Kallelse Föredragningslista Kultur och fritidsnämnden Kultur och fritidsnämnden. Anna-Helena Wiechel

Transkript

1 Kallelse Föredragningslista Kultur och fritidsnämnden 1(2) Sammanträde Kultur och fritidsnämnden Plats och tid Hedegärde kl. 09:00 onsdagen den 18 oktober 2017 Ordförande Sekreterare Annelie Högberg Anna-Helena Wiechel Föredragningslista Föredragande 1. Upprop och val av justerande samt bestämmande av tid för justering Dnr KFN Bestämmande av kultur och fritidsnämndens sammanträdesdagar 2018 Dnr KFN 2017/ Remiss: Översyn av Uddevalla kommuns investeringsprocess Dnr KFN 2017/ Remiss: Motion från Carin Ramneskär (M) och Mikael Staxäng (M) om att tydliggöra kända personer och händelser Dnr KFN 2017/ Ansökan från IK Oddevold om avgifts- och hyresfrihet avseende Oddebollen 2017 Dnr KFN 2017/ Återsänd remiss från kommunstyrelsens ordförande: IK Orients ansökan om hyresfrihet för Rimnershallen och Rimnersvallen under mästerskapstävlingar 2017 Dnr KFN 2017/ Information om badplatser Dnr KFN Information om kulturpris och kulturstipendium Dnr KFN Återkoppling- hantering av granulat på förvaltningen Dnr KFN

2 Kallelse Föredragningslista Kultur och fritidsnämnden 2(2) Föredragningslista Föredragande 10. Uppföljning- Unga kommunutredare Dnr KFN Förvaltningschefen informerar Dnr KFN Ordförande informerar Dnr KFN Redovisning av anmälningsärenden 2017 Dnr KFN 2017/00007 Ledamot och ersättare som är hindrad att delta i sammanträdet ska anmäla detta till resp gruppledare. Tänk på att visa hänsyn vid mötet och använd inte parfym, rakvatten eller andra starkt doftande hygienartiklar. Undvik även citrus och nötter.

3 Tjänsteskrivelse Kultur och fritid 1(1) Dnr KFN 2017/00106 Handläggare Utredare Anna-Helena Wiechel Telefon Bestämmande av kultur och fritidsnämndens sammanträdesdagar 2018 Sammanfattning Förslag till sammanträdesdagar för kultur och fritidsnämnden 2018 har upprättats. 11 sammanträden föreslås, en för varje kalendermånad, juli undantaget. Sammanträdesdag är torsdag, bortsett från junimötet, som föreslås vara tisdag. Kultur och fritidsnämndens sammanträden börjar kl Följande dagar föreslås: 18 januari, 22 februari, 22 mars, 19, april, 24 maj, 12 juni, 23 augusti, 20 september, 18 oktober, 22 november och 13 december. Beslutsunderlag Kultur och fritidsförvaltningens tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens protokollsutdrag Kommunstyrelsens protokollsutdrag Förslag till beslut Kultur och fritidsnämnden fastställer ovanstående sammanträdesdagar för 2018 Katarina Hansson Kultur och fritidschef Anna-Helena Wiechel Utredare Expediera till kommunfullmäktige

4 Protokollsutdrag Kommunstyrelsen Dnr KS 2017/00483 Bestämmande av sammanträdesdagar för kommunstyrelsen 2018 Sammanfattning Förslag till sammanträdesdagar för kommunstyrelsen 2018 har upprättats. Förslaget innebär att kommunstyrelsen sammanträder sista onsdagen varje månad, med undantag för juni och december. Juli månad är sammanträdesfri. Kommunstyrelsens sammanträden börjar klockan 11:00. Följande dagar föreslås: 31 januari, 28 februari, 28 mars, 25 april, 30 maj, 20 juni, 29 augusti, 26 september, 31 oktober, 28 november och 19 december. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Beslut Kommunstyrelsen beslutar att fastställa ovanstående sammanträdesdagar för kommunstyrelsen Vid protokollet Annica Åberg Justerat Ingemar Samuelsson, Annelie Högberg Justeringen tillkännagiven på anslagstavlan intygar Annica Åberg Expedierat Samtliga nämnder Kommunledningskontoret kommunikationsavdelningen Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

5 Protokollsutdrag Kommunstyrelsen Dnr KS 2017/00482 Bestämmande av sammanträdesdagar för kommunfullmäktige 2018 Sammanfattning Förslag till sammanträdesdagar för kommunfullmäktige 2018 har upprättats. Följande dagar föreslås: 10 januari, 14 februari, 14 mars, 11 april, 16 maj, 13 juni, 12 september, 10 oktober, 14 november och 12 december. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att kommunfullmäktige sammanträder följande dagar under 2018; 10 januari, 14 februari, 14 mars, 11 april, 16 maj, 13 juni, 12 september, 10 oktober, 14 november och 12 december, samt att samtliga sammanträden börjar klockan 17:30 med undantag för den 13 juni som börjar klockan 13:00. Vid protokollet Annica Åberg Justerat Ingemar Samuelsson, Annelie Högberg Justeringen tillkännagiven på anslagstavlan intygar Annica Åberg Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

6 Tjänsteskrivelse 1(3) Dnr KFN 2017/00089 Handläggare Ekonom Monica Laigar-Strandberg Telefon Remiss: Översyn av Uddevalla kommuns investeringsprocess Sammanfattning Investeringsprocessen i Uddevalla kommun har inte varit föremål för översyn på ett antal år. Bland annat har oklarheter i nuvarande process lett fram till takten i genomförandet av beslutade investeringar inte har varit den önskvärda eller nödvändiga. Tre revisionsrapporter har under senare tid granskat processens olika delar och kommit med att antal rekommendationer till förändringar. Kommunledningskontorets ekonomiavdelning har, mot bakgrund av konstaterade oklarheter och revisionsrapporternas rekommendationer, i samarbete med övriga förvaltningar genomfört en översyn av processen. Denna översyn har delats upp i två etapper. I den första etappen har ett ramverk för förändringar i processen tagits fram för den del som avser att ett behov uppstår till slutligt politiskt beslut om att behovet ska tillgodoses genom en investering. Översynen fortsätter med etapp två, parallellt med denna remissomgång, som avser processen efter beslut om igångsättning till slutredovisning. Ramverket som tagits fram i första etappen ger en tydlig struktur för vad, hur och när processens olika delar genomförs och vad de innehåller. Till detta ramverk bör kompletteras med förtydligande om att kultur och fritidsnämnden involveras i samtliga byggen utifrån den konstnärliga gestaltningen samt att man säkerställer inflytandet över investeringar som direkt inverkar på nämndens uppdrag. Beslutsunderlag Kultur och fritids tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens ordförande delegation nr 8, skicka ärende Översyn av Uddevalla kommuns investeringsprocess på remiss till barn och utbildningsnämnden, socialnämnden, kultur och fritidsnämnden samt lokalförsörjningsgruppen (KS2017/00421) Översyn av Uddevalla kommuns investeringsprocess, remissupplaga Processbeskrivning investeringsprocessen, övergripande Processbeskrivning investeringsprocessen, detalj Förslag till beslut Kultur och fritidsnämnden beslutar

7 Tjänsteskrivelse 2(3) Dnr KFN 2017/00089 att ställa sig positiv till Översynen av Uddevalla kommuns investeringsprocess med nedanstående kompletteringar att under rubriken 13:12 Konsekvenser ur tre hållbarhetsperspektiv, bör texten förtydligas med gemensamma definitioner av hållbarhet samt praktisk tillämpning av konsekvensanalyser att Bilaga 3, rubrik 4 Tillvägagångssätt/metod kompletteras under exempel på viktiga funktioner för samråd och insamling av kunskap och information med konstnär. att Bilaga 3, 8.1 Investeringsutgifter ersätta begreppet konstutsmyckning med begreppet konstnärlig gestaltning Ärendebeskrivning Ramverket som tagits fram i första etappen ger en tydlig struktur för vad, hur och när processens olika delar genomförs och vad de innehåller. Till detta ramverk bör kompletteras med förtydligande om att kultur och fritidsnämnden involveras i samtliga byggen utifrån den konstnärliga gestaltningen samt att man säkerställer inflytandet över investeringar som direkt inverkar på nämndens uppdrag. Beställande nämnds inflytande över hela processen Nuvarande översyn täcker enbart den första etappen i investeringsprocessen. I denna beskrivs beställande nämnds roll på ett klargörande vis under rubrik 20, Hela investeringspaket. Det är positivt att Översynen betonar beställande nämnds roll utifrån kringliggande infrastruktur med mera. Detta möjliggör en helhetssyn på kommunala investeringar och säkerställer att samband och länkar mellan objekt och omgivande miljö inkluderas i investeringen. Den offentliga konstens roll i investeringsprocessen/profilinvesteringar I förslaget står i bilaga 3, förstudie, en kolumn om konstutsmyckning. För det första ska begreppet ändras till konstnärlig gestaltning För det andra ska förstudien rubrik 4, exempel på viktiga funktioner, kompletteras med konstnär. Detta för att kvaliteten på den konstnärliga processen kring en byggnad är beroende av när i investeringsprocessen som konstnären får tillgång till objektet. Ju tidigare konstnären inkluderas, desto större är möjligheterna att objektet utformas på ett kulturellt hållbart sätt. Mindre förbättringsförslag Hållbarhetsperspektiven, definition och praktisk tillämpning För att kunna genomföra en konsekvensanalys krävs en viss nivå av kunskap i ämnet. Översynen bör inkludera en handlingsplan eller liknande för att säkerställa en samsyn

8 Tjänsteskrivelse 3(3) Dnr KFN 2017/00089 av hållbarhetsbegreppen samt en idé om hur konsekvensanalyserna ska genomföras (ex vis checklista). Katarina Hansson Kultur och fritidschef Monica Laigar-Strandberg Ekonom Expediera till kommunstyrelsen, ekonomichef Kenneth Erlandsson

9 *#'.?ffii a ++tj å 'onn-m$- Delegolionsbeslut Kommunledningskonlorel t6 l(1) Dnr: KS Hondlöggore Ekonomichef Kenneth Erlandsson Ielefon kenneth. erlandsson@uddevalla. se Kommunslyrelsens ordförqndes delegolion nr 8, skicko örendel översyn ov Uddevollo kommuns invesleringsprocess, på remiss till born och ulbildningsnömnden, sociqlnömnden, somhöllsbyggnodsnömnden, kullur och fritidsnömnden soml Io ko Iförsörjnin g s g ru p pe n Sommqnfoltning Investeringsprocessen i Uddevalla kommun har inte varit föremål ftir översyn på ett antal är. Bland annat har oklarheter i nuvarande process lett fram till att takten i genomftirandet av beslutade investeringar inte har varit den önskvärda eller nödvändiga. Tre revisionsrapporter har under senare tid granskat processens olika delar och kommit med ett antal rekommendationer till förändringar. Kommunledningskontorets ekonomiavdelning har, mot bakgrund av konstaterade oklarheter och revisionsrapporternas rekommendationer, i samarbete med övriga ftirvaltningar genomftirt en översyn av processen. En arbetsgrupp har arbetat fram ett ramverk ft)r fträndringar av processen i den del som avser att ett behov uppstår till slutligt politiskt beslut om att behovet ska tillgodoses genom en investering. Översynen fortsätter nu, parallellt med denna remissomgång, med översyn av processen efter slutligt beslut till slutredovisning. Ekonomichef Kenneth Erlandsson svarar på frågor mm med anledning av remissen. Beslut Kommunstyrelsen beslutar att skicka ärendet Översyn av Uddevalla kommuns investeringsprocess, på remiss till barn- och utbildningsnämnden, socialnämnden, samhällsbyggnadsnämnden, kultur- och fritidsnåimnden samt lokalforsörj nings gruppen. Svar ska vara komm senast 2017-ll-10 ekonomichef Kenneth Erlandsson, tillhanda Ingemar SSON Kommunstyrelsens ordftirande Kommunledninoskontoret Postodress 451 8l Uddevollo Besöksodress S'lodshuset Vorvsvögen I Telefon OO 0O Fox l' E-post kommunledningskonlorel@uddevollo.se

10

11

12 Översyn av Uddevalla kommuns investeringsprocess Remissupplaga

13 Innehåll 1 Bakgrund och syfte Etappindelning Arbetet med översynen Revisionsrapporter... 4 Granskning av underlag till större beslut i kommunfullmäktige, Deloitte januari 2016 (Dnr KS 2016/00184)... 4 Granskning av lokalförsörjningsprocessen, EY december 2016 (Dnr 2016/00617)... 4 Rapport avseende granskning av investeringar och underhåll av anläggningar, Deloitte april 2017 (Dnr 2017/00262)... 4 Hantering i översynen Definition Avgränsning Ramverk Investeringspolicyn Övriga styrdokument Sammanfattning av skillnaden mellan den ny processen och den befintliga Processens start och slut Igångsättningsbeslut Beslutsunderlag Bakgrund och syfte Koppling till politiska målsättningar Alternativa lösningar Samordningsmöjligheter Konsekvenser för andra objekt Driftkalkyl Investeringskalkyl Nyttobeskrivning Lönsamhet/effektivisering Finansiering Riskanalys Konsekvenser ur tre hållbarhetsperspektiv Tidplan Kategorisering Bilagor

14 14 Kommunbidrag Igångsättning före budgetåret Ram för investeringar kopplas till de årliga kostnaderna istället för investeringsutgifterna Prioriterad investeringsplan Planeringshorisont Kategorier av investeringar Hela investeringspaket Kvalitetskontroller Genomförandeplan / exploateringar Kvalitetsverktyg som stödjer investeringsprocessen/projektmodellen Styrgrupp för större investeringar Finansieringsansvarig nämnd Ansvarsgräns finansieringsansvarig nämnd / samhällsbyggnadsnämnden Ansvarsgräns finansieringsansvarig nämnd / kommunfullmäktige Processbeskrivning Ägare av investeringsprocessen Bilagor

15 1 Bakgrund och syfte Under senare tid har det kommit signaler från flera olika håll inom kommunen om behov av översyn av processen. Dessa är sammanfattningsvis följande (utan inbördes rangordning): kommunstyrelse och kommunfullmäktige prioriterar inte investeringarna i arbetet med flerårsplanen utan anger endast totalramar per år (vari ingår även övriga mindre investeringar av typ inventarier, maskiner, fordon mm) nämnderna vet därmed inte vad som gäller utan får själva göra en förnyad egen prioritering som blir föremål för ytterligare ett beslut i kommunfullmäktige lokalförsörjningsplanen är inte helt samordnad med investeringsplanen genomförandeplanen (exploateringar av bostadsområden) är inte samordnad med investeringsplanen kopplingen av tilldelning av kommunbidrag till resp. nämnd i resultatbudgeten i förhållande till investeringsplanen är otydlig underlaget/-en för de formella besluten om investeringarna på de olika nivåerna behöver standardiseras vilka beslut fattas idag och vad är innebörden av dessa? behov av så tidiga beslut som möjligt för genomförande enligt upprättade planer ekonomisk och beslutsmässig uppföljning av investeringar görs endast delvis hur hantera tidsförskjutningar mm? vilka nivåer ska fullmäktige fatta beslut på? kalkylkrav och -metoder lokalförsörjningsgruppens roll och mandat den bokföringsmässiga redovisningen av investeringarna bör ses över efterlevnad av investeringspolicyn är begränsad revisionen har granskat underlagen för större beslut och lämnat en del rekommendationer som lämnats över till denna översyn att beakta. Frågeställningarna kan säkert utökas men räcker gott för att motivera en översyn. Översynen av investeringsprocessen har därför gjorts för att tydliggöra och så långt som möjligt kvalitetssäkra hanteringen av investeringar i Uddevalla kommun. Processbeskrivningen ska medverka till effektivare beslutsfattande och hantering i hela organisationen för att kunna starta och slutföra investeringar tidigare än vad som är fallet för närvarande. Uddevalla kommuns investeringsprocess har inte varit föremål för någon större översyn sedan I arbetet har nedanstående utgångspunkter varit vägledande för översynen. Översynen ska utmynna i en process som är logisk från behov till slutredovisning är känd och accepterad i organisationen ska underlätta för politiken att prioritera och fatta beslut anger ansvarsgränserna mellan förvaltning och nämnd (om behov finns) anger ansvarsgränserna mellan berörda nämnder resp. förvaltningar anger ansvarsgränserna mellan kommunstyrelse/kommunfullmäktige resp. nämnder innehåller endast nödvändiga beslutstillfällen och med tydliga beslut, uppdrag mm är tydligt dokumenterad 3

16 innehåller förslag till revidering av investeringspolicyn för synkronisering med den reviderade processen. 2 Etappindelning Översynen har delats upp i två etapper framför allt med hänsyn till identifiering av var förbättringar primärt måste åstadkommas: Etapp 1: från behov tom slutligt beslut för igångsättning Etapp 2: från beslut om igångsättning tom slutredovisning. Resultatet av arbetet i etapp 1 redovisas i detta dokument. Arbetet med etapp 2 påbörjas efter sommaren 2017 och ska vara klart till årsskiftet 2017/18. 3 Arbetet med översynen Arbetet med översynen har letts av ekonomichefen. Arbetsgruppen har därutöver bestått i personal från ekonomiavdelningens planerings- resp. redovisningsfunktioner samt representant från samhällsbyggnadsförvaltningen. En referensgrupp med representanter för förvaltningarna har löpande informerats för att bland annat ge återkoppling. En del av översynen har varit specialinriktad mot lokalförsörjningsdelen som är en viktig del av hela investeringsprocessen. Arbetet har här utförts av lokalstrateg inom kommunledningskontorets avdelning för strategisk samhällsplanering samt representant för samhällsbyggnadsförvaltningen. Löpande avstämning har skett med kommunstyrelsens beredning. 4 Revisionsrapporter Revisionen har i tre olika rapporter tagit upp frågor som berör investeringsprocessen på olika sätt. Granskning av underlag till större beslut i kommunfullmäktige, Deloitte januari 2016 (Dnr KS 2016/00184) Kommunstyrelsen behandlade rapporten och beslutade då att som svar på rapporten hänvisa till att rekommendationerna kommer att behandlas i kommunledningskontorets genomgång av kommunens investeringsprocess. Kommunfullmäktige godkände i beslut kommunstyrelsens svar till revisorerna. Granskning av lokalförsörjningsprocessen, EY december 2016 (Dnr 2016/00617) Kommunstyrelsen behandlade rapporten och beslutade då att som svar på rapporten hänvisa till pågående översyn av investeringsprocessen samt utredning för utveckling av befolkningsprognoserna. Kommunfullmäktige godkände i beslut kommunstyrelsens svar till revisorerna. Rapport avseende granskning av investeringar och underhåll av anläggningar, Deloitte april 2017 (Dnr 2017/00262) Kommunstyrelsen behandlade rapporten och beslutade då att som svar på rapporten hänvisa till redovisade kommentarer samt pågående översyn av investeringsprocessen. Barn och utbildningsnämnden, socialnämnden samt samhällsbyggnadsnämnden kommer att lämna egna svar. Även berörda bolag och stiftelser lämnar egna svar. 4

17 Hantering i översynen Översynen av investeringsprocessen har beaktat rekommendationerna i revisionsrapporterna i den utsträckning som bedömts relevant. 5 Definition Investeringsprocessen beskriver sammanfattningsvis ett investeringsärendes gång, vad som skall ingå i en investerings olika faser och hur beslutspunkter ska hanteras och förankras med beslutande organ (berörda nämnder, kommunstyrelse resp. kommunfullmäktige). 6 Avgränsning Översynen bygger på att den övergripande ekonomiska planeringsprocessen ska vara oförändrad. Den får inte ändras pga. förslagen i översynen. Översynen avser investeringar i materiella anläggningstillgångar och inte finansiella d:o (finansiella anläggningstillgångar är bl. a. aktier). De finansiella låter sig normalt inte infogas i en planeringsprocess pga. deras karaktär utan uppstår löpande under året. 7 Ramverk Förslagen i denna översyn ska ses som ett ramverk för arbetet med och i investeringsprocessen. Det finns delar som kan behöva utvecklas, ändras eller tas bort när erfarenhet vunnits i den praktiska tillämpningen. 8 Investeringspolicyn Kommunens investeringspolicy ska omarbetas för att anpassas till ramverket. Detta arbete sker parallellt med den formella behandlingen av förslagen i denna översyn och kommer att läggas fram för beslut samtidigt med beslutet om detta ramverk. Alternativt kommer ramverket i sin helhet att arbetas in i policyn (klaras ut under hösten). De synpunkter som kommer i remissförfarandet ang. detta ramverk kommer, i den mån de föreslås beaktas, att arbetas in i det förslaget till reviderad investeringspolicy. 9 Övriga styrdokument Övriga styrdokument där planeringsprocessen och /eller investeringsprocessen förekommer kommer att gås igenom för att se till att överensstämmelse finns sinsemellan. Dessa kommer därefter att lämnas för erforderliga politiska beslut. 10 Sammanfattning av skillnaden mellan den ny processen och den befintliga Tydlig behovsbeskrivning och -analys Behovet av en investering ska vara definierat och klart innan det kommer in i den formella investeringsprocessen Definition av vilket beslutsunderlag som ska finnas för att ett förslag till investering ska bli godkänd (kvalitetskontroll) Kommunfullmäktiges beslut om flerårsplan i juni = igångsättning för vissa investeringar Kategorisering av investeringar för att tydligare visa varför en investering görs Kontinuerliga prioriteringar görs för att få fram en slutlig prioriterad investeringsplan i flerårsplanen 5

18 Investeringsram i form av kommunbidrag istället för investeringsutgifter (anslag på på längden istället för på höjden ) Kompletta investeringspaket som går via lokalförsörjningsplaneringen (huvuddelen av paketen avser denna typ av investeringar) Förlängning av planeringshorisonten från 8 år (3 + 5 år) till 10 år (3 + 7 år) Budgetårskoppling för vissa investeringar tas bort, igångsättning ska kunna ske direkt efter kommunfullmäktiges junibeslut Tydligare och mer komplett kalkylunderlag för varje investering Fastställande av ägare av investeringsprocessen. 11 Processens start och slut Förslag: Ett behov ska vara definierat och klart samt beslut finnas i finansieringsansvarig nämnd att behovet föreslås tillgodoses genom en investering innan objektet tillhör investeringsprocessen. Dokumentation ska ske löpande. Ett behov kan uppstå av flera olika orsaker. Nedan redovisas några av dessa som var för sig eller i kombination skapar ett behov. Orsak Reinvestering Demografi Politik Effektivisering/lönsamhet Ändamålsenlighet Myndighetskrav Avser ersätta ett uttjänt objekt med något nytt ökad befolkning eller förändrad befolkningsstruktur politiska ambitioner ex när tre uttjänta objekt slås samman till ett nytt, går att räkna hem ex pga. ändrade behov ex från staten Behovet ska vara definierat och klart innan det tas upp för behandling och beredning i investeringsprocessen. Behovet ska utmynna i ett ställningstagande i finansieringsansvarig nämnd till att detta föreslås tillgodoses genom en investering. En viktig förutsättning är att det förs en kontinuerlig och aktiv dialog mellan hyresgäst och hyresvärd (beställare och utförare) under hela tiden från identifiering av ett behov till ibruktagande. För att undvika tolkningstvister eller liknande om vad parterna avsett och/eller kommit överens om är det viktigt att löpande dokumentation sker av processen. Parterna kommer överens om hur denna ska ske. Investeringsprocessen slutar med en utvärdering av projektet för erfarenhetsåterföring för kommande investeringar. Översynen har valt att även beskriva det skeende som ligger före processens formella start, dvs vad som händer från det att ett behov uppstår fram till det är definierat och klart och därmed formellt blir en del av investeringsprocessen. Notering: Slutförandet av investeringen, efter igångsättningsbeslutet till slutredovisning mm, behandlas i etapp 2 och utvecklas inte vidare här. 6

19 12 Igångsättningsbeslut Förslag: Kommunfullmäktiges beslut i juni resp. år om kommunens flerårsplan inkl. prioriterad investeringsplan ska utgöra igångsättningsbeslut för nya investeringar i den mån kommunfullmäktige inte beslutar annorlunda för visst/vissa objekt. En viktig utgångspunkt för att kunna minska ledtiden i processen har varit att komma fram till när det slutliga beslutet om en investering tas och när nämnderna därmed får klartecken att påbörja arbetet med de beslutade investeringarna. Översynen föreslår att det är kommunfullmäktiges beslut om flerårsplanen i juni resp. år som ska utgöra igångsättningsbeslut. Beslutet innebär då formellt klartecken till att påbörja arbetet med de investeringsprojekt som ingår i investeringsplanen förutom de kommunfullmäktige ev. väljer att inte lämna klartecken till. I flerårsplanen ingår en prioriterad investeringsplan som har varit föremål för behandling under lång tid både i förvaltningar/ nämnder och slutligen i den politiska majoritetens budgetberedning. Igångsättning kan skilja sig mellan de olika kategorierna av investeringar och har olika förutsättningar. För förtydligande av valet av igångsättningsbeslut kan nedanstående tjäna som alternativförslag. Om ovanstående beslutstillfälle inte utgör igångsättningsbeslut - vilka andra tillfällen är i så fall möjliga? Följande två alternativa tillfällen finns då: Kommunstyrelsen december (enligt gällande investeringspolicy 1/) Kommunfullmäktige i februari (sammanställd budget) 1/ Investeringspolicyn 4.1: Med flerårsplanen som grund utarbetar respektive nämnd fram en investeringsbudget (med i allmänhet ökad detaljeringsgrad) för följande år. Investeringsbudgeten fastställs sedan av kommunstyrelsen om investeringsramen inte överskrids, i annat fall av kommunfullmäktige. I första fallet blir det en förskjutning med 5 månader (juni -> december) och i andra fallet 8 månader (juni -> februari). Det finns alltså tid att vinna på att bestämma att junibeslutet ska vara igångsättningsbeslut. Detta förutsätter i sin tur att hela processen dessförinnan har kvalitetssäkrats så att kommunfullmäktige kan ta i sitt beslut i förvissning om detta. Gällande ordning med ett särskilt kommunstyrelsebeslut för igångsättning för investeringar över 10 mkr tas bort. 13 Beslutsunderlag Förslag: Samtliga investeringar som medtas i investeringsprocessen, och som ska bli en del av den slutliga prioriterade investeringsplanen, ska uppfylla de krav på innehåll i beslutsunderlaget som ställs. Detta innehåll är bakgrund och syfte, koppling till politiska målsättningar (så som de uttrycks i bland annat strategisk plan), alternativa lösningar, samordningsmöjligheter, konsekvenser för andra objekt, investeringskalkyl, driftkalkyl, lönsamhet/effektivisering, finansiering, riskanalys, miljökonsekvenser, tidplan, kategorisering (kategorierna 1 5) samt ev. bilagor. För att kunna påbörja projekt tidigare resp. slutföra dem på kortare tid än vad som är fallet för närvarande förutsätter investeringsprocessen så tidiga och slutliga politiska beslut som möjligt. Med slut- 7

20 liga beslut avses då att en investering ska kunna påbörjas, att inga oklarheter finns om ex finansieringen, att inga ytterligare politiska beslut erfordras mm. Som redovisas i avsnitt 12 ovan föreslås att det centrala beslutstillfället för igångsättning är resp. års beslut i kommunfullmäktige om flerårsplanen för de kommande tre åren och den däri ingående investeringsplanen. Detta beslut avser igångsättning av samtliga investeringar förutom de som av olika skäl inte får igångsättas ännu. Denna utgångspunkt är central i den nya processen. Om det inte sker vid detta tillfälle kan tidsförskjutningen komma att uppgå till 5 8 månader beroende på val av nytt tillfälle för formellt igångsättningsbeslut. Vid kommunfullmäktiges junibeslut ska kommunfullmäktige ta ställning till hanteringen av enskilda objekt eller ev. grupper av objekt. Kommunfullmäktiges hantering i denna del kräver att två vitala förutsättningar är uppfyllda: ett komplett beslutsunderlag i tid (se nedan) politisk vilja och förmåga att under arbetet med flerårsplanen komma fram till en prioriterad investeringsplan inkl. tilldelning av kommunbidrag (allt mellan %, se avsnitt 14). Det beslutsunderlag som erfordras för att vara komplett föreslås innehålla följande: Bakgrund och syfte Koppling till politiska målsättningar (så som de uttrycks i bland annat strategisk plan) Alternativa lösningar Samordningsmöjligheter Konsekvenser för andra objekt Driftkalkyl Investeringskalkyl Nyttobeskrivning Lönsamhet/effektivisering Finansiering Riskanalys Konsekvenser ur tre hållbarhetsperspektiv Tidplan Kategorisering (kategorierna 1 5) Ev. bilagor 13.1 Bakgrund och syfte Redovisning av den behovsbeskrivning, behovsanalys, ev. förstudie mm som gjorts och som leder fram till att behovet föreslås tillgodoses genom en investering Koppling till politiska målsättningar Redovisning av vilka "Övergripande mål" och "Prioriterade områden" i den vid var tid gällande strategiska planen som investeringen stödjer (baserat på nuvarande utformning av och innehåll i strategisk plan) Alternativa lösningar Normalt ska bedömning av alternativ göras i behovsanalysfasen. I beskrivningen ska alltid ingå ett "noll-alternativ", dvs vad händer om vi inte gör något alls, dvs behåller det gamla eller låter bli att genomföra något helt nytt. I avsnittet ska kortfattat redovisas vilka alternativ som övervägts om det 8

21 funnits fler relevanta sådana. Alternativa lösningar, utformningar mm bereds normalt inom resp. nämnd där behovet uppstår. Om nämnden bedömer det intressant eller nödvändigt eller om kommunfullmäktige tidigare begärt det kan alternativen redovisas i underlaget för ställningstagande i kommunfullmäktige Samordningsmöjligheter Beskrivning av vilka samordningsmöjligheter med egna eller andra verksamheter som uppstår och/eller beaktats. Kan även redovisas i avsnittet Lönsamhet/effektivisering om samordningsmöjligheterna är av effektiviseringskaraktär Konsekvenser för andra objekt Beskrivning av vad som händer med andra objekt (ex en byggnad eller lokaler som lämnas till förmån för den nya). Finns alternativ användning? Rivas? 13.6 Driftkalkyl I processen och planeringen övertar nu driftkalkylen den centrala funktionen från investeringskalkylen. Driftkalkyl ska upprättas för alla objekt som föreslås ingå i den slutliga investeringsplanen resp. år. Kalkylen förfinas under processens gång. I god tid före budgetdialogen ska (förstudie)kalkylen vara färdig och som då ligger till grund för det slutliga politiska beslutet om igångsättning. Till grund för drift- resp. investeringskalkylen finns behovsanalysen och därefter en förstudie. Förstudien görs av samhällsbyggnadsförvaltningen och kompletterar verksamhetsbehovet med förutsättningar som exempelvis markmiljö, infrastruktur/trafiksituationer, förslag till placering mm. Förstudien ska tillsammans med behovsanalysen ge tillräcklig kunskap om nyttan och konsekvenser för att göra en mer träffsäker kalkyl som kan ligga till grund för ett beslut om igångsättning i samband med beslutet om flerårsplan. Kalkylen är olika detaljerad i olika skeden av processen, med en enklare kalkyl i början. Följande kalkyler kommer att användas (i tidsordning): Tidpunkt Inför beslut om igångsättning Inför byggstart Typ av kalkyl 1 Behovskalkyl 2 Förstudiekalkyl 3 Förprojekteringskalkyl 4 Upphandlingskalkyl Risk och osäkerhet är kännetecknande för en investering. Kalkyler som görs i början av ett projekt har ofta en högre grad av osäkerhet än de som görs senare i projektet. Osäkerheten ska successivt reduceras fram till förstudiekalkylen som ligger till grund för igångsättningsbeslutet. Efter igångsättningsbeslutet sker ytterligare förfiningar genom förprojekteringskalkyl resp. upphandlingskalkyl. För flera av investeringskategorierna finns historisk kunskap och kännedom som gör att kalkylerna för nya investeringar är mer träffsäkra. Exempel på dessa är vanliga nybyggnationer såsom förskola, gruppbostad mm. Större, mer sällan förekommande investeringar, exempelvis nytt badhus kan behöva ett mer omfattande arbete för att uppnå högre träffsäkerhet. Utifrån de fyra kalkylnivåerna kommer de kalkyler som ligger till grund för igångsättningsbeslut, behovskalkyl och förstudiekalkyl, att tydligöra graden av osäkerheten. De kalkyler som finns inför bygg- 9

22 start, förprojekteringskalkyl och upphandlingskalkyl, har kommit så långt i detaljeringsnivån att osäkerheten i dessa oftast är hanterbar. I beslutsunderlaget kommer det att finnas en bedömning av osäkerhetgraden i kalkylen. För större investeringar kan, redan vid behovskalkylen, en metodbaserad kalkyl komma att användas för att minska osäkerhetsgraden. Översynen föreslår att ett fortsatt arbete sker inom området för att se på förutsättningarna att införa detta för vissa investeringar Kalkylernas utformning och innehåll framgår i bilagorna Investeringskalkyl Ska upprättas för alla objekt som föreslås ingå i investeringsplanen. Förfinas under processens gång. En första kalkyl tas fram i samband med behovsanalysen. Senast vid budgetdialogen ska kalkylen vara färdig för att medtas i flerårsplanen. Investeringskalkylen blir i fortsättningen en teknisk beräkning som utgör underlag för planeringen av upplåningsbehovet i flerårsplanen. Det är driftkalkylen som i fortsättningen utgör det huvudsakliga ekonomiska underlaget för beslut om genomförande av investeringarna (se även avsnitt 14 Kommunbidrag ). Kalkylernas utformning och innehåll framgår i bilagorna Nyttobeskrivning En verbal beskrivning av nyttan med investeringen ska finnas med. Översynen har övervägt frågan om att redan nu föra in någon form av krav på formell nyttokalkyl. Vi har dock kommit fram till att detta kräver en betydligt större insats, både i översynsskedet och kompetensmässigt för att vi ska känna oss beredda att ta det steget. Översynen föreslår att ett fortsatt arbete sker inom området för att se på förutsättningarna att senare införa detta för vissa investeringar Lönsamhet/effektivisering Redovisning av effektiviseringspotential (motsv.) Finansiering Redovisning från finansieringsansvarig nämnd av den löpande årliga finansieringen under nyttjandetiden. Kan investeringen finansieras inom befintligt kommunbidrag eller krävs utökad finansiering (0-100 %)? Finansieringsansvarig nämnd ska göra en bedömning av erforderligt behov av tillkommande kommunbidrag för finansiering av objektet. Kommunfullmäktige har alltid möjligheten att begränsa tilldelningen till allt mellan % av nämndens begärda tilldelning. Denna bedömning görs i budgetberedningen och bygger bland annat på de övergripande ekonomiska förutsättningarna (i ytterlighetsfallet har kommunfullmäktige alltid möjligheten att besluta om att en viss investering ska genomföras utan att skicka med något utökat kommunbidrag, (dvs 0 %) till nämnden som då har att prioritera fram erforderliga pengar ur befintlig budget) Riskanalys Den ekonomiska osäkerhetsmarginalen, tidsplan, demografisk utveckling, detaljplanearbete mm Konsekvenser ur tre hållbarhetsperspektiv Beskrivning av ekologiska och sociala konsekvenser som kan uppstå. Både positiva och negativa. Ekonomiska konsekvenser redovisas på annan plats Tidplan Från igångsättning till driftstart. 10

23 13.14 Kategorisering Varje investering ska redan i behovsstadiet åsättas en kategori som sedan följer investeringen hela vägen till investeringsplanen i flerårsbudgeten ( se avsnitt 19) Bilagor Ritningar, illustrationer mm. 14 Kommunbidrag Förslag: Flerårsplanen ska innehålla en tydlig redovisning för varje investeringsobjekt om vilket kommunbidrag som finansieringsansvarig nämnd erhåller för resp. investering. Den beslutade tilldelningen av kommunbidrag ska även till fullo vara medräknad i de ekonomiska sammanställningarna i flerårsplanen för att de ekonomiska konsekvenserna av medtagna investeringar ska kunna överblickas på både kort och lång sikt. Beslutet i kommunfullmäktige om flerårsbudgeten med en prioriterad investeringsplan ska alltid innehålla en redogörelse för vilken finansiering av de årliga kostnaderna som kommunfullmäktige väljer. Det ska framgå i redovisningen för resp. nämnd både siffermässigt och i den verbala beskrivningen. Tilldelningen kan vara allt mellan % av kalkylerad årskostnad för investeringen. I årskostnaden ska ingå både kapitalkostnader och övriga driftkostnader för objektet resp. den verksamhet som ska bedrivas i objektet. Det är viktigt att den ekonomiska övergripande planeringen och de ekonomiska ambitionerna som kommunfullmäktige sätter upp för de olika investeringarna till fullo hänger ihop. Det får inte var bristande överensstämmelse mellan de skrivna ambitionerna och de ekonomiska sammanställningarna i form av driftbudget, resultatbudet och kassaflödesbudget. För att öka tydligheten i de ekonomiska kosekvenserna över tid föreslås att tidshorisonten förlängs till totalt 10 år (se avsnitt 18). 15 Igångsättning före budgetåret Förslag: Kommunfullmäktiges igångsättningsbeslut innebär att nämndernas arbete med en investering kan påbörjas direkt efter detta beslut och där man inte behöver invänta själva budgetåret. Många investeringar kan bedömas vara angelägna att snabbt kunna påbörjas av olika skäl. Det kan då finnas anledning att starta dem så tidigt som möjligt. Med start avses här exempelvis förstudie, projektering etc. Starten ska då kunna ske direkt efter kommunfullmäktiges beslut i juni. Detta innebär att finansieringsansvarig nämnd inte behöver invänta det aktuella budgetåret utan kan påbörja visst inledande arbete redan hösten innan budgetåret. Ur finansiell synpunkt har detta inte så stor betydelse då det sannolikt inte hinner uppstå så stora utgifter under den tid som är mellan kommunfullmäktiges junibeslut och budgetårets start. Ekonomiavdelningens erfarenhet är att det de flesta år finns ett icke utnyttjat finansiellt investeringsutrymme. Detta innebär i sin tur att det inte finns något behov av utökad upplåning utöver den upplåningsram som kommunfullmäktige redan beslutat. 16 Ram för investeringar kopplas till de årliga kostnaderna istället för investeringsutgifterna Förslag: Den ekonomiska planeringen för investeringar ska utgå från dess påverkan på de årliga kostnaderna i form av drift- och kapitalkostnader och inte från investeringens utgifter. 11

24 Att mäta förutsättningarna för att kunna genomföra investeringar enbart på höjden, dvs hur stor utgiften för själva investeringen är, är inte en lämplig utgångspunkt i den ekonomiska planeringen och för att skapa tydlighet i vilken finansiering resp. nämnd kan räkna med under nyttjandetiden. Finansiering av investeringarna på höjden är än så länge inget problem för Uddevalla. Uddevalla har idag tillgång till det kapital som erfordras för de investeringar som är aktuella den närmaste framtiden. I den ekonomiska planeringen idag är fokus på tillgängligt utrymme för drift- och kapitalkostnader. Det vi måste göra nu är att ytterligare betona detta genom att även ange omfattningen av investeringar till att istället ange detta utrymme på längden, dvs hur stora de årliga kostnaderna får vara för de aktuella investeringar under nyttjandetiden. Behovet av kommunbidrag för detta kommer då att ställas mot det ekonomiska utrymme som framför allt skatteintäkterna ger. Detta innebär att de årliga kostnaderna för egna investeringar i exempelvis lokaler blir bedömda med samma utgångspunkt som förhyrning av lokaler. Detta blir annars inte fallet eftersom investeringarna i förhyrda lokaler ligger utanför kommunens investeringsram. Investeringarna på höjden blir nu en mer teknisk sammanställning av i planeringen medtagna objekt. Denna sammanställning måste dock göras då den bl. a. utgör underlag för beräkningen av upplåningsbehovet för resp. år i flerårsplanen. En konsekvens av detta ändrade synsätt är att de två nuvarande finansiella målen ang. investeringar ( Investeringsnivå resp. Egenfinansiering av investeringar ) lämpligtvis bör utgå vid fastställande av nya finansiella mål för kommande mandatperiod och kan/bör ersättas av annat/andra mål. 17 Prioriterad investeringsplan Förslag: Varje flerårsplan ska innehålla en prioriterad investeringsplan med tydligt angivande av vilket kommunbidrag som tilldelas resp. investering. En viktig förutsättning för att få till stånd en effektiv investeringsprocess är att det i hela processen görs prioriteringar av föreslagna objekt. I slutändan ska flerårsplanen innehålla en prioriterad investeringsplan som medger att de olika objekten kan påbörjas utifrån igångsättningsbeslutet. Den slutliga politiska prioriteringen baseras bland annat på hur investeringen bidrar till kommunens vision, strategisk plan och översiktsplan. Prioriteringen underlättas genom de kategoriseringar av objekten som sker och de underlag som upprättas. Beskrivning av investeringens nytta är en viktig utgångspunkt. Dessutom måste det också finnas ett ekonomiskt utrymme för att tilldela resurser till eventuellt ökade driftskostnader. Konsekvensen av om det inte finns en prioriterad investeringsplan är att starten och genomförandet av de olika objekten förskjuts framåt tills dess att denna prioritering görs. Den nya är nu att prioriteringen föreslås göras utifrån ett finansieringsperspektiv över tid och inte över årlig totalnivå för föreslagna investeringar. Detta är egentligen hur vi idag arbetar med planeringen men är inte tillräckligt tydlig när det gäller investeringsverksamheten. Detta förutsätter att processen har fokus på vad den årliga kostnaden för en investering blir. Lokalförsörjningsplanen ska, liksom idag, fortsätta utmynna i en prioritering av objekten. Planen ska nu istället i första hand redovisa de årliga kostnaderna för föreslagna objekt. Planen måste även fortsättningsvis innehålla investeringsutgifterna på höjden för att vi ska klara den finansiella planeringen med beräkning av upplåningsbehov. Planens tidshori- 12

25 sont på totalt 10 år (3 + 7) gör det möjligt att på ett betydligt bättre sätt överblicka de tillkommande kostnaderna för medtagna objekt. 18 Planeringshorisont Förslag: Den ekonomiska planeringen föreslås i fortsättningen avse år. De mer detaljerade förutsättningarna för detta utarbetas. Föreslås genomföras from planeringen /2026. Nuvarande formella planeringshorisont i den ekonomiska planeringen är 3 år, med ett budgetår och två planår. Tidsperspektivet är i enlighet med kommunallagen som anger att en kommun ska ha en treårig planering. Detta tidsperspektiv har visat sig mer och mer vara allt för kort för att på ett tillräckligt bra sätt kunna överblicka ekonomiska effekter av investeringsprojekt, strukturella förändringar mm. Strukturella förändringar som genomförs får allt längre ledtider då de är allt mer omfattande. För att kunna se de ekonomiska effekter som förväntas och/ eller behövs behöver tidsperspektivet förlängas. Det förändrade synsättet för investeringar kan illustreras genom nedanstående bild. I planeringen för har vi börjat tillämpa ett längre tidsperspektiv. I denna omgång planerar vi på vanligt sätt de tre första obligatoriska åren, dvs , plus en utblick för de därnäst kommande fem åren, i det här fallet tom Lokalförsörjningsplanen har en tidshorisont på 10 år. Planeringhorisonten föreslås nu förlängas permanent till att avse år för bättre överblick av den långsiktiga ekonomiska belastningen och till att vara fullt synkroniserad med lokalförsörjningsplanen. Ambitionsnivån för de sista sju åren ska inte vara lika detaljerad som de första tre åren. Det blir genom detta bättre överblick av konsekvenserna av bl. a. genomförande av investeringsplanen. Ett investeringsprojekt som får klartecken tar kanske 1-2 år att projektera och kan ha en byggtid på 2 4 år därefter. Ett treårigt perspektiv räcker då inte. 13

26 Kommunallagen anger att kommunerna ska ha en treårig planering, där det första året ska utgöra det aktuella budgetåret för vilket kommunfullmäktige bl. a. ska besluta om skattesatsen. Utvecklingen går dock alltmer mot en ännu längre planeringshorisont, där tre år tenderar att bli ett kortsiktigt, eller åtminstone medelsiktigt, perspektiv. Lokalförsörjningsplanens planeringshorisont är 10 år. Investeringsprocessen är alltid förknippad med ett längre perspektiv. Övergången från att prioritera investeringar på höjden till att nu istället prioritera på längden ställer nya krav på att bedöma den ekonomiska utvecklingen över tid. Det är ju faktiskt så att en del objekt som finns med i investeringsplanen inte börjar kosta pengar förrän efter den nuvarande treåriga planeringshorisonten. I hela detta betraktelsesätt finns även med att skapa en större planeringstrygghet i så måtto att den finansieringsansvariga nämnden så tidigt och tydligt som möjligt ska veta hur den framtida finansieringen är tänkt. Det upplevs idag som en bromskloss att inte veta vilka pengar den finansieringsansvariga nämnden erhåller över tid att finansiera investeringen med. Verkligheten förändrar sig dock mellan planeringsomgångarna och som varje år delvis ger nya förutsättningar. Detta kan dock inte vara ett skäl till att inte försöka ge så långsiktiga besked som möjligt, utan snarare just därför. 19 Kategorier av investeringar Förslag: Samtliga investeringar ska åsättas en kategori för att skapa ökad tydlighet om varför en investering ska genomföras. För att förtydliga planeringsunderlaget om varför en investering görs föreslås en indelning (kategorisering) av investeringarna i fem huvudkategorier med underindelningar. Denna kategorisering ska göras så tidigt som möjligt, gärna i behovsfasen, för att slutligen bli en del av den prioriterade investeringsplanen i flerårsplanen. Följande kategorier av investeringar föreslås: Kategori Typ av investering 1 Investering som tidigare erhållit igångsättningstillstånd 2 Reinvestering 3 Profilinvestering 4 Expansionsinvestering 5 Övriga investeringar De fem huvudkategorierna underindelas enligt följande Kategori Typ av investering Igångsättning innebär 1 Investering som tidigare erhållit igångsättningstill- Den rullande flerårsplanen med investeringsplan innefattar alltid investeringar som i tidigare planeringsomgångar erhållit igångsättningstillstånd. Dessa objekt kräver inget nytt 14

27 stånd beslut under förutsättning att tidplan, kalkyl mm fortfarande håller. Belopps- eller tidsmässiga justeringar görs om dessa ändrats sedan föregående planering. 2a 2b 2c Reinvestering Utbyte av befintliga maskiner, inventarier, IT-utrustning, fordon m.m. Reinvestering Utbyte av komponenter i mark, byggnader och tekniska anläggningar. Reinvestering Utbyte av hel byggnad. Vid väsentliga avvikelser från tidigare förutsättningar för beslutet om igångsättning ska ny prövning göras. Finansieringsansvarig nämnd ansvarar. Förutsätts normalt inrymmas inom respektive nämnds befintliga kommunbidrag. Bygger på årlig sammanställd enklare behovsbeskrivning. Genomförs i huvudsak för att upprätthålla oförändrad servicepotential. Den årliga kostnaden behöver här inte beräknas eftersom den förutsätts rymmas i befintligt kommunbidrag. Däremot måste utgiften tas med för den övergripande finansiella planeringen. Resp. nämnd bestämmer själv hur detta anslag ska och får hanteras. I och med att denna typ av investering aktiveras vid anskaffningen får detta enbart ske under budgetåret. Komponentutbyte för mark, byggnader och tekniska anläggningar (löpande underhåll) planeras och beskrivs i underhållsplaner. Underhållsplaner ska ha minst ett treårsperspektiv för att kunna knytas ihop med investeringsplanen. Underhållsplaner ska finnas för byggnader/lokaler, gator/vägar, konstruktionsbyggnader samt övriga markanläggningar. Underlaget/behovsbeskrivningen kommer via underhållsplanerna och kan variera beloppsmässigt mellan åren. Större underhållsarbeten kan dessutom vara pågående över ett årsskifte. Dessa investeringar finns till största delen inom samhällsbyggnadsnämndens område. Kan variera mellan åren och kan då komma att påverka respektive nämnds kommunbidrag via internhyran om det blir större variationer av underhållsplanen för lokaler. Genomförs för att upprätthålla oförändrad servicepotential. Den årliga kostnaden beräknas och utgör bas för investeringsplanen. En uttjänt byggnad som behöver ersättas ska tas upp till prövning i lokalförsörjningsplanen. 15

28 Kommer planeringsmässigt att hanteras på samma sätt som byggnader i kategori 4 a. 3 Profilinvestering Olika typer av anläggningstillgångar, ex, parker, torg, konst, ljussättning etc. Denna kategori avser investeringar som utförs och belastar finansieringsansvarig nämnd. Nämnden bestämmer hur igångsättningen får ske. Här kan förstudie, projektering etc. påbörjas direkt efter kommunfullmäktiges junibeslut under förutsättning att allt underlag finns och att nämnden godkänt investeringen. 4a 4b 4c Expansionsinvestering Nya byggnader och lokaler Expansionsinvestering Nya gator/vägar, konstruktionsbyggnader, markanläggningar, mark Expansionsinvestering Nya byggnader, anläggningar etc. Kommunfullmäktige kan komplettera enskilda objekt med direktiv för att ex markera angelägenhetsgraden. Denna kategori avser objekt som redovisas i lokalförsörjningsplanen och som innebär en intern lokalförhyrning mellan finansieringsansvarig nämnd (hyresgäst) och samhällsbyggnadsnämnden (hyresvärd). Den finansieringsansvariga nämnden lämnar ett uppdrag till samhällsbyggnadsnämnden för påbörjan av ett objekt. Samhällsbyggnadsnämnden är utförare av beställningen. Kraven på och förutsättningarna för att kunna lämna en beställning ska vara uppfyllda. Avser objekt som innebär ökad servicepotential. Här ingår bl. a. om- och tillbyggnad av vägar, rondeller, broar etc. Liknande åtgärder kan kommunfullmäktige sammanföra i ramanslag, exempelvis ett samlat ramanslag för gator och vägar. Om så görs sker slutlig prioritering inom samhällsbyggnadsnämnden. Det ska framgå i flerårsplanen om, och i så fall hur, kommunfullmäktige valt att prioritera utifrån behovsbeskrivningen. Denna information utgör ett viktigt underlag för nämndens egen prioritering inom ramanslaget. Exploateringsinvesterinar ska överensstämma med beslutad (eller förslag till) genomförandeplan. Kommunfullmäktige kan komplettera enskilda objekt med direktiv för att ex markera angelägenhetsgraden av något eller några särskilda objekt. Denna kategori avser objekt som kommunfullmäktige vill ska återkomma till kommunfullmäktige för slutligt beslut. Kan avse unika, mer sällan förekommande objekt, exem- 16

29 pelvis badhus etc. Exploateringar som medför investeringar i egna anläggningstillgångar i form av infrastruktur ingår i denna kategori. Kan också avse objekt som redovisas i lokalförsörjningsplanen men som påverkar flera nämnders kommunbidrag, exempelvis ny större skola med krav på ny eller ombyggnad av vägar. Slutligt beslut, ex efter komplettering, kan fattas av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen (om fullmäktige finner det lämpligt). Ska framgå i flerårsplanebeslutet vad som krävs för komplettering, när det ska återkomma etc. 5 Övriga investeringar Investeringar som inte kan hänföras till någon av kategorierna 1 4, exempelvis säkerhet, miljö mm. Ska användas restriktivt. Det kan kanske bli vissa indelningsproblem med denna kategorisering då vissa investeringar kanske kan hänföras till mer än en kategori. Modellen föreslås provas och utvärderas efter ett par års tilllämpning. 20 Hela investeringspaket Förslag: Investeringar ska innefatta samtliga objekt som blir en följd av den föreslagna investeringen. Finansieringsansvarig nämnd ansvarar för att underlaget är komplett. För att få en komplett bild av en investering måste samtliga delar som ingår finnas med i underlaget. Det måste anses vara en bra kvalitetsförbättring när beslut tas att hela omfattningen är redovisad vid beslutstillfället. Inte minst gäller det när kommunfullmäktige ska fatta beslut om investeringsplan i flerårsplanen. Det är då inte bara själva byggnaden utan även tillhörande mark, gator, inventarier etc. som är en del av hela projektet och som nu ska redovisas samlat. Utgångspunkten för hela investeringsprocessen är att det är den finansieringsansvariga nämnden som ansvarar för att allt underlag för beslutet tas fram. I detta arbete kan finns flera underleverantörer i form av konsulter för utredningar, samhällsbyggnadsnämnden inkl. av dem ev. anlitade konsulter m fl. Finansieringsbeslutet behöver av budgettekniska skäl delas upp i den slutliga budgeten för att rätt kostnad ska hamna på rätt nämnd. Bland annat gäller detta exempelvis gator som ligger inom samhällsbyggnadsnämndens ansvar medan verksamheten som ska bedrivas i den investering som görs (ex en skola) ligger inom barn och utbildningsnämnden. 17

30 21 Kvalitetskontroller Förslag: För att säkra processen föreslås att tre kvalitetskontroller läggs in i processen. Vid tre tillfällen i processen föreslås att det ska finnas kvalitetskontroller. Kvalitetskontrollen innebär att det ska göras en avstämning av att underlaget för det specifika objektet lever upp till beslutad standard i form av underlag, kalkyler mm. De tre tillfällena med kvalitetskontroller i processen föreslås vara: Tillfälle 1 Efter att behovet definierats och klarlagts men innan det går vidare i lokalförsörjningsgruppen eller nämndens interna investeringsplanering Ansvarig Förvaltningschef i finansieringsansvarig nämnd 2 Inför behandlingen i lokalförsörjningsgruppen Lokalstrateg 3 Inför budgetdialogen Ekonomiavdelningen I inledningsskedet föreslås att kontrollerna endast innefattar formaliakontroller enligt ovan. Innehållet får utvecklas över tid och ges det innehåll som är lämpligt. Central skälighets- eller rimlighetsprövning eller motsvarande av resp. föreslaget objekt kräver betydligt större insatser och föreslås inte ingå. 22 Genomförandeplan / exploateringar Förslag: Resp. år genomförandeplan ska vara en integrerad del av flerårsplanen. From flerårsplanen har den beslutade genomförandeplanen för integrerats i flerårsplanen. Genomförandeplanen innehåller exploateringar av bostadsområden och innefattar i olika utsträckningar egna investeringar, ex. gator, som kommer att kvarstå i kommunens balansräkning. Planen godkänns slutligen av kommunfullmäktige genom beslutet om flerårsplanen som därmed blir igångsättningsbeslut även för dessa investeringar. Verkställigheten sker genom samhällsbyggnadsnämnden (resp. Västvatten AB för vatten- och avloppsdelen). 23 Kvalitetsverktyg som stödjer investeringsprocessen/projektmodellen Förslag: För att kvalitetssäkra beslutsunderlag och investeringsprocessen föreslås att Uddevalla kommuns projektmodell utvecklas och kompletteras med standardiserade mallar för behovsbeskrivning, anpassade mallar för behovsanalyser och de olika förfinade nivåerna av kalkylmodeller enligt den reviderade investeringsprocessen. Godkännande av underlag och slutliga beslut är politiska. Beställning av förstudie, projektering, byggstart etc. av investeringen/projektet kan göras av förvaltningschef direkt efter det politiska beslutet är taget (dvs igångsättningsbeslutet). Detta under förutsättning att alla erforderliga beslut tidigare är tagna och att resp. nämnds delegationsordning anpassas till detta. Beställningen sammanfattar och tydliggör behovet och direktiven för samhällsbyggnadsförvaltningen som är utförare åt finansieringsansvarig nämnd. 18

31 24 Styrgrupp för större investeringar Revisionsrapporten Granskning av underlag till större beslut i kommunfullmäktige rekommenderade att en styrgrupp kan utses för större investeringar. Översynen anser att det kan vara lämpligt att så sker. Vilka investeringar som ska ha styrgrupp får avgöras från fall till fall beroende på investeringens komplexitet etc. Alternativt kan investeringar över en viss nivå generellt ha styrgrupp. Översynen föreslår att bedömning görs från fall till fall. Förvaltningschefen i finansieringsansvarig nämnd beslutar om styrgrupp ska finnas och vilken bemanning denna i så fall ska ha. Förslagsvis sker ställningstagande till detta i behovsfasen. 25 Finansieringsansvarig nämnd Ett genomgående begrepp i investeringsprocessen är finansieringsansvarig nämnd. Med detta avses den nämnd som ska betala för den investering som görs och baserat på verksamhet nämnden ansvarar för. Finansiering sker via det kommunbidrag som kommunfullmäktige beslutar om kopplat till föreslagen investering. 26 Ansvarsgräns finansieringsansvarig nämnd / samhällsbyggnadsnämnden Denna relation avser de interna lokalförhyrningar som sker med samhällsbyggnadsnämnden som hyresvärd å ena sidan och finansieringsansvariga nämnder såsom hyresgäster å andra sidan. Häri ligger bl. a. att finansieringsansvarig nämnd bl. a. ska tillse att allt underlag är framtaget i behovsfasen innan en beställning lämnas till samhällsbyggnadsnämnden. Samhällsbyggnadsnämnden å sin sida ska bl. a. förvissa sig om att erforderliga beslut i finansieringsansvarig nämnd är på plats. 27 Ansvarsgräns finansieringsansvarig nämnd / kommunfullmäktige Finansieringsansvarig nämnd ansvarar för att: allt underlag för de objekt som föreslås genomföras tas fram och redovisas i den ordning som detta ramverk och investeringspolicyn förutsätter kompletterar med det ytterligare material som kommunfullmäktige anser sig behöva för att kunna fatta beslut prioritering sker av nämndens objekt som föreslås medtas i lokalförsörjningsplanen, övriga objekt samt samlat för hela nämndens investeringsförslag prioritering görs utifrån Övergripande mål och Prioriterade områden enligt vid var tid gällande vision och strategisk plan. 28 Processbeskrivning Övergripande beskrivning av processen från behov till igångsättning. Beskrivningen kommer att kompletteras med det som arbetas fram och beslutas i etapp 2. 19

32 En detaljerad processbeskrivning har tagits fram och kommer att finnas tillgänglig på Inblicken tillsammans med övrig information om processen när den är beslutad. När etapp 2 är klar är ambitionen att ytterligare åskådliggöra processen i någon from av populärupplaga. 29 Ägare av investeringsprocessen Alla processer ska ha en organisatorisk hemvist. För investeringsprocessen föreslås följande: Processägare Kommunledningskontoret / Ekonomiavdelningen / Ekonomichef Bilagor Bilaga 1 Mall för behovsbeskrivning Bilaga 2 Mall för behovsanalys inkl. behovskalkyl Bilaga 3 Mall för förstudie inkl. förstudiekalkyl 20

33 Bilaga 1 Behovsbeskrivningen avser: Det första steget inför en eventuell investering är en behovsbeskrivning. Det innebär att ta fram en problembeskrivning och beakta omvärldspåverkan. Verksamheten ansvarar för att formulera behovet och klargöra vad som ska uppnås. Nästa steg i investeringsprocessen är att göra en behovsanalys (se separat mall för behovsanalys). 1.1 Kontaktuppgifter Datum Förvaltning Avser verksamhet Uppdragsgivare Tfn E-post Underskrift Kontaktperson för uppdraget Tfn E-post 1.2 Problembeskrivning Orsak till behovet (kryssa ) Ny verksamverksamhet Utökning av verksamhet Myndighetskrav Ändrat arbetssätt Ej ändamålsenliga lokaler Teknisk kapacitet Orsak till behovet (beskrivning) Resurshushållning Nyinvesteringar och större ombyggnader bör göras i sista hand! Kan åtgärder vidtas som innebär att behovet inte kvarstår? Kan åtgärder vidtas som ger effektivare utnyttjande av befintliga tillgångar? Kan begränsade investeringar göras för att lösa mindre behov? Hur ser nuläget ut? Syftet med förändringen? Finns koppling till övergripande mål? Konsekvenser om inget görs? När behöver behovet vara tillgodosett? 21

34 1.3. Omvärldspåverkan Befolkningsprognos Demografi Utvecklingstrender Politiska beslut Kund/brukarbehov Myndighetskrav Lagkrav 22

35 Bilaga 2 Behovsanalysen avser: Behovsanalysen innebär att behovet säkerställs med rätt förutsättningar, tydliga målsättningar och tydligt syfte inför kommande beslut. Behovsanalysen ska identifiera problemen-inte lösa dem! Verksamheten ansvarar för att formulera behovet och klargöra vad som ska uppnås. Det görs genom att kartlägga behovet i två steg med hjälp av mallen för behovsbeskrivning och därefter mallen för behovsanalys. Verksamheten ansvarar också för att, så långt det är möjligt vid tillfället för behovsanalysen, beskriva nyttan samt ta fram en översiktlig kalkyl med hjälp av schabloner och tillgänglig information. Efter behovsanalysen kan en förstudie beställas av Samhällsbyggnadsförvaltningen för utredning av tekniska förutsättningar, lämplig placering, förfinad kalkyl och rekommendationer inför beslut i den fortsatta investeringsprocessen. Sammanfattning Sammanfatta vad som framkommit i behovsbeskrivningen och behovsanalysen. Beskriv kort bakgrunden och orsaken till att behovet uppstod, vad som är viktigast att lyfta från analysen samt nyttan och konsekvenser Kontaktuppgifter Datum Förvaltning Avser verksamhet Uppdragsgivare Tfn E-post Underskrift Kontaktperson för uppdraget Tfn E-post 1.2 Verksamhetsanalys Gör en risk-och konsekvensanalys enligt arbetsmiljölagen (ABC-modellen). Finns det organisationsförändringar eller förändringar i arbetssätt som påverkar verksamheten och vilka följder får det för lokalbehovet? Vilka verksamhetslösningar har utretts innan lokallösningar prövas? 23

36 Finns erfarenheter från tidigare verksamhet- och lokalbehovsanalyser samt investeringar som kan tas tillvara? Vilka andra aspekter än verksamhetens lokaler påverkas av det nya/förändrade behovet? Exempelvis resurser och rekryteringar, utrustning och möbler m.m? Vilka prioriterade kvalitetskrav ställs som påverkar/förbättrar verksamheten Vilka prioriterade säkerhetskrav ställs som påverkar/förbättrar verksamheten Vilka prioriterade miljökrav ställs som påverkar/förbättrar verksamheten? Finns det politiska mål och beslut som ska säkerställas? Finns det samordningsmöjligheter med andra verksamhetsbehov (inom egen eller annan förvaltning)? 1.3 Lokalbehovsanalys Gör en bedömning av personalantal och vilka yrkeskategorier som kommer nyttja lokalen. Vilken typ av funktioner och utrymmen kommer verksamheten att behöva? Krävs speciella installationer för exempelvis IT, telefoni och larm? 24

37 Krävs speciella anpassningar ur tillgänglighetssynpunkt utöver lagkrav? Vilka funktioner bör ligga i anslutning till varandra? Finns samband mellan inre funktioner och yttre miljö som bör beaktas? Vilka behov har verksamheten av parkeringsplatser och andra funktioner som påverkar markytor? 1.4 Nyttobeskrivning Värderingsaspekter Effektiviseringspotential Beskrivning av effekter och konsekvenser Om inget görs (0-alternativ) Sociala och kulturella värden Ekologiska värden Annat 1.5 Investeringsutgift och driftkostnad Nedan angivna a -priser speglar kommunens snittkostnad vid vanligt förekommande byggnationer. Vid osäkerhet kontakta samhällsbyggnad. Kalkylansvarig: Sammanvägd kalkylosäkerhet: (ex 20-50%) Typ av investering A -pris Utgift Kommentar Lokalyta kvm Inventarier Övrigt markanl, gator m.m SUMMA totalutgift Se nedan, typ av lokal Driftkostnad A -pris/antal Årskostnad (+), intäkt (-) Kapitalkostnad, lokal Se nedan, typ av lokal Övrig lokalkostnader, drift Se nedan, typ av lokal Personal Antal Material Kommentar 25

38 Övriga verksamhetskostnader Kapitalkostnader för inventarier Intäkter Besparing (egenfinans) Summa Nettokostnad Typ av investering Inv. utgift per kvm Kapitalkostn. Per kvm Lokaldrift per kvm Skolbyggnad Xxx xx xx Förskola Xxx xx xx Gruppboende Xxx xx xx Xxxxxxx Xxx xx xx Schablonbelopp i tkr 2015 års prisläge, uppräknas med 3 % årligen 26

39 Bilaga 3 Förstudien avser: 1. Bakgrund Här presenterar du en sammanfattande bakgrund till förstudien och vem som beställt uppdraget. Beställning av förstudien görs av beställande verksamhet med en behovsanalys som underlag. 2. Beställarens syfte och mål Formulera kort beställarens syfte och mål som förstudien ska ta hänsyn till (se beställning och behovsanalys från beställaren). 3. Omfattning och avgränsning Ange vilka frågeställningar som utredningen ska ge svar på. Inför ett beslut om investering behöver i regel förutsättningar inom följande områden utredas och beskrivas: Placering Tomtyta (inklusive aktivitetsytor, områden för avfallshantering etc) Grov disponering av markytan Trafiksituationen och infrastrukturen Vatten och avlopp Energilösningar Skred och rasrisk Dagvattenhantering (samt eventuell översvämningsrisk) Markmiljö Övergripande beskrivning av ev. miljökonsekvenser/påverkan (positiva och negativa) Offentlig service Ägande och driftansvar (ev. möjlighet till partnering) Bidragsmöjligheter Behov av ny eller ändrad detaljplan Behov av fler utredningar Gör en bedömning av vilka utredningar som ska göras i förstudien för att ge underlag till beslut, och vad som kanske kan vänta till senare skede (ex vid upprättande av detaljplan eller förprojektering). 4. Tillvägagångssätt/metod Beskriv här hur du gått till väga för att svara på frågeställningarna? Exempel på vanliga metoder kan vara utredningar, mätningar, intervjuer, arbetsmöten etc. Vilka funktioner och kompetenser har du använt dig av i utredningen? Exempel på viktiga funktioner för samråd och insamling av kunskap och information är: Beställaren (kontakt för beställande verksamhet) Byggprojektledare Fastighetsförvaltare Trafikingenjör/tekniker GIS ingenjör 27

40 Planarkitekt Va-dagvattenutredare Kommunantikvarie Kommunekolog Räddningstjänsten Trafikverket Konsult (arkitekt, miljö, geoteknik mm) I ett uppstartsmöte är det en fördel om flera funktioner och ansvariga bjudas in. Därefter kan arbetsgruppen för studien bestå utav de som tar fram underlag. 5. Resultat Här redogör du för vilka resultat som framkommit utifrån uppsatta frågeställningar. Presentera resultatet på ett pedagogiskt och lättöverskådligt sätt. Använd gärna kartor, skisser och bilder. Vid omfattande utredningar bifogas dessa rapporter. 6. Slutsatser och rekommendationer Utredningen mynnar ut i ett antal slutsatser som framkommit i utredningen. Lämna rekommendationer och beskriv villkor, förutsättningar och konsekvenser (bland annat ekonomiska)för beställaren att beakta vidare i investeringsprocessen. 7. Återrapportering Ange här var du som utredare återrapporterar resultatet. Det ska i första hand distribueras till den instans som beställt förstudien ex. förvaltning eller nämnd. 8. Kalkyl Förutsättningar: Kalkylansvarig: Upprättad/uppdaterad: Prisläge: ex 2016 Sammanvägd kalkylosäkerhet: ex % Yta: Storlek på tomten, varav lokalytan Bedömd nyttjandetid enligt beställande nämnd: Klassning av tillgång: ex verksamhetsfastighet, förskola. Skatt: Avdragsbar mervärdesskatt, ingen boendedel. Bilaga: ex detaljerad investeringskalkyl sbn.xls och driftkalkylbun.xls 8.1 Investeringsutgifter Exempel Byggnation av förskola Tillfartsväg samt projektering VA anslutning El Fjärrvärme, Fiber, Faktureras ej. Detaljplaneutredningar Kommentar Komponentindelad enligt grundmall Ingår ej i underlaget för internhyran 28

41 Lantmäteriförrättning Iordningställande av mark, markutjämning, trädfällning etc. Konstutsmyckning Summa samhällsbyggnad kr Enligt procentschablon 1,0 % av inv. Beställande nämnd Inventarier TOTALSUMMA INVESTERING kr Beräknad av: 8.2 Kostnader och intäkter per år Ny lokal Exempel Kostnad Intäkt Fastighetsskötsel Mediaförsörjning (el,va, uppvärmning) Administrationskostnader Reparationer Försäkringskostnader Fastighetsskatt Avskrivningar Ränta Städning Internhyra Städintäkter Summa samhällsbyggnad kr kr Gator och vägar Exempel Kostnad Intäkt Tillfartsväg, avskrivning o ränta Gång och cykelväg Nytt kommunbidrag Summa samhällsbyggnad kr kr Beställande nämnd Exempel Kostnad Intäkt Internhyra och städ Personalkostnader Material Övriga verksamhetskostnader 29

42 Avskrivning och ränta inventarier Barnomsorgsavgifter Övriga direkta intäkter Befintligt kommunbidrag Nytt kommunbidrag Summa barn och utbildningsnämnden kr kr 30

43 Tjänsteskrivelse Kultur och fritid 1(2) Dnr KFN 2017/00082 Handläggare Kommunantikvarie Carl Casimir Telefon Remiss: Motion från Carin Ramneskär (M) och Mikael Staxäng (M) om att tydliggöra kända personer och händelser Sammanfattning Till Kultur och fritidsförvaltningen har via Kommunstyrelsen inkommit en motion från Moderaterna om att tydliggöra kända personer och/eller händelser som har anknytning till Uddevalla tex via informationsplaketter. Detta ska ske som minnesmärke/plakett säger man, på och i nära anslutning till Kungstorget, som information till turister och boende i Uddevalla kommun och samtidigt visa att det var där det hände. Utformning ska göras i samverkan med Bohusläns museum. Vår historia och hur den kan vara synlig och avläsbar på våra gemensamma platser bör absolut ägnas mer uppmärksamhet. Det har stor betydelse för hur vi bygger vår identitet och hur vi uppfattar platsen där vi lever. Vilken ingång som är bäst i en historieskildring kan alltid diskuteras och det bör man göra. Att berätta om att det hölls en fältriksdag på detta torg efter att Karl XII skjutits i Halden och kungen legat på Lit de parade i huset som då låg i torgets nordvästra hörn, att Ulrika Eleonora strax därefter härifrån utropades till regent för Sverige tills hon senare kröntes till drottning i Storkyrkan i Stockholm och att man därmed också kan säga att enväldet upphörde, är exempel på sådant som vi bör berätta och gärna just på platsen där det skedde. Detta kan göras på olika sätt. Minnesmärke/plakett kan vara ett sätt. Kultur och fritidsförvaltningen diskuterar gärna hur med bland andra med Bohusläns museum. Kungstorget ska byggas om, steg ett med start förhoppningsvis under Detta steg gäller dock den södra kanten av torget och fr a runt Hasselbackshuset. Kanske skulle man då berätta om torget också? Det är ju ett antal kungar som deltagit i namnsättningen av torget. Och att det sannolikt härstammar sedan 1503 då staden flyttades hit. Självklart har torget varit en viktig plats i staden som alltid varit en handels och sjöfartsstad, även om vi ännu inte säkert vet att det funnits sedan Arkeologisk utredning måste sannolikt göras innan ombyggnad kan ske. Kungsgatan ska också byggas om med start Denna ombyggnad kommer att pågå under relativt lång tid, troligen tre år. Men steg ett blir den västra änden, från Kungstorget västerut. Kanske kan vi redan här börja göra något för att förstärka berättelsen om vår historia. Beslutsunderlag Kultur och fritidsförvaltningens tjänsteskrivelse Delegationsbeslut kommunstyrelsens ordförande

44 Tjänsteskrivelse Kultur och fritid 2(2) Dnr KFN 2017/00082 Kommunfullmäktiges protokollsutdrag Motion från Carin Ramneskär (M) och Mikael Staxäng (M) om tydliggöra kända personer och händelser Förslag till beslut Kultur och fritidsnämnden anser att vår gemensamma historia kan och bör göras mer lättillgänglig. Diskussionen om hur detta ska göras kommer att fortsätta och intensifieras av kultur och fritidsförvaltningen och andra intresserade parter. Katarina Hansson Kultur och fritidschef Carl Casimir Kommunantikvarie Expediera till kommunfullmäktige

45 t-e*rnoderaterna Motion från Moderaterna i Uddevalla Kommun. Att tydliggöra kända personer och/eller händelser som har anknytning till Uddevalla t, ex via informationsplaketter Lyfta fram information om viktiga händelser på och i nära anslutning av Kungstorget, som exempel Karl XII:s likfärd och balsamering iuddevalla samt när hans syster Ulrika Eleonora d.y. via en fältriksdag på Kungstorget lät hälsa sig som Drottning av Sverige. Det finns givetvis fler händelser och intressanta personer som förtjänas att lyftas fram. Syfte Vara en stad som bjuder mer information för turister från såväl Sverige och utlandet, Ge Uddevallas befolkning lättillgänglig information om var dessa historiska händelser i nträffade. Positiva effekter Ökat intresse för staden och centrum för turister. Öka besökarantalet och öka antal personer som rör sig i centrum, stannar upp tar del av vår gatubild och gärna tar en fika, handlar eller äter en bit mat. Förslag - Kommunfullmäktige föreslås besluta: Att man uppför ett minnesmärke/plakett över kända personer och/eller händelser. Som exempel Karl XII och hans likfärd i anknytning till Kungstorget, och Drottning Ulrika Eleonora d,y lät hälsa sig som Drottning för första gången på Kungstorget i vår stad Att man samarbetar med Bohusläns museum och/eller andra aktörer, låter dem komma med förslag på viktig information som bör finnas på minnesmärken etc. Att man rådfrågar Bohusläns museum och/eller andra aktörer om eventuella framtida minnesmärken på viktiga händelser som kan vara viktiga/intressanta att "highlighta" i Uddevalla centrum Att den här typen av information görs lättillgänglig via olika digitala lösningar samt på webben Uddevalla den 12 juni 20L7 Carin Ramne r, Gruppledare Mikael Staxäng, vice Gruppledare

46 Delegationsbeslut Kommunledningskontoret 1(1) Dnr: KS 2017/00382 Handläggare Förvaltningssekreterare Annica Åberg Telefon Kommunstyrelsens ordförandes delegation nr 8, motion från Carin Ramneskär (M) och Mikael Staxäng (M) om att tydliggöra kända personer och/eller händelser som har anknytning till Uddevalla remitteras till kultur och fritidsnämnden Sammanfattning Remiss till kultur och fritidsnämnden med svar senast Beslut Kommunstyrelsens ordförande beslutar, enligt delegation nr 8, att remittera motion från Carin Ramneskär (M) och Mikael Staxäng (M) om att tydliggöra kända personer och/eller händelser som har anknytning till Uddevalla till kultur och fritidsnämnden. Ingemar Samuelsson (S) Kommunstyrelsens ordförande Expediera till Kultur och fritidsnämnden Delegationsbeslut ska lämnas till registrator för anmälan i nämnden. Om beslutet går sökande emot, ska beslutsförslaget vanligtvis kommuniceras (Förvaltningslagen 14) och kompletteras med hänvisning om hur man överklagar. Överklagandetid enligt kommunallagen upphör tre veckor efter den dag då bevis om justering av protokoll, från sammanträdet där beslutet anmälts, har anslagits på kommunens anslagstavla. Tid för överklagande enligt förvaltningslagen upphör tre veckor efter det att sökande fått del av beslutet. Kommunledningskontoret Postadress Uddevalla Besöksadress Stadshuset Varvsvägen 1 Telefon Fax E-post kommunledningskontoret@uddevalla.se

47 Protokollsutdrag Kommunfullmäktige Dnr KS 2017/00382 Motion från Carin Ramneskär (M) och Mikael Staxäng (M) om att tydliggöra kända personer och/eller händelser som har anknytning till Uddevalla Beslut Kommunfullmäktige beslutar att remittera motionen till kommunstyrelsen. Vid protokollet Annica Åberg Justerat Alf Gillberg, Jaana Järvitalo, Christer Hasslebäck Justeringen tillkännagiven på anslagstavlan intygar Annica Åberg Expedierat Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

48 Tjänsteskrivelse Kultur och fritid 1(2) Dnr KFN 2017/00104 Handläggare Enhetschef Anna Reinhardt Telefon Ansökan från IK Oddevold om avgifts- och hyresfrihet avseende Oddebollen 2017 Sammanfattning IK Oddevold har lämnat in ett ärende gällande hyres- och avgiftsfrihet avseende arrangemanget Oddebollen. Föreningens ansökan har gått till kultur och fritidsnämnden. Kultur och fritidsnämnden har från kommunfullmäktige, genom kommunens reglemente, delegation att besluta om avgifter och priser (taxor) för nyttjande av kommunala anläggningar. Nu inkommit ärende sammankopplas med denna delegation från kommunfullmäktige. Kultur och fritidsförvaltningen har nämndens uppdrag att verkställa de avgifter som årligen beslutas om och kan med detta som bakgrund inte bevilja avgifts och hyresfrihet i enlighet med föreningarnas önskemål. De gällande avgifterna, för idrotts- och fritidsanläggningar och skollokaler, är uppdelade i en kategori för allmännyttiga ideella föreningar och en för övriga. Allmännyttiga ideella föreningar har en högre subvention än övriga vid bokning av dessa objekt. För cupverksamhet/arrangemang, som detta ärende avser, finns avgifter fastställda även de är politiskt beslutade och förvaltningen verkställer dessa. Föreningen hänvisar i sin skrivelse till att de i stor utsträckning sköter om arrangemanget på egen hand utifrån ytor och städning m.m. Kultur och fritidsförvaltningen anser att den cupverksamhet som dessa föreningar bedriver är viktig, dels för barn och ungdomar i kommunen, som kan erbjudas möjlighet att vara med och få uppleva dessa arrangemang i sin närmiljö, och dels utifrån besöksnäringen. Utifrån besöksperspektivet och det värde för Uddevallas varumärke som föreningen berör i sin skrivning, så bör detta kopplas till sponsring och de sponsringsriktlinjer som kommunen fattat beslut om. För föregående år erhöll både IK Oddevold och GF Kroppskultur sponsring för sina respektive arrangemang. I samband med bilviljande av sponsring 2016 för cuperna Oddebollen och Junicupen tillsattes även en kommunövergripande grupp för att utreda framtida hantering av stöd till bl.a. denna verksamhet. Arbetet med de kommunövergripande riktlinjerna är inte färdigställt. Beslutsunderlag Kultur och fritidsförvaltningens Tjänsteskrivelse , KFN 2017/00104 IK Oddevolds ansökan IK Oddevolds kompletterande handlingar, , inklusive verksamhetsberättelse för 2016 Mailkonversation mellan IK Oddevold och Kultur och fritid Protokollsutdrag kommunstyrelsen

49 Tjänsteskrivelse Kultur och fritid 2(2) Dnr KFN 2017/00104 Förslag till beslut Kultur och fritidsnämnden beslutar att den cup-verksamhet som föreningen bedriver ryms inom de beslutade arrangemangstaxorna och avslår föreningens ansökan om avgifts- och hyresfrihet avseende Oddebollen Katarina Hansson Kultur och fritidschef Anna Reinhardt Enhetschef Expediera till IK Oddevold Kommunstyrelsen

50 Protokollsutdrag Kommunstyrelsen Dnr KS 2016/00332 Avgifts- och hyresfrihet avseende Junicupen och Oddebollen Sammanfattning IK Oddevold och GF Kroppskultur har inkommit med en hemställan om avgifts- och hyresfrihet avseende Junicupen och Oddebollen daterad Ärendet har skickats på remiss till kultur och fritidsnämnden. Kultur och fritid skriver i sin tjänsteskrivelse att den cup-verksamhet som nämnda föreningar bedriver ryms inom de av kultur och fritidsnämndens årligen beslutade arrangemangstaxor och hänvisar föreningarnas ansökan avseende hyres- och avgiftsfrihet för Junicupen och Oddebollen till att istället avse sponsring. På Oddebollen och Junicupen deltar många lag från hela Sverige och övriga Norden, vilket ger en ökad kännedom och en positiv bild av Uddevalla. Oddebollen och Junicupen bidrar därmed till att stärka varumärket Uddevalla, öka antal gästnätter och får i och med det stora antalet deltagande lag från hela Sverige och våra nordiska grannländer en bred medial uppmärksamhet. De synliggör också kommunens satsning på elitidrottsgymnasiet UEIG, där båda idrotterna (fotboll och handboll) finns representerade. Cuperna stärker föreningarnas möjlighet att erbjuda ungdomar en bra och socialt utvecklande miljö, där de också får möjlighet att delta i en stor cup på hemmaplan. Båda arrangemangen är årligen återkommande och drogfria. De motverkar utanförskap och alla är välkomna. Det är också fri entré att komma och titta på matcherna. Målgruppen är barn och ungdomar vilket är en prioriterad målgrupp för Uddevalla kommun. En förvaltningsövergripande arbetsgrupp bestående av tjänstemän från kommunledningskontoret, samhällsbyggnadsförvaltningen, kultur och fritid samt barn och utbildning har tillsatts av kommundirektör Peter Larsson med uppdrag att skapa bättre strukturer och rutiner för hantering av inkomna ansökningar gällande arrangemang. Gruppens arbete skall leda till att kommunen i framtiden blir bättre på att hantera inkomna ansökningar på ett enhetligt, förvaltningsövergripande och mer effektivt sätt både internt och gentemot arrangör. Man tittar också på motprestation i förhållande till sponsormedel. Arbetsgruppen konstaterar att det med hänsyn till ovan nämnda värden för Uddevalla, finns möjlighet att göra en lösning för 2016 gällande skrivelsen från Oddevold och Kroppskultur daterad Gruppen kommer också i sitt uppdrag ta fram förslag till lösning gällande hyror av kommunens lokaler i samband med cuper som uppfyller kriterierna. Beloppet kan bli rörligt och bygga på arrangemangets storlek och utveckling, då det också påverkar antal besökare och hur stor spridning, synlighet och värde för Uddevalla cupen ger. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

51 Protokollsutdrag Kommunstyrelsen forts. 43 Summorna i att-satserna är avrundade och relaterade till aktuella fakturor för respektive cup år 2016 på kr respektive kr. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Kultur och fritidsnämndens protokoll Kultur och fritids tjänsteskrivelse Avgifts- och hyresfrihet avseende Junicupen och Oddebollen, inkommen Beslut Kommunstyrelsen beslutar att för år 2016 kompensera föreningarnas hyreskostnader för respektive cup, att IK Oddevold kompenseras med kr för kostnader för Oddebollen 2016, att GF Kroppskultur kompenseras med kr för kostnader för Junicupen 2016, att finansiering sker via kommunstyrelsens budget, samt att avseende avgifts- och hyresfrihet för framtida cuper hänvisa till den förvaltningsövergripande gruppens pågående arbete. Vid protokollet Annica Åberg Justerat Ingemar Samuelsson, Mikael Staxäng Justeringen tillkännagiven på anslagstavlan intygar Annica Åberg Expedierat Kultur och fritidsnämnden IK Oddevold GF Kroppskultur Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

52

53

54

55

56

57

58

59

60

61

62

63

64

65

66

67

68

69

70

71

72

73 Anna Reinhardt Från: Skickat: Tiil: Ämne: Leif Lindvärn den27 juli :38 Anna Reinhardt SV: Kompletternade uppgifter om ansökan om avgiftsfrihet for Oddebollen Hej Anna I Då även våra styrelsemedlemmar befinner sig i semestertider, återkommer vi med svar i augusti2olt Hälsningar Leif Lindvärn Från: Anna Reinhardt Imailto:anna.reinhardt@uddevalla.se] Skickat: den 6 juli 2077 t4:il Till: Leif Lindvärn <leif.lindvarn@oddevold.se> Ämne: Kompletternade uppgifter om ansökan om avgiftsfrihet för Oddebollen Hej Vi har tagit emot er ansökan om avgifts- och hyresfrihet fiir Oddebollen. Kultur och fritidsniimnden har ftir närvarande sommaruppehåll varfor iirendet kommer att beslutas av nåimndens ordftirande, Annelie Högberg. För att fatta beslut i lirendet önskar vi kompletterande uppgifter avseende er budget ftir arrangemanget samt bokslut ftir arrangemanget som genomftirdes Det gar braatt skicka dem i retur via mail till mig via denna e-post. Med önskan om en trevlig dag Anna Reinhardt Avdelningschef fritid Uddevalla kommun 1

74 Arende: Avgifts- och hyrcsfrihet avseende Oddetrollen IK Oddevold har under många år genomföft ovannämnda cup med mycket stort deltagande under sommarmånaderna. Turneringen lookar under fem dagar ca 25 tusen besökare sammanlagt under tnrneringsdagatna. Uddevalla och dess näringsliv har tillfcjrts betydande intäkter under alla år. Till det kan också sägas att kommunens varumärke stärkts rejält. Tumeringen imebär vidare att flickor och pojkar ges möjlighet att mötas över klass- och kulturgränser. Det sistnämnda är inte minst viktigt i denna integrationsdebattens tid. Undersökningar visal att denna lyp av anangemang är de som medför mest för handel och besöksnäring. Åskåclarantalet ligger väl i nivå med motocrosstävlingar och arrangemang typ Solid Sound. Kommunen stöttar dessa evenemang, vilket vi tycker är riktigt och är glada för. I detta samrnanhang kan konstateras att Oddevold arbetar for både bredd och elit. Föreningen har omfattande verksamhet, men på en nivå strax under den som genererar ekonomiska medel fi'ån centralt håll. Således är det mycket tufft att klara att finansiera verksamheten. Inte minst ftjreningens stora ungdomsverksamhet, som ju är mycket viktig i ett stöne samhällsperspektiv, är kostsain. Här kan nämnas kostnader for hallhyror, planhyror och drift av egen anläggning. Dessa hytor och avgifter skall vi självfallet betala för under övrig tid av året. Oddebollen är av stor ekonomisk betydelse for att driva vår ungdomsverksamhet. Vi vill även trycka på att vi använderju bara skolorna under en kofi period då de ändå är stängda och endast rena gräsytor som vi själva fär iordningsställa för användandet i vår turnering, och kommunen åsamkas i stort sett inga kostnader alls, då vi sköter allting själva och återlärnnar lokalema i städat skick. Av ovan anftirda skäl och ur rättvisesynpunkt hernställer Oddevold om befrielse från avgifter och hyror under Oddebollen. Uddevalla den 4.juli 2017 IK Oddevold Postadress Telefon Fax Bnnkgiro Regnr ftir moms E-post Hemsida Fossrrms Kvalnväg / Uddevalla 0s22/64 56 ss l info@oddevold.se rvrvw.oddevold.se