisar åtgärder, antal deltagare, kostnader etc. Papper Pärm Bevaras Till IFO:s stab Verksamhetsbeskrivningar Verksamhetsuppföljning Papper Pärm Bevaras Papper Pärm Bevaras Ärendenr 2018/300 Datum (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

126 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Enheten för personer med psykisk funktionsnedsättning (EPF) Socialnämnden ska enligt socialtjänstlagen (SoL) verka för att personer med såväl fysiska som psykiska funktionshinder ska kunna delta i samhällslivet och i övrigt leva ett liv som andra. Dessa personer ska ges möjlighet till meningsfull sysselsättning och ett boende anpassat till deras behov. Enheten för personer med psykisk funktionsnedsättning (EPF) finns inom individ- och familjeomsorgen. I enheten ingår boendestödet, som beviljas enligt SoL av enhetens biståndshandläggare. Möjlighet till gemenskap och sysselsättning finns i lokaler i Slite, Hemse och Visby. De handlingar som förekommer inom EPF är ungefär de samma som inom handläggarenheten (biståndsbedömning) och äldreomsorgen (verkställighet av beslut). Därför tas inte handlingar inom EPF upp särskilt. Se handläggarenheten sidan 45. Se äldreomsorgen sidan 48. Ärendenr 2018/300 Datum (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

127 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Handläggarenheten Myndighetsavdelningen Gotland ett intensivdataområde Region Gotland är i 7 kap 2 Socialtjänstförordningen utsett att ingå i s.k. intensivdataområde (data i betydelsen uppgifter).det innebär att vi ska spara mer än övriga delar av landet inom vissa forskningsintressanta områden. Vi är t ex skyldiga att bevara alla personakter, när andra kommuner gallrar sina. Akterna ska överlämnas till regionarkivet vid den tidpunkt när de normalt skulle ha gallrats d.v.s. när de inte varit aktuella på 5 år efter att senaste anteckningen är gjord. Efter att akterna har lämnats över till regionarkivet är de inte längre tillgängliga för socialtjänsten. Personakter Personakten utgör grunden för dokumentationen i ett enskilt ärende. Handlingar som kommer in eller upprättas i ärenden som rör en eller flera personer ska förvaras i en personakt. Dokumentationen ska utvisa initiering (ansökan/anmälan), utredning, beslut, insatser samt uppföljning. Observera att en personakt kan bestå av en digital akt och en pappersakt. Reglerna om bevarande och gallring gäller för båda dessa aktdelar. Ute i verksamheterna finns också dokumentation som ska förvaras på ett säkert sätt under tiden ärendet är aktuellt. Handlingar som kommit in eller upprättats i samband med beslut om insatser enligt Socialtjänstlagen (SoL), lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) och lagen om assistansersättning (LASS) numera Socialförsäkringsbalken (SFB) ska förvaras i en personakt. Vid beslut om boende i familjehem eller korttidsfamilj görs en utredning om hemmet enligt socialtjänstlagen och en särskild akt läggs upp på familjehemmet eller korttidsfamiljer av familjestödsenheten, IFO. Flera mappar i samma aktomslag I vissa fall ligger LSS-, SoL- och HSL-mappar i samma ytteromslag, men med olika pappersomslag och/eller olikfärgade plastfickor för att skilja dem åt. Mapparna får förvaras i samma ytteromslag men handlingarna måste hållas åtskilda eftersom det rör sig om olika lagstiftningar. Ärendenr 2018/300 Datum Verksamhetssystem Den digitala delen av akten utgörs av dokumentation i verksamhetssystemet Treserva. Arbete pågår med att införa IBIC (Individens Behov I Centrum) som ett arbetssätt och gränssnitt till Treserva. Flexite är ett annat verksamhetssystem som används inom hela regionen för att hantera avvikelser, fel och brister i verksamheterna. Bostadsanpassarna har ett eget verksamhetssystem BAB (BostadsAnpassningsBidrag) för att hantera bostadsanpassningsärenden. 74 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

128 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Allmän administration inom Myndighetsavdelningen Här redovisas sådana handlingar inom myndighetsavdelningen som inte tillhör personakterna. Handlingar som förekommer vid allmän administration inom Myndighetsavdelningen I den inledande texten finns mer information om rensning och gallring, vad som skiljer original från kopior och om leverans till regionarkivet, s4-12. Förkortningar som används i detta stycke finns förtydligade på s.13. Handling Medium Sortering, förvaring Avvikelser, fel och Flexite brister, hantering Kvalitetsarbete, Papper Pärm/mapp dokumentation W3D3 Metod- och verksamhetsutveckling, dokumentation Säg vad du tycker... Papper Pärm/mapp W3D3 Papper Pärm/mapp synpunktshantering W3D3 Tillsynsrapporter Papper Pärm/mapp W3D3 Årsstatistik över antal brukare i olika verksamhetsformer Papper Pärm Pärm/mapp W3D3 Gallringsfrist rensa, bevara 5 år 10 år Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Anmärkningar Ingår i verksamhetsberättelsen. Diarieförs Ingår i verksamhetsberättelsen. Diarieförs Diarieförs Tex från Arbetsmiljöverket, IVO m.fl. Ska ingå i diarieförda handlingar Ska ingå i diarieförda handlingar Ärendenr 2018/300 Datum (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

129 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Handlingar som förekommer hos biståndshandläggare och LSS-handläggare I den inledande texten finns mer information om rensning och gallring, vad som skiljer original från kopior och om leverans till regionarkivet, s4-12. Förkortningar som används i detta stycke finns förtydligade på s.13. Handling Medium Sortering, förvaring Gallringsfrist rensa, bevara Aktualiseringar Akt Anmälningar som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende Ansökan om bistånd/lss-insatser med eventuella bilagor Avtal och överenskommelser med externa vårdgivare Avvikelser, fel och brister, hantering Beslut i nämnd/ Individutskottet (IU), kopia Beslut om bistånd med underlag Anmärkningar Uppgifter av värde dokumenteras i journalen Pärm 5 år Sätts i slaskpärm Papper Akt Bevaras Papper Akt Bevaras Original i akt Flexite 5 år 10 år Papper Akt Bevaras Kan gallras efter anteckning i journal. Original finns hos nämndsekreterare. Papper Akt Bevaras Beslutsunderlag kan bestå av en kopia från annan vårdgivare/ myndighet Brukarkort Papper Akt Bevaras Det senaste med samtliga insatser angivna bevaras Delgivning Papper Akt Bevaras Meddelande om beslut Ärendenr 2018/300 Datum Domar/beslut i förvaltningsdomstol Ekonomiskt stöd för skäliga kostnader vid ordinarie assistents sjukfrånvaro - Ansökan och beslut Ekonomiskt stöd för skäliga kostnader vid ordinarie assistents sjukfrånvaro Uträkning, faktura, underlag Papper Akt Bevaras Papper Akt Bevaras Gäller personlig assistent enligt (LASS) SFB Papper Akt 10 år Gäller personlig assistent enligt (LASS) SFB 76 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

130 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Handling Medium Sortering, Gallringsfrist förvaring rensa, bevara Fullmakter Papper Akt Bevaras Anmärkningar Följebrev/kommunice ring av underlag till beslut Akt När besvärstiden gått ut och notering gjorts i journal Förhandsbesked Papper Akt Bevaras Beslut om insatser enligt LSS eller 2 a kap 8 SoL till brukare som flyttar från annan kommun Försäkringskassans beslut och PM Förteckningar över boenden i bostäder med särskild service Papper Akt Bevaras Personlig assistans enligt LASS/SFB Pärm Borådet Under ständig bearbetning Genomförandeplaner Papper Akt Bevaras Original lämnas till brukaren, kopia i akten God man, förvaltare eller förmyndare, anmälan om behov av God man, förvaltare eller förmyndare, förordnande av tingsrätten/överförmy ndarnämnden Handlingar av betydelse i ärendet, inkomna, upprättade och utgående Handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Papper Akt Bevaras Papper Akt Bevaras Papper Akt Bevaras Akt Individavtal Papper Akt Bevaras Ärendenr 2018/300 Datum Individuell plan enligt LSS Intyg/utlåtande från hälso- och sjukvården/andra vårdgivare Journalanteckning i Treserva Papper Akt Bevaras Papper Akt Bevaras T.ex. intyg om egenvård, diagnoser m.m. Bevaras även om det inkommer som kopia. Papper Treserva Bevaras Myndighetsjournal skrivs ut vid arkivläggning 77 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

131 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Handling Medium Sortering, förvaring Gallringsfrist rensa, bevara Kallelser till möte med Akt handläggare m.m. Kopior av räkningar Akt 2 år Anmärkningar Ärendenr 2018/300 Datum Löpande anteckningar i Sofia Omfale Papper Akt Bevaras Mottagningsbevis, rek vid expedierat beslut Akt När överklagningstiden gått ut Nivåbedömningar/ Papper Akt Bevaras insatsmätningar, bedömningsblankett Personkort Papper Akt Bevaras Kallades brukarkort i tidigare system Sammanställning över Papper Akt Bevaras andra insatser Samtycke att hämta Akt Bevaras uppgifter ur andra myndigheters register eller lämna ut uppgifter ur våra register till andra myndigheter sekretesseftergift Tandvårdsintyg SoL och LSS Treserva Dokumenteras i myndighetsjournal. Tandvårdsintyg, tillhör LSS-personkrets Akt/pärm dödsfall Tandvårdsintyg, övriga Akt Underlag Rätt till Akt tandvård enligt tandvårdslagen 8a Underlag till beslut om bistånd Uppdragsrapport kontaktpersoner, kopia Intyg skickas till HSF Dokumenteras i löpande anteckningar. Gäller tillsvidare, även efter att LSS-insatserna upphört. förvaras i pärm efter att akten avslutats Dokumenteras i löpande anteckningar Samma som tandvårdsintyg ovan. Används inte längre Papper Treserva Bevaras Bevaras även om underlagen hos myndighetsavdelninge n är kopior Pärm Skrivs in som löpande anteckning i journalen Sofia Omfale av enhetschef 78 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

132 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Handling Medium Sortering, Gallringsfrist förvaring rensa, bevara Utlåtanden Papper Akt Bevaras Anmärkningar Utredningar i enskilt Papper Akt Bevaras 1 ex läggs till akt ärende Vårdplaneringsmeddelanden Pärm Meddelande administrativ information Kopior från Takecare datasystem. Original sparas av hälso- och sjukvården Ärendeblad A, B Papper Akt Bevaras Användes tidigare Överklagande med bilagor/domar Papper Akt Bevaras Ärendenr 2018/300 Datum (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

133 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Handlingar som förekommer hos avgiftshandläggare I den inledande texten finns mer information om rensning och gallring, vad som skiljer original från kopior och om leverans till regionarkivet, s4-12. Förkortningar som används i detta stycke finns förtydligade på s.13. Handling Medium Sortering, Gallringsfrist Anmärkningar förvaring rensa, bevara Ansökan om Papper Arkivkartong Bevaras individuellt hemtjänstbelopp/spec ialregeln Avgiftsbeslut Pärm 10 år 5 år Treserva Debiteringslistor/ Treserva 10 år fakturajournal Dubbla Pärm 10 år 5 år boendekostnader Inkomstblankett Pärm 10 år 2 år Tidigare inkomstförfrågan Underlag för fastställande av avgift Treserva 10 år 2 år Överklagande med beslut/bilagor/domar Papper Arkivkartong Bevaras Handlingar som förekommer i Borådet I den inledande texten finns mer information om rensning och gallring, vad som skiljer original från kopior och om leverans till regionarkivet, s4-12. Förkortningar som används i detta stycke finns förtydligade på s.13. Ärendenr 2018/300 Datum Handling Medium Sortering, förvaring Gallringsfrist rensa, bevara Ansökan om Pärm seniorbostad Ansökan om Pärm 2 år överlåtelse av hyreskontrakt Hyreskontrakt Pärm 2 år efter avslut Individavtal Pärm Kölista/väntelista Pärm Meddelande om Pärm störning från hyresvärd Anmärkningar Intresseanmälan Gäller även 2:a handskontrakt Avrop Under ständig förändring 80 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

134 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Handling Medium Sortering, Gallringsfrist Anmärkningar förvaring rensa, bevara Tillfällig vistelse, beställningsmall Papper Akt Bevaras Om utredning och beslut följer med beställningen läggs den till akt Underlag Pärm hyreskontrakt Uppsägning hyreskontrakt Pärm 2 år Gallras tillsammans med hyreskontraktet Återbetalning av hyra Pärm Handlingar som förekommer hos bostadsanpassningensenheten I den inledande texten finns mer information om rensning och gallring, vad som skiljer original från kopior och om leverans till regionarkivet, s4-12. Förkortningar som används i detta stycke finns förtydligade på s.13. Ärendenr 2018/300 Datum Handling Medium Sortering, Gallringsfrist Anmärkningar förvaring rensa, bevara Ansökan och beslut Papper Akt Bevaras om bostadsanpassningsbid rag och återanpassningsbidrag Beställningar av bostadsanpassningar Pärm till leverantörer Bygglov, Papper Akt Bevaras bygganmälan, slutbesked, fakturakopior Fullmakt i bostadsanpassningsärenden Pärm Bevaras Hisslista Papper Digitalt Bevaras Ett levande dokument. Skrivs ut 1 gång/år Intyg från behörig Papper Akt Bevaras intygsskrivare Kontrollplan Papper Akt Bevaras Medgivande från Papper Akt Bevaras fastighetsägare Offerter - antagna Pärm Bevaras Offerter ej antagna Pärm 2 år 81 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

135 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Handling Medium Sortering, förvaring Register över åtgärdade lägenheter och hus Skisser, ritningar, produktbeskrivningar Gallringsfrist Anmärkningar rensa, bevara Papper BAB Bevaras Uppgifter i BAB (Uppgifter fr.o.m. 1984) Pärm Sparas så länge den tekniska utrustningen används Statistik till Boverket, kopia Pärm 2 år Läggs in som ett ärende i W3D3 Statistiska Papper Pärm Bevaras Kopia till SON sammanställningar av delegeringsbeslut Verifikationer Papper Akt Bevaras Ärendenr 2018/300 Datum (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

136 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Äldreomsorgen Avdelningarna för hemtjänst och särskilt boende Gotland ett intensivdataområde Region Gotland Gotlands kommun är utsedd till s.k. intensivdataområde (data i betydelsen uppgifter). Det innebär att vi ska spara mer än övriga delar av landet inom vissa forskningsintressanta områden. Vi är t ex skyldiga att bevara alla personakter, när andra kommuner gallrar sina. Akterna ska överlämnas till kommunarkivet regionarkivet vid den tidpunkt när de normalt skulle ha gallrats d.v.s. när de inte varit aktuella på 5 år efter att senaste anteckningen är gjord. Efter att akterna har lämnats över till kommunarkivet regionarkivet är de inte längre tillgängliga för socialtjänsten. Personakter SoL Personakten utgör grunden för dokumentationen i ett enskilt ärende. Handlingar som kommer in eller upprättas i ärenden som rör en eller flera personer ska förvaras i en personakt. Dokumentationen ska utvisa initiering (ansökan/anmälan), utredning, beslut, insatser samt uppföljning. Observera att en personakt kan bestå av en digital akt och en pappersakt. Reglerna om bevarande och gallring gäller för båda dessa aktdelar. Ute i verksamheterna finns också dokumentation som bör förvaras på ett säkert sätt under tiden ärendet är aktuellt. Begreppet "akt" avser såväl den akt som finns i datorn som "pappersakten". Dessa båda sammantagna utgör personakten. Om en handling enbart finns i pappersform ska det alltid finns en hänvisning till det i den elektroniska akten. Ute i verksamheterna finns också dokumentation som bör förvaras på ett säkert sätt under tiden ärendet är aktuellt. Handlingar som förekommer vid allmän administration inom äldreomsorgen avdelningarna för hemtjänst och särskilt boende I den inledande texten finns mer information om rensning och gallring, vad som skiljer original från kopior och om leverans till regionarkivet, s4-12. Förkortningar som används i detta stycke finns förtydligade på s.13. Ärendenr 2018/300 Datum Flera mappar i samma aktomslag I vissa fall ligger SoL- och HSL-mappar i samma ytteromslag, men med olika pappersomslag och/eller olikfärgade plastfickor för att skilja dem åt. Mapparna får förvaras i samma ytteromslag men handlingarna måste hållas åtskilda eftersom det rör sig om olika lagstiftningar. Handling Medium Sortering, förvaring Arbetsmiljöbesiktningar, t.ex. skyddsrond Avvikelser, fel och brister, hantering Gallringsfrist Anmärkningar rensa, bevara Pärm 3 år Om nya upprättas varje år Flexite 5 år 10 år 83 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

137 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Handling Medium Sortering, förvaring Gallringsfrist rensa, bevara Dagplanering - turer Pärm Egenkontrollsprogram Questback 2 år Anmärkningar Förteckningar över boende i särskilt boende (säbo) Förteckningar över hemtjänsttagare Förteckningar över särskilda boenden, seniorbostäder Inventarieförteckning, den enskildes Kontaktmannaskap, lista över Kontrakt och avtal av rutinmässig karaktär, t ex. hyresavtal, avtal rörande städning och utrustningar. Korrespondens med enskilda utförare Pärm Pärm Papper Pärm Bevaras Borådet Under ständig bearbetning Under ständig bearbetning Pärm Efter kvittens Pärm Pärm 2 år Efter att avtalet upphört att gälla Papper Pärm Bevaras Diarieförs Larmloggar Pärm 2 år Ärendenr 2018/300 Datum Larmstatistik Pärm Månadsredovisning utförda timmar Månadsuppföljning till hemkommun Nyckelkvittenser - personal, enhetens nycklar Nyckelkvittenser till brukares boende - larm och hemtjänst Nyckellistor - brukares nycklar Närvaro- och frånvarorapport brukare Trygghetslarm Statistik tas ut vid behov Pärm 2 år Sker centralt inom förvaltningen Pärm 2 år Underlag för debitering Pärm 2 år Efter återlämnande Pärm 2 år Efter upphörd service Pärm 2 år Under ständig bearbetning Treserva 2 år Rapportering sker i Treserva. Underlag för debitering 84 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

138 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Handling Medium Sortering, förvaring Protokoll/ mötesanteckningar/ minnesanteckningar Register över innehavare av trygghetslarm Gallringsfrist Anmärkningar rensa, bevara Papper Pärm Bevaras APT, chefsmöten, boenderåd, samverkansgrupper m.m. Pärm När innehavet har upphört Säg vad du tycker... Papper Pärm/mapp Bevaras Diarieförs synpunktshantering W3D3 Tillsynsrapporter Papper W3D3 Bevaras Tex från Arbetsmiljöverket, IVO m.fl. Ska diarieföras i W3D3 Tjänstgöringsscheman Medvind 2 år Finns i lönesystemet Medvind Undersökning och Riskbedömning av arbetsmiljön i det enskilda hemmet Pärm Vårddagsuppgifter Pärm 2 år Vårdtyngdsmätningar - underlag Pärm När sammanställning gjorts Ärendenr 2018/300 Datum (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

139 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Verkställighet av biståndsbeslut enligt SoL Handlingar som uppstår under genomförandet av biståndsbeslut enligt SoL I den inledande texten finns mer information om rensning och gallring, vad som skiljer original från kopior och om leverans till regionarkivet, s4-12. Förkortningar som används i detta stycke finns förtydligade på s.13. Ärendenr 2018/300 Datum Handling Medium Sortering, Gallringsfrist Anmärkningar förvaring rensa, bevara Avvikelser, fel och brister-hantering Flexite 5 år 10 år Rapporter/handlinga r som blir del av lex Sarah-ärende bevaras med ärendeakten i W3D3 Beslut/utredning i Treserva Original hos enskilt ärende Brevväxling av vikt med brukare/ närstående/ställföreträdare/ombud handläggare Papper Akt Bevaras Gäller även e-post Brukarinformation Brukarpärm Brukarkort Papper Akt Bevaras Handläggare skriver ut det senaste brukarkortet där samtliga insatser finns med vid avslutande av akt Daganteckningar Papper Treserva Bevaras Skrivs ut vid arkivläggning Genomförandeplan Papper Akt Bevaras Kopia gallras vid God man, förvaltare eller förmyndare, anmälan om behov av God man, förvaltare eller förmyndare, förordnande av tingsrätten/överförmy ndarnämnden Handlingar av betydelse i ärendet, inkomna, upprättade och utgående Papper Akt Bevaras Papper Akt Bevaras Papper Akt Bevaras Original hos brukaren, kopia underskriven skickas till handläggare att lägga i akten 86 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

140 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Ärendenr 2018/300 Datum Handling Medium Sortering, förvaring Journalanteckning i Sofia Omfale (dag-och nattanteckningar) som förs över den enskilda brukaren Journalanteckning i Treserva Gallringsfrist Anmärkningar rensa, bevara Papper Akt Bevaras Kan gallras när sammanfattningen är gjord Papper Treserva Bevaras Verkställighetsjournal skrivs ut vid arkivläggning Kontaktmannaskap, lista över Akt Pärm Kvittens utlämnande Pärm 2 år av pengar/värdesaker vid dödsfall Levnadsberättelse Papper Akt Bevaras Kan gallras efter anteckning i journal Löpande anteckningar i Sofia Omfale Akt Original finns utskrivet i akt Minnesanteckningar från möten som rör den enskilde Papper Akt Bevaras Gäller även uppföljningssamtal. Nyckelkvittenser, Pärm 2 år Efter återlämnande boendes nycklar Personkort Akt Privata medel Papper Hos den enskilde Privata medel, överenskommelse om hantering Handlingarna överlämnas till enskild/god man/anhörig vid avslutandet av insats Ekonomiblad/ kassabok. Även avstämningshandling vid avslut av kassabok Pärm 2 år Förvaras hos enhetschef Rapportblad Papper Akt Bevaras Används inte längre men Register över brukares nycklar - sammanställning Riskbedömning av arbetsmiljön i det enskilda hemmet/ särskilt boende Sammanfattning vid avslut av ärende Pärm förekommer i akter Under ständig bearbetning Papper Treserva Bevaras Skrivs i verkställighetsjournal en 87 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

141 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Handling Medium Sortering, Gallringsfrist Anmärkningar förvaring rensa, bevara Signeringslista med signaturförtydligandelista Pärm/mapp 5 år Skickas in till handläggaren SoL- insatser SIP (Samordnad Papper Akt Bevaras Individuell Planering) Socialt och medicinskt meddelande Brukarpärm Trygghetslarm Akt introduktion Undersökning och riskbedömning av arbetsmiljön i det enskilda hemmet Uppdrag socialtjänstlagen Pärm Treserva Samma information som finns i handläggarnas beslut och utredning. Upprättade handlingar Papper Akt Bevaras Till handläggare vid av betydelse i ärendet avslut Välkomstsamtal Papper Akt Bevaras Ev pappersanteckningar gallras efter dokumentation i Treserva Ärendeblad A, B, journalblad Överenskommelse brukare/hemtjänst Papper Akt Bevaras Användes tidigare Pärm Sitter i brukarpärmen. En överenskommelse om hur personalen ska agera utifall brukaren inte öppnar när de kommer. Ärendenr 2018/300 Datum OBS! Verkställighets- och HSL - dokumentation skickas till handläggaren inom en månad efter att biståndet upphört. 88 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

142 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Dagverksamhet Handlingar som uppstår under genomförandet av dagverksamhet I den inledande texten finns mer information om rensning och gallring, vad som skiljer original från kopior och om leverans till regionarkivet, s4-12. Förkortningar som används i detta stycke finns förtydligade på s.13. Handling Aktivitetsutbud, program i dagverksamhet Avpersonifierad deltagarstatistik i dagverksamhet Medium Sortering, förvaring Gallringsfrist rensa, bevara Papper Pärm Bevaras Papper Treserva Bevaras Daganteckningar Papper Treserva Bevaras Anmärkningar Deltagarlistor Treserva Under ständig bearbetning GBS-profil och skala (demensbedömning) Papper Journal Bevaras Kan gallras efter anteckning i journal Genomförandeplan Papper Treserva Bevaras Original hos brukaren, kopia underskriven skickas till handläggare att lägga i akten Kontaktmannaskap, lista över Pärm Levnadsberättelse Papper Akt Bevaras Innehållet dokumenteras i journal om levnadsberättelsen lämnas tillbaka till brukare/anhöriga vid avslut av insats Närvarorapporter Treserva 2 år Underlag för debitering SIP (Samordnad Papper Akt Bevaras Individuell Planering) Verksamhetsberättelser Papper Pärm Bevaras Ärendenr 2018/300 Datum OBS! Verkställighets- och HSL - dokumentation skickas till handläggaren inom en månad efter det att biståndet upphört. 89 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

143 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Avdelningen för omsorg om funktionsnedsatta funktionshindrade (OOF) Gotland ett intensivdataområde Region Gotland Gotlands kommun är utsedd till s.k. intensivdataområde (data i betydelsen uppgifter). Det innebär att vi ska spara mer än övriga delar av landet inom vissa forskningsintressanta områden. Vi är t ex skyldiga att bevara alla personakter, när andra kommuner gallrar sina. Akterna ska överlämnas till kommunarkivet regionarkivet vid den tidpunkt när de normalt skulle ha gallrats d.v.s. när de inte varit aktuella på 5 år efter att senaste anteckningen är gjord. Efter att akterna har lämnats över till kommunarkivet regionarkivet är de inte längre tillgängliga för socialtjänsten. Personakter LSS Handlingar som kommit in eller upprättats i samband med beslut om insatser enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) och lagen om assistansersättning (LASS) numera Socialförsäkringsbalken (SFB) ska förvaras i en personakt. Vid beslut om boende i familjehem eller korttidsfamilj görs en utredning om hemmet enligt socialtjänstlagen och en särskild akt läggs upp på familjehemsföräldrarna av IFO familjestödsenheten, familjehemsteamet. Begreppet "akt" avser såväl den akt som finns i datorn som "pappersakten". Dessa båda sammantagna utgör personakten. Om en handling enbart finns i pappersform ska det alltid finns en hänvisning till det i den elektroniska akten. Ute i verksamheterna finns också dokumentation som bör förvaras på ett säkert sätt under tiden ärendet är aktuellt. Flera mappar i samma aktomslag I vissa fall ligger LSS-, SoL- och HSL-mappar i samma ytteromslag, men med olika pappersomslag och/eller olikfärgade plastfickor för att skilja dem åt. Mapparna får förvaras i samma ytteromslag men handlingarna måste hållas åtskilda eftersom det rör sig om olika lagstiftningar. Ärendenr 2018/300 Datum (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

144 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Allmän administration inom avdelningen för omsorg om funktionsnedsatta Handlingar som förekommer vid allmän administration inom OOF I den inledande texten finns mer information om rensning och gallring, vad som skiljer original från kopior och om leverans till regionarkivet, s4-12. Förkortningar som används i detta stycke finns förtydligade på s.13. Handling Medium Sortering, förvaring Anmälningar enligt Pärm/mapp 14 kap.2 SoL W3D3 (Lex Sarahanmälningar), kopior Anmälningar om missförhållanden enligt 24 a LSS (Lex Sarah- anmälan), kopior Avtal med kontaktpersoner (uppdragstagare), kopior Avvikelser, fel och brister-hantering Pärm/mapp W3D3 Akt Flexite Egenkontrollsprogram Pärm 2 år Gallringsfrist rensa, bevara 5 år 10 år Anmärkningar Registreras i Flexite, diarieförs i W3D3. Rapporter/handlingar som blir del av Lex Sarah-ärende bevaras med ärendeakten Registreras i Flexite, diarieförs i W3D3. Rapporter/handlingar som blir del av Lex Sarah-ärende bevaras med ärendeakten Original hos löneservice, serviceförvaltningen Ärendenr 2018/300 Datum Förteckningar över boenden i bostäder med särskild service Inkomna synpunkter och klagomål Säg vad du tycker... Kvalitetsarbete, dokumentation Metod- och verksamhetsutveckling, dokumentation Minnesanteckningar/ protokoll Nyckelkvittenser, personal, enhetens nycklar Nyckellistor, brukares nycklar Pärm Borådet Under ständig bearbetning Papper Pärm/mapp Bevaras Sänds till registrator för diarieförning Papper Papper Pärm/mapp W3D3 Pärm/mapp W3D3 Bevaras Bevaras Diarieförs Diarieförs Papper Pärm Bevaras T.ex. APT, facklig samverkan, med brukarorganisationer Pärm 2 år Efter återlämnande Pärm 2 år Under ständig bearbetning 91 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

145 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Handling Medium Sortering, Gallringsfrist Anmärkningar förvaring rensa, bevara Protokoll/mötesantec Papper Pärm Bevaras kningar från boenderåd eller motsvarande Rapporter och Pärm 5 år Sätts in i slaskpärm meddelanden som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende Statistik över olika insatser Papper Pärm/mapp W3D3 Bevaras Ska ingå i diarieförda handlingar Säg vad du tycker... Papper Pärm/mapp Bevaras Diarieförs synpunktshantering W3D3 Tillsynsrapporter Papper W3D3 Bevaras Tex från Arbetsmiljöverket, IVO m.fl. Ska ingå i diarieförda handlingar Tjänstgöringsscheman Pärm 2 år Finns i lönesystemet Medvind Årsstatistik över antal brukare i olika verksamhetsformer Papper Pärm/mapp W3D3 Bevaras Ska ingå i diarieförda handlingar Ärendenr 2018/300 Datum (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

146 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Verkställighet av insatser enligt LSS Handlingar som uppstår under genomförandet av LSS-insatser I den inledande texten finns mer information om rensning och gallring, vad som skiljer original från kopior och om leverans till regionarkivet, s4-12. Förkortningar som används i detta stycke finns förtydligade på s.13. Ärendenr 2018/300 Datum Handling Medium Sortering, förvaring Anmälningar enligt Akt 14 kap SoL (Lex Sarah- anmälningar), kopior Anteckningar från närståendesamtal Anteckningar, journalanteckningar som förs över brukare Avtal och överenskommelser, personlig assistans Avtal sjuklöneersättning enligt LSS Avvikelser, fel och brister, hantering Beslut i nämnd/ Individutskottet (IU), kopia Beslut/utredning i enskilt ärende Brevväxling av vikt med brukare/ närstående/ ställföreträdare/ombud Gallringsfrist rensa, bevara Anmärkningar Original till registrator för diarieförning Papper Akt Bevaras Sammanfattas i journal löpande anteckningar i Sofia. Papper Papper Treserva Bevaras Kan gallras efter det att sammanfattning gjorts i verkställighetsjournal Papper Akt Bevaras Original skickas till handläggare Papper Akt Bevaras Avtal mellan brukare och personlig assistent Flexite 5 år 10 år Rapporter/handlingar som blir del av lex Sarah-ärende bevaras Akt med ärendeakten Original förvaras hos nämndsekreterare, kopia hos handläggare Akt Original finns hos handläggare Papper Akt Bevaras Gäller även e-post Brukarkort Papper Akt Sista brukarkortet bevaras Handläggare skriver ut det senaste brukarkortet där samtliga insatser finns med vid avslutande av akt Daganteckningar Papper Treserva Bevaras Skrivs ut vid arkivläggning 93 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

147 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Ärendenr 2018/300 Datum Handling Medium Sortering, förvaring Gallringsfrist rensa, bevara Genomförandeplaner, Papper Akt Bevaras arbetsplaner Kopior gallras vid God man, förvaltare eller förmyndare, anmälan om behov av God man, förvaltare eller förmyndare, förordnande av tingsrätten/överförmyn darnämnden Habiliteringsplan och andra kopior från habiliteringen Handlingar av betydelse i ärendet, inkomna, upprättade och utgående Handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Hyreskontrakt bostad med särskild service enligt LSS Individuell plan, kopia Journalanteckning i Treserva Journalanteckningar, Verkställighetsjournale n i Treserva Papper Akt Bevaras Papper Akt Bevaras Akt Anmärkningar Original hos brukaren, kopia underskriven skickas till handläggare att lägga i akten Papper Akt Bevaras Kan skrivas in i journal Pärm Akt Handhas av fastighetsavdelningen, tekniska förvaltningen Akt Papper Akt Bevaras Verkställighetsjournal Papper Akt Bevaras Handläggare ansvarar för utskrift vid avslutande av akt Levnadsberättelse Papper Akt Bevaras Kan gallras om anteckning gjorts i journalanteckningar Löpande anteckningar i Sofia Omfale/journalanteckn ingar kopior Minnesanteckningar från möten som rör den enskilde (t ex möte med habiliteringen, IFO) Papper Akt Bevaras Akt Handläggare ansvarar för utskrift vid avslutande av akt Om dokumenteras i journalanteckningar 94 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

148 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Handling Medium Sortering, Gallringsfrist Anmärkningar förvaring rensa, bevara Nivåbedömningar, kopior Akt Handläggare bevarar dokumentet Nyckelkvittenser, Pärm 2 år Efter återlämnande boendes nycklar Närvaro- och frånvarorapporter (brukare) Pärm 2 år Underlag för debitering, rapporteras i Treserva Personkort Papper Akt Bevaras Ärendenr 2018/300 Datum Privata medel Privata medel, överenskommelse om hantering Register över brukares nycklar, sammanställning Riskbedömning av arbetsmiljön i det enskilda hemmet SFB (tidigare LASS), utbetalningsbesked från försäkringskassan SFB (tidigare LASS), kopia på beslut, avtal, räkningar från försäkringskassan SFB (tidigare LASS), tidsredovisning till försäkringskassan Signeringslista med signaturförtydligandelista SoLinsatser Hos den enskilde Handlingarna överlämnas till enskild/god man/anhörig vid avslutandet av insats Även avstämningshandling vid avslut av kassabok Pärm 2 år Förvaras hos enhetschef Pärm Pärm Pärm 2 år 10 år Under ständig bearbetning Pärm 2 år 10 år Handläggare bevarar försäkringskassans beslut Pärm 2 år 10 år Debiteringsunderlag Pärm/mapp 5 år Ska ej arkiveras tillsammans med akten Uppdrag LSS Pärm Samma information som finns i handläggarnas beslut och utredning. 95 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

149 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Handling Medium Sortering, förvaring Uppdragsrapport Pärm kontaktpersoner Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Gallringsfrist rensa, bevara Anmärkningar Gallras efter anteckning i journal Om skrivs in som löpande anteckning i Sofia Omfale Papper Akt Bevaras Till handläggare vid avslut OBS! Verkställighets- och HSL-dokumentation skickas till handläggaren inom en månad efter det att insatsen upphört. Ärendenr 2018/300 Datum (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

150 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Kommunal hälso- och sjukvård inom Hemsjukvård, korttidsverksamhet, särskilt boende och omsorg om funktionsnedsatta Patientjournaler och övriga hälso- och sjukvårdshandlingar Inom äldreomsorg och omsorg om funktionshindrade kan det vara svårt att dra en skarp gräns mellan socialtjänst och sjukvård, men eftersom dokumentationen ska göras på två håll måste en uppdelning göras. Dokumentation av hälso- och sjukvård ska föras i patientjournal enligt patientdatalagen (SFS 2008:355). Dokumentation av bistånd enligt socialtjänstlagen (SoL) ska föras i personakt. En patientjournal ska innehålla tydlig omvårdnadsdokumentation. Se även Socialstyrelsens föreskrifter om informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvården (SOSFS 2008:14) samt Socialstyrelsens handbok: Informationshantering och journalföring. Omvårdnadsdokumentationen ska, utifrån patientens individuella behov, beskriva vårdens planering, genomförande och resultat. Dokumentationen ska utformas så att den bidrar till att trygga patientens säkerhet. I det här avsnittet om kommunal hälso- och sjukvård används begreppet journal. I resten av dokumenthanteringsplanen används begreppet akt. Ordet journal avser såväl den journal som finns i datorn som "pappersjournalen". Dessa båda sammantagna utgör patientjournalen eller personakten. Om en handling enbart finns i pappersform ska det alltid finns en hänvisning till det i den elektroniska akten. Ute i verksamheterna finns också viss dokumentation som bör förvaras på ett säkert sätt under tiden ärendet är aktuellt. Mallar och blanketter som är märkta journalhandling ska alltid bevaras i journalen. Flera mappar i samma aktomslag I myndighetsavdelningens arkiv förvaras dokumentation från flera lagar i samma ytteromslag. För att skilja dokumentationen åt ligger LSS-, SoL- och HSL-dokumentation i olikfärgade plastfickor. Dokumentationen får förvaras i samma ytteromslag men handlingarna måste hållas åtskilda eftersom det rör sig om olika lagstiftningar. Samma sak gäller ute i verksamheterna. Ärendenr 2018/300 Datum Verksamhetssystem Den digitala delen av akten utgörs av dokumentation i verksamhetssystemet Treserva. Flexite är ett annat verksamhetssystem som används inom hela regionen för att hantera avvikelser, fel och brister i verksamheterna. Förutom vårt egna verksamhetssystem har sjukvårdsverkspersonal inom socialförvaltningen också läsbehörighet till hälso-och sjukvårdsförvaltningens verksamhetssystem Take Care. De använder även apotekets verksamhetssystem Pascal för läkemedelsordinationer i apodos. 97 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

151 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Hemsjukvård Handlingar som förekommer vid allmän administration inom hemsjukvården (nytt stycke) I den inledande texten finns mer information om rensning och gallring, vad som skiljer original från kopior och om leverans till regionarkivet, s4-12. Förkortningar som används i detta stycke finns förtydligade på s.13. Handling Medium Sortering, Gallringsfrist Anmärkningar förvaring rensa, bevara Avvikelser, fel och Flexite 5 år 10 år Redovisas via Flexite brister, hantering Begäran om läkar- Pärm 2 år Som underlag till faktura undersökning/rätts- intyg/kopia patientjournal, från polismyndighet Delegerad HSL-insats Pärm 2 år Tex från vårdcentral Ärendenr 2018/300 Datum Handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Handlingar av betydelse i ärendet, inkomna, upprättade och utgående Kontrakt och avtal av rutinmässig karaktär, t ex. hyresavtal, avtal rörande städning och utrustningar. Korrespondens med enskilda utförare Kvalitetsarbete, dokumentation Metod- och verksamhetsutveckling, dokumentation Minnesanteckningar/p rotokoll från samverkansgrupper, APT, etc. Månadsuppföljning till hemkommun Protokoll/mötesantec kningar från möten med enhetschefer Journal Papper Journal Bevaras Pärm 2 år Efter att avtalet upphört att gälla Papper Pärm Bevaras Gäller ej patientärenden Papper Papper Pärm/mapp W3D3 Pärm/mapp W3D3 Bevaras Bevaras Ska ingå i diarieförda handlingar Ska ingå i diarieförda handlingar Papper Pärm/mapp Bevaras Tidskronologisk ordning Pärm 2 år Underlag för debitering Papper Pärm Bevaras 98 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

152 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Handling Medium Sortering, Gallringsfrist Anmärkningar förvaring rensa, bevara Rapporter och Pärm 5 år Sätts in i slaskpärm meddelanden som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende Säg vad du tycker... Papper Pärm/mapp Bevaras Diarieförs synpunktshantering W3D3 Tillsynsrapporter Papper Pärm/mapp W3D3 Bevaras Tex från Arbetsmiljöverket, IVO m.fl. Ska ingå i diarieförda handlingar Tjänstgöringsscheman Pärm 2 år Finns i lönesystemet Undersökning och riskbedömning av arbetsmiljön i det enskilda hemmet Årsstatistik över antal brukare i olika verksamhetsformer Papper Akt Pärm/mapp W3D3 Bevaras Medvind Diarieförs Ärendenr 2018/300 Datum (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

153 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Handlingar som uppstår under genomförandet av kommunal hälso- och sjukvård inom hemsjukvård, korttidsverksamhet, särskilt boende och omsorg om funktionsnedsatta I den inledande texten finns mer information om rensning och gallring, vad som skiljer original från kopior och om leverans till regionarkivet, s4-12. Förkortningar som används i detta stycke finns förtydligade på s.13. Ärendenr 2018/300 Datum Handling Medium Sortering, förvaring Apodos - kopia (lista Journal över aktuella Pärm läkemedel) dosrecept Apodos - Gallringsfrist rensa, bevara Anmärkningar Apoteket bevarar originalet Ej giltig för förskrivning Papper Journal Bevaras Finns i Pascal ordinationshandling Ansvarsövertagande Papper Journal Bevaras Om det skrivs in i Treserva kan handlingen gallras Ansökan (beställning) om eldriven rullstol Ansökan (beställning) om hjälpmedel utanför regelverk Avvikelser, fel och brister, hantering Blodsockerkontroll /blodsockerkurva BPSD (Beteendemässiga och Psykiska Symptom vid Demens) Brev HSL (konversation) av vikt med brukare/närstående/st ällföreträdare/ombud Byte av/val av familjeläkare Diabeteslista/blodsoc kerkurva Dödsfall - undersökning utförd av sjuksköterska vid förväntat dödsfall Journal Journal Flexite Journal Journal 5 år 10år Resultat dokumenteras i Treserva Papper Journal Bevaras Kallelser och tidsbokningar gallras vid Journal Papper Journal Bevaras Ska skickas till aktuell vårdcentral Papper Journal Bevaras Om det skrivs in i Sofia Omfale kan handlingen gallras. Original till bårhuset Original sparas i journal, kopia till läkare Bevaras hos handläggare Egenvårdsintyg Treserva Fysisk Aktivitet på Journal Recept SoL/LSS Skrivs in i journal 100 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

154 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Ärendenr 2018/300 Datum Handling Medium Sortering, förvaring Förrådsjournal Journal Narkotika Gallringsfrist rensa, bevara 10 år efter sista notering Anmärkningar Även kallad basjournal/ avräkningsjournal. Inte samma som kontrolläkemedel! Ej patientbunden. GBS-profil och skala (demensbedömning) Papper Journal Bevaras Kan gallras efter anteckning i journal Hjälpmedelscentralen (HMC) Retursedel Journal Handlingar av tillfällig Journal Tex kallelser till möte betydelse och/eller rutinmässig karaktär Handlingar av Papper Journal Bevaras betydelse i ärendet, inkomna, upprättade och utgående Hjälpmedelskort kopia Journal Informationsöverförin g till lasarettet Journal Inskrivningssamtal Papper Journal Bevaras Kladdpapper/formulär kan gallras efter notering i journal Intyg om bostadsanpassningsbidrag Intyg/utredning till annan beslutsfattare, tex läkare, Försäkringskassan mfl Treserva Gallras efter notering i journal Skrivs in i journal Papper Journal Bevaras Kan gallras efter anteckning i journal Journalanteckning Papper Treserva Bevaras Skrivs ut vid avslut av samtliga vårdåtagande, se avslutsrutin Journalkopior från annan vårdgivare Kontrolläkemedel personbunden journalhandling Konversation via brev/ av vikt med brukare/ /ställföreträdare/ ombud Kreditansökan apoteket Papper Journal Bevaras Om innehållet skrivs in i Treserva kan handlingen gallras Papper Journal Bevaras Narkotikapreparat grön lista Papper Journal Bevaras Kallelser/tidsbokningar gallras vid Journal 101 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

155 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Handling Medium Sortering, Gallringsfrist Anmärkningar förvaring rensa, bevara Läkemedelslista Papper Journal Bevaras Skrivs ut från Take Care, samtliga versioner bevaras i nummerordning Medgivande att lämna Papper Journal Bevaras ut medicinsk information Mini Mental Test Papper Journal Bevaras MNA - utredning angående kost och nutrition Munhälsobedömning, medgivande till Munvårdskort Senior Alert Papper/pärm Bevaras Papper/pärm Observationsmaterial Journal Gallras efter notering av resultat i journal Omvårdnadsanamnes, Omvårdnadsstatus, Omvårdnadsepikris, Rapportblad Papper Journal Treserva Bevaras Resultat dokumenteras i journal Tex sömnschema, beteendemönster, symtomskattningslista, BPSD m.fl. Resultat noteras i journal All omvårdnadsdokumentation från Treserva ska skrivas ut och arkiveras vid avslut Remiss Journal Bevaras Kan gallras efter anteckning i journal. Gäller även vårdhund Remissvar - inkommet Papper Journal Bevaras Skriv ut till journal Ärendenr 2018/300 Datum Riskanalys - aggression Journal Dokumenteras i Treserva Riskbedömningar Senior Alert Gallras efter notering i journal Tex MNA, Downton fallrisk, norton bedömning, senior alert Sammanfattning vid Papper Treserva Bevaras avslut av ärende Signeringslista Papper Journal Bevaras Gäller även munvård och ögonvård. Patientens namn och personnr ska framgå på varje blad Signaturförtydligandeli sta Papper Journal Bevaras Patientens namn och peronnr ska framgå på varje blad 102 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

156 Bilaga 8 Dokumenthanteringsplan Handling Medium Sortering, förvaring Gallringsfrist rensa, bevara SIP (Samordnad Papper Journal Bevaras Individuell Planering) Skattningsskalor/ Journal skattningslistor Ställningstagande till Papper Journal Bevaras livsuppehållande behandling Sondnäringsschema Journal Anmärkningar Dokumenteras i Journal. Tex BPSD, symtomskattning m.fl. Resultat noteras i Treserva Ev avvikelser dokumenteras i journal Sårjournal Papper Journal Bevaras Om handlingen förs in i Treserva kan den gallras. Temperaturlista Papper Journal Bevaras Om handlingen förs in i Treserva kan den gallras. Trygghetsplats - journalhandling Uppföljningsantecknin g Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Vård i livets slutskede, signeringslista hela dygnet Papper Journal Bevaras Används inte längre Papper Treserva Bevaras Papper Journal Bevaras Journal Vårdavvikelser Flexite 5 år 10 år Noteras även i journal Vätskelista Journal Dokumenteras i vårdplan Vändschema Journal Vårdplan Papper Treserva Bevaras Skrivs ut vid avslut av samtliga vårdåtagande, se avslutsrutin Ärendenr 2018/300 Datum OBS! HSL-dokumentation skickas till SOFs arkivassistent inom en månad efter det att insatserna upphört. 103 (103) Överstruket = tas bort Rödmarkerat = Läggs till

157 Mari Bergström Bilaga 9 Tjänsteskrivelse SON 2018/ augusti 2018 Socialnämnden RS Remiss Motion. Jämställt försörjningsstöd Förslag till beslut Socialnämnden avslår motionen angående jämställt försörjningsstöd. Sammanfattning Anna Andersson och Eva Nypelius skriver i sin motion: Ang. jämställt försörjningsstöd, att Region Gotland sedan gammalt, av rutin, betalar ut försörjningsstödet till mannen i familjen. De skriver vidare att flera kommuner, däribland Tingsryd, börjat frångå detta, och numera delar upp och betalar ut lika delar till båda parterna i hushållet. Andersson och Nypelius vill att Region Gotland, i väntan påförändrad lagstiftning, ska följa Tingsryds exempel, och betala ut lika delar även här. Stöd- och försörjningsenhetens verksamhetssystem har sedan införandet 1997 haft mannen som registerledare, i de hushåll som har två vuxna, en kvinna och en man. Vid första besöket på Stöd- och försörjningssenheten efterfrågas till vilket, eller vilka, konto pengarna ska utbetalas. Det tas inte för givet att det är till mannens konto. Det är upp till familjen att bestämma hur de vill ha det. Även om man skulle önska att ett delat försörjningsstöd skulle innebära minskad risk för ekonomisk utsatthet och vara ett verktyg för att minska kontroll över en partner, så finns det inga garantier för att det skulle överensstämmande med verkligheten, trots den goda intentionen. Ärendebeskrivning Anna Andersson och Eva Nypelius skriver i sin motion: Ang. jämställt försörjningsstöd, att Region Gotland sedan gammalt, av rutin, betalar ut försörjningsstödet till mannen i familjen. De skriver vidare att flera kommuner, däribland Tingsryd, börjat frångå detta, och numera delar upp och betalar ut lika delar till båda parterna i hushållet. Andersson och Nypelius vill att Region Gotland, i väntan påförändrad lagstiftning, ska följa Tingsryds exempel, och betala ut lika delar även här. 1 (2) Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post registrator-son@gotland.se Org nr Webbplats

158 Bilaga 9 Tjänsteskrivelse Region Gotland SON 2018/285 De hoppas på så sätt minska risken för ekonomisk utsatthet och kontroll från den andra parten. Bedömning I det verksamhetssystem som används inom Individ- och familjeomsorgens Stödoch försörjningsenhet, Lifecare, krävs en princip för vem som ska vara registerledare, om det finns två vuxna i hushållet. Sedan systemet infördes 1997 har det varit mannen som är registerledare. I de fall det är ett samkönat par som söker försörjningsstöd, registreras det på den som är äldst i förhållandet. Vid första besöket på Stöd- och försörjningsenheten efterfrågas till vilket, eller vilka, konto pengarna ska utbetalas. Det tas inte för givet att det är till mannens konto. Det är upp till familjen att själv bestämma hur de vill ha det, ibland blir det till mannens konto, ibland till kvinnans, ibland till ett gemensamt, och ibland uppdelat mellan flera konton. Handläggaren går helt och hållet på det som familjen uttrycker som önskemål. Då försörjningsstödet i många fall bara utgör en del av en hel familjs ekonomi blir svaret i regel ett som motsvarar vad det ska användas till, typ: sätt in det på vårt gemensamma konto så att vi tillsammans med bostadsbidraget har till hela hyran, eller sätt in det på mitt konto, det är oftast jag som handlar all mat. Att dela upp försörjningsstödet, enligt förslaget i motionen, skulle få till följd att familjen själv, får föra över pengar mellan sina konton, för att det ska finnas tillräckligt när räkningarna ska betalas, vilket ofta sker via autogiro. Även om man skulle önska att ett delat försörjningsstöd skulle innebära minskad risk för ekonomisk utsatthet och vara ett verktyg för minskad kontroll över en partner, så finns det inga garantier för att det skulle överensstämmande med verkligheten, trots den goda intentionen. Socialnämnden föreslås avslå motionen angående jämställt försörjningsstöd. Beslutsunderlag Motion till fullmäktige i Region Gotland ang. jämställt försörjningsstöd, Levide och Lokrume 17 juni Tjänsteskrivelse, daterad 20 augusti Marica Gardell Socialdirektör Skickas till Anna Andersson och Eva Nypelius, Centerpartiet Mari Bergström, enhetschef, Stöd- och försörjningsenheten 2 (2)

159 Bilaga 9 MOTION Till fullmäktige i Region Gotland Ang. jämställt försörjningstöd Region Gotland har sedan gammalt av rutin betalat ut försörjningsstöd till mannen i familjen. Flera kommuner har börjat frångå detta, då den andra parten i förhållandet löper risk att hamna i ekonomisk utsatthet. Ekonomin är ett kraftfullt verktyg till exempel för den som vill kontrollera sin partner. En kartläggning är initierad av socialdepartementet men vi i Centerpartiet tycker att man behöver vara tydligare i frågan och Centerpartiet på riksnivå har därför föreslagit en förändrad lagstiftning för att råda bot på denna ojämlikhet. I väntan på lagstiftning finns det ingenting som hindrar att Region Gotland tar samma beslut som flera andra kommuner (bland annat Tingsryd) redan beslutat om, att försörjningsstödet delas lika och betalas ut till båda parter i ett gemensamt hushåll. Därför föreslår jag att: * Region Gotland snarast verkar för att försörjningsstödet delas lika och betalas ut till båda parter i ett gemensamt hushåll. Levide och Lokrume 17 juni 2018 Anna Andersson Eva Nypelius Centerpartiet Centerpartiet

160 Medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) Bilaga 10 Tjänsteskrivelse SON 2018/ juli 2018 Socialnämnden Patientnämnden- remiss rapport Förslag till beslut Socialnämnden överlämnar förvaltningens tjänsteskrivelse som svar på Patientnämndens remiss: Patientnämndens rapport över iakttagelser i vården Sammanfattning Patientnämndens rapport över iakttagelser i vården 2017 visar att patientnämnden har mottagit sju klagomål på socialförvaltningen, som ansvarig vårdgivare. Detta är ett mindre, än föregående år. Patientnämnden konstaterar att det är ett fåtal ärenden som rört socialförvaltningens verksamheter genom åren och att det var likadant under året Så som tidigare, konstaterar Patientnämnden att det är omöjligt att dra några slutsatser, av så få ärenden. Bedömning Socialnämnden instämmer i Patientnämndens bedömning, att det är omöjligt att dra några slutsatser av så få ärenden. Socialnämnden konstaterar också att det låga antalet ärenden som redovisats av Patientnämnden, de senaste åren och så även för år 2017, med sju ärenden, visar att den hälso- och sjukvård som socialnämnden bedriver, är av god kvalitet. Detta stämmer väl överens med de resultat som Socialstyrelsen brukarundersökningar gjort de senaste åren. Där har tidigare 80 % av våra brukare inom våra äldreboenden, ansett att det är mycket lätt/ganska lätt att vid behov få träffa en sjuksköterska. Samma mätning 2017 visar på en ökning till 82 %, att jämföra med riksgenomsnittet samma år, som var 76 %. Resultatet av Socialstyrelsens mätning i år 2018, kommer preliminärt i slutet av oktober månad Vart annat år genomför s Kvalitets- och utvecklingsavdelningen en brukarundersökning av hemsjukvården, senaste mätningen som genomfördes i november 2016 februari 2017, visade att 96, 2 % av patienterna var nöjda med den vård, som hemsjukvården tillhandahåller. En ny brukarundersökning kommer att ske under år (2) Region Gotland Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post registrator-son@gotland.se Org nr Webbplats

161 Bilaga 10 Tjänsteskrivelse Region Gotland SON 2018/173 Beslutsunderlag Remiss: Patientnämndens rapport över iakttagelser i vården s tjänsteskrivelse 10 juli Marica Gardell Socialdirektör Skickas till Patientnämnden- via registrator Hälso- och sjukvårdsnämnden- via registrator Mårten Åström, MAS 2 (2)

162 Bilaga 10

163 Bilaga 10 Patientnämnden Lena Andersson Dnr A1/2018 Verksamhetsledare Rapport över iakttagelser i vården under 2017 Sammanfattning Det totala antalet klagomål har ökat från 234 till 246. Klagomål på Hälso- och sjukvårdsförvaltningen har ökat från 226 till 239 och har fått 7 klagomål, ett mindre än föregående år. 5 patienter har haft en stödperson jämfört med 2 under % (94 %)* Hälso- och sjukvård 2 % (6 %) Tandvård 97 % (97 %) Hälso- och sjukvårdsförvaltningen 3 % (3 %) o o o o o Primärvården uppvisar en stor ökning av antalet klagomål. Det har inkommit 101 klagomål jämfört med 57 stycken år Primärvården står för 41 % av klagomålen, 2016 stod de för 24 % av klagomålen. Somatisk specialistvård (huvudsakligen Visby Lasarett) uppvisar en minskning av antalet klagomål. Det har inkommit 101 klagomål jämfört med 128 stycken Som. spec. står för 41 % av klagomålen, 2016 stod de för 55 % av klagomålen. Psykiatrin uppvisar en liten ökning av antalet klagomål. Psykiatrin står för 11 % av klagomålen, dvs sammanlagt 28 (23) stycken. Tandvården uppvisar en minskning av antalet klagomål. Tandvården står för 2 % av klagomålen, dvs sammanlagt 5 (14) stycken. Antalet patienter som fått en stödperson har ökat från 2 till 5 förordnanden. Ökningen av klagomålen till primärvården är den tydligaste trenden som kan ses under Huvudsakligen är klagomålen relaterade till brister i kontinuiteten samt brister i kommunikationen. Detta är i många av klagomålen relaterat till bristen på fasta läkare. Somatisk specialistvård uppvisar en minskning av antalet klagomål. *2016 års siffror inom parentes 1