Verksamhetsberättelse

Transkript

1 Verksamhetsberättelse (11)

2 Innehåll Inledning... 3 Ledning... 3 Firmatecknare... 3 Revisorer... 3 Verksamheten under året... 4 Expansion... Fel! Bokmärket är inte definierat. IT... 4 Samverkan... 5 Utbildning... 5 Medarbetare... 5 Kvalitetsberättelse... 6 Synpunkter och klagomål... 6 Rapportering enligt Lex Sarah... 6 Tillsyn/avtalsuppföljning/verksamhetsuppföljning... 6 Kvalitetsrådet... 7 Verksamhetens resultat utifrån 2015 år mål... 8 Resultat av egenkontroll Sammanställning, analys och resultat (11)

3 Inledning I 1:a Aktiva valet i norden AB möts individer och perspektiv. I mötet mellan oss och brukare och kunder skapar vi förtroende, respekt och professionalism. Företaget startades ur en grundläggande idé: att personer med funktionsnedsättning oavsett ålder ska kunna vara delaktiga i samhället och ha möjlighet att ta del av dess utbud av aktiviteter och upplevelser. I vårt dagliga arbete är målet att den enskilde ska utvecklas genom stöd, service och träning erhålla en ökad självständighet. Vår strävan är att våra medarbetare ska vara med och stödja personer med olika funktionsnedsättningar i sina hem, i arbete och skola samt på fritiden. Vi finns för att människor med funktionsnedsättningar och deras anhöriga och närstående ska få ett bättre liv högsta livskvalitet. Genom en professionell företagskultur med starkt humanistiska värderingar attraherar vi de mest kompetenta och engagerade medarbetarna. 1:a Aktiva valet i norden AB skapar högre livskvalitet tack vara den trivsel, självständighet, trygghet och personlig utveckling som erbjuds kunniga medarbetare. Alla människor har lika värde och ska bemötas med full respekt. Varje människa har en utvecklingspotential. Möten mellan människor ska präglas av respekt, närhet, värme och lyhördhet. Vinst från en engagerad insats för att stödja människor används för att säkra en uthållig utveckling av företaget. De resurser som samhället ställer till förfogande ska användas på ett respektfullt och effektivt sätt. Ledning Företagsledning Under verksamhetsåret 2016 har 1:a Aktiva valet AB:s styrelse utgjorts av följande personer; Styrelsen Ordförande Suppleant Keivan Manouchehri Nick Pendari Ledningsgrupp Ledningsgruppen under 2016 bestod av VD/verksamhetschef Keivan Manouchehri, Verksamhetscheferna Arja Ameen och Andre R. och verksamhetsledarna Pedro Paredes, Shala Saleh och Emelie Melin. Firmatecknare Firmatecknare var ordförande i styrelsen. Revisorer Christer Holmgren, Finnhammars revisionsbyrå (11)

4 Verksamheten under året Under 2016 har företaget förnyat avtal enligt LOV med följande kommuner: Kommun Hemtjänst Boendestöd Avlösar Ledsagarservice LSS Täby Vallentuna Järfälla Huddinge Verksamheten har sitt huvudkontor i Täby där samtlig personal utgår ifrån. Vid årets slut hade 1:a Aktiva valet följande uppdrag enligt nedan: Hemtjänst Danderyd 12 uppdrag motsvarande 823,76 timmar i månaden Täby 62 uppdrag Stockholms stad 6 uppdrag motsvarande 240 timmar i månaden Vallentuna 3 uppdrag motsvarande 233 timmar i månaden Järfälla 12 uppdrag motsvarande 426 timmar i månaden Sundbyberg 7 uppdrag motsvarande timmar i månaden Solna 2 uppdrag motsvarande 4.20 timmar i månaden Sollentuna 0 Huddinge 1 uppdrag motsvarande 100 timmar i månaden Boendestöd Järfälla 11 uppdrag motsvarande 244,5 timmar i månaden Täby 8 uppdrag motsvarande 116,4 timmar i månaden Stockholms stad 15 uppdrag motsvarande 128 timmar i månaden Sollentuna 2 uppdrag motsvarande 210 timmar i månaden Huddinge 0 Solna 2 uppdrag motsvarande 83,85 timmar i månaden Avlösar och ledsagarservice Järfälla 4 uppdrag motsvarande 63,5 timmar i månaden Täby 12 uppdrag motsvarande 366,2 timmar i månaden Stockholms stad 1 uppdrag motsvarande 12 timmar i månaden Sollentuna 0 Huddinge 0 Personlig assistans Värnamo kommun 1 uppdrag motsvarande 232 timmar i månaden Tjänstebilar Företaget har utökat antalet bilar från 7 till 11 bilar. IT Arbetet med intranät till personalen har påbörjats. Ett eget utvecklat planeringssystem har framtagits för verksamheten som heter Multitask. Systemet är i bruk men fortfarande under utveckling. 4(11)

5 Stratsys har inskaffats för att kvalitetssäkra ledningssystem och styrning av verksamhetens processer och aktiviteter. Täby kommun har ändrat sitt ersättningssystem. Det innebär att kommunen inte längre har tidsredovisning utan insatsregistrering. Samverkan Ledningen har medverkat i samverkansträffar för utförare i Vallentuna kommun 2 gånger, Danderyds kommun 3 gånger, Järfälla kommun 4 gånger, Täby kommun 8 gånger, Solna stad 4 gånger, Stockholmsstad 4 gånger, Sundbyberg stad 2 gånger, Sollentuna 4 gånger och Huddinge kommun 3 gånger. Vi har haft 4 praktikanter under 2016 varav två av dem har fått anställningar. Vi har också deltagit i Solna stads utbildning när det gäller Hållbar miljö, Täby kommuns omvårdnadslyft och Järfälla kommuns HBTQutbildning. Utbildning Följande utbildningar har genomförts i förhållande till verksamhetsplan 2016: Utbildningar Utbildning i löneprogrammet visma 1 person Utbildning i Ergonomi lyftteknik Utbildning i ADHD och pedagogik 0 Utbildning i nationella värdegrund Utbildning i barnkonvention 0 Demens ABC Demens ABC+ Basala Hygienrutiner HRL Undersköterska ordinarie Våld i nära relationer 5 Värdighetsgrund inom äldreomsorgen Det systematiska miljöarbetet 7 Mat och måltider för äldre Värdegrundsledare 1 person Medarbetare Medarbetare Titel Antal Utbildning Verksamhetschef 2 Socionom och sjuksköterska Kvalitetschef 1 Undersköterska och socionom Verksamhetsledare 3 Undersköterska/silviasyster 5(11)

6 Omsorgspersonal 48 Undersköterska Omsorgspersonal 10 vårdbiträde Timanställda 13 Vårdbiträde, studerande och barnskötare Under 2016 har företaget haft en personalomsättning på 3,2 %. Sjukfrånvaron har varit 1,2 % under Kvalitetsberättelse Synpunkter och klagomål Under 2016 har verksamheten tagit emot 13 Synpunkter och klagomål 14 avvikelser enligt nedan: Från Brukare Ty av händelse 3 st Mat och måltider 2 st Försenade personal 1 st Byte av kontaktperson 4 st Missnöjd med serviceinsatser 0 st Tillgänglighet 1 st Omvårdnad 1 st bemötande 1 st utförda insatser Medarbetare Typ av händelse 2 St löneutbetalning 4 st IT system 3 Tjänstebilar 4 Parkeringsplatser 1 Tjänstetelfoner Rapportering enligt Lex Sarah Inga rapporteringar enligt Lex Sarah har inkommit till verksamheten under Tillsyn/avtalsuppföljning/verksamhetsuppföljning Myndighet Resultat Vidtagna åtgärder Metod Danderyds kommun Inga brister Enkät Avtalsuppföljning Hemtjänst Stockholmsstad Inga brister. Avtalsuppföljning Hemtjänst Boendestöd Sollentuna kommun Avtalsuppföljning Hemtjänst Boendestöd, avlösaroch ledsagarservice, kontaktperson Inga brister Inga brister Besök i verksamheten, granskning av styrdokument och akter och intervju av personal Webbenkät Vallentuna kommun Inga brister. Webbenkät 6(11)

7 Avtalsuppföljning Hemtjänst Täby kommun Avtalsuppföljning Hemtjänst Boendestöd Avlösar och ledsagarservice Anmärkning avseende rutin för personalens delaktighet i kvalitetsarbetet Besök i verksamheten, granskning av styrdokument, personakt och intervju av personal Kvalitetsrådet Ett kvalitetsråd har bildats som ska vara ett forum för att alla medarbetare ska på ett systematiskt sätt arbeta med ständiga förbättringar och spåra kvalitetsbrister inom verksamheten. Som underlag för olika frågor inom råder används inkomna synpunkter och klagomål, rapporter enligt Lex Sarah, rapporter från tillsyn och avtalsuppföljningar, resultat från riskanalyser och egenkontroller, fastställda mål utifrån verksamhetsplanen, förbättringsförslag, brukarenkäter, medarbetarenkäter, studiebesök, ledande organisationer och gällande lagstiftning och föreskrifter. Syftet är att kontinuerligt samla in fakta och använda den för att på så sätt höja kvaliteten i verksamheten samt att våra beslut ska vara baserad på insamlade fakta. Det är verksamhetschefen som har lett kvalitetsrådet. I rådet har verksamhetsledarna, verksamhetschef och en medarbetare har deltagit. Rådet har samlats 2 gånger per år med ett uppehåll under semesterperioden. 7(11)

8 Verksamhetens resultat utifrån 2016 år mål Mål/område 2016 Metod Ansvarig Tidsplan Måluppfyllelse Förankra verksamhetsidé, värderingar, rutiner och policyn Organisation, ledning samt ansvariga personer Förtydliga roller, ansvarsfördelning och befogenheter Delaktighet för personalen i verksamheten Delaktighet för brukare och anhöriga Omvärldsbevakning, samverkan och samarbete Genom diskussioner på APT, ledningsmöten, uppdragsmöten samt krav utifrån lagstiftning Kartlägga idag vem som gör vad och ta fram en arbetsbeskrivning för varje roll Medarbetarenkäter, lönesamtal, fel och brister Brukarenkäter, synpunkter och klagomål Via prenumerationer, nyhetsbrev, samverkansmöte, utförarmöte VC,VL % VC % VC % VC % VC,VL % Arbetsmiljöarbetet Granskning av arbetsmiljöpärm, VC % medarbetar enkät Skaffa ny lokal Genom annonssökning, % medarbetare Nytt planeringssystem Ge uppdrag till en programmerare VC % Analys av inkomna synpunkter och klagomål Analyserat sammanställning av VC Egenkontrol 100% inkomna synpunkter och klagomål varje kvartal Social dokumentation Lägga in samtliga sociala VC, VL % journalanteckningar i respektive system för respektive kommun Ny hemsida Granska befintligt innehåll och lägga VC % Inskaffa GPS till nycklar och elektroniska körjournaler till bilar, inskaffa bilkameror till tjänstebilar till nytt Söka på nätet, beställa och testa VL % 8(11)

9 Delta i samtliga utförarmöten från de olika kommunerna. Genom att anmäla sig samt prioritera VC,VL % Påbörja arbetet med att ta fram processer för följande rutiner: Lex Sarah Fel och brister Synpunkter och klagomål Nytt uppdrag Avslut av uppdrag Introduktion av nyanställda Rekrytering av nya medarbetare Social dokumentation Egenkontroll Riskanalys Ta fram ett eget dokument för värdighetsgaranti Genom att se över befintlig rutin tillsammans med medarbetare och förtydliga ansvar Sammanställa de värdighetsgarantier som finns från respektive kommun och göra det till ett dokument och diskutera detta på APT VC och medarbetare VC och medarbetare % % 9(11)

10 Resultat av egenkontroll 2016 Egenkontroll har genomförts enligt nedan: Område Metod Resultat Vidtagna åtgärder Uppföljning Verksamhetsidé, värderingar och principer Organisation, ledning samt ansvariga personer Delaktighet för personalen i verksamheten Genom diskussioner på APT, ledningsmöten, uppdragsmöten samt krav utifrån lagstiftning Granskning av befintlig resurs i förhållande till verksamhetens expansion Medarbetarenkäter, lönesamtal, fel och brister Förtydliga verksamhetsidén Upprätta nya mål/processer Egenkontroll 2017 Förtydliga roller, ansvarsfördelning och befogenheter Brister i introduktionsprocessen för nyanställda Otydlighet i utförandet av hemtjänstuppgifter Delaktighet för brukare och anhöriga Brukarenkäter, synpunkter och klagomål Inga egna undersökningar genomförts Identifiering av fel, brister och risker Analyserat sammanställning av inkomna fel och samt korrigerande åtgärder brister Brister i introduktionsprogram Brister i att personalen ej följer rutiner Brister i kommunikation mellan olika personalgrupper Arbetsmiljö Granskning av arbetsmiljöpärm, medarbetar enkät Granskning av rutiner Genomgång av rutinpärm Vissa rutiner var inte aktuella samt bristfälliga Anpassa information om verksamheten till målgruppen Analys av inkomna synpunkter och klagomål Analyserat sammanställning av inkomna synpunkter och klagomål Upprätta tydliga arbetsbeskrivningar inom ledningsgruppen Stratsys/SIQ ledningssytem Upprätta mål i VP 2017 Egen kontroll 2017 Genomföra egna brukarenkäter Egenkontroll 2017 Upprätta nytt introduktionsprogram Skyddsrond och egenkontroll 2017 Arbetet pågår Arbetet pågår Egenkontroll och skyddsrond 2017 Upprätta nya rutiner samt Egenkontroll 2017 introducera personalen i de nya rutinerna Fråga brukare om de vill vara med och utveckla informationsmaterial Brister i planering, schemaläggning, information vid mottagning av ny brukare Kompetensbrist Brister i uppdraget inom hemtjänst Social dokumentations Akt granskning utifrån checklista Uppdatera samtyckes blankett Implementera IBIC Nytt planeringssystem, uppdatera information som är anpassade till målgruppen Anordna utbildningar utifrån behov Ny samtyckesblankett Se över kompetensutvecklingsplan 2017 Utbildning i IBIC Egenkontroll 2017 Egenkontroll 2017 Handlingar som gäller egenkontroll Arbetet pågår Arbetet pågår Arbetet pågår Egenkontroll 2017 Uppföljning och utvärdering av Arbetet pågår Arbetet pågår Arbetet pågår Egenkontroll 2017 egenkontrollen, intern revision 10(11)

11 Sammanställning, analys och resultat 1:a Aktiva valet AB har under 2016 expanderat sin verksamhet samt utökat antalet timmar i flertal kommuner. Detta har inneburit bland annat att fler medarbetar har rekryterats samt en utökad administration. Under det gånga året det systematiska kvalitetsarbetet påbörjats genom att verksamheten har fått ett eget kvalitetsråd. Kvalitetsrådet har haft fastställda möten 2 gånger i månaden och har arbetat med bland annat kompetensfrågor, inkomna synpunkter och klagomål, mål utifrån verksamhetsplan, resultat från tillsyn, inkomna avvikelser samt andra frågor som rör verksamheten. Syftet med rådet är att öka medarbetarnas delaktighet i det systematiska kvalitetsarbetet då det alltid ska finnas representanter från de olika verksamhetsområdena. Rådet ska inför och efter varje APT ha ett särskilt möte för att dels förbereda men också arbeta med olika frågor som tas upp. Andra viktiga styrdokument som verksamhetsplan, verksamhetsberättelse och kvalitetsberättelse har upprättats. Riskanalyser har genomförts vid förändringar i verksamheten. Verksamheten har också infört Stratsys som är ett planeringssystem för styrning av olika aktiviteter i verksamheten. Avvikelser i form av synpunkter och klagomål, avvikelser, resultat av egenkontroll samt medarbetarsamtalen har varit grunden till vilka kompetenshöjande insatser som ska genomföras under Av egenkontrollen framkom att det finns brister inom den sociala dokumentationen, samt att verksamhetens resultat i jämförelse med andra verksamheten är förbättringsområden som vi ska jobba med under Några av dessa är att ha bättre planeringsverktyg för utförande av beviljade insatser samt tydligare rutiner för tjänstebilarna. Ett nytt digitalt verksamhetssystem, Stratsys har införts och kommer att sättas i bruk under mars Målet är att detta ska användas som ett verktyg för styrning, planering och uppföljning av verksamheten. Kompetenshöjande utbildningar har genomförts dock återstår några utbildningar från vp 2016 som ska genomföras under Varje medarbetare som har en tillsvidare anställning eller ett vikariat har en individuell kompetensutvecklingsplan. Fokus för 2017 kommer att ligga på att all ordinarie personal ska ha en undersköterska utbildning Arja Ameen Verksamhetschef 11(11)