Förstudierapport inom Möbler och inredning

Transkript

1 inom Möbler och inredning

2 Datum Sid 2 (62) Innehåll 1 Sammanfattning Inledning Föregående upphandling Nuvarande ramavtal Behovsundersökning Marknadsundersökning Hållbarhet Andra upphandlingar inom området Relevant lagstiftning, föreskrifter och allmänna råd Säkerhet Utvecklingsområden och förändringsbehov i en kommande upphandling E-beställningar Rekommendation Källförteckning... 61

3 Datum Sid 3 (62) 1 Sammanfattning Det nuvarande ramavtalet för Möbler och inredning löper ut den 15 september Kammarkollegiet har initierat en förstudie för att utreda om en ny upphandling ska genomföras. Informationsinhämtning har skett genom enkäter och möten med myndigheter och leverantörer. Möte har även genomförts med en branschorganisation. Projektet har även deltagit på möten i ett projekt avseende cirkulära möbelflöden samt tagit del av ramavtalsförvaltarens samlade erfarenheter av ramavtalsområdet. Av den information som framkommit i svaren på enkäten och på mötet med referensgruppen kan konstateras att avropande myndigheter tycker att avtalet i stort har fungerat bra. Statistiken visar att ramavtalet används i stor utsträckning. Denna höga nyttjandegrad bekräftas även av myndighetsenkäten där 127 av respondenterna uppgav att de använder ramavtalet. Därtill är omsättningen (566 mkr år 2017) tillräckligt hög för att motivera en upphandling av ett nytt ramavtal på området. Projektgruppen har funnit att det finns ett behov av ett statligt ramavtal inom området och rekommenderar således att en upphandling av Möbler och inredning genomförs. Projektets rekommenderar vidare att begagnade möbler upphandlas som ett separat ramavtalsområde genom en separat upphandling. en framtagen av: Mattias Ek och Niklas Björns

4 Datum Sid 4 (62) 2 Inledning 2.1 Bakgrund till förstudien Förstudien är genomförd av Kammarkollegiet och omfattar Möbler och inredning. Kammarkollegiet har ansvaret för upphandlingsverksamheten inom den statliga inköpssamordningen. Detta innebär att Kammarkollegiet har som uppdrag att ingå ramavtal för varor och tjänster som är avsedda för andra statliga myndigheter. Enligt förordning (1998:796) om statlig inköpssamordning ska det finnas ramavtal eller andra gemensamma avtal som effektiviserar upphandlingarna för varor och tjänster som myndigheterna upphandlar ofta, i stor omfattning eller som uppgår till stora värden. 2.2 Mål med förstudien Syftet med förstudien är att samla information och kunskap om pågående utveckling inom området samt om vilka behov som myndigheterna har. Förstudien ska även belysa förutsättningarna för att en upphandling inom området ska genomföras. Målet är att arbeta fram ett underlag som kan ge stöd inför ett eventuellt arbete med att ta fram upphandlingsdokumentationen. Samtliga rekommendationer som lämnas i samband med denna förstudie kan komma att prövas på nytt, ändras och anpassas i en kommande upphandling då ny information kan tillkomma och förutsättningar kan ändras med tiden. 2.3 Omfattning och avgränsningar i förstudien Syftet med förstudierapporten har inte varit att ta fram en kravspecifikation till en kommande upphandling, och således är eventuella krav som kan ställas endast beskrivna på en övergripande nivå. en beskriver nuläge och erfarenheter av användningen av ramavtalen inom området. Den innehåller avropande myndigheters och leverantörers synpunkter på det nuvarande ramavtalet samt deras förslag rörande upplägg av en eventuellt kommande upphandling. Därtill innefattar förstudierapporten en analys av myndigheters behov och marknadens utbud. Ramavtalen inom detta område kan i dag användas av statliga myndigheter samt stiftelser och andra organisationer med anknytning till staten. Kommuner och landsting har således inte rätt att avropa från de statliga ramavtalen på detta område.

5 Datum Sid 5 (62) Projektet har inte i denna förstudie undersökt delområdena särskilda förvaringslösningar och belysningsarmaturer. Detta då dessa områden har upphandlats under 2017/2018 och projektet bedömer ett de förstudier som genomfördes innan dessa upphandlingar är tillräckliga. 2.4 Målgrupp Förstudien riktar sig till berörda personer inom Kammarkollegiet och de myndigheter som avropar från ramavtalet samt de leverantörer och branschorganisationer på området som är intresserade av en eventuellt kommande upphandling. 2.5 Metod för förstudien Förstudiearbetet har utförts i enlighet med Kammarkollegiets projektstyrningsmetodik. Den innefattar: initiering av projektet med definition av projektets huvudsakliga mål i form av ett projektdirektiv detaljerad planering, d v s en projektbeskrivning och planering av projektets aktiviteter genomförande som omfattat informationsinsamling, analys och författande av förstudierapporten leverans av förstudien med föregående kvalitetssäkring. Informationsinsamlingen till förstudien har skett genom att en enkät har skickats ut till avropande myndigheter innehållande frågor kopplade till det nuvarande ramavtalet och till utformningen av en eventuellt kommande upphandling. Därtill har en referensgrupp med deltagare från olika avropande myndigheter deltagit i förstudien och bidragit med värdefull information och synpunkter. Vidare har projektgruppen haft möten med leverantörer och skickat en enkät till leverantörer för att få deras syn på det nuvarande ramavtalet och diskutera upplägg av en eventuellt kommande upphandling. Möte har även genomförts med en branschorganisation. Projektet har även deltagit på möten i ett projekt avseende cirkulära möbelflöden. Möte har hållits med ansvarig ramavtalsförvaltare från Kammarkollegiet. Det kommer att göras en samlad bedömning av all information som inkommer i förstudien för att på så sätt undersöka hur en upphandling ska utformas på bästa sätt. Det kan innebära att förslag från enskilda intressenter inte alltid kan beaktas vid utformningen av en eventuellt kommande upphandling.

6 Datum Sid 6 (62) 3 Föregående upphandling 3.1 Upphandlingsform och tidpunkter för anbudsgivning och tilldelning Den föregående upphandlingen genomfördes enligt ett öppet förfarande och som tilldelningsgrund användes pris. Förfrågningsunderlaget publicerades den och sista anbudsdag var den Ramavtalen började gälla från och med den Upphandlingens omfattning Upphandlingen omfattade möbler och inredning. 3.3 Anbudsområden Upphandlingen var uppdelad i nedanstående sju (7) anbudsområden: - A Möbler för arbete och förvaring - B Möbler för möten och paus - C Arbetsstolar - D Akustik- och skärmsystem - E Hörsalsmöbler - F Skrivtavlor och AV-inredning - G Textila mattor Anbudsgivaren kunde lämna anbud på ett, flera eller samtliga anbudsområden. 3.4 Leverantörskvalificering, krav och utvärdering Kammarkollegiet använde sig av utvärderingsmodellen lägsta pris och man avsåg att per anbudsområde teckna ramavtal med minst fem (5) leverantörer, under förutsättning att det inkom tillräckligt med anbud som uppfyllde kraven ställda i förfrågningsunderlaget. Sex (6) anbudsgivare uppfyllde inte de obligatoriska kraven. Resterande 26 anbudsgivare erbjöds ramavtal. 3.5 Överprövning Det inkom ingen överprövning på ramavtalsupphandlingen.

7 Datum Sid 7 (62) 4 Nuvarande ramavtal 4.1 Avtalens löptid Ramavtalen, som började gälla från den , gäller till och med den Avropsordning Avrop sker med tillämpning av särskild fördelningsnyckel eller förnyad konkurrensutsättning: Särskild fördelningsnyckel används för avrop med ett uppskattat värde till och med kr. Avrop ska ske från den leverantör som bäst kan tillhandahålla det behov man har utifrån angivna krav. Förnyad konkurrensutsättning används för avrop med ett uppskattat värde över kr. Avrop ska ske genom att avropande myndighet upprättar en avropsförfrågan och inbjuder samtliga ramavtalsleverantörer att lämna avropssvar i enlighet med de villkor och krav som avropande myndighet anger. 4.3 Antagna ramavtalsleverantörer Anbudsområde A Möbler för arbete och förvaring Följande ramavtalsleverantörer antogs: Input Interiör Göteborg Aktiebolag Input Interiör KC Aktiebolag Input Interiör Nord Aktiebolag Input Interiör Stockholm Aktiebolag Input Interiör Sweden Aktiebolag Senab AB AB Edsbyverken Kinnarps AB EFG Kontorsmöbler AB Martela AB (numera Martela Oyj) Holmbergsbordet AB AJ Produkter Aktiebolag

8 Datum Sid 8 (62) Anbudsområde B Möbler för möten och paus Följande ramavtalsleverantörer antogs: Input Interiör Göteborg Aktiebolag Input Interiör KC Aktiebolag Input Interiör Nord Aktiebolag Input Interiör Stockholm Aktiebolag Input Interiör Sweden Aktiebolag Kinnarps AB Senab AB EFG Kontorsmöbler AB Martela AB AJ Produkter Aktiebolag Gärsnäs Aktiebolag Swedese Möbler Aktiebolag Offecct AB Anbudsområde C Arbetsstolar Följande ramavtalsleverantörer antogs: Input Interiör Göteborg Aktiebolag Input Interiör KC Aktiebolag Input Interiör Nord Aktiebolag Input Interiör Stockholm Aktiebolag Input Interiör Sweden Aktiebolag Kinnarps AB LT Office Line AB EFG Kontorsmöbler AB Senab AB AB Edsbyverken Malmstolen Aktiebolag Scandinavian Business Seating AB (numera Flokk AB) Holmbergsbordet AB Martela AB AJ Produkter Aktiebolag Anbudsområde D Akustik- och skärmsystem Följande ramavtalsleverantörer antogs: EFG Kontorsmöbler AB Input Interiör Göteborg Aktiebolag Input Interiör KC Aktiebolag

9 Datum Sid 9 (62) Input Interiör Nord Aktiebolag Input Interiör Stockholm Aktiebolag Input Interiör Sweden Aktiebolag Senab AB Holmbergsbordet AB Kinnarps AB AB Edsbyverken Stockholmen Contract AB Martela AB Lekolar AB AJ Produkter Aktiebolag Anbudsområde E Hörsalsmöbler Följande ramavtalsleverantörer antogs: Senab AB Alfing i Älmhult Aktiebolag Input Interiör Göteborg Aktiebolag Input Interiör KC Aktiebolag Input Interiör Nord Aktiebolag Input Interiör Stockholm Aktiebolag Input Interiör Sweden Aktiebolag Balzar Beskow Aktiebolag Kinnarps AB Anbudsområde F Skrivtavlor och AV-inredning Följande ramavtalsleverantörer antogs: AudiocomPendax AB Input Interiör Göteborg Aktiebolag Input Interiör KC Aktiebolag Input Interiör Nord Aktiebolag Input Interiör Stockholm Aktiebolag Input Interiör Sweden Aktiebolag Kinnarps AB Aktiebolaget Tabula Senab AB EFG Kontorsmöbler AB AJ Produkter Aktiebolag

10 Datum Sid 10 (62) Anbudsområde G Textila mattor Följande ramavtalsleverantörer antogs: Primetex AB AJ Produkter Aktiebolag Senab AB Input Interiör Göteborg Aktiebolag Input Interiör KC Aktiebolag Input Interiör Nord Aktiebolag Input Interiör Stockholm Aktiebolag Input Interiör Sweden Aktiebolag Stockholmen Contract AB Kinnarps AB Kasthall Mattor och Golv AB 4.4 Försäljningen på ramavtalen Ramavtalsleverantörerna är skyldiga att en gång per kvartal redovisa den försäljning som skett på ramavtalen Total omsättning på ramavtalet Nedan redovisas omsättningsstatistik avseende 2016 och Statistiken baseras på uppgifter redovisade av ramavtalsleverantörerna kr kr Omsättning per ramavtalsleverantör Nedan redovisas omsättningsstatistiken för 2017 uppdelat per ramavtalsleverantör. De fem (5) leverantörer med störst omsättning står för 84 % av den totala omsättningen (96 % om man räknar Input interiör som en leverantör). Leverantör Kinnarps AB EFG Kontorsmöbler AB Input interiör Stockholm Aktiebolag Senab AB AB Edsbyverken Input interiör KC Aktiebolag Input interiör Nord Aktiebolag Input interiör Sweden Aktiebolag Input interiör Göteborg Aktiebolag AJ Produkter Aktiebolag Summa kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr

11 Datum Sid 11 (62) Flokk AB Balzar Beskow Aktiebolag Kasthall Mattor och Golv AB Gärsnäs Aktiebolag LT Office Line AB Swedese Möbler Aktiebolag OFFECCT AB Martela AB Malmstolen Aktiebolag Aktiebolaget Tabula Holmbergsbordet AB AudicomPendax AB Stockholmen Contract AB Alfing i Älmhult Aktiebolag Lekolar AB Primetex AB Total summa kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr - kr - kr - kr kr Omsättning per delområde Nedan redovisas den procentuella fördelningen per delområde för Delområde Andel, % A Möbler för arbete och förvaring 33% B Möbler för möten och paus 40% C Arbetsstolar 16% D Akustik- och skärmsystem 7% E Hörsalsmöbler 1% F Skrivtavlor och AV-inredning 2% G Textila mattor 1% Omsättning per produkt I förstudien har inte statistik på produktnivå begärts in från leverantörerna. Inom varje delområde är sortimentet väldigt stort Administrativ avgift Ramavtalsleverantörerna är skyldiga att betala en administrativ avgift motsvarande 0,7 % på totalt fakturerat nettobelopp.

12 Datum Sid 12 (62) Revision Kammarkollegiet har genomfört en egen uppföljning av utvalda krav inom ramavtalsområdet. Uppföljning har gjorts av ramavtalsansvarig mellan mars och november Stickprov valdes ut för kontroll av de tekniska provningskraven och hållbarhetskraven. Ramavtalsleverantörerna skulle redovisa hur de följer upp och säkerställer att kraven uppfylls under hela ramavtalsperioden. Sammanfattningsvis konstaterades det att ramavtalsleverantörerna inkom med underlag som bekräftade kravuppfyllandet. 4.5 Ramavtalsanvändare Nedan listas de tio (10) myndigheter som nyttjat ramavtalen mest under 2017 för Kinnarps AB, Input interiör (alla bolag), EFG Kontorsmöbler AB, Senab AB samt AB Edsbyverken. Kinnarps AB Trafikverket Polisen Arbetsförmedlingen Migrationsverket Uppsala universitet Kriminalvården Skatteverket Linköpings universitet Försäkringskassan Kungliga tekniska högskolan EFG Kontorsmöbler AB Migrationsverket Försäkringskassan Polisen Försvaret övriga Trafikverket Uppsala universitet Stockholms universitet Kungliga tekniska högskolan Arbetsförmedlingen Sveriges lantbruksuniversitet Input interiör Uppsala universitet Kungliga tekniska högskolan Migrationsverket Umeå universitet Skatteverket Malmö högskola Svenska kraftnät Linnéuniversitetet Polismyndigheten Trafikverket Senab AB Umeå universitet Kungliga tekniska högskolan Statens fastighetsverk Södertörns högskola Karolinska institutet Stockholms universitet Uppsala universitet Högskoleservice i Jönköping AB Centrala studiestödsnämnden Finansinspektionen AB Edsbyverken Karolinska institutet Statens fastighetsverk Södertörns högskola

13 Datum Sid 13 (62) Kungliga tekniska högskolan Säkerhetspolisen Länsstyrelsen Skåne Statskontoret Tullverket Utrikesdepartementet Regeringskansliet 4.6 Avstegsanmälan Flera mindre avsteg har gjorts inom ramavtalsområdet. Det har främst handlat om kompletteringar till befintligt möbelbestånd. Nedan anges några av de större avstegsanmälningar som gjorts av myndigheter från ramavtalet under perioden samt de skäl för avsteget som angivits av respektive myndighet: 2015 Kungliga tekniska högskolan, specifika krav, kr. Stockholms universitet, helhetslösning, kr. Tillväxtverket, aktivitetsbaserade möbler till nytt huvudkontor, kr. Försvarets materielverk, kr Sveriges Domstolar, en leverantör för alla typer av möbler som förekommer i en domstol, kr Kriminalvården, enhetlighet vid kontorsomställning, kr. 4.7 Förvaltning av ramavtalet Ramavtalet förvaltas av enheten för ramavtalsförvaltning vid Kammarkollegiet Synpunkter och erfarenheter från förvaltningen Ansvarig ramavtalsförvaltare har ställt samman en förvaltningsrapport innehållande erfarenheter från förvaltningen av ramavtalet samt förslag och synpunkter inför kommande upphandling. Nedan redovisas ett antal rekommendationer från förvaltningsrapporten. Hopslagning av flera ramavtalsområden inom möbelområdet. Inkludera även de områden som ingår i nuvarande Arkiv- och förvaringslösningar samt ramavtalsområdet Belysningsarmaturer i Möbler och inredning. Generell översyn av delområdena. Beakta förslag till nya delområden. Upphandla cirkulära möbelflöden som ett eget delområde.

14 Datum Sid 14 (62) Överväg publicering av bruttoprislistor på avropa. Se över miljö- och kvalitetsstandarder inför nästa upphandling.

15 Datum Sid 15 (62) 5 Behovsundersökning I förstudien har det genomförts en enkätundersökning och ett referensgruppsmöte med deltagare ifrån myndigheter. 5.1 Sammanfattning Myndigheterna är i huvudsak nöjda med ramavtalet. Man är positiv till möjligheten att avropa via fördelningsnyckel. Flera av myndigheterna önskar en högre beloppsgräns för avrop via fördelningsnycket. Några myndigheter tycker att leveranstiderna är för långa. Det finns vissa önskemål om andra varor (t.ex. begagnade möbler) och tjänster än de som finns på det nuvarande ramavtalet men i stort är myndigheterna nöjda med utbudet. Några myndigheter önskar att kunna avropa helhetslösningar. Några myndigheter lyfter fram svårigheterna med att hitta produkter och prislistor på avropa. 5.2 Myndighetsenkät En enkät gick ut till 323 avropsberättigade myndigheter. Enkäten besvarades av 161 respondenter, vilket ger en svarsfrekvens på 50 %. Syftet med enkäten var att undersöka behovet av, samt önskemål kring, varor och tjänster inom ramavtalsområdet. Vidare var syftet att ge myndigheterna möjlighet att dela med sig av sina erfarenheter rörande det befintliga ramavtalet och ge generella synpunkter avseende en eventuellt kommande upphandling av ett statligt ramavtal. Här följer ett urval av svar på frågor som ställdes i enkäten Användning av ramavtal Av de 161 svaranden meddelar 127 respondenter att de avropar från nuvarande ramavtal för Möbler och inredning. Av de myndigheter som svarat att de inte använder de statliga ramavtalen har 31,8 % angett att de inte har något behov. Lika många (31,8 %) av respondenterna har svarat att man har direktupphandlat då myndigheten endast har ett mindre behov eller att man har ett eget ramavtal för möbler.

16 Datum Sid 16 (62) Nuvarande ramavtal Är ni nöjda med det befintliga statliga ramavtalet för möbler och inredning? Majoriteten av respondenterna har svarat att man är nöjda med det befintliga statliga ramavtalet för möbler och inredning? En mindre (7,5 %) del av respondenterna har svarat att man inte är nöjda. Dessa respondenter fick följdfrågan om vad man inte är nöjda med. Nedan följer ett urval av respondenternas svar. Gränsen på kronor är på tok för låg. Utifrån det avtal som finns krävs en stor administrativ insats hos inköpande part För långa leverenstider. Särskild fördelningsnyckel borde göras enklare så beställare kan känna sig tillfreds med att de gjort rätt. Vi har ibland svårt att komplettera möbler som ingår i helhetsinredning. För höga priser. Krångligt att hitta. Vad tycker ni är bra med det nuvarande ramavtalet för Möbler och inredning? Nedan följer ett urval av respondenternas svar. Särskild fördelningsnyckel. Stort utbud. Att de möbler som finns med är testade för offentlig miljö. Att många leverantörer finns med. Valfriheten, att det inte är rangordnat! Tryggt. Att det finns stora variationer av produkter. Att det finns prislistor utlagda så att vi själva kan göra en bedömning av utbud och pris. Det förenklar vårt arbete. Vi vet att de leverantörerna som finns med uppfyller kraven som ställts samt att de är seriösa företag. Tydligt och väldigt lätt att använda. Bra med antalet leverantörer, prisbilden är också relativt bra. Bra leverantörer. Lättanvänt. Bra leverantörer, stort sortiment, bra indelning av områden. Täcker in alla delar vi behöver. Valmöjlighet mellan olika leverantörer. Stort och bra utbud av produkter. Omfattningen. Att återförsäljarna finns med. Möjligheten att välja avropssätt. Bra och stora leverantörer med brett sortiment. Vad tycker ni är mindre bra med det nuvarande ramavtalet för Möbler och inredning? Nedan följer ett urval av respondenternas svar. Plottriga prislistor i PDF, på detaljnivå. Otydlighet kring textil och gardinavtal. Överblickbarheten rörande sortiment och produktlistor.

17 Datum Sid 17 (62) För långa leveranstider. Lite krångligt. Administrativt tidsödande. Lite dyra produkter. Svårt att hitta produkterna då många leverantörer har många och stora produktlistor. Leverantörernas förmåga beträffande kundservice och levererans över hela landet. Svårt att få överblick över utbudet/priserna mellan de olika leverantörerna. Inget upplagt för e-handel. Komplicerar när man vill ha en helhetslösning. Svårt att göra rätt val utan stöd. Inte bra att olika leverantörer erbjuder samma vara/produkt. Skulle vara bra om det fanns avtal med leverantörer som kan ta hela inredningsprojekt. Rörigt med alla avtalsområden, klent med utbud i de olika grupperna. Att arbetsbord och arbetsbordens skärmar är på olika delavrop Delområden I det nuvarande ramavtalet finns sju delområden. Vilka delområden har ni behov av? Av svaren som inkom på frågan om vilka delområden myndigheterna har behov av framgår att myndigheterna har behov av de flesta delområdena. Behovet är lite mindre av hörsalsmöbler (27,3 %) och textila mattor (41,6 %). Procent 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 90,7% 83,9% 89,4% 67,1% 27,3% 64,6% 41,6% 8,1%

18 Datum Sid 18 (62) Har ni förslag på andra delområden? Nedan följer ett urval av respondenternas svar. Ljusarmaturer (tak-, bords-, övrigt). Miljöbelysning, inte endast arbetsbelysning. Återanvändbara möbler, återbrukade möbler. Belysning som är bättre än nuvarande avtal. Gardiner inklusive måttagning, sömnad, upphängning och tyg. Belysning, källsortering, klädförvaring, brandsäkra skåp. Möbler för entré och större samlingsutrymmen. Utomhusmöbler (stolar, bord, bänkar). Begagnade möbler. Hyra av möbler. Möbler till vilorum. Solskydd, persienner. Armatur och belysning. Restaurangmöbler. Industridiskmaskiner. En helhetslösning när man ska göra om ett helt kontor. Möbler för källsortering i mindre format. Armatur. Tysta rum. Saknar ni några tjänster kopplade till produkterna på det nuvarande ramavtalet för Möbler och inredning? Över hälften (62,1 %) av respondenterna svarar att man inte saknar några tjänster kopplade till produkterna. En mindre del (14,9 %) av respondenterna svarar att man saknar några tjänster kopplade till produkterna. Dessa respondenter fick följdfrågan om vilka tjänster som man saknar. Nedan följer ett urval av respondenternas svar. Tapetsering. Gardinsömnad. Hörsalsinredning och specialsnickerier. Tapetserartjänst med renovering av möbler. Vi önskar återvinningstjänst för korrekt utrangering av vårt befintliga möbelbestånd. Reparation av möbler. Tvättning. Möjlighet till expressleverans. Korttidshyra av möbler för tillfälliga behov av arbetsplatser. Omslipning av bord. Möbelsnickeritjänster och lackeringstjänster. Möjlighet att få reservdelar. Projektsamordning (transport, mottagning, inbärning till avsedd plats m.m.) när flera leverantörer ingår i upphandlingen.

19 Datum Sid 19 (62) Reparation av möbler t.ex. höj- och sänkbara bord, byte av lås på olika slags skåp, byte av bordsskivor på höj- och sänkbara bord, reparation av skrivstolar, montering av skrivtavlor på vägg. Hur tycker ni att det har fungerat att ta del av ramavtalsleverantörernas prislistor och/eller produktlistor på Avropa? 63,8 % av respondenterna har svarat att man tycker ni att det har fungerat bra att ta del av ramavtalsleverantörernas prislistor och/eller produktlistor på Avropa? En fjärdedel (24,4 %) av respondenterna har svarat att man tycker att det har fungerat mindre bra. 100% 90% 80% Procent 70% 60% 50% 40% 63,8% 30% 24,4% 20% 10% 0% 0,0% 11,8% Inte alls bra Mindre bra Bra Vet ej Respondenterna som svarade att man tycker att det har fungerat mindre bra att ta del av ramavtalsleverantörernas prislistor och/eller produktlistor på Avropa gavs möjlighet att kommentera sina svar. Nedan följer ett urval av respondenternas kommentarer. Svårt att söka modell (pris) från känt behov. Det är mycket tidskrävande att sätta sig in i listorna. Det är för många listor vilket gör det svårt att överblicka. Svårt att hitta priser. Väldigt otydligt. Vi önskar att de är anpassade för e-handel och kan hanteras i våra egna system. Svåröverblickbart. Nästan nödvändigt att få priserna bekräftade från leverantören. Det är krångligt att hitta och jämföra priser. Produktlistorna är så långa att de nästan inte går att överblicka och jämföra med varandra. Svårt att hitta rätt pris på en produkt då det är många olika priser och tillval. Det är svårt att veta vilka produkter som kan avropas ifrån respektive leverantör. Prislistorna är inte så informativa och saknar ofta bilder.

20 Datum Sid 20 (62) Kommande ramavtal Vad anser ni vara de viktigaste och mest relevanta krav som kan ställas i ett förfrågningsunderlag vid en eventuell upphandling av ramavtal för Möbler och inredning? Nedan följer ett urval av respondenternas kommentarer. Kvalitet, funktion och leveranstid. Bra pris. Tillgång, lagom snabb leverans, kunna ta med sig trasigt/utrangerat. Pris, kvalitet, anpassning till befintliga lokaler och möbler. Möbelfakta eller likvärdigt att och att möbler tål offentlig miljö så som skola/universitet. Krav på tillverkningen. Miljömässiga, sociala och etiska krav på tillverkningsprocessen. Funktion, flexibilitet och miljöpåverkan. Att leverantörerna kan tillhandahålla ett varierat sortiment. För vår del är det viktigt att vi kan köpa möbler med extra bra hållbarhet. Miljö priser kvalitet service lager. Återvinningstjänst. Att det finns ett brett utbud, bra service och snabb leverans. Leveranstid, snabb hantering/montering, kvalité, garanti. Kvalitetsmöbler. Rikstäckning, en kontaktperson för hela landet. Att det ingår uppackning, montering och bortforsling av emballage i priset. Relevanta "branschkrav", miljömärkning och dylikt, support och reservdelar, korta leveranstider. Verksamhetsbesök. Att leverantören har väl fungerande rutiner för hela beställningskedjan, inklusive reklamationer. Diversifierat sortiment. Det ska vara miljömärkta produkter och leveranser. Kvalité, ergonomi, komplett, en helhet. Pris och funktionalitet. Att det blir en bredd i sortimentet, miljökrav, leveransvillkor. Valmöjlighet av olika möbler där det finns ett brett spann av typer och priser. Snabb återkoppling, kvalitetsmöbler till ett bra pris. Krav på att hålla leveranstider året runt. Skarpare miljökrav. Vad anser ni vara de viktigaste och mest relevanta utvärderingskriterium som kan ställas i ett förfrågningsunderlag vid en eventuell upphandling av ramavtal för Möbler och inredning? Nedan följer ett urval av respondenternas kommentarer. Kvalitet. Långsiktighet. Tillverkning nära kunden. Pris.

21 Datum Sid 21 (62) Kvantitet och kvalitet. Estetik, form och gestaltning. Service i samband med köp, leverans och tid. Ekonomi. Miljökrav. Hållbarhet. Att det blir rätt möbel till rätt pris. Tekniska krav och funktionskrav som är anpassade efter resp. delområde. Arbetsmiljökrav och funktionalitet. Leveranstider samt täckningsgrad (rikstäckning). Leveransvillkor. Support/service. Möjlighet till att återvinna. Design. Leveranssäkerhet. Funktion. Att produkterna är miljöcertifierade, har hög kvalité så att de håller sig fräscha, att det finns livscykelhantering. Miljökrav, kvalitetskrav och funktionalitetskrav. Funktion och pris. Kringtjänster t.ex. montering, reparationer, konsulttjänster akustik och ljudabsorbenter, att rita in förslag på inredningar på ritningar. Krav på leveransen som tid, leveranssäkerhet, inbärning, montering, omhänderta emballage Cirkulär ekonomi Är ni intresserade av att köpa begagnade möbler istället för nya? Ungefär hälften (45,3 %) av respondenterna har svarat att man är intresserade av att köpa begagnade möbler istället för nya.

22 Datum Sid 22 (62) 100% 90% 80% 70% 60% Procent 50% 40% 45,3% 35,4% 30% 20% 19,3% 10% 0% Ja Nej Vet ej Respondenterna som svarade att man är intresserade av att köpa begagnade möbler gavs möjlighet att kommentera sina svar. Nedan följer ett urval av respondenternas kommentarer. Om det är rätt kvalitet och det finns möjlighet att klä om möbler så är detta ett bra alternativ. I mindre omfattning t.ex. möbler till allmänna utrymmen och självklart beroende på pris. Om det är relativt nya möbler som passar in i vårt möblemang är det helt ok att använda begagnat. Vi kan tänka oss köpa begagnat, förvaring, klädhängare, fast inte till kontorsrum utan till gemensamma utrymmen. Eventuellt arbetsmiljö/skrivbordsmöbler/planmöbler kan vara av intresse. Fina designklassiker skulle kunna vara en möjlighet när myndigheten ska möblera/inreda. Bord, bordsundereden och hyllor. För att kunna komplettera befintliga miljöer med "liknande möbler" att kunna behålla en vald enhetlighet. Tycker det är bra både ur ett ekonomiskt samt miljöperspektiv. Det behöver vara möbler av god kvalitet och inte allt för gamla. Det skulle kunna vara ett sätt för myndigheten att få snabbare leveranser, lägre kostnader och en större flexibilitet. Ser många gånger att det i myndighetsvärlden slängs fullt dugliga möbler. Så länge det finns möjlighet att få service (reparation/utbyte av trasiga delar) av möblerna skulle vi inte ha något emot att köpa begagnade möbler istället för nya.

23 Datum Sid 23 (62) Vore ett intressant alternativ inte minst med tanke på miljön och speciellt vid inköp av mindre volymer. Behöver låna mindre pengar, återanvändning, ska vara lika enkelt som att köpa nytt. Om begagnade möbler passar in i det sortiment som vi redan har kan det vara intressant. Det förutsätter samma höga kvalitet på dessa möbler. Ibland kan det vara bättre att komplettera befintligt möblemang där bord och stolar blivit slitna, medan hyllor etc. fortfarande är fina. Såväl att köpa som att sälja begagnade möbler är ur ett hållbarhetsperspektiv och ur ett ekonomiskt perspektiv intressant för myndigheten. Det är dyrt med kontorsmöbler och i och med att vi behöver stora volymer vore det bra om det gick att även handla begagnat. Vi kan tänka oss att köpa begagnade möbler till arbetsplatser och förvaring. Ej begagnade stolar. Begagnade möbler kan ibland vara av intresse t ex när man har ett snabbt behov, eller om man vill hålla kostnaden nere, eller om man vill komplettera med äldre möbler som motsvarar det sortiment man redan har. Det är bättre att återanvända möbler som är i bra skick än att hela tiden köpa nytt. Bra om möjligheten finns för t.ex. paus- och konferensrum. Kontorsmöbler som utrangeras är ofta i bra skick och är ett fullgott alternativ till att köpa nytt. Fräscha möbler för paus, konferens och förvaring skulle passa bra. Är ni intresserade av att hyra möbler istället för att köpa? 29,8 % av respondenterna har svarat att man inte vet om man är intresserad av att hyra möbler. Var femte (19,3 %) respondent har svarat att man är intresserad. 100% 90% 80% 70% Procent 60% 50% 40% 30% 20% 19,3% 50,9% 29,8% 10% 0% Ja Nej Vet ej

24 Datum Sid 24 (62) Respondenterna som svarade att man är intresserade av att hyra möbler gavs möjlighet att kommentera sina svar. Nedan följer ett urval av respondenternas kommentarer. Dels är det bra för miljön, dels har man möjlighet att byta möbler oftare, dvs kanske ändra stil. Under ombyggnad ska vi evakuera lokalerna och då kan hyra av möbler vara intressant. Behovet av lager minskar, kostnaden blir löpande. Det skulle kunna vara ett sätt för myndigheten att få snabbare leveranser, lägre kostnader och en större flexibilitet. Generellt så har vi märkt att det passar myndigheten bättre att hyra utrustning än att köpa den. Det är så vi gör med t.ex. skrivare, mobiltelefoner, kaffemaskiner m.m. Vid speciella tillfällen eller för speciella verksamheter. Korttidshyra av möbler för tillfälliga behov av arbetsplatser. Projektmöbler under kortare tid, konferensbord. Vi anställer i bland personer på projekt och att kunna hyra en komplett arbetsplats istället för att knyta upp sig på möbler vore effektivt. Alla medarbetare har olika behov och det är svårt att anpassa till den enskilda medarbetaren. Hög personalomställning, gör att behoven hela tiden förändras. Kan finnas behov att kortsiktigt hyra möbler t.ex. några månader Avrop Vilket avropssätt föredrar ni? Hälften (51,6 %) av respondenterna har svarat att de föredrar särskild fördelningsnyckel som avropssätt. En tredjedel (31,1 %) har svarat att de föredrar rangordning och 7,5 % har svarat förnyad konkurrensutsättning. Procent 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 51,6% 7,5% 31,1% 7,5% 2,5%

25 Datum Sid 25 (62) Hur har era avrop skett? Tre fjärdelar (75,6 %) av respondenterna har svarat att de vid avrop ifrån ramavtalet har använt sig av särskild fördelningsnyckel. Lite mindre än hälften (46,5 %) har svarat att de har använt sig av förnyad konkurrensutsättning. Har det varit några överprövningar på era genomförda avrop? Endast en respondent har svarat att ett avrop blivit överprövat. 90,6 % av respondenterna har svarat nej och 8,7 % av respondenterna har svarat att man inte vet om det har varit några överprövningar. Är beloppsgränsen på kr för särskild fördelningsnyckel bra? Lite mer än hälften (55,9 %) av respondenterna har svarat att beloppsgränsen på kr är bra. 15,5 % av respondenterna har svarat att man inte tycker att beloppsgränsen är bra. 100% 90% 80% 70% Procent 60% 50% 40% 30% 55,9% 28,6% 20% 15,5% 10% 0% Ja Nej Vet ej Respondenterna som svarade att man inte tycker att beloppsgränsen på kr för särskild fördelningsnyckel är bra gavs möjlighet att kommentera sina svar. Nedan följer ett urval av respondenternas kommentarer. Gärna något högre. Det är lite lågt om man ska köpa mycket möbler. Skulle önska den var något högre, kr. I vissa fall bra när det är relativt billiga produkter men när det gäller dyrare möbler känns beloppet väl lågt. Nuvarande leverantörer på avtal har företrädesvis höga priser för kontorsmöbler, beloppsgränsen harmoniserar inte med prisbilden.

26 Datum Sid 26 (62) Kommande ramavtal Har ni några idéer om hur ramavtal för Möbler och inredning kan utvecklas? Nedan följer ett urval av respondenternas svar. Korta leveranstiderna. Höj beloppsgränsen till minst det dubbla! Att sortimentet är i PDF filer gör att det tar tid leta bland avtalsprodukter. Modernare gränssnitt skulle hjälpa mycket. Med ett rangordnat avtal så förenklas avropsförfarandet för myndigheter. I det tidigare ramavtalet fanns ett delområde som hette "Möbler helhet" vilket var bra vid de tillfällen ett stort avrop av möbler från olika områden skulle avropas. Ställa krav på rikstäckande kundservice och leverans. Ta med begagnat marknaden som är mycket stor. Att kunna se leverantörernas möbler och inredning som finns med på ramavtalet på en hemsida istället för i prislistor. Hålla bra leveranstider och gärna priser i "katalog". Avropsformen fördelningsnyckel i en förenklad variant. Rangordnat avtal upp till ett visst belopp och avropsform förnyad konkurrensutsättning när beloppet överstiger det rangordnade beloppet. Databas över samtliga produkter för att lättare hitta olika typer av möbler och kunna jämföra produkterna. Möjlighet att de gamla möblerna transporteras bort i samband med montage av nya. Kunna göra förnyad konkurrensutsättning om man har behov av ett helhetskoncept. Belysning, belysningskonsult, inredningsaccessoarer krokar, hängare, småhyllor m.m. Att det finns färdiga priser eller excelprislistor utifrån avtalet som vi myndigheter kan läsa in i vårt e-handelssystem för att förenkla beställningar och säkerställa att vi får avtalspris. Webshops upplägg. Förslag att enbart ett avropsförfarande ska gälla, t.ex. förnyad konkurrensutsättning när avropet avser mer än t.ex. 10 arbetsstolar. Under den gränsen ska direktupphandling kunna ske. Om möjligt vore det toppen om myndigheter via ramavtalet kan erbjudas att både köpa och sälja begagnade möbler. Fler leverantörer, större och mer spännande standardutbud. Hyra av möbler. Önskar även att delområde Belysningsarmaturer får särskild fördelningsnyckel vid nästa upphandling.

27 Datum Sid 27 (62) 5.3 Möte med myndigheter Om möte med myndigheter Under förstudien har ett referensgruppsmöte genomförts. Nedan redovisas de viktigaste diskussionsområdena från mötet. Vilken avropsform använder ni? Samtliga myndigheter har främst använt sig av fördelningsnyckel vid avrop. Några myndigheter har även använt sig av förnyad konkurrensutsättning vid större avrop. Ingen myndighet på referensgruppsmötet säger sig ha haft några överprövningar på sina avrop. Man är även väldigt intresserad av det cirkulära området. En annan myndighet har precis inrett ett aktivitetsbaserat kontor och vill framhålla vikten av att jobba med förändringsarbetet när man övergår till aktivitetsbaserade kontor. Man har tagit hjälp ifrån en extern part. I övrigt angav man att man tycker att det är bättre avtal nu än förra gången och att man nu tittar väldigt mycket på återbruk. En myndighet har behov av SUA då man inte får släppa in vilka som helst i lokalerna. All säkerhet måste vara klar innan man släpper in någon. Då myndigheten framöver kommer att växa och behöva möbler till nya kontor så skulle man vilja kunna göra helhetsavrop för större projekt. Delområden Referensgruppen ansåg att det är bra att inkludera belysning och möbler för särskild förvaring i det nya ramavtalet. Bra med samma avropsmodell på alla möbelavtal. Man tyckte även att bord och skärmar borde vara på samma delområde. Saknar ni några tjänster kopplade till produkterna på nuvarande ramavtal? Några tjänster som referensgruppen saknade på nuvarande ramavtal var specialsnickeri på avtal samt samordning av leverans. En myndighet saknade tjänsten montering av bordsskiva på underrede. Det diskuterades vad som ingår i montering och man ansåg att vi behöver förtydliga vad funktionsduglig innebär. Prislistorna på avropa Myndigheterna efterfrågade en sökbar databas. Man nämner att det är speciellt svårt att hitta tyger. Leverantörerna uppdaterar kataloger ibland och ibland inte. Avropsform Referensgruppen önskade att fördelningsnyckel kvarstår som avropsform även på kommande ramavtal. Man föreslog en högre beloppsgräns, minst direktupphandlingsgränsen. Är ni intresserade av att hyra möbler istället för att köpa? Referensgruppen sade att man är positiv till möjlighet att hyra möbler, speciellt expresshyra för kortare perioder.

28 Datum Sid 28 (62) På referensgruppsmötet diskuterades om myndigheter får hyra möbler respektive sälja gamla möbler, se vidare avsnitt Hållbarhet. Är ni intresserade av att köpa begagnade möbler istället för nya? Flera myndigheter sade att man är intresserade av att köpa begagnade möbler. Använder ni idag ert e-handelsystem för att skicka beställningar av möbler och inredning? Några myndigheter använder sig idag av e-handel. Då handlar det om att man har gjort en varukorg med färdiga produkter. Skulle det vara intressant om det presenteras färdiga standardutförande av vissa möbler och viss inredning i ramavtalet? Referensgruppen svarade att det vore intressant men är svårt då rum är olika. Krav Ställ krav på att möbler ska vara märkta enligt Möbelfakta. Hållbarhetskrav minst enligt upphandlingsmyndighetens baskrav. Man sade att det är bra att myndigheter kan ställa högre krav vid avrop. Statistik Referensgruppen framförde önskemål om att avropsberättigad ska kunna be om mer detaljerad statistik om den egna myndighetens köpmönster (typ på avdelningsnivå). Övrigt Någon myndighet ansåg att det borde vara högre viten i ramavtalet.

29 Datum Sid 29 (62) 6 Marknadsundersökning Marknadsundersökningen har genomförts genom att analysera marknaden avseende hur branschen anser att en eventuell upphandling lämpligen bör utformas. En viktig informationskälla har varit de möten som genomförts med både befintliga ramavtalsleverantörer och leverantörer som inte är ramavtalsleverantör på det nuvarande ramavtalet. En leverantörsenkät har distribuerats till leverantörer på marknaden och ett möte har genomförts med branschorganisationen Trä- och Möbelföretagen (nedan TMF). 6.1 Sammanfattning Leverantörerna är i huvudsak nöjda med ramavtalet. Man är likt myndigheterna positiva till möjligheten att avropa via fördelningsnyckel. Flera av leverantörena önskar en högre beloppsgräns för avrop via fördelningsnycket. Några leverantörer nämner att hanteringen av leverantörernas produkt- och prislistor är administrativt tungt. Flera leverantörer tror att det kommer att bli mer fokus på cirkuläritet de kommande åren. 6.2 Marknaden Svensk möbelindustri kommer från en gedigen hantverkstradition, baserad på närhet och tillgång till både råvara och efterfrågan, som har utvecklats till en modern och effektiv industri med internationellt efterfrågade produkter. Möbelgruppen inom TMF består av cirka 150 företag. Idag representeras branschen av allt från små lokala producenter till omfattande processindustrier och närmare sju av tio möbler som produceras i Sverige går på export. Sverige är den femte största exportören av möbler inom EU och tionde största i världen, samt ett av få europeiska länder som ökat produktionen de senaste tio åren. Att köpa svenskt har länge varit en garant för kvalitet, stilsäker design, ergonomi och innovativ produktveckling, men svensk möbelindustri ligger nu i framkant även när det gäller miljö och hållbarhet. Allt fler svenska möbelföretag tar ansvar längs hela kedjan;

30 Datum Sid 30 (62) från arbetsförhållanden och produktion, till återvinning. Ett ansvar som ger konkurrensfördelar. 1 Fakta om svensk möbelindustri (2015, källa SCB): Antal företag 2 262, varav 849 med anställda Antal anställda Produktionsvärde 22 mdr kr Exportvärde 15,9 mdr kr, varav nära 70 procent till Norge, Danmark, Tyskland och Finland Importvärde 16,2 mdr kr, varav ca 60 procent från Kina, Polen, Litauen och Tyskland I Sverige kännetecknas branschen av ett fåtal stora rikstäckande leverantörer. Flera av dessa har egen tillverkning samtidigt som man fungerar som återförsäljare för de mindre tillverkarna. På det sättet skapas ett komplett sortiment som kan erbjudas till privata företag och offentliga myndigheter. De mindre tillverkarna distribuerar sina möbler både via egna försäljningskanaler och via de stora återförsäljarna. 6.3 Leverantörsenkät En enkät gick ut till 110 leverantörer på marknaden. Enkäten besvarades av 46 respondenter vilket ger en svarsfrekvens på 42 %. Syftet med enkäten var att undersöka det utbud som kan erbjudas på marknaden vad gäller möbler och inredning inom ramavtalsområdet. Vidare var syftet att ge leverantörer möjlighet att dela med sig av sina erfarenheter rörande det befintliga ramavtalet och ge generella synpunkter avseende en eventuellt kommande upphandling av ett statligt ramavtal. Här följer ett urval av svar på frågor som ställdes i enkäten Ramavtalets omfattning Har ni idag avtal avseende Möbler och inredning med Kammarkollegiet? 34,8 % av respondenterna svarade att man idag har avtal med Kammarkollegiet. Nästan hälften (43,5 %) av respondenterna svarade att deras produkter säljs på ramavtalet men att man inte har eget avtal med Kammarkollegiet. 1

31 Datum Sid 31 (62) 100% 90% 80% 70% Procent 60% 50% 40% 34,8% 43,5% 30% 20% 19,6% 10% 0% Ja Ja indirekt, våra produkter säljs på ramavtalet men inte av oss 2,2% 0,0% Nej Vet ej Nej, men vi har annat ramavtal med Kammarkollegiet, ange vilket: Hur många anställda har ert företag? Över hälften (63 %) av respondenterna svarade att man representerar företag med mindre än 50 anställda. 100% 90% 80% 70% Procent 60% 50% 40% 37,0% 30% 26,1% 23,9% 20% 13,0% 10% 0% Mindre än 10 anställda anställda anställda mer än 250 anställda

32 Datum Sid 32 (62) Nuvarande ramavtal Nuvarande ramavtal är uppdelade i sju delområden enligt nedan. Tycker ni att denna uppdelning är bra? Möbler för arbete och förvaring (arbetsbord, förvaringsenheter m.m.) Möbler för möten och paus (sittmöbler, konferensmöbler, matsalsmöbler, gardiner m.m.) Arbetsstolar. Akustik- och skärmsystem (bordskärmar, ljudabsorbenter m.m.) Hörsalsmöbler. Skrivtavlor och AV-inredning. Textila mattor. En majoritet (76,1 %) av respondenterna svarade att man tycker att uppdelningen på nuvarande ramavtal är bra. 100% 90% 80% 76,1% 70% Procent 60% 50% 40% 30% 20% 10% 10,9% 13,0% 0% Ja Nej Vet ej De respondenter som svarade att man inte tycker att uppdelningen på nuvarande ramavtal är bra gavs även möjlighet att kommentera sitt svar. Nedan följer ett urval av respondenternas svar. Sittmöbler borde kanske delas upp ytterligare, t.ex. stolar och bord, soffor/fåtöljer och småbord. Vi skulle önska ett mer öppet område så som "Möbler för hemlika miljöer" typ soffor, bord m.m. samt husgeråd. Gardiner är ihopklumpat med pausmöbler. Låt gardiner och solskydd särskiljas från möbler. Om man måste söka inom speciella delområden, låt oss erbjudas möjlighet att finnas inom mindre delar av delområdet. Kanske skulle de textila inslagen vara en kategori för sig.

33 Datum Sid 33 (62) Tror det skulle vara bra om man hade en produktionsorienterad uppdelning för att skapa tydlighet. Mattor, gardiner och tyger kan tillhöra samma område. Finns det typer av produkter/produktgrupper utifrån ert sortiment som enligt er uppfattning saknas i det nuvarande ramavtalet inom Möbel och inredning? En femtedel (19,6 %) av respondenterna svarade att det enligt deras uppfattning saknas produkter/produktgrupper i det nuvarande ramavtalet. Dessa respondenter gavs även möjlighet att kommentera sitt svar. Nedan följer ett urval respondenternas svar. Begagnade/återbrukade möbler. Gäller alla produktgrupper. Blir mer gröna rum så växter och konstväxter med tillhörande inredning. En ny kategori av förnybara och återanvändbara möbler och skärmar är en bra ide. Finns fler områden som ligger "nära" Möbler och inredning. Skulle kunna vara exempelvis belysning, postsortering och säkert några fler men även vissa tjänster. Möbler för hemlika miljöer samt husgeråd. Allt mer kontor är idag aktivitetsbaserade och man vill få än mer hemkänsla även på kontoret. Vi anser att produktgruppen begagnade kontorsmöbler och inredning saknas. Knepig gränsdragning mellan gardin och akustikprodukt. En gardin eller ett draperi används ofta i akustiksyfte. En golvskärm kan ibland finnas som insynsskydd och ibland som akustikelement. Saknar accessoarer på avtalet. Ergonomiska produkter, bordsavskärmare, bordsabsorbenter. Belysning. Saknar ni några tjänster kopplade till produkterna på det nuvarande ramavtalet för Möbler och inredning? Lite mer än hälften (54,3 %) av respondenterna svarade att man inte saknar några tjänster kopplade till produkterna på det nuvarande ramavtalet. 23,9 % svarade att man saknar tjänster. Dessa respondenter gavs även möjlighet att kommentera sitt svar. Nedan följer ett urval av respondenternas svar. Inventering av befintliga möbler och hjälp med återbruk/avveckling/försäljning av befintliga möbler. Att få arbetsstolen individanpassad av utbildad personal. Trots instruktioner är stolarna i regel felinställda vilket åsamkar en risk för smärtproblematik. T.ex. projektledning, inventering, konsulttjänster för förändrade arbetssätt (analys, beläggningsstudier, organisation). Projektledning och samordning av leveranser, montering och utplacering enligt upprättad tidplan. Återtagande av möbler. Montering av flyttbara enheter, typ telefonboxar och konferensrum, samt anslutning till ventilation. Layoutarbete och inredningsförslag. Beräkning av antal/konsultation kring ljudabsorbenter. Vilket avropssätt anser ni är mest lämpligt? Avrop från det nuvarande ramavtalet för möbler och inredning sker med tillämpning av

34 Datum Sid 34 (62) särskild fördelningsnyckel eller förnyad konkurrensutsättning. Ingen av respondenterna svarade att rangordning är det mest lämpliga avropssättet. Lite mindre än hälften av respondenterna (43,5 %) svarade att särskild fördelningsnyckel är det mest lämpliga avropsättet. Procent 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 43,5% 26,1% 0,0% 26,1% 4,3% Är beloppsgränsen på kr för särskild fördelningsnyckel bra? Hälften (50 %) av respondenterna svarade att beloppsgränsen på kr för särskild fördelningsnyckel är bra. En tredjedel (30,4 %) svarade att man inte vet om beloppsgränsen på är bra. En femtedel (19,6 %) svarade att beloppsgränsen på inte är bra. Dessa respondenter gavs även möjlighet att kommentera sitt svar. Nedan följer ett urval av respondenternas svar. Borde kunna kopplas till direktupphandlingsgränsen på kronor. Gränsen är för låg kr. Vi anser att beloppsgränsen skulle kunna vara högre för att underlätta inköp. Bör höjas till minst kr då det ger mer effektivt upphandlings förfarande. Gränsen borde höjas väsentligt. Vårt förslag är Vad tycker ni om nuvarande modell med rabatt på officiella prislistor? Har ni förslag på en annan modell? Nedan följer ett urval av respondenternas svar. Tycker inte man ska behöva härleda typfallsprodukter till officiell prislista. På övrigt sortiment tycker jag detta är en bra modell. Den fungerar och är bra. Ser helst att det är nettopriset per vara som ska avgöra inte rabatten på en prislista. Bra och någon form av officiella prislistor måste finnas då dessa är en del av producenternas kommunikationsmaterial med marknaden.

35 Datum Sid 35 (62) Nuvarande modell fungerar bra. Dock kan kravet om redigerade prislistor slopas. Tycker i stort att den är bra men man måste då också se till att det verkligen är officiella prislistor och inte i efterhand skapade prislistor för taktisk prissättning. Den modell ni har är mest jämförbar och transparent för såväl myndigheter som ramavtalsleverantörer och bjuder inte in till manipulativ och taktisk prissättning med avsikt att vilseleda myndigheter. Vi för en nettopris politik där man visar vårt netto och inte vaggar in i stora procentsatser som gör att man tycker att man fått bättre pris än verkligheten ger. Viktigt att det inte enbart är en rabattsats som gäller på alla officiella prislistor. Alla leverantörer har ju olika rabattsatser till sina återförsäljare. Stora brister i detta system då det bygger på att samtliga tillverkare/varumärken har exakta samma typ av bruttoprislistor. Så är inte fallet men det kanske är ett sätt att tvinga alla företag till en och samma typ av prissättning? Det räcker med att vi tillhandahåller en specifik nettoprislista. Långt ifrån alla tillverkare presenterar egen cirkaprislista. Därför tenderar rabattsatser att inte utvisa ett jämförbart pris. Vi tycker att det ska vara en rak rabatt på gällande officiella prislistor. Ej nettoprislista. Räcker det inte att ni har cirkaprislistor från leverantörer och sedan rabattsats på sidan av från respektive leverantör. Det är oerhört mycket arbete med att göra prislistor med olika rabattsatser. Måste vara möjligt att lämna olika rabatter på olika prislistor inom samma område. Officiella prislistan är för trubbigt och borde avvecklas! Det är bra då olika leverantörer kan ge olika rabatter om de vill. En rabatt per produktområde speglar inte hur marknaden ser ut. Vad tycker ni är bra med de nuvarande ramavtalen för Möbler och inredning? Nedan följer ett urval av respondenternas svar. Uppdelningen, tydligheten från Kammarkollegiets sida. Ordning och reda kring administrationen kring avtalet. Bra att det inte fins en rangordning. Det innebär att vi som leverantörer behöver hålla en hög servicenivå. Har varit inkluderande även för oss småföretagare. Mycket som är bra men givetvis upplägget med särskild fördelningsnyckel, möjligheten att sälja en helhet med flertalet tillverkare. Jämfört med andra offentliga avtal så har detta ambition som man också lever upp till. Bra kontroll på avtalsprodukterna och efterlevnad av ställda krav. Med tanke på storlek på avtalet så är det väldigt få frågetecken och överklaganden. Att det finns stor valfrihet för de avropande myndigheterna. Inga begränsningar. Försök få med så många som möjligt på avtalet för att på det sättet få stor konkurrens gällande pris och utbud. Det är en grund som kan borga för att vi fortfarande köper bra produkter. Att många återförsäljare/leverantörer kan vara med på avtalet utan inbördes rangordning. Det bidrar åtminstone till någon form av konkurrens i en bransch som har få stora aktörer. Möjlighet för både återförsäljare och producenter. Fördelningsnyckeln i kombination med förnyad konkurrens. Enkelt för kunden med tillgång till ett brett sortiment. Rimligt ställda krav på oss leverantörer.

36 Datum Sid 36 (62) Bra att även vi som är små kan vara med. Vi tycker att nuvarande är bra. Det är inte konkurrenshämmande och är lättförståeligt. Bra struktur och lätt för avroparna, brett sortiment. Kvalitetskontrollen. Flexibiliteten med särskild fördelningsnyckel. Upphandlarna har många aktörer att vända sig till. Vad tycker ni är mindre bra med de nuvarande ramavtalen för Möbler? Nedan följer ett urval av respondenternas svar. Att det i vissa förnyade konkurrensutsättningar inte blir någon konkurrens i och med att man endast får använda produkter från produktlistorna. Begagnade, cirkulerade produkter är inte upphandlat i den utsträckning som det skulle kunna vara. Kraven på att kunna erbjuda ett brett sortiment. Det utesluter specialister. För låg gräns för förnyad konkurrensutsättning, en hög avgift, en trend från flera myndigheter att skapa leveransavtal som mer liknar ett avtal i avtalet. Att det är få stora leverantörer som får sälja mest pga. för detaljerade krav. Bredda utbudet och valbarheten för de köpande myndigheterna. Att "små" företagarna har väldigt svårt att delta. I upphandlingsfasen var det svårt som producent att täcka in alla specifikationer i samtliga typfall. Det borde gå att integrera andra produkter för att få en komplett funktion. Det medför höga kostnader att delta för mindre möbelföretag. Den har inte ökat bredden, mycket av de mindre avropen går till en leverantör. Prisfixering vid förnyad konkurrensutsättning. För mycket fokus på pris. Mycket prislistadministration. Den låga gränsen för förnyad konkurrensutsättning. Upphandlande myndighet kan godtyckligt bryta egna skall krav om det passar dem Cirkulär ekonomi Kan ni erbjuda begagnade möbler? Lite mer än en tredjedel (34,8 %) av respondenterna svarade att man kan erbjuda begagnande möbler. Dessa respondenter gavs även möjlighet att kommentera sitt svar. Nedan följer ett urval av respondenternas svar. Vi återvinner våra egna golvskärmar, akustikplattor osv. Vi kan erbjuda lätt begagnade möbler från utställningar, men ännu viktigare att erbjuda hämtning, omklädsel, och leverans av kundens redan befintliga möbler som de önskar snygga till. Vi kan erbjuda begagnade möbler i viss utsträckning. Vi har idag inget direkt system/process för detta men är i utvecklingsfasen för att se över en funktionsförsäljning/hyra vilket innebär att vi kommer kunna erbjuda samma inredning/möbler till olika kunder under en längre livslängd än idag. Vi kan klä om och renovera möbler. Hållbara möbler går att rekonditionera och byta tyg eller stoppning på!

37 Datum Sid 37 (62) Vi har 2500 kvm med begagnade kontorsmöbler och inredning som vi kan skicka inom hela Sverige. allt från 1 kontorsstol till 300 kompletta arbetsplatser. Vi kan ta tillbaka våra egna möbler och renovera dem för att sedan kunna skicka tillbaka dem till kunden igen. Projekt genererar möbler, som vi använder efter uppfräschning. Leverantörerna återtar begagnade möbler och återanvänder komponenter till nya produkter. Det är svårt att prissätta dessa då det är en dagsprismarknad. Likaså är det svårt att garantera miljö och kvalitetsaspekter. Kan ni erbjuda kunder reparation av möbler (t.ex. omklädsel, lackering)? De flesta (77,8 %) av respondenterna svarade att man kan erbjuda kunder reparation av möbler. Dessa respondenter gavs även möjlighet att kommentera sitt svar. Nedan följer ett urval av respondenternas svar. Vi restaurerar, reparerar, lackar om, bygger om och tapetserar om vid behov för att uppnå rätt resultat och minska resursslöseriet. Då vi tillverkar våra produkter kan vi enkelt byta delar eller reparera vid behov. Vi har egen tapetserare som jobbar med omklädsel, eget snickeri som slipar och målar. Vi utför redan idag t.ex. utbyte av klädslar, stoppningar m.m. på plats hos våra kunder men även rena renoveringsarbeten förekommer. Omklädning av arbetsstolar. Vi har omklädsel och omlackering, reparation av olika slag i vår tillverkning. Vi gör allt från stomme till färdiga produkter och har därmed all kunskap om de olika delarna. Omtapetsering. Byte av komponenter. Smörjning av mekaniska delar. Vi tar ofta hem möbler för omlackering eller reparation. Omlackering och ny klädsel är fullt möjligt men med begränsad garanti och att inte möbeln förväntas förvandlas till nyskick vilket inte kan ske. Vi sammanbinder inte olika material med varandra vilket gör att vi kan enkelt byta ut defekta delar på produkten. Reservdelar och omklädsel, reparationer etc. Reparation av våra egna produkter som har tillverkats eller tillverkas idag. Våra möbler är traditionellet tillverkade och därmed väl lämpade för det. Vi reparerar och renoverar i projektform idag. Omklädsel, byte av delar, ny ytbehandling. Det är svårt att prissätta dessa med fasta priser då det är en stor variation på kostnader. Kan ni erbjuda uthyrning av möbler? Lite mindre än hälften (45,7 %) av respondenterna svarade att man kan erbjuda uthyrning av möbler. Dessa respondenter gavs även möjlighet att kommentera sitt svar. Nedan följer ett urval av respondenternas svar. Vi erbjuder uthyrning av möbler för kontor och offentlig miljö på både kort och lång sikt. Både nytt och begagnat. Under rimliga villkor kopplade till bindningstid och volym är detta möjligt. Detta är absolut något som måste kunna erbjudas i framtiden. Vi erbjuder idag leasing via vår partner. Dock inget återköp.

38 Datum Sid 38 (62) Vi erbjuder uthyrning av kompletta arbetsplatser och annan kontorsinredning, både nytt och begagnat. Kort- och långtidsuthyrning. Det börjar bli en vanlig önskan att hyra hela rummet och hela kontoret inklusive funktion. Via våra återförsäljare kan "vi" erbjuda leasing. Vi utvärderar alltid denna möjlighet utifrån lager och efterfrågan. Vi kan erbjuda leasing eller hyresavtal på önskade möbler. Via de leasingavtal våra återförsäljare erbjuder. Kan ni erbjuda kunder återköp av begagnade möbler? De flesta (71,7 %) av respondenterna svarade att man inte erbjuder kunder återköp av begagnade möbler. 17,4 % av respondenterna svarade att man gör det. Dessa respondenter gavs även möjlighet att kommentera sitt svar. Nedan följer ett urval av respondenternas svar. Vi köper in möbler från företag varje dag, runt om i hela Sverige. Att erbjuda en hyra innebär att vi tar tillbaka produkten när behovet förändras. Detta ställer krav på att det finns en efterfrågan av de möbler som ska återköpas. Vi köper upp begagnade möbler, allt från en kontorsstol till kompletta arbetsplatser. Det är en del av vårt varumärke att tänka hållbart och långsiktigt. För att visa på den höga kvalitet våra produkter erbjuder har vi inga tveksamheter att köpa tillbaka möbler till ett rimligt pris. Inköp av begagnade möbler är en del av service till kunder i projekt. Vi har ett koncept för detta Kommande upphandling Fanns det något/några krav i den förra upphandlingen som vi inte bör ställa i den nya upphandlingen? Nedan följer ett urval av respondenternas svar. Generellt är utformningskrav som avviker mycket från standards och tekniska krav godtyckliga och begränsande. Kravet att vi ska skicka ordererkännande inom 48 timmar. Önskar även att man ser över kravet att faktura enbart får skickas från avtalspart. Detta borde gå att lösa igenom fullmakt för återförsäljare. Gör en funktionsupphandling istället för att fokusera på detaljerade mått. För mycket detaljer leder till ökat pris och färre leverantörer som kan delta. Vi som leverantör påtar oss ansvaret för alla krav, fast det borde räcka att tillverkaren av produkterna intygar att skakraven är uppfyllda. Vilka anser ni vara de viktigaste och mest relevanta krav som kan ställas i kommande upphandling? Nedan följer ett urval av respondenternas svar. Kvalité och miljökrav på produkt och leverantör. Att arbeta på ett cirkulärt sätt bör premieras samt ekonomisk, teknisk och yrkesmässig kapacitet.

39 Datum Sid 39 (62) Tekniska krav och funktionalitet. Mindre fokus på mått och mer fokus på ergonomi och passform. Pris, kvalitet, funktion och återvinningsbarhet. Ställ gärna höga krav inom miljö och kvalitet men då med någon form av möjlighet till "eget intyg" för uppfyllanden av dessa krav. Luta er mot de etablerade kravspecifikationerna som finns, t.ex. Möbelfakta. Produkter och produktionsmetoder som är skonsamma mot miljön. Produkter som klarar tekniskt ställda krav på bl.a. slitstyrka. Miljökrav, 10 års garanti på arbetsstolar minst 5 års garanti på aktiva stolar. Att man håller sig till kraven som Möbelfakta satt upp när det gäller miljö, det är då man inkluderar även oss lite mindre företag som inte har möjlighet att göra alla tester som krävs av ex Svanen av ekonomiska/personella skäl. Kvalitet, miljö, återbruk, pris, leveranstid. Att ställa höga miljö/hållbarhets krav känns viktigt. Att säkerställa rätt produkter till rätt pris som har en hållbarhet över tid och givetvis höga och relevanta kvalitetskrav. Att inte fokusera på detaljer, fokusera på funktion och syfte vad möblerna skall användas till. Möblernas och inredningens miljöpåverkan vid tillverkning samt under dess användning. Även under vilka arbetsförhållandet som den har tillverkats. Funktion i möbeln. Hållbarhet. Svanen-krav. Miljökrav skall motsvara EU-krav. Kvalitet och funktion. Uppföljning av krav som ställs, och det redan vid utvärderingsmomentet. Vi som leverantör skall uppfylla krav om säkerhet i leveransprocesserna, hög moral och etik, ställ gärna höga krav på produkterna ur t.ex. miljö och etiksynpunkt för att driva på utvecklingen, men ställ kraven så att de kan ingå i existerande märkningar. Kvaliten är viktig! Det är också viktigt att prissättningen är realistisk. Högre miljökrav. Att i så stor mån som möjligt underlätta för inredningsarkitekter att bestämma vilka möbler som blir beställda. Högre värdesätta små producenter och underlätta för dessa att inte bli bortsållade i beställnings/inköps-processen. Att kraven tillåter lokal och småskalig produktion. Miljökrav, tekniska kvalitetskrav. Premiera Svanenmärkta produkter i upphandlingen. Kontroll av dokumentation som avser produkten. Man måste titta på enkelhet för att det är fortfarande komplicerat och tidskrävande. Var och hur produktionen sker. Att premiera långlivade material och höja kostnadsmedvetenheten. Miljökrav som är relevanta på både leverantör och produkter. Funktion och miljö. Fanns det något/några typfall i den förra upphandlingen som vi inte bör ha med i den nya upphandlingen? Nedan följer ett urval av respondenternas svar. Tuftad ullmatta. För offentlig miljö är syntetiskt garn alltid att föredra då det bättre klarar slitage och ser fräsch ut längre, dvs. får en längre livslängd. När det

40 Datum Sid 40 (62) kommer till tuftade mattor blir skillnaden mellan syntetisk- och naturfiber obefintlig och det finns egentligen ingen anledning av välja det senare. En vävd ullmatta är däremot svårare att kopiera med syntetiskt garn varför det bör finnas kvar som det enda typfallet med naturfiber. C1 Arbetsstol Typ A utan gunga. Detta innebär en motsägelse vilket gör att det är svårt att hitta stolar som uppfyller kraven. Typ A klassningen innebär att det är en avancerad stol vilket gör att de stolar som uppfyller kraven på typ A nästan undantagslöst har en gungfunktion. B12 Litet träbord. Ingen stor efterfrågan på denna produkt. Har ni några förslag på förbättringar och/eller förändringar som ska ingå i det nya ramavtalet avseende Möbler och inredning? Nedan följer ett urval av respondenternas svar. Föreslår att upphandla leverantörer för försäljning och inköp av begagnade möbler. Öppna för konkurrensen genom att göra det möjligt att lämna anbud på regioner, t.ex. län, göra nyckeltalstilldelning i stället för rangordning. Se över anbudsområden, ge möjlighet till mer tjänster inom området, öka gränsen för förnyad konkurrensutsättning, förhindra myndigheter att upphandla leveransavtal, säkerställa att det blir hållbara produkter för ekonomiskt mest fördelaktiga lösningar och inte lägsta pris. Satsa på funktionsupphandling och bredda antal leverantörer. Närhet, hållbarhet, arbetsförhållande där produkterna görs! En egen kategori för begagnade möbler. Göra en separat lista för möbler som faktiskt är svensktillverkade från grunden. Anpassa produkternas krav till befintliga märkningar. Tillåt att tillverkarens intygande av skakraven räcker. Listorna med publicerade produkter kan bli enklare! Mer digitalt med bilder! Underlätta för mindre aktörer i så stor mån som möjligt för att korta inköpsledet och pressa priset. Utred om man kan införa reverserad budgivning. E-handelsportal där endast "typfallen" kan köpas. Hur tror ni att marknaden för Möbler och inredning kommer att utveckla sig inom 3-5 år? Nedan följer ett urval av respondenternas svar. Marknaden för begagnad, cirkulerad inredning kommer att fortsätta öka varje år och vara ett självklart alternativ. Jag tror dock att en kombination utav begagnade produkter och nya produkter är den realistiska vägen att gå. Den kommer öka när det gäller restaurering gissningsvis. Känns som att vi levt i en högkonjunktur under en längre tid vilket gör att det inte vore oväntat med en nedgång under kommande period. Tror att vi äntligt kommer lämna slit och släng och köper bra från början och inte tänker så kortsiktigt och miljöfarligt som i dag! Vi tror marknaden kommer öka. Fler större aktörer. Färre svenska tillverkare. Större utbud av produkter, fler leverantörer som vill in på den svenska marknaden. Fler aktörer.

41 Datum Sid 41 (62) Ökad konkurrens. Större mångfald. Vår förhoppning är att marknaden kommer efterfråga hållbarhet, cirkulär ekonomi. Kvalitet, långsiktighet (både i design och hållbarhet) samt miljövänliga ytbehandlingsalternativ kommer premieras. De företag som enbart agerar mellanhand/finansiär för möbelinköp kommer minska i antal då slutkunder kommer bli mer medvetna om det faktiska priset. Förhoppningsvis så har vår svenska möbelindustri kapacitet och kapital att utveckla ännu fler innovativa möbler som är ännu mer hållbara än de är idag. Vi går mot ett mer hållbart synsätt, mer hantverksmässig och därmed enkel hantering, möbler kan underhållas och leva under lång tid. Något som kräver en formgivning byggd på tidlösa värderingar som ger karaktär. Mindre slit och släng. Mer e-handel med mer handel direkt från tillverkaren. Vi tror att den nuvarande skiftningen över mot aktivitetsbaserad inredning kommer att hålla i sig och att detta kommer att leda till en fortsatt ökad mångfald av producenter och tjänster knutna till inredning av det offentliga rummet. Ytterligare konsolidering men även en motreaktion i det att marknaden kommer vända sig mot mindre aktörer. Hur tror ni att produktutbudet för Möbler och inredning kommer att utveckla sig inom 3-5 år? Nedan följer ett urval av respondenternas svar. Utbudet av återbrukad/begagnad inredning av hög kvalité kommer att öka markant varje år. Precis samma möbler som ofta köps in i stora volymer via befintligt avtal finns som begagnat alternativ redan idag. Inte nämnvärt, möjligt att fördelningen går mot mer mjukt sittande och varierande miljöer. Inom offentlig sektor minskat omfång och mer standardiserat sortiment. Inom privat sektor det motsatta. Gemensamt för båda en inriktning mot cirkulerbara möbellösningar. Inom textila golv ser man att plattor tagit mark vilket vi tror kommer att fortsätta ske. Den traditionella fasta kontorsarbetsplatsen kommer ha en mindre betydelse och en mer flexibel arbetsplats med flera alternativa arbetsmiljöer kommer att erbjudas. Relativt lika dagens men med större krav på kvalité, miljö och socialt ansvar samt mer fokus på återanvändning. Vi tror att man vill komma bort från det traditionella kontoret, det blir mer lounge, olika ytor, mer aktivitetsbaserat mm. utbudet kommer att öka till mer trivselmöbler, mer roliga detaljer som gör kontoret trevligare. Hållbarhet och miljöpåverkan kommer vara än starkare när kunderan väljer möbler framöver och där finns vi med svenska kvalitetsmöbler som tillverkar under svenska förhållanden och med kontroll över material val på ett unikt sätt. Vi tror att återanvändningen av begagnade möbler kommer öka för varje år, då alla blir mer medvetna om miljö och kostnader. Vi tror att utbudet av möbler kommer minskas då fler och fler arbetsplatser väljer att använda sig utav "aktiva arbetsplatser" där man inte har ett bestämt skrivbord. Rädd för att produkterna blir enklare och delvis av lägre kvalitet i både ett tekniskt och funktionellt perspektiv. Produktförsäljning är under marginalpress och fokus hamnar ofta på priset.

42 Datum Sid 42 (62) Produktutbudet är redan idag enormt och det kommer knappast minska. Vi tror att produktutbudet kommer att öka, mer loungemöbler, meeting pods i öppna landskap. Skrivtavlor kommer att få större roll som yta för bildvisning med projektorer anpassade för ändamålet. Något ökat fokus på cirkulär ekonomi samt mer fokus på miljömärkning, dock till stora delar oförändrat produktutbud. Fler tillverkare och produkter, fler lösningar med akustisk hänsyn, viss återgång till fasta arbetsplatser (jmf m aktivitetsanpassat kontor). Vi tror (hoppas) att kunden kommer att ställa högre krav på hållbarhet vilket innebär att leverantörerna tvingas välja material som uppfyller dessa krav. Vi hoppas och tror att högre kvalitet, svensk/närproducerat, småskalig och modern design kommer vara aspekter som ökar i värde. Återgång till ett mer långsiktigt synsätt där inte enbart lägsta inköpspris styr, utan även livslängd styr. Mer närliggande produktion av möbler med lokal karaktär och form. Fler flexibla lösningar och multianvändning av möbler, mer tekniska uppföljningssystem kopplade till IT. Cirkulär ekonomi kommer att vinna mark. Viktigt att värna om bättre kvalité och mindre prisfixering. Produktutbudet är nog ungefär samma men mer fokus på livstid och återvinning. Utbudet kommer öka i takt med internationalisering. Man kommer att reparera möbler och komplettera upp med nya tillbehör så som skrivskivor. Under de senaste åren har vi sett en ökning av s.k. aktivitetsbaserade arbetsplatser. Vidare noterar vi ett ökande intresse för s.k. cirkulär ekonomi och miljöfrågor. Miljöerna kommer bli mer och mer lika hemmen, större krav kommer ställas på arbetsuppgiftsrelaterade ytor. 6.4 Möte med leverantörer Om leverantörsmöten Det har under våren 2018 genomförts sex (6) leverantörsmöten inom ramen för förstudien. Deltagande möbelföretag har varit IKEA, Kinnarps, EFG, Input, Primetex samt Senab. Syftet med mötena var att få leverantörernas synpunkter och erfarenheter beträffande det nuvarande ramavtalet samt få en bild av hur marknaden ser ut. Nedan följer en kortfattad sammanställning av de viktigaste punkterna som har diskuterats Nuvarande ramavtal Leverantörerna har ställt sig väldigt positiva till den nuvarande avropsmodellen där en särskild fördelningsnyckel används vid avrop upp till och med SEK. Över denna beloppsgräns så används förnyad konkurrensutsättning. Majoriteten av leverantörerna ser gärna en höjning av denna beloppsgräns, de förordar antingen direktupphandlingsgränsen eller SEK.

43 Datum Sid 43 (62) Indelningen i olika delområden har enligt leverantörerna varit i stort sett positiv. Det finns dock ingen tydlig branschstandard för delområden inom möbler och inredning. Problem kan ibland uppstå om t.ex. bord och bordsskärmar ligger i olika delområden och säljs av olika leverantörer. Då kan det uppstå kompatibilitetsproblem Nästkommande ramavtal Samtliga leverantörer har emfaserat att möbelkraven i den nästkommande upphandlingen bör vara grundade i Möbelfakta eller motsvarande. Det är en vedertagen branschstandard som leverantörerna testar sina möbler mot. En rabatt på officiella prislistor är vanligt förekommande i branschen och denna lösning förordas även i nästkommande ramavtal. Administrationen kring prislistorna upplevs dock som betungande, många leverantörer ser gärna en förenkling av denna process (exempelvis genom att hantera prislistorna helt digitalt med en sökbar databas). E-handel tillämpas på olika sätt bland de avropsberättigande, men leverantörerna anser inte att det är några problem med att uppfylla de nuvarande kraven på E-handel. Vissa produktrelaterade tjänster har lyfts som särskilt efterfrågade. Arkitekttjänster (layoutförslag). Rita och göra ett komplett inredningsförslag (inredningsstöd). Tjänsten bör kunna köpas både vid anskaffning av möbler och separat. Snickeritjänster har också efterfrågats Cirkulär ekonomi Leverantörerna upplever som regel den cirkulära ekonomin som ganska ny och outvecklad inom möbelindustrin. Det skiljer sig åt i hur långt möbelföretagen har kommit när det gäller cirkulära möbelflöden, men både återtag, restauration och försäljning (eller leasing) av begagnade möbler förekommer i olika former hos de tillverkande företagen. Vanligast förekommande är att möbelföretagen säljer begagnade möbler om det specifikt efterfrågas av kund. Även återtag är något som merparten av företagen kan tillgodose om kunden efterfrågar det. Möbelföretagen själva blir mer och mer intresserade av denna marknad. Det finns specialiserade tredjepartsföretag (icke-tillverkande möbelföretag) som agerar på denna marknad. Ett tredjepartsföretag har enligt de tillverkande företagen svårare att verifiera alla krav på möbler. Det är därför enklare för tillverkande företag att tillgodose det behov som finns gällande begagnade möbler. Läs vidare om cirkulär ekonomi under kapitel 8 Hållbarhet.

44 Datum Sid 44 (62) 6.5 Möte med branschorganisation Om branschorganisationen TMF är bransch- och arbetsgivarorganisationen för hela den träförädlande industrin och möbelindustrin i Sverige. TMF företräder cirka 700 medlemsföretag som sammanlagt sysselsätter cirka anställda Mötets viktigaste frågor TMF har bara hört positiva saker från sina medlemsföretag gällande Kammarkollegiets avtal, dock anser de att beloppsgränsen på kr är för låg. TMF menar att förnyade konkurrensutsättningar är resurskrävande och endast bör användas vid riktigt stora avrop. TMF är väldigt positiva till kombinationen med särskild fördelningsnyckel och förnyad konkurrensutsättning och vill inte se en återgång till rangordnade avtal. TMF råder att det nästkommande avtalet i huvuddrag utformas som det nuvarande. TMF förordar en kravnivå som grundar sig på Möbelfakta samt Upphandlingsmyndighetens grundnivå gällande sociala- och hållbarhetskrav. TMF menar att samtliga krav måste kunna testas, att egenprovning inte är en modell som bör tillåtas. TMF har tagit fram tips för en bättre offentlig upphandling av möbler

45 Datum Sid 45 (62) 7 Hållbarhet 7.1 Cirkulär Ekonomi Cirkuläritet återkommer inom offentlig upphandling på många håll, EU-kommissionen gav 2017 ut broschyren Public Procurement for a Circular Economy 3 som ett led i den europeiska handlingsplanen Implemention of the Circular Action Plan 4. Tanken bakom en cirkulär ekonomi bygger på att värdekedjan ska cirkulera snarare än att vara en linjär process. För att reurserna i värdekedjan ska återbrukas eller återvinnas i så stor utsträckning som möjligt så behövs det nya affärsmodeller. Det ekonomiska incitamentet för leverantörerna måste vara att de tillverkade varorna ska kunna användas så länge som möjligt. Det måste således finnas en tydlig koppling mellan varans livslängd och leverantörens möjlighet att tjäna pengar på den. En cirkulär ekonomi kan illustreras enligt nedanstående modell där den innersta loopen är den miljömässigt mest fördelaktiga:

46 Datum Sid 46 (62) Ett område som Kammarkollegiet identifierat som särskilt lämpligt för en cirkulär ekonomi är Möbler och inredning. Förstudien har därför undersökt möjligheten att skapa ett pilotprojekt i form av ett statligt ramavtal för cirkulära möbelflöden. I Sverige produceras det möbler för cirka 23 miljarder kronor om året, där ungefär en fjärdedel består av kontorsmöbler. Dessa kontorsmöbler används i några år, för att sedan slängas. Samtidigt så beräknas kontorsmöbelproduktionen i Sverige bidra till klimatpåverkan med mer än ton CO2-ekvivalenter per år Cirkulära möbelflöden Ett alternativ till att möbler tillverkas, används och slängs är cirkulära möbelflöden där möblerna renoveras, repareras och säljs på nytt. Med cirkulära möbelflöden menas produktions- och konsumtionssystem där möbler eller delar av möbler återanvänds och/eller repareras för att i olika skeden komma tillbaka in i systemet igen. Återvinning av material kan vara en sådan återföring eller till exempel genom renovering eller återanvändning. Denna cirkuläritet bör implementeras på tre olika nivåer enligt EUkommissionen: 6 Förstudien har tittat på olika sätt att implementera ett cirkulärt möbelflöde. På nivå 1, Systemnivå, har förstudien undersökt möjligheterna för statliga myndigheter att leasa möbler och sälja sina (begagnade) möbler istället för att kassera dessa. På nivå 2, Leverantörsnivå, har förstudien i dialog med möbelleverantörer kartlagt marknadens nuvarande förmåga att ta emot och återförsälja begagnade möbler. På nivå 3, produktnivå, har förstudien via det vinnovafinansierade projektet Cirkulära Möbelflöden (läs mer om det under punkt 8.1.2) undersökt förutsättningarna för att i framtiden införa en cirkuläritetsmärkning eller certifiering för begagnade möbler. 5 TMF (2016) Möbelstatistik jan-dec Public Procurement for a Circular Economy, sid 6.