sätta lön i små företag Din guide till en aktiv lönesättning

Transkript

1 sätta lön i små företag Din guide till en aktiv lönesättning

2 Kan du få ut mer av lönesättningen i ditt företag? Är det möjligt att använda lönen för att motivera dina medarbetare, förbättra resultaten och öka företagets intäkter? Ja, det är möjligt. Visst kan kollektivavtalens regler vara styrande för lönesättningen, men de allra flesta avtal ger företagen möjlighet att själva sätta lönerna, helt eller delvis. Inget företag är det andra likt. Därför finns inte ett enkelt svar på hur lönesättningen ska gå till för att ge bästa resultat för företag och medarbetare. Men det kan inspirera att se hur andra företag har gjort. Därför har vi i den här skriften samlat råd, tips och idéer om hur du och ditt företag kan jobba med en lönesättning som ger resultat. Låt dig inspireras!

3 Mycket att vinna på bra lönesättning De flesta företag har mycket att vinna på en lönesättning som motiverar medarbetarna att arbeta på ett sätt som är bra för företaget. Det behöver inte handla om att tillverka eller sälja mer, utan om att arbeta smartare och med större kunskap om vad som ger goda arbetsresultat och en bra ekonomi. Det är den som leder företaget som måste ta taktpinnen och fundera på vad som skapar en god utveckling i företaget. Lönesättningen kan sedan bidra till att förstärka beteenden som leder till framgång. Lönekostnaden är en stor andel av utgifterna för de allra flesta företag men rätt genomförd kan lönesättningen bidra till att få fart på intäkterna, sänka andra kostnader och öka lönsamheten. Lön är ett styrmedel för att nå företagets mål För att det ska bli bra krävs att lönesättningen hänger ihop med såväl företagets position på marknaden som enskilda prestationer. Krister Nyman, produktionschef på Stora Enso Packaging Lönesättning är ett viktigt sätt att stimulera, attrahera och behålla medarbetare på. Jonas Wiström, VD för ÅF Sedan vi införde systemet med individuell lönesättning har kunderna blivit mer nöjda, lönsamheten har ökat och vi har kunnat öka våra medarbetares löner. Jens Hoffman, driver byggföretaget Dipart Entreprenad Lön är en stor kostnad som måste förvaltas väl Lönen är ett starkt och bra styrmedel, däremot kräver det att cheferna är engagerade och lägger ned tid och kraft för att varje medarbetare ska ha så rätt lön som möjligt. Hans Dahlgren, ansvarig för lönepolicy och personalfrågor på Sigma Exallon Alla som arbetar med löner idag vet att det inte längre fungerar med lika lön för alla. Det är många som blir tagna på sängen och letar efter ett nytt sätt att avlöna de anställda. Katarina Ferm, ekonomi- och personalchef på Fagerhult Retail Lön skapar motivation och nöjda medarbetare Personalen är den viktigaste tillgången vi har. Klart att man vill ge bra betalt om man kan. Ola Esbjörnsson, VD Intentius Det är självklart att ett lönesystem som premierar kompetensutveckling och ambition gör att medarbetarna blir mer benägna att utveckla sig. Andreas Krona, VD på Callo Sintermetall Anställda vill ha målstyrning och de vill veta hur de kan påverka sin lön. Det är positivt att koppla lön till prestation Eva Hjelm, HR-chef, Proffice Sverige

4 Ta ansvar för lönesättningen Den som leder och driver ett företag har självklart det yttersta ansvaret för hur lönesättningen på det egna företaget ska gå till. Men både i och utanför företaget finns idéer och åsikter som har delvis andra utgångspunkter. Att förstå de olika aktörernas perspektiv kan vara till hjälp i arbetet med den egna lönesättningen. Medarbetaren vill ha en positiv löneutveckling För medarbetaren ska lönen vara en rimlig ersättning för det arbete som görs. Därutöver ska lönen fungera som en morot i den egna utvecklingen. Medarbetaren vill ha en dialog med sin chef om ersättningen och en bra vägledning i hur den ska kunna öka. Det ska synas i lönekuvertet om man som medarbetare lär sig mer och gör ett bättre jobb. Arbetsmarknadens parter vill sätta principerna I Sverige omfattas majoriteten av alla anställda av någon form av kollektivavtal. Det innebär att ramarna för lönesättningen, både vad gäller nivå och fördelning, ofta sätts utanför företaget, av de förhandlande parterna, fack och arbetsgivarförbund. Här uppstår ofta en dragkamp om hur mycket av lönesättningen som ska regleras av parterna och vad som ska kunna bestämmas lokalt. Att hitta lösningar som gör att konflikter kan undvikas är centralt i dessa överenskommelser. Chefen vill ha tydliga mål och enkla verktyg På lite större företag finns flera lönesättande chefer. Cheferna arbetar nära tillsammans med sina medarbetare och har behov av att kunna använda lönen som ett verktyg för att leda medarbetarens prestationer mot de mål som gäller i företaget. En konkurrensfråga för ägare och företagsledning Lönekostnaderna är en stor utgift för de flesta företag och kan vara avgörande för möjligheten att konkurrera och ge en rimlig avkastning på verksamheten. Samtidigt är lön en viktig konkurrensfaktor för att motivera, utveckla, rekrytera och behålla rätt medarbetare. Ta kommandot över lönesättningen! π du har koll π du känner dina medarbetare π du vet vart ni ska Det behöver inte vara så krångligt. På de följande sidorna guidar vi dig genom en enkel modell med ett antal frågor. Om du själv eller med några nära medarbetare tar dig igenom dem har du tagit ett stort kliv mot en aktiv lönesättning, anpassad för ditt företag och dina medarbetare. Politikerna efterlyser samhällsansvar Lönenivån för de anställda i Sverige påverkar i hög grad samhällsekonomin. Politikerna vill därför ha en utveckling av lönerna som är i balans med ekonomin i övrigt. Framför allt handlar det om att politikerna och de politiska institutionerna vill värna en lönesättning som gynnar Sveriges konkurrenskraft och inte driver på inflationen.

5 Att sätta lön är bland det svåraste som finns eftersom det handlar om värderingar. Som VD måste jag kunna bemöta frågor om rättvisa. Susanne Rönngren, VD Commodia

6 Nio steg för en väl fungerande lönesättning Mål med vår lönesättning 1 Vilka är målen för ert företag? En del företag har arbetat mycket med sin vision och sin affärsidé, för andra är det något som sitter i väggarna. Oavsett vilket är det sannolikt ganska lätt att formulera vilka som är företagets viktigaste mål på lång respektive kort sikt. Pröva själv att svara på frågorna nedan till vänster. Var ska vi vara om ett år, tre år och fem år? 2 Hur ser kompetens- och personalbehov ut? Företagets mål påverkar självklart framtida behov av personal och kompetens. Beroende på om det handlar om ett kommande nyrekryteringsbehov eller det främst gäller att utveckla kompetens och erfarenhet bland befintliga medarbetare, kommer lönesättningen se olika ut. Hur vill vi att företaget ska uppfattas av omvärlden, av kunder och av anställda? Vilken omsättning ska vi ha om ett år, om tre år och om fem år? Fundera över vilket personal- och kompetensbehov ni kommer att ha framöver. Många går i pension inom de närmsta åren Vi har behov av att krympa personalstyrkan Alltfler medarbetare kommer att ha kundkontakt En tillväxt i företaget som innebär en stor nyrekrytering de närmsta åren Vi har behov av fler medarbetare som snabbt kan ta sig an nya arbetsuppgifter

7 3 Vad bör belönas? Ställ er frågan vad det är för framgångsfaktorer som ska leda företaget mot uppsatta mål och resultat. En del av dessa framgångsfaktorer handlar helt säkert om vad företagets medarbetare kan bidra med. Då är det ju just det som också bör belönas. Till vänster har vi räknat upp några möjliga framgångsfaktorer och till höger finns exempel på kompetenser och beteenden som kan bidra till att förstärka olika framgångsfaktorer. Pröva att få till passande par och lägg till sådant som gäller för ert företag. På vilka faktorer vilar ert företags framgångar och vad borde därmed belönas? Individuella löner ger möjlighet att premiera anställda som gör ett särskilt gott arbete och på så vis bevara och höja kompetensen. Tydliga kriterier är dock en viktig del av lönesystemet och det är viktigt att inte ha bråttom när man utformar dessa. Annika Norman, Chefsjuksköterska Stockholms Sjukhem Idérikedom Leveransförmåga Kostnadseffektivitet Säljfokus Företagskultur Snabb service Omtanke Noggrannhet Generalistkunskaper Yrkeskunnande Flexibilitet Bemötande Har ni funderat igenom svaret på dessa frågor har ni kommit långt i arbetet med att utforma en lönepolicy. Men hur ska det gå i praktiken? Börja med att stanna upp och tänk igenom hur lönesättningen fungerar idag. Kort om rörliga löner och förmåner π Fungerar som komplement till fast lön π Är en morot för medarbetare att prestera bättre π Ger företaget möjlighet att anpassa lönekostnaden beroende på resultat π Kan vara individuellt, gruppvis eller gälla för alla medarbetare Exempel på rörliga löner: π Provisionsbaserad lön, ofta för säljorganisationer π Bonus, en extra utbetalning som baserar sig på den enskildes prestation enligt fastställda kriterier eller på företagets gemensamma resultat π Vinstdelning, ett system där anställda får del av årets vinst oavsett individuell prestation π Det är också möjligt att byta delar av lönen mot en annan typ av ersättning, ofta kallad förmån. Som exempelvis extra pensionsavsättning, friskvård, hälso- och sjukvård, hem-pc, tjänstebil m.m.

8 Nio steg för en väl fungerande lönesättning Hur fungerar det idag? 4 Hur aktiva lönesättare är ni på ert företag? Rannsaka er noga. Ta gärna detta enkla test till er hjälp. Hur många poäng får du och ditt företag? Ju högre poäng desto längre har ni kommit i arbetet med aktiv lönesättning. Finns det mer ni kan göra för att förbättra lönesättningen? Vad är viktigast för ert företag att utveckla och hur mycket tid får det ta? Nedan redovisas ett antal påståenden om hur lönesättningen kan gå till. Fundera på hur det fungerar på ert företag genom att bedöma det ni gör på en femgradig skala. 1 = Stämmer inte alls 2 = Stämmer dåligt 3 = Stämmer ibland 4 = Stämmer delvis 5 = Stämmer på pricken Om du känner att något av påståendena inte är relevant för ert företag så är det bara att hoppa över det. På vårt företag har vi regelbundna möten med medarbetarna där vi stämmer av hur det går och hur de ska lyckas nå sina mål På vårt företag finns det tydliga kopplingar mellan det som belönas och verksamhetens mål På vårt företag fungerar lönesättningen som morot för att utvecklas och prestera bättre Vi har en genomtänkt fördelning mellan fast och rörlig lön På vårt företag har vi tydliga kriterier för vad som belönas Medarbetarna är medvetna om vilka kriterier som belönas Medarbetarna är delaktiga i utformningen av belöningskriterierna Vi informerar medarbetarna regelbundet om företagets resultat Medarbetarna har god kunskap om hur lönesättningen i företaget går till Medarbetarna är nöjda med hur lönesättningen på företaget går till Företaget har en genomtänkt lönespridning bland medarbetare

9 5 6 Vad säger kollektivavtalet? Merparten av Sveriges löntagare omfattas av kollektivavtal och ibland är det lätt att stirra sig blind på vad dessa avtal begränsar istället för att leta efter möjligheterna. Vilket eller vilka kollektivavtal gäller för er och finns det lokala överenskommelser som gäller för just ert företag? Vilket utrymme ger ert kollektivavtal för individuella överenskommelser om lönenivån? Ta gärna kontakt med din egen arbetsgivarorganisation för att be om hjälp att tolka avtalet och få råd om både möjligheter och begränsningar. Du hittar en länk till alla medlemsorganisationer inom Svenskt Näringsliv på www. svensktnaringsliv.se Hur ser vår lönemarknad ut? Lönemarknaden styrs av tillgång och efterfrågan, precis som andra marknader. Men beroende på vad ni har för kompetensbehov förändras lönemarknaden och dess villkor. Behöver ni rekrytera en receptionist räcker det kanske med att söka lokalt på orten. Gäller det att hitta en duktig tekniker kanske ni måste söka kompetensen utanför Sveriges gränser. Det finns flera sätt att ta reda på hur lönemarknaden ser ut. Om det gäller den lokala marknaden är det kanske allra enklaste att höra sig för bland andra arbetsgivare på orten. Gäller det lönerna för en specifik bransch eller yrkeskategori finns flera olika kunskapskällor att leta i: Lönestatistik finns på och Men tänk på att statistik bara kan ge dig en grov uppfattning om lönelägen låt inte statistiken styra lönesättningen. Kort om kollektivavtal π Centrala avtal mellan fackförbund och arbetsgivarorganisationer, men kan också slutas för enskilda företag π Bestämmer villkoren för lön, pension och andra anställningsvillkor, kan reglera lönenivån men ibland bara hur lönesättningen ska gå till π För den privata sektorn finns omkring 560 olika kollektivavtal π Det företag som är med i en arbetsgivarorganisation är skyldig att följa reglerna i avtalet som ett minimum, för företag som saknar kollektivavtal finns inga regler Bidrar ert sätt att arbeta med lön till företagets mål? Är ni nöjda som det är eller finns det saker att förbättra? Gå vidare till nästa steg så får ni fler tips. En säljare som har en prestationsbaserad lönedel blir lite hungrigare och vassare. Det är viktigt att alla medarbetare är kostnadsmedvetna. Det påverkar resultatet och det påverkar i sin tur den individuella lönedelen. Per-Ola Danielsson, VD på Kinnarps Interior

10 7 Nio steg för en väl fungerande lönesättning Så här gör vi Bestäm er för en lönestruktur Att bestämma sig för en lönestruktur underlättar på flera sätt det fortsatta vardagsarbetet med en aktiv lönesättning. En bit på väg kommer ni genom att ägna följande frågor en stunds eftertanke: Hur mycket ska företagets medarbetare få kosta? Det finns givetvis inget generellt svar på den frågan. Det handlar om en sammanvägning av ekonomiska förutsättningar, löneläget på marknaden, tvingande kollektivavtal och egna ambitioner. Men varje företag tjänar på att försöka undvika den slentrianmässiga uppräkningen inför kommande budgetår. Bättre då att aktivt värdera den totala personalkostnaden i förhållande till intäkter och omsättning, kanske är det en fråga för ägare och styrelse. Ska alla medarbetare få kosta lika mycket? Säkert har ni på ert företag flera olika kategorier av medarbetare. Försök att identifiera ett antal olika kategorier kopplat till den roll och den arbetsuppgift man har. Vad går arbetet ut på och vilka krav ställs egentligen på den som har jobbet? Bidrar alla med lika mycket? Kanske inte. Försök att bortse från individen och rangordna de olika rollerna utifrån olika grader av svårighet, ansvar och betydelse för företagets resultat och bestäm en lönenivå/löneintervall för varje kategori. Hur stora blir skillnaderna? Är det en lämplig lönespriding eller borde den vara större/mindre? Hur ska ersättningen vara sammansatt? Det är också viktigt att fastställa vad som ska vara fast respektive rörligt, individuellt och gruppvis. Ska alla medarbetare vara del av en rörlig lönedel eller ska det endast gälla för medarbetare med en viss typ av roll i företaget eller de som presterar enligt vissa kriterier? Kriterier som fungerar π Vårdföretaget: Omtanke, respekt, ansvarstagande, samarbetsförmåga, patientnöjdhet mäts genom poängsystem och nöjd-kund-enkät och belönas varje månad π Industriföretaget: Yrkeskunnande, social förmåga, initiativ- och innovationsförmåga, ordning och reda, intresse för yrket mäts enligt en bedömningsblankett där kriterier poängsätts och belönas årligen π Byggföretaget: Kundnöjdhet, kvalité och noggrannhet, yrkeskunnande, ekonomiskt resultat i projektet mäts enligt nöjd-kund-enkät och belönas varje månad eller vid ett projekts slut π Säljföretaget: Sålda produkter/tjänster, ansvar, samarbetsförmåga mäts genom ett poängsystem och belönas varje månad π Tjänsteföretaget: Kompetensnivå, ansvar, initiativ, utveckling av tjänster, värvning av nya kunder, resultat och beläggning mäts enligt ett poängsystem baserat på mål och resultat och belönas årligen

11 8 Fastställ lönekriterier Enkla, tydliga och väl kända kriterier för lönesättningen är a och o för att få en företagsnära och individuell lönesättning att fungera i praktiken. Kanske har ni redan bestämt vad det är för typ av kompetens och beteende som bör belönas på ert företag, givet viktiga framgångsfaktorer (steg 3). Nästa steg är att bryta ner detta i enkla, mätbara och relevanta kriterier för att värdera prestationer hos enskilda medarbetare. Det kan vara sådant som direkt bidrar till ökade intäkter eller minskade kostnader för företaget. Men det kan också vara sådant som bidrar till företagets utveckling och kultur och slutligen kriterier som direkt belönar en speciell kompetens eller beteende. Flertalet kriterier bör kunna vara desamma för samtliga medarbetare. Slutligen; tänk på att de kriterier ni väljer ska vara påverkbara för den enskilde medarbetaren. I rutan till vänster kan ni ta del av kriterier som tillämpas i företag som kommit en 9 Prata med dina medarbetare En aktiv lönesättning kräver aktiv kommunikation. Se till att ni verkligen pratar om lön i ert företag. En nära dialog mellan företagsledning och medarbetare vid utformningen av er lönesättning borgar för att den kommer att fungera bättre. Företagsledningen har ett stort ansvar för att förklara hur företagets mål och resultat hänger samman med lönesättningen. Att regelbundet kommunicera hur det går i företaget bidrar till att öka förståelsen för vad och hur mycket som belönas. Den lönesättande chefen gör klokt i att regelbundet ge bra och ärlig återkoppling på den enskilda medarbetarens prestation. All erfarenhet talar för att tydliga och väl kända spelregler kring lönesättningen ger medarbetare som är mer nöjda och upplever lönen som rättvis. bit på väg med aktiv och prestationsbaserad lönesättning. Diskutera detta tillsammans med chefer och medarbetare på företaget och fastställ därefter vilka kriterier för individuell lönesättning som ska gälla hos er. Tänk på att detta kan göras både som ett sätt att bestämma nivå på grundlönen och för att bestämma vad som kan ge extra rörlig ersättning. Våra lönekriterier Är de relevanta? Påverkbara? Mätbara? Begripliga? Bra då är det kanske dags att börja pröva sig fram. Kommunikationen är något vi satsar mycket på. Vi har kvartalsrapporter, veckobrev och gemensamma arrangemang som stärker gemenskapen och ansvarskänslan hos personalen. Några enskilda lönesamtal behöver vi inte. Killarna har bra koll. Vi redovisar alltid omsättning och vinst vid våra kvartalsmöten. Vi har inga hemligheter för personalen. Jens Hoffmann, driver byggföretaget Dipart Entreprenad

12 Sätt igång! Lönesättning en ständigt pågående process När ni nu har gått igenom de nio stegen för en väl fungerande lönesättning har ert företag förhoppningsvis kommit fram till ett genomtänkt synsätt för lönesättningen som passar just för er. Kanske har ni också tagit ett antal konkreta beslut kring belöningskriterier och lönestruktur och kommunicerat detta med chefer och medarbetare. För att det sen ska fungera i praktiken krävs att företaget kontinuerligt arbetar med lönesättningen utifrån företagets förutsättningar. Det handlar om konkreta mål och resultat både ur ett företagsperspektiv och för den enskilde medarbetaren. Värdera löneutrymmet i ditt företag Genomför individuella målsamtal Kommunicera tydligt de kriterier som ska belönas Följ upp och utvärdera individuella medarbetares prestationer Kommunicera och diskutera med lokala fackliga företrädare Kommunicera regelbundet företagets resultat Genomför individuella lönesamtal Samla de lönesättande cheferna för genomgång och diskussion Ge feedback på medarbetarnas individuella prestationer Tydlighet och kommunikation är A och O!

13 Åtgärdsplanering 2010 Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Augusti September Oktober November December 2011 Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Augusti September Oktober November December Liten löneordlista Kärt barn har många namn och det gäller även lönetermer. Om man inte har dessa klart för sig kan det lätt bli missförstånd i samband med lönediskussioner. Här följer förklaringar till några av de vanligaste begreppen. π Lönepolicy Tydliga principer för lönesättningen som dessutom ska spegla företagets vision, strategi och mål. Den ska vara långsiktig, konsekvent och tydlig. π Lönestruktur Uppbyggnaden av ett lönesystem. Lönestruktur är lönerna och dess inbördes förhållande till varandra. π Lönebildning En samhällsekonomisk term för den samlade lönesättningen. π Lönesättning Ett samlingsbegrepp för hur lönen sätts på ett enskilt företag. π Sifferlöst avtal Kollektivavtal som inte innehåller siffersatta bestämmelser om hur mycket lönen ska öka. Däremot kan det finnas regler för hur lönesättningen ska gå till. π Lönerevision Processen att granska, se över och justera lönerna i företaget. π Individuell lön Istället för att själva tjänsten lönesätts så lönesätts individen med hänsyn till arbetsuppgifter, prestation, kompetens och hur arbetet utförs. Vad kostar lönen? Kontantlön + Semesterlön + Rörlig lönedel + Pensionspremier + Sjukförsäkringspremier + Kostnader för förmåner + Arbetsgivaravgifter = Lönekostnad Läs mer på foretagarguiden.tillvaxtverket.se

14 Förändringens vindar Förutsättningarna för lönesättningen och lönebildning ändras i takt med att arbetsmarknad och näringsliv förändras. Nedan beskrivs kort några trender som det kan vara värt att hålla ögonen på. π Utvecklingen i Sverige går mot att individuella avtal eller avtal på företagsnivå blir det vanligaste sättet att bestämma lönerna. Det tror både fackliga organisationer, arbetsgivare och forskare. Internationaliseringen, tjänstesektorns framväxt och ökade krav på unik kompetens fortsätter att förändra arbetsmarknaden i riktning mot ökad individualisering. π Företag blir alltmer olika och därmed också förutsättningarna för lönesättningen. Överenskommelser som baserar sig på genomsnittsföretaget riskerar bli verklighetsfrämmande för många företag. π Medarbetare vill kunna påverka sin lön. Den trenden är särskilt tydlig bland de yngre medarbetarna. För de flesta unga är det en självklarhet att lönen sätts individuellt i samtal mellan medarbetaren och hans eller hennes närmaste chef. Lön är för många en tydlig motivationsfaktor och ju tydligare ett företag kan koppla lönen till den individuella prestationen desto bättre. π Den individuella prestationen värderas högre. I dagens och morgondagens kunskapsdrivna arbetsliv är belöningen av den individuella prestationen en allt viktigare drivkraft för att utveckla yrkeskunnandet och därmed produktiviteten. π Det förefaller som konjunktursvängningar kommer allt tätare, då ökar kraven på att snabbt kunna anpassa företagets inriktning, storlek och arbetssätt. När konkurrenskraften plötsligt försvagas gäller det att snabbt anpassa kostnaderna neråt men ändå kunna behålla sina alltmer unika medarbetare. När konjunkturen vänder måste man kunna erbjuda villkor som kan konkurrera på marknaden.

15 Här kan du hitta mer information På Svenskt Näringslivs webbsida Här kan du läsa om lönesättning, avtalsfrågor och hämta statistik. Här finns också uppgifter om hur du kan komma i kontakt med ditt förbund eller med Svenskt Näringsliv på din ort. Ekonomifakta Här får du snabb fakta om jobb, företagande och tillväxt i Sverige. Prenumerera på Svenskt Näringslivs nyhetsbrev Nytt om lön Ett nyhetsbrev där du får ta del av tips och erfarenheter från företagare. Nytt om lön tar också upp aktuella frågor kring lönebildningen i Sverige. Gå in på nyhetsbrev och välj nyhetsbrevet Nytt om lön. Denna skrift kan du ladda ned som pdf på Där kan du även beställa fler exemplar.

16 Är det möjligt att använda lönen för att motivera dina medarbetare, förbättra resultaten och öka företagets intäkter? Ja, det är det. Visst kan kollektiv avtalens regler vara styrande för löne sättningen, men de allra flesta avtal ger företagen möjlighet att själva sätta lönerna, helt eller delvis. Därför har vi i den här skriften samlat råd, tips och idéer om hur du och ditt företag kan jobba med en lönesättning som ger resultat. Låt dig inspireras! PRODUKTION: Diplomat pr & form etc. illustration: maria raymondsdotter