r GISLAVEDS SAMMANTRÄDESPROTOKOLL X!J KOMMUN Fastighet- och servicenämnden Sammanträdesdatum

Transkript

1 Thomas Johnsson (5) Sven-Göte Bolmenius (M) ersätter Marcus lngelsbo (M) Pierre Svanström (SD) Charlotte Ström (KD) Sara-Lena Bengtsdotter Bogren (S) Kenth Johansson (C) Rigo Fredriksson (M) ersätter Zuhidin Bahtanovic (M) Lisbeth Äkestrand (M), ordförande Marina Josefsson (S) Plats och tid Fastighet- och servicekontoret Gislaved, i kl Beslutande Sammanträdesdatum wy Olsson Ovriga deltagande Utses att justera J usteringens plats och tid Underskrifter Organ Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsattande Förvaringsplats för protokollet Underskrift Fastighet- och servicenämnden ANSLAGIBEVIS E Olsson Justerande Protokollet är justerat. justeringen har tillkännagivits genom anslag. F stighet- oh servicekontoret Utdragsbestyrkande th Johansson (C) Sekrete7Z Kenth Johansson (C) Sara Wingren, ekonom erus Karlsson, ekonom Kjell Sjöblom, områdeschef Ewy Olsson, nämndssekreterare Patrik Johansson, fastighet- och servicechef Knut Venholen, områdeschef Fastighet- och servicenämnden r GISLAVEDS X!J KOMMUN Paragrafer Paragrafer Datum för anslags nedtagande

2 GISLAVEDS KOMMUN (18) Fa 61 Dnr: FA Ny styrmodell för Gislaveds kommun Områdeschef Kjell Sjöblom redogör för ärendet. Kommunfullmäktige antog den 15 december 2016 en ny styrmodell. Gisiaveds kommun styrmodell är ett samlingsbegrepp för att tydliggöra en gemensam struktur och gemensamma arbetssätt för styrning och ledning av kommunen som syftar till att säkerställa att de politiska viljeinriktningarna får genomslag i verksamheterna. Styrmodellen för Gislaveds kommun bygger på mål-och resultatstyrning. Detta innebär att ansvaret för att planera och följa upp verksamhetens mål och resultat omfattar samtliga organisatoriska nivåer. Med utgångspunkt från kommunens övergripande vision och värdegrund samt verksamhetens grundläggande uppdrag ska ansvaret för att planera, utveckla och följa upp verksamheten ligga så nära medarbetare och medborgare som möjligt. Arbetet ska genomsyras av medskapande och ansvarstagande utifrån mottot sätt bollen i rullning - alla ska med. Information Ny styrmodell, daterat att lägga informationen till handlingarna. 1usterares signatur Utdragsbestyrkande

3 GISLAVEDS KOMMUN (18) Fa 62 Dnr: FA Upphandling av förmedling av inbrotts- och driftlarm Information Nuvarande förmedling av utlösta larm utförs via manuell tjänst hos SOS Alarm AB. Ny modern teknik för automatisk förmedling av inbrotts- och driftlarm möjliggör en effektivare och säkrare förmedling än nuvarande system. Det innefattar också en besparingspotential på cirka 230 tkr årligen. Installationskostnaden beräknas till 50 tkr och är en engångskostnad som anvisas via delegation. Fastighet- och serviceförvaltningen har inom kort slutfört förfrågningsunderlaget och ska därefter påbörja upphandlingen av automatisk larmcentral. Tjänsteskrivelse till nämnd Protokoll Faau 52 att godkänna informationen och lägga den till handlingarna. usterares signatur Utdragsbestyrkande

4 GISLAVEDS KOMMUN (18) Fa 63 Dnr: FA Lugnet, uppgradering av brandlarm Slutredovisning Ärendebeskrivni ng Fastighet- och serviceförvaltningen överlämnar si utredovisning av projekt Brandlarmsanläggningen på Lugnet i Broaryd installerades 1995 och var av konventionell typ det vill säga att utpekande av enskild detektor inte var möjlig. Genom uppgradering av anläggningen har man nu fått möjlighet till ett utpekande av larmande detektor till personalens Iarmtelefoner i Internsystemet vilket ökar säkerheten i fastigheten avsevärt. Projektet kostnadsberäknades till 220 tkr och det blev också den slutliga kostnaden. Arbetsutskottet föreslår att slutredovisningen godkänns. Slutredovisning till nämnd Protokoll Faau 53 au godkänna slutredovisningen av projekt Socialförvaltningen lusterares signatur Utdragsbestyrkande

5 Under förra året beställde socialförvaltningen uppgradering och nya datauttag trådlöst (18) för nya arbetsplatser på Hagagården i Smålandsstenar. Man beställde dessutom Slutredovisning Hagagården, utbyte av datanät Fa 64 Dnr: FA Fastighet- och serviceförvaltningen överlämnar slutredovisning av projekt TV och WiFi-uttag som gör det möjligt för personal och boende att surfa lusterares signatur J Utdragsbestyrkande att godkänna slutredovisningen av projekt och att anvisa underskottet Protokoll Slutredovisning till nämnd Arbetsutskottet föreslår att slutredovisningen godkänns och att underskottet Projektet kostnadsberäknades till kr, på grund av ett extra uttag är GISLAVEDS KOMMUN den slutliga kostnaden kr. 686 kr anvisas från projekt Fastighet- och servicenämndens förfogande. Faau kr från projekt Socialförvaltningen

6 (18) brunnen. Dessutom finns det inte någon reservvattenkälla om djupvattenpumpen stannar eller går sönder. eftersom det inte var tillräckligt vattentryck på grund av låg vattennivå i Vid flera tillfällen har det varit svårt att fylla på den befintliga vattentanken och tre bostadshus med vatten. På Angslyckans skola i As finns en vattenbrunn som försörjer skolan, förskolan Ängslyckan, ny vattenbrunn Fa 65 Dnr: FA Medelsanvisning justerares signatur d- () Utdragsbestyrkande Barn- och utbildningsförvaltningen Ängslyckan i As, projekt att från projekt anvisa kr till en ny vattenbrunn på Fastighet- och servicenämnden beslutat Tjänsteskrivelse till nämnd daterad Protokoll Faau 55 Arbetsutskottet föreslår att medel anvisas från projekt Fastighet- och djupvattenpump, schaktning, VS-installation och elarbete är kr. servicenämndens förfogande. Beräknad kostnad för ny vattenbrunn inklusive borrning, installation av Det finns planer på att ansluta fastigheterna till det kommunala VA-nätet men det sker troligen tidigast 2023 varför fastighet- och serviceförvaltningen ändå förordar en ny brunn nu. GISLAVEDS KOMMUN

7 GISLAVEDS KOMMUN (18) Fa 66 Dnr: FA Slutredovisn ing av äldre projekt Bureskolan, ombyggnad av slöjdsal Fastighet- och serviceförvaltningen överlämnar slutredovisning av projekt Bureskolan hade tidigare lokaler för textilslöjd och träslöjd i olika delar av skolan och på olika plan. Då idén föddes att samverka i undervisningen mellan dessa två slöjdformer beställde BUN ombyggnation av slöjdsalarna i källarpianet, där träslöjden låg, till det nya sättet att undervisa i slöjd pä. Åtgärderna beräknades kosta kr, den slutliga kostnaden är kr. Arbetsutskottet föreslår att slutredovisningen godkänns och att överskottet kr återförs till projekt Fastighet- och servicenämndens förfogande. Slutredovisning till nämnd, Ombyggnad av slöjdsal på Bureskolan Protokoll Faau 56 att godkänna slutredovisningen av projekt och att återföra överskottet kr till projekt Barn- och utbildningsförvaltningen lusterares signaturj j% ) Utdragsbestyrkande

8 Slutredovisning som pannrum i skolbyggnaden. Efter ett påpekande från Räddningstjänsten Bureskolan, ombyggnad för sophantering och materialåtervinning (18) beställde barn- och utbildningsförvaltningen ombyggnad av en annan källarlokal som inreddes för avfallssortering och återvinning. Fa 67 Dnr: FA Fastighet- och serviceförvaltningen överlämnar slutredovisning av projekt Bureskolan hade tidigare sin sortering för avfall i samma rum som fungerade lusterares signatur J< Utdragsbestyrkande överskottet kr till projekt att godkänna slutredovisningen av projekt och att återföra Arbetsutskottet föreslår att slutredovisningen godkänns och att överskottet Kostnaden för projektet beräknades till kr, slutlig kostnad är kr. GISLAVEDS KOMMUN kr återförs till projekt Fastighet- och servicenämndens förfogande. Slutredovisning till nämnd, soprum Bureskolan dat Faau 57 Ekonom ien h eten Barn- och utbildningsförvaltningen Protokoll

9 GISLAVEDS KOMMUN (18) Fa68 Dnr: FA Gärdesskolan, ombyggnad för SF1 Slutredovisning Fastighet- och serviceförvaltningen överlämnar slutredovisning av projekt samband med budgetarbetet inför beslöt barn- och utbildningsförvaltningen att SFI-verksamheten skulle lämna Rönnen på Gisleområdet och istället inrymmas i Gärdesskolans befintliga lokaler. För att detta skulle fungera fanns det behov av en del ombyggnadsarbeten i ett antal rum. Ombyggnaden bestod av många olika moment såsom anpassning av belysning, ventilation, datauttag och slagriktningar på dörrar. Aven en del vikväggar och nya dörrar krävdes i vissa utrymmen. Fastighetsnämnden anvisade från början kr till projektet och kompletterade senare med ytterligare kr till åtgärder av ventilationen. Den slutliga kostnaden uppgår till kr. Underskottet, kr, beror till största delen på att projektet var tidspressat och att nya förutsättningar tillkom under tiden. Även ventilationsarbetet blev mer omfattande än beräknat. Arbetsutskottet föreslår att slutredovisningen godkänns och att underskottet kr anvisas från projekt Fastighet- och servicenämndens förfogande Slutredovisning till nämnd, ombyggnaad för SF1, Gislaveds Gymnasium Protokoll Faau 58 övcrskottct kr till projekt Barn- och utbildningsförvaltningen Fel att-sats i att originalprotokollet (samma som föregående ). Rätt att-sats ska vara: godkänna slutredovisningen av projekt och att anvisa underskottet kr från projekt lusterares sinaturj -2 Utdrasbestyrkande

10 (18) täcka detta behov behöver hyreskontraktet med AB Gislavedshus på Traststigen 9 utökas till att också innefatta en lägenhet på Traststigen 6A. Traststigen 9. Det är viktigt för sökanden att ha gångavstånd till serviceboendet på Hyresärenden 2017 Fa 69 Dnr: FA.20l6.85 Utökning, Traststigen 9 Socialnämnden har beslutat att bevilja en ansökan om LSS-boende. För att 1usterares sinatur4 D Utdragsbestyrkande att godkänna utökningen av hyresavtalet avseende Traststigen 9 så att detta Traststigen hyresavtal inkl uttökning.pdf Utökn ing av Hyresavtal Traststigen 9 dat Protokoll Faau 61 lägenheten pä Traststigen 6A. Arbetsutskottet föreslår att avtalet godkänns. GISLAVEDS KOMMUN AB Gislavedshus har gjort ett förslag till utökat hyresavtal som innefattar även även omfattar en lägenhet på Traststigen 6A. Socialförvaltningen

11 Arbetsutskottet föreslår att utökningen i avtalet godkänns. Kommunhälsan har ett behov av att utöka sina lokaler på Abjörnsgatan 31 Hytesärenden (18) Fa 70 Dnr: FA Utökning, Kommunhälsan Gislaved genom att hyra ytterligare två kontorsrum på plan 2. Detta är en ökning av ytan på totalt 17,08 kvm och ger en hyreshöjning med kr/år (324 kr/kvm). Arshyran revideras från och med Justerares signatur d- Li_: Utdragsbestyrkande Kommunstyrelseförvaltningen, kommunhälsan att godkänna det reviderade hyresavtalet avseende Kommunhälsans lokaler Fastighet- och servicenämnden beslutat Protokoll Reviderad hyresbilaga Kommunhälsan fr pdf GISLAVEDS KOMMUN Revidering av hyreskontrakt, Kommunhälsan, Äbjörnsgatan 3 Faau 60 på Abjörnsgatan 31 Gislaved.

12 samma lokaler underlättar samarbetet (18) Hemtjänstpersonal, sjuksköterskor, arbetsterapeuter och sjukgymnaster är alla Hyresärenden 2017 Fa 71 Dnr: FA Lokal för Hemvården i Gislaved Socialförvaltningen har framfört önskemål om nya lokaler för Hemvården i Gislaved. Personalen är nu utspridda på Vitsippan, Blomstervägen, Gislow med flera lokaler. en del av den kommunala hemsjukvården och förutsätts samarbeta. Att finnas i justerares signatur Utdragsbestyrkande lokaler till Hemvården i Gislaved av Weland Fastigheter AB i enlighet med förslaget. att under förutsättning att socialnämnden godkänner hyresnivån, hyra Protokoll Lokaler till hemvården i Gislaved daterad Arbetsutskottet föreslår att, under förutsättning att socialnämnden godkänner Lokalerna kan vara etappvis inflyttningsbara under hösten fiberkabel, datanät, wifi, inbrottslarm, laddstolpar till elbilar, dekontaminator, säkerhetsskäl, kvalitetsskäl eller andra skäl måste ordna i egen regi som tvättmaskin, nyckelsystem, m.m. år med möjlighet till förlängning och kostnaden är kr/kvm. Vid eventuell ombyggnationer i lokalerna innan hemvården kan flytta in som ger detta Däckfabriken som det har förts förhandlingar om och som är aktuella nu. Det har funnits flera alternativ, men det är Weland Fastighets lokaler i Gamla Det handlat om en yta på 1 6 I4kvm. Hyresavtalet föreslås sträcka sig över fem GISLAVEDS KOMMUN förlängning efter fem år blir hyran fortsättningsvis 900 kr/kvm. Det krävs en del upplägg av hyresnivån. Hyran indexuppräknas årligen och baseras på 900 kr! kvm efter fem år. Till detta hyresavtal kommer avtal om parkeringsplatser på kr/månad samt kostnader för elförbrukning. Initialt tillkommer kostnader för de delar som kommunal verksamhet av hyresnivån, hyra nämnda lokaler av Weland Fastigheter AB till Hemvården i Gislaved. Faau 61 Socialförvaltningen

13 (18) projekten vilket genererar att en del av investeringsutgiften skjuts fram något. förstnämnda projekten har det kommit fram nya förutsättningar som gör att en förstudie krävs för att säkerställa budget i dessa vilket innebär att tidplanen för Det är projekten Glashuset, Sporthaflen 1 Smålandsstenar, Ombyggnad av Budget 2017 Fa72 Dnr: FA Uppföljning av investeringsbudget Flera större projekt kommer igång senare än planerat. Det beror på omtag 1 Ekbackens storkök och C-huset vid Asenskolan som kräver omtag. 1 de tre lusterares signatur Utdragsbestyrkande att lägga informationen med godkännande till handlingarna. Protokoll Prognosen på årsbasis pekar på ett överskott på 34,36 mnkr i förhållande till planerad investeringsbudget. förvärvades. genomförandet förskjuts. Beträffande C-huset så görs omprojektering där GISLAVEDS KOMMUN tillbyggnaden är borttagen vilket är ett resultat av att Anderstorps Prästgård Förvaltningen kommer under maj månad att träffa övriga förvaltningar och gå igenom eventuella förändringar i planerade projekt. Faau 64

14 GISLAVEDS KOMMUN (18) Fa 73 Dnr: FA Ekonomisk rapport 2017 Prognos 1 och Budgetuppföljning Fastighet- och serviceförvaltning gör sin första uppföljning (Helårsprognos 1) för 2017 efter mars månad. Från och med 2017 har Gislaveds kommun ändrat mallen för helårsprognosen där det visar endast förvaltningens helårsprognos (den tidigare vi kallade budgetavvikelse). Syftet med förändringen är att kunna fokusera på själva prognosen och så tidigt som möjligt upptäcka större budgetavvikelser. Förvaltningen ska ge tydliga kommentarer om vad avvikelser handlar om och kunna presentera eller planera eventuella åtgärder om det behövs. Förvaltningens första helårsprognos pekar mot överskott om 764 tkr. 1 beslutsunderlaget, Uppföljning 1, visas anledningarna till överskottet samt fördelning av helårsprognosen per programområde. Innan bokslutet 2017 ska två ytterligare uppföljningar göras, efter augusti månad och efter oktober månad. Budgetuppföljn ingen per visar överskott med 983 tkr, budget för perioden är -718 tkr. Intäkterna är totalt ca 1 mnkr högre än budget och kostnaderna ca 350 tkr lägre. Besi utsunderlag Uppfoljning 1 (Fastighet- och servicenamnden).pdf Tjänsteskrivelse-Uppföljning docx Protokoll Faau 63 att fastställa Helårsprognos 1 för samt att lägga budgetuppföljningen per till handlingarna. 1usterares signatu Utdragsbestyrkande

15 (18) kommunorganisationen strävar efter. Nyligen tillträdde en ny förvaltningschef för fastighet- och serviceförvaltningen. Som ett led i verksamhetens utveckling önskar förvaltningschefen göra en översyn av organisationens struktur, Information Ärendebeskrivni ng Fa 74 Dnr: FA En välfungerande fastighet- och serviceförvaltning kännetecknas av högt kundfokus, effektivitet och ett gott bemötande. Effektivt resursnyttjande och en god dialog med kunder som förvaltningen levererar tjänster till är mycket viktiga för att nå bästa resultat och ökad medborgarnytta som hela Justerares signatur Utdragsbestyrkande Konsultens rapport Utredningsdirektiv Organisationsförändringen ska vara fullt ut genomförd 1 jan, Beslutet omfattar också förslag på en fortsatt handlingspian. Översynens beslutsprocess omfattar ny organisation samt tillsättning av chefer. Förslag till förändringar förvaltningens behov och framtida utmaningar. Översynen har fokuserat på flera delar; dels organisationsstruktur och funktioner men också arbetssätt och förhållningssätt för att uppfylla Översynen inleddes i november 2016 och avslutades i mars Sven-Martin Akesson på Akesson Management AB anlitades för uppdraget. Fastighet- och Översynen har genomförts med intervjuer och samtal både individuellt och i serviceförvaltningens Iedningsgrupp samt socialchef har varit styrgrupp för översynen och har mött konsulten i såväl enskilda intervjuer som i workshops. grupp med representanter från förvaltningens medarbetare, kunder, chefer och politiker i nämnde i syfte att skapa en bred delaktighet. Facklig samverkan samordnas av förvaltningschef förvaltningens samverkansgrupp. Översynens genomförande Kommunikation internt och externt Omfattning och områden som ingår i översynen: genomgå en översyn för att möta framtidens behov och krav på bästa sätt. serviceuppdrag medför att fastighet- och serviceförvaltningen behöver arbetssätt och kultur. Detta tillsammans med att förvaltningen har ett utökat GISLAVEDS KOMMUN Ökat kund och servicefokus Kultur, värdegrund, delaktighet Organisationsstruktur Samarbete internt och externt Effektiva arbetssätt och processer 1 enlighet med delegationsordning har förvaltningschef delegation på att besluta om förvaltningsorganisation, så länge det inte påverkar politisk organisation. Inför beslutet ska förvaltningschef samråda med arbetsutskottet. PP-spel som beskriver förändringar på fastighet- och serviceförvaltningen

16 GISLAVEDS KOMMUN (18) Fa 74 (forts) Fastighet- och servicenämnden beslutat ati med godkännande lägga informationen till handlingarna. usterares signatur4 Utdragsbestyrkande

17 GISLAVEDS KOMMUN (18) Fa 75 Dnr: FA20l7.8 Meddelanden Fastighet- och servicenämnden tar del av följande meddelanden: Kf Kommunens årsredovisning 2016 inklusive förvaltningsberättelse, personalbokslut och miljöbokslut Kf Revisionsberättelse samt beviljande av ansvarsfrihet för åt 2016 för kommunens verksamhet Kf Antagande av Handlingsprogram för olycksförebyggande arbete Ks Statens Bostadsomvandling AB:s (SBO) engagemang i Gislaveds kommun Ks Riktlinjer för fordonshantering i Gislaveds kommun Protokoll från planeringssamrådet Klagomål, beröm och synpunkter som inkommit till förvaltningen via systemet Tyck till på kommunens hemsida till och med Justerares signatur tl Utdragsbestyrkande

18 GISLAVEDS KOMMUN Fa 76 Dnr: FA Delegationsbeslut Följande delegationsbeslut anmäls: Av Fc Patrik Johansson fattat anskaffningsbeslut avseende ersättningsbil till SSK Nattpatrull, socialförvaltningen daterat lusterares signatur Utdragsbestyrkande