Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser

Transkript

1 Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser om myndighetens arbetsordning RIB 2018:2 beslutade den 19 november Rekryteringsmyndigheten föreskriver följande med stöd av 4 myndighetsförordningen (2007:515). 1 kap. Arbetsordningens omfattning m.m. Omfattning 1 Arbetsordningen innehåller bestämmelser om organisation (2 kap.), ledning (3 kap.), arbetsmiljö (4 kap.), medarbetarnas ansvar (5 kap.), avdelningarnas uppgifter (6 kap.), vissa medarbetares ansvar och uppgifter (7 kap.), styrning av verksamheten (8 kap.), ledningssystem (9 kap.), projekt och arbetsgrupper (10 kap.), beslutsordning (11 kap.), delegering av beslutanderätt (12 kap.), föredragning (13 kap.), handläggning av ärenden (14 kap.), ekonomiadministration (15 kap.), inköpsadministration (16 kap.), informationsteknik (17 kap.), informations- och massmediefrågor (18 kap.), utlämnande av allmän handling (19 kap.), representation och bisyssla (20 kap.). 2 Rekryteringsmyndighetens uppgifter bestäms i instruktion för Rekryteringsmyndigheten, regleringsbrev och andra beslut av statsmakterna. 3 Generaldirektören styr och leder Rekryteringsmyndighetens verksamhet inom ramen för statsmakternas beslut. 4 I arbetsordningen fastställer generaldirektören Rekryteringsmyndighetens organisation samt de grundläggande principerna för ansvarsfördelningen. I Rekryteringsmyndighetens verksamhetsplan preciseras och förtydligas arbetsuppgifter och mål för det närmaste budgetåret. 5 Som komplement till arbetsordningen finns ytterligare interna bestämmelser (RIB), Rekryteringsmyndighetens riktlinjer, policyn, handböcker och rutiner. Riktlinjerna är tillgängliga på myndighetens webbplats via intranätet. Policyn och handböcker är tillgängliga på intranätet.

2 RIB 2018:2 Sida 2 6 Särskilda bestämmelser gäller för verksamheten vid kriser i fred och vid höjd beredskap. 7 Generaldirektören, eller den hon eller han bestämmer, får göra undantag från bestämmelserna i arbetsordningen. 8 Chefsjuristen ansvarar för att bevaka, följa upp och föreslå ändringar i arbetsordningen. 2 kap. Organisation 1 Rekryteringsmyndighetens organisation utgörs av generaldirektören och följande organisationsenheter: Avdelningen för prövning ( PRÖV). - Prövningsenheten Stockholm - Prövningsenheten Malmö Avdelningen för bemanning och beredskap ( BEM). - Personärendeenheten - Enheten för bemanningsstöd - Inskrivningsenheten Avdelningen för IT (IT). Avdelningen för verksamhetsstöd (VSTÖD). Staben (STAB). Insynsråd 2 Rekryteringsmyndigheten har ett insynsråd i enlighet med instruktionen för myndigheten. Rådet ska utöva insyn i verksamheten och ge myndighetschefen råd. Insynsrådet består av generaldirektören och ledamöter som är utsedda av regeringen. Generaldirektören är ordförande i insynsrådet. 3 Generaldirektören informerar insynsrådet om bland annat: Årsredovisningen. Budgetunderlaget. Myndighetens verksamhetsplan och budget. Rapporter från externa granskningar. Uppföljningsuppgifter enligt regleringsbrevet. n av större omfattning eller ärenden som kan väcka stort massmedialt intresse. 4 Generaldirektören fastställer tid och plats för rådets sammanträden. Föredragande i rådet kan vara ansvarig avdelningschef eller den som berett ärendet. I övrigt bestämmer generaldirektören vilka som ska närvara. Kallelse, dagordning och underlag till anmälda ärenden ska vara ledamöterna tillhanda senast fem arbetsdagar före sammanträdet.

3 RIB 2018:2 Sida 3 Minnesanteckningar ska föras vid sammanträde med insynsrådet. Det huvudsakliga innehållet i dagordningens punkter ska framgå av anteckningarna. Minnesanteckningarna är tillgängliga på intranätet. Ansvarsgruppen 5 Rekryteringsmyndigheten har en ansvarsgrupp dit medarbetarna kan vända sig och anonymt lämna tips eller anmäla misstanke om korruption och interna oegentligheter. Ansvarsgruppen består av generaldirektören, chefsjuristen och chefen för avdelningen för verksamhetsstöd. Ansvarsgruppen avgör om de inkomna uppgifterna ska lämnas till personalansvarsnämnden för vidare utredning. Personalansvarsnämnden 6 Enligt Rekryteringsmyndighetens instruktion ska det vid myndigheten finnas en personalansvarsnämnd. Myndighetsförordningen (SFS 2007:515) och Personalföreträdarförordningen (SFS 1987:1101) reglerar frågan om personalansvarsnämnd. Personalansvarsnämnden består av generaldirektören, chefen för Avdelningen för verksamhetsstöd, chefsjuristen, personalföreträdare samt ledamöter som generaldirektören har utsett. Generaldirektören är personalansvarsnämndens ordförande. 7 Personalansvarsnämndens uppgifter regleras i 25 myndighetsförordningen (2007:515) och i Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser. Krisledningsgruppen 8 Vid Rekryteringsmyndigheten finns en krisledningsgrupp som hanterar allvarliga kriser som rör myndighetens verksamhet. Krisledningsgruppen består av generaldirektören, stabschefen, chefsjuristen, chefen för avdelningen för verksamhetsstöd, chefsläkaren samt ett skyddsombud. Generaldirektören leder krisledningsgruppen. 3 kap. Ledning 1 Av Rekryteringsmyndighetens instruktion framgår att generaldirektören är myndighetens chef. Myndighetschefen har en ställföreträdare som träder in som chef för myndigheten när generaldirektören inte är i tjänst på grund av semester, sjukdom, tjänsteresa eller något annat skäl är förhindrad att utöva den direkta ledningen av verksamheten. Ställföreträdaren ersätter även i övrigt myndighetschefen i den utsträckning som chefen bestämmer. 2 Om både generaldirektören och ställföreträdaren är frånvarande inträder i första hand chefen för Avdelningen för verksamhetsstöd och i andra hand stabschefen som ställföreträdare. 3 Varje avdelning leds av en avdelningschef, som är direkt underställd generaldirektören. Enheterna leds av en enhetschef, som är underställd avdelningschefen.

4 RIB 2018:2 Sida 4 4 För varje avdelningschef och varje enhetschef ska en befattningshavare med tillikauppgift att ersätta chefen vid dennes frånvaro utses. Chefen utser ersättaren. 5 Staben leds av en stabschef, som är direkt underställd generaldirektören. Det som gäller för en avdelningschef enligt denna arbetsordning gäller även för stabschefen. 4 kap. Arbetsmiljö 1 Bestämmelser om arbetsmiljö finns i arbetsmiljölagen (1977:1160) med tillhörande arbetsmiljöförordning (1977:1166) samt i föreskrifter från Arbetsmiljöverket. 2 I egenskap av myndighetschef är generaldirektören ytterst ansvarig för myndighetens arbetsmiljö. 3 Det dagliga arbetsmiljöarbetet bedrivs av chefer med personalansvar i enlighet med särskild delegation från generaldirektören. Rekryteringsmyndighetens arbetsmiljöarbete beskrivs närmare i särskilda interna styrdokument. 5 kap. Medarbetarnas ansvar 1 Utöver det som anges särskilt i arbetsordningen har varje anställd en allmän skyldighet att 1. känna till Rekryteringsmyndighetens mål och verksamhet samt följa de författningar, interna styrdokument, avtal, överenskommelser och särskilda beslut som gäller för verksamheten, 2. medverka till att ledningens intentioner och uttalade verksamhetsmål nås, 3. uppträda på ett hänsynsfullt och korrekt sätt i förhållande till både medarbetare och utomstående, 4. utföra de arbetsuppgifter som normalt utförs inom Rekryteringsmyndigheten, som omfattas av anställningen och som man har kompetens för (arbetsskyldigheten), 5. tillfälligt hjälpa till med andra arbetsuppgifter om arbetstagaren har nödvändig kompetens, 6. värna om rättssäkerheten och den enskildes integritet, 7. informera, vägleda och ge råd och stöd till allmänheten och medarbetare i frågor som rör det egna kompetensområdet, 8. arbeta för jämställdhet och mångfald, 9. i det dagliga arbetet värna om både arbetsmiljön och den yttre miljön (transporter, elförbrukning m.m.), 10. vara saklig och opartisk, och 11. utöva arbetet med respekt för alla människors lika värde och för den enskilda människans frihet och värdighet. Jäv 2 En medarbetare ska inte handlägga eller delta i handläggningen av ett ärende om medarbetaren har eller kan uppfattas ha eget intresse av hur Rekryterings-

5 RIB 2018:2 Sida 5 myndigheten hanterar ärendet. Detsamma gäller om någon annan omständighet kan rubba förtroendet för medarbetarens opartiskhet. Den medarbetare som känner till en omständighet som kan innebära jäv ska omgående informera sin chef. Mutor och bestickning 3 Rekryteringsmyndighetens medarbetare får inte begära eller ta emot ersättning, förmån eller gåva för en åtgärd i tjänsten. Bisysslor 4 En medarbetare vid Rekryteringsmyndigheten får inte ha en bisyssla som kan rubba förtroendet för hans, hennes eller någon annan medarbetares opartiskhet eller som kan skada myndigheten (förtroendeskadlig bisyssla). Det är inte heller tillåtet att ha en bisyssla som är så omfattande eller krävande att det ordinarie arbetet blir lidande (arbetshindrande bisyssla) eller som konkurrerar med Rekryteringsmyndighetens verksamhet (konkurrensbisyssla). Öppenhet och tillgänglighet 5 Rekryteringsmyndighetens verksamhet ska präglas av öppenhet och tillgänglighet. Med öppenhet menas att det ska vara lätt att komma i kontakt med myndighetens medarbetare och att få den hjälp man behöver. Tillgänglighet innebär att verksamheten ska anpassas så att personer med funktionsnedsättning inte missgynnas i förhållande till andra i kontakterna med Rekryteringsmyndigheten. 6 I Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser (RIB) och riktlinjer finns närmare information om myndighetens ambitioner när det gäller en öppen och tillgänglig verksamhet. Etiskt förhållningssätt 7 Som statlig myndighet är Rekryteringsmyndigheten beroende av statsmakternas och allmänhetens förtroende. Detta ställer stora krav på att myndighetens medarbetare agerar ansvarsfullt mot varandra, mot uppdragsgivare och enskilda. 8 Rekryteringsmyndighetens etiska riktlinjer beskriver myndighetens syn på hur medarbetarna ska förhålla sig i situationer som kräver ett etiskt förhållningssätt. Det är exempelvis inte tillåtet att använda internet och e-post för att söka, lagra eller distribuera materiel med anstötligt innehåll eller förmedla budskap med odemokratiska värderingar. 6 kap. Avdelningarnas uppgifter 1 Varje avdelning ansvarar för att myndighetens vision och verksamhetsidé präglar det dagliga arbetet och att verksamhetsmålen nås. Avdelningen för prövning 2 Avdelningens huvuduppgift är att 1. mönstra totalförsvarspliktiga, och 2. genomföra tester, undersökningar och urval för rekrytering till utbildningar och yrken med särskilda krav. 3 Avdelningen ska

6 RIB 2018:2 Sida 6 1. genomföra omvärldsbevakning och omvärldsanalys inom avdelningens verksamhetsområden, 2. upprätta förslag till styrdokument inom avdelningens verksamhetsområden, 3. utbilda inom avdelningens verksamhetsområden, 4. ansvara för planering, styrning, kontroll och uppföljning av prövningsverksamheten, 5. utveckla processer och metoder för urval och test, 6. följa upp att prövningarna bedrivs enligt interna och externa föreskrifter samt överenskommelser med uppdragsgivarna, 7. föreslå metodförändringar för den interna styrningen och kontrollen, 8. handlägga ärenden som rör myndighetens medicinska och psykologiska verksamhet, 9. samordna reseplaneringen för de prövande, 10. ansvara för tidbokningssystemet, 11. samordna urvalstjänsterna för Försvarsmakten och övriga uppdragsgivare. 12. samordna arbetet med kundkvalitet, 13. informera nuvarande och tänkbara uppdragsgivare om myndighetens urvalstjänster, 14. samordna arbetet med framtagning av offerter och överenskommelser, och 15. identifiera och förtydliga verksamhetens behov och krav på IT-stöd och lämna tydliga krav till systemansvarig. Avdelningen för bemanning och beredskap 4 Avdelningens huvuduppgift är att 1. skriva in totalförsvarspliktiga, 2. genomföra uppdrag åt Försvarsmakten (fylla upp krigsförband, sända krigsplaceringsorder m.m.), 3. registerhålla och redovisa personal som har uppgifter inom totalförsvaret, 4. stödja och ge service till Försvarsmakten och övriga uppdragsgivare, och 5. stödja avdelningen för prövning i verksamhet före och efter prövning. 5 Avdelningen ska 1. genomföra omvärldsbevakning och omvärldsanalys inom avdelningens verksamhetsområden, 2. upprätta förslag till styrdokument inom avdelningens verksamhetsområden, 3. utbilda inom avdelningens verksamhetsområden, 4. handlägga frågor om befattningskrav och utbildningsbehov, 5. registrera uppgifter som förts över till Rekryteringsmyndigheten från myndigheter, kommuner och landsting, 6. selektera de som ska kallas till mönstring, 7. informera och vägleda de som mönstrar om befattningar och tjänstgöringsförhållanden, 8. samordna urval för inskrivning, 9. handlägga ärenden som rör totalförsvarspliktiga (mönstringsunderlaget, kallelser, beslut om inskrivning och krigsplacering m.m.), 10. stödja Försvarsmakten med tjänstgöringshandlingar under grundutbildning och repetitionsutbildning,

7 RIB 2018:2 Sida förvalta Rekryteringsmyndighetens register över befattningskrav och befattningsbeskrivningar, 12. svara för Rekryteringsmyndighetens kundstöd, 13. svara för Rekryteringsmyndighetens övergripande kontakter med Försvarsmakten om totalförsvarspliktiga. 14. svara för Rekryteringsmyndighetens beredskapsorganisation, 15. svara för frågor som rör Nationella upplysningsbyrån, NUB, (planering, medverkan i övningar m.m.) samt ingå i dess delegation, 16. förvalta myndighetens processer för mönstring, urval, test och personalredovisning, och 17. identifiera och förtydliga verksamhetens behov och krav på IT-stöd och lämna tydliga krav till systemansvarig. Avdelningen för IT 6 Avdelningens huvuduppgift är att 1. ansvara för drift och förvaltning av Rekryteringsmyndighetens ITsystem, och 2. utveckla IT-lösningar för samtliga verksamhetsprocesser. 7 Avdelningen ska 1. genomföra omvärldsbevakning och omvärldsanalys inom avdelningens verksamhetsområden, 2. upprätta förslag till styrdokument inom avdelningens verksamhetsområden, 3. utbilda inom avdelningens verksamhetsområden, 4. ansvara för utveckling, drift och teknisk samordning av myndighetens system i enlighet med systemförvaltningsmodell PM3, 5. ansvara för e-tjänsterna i de system som avdelningen ansvarar för, 6. ansvara för strategiska frågor som rör utveckling av verktyg och metoder på området, 7. ansvara för Rekryteringsmyndighetens tekniska plattformar, 8. ha det tekniska ansvaret för arbetsplatsutrustningar och ta fram ekonomiskt underlag för anskaffning av sådan utrustning, 9. ansvara för att ta säkerhetskopior av Rekryteringsmyndighetens ITsystem och göra filöverföringen till och från andra myndigheter (CAMA, SHS m.fl.), 10. ansvara för beställning av behörighetskort till Rekryteringsmyndighetens medarbetare samt civila användare, 11. ansvara för versionshantering och distribution/driftsättning av applikationerna i Rekryteringsmyndighetens IT-system, 12. göra rättnings- och utsökningsprogram för samtliga databaser, 13. ansvara för Rekryteringsmyndighetens IT-säkerhet, och 14. ansvara för Rekryteringsmyndighetens kryptografiska funktioner. Avdelningen för verksamhetsstöd 8 Avdelningens huvuduppgift är att 1. stödja Rekryteringsmyndighetens chefer och medarbetare inom ekonomi, HR, juridik, säkerhet, kommunikation, inköp/upphandling, statistik, lokalfrågor, 2. ansvara för centrala läkarhandlingsarkivet, och 3. ansvara för Rekryteringsmyndighetens informationsförvaltning.

8 RIB 2018:2 Sida 8 9 Avdelningen ska 1. genomföra omvärldsbevakning och omvärldsanalys inom avdelningens verksamhetsområden, 2. upprätta förslag till styrdokument inom avdelningens verksamhetsområden, 3. utbilda myndighetens medarbetare inom avdelningens verksamhetsområden, 4. ansvara för budgetering, redovisning och uppföljning i finansiella termer, 5. sammanställa utgiftsprognoser till regeringen, 6. ansvara för fakturahantering och redovisning, 7. upprätta kalkyler och lämna underlag för beslut om myndighetens avgifter, 8. ansvara för myndighetens upphandlingar och teckna lokala ramavtal, 9. ansvara för myndighetens anskaffning av varor och tjänster, 10. förhandla och teckna kontrakt om myndighetens lokaler, 11. stödja generaldirektören i utformningen av myndighetens arbetsgivarpolitik, 12. ansvara för myndighetens övergripande kompetensförsörjning, 13. stödja myndighetens avdelningar och enheter i frågor om kompetensförsörjning, 14. stödja myndighetens avdelningar och enheter i frågor om lön och övriga anställningsvillkor, 15. ansvara för löner samt reseräkningar, 16. handlägga arbetsrättsliga ärenden (förhandlingar, tvister m.m.), 17. vara sekretariat för myndighetens samverkansgrupp, 18. handlägga anmälningar till myndighetens personalansvarsnämnd, 19. handlägga rättsliga ärenden, 20. genomföra rättsutredningar, 21. handlägga myndighetens säkerhetsärenden, 22. genomföra myndighetens risk- och sårbarhetsanalys, 23. planera, genomföra, utvärdera och utveckla Rekryteringsmyndighetens externa och interna kommunikation, 24. förvalta och utveckla Rekryteringsmyndighetens webbplats samt myndighetens intranät, 25. initiera, genomföra, utvärdera och utveckla myndighetens massmediekontakter samt stödja organisationen i kontakter med medierna, 26. verka för klara och begripliga texter i myndighetens dokument samt tryckta och webbaserade kanaler, 27. ansvara för organisationens samlade profil, 28. handlägga ärenden om utlämnande av allmän handling och registerutdrag enligt artikel 15 dataskyddsförordningen, 2016/ sammanställa Rekryteringsmyndighetens statistik, 30. ansvara för kontorsservice och Rekryteringsmyndighetens lokaler, och 31. identifiera och förtydliga verksamhetens behov och krav på IT-stöd och lämna tydliga krav till systemansvarig. Staben 10 Stabens huvuduppgift är att Stödja generaldirektören och avdelningscheferna när det gäller styrning och ledningsprocesser.

9 RIB 2018:2 Sida 9 11 Staben ska 1. genomföra omvärldsbevakning och omvärldsanalys inom Stabens verksamhetsområden, 2. upprätta förslag till styrdokument inom Stabens verksamhetsområden, 3. utbilda myndighetens medarbetare inom Stabens verksamhetsområden, 4. utveckla processer och metoder för styrning och ledning av myndighetens verksamhet, 5. planera, koordinera och dokumentera generaldirektörens och ledningsgruppens möten och besök, 6. ta fram underlag till och samordna arbetet med myndighetens verksamhetsplan, budgetunderlag och årsredovisning, 7. samordna vidareutvecklingen av myndighetens verksamhetsmål och nyckeltal, 8. samordna större verksamhetsövergripande projekt, 9. följa upp, utvärdera, analysera och bedöma myndighetens resultat, produktivitet och effektivitet, 10. samordna myndighetens arbete med jämställdhetsintegrering och tillgänglighet, 11. ansvara för myndighetens miljöledningsuppgifter, 12. samordna arbetet i myndighetens krisledningsgrupp, och 13. identifiera och förtydliga verksamhetens behov och krav på IT-stöd och lämna tydliga krav till systemansvarig. 14. Fördela remisser från Regeringskansliet och andra centrala myndigheter. 7 kap. Vissa medarbetares ansvar och uppgifter Verksamhetschefen 1 Vid Rekryteringsmyndigheten finns en verksamhetschef i enlighet med 4 kap 2 hälso- och sjukvårdslagen (2017:30). Verksamhetschefen ansvarar under generaldirektören för att den medicinska och psykologiska verksamheten uppfyller de krav på kvalitet, säkerhet och integritet som gäller inom hälso- och sjukvården. 2 Närmare bestämmelser om verksamhetschefens ansvar och uppgifter finns i bland annat hälso- och sjukvårdslagen (2017:30) och i Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS). Chefsläkaren 3 Chefsläkaren ansvarar under verksamhetschefen för myndighetens medicinska verksamhet. 4 Chefsläkaren ska kontinuerligt följa upp och säkerställa 1. att föreskrifter och handböcker samt interna styrdokument inom området är kända och används av den medicinska personalen, och 2. att den medicinska personalen har den kompetens som krävs och att nyanställda inskolas.

10 RIB 2018:2 Sida 10 Chefspsykologen 5 Chefspsykologen ansvarar under verksamhetschefen för Rekryteringsmyndighetens psykologiska verksamhet. 6 Chefspsykologen ska kontinuerligt följa upp och säkerställa 1. att föreskrifter och handböcker samt interna styrdokument inom området är kända och används av psykologerna, och 2. att myndighetens psykologer har den kompetens som krävs och att nyanställda psykologer inskolas. Chefssjuksköterska 7 Chefssjuksköterskans huvuduppgift är att under verksamhetschefens ledning och i nära samarbete med chefsläkaren ansvara för övergripande frågor som rör myndighetens medicinska verksamhet. 8 Chefssjuksköterskan ska 1. ansvara för samordningen av information till myndighetens sjuksköterskor, 2. medverka i internutbildning inom det medicinska området, 3. medverka i arbetet med föreskrifter, riktlinjer och handböcker som rör det medicinska området, och 4. medverka i utvecklingen av datarutiner inom sakområdet. Funktionsansvarig medicin respektive psykologi 9 Vid varje prövningsenhet finns en funktionsansvarig för medicin och en funktionsansvarig för psykologi. De funktionsansvariga ska samordna och följa upp enhetens medicinska och psykologiska verksamhet utifrån anvisningar från myndighetens chefsläkare, chefssjuksköterska och myndighetens chefspsykolog. Chefsjuristen 10 Chefsjuristens huvuduppgift är att säkerställa att Rekryteringsmyndighetens verksamhet bedrivs på ett rättssäkert sätt samt att myndighetens beslut är lagenliga, följdriktiga och enhetliga. 11 Chefsjuristen ska 1. handlägga yttranden till Justitieombudsmannen (JO), Justitiekanslern (JK) och Diskrimineringsombudsmannen (DO), 2. granska förslag till generaldirektörens beslut, se 14 kap. 6, 3. ta fram förslag till nya, ändrade eller upphävande av föreskrifter m.m., 4. vara ansvarig utgivare för Rekryteringsmyndighetens författningssamling (TRMFS) och interna bestämmelser (RIB), 5. samordna utgivningen av Rekryteringsmyndighetens riktlinjer och handböcker, och 6. följa upp tillämpningen av författningar och myndighetens föreskrifter. Säkerhetschef 12 Vid Rekryteringsmyndigheten finns en säkerhetschef som även är säkerhetsskyddschef i enlighet med 6 säkerhetsskyddsförordningen (1996:633) samt en biträdande säkerhetschef som även är biträdande säkerhetsskyddschef.

11 RIB 2018:2 Sida 11 Därutöver finns en säkerhetsansvarig medarbetare vid varje prövningsenhet. 13 Säkerhetschefen har under generaldirektören det övergripande ansvaret för att myndighetens säkerhetsarbete bedrivs enligt gällande författningar och interna styrdokument. Säkerhetschefen ska även följa upp och kontrollera myndighetens säkerhetsarbete. 14 Närmare bestämmelser om säkerhetsskydd finns i säkerhetsskyddslagen (1996:627), säkerhetsskyddsförordningen (1996:633) och i Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser. Kommunikationschef 15 Kommunikationschefen ansvarar under generaldirektören för myndighetens massmediekontakter och mediebevakning. Dataskyddsombud 16 Rekryteringsmyndigheten har ett sådant dataskyddsombud som avses i avsnitt 4 i förordning (EU) 2016/679, dataskyddsförordningen. Dataskyddsombudet är Rekryteringsmyndighetens kontaktperson gentemot allmänheten och Datainspektionen. Dataskyddsombudet ska 1. delta i alla frågor som rör skyddet av personuppgifter, 2. ge råd om konsekvensbedömningar, 3. samla information om myndighetens behandling av personuppgifter, 4. kontrollera att myndigheten följer bestämmelser och interna styrdokument om personuppgiftsbehandling, 5. Informera och ge råd om personuppgiftsbehandling. Dataskyddsombudet får begära utdrag ur logg för uppföljning och kontroll av användning av personuppgifter. Avdelningschef 17 Avdelningschefen ansvarar under generaldirektören för 1. avdelningens verksamhet, 2. personal och kompetensförsörjning, 3. utveckling av arbetsprocesser och metoder, 4. processen mot uppdragsgivarna, och 5. aktivt samarbete med andra avdelningar. Avdelningschefens verksamhetsansvar 18 Avdelningschefen ansvarar för att avdelningen löser uppgifterna i arbetsordning, verksamhetsplan och särskilda beslut inom budgetramen. Avdelningschefen ansvarar även för att avdelningen bedriver sin verksamhet enligt gällande rätt och interna styrdokument. 19 Ansvaret enligt 18 innebär att avdelningschefen i nära samverkan med sina medarbetare bland annat ska se till att

12 RIB 2018:2 Sida medarbetarna känner till och följer de bestämmelser och instruktioner som gäller för verksamheten, 2. medarbetarna ger god service och är tillgängliga för allmänheten, 3. medarbetarna utformar klara och begripliga beslut och andra texter, 4. medarbetarna handlägger avdelningens ärenden snabbt och rättssäkert, 5. allmänna handlingar hanteras i enlighet med gällande bestämmelser och Rekryteringsmyndighetens handbok om informationsförvaltning, och 6. samråda med andra avdelningschefer i frågor som berör andra avdelningar. 20 Avdelningschefen ska kontinuerligt informera generaldirektören om arbetets gång och om ärenden av större vikt eller principiell betydelse. Generaldirektören ska även informeras om avdelningen inte kan genomföra verksamhet som är fastställd i verksamhetsplanen. 21 Inför varje verksamhetsår ska avdelningschefen besluta om avdelningens delegationsordning. Avdelningschefens ekonomiansvar 22 Avdelningschefen ansvarar för avdelningens budget vilket innebär att 1. planera verksamheten och budgetera för genomförandet, 2. se till att verksamheten bedrivs i enlighet med fastställda mål och fastställd budget, 3. följa upp och återrapportera ekonomiska förhållanden, 4. se till att interna och externa redovisningsregler följs och att en god intern kontroll upprätthålls, och 5. utse en inventeringsförrättare för att inventera avdelningens tillgångar. Avdelningschefens personalansvar 23 I avdelningschefens personalansvar ingår att 1. skapa en arbetsmiljö som ger trivsel och engagemang samt goda förutsättningar för samverkan, 2. se till att avdelningen följer lagar och avtal inom det arbetsgivarpolitiska området, 3. se till att avdelningen tillämpar Rekryteringsmyndighetens interna styrdokument inom det arbetsgivarpolitiska området och att de är väl kända av medarbetarna, 4. ansvara för avdelningens arbetsmiljöarbete enligt särskild delegation från generaldirektören, 5. ansvara för avdelningens kompetensförsörjning i samverkan med avdelningen för verksamhetsstöd, 6. ansvara för avdelningens ärenden om lön och övriga anställningsvillkor i samråd med avdelningen för verksamhetsstöd, 7. undersöka och beakta medarbetarnas behov av och intresse för kompetensutveckling, 8. genomföra medarbetarsamtal, lönesamtal och lönesättande samtal, 9. ansvara för god säkerhet på arbetsplatsen så att risken för skador och olycksfall minimeras, 10. verka för jämställdhet och jämlikhet, 11. förebygga att medarbetarna eller någon annan som kommer i kontakt med Rekryteringsmyndigheten utsätts för kränkande behandling, och

13 RIB 2018:2 Sida 13 Enhetschef 12. kontinuerligt informera medarbetarna om arbetets gång och om ärenden av större vikt eller principiell betydelse. 24 Enhetschefen ansvarar under avdelningschefen för ledningen av enhetens operativa verksamhet. 25 Enhetschefen ska 1. ansvara för enhetens personal, leda enheten och fördela arbetsuppgifter i enlighet med avdelningschefens beslut och anvisningar, 2. aktivt verka för samarbete med andra enheter och avdelningar, och 3. aktivt stödja avdelningschefen så att han eller hon kan fullfölja sitt ansvar för verksamhet, ekonomi och personal. 26 Enhetschefens beslutsbefogenhet anges i avdelningens delegationsordning. 8 kap. Styrning av verksamheten Regeringens styrning 1 Regeringen styr Rekryteringsmyndighetens verksamhet i instruktion samt i det årliga regleringsbrevet. 2 Av instruktion för Rekryteringsmyndighetens framgår myndighetens uppgifter. I det årliga regleringsbrevet är mål, villkor samt finansiering angivna. Samverkan med arbetstagarorganisationer 3 Inom Rekryteringsmyndigheten finns särskilda grupper för samverkan med arbetstagarorganisationerna. Samverkan sker i enlighet med särskilda avtal. Generaldirektörens styrning Verksamhetsplan 4 Generaldirektören leder Rekryteringsmyndigheten genom att ge avdelningscheferna uppdrag i myndighetens årliga verksamhetsplan och i särskilda beslut (styrkort) samt genom att fastställa en strategisk plan. I uppdragen fastställer generaldirektören arbetsuppgifter och mål samt de ekonomiska ramarna. Verksamhetsplanen med bilagor är tillgänglig på myndighetens intranät. Styrdokument 5 Rekryteringsmyndigheten har dessa styrdokument Externa föreskrifter (TRMFS). Interna bestämmelser (RIB). Myndighetschefens beslut. Riktlinjer och policyn. Handböcker. Rutiner

14 RIB 2018:2 Sida 14 6 Rekryteringsmyndighetens externa föreskrifter (TRMFS) innehåller verkställighetsföreskrifter till lag och förordning. Föreskrifterna är bindande och riktar sig till såväl allmänheten som Rekryteringsmyndighetens medarbetare. De externa föreskrifterna ges ut på Rekryteringsmyndighetens författningssamling TRMFS och är tillgängliga på myndighetens webbplats och via intranätet. 7 I Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser (RIB) regleras Rekryteringsmyndighetens interna frågor. Bestämmelserna är bindande för Rekryteringsmyndighetens medarbetare. Bestämmelserna ges ut i en särskild nummerserie Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser och är tillgängliga på myndighetens webbplats och via intranätet. 8 I myndighetschefens beslut anges generaldirektörens övergripande beslut, bland annat myndighetens verksamhetsplan. Myndighetschefens beslut är bindande för Rekryteringsmyndighetens medarbetare. Besluten ges ut i en särskild nummerserie myndighetschefens beslut och är tillgängliga på myndighetens intranät. 9 Rekryteringsmyndighetens riktlinjer och policyn anger hur myndigheten och medarbetarna bör förhålla sig inom ett visst område och kan innehålla både bindande regler (ska) och rekommendationer (bör). Riktlinjerna ges ut i en särskild nummerserie Rekryteringsmyndighetens riktlinjer och är tillgängliga på myndighetens webbplats och via intranätet. Myndighetens policyn är tillgängliga på intranätet. 10 Rekryteringsmyndighetens handböcker innehåller sammanställningar av t.ex. lagar, förordningar, föreskrifter, förarbeten och praxis för att underlätta tillämpningen på ett visst område. Handböckerna innehåller handlingsregler som är bindande för Rekryteringsmyndighetens medarbetare. Handböckerna ges ut i en särskild nummerserie Rekryteringsmyndighetens handböcker och är tillgängliga på myndighetens intranät. 11 Rekryteringsmyndighetens rutiner innehåller beskrivningar av hur t. ex. en viss typ av ärende eller process ska handläggas eller hanteras i ett mer avgränsat område än vad riktlinjer och handböcker gör. Rutinerna är bindande för myndighetens medarbetare och ges ut i en särskild nummerserie. Uppföljning 11 Under budgetåret görs verksamhetsuppföljning och ekonomiska uppföljningar. Syftet är att följa upp om myndigheten kommer att nå verksamhetsmålen och genomföra uppdragen inom de ekonomiska ramarna. 9 kap. Ledningssystem 1 Rekryteringsmyndighetens ledningssystem syftar till att säkerställa att rätt beslut fattas utifrån rätt beredning och underlag. 2 Rekryteringsmyndighetens ledningssystem omfattar följande områden: Strategisk ledning. Avdelningarnas ledning.

15 RIB 2018:2 Sida 15 Informationssäkerhet Strategisk ledning 3 Området strategisk ledning består av två ledningsforum ledningsgrupp och chefsforum. 4 Ledningsgruppen ska arbeta med verksamhetsinriktning och -strategi, utveckling av myndighetens verksamhet, arbetsgivarpolitik, kommunikationsstrategi, strategisk kompetensförsörjning, värdegrund, verksamhetsplanering, budgetunderlag, årsredovisning och uppföljning. I arbetet deltar generaldirektören, stabschef, avdelningschefer och ledningskoordinator. Ledningsgruppen har möten varannan vecka och två arbetsinternat årligen. Höstinternatet inrymmer verksamhetsplanering och vårinternatet strategisk inriktning och utveckling. 5 Chefsforumet ska arbeta för att omsätta generaldirektörens verksamhetsinriktning och -strategi i verksamheten under det närmaste året. Forumet ska också arbeta med ledarskapsfrågor samt med information och samordning mellan avdelningar och enheter. I chefsforumet ingår ledningsgruppens medlemmar. Vid behov kompletteras det med andra chefer och medarbetare. 6 Utöver ovanstående uppgifter ska den strategiska ledningen arrangera en medarbetardag per år. Den ska innehålla framtidsdialoger, gemensam verksamhetsutveckling och gränsöverskridande diskussioner. Avdelningarnas ledning 7 Området avdelningarnas ledning består av tre mötesforum Avdelningens ledningsmöten, avdelningsmöten och enhets- eller gruppmöten. 8 Avdelningens ledning ska hantera operativa frågor, planering, samordning av produktion, kompetensförsörjning samt metod- och kvalitetsutveckling. Avdelningschefen beslutar vilka som ingår i avdelningens ledning. 9 Avdelningsmöten är ett forum för information och uppföljning samt utveckling. Vid avdelningsmötena deltar avdelningens samtliga medarbetare. 10 Efter avdelningschefens beslut genomförs vid behov möten med hela eller delar av avdelningen för bland annat verksamhetsplanering, samtal kring aktuella frågor samt arbetsmiljö. Informationssäkerhet Rekryteringsmyndigheten ska bedriva ett systematiskt och riskbaserat informationssäkerhetsarbete med stöd av ett ledningssystem för informationssäkerhet. I detta arbete ska standarderna ISO/IEC 27001:2014 och ISO/IEC 27002:2014 beaktas.

16 RIB 2018:2 Sida kap. Projekt och arbetsgrupper 1 Mer omfattande utredningar ska alltid genomföras i projektform. Projekt kan genomföras av en ensamutredare eller av en projektgrupp. Projekt som omfattar flera avdelningar leds av Staben om inte annat beslutas. Utredaren eller projektledaren formulerar skriftliga direktiv för projektet. Direktiven ska fastställas efter föredragning. 2 Varje projekt ska ha en skriftlig projektplan med detta innehåll 1. bakgrundsbeskrivning, 2. syftet med projektet, 3. projektorganisation, 4. budget, 5. en bedömning av om projektet är en immateriell anläggningstillgång, 6. beräknad tidsåtgång för de medarbetare och konsulter som medverkar, 7. tidsplan, 8. projektledarens beslutsbehörighet, 9. kommunikationsplan, och 10. tidpunkt för redovisning. Vid behov ska projektplanen även innehålla uppgift om styrgrupp. 3 Rekryteringsmyndighetens projekt ska följas upp successivt. Varje projekt ska slutredovisas i en skriftlig rapport och i en ekonomisk redovisning. 4 Projektdirektiv, projektplan, skriftlig rapport och den ekonomiska redovisningen ska publiceras på Rekryteringsmyndighetens intranät. Arbetsgrupp 5 Utredningar av mindre omfattning kan genomföras i arbetsgrupp. Sammansättning av grupper 6 Projektgrupper, arbetsgrupper och andra beredningsgrupper ska om möjligt bestå av lika många män och kvinnor. 11 kap. Beslutsordning Grundläggande bestämmelser 1 Grundläggande bestämmelser om beslutsbehörighet finns i myndighetsförordningen (2007:515). 2 Generaldirektören ansvarar för Rekryteringsmyndighetens verksamhet inför regeringen och beslutar i ärenden som inte ska avgöras av personalansvarsnämnden. Generaldirektören får delegera sin beslutanderätt till annan medarbetare. Inom Rekryteringsmyndigheten gäller den beslutsordning som anges i myndighetens delegationsordning, se bilaga 1. 3 Råder tveksamhet om vem som är behörig att besluta enligt myndighetens delegationsordning ska frågan alltid överlämnas till generaldirektören.

17 RIB 2018:2 Sida 17 Beslut vid generaldirektörens frånvaro 4 Vid generaldirektörens frånvaro beslutar ställföreträdaren i chefens ställe, däremot inte om budget och anslag, styrdokument och anställningar. Beslut vid avdelnings- och enhetschefens frånvaro 5 Vid avdelningschefens eller enhetschefens frånvaro beslutar ersättaren inom ordinarie chefs ansvarsområde i den utsträckning som chefen bestämmer. 12 kap. Delegering av beslutanderätt Delegationsordning för avdelningen 1 Av myndighetens delegationsordning framgår vilka ärenden som får delegeras, se bilaga 1. 2 Med utgångspunkt i myndighetens delegationsordning ska avdelningschefen besluta om avdelningens delegationsordning. Av avdelningens delegationsordning ska framgå 1. vem som har rätt att besluta, 2. i vilken typ av ärende, och 3. om ärendet ska föredras. Delegationsordningen ska vara skriftlig och tillgänglig på myndighetens intranät. 3 I undantagsfall kan delegation lämnas genom ett enskilt beslut av avdelningschefen. Beslutet ska dokumenteras. 4 Avdelningschefen ska kontinuerligt se över rätten att besluta genom delegation. Delegationen ska återkallas skriftligt om förutsättningarna för delegationen ändras. 5 En kopia av avdelningens delegationsordning eller enskilt beslut om delegation samt beslut om återkallelse av delegation ska lämnas till avdelningen för verksamhetsstöd. Ansvar 6 Den som delegerar beslutanderätt i ett ärende eller en ärendegrupp ansvarar för att den som ska utföra uppgiften har förutsättningar att klara den. 7 Den som har beslutanderätt genom delegation har det fulla ansvaret för sina beslut. 8 Om den som har fått en beslutanderätt delegerad till sig bedömer att ärendet är principiellt viktigt eller svårbedömt, ska ärendet överlämnas till den som lämnat delegationen.

18 RIB 2018:2 Sida kap. Föredragning n som beslutas av Rekryteringsmyndighetens generaldirektör eller personalansvarsnämnden 1 n ska alltid föredras om generaldirektören eller personalansvarsnämnden ska besluta. Om beslutet inte kan skjutas upp får generaldirektören besluta utan föredragning. Övriga ärenden 2 Andra ärenden än de som anges i 1 ska föredras om generaldirektören eller avdelningschefen beslutar det. 14 kap. Handläggning av ärenden Diarieföring, expediering och arkivering av handlingar 1 Närmare bestämmelser om diarieföring, expediering och arkivering av handlingar redovisas i Rekryteringsmyndighetens handbok om informationsförvaltning. Registratur 2 I Karlstad finns en registratur som tar emot, registrerar, expedierar och arkiverar handlingar. 3 Registraturen ska vara öppen varje hel arbetsdag kl med avbrott för 30 minuter lunch. Då arbetstiden är förkortad ska registraturen vara öppen kl Lottning av ärenden 4 Registrator fördelar inkomna ärenden. Om ett ärende berör mer än en avdelning ska ärendet tilldelas den avdelning till vilken ärendet huvudsakligen hör. Avdelningschefen ska anmäla särskilt viktiga ärenden till generaldirektören. Beredning 5 Om ett ärende också berör andra avdelningars verksamhets- eller ansvarsområden ska handläggarna samråda före föredragning och beslut. Uppstår oenighet i ett sådant ärende ska ärendet överlämnas till berörda avdelningschefer. Kvarstår oenigheten ska ärendet överlämnas till generaldirektören. 6 Chefsjuristen ska granska ärenden som ska avgöras av generaldirektören innan ärendet föredras. Ekonomiadministrativa ärenden, anställningsärenden och andra personaladministrativa ärenden är undantagna. 7 Kan handläggaren anta att ett ärende från en enskild inte kan besvaras inom fyra veckor ska den enskilde informeras om att ärendet har tagits emot och att besked lämnas så snart som möjligt.

19 RIB 2018:2 Sida 19 Handläggaren ska informera närmaste chef innan han eller hon kontaktar den enskilde. Föredragning 8 Föredragning sker muntligen eller genom cirkulation av handlingar tillsammans med förslag till beslut. av större betydelse ska alltid föredras muntligen. 9 Den som handlägger ett ärende är föredragande om inte annat beslutas. Närmare bestämmelser om vilka ärenden som ska föredras finns i 13 kap Föredraganden ska klarlägga faktiska och rättsliga förhållanden och inhämta upplysningar och yttranden. Närmaste chef ska informeras om hur arbetet går. Föredraganden ska följa bestämmelserna i förvaltningslagen (2017:900) och andra förfaranderegler samt Checklista inför beredning och beslut. 11 Vid föredragningen ska handläggaren redovisa ärendets sakinnehåll, gällande regler och praxis samt lämna skriftligt förslag till beslut. Föredragning för generaldirektören 12 n som ska beslutas av generaldirektören ska föredras vid särskilda möten (-föredragning). Förutom generaldirektören och föredraganden deltar chefsjuristen, stabschefen och den föredragandes avdelningschef. 13 Tider för föredragning bokas hos ledningskoordinatorn vid Staben. Underlag för beslut ska lämnas till ledningskoordinatorn senast fem arbetsdagar före föredragningen om inte annat överenskommits. 14 Ansvarig avdelningschef ansvarar för att ärenden till -föredragning anmäls i rätt tid och att beslutsunderlaget och förslaget till beslut håller tillräcklig kvalitet. Dokumentation av beslut Beslut av personalansvarsnämnden 15 Protokoll ska föras vid personalansvarsnämndens sammanträden. Protokollet ska innehålla de uppgifter som anges i 16. Övriga beslut 16 Av varje beslutshandling ska framgå 1. beslutsdatum, 2. beslutets innehåll, 3. beslutsfattarens namn, 4. föredragandens namn, och 5. vem eller vilka som varit med i den slutliga handläggningen utan att delta i avgörandet. 17 Beslutsfattaren och föredraganden ska skriva under Rekryteringsmyndighetens utgående beslutsskrivelser.

20 RIB 2018:2 Sida 20 Är beslutsfattaren förhindrad ska föredraganden, eller annan befattningshavare vid dennes frånvaro, underteckna skrivelsen med formuleringen Enligt Rekryteringsmyndighetens beslut och sin namnteckning. 18 Massärenden som rör totalförsvarspliktiga och som expedieras samlat eller elektroniskt behöver inte undertecknas. I dessa fall är det tillräckligt att ange beslutsfattarens namn eller Rekryteringsmyndigheten. 19 Generaldirektörens beslut ges ut i en särskild nummerserie myndighetschefens beslut och är tillgängliga på myndighetens intranät. 15 kap. Ekonomiadministration Särskilda förordnanden 1 Chefen för avdelningen för verksamhetsstöd eller den han eller hon utser är förordnad att teckna bokföringsorder om utbetalning av lön, arvoden och övriga personalrelaterade utgifter till Rekryteringsmyndighetens anställda. 2 Chefen för avdelningen för verksamhetsstöd eller den han eller hon utser 1. tecknar utbetalningsorder, 2. rekvirerar ingående moms, 3. beordrar utbetalning via plusgiro eller bank (debiteringsbemyndigande), 4. tar upp lån i Riksgäldskontoret och undertecknar lånehandlingar, och 5. undertecknar checkar och andra betalningsmedel som inbetalas till Rekryteringsmyndigheten. Särskilda bestämmelser om fakturahantering m.m. 3 Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser om ekonomiadministrativa rutiner innehåller bestämmelser om hur fakturor ska godkännas för betalning genom attest och dokumentation av ekonomiska transaktioner m.m. Avveckling av materiel 4 Bestämmelser om avveckling av övertalig och kasserad materiel framgår av Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser om ekonomiadministrativa rutiner. 5 Av myndighetens delegationsordning framgår vilka befattningshavare som får besluta om avveckling av Rekryteringsmyndighetens materiel, se bilaga kap. Inköpsadministration Anskaffningsplan och investeringsplan 1 Alla planerade anskaffningar och investeringar ska dokumenteras i en anskaffningsplan och i en investeringsplan, som ingår i den årliga verksamhetsplanen. Upphandling 2 Avdelningen för verksamhetstöd ansvarar för Rekryteringsmyndighetens upphandlingar och tecknar ramavtal vid anskaffning av varor och tjänster. 3 All upphandling ska göras i samråd med berörd avdelning.

21 RIB 2018:2 Sida 21 4 Vid upphandling ska avdelningen för verksamhetsstöd alltid pröva om det behöver göras en säkerhetsskyddad upphandling med säkerhetsskyddsavtal, SUA. Anskaffning 5 Avdelningen för verksamhetsstöd ansvarar för Rekryteringsmyndighetens anskaffning av varor och tjänster. Undantag gäller vid avrop och beställning mot statliga ramavtal som anvisats och lokala avtal som tecknats av avdelningen för verksamhetsstöd, se bilaga 1. 6 För återkommande avrop mot lokala avtal ska avdelningarna upprätta rekvisition/stående beställning. Ansvar 7 Avdelningen för verksamhetsstöd och övriga avdelningars uppgifter och ansvar vid upphandling framgår av Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser om upphandling. 17 kap. Informationsteknik Uppgifts- och ansvarsfördelning Övergripande ansvar 1 Generaldirektören är systemägare och har det övergripande ansvaret för Rekryteringsmyndighetens IT-system. 2 Endast IT-system som godkänts (ackrediterats) av generaldirektören får driftsättas. 3 Endast programvara som godkänts av chefen för avdelningen för IT får installeras i Rekryteringsmyndighetens IT-miljö. Ansvar för IT-stöd 4 Avdelningen för IT ansvarar för IT-stödet till myndighetens avdelningar. Det innebär drift och förvaltning av nätverk och nätverkstjänster, databaser, central maskinvara med tillhörande licenser och systemprogramvara. Avdelningen ansvarar även för Rekryteringsmyndighetens certifikat för myndighetens tekniska miljöer (Certificate Authority) samt operativ IT-säkerhet och användarstöd till Rekryteringsmyndighetens anställda. IT-tekniker 5 Vid varje prövningsenhet finns en IT-tekniker som svarar för användarstöd, drift och underhåll av prövningsenheternas IT-system samt installerar de programvaror som chefen för avdelningen för IT anvisar. Särskilt systemansvar 6 Varje IT-system har en systemansvarig. Av bilaga 2 framgår vilka befattningshavare som är systemansvariga. 7 Den systemansvarige ska

22 RIB 2018:2 Sida definiera verksamhetens krav på systemets funktionsinnehåll och tillgänglighet (kravspecifikation), 2. fortlöpande bevaka behovet av förändringar och fungera som beställare/kravställare gentemot avdelningen för IT, 3. dokumentera systemets användningsområde och användningssätt (användardokumentation), 4. dokumentera och anmäla fel i systemet, 5. utbilda nya användare och utbilda alla användare när systemet ändras 6. kvalitetssäkra före driftsättning av nya och förändrade applikationer, 7. säkerställa att personuppgifter i systemet behandlas i överensstämmelse med bestämmelserna i dataskyddsförordningen, 2016/679 och dataskyddslagen (2018:218). och lagen (1998:938) om behandling av personuppgifter om totalförsvarspliktiga, 8. säkerställa att säkerhetsbestämmelserna följs, och 9. gallra uppgifter i enlighet med givna bestämmelser. 8 Den systemansvarige ska besluta om 1. vilken utbildning som krävs för att få använda systemen, och 2. vem som ska ha behörighet. 9 Uppgift om vem som har behörighet till respektive system ska dokumenteras i en särskild behörighetsförteckning som ska förvaras hos den systemansvarige. Behörighetsförteckningen ska alltid vara aktuell. IT-säkerhet 10 Vid avdelningen för IT finns en IT-säkerhetschef som ansvarar för myndighetens IT-säkerhet. Därutöver finns en IT-säkerhetsansvarig medarbetare vid varje prövningsenhet. 11 Närmare bestämmelser om myndighetens IT-säkerhet finns i Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser om IT-säkerhet. 18 kap. Informations- och massmediefrågor 1 Avdelningen för verksamhetsstöd ansvarar för generaldirektörens och ledningsgruppens övergripande kommunikationsplanering. Vidare ansvarar avdelningen för den information som publiceras på myndighetens webbplats. Avdelningen ansvarar även för Rekryteringsmyndighetens grafiska profil. Massmediekontakter 2 Rekryteringsmyndighetens kommunikationschef är ansvarig för myndighetens massmediekontakter och mediabevakning. Generaldirektören ska informeras i viktigare frågor som är föremål för massmediernas intresse. 3 Vid varje avdelning är avdelningschefen behjälplig i de frågor som är aktuella för medierna. 4 Att Rekryteringsmyndighetens mediekontakter ska skötas av en särskild befattningshavare innebär inte att en enskild medarbetare inte får uttala sig som privatperson.

23 RIB 2018:2 Sida kap. Utlämnande av allmän handling 1 Varje anställd vid Rekryteringsmyndigheten ska på begäran lämna upplysningar ur allmänna handlingar som den anställde har tillgång till och som inte är sekretessbelagda. 2 En begäran att få ta del av en allmän handling, på plats eller i form av en kopia, ska i första hand prövas av den som har hand om den begärda handlingen (handläggare, registrator eller arkivarie). 3 Generaldirektören, chefsjuristen eller myndighetsjuristen beslutar om utlämnande av uppgifter till forskningsprojekt ( motsv.). 4 Beslut i frågor om utlämnande av allmänna handlingar som har hänskjutits till myndigheten får fattas av generaldirektören, chefsjuristen, chefen för verksamhetsstöd, myndighetsjuristen eller arkivarien. 5 Uppstår tveksamhet om en handling får lämnas ut ska ärendet överlämnas till chefsjuristen för bedömning. 6 Frågan om utlämnande av allmän handling ska alltid prövas skyndsamt. 20 kap. Representation och bisyssla Representation 1 Representation får förekomma endast efter beslut av generaldirektören eller av avdelningschef. 2 Vid representation ska det anges vem som ansvarat för representationen, syftet med representationen och namnen på dem som representationen avser. 3 Rekryteringsmyndighetens representation ska avpassas efter sitt syfte och präglas av måttfullhet. Ytterligare bestämmelser om myndighetens representation finns i Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser om representation. Bisyssla 4 Bestämmelser om bisyssla finns i lagen (1994:260) om offentlig anställning och i Villkorsavtalet och Villkorsavtal -T. Ytterligare vägledning finns i Rekryteringsmyndighetens riktlinjer för bisysslor. Denna arbetsordning träder i kraft den 22 november 2018 och samtidigt upphävs Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser (RIB 2017:1) om myndighetens arbetsordning. CHRISTINA MALM

24 RIB 2018:2 Sida 24 n Nyquist

25 RIB 2018:1 Sida 25 Bilaga 1 Delegationsordning Inledning n som delegerats men som är av principiell karaktär eller av särskild vikt ska överlämnas till generaldirektören för avgörande. Om det inte framgår av delegationsordningen vem som ska besluta i ett ärende ska frågan överlämnas till generaldirektören för avgörande. Avdelningschefen har rätt att besluta i ärenden som hör till avdelningens ansvarsområde även om de ärendena inte tagits upp i denna delegationsordning. Avdelningschefen har rätt att delegera beslutanderätten. n som ska beslutas av generaldirektören och personalansvarsnämnden ska föredras. Andra ärenden ska föredras om generaldirektören eller avdelningschefen beslutar det. Ledning Organisationsfrågor Myndighetsövergripande och frågor och frågor av principiell karaktär Styrdokument Externa föreskrifter (TRMFS) Interna bestämmelser (RIB) Riktlinjer och policyn Handböcker I samråd med chefsjuristen Rutiner I samråd med chefsjuristen Förordnanden och arbetsgrupper Förordnande av personalansvarsnämndens ledamöter Projekt: - som berör fler avdelningar - inom en avdelning Stabschef