Rekryteringsmyndighetens riktlinjer

Transkript

1 Rekryteringsmyndighetens riktlinjer Riktlinjer om urvalstjänster 2012:1 beslutade den 24 september 2012 Definition av begreppet urvalstjänster Urvalstjänster är de uppdrag som Rekryteringsmyndigheten utför enligt särskilda överenskommelser. Uppdragen består i att göra fysiologiska tester, medicinska undersökningar och bedömningar samt psykologiska bedömningar av anställd personal eller personer som söker anställning eller utbildning. Rekryteringsmyndighetens behörighet Enligt förordningen (2010:1472) med instruktion för Totalförsvarets rekryteringsmyndighet ska myndigheten på uppdrag av Försvarsmakten tillhandahålla urvalstester av dem som ansökt till militär utbildning inom Försvarsmakten. Av förordningen framgår även att Rekryteringsmyndigheten inom sakområdet får åta sig att utföra uppdrag åt andra myndigheter samt åt kommuner, landsting och enskilda. Rekryteringsmyndigheten har enligt förordningen rätt att ta ut avgift för uppdrag som myndigheten åtar sig och även bestämma avgiftens storlek. Förutsättningar för Rekryteringsmyndighetens uppdrag För att Rekryteringsmyndigheten ska kunna åta sig ett uppdrag måste dessa tre förutsättningar vara uppfyllda: 1. Uppdragsgivaren ska vara en myndighet, kommun, landsting eller organisation som har anknytning till totalförsvaret (exempel på myndigheter: se bilaga till förordningen ( 2006:942) om krisberedskap och höjd beredskap, bilaga 1.) 2. Uppdraget ska gälla tester, undersökningar och bedömningar av personer som söker anställning eller utbildning i verksamheter som har stor betydelse för att samhället ska fungera under krissituationer i fred samt under höjd beredskap 3. Uppdraget får inte innebära att Rekryteringsmyndigheten bidrar till att snedvrida eller hämma en fri konkurrens. Avgifter Bestämmelser om myndigheternas avgifter finns i avgiftsförordningen (1992:191), AvgF, och i Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd. Av 5 AvgF framgår att avgifter ska beräknas så att man uppnår full kostnadstäckning.

2 Riktlinjer 2012:1 Sida 2 Rekryteringsmyndighetens avgifter fastställs årligen efter samråd med Ekonomistyrningsverket. Kundchef Vid Rekryteringsmyndigheten finns en kundchef med ansvar för urvalstjänsterna för Försvarsmakten och en med ansvar för civila kunder. Kundchefen är i sitt arbete direkt underställd generaldirektören. Kundchefens huvudsakliga uppgift är att 1. genomföra omvärldsbevakning och omvärldsanalys inom test- och urvalsområdet 2. vara informerad om uppdragsgivarnas verksamhet och behov 3. marknadsföra myndighetens urvalstjänster 4. upprätta förslag till överenskommelser 5. hålla kontakt med uppdragsgivarna 6. ansvara för samordningen och kvalitetsuppföljningen av uppdragen 7. säkerställa att uppdragen genomförs i enlighet med fastställda mål och budget, och 8. följa upp ekonomin och göra prognoser inom ansvarsområdet. Överenskommelser När kundchefen formulerar förslag till överenskommelse ska han samråda med berörda avdelningar. Till varje överenskommelse ska det finnas en kalkyl för uppdraget. Kalkylen ska beräknas av ekonomifunktionen utifrån kundchefens underlag. Enligt Rekryteringsmyndighetens arbetsordning tecknar generaldirektören Rekryteringsmyndighetens överenskommelser med centrala myndigheter och organisationer om urvalstjänster. Beslutanderätten får enligt arbetsordningen delegeras till annan befattningshavare. Avsteg från överenskommelse ska godkännas av beslutsfattaren. Ansvar för genomförande När en överenskommelse har träffats ansvarar avdelningarna för urvalstest för att uppdraget genomförs. Hälso- och sjukvård Rekryteringsmyndighetens urvalstjänster handlar till stor del om fysiologiska tester, medicinska undersökningar och bedömningar samt psykologiska bedömningar. Dessa verksamheter räknas som hälso- och sjukvård. Det betyder bland annat att man ska tillämpa bestämmelserna om behandling av personuppgifter och journalföring i patientdatalagen (2008:355) ska tillämpas.

3 Riktlinjer 2012:1 Sida 3 Behandling av personuppgifter Syftet med bestämmelserna om behandling av personuppgifter är att skydda enskilda personer så att deras personliga integritet inte kränks när deras personuppgifter hanteras. En viktig del i integritetsskyddet är att den registrerade i förväg ska få information om de behandlingar som utförs. I samband med att Rekryteringsmyndigheten genomför undersökningar och tester ska den enskilda få information om: Vad uppgifterna ska användas till Vilka uppgifter som behandlas Rekryteringsmyndighetens ansvar för personuppgiftsbehandlingen Vilka som får ta del av uppgifterna Rätten att få veta vilka uppgifter som finns om den enskilde och att han eller hon kan få felaktiga uppgifter rättade. I och med att den enskilde påbörjar prövningen vid Rekryteringsmyndigheten anses han eller hon ha samtyckt till personuppgiftsbehandlingen. Journalföring Journal ska föras vid de fysiologiska tester, medicinska undersökningar och bedömningar samt psykologiska bedömningar som genomförs i samband med urvalstjänster. De prövande ska informeras om att journal kommer att föras. Myndighetens verksamhetschef ansvarar tillsammans med chefsläkaren och chefspsykologen för att berörd personal har kunskap om vad kravet på journalföring innebär samt att det finns nödvändiga rutiner för detta. Sekretess Sekretess för hälso- och sjukvårdsuppgifter De uppgifter som samlas in och registreras i samband med de fysiologiska tester, medicinska undersökningar och bedömningar samt psykologiska bedömningar är skyddade enligt 25 kap. 1 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Denna paragraf innehåller bestämmelser om sekretess på hälso- och sjukvårdsområdet. Utgångspunkten är att uppgifter inom hälso- och sjukvården är sekretessbelagda, och de får lämnas ut enbart om det är klart att ett utlämnande inte medför någon skada. Som regel får uppgifter inom hälso- och sjukvården lämnas ut enbart till den enskilde samt till annan om den enskilde samtycker till detta. När Rekryteringsmyndigheten prövar någon för antagning till grundläggande militär utbildning hos Försvarsmakten gäller även sekretess enligt 38 kap. 1 offentlighetsoch sekretesslagen (2009:400). Övrig sekretess Reglerna om sekretess för kunskapsprov och urvalstester är andra sekretessregler som kan vara aktuella i samband med Rekryteringsmyndighetens urvalsverksamhet.

4 Riktlinjer 2012:1 Sida 4 Kunskapsprov Bestämmelser om sekretess för kunskapsprov finns i 17 kap. 4 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Enligt bestämmelsen gäller sekretess för uppgifter som ingår i eller utgör underlag för kunskapsprov eller psykologiskt prov om det kan antas att syftet med provet motverkas om uppgiften röjs. I detta fall är det inte den enskilde som skyddas, det är själva provet som skyddas. Urvalstester Enligt 39 kap. 5a offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) gäller sekretess i ärenden om anställning för uppgift som hänför sig till urvalstester. Med urvalstester menas bland annat psykologiska undersökningar, personlighetstest, begåvningstest och prestationsprov. Syftet med bestämmelsen är att ge ett reellt skydd för dem som söker anställning så att de kan känna sig trygga i rekryteringsförfarandet. Sekretesskyddet gäller i såväl Rekryteringsmyndighetens verksamhet (testverksamheten) som i uppdragsgivarens verksamhet (anställningsärendet). Sekretess inom myndigheten Enligt 4 kap. 1 patientdatalagen (2008:355) får den som arbetar hos en vårdgivare ta del av patientuppgifter endast om han eller hon deltar i vården av patienten eller av annat skäl behöver uppgifterna för sitt arbete. I vår verksamhet innebär det att bara de som är involverade i det enskilda urvalsärendet får ta del av de medicinska och psykologiska uppgifterna. Sekretess i förhållande till uppdragsgivaren De angivna sekretessbestämmelserna gäller även i förhållande till myndighetens uppdragsgivare. För att Rekryteringsmyndigheten ska kunna lämna ut de medicinska och psykologiska uppgifterna som upprättas under prövningen till uppdragsgivaren krävs därför att den enskilde godkänner detta. I och med att den enskilde påbörjar prövningen vid Rekryteringsmyndigheten anses han eller hon ha godkänt att uppgifterna överlämnas till uppdragsgivaren. Dessa riktlinjer ska tillämpas från och med den 1 oktober Samtidigt upphävs Rekryteringsmyndighetens Riktlinjer för urvalstjänster (2011:5). BIRGITTA ÅGREN Kjell Kastman

5 Riktlinjer 2012:1 Sida 5 SFS 2006:942 Förteckning över samverkansområden och myndigheter som har särskilt ansvar inom områdena Samverkansområde Teknisk infrastruktur Affärsverket svenska kraftnät Elsäkerhetsverket Livsmedelsverket Post- och telestyrelsen Statens energimyndighet Transporter Luftfartsverket Sjöfartsverket Statens energimyndighet Trafikverket Transportstyrelsen Farliga ämnen Kustbevakningen Livsmedelsverket Rikspolisstyrelsen Smittskyddsinstitutet Socialstyrelsen Statens jordbruksverk Statens veterinärmedicinska anstalt Strålsäkerhetsmyndigheten Tullverket Ekonomisk säkerhet Finansinspektionen Försäkringskassan Pensionsmyndigheten Riksgäldskontoret Skatteverket Geografiskt områdesansvar Länsstyrelserna

6 Riktlinjer 2012:1 Sida 6 Skydd, undsättning och vård Kustbevakningen Rikspolisstyrelsen Sjöfartsverket Socialstyrelsen Transportstyrelsen Tullverket