Barn- och ungdomsnämnden

Transkript

1 KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA 1(2) Barn- och ungdomsnämnden Tid Onsdagen den 16 maj 2018 kl 13:00-17:00 Plats Barn- och ungdomsförvaltningens sammanträdesrum Meddela eventuellt förhinder till Iréne Jonsson, tfn Enligt uppdrag Iréne Jonsson Föredragningslista 1. Val av justerare. 2. Anmälan av övriga ärenden. 3. Utvecklingsforum - Återkoppling från april månads elevpanel och dialog med förskolechefer/rektorer. Beslutsärenden 4. Delårsuppföljning och prognos april (bilaga). Förslag till beslut: Barn- och ungdomsnämnden beslutar att lägga rapporten till handlingarna. Föredragande: Katarina Sandberg, Kristina Olson, Jennie Ljunggren, Ann Gustafsson. 5. Investeringsbehov (bilaga). Föredragande: Torbjörn Hansson. 6. Dataskyddsombud - barn- och ungdomsnämnden (bilaga). Föredragande: Pär Burvall. 7. Svar på kommunrevisorernas granskning av intern kontrollplan 2018 (bilaga). Föredragande: Jennie Ljunggren. 8. Diskussions- och informationsärenden: a) Svar på revisorernas rapport Granskning av löneprocessen (bilaga). Föredragande: Jennie Ljunggren, Camilla Bäckman.

2 Barn- och ungdomsnämnden KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA 2 (2) b) Svar på revisorernas rapport Granskning av det systematiska arbetsmiljöarbetet avseende hot och våld (bilaga). Föredragande: Clas Wolke. c) Information om fokustiden (bilaga). Föredragande: Peter Sunnanek. d) Lägesrapport utbildningspolitiskt program 2018 och information om utbildningspolitiskt program Föredragande: Emad Soukiyh. e) Förvaltningschefens föredragning på budgetdagen den 4 juni Föredragande: Mats Linde. f) Återkoppling skolpliktsärenden (Södra skolan och Kalmar Waldorfskola). Föredragande: Åse Porsefjord. g) Personalnytt, organisations- och lokalförändringar. Föredragande: Mats Linde. 9. Avrapportering från verksamhetsbesök/nätverksträffar och kommunala råd. 10. Anmälningsärenden (bilaga). 11. Anmälan av delegationsbeslut (bilaga).

3 Delårsuppföljning och prognos April Barn- och ungdomsnämnden

4 Innehåll Barn- och ungdomsnämnd... 3 Sammanfattning... 3 Verksamhetsplan... 3 Väsentliga händelser... 4 Barn- och elevantal och lokaler... 4 Personalrekrytering... 5 Förskolan under luppen... 5 Prognos... 7 Driftredovisning... 7 Resultat per förskola och skola... 9 Investeringsredovisning Personalredovisning Personalsammansättning Sjukfrånvaro Kvalitet, styrning och kontroll Kvalitetsarbete enligt ISO 9001:2015 och ISO 14001: Systematiskt kvalitetsarbete enligt skollagen Synpunkthantering Enkäter Skador och tillbud barn och elever Intern kontroll Bilagor Uppföljning verksamhetsplan tertial Interkontroll tertial :32 2

5 Barn- och ungdomsnämnd Sammanfattning Prognos efter första tertialet ger ett totalt överskott på 5 mnkr, Grundskoleverksamheten inklusive förskoleklass samt lokal administration ser ut att lämna överskott och förskoleverksamheten i sin helhet ett underskott liksom fritidshemsverksamheten. Då förskoleverksamheten är under luppen 2018 kan i detta sammanhang nämnas att verksamhetens underskott på -2,7 beror främst på högre utbetalning till fristående verksamhet. Enheter med underskott 2017 har upprättat ekonomiska åtgärdsprogram för att hämta hem sitt underskott i resultatutjämningsfonden på 1-3 års sikt. Efter första tertialet ser det ut som 8 av de 13 enheter med åtgärdsprogram klarar av att uppfylla sina utlovade åtaganden för att minska den negativa resultatutjämningsfonden. Den nya befolkningsprognosen för Kalmar kommun ger väsentligt förändrade förutsättningar. Ökningen av antalet barn 1-5 år förväntas bli lägre än i tidigare prognoser. Orsaken är att födelsetalen sjunkit markant under 2017 både i Kalmar och i riket. Det är fortfarande osäkert om detta är ett trendbrott eller en tillfällig nedgång. Uppföljning av verksamhetsplanens mål har gjorts efter första tertialet. 2 av nämndens 33 mål bedöms som uppfyllda, 17 devis uppfyllda och resterande mål är ej uppfyllda eller ej påbörjade. Verksamhetsplan Måluppfyllelse Uppfylls/ Klara Delvis uppfyllda/ pågår Uppfylls ej/ Ej påbörjat Ej mätbart Totalt Nämndsmål 2 (6%) 17 (52%) 13 (39%) 1 (3%) 33 Aktiviteter 3 (8%) 32 (87%) 2 (5%) 37 Uppdrag 3 3 Två mål bedöms redan nu som uppfyllda och det är målet gällande vårdnadshavarnas inflytande på verksamheten och målet gällande att lärarna har höga förväntningar på att eleverna ska klara kunskapskraven. På 17 av målen bedöms just nu en positiv utveckling. 13 av målen bedöms som ej uppfyllda och på 10 av dessa mål ses oförändrat resultat. Tre mål visar på negativ utveckling, sjukfrånvaron, tryggaste residenskommun och om eleverna upplever att de har möjlighet att påverka hur man lär. Mer detaljer om uppföljningen av verksamhetsplanen tertial 1 finns i bilagan :32 3

6 Väsentliga händelser Barn- och elevantal och lokaler Tabellen redovisar barn- och ungdomsnämndens antal barn och elever och vad budgetramen förväntas minskas eller ökas med ekonomiskt under Beloppen ingår i prognosen. Uppgifterna avser barn och elever som tillhör barn- och ungdomsnämnden och går i kommunala och fristående skolor. 10 % av barnen väntas gå i fristående förskolor och 11 % av eleverna väntas gå i fristående skolor. Antal barn och elever 2018 Budget Prognos Skillnad Tkr Förskola Förskoleklass Åk Åk Åk Summa förskoleklass till åk Fritidshem Total Förskola Den nya befolkningsprognosen för Kalmar kommun ger väsentligt förändrade förutsättningar. Ökningen av antalet barn 1-5 år förväntas bli lägre än i tidigare prognoser. Orsaken är att födelsetalen sjunkit markant under 2017 både i Kalmar och i riket. Det är fortfarande osäkert om detta är ett trendbrott eller en tillfällig nedgång. Förskolorna uppskattade i prognosen att det skulle finnas barn i förskoleverksamheten. Detta var innan den nya befolkningsprognosen kommit, som pekar på att 2018 kan innebära ett lägre antal barn, stycken. Delområdesprognosen för befolkningen kommer i maj, så i nästa uppföljning kan säkrare antaganden göras. Prognos på vistelsetiderna pekar på att de kan bli högre än planerat. Prognosen för den genomsnittliga vistelsetiden ligger nu på 34,1 timmar per vecka mot budgeterad 33,3. Vistelsetiderna har ökat lite varje år under en lång period, och så är fallet även i år om prognosen är rätt var vistelsetiden 33,7 i genomsnitt per barn och vecka. Den nya prognosen kommer att påverka utbyggnadsbehovet och en översyn görs nu av utbyggnadsplaneringen. En viktig del blir den nya delområdesprognosen som kommer i början på maj för att kunna säga var behovet kommer att finnas. Helt klart är dock att förskolorna på Karlssons äng och i Rinkabyholm ska gå vidare enligt plan. Den lägre ökningstakten passar annars ganska väl in. Vi har just nu ca 20 förskoleavdelningar i paviljonger med korta hyreskontrakt. Dessa kan relativt enkelt fasas ut när nya förskolor byggs. Grundskola inklusive förskoleklass och fritidshem Den nya befolkningsprognosen för Kalmar kommun visar fortfarande på att elevökningen fortsätter. Fram till år 2027 ökar antalet elever med ca i hela kommunen. Antal elever i grundskolan ser ut att bli som planerat Dock verkar antalet barn i fritidshem vara något överskattat, men det kan förändras under året. På de flesta fritidshem så är det alltid som flest barn januari-april/maj sen trappas det av, men i år har en del skolor sett att det börjat trappats av redan i februari/mars vilket gör att man skruvat ner sina prognoser på antalet barn i fritidshem :17 4

7 Skolan har ett fortsatt utbyggnadsbehov. Utöver ny skola i Rinkabyholm och i centrala Kalmar (Tallhagsskolan, Gröndalsskolan m.fl.) bedömer vi att ett helt nytt skolområde kommer att behövas i norra Kalmars tätort. Orsaken är att en helt ny stadsdel kommer att växa fram här. Personalrekrytering Förskola Liksom tidigare år görs en samordnad rekrytering för förskolorna. Av de 56 inkomna ansökningarna uppfyller 25 av kandidaterna de krav på examen och legitimation som ställs. De behöriga sökande ska matchas mot 12 förskollärarvakanser som finns inom barn- och ungdomsförvaltningen och Södermöre kommundelsförvaltning. Utöver förskollärare så finns det 8 barnskötarvakanser. Till dessa vakanser har det inkommit 187 ansökningar varav 88 är behöriga barnskötare. Som ett led i att underlätta vikarieanskaffningen har en vikariepool med tillsvidareanställd personal inrättats. Alla förskolor och skolor har erbjudits att gå med i förstärkningsgruppen (vikariepoolen). För närvarande är det 7 förskolenheter som är anslutna till förstärkningsgruppen som startades augusti In- och utflödet av timvikarier är relativt konstant. Inom förskoleverksamheten används framförallt marknadsföring via sociala medier vid den samordnade rekryteringen. Temat Ett lätt beslut, där en särskild marknadsföringsfilm har tagits fram, används vid annonsering på sociala medier. Grundskola inklusive förskoleklass Marknadsföring via sociala medier används framförallt när det gäller specialisttjänster inom grundskolan, till exempel psykologer. Temat Ett lätt beslut, där en särskild marknadsföringsfilm har tagits fram, används vid annonsering på sociala medier. I vårens personalplaneringsprocess görs matchningar mellan vakanser och övertaligheter. Denna matchning kan endast lösa en mindre del av vakanserna, vilket innebär att det finns behov av rekrytering till lärartjänster med olika ämnesbehörigheter. Fritidshem Förvaltningen har noterat att under de senare åren har andelen sökande behöriga fritidspedagoger/lärare i fritidshem minskat. Verksamheterna behöver ibland lösa vakanserna genom att visstidsanställa obehörig personal i avvaktan på att kunna rekrytera behörig personal. Förskolan under luppen Under 2017 gick den kommunala förskoleverksamheten med ett underskott på 15 mnkr. Alla enheter med förskola utom två gick med underskott. Under 2018 sätter vi förskolan under luppen. Enheter med underskott 2017 har upprättat ekonomiska åtgärdsprogram för att hämta hem sitt underskott i resultatutjämningsfonden på 1-3 års sikt. Totalt finns det 13 enheter med åtgärdsprogram, 8 förskolor och 5 skolor. Efter första tertialet ser det ut som 8 enheter klarar av att uppfylla sina utlovade åtaganden enligt åtgärdsprogrammen medan 5 enheter inte gör det. varav 2 är förskolor. 1 enhet har inte lämnat in något åtgärdsprogram trots påstötningar. Enheterna har lämnat in sina åtgärdsprogram och diskussioner förs kontinuerligt mellan förvaltningen och enheterna hur underskotten ska hämtas hem :32 5

8 Exempel på föreslagna åtgärder är Fler barn och elever än planerat Minskad bemanning i verksamheterna Minskad administrativ bemanning Omorganisation av verksamheten Ej budgeterade statsbidrag Förskoleavdelningar stängs tillfälligt under ht Minskade vikariekostnader Det visar sig tydligt att ju mer konkreta åtgärder enheterna förslår desto lättare nås det uppsatta målet. Budget Prognos Skillnad Ing RUF Utg RUF Åtgärder Diff resultat 2018 april 2018 utlovad åtgärd FÖRSKOLAN LINDÖ SÄRSKOLAN I KALMAR FÖRSKOLAN SMEDBY FALKENBERGSSKOLAN FÖRSKOLAN OXHAGEN- MALMEN FUNKABOSKOLAN FÖRSKOLAN ROCKNEBY FÖRSKOLAN LJUSSTADEN FÖRSKOLAN SVÄRDSLILJAN FÖRSKOLAN VALLMON FÖRSKOLAN BJÖRKENÄS VASASKOLAN BARKESTORPSSKOLAN :32 6

9 Prognos Driftredovisning Driftsredovisning 2018 tkr Budget Prognos Skillnad Verksamhet april Förskola Förskoleklass Grundskola Fritidshem Särskola inkl dess fritidshem Lokal ledning och adm Förvaltningsledning och adm Summa Prognos efter första tertialet ger ett totalt överskott på 5 mnkr, Grundskoleverksamheten inklusive förskoleklass samt lokal administration ser ut att lämna överskott och förskoleverksamheten i sin helhet ett underskott liksom fritidshemsverksamheten. Förskola Prognosen visar ett underskott på -2,7 mnkr varav -2,2 mnkr beror på att de fristående förskolorna kommer att ha fler barn än planerat, vilket ger högre utbetalningar än planerat. Resterande underskott på 0,5 mnkr uppstår då det tillkommer förskoleavdelningar vilket genererar en del uppstartskostnader som t.ex. nytt material och förbrukningsinventarier. Den kommunala förskoleverksamheten uppvisar ett balanserat resultat på totalen, dock prognostiserar tre förskolor ett underskott på 0,5-1,0 mnkr. Dessa underskott har med nystart och utökning av förskoleavdelningar att göra. Man har ofta en startsträcka vid sådana tillfällen med uppstartskostnader för t.ex. inventarier och material. Barnantalet fylls på succesivt vilket gör att man tidvis har för mycket personal i förhållande till antal barn då det är svårt att exakt matcha rekrytering och påfyllnad av barn. De förskolor som upprättat åtgärdsplaner för att återhämta en del av den negativa resultatutjämningsfonden lämnar positiva resultat. I något fall kommer man troligen inte kunna genomföra hela den planerade återhämtningen utan endast en del. Statsbidraget för minskade barngrupper i förskola har sökts av en del förskolor, och kan förbättra resultatet ytterligare men det är inget som har räknats in i den här prognosen. Beslut från Skolverket beräknas komma i juni/juli. Grundskola inklusive förskoleklass Prognosen pekar på ett överskott på 4,7 mnkr för grundskoleverksamheten inklusive förskoleklass. Skolorna har fortfarande bra ekonomi överlag i det avseendet att de flesta har balans mot budget. De skolor som har lämnat in åtgärdsplaner för att återhämta en del av den negativa resultatutjämningsfonden ser ut att kunna göra det. De kommunala skolorna lämnar ett totalt överskott på 1,7 mnkr i denna prognos. Resterande del, ett överskott på 3,0 mnkr, beror till största del på att de fristående skolorna inte kommer att ha så många elever som budgeten grundades på vilket medför att utbetalningarna till dem inte blir så stora som tänkt :32 7

10 Fritidshem Prognosen ger ett underskott på 1,3 mnkr mot budget som beror på att antalet elever i dagsläget ser ut att bli ca 25 färre än i planeringen. Det lägre elevantalet betyder att vi får lämna tillbaka ca 1 mnkr i den avstämning som görs av resursfördelningen. Ett mindre underskott på 0,3 mnkr finns på personalkostnaderna. Särskolan Särskolan ser ut att gå med ett överskott på 1 mnkr. Det beror främst på att tillsynsverksamheten för elever över 12 år har utökats med en grupp, och därmed blir intäkterna från socialförvaltningen högre än planerat. Socialförvaltningen har funderat över att själva bedriva denna verksamhet men till slut fick barnoch ungdomsförvaltningen i uppdrag att utföra uppdraget. I övrigt så bidrar ett högre elevantal till överskottet. Särskolan uppfyller i och med detta resultat sitt åtagande vad gäller åtgärsprogrammet för att hämta hem ackumulerat underskott i resultatutjämningsfonden. Lokal ledning och administration Ett överskott på 3,4 mnkr förväntas på de administrativa kostnaderna i förskolorna och skolorna. I samband med budgetarbetet la flera enheter undan pengar för att helt eller delvis kunna återställa sina negativa resultatutjämningsfonder. Dessa pengar genererar ett överskott på 2,6 mnkr d.v.s. de ska inte förbrukas under året. Resterande 0,8 mnkr beror på att kostnader för datorer (den interna kostnaden till IT-enheten kallad Datorn som tjänst) blir lägre än budgeterat. Förvaltningsledning och administration Verksamheten är balanserad mot budget :32 8

11 Resultat per förskola och skola Enhet (belopp i tkr) Budget 2017 Prognos sept Skillnad Ing RUF Utg RUF Åtgärdsplan ROCKNEBYSKOLAN FÖRSKOLAN LINDÖ x SÄRSKOLAN I KALMAR x FÖRSKOLAN SMEDBY x DÖRBYSKOLAN FALKENBERGSSKOLAN x FÖRSKOLAN OXHAGEN-MALMEN x FUNKABOSKOLAN x ÅBYSKOLAN FÖRSKOLAN RINKABYHOLM FÖRSKOLAN DJURÄNGEN FÖRSKOLAN ROCKNEBY x FÖRSKOLAN LJUSSTADEN x FÖRSKOLAN SVÄRDSLILJAN x FÖRSKOLAN VALLMON x FÖRSKOLAN BJÖRKENÄS x VASASKOLAN x KALMARSUNDSSKOLAN LINDSDALSSKOLORNA TREKANTENSKOLAN FÖRSKOLAN ÖGONSTENEN BARKESTORPSSKOLAN x DJURÄNGSSKOLAN FÖRSKOLAN PULPETEN-SMEDJA RINKABYHOLMSSKOLAN SKOLMOTTAGNINGSENHETEN FÖRSKOLAN LINDEBERGA-SJÖÄ LINDÖSKOLAN FÖRSKOLAN VIMPELTORPET ESPLANADSKOLAN FÖRSKOLAN TROLLET CENTRALA VERKSAMHETSKOST- NADER SUMMA Åtgärder och konsekvenser Åtgärdsplaner har lämnats in av de 13 enheterna som i bokslutet uppvisade negativa resultatutjämningsfonder. Återhämtning ska göras inom två-tre år beroende på hur stort underskottet är, och därmed kan fonderna användas som en resultatregulator under en treårsperiod. I tabellen ovan ses att alla utom en enhet med åtgärdsprogram prognostiserar positiva resultat och tror därmed att man kan hämta hem delar av den negativa resultatutjämningsfonden. Ytterligare tre enheter utan åtgärdsprogram uppvisar i denna prognos att man kan komma att ha en negativ resultatutjämningsfond vid årets slut. Dessa får under året extra stöd och hjälp av förvaltningskontorets personal för att balansera sina budgetar, men har i nuläget inte åtgärdsprogram. Resultaten på förskolan Vimpeltorpet och förskolan Trollet härrör från att Vimpeltorpet är en ny förskola och drivs i Trollets regi första halvåret för att därefter bli en egen enhet organisatoriskt från och med 1 juli. Det kostar alltid extra vid uppstart t.ex. för nya inventarier och material, och barnantalet fylls på succesivt vilket gör att man tidvis har för mycket personal i förhållande till antal barn då det är svårt att exakt matcha rekrytering och påfyllnad av barn :32 9

12 Investeringsredovisning Investeringsredovisning 2018 tkr Budget Prognos Skillnad Verksamhet april Förskola Förskoleklass 0 Grundskola Fritidshem 0 Särskola inkl dess fritidshem Lokal ledning och adm 0 Förvaltningsledning och adm Summa Investeringsbudgeten visar i nuläget inga tecken på att den kommer att överskridas :32 10

13 Personalredovisning Personalsammansättning Tillsvidareanställd personal, årsarbetare exkl. vilande tjänster mars 2017 dec 2017 mars 2018 Förskola Förskoleklass Grundskola Fritidshem Särskola Ledning och adm ,5 Summa Tabellen visar antal årsarbetare det senaste året. Vilande tjänster ingår ej till skillnad mot uppgifterna i årsrapporten. Antalet anställda har i sin helhet ökat med 33 tjänster på ett år. Detta är en svagare ökning jämfört med föregående år samma period (ökning mellan mars 2016 och mars 2017) då det ökade med 76 tjänster. Ökningen finns främst inom förskola men även inom fritidshemsverksamheten. Sjukfrånvaro Sjukfrånvaro %, ackumulerad mars 2017 dec 2017 mars 2018 Förskola 10,9 8,6 10,5 Förskoleklass 8,4 6,0 6,2 Grundskola 4,9 4,4 4,8 Fritidshem 7,0 5,3 7,3 Särskola 7,7 5,6 8,8 Ledning och adm 5,3 4,3 4,9 Summa 7,7 6,3 7,9 Den totala sjukfrånvaron är något högre i mars 2018 i jämförelse med mars Fritidshem och Särskolan är de verksamheter som har högre sjukfrånvaro i jämförelse med året innan. Förskoleklass är den verksamhet som visar på störst förändring där sjukfrånvaron har minskat med 2,2 procentenheter från mars 2017 till mars :32 11

14 Kvalitet, styrning och kontroll Barn och ungdomsnämndens systematiska kvalitetsarbete består av många olika delar som tillsammans ska bidra till att verksamheten bedrivs på bästa möjliga sätt. Barnen och eleverna ska få de bästa förutsättningarna att uppnå kunskapskraven samt i övrigt utvecklas så långt som möjligt inom ramen för utbildningen. Kvalitetsarbete enligt ISO 9001:2015 och ISO 14001:2015 Barn- och ungdomsförvaltningen och dess förskolor och skolor är sedan 2002 certifierade enligt ISOstandarder - verksamhetsledningssystem, ISO 9001 (kvalitetsledning) och ISO (miljöledning). Syftet med detta systematiska kvalitetsarbete är att få verktyg, som stöd för att uppnå satta kvalitets- miljö- och arbetsmiljömål. Det systematiska arbetsmiljöarbetet ingår i verksamhetsledningssystemet, men är ej certifierat. Förutom kontinuerliga planlagda internrevisioner genomförs en årlig kommunövergripande (extern) revision av det certifieringsbolag kommunen har avtal med. I enlighet med ett kommungemensamt beslut genomförs från och med 2018 interna revisioner på våren. Sammanlagt nio enheter kommer att få besök av internrevisorer. Områdena som revideras är: Dokumentoch ärendehantering arkivhantering, Mål uppdrag projekt, Stödprocess vid misstanke om att barn far illa, Skolskjuts, Trygghet och studiero (disciplinära åtgärder), Ledning Organisation samt Intern kontroll. Vid den externa revisionen i november 2017 besöktes, utöver förvaltningskontoret, sammanlagt sju enheter. Fyra mindre allvarliga avvikelser noterades, varav en hanterades på kommunövergripande nivå. För övriga tre avvikelser skickades förslag på korrigerande åtgärder till certifieringsbolaget, för bedömning om fortsatt certifiering eller inte. Förslagen till korrigerande åtgärder accepterades och därmed omfattas barnoch ungdomsförvaltningen nu av det kommungemensamma certifikatet för ISO 9001:2015 och ISO 14001:2015. Systematiskt kvalitetsarbete enligt skollagen I Skollagen (2010:800) har begreppet systematiskt kvalitetsarbete införts. Det innebär att utbildningen systematiskt och kontinuerligt ska planeras, följas upp och utvecklas samt dokumenteras. Förvaltningens systematiska kvalitetsarbete finns närmare beskrivet i rutinen Systematiskt kvalitetsarbete i verksamhetshandboken. Den viktigaste processen mynnar ut i ett verksamhetsuppdrag från förvaltningschef till respektive rektor/förskolechef. Utöver verksamhetsdialogen med det tillhörande verksamhetsuppdraget genomförs även årligen betygsdialoger med betygssättande skolors rektorer samt resursdialoger med samtliga enheters chefer. Under perioden november-december 2017 genomfördes verksamhetsdialogerna. Vid verksamhetsdialogen deltog förvaltningschef, administrativ chef, tjänstepersoner och respektive rektor/förskolechef. Synpunkthantering Samtliga inkomna ärenden registreras i kommunens ärendehanteringssystem Streamflow. Registratorn hanterar ärenden enligt anvisning. Vi ser positivt på förbättringsförslag/klagomål/avvikelser eftersom de ger möjlighet att rätta till brister samt förbättra verksamheten. Synpunkter dokumenteras, handläggs, sammanställs och analyseras. Registrator skickar ärendet samt svarsblankett till berörd person varpå förfallodag etc. noteras. Chef ansvarar för handläggning av ärendet, och återkopplar till den som lämnat synpunkten. Orsak och åtgärd skrivs in i svarsblanketten och returneras till registratorn för hantering i ärendehanteringssystemet. Under 2018 har hittills 7 synpunkter har lämnats in. Det är 2 förbättringsförslag, 1 felanmälan och 4 är klagomål. Inkomna synpunkter åtgärdas, sammanställs, redovisas och behandlas vid Lednings genomgång. På senaste genomgång av inrapporterade synpunkter gör ledningens genomgång bedömningen att ingen av synpunkterna är av kommungemensamt intresse :32 12

15 Enkäter Den förvaltningsgemensamma enkäten till elever och vårdnadshavare som tidigare genomförts under höstterminen har nu blivit flyttad till vårterminen. Det innebär att vi inte genomfört någon enkätundersökning under kalenderåret Den enkät som genomfördes hösten 2016 (avseende läsåret 2016/2017) har vi varit tvungna att helt omarbeta eftersom SKL inte längre samlar in material från skolenkäter utan istället hänvisar till enkäten som genomförs av Skolinspektionen. För att kunna harmoniera med denna enkät, som genomförs obligatoriskt för utvalda skolor under höstterminen omarbetar vi vår egen enkät och lägger den istället under vårterminen. Enkäten för läsåret 2017/2018 är nu genomförd, men eftersom den är helt omarbetad går den inte att jämföra med tidigare års enkäter. Först nästa år kan alltså en jämförelse genomföras. Skador och tillbud barn och elever Under jan-mars har 60 skador och tillbud rapporterats inom förskoleverksamheten. Största andelen rapporter handlar om olycksfall och skador som sker i samband med lek och som inte hade kunnat förhindras. Ett fåtal rapporter handlar om tillbud och annan ohälsa. Under jan-mars har 76 skador och tillbud rapporterats från skolorna. Största andelen rapporter handlar om olycksfall och skador som sker i samband med lektionsfri tid och rast och som inte hade kunnat förhindras. Ett 20-tal rapporter handlar om skador och tillbud som sker på grund av oaktsamhet av annan elev. Ett fåtal rapporter handlar om tillbud. Intern kontroll Kontroller har utförts eller utförs just nu, för de risker vilka har ett kontrollmoment kopplat till sig. Bilagan för internkontroll rapport visar vilka moment som just nu är pågående, helt genomförda eller ej påbörjade (i de fall där kontrollen görs under årets senare halva). Inga större avvikelser har påträffats så här långt :32 13

16 Bilagor Uppföljning verksamhetsplan tertial 1 Interkontroll tertial :32 14

17 Organisationsenhet: Barn- och Ungdomsnämnd Period: April År: 2018 Uppföljningsrapport verksamhetsplan Åsa Carlsson, :35 1

18 EGNA VERKSAMHETSSPECIFIKA MÅL OCH AKTIVITETER Under denna rubrik kan förvaltningar och bolag lägga in egna mål och aktiviteter som man vill följa upp, och som saknar koppling till kommunfullmäktiges fokusområden och mål. Uppdrag Bou Förvaltningschefens gemensamma utvecklingsområden - Att förskolechef ska införa och genomföra bedömning av måluppfyllelsen i enlighet med framtagna mätverktyg och mätområden Den utbildningspolitiska visionen har som mål att Kalmar kommun ska vara en av de trettio bästa skolkommunerna i Sverige. Pågående Under 2017 har rektor och förskolechef haft som gemensamt utvecklingsområde att arbeta med att utveckla det systematiska kvalitetsarbetet så att det följer upp, analyserar och dokumenterar förskolans/fritidshemmet nationella mål i sin helhet. Som ett resultat av det arbetet har ett gemensamt verktyg/mall tagits fram för att mäta måluppfyllelsen i de båda verksamheterna. Detta ska nu införas och genomföras, så att underlag finns till verksamhetsdialogerna avseende Kommentar Flera enheter har redan provat att genomföra nulägesbedömningen under vårterminen som ett led i implanteringen. Pedagogerna ges möjlighet att diskutera frågorna samt sätta sig in i materialet med indexvärden. Enkäten kommer att genomföras i september. Uppdrag Bou Förvaltningschefens gemensamma utvecklingsområden - Att rektor ska införa och genomföra bedömning av måluppfyllelsen i enlighet med framtagna mätverktyg och mätområden Den utbildningspolitiska visionen har som mål att Kalmar kommun ska vara en av de trettio bästa skolkommunerna i Sverige. Pågående Under 2017 har rektor och förskolechef haft som gemensamt utvecklingsområde att arbeta med att utveckla det systematiska kvalitetsarbetet så att det följer upp, analyserar och dokumenterar förskolans/fritidshemmet nationella mål i sin helhet. Som ett resultat av det arbetet har ett gemensamt verktyg/mall tagits fram för att mäta måluppfyllelsen i de båda verksamheterna. Detta ska nu införas och genomföras, så att underlag finns till verksamhetsdialogerna avseende Kommentar Flera enheter har redan provat att genomföra nulägesbedömningen under vårterminen som ett led i implanteringen. Pedagogerna ges möjlighet att diskutera frågorna samt sätta sig in i materialet med indexvärden. Enkäten kommer att genomföras i september. Uppdrag BoU - Arbeta med att förbättra barn och ungas psykiska hälsa Pågående Skolan ska bidra till att ge alla barn och ungdomar goda framtidsmöjligheter. Det förutsätter att skolan som miljö är bra och bidrar till elevernas lärande och hälsa. Många elever klarar sig genom skoltiden utan att behöva särskilt mycket mer stöd än det som de får i klassrummet av undervisande lärare. Vissa elever behöver extra anpassningar för att skolsituationen och lärandet ska fungera, medan en mindre grupp behöver särskilt stöd för att ges likvärdiga möjligheter att klara skolans kunskapskrav. Forskning har visat att en lyckad skolgång är den överlägset starkaste skyddsfaktorn mot psykisk ohälsa. Men eftersom skolan möter alla barn utgör skolan i sig också en viktig arena för att främja psykisk hälsa och förebygga psykisk ohälsa, både utifrån skolans och elevhälsans uppdrag och i samverkan med andra aktörer. På Skolsköterskornas hälsosamtal ställs frågor som kan kopplas till psykisk hälsa. Uppdraget anses som uppfyllt när resultatet utifrån svaren på nedanstående frågor förbättrats jämfört med tidigare år. Central elevhälsa ska rikta särskilda insatser också på gruppnivå till enheter som uppvisar sämre resultat på frågorna. Känner du dig nedstämd eller ledsen? Svarsalternativ: Aldrig-Nästan aldrig-ofta-nästan varje dag Känner du dig stressad i skolan? Svarsalternativ: Skala 1 till 10. Åsa Carlsson, :35 2

19 Har du någon vuxen att prata med om du är ledsen eller har problem? Svarsalternativ: Ja-Nej Kommentar Elevhälsans mobila team är ännu inte i gång men rekryteringen är avslutad. Ett centralt arbete med att öka likvärdigheten gällande kuratorer på skolorna har påbörjats. En centralt fastställd grundbemanning som alla enheter måste ha beräknats utifrån elevantal. Arbetet med rekrytering har inletts. FOKUSOMRÅDE - ORDNING OCH REDA I EKONOMIN Kommunallagen slår fast att kommunerna ska ha en god ekonomisk hushållning i sin verksamhet på både lång och kort sikt. God ekonomisk hushållning har både ett finansiellt perspektiv och ett verksamhetsperspektiv. Fullmäktigemål - Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Kommunens alla verksamheter ska bedrivas på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt. X Nämndsmål BoU - Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Barn- och ungdomsnämndens alla verksamheter ska bedrivas på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt. Ett antal nyckeltal är valda för att kunna bedöma om barn- och ungdomsnämndens verksamhet är ändamålsenlig och kostnadseffektiv. Dessutom görs en jämförelse med alla kommuner och kommuner som liknar Kalmar. I verksamhetsplanen finns däremot endast Kalmars nyckeltal. Utöver nyckeltalen, så är målet att alla förskolor och skolor ska ha en budget i balans. De enheter som visar minusresultat för året får enskilda genomgångar av ekonomin samt stöd för att kunna göra insatser som leder till att enheten har en budget i balans vid årets slut. Har man en negativ utgående resultatutjämnings-fond så ska den återställas till minst 0 inom två till tre år, beroende på storlek. Kommentar Prognosen ger ett totalt överskott på 5 mnkr. De förskolor och skolor som upprättat åtgärdsplaner för att återhämta en del av den negativa resultatutjämningsfonden lämnar positiva resultat. I något fall kommer man troligen inte kunna genomföra hela den planerade återhämtningen utan endast en del. Utfall dec 2017 Mål 2018 Utfall April 2018 BoU-Andel elever i åk 9 som uppnår kunskapskraven i alla ämnen 78.00% 81.00% Elever i åk. 9, meritvärde kommunala skolor, genomsnitt (17 ämnen) Kostnad för kommunal grundskola åk 1-9, kr/elev Elever i årskurs 8: Sammanvägt resultat - elevernas syn på skolan och undervisningen, andel (%) Kostnad förskola, kr/inskrivet barn Kostnad per betygspoäng i åk. 9 i kommunala skolor, kr/betygspoäng Plats på förskola på önskat placeringsdatum, andel barn (%) 80% Nöjd Medborgar-Index - Förskolan 222.0% Åsa Carlsson, :35 3

20 Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Förskolan under luppen - anpassa verksamheten till befintliga resurser Åsa Carlsson Under 2017 gick den kommunala förskoleverksamheten med ett underskott på 15 mnkr. Alla enheter med förskola utom två gick med underskott. Under 2018 sätter vi förskolan under luppen. Enheter med underskott 2017 har upprättat åtgärdsprogram för att hämta hem sitt underskott i resultatutjämningsfonden på 1-3 års sikt. Totalt finns det 13 enheter med åtgärdsprogram, 8 förskolor och 5 skolor. Efter första kvartalet ser det ut som 8 enheter klarar av att uppfylla sina utlovade åtaganden enligt åtgärdsprogrammen medan 5 enheter inte gör det. varav 2 är förskolor. 1 enhet har inte lämnat in något åtgärdsprogram trots påstötningar. Enheterna har lämnat in sina åtgärdsprogram och diskussioner förs kontinuerligt mellan förvaltningen och enheterna hur underskotten ska hämtas hem. Exempel på föreslagna åtgärder är Fler barn och elever än planerat Minskad bemanning i verksamheterna Minskad administrativ bemanning Omorganisation av verksamheten Obudgeterade statsbidrag Förskoleavdelningar stängs tillfälligt under ht Minskade vikariekostnader Det visar sig tydligt att ju mer konkreta åtgärder enheterna förslår desto lättare nås det uppsatta målet. FOKUSOMRÅDE - ETT GRÖNARE KALMAR Kalmar ska fortsätta vara en av Sveriges grönaste kommuner och ett föredöme inom miljöområdet. Fullmäktigemål - Cykeltrafiken Cykeltrafiken ska årligen öka. X Nämndsmål BoU - Cykeltrafiken Cykeltrafiken ska årligen öka. Kommentar Målet är långsiktigt (ej tidsbestämt eller med angivet utgångsvärde). Med stöd av formulerad aktivitet är bedömningen att barn- och ungdomsnämnden kan bidra till att målet kan nås. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Aktivitet - Informationsinsats / Cykla mer! Clas Wolke Hur människor kan påverkas till att: Cykla mer/hushålla med energi/hushålla med (färsk-) vatten/åka mer med kollektivtrafik samt Minska matsvinn behöver noggrant tänkas igenom. Vill vi förmedla en positiv ingång, och undvika pekpinnar, gäller det att lyfta fram de små (enkla) steg som varje kommunanställd och kommuninvånare (barn/elever och deras vårdnadshavare i vårt fall) kan ta/bidra med i riktning mot de övergripande målen. Arbetet är påbörjat. Dels genom att frågan om att göra ett gemensamt informationsmaterial ställts till miljösamordnare i andra förvaltningar. Men även att koppla alla de mål (under Ett grönare Kalmar) som tilldelats BoU (och andra förvaltningar) till en förnyad kommungemensam miljöutbildning - en hållbarhetsutbildning. Fullmäktigemål - Klimatneutrala resor och godstransporter År 2020 ska alla kommunala samhällsbetalda personresor och godstransporter vara klimatneutrala. X Åsa Carlsson, :35 4

21 Nämndsmål BoU -Klimatneutrala resor och godstransporter År 2020 ska alla kommunala samhällsbetalda personresor och godstransporter vara klimatneutrala. Kommentar Målet är långsiktigt och kommer inte nås i år. Med stöd av formulerade aktiviteter är bedömningen att barn- och ungdomsnämnden kan bidra till att målet kan nås långsiktigt. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Aktivitet - Kartläggning av persontransporter i tjänsten. Clas Wolke Inköpta tjänsteresor och nedanstående uppgifter utgår från det underlag som finns till klimatkompensationen BoU har köpt in hyrbil för kr - vilket är typ i mitten av alla förvaltningar och en minskande trend. Inrikesflyg låg på kr - vilket är topp tre bland förvaltningarna och ökande från Utrikesflyg låg på kr - vilket är på andra plats och mycket över förra året. Erasmusprojekt, Falkenbergsskolan - Klaipeda (Litauen) Den stora posten är privat bil i tjänsten (km ersättning) där BoU låg på kr - dubbelt så mycket som den förvaltning som kom på andra plats. Det är också en stor ökning från Fortsatt kartläggning Undersöka vilka enheter inom BoU som använder privat bil i tjänsten samt i vilken omfattning. Se över genomförda resor med inrikesflyg och lyfta diskussionen kring om flygresor kan ersättas med annat färdmedel. Fullmäktigemål - Kollektivtrafik Resandet med kollektivtrafik ska årligen öka. X Nämndsmål BoU - Kollektivtrafik Resandet med kollektivtrafik ska årligen öka. Kommentar Målet är långsiktigt (ej tidsbestämt eller med angivet utgångsvärde). Med stöd av formulerad aktivitet är bedömningen att barn- och ungdomsnämnden kan bidra till att målet kan nås. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Aktivitet - Informationsinsats / Åk mer kollektivt! Clas Wolke Hur människor kan påverkas till att: Cykla mer/hushålla med energi/hushålla med (färsk-) vatten/åka mer med kollektivtrafik samt Minska matsvinn behöver noggrant tänkas igenom. Vill vi förmedla en positiv ingång, och undvika pekpinnar, gäller det att lyfta fram de små (enkla) steg som varje kommunanställd och kommuninvånare (barn/elever och deras vårdnadshavare i vårt fall) kan ta/bidra med i riktning mot de övergripande målen. Arbetet är påbörjat. Dels genom att frågan om att göra ett gemensamt informationsmaterial ställts till miljösamordnare i andra förvaltningar. Men även att koppla alla de mål (under Ett grönare Kalmar) som tilldelats BoU (och andra förvaltningar) till en förnyad kommungemensam miljöutbildning - en hållbarhetsutbildning. Fullmäktigemål - Fossilbränslefri kommun 2030 Kalmar kommun som geografiskt område ska vara helt fossilbränslefritt år X Åsa Carlsson, :35 5

22 Nämndsmål BoU - Fossilbränslefri kommun 2030 Kalmar kommun som geografiskt område ska vara helt fossilbränslefritt år Kommentar Målet är långsiktigt och kommer inte nås i år. Med stöd av formulerade aktiviteter är bedömningen att barn- och ungdomsnämnden kan bidra till att målet kan nås långsiktigt. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Aktivitet - Informationsinsats / Cykla mer och åk mer kollektivt! Clas Wolke Hur människor kan påverkas till att: Cykla mer/hushålla med energi/hushålla med (färsk-) vatten/åka mer med kollektivtrafik samt Minska matsvinn behöver noggrant tänkas igenom. Vill vi förmedla en positiv ingång, och undvika pekpinnar, gäller det att lyfta fram de små (enkla) steg som varje kommunanställd och kommuninvånare (barn/elever och deras vårdnadshavare i vårt fall) kan ta/bidra med i riktning mot de övergripande målen. Arbetet är påbörjat. Dels genom att frågan om att göra ett gemensamt informationsmaterial ställts till miljösamordnare i andra förvaltningar. Men även att koppla alla de mål (under Ett grönare Kalmar) som tilldelats BoU (och andra förvaltningar) till en förnyad kommungemensam miljöutbildning - en hållbarhetsutbildning. Fullmäktigemål - Energianvändningen Energianvändningen i kommunkoncernen ska minska med 10 procent från 2018 till X Nämndsmål BoU - Energianvändningen Energianvändningen i kommunkoncernen ska minska med 10 procent från 2018 till Kommentar Målet är långsiktigt och kommer inte nås i år. Med stöd av formulerade aktiviteter är bedömningen att barn- och ungdomsnämnden kan bidra till att målet kan nås långsiktigt. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Aktivitet - Redovisa energiförbrukning (hushållsel + uppvärmning) Aktivitet - Infomationsinsats / Hushåll med energi! Clas Wolke Clas Wolke Sammanställning med resultat för åren finns framtagen, se bilaga. Mätetal för 2018 tillförs (jan 2019?) och därefter kan uppgifter räknas fram för vilken förbrukning varje förskola och skola ska hamna på, om målet ska nås vid utgången av Hur människor kan påverkas till att: Cykla mer/hushålla med energi/hushålla med (färsk-) vatten/åka mer med kollektivtrafik samt Minska matsvinn behöver noggrant tänkas igenom. Vill vi förmedla en positiv ingång, och undvika pekpinnar, gäller det att lyfta fram de små (enkla) steg som varje kommunanställd och kommuninvånare (barn/elever och deras vårdnadshavare i vårt fall) kan ta/bidra med i riktning mot de övergripande målen. Arbetet är påbörjat. Dels genom att frågan om att göra ett gemensamt informationsmaterial ställts till miljösamordnare i andra förvaltningar. Men även att koppla alla de mål (under Ett grönare Kalmar) som tilldelats BoU (och andra förvaltningar) till en förnyad kommungemensam miljöutbildning - en hållbarhetsutbildning. Fullmäktigemål - Vattenanvändningen Vattenanvändningen i kommunkoncernen ska minska med 10 procent från 2015 till X Nämndsmål BoU - Vattenanvändningen Åsa Carlsson, :35 6

23 Vattenanvändningen i kommunkoncernen ska minska med 10 procent från 2015 till Kommentar Den totala (kall-) vattenförbrukningen på barn- och ungdomsförvaltningens skolor har under åren varierat enligt nedanstående: 2015: kubikmeter 2016: kubikmeter 2017: kubikmeter Målsatt förbrukning år 2020: kubikmeter Målet är långsiktigt och kommer inte nås i år. Med stöd av formulerade aktiviteter är bedömningen att barn- och ungdomsnämnden kan bidra till att målet kan nås långsiktigt. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Aktivitet - Informationsinsats / Hushåll med vatten! Aktivitet - Redovisa vattenförbrukning Clas Wolke Clas Wolke Hur människor kan påverkas till att: Cykla mer/hushålla med energi/hushålla med (färsk-) vatten/åka mer med kollektivtrafik samt Minska matsvinn behöver noggrant tänkas igenom. Vill vi förmedla en positiv ingång, och undvika pekpinnar, gäller det att lyfta fram de små (enkla) steg som varje kommunanställd och kommuninvånare (barn/elever och deras vårdnadshavare i vårt fall) kan ta/bidra med i riktning mot de övergripande målen. Arbetet är påbörjat. Dels genom att frågan om att göra ett gemensamt informationsmaterial ställts till miljösamordnare i andra förvaltningar. Men även att koppla alla de mål (under Ett grönare Kalmar) som tilldelats BoU (och andra förvaltningar) till en förnyad kommungemensam miljöutbildning - en hållbarhetsutbildning. Kallvattenförbrukningen för varje förskola och skola från 2015 t o m 2017 finns sammanställd, inklusive angivet mätetal som visar vad förbrukningen ska hamna på om målet - 10% minskad vattenanvändning jmfrt med ska nås, se bilagor. Fullmäktigemål - Avfallet Avfallet inom kommunkoncernen ska minska med 30 procent från 2018 till X Nämndsmål BoU - Avfallet Avfallet inom kommunkoncernen ska minska med 30 procent från 2018 till Kommentar Målet är långsiktigt. Med stöd av formulerad aktivitet är bedömningen att barn- och ungdomsnämnden kan bidra till att målet kan nås. Samverkan kring målet görs med Serviceförvaltningen. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Informationsinsats / Minska matavfallet! Clas Wolke Hur människor kan påverkas till att: Cykla mer/hushålla med energi/hushålla med (färsk-) vatten/åka mer med kollektivtrafik samt Minska matsvinn behöver noggrant tänkas igenom. Vill vi förmedla en positiv ingång, och undvika pekpinnar, gäller det att lyfta fram de små (enkla) steg som varje kommunanställd och kommuninvånare (barn/elever och deras vårdnadshavare i vårt fall) kan ta/bidra med i riktning mot de övergripande målen. Arbetet är påbörjat. Dels genom att frågan om att göra ett gemensamt informationsmaterial ställts till miljösamordnare i andra förvaltningar. Men även att koppla alla de mål (under Ett grönare Kalmar) som tilldelats BoU (och andra förvaltningar) till en förnyad kommungemensam miljöutbildning. FOKUSOMRÅDE - ETT VÄXANDE ATTRAKTIVT KALMAR Kalmar ska vara en växande och attraktiv kommun. Det är en förutsättning för att vara med i kampen om framtida etableringar, inflyttare och satsningar på infrastruktur. Åsa Carlsson, :35 7

24 Fullmäktigemål - Arbetslöshet Kalmar ska ha lägre arbetslöshet än riket och våra jämförelsekommuner, gäller alla grupper. X Nämndsmål BoU - Arbetslöshet Kalmar ska ha lägre arbetslöshet än riket och våra jämförelsekommuner, gäller alla grupper. Kommentar Kalmar kommuns elever ska bli behöriga till gymnasiet så att de kommer vidare i utbildningssystemet och i slutändan kan bli anställningsbara. Utvecklingsområdet behörighet till gymnasiet pågår och ht-2017 var 83 % av eleverna i årskurs 9 behöriga till gymnasiet. Enligt den betygsprognos som sammanställts efter betygsdialoger med skolorna så indikerar den att 88 % av eleverna kommer att bli behöriga till gymnasiet vt Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Behörighet till gymnasiet Katarina Sandberg Utvecklingsområdet behörighet till gymnasiet pågår och ht-2017 var 83 % av eleverna i årskurs 9 behöriga till gymnasiet. Enligt den betygsprognos som sammanställts efter betygsdialoger med skolorna så indikerar den att 88 % av eleverna kommer att bli behöriga till gymnasiet vt Projekt som pågår för att öka behörigheten till gymnasiet är bl.a. matematik delux, engelska delux och lovskolor Fullmäktigemål - Tryggaste residenskommun Kalmar ska vara landets tryggaste residenskommun. X Nämndsmål BoU - Tryggaste residenskommun Kalmar ska vara landets tryggaste residenskommun. Upplevelsen av att bo i en trygg kommun är en stark tillväxtfaktor och också avgörande för livskvaliteten i en kommun. Den viktigaste utgångspunkten för trygghetsarbetet i Kalmar är att fortsätta att utvecklas som en säker plats att leva på och att invånarna ska kunna känna sig trygga och uppleva livskvalitet i en växande och utvecklande kommun. För att undersöka hur invånarna upplever tryggheten och hitta utvecklingsområden genomförs en trygghetsundersökning varje år. Kommentar Negativ utveckling jämfört med samma period under föregående år. För att få en bild av de anmälningar om kränkningar som förskolor och skolor skickar till förvaltningskontoret görs en sammanställning (med början 2017). Sammanställningen visar vilken typ av kränkningar/trakasserier som förekommit samt antal och hur lång tid som förflutet från en anmälan till avslutat ärende. 83 anmälningar om kränkande behandling har inkommit till huvudmannen perioden 1 januari-6 april 2018, samma period föregående år inkom 61 anmälningar om kräkande behandling. Åsa Carlsson, :35 8

25 Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Förebyggande arbete Katarina Sandberg I varje verksamhet (i varje förskola, skola och fritidshem) ska åtgärder genomföras för att förebygga och förhindra att barn och elever utsätts för kränkande behandling. Det förebyggande arbetet handlar om att undanröja risker för att barn och elever blir utsatta för kränkande behandling inom ramen för verksamheten. Skolverket rekommenderar att det förebyggande arbetet genomförs i en systematisk process som omfattar kartläggning, analys, mål och åtgärder samt uppföljning och utvärdering. Verksamheten dokumenterar årligen processen i " Plan mot diskriminering och kränkande behandling". För att få en bild av de anmälningar om kränkningar som förskolor och skolor skickar till förvaltningskontoret görs en sammanställning (med början 2017). Sammanställningen visar vilken typ av kränkningar/trakasserier som förekommit samt antal och hur lång tid som förflutet från en anmälan till avslutat ärende. 83 anmälningar om kränkande behandling har inkommit till huvudmannen perioden 1 januari-6 april 2018 samma period föregående år inkom 61 anmälningar om kräkande behandling. Fullmäktigemål - Företagsklimatet Totala Nöjd-Kund-Index (NKI) i SKL:s mätning Öppna Jämförelser avseende företagsklimatet ska vidmakthållas eller öka. Majoritetens inriktning är att minst 100 företagsbesök ska genomföras per år. X Nämndsmål Bou - Företagsklimatet Totala Nöjd-Kund-Index (NKI) i SKL:s mätning Öppna Jämförelser avseende företagsklimatet ska vidmakthållas eller öka. Majoritetens inriktning är att minst 100 företagsbesök ska genomföras per år. Kommentar Ansökningarna om bidrag för att stimulera entreprenöriellt lärande är fler än förra året, vid samma tidpunkt. Med stöd av formulerad aktivitet är bedömningen att barn- och ungdomsnämnden kan bidra till att målet kan nås. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Aktivitet - Stimulera entreprenöriellt lärande Clas Wolke Tre formella ansökningar, om ekonomiskt bidrag för att stimulera entreprenöriellt lärande, har lämnats in från arbetslag på skolor. Ytterligare en skola har aviserat att en ansökan är-på-gång. På initiativ av LNU och i samverkan med Ung Företagsamhet samt BoU startas ett nätverk för studie- och yrkesvägledare, lärare och skolledare, med ett första möte 2 maj. Nätverket syftar till att skapa en mötesplats för alla som arbetar och/eller vill arbeta med frågor kring entreprenörskap och entreprenöriellt lärande i förskola/skola. Målet är kunskapsutveckling och ömsesidigt erfarenhetsutbyte i frågor om motivation, elevinflytande, samverkan med samhälle/arbetsliv samt att lära genom att skapa värde för andra. Detta för att göra entreprenörskap och entreprenöriellt lärande till redskap i utvecklandet av barns och elevers kreativitet, nyfikenhet och självförtroende samt vilja till att pröva egna idéer och lösa problem. Fullmäktigemål - Kalmar - En plats för alla Kalmar ska vara en plats för alla samt vara en av Sveriges bästa kommuner att besöka, att växa upp, bo och åldras i. X Nämndsmål BoU - En plats för alla. Kalmar ska vara en plats för alla samt vara en av Sveriges bästa kommuner att besöka, att växa upp, bo och åldras i. Kommentar Åsa Carlsson, :35 9

26 Att fortsätta arbetet med att utveckla Kalmar kommuns skolor och förskolor så att Kalmar kommun är en av landets bästa skolkommuner ligger i linje med målet om att Kalmar ska vara en plats för alla samt vara en av Sveriges bästa kommuner att växa upp och bo i. Enligt betygsprognosen som sammanställts efter betygsdialoger med skolorna, indikeras en ökning både när det gäller genomsnittlig betygspoäng i årskurs 9 och behörighet till gymnasiet. Detta borde leda till förbättrat resultat i SKL:s rankning gällande bästa skolkommun. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Bästa skolkommun Katarina Sandberg Positiva betygsprognoser inför vt borde medföra en positiv utveckling även i SKL:s ranking under året. I Lärarförbundet skolranking 2017 "Bästa skolkommun" kom Kalmar kommun på en 4:e plats vilket var en förbättring med 8 placeringar jämfört med De resultatnyckeltal där Kalmar kommun presterat lite sämre är genomsnittligt meritvärde och behörighet till gymnasiet. För att kunna förbättra oss ytterligare, så bör speciellt utvecklingsfokus riktas mot dessa områden. Enligt betygsprognosen som sammanställts efter betygsdialoger med skolorna indikeras en ökning både när det gäller genomsnittlig betygspoäng i årskurs 9 och behörighet till gymnasiet. Fullmäktigemål - Tillgänglighet Kalmar ska vara en kommun med hög tillgänglighet. FOKUSOMRÅDE - HÖG KVALITET I VÄLFÄRDEN I Kalmar ska allas liv präglas av trygghet, kvalitet, tillgänglighet och delaktighet. Medborgare i Kalmar ska känna sig trygga med att kommunens välfärdsverksamheter alltid finns när enskilda behöver den och att verksamheten bedrivs med god kvalitet. Fullmäktigemål - Bästa skolkommun Kalmar kommun ska bli en av Sveriges 30 bästa skolkommuner år X Nämndsmål BoU - Andelen elever i åk 5 i Kalmar kommun som känner att skolarbetet gör mig nyfiken så att jag får lust att lära ska öka till minst 80 % Den senaste forskningen kring vad som har högst påverkan på elevernas prestationer visar att det är vilka förväntningar eleverna har på sig själva och vilka förväntningar lärarna som ett kollektiv på en skola är övertygade om att man med gemensamma krafter kommer att lyckas med att få eleverna att uppnå målen J. Hattie Synligt lärande samt Läsåren 2013/2014 till 2015/2016 var det i snitt 78 % som angav att de känner att skolarbetet gör mig nyfiken så att jag får lust att lära. Mätning: Kolada Resurser: Inom befintlig budget Kommentar Resultatet på 73 % är oförändrat jämfört med föregående mätning Frågeställningen kommer att diskuteras på en heldag vt -18 med barn-och ungdomsnämnden och representanter från skolornas elevråd. X Nämndsmål BoU - Andelen elever i åk 8 i Kalmar kommun som känner att lärarna har höga förväntningar på att de ska klara kunskapskraven i alla ämnen ska öka till minst 95 % Den senaste forskningen kring vad som har högst påverkan på elevernas prestationer visar att det är vilka förväntningar eleverna har på sig själva och vilka förväntningar lärarna som ett kollektiv på en skola är övertygade om att man med gemensamma krafter kommer att lyckas med att få ele-verna att uppnå målen J. Hattie Synligt lärande samt Läsåren 2013/2014 till 2015/2016 var det i snitt 94 % som känner att lärarna har höga förväntningar på att de ska klara kunskapskraven i alla ämnen. Mätning: Kolada Resurser Inom befintlig budget Åsa Carlsson, :35 10

27 Kommentar Målet på 95 % är uppnått på huvudmannanivå. Däremot är det två enheter som inte når målet på 95 %, Funkaboskolan (90 %) och Falkenbergsskolan (93 %). X Nämndsmål BoU - I SKL:s ranking Öppna jämförelser ska Kalmar kommun förbättra sin placering med minst 15 placeringar Kalmar kommuns förskolor, skolor och fritidshem arbetar med systematiskt kvalitetsarbete för att ständigt utveckla och höja kvalitén på undervisningen för att eleverna minst ska uppnå kunskapskraven samt i övrigt utvecklas så långt som möjligt inom ramen för utbildningen. Läsåret 2015/2016 nådde Kalmar kommun plats 81 och 2016/2017 förbättrade sig Kalmar kommun 11 placeringar på den totala rankingen till en 70:e plats. Kommentar Positiva betygsprognoser inför vt borde medföra en positiv utveckling även i SKL:s ranking under året. I Lärarförbundet skolranking 2017 "Bästa skolkommun" kom Kalmar kommun på en 4:e plats vilket var en förbättring med 8 placeringar jämfört med De resultatnyckeltal där Kalmar kommun presterat lite sämre är genomsnittligt meritvärde och behörighet till gymnasiet. För att kunna förbättra oss ytterligare, så bör speciellt utvecklingsfokus riktas mot dessa områden. Enligt betygsprognosen som sammanställts efter betygsdialoger med skolorna indikerar den en ökning både när det gäller genomsnittlig betygspoäng i årskurs 9 och behörighet till gymnasiet. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Utvecklingstjänster Clas Wolke Sammanlagt 23 ansökningar om uppdrag för utvecklingslärare har hittills ( ) lämnats in. Fördelat på 14 ansökningar om uppdrag riktade till förskolan, sju riktade till grundskolan och två riktade till fritidshem. Gemensam rättning av nationella prov Estetiska lärprocesser Annelie Olsson Peter Sunna nek Den gemensamma rättning av nationella ämnesprov pågår v och omfattar samtliga enheter inom Bou och Skdn. Dessutom deltar Södra och Västra skolan inom ämnet sv/sva i åk 9 samt Ksgyf inom ämnena engelska och matematik för elever som läser IM-programmet. Samtliga enheter bidrar med pedagoger till rättningsgrupperna. I nuläget har ett ämnesprov (sv/sva åk 6) bedömts och återkopplats till enheterna. En generell återkoppling kring fokusområden för den fortsatta undervisningen i åk 4-6 samt en specifik återkoppling till varje enhet. Denna form av återkoppling kommer att ske i samband med samtliga rättningar som ett led i att förbättra undervisningskvaliteten. Sambedömning upplevs av deltagande pedagoger som en kompetenshöjning och kvalitetshöjning av bedömningsarbete. Estetiska lärprocesser började som ett treårigt projekt , under arbetsnamnet KLAB. Projektet har förlängts ytterligare ett år (2018). Under hela projekttiden har erbjudna aktiviteter inom ramen för samarbetet (KLAB) blivit hårt bokade, intresset har varit mycket stort från skolorna och är ökande. Under 2016 nåddes 3848 elever av någon eller några av samarbetsområdena (att jämföra med 1210 elever under 2015). Under 2017 nåddes 3558 elever av något eller flera av arrangemangen. Byteatern har erbjudit aktiviteter riktade till främst elever på lågoch mellanstadiet; till exempel Drömexpedition, Gestaltad text: Väska upphittad - ägare sökes. Kalmar läns museum har erbjudit ett antal aktiviteter till samtliga årskurser, så som Sten/bronsålder, Regalskeppet Kronan (miniguider) och Stadsvandring i medeltid, 1600-tal och 1900-tal. I samtliga fall har aktiviteterna föregåtts av förberedelser i skolan samt efterarbetats när eleverna kommit tillbaka till skolan. Åsa Carlsson, :35 11

28 Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Specialpedagogik för lärande Läslyftet Naturvetenskap och teknik för alla Programmering i förskolan och grundskolan Samarbete med Linnéuniversite tet - Professur i pedagogik Annelie Olsson Katarina Sandberg Clas Wolke Åke Gustafss on Clas Wolke Läsåret 17/18 påbörjades en treårig satsning på deltagande i det statliga lyftet "Specialpedagogik för lärande". I juni 2018 har sex enheter inom Bou och Skdn genomfört utbildningen. Lå 18/19 deltar åtta enheter och lå 19/20 deltar fyra enheter. Handledare utbildas av Skolverket via lärosäten. Då Skolverket har närvarat på handledarträffar har handledarna haft möjlighet att framföra synpunkter på kursupplägg och innehåll. Detta har varit värdefullt eftersom handledare fångar upp synpunkter, både egna och deltagares, på förbättringsförslag. I nuläget finns två moduler i Skolverkets lärportal, båda genomförs lå 17/18. Inför ht 2018 finns ytterligare en valbar modul. Eventuellt byts en av modulerna ut i kommande kurs. Studierna omfattar ca 60 timmar/läsår. Effekter av och vilka avtryck deltagande i kursen har på undervisning och förhållningssätt kan i nuläget inte bedömas. Halvterminsuppföljning har genomförts av handledarna vilken visar varierad grad av nöjdhet med innehållet i kursen. Det kollegiala lärandet i form av diskussioner utifrån texter, filmer och dilemman lyfts fram som särskilt givande. Just nu pågår den sista omgången av Läslyftet i skolorna. Deltagande skolor är Falkenbergsskolan, Kalmarsundsskolan, Rinkabyholmsskolan, Rocknebyskolan och Särskolan. Detta läsår deltar 157 lärare i fortbildningen. Utifrån skolverkets moduler genomförs handledning varje vecka med läslyftshandledare. Under läsåret ska varje handledningsgrupp genomföra två av Skolverkets moduler i läslyftet. Exempel på moduler som genomförs är Lässtrategier för sakprosa, Läsa och skriva i alla ämnen för åk 1-3, Skriva i alla ämnen åk 4-6, Skriva i alla ämnen åk 7-9, Från vardagsspråk till ämnesspråk F-9, Främja elevers lärande i NO åk 4-9 och Främja elevers lärande i SO åk 4-9. När läslyftet avslutas i juni ha totalt ca 500 lärare i Kalmar kommun deltagit under de tre år vi genomfört läslyftet. Kommande läsår kommer en grundkurs på 16 tillfällen erbjudas lärare som inte tidigare deltagit i läslyftet såsom nyanställda lärare och andra lärare som av olika skäl inte tidigare deltagit i läslyftet. En förskollärare och två grundskollärare har deltagit i första kurstillfället (av två) för att bli utbildare i NTA-temana: Luft (förskolan) samt Rörelse och konstruktion och Rymden (grundskolan). Steg 2 genomförs under april-maj. Om utbildningarna genomförs enligt plan kommer vi från och med höstterminen kunna erbjuda utbildningar i sammanlagt nio teman. Totalt finns i dagsläget 285 NTA-lådor. Då gränsen börjar närma sig för vad NTA-förrådet kan rymma och för att få en ännu effektivare "rotation" på lådorna kommer NTA-samordnaren föreslå att samtliga grundskolor upprättar en årskursvis plan över vilka teman som används i undervisningen, termin-för-termin. Planering pågår för att drygt 30 matematik- och tekniklärare i årskurserna 7-9 ska gå "Grundläggande programmering med ämnesdidaktisk inriktning" 7,5 hp på Linnéuniversitetet till höstterminen Övriga lärare som arbetar inom förskola, skola och fritidshem genomför Skolverkets webbkurs, som finns på lärportalen; "Om programmering". När i tid dessa kurser genomförs planerar rektor/förskolechef tillsammans med IT-pedagog. IT-pedagogen kommer också att fungera som handledare. Teknisk utrustning kommer att behöva inköpas. Inköp samordnas av de IT-pedagoger som finns på samtliga förskolor och skolor. Regionförbundets AV-media ska ses som en resurs för utvärdering av val av utrustning som köps till verksamheten. Verksamhetsutvecklare har påbörjat ett fördjupande arbete kring innehåll och inriktning som...ska bidra till forskning och utveckling inriktad mot lärares ledning i klassrum och rektors ledning av skola med fokus på ökad måluppfyllelse i relation till läroplan och kursplaner. Åsa Carlsson, :35 12

29 Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Pedagogisk dokumentation Zejfa Buljugic Grundkursen för barnskötare avslutades den 2/ Kursdeltagarna var nöjda med upplägget och innehållet. Syftet är uppnått. Även fördjupningskursen för förskollärare är genomförd under vt 18. Även här har deltagarna svarat att syftet är uppnått. Projekt modersmålsstöd Zejfa Buljugic Projektet fortsätter enligt tidsplanen. Senast har förskolan Sjöängen Lindeberga utbildats i språkutvecklande och modersmålstödjande arbetssätt. X Nämndsmål BoU - Andelen elever i åk 9 i Kalmar kommun som uppnår kunskapskraven i alla ämnen ska öka till minst 81 % Kalmar kommuns förskolor, skolor och fritidshem arbetar med systematiskt kvalitetsarbete för att ständigt utveckla och höja kvalitén på undervisningen för att eleverna minst ska uppnå kunskapskraven samt i övrigt utvecklas så långt som möjligt inom ramen för utbildningen. Läsåren 2014/2015 till 2016/2017 nådde i snitt 79 % av eleverna i åk 9 i Kalmar kommun kunskapskraven i alla ämnen. Kommentar Ht-2017 nådde 77,2 % av eleverna i årskurs 9 fullständiga betyg. Enligt den betygsprognos som sammanställdes efter betygsdialogerna med skolorna så ser det ut som om 86 % av eleverna i årskurs 9 ska nå fullständiga betyg vt Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Matematik delux Engelska delux Katarina Sandberg Katarina Sandberg Matematik delux erbjuds elever i årskurs 8 och 5 som inte klarar kunskapskraven i matematik men når kraven i alla andra ämnen. Två timmar i veckan efter skoltid genomförs " matematik delux" med grupp på 15 elever. Stort fokus lägg på att befästa baskunskaper samt mental träning i matematik. Engelska delux erbjuds elever i årskurs 5 till åk 8 som inte klarar kunskapskraven i engelska men når kraven i alla andra ämnen. Två timmar i veckan efter skoltid genomförs "engelska delux" med grupp på 15 elever. Stort fokus lägg på att befästa baskunskaper samt mental träning för att öka självförtroendet i engelska så att man vågar och vill försöka och träna. X Nämndsmål BoU - Kalmar kommuns elevers genomsnittliga meritvärde i åk 9 ska öka till minst 227 Kalmar kommuns förskolor, skolor och fritidshem arbetar med systematiskt kvalitetsarbete för att ständigt utveckla och höja kvalitén på undervisningen för att eleverna minst ska uppnå kunskapskraven samt i övrigt utvecklas så långt som möjligt inom ramen för utbildningen. Läsåren 2014/2015 till 2016/2017 var det faktiska genomsnittliga meritvärdet i Kalmar kommun för elever i åk 9 i snitt, 222. Kommentar Ht var det genomsnittliga meritvärdet för eleverna i årskurs 9 i Kalmar kommun 227. Enligt den betygsprognos som sammanställts efter betygsdialoger med skolorna ser det ut som om att det genomsnittliga meritpoängen för årskurs 9 i Kalmar kommun vt-2018 blir 236. X Nämndsmål BoU - Andelen elever i åk 6 i Kalmar kommun som uppnår kunskapskraven i alla ämnen ska öka till minst 84 % Kalmar kommuns förskolor, skolor och fritidshem arbetar med systematiskt kvalitetsarbete för att ständigt utveckla och höja kvalitén på undervisningen för att eleverna minst ska uppnå kunskapskraven samt i övrigt utvecklas så långt som möjligt inom ramen för Åsa Carlsson, :35 13

30 utbildningen. Läsåren 2014/2015 till 2016/2017 har i snitt 82 % eleverna av i åk 6 i Kalmar kommun uppnått målen i alla ämnen. Kommentar Årskurs 6 hade inte betyg i alla ämnen vid höstterminens slut eftersom de då inte läst alla ämnen. Utifrån betygsdialogerna så är prognosen att årskurs 6 ungefär kommer att prestera som föregående årskurs 6 och i så fall kommer vi inte att nå uppsatt målet. X Nämndsmål BoU -Kalmar kommuns elevers genomsnittliga meritvärde i åk 6 ska öka till minst 222 Kalmar kommuns förskolor, skolor och fritidshem arbetar med systematiskt kvalitetsarbete för att ständigt utveckla och höja kvalitén på undervisningen för att eleverna minst ska uppnå kunskapskraven samt i övrigt utvecklas så långt som möjligt inom ramen för utbildningen. Läsåren 2014/2015 till 2016/2017 var det faktiska genomsnittliga meritvärdet i Kalmar kommun för elever i år 6 i snitt, 217. Kommentar Årskurs 6 hade inte betyg i alla ämnen vid höstterminens slut eftersom de då inte läst alla ämnen, så något tidigare meritvärde finns inte att utgå ifrån. Utifrån betygsdialogerna så är prognosen att årskurs 6 ungefär kommer att prestera som föregående årskurs 6 och i så fall kommer vi inte att nå uppsatt målet. X Nämndsmål BoU - Andelen elever i åk 3 i Kalmar kommun som uppnår kunskapskraven på nationella proven ska öka till minst 86 % Kalmar kommuns förskolor, skolor och fritidshem arbetar med systematiskt kvalitetsarbete för att ständigt utveckla och höja kvalitén på undervisningen för att eleverna minst ska uppnå kunskapskraven samt i övrigt utvecklas så långt som möjligt inom ramen för utbildningen. På ämnesproven i åk 3 har i snitt 84 % av eleverna i Kalmar kommun uppnått kravnivån läsåren 2014/2015 till 2016/2017. Kommentar Nationella proven i årskurs 3 i svenska, svenska som andraspråk och matematik genomförs vecka Därefter genomförs gemensam rättning av proven och resultaten är klara i början på juni. X Nämndsmål BoU - I Kalmar kommun ska skillnaden i det genomsnittliga meritvärde minska mellan elever vars föräldrar är högutbildade och de vars föräldrar har lägre utbildningsnivå, genom att höja värdet mer för de som presterat sämre Kalmar kommuns förskolor, skolor och fritidshem arbetar med systematiskt kvalitetsarbete för att ständigt utveckla och höja kvalitén på undervisningen för att eleverna minst ska uppnå kunskapskraven samt i övrigt utvecklas så långt som möjligt inom ramen för utbildningen. Läsåren 2014/2015 till 2016/2017 var skillnaden i det faktiska genomsnittliga meritvärdet i Kalmar kommun för elever i åk 9 i snitt, 47,3 poäng. Kommentar Vi har ännu inte tillgång till några resultat. Skolverket publicera resultaten den 27 september. Samtliga enheter arbetar aktivt med det neddelade mål och har tidsatt aktiviteter under målet. Fokustid är den mest frekventa aktiviteten men också kompensatoriska hjälpmedel, lovskola och lärandematriser är vanligt förekommande aktiviteter. Åsa Carlsson, :35 14

31 Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Fokustid Peter Sunna nek Samtliga enheter genomför fokustid enligt plan. Samtliga enheter för närvaro via GAFE. För lågstadiet erbjuds minst två tillfällen i veckan. För mellanstadiet erbjuds minst ett tillfälle i veckan utöver sådant som genomförs inom ramen för elevens val. För högstadiet erbjuds minst två tillfällen i veckan. Vid samtliga tillfällen finns legitimerad lärarpersonal tillgänglig. Ovan beskrivet är minimum. Många enheter erbjuder mera än så. Under våren 2017 har ungefär elevtimmar (hösten 2016: elevtimmar) och under hösten 2017 har elevtimmar noterats. Samtliga skolor på samtliga stadier har genomfört fokustid men antalet elevtimmar skiljer mellan skolorna och stadierna. T.ex. kan från höstterminen noteras att på Kalmarsundsskolans åk 1-3 har det genomförts 5035 elevtimmar, medan motsvarande siffra på Funakboskolan är 367 timmar. De ämnen som är absolut mest frekventa är matematik, svenska och engelska, på samtliga skolor och i samtliga stadier. Men på åk 7-9 har andra teoretiska ämnen en något högre representation än på andra stadier. Under hösten fördelade sig tiden enligt: I åk 1-3 står Svenska för ~50 % av alla timmar och Matematik står för ~38 %. I åk 4-6 står Svenska för ~31 % och Matematik står för ~30 % (Engelska står för ~18 %). I åk 7-9 står Svenska för ~13 %, Matematik ~22 % och Engelska ~7 %. Dessa siffror är snarlika övriga terminer. X Nämndsmål BoU - Andelen elever i åk 9 i Kalmar kommun som känner de får för få utmanande arbetsuppgifter i skolan ska minska Tanken i Vygotskijs proximala utvecklingszon har i dagens forskning fått efterföljare i Duckworths, "GRIT", Dwecks "Mindset" och Nottinghams "utmaningsmodell". Forskningen bidrar till motivationsforskning som används för att få alla elever att utvecklas så långt som möjligt inom ramen för utbildningen. Att alla elever får anpassade utmaningar så att de hamnar utanför sin bekvämlighetszon, behövs för att kunna utvecklas optimalt kunskapsmässigt. I skolinspektionens enkät till elever i åk 9 ställs frågan om eleverna upplever att de får för få utmaningar i skolan. Målet är att Kalmar kommun ska minska andel elever som upplever att de får för få utmaningar i skolan och att Kalmar ska ha mindre andel elever än riket som upplever att utmaningar är för få. Kommentar Totalt 32 % av Kalmar kommuns elever i åk 9 anser att de får för lite utmanade uppgifter i skolan. Frågan har inte ställts i SKL:s tidigare enkät men resultatet kommer jämföras med skolinspektions enkät som presenteras senare under året och därefter kommer ytterligare analys att göras. Resultatet är oförändrat jämfört med resultatet från Skolinspektionens enkät från X Nämndsmål BoU - Andelen lärare och förskollärare i Kalmar kommun som anser att de som ett kollektiv på sin skola/ förskola är övertygade om att man med gemensamma krafter kommer att lyckas med att få eleverna att uppnå målen i den obligatoriska skolan ska öka till minst 93 % Den senaste forskningen kring vad som har högst påverkan på elevernas prestationer visar att det är vilka förväntningar eleverna har på sig själva och vilka förväntningar lärarna som ett kollektiv på en skola är övertygade om att man med gemensamma krafter kommer att lyckas med att få eleverna att uppnå målen J. Hattie "Synligt lärande" samt I medarbetar enkäten 2017 svarar 90 % av lärarna att de med gemensamma krafter kommer att lyckas med att få eleverna att uppnå målen medan 94 % svarar att deras elever kan nå kunskapskraven i de ämnen som de bedriver undervisning i. 92 % av förskollärarna svarar att de med gemensamma krafter kommer att lyckas med att få eleverna att uppnå målen. Sammanlagt anser 91 % att de med gemensamma krafter kommer att lyckas med att få eleverna att uppnå målen. Åsa Carlsson, :35 15

32 Kommentar Målet mäts bara vartannat när BoU genomför sin egna medarbetarenkät. Trenden är positiv och i förra årets mätning skedde en ökning. Arbetet med målet fortsätter på enhetsnivå med bland annat fortsatta diskussioner i arbetslag och på arbetsplatsträffar. FOKUSOMRÅDE - VERKSAMHET, PERSONAL OCH ARBETSMILJÖ Kalmar kommun ska vara ett föredöme som arbetsgivare. Vi ska vara en attraktiv, effektiv och utvecklande arbetsplats som präglas av hög kompetens, öppenhet, delaktighet, jämställdhet och trygghet. Fullmäktigemål - Jämställdhetssäkrad verksamhet Kommunens verksamhet ska vara jämställdhetssäkrad år 2022, vilket innebär att alla verksamheter säkerställer: Likvärdig service och bemötande Likvärdig myndighetsutövning Likvärdig resursfördelning Jämställd fördelning av makt och inflytande Till alla kvinnor och män, flickor och pojkar oavsett bakgrund och tillhörighet. X Nämndsmål BoU - Under året har förskolan, skolan och fritidshemmen ökat förutsättningarna för alla barn att utveckla sina förmågor och intressen oberoende av könstillhörighet Beskrivning Förskolan, skolan och fritidshemmen ska aktivt och medvetet arbeta med att främja flickors och pojkars lika rätt och möjligheter. Kommentar Sammanlagt har 29 uppdrag kommit in. Utvecklingen ser ut så här att de uppdrag som skickas in är tydligare, pågår under längre period och fler lärare är delaktiga. Flertalet berör förskola. Nätverksutvecklarna är överens att det är uppdragsformen som är framgångsfaktor i arbetet effektiv. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Vision 2020 Lillian Alverö Nätverksutvecklarna har fokus 2018 att stödja förskolorna fram till Jämställd förskola Informations insatsen har gett ett nytt uppdrag att nå jämställd förskola 2020, från förskolan Djurängen. Uppdraget har påbörjats. Jag förväntar mig att det kommer fler uppdrag om jämställd förskola. Fortbildning enhetsutvecklare Lillian Alverö Årets första fortbildningseftermiddag genomfördes 14 mars. Fortbildningseftermiddagen handlar om förskolans läroplan och Jämställd förskola En introduktion till de 3 stegen fram till Jämställd förskola Samt fokus på jämställdhetsuppdraget i förskolans läroplan som är ute på remiss. eftermiddagen innehöll både information och tid till gruppdiskussioner om remissen. Deltagarna var mycket nöjda. Höstens fortbildningseftermiddag är i september. X Nämndsmål BoU - I Kalmar kommun ska skillnaden minska mellan flickors och pojkars genomsnittliga meritvärde, genom att höja värdet mer för det kön som presterat sämre Skolan ska aktivt och medvetet arbeta med att främja flickors och pojkars lika rätt och möjligheter. Trots detta är det stor skillnad mellan flickors och pojkars genomsnittliga meritvärde i år 9. Läsåren 2014/2015 till 2016/2017 var skillnaden i det genomsnittliga meritvärdet 33 poäng till förmån för flickorna. Åsa Carlsson, :35 16

33 Kommentar Sammanlagt har 29 uppdrag genomförts. Utvecklingen ser ut så här att de uppdrag som skickas in är tydligare, pågår under längre period och fler lärare är delaktiga. Flertalet berör förskola. Nätverksutvecklarna är överens att det är uppdragsformen som är en viktig framgångsfaktor och ett effektivt sätt att kompetensutveckla i jämställdhet och mångfald i förskola och skola. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Informationsinsats Vision 2020 Lillian Alverö Nätverksutvecklarna har fokus 2018 att stödja förskolorna fram till Jämställd förskola Informations insatsen har gett två nya uppdrag att nå jämställd förskola 2020, från förskolan Djurängen och förskolan Åby. Båda har påbörjats. Det förväntas att det under 2018 kommer fler uppdrag om jämställd förskola. Fortbildning enhetsutvecklare Lillian Alverö Årets första fortbildningseftermiddag för enhetsutvecklare och rektor/förskolechef, genomfördes den 14 mars. Fortbildningseftermiddagen handlar om förskolans läroplan och Jämställd förskola En introduktion till de 3 stegen fram till Jämställd förskola Samt fokus på jämställdhetsuppdraget i förskolans läroplan som är ute på remiss. Nästa fortbildningstillfälle är planerat till september månad. Tema är då Jämställdhet i klassrummet med gymnasielärare Karl-Johan Arnér. Aktivitet Uppdrag på fritidshem Lillian Alverö Uppdrag från fritidshem saknas helt. För att nå fritidshemmen har nätverksutvecklarna informerat utvecklingslärare Anna Staaf samt fritidshemmens pedagogiska utvecklingsgrupp om uppdraget och möjlighet att söka uppdrag av nätverksutvecklare på fritidshem. Syftet med mötet är uppnått. Fullmäktigemål - Sjukfrånvaron Sjukfrånvaron ska minska i både förvaltningar och bolag. Majoritetens inriktning är att sjukskrivningarna ska totalt minska med en procentenhet under Varje nämnd och bolagsstyrelse ska ta fram mål och en plan för det konkreta arbetet. X Nämndsmål BoU - Sjukfrånvaron ska minska Sjukfrånvaron i Barn- och ungdomsförvaltningen var ,3 % och fram till och med oktober ,3 %. Kommentar Sjukfrånvaron fram till och med februari var 7,8 %. Jämfört med föregående år har en större andel av medarbetarena haft korttidsjukfrånvaro under årets två första månader. Influensa och andra infektioner har varit frekvent förekommande i verksamheterna de inledande månaderna av året. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Workshop på Personalgruppen s möte Inspirationsträffar Ann Gustafss on Ann Gustafss on Workshop, med fördjupade diskussioner om sjukfrånvaron, skedde vid årets första personalgruppsmöte i februari. Temat som diskuterades var förslag på aktiviter för att minska sjukfrånvaron. Återkopplingen från deltagarna var positiv. De upplevde att det är bra med diskussioner i smågrupper och att få fördjupa sig i ett ämne. Synpunkter och erfarenheter från de fördjupade diskussionerna är en del i underlag för inspirationsträffar som ska genomföras till hösten. Träffarna ska genomföras i september-oktober. Fullmäktigemål - Medarbetarengagemang Öka indexet för Hållbart medarbetarengagemang. X Åsa Carlsson, :35 17

34 Nämndsmål BoU - Öka indexet för Hållbart medarbetarengagemang HME Barn- och ungdomsförvaltningen ska öka indexet för Hållbart medarbetarengagemang jämfört med föregående år hade Barnoch ung-domsförvaltningen ett index för Hållbart medarbetarengagemang på 4,2. Kommentar Fler av förvaltningens chefer och skyddsombud kommer att gå utbildningen under hösten. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Utbildningsinsatser i SAM Ann Gustafss on Ett 25-tal chefer och skyddsombud på förvaltningen har genomfört internutbildningen Utbildning för chefer och skyddsombud i systematiskt arbetsmiljöarbete. Deltagarna upplever att utbildningen är bra och att de har fått mycket kunskap med sig. Utbildningen kommer att ges kontinuerligt. Till hösten kommer fler utbildningstillfällen att erbjudas. Fullmäktigemål - Riktade insatser som uppföljning Riktade insatser som uppföljning av kort- och långtidssjukskrivna samt analys ur ett jämställdhetsperspektiv ska göras årligen. X Nämndsmål BoU - Riktade insatser som uppföljning av kort- och långtidssjukskrivna samt analys ur ett jämställdhetsperspektiv ska göras årligen Beskriv Nämndsmål/bolagsmål Kommentar Uppföljning av målet kommer att påbörjas efter första tertialet. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Uppföljning och redovisning Ann Gustafss on Statistik för det första tertialet finns inte tillgänglig än. Redovisning kommer att ske i den centrala samverkansgruppen efter varje tertial. Fullmäktigemål - E-hälsokommun Kalmar ska bli årets e-hälsokommun år X Nämndsmål BoU - E-hälsokommun Kalmar ska bli årets e-hälsokommun år Digitala tjänster blir allt viktigare för en kommuns service och attraktion. Det handlar dels om att underlätta för invånarna och näringslivet i sina kontakter med kommunen. Det handlar även om att effektivisera och kvalitetssäkra våra tjänster. Snabbare, enklare och säkrare handläggning ger bättre upplevelser både för våra kunder och interna handläggare. Kommentar Verktygen för e-tjänster är på plats i samarbetsprojektet Cesam H (Sju kommuner). "Mina sidor" för Kalmar kommuns innevånare kommer snart att lanseras. Barn- och ungdomsförvaltningen har definierat ett antal tjänster som kan utvecklas men arbetet går trögt. För att komma framåt behövs en uttalad strategi för hela kommunen, att ansvar pekas ut och resurser tillsätts för centralt placerade utvecklare som kan stötta förvaltningarna i genomförandet. Åsa Carlsson, :35 18

35 Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar E-tjänster till vårdnadshavare Torbjörn Hansson Befintliga e-tjänster för vårdnadshavare förberedda för SingleSignOn från "Mina sidor". Schemaändringar från vårdnadshavare får nu direkt genomslag till förskoleavdelningen eller fritidshemmet. Vissa e-tjänster påbörjade men står still pga bristande teknikstöd. Flera av förvaltningens blanketter utbytta till de generella från Inera. (Sveriges Kommuner och Landsting) Åsa Carlsson, :35 19

36 Organisationsenhet: Barn- och Ungdomsnämnd År och fas: Intern kontroll Inmatning Uppföljning Intern kontroll Filtrerade risker grupperade på process Åsa Carlsson, :50 1

37 Ledningsprocesser Åsa Carlsson, :50 2

38 Huvudprocesser Bidra till individers utveckling och lärande Leda och stödja barns utveckling och lärande i förskola och pedagogisk omsorg Leda och stödja elevers utveckling och lärande i förskoleklass, fritidshem, grundskola och grundsärskola Anordna gymnasial vuxenutbildning Bedriva och utveckla gymnasial utbildning Bedriva och utveckla kommunal vuxenutbildning Risk - Diskriminering och kränkande behandling Ett barn/en elev som utsätts för diskriminering eller kränkande behandling löper en stor risk att få livslånga (psykiska) skador samt gå miste om möjligheterna till utveckling och lärande. Kategori: Legal risk Riskvärde: 4 (Sannolikhet: 1, Konsekvens: 4) Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Stödprocess vid diskriminering och kränkande behandli ng Uppföljning av: Stödprocess vid diskriminering och kränkande behandling. Risk - Anmälan vid misstanke om att barn far illa Det finns en risk att barn inte får det stöd och den hjälp som de behöver om personal i n t e anmäler sin oro för att barn far illa, till socialförvaltningen. Den som är anmälningsskyldig ska genast anmäla till socialtjänsten om man i sin yrkesroll misstänker eller får kännedom om att ett barn far illa. Som anmälare behöver du inte vara säker på att barnet far illa, det räcker att du misstänker det. Kategori: Legal risk Riskvärde: 8 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 4) Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Stödprocess vid misstanke om att barn far illa Uppföljning av: Stödprocess vid misstanke om att barn far illa Risk - Elevs frånvaro i skolan Om en elev inte är närvarande i skolan finns en risk för att hen inte möts av en strukturerad undervisning (timplan, kursplaneinnehåll) och får ett kontinuerligt och aktivt lärarstöd (återkoppling/omdömen/iup) i den omfattning som behövs för att skapa förutsättningar så att hen når de kunskapskrav som minst ska uppnås och i övrigt utvecklas så långt som möjligt inom ramen för utbildningen (Lgr 11 - Skolans värdegrund och uppdrag/övergripande mål och riktlinjer). Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 4 (Sannolikhet: 1, Konsekvens: 4) Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Stödprocess för elevers närvaro i skolan Uppföljning av: Stödprocess för elevers närvaro i skolan Risk - Barns utveckling i förskolan Om undervisningen/utbildningen inte sker i enlighet med skrivningarna i skollagen, läroplanen och andra styrdokument finns en risk att förskolan inte tillgodoser barnets möjligheter till inlärning och utveckling. Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 4 (Sannolikhet: 1, Konsekvens: 4) Åsa Carlsson, :50 3

39 Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Stödprocess för barns utveckling i förskolan Uppföljning av: Stödprocess för barns utveckling i förskolan. Risk - Elevers måluppfyllelse i grundskolan Om undervisningen/utbildningen inte sker i enlighet med skrivningarna i skollagen, läroplanen och andra styrdokument finns en risk att skolan inte tillgodoser elevens rättigheter och möjligheter till lärande och utveckling. Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 4 (Sannolikhet: 1, Konsekvens: 4) Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Stödprocess för elevens måluppfylle lse i grundskolan Uppföljning av stödprocess för elevens måluppfyllelse i grundskolan. Risk - Nyanlända elever Om en nyanländ elev inte får den bästa tänkbara starten i sin grundskoleutbildning är risken en låg måluppfyllelse. Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 4 (Sannolikhet: 1, Konsekvens: 4) Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Stödprocess för nyanlända elever Uppföljning av: stödprocess för nyanlända elever. Åsa Carlsson, :50 4

40 Stödprocesser Hantera ekonomi Hantera redovisning och övrig ekonomiadministration Hantera finansförvaltning Handlägga finansieringsfrågor Arbeta med dagliga ekonomiprocesser Arbeta med fastighetstaxering Risk för brister i hantering av attest och firmatecknare Det finns risk för att attest sker i strid mot reglementet för verifikationer avseende jävs- och integritetsreglerna. Det finns risk för att utbetalningar attesteras av fel person på grund av att attestförteckningarna inte är uppdaterade och kommunicerade med systemförvaltarna för ekonomisystem och verksamhetssystem. Det finns en risk för att kontrakt/avtal skrivs på av andra än firmatecknare för Kalmar kommun. Detta kan leda till förtroendeskada och ekonomisk skada för kommunen i form av skadestånd/vite från kunder, leverantörer eller andra myndigheter. Kategori: Risk i finansiell rapportering Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Kommentar: Sannolikheten att detta sker bedöms som stor då det är många personer som hanterar verifikationer, fakturor och avtal. Konsekvensen om detta inträffar bedöms som allvarlig då detta kan leda till förtroendeskada eller ekonomisk skada för kommunen. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Beslutsattest Attestförteckning Kontrollera att beslutsattest skett av rätt person med hjälp av stickprov från leverantörsreskontran. Beslutsattest och kontroll i enlighet med gällande attestförteckning, samt jävs och integritetsreglerna enligt reglementet för verifikationerna. Kontrollera att attestförteckning är uppdaterad av nämnd, samt att attestförteckning kommit systemförvaltare av utbetalande system till handa. Risk för brister i hantering av leverantörsfakturor Risk föreligger att kostnader inte redovisas enligt kommunbas13 och för att representation, kurser, och resor inte har korrekt dokumentation avseende syfte och deltagande. Det finns också risk för att leverantörsfakturor inte betalas i tid. Kategori: Risk i finansiell rapportering Riskvärde: 12 (Sannolikhet: 4, Konsekvens: 3) Kommentar: Sannolikheten att detta inträffar bedöms som mycket stor då hantering av leverantörsfakturor sker av ett stort antal personer och flertalet av dessa har inte detta som sin huvudsakliga arbetsuppgift. Konsekvensen om detta inträffar bedöms bli allvarlig då detta kan leda till ökade kostnader för kommunen i form av räntor och påminnelseavgifter samt att redovisningen inte är tillförlitlig vilket kan leda till att beslut fattas på felaktiga grunder. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Leverantörsfaktura Kontroll av kontering. Kontroll av fakturor som avser representation, kurser, resor. Syfte och deltagare obligatoriskt. Förfallna fakturor. Rutiner för fakturahantering under semesterperiod. Kontering Kontroll av kontering mot kommunbas 13 Kontokontroller gjorda för period på baskonto 711, 705XX och 765. Syfte och deltagare kontrollerat. Förfallna fakturor Kontrollera att det inte finns några förfallna leverantörsfakturor vid månadsbryt. Åsa Carlsson, :50 5

41 Risk för brister i redovisningen Det finns risk för att redovisningen och underlagen till denna brister. Främst avser detta bokföringsorder. Det finns också risk för brister i rättelser som inte kan härledas samt balanskonton som inte avstäms regelbundet. Kategori: Risk i finansiell rapportering Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Kommentar: Sannolikheten att detta skulle inträffa bedöms som stor så rättelse av fel och löpande redovisning sköts av ett flertal personer. Sannolikheten att dokumentationen brister bedöms också som stor utifrån tidigare genomförda kontroller. Konsekvensen om detta inträffar bedöms som allvarlig då detta kan leda till att beslut fattas på felaktiga grunder samt att kommunen bryter mot gällande lagstiftning. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Bokföringsorder Avstämning av balanskonton Bokförda investerin gar kontroll att rättelse och omföring av bokföringsorder har tillräckliga underlag och kan härledas till ursprunget. Tillse att balanskonto stäms av regelbundet och mot korrekta underlag. Inventarier som uppfyller kraven för investering enligt redovisningslagen skall också bokföras som en sådan då utrymmesprincipen inte existerar. I och med att dessa investeringskonton ligger öppna för bokföring under en längre tid (ibland upp till ett helt år) så behövs en kontroll där vi säkerställer att inga förbrukningsinventarier ligger bokförda som investering. Bra system centralt (där de flesta ombokningar görs) eftersom varje ombokning sparas i en unik fil. Risk för brister i hantering av kundfakturering Det finns risk för att fakturering inte sker i rätt tid eller inte alls och att debiterade avgifter inte följer beslutade taxor eller avtal. Detta kan leda till ökad administration när rättelser måste ställas ut och förtroendet för kommunen kan skadas. Det kan också innebära förlorade intäkter. Kategori: Risk i finansiell rapportering Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Kommentar: Sannolikheten att det finns brister i hanteringen av kundfakturering bedöms som stor då det kan hända några gånger om året. Den största delen av faktureringen sker i försystem utifrån förbrukning och här är sannolikenheten mindre om gällande rutiner följs. Sannolikheten att detta skulle inträffa är störst vad gäller ströfakturering där inget försystem initierar fakturering utan den initieras av en tjänsteperson. Konsekvensen bedöms bli allvarlig eller få stor påverkan på verksamheten om vi inte fakturerar i rätt tid eller till fel belopp eller glömmer att fakturerar helt. Felaktig fakturering leder till ökad administration om vi måste göra kreditar och att förtroende för kommunen skadas. Vi kan också förlora intäkter p g a detta vilket kan påverka verksamheten. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Korrekt debiterade avgifter Rutiner för ströfaktu rering Kontroll av nollfaktu ror Kontrollera att debiterade avgifter stämmer överens med tagna taxor och avtal. Kontrollera baskonton för interkommunalersättning och uthyrning av lokaler. Uppföljning mot budget för att fånga upp avvikande intäkter, dvs intäkter som kan ha missats att faktureras. Kontroll av beslutsunderlag till familjer med helt nedsatt barnomsorgsavgift, sk "nollfakturor". Bra exempel på när internkontroll fungerar som det ska! Åsa Carlsson, :50 6

42 Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Kontroll av förändrad familjesa mmansättning Inkomstjämförelse En förändring av barnsomsorgsavgift för den enskilda familjen kan bli aktuell när det sker en förändring i familjesammansättningen. Detta gäller förskola och fritids. Därav görs en kontroll mellan registrerad familjesammansättning i Procapita gentemot aktuell familjesammansättning i kiren (skatteverket). Kontrollen utförs av respektive skolsekreterare. Varje år görs en inkomstjämförelse mellan familjens uppgivna inkomst i kommunens system mot den taxerade förvärvsinkomsten. Detta resulterar i antingen en tilläggsfaktura eller en återbetalning. Risk för brister i hantering av kontanter eller motsvarande stöldbegärliga värdeföremål Det finns risk för att kontanter eller andra stöldbegärliga föremål inte hanteras enligt gällande rutiner och riktlinjer. När det gäller kontanter finns det också risk för att handkassorna redovisas i fel period och momsen därmed blir felaktig. Det finns också risk för att förteckningen över handkassor eller andra stöldbegärliga föremål inte är aktuell och handkassorna/föremålen därmed försvinner. Kategori: Risk i finansiell rapportering Riskvärde: 8 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 4) Kommentar: Sannolikheten att detta inträffar bedöms som liten då kommunen har bra rutiner och riktlinjer för detta som följs. Konsekvensen om detta inträffar bedöms som mycket allvarlig då detta skulle kunna skada förtroendet för kommunens verksamhet. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Handkassor Rekvisitionsblock Kontokort Kassakontroll av handkassor. Kontroll av ansvarig för kassan. Kontroll av utbetalningsadress. Kontroll av förvaring. Kontroll av kvittens. Kontroll av förvaring av kontokort. Kontroll av eventuell kodförvaring. Risk att balanskravet inte nås för förskolorna 2017 prognostiserar förskolan ett underskott på 12 mnkr. Bou nämnden har med detta kravet att återställa förskolornas ekonomi och komma i balans. Det är viktigt att uppföljningar och åtgärder sätts in direkt 2018 för att möta balanskravet. Kategori: Finansiell risk Riskvärde: 12 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 4) Kommentar: Sannolikheten för att förskolan ska fortsätta gå med underskott bedöms som hög. Dels för att andel förskollärare är hög i kommunen, vilket vid varje ny rekrytering behöver tas i beaktning och ev ersättas av en barnskötare. Det är också tillbyggnad och nybyggnad på många av kommunens förskolor, vilket också ökar risken och sannolikheten för att kunna återställa balanskravet eftersom en ny förskola tenderar att gå med underskott till en början då det är en viss uppstartssträcka innan verksamheten har nått full kapacitet. Konsekvensen om förskolan inte återställer kravet är att balanskravet i sin helhet inte uppfylls. Åsa Carlsson, :50 7

43 Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Resultaträkning månadsvis 2018 kommer förskolorna att vara under lupp. Det innebär att samtliga förskolor kommer följas och bevakas extra noga och mer regelbundet är vad i vanliga fall görs. Det kommer göras en resultaträkning per förskola och månad (som ett månadsbokslut) där intäkter och kostnader ställs mot varandra. Resultaträkningen kommer göras på helårsbasis, det vill säga varje gången månad uppdateras med rätta siffror medan kommande månader ligger med ett prognosutfall. Balanskravet ser efter första helårsuppföljningen ut att hållas för de flesta av förskolorna i bou. Hantera ärenden och dokument Hantera post Hantera arkiv och bevarandefrågor Hantera skrivelser och frågor från kunder/medborgare Hantera uppdrag och projekt från nämnd/styrelse och kommunfullmäktige Risk för att diarieföring och gallring inte sker enligt gällande lagstiftning Det finns risk för att diarieföring, arkivering, bevarande och gallring inte sker enligt gällande lagstiftning och våra antagna dokumenthanteringsplaner. Lagstiftningen är komplex och gråzoner finns. Osäkerhet kan finnas avseende dokumenthanteringsplaner och lagstiftningens krav på registrering av allmänna handlingar. Kategori: Legal risk Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Kommentar: Sannolikheten att kommunen skulle bryta mot lagstiftningen bedöms som stor då osäkerhet finns hos personalen om vad som ska diarieföras och inte samt vad som ska gallras och inte. Utbildning och information sker till personal varmed sannolikheten bedöms som lägre än tidigare år. Konsekvensen om kommunen bryter mot lagen bedöms som stor och kan leda till allvarlig förtroendeskada för kommunen. Det är också allvarligt om dokument som ska diarieföras/bevaras inte återfinns. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Rutin förvaring och gallring Kontroll av blanketter i verksamhetshandb oken Förvaring, diarieföring och gallring. Kontroll då nya blanketter ska publiceras i vhb. Informera och kommunicera Välja hur vi ska informera Publicera och samordna Kalmar.se Hantera presskontakter Producera trycksaker Risk för att informationen inte når fram eller inte tas emot Det finns risk för att informationen som kommunen vill kommunicera inte når fram eller inte tas emot då det finns flera olika informationskanaler. Risken ökar också i och med att informationsflödet är högt i samhället och det kan vara fel tid att informera, fel informationskanal eller missar målgruppen av annan anledning. Det finns också risk för att kommunikationen inte sker på det mest kostnadseffektiva sättet. Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Kommentar: Åsa Carlsson, :50 8

44 Sannolikheten att detta skulle inträffa bedöms som stor då informationsflödet är högt i samhället och informationskanalerna är många. Konsekvensen om detta skulle inträffa bedöms som allvarlig då påverkan på verksamheten kan bli stor beroende på vad som informeras om. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Kundenkät Information på Piren Sammanställning av svaren i kundenkäten avseende information. Uppföljning av hur information på Piren tas emot. Leverera IT-stöd Bistå med IT-stöd Införa och hantera drift av IT-system Förändra IT-miljön Leverera ny dator-arbetsplats Risk för att IT-system inte stödjer verksamheten Risk för att IT-system inte stödjer användarna och därmed verksamheten. Detta kan innebära att arbetsuppgifter inte kan utföras på ett optimalt sätt, till exempel om användare inte hittar den information som han/hon söker. Kategori: IT-risk Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Kommentar: Sannolikheten att detta skulle inträffa bedöms som stor då verksamheten hanterar ett stort antal IT-system och personalen i ett flertal fall är sällananvändare. Kommunen har en löpande dialog med leverantörer av IT-system angående förbättringsförslag vilket minskar sannolikheten för att detta inträffar. Konsekvensen om IT-systemen inte stödjer verksamheten bedöms ha stor påverkan då det kan orsaka störningar, minskad effektivitet och felhantering. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Uppföljning och inventering av vilka IT-system som inte stödjer verksamhet en. Uppföljning och inventering av de IT-system som förskole- och grundskolepersonal använder mest frekvent. Risk för att det finns oklarheter i befogenheter och ansvar Risk för oklarheter i befogenheter och ansvar gällande IT-system. Systemförvaltning av IT-system ligger i vissa fall ute på enheterna som använder/har köpt in systemen. Oklarheter kan då uppstå om vilka befogenheter systemförvaltaren respektive kommunens IT-avdelning har och vem som är ansvarig för vad. Kategori: IT-risk Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Kommentar: Sannolikheten att detta skulle inträffa bedöms som stor då påtalande har gjorts vid ett flertal verksamheter under riskanalysens genomförande. Det saknas en systemförvaltarmodell och de nyligen framtagna dokumenten inom informationssäkerhet behöver implementeras. Konsekvensen om detta inte fungerar bedöms som allvarlig då verksamhetens effektivitet påverkas. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Uppföljning av systemförvaltning. Uppföljning av att systemförvaltarmodellen har tagits fram och implementerats. Kontrollera att roller och ansvar har dokumenterats i systemförteckning. Åsa Carlsson, :50 9

45 Risk för felaktiga behörigheter i system Felaktig behörighet i IT-system riskerar att leda till sekretessbrott och andra överträdelser av befogenheter. Kategori: Legal risk Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Kommentar: Sannolikheten att detta ska inträffa bedöms som stor. Behörigheter sätts idag helt utan automatik vilket borgar för misstag vid behörighettilldelning samt att förändringar inte hanteras enligt gällande rutiner. Detta innebär i sin tur att felaktiga behörigheter kan finnas utan möjlighet till uppföljning. Det är också svårt att följa upp att behörigheter rensas när medarbetare slutar eller byter tjänst. Konsekvensen bedöms som allvarlig då det kan leda till lagbrott och överträdelser av befogenheter. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Kontroll av personal som slutat/bytt anställnin g. Kontroll av personal (förskolechef och rektor) som slutat/ bytt anställning och som har haft behörighet i system för externa webbsidan samt andra system där person- och företagskänsliga uppgifter förvaras/hanteras. Rekrytera, utveckla och avveckla personal Rekrytera personal Genomföra löneöversyn Genomföra förhandlingar Arbeta med kompetensutveckling Arbeta med personaladministration Stödja utvecklingen av en attraktiv och frisk arbetsplats Administrera lokal och central samverkansgrupp Genomföra tvisteförhandlingar Genomföra intresseförhandlingar Handlägga pensionsfrågor Hantera och utbetala lön Arbeta med systematiskt arbetsmiljöarbete Handlägga arbetsgivarens rehabiliteringsansvar Arbeta med vårt inre miljöarbete Risk för brister i hantering av lön Personalkostnader utgör den andelsmässigt största delen av kommunens kostnader, cirka 80%. Processer från anställning till utbetald lön innefattar flera steg beroende av den mänskliga faktorn. I de fall processerna inte följs eller blivit föråldrade kan detta generera fel vid löneutbetalningar eller få stor påverkan för den anställde eller arbetsgivaren. Det finns risk att frånvaro såsom sjukfrånvaro, semester och föräldraledighet inte rapporteras som det ska. Det finns också risk att redovisningen av lönen blir fel. Kategori: Risk i finansiell rapportering Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Kommentar: Sannolikheten att lönehanteringen skulle bli felaktig bedöms som stor då många moment kräver handpåläggning och det finns då risk för fel beroende av den mänskliga faktorn. Konsekvensen bedöms bli allvarlig då detta kan påverka kommunens förtroende samt i vissa fall den anställdes ekonomi. En felaktig hantering kan leda till att fel lön utbetalas och att beslut fattas på felaktiga grunder om redovisningen av lönen hanterats fel. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Uppföljning lönutbetalningar För att säkerställa att rätt lön betalas ut till de anställda varje månad lägger skolsekreterare in lön på personnivå i löneprognosen. Denna stäms sedan av mot ekonomisystemet av ekonom för att på så vis säkerställa att löneredovisningen är korrekt. Ev justeringar görs på månaden efter. Åsa Carlsson, :50 10

46 Risk för att kommunen inte kan säkerställa personalförsörjningen med rätt kompetens Det finns risk att kommunen inte kan rekrytera personal eller behålla personal med rätt kompetens. Många yrkesgrupper är starkt eftertraktade på arbetsmarknaden och konkurrensen från andra organisationer är hög. Kommunen måste vara en attraktiv arbetsgivare samt se till att kommunens verksamheter är i ständig förändring med nya lagstadgade krav. Kommunen måste kontrollera att kompetensutveckling av personalen sker i den utsträckning som behövs för att klara yrkesrollen som annars kan leda till ökade avvikelser, lägre effektivitet och övriga kvalitetsbrister. Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Kommentar: Sannolikheten bedöms som stor eftersom kraven på våra verksamheter förändras ofta och behov av personal uppstår nästan varje dag i en kommun. Konsekvensen om vi inte klarar av att säkerställa personalförsörjningen bedöms ha en allvarlig påverkan på verksamheten då avsaknad av personal med rätt kompetens kan betyda att kommunens mål inte nås. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Säkerställa personal och kompetens Uppföljning och bevakning av HR specialist. Deltagande i olika sammanhang så som rekryteringsmässor, informationsmöten etc. Erbjuda förmånliga anställningar för att göra Kalmar kommun till en attraktiv arbetsgivare och ett självklart val för pedagoger efter sin examen eller som nyinflyttad till regionen. Risk för att kraven i det systematiska arbetsmiljöarbetet inte uppfylls Det finns risk för att kraven i det systematiska arbetsmiljöarbetet inte uppfylls. Enligt arbetsmiljölagen är arbetsgivaren huvudansvarig för arbetsmiljön och arbetsförhållanden på arbetsplatsen. Arbetsmiljön gäller både fysiska som psykosociala förhållanden. En god arbetsmiljö ger engagerade medarbetare som bidrar till verksamhetens kvalitet, resultat och mål. Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Kommentar: Sannolikheten att kommunen som organisation inte kan uppfylla kraven i det systematiska arbetsmiljöarbetet i sin helhet bedöms som stor då kommunen har en omfattande verksamhet med flera olika arbetsställen och mycket personal. Konsekvensen om kraven i det systematiska arbetsmiljöarbetet inte uppfylls bedöms ha allvarlig påverkan på verksamheten i form av minskad trivsel, ökad sjukfrånvaro, högre personalomsättning samt ökad risk för tillbud och arbetsskador. Detta kan leda till bristande måluppfyllelse, minskad kvalitet och sämre resultat i kommunens verksamheter. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Bevakning av anställningsdagar Tillgänglighet vikarier Varje månad görs en översikt av samtliga anställda i timecare pool på antalet anställningsdagar. Outbildade vikarier ska inom 300 dagar ha påbörjat en pedagogisk utbildning för att få fortsätta sin anställning som timvikarie. De som inte påbörjat sin utbildning inom denna period plockas bort ur systemet. Detta för att säkerställa tillgång på vikarier och behörig personal. Det är viktigt att timecarepool hålls uppdaterad med aktiva timvikarier så att skolor och förskolor vet vilka vikarier som finns tillgängliga för bokning vid behov. Genomgång av befintlig vikariepersonal i systemet har gjorts tre gånger under kontrollperioden. De som inte har utbildning eller kan påvisa att de påbörjat sådan plockas bort från vikariepoolen. Ledtiderna har tyvärr varit lite långa mellan att bou har producerat listan på de som ska plockas bort ur systemet tills verkställande om avslut har gjorts. Ny rutin tittas på tillsammans med Ekonomi- och Lönecenter. En rutin som förhoppningsvis kommer förenkla och effektivisera arbetet. Åsa Carlsson, :50 11

47 Stödja och utveckla den demokratiska processen Administrera nämndens/styrelsens verksamhet Hantera motioner Hantera medborgarförslag Genomföra allmänna val Genomföra medborgardialoger Hantera interpellationer och frågor Risk för att tagna beslut inte verkställs Det finns risk för att tagna beslut inte verkställs eller att det finns tveksamheter om vad som är beslutat. Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 8 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 4) Kommentar: Sannolikheten att detta skulle inträffa bedöms som liten då kommunen har systemstöd för hantering av nämndsadministrationen samt att rutiner för detta finns och är kända i verksamheten. Uppföljning görs av att tagna beslut har verkställts eller på annat sätt hanterats. Konsekvensen om detta skulle inträffa bedöms som mycket allvarlig då verksamheten inte skulle arbeta med rätt saker eller mot fastställda mål. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Kontroll av att tagna beslut verkställs och att tveksamheter inte finns om vad som är beslutat. Uppföljning av att fullmäktiges beslut har verkställts. Tillhandahålla lokaler Beställa installation och funktion för telefoni och data Lösa verksamhetens behov av lokaler Arbeta med larm/styr och övervakning av fastigheter Genomföra uppdrag kring nybyggnation Överlämna entreprenad till Drift&service Hantera uppdrag på Drift&service Hyra ut lediga lokaler externt Hantera felanmälan Arbeta med energieffektivisering Planera underhåll av fastigheter Risk - Att inte kunna erbjuda skola och förskola i rätt tid och på rätt plats Den snabba befolkningsutvecklingen i Kalmar ställer stora krav på utbyggnad av både skola och förskola. Kommunens befolkning beräknas vara ca invånare år Förutsättningarna i varje enskilt bo-stadsområde kan förändras snabbt, nya bostadsprojekt planeras, och vi beredskap behövs för att kunna möta nya behov. Antalet barn i förskole- och skolåldrar ökar också snabbare än befolkningen som helhet. Fram till år 2025 ökar antalet förskolebarn med ca 680 vilket motsvarar ca 45 nya förskoleavdelningar. Antalet elever i grundskolan ökar ännu mer, ca elever, vilket motsvarar ca 72 tillkommande klasser. Kommunens förskolor och skolor är i dag i stort sett fullt utnyttjade. Utmaningen blir alltså att möta ökningen och bygga ut verksamheten i rätt område och i rätt tid. Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 16 (Sannolikhet: 4, Konsekvens: 4) Kommentar: Sannolikheten bedöms som stor då det expanderar snabbt i kommunen och det är redan brist på främst förskoleavdelningar. Det är också mer än utbyggnad av förskolor och skolor som ska rymmas inom kommunens begränsade investeringsbudget de kommande åren, så det är viktigt att vi är med och påverkar där det finns möjlighet. Åsa Carlsson, :50 12

48 Konsekvensen är hög, då vi riskerar att inte klara av det uppdrag vi har - att erbjuda förskole- och skolplats i rätt tid och rätt område. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Tillhanda lokaler För barn- och ungdomsnämnden anses denna risk något högre i och med det ökande barnoch elevantalet. Lokalfrågan är lyft som en prioritering i verksamhetsplanen I och med det ökande barn- och elevantalet finns en risk att vi inte kan möta förskolans uppdrag att erbjuda förskoleplats i rätt tid och i rätt område. För skolans del är risken i stort densamma, dvs att elever bosatta i ett område där det expanderar snabbt, inte kan ges möjligheten att gå på sin första vals skola. Tillhandahålla varor och tjänster Tillhandahålla vaktmästeritjänster Tillhandahålla telefonisttjänster Upphandla telefoner och datorer Förvalta IT-system Lösa ärenden till helpdesk Hantera förändringar av IT-infrastrukturen Lösa verksamhetens behov av lokaler Hantera våra försäkringar Arbeta med inköp och upphandling Arbeta med skal- och personskydd Hantera kundbeställningar, leveranser och förråd Anskaffa material från leverantörer Planera och utföra städuppdrag Utföra transporter Underhålla, reparera och besiktiga fordon Köpa/leasa fordon och motorredskap Planera och leverera kostverksamhet Risk för att inköp inte sker enligt avtal Det finns risk för att inköp inte sker enligt de avtal som kommunen tecknat. Samtliga avtal finns inte samlade i systemstöd och vilka avtal som tecknats kanske inte är känt av de som gör inköp. Det finns också risk för att tecknade avtal inte sägs upp i tid, omförhandlas eller förlängs då de återfinns på olika ställen och inte är samlade i systemstöd. Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 12 (Sannolikhet: 4, Konsekvens: 3) Kommentar: Sannolikheten att avtal inte följs, sägs upp i tid eller förlängs bedöms som mycket stor då inköp sköts av flera olika personer på förvaltningen och därmed ökar risken att avtalen inte är kända. I riskanalysen har också framkommit att samtliga avtal inte finns samlade i systemstöd vilket ökar sannolikheten för brister i hanteringen (mänskliga faktorn). Konsekvensen om kommunen inte följer avtal, säger upp dem i tid eller förlänger dem bedöms ha stor påverkan på verksamheten och kan leda till förtroendeskada och ekonomisk skada. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Inköp följer avtal Kontroll av att Bou handlar i enlighet med kommunens avtalade leverantörer. Risk för att direktupphandling inte sker Det finns risk för att direktupphandling inte görs enligt gällande lagkrav. Lagens krav är inte kända hos alla som gör inköp. Det finns också risk att de direktupphandlingar som görs inte redovisas till upphandlingsenheten. Kategori: Legal risk Åsa Carlsson, :50 13

49 Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Kommentar: Sannolikheten att reglerna för direktupphandling inte följs bedöms som stor då det är många personer som gör inköp och kunskapen om gällande lagstiftning varierar. Sannolikheten att genomförd direktupphandling inte redovisas till upphandlingsenheten bedöms också som stor då dessa rutiner inte är kända i verksamheten samt på grund av den mänskliga faktorn. Konsekvensen om direktupphandling inte sker eller redovisas bedöms som allvarlig då detta kan leda till ekonomisk skada för kommunen samt förtroendeskada. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar kontroll om direktupphandling skett BoU är en stor förvaltning med många olika som gör inköp av olika slag. Detta ökar risken att inköp inte sker på korrekt sätt när en direktupphandling behöver göras. Risk för mutor, jäv och oegentligheter Kalmar kommun har antagit riktlinjer mot mutor och jäv samt tillhörande handlingsplan som en del i ett aktivt förebyggande arbete. Det finns risk för att dessa inte följs. För att ytterligare förebygga oegentligheter ska varje nämnd bedöma risken för mutor, jäv och oegentligheter inom sin verksamhet. Ett aktivt, förebyggande arbete mot korruption i kommunal verksamhet skyddar medborgarna mot slöseri och ineffektivitet. Medborgarnas förtroende för kommunen fordrar att de anställda och förtroendevalda inte påverkas av ovidkommande önskemål, mutbrott, favorisering av en enskild leverantör eller ovidkommande hänsyn i tjänsteutövningen. Kategori: Legal risk Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Kommentar: Sannolikheten för att detta skulle inträffa bedöms som stor då kommunen har en omfattande verksamhet, hanterar många inköp och har många anställda. Konsekvensen anses bli allvarlig eftersom det skulle innebära enorma förluster i såväl kapital som anseende om detta skulle inträffa. Det är lätt att skada förtroendet för en verksamhet men mödosamt och tidsödande att bygga upp igen. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Uppföljning av rutin. Uppföljning av rutin för mutor, jäv och oegentligheter. Åsa Carlsson, :50 14

50 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Torbjörn Hansson BUN 2018/0400 Tfn Barn- och ungdomsnämnden Investeringsbehov Förslag till beslut Barn- och ungdomsnämnden tillstyrker förvaltningens beskrivning av förändrade behov gällande investeringar inför kommunfullmäktiges beslut av verksamhetsplan med budget Bakgrund Kommunstyrelsen ansvarar enligt kommunallagen för att upprätta förslag till budget för verksamheten. Budgeten antas sedan av kommunfullmäktige. En viktig del i budgetprocessen är att få nämndernas kommande behov beskrivna och redovisade. Investeringsbehov för barn- och ungdomsnämnden Antalet barn och elever fortsätter att öka. Till detta kommer ett kraftigt bostadsbyggande som innebär behov av förskola och skola i nya områden. Ökningen av antalet barn i förskolan ser nu ut att ske i långsammare takt. Det innebär att paviljonger succesivt kan avvecklas och ersättas av planerade förskolor. I jämförelse med tidigare beslut finns två förändringar. Förskolan Pulkabacken i Norrliden skjuts framåt (utanför perioden). Den nya skolan i Rinkabyholm får ändrad inriktning. Planeras nu som mellanstadium inom samma totala yta som tidigare tänkt lågstadium. Ett mellanstadium ger bättre samordningsmöjligheter med ett framtida högstadium och kan också minska den totala skolutbyggnaden i Södra staden. Tidigare beslutat av KF, Falkenbergsskolan, ombyggnad av kök Falkenbergsskolan, ombyggnad av matsal Kommentar Kostenheten och BoU Kostenheten och BoU Lindsdal, Ny förskola centralt ("Milstenen") Bostadsbyggande. Ersätter paviljonger Norrliden, Ny förskola med tillagningskök ("Pulkabacken") Skjuts framåt eller senare Vimpeltorpet, Ny förskola ("Karlssons äng") Bostadsbyggande. Ersätter paviljonger Smedby, Barkestorpsskolan ombyggnad kök Kostenheten och BoU Smedby, Barkestorpsskolan ombyggnad matsal Kostenheten och BoU Smedby, Dörbyskolan ombyggnad kök/matsal till skollokaler Södra staden, Ny förskola Bostadsbyggande. Ersätter paviljonger Södra staden F 3 skola inkl kök och matsal Ändrad inriktning. Mellanstadium. Barn- och ungdomsförvaltningen Förvaltningskontoret Adress Box 951, KALMAR Besök Skeppsbrogatan 55 Tel vx Torbjorn.Hansson@kalmar.se

51 BUN 2018/ (2) Tallhagsskolan, Gröndalsskolan och förskolan Tallen startar verksamheten höstterminen Projektering för ombyggnad/anpassning av lokalerna pågår. Externa hyreskontrakt (Kifab Telemarken) beslutat av KF Tallhagsskolan Högstadium Gröndalsskolan Särskola Tallen förskola Kommentar Även Lindöskolans mellanstadium Elevantalet ökar i Rockneby. Skolan får viss renovering och nya klassrum. Kroggärdets förskola i Smedby ersätts av nya lokaler i f.d. Silvergärdsskolan. Inga nya platser men ger förutsättningar för framtida utbyggnad. Nya behov Rocknebyskolan renovering + 2 klassrum Silvergärdsskolan byggs om till förskola Vasaskolan Kök och matsal Kommentar Ersätter Kroggärdet förskola Kostenheten och BoU Konsekvenser Under förutsättning att ovanstående investeringar genomförs bedöms förslaget inte få några negativa konsekvenser för den ekologiska, sociala eller ekonomiska hållbarheten. Mats Linde Förvaltningschef Torbjörn Hansson Planeringssekreterare

52 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Pär Burvall BUN 2018/0397 Tfn Barn- och ungdomsnämnden Dataskyddsombud - barn- och ungdomsnämnden Förslag till beslut Barn- och ungdomsnämnden utser Sara Svensson, kommunledningskontoret, som dataskyddsombud för barn- och ungdomsnämnden fr.o.m. den 25 maj Bakgrund Dataskyddsförordningen, GDPR (General Data Protection Regulation), ersätter personuppgiftslagen (PUL) den 25 maj De nya reglerna börjar då gälla direkt utan någon övergångsperiod. Enligt den nya dataskyddsförordningen ska alla offentliga myndigheter utse ett dataskyddsombud. Dataskyddsombudets uppgift är att informera och ge råd till den personuppgiftsansvariga organisationen kring vilka skyldigheter som gäller enligt dataskyddsförordningen. Ombudet ska också bevaka att reglerna följs och fungera som kontaktperson för Datainspektionen. Det är emellertid den personuppgiftsansavariga organisationen, inte ombudet, som ansvarar för att reglerna följs, varför organisationen måste ha rutiner och arbeta på ett sådant sätt att nödvändiga krav följs. Kalmar kommun har anställt Sara Svensson, kommunledningskontoret, som dataskyddsombud för kommunkoncernen. Varje personuppgiftsansvarig nämnd behöver utse Sara Svensson till dataskyddsombud för sitt ansvarsområde. Dataskyddsombudet ersätter personuppgiftsombudet i nuvarande personuppgiftslag. Mats Linde Förvaltningschef Pär Burvall IT-pedagog Barn- och ungdomsförvaltningen Förvaltningskontoret Adress Box 951, KALMAR Besök Skeppsbrogatan 55 Tel vx

53 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Jennie Ljunggren BUN 2018/0405 Tfn Barn- och ungdomsnämnden Svar på kommunrevisorernas granskning av intern kontrollplan 2018 Förslag till beslut Barn- och ungdomsnämnden överlämnar svaret till kommunens revisorer. Bakgrund Kommunens revisorer har uppmärksammat att vid barn- och ungdomsnämndens beslut i november 2017 om intern kontrollplan för 2018, var två av riskerna som fanns med i analysen som bifogades handlingarna till nämndens sammanträde i oktober borttagna. Revisorerna vill senast den 30 maj 2018 få veta orsaken till förändringen. Yttrande Interna kontrollplanen (IKP) som presenterades för barn- och ungdomsnämnden oktober 2017 var ett utkast (arbetsmaterial) av den handling som sedan beslutades på nämnden i november. Därav att det förekommer skillnader mellan de olika dokumenten. Delar av IKP är också en direkt påverkan av vad som lyfts som risker och prioriteringar i verksamhetsplanen. Eftersom verksamhetsplanen beslutas i nämnd först i december (informationsärende till barnoch ungdomsnämnden i november) så blir det också naturligt att det sker förändringar mellan IKP informationsärende och beslutsärende. Nedan följer svar på de efterfrågade riskerna med kontrollmoment. Ökade vistelsetider i förskolan urholkar personaltätheten Detta var en av de risker som lyftes i verksamhetsplanen 2017, vilken ledde till ett uppdrag mellan kommunledningskontoret och barn- och ungdom att titta närmare på möjligheten att barnpengen från kommunfullmäktige också skulle omfatta, inte bara antal barn, utan även ersättning för vistelsetiden. Uppdraget ledde till att vistelsetiden ersätts till barn- och ungdomsnämnden enligt samma rutin som peng per barn, dvs. är vistelsetiden högre än budgeterat får barn- och ungdomsnämnden ersättning för mellanskillnaden är satt som basår. Barn- och ungdomsförvaltningen Förvaltningskontoret Adress Box 951, KALMAR Besök Skeppsbrogatan 55 Tel vx jennie.ljunggren@kalmar.se

54 BUN 2018/ (2) I och med detta beslut så lyftes inte denna risk i verksamhetsplanen för 2018 (vilken inte var klar vid informationstillfället för IKP i oktober) och togs därför också bort från IKP 2018 inför beslut i november. Att inte kunna erbjuda förskoleplats i rätt tid och i rätt område Förskolans brist på lokaler i och med barnökningen är fortfarande ett prioriterat område och finns också med i den beslutade kontrollplanen i november. Risken har däremot flyttats till stycket Tillhandahålla lokaler. I IKP 2017 (samt utkastet till 2018) återfinns denna under rubriken Bidra till individers utveckling och lärande men då frågan kring lokaler är kommungemensam (och inte specifik för barn- och ungdomsnämndens uppdrag) så ansågs kontrollen mer passande under avsnittet Tillhandahålla lokaler. Mats Linde Förvaltningschef Jennie Ljunggren Ekonom

55

56 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Jennie Ljunggren/Camilla Bäckman BUN 2018/0385 Tfn Barn- och ungdomsnämnden Svar på revisorernas rapport "Granskning av löneprocessen" Förslag till beslut Barn- och ungdomsnämnden överlämar svaret till kommunens revisorer. Bakgrund Ernst & Young AB har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kalmar kommun granskat intern kontroll vid utbetalning av löner. Granskningsrapporten är överlämnad till kommunstyrelsen, barn- och ungdomsnämnden samt socialnämnden. Kommunstyrelsen och nämnderna rekommenderas utifrån granskningsresultatet: Att regelbundet följa upp gjorda ändringar av inlagda grunduppgifter, som exempelvis en förändrad grundlön. Att formalisera och dokumentera kontrollen av lönedetaljlistor där en digital kontroll vore önskvärd. Säkerställ att samtliga anställda, där det är möjligt, använder självservice. Svar på rapportens rekommendationer samt vilka åtgärder nämnden planerar att vidta ska vara kommunens revisorer tillhanda senast den 30 juni Yttrande Efter granskningen av löneprocessen framkom tre rekommendationer från revisorerna, ingen av dessa med direkt anknytning till barn- och ungdomsnämnden. Vi har däremot kunnat koppla delar av rekommendationerna till vår interna kontrollplan och viss möjlighet till eventuell utveckling och förbättring. Barn- och ungdomsförvaltningen Förvaltningskontoret Adress Box 951, KALMAR Besök Skeppsbrogatan 55 Tel vx jennie.ljunggren@kalmar.se

57 BUN 2018/ (2) 1. Grunddata Grunddata ägs inte av barn- och ungdomsförvaltningen utan hanteras numera av ekonomi- och lönecenter. Däremot har vi möjlighet att göra uppföljningar och kontroller utifrån våra löneprognoser för att på så sätt fånga upp eventuella felaktigheter i grunddata. Löneprognoser stäms av en gång i månaden samt arkiveras tre gånger per år. 2. Lönedetaljer Löneläsningen gjordes tidigare i systemet av respektive skolsekreterare, nu ligger uppgiften centralt av respektive enhets lönehandläggare på ekonomi- och lönecenter. Löneprognosen blir även här vårt kontrollverktyg för att säkerställa att rätt lön betalas ut och att eventuella avdrag så som sjukfrånvaro är inlagt. Digital kontroll ser vi inte är möjligt för vår förvaltning på grund av begränsade behörigheter i systemet. 3. Självservice/manuella blanketter Barn- och ungdomsförvaltningen hanterar överlag endast ett fåtal manuella blanketter vad gäller lön. Det skulle kunna förekomma blanketter vid avvikelser från vikariebokningen i Time Care Pool, men då vår förvaltning har lokala vikariebokare på varje enhet så hanteras även eventuella justeringar direkt i systemet. Inga tendenser till ökad blanketthantering har påvisats sedan lönehanteringen centraliserades. Endast i de fall avvikelse/justering av bokning sker efter datum för lönebryt blir manuell blankett aktuell. Dock behövs fortfarande blankett när det gäller lön för tjänstledig tillsvidareanställd personal som vikarierar eftersom löneorsak blir Fyllnad ej ATL, vilken inte kan hanteras elektroniskt. Elektronisk hantering av detta verkar inte vara möjligt i de fall personalen rör sig mellan olika förvaltningar. Däremot tittar vi på en eventuell möjlighet av elektronisk hantering för tjänstledig personal inom barn- och ungdomsförvaltningen som vikarierar inom vår förvaltning. Mats Linde Förvaltningschef Jennie Ljunggren Ekonom Camilla Bäckman Systemförvaltare

58

59

60

61

62

63

64

65

66

67

68

69

70

71

72 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Clas Wolke BUN 2018/0384 Tfn Barn- och ungdomsnämnden Svar på revisorernas rapport "Granskning av det systematiska arbetsmiljöarbetet avseende hot och våld" Förslag till beslut Barn- och ungdomsnämnden överlämnar svaret till kommunens revisorer. Bakgrund Ernst & Young AB har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kalmar kommun genomfört en granskning av det systematiska arbetsmiljöarbetet avseende hot och våld. Granskningsrapporten är överlämnad till kommunstyrelsen, barn- och ungdomsnämnden samt socialnämnden. Kommunstyrelsen och nämnderna rekommenderas utifrån granskningsresultatet att: säkerställa att tillräckliga riskbedömningar sker enligt gällande lagstiftning och kommunens gällande rutiner och blanketter och att dessa även omfattar risker avseende våld, hot om våld och trakasserier, säkerställa att det planerade utvecklingsarbetet med hur återrapportering och uppföljning till styrelse och nämnder sker, samt aktualisera frågan om våld, hot om våld bland de förtroendevalda. Senast den 30 juni 2018 önskar kommunens revisorer svar på rapportens rekommendationer samt vilka åtgärder nämnden planerar att vidta. Yttrande Följande åtgärder kommer att vidtas utifrån rapporten: säkerställa att tillräckliga riskbedömningar sker enligt gällande lagstiftning Inventering och riskanalys utförs genom att följa arbetsgången i dokumentet: Hot och våld - förebyggande åtgärder samt checklistor, i kommunens verksamhetshandbok samt Arbetsmiljöverkets häfte: Kartläggning av våld och hot inom omsorg och skola. Tillägg kan behöva göras i dokument i barn- och ungdomsförvaltningens verksamhetshandbok. Barn- och ungdomsförvaltningen Förvaltningskontoret Adress Box 951, KALMAR Besök Skeppsbrogatan 55 Tel vx Clas.Wolke@kalmar.se

73 BUN 2018/ (2) återrapportering och uppföljning till styrelse och nämnder Med en utveckling av webbformuläret för tillbudsrapportering, alternativt möjlighet att i systemet KIA 1) kunna rapportera om polisanmälan gjorts i samband med händelser i form av våld, hot samt hot om våld bör det i förlängningen vara möjligt att på ett enkelt sätt få fram statistik. Detta möjliggör sammanställning på förvaltningsnivå och analys av rapporterade polisanmälningar. 1) KIA är en förkortning för Kommunernas Informationssystem om Arbetsmiljö. I detta system anmäls tillbud, riskobservationer och olycksfall som sker under arbetstid eller på väg till och från arbetet. KIA ska införas i hela Kalmar kommun men prövas först på två förvaltningar fr.o.m. den 1 mars aktualisera frågan om våld, hot om våld bland de förtroendevalda Att t.ex. klargöra ansvarsförhållanden, förtydliga förhållningsregler i det politiska debattklimatet och informera om hur politiker bör gå tillväga om de blir utsatta är en kommunövergripande fråga varför rutin bör tas fram på kommunnivå. Mats Linde Förvaltningschef Clas Wolke Verksamhetsutvecklare

74

75

76

77

78

79

80

81

82

83

84

85

86

87

88

89

90

91

92 Handläggare Datum Peter Sunnanek Barn- och ungdomsnämnden Information om fokustid Syftet med fokustid i Kalmar kommun, som huvudsakligen finansieras med hjälp av statsbidraget Läxhjälp formulerades när beslutet fattades : Elever erbjuds möjlighet till mer tid i skolan. Tid där de kan fokusera och i lugn och ro arbeta med skoluppgifter. Fokustiden ska ge alla elever ytterligare möjligheter att utvecklas så långt som möjligt i sitt lärande utifrån sina egna förutsättningar. Med fokustid ska hemförhållanden och elevbakgrund, de socioekonomiska bakgrundsfaktorerna, spela mindre roll för studieresultaten. Insatsen ska bidra till högre meritvärden Fokustiden erbjuds samtliga elever inom Kalmar kommun vid minst två tillfällen i veckan under vilka legitimerad lärarpersonal medverkar, även speciallärare/specialpedagog. Skolskjutsar är anpassade så att även de elever som nyttjar skolskjuts har en reell möjlighet att delta. Alla elever som deltar på fokustid erbjuds mellanmål, även de elever som inte är inskrivna på fritidshem. Vi ser att elevernas meritvärden i årskurs nio är på stadig uppgång. Särskilt glädjande är att Kalmars kurva är tydligt brantare än rikets: Barn- och ungdomsförvaltningen Adress Box 951, Kalmar Besök Skeppsbrogatan 55, plan 5 Tel vx barnungdom@kalmar.se

93 2 (6) Det är dock ogörligt att veta hur stor betydelse just fokustiden har för dessa ökande resultat för Kalmar kommuns elever och deras kunskapsutveckling. Syftet var och är att bidra och självklart bidrar regelbunden läxhjälp/fokustid med legitimerade lärare på den egna skolan till att stärka elevernas förutsättningar att dels nå målen men även utvecklas så långt som möjligt. Fokustiden är dock en långsiktig insats som antas behöva pågå kontinuerligt för att få full effekt. Ett antal olika insatser bedrivs syftande till att förbättra elevernas resultat, varav fokustid är en. Lärares syn på fokustid Hösten 2017 genomfördes en medarbetarenkät (svarsfrekvens 77 %) i vilken även ingick några frågor om hur grundskollärare uppfattar fokustid. Uppfattningen är övervägande positiv, och ungefär nio av tio lärare anser att vi bör ha kvar fokustiden ungefär som den i dag existerar. Uppfattningen är att de elever som behöver fokustiden för att nå målen deltar, medan de elever som behöver mer utmaningar inte deltar i samma utsträckning. Det är tydligt att de lärare som undervisar på fokustiden är mera positiva till densamma än de lärare som inte undervisar på fokustiden, som ändock är övervägande positiva.

94 3 (6) Elevernas syn på fokustid Under vintern 2018 genomfördes en omfattande enkätundersökning bland kommunens elever (svarsfrekvens 89 %) där det bland annat fanns frågeställningar rörande elevernas uppfattning om fokustid. Eleverna är övervägande positiva till fokustiden, och en tydlig majoritet av eleverna har uppfattningen att fokustiden bör vara kvar i nuvarande tappning. Glädjande är att en tredjedel av alla elever i Kalmar kommun deltar regelbundet på den helt frivilliga fokustiden. Medan ytterligare ungefär en tredjedel har deltagit vid något/några tillfällen.

95 4 (6) Vårdnadshavares syn på fokustid Parallellt med vinterns elevenkät genomfördes också en omfattande enkät riktad till vårdnadshavare till barn i grundskola i Kalmar kommun (svarsfrekvens 57 %) där några frågor ställdes om fokustid. Vårdnadshavarana är minst lika nöjda som med fokustiden som grundskollärare och elever. Hela 99 % anser att fokustiden bör finnas kvar. Däremot anser var femte vårdnadshavare att de saknar information om vad fokustid innebär, något som respektive skola kan arbeta mera med.

96 5 (6) Vårdnadshavarnas uppfattning om närvaro under fokustiden stämmer väl överens med eleverna: Elevers deltagande på fokustid I statistiken över deltagande under fokustiden går det tydligt att se att ju yngre barnen är desto oftare frekventerar de fokustiden. En delförklaring kan vara att de yngre barnen i väldigt hög utsträckning är inskrivna på fritidshemmet och befinner sig ändå på skolan när fokustiden bedrivs, vilket då skulle främja deltagande. Siffrorna för respektive termin är ungefär likvärdiga, då höstterminen har färre skolveckor än vårterminen.

97 6 (6) Statistiken över vilka ämnen som är i fokus skiljer sig också mellan stadierna, men tydligt är att kärnämnena (SV/SVA, MA och EN) står i en klass för sig. VT 2017 S S M E M S G H R S N B F K T B I M S H V V A N 2 O E I E H O I Y E K L D U L K A H K ÅK % 2% 38% 6% 1% 1% 1% ÅK % 1% 32% 21% 1% 4% 3% 2% 2% ÅK % 4% 24% 10% 3% 1% 7% 1% 5% 7% 1% 1% 5% 3% 5% 3% 3% 4% HT 2017 S S M E M S G H R S N B F K T B I M S H V V A N 2 O E I E H O I Y E K L D U L K A H K ÅK % 6% 38% 5% 2% 1% 1% 1% 1% ÅK % 2% 30% 19% 2% 6% 3% 2% 1% 2% 1% 1% 1% 1% ÅK % 1% 23% 8% 4% 11% 1% 1% 4% 4% 2% 1% 2% 5% 5% 4% 6% 5% Åtgärder Utifrån ovanstående undersökning kommer barn- och ungdomsförvaltningen att vidta följande åtgärder: På enhetsnivå motivera högpresterande elever till högre deltagande. Informera vårdnadshavare ytterligare angående fokustiden.

98 Barn- och ungdomsnämnden Anmälningsärenden 1. Skolinspektionens beslut i ärende Anmälan gällande skolsituationen för en elev vid Oxhagsskolan och Tullbroskolan i Kalmar kommun (dnr 2018/0090). 2. Utdrag ur kommunstyrelsens protokoll , 63 - Yttrande över ansökan från Kronoberg skola AB om nyetablering av en fristående grundskola och fritidshem - Nordic International School (dnr 3. Utdrag ur kommunfullmäktige protokoll , 57 - Förslag till ny organisation inför mandatperiod (dnr 2017/1020). 4. Skolinspektionens beslut i ärende Anmälan gällande Esplanadskolan samt förvaltningskontorets granskning (dnr 2018/0252). 5. Frågor om budget organisation m.m. från Förskolan Vallmons föräldraråd samt förvaltningskontorets och ordförandens svar (dnr 2018/0051). 6. Södermöre kommundelsnämnds protokoll 7. Centrala samverkansgruppens protokoll Inkomna anmälningar om kränkande behandling från förskolor och skolor. Anmälan av delegationsbeslut 1. Förvaltningschefens beslut maj: C 1 Anställning. 2. Administrativ chef, beslut april: A 8 Tillsyn av enskild verksamhet - Förskolan Lyckan (dnr 2018/0404). 3. Chef central elevhälsa, beslut april: B 6 Beslut om mottagande av elev i grundsärskolan (dnr 2018/0369). 4. Förskolechef Förskolan Oxhagen-Malmen, beslut mars: A 1 Beslut om utökad vistelsetid (dnr 2018/0304, 2018/0305, 2018/0303, 2017/0008). 5. Förskolechef Förskolan Svärdsliljan, beslut mars: A 3 Beslut om nedsättning av barnomsorgsavgift (dnr 2017/0851), A 1 Beslut om utökad vistelsetid (dnr 2018/0208, 2018/0209, 2018/0311). 6. Rektor Vasaskolan, beslut mars: A 3 Beslut om nedsättning av barnomsorgsavgift (dnr 2015/0006, 2015/0005, 2017/0937). 7. Förskolechef Förskolan Lindö, beslut december: A 9 Beslut om att placera barn i annan kommun än hemkommunen (dnr 2017/1270), C 3 Anställning. 8. Förskolechef Förskolan Oxhagen-Malmen, beslut april: A 1 Beslut om utökad vistelsetid (dnr 2018/0310). 9. Rektor Lindöskolan, beslut mars: A 2 Beslut om att ta emot barn/elev från annan kommun än hemkommunen (dnr 2018/0328). 10. Rektor Kalmarsundsskolan, beslut jan-mars: B 14 Beslut om att ta emot elev från annan kommun än hemkommunen (dnr 2018/0275, 2018/0276, 2018/0279, 2018/0292), B 15 Beslut om att placera elev i annan kommun än hemkommunen (dnr 2018/0290, 2018/0291, 2018/0295), C 3 Anställning (dnr 2018/0340, 2018/0341, 2018/0342, 2018/0343). 11. Förskolechef Förskolan Svärdsliljan, beslut mars: A 1 Beslut om utökad vistelsetid (dnr 2017/1198). 12. Förskolechef Förskolan Smedby, beslut april: A 3 Beslut om nedsatt barnomsorgsavgift (dnr 2017/0582).

99 13. Förskolechef Förskolan Rinkabyholm, beslut februari: C 3 Anställning (dnr 2018/0215). 14. Rektor Vasaskolan, beslut april: D 12 Uthyrning av lokaler på enheten. 15. Förskolechef Förskolan Trollet, beslut mars-april: A 1 A 1 Beslut om plats då barnet behöver särskilt stöd (dnr 2018/0263, 2018/0374, 2018/0396), A 5 Beslut om nedsättning befrielse eller avskrivning av fordran för person som har ekonomiskt bistånd (dnr 2014/0810, 2016/0658, 2015/1181, 2014/0035, 2018/0210, 2015/0698, 2014/0351 samt två beslut med anledning av inkomstjämförelse 2016). 16. Rektor Falkenbergsskolan, beslut maj: B 12 Beslut med anledning av begäran om skolskjuts (dnr 2018/0421). 17. B 21 Förskolechefs/rektors beslut om att utreda och vidta åtgärder mot kränkande behandling (se anmälnings- och kännedomsärendet Inkomna anmälningar om kränkande behandling från förskolor och skolor ).

100

101

102

103

104 UTDRAG 1 (3) Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen 63 Yttrande över ansökan från Kronoberg skola AB om nyetablering av en fristående grundskola och fritidshem Nordic International School Dnr KS 2018/0234 Handlingar Utdrag ur barn- och ungdomsnämndens protokoll den 21 mars 2018, 23. Barn- och ungdomsförvaltningens yttrande den 12 mars Skolinspektionens remiss. Bakgrund Kronoberg skola AB har ansökt hos Skolinspektionen om godkännande som huvudman för en ny fristående skola och fritidshem Nordic International School Kalmar. Kalmar kommun har getts möjlighet att yttra sig över ansökan. Syftet är att bedöma om en etablering av skolan skulle ge påtagliga negativa följder för den kommunala skolan. Barn- och ungdomsnämnden har yttrat sig över Kronoberg skola AB:s ansökan. Överläggning Under överläggningen föreslår Lasse Johansson (S), med instämmande av Ingemar Einarsson (C), Christopher Dywik (KD) och Max Troendlé (MP), att kommunstyrelsen ska anta barn- och ungdomsnämndens yttrande med följande tillägg: Kalmar kommun utgår ifrån att Skolinspektionen tar i beaktande den historik som den sökande har när det gäller att bedriva skolverksamhet, vilket tidigare har drabbat kommunen på ett negativt sätt. Efter att överläggningen avslutats beslutar kommunstyrelsen i enlighet med Lasse Johanssons m.fl. förslag. Beslut Kommunstyrelsen antar barn- och ungdomsnämndens yttrande som sitt och överlämnar det till Skolinspektionen som Kalmar kommuns yttrande över Kronoberg skola AB:s ansökan om nyetablering av en fristående grundskola och fritidshem - Nordic International School. Anslaget på kommunens anslagstavla den 12 april 2018.

105 2 (3) Kommunstyrelsen UTDRAG Sammanträdesdatum Kalmar kommun utgår ifrån att Skolinspektionen tar i beaktande den historik som den sökande har när det gäller att bedriva skolverksamhet, vilket tidigare har drabbat kommunen på ett negativt sätt. Protokollsanteckningar Bertil Dahl (V) och Liselotte Ross (V) redovisar en protokollsanteckning enligt följande: Vänsterpartiet ställer sig bakom barn- och ungdomsnämndens förslag till beslut men vill göra följande protokollsanteckning: Regeringen har efter överenskommelse med Vänsterpartiet presenterat ett förslag till riksdagen om vinstbegränsning i offentligt finansierad verksamhet som förskola, skola och fritidshem. Förslaget kommer att behandlas i riksdagen under våren/försommaren. Det är ett viktigt förslag som styr att skattepengar används till det de är avsedda för, nämligen verksamheten i förskola/skola/ fritidshem och inte hamnar som stora vinstuttag i privata fickor. I olika opinionsundersökningar har förslaget fått ett stort stöd hos landets invånare. Sverige är idag det enda land som tillåter liknande vinstjakt och vinstuttag i den offentligt finansierade skolan. Vi ser fram mot att Kalmar kommun snart kan säga nej till denna typ av etablering som nu är aktuell. Christina Fosnes (M), Per Dahl (M) och Jonas Lövgren (M) redovisar en protokollsanteckning enligt följande: Moderaterna är drivande bakom att Kalmar kommun ska erbjuda flera mindre skolenheter med hög kvalitet och god arbetsmiljö för elever och lärare. I yttrandet nämns att etablering av Nordic International School kan medföra en konkurrens om de elever som förmodas hänvisas till ny kommunal högstadieskola i jätteformat, som går under projektnamnet Tallhagsskolan. Moderaterna har som enda parti i Kalmar kommun sagt nej till att uppföra en storskola, nämnd projektnamnet Tallhagsskolan där elever ska förmodas undervisas. Vi ser en storskola, inte bara blir dyrt på kort sikt, utan även som en dyr investering på lång sikt för våra barn och unga i Kalmar kommun. Brofästet/Tallhagen kräver en stor ombyggnad inom- och utomhus för att anpassas för grundskoleverksamhet när skolgård och vägtransporter. Moderaternas alternativ om högstadieskola i Norrgård, när Linnéuniversitetet flyttar till nybyggt universitet vid hamnen, ska kompletteras med mindre kommunala samt friskoleverksamheter för att fylla framtida skolbehov där vi framhåller kvalitet och kvalitetssäkring i sund skolmiljö som grundläggande för Kalmar kommun. Med vårt alternativ kommer istället förvaltningar att flytta från citykärnan till Brofästet/Tallhagen och därmed frigörs centrala lokaler för ombyggnad till bostäder och butiker. Moderaterna presenterar alternativa praktiska lösningar till hur kommunen hanterar lokaler som frigörs och blir

106 3 (3) Kommunstyrelsen UTDRAG Sammanträdesdatum lediga i samband med att Linnéuniversitetet flyttar ut där vi utgår från enskilda individer, arbetsmiljö, boendemiljö när vi utvecklar Kalmar in i framtid. Sekreterare Anette Mellström Justeras Johan Persson ordförande Christina Fosnes

107 UTDRAG 1 (7) Sammanträdesdatum Kommunfullmäktige 57 Förslag till ny organisation inför mandatperiod Dnr KS 2017/0577 Handlingar Politiska majoritetens skrivelse rev. den 27 februari Förslag till ny organisation inför mandatperiod remiss. Organisation inför ny mandatperiod 2019 Remisshandling. Gemensamma synpunkter (M, L, KD, MP) på förslag till remisshandling. Synpunkter (SD) på förslag till remisshandling. Synpunkter (MP) på förslag till remisshandling. Remissvar från samhällsbyggnadsnämnden. Remissvar från kultur- och fritidsnämnden. Remissvar från socialnämnden. Remissvar från överförmyndarnämnden. Remissvar från barn- och ungdomsnämnden. Remissvar från Södermöre kommundelsnämnd Remissvar från servicenämnden. Remissvar från serviceförvaltningen. Yttrande från politiker i servicenämnden (S, C, V). Yttrande från politiker i servicenämnden (SD). Yttrande från politiker i servicenämnden (M). Skrivelse från Vision. Anslaget på kommunens anslagstavla den 10 april 2018.

108 2 (7) Kommunfullmäktige UTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens protokoll den 6 mars 2018, 39. Bakgrund Kommunfullmäktige beslutade den 28 november 2016 att ge kommunstyrelsen i uppdrag att tillsammans med en parlamentariskt tillsatt politisk styrgrupp presentera ett förslag till politisk organisation som kan beslutas före valet år Kommunstyrelsen fick också i uppdrag att samtidigt presentera ett förslag till förvaltningsorganisation som stödjer den nya politiska organisationen. Den parlamentariska gruppen har tagit fram förslag till organisation som gått ut på remiss till nämnder och kommunala bolag. Det har dessutom inkommit tre olika skrivelser med synpunkter på remisshandlingen från företrädarna för M, L, KD, MP och SD. Under remisstiden inkom synpunkter från barn- och ungdomsnämnden, kultur- och fritidsnämnden, samhällsbyggnadsnämnden, servicenämnden, serviceförvaltningen, Södermöre kommundelsnämnd och Visions kommunavdelning för Kalmar. Efter remissomgången har förslaget till ändrad organisation omarbetats och resulterat i flera ändringar. Kostnaderna för förändringar av organisationen som föreslås ska i sin helhet beaktas i budget för Kommunstyrelsen har föreslagit att kommunfullmäktige beslutar i enlighet med majoritetens förslag till ny organisation inför mandatperioden med tillägget att en ny översyn av organisationen ska göras inför mandatperioden Överläggning Under överläggningen redovisas följande förslag: 1. Johan Persson (S) med instämmande av Bertil Dahl (V) och Ingemar Einarsson (C) föreslår att kommunfullmäktig ska bifalla kommunstyrelsens förslag. 2. Christina Fosnes (M) med instämmande av Carl-Henrik Sölvinger (L), Christopher Dywik (KD), Inger Hilmansson (L) och Max Troendlé (MP) föreslår att kommunfullmäktige ska bifalla kommunstyrelsens förslag med följande tillägg: - Insynsplatser införs för de partier som är invalda i kommunfullmäktige men saknar representation i kommunstyrelsens utskott. - Södermöre kommundelsnämnd tillförs ansvar och budget för kost-, städ- och gata/parkverksamhet inom sitt geografiska område.

109 3 (7) Kommunfullmäktige UTDRAG Sammanträdesdatum Carl-Henrik Sölvinger (L) med instämmande av Inger Hilmansson (L), Björn Brändewall (L) och Max Troendlé (MP) föreslår att kommunfullmäktige ska bifalla kommunstyrelsens förslag med ändringen att punkt 16 ska ha följande lydelse: Det totala beloppet för partistöd skall motsvara antal mandat i fullmäktige multiplicerat med 67 procent av det prisbasbelopp enligt socialförsäkringsbalken som gällde två år före bidragsåret. Av det totala beloppet ska 20 procent fördelas som ett grundstöd till samtliga partier i fullmäktige, övrigt partistöd fördelas utifrån antalet mandat i fullmäktige. 4. Thoralf Alfsson (SD) föreslår att kommunfullmäktige ska bifalla kommunstyrelsens förslag samt Christina Fosnes tilläggsförslag om insynsplatser i kommunstyrelsens utskott. Efter att överläggningen avslutats frågar ordföranden först om kommunfullmäktige vill bifalla kommunstyrelsens förslag med undantag av de delar där det redovisats motförslag. Han finner att kommunfullmäktige bifaller förslaget. Härefter frågar ordföranden om kommunfullmäktige vill bifalla kommunstyrelsens förslag eller Christina Fosnes m.fl. förslag om insynsplatser i kommunstyrelsens utskott. Han finner att kommunfullmäktige bifaller kommunstyrelsens förslag. Omröstning begärs. Kommunfullmäktige godkänner följande omröstningsproposition: Den som vill bifalla kommunstyrelsens förslag röstar ja, den som vill bifalla Christina Fosnes förslag om insynsplatser röstar nej. Vid omröstningen avges 36 ja-röster och 25 nej-röster (hur var och en röstar framgår av bilaga A). Det innebär att kommunfullmäktige beslutar att bifalla kommunstyrelsens förslag. Därefter frågar ordföranden om kommunfullmäktige bill bifalla kommunstyrelsens förslag eller Christina Fosnes m.fl. förslag om utökat ansvarsområde för Södermöre kommundelsnämnd. Han finner att kommunfullmäktige bifaller kommunstyrelsens förslag. Omröstning begärs. Kommunfullmäktige godkänner följande omröstningsproposition: Den som vill bifalla kommunstyrelsens förslag röstar ja, den som vill bifalla Christina Fosnes förslag om utökat ansvarsområde för Södermöre kommundelsnämnd röstar nej. Vid omröstningen avges 42 ja-röster och 19 nej-röster (hur var och en röstar framgår av bilaga B). Det innebär att kommunfullmäktige beslutar att bifalla kommunstyrelsens förslag.

110 4 (7) Kommunfullmäktige UTDRAG Sammanträdesdatum Avslutningsvis frågar ordföranden om kommunfullmäktige vill bifalla kommunstyrelsens förslag eller Carl-Henrik Sölvingers förslag angående punkt 16. Han finner att kommunfullmäktige bifaller kommunstyrelsens förslag. Omröstning begärs. Kommunfullmäktige godkänner följande omröstningsproposition: Den som vill bifalla kommunstyrelsens förslag röstar ja, den som vill bifalla Carl-Henrik Sölvingers förslag angående punkt 16 röstar nej. Vid omröstningen avges 51 ja-röster och 10 nej-röster (hur var och en röstar framgår av bilaga C). Det innebär att kommunfullmäktige beslutar att bifalla kommunstyrelsens förslag. Beslut Kommunfullmäktige beslutar, med undantag av punkt 4 och 5b, att från och med 1 januari 2019: 1. Inrätta en nämnd, Vatten- och miljönämnden, med 9 ledamöter och 4 ersättare. Kommunledningskontoret ska utgöra förvaltning för nämnden som ansvarar för strategiska vatten-, miljö- och klimatfrågor. Samhällsbyggnadsnämnden har dock fortsatt ansvar för myndighetsfrågor enligt miljöbalken. 2. Under kommunstyrelsen inrätta ett nytt utskott, utskottet för integration och arbetsmarknad. 3. Kommunstyrelsen tillförs ansvar för IT-verksamheten från servicenämnden. 4. Kommunstyrelsen tillförs ansvar för att samordna kommunens upphandlingar av varor och tjänster från servicenämnden. Beslutet gäller från 1 april Kommunstyrelsen ges rätt att fatta följande beslut som rör andra nämnders verksamhet i enlighet med 6 kap 8 kommunallagen: a) Av ekonomiska skäl besluta om stopp för inköp och anställningar. b) Besluta om anställning av dataskyddsombud för samtliga nämnder. Beslutet gäller från 1 april Kommunstyrelsen ges rätt att besluta om strategiska IT-frågor och styrande dokument som rör andra nämnders verksamhet. Fokus ska vara digitalisering av verksamheten som t.ex. e-tjänster, verksamhetsutveckling och säkerhet, men besluten kan även röra övrig IT-verksamhet. 7. Barn- och ungdomsnämnden och dess förvaltning byter namn till utbildningsnämnden respektive utbildningsförvaltningen. 8. Samhällsbyggnadsnämnden ska säkerställa servicenämndens behov av landskapsarkitekt och projektör/ projektledare. 9. Utomhusvaktmästarorganisationen på idrottsanläggningar överförs från servicenämnden till kultur- och fritidsnämnden. 10. Samtliga nämnder får i uppdrag att se över sina delegationsordningar med syfte att ta fram förslag för att öka det politiska inslaget i beslutsprocessen. Förslaget ska överlämnas till tillträdande nämnd som beslutar för

111 5 (7) Kommunfullmäktige UTDRAG Sammanträdesdatum mandatperioden Kommunledningskontoret får i uppdrag att samordna arbetet. 11. Arvodet för ordförande och vice ordförande i Kalmar Hamn AB och Kalmar Science Park AB ska ha lika ersättning som övriga majoritetsägda kommunala bolag enligt arvodesreglerna. 12. Arvodet för ordförande och vice ordförande i vatten- och miljönämnden samt utskottet för arbetsmarknad och integration ska, i likhet med planutskottet, ha en ersättningsgrad om 30 procent till ordförande respektive 20 procent till vice ordförande. 13. Förtroendevalda med minst 40 procent arvodering ska få ekonomiska och andra förmåner som till stor del svarar mot de löne- och anställningsvillkor som gäller för övriga anställda i kommunen, enligt 4 kap 18 kommunallagen. Kommunstyrelsen ges rätt att utse ersättare för förtroendevald med mer än 40 procent årsarvodering vid längre tids sjukdom, föräldralediget, m.m. Rätten gäller inte förtroendevalds plats i kommunfullmäktige som utses av länsstyrelsen. 14. Näringslivsrådet ska årligen lämna en rapport till kommunstyrelsen och minnesanteckningar från mötena publiceras på kalmar.se. Politiskt deltagande kommer att finnas från och med mandatperioden Kommunen ska under mandatperioden anställa politiska sekreterare motsvarande 6,0 tjänster på samma sätt som innevarande mandatperiod. 16. Det totala beloppet för partistöd skall motsvara antal mandat i fullmäktige multiplicerat med 100 procent av det prisbasbelopp enligt socialförsäkringsbalken som gällde två år före bidragsåret. Av det totala beloppet ska 20 procent fördelas som ett grundstöd till samtliga partier i fullmäktige, övrigt partistöd fördelas utifrån antalet mandat i fullmäktige. 17. Inte göra någon utredning om att lägga ut hela eller delar av ITavdelningens ansvarsområden inom kommunkoncernen på entreprenad. 18. En ny översyn av organisationen ska göras inför mandatperioden Kommunledningskontoret får i uppdrag att göra nödvändiga förändringar i berörda nämnders reglementen samt övriga styrande dokument utifrån ovanstående beslut samt förtydliga ansvaret för demokrati- och landsbygdsutveckling. Reservationer Ledamöterna från M, L och KD reserverar sig skriftligen mot beslutet: Kalmar kommun har genomfört ett omfattande arbete för att ta fram förslag till ny politisk organisation inför mandatperioden Vi har redan tidigt i detta arbete tydligt framhållit våra gemensamma åsikter inom Allianspartierna M, L, KD - med stöd från MP. En del av dessa har tillgodosetts helt och andra delvis. Vi har fått gehör för att politiker återigen ska ingå i näringslivsrådet, att nämndernas delegationsordningar ur ett demokratiperspektiv ska ses över och att den nya politiska organisationen ska utvärderas. Vi har delvis fått våra synpunkter tillgodosedda gällande integration- och arbetsmarknadsfrågorna och att Vatten- och miljönämnden får ett större

112 6 (7) Kommunfullmäktige UTDRAG Sammanträdesdatum ansvarsområde i en större nämnd. Processen har skett i goda samtal där vi kunnat presentera våra tankar. Vi har dock ett par kvarstående invändningar. - Vi vill se ett införande av insynsplatser i utskotten för gruppledare. Det är enligt oss av största vikt för att kommunen skall vara öppen och transparent. - Vi hade velat att integrations- och arbetsmarknadsfrågorna gavs en större politisk tyngd i en egen nämnd snarare än ett utskott under kommunstyrelsen. Med en nämnd ökar möjligheterna till öppenhet och bred politisk representation, men vi har ställt oss bakom förslag till beslut om Utskott som en kompromisslösning att utvärdera under kommande mandatperiod. - Gällande Södermöre kommundelsnämnd anser vi, enligt vårt tidigare förslag, att man bör ge nämnden ordentliga förutsättningar både vad det gäller ekonomi och organisation att bedriva och styra sin egen verksamhet. Vi behöver därför decentralisera mer för att ge Södermöre kommundelsnämnd verktygen för utökat självbestämmande. Detta innebär konkret att nämnden tillförs ansvar och budget för kost-, städ- och gata- parkverksamhet inom sitt geografiska område. Detta är också nämndens vilja idag. Ledamöterna från L, KD och MP reserverar sig skriftligen mot beslutet: Vi har motsatt oss en ökning av partistödet om 900 Tkr per år. Detta då vi anser att de utökningarna som görs av den politiska organisationen i ärendet är tillräckliga. En ny nämnd och ett nytt utskott skapas och arvoden höjs i två kommunala bolag. Dessa utökningar kommer att kosta och vi vill inte ytterligare bidra till kostnadsökningen för politiken med ett utökat partistöd, särskilt med tanke på de tuffa besparingar som gjorts i kommunens kärnverksamheter. Vi stödjer dock tanken på ett ökat grundstöd till partierna. De små partierna har idag inte samma möjligheter att bedriva politik och följa den politiska dagordningen som de större partierna. Detta är viktigt att utjämna ur demokratisynpunkt. Vi stödjer därför tanken på en höjning av grundstödet från 10 till 20 procent. Protokollsanteckning Thoralf Alfsson (SD) redovisar en protokollsanteckning enligt följande: Sverigedemokraterna hade önskat att det nya utskottet under kommunstyrelsen för integration och arbetsmarknad istället blivit en nämnd för att öka de demokratiska förutsättningarna även för de mindre partierna. Följden blir nu att ansvaret i dessa väldigt viktiga frågor koncentreras till ett ytterst fåtal personer av kommunstyrelsens ledamöter. Ett alternativ hade varit att ge alla partier representerade i kommunstyrelsen som inte har en ledamot i utskotten istället en insynsplats i utskotten men detta förslag avvisas tyvärr av majoriteten.

113 7 (7) Kommunfullmäktige UTDRAG Sammanträdesdatum Det vore dock önskvärt att tillsättningen av ledamöterna i de olika utskotten som är underställda kommunstyrelsen sker med ett bredare urval. Sekreterare Jonas Sverkén Justeras Roger Kaliff ordförande Marianne Dahlberg Per Dahl

114

115

116

117

118

119

120

121 Iréne Jonsson Ämne: VB: Frågor om budget Förskolan Vallmon Ämne: SV: Frågor om budget Förskolan Vallmon Från: Skickat: den 26 februari :55 Till: Kristina Olson Ämne: Frågor om budget Förskolan Vallmon Hej Kristina! Tack för dina tidigare svar om budget och ekonomi. Vi har fortsatt att arbeta med frågan och har därför ytterligare frågor till dig. Enligt tidsplanen skall ansökan om tillägg för barn med särskiilda behov lämnas in den 7 april. Vilka ansökningar hade vid den tidpunkten lämnats in för Förskolan Vallmon? 7 april 2017 inga ansökningar, 7 november st ansökningar för vt 2018 som har beviljats alla tre. Antal barn i budget skall lämnas in den 15 juni, hur såg det underlaget ut som då lämnades in och som avsåg 2018? 125 barn med en genomsnittlig vistelsetid på 35 timmar per vecka, Obomsorg 52,5 barn. Prognosen för 2018 ligger + 4 barn på förskolan, 6 barn på Obomsorgen. Barnantalet i förskolan varierar alltid över året. På våren ska det vara mer än fullt för att klara av höstarna då det är färre inskrivningar. Så har det sett ut så länge jag har arbetat med denna verksamhet. En budget på 125 barn är ett snitt för året. Den 12 oktober skall en slutlig budget lämnas in. Var den budgeten i balans? Kan vi få ta del av den budgeten som avser förskolan Vallmon? Den var balanserad på pappret och vid ytlig betraktelse syntes inget anmärkningsvärt. Vi får in ett 30tal budgetar vid detta tillfälle och alla kan inte gås igenom i detalj från början. Rektor/förskolechef har ett ansvar att lämna en budget i balans som fungerar i verkligheten, inte bara rent beräkningstekniskt. Om rektor/förskolechef inte får ihop sin budget ska förvaltningschefen kontaktas. Vad jag vet gjordes inte det i detta fallet. När jag gick igenom den i november upptäckte jag att budget inte stämde med verkligt utlagd organisation och kontaktade förskolechefen för att få en budget i balans i verkligheten. Budgetsammaställning bifogas nederst. Den 7 november skall extrabelopp sökas för nytillkommande barn. Söktes vid den tidpunkten några tilläggsbelopp för Förskolan Vallmon? Ja se ovan. Du skriver också att förskolechef omedelbart skall kontakta förvaltningen om budgeten inte är i balans. Vilka sådana kontakter har tagits av Förskolan Vallmon, och vilka svar har då förskolechefen fått angående den kraftigt obalanserade budgeten? Ingen kontakt med förvaltningschefen under budgetarbetet vad jag vet. Jag kontaktade honom i november. När fick ni klarhet i att stadsbidragen skulle utebil och inte räknas med i budgeten för förskolorna? Under vt Vidtog förvaltningen några åtgärder gentemot nämnden och kommunledningen och i såfall vilka? Nej de har inte ansvar för statsbidraget. Vi hade sedan tidigare insett att konstruktionen av statsbidraget till minskade barngrupper inte fungerade i praktiken. Kriterierna har ändrats vid varje ansökningstillfälle. Vi har regelbundet informerat nämnden om att denna konstruktion inte fungerar ända sedan statsbidraget infördes kom beslut från skolverket om läsåret 2016/2017. Vallmon fick tkr vid detta tillfälle. För läsåret 2017/2018 har Vallmon inte sökt några pengar. Det beslutet kom från skolverket. Undersökte kommunlednignen möjligheter att själva skjuta till pengar för att kompensera för uteblivet stadsbidrag? Det kan jag inte svara på. Enligt Verksamhetsplan och Budget 2018 finns beslut att kompensation för ökad vistelsetid skall beräknas från budget 2018 men att det ännu inte är beslutat urifrån vilken modell. När kan ett sådant beslut förväntas komma? Kunde inte den förväntade tildlelningen av resurser vara skäl till att ni från förvaltningen kunde ha avvaktat med krav på omförflyttnignar för att balansera budgeten? Det finns beslut att det ska införas fr o m budget 2019 och att utfallet för 1

122 2018 utgör basåret. Enheterna i barn och ungdom har fått tilldelning för korrekt vistelsetid sedan tidigare så det nya beslutet påverkar inte tilldelningen till enheterna utan enbart till förvaltningen. Vi har redan en väldigt hög vistelsetid och förväntar oss inte att detta ska ge några större intäkter till förvaltningen. Alla pengar som tillkommer förvaltningen genom denna ändring kommer oavkortat att gå till förskolan. Du skriver att i september skall budgetförslag kommuniceras till personal och föräldrar av enhetschefen. Ja det är rektors/förskolechefs ansvar. Hur det går till är upp till varje ansvarig chef att bestämma. Vilka åtgärder tar ni på förvaltningsnivå till när en enhetschef inte följer dessa anvisningar/regler? Vi har nyligen fått ett brev där förskolechefen klargör att han inte tänker kommunicera med föräldrar via gemensamma möten om hur han leder och driver arbetet på förskolan. Han hänvisar till pedagogerna på avdelningsvisa föräldramöten. Han hänvisar också till att vi i föräldrarådet skall kommunicera denna information från förskolechef till övriga föräldrar. Vår uppfattning är att det inte kan vara i enlighet med de regler och principer som finns inom förvaltningen. Vad har du för synpunkt på detta? Rektor/förskolechef har egen beslutanderätt i hur hen kommunicerar. Vi har inga centrala riktlinjer kring hur denna kommunikation ska gå till. Med vänlig hälsning för Föräldrarådet Vallmon Så här ser Vallmons budget ut för 2018 Aktivitetsöversikt förskolan Vallmon tkr Antal tjänster FÖRSKOLA Budget 2018 Alla aktiviteter LOKALER PEDAGOGISK PERSONAL , PEDAGOGISKT MATERIAL MM 153 OBOMSORG Budget 2018 Alla aktiviteter LOKALER PEDAGOGISK PERSONAL , PEDAGOGISKT MATERIAL MM 10 ADMINISTRATION Budget 2018 Alla aktiviteter ADMINISTRATION , FORTBILDNING 40 Totalt ,76 Mvh Kristina Olson Kristina Olson Förvaltningskamrer tfn kristina.olson@kalmar.se Kalmar kommun Barn- och ungdomsförvaltningen Box Kalmar 2

123 Iréne Jonsson Ämne: VB: Uppföljning Möte Föräldrarrådet Vallmon Från: Lasse Johansson Skickat: den 23 mars :17 Till: Föräldrarådet Förskolan Vallmon Kopia: Johan Persson Ämne: SV: Uppföljning Möte Föräldrarrådet Vallmon Hej, vi svarar på era frågor i ert flöde. En liten inledning först. Socialdemokraterna har alltid prioriterat förskolan och dess kvalité. Vi lägger mer än en tredjedel av kommunens pengar på förskola och skola. Vi bygger förskolorna för flera hundra miljoner kronor. Det finns nu även en egen läroplan för förskolan. Vi kommer fortsätta prioritera förskolan både nationellt och lokalt. Den prioriteringen kan vi göra eftersom vi samtidigt inte utlovar stora skattesänkningar. Det går inte att både ha kakan och äta den. Vänliga hälsningar Lasse och Johan Hej, Vi har några följdfrågor efter vårt möte: Vi ställde frågan om det skulle kunna finnas ytterligare resurser att skjuta till i verksamheter som man ser inte håller sig till de mål som ni satt upp kring personaltäthet och som hamnar långt ifrån Skolverkets riktlinjer vad gäller storlek på barngrupper. När vi ställt frågan till både dig, Lasse Johansson, och förvaltningschef Mats Linde, låter det som att några extra resurser inte finns att tillgå - ni räknar med att personalen löser detta och lämnar över ansvaret till förskolechef. Samma förskolechefer som uppenbart inte lyckats hålla sin verksamhet i balans enligt ställda budgetkrav. Detta drabbar de barn som går på förskolan just nu. Vi ställer då istället frågan så här: Är det så här ni som regerande parti i Kalmar prioriterar när det gäller förskolan samtidigt som Kommunen som helhet och även Barn och ungdomsförvaltningen går med stort överskott? Ni väljer alltså att prioritera budgetar i balans framför att se till de små barnens bästa - de som går där nu och inte alls har någon skuld i att ekonomier sköts dåligt av ledningen. I kommunens verksamhet finns alltid någon eller några verksamheter som av olika anledningar inte följer sin budget. Om kommunfullmäktige eller kommunledningen då skulle ingripa och tillföra extra medel till dessa verksamheter så skulle det inte dröja särskilt många månader innan budgeten i sin helhet hade upphört att gälla. Att kommunen under ett par års tid haft relativt stora överskott har inneburit att vi sluppit låna pengar till investeringar. Exempelvis de över 30 nya förskoleavdelningar som har tillkommit samt de framtida förskolor som vi ska bygga över hela kommunen. Vi frågar också om ni inte ser problem med de stora barngrupperna? Storleken på barngrupper, som så mycket forskning visar på, är oerhört kritiskt för ett barns trygghet och utveckling, det är också därför Skolverkets riktlinjer finns. Det svar vi fått av dig Lasse Johansson, är att barnen delas i mindre grupper (något vi både på pappret med den personaltätheten Vallmon har och ser i verkligheten, inte görs) men också att pedagogerna löser det. Ja, det är självklart de löser det. Hur ska de annars göra - lämna några barn i ett hörn och hoppas att de tar hand om sig själva? Nöjer ni er med inställningen att pedagogerna löser den dagliga verksamheten i kommunens förskolor, istället för att tilldela verksamheten de resurser som krävs för att upprätthålla en trygg, pedagogisk omsorg med en bra arbetsmiljö för pedagogerna? 1

124 Vårt mål i kommunen är att följa de riktlinjer som finns, det är vi väldigt tydliga med. Av olika anledningar kan det förekomma undantag men ambitionen ska alltid vara att storleken på barngrupperna ska vara under 15 barn. Andelen barn som är inskrivna på en förskola varierar över året vilket innebär att personaltäthet och storlek på barngruppen ständigt varierar. Lite färre barn i början av terminen en ökning över jan-mars för att sedan minska under våren. Detta måste tas med i planeringen. Det som gör det svårt är när personal blir sjuka och det inte går att hitta vikarier. Därför satsar vi mycket tid och resurser på att försöka lösa den biten. Vikariepool, övertalighet i bemanningen, nära samarbete med LNU och bättre arbetsmiljö. Personaltätheten är olika på varje förskola eftersom förskolorna har olika behov, beroende socioekonomiska förutsättningar, barn med särskilda behov osv. Därför kan en förskola ha en lägre personaltäthet och en annan en högre. Det finns ingen gemensam målbild på en exakt siffra på vad personaltätheten ska vara i kommunen. Vi upprepar vårt krav på att ni ser över möjligheten till att skjuta till resurser till de förskolor som inte uppfyller era mål på personaltäthet (vad vi förstått ett genomsnitt på 5,2) för varje avdelning samt följer Skolverkets riktlinjer för barngruppers storlek. När det är gjort, då kan ni arbeta på ledningsnivå för att se till att alla budgetar är i balans. Men först får ni se till barnens bästa. Som märks i den nationella debatten är det inte bara vi, föräldrarådet på Vallmons förskola, som ser, engageras och förfäras över situationen (#pressatläge och Förskoleupproret bl.a). Hur länge skall ansvariga politiker blunda för verkligheten? Kan inte Kalmar kommun vara en av de första kommunerna i landet som tar varningssignalerna på allvar, visar respekt för personalens vädjan (se brev till Mats Linde, feb 2018), föräldrarnas oro och därmed också visar handlingskraft och åtgärder för att lösa problematiken som vi nu i flera skrivelser har fört fram? Med Vänliga Hälsningar Vallmons Föräldraråd Hälsningar Lasse Johansson Ordförande Barn- och ungdomsnämnden i Kalmar Hälsningar Lasse Johansson Ordförande Barn- och ungdomsnämnden i Kalmar Från: Föräldrarådet Förskolan Vallmon < Skickat: den 21 mars :41 Till: Lasse Johansson Kopia: Johan Persson Ämne: Uppföljning Möte Föräldrarrådet Vallmon Hej, Vi har några följdfrågor efter vårt möte: Vi ställde frågan om det skulle kunna finnas ytterligare resurser att skjuta till i verksamheter som man ser inte håller sig till de mål som ni satt upp kring personaltäthet och som hamnar långt ifrån Skolverkets riktlinjer vad gäller storlek på barngrupper. När vi ställt frågan till både dig, Lasse Johansson, och förvaltningschef Mats Linde, låter det som att några extra resurser inte finns att tillgå - ni räknar med att personalen löser detta och 2

125 lämnar över ansvaret till förskolechef. Samma förskolechefer som uppenbart inte lyckats hålla sin verksamhet i balans enligt ställda budgetkrav. Detta drabbar de barn som går på förskolan just nu. Vi ställer då istället frågan så här: Är det så här ni som regerande parti i Kalmar prioriterar när det gäller förskolan samtidigt som Kommunen som helhet och även Barn och ungdomsförvaltningen går med stort överskott? Ni väljer alltså att prioritera budgetar i balans framför att se till de små barnens bästa - de som går där nu och inte alls har någon skuld i att ekonomier sköts dåligt av ledningen. Vi frågar också om ni inte ser problem med de stora barngrupperna? Storleken på barngrupper, som så mycket forskning visar på, är oerhört kritiskt för ett barns trygghet och utveckling, det är också därför Skolverkets riktlinjer finns. Det svar vi fått av dig Lasse Johansson, är att barnen delas i mindre grupper (något vi både på pappret med den personaltätheten Vallmon har och ser i verkligheten, inte görs) men också att pedagogerna löser det. Ja, det är självklart de löser det. Hur ska de annars göra - lämna några barn i ett hörn och hoppas att de tar hand om sig själva? Nöjer ni er med inställningen att pedagogerna löser den dagliga verksamheten i kommunens förskolor, istället för att tilldela verksamheten de resurser som krävs för att upprätthålla en trygg, pedagogisk omsorg med en bra arbetsmiljö för pedagogerna? Vi upprepar vårt krav på att ni ser över möjligheten till att skjuta till resurser till de förskolor som inte uppfyller era mål på personaltäthet (vad vi förstått ett genomsnitt på 5,2) för varje avdelning samt följer Skolverkets riktlinjer för barngruppers storlek. När det är gjort, då kan ni arbeta på ledningsnivå för att se till att alla budgetar är i balans. Men först får ni se till barnens bästa. Som märks i den nationella debatten är det inte bara vi, föräldrarådet på Vallmons förskola, som ser, engageras och förfäras över situationen (#pressatläge och Förskoleupproret bl.a). Hur länge skall ansvariga politiker blunda för verkligheten? Kan inte Kalmar kommun vara en av de första kommunerna i landet som tar varningssignalerna på allvar, visar respekt för personalens vädjan (se brev till Mats Linde, feb 2018), föräldrarnas oro och därmed också visar handlingskraft och åtgärder för att lösa problematiken som vi nu i flera skrivelser har fört fram? Med Vänliga Hälsningar Vallmons Föräldraråd 3

126 PROTOKOLL Sammanträdesdatum Södermöre kommundelsnämnd Tid Onsdagen den 18 april 2018 kl. 17:00-19:05 Ajournering 18:35-18:45 Plats Kommundelssalen, Ljungbyholm Omfattning Beslutande Elisabeth Gustavsson (S), ordförande Pia Waldem (L) Elisabeth Sjögren Heimark (S) Emma Ahlin (S) Magnus Uhr (S) Annika Lindwall (S) Carina Sjögren (C) Jan Martinsson (V) Karin Nilsson (C) Kurt Hallberg (C) Lars Rosén (SD) Ersättare Johan Kesselmark (S) Åsa Lennartsdotter (S) Övriga Lena Thor, förvaltningschef, 29 Martin Westbrandt, verksamhetsutvecklare, 28d Anna Sunesson, HR-specialist, 28c Åse Porsefjord, chef central elevhälsa, 28a Sara Svensson, dataskyddsombud, 28b Anslaget på kommunens anslagstavla den 27 april

127 Södermöre kommundelsnämnd PROTOKOLL Sammanträdesdatum (9) Sekreterare Martin Westbrandt Justeras Elisabeth Gustavsson ordförande Elisabeth Sjögren Heimark

128 Södermöre kommundelsnämnd PROTOKOLL Sammanträdesdatum (9) 28 Informationsärenden a) Lägesrapport central elevhälsa Åse Porsefjord, chef för central elevhälsa, ger en lägesrapport för central elevhälsa. Rapporteringen är också en återkoppling med anledning av revisorernas granskning i slutet av 2016 om samverkan om första linjens vård för barn och unga med psykisk ohälsa. Åse ger exempel på insatser som genomförts under 2017: - Hbtq-certifierats. - Genomfört flera utbildningstillfällen för förvaltningens pedagoger inom bl.a. lågaffektivt bemötande och tydliggörande pedagogik. - Samtliga kuratorer har deltagit vid kompetensutbildning gällande hedersrelaterat våld och förtryck. - Arbetat fram ett kartläggningsmaterial samt en arbetsmetod som använts med framgång vid problematisk skolfrånvaro. - Medverkat till att övergripande utbildningsinsatser inom ANDT, såsom tobaksfri duo och föreläsningar genomförts. - I samverkan med socialförvaltningen tagit fram en ny rutin gällande HVBplacerade barn i annan kommun. - Samverkan mellan central elevhälsa och landsting (BUP och HAB) har under året bl.a. inneburit gemensamma möten kring enskilda elever samt organisatoriska frågeställningar. - Påbörjat arbetet med uppstart av det mobila elevhälsoteamet som ska bidra med en utökad elevhälsa inom förskolans och skolans verksamhet. Tänkta insatser inför 2018: - Mobila elevhälsoteamets vidareutveckling - problematisk skolfrånvaro, elevhälsainsatser på individ- och gruppnivå. - Förebyggande och hälsofrämjande insatser med utgångspunkt från skolans hälsosamtal och psykisk hälsa bland barn och unga - framtagande av en handlingsplan. - Utbildningskatalog och genomförande av föreläsningar, inspirationstillfällen och fortbildningar kring specialpedagogik, NPF, tydliggörande pedagogik. - Se över och utvärdera organisationen kring Språkverkstaden. Åse Porsefjord informerar också om att stödprocessen för elevers närvaro i skolan har reviderats. I processen förtydligas att rektor måste bedöma om vårdnadshavare fullgjort sina skyldigheter, dvs. gör allt för att eleven kommer till skolan. Är bedömningen att så inte är fallet ska chef för central elevhälsa informeras.

129 Södermöre kommundelsnämnd PROTOKOLL Sammanträdesdatum (9) b) GDPR Dataskyddsförordningen (GDPR) träder ikraft den 25 maj Lagstiftningen ersätter PUL (personuppgiftslagen) och gäller alla myndigheter, företag, föreningar och privatpersoner. Södermöre kommundelsnämnd är personuppgiftsansvarig. Sara Svensson, kommunledningskontoret, informerar att hon sedan 1 februari är anställd som nytt dataskyddsombud för hela Kalmar kommun. Dataskyddsombudets uppgift är att kontrollera och övervaka efterlevnad av lagstiftning, ge råd och informera samt vara kontakt mot datainspektionen som är ansvarig tillsynsmyndighet. Södermöre kommundelsnämnd föreslås utse Sara Svensson som dataskyddsombud för Södermöre kommundelsnämnd och ärendet återkommer för beslut på sammanträde i Södermöre kommundelsnämnd c) Årlig uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete 2017 Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrift AFS 2001:1 är arbetsgivaren skyldig att årligen följa upp och dokumentera hur det systematiska arbetsmiljöarbetet fungerat. En enkät har besvarats av chefer, skyddsombud/ arbetsplatsombud och facklig före-trädare. Resultatet redovisas av HR-specialist Anna Sunesson. 5 chefer och 11 skyddsombud har besvarat enkäten och resultatet är mycket bra, en klar förbättring från föregående år. Följande områden visar på utveklingsbehov: Vår arbetsmiljöpolicy är känd på arbetsplatsen/enheten Det aktuella målet för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön är känt på arbetsplatsen/enheten Verksamhetens rutiner för SAM är lättillgängliga och lätta att förstå Vi känner till och tillämpar rutiner för medicinska kontroller Det finns en skriftlig uppgiftsfördelning för dem som tilldelats arbetsmiljöuppgifter d) ANDT Södermöre kommundel Utifrån Drogpolitiskt program arbetar förvaltningar i Kalmar kommun fram aktiviteter för varje år. Delmål i det drogpolitiska programmet: Andelen kvinnor och män med riskabla alkoholvanor ska minska Andelen flickor och pojkar som röker ska minska Andelen flickor och pojkar som intensivkonsumerar alkohol ska minska Andelen flickor och pojkar som använder narkotika ska minska Trenden visar att sedan 2000-talets början minskar alkoholkonsumtionen i samhället samtidigt som narkotikakonsumtionen pekar en aning uppåt. Do-

130 Södermöre kommundelsnämnd PROTOKOLL Sammanträdesdatum (9) pinganvändningen är på fortsatt låga nivåer och tobakkonsumtionen blir mindre. Nedbrutet på skolnivå kan man avläsa att alkoholkonsumtion är hög i Södermöre kommundel. Mätt över tid är narkotikaanvändningen i Södermöre kommundel förhållandevis låg i jämförelse med Kalmar kommun som stort, dock högst användning av samtliga skolor i senaste undersökningen. Verksamhetsutvecklare Martin Westbrandt informerar om aktiviteter utförda under 2017 och planerade aktiviteter för Under 2017 genomfördes följande aktiviteter: - Arbeta med stödprogram Effekt - Fortsatt satsning på tobaksfri duo - Implementera ANDT på schemat i berörda ämnen - Utbildning ANDT för samtliga undervisande lärare på högstadiet - Föreläsning 11 april A non smoking generation för samtliga i år 8 och 9 Under 2018 ska följande aktiviteter genomföras: - Arbeta med stödprogram Effekt - A non smoking generation - Fortsatt satsning på tobaksfri duo - Utveckla ANDT på schemat i berörda ämnen - Drogfria arrangemang under riskkvällar Drive in-idrott Södermöre - Utbildning ANDT för Södermöre kommundelsnämnd - Informera om riskkonsumtion av alkohol och tobak vid våra träffpunkter - Samarbete med Ljungbyholms GOIF Skjut på debuten Beslut Södermöre kommundelsnämnd fattar inget beslut med anledning av informationen.

131 Södermöre kommundelsnämnd PROTOKOLL Sammanträdesdatum (9) 29 Förvaltningschefen informerar Förvaltningschef Lena Thor informerar: - Vårmarknad Hagby bil & smide 12 maj. - Invigning Hagby bibliotek sker 24 maj Förvaltningschef Lena Thor och nämndsordförande Elisabeth Gustavsson påbörjar i veckan sina verksamhetsbesök i Södermöre kommundel. - Frukostmöte i kommundelshuset äger rum 19 juni, klockan Alla anställda och boende i kommundelen är välkomna. Beslut Södermöre kommundelsnämnd fattar inget beslut med anledning av informationen.

132 Södermöre kommundelsnämnd PROTOKOLL Sammanträdesdatum (9) 30 Rapporter från olika demokratiska mötesformer Nämndsordförande Elisabeth Gustavsson informerar om en nätverksträff med temat Nätverk mot ensamhet som genomfördes 23 mars. Studieförbund, pensionärsorganisationer, politiker och tjänstepersoner från kommunen deltog i nätverket. Syftet med nätverket är att hitta nya och bra samverkansformer för att minska ensamheten bland äldre. Kalmar kommun visar att äldre på vård och omsorgsboende (men också i ordinärt boende) lider i stor grad av ensamhet och att åtgärder behöver tillsättas, därav skapandet av nätverket. På mötet kom deltagare med förslag och idéer på hur man kan minska ensamheten hos äldre. Det kan handla om lokaler, tillgänglighet i lokaler, trafikförbindelser, urval av aktiviteter etc. Samtliga fick frågan med sig hem hur man kan skapa ett bättre samarbete och samverkan än vad som finns idag samt att ta reda på vilka möjligheter det finns inom respektive område? Uppföljning av mötet och vidare arbete är inbokat i slutet av maj för vidare arbete mot ensamheten hos äldre. Beslut Södermöre kommundelsnämnd fattar inget beslut med anledning av informationen.

133 Södermöre kommundelsnämnd PROTOKOLL Sammanträdesdatum (9) 31 Delegationsbeslut E: 21 Förskolechefs/rektors beslut om att utreda och vidta åtgärder mot kränkande behandling. Beslut Södermöre kommundelsnämnd godkänner redovisningen av anmälda delegationsbeslut.

134 Södermöre kommundelsnämnd PROTOKOLL Sammanträdesdatum (9) 32 Anmälnings- och kännedomsärenden Centrala samverkansgruppens protokoll Utdrag ur Kommunfullmäktiges sammanträde , Förslag till ny organisation inför mandatperiod Beslut Informationen om anmälnings- och kännedomsärenden noteras i protokollet.

135 PROTOKOLL 1 (12) Barn- och ungdomsförvaltningen Centrala samverkansgruppen Sammanträdesdatum Tid Måndagen den 16 april 2018, kl 13:00-15:40 Plats Barn- och ungdomsförvaltningens sammanträdesrum Närvarande Mats Linde, förvaltningschef Emad Soukiyh, administrativ chef Jeanette Wahlgren, Lärarförbundet Per Fryxell, Lärarförbundet Lars Selin, Lärarnas Riksförbund Sofie Andersson, Vision Ulf Nilsson, Sveriges Skolledarförbund Underskrifter... Iréne Jonsson, sekreterare... Mats Linde, ordförande... Ulf Nilsson, justerare 1 Godkännande av dagordning Utsänd kallelse, jämte fyra övriga frågor, godkänns som dagordning för sammanträdet. 2 Föregående protokoll Centrala samverkansgruppen har inga synpunkter på protokollet från den 19 mars 2018.

136 PROTOKOLL 2 (12) Barn- och ungdomsförvaltningen Centrala samverkansgruppen Sammanträdesdatum Arbetsmiljö Ylva Gorton och Monica Gullberg Wiklund från arbetsmiljöenheten informerar: - Fr.o.m. den 1 september 2018 slås arbetsmiljöenheten och personalenheten ihop till en ny enhet. Syftet är att samla kompetensen och på så sätt få en mer samlad kraft kring hur Kalmar kommun arbetar med HRM (Human Resource Management). Vecka 25 flyttar arbetsmiljöenheten till stadshuset. Gymmet kommer att vara stängt till dess att en ersättningslokal hittats. Mer information kommer att finnas på Piren när flytten närmar sig. - Ylva Gorton vill särskilt påminna barn- och ungdomsförvaltningen om att se arbetsmiljöenheten som en resurs och använda deras kompetens när behov uppstår av t.ex. hjälp i rehabiliteringsärenden och arbetsmiljöärenden. Arbetsmiljöenheten kontaktas via anknytning Här görs en första bedömning och utifrån den slussas man sedan vidare till rätt kompetens. - Arbetsmiljöverket kraftsamlar mot hot och våld i arbetslivet genom inspektioner över hela landet inom HVB-hem och LSS-boende. Tillsynen pågår i tre år. - Arbetsgivaren ska anmäla alla arbetsskador till Försäkringskassan och de allvarliga arbetsolyckorna och de allvarliga tillbuden till Arbetsmiljöverket. Information finns på Arbetsmiljöverkets hemsida På hemsidan finns även länk till Arbetsmiljöverkets och Försäkringskassans gemensamma formulär för anmälan om allvarliga olyckor, allvarliga tillbud och arbetsskada - Utbildningen för chefer och skyddsombud i systematiskt arbetsmiljöarbete fortsätter. En ny utbildning startar i september Ansökan görs i ViaCompetence. - En skyddsrond kan ha olika fokus, t.ex. - Fysiska arbetsmiljön (ergonomi och utrustning, buller och ljudnivå, lokalers utformning, ventilation och temperatur, belysning, skyddsutrustning, rutiner vid nödsituationer, farliga ämnen). - Organisatorisk och social arbetsmiljö (ledning och styrning, kommunikation, delaktighet och handlingsutrymme, fördelning av arbetsuppgifter, krav, resurser och ansvar, social arbetsmiljö, socialt samspel, samarbete, socialt stöd mellan/från chefer och medarbetare). Suntarbetsliv arbetar med att skapa checklistor som kan användas vid skyddsronderna. Så fort dessa fungerar tillfredsställande kommer arbetsmiljöenheten att hänvisa till dem. 4 Frisknärvaro- och sjukfrånvarostatistik HR-specialist Ann Gustafsson informerar om statistiken efter februari månad.

137 PROTOKOLL 3 (12) Barn- och ungdomsförvaltningen Centrala samverkansgruppen Sammanträdesdatum Barn- och ungdomsnämndens sjukfrånvaro i % av arbetad tid för februari månad är 8,6 % och ackumulerad sjukfrånvaro t.o.m. februari månad är 7,8 %. Tillsvidareanställda utan sjukfrånvaro efter februari månad är 54,7 %. I förvaltningens personalgrupp sker arbete med fokus på sjukfrånvaron. 5 Den fysiska arbetsmiljön - standardarbetsplatser samt standardarbetsrum Projektet Den fysiska arbetsmiljön - Standardarbetsplats samt standardarbetsrum syftar till att förbättra arbetsplatserna för lärare inom barn- och ungdomsförvaltningen. Vid centrala samverkansgruppens sammanträde i januari informerade projektledare Peter Sunnanek bl.a. om att arbetsplatserna på två enheter (Kalmarsundsskolan och Funkaboskolan) har inventerats. I projektgruppen ingår arbetsmiljöenhetens arbetsmiljöingenjör Monica Gullberg Wiklund och sjukgymnast Ylva Emhed. Vid dagens sammanträde upplyser Peter Sunnanek om att arbetsmiljöenheten inte kommer att delta vid inventeringen av samtliga arbetsplatser, utan endast kopplas in om det på någon enhet framkommer synpunkter på t.ex. ljud, ljus, ventilation. Under våren kommer inventering av några förskolors arbetsplatser att genomföras. Vid dessa besök kommer fackliga representanter från Kommunal och Lärarförbundet att delta. 6 Jämställdhets- och mångfaldsprogram för barn- och ungdomsnämnden 2018 Jämställdhets- och mångfaldsprogrammet innehåller mål och beskrivning av 2018 års jämställdhets- och mångfaldsarbete med barn och ungdomar samt för medarbetarna. Programmets syfte är att säkerställa att förvaltningens jämställdhets- och mångfaldsarbete sker på ett systematiskt sätt så att jämställdhet och mångfald blir en del av vardagen på skolor och förskolor i Kalmar kommun, samt att främja lika rättigheter och möjligheter i arbetslivet. Mål för arbetet med barn och ungdomar: - Under året har förskolan, skolan och fritidshemmen ökat förutsättningarna för alla barn att utveckla sina förmågor och intressen oberoende av könstillhörighet. - I Kalmar kommun ska skillnaden minska mellan flickors och pojkars genomsnittliga meritvärde, genom att höja värdet mer för det kön som presterat sämre.

138 PROTOKOLL 4 (12) Barn- och ungdomsförvaltningen Centrala samverkansgruppen Sammanträdesdatum I Kalmar kommun ska skillnaden i det genomsnittliga meritvärdet minska mellan elever vars föräldrar är högutbildade och de vars föräldrar har lägre utbildningsnivå, genom att höja värdet mer för de som presterat sämre. Mål för arbetet för medarbetare: - Mångfalden av medarbetare inom olika yrkeskategorier ska främjas och alla medarbetare ska ges lika möjligheter till utveckling i arbetet. - Alla medarbetare ska kunna förena förvärvsarbete med föräldraskap. - Det övergripande målet är att ingen medarbetare ska utsättas för diskriminering, kränkningar eller trakasserier samt att alla medarbetare ska veta vart de ska vända sig om det skulle inträffa. Delmål: Andel medarbetare som upplevt sig utsatta, samt andel medarbetare som inte vet vart de ska vända sig ska årligen minska med minst två procentenheter. - Att inga könsbundna skillnader i lön och övriga arbetsvillkor ska finnas. Förvaltningskontorets förslag till beslut i barn- och ungdomsnämnden: Barn- och ungdomsnämnden beslutar att fastställa jämställdhets- och mångfaldsprogram för barn- och ungdomsnämnden Arbetstagarrepresentanterna har inget att invända mot förslaget. 7 Estetiska lärprocesser - utvärdering Inför 2015 fattade barn- och ungdomsnämnden beslut om att tillskjuta strategiska medel till projektet Estetiska lärprocesser under tre år: Dessutom valde barn- och ungdomsnämnden att förlänga projektet under Syftet var och är fortfarande i enlighet med Kalmar kommuns utbildningspolitiska vision att fånga alla elevers lust att lära och detta i utvecklande arbets- och läromiljöer. Samtidigt har skolans kulturuppdrag blivit tydligare i och med att det estetiska perspektivet går som en röd tråd genom läroplanen, LGR11. Eleverna inom barn- och ungdomsnämndens ansvarsområde ska få ytterligare utbud, utöver det som erbjuds alla elever i länet. Under projekttiden avsatte barn- och ungdomsnämnden 700 tkr årligen, och under 2018 avsattes 500 tkr. Kulturinstitutionerna har årligen erhållit 500 tkr tillsammans, övriga medel var från början avsatta till busskostnader. Detta har inte gått åt eftersom besök på kulturinstitutionerna brukar samordnas med andra aktiviteter som redan har busskostnaden hanterad.

139 PROTOKOLL 5 (12) Barn- och ungdomsförvaltningen Centrala samverkansgruppen Sammanträdesdatum En delutvärdering genomfördes våren 2017 i form av en enkät till medverkande skolor och pedagoger. Enkäten visade att: - 90 % anser att aktiviteterna har kopplingar till läroplanen % anser att aktiviteterna har underlättat och inspirerat till ämnesövergripande arbetssätt % anser att aktiviteterna har hjälpt eleverna att hitta andra/nya sätt att arbeta med sina uppgifter % anser att aktiviteterna har väckt elevernas lust och nyfikenhet % anser att aktiviteterna bidragit till att öka elevernas delaktighet och samarbete % anser att aktiviteterna har hjälpt lärarna att lotsa eleverna mot högre måluppfyllelse. Det går inte att tolka enkäten på annat sätt än att KLaB är uppskattat, något som även besökssiffrorna visar. Däremot att försöka dra några långtgående slutsatser rörande måluppfyllelsens eventuella koppling till KLaB låter sig inte göras. Det går inte att påvisa enstaka insatsers betydelse för måluppfyllelsen solitärt, utan mera troligt är att många faktorer samverkar. Estetiska lärprocesser (KLaB) bör detta till trots ändå förlängas då det ger en variation i skoldagen för eleverna och möjliggör inlärning på andra, mer lustfyllda sätt. Att det dessutom ökar elevernas delaktighet måste ses som positivt. Kort sagt är KLaB ett trevligt och uppskattat inslag i skoldagen som, samtidigt som det är ett lärotillfälle, också är något som eleverna uppskattar och ser fram emot. Förvaltningskontorets förslag till beslut i barn- och ungdomsnämnden: Barn- och ungdomsnämnden beslutar att KLaB förlängs med ytterligare två år (för kontinuiteten och för att möjliggöra en hållbar personalplanering på kulturinstitutionerna). Arbetstagarrepresentanterna har inget att invända mot förslaget. 8 Revidering av gemensamma regler för barn- och ungdomsförvaltningens lokala samverkansgrupper enligt samverkansavtalet De gemensamma reglerna om arbetsplatsträffen, rekrytering och samverkansgrupperna som arbetsgivaren, Lärarnas Riksförbund, Lärarförbundet och Kommunal beslutade om i januari 2008 behöver revideras. Förvaltningschef Mats Linde föreslår att meningen, under punkten om arbetsplatsträffen, om att ordförandeposten ska växla ändras till att ordförandeposten kan växla samt att samtliga tre punkter härefter flyttas till antingen befintlig eller ny rutin i verksamhetshandboken.

140 PROTOKOLL 6 (12) Barn- och ungdomsförvaltningen Centrala samverkansgruppen Sammanträdesdatum Beslut Förvaltningschef Mats Linde beslutar - Meningen, under punkten om arbetsplatsträffen, ändras till Ordförandeposten kan växla. - Samtliga tre punkter flyttas till befintlig eller ny rutin i verksamhetshandboken: 1) Arbetsplatsträffen - Arbetsplatsträffens första möte planeras i samverkansgruppen och sedan presenteras arbetsgången på första arbetsplatsträffen. På sista arbetsplatsträffen genomförs en utvärdering. - Arbetsplatsträffar ska genomföras minst två gånger per termin. - Ordförandeposten kan växla. Ett förslag kan vara att låta ett arbetslag åt gången ansvara för arbetsplatsträffen. - Medarbetarna ska lämna förslag på frågor som ska tas upp på arbetsplatsträffen. - På arbetsplatsträffen kan tid för facklig information avsättas. 2) Rekrytering All rekrytering som överstiger 14 dagar (10 arbetsdagar) ska hanteras i lokala samverkansgruppen. Kopia på anställningsbeslutet och LAS-listan skickas till berörd facklig organisation. 3) Samverkansgrupperna Enhetens förutsättningar och behov får avgöra samverkansgruppens sammansättning. Av samverkansgruppens dagordning ska framgå vilka ärenden som är informationsärenden respektive beslutsärenden. Besluten ska sedan klart framgå i protokollet. Arbetstagarrepresentanterna har inget att invända mot beslutet. 9 Information om heltidsmentorernas arbete Rektor Ulf Nilsson informerar om Kalmarsundsskolans pilotprojekt med heltidsmentorer. Syftet med projektet är att renodla arbetsuppgifter och på så sätt minska lärares arbetsbelastning och upplevelse av stress. Projektet innebär att de flesta lärare ägnar sig i huvudsak åt undervisning och några lärare ägnar sig åt mentorskapet/handledarskapet. Åtgärden ska inte utöka tjänsteunderlaget, utan är tänkt att lösas inom ramen. Projektet genomförs läsåret 2017/2018 med två AVA (allmän visstidsanställning) heltidsmentorer; en för årskurs 7 och en för årskurs 8. Mentorerna är legitimerade grundskollärare. De är underställda rektor och arbetar på uppdrag från rektor eller ansvarig skolledare årskurs 7-9. Mentorerna är placerade på en skolenhet och har tillhörighet till ett eller flera arbetslag på skolenheten.

141 PROTOKOLL 7 (12) Barn- och ungdomsförvaltningen Centrala samverkansgruppen Sammanträdesdatum Funktionsbeskrivning finns upprättad både för mentor och undervisande lärare. Huvudfunktion för mentorer: - Arbetar pedagogiskt och socialt utifrån internationella, nationella och kommunala styrdokument. - Träffar regelbundet (minst en gång i veckan) sina respektive klasser under klassrådstid eller motsvarande. - Håller sig kontinuerligt underrättad om varje elevs utveckling genom förfrågningar och vid elevvårdsärenden under arbetslagskonferenser. Vid behov anmäler heltidsmentorn eleven till EHT eller på annat sätt ser till att eleven får den hjälp hen är i behov av. - Håller kontakterna med hemmet. - Handleder elever och har ansvaret i uppdraget att främja elevernas lärande. - Uppmärksammar svårigheter i elevens skolarbete. - Fungerar som strukturstöd för elever med behov av extra anpassningar/särskilt stöd. - Motiverar eleven att nå högre måluppfyllelse. - Ansvarar för upprättandet av åtgärdsprogram för elever i behov av särskilt stöd, i samarbete med undervisande lärare och speciallärare/-pedagog. - Genomför kontinuerliga utvecklingssamtal med elever och vårdnadshavare. - Upprättar den framåtsyftande delen av elevernas individuella utvecklingsplaner. - Följer pedagogisk forskning och bedriver pedagogiskt utvecklingsarbete. - Följer de yrkesetiska principer som fastlagts av de fackliga organisationerna på lärarområdet. Övriga uppgifter: - Mentorn är den som ansvarar för rastvakt, lunchvakt samt eventuell bussvakt. - Mentorn förlägger sin arbetstid på skola då eleverna har sin garanterande undervisningstid samt gemensamma konferenstider och under fortbildningsinsatser. Konsekvenser av ovan för undervisande lärare: Ordinarie lärare som släpper klassföreståndaruppdraget tar över sin andel av mentorns/handledarens undervisning - genomsnittlig undervisningstid ökar från 18 till 20 timmar i veckan. Funktionsbeskrivning för undervisande lärare: - Delger underlag till mentorn och eventuell speciallärare/-pedagog vid upprättande av PKL och ÅP för elever i behov av särskilt stöd. - Arbetar pedagogiskt och socialt utifrån internationella, nationella och kommunala styrdokument. - Undervisa elever, och har ansvaret i uppdraget att främja elevernas lärande. - Dokumenterar och bedömer varje elevs måluppfyllelse och ansvarar i förekommande fall för betygsättning - Upprättar tillsammans med elev skriftliga omdömen som ingår i elevernas individuella utvecklingsplaner, så kallad elevledda IUP-samtal som genomförs av mentor. - Deltar som bokningsbara lärare vid U-samtal ca min/elev och vårdnadshavare för expertutlåtande i specifikt ämne en kväll/termin

142 PROTOKOLL 8 (12) Barn- och ungdomsförvaltningen Centrala samverkansgruppen Sammanträdesdatum Motiverar eleven att nå högre måluppfyllelse. - Uppmärksammar svårigheter i elevens skolarbete. - Planerar, genomför och utvärderar verksamheten utifrån internationella, nationella och kommunala styrdokument. - Följer pedagogisk forskning och bedriver pedagogiskt utvecklingsarbete. - Följer de yrkesetiska principer som fastlagts av de fackliga organisationerna. Linnéuniversitetet följer projektet och de kommer under maj månad att genomföra en utvärdering som centrala samverkansgruppen kommer att få ta del av. Rektors slutsats är att projektet är positivt och en framgångsfaktor. Avsikten är därmed att, efter samverkan i lokala samverkansgruppen, erbjuda befintliga två heltidsmentorer ny AVA-anställning (ett respektive två år) för att de ska kunna följa med sina respektive årskurser t.o.m. årskurs 9. Dessutom är också avsikten att under max tre år AVA-anställa en heltidsmentor i årskurs 7 fr.o.m. läsåret 2018/ Statsbidrag likvärdig skola Två olika statsbidrag ger oss 2018 möjlighet att ta del av totalt 8,1 miljoner. Denna summa kommer att öka successivt 2019 och 2020 då dessa bidrag kommer att vara fullt utbyggda. Statsbidrag för ökad jämlikhet Ska gå till nya insatser för att öka andelen elever som blir behöriga till gymnasieskolans nationella program. Riktas alltså främst till grundskolans senare år. Statsbidrag för en likvärdig skola Ska användas till insatser som stärker likvärdighet och kunskapsutveckling i förskoleklass och grundskola. Genom att analysera, identifiera och prioritera behoven kan huvudmannen själv bestämma vilka insatser som statsbidraget ska finansiera. Bidraget kan användas till nya och insatser som är redan igång. Bidraget för 2018 kan användas för kostnader till insatser under perioden 1 juli-31 december Administrativ chef Emad Soukiyh presenterar förslag på insatser möjliga att söka statsbidrag för. Sammanfattande slutsatser utifrån huvudmannens analys Fr.o.m ökar Kalmar kommuns bidragsram vilket innebär möjlighet att söka statsbidrag för ytterligare insatser utöver matematik- och engelska delux, underhåll av lyft, mobilt elevhälsoteam och fler utvecklingslärare. Ökning av kringresurser i form av elevhälsa är den insats som har utkristalliserats som mest prioriterad i nästa steg. Det handlar om att stärka elevhälsan främst genom att utöka antalet kuratorer.

143 PROTOKOLL 9 (12) Barn- och ungdomsförvaltningen Centrala samverkansgruppen Sammanträdesdatum En förstärkning av elevhälsan för att renodla arbetsuppgifter bedöms ge bäst effekter i form av ökad måluppfyllelse, bättre likvärdighet och minskad arbetsbelastning för lärare och rektor. För att ytterligare förstärka satsningen i 1-16 års perspektiv avser huvudmannen att genomföra en liknande satsning på specialpedagoger på förskolan. Finansieringen sker med egna medel. 11 Matematik delux Vårterminen 2017 startade matematik delux - ett matematikprojekt som vänder sig till de elever från år 5 och år 8 som lärarna bedömer har så bristande kunskaper i matematik att det kommer bli mycket svårt för dem att klara kunskapskraven och de nationella proven i år 6 respektive i år 9 (eleven uppnår kunskapskraven i övriga ämnen). Två lärare internrekryterades till projektet och fick tjänst (10 % per lärare) som förstelärare med särskilt uppdrag inom matematik delux. Avsikten är nu att utöka projektet med ytterligare en lärare. Detta dels för att kunna ta emot fler elever och dels för att lärarna med särskilt uppdrag inom matematik delux ska ha möjlighet att träffa och återföra kunskap till ordinarie matematiklärare på skolorna. 12 Beslut om förvaltningschefens strategiska medel Barkestorpsskolan Barn- och ungdomsnämnden beslutade i september 2015 att grundskolan i Kalmar fr.o.m. läsåret 2016/2017 skulle återgå till att organiseras med stadieindelning som grund. Barkestorpsskolan blev i och med beslutet en 7-9 skola. På grund av beslutet om stadieorganisation uppstår ett tapp av elever på Barkestorpsskolan från läsåret 2016/2017 till läsåret 2018/2019. För att kunna hantera elevminskningseffekten tog förvaltningschefen, efter samråd i centrala samverkansgruppen, beslut om att tillföra medel till Barkestorpsskolan åren Tilldelningen av medel för 2018, som gjordes i samband med budgetarbetet 2018, visar sig nu inte vara tillräckligt varför ytterligare medel behöver avsättas för Ärendet återkommer för samråd före beslut på centrala samverkansgruppens sammanträde den 14 maj 2018.

144 PROTOKOLL 10 (12) Barn- och ungdomsförvaltningen Centrala samverkansgruppen Sammanträdesdatum Lovskola Administrativ chef Emad Soukiyh sammanfattar från årets sport- och påsklovsskola: - Elevdeltagandet ökar för varje år. I år var 209 anmälda till sportlovsskolan och 173 till påsklovsskolan. - Måluppfyllelsen utifrån studieplanerna har ökat över tid. - Totalt var 60 elever anmälda till simskola under loven. 15 av dem är efter lovskolan simkunniga enligt läroplanens kriterier. - Eleverna lyfter fram: - Stödet - Fokus på få ämnen - Nya lärare förklarar på annat sätt 14 Personalnytt, organisations- och lokalförändringar - Fr.o.m. den 1 april är Kristina Sjöbäck förskolechef för Förskolan Pulpeten- Smedjan. - Rekrytering av förskolechef för Förskolan Trekanten har påbörjats. Sista ansökningsdag till tjänsten är den 22 april I juni 2017 beslutade nämnden att Förskolan Smedby fr.o.m. den 1 januari 2019 ska delas i två enheter: Förskolan Kroggärdet och Förskolan Smedängen- Tingbydal. Av olika anledningar måste delningen eventuellt senareläggas. - Ombyggnationen av Falkenbergsskolan påbörjas i april. - Nybyggnationen av förskola i Läckeby har påbörjats. - Nybyggnationen av skola/förskola i Djurängen har påbörjats. - Karlssons äng är nästa område aktuellt för nybyggnation av förskola. - Rinkabyholm/Södra staden - utredning för att tidigarelägga sporthall pågår samt på vilket sätt behovet av förskole- och skollokaler ska tillgodoses. På befintligt skolområde i Rinkabyholm tas paviljong med tre klassrum bort och ersätts med ny paviljong med sex klassrum för att klara elevökningen fram till Övriga frågor a) Särskilda säkerhetshändelser Utifrån en fråga från Lärarnas Riksförbund upplyser förvaltningschef Mats Linde om att i verksamhetshandboken finns följande rutin: Handlingsplan vid väpnat våld i förskolan/skolan Handlingsplanens syfte är att ge stöd för att höja medvetenhet kring frågor om väpnat våld i förskola/skola samt bidra till insikt om olika handlingsalternativ för

145 PROTOKOLL 11 (12) Barn- och ungdomsförvaltningen Centrala samverkansgruppen Sammanträdesdatum personal i en akut fas av väpnat våld. Framgångsfaktor för att snabbt agera är att vara mentalt förberedd. Det handlar om att fatta snabba beslut i en osäker situation. Kunskaper och mental förberedelse kan minska stress och skador. Genomförande En handlingsplan i fickformat för chefer och biträdande chefer inom barn- och ungdomsförvaltningen finns framtagen. En gärningsman som utövar väpnat våld har ofta planerat noggrant i förväg. Det innebär att denna handlingsplan inte sprids utan ska vara något som snabbt ger en överblick av handlingsmöjligheter vid eventuell krissituation. För att öka den mentala förberedelsen i arbetsgruppen behöver chefen initiera ett samtal, årligen. Lämpligen i samband med upptaktsdagarna i augusti. Handlingsplanen i fickformat rekvireras hos Lillan Alverö på barn- och ungdomsförvaltningens förvaltningskontor. b) Arbetsgrupp IT Förvaltningschef Mats Linde beslutade i april 2013 att en arbetsgrupp för IT skulle bildas. Gruppens sammansättning: IT-gruppen är en central arbetsgrupp som består av representanter från varje nätverk samt en representant för IT-enheten och leds av IT-samordnaren på barn- och ungdomsförvaltningen. De fackliga organisationerna har rätt att närvara och delta i gruppens arbete inom ramen för den fackliga förtroendemannatiden. Gruppen träffas på av förvaltningen beslutade mötestider för centrala arbetsgrupper. I juni 2017 beslutade förvaltningschefen att fastställa en ny IT-organisation fr.o.m. år I och med beslutet kommer ett nätverk för förvaltningens IT-pedagoger att skapas varför IT-gruppens existens kommer att prövas. Arbetsgivaren kommer att lyfta frågan från Sveriges Skolledarförbund på kommande chefsmöte om IT-gruppens fortsatta existens samt sammansättning av deltagare. c) Avtal med Caperio och AV Syd Kalmar kommun har tecknat avtal med Caperio för inköp av datorer och surfplattor. Avtalet tecknades i september 2015 och löper härefter i tre år med möjlighet för beställaren att förlänga med ett år. För inköp av interaktiva skrivtavlor och projektorer har avtal tecknats med AV Syd. Detta avtal tecknades i juni 2016 och löper härefter i två år med möjlighet för beställaren att förlänga med ett år + ett år. Sveriges Skolledarförbund meddelar att de har haft kontakt med upphandlingschefen för att få vara med och diskutera med upphandlingsenheten innan nya avtal tecknas.

146 PROTOKOLL 12 (12) Barn- och ungdomsförvaltningen Centrala samverkansgruppen Sammanträdesdatum Enligt planeringssekreterare Åke Gustafsson är det högst troligt att både avtalet med Caperio och AV Syd kommer att förlängas. Om ett avtal förlängs eller inte beror till stor del på eventuella synpunkter inkomna till upphandlingsenheten via rutin i verksamhetshandboken Synpunkter på leverantör efter leverans av t.ex. varor eller tjänster. d) Dator som tjänst Sveriges Skolledarförbund upplyser om att månadskostnaden till IT-enheten för administration och elever ökar beroende på att antalet PC minskar då skolorna går över till att använda Chromebooks för eleverna. Arbetsgivaren meddelar att det är en viktig fråga för barn- och ungdomsförvaltningen och att den återkommande diskuteras i IT-styrgruppen.

147 Inkomna anmälningar om kränkande behandling Information till barn- och ungdomsnämnd/presidium maj 2018 Inkommen till huvudmannen Förskola/skola Händelse Typ av kränkning Personer som anges delaktiga Dnr Datum för händelsen Utredning påbörjats Ärendet avslutat Barkestorpsskolan Kränkande behandling Fysisk Elever Barkestorpsskolan Kränkande behandling Verbal Elever Lindsdalsskolorna Kränkande behandling Fysisk Elever 2018/ Lindsdalsskolorna Kränkande behandling Verbal/fysisk Elever 2012/ Lindsdalsskolorna Kränkande behandling/trakasserier Verbal/fysisk Barn 2017/ / Lindsdalsskolorna Kränkande behandling/trakasserier Verbal/fysisk Barn 2017/ Dörbyskolan Kränkande behandling Verbal Elever 2018/ Dörbyskolan Kränkande behandling Verbal/fysisk Elever 2018/ Förskolan Pulpeten- Kränkande behandling Fysisk Barn Smedjan Falkenbergsskolan Kränkande behandling/sexuella Verbal/via sociala medier Elever VT trakasserier Kalmarsundsskolan Kränkande behandling Verbal/fysisk Elever Adress Box 951, Kalmar Besök Skeppsbrogatan 55, plan 5 Tel vx Fax barnungdom@kalmar.se