Delårsrapport för augusti och helårsprognos Barn- och ungdomsnämnden

Transkript

1 Delårsrapport för augusti och helårsprognos 2018 Barn- och ungdomsnämnden Dnr Bun 2018/215 September 2018

2 (25) Innehåll 1. BARN- OCH UNGDOMSNÄMNDEN SAMMANFATTNING MED VIKTIGA HÄNDELSER UPPFÖLJNING AV MÅL OCH RESULTAT Framtida tillväxt Kvalitativ välfärd Miljö och klimat Demokrati, öppenhet och trygghet UPPFÖLJNING AV FULLMÄKTIGE GIVNA UPPDRAG MEDARBETARE Rekryteringsläget Kompetensförsörjning Introduktion EKONOMISKT RESULTAT Resultaträkning Resultat per verksamhet Resultat och prognos för kommunala förskolor och skolor Resultat och prognos Riskfaktorer Statsbidrag Riskanalys VOLYMER OCH VERKSAMHETSMÅTT Volymer Verksamhetsmått EXPLOATERINGAR INVESTERINGAR INTERN KONTROLL FRAMTIDEN BILAGOR Bilaga Bilaga

3 (25) 1. BARN- OCH UNGDOMSNÄMNDEN Nämnd: Barn- och ungdomsnämnden Ordförande: Eva Ullberg (s) Barn- och ungdomsdirektör: Minna Avrin Antal anställda: 2 149, motsvarar årsarbetare Barn- och ungdomsnämnden fullgör kommunens uppgifter inom de delar av det offentliga skolväsendet som utgörs av förskola, fritidshem, förskoleklass, grundskola och grundsärskola. Nämnden ansvarar också för annan pedagogisk verksamhet, såsom öppen förskola, pedagogisk omsorg och öppen fritidsverksamhet. 2. SAMMANFATTNING MED VIKTIGA HÄNDELSER Utifrån befintlig fakta kan konstateras att måluppfyllelsen är generellt god. De allra flesta önskemålen om plats i förskola och skola har kunnat tillgodoses. Elevernas nöjdhet har ökat i årets attitydundersökning samtidigt som vårdnadshavarnas har sjunkit något. En mycket stor majoritet av eleverna är trygga på skolorna. Miljöarbetet utvecklas successivt och ett exempel är arbetet med att byta till giftfria madrasser i förskolorna. Vid skrivande stund har inte barn- och ungdomsförvaltningen tillgång till tillförlitlig betygsstatistik som är fullt jämförbar med tidigare år. Den egna statistiken i Digit visar en viss förbättring vad gäller meritvärdet på de kommunala skolorna däremot tycks gymnasiebehörigheten sjunkit något. Den nationella statistiken publiceras 27 september. Barn- och ungdomsnämnden prognostiserar ett underskott om 4 mnkr till följd av ett effektiviseringskrav på grund av ökade lokalkostnader på 27 mnkr. Ett fortsatt effektiviseringsarbete pågår under hösten för att nå en ekonomi i balans vid årets slut. Barn- och ungdomsförvaltningen har ett långsiktigt utvecklingsarbete med syfte att nå högre måluppfyllelse genom utbildning med bästa kvalitet. Som ett steg att säkerställa en utbildning som vilar på vetenskaplig grund och beprövad erfarenhet har förvaltningen påbörjat ett kollegialt lärande inom skolledargruppen under vetenskaplig ledning av filosofie doktor Ann Pihlgren. Järfälla kommun deltar med Söderhöjdens grundskolor och Aspnässkolan i samverkan med Skolverket inom uppdraget om samverkan för bästa skola. Syftet är att identifiera och genomföra insatser som höjer kunskapsresultaten och ökar likvärdigheten. För närvarande pågår planering av insatser som ska genomföras i samverkan med Mittuniversitet. Kommunfullmäktige gav kommunstyrelsen i uppdrag att genomföra en helhetsöversyn av Järfällas för- och grundskoleorganisation i syfte att främja ökad måluppfyllelse för barn och elever, resurseffektivitet samt god ekonomisk hushållning. Public Partner genomför översynen, som bland annat har bestått av intervjuer, resultatanalys och en workshop med nulägesanalys. Uppdraget återrapporterades 3 september till kommunstyrelsen, som bordlade ärendet.

4 (25) Kommunens expansion och kapacitetsplanering har varit och kommer att vara en stor fråga under åren framöver. Under årets andra tertial har Parkvägens förskola startat sin verksamhet. Rekrytering av skolledare, lärare och specialistkompetens inom bland annat elevhälsans område är fortsatt en utmaning. Konkurrensen om skickliga medarbetare är stor i hela landet, särskilt inom storstadsregionerna. Det bidrar till en hög rörlighet mellan närliggande kommuner vilket i sin tur inneburit att lönenivåerna stigit och bidragit till en svårhanterlig lönestruktur. 3. UPPFÖLJNING AV MÅL OCH RESULTAT Uppföljningen av kommunfullmäktiges fyra inriktningsmål visar i delårsbokslutet per augusti att målen delvis har uppnåtts. Bedömningen grundar sig framförallt på den attitydsundersökning som är genomförd under våren 2018 och dessutom på kvalitetsuppföljningar som genomförts på enheterna samt samtal med enhetschefer. Barn- och ungdomsförvaltningens olika verksamheter varierar över tid. En grundlig analys av förutsättningar och resultat för förvaltningens olika verksamheter bör genomföras. En sådan analys bör ge värdefull information om vilka förutsättningar som verkar leda till ökad måluppfyllelse och vilka resurser som kan fordras för detta Framtida tillväxt Effektmål Område Trend Måluppfyllelse Verksamheten byggs ut i den takt som möter behoven hos invånarna samtidigt som kvaliteten i verksamheten fortsätter utvecklas. Förskola Skola Fritidshem Kommunens elever ska känna trygghet i sitt val av gymnasieutbildning Skola Under våren genomfördes årets önskemål om skola. 97 procent av de elever som lämnade önskemål om skola, förskoleklass, erbjöds plats på sitt förstahandsval till. 96 procent av de elever som lämnade önskemål om skola, årskurs 6 erbjöds plats på sitt förstahandsval. En iakttagelse är att andelen som gjort ett aktivt skolval både till förskoleklass och till årskurs 6 är betydligt högre än föregående år. I attitydundersökningen finns en fråga som handlar om framtida val av studier och yrke. 57 procent av eleverna i 8:an anser att Min skola förbereder mig för mina framtida val av studier och yrke. Andelen elever som upplever att skolan förbereder dem i sitt val av gymnasieutbildning behöver öka. Ett utvecklingsarbete pågår där samordnande stu-

5 (25) die- och yrkesvägledare ansvarar för att implementera en strategi för hur barn och elever från förskola till gymnasium ska förberedas för framtida studie- och yrkesval Kvalitativ välfärd Effektmål Område Trend Måluppfyllelse Varje barn och elev ska utifrån sina egna förutsättningar utvecklas så långt som möjligt enligt utbildningens mål, avseende kunskaper, normer och värden. Förskola Grundskola Fritidshem Grundsärskola Folkbokförda elever i Järfälla ska i stigande grad uppnå behörighet till gymnasieskolans nationella program. Grundskola Inom förskolan är graden av nöjdhet hög inom området utveckling och lärande. Noterbart är att trenden är något sjunkande. Nästan nio av tio föräldrar anser att barnen stimuleras till utveckling och lärande på förskolan. I skolan uppger drygt åtta av tio elever att de vet vad de ska kunna för att nå kunskapskraven i alla ämnen. Det är en procentenhet högre än föregående år, och fyra procentenheter lägre än En hög andel föräldrar, 84 procent, anser att deras barn får uppgifter och utmaningar som leder till kunskapsutveckling i skolan. Sett över tre års tid är detta en sjunkande grad av nöjdhet, från 90 procent till 84 procent. Nästan nio av tio elever anser lärarna hjälper dem i skolarbetet när de behöver det och mer än åtta av tio elever, 81 procent, anser att de får hjälp att lära sig mera om det går lätt för dem i skolarbetet. Jämfört med föregående år är eleverna mer nöjda inom området kunskaper och bedömning, men jämfört med två år tillbaka är graden av nöjdhet något lägre. Nationell statistik gällande meritvärde och behörighet till gymnasiet offentliggörs i september varför den statistiken inte är tillgänglig. Andelen som når utbildningens mål behöver öka. Det i sin tur innebär att andelen som uppnår behörighet till gymnasieskolans nationella program kommer att öka. Åtgärder som kommer att vidtas är främst ett starkare fokus på uppföljning av resultat på enhetsnivå.

6 (25) 3.3. Miljö och klimat Effektmål Område Trend Måluppfyllelse Inne- och utemiljön i kommunens verksamheter är fria från gifter och verksamhetens är miljö- och klimatanpassad. Förskola Skola Fritidshem Personalen har kunskap om miljö och hållbar utveckling. Förskola Skola Fritidshem Miljö- och klimatarbetet inom barn- och ungdomsnämndens område utvecklas positivt och stabilt och pågår i samtliga enheter. Ett exempel är arbetet för giftfria förskolor och skolor där arbetet med utbyte av material är igång och det arbetet fortsätter Demokrati, öppenhet och trygghet Effektmål Område Trend Måluppfyllelse Varje barn och elev ska känna trygghet, att de blir sedda och respekterade av andra barn, elever och vuxna och att de är en del av den sociala gemenskapen. Förskola Grundskola Fritidshem Grundsärskola Inget barn/elev ska utsättas för kränkande behandling, trakasserier eller diskriminering. Förskola Grundskola Fritidshem Varje barn/elev ska känna delaktighet i och ha inflytande över beslut som rör dem själva och den verksamhet de finns i. Grundsärskola Förskola Grundskola Fritidshem Grundsärskola

7 (25) En stor majoritet upplever trygghet i sin verksamhet oavsett om det är förskola. Generellt upplever man ett gott bemötande från vuxna och från andra elever i skolan och från vuxna i förskolan. Nästan nio av tio elever anser att de blir bra bemötta av vuxna i skolan och drygt åtta av tio elever anser att de blir bra bemötta av andra elever. Jämfört med föregående år är siffrorna inom området likvärdiga eller något bättre. Jämfört med två år tillbaka i tiden är graden av nöjdhet lägre hos eleverna vad gäller trygghetsfrågorna. 90 procent av eleverna är trygga på fritidshemmen. Detta är samma siffra som 2017 och fyra procentenheter lägre än 2016 års undersökning. 82 procent av eleverna på fritidshemmen anser att de får vara med och påverka verksamhetens innehåll. Detta är något bättre än föregående år, men sämre jämfört med av 10 föräldrar är nöjda med det inflytande de har på verksamheten i förskolan. Detta är något bättre än 2017 men sämre än procent av föräldrarna samtalar om sitt barns utveckling och lärande på utvecklingssamtalen. Samma siffra som föregående år, men svagt sjunkande gentemot UPPFÖLJNING AV FULLMÄKTIGE GIVNA UPPDRAG Uppdrag Status Kommentar I samråd med de fackliga organisationerna i skolan ta fram förslag på hur Järfällas lärare ska kunna ägna mer tid åt att möta varje elev och mindre åt administration och andra kringuppgifter. Klart Ärendet är återrapporterat till barn- och ungdomsnämnden I dagsläget arbetar skolorna på olika sätt för att i största möjliga mån se till att lärare kan fokusera sin arbetstid på det pedagogiska uppdraget. Många av skolorna satsar på kollegialt lärande och samverkan i syfte att lägga en grund för samplanering och genom samarbete skapa avlastning. Andra åtgärder som är förekommande handlar om att i den mån det är möjligt skala bort administrativa uppgifter från lärarna, minska antal möten, vara restriktiva med nya projekt, tydliggöra roller och arbetsuppgifter samt att anställa personal som kan fokusera på kringuppgifter (t.ex. elevassistenter, lärarassistenter, rastvakter, skoladministratörer). Skolor strävar också efter att utöka stödet till lärarna vid olika typer av konflikter genom att andra personalkategorier får ta ett större ansvar vid dessa Garantera arbetskläder till personalen i förskolan. Successivt utöka daglig rörelse i skolan till alla Järfällas skolor. Uppdraget ska återrapporteras löpande och slut- Pågår Pågår typer av situationer. Respektive enhet hanterar arbetskläder inom sin budget. Primärt säkerställs utekläder. Många av skolorna arbetar med styrd rastverksamhet där olika typer av organiserade aktiviteter, vilka syftar till rörelse och motion erbjuds eleverna och i vissa fall även personal. Även fritidsverksamheten används då ett flertal F-5 skolor erbjuder fritidsidrott under eftermiddagen. En del skolor har också ökat antal timmar idrottsun-

8 (25) redovisas hösten dervisning på schemat samt har infört rörelsemoment under lektionerna t.ex. genom yoga- och stretchövningar. Ta fram en åtgärdsplan för ökad trygghet och studiero i Järfällas skolor. Klart Under 2018 deltar Björkebyskolan, Olovslundskolan, Tallbohovskolan, Neptuniskolan, Lundskolan och Sandvikskolan i projektet Rörelse i skolan. Här erbjuds eleverna schemalagda pulspass i ett urval av klasser. Projektet utvärderas bland annat genom jämförelser av kontrollgrupper. Hittills vittnar deltagande skolor om positiva resultat där kunskapsresultaten förhoppningsvis har höjts, men att även elevernas välmående och självförtroende har stärkts. Dock är det tidigt att dra generalla slutsatser av projektets effekt. En mer genomgripande utvärdering kommer att göras av barn- och ungdomsförvaltningen under hösten. Ärendet är återrapporterat till barn- och ungdomsnämnden Utredningen som presenterades har resulterat i att foldern Trygghet och arbetsro har reviderats samt att rutiner som syftar till att stärka arbetet med ordning och studiero ska tas fram. Rutinerna gäller för hur och när förvaltningen i egenskap av huvudman ska agera i fall upprepade signaler om upplevda brister i en skola förekommer samt hur ett utökat stöd kan se ut till skolor i situationer när samarbetet med föräldrar är ansträngt och inte fungerar konstruktivt. I övrigt har utredningen resulterat i att området ordning och studiero ingår som ett utvecklingsområde i det systematiska kvalitetsarbetet, vilket bland annat innebär uppföljning samt att positiva exempel lyfts fram i syfte att ge inspiration och erfarenhetsutbyte kring skolornas egna arbeten. Förstärka Elevhälsans arbete för barn och ungas psykiska hälsa. Klart Skolorna arbetar kontinuerligt för att uppnå en god ordning och studiero. Arbetet sker ofta inom ramen för likabehandlingsarbetet via värdegrundsarbete. Konkreta åtgärder som kan nämnas är till exempel uppstyrd rastverksamhet, trygghetsgrupper, framtagande av en gemensam lektionsstruktur på skolan, kamratstödjare, diskussion på klassråd och elevråd eller kompetensutbildning för personal via Specialpedagogiska skolmyndigheten. Nyanställd psykolog med uppdrag att ta fram preventiva insatser för att motverka psykisk ohälsa. Undersöka förut- Pågår Kommer att rapporteras till barn- och ungdoms-

9 (25) sättningarna för att etablera en naturskola i Järfälla. Antal feriearbetare 210 Antal välfärdsarbetare 123 nämnden december MEDARBETARE Perioden januari-augusti 2018 ligger sjukfrånvaron på 6,6 %. Uppgifterna nedan är hämtade från Digit, Järfälla kommuns analysverktyg. Sjukfrånvaro 2018 i procent Janaugusti *) Maj Juni Juli Augusti *) Totalt 6,6 6,6 5,9 3,0 3,9 < -29 år 6,3 6,1 5,8 3,6 3, år 5,9 5,9 5,4 2,5 3,3 >50 år 7,7 7,7 6,6 3,6 5,0 Andel anställda utan sjukfrånvaro 37,0 35,1 33,7 33,5 37,0 Andel av total sjukfrånvaro som varit frånvarande i minst 60 dagar 44,5 45,2 47,1 49,5 51,0 Resultatet påverkas av augustis siffror där all frånvarorapportering ännu inte kommit in i systemet. Sannolikt innebär detta att sjukfrånvaron totalt sett januari-augusti samt i augusti månad troligtvis är något högre. Resultatet påverkas även av juni-augusti då sjukfrånvaron sjunker på grund av semesterperiod 5.1. Rekryteringsläget Det råder fortsatt stor konkurrens i Storstockholms-området vid rekrytering av behöriga lärare och förskollärare. För enheterna leder detta till en del svårigheter med att rekrytera dessa yrkeskategorier. Rekryteringsbehovet bedöms också öka i och med den expansion som pågår i Järfälla. Perioden annonserade Barn- och ungdomsförvaltningen efter 173 tillsvidaretjänster samt 146 tidsbegränsade tjänster. Av förvaltningens enheter hade 19 enheter av 25 vakanser vid starten av höstterminen Bemanningstjänst har märkt av ett ökat tryck inför terminsstarten i augusti gällande långtidsvikariat. Anledningarna till att enheterna är i behov av långtidsvikariat är främst på grund av ännu inte tillsatta vakanser och sjukskrivningar. Det har varit få kvalificerade sökande till de chefsrekryteringar som pågått under

10 (25) perioden och personalfunktionen på förvaltningen ser ett behov av att arbeta på flera olika plan inom både rekrytering och kompetensförsörjning Kompetensförsörjning Järfälla Kommun har via medel från omställningsfonden fått möjlighet att utbilda en grupp om 24 outbildade barnskötare till att bli behöriga barnskötare. Utbildningen ges på distans via Hermods och avslutas i oktober. Barn- och ungdomsförvaltningen har i samarbete med kompetensförvaltningen och socialförvaltningen startat en utbildning inom kök med syftet att validera kockar. Även köksutbildningen finansieras av omställningsfonden Introduktion Personalfunktionen på förvaltningen arbetar med att se över introduktionen inom hela barn- och ungdomsförvaltningen. Syftet är att nya medarbetare snabbt ska kunna sätta sig in i organisationen samt att skapa en vi-känsla inom förvaltningen. Utmaningen är att skapa en fungerande process och likvärdighet inom barn- och ungdomsförvaltningen då förvaltningen är stor och behovet inom förvaltningen skiljer sig åt. Arbetet har därför delats in i tre fokusområden; Chefer, central förvaltning, enheter. 6. EKONOMISKT RESULTAT 6.1. Resultaträkning Resultatet för januari till augusti visar på ett överskott på 6,5 mnkr, vilket är 8,6 mnkr lägre än budgeterat. Förklaringen till den höga budgeten är att i budgeten ligger en effektivisering av kostnader på 27 mnkr. Detta effektiviseringskrav är hänförbart till ökade kostnader för lokaler. Budget Bokslut Prognos Budget- Bokslut Utfall Mnkr avvikelse Kommunbidrag 1 648, , ,9 0, , ,4 Externa intäkter 193,6 133,9 202,9 9,3 131,7 204,1 Interna intäkter 1,9 2,1 2,7 0,8 3,3 5,2 Summa intäkter 1 844, , ,4 10, , ,7 Kostnader Personal ,4-699, ,5-0,1-662,8-999,3 Entreprenader -413,1-267,8-407,9 5,3-134,9-388,7 Lokalkostnader -224,6-145,7-218,9 5,7-252,4-207,0 Kapitaltjänstkostnader -7,2-4,5-7,0 0,2-4,5-6,7 Övriga kostnader -146,0-111,7-171,1-25,2-94,7-164,8 Summa kostnader , , ,4-14, , ,6 Resultat 0,0 6,5-4,0-4,0 33,2 14,1

11 (25) Resultatavvikelsen för perioden januari till augusti visar fortsatt högre intäkter för avgifter för förskole- och fritidshemsverksamhet. Andra intäkter som har ett högre utfall än budget är bidrag samt försäljning av verksamhet. Intäkterna är totalt sett 5,8 mnkr högre än budgeterat. Personalkostnader har ett utfall under perioden på 700 mnkr vilket är 5,1 mnkr lägre än budgeterat och den lägre kostnadsnivån kan ses inom flertalet ansvarsområden. Entreprenader har under januari till augusti haft kostnader på 267,8 mnkr vilket är 2,9 mnkr lägre än budget. Det är lägre kostnader för särskilt stöd, specialplaceringar och socioekonomisk ersättning, medan kostnader för barn och elever i fristående verksamhet har ökat. Lokalkostnaderna har ett utfall på 145,7 mnkr vilket är lägre än budget och beror på att hyreskostnaden för två nystartade förskolor är lägre än budgeterat. Avvikelsen bland övriga kostnader beror främst på det budgeterade effektiviseringskravet. Det har även tillkommit ej budgeterade kostnader för den nya och uppgraderade IT-miljön, kostnader som på helårsbasis beräknas överskrida budget med 2 mnkr. Perioden visar även ökade kostnader för inhyrd personal, vilket dock motverkas av lägre kostnader för skolskjuts och övriga främmande tjänster. Barn- och ungdomsnämnden prognostiserar ett totalt underskott på -4,0 mnkr. Intäkterna prognostiseras till ett överskott på 10,1 mnkr vilket främst förklaras av högre intäkter för avgifter från förskole- och fritidshemsverksamhet, ökade statsbidrag för maxtaxa, lönesatsning och ökad jämlikhet. De totala kostnaderna har en prognos på mnkr vilket är 14,1 mnkr högre än budget. Personalkostnaderna beräknas öka under hösten jämfört med vårterminen men ändå landa i nivå med budgeterade värden. Kostnader för entreprenader prognostiseras till 407,9 mnkr, 5,3 mnkr lägre än budget, vilket motsvaras av den trend som setts under januari till augusti. Även kostnader för lokaler prognostiseras till en lägre nivå än budget och beräknas till 218,9 mnkr. Övriga kostnader har ett utfall på 171,1 mnkr och en budget på 146 mnkr, vilket ger en avvikelse på 25,2 mnkr högre än budget. Förklaringen till avvikelsen är dels att i budget ligger ett effektiviseringskrav på 27 mnkr och att det har under året tillkommit icke budgeterade kostnader för en avskrivning av utbetalade förskott på 8,3 mnkr och IT-kostnader på 2,6 mnkr. Barn- och ungdomsförvaltningens arbete med effektiviseringskravet på 27 mnkr på grund av högre lokalkostnader har pågått under året och fortsätter under resten av året. I såväl utfall som prognos ingår högre intäkter för statsbidrag och avgifter från förskola och skola, lägre kostnader för reparation och underhåll, lägre nyttjande av verksamhet samt för lägre kostnader för administration och ledning Resultat per verksamhet Bokslut Prognos Prognos Bokslut Verksamhet per augusti per april Politisk ledning 0,1 0,1 0,0 0,1 Central förvaltning 0,0 0,0 0,0 1,5 Förskola/ped.omsorg 1-5 år -6,7-9,1-10,9 9,7 Fritidshem/ped.omsorg 6-9 år 22,4 28,6 3,7 31,7

12 (25) Utbildning -9,4-23,6 3,5-28,9 Summa 6,5-4,0-3,6 14,1 Politisk ledning Politisk ledning beräknas göra ett nollresultat för året. Central förvaltning Enheterna inom Central förvaltning beräknas göra ett nollresultat för Verksamhetsområdet förskola/pedagogisk omsorg Verksamhetsområde förskola och familjedaghem beräknas göra ett underskott om -9,1 mnkr för Avvikelsen förklaras av högre volymer än budgeterat och då bland de fristående enheterna. Verksamhetsområdet fritidshem/fritidsklubb Verksamhetsområdet för fritidshem prognostiserar ett överskott för 2018 om 28,6 mnkr. Volymerna ser ut att bli lägre än budget och volymavvikelsen avser främst de kommunala fritidshemmen. Överskottet förklaras av lägre volymer och lägre kostnad för arbetskraft. Verksamhetsområdet utbildning I verksamhetsområdet utbildning ingår förskoleklass, grundskola och grundsärskola. Verksamhetsområdet uppskattas generera ett underskott på -23,6 mnkr. Orsaken till underskottet är högre kostnader för utbildning än intäkten motsvarar.

13 (25) 6.3. Resultat och prognos för kommunala förskolor och skolor Resultat och prognos Mnkr Budget 2018 Bokslut Prognos Avvikelse Intäkter Kommunbidrag Externa intäkter 64,7 50,9 73,5 8,8 Interna intäkter 1 316,2 868, ,2-8,0 Summa intäkter 1 380,9 919, ,7 0,8 Kostnader Personal -957,5-637,3-959,6-2,1 Köp av verksamhet -62,3-38,4-58,9 3,4 Lokaler -215,4-144,1-215,2 0,1 Kapitaltjänstkostnader -6,9-4,3-6,8 0,1 Övrigt -138,9-97,1-147,0-8,1 Summa kostnader ,9-921, ,5-6,6 Resultat 0,0-2,1-5,8-5,8 De kommunala förskolorna och skolorna visar ett negativt utfall om 2,1 mnkr för perioden januari-augusti. Avvikelsen är främst hänförlig till lägre volymer än budgeterat, ökade IT-kostnader samt ökade kostnader för inhyrd personal. Prognostiserat helårresultat per augusti visar ett negativt resultat om 5,8 mnkr. Orsaken till underskottet är lägre antal barn och elever i kommunala förskolor och skolor, vilket generar lägre intäkter för barn- och elevpeng, i kombination med högre kostnader för personal. Ökningen av personalkostnaden beror dels på att enheter har bemannat för den budgeterade volymen och dels på en bemanning finansierad av statsbidrag. De kommunala enheterna har även högre kostnader för IT, inhyrd personal och övriga kostnader. Bokslut Prognos Bokslut Verksamhet Central förvaltning 2,9 1,6 3,7 Förskola/pedagogisk omsorg 1-5 år 2,7 2,2 0,1 Fritidshem/pedagogisk omsorg 6-9 år 13,2 21,1 21,6 Utbildning -20,8-30,6-28,8 Summa -2,1-5,8-3,4 Förskola/pedagogisk omsorg 1-5 år Verksamheten för förskola/pedagogisk omsorg visar en prognos om 2,2 mnkr vilket är en positiv avvikelse mot budget med 2,2 mnkr. Den positiva avvikelsen är främst

14 (25) hänförlig till ökade intäkter mot budget såsom ökade statliga bidrag samt en något högre volym än budgeterat. Fritidshem/fritidsklubb Verksamheten för fritidshem visar ett positivt resultat om 21,1 mnkr vilket är en positiv avvikelse mot budget med 21,1 mnkr. Avvikelsen beror på lägre kostnader för verksamheten. Utbildning Verksamheten för förskoleklass, grundskola samt grundsär visar ett negativt resultat om 30,6 mnkr för perioden vilket är en negativ budgetavvikelse på 30,6 mnkr. De stora avvikelserna finns inom minskade intäkter för lägre volymer än budgeterat samt högre kostnader för personal samt högre IT-kostnad Riskfaktorer Under 2018 har ett flertal enheter redovisat lägre barn- och elevantal än budgeterat. Detta har genererat intäktsbortfall som skapat organisatoriska utmaningar för ett flertal enheter som nu måste anpassa verksamheterna efter de nya förutsättningarna. Följande enheter står inför de största organisatoriska utmaningarna under 2018: Fastebol/Högby Fjällen för- och grundskola Herresta för- och grundskola Kolarängskolan och grundsärskola Ulvsätraskolan Under året pågår en löpande dialog mellan ledning och ovan nämnda enheter för att fånga upp, bromsa in och vända negativa resultatavvikelser Statsbidrag Barn- och ungdomsnämnden ansöker om statsbidrag för cirka 94,4 mnkr för De flesta bidragen söks från Skolverket, men även ifrån Migrationsverket, Jordbruksverket, Socialstyrelsen och Boverket. Bidragen fördelar sig på över 20 olika bidrag och varierar i belopp mellan 11 tkr för omsorg på kvällar och helger och 22 mnkr för maxtaxa, ett bidrag för att Järfälla kommun ska kunna erbjuda förskola och fritidshem till maxtaxa. Andra betydelsefulla statsbidrag är lärarlönelyftet på 16 mnkr samt lågstadie- och fritidshemssatsningen. Så gott som alla statsbidrag syftar till att öka personaltätheten eller höja lönenivån inom förskolor och skolor. Nya bidrag för 2018 är Simskola för förskoleklass och Ökad jämlikhet i grundskolan 2018 på sammanlagt 6,7 mnkr. Ett arbete pågår för att även ansöka om statsbidraget för en Likvärdig skola. Samtliga bidrag är riktade till ett speciellt ändamål, vilket innebär att om bidraget inte används, återbetalas bidraget till respektive myndighet.

15 (25) Annan inblandad förvaltning Ansökt belopp Erhållet belopp Bidraget kommer att sökas senast Uppskattat belopp Bidrag som söks Myndighet EU-bidrag Skolmjölksstöd Jordbruksverket KOF Högskolestudier specialpedagogik VT18 Skolverket Högskolestudier specialpedagogik HT18 Skolverket KOF Fritidshemsatsningen VT18 Skolverket Fritidshemsatsningen HT18 Skolverket Insatsbidrag nyanländas lärande VT18 Skolverket KOF Karriärtjänster, "förstelärare" VT18 Skolverket KOF Karriärtjänster, "förstelärare" HT18 Skolverket Karriärtjänst för skolledare Skolverket Kvalitetssäkrande åtgärder 2018 Skolverket Likvärdig skola Skolverket Lovskola 2018 Skolverket KOF Lågstadiesatsningen VT18 Skolverket Lågstadiesatsningen HT18 Skolverket Lärarlyftet VT18 Skolverket Lärarlyftet HT18 Skolverket Lärarlönelyftet 2018 Skolverket KOF Läslyftet i skolan VT18 Skolverket Läslyftet i skolan HT18 Skolverket Läslyftet i förskolan HT18 Skolverket Läxhjälp 2018 Skolverket Ersättning Nyanlända Migrationsverket Migrationsverket Maxtaxa 2018 Skolverket Mindre barngrupper förskolan VT18 Skolverket Mindre barngrupper förskolan HT18 Skolverket Omsorg kvällar, nätter, helger 2018 Skolverket Papperslösa barn VT18 Skolverket KOF Papperslösa barn HT18 Skolverket KOF Personalförstärk elevhälsa/spec ped Skolverket KOF Personalförstärkning i skolbibliotek VT18 Skolverket Personalförstärkning i skolbibliotek HT18 Skolverket Upprustning utemiljö (Boverket) *) Boverket BMF Samordnare nyanlända 2018 Skolverket KOF Ökad jämlikhet i grundskolan 2018 Skolverket Samverkansavtal Bästa skolan Skolverket Simskola för förskoleklass Socialstyrelsen Summa Totalt Riskanalys Prognosen innehåller vissa poster som är svårbedömda och därför förknippade med en viss osäkerhet och risk för ökade kostnader. Antalet barn och elever för hösten Den främsta orsaken till osäkerhet är hur stor inflyttningen till Järfälla kommer att bli. Om volymerna ökar i genomsnitt med 1 procent mot budgeterad nivå, det vill säga med 185 barn och elever, ökar kostnaden med cirka 14,9 mnkr. Personalkostnaderna för 2018 är en stor osäkerhet då lönerevisionerna ännu inte är klara för alla fackliga organisationer. Det finns en budgeterad löneökning på 2,5 procent, och ökar lönerna med ytterligare 1 procent motsvarar det cirka 8,5 mnkr. Rekrytering av behörig personal till verksamheten, en post som kan leda dels till höga rekryteringskostnader men även till en höjd lönenivå. Om personalomsättningen ökar med 1 procent innebär det ökade kostnader med cirka 750 tkr i enbart administrationskostnader, det vill säga alla kostnader i samband med upplärning och produktivitetsförlust ingår inte. Av de åtgärder som är planerade för att öka effektiviseringen med 27 mnkr är cirka 50 procent förknippade med en hög risk för svårighet att genomföras. Prognosarbetet är i sig förknippat med osäkerhet på grund av uppstartsproblem i samband med övergången från Hypergene till Digit.

16 (25) I syfte att eliminera risken för underskott pågår arbete med följande; Kontinuerlig uppföljning av volymutvecklingen Åtgärdsplan för att uppnå överskott Handlingsplaner för de kommunala förskolor och skolor som riskerar underskott. Ifrågasättande av samtliga kostnader. 7. VOLYMER OCH VERKSAMHETSMÅTT 7.1. Volymer Nedan presenteras en tabell med antal barn och elever, budgeterade utfallet under januari till augusti och prognostiserat värde för Förskola och Fritidshem Budget Utfall Prognos Avvikelse Antal Järfälla barn 2018 augusti 2018 prognosbudget Förskola/ped.omsorg 1-5 år varav egen regi varav fristående Fritidshem/ped.omsorg 6-9 år varav egen regi varav fristående Utbildning Budget Utfall Prognos Avvikelse Antal Järfälla elever 2018 augusti 2018 prognosbudget Förskoleklass varav egen regi varav fristående Grundskola varav egen regi varav fristående Grundsärskola varav egen regi varav fristående Total utbildning varav egen regi varav fristående Summa av antal platser varav egen regi varav fristående

17 (25) Det genomsnittliga antalet platser till barn och elever i Järfälla kommun var under januari till augusti platser fördelat på inom förskola, inom fritidshem och inom utbildning. 81 procent av barnen och eleverna går i Järfälla kommuns förskolor eller skolor och resterande 19 procent går på en fristående enhet eller i en kommunal skola i en annan kommun. Prognosen för helåret 2018 beräknas till platser, vilket är 219 platser färre än budget. Antalet platser är färre inom de kommunala enheterna medan de fristående enheterna beräknas ha fler platser än budgeterat. Antalet förskolebarn beräknas till barn, vilket är 77 barn fler än budget. Inom verksamhetsområdet fritidshem ses en nedgång under året jämfört med budget, inom både de kommunala och fristående enheterna. Prognosen visar på att jämföra med budgeterade Verksamhetsområde utbildning beräknas ha i genomsnitt elever vilket är 152 färre. I grundsärskolan har det under året i genomsnitt varit 68 barn/elever, vilket även prognosen visar på Verksamhetsmått Verksamhetsmåtten kommer att redovisas i samband med årsbokslutet, då det finns jämförande information i Kommun- och landstingsdatabasen. 8. EXPLOATERINGAR Inför expansionen i Järfälla och därmed det ökade behovet av nya förskolor och skolor arbetar Barn- och ungdomsförvaltningen tillsammans med Bygg- och miljöförvaltningen och Kommunstyrelseförvaltningen med en kapacitetsplan. Planen bygger på Statistiska centralbyråns befolkningsprognos och beskriver vilka förskolor och skolor som behöver byggas. Den visar även var de ska byggas och när. Planen uppdateras kontinuerligt och i takt med att behov och förutsättningar ändras, förändras även planen. Status för pågående projekt ser idag ut enligt följande; Parkvägens förskola i Barkarbystaden är klar och öppnades under sommaren. Fyrspannsvägens förskola i Jakobsberg öppnar enligt plan under hösten. Bygget av Almarevägens förskola pågår och den beräknas vara klar till hösten INVESTERINGAR Investering, tkr Budget Utfall Prognos 2018 aug IT-utrustning Verksamhetsanknutna inventarier Totalt

18 (25) Investeringarna inom Järfälla kommuns förskolor och skolor uppgår till tkr under januari till augusti Samtliga investeringar avser verksamhetsanknutna inventarier. Prognosen för 2018 visar på att budgeterade investeringar kommer att genomföras. Dessa inventarier avser främst möbler och då både på ny- och ombyggda enheter men även på äldre enheter. 10. INTERN KONTROLL Internkontrollplanen utgör en del av förvaltningens styrning avseende verksamhet och ekonomi. Internkontrollplanen innehåller de viktigaste kontrollområdena som för år 2018 beslutades i nämndens internbudget för De kontrollområden som tagits fram värderas genom en bedömning av hur stor sannolikheten är att risk för fel/avvikelse ska uppstå inom respektive kontrollområde samt hur stor konsekvensen i så fall blir (risk respektive väsentlighet). Både risk- respektive väsentlighetsbedömningen görs för respektive kontrollområde i en skala från 1 till och med 4. Sannolikheten och konsekvensen multipliceras sedan med varandra och genererar ett värde per kontrollområde mellan 1 till och med 16 där ett lågt värde utgör en låg risk/liten väsentlighet. För varje kontrollområde anges även aktivitet samt kontrollmetod/uppföljning, frekvens för uppföljning samt kontrollansvariga. De prioriterade områden som förvaltningen har tagit fram gällande internkontrollplan är: styrning, myndighetsutövning, personal samt stödproceser/stödsystem. Förvaltningen har inom området styrning prioriterat att ha kontroll över budgetuppföljning, måluppfyllning samt expansion och kapacitetsplanering. Budgetuppföljningen sker löpande i samband med framtagning av tertialrapporter och årsbokslut. Förvaltningens budget följs upp i det nya uppföljningssystemet Digit som implementerats/utvecklats under våren. Måluppföljningen kontrolleras tertial- och årsvis bland annat genom det systematiska kvalitetsarbetet, måluppfyllelse- och analysrapporter samt verksamhetsberättelse. Expansion och kapacitetsplanering följs upp kontinuerligt och förvaltningens ledningsgrupp får löpande rapportering för att säkerställa att det finns plats för kommunens alla barn och elever i för- och grundskolor. Inom området myndighetsutövning bevakas att lagar och regler kring placering av barn och elever följs, mottagande av nyanlända samt IKE-placeringar (placeringar för barn och elever som är folkbokförda i annan kommun men som går i Järfälla kommun eller omvänt). Särskild bevakning sker för att se till att barn som har rätt till garantiplats på förskola/pedagogisk omsorg får ett erbjudande om det inom lagstadgad tid på fyra månader. Under våren startades ett arbete med översyn av regler och avgifter för att få tydligare och enklare rutiner. Skolpliktsbevakning, godkännande och tillsyn av fristående verksamheter ingår också i detta område liksom även att uppföljning att lagar och rutiner följs för barn i behov av särskilt stöd. Det systematiska arbetsmiljöarbetet följs upp genom medarbetarundersökningen, medarbetarsamtal, attitydundersökning samt verksamhetsberättelse. Inom området personal är personalförsörjningen en mycket viktig faktor att uppmärksamma. Då det finns ett ökat behov av personal på grund av expansion, pensionsavgångar, konkurrens om arbetskraft med mera, har en personalförsörjningsplan tagits fram vilken reviderades i november Förvaltningens chefer har enats om

19 (25) att förvaltningen behöver arbeta med området Attraktiv arbetsgivare för att klara personalförsörjningen och en arbetsgrupp har under året arbetat med detta utvecklingsområde som ytterst syftar till att nå en utbildning av högsta kvalitet. Området stödprocesser/stödsystem omfattar att säkerställa att de administrativa rutinerna inom områdena ekonomi och personal följs samt att säkerställa att IT-systemen stödjer de administrativa processerna. En automatisering av en del i faktureringsprocessen påbörjades i slutet av 2017 och har under året utökats till att gälla allt fler kunder. Detta innebär en bättre hantering av utbetalning till förskolor och skolor då det blir tydligare för enheterna att följa upp ersättningen och utbetalningen blir säkrare då manuellt arbete reduceras. En förstudie av förvaltningens IKE-hantering har gjorts under våren och arbetet fortsätter nu med nästa fas att genomföra förändringar i syfte att effektivisera arbetet och att få en säkrare hantering. Internkontrollplanen framgår av bilaga FRAMTIDEN Att öka barns och elevers måluppfyllelse och resultat är huvuduppdraget. För att nå bättre resultat och ökad måluppfyllelse har barn- och ungdomsförvaltningen tagit fram en verksamhetsplan med fem utvecklingsområden. Områdena är Effektiv ledning och styrning med en stark styr- och stödkedja Utbildning på vetenskaplig grund och beprövad erfarenhet för att skapa en utbildning med bästa kvalitet Främjande och förebyggande barn- och elevhälsa för att varje barns och elevs behov kan tillgodoses i Järfällas förskolor och skolor Attraktiv arbetsgivare för att säkra kompetensförsörjningen och för att ha rätt kompetens på rätt plats och i rätt tid Ökad likvärdighet så att alla barn och elever ges lika förutsättningar att utvecklas till sin fulla potential. Den helhetsöversyn som är genomförd på uppdrag av kommunfullmäktige pekar på en rad utvecklingsområden. Det mesta i rapporten faller inom barn- och ungdomsnämndens delegeringsordning eller är verkställighetsfrågor. Barn- och ungdomsförvaltningen kommer att arbeta vidare utifrån rekommendationerna i rapporten. Många av utvecklingsområdena sammanfaller med förvaltningens verksamhetsplan samt med en kartläggning som Skolverket har genomfört om huvudmännens styrning av skolan. Kartläggningen fokuserade på huvudmän som aktivt arbetat med att utveckla sin styrning eller som själva bedömer att de har en ändamålsenlig styrning. Samarbetet med Skolverket och Mittuniversitet inom Samverkan för bästa skola kommer att stödja förvaltningens fortsatta utvecklingsarbete. Kommunens expansion och kapacitetsplanering är en stor fråga nu och under åren framöver. Nya bostadsområden kommer att kräva ständig uppmärksamhet för att rätt förskole- och skolkapacitet ska kunna skapas till rimliga kostnader. En viktig fråga att lösa framöver är de stora kostnader det innebär att starta upp en ny verksamhet. En konsekvens för nya verksamheter är svårigheten att få en ekonomi i balans då

20 (25) lokalerna ska inredas, material köpas in och förskolan/skolan ska bemannas innan verksamheten är fullt utbyggd. Förändringar i lagar och förordningar Huvudmännen inom skolväsendet ska utse en skolchef som ska biträda huvudmannen med att tillse att de föreskrifter som gäller för utbildningen följs. Tillämpas från och med Statens skolinspektion ska kunna ingripa med statliga åtgärder för rättelse mot kommuner och landsting under motsvarande förutsättningar som när ett godkännande av en enskild som huvudman kan återkallas. Tillämpas från och med Regeringen har beslutat att antalet undervisningstimmar i idrott och hälsa ökas från 500 till 600 timmar från och med läsåret 2019/20. Skolverket har fått i uppdrag att analysera hur det utökade timantalet kan fördelas över grundskolans årskurser för att ge störst effekt för eleverna. Skolverket föreslår att det utökade timantalet bör ligga i årskurserna 6-9. Ett riktmärke bör vara 20 timmar mer idrott och hälsa i årskurs 6 och 80 timmar mer i årskurs 7-9. Det motsvarar ungefär en halv timme mer i veckan i årskurs 6 och cirka 45 minuter mer i årskurserna 7, 8 och 9. Riksdagen har beslutat att det ska införas bestämmelser i skollagen om en garanti för tidiga stödinsatser i förskoleklassen och lågstadiet i grundskolan, specialskolan och sameskolan. Syftet med garantin är att en elev som är i behov av stöd tidigt ska få stöd som är utformat utifrån sitt behov. Lagändringarna börjar gälla den 1 juli Förskolans läroplan är reviderad och den gäller från och med 1 juli Från och med samma datum ska den som leder och samordnar det pedagogiska arbetet vid en förskole-enhet benämnas rektor. I de fall det blir otydligt vilken skolform rektor ansvarar för ska benämningen kompletteras med skolform. Från och med 1 juli ska fritidspedagoger eller motsvarande ha legitimation för att få bedriva undervisning i fritidshemmet.

21 12. BILAGOR Bilaga 1 Internkontrollplan Prioriterat mål/område Styrning Beskrivning Dokument Kontrollmetod/ Uppföljning Frekvens Ansvar Rapporteras till Risk Väsentlighet Värde Budgetuppföljning Måluppföljning Expansion och kapacitetsplanering Att säkerställa att resurserna används i relation till budget Att säkerställa måluppfyllelsen Delårsrapport Årsbokslut Att säkerställa att plats finns för alla barn och elever i för- och grundskolor Kapacitetsplan Systematiskt kvalitetsarbete Måluppfyllelse- och analysrapport Verksamhetsberättelse Månadsbokslut Delårsbokslut Årsbokslut Kvalitetsuppföljning Attitydundersökning Verksamhetsberättelse 10 ggr/ år December April Augusti December FC/Vch/AC /EC Ekonomidirektör/BUN Vch/EC BUN Månadsrapporter Månad/år FC BUN Prioriterat mål/område Myndighetsutövning Beskrivning Dokument Kontrollmetod/ Uppföljning Frekvens Ansvar Rapporteras till Risk Väsentlighet Värde

22 (25) Placering av barn och elever Skolpliktsbevakning Godkännande och tillsyn av fristående verksamheter Barn i behov av särskilt stöd Systematiskt arbetsmiljöarbete Att säkerställa att lagar och regler följs Att säkerställa att lagar, system och rutiner följs Att säkerställa att lagar, system och rutiner följs Att säkerställa lagar, system och rutiner följs Att främja god hälsa och förebygga orsaker till ohälsa på arbetsplatsen för både anställda, barn och elever. Avgifter och regler Mottagande av nyanlända IKE Rutiner Ansökan/ Tillsynsrapporter Delegeringsbeslut Enheternas handlingsplaner Rutiner Sjukfrånvaro och arbetsskador Avstämningsmöten Nämndrapport MBU Medarbetarsamtal Attitydundersökning Verksamhetsberättelse Månad AC/EC AC Varje månad Tillsyn: Årligen enligt plan Termin/år Årligen Vch/EC Vch Vch BUN Intern uppföljning Pedagogkonsult FC/Vch/EC Vch 3 3 FC/Vch

23 (25) Prioriterat mål/område Personal Personalförsörjning Stödprocesser och stödsystem Ekonomi Beskrivning Att säkerställa förmåga att tillgodose behovet av behörig personal på lång och kort sikt inkl. vikarieanskaffning Att säkerställa att administrativa rutiner följs Dokument Väsentlighet Personalförsörjningsplan Ramavtal vikarieanskaffning. Ekonomihandbok Kontrollmetod/ Uppföljning Revidering av personalförsörjningsplanen Statistik och uppföljning av Bemanningstjänst Vid samtliga bokslut Frekvens Vart annat år Årligen 10 ggr/år Ansvar Rapporteras till Risk Värde FC/Vch/EC BUN FC/AC FC Personal IT-system Att säkerställa att administrativa rutiner finns och följs. Att säkerställa att ITsystem stödjer de administrativa rutinerna. Inköpspolicy Nyanställning Löneadministration Frånvarorapportering Avslut Ex. Procapita BoU, Raindance, Vklass, Hypergene och Platina Stickprov Återkommande Varje månad Alltid Alla med personalansvar AC Systemansvariga Förvaltningsledning

24 (25) Risk- och väsentlighetsbedömningen bygger på sannolikheten för att en avvikelse inträffar samt påverkan på verksamheten om avvikelsen inträffar. Både riskbedömningen och väsentlighetsbedömningen görs på en skala 1-4, där 1 står för låg risk/liten väsentlighet. Sannolikhetsnivåer för fel/avvikelser bedöms enligt följande: 1 = Osannolik: Risken för att fel/avvikelser ska uppstå är praktiskt taget obefintlig. 2 = Mindre sannolik: Risken för att fel/avvikelser ska uppstå är mycket liten. 3 = Möjlig Det finns risk för att fel/avvikelser kan uppstå. 4 = Sannolik Det är mycket troligt att fel/avvikelser uppstår. Väsentlighet bedöms enligt följande: 1 = Försumbar: Är obetydlig för de olika intressenterna och kommunen 2 = Lindrig: Uppfattas som liten av såväl intressenter som kommunen 3 = Kännbar: Uppfattas som besvärande för intressenter och kommunen 4 = Allvarlig: Är så stora att fel helt enkelt inte får inträffa. I kolumnen risk/väsentlighet i förteckningen i bilaga 1 redovisas den samlade bedömningen som en kombination av två siffror. Förkortningar: AC = Administrativ chef EC = Enhetschef FC = Förvaltningschef Vch= Verksamhetschef

25 12.2. Bilaga 2 Kommunala för- och grundskolors prognos per enhet Tabellen nedan visar prognos för helåret 2018, budget 2018 och avvikelse mellan prognos och budget för Järfällas kommunala för- och grundskolor. Resultatenheter Prognos Budget Avvikelse Aspnäs för- och grundskola 102,2 290,2-188 Barkarby för- och grundskola 340,8 0,4 340,4 Berghem-Vattmyra grundskola 99,7 300,2-200,5 Björkebyskolan 91-0,2 91,2 Fastebol/Högby grundskolor ,1 0, ,1 Fjällen för- och grundskola ,1 450, ,6 Herresta för- och grundskola ,7-169,3 Iljansboda-Kolarängen fsk+gsk ,2 440, ,4 Jakobsbergs förskolor 210,5-0,4 210,9 Kallhälls förskolor 145,8-0,2 146 Kvarnskolan ,2-99,2 Källtorpskolan 1 329,4 29, ,9 Lundskolan 91 0,0 91 Neptuni för- och grundskola 84,2 0,2 84 Olovslundskolan -598,2 299,5-897,7 Sandvik för- och grundskola 474,8 0,0 474,8 Skälby för- och grundskola 1 175,5 0, ,1 Söderhöjdens förskolor 722,6 210,4 512,2 Söderhöjdens grundskolor 3 529,3 301, ,1 Ulvsättra för- och grundskola ,4 60, ,6 Vattmyra förskolor -416,9-0,3-416,6 Viksjö förskolor 234,1-0,1 234,2 Viksjöskolan 591-0,2 591,2 Ledning för egen regi 1 675,00 0, Verksamhet för elever 0-16 år ,