Interpellationer. Interpellation 1. Användandet av Team Engine

Transkript

1 Interpellationer Interpellation 1 Användandet av Team Engine Tidigare kårstyrelser har talat gott om SFS och medlemskårernas användande av Team Engine - vår medlemsportal. Verksamhetsåret 16/17 har det varit någorlunda låg aktivitet på portalen vilket känns som att det blivit en form av distans till SFS. Vad vi kan hitta finns det inte några styrelseprotokoll från detta verksamhetsår upplagt på portalen, däremot handlingar inför möten finns. Mycket på portalen är dock från verksamhetsåret 14/15 & en del 15/16. Vår interpellation grundar sig i att flera kårer i år förnyat avtal med kommuner och lärosäten, och att Team Engine hade varit ett bra forum att utbyta tips, tankar och idéer på. Vi upplever att många diskussioner sker kårer sinsemellan eller via ett samtal SFS om hur en bör tänka i förhandlingarna. Det vore bra om avtal och övrigt relevanta dokument fanns samlat på portalen om kårerna ska kunna fortsätta bedriva bred verksamhet. Frågan(frågorna) 1. Varför finns inte något styrelseprotokoll uppe på Team Engine från verksamhetsåret 16/17? 2. Hur har diskussionerna kring Team Engine varit eftersom aktiviteten där är låg i jämförelse med tidigare år? 3. Om avtal och dylikt inte finns samlat någonstans (ex. Team Engine), hur ska då kårerna kunna utveckla sina avtal på bästa sätt utan att behöva ringa runt till alla kårer i Sverige? Bakom denna interpellation står: Linnéstudenterna Interpellation 1 Dnr: O410-1/1617 1

2 Styrelsens svar på interpellation 1 Styrelsen vill tacka för interpellationen. Följande svar ges till respektive fråga: 1. Gällande styrelsens protokoll från verksamhetsåret 16/17 så ligger samtliga på Team Engine för såväl styrelse som medlemskårer. Efter diskussion är vi av uppfattningen att protokollen snarare kan ha varit svåra att hitta för vissa. Protokollen går för medlemskårerna att hitta under fliken Styrdokument/dokumentation, sedan Styrelsehandlingar. Därefter ligger de under Formalia fliken för respektive möte. Detta för att styrelsen vid varje möte lägger protokollet från föregående möte till handlingarna. En översyn gällande vilka mappar och dokument som ligger inom Team Engine samt om dessa ska finnas kvar i nuvarande form har under året påbörjats. Arbetet är inte färdigt, och nuvarande mappstruktur behöver ses över även med hänsyn till frågan gällande medlemskårernas egna navigering. Eftersom att organisationen under verksamhetsåret varit underbemannad, har utvecklingen av Team Engine behövt prioriteras ned. Det är däremot styrelsens förhoppning att medlemskårer vid upplevda problem eller svårigheter att hitta hör av sig för att undvika att problemet lever kvar längre än det måste. 2. Styrelsens diskussioner kring Team Engine har främst handlat om att vi trots erbjudande och hänvisning till tjänsten upplevt ett lågt intresse samt noterat ett lågt nyttjande. Trots att en uppdatering och omflyttning av dokument har påbörjats för att få in de senast beslutade versionerna av exempelvis olika dokument så har det inte lett till ett ökat användande. Diskussioner och kunskapsutbyte via Team Engine som portal blir i styrelsens mening svårt att öka intresset kring då det parallellt konkurrerar med andra medium, som exempelvis sociala medier. 3. Team Engine är inte en medlemsportal, utan snarare ett intranät som möjliggör en tillgång och insyn i styrelsens handlingar. Tjänsten ses av styrelsen som en investering för interndemokratin och den interna förankringen. Vill fullmäktige förändra SFS uppdrag så att organisationen tillhandahåller enskilda studentkårers avtal så krävs en tydlighet i detta. Styrelsen vill däremot påminna om den utveckling som skett mot att renodla SFS verksamhet som en nationell påverkansorganisation, och frågar sig om ett sådant uppdrag skulle ligga i linje med organisationens utveckling. Frågan är även hur stort behovet är då medlemskårer redan idag till exempel kan starta trådar för att diskutera saker på Team Engine. Interpellation 1 Dnr: O410-1/1617 2

3 Därmed föreslår styrelsen fullmäktige att anse interpellation 1 gällande användandet av Team Engine besvarad. Interpellation 1 Dnr: O410-1/1617 3

4 Interpellation 2 Ställningstagande rörande internationalisering av högre utbildning / Statement on the internationalisation of higher education Under SFSFUM2016 beslutades att avsla proposition 7 Uttalande: Internationaliseringen av ho gre utbildning kan inte va nta! samt uppdra a t styrelsen 16/17 att till SFSFUM2017 la gga ett fo rslag pa sta llningstagande ro rande internationalisering av ho gre utbildning. During SFSFUM2016, it was decided to reject Proposition 7 "Statement: The internationalisation of higher education cannot wait!" and assign the Board 16/17 to present before SFSFUM2017 a statement regarding the internationalisation of higher education. Frågan(frågorna) - Studentkåren Malmö undrar hur styrelsen har arbetat med ställningstagandet rörande internationalisering av högre utbildning? Vidare, så undrar Studentkåren Malmö varför ett sådant ställningstagande inte har lagts fram? - Student Union Malmö wonders how the board has worked with the statement regarding the internationalisation of higher education? Furthermore, Student Union Malmö wonders why such a statement has not been presented? Bakom denna interpellation står: Studentkåren Malmö Samhällsvetarkåren vid Lunds universitet Teknologkåren vid LTH Lunds naturvetarkår LUNA Corpus medicum Humanistiska och teologiska studentkåren vid Lunds universitet Lundaekonomerna Interpellation 2 Dnr: O410-1/1617 1

5 Styrelsens svar på interpellation 2 Styrelsen tackar för interpellationen. Följande svar ges till respektive fråga. Hur styrelsen har arbetat med ställningstagandet rörande internationalisering av högre utbildning Då fullmäktige 2016 uppdrog till styrelsen att ta fram ett ställningstagande rörande internationalisering av högre utbildning diskuterades frågan i relation till att styrelsen i början av året planerade sitt arbete. Styrelsen har även rådfrågat de sakkunniga inom organisationen, SFS internationella kommitté, Komit. Varför ett sådant ställningstagande inte har lagts fram Styrelsen ser det som viktigt att organisationen inte arbetar med och tar fram dubbelskrivelser som skulle försvåra både arbetsprocesser och beslutsuppföljning. För tydligare redogörelse gällande frågan hänvisar vi till rapporten Hur ser behovet av åsiktsutveckling rörande internationalisering ut? Dnr: O410-2/1617. Därmed föreslår styrelsen fullmäktige att anse interpellation 2 gällande ställningstagande rörande internationalisering av högre utbildning besvarad. Interpellation 2 Dnr: O410-1/1617 2

6 Interpellation 3 Internationella samarbetet som kostar kr Det internationella samarbetet är viktigt, men till vilket pris? Nedanstående kårer ställer sig frågande till den kostnad som styrelsen har föreslagit inom ramen för det internationella samarbetet. Frågan(frågorna) - Är det rimligt att lägga kr utifrån det ekonomiska läge som SFS idag befinner sig i? - Vad ger detta samarbete i praktiken som är värt så mycket pengar? - Hur portioneras de kronorna som ligger på internationell verksamhet ut? Idag så står det inte vad varje projekt får kosta, utan enbart en klumpsumma. Bakom denna interpellation står: Halmstad Studentkår Dalarnas Studentkår Gotlands studentkår Rindi Blekinge Studentkår Studentkåren vid Högskolan Väst Studentkåren i Skövde Studentkåren i Östersund Styrelsens svar på interpellation 3 Styrelsen tackar för den inkomna interpellationen. Följande svar ges till respektive fråga: 1. Gällande rimligheten i hur mycket SFS lägger på den internationella verksamheten i relation till dagens ekonomiska läge är styrelsens mening att det i allra högsta grad är en rimlig investering. Sedan har stora nedskärningar gjorts för att även Interpellation 3 Dnr: O410-1/1617 1

7 denna del av verksamheten ska bidra till en stabilisering av ekonomin (se utförligare förklaring i fråga tre). 2. Samarbetet ger i praktiken en möjlighet att påverka det arbete som sker på internationell nivå, som i allra högsta grad påverkar nationellt såväl som lokalt. Ett tydligt (och praktiskt) exempel är arbetet inom Bolognaprocessen. För ett utförligare svar på frågan hänvisar vi till SFS guide till den internationella utbildningspolitiska arenan Dnr: O110-1/ Det är viktigt att ha i åtanke att det som beslutas om via fullmäktige är en rambudget, och att det i relation till detta ges en insyn genom notförteckningen. Exakta kostnader är svåra att ge då dessa varierar exempelvis gällande resor, men styrelsen samt ledningsgruppen har möjlighet att omfördela vid behov. Flera besparingar har gjorts även inom denna post, främst genom att organisationen planerar att minska på antalet delegater för det internationella arbetet. Tidigare har fyra (4) personer representerat SFS i internationella sammanhang, men nu är kostnaden beräknad på en minskning till tre (3) personer. Den stora skillnaden från tidigare år, utöver nedskärningarna, är en engångskostnad med anledning av att vi ska arrangera Nordiskt ordförandemöte, NOM. Ett åtagande som organisationen inte kan avsäga sig. Styrelsens förhoppning är däremot att mötets finansiering kan lösa sig med hjälp av externa medel och insatser. Därmed föreslår styrelsen fullmäktige att anse interpellation 3 gällande det internationella samarbetets kostnad besvarad. Interpellation 3 Dnr: O410-1/1617 2

8 Interpellation 4 Om hur mycket post SFS egentligen skickar? Under kansliet går det att utläsa postbefordran kronor samt under presidiet postbefordran kronor sammantaget blir det en kostnad på kronor för post med brevbäring. Det är främmande för oss att man lägger så mycket pengar på något som bör kunna skötas digitalt. Frågan(frågorna) - Vad är det egentligen som postas från SFS och är det rimligt i dagens digitala samhälle? Bakom denna interpellation står: Halmstad Studentkår Dalarnas Studentkår Gotlands studentkår Rindi Blekinge Studentkår Studentkåren vid Högskolan Väst Studentkåren i Skövde Studentkåren i Östersund Styrelsens svar på interpellation 4 Styrelsen tackar för interpellationen. Posten levererar brev, tidningar, direktreklam, paket och pallar till brevlådor, postboxar och direkt till dörren. Detta sker inte utan kostnad då du är en organisation snarare än en privatperson. En redovisningsenhet som vill utnyttja postens tjänster för leveranser av brev, tidningar, direktreklam och paket har utgifter för porto som utgörs av de avgifter som posten tar ut för sina tjänster. Postbefordran innebär med andra ord att posten körs till vår postadress. Interpellation 4 Dnr: O410-1/1617 1

9 Styrelsen anser därför posten om postbefordran vara rimlig, men med anledning av den digitala utvecklingen förändras möjligen detta i framtiden. Regeringen beslutade exempelvis den 13 augusti 2015 att tillkalla en särskild utredare med uppgift att se över postlagstiftningen. Utredningens betänkande heter Som ett brev på posten - Postbefordran och pristak i ett digitaliserat samhälle (SOU 2016:27) och pekar möjligen i den riktning som området kommer att utvecklas. Fram tills en eventuell förändring är det däremot viktigt att även SFS nås av postens tjänster, för att exempelvis motta betänkanden från statliga utredningar, remisser, inbjudningar, fakturor etc. Därmed föreslår styrelsen fullmäktige att anse interpellation 4 gällande hur mycket post SFS skickar besvarad. Interpellation 4 Dnr: O410-1/1617 2

10 Interpellation 5 Om att lösa det eventuella underskott som uppstår om medlemsavgiften blir 5 kr/hst istället för 7 kr/hst. Historiskt sett har medlemskårerna inte godkänt en höjning av medlemsavgiften. I budgetförslaget föreslås en intäkt på kr i posten medlemsintäkter som konsekvens av att höja medlemsavgiften till 7 kr/hst för att täcka upp rådande underskott i budgeten. Ponera att fullmäktige inte godkänner en höjning till 7 kr/hst, eller att fullmäktige går med på en mindre höjning till t. ex. 6 kr/hst. Vi hade önskat att styrelsen hade i sina tankeexperiment, redovisat föreslagna budgetramar för fem kronor, sex kronor och sju kronor. Detta för att fullmäktige ska ges en rimlig chans till ett ställningstagande. Frågan(frågorna) - Hur tänker styrelsen täcka upp för det underskott som uppstår om fullmäktige röstar igenom en lägre höjning av medlemsavgiften eller väljer att hålla kvar avgiften på samma nivå som den är i dagsläget? Bakom denna interpellation står: Halmstad Studentkår Dalarnas Studentkår Gotlands studentkår Rindi Blekinge Studentkår Studentkåren vid Högskolan Väst Studentkåren i Skövde Studentkåren i Östersund Styrelsens svar på interpellation 5 Styrelsen vill gärna tacka för interpellationen. Interpellation 5 Dnr: O410-1/1617 1

11 Enligt SFS stadga 4 kap. Styrelsen 1 mom. 1 är det tydliggjort att styrelsen ansvarar inför fullmäktige för SFS verksamhet, organisation och förvaltning. På fullmäktige ska beslut enligt stadgan tas om organisationens ekonomiska ramar, samt om medlemsavgiftens storlek för kommande verksamhetsår. Även en preliminär avgift beslutas om för det därpå följande verksamhetsåret. Att medlemskårerna historiskt sett inte godkänt en höjning av medlemsavgiften (inte sedan den sänktes i samband med kårobligatoriets avskaffande) är i styrelsens mening en bidragande faktor till att avgiften nu är i ett mer akut behov av att höjas. Organisationens kontroll över och insyn i ekonomin har dessutom stärkts avsevärt genom utvecklingsarbete i ekonomihanteringen. Efter stora nedskärningar inom samtliga delar av verksamheten kan det i styrelsens mening inte väntas att ytterligare verksamhet skärs ner. Styrelsen kan endast rimligen förväntas lägga fram de förslag de efter diskussion och underlag anser vara rimliga och bäst i relation till organisationens kommande år. Vår uppgift är inte att fördela om efter fullmäktiges beslut, utan ett beslut som frångår styrelsens förslag innebär snarare ett annat beräknat resultat. Ett fullmäktigebeslut med en lägre medlemsavgift än styrelsens förslag innebär med andra ord att den ekonomiska ramen kommer göra att vi går back mer. Med oförändrad avgift går vi därmed back SEK och vårt egna kapital minskar då med motsvarande belopp. Beloppet tas då från det egna kapitalet som enligt den senaste årsredovisningen (utskickad med kallelse del 2 till SFSFUM2017 Del två: Kallelse till SFS fullmäktige maj 2017" den 27/1 2017) låg på SEK. Därmed föreslår styrelsen fullmäktige att anse interpellation 5 gällande att lösa det eventuella underskott som uppstår om medlemsavgiften 5 kr/hst istället för 7 kr/hst besvarad. Interpellation 5 Dnr: O410-1/1617 2

12 Interpellation 6 Interpellation gällande den ekonomiska hanteringen Med anledning av det ekonomiska läget som SFS styrelse beskriver och med bakgrund i de propositioner som lagts fram, väcks flera frågor kring ekonomin inom organisationen i stort. Frågan(frågorna) 1. Under föregående SFSFUM talades det om att ekonomin var god och läget bra inom SFS. Vi vill ha en tydlig redogörelse om vad det är som har hänt sedan föregående SFSFUM. 2. Hur sköts ekonomihanteringen i stort? 3. SFS har 1,4 miljoner kronor i upplupna kostnader, vilka är dessa? 4. SFS årsredovisning innehåller inga noter, vilket resulterar i att medlemskårerna inte har någon insyn i SFS ekonomi. Varför är årsredovisningen bristfällig i sina noter? 5. Hur arbetar den Ekonomiska målbildsgruppen som tillsattes HT15 på ett treårsmandat och hur långt har denna kommit i sitt arbete? Bakom denna interpellation står: Stockholms universitets studentkår Chalmers studentkår LundaEkonomerna Styrelsens svar på interpellation 6 Styrelsen tackar för den inkomna interpellationen. Följande svar ges i relation till respektive fråga: 1. Styrelsen känner inte igen sig i att det talades om att ekonomin var god och läget bra inom SFS på föregående SFSFUM. Däremot hade inte det organisatoriska och ekonomiska arbetet kommit så långt ännu att styrelsen 15/16 hade samma genomarbetade Interpellation 6 Dnr: O410-1/1617 1

13 underlag inför framtagandet av föreslagen medlemsavgift och ekonomisk ram som styrelsen 16/17 nu haft. För en tydligare bild av vad som förändrats och i sin tur påverkat de nu framlagda förslagen följer här en redogörelse. Hösten 2016 ställde styrelsen sig bakom ledningsgruppens förslag att omorganisera SFS. Omorganiseringen inleddes bland annat till följd av att organisationen under en längre tid hade haft kraftfulla arbetsmiljöproblem. Dessutom har verksamheten varit spretig och arbetsprocesserna otydliga. Sedan hösten 2015 har de organisatoriska enheterna ledningsgrupp och styrelse diskuterat vilken verksamhet som SFS ska bedriva utifrån tanken om att organisationen ska vara en spetsig påverkansorganisation. Diskussionen landade i att SFS ska driva projekt som gynnar SFS kärnverksamhet. Som ett led i det arbetet har projekt avvecklats som inte gynnar kärnverksamheten. Följande projekt har avvecklats: Bästa festen SFSVux United for Student Equality, Fd Nikk-projektet Den ekonomiska effekten av avvecklandet av samtliga projekt har inneburit att organisationen tappat intäkter på Styrelsen vill däremot poängtera att projekten upptog stora resurser från verksamheten. Exempelvis lade ansvarig presidial i snitt en arbetsdag i veckan på projektet Bästa Festen, på bekostnad av arbete i relation till kärnverksamheten. 2. SFS använder sig av en professionell byrå vid namn Wint för ekonomihanteringen. Styrelsen har dessutom en stor insyn i hur ekonomin hanteras i stort. I månatliga rapporter ställs organisationens budget mot de faktiska kostnaderna. Ekonomin hanteras såväl löpande som strategiskt. Strategiskt utvecklas modeller för hur vi ska ta fram den ekonomiska ramen på ett vis som synliggör verksamhetens faktiska behov. På kort sikt innebär det att organisationens kostnader och intäkter identifieras, och på lång sikt att uppnå balans. En breddad finansiering arbetas för genom att exempelvis undersöka potentiella sponsorer. Utöver detta har kansliet arbetat, och fortsätter att arbeta, med en utveckling av den ekonomiska hanteringen. 3. I posten upplupna kostnader ingår: Upplupna semesterlöner, upplupna sociala avgifter, övriga upplupna kostnader, reserv för revision, övriga interimsskulder, övrig skuld till leverantör. 4. Revisionsbyråerna utformar årsredovisningar på det redovisade sättet och SFS använder sig av en revisionsbyrå. Interpellation 6 Dnr: O410-1/1617 2

14 5. Styrelsen beslutade under sitt möte september 2016 att avsluta arbetsgruppen (se protokoll Dnr: O440-8/1617). Detta gjordes med avsikten att nystarta gruppen efter genomförd omorganisation. Arbetsgruppen hade inte påbörjat sitt arbete, och då styrelsen valde att fortlöpa med verksamheten parallellt med omorganisationen krävdes en prioritering inom verksamheten och personalens utrymme. Omorganisationen prioriterades och sågs som en förutsättning för att ett ekonomiskt arbete skulle kunna ske på ett hållbart sätt. Det är även genom den prioriteringen en tydligare bild av det ekonomiska läget kunnat framkomma. Trots att arbetsgruppen är avslutad är SFS i behov av en långsiktig styrning av ekonomin. Av den anledningen har styrelsen lagt fram den politiska ambitionen om en långsiktigt hållbar ekonomi i SFS Verksamhet 17/18 för att bygga ett starkt och oberoende SFS i framtiden. Därmed föreslår styrelsen fullmäktige att anse interpellation 6 gällande den ekonomiska hanteringen besvarad. Interpellation 6 Dnr: O410-1/1617 3

15 Interpellation 7 Interpellation om beslutsuppföljning Vi medlemskårer upplever att det under en längre tid förekommit fall av att beslut som fattats av SFSFUM i demokratisk ordning inte i tillräcklig grad har verkställs och efterföljts av SFS styrelse och övriga verksamhet. Förändrade förutsättningar kan naturligtvis försvåra genomförandet av vissa planerade aktiviteter, men då är det extra viktigt att styrelsen tydligt motiverar agerande som avviker från fullmäktiges beslut. Vi har anledning att tro att problemet är systematiskt, och avser därför inte rikta någon enskild kritik mot sittande styrelse. Däremot vill vi ställa ett antal frågor, dels om enskilda beslut och deras verkställande, dels om hur styrelsen förhåller sig till beslut fattade av fullmäktige och hur de implementeras i verksamheten. Frågor om beslut: Bästa Festen SFSFUM2016 antog dokumentet Verksamhet, i vilket anges att bland de aktuella externfinansierade projekten för 2016/17 inkluderas Bästa Festen. Däri fastslås att ambitionen är att Bästa Festen ska vara ett treårigt projekt, som inleddes hösten 2014 och därmed ska avslutas hösten På SFS styrelsemöte den augusti 2016 beslutade styrelsen trots detta att inte ansöka om medel för ett tredje projektår för Bästa festen. Istället tidigarelades avslutet av projektet, vilket tydligt strider mot de av fullmäktige utfärdade direktiven endast dryga tre månader tidigare. Givet att frågan om bristfällig förankring av hanterandet av Bästa Festen redan uppmärksammats ter sig styrelsens agerande extra anmärkningsvärt. Engelska SFSFUM2015 antogs SFS identitet och långsiktiga utvecklingsområden. Där fastslås bl.a. att SFS ska inkludera en sammanfattning på engelska i alla sina rapporter från och med år Så har inte skett. Att styrelsen föreslår ett indragande av dokumentet ger inte friheten att frångå de av fullmäktige fattade besluten. Återremittering av internationellt ställningstagande SFSFUM2016 avslog styrelsens proposition Uttalande: Internationaliseringen av högre utbildning kan inte vänta! I samband med avslaget beslutade fullmäktige också att uppdra åt styrelsen för 2016/17 att till fullmäktige Interpellation 7 Dnr: O410-1/1617 1

16 2017 lägga ett förslag på ställningstagande rörande internationalisering av högre utbildning. Vi kan konstatera att inget sådant förslag föreligger. Kvartalsrapportering SFSFUM2016 beslutade att SFS i fortsättningen ska redovisa det innevarande verksamhetsårets ekonomi för medlemskårerna en gång i kvartalet. Någon särskild redovisning av det slaget kan vi inte finna förekommit. I handlingarna till SFS styrelsemöten på TeamEngine är det möjligt, för det fåtal som har tillgång, att hitta viss ekonomisk rapportering, dock endast i numerärer. Ingen ekonomisk rapportering förekommer förrän fjärde kvartalet (verksamhetsårets andra kvartal). Oavsett anser vi inte att rapporter till styrelsemöten är att likställa med att redovisning för medlemskårerna har skett. Detta axplock ger skäl till ett antal mer principiella och strukturella frågeställningar. Hur förhåller sig SFS styrelse till de av fullmäktige fattade besluten? Stadgan lämnar inga tvivel fullmäktige är SFS högsta beslutande organ. Varför frångår styrelsen fullmäktiges beslut? I vissa fall kan det frågas om rutiner saknas inom SFS verksamhet för att följa upp fullmäktiges beslut och nya verktyg skulle behövas. Arbetar SFS idag exempelvis med beslutsliggare, som skulle kunna förenkla ihågkommandet av fattade beslut? Nedan sammanställer vi frågeställningarna vi har interpellerat för att få svar på: Frågan(frågorna) - Varför beslutade SFS styrelse att inte ansöka om medel för ett tredje projektår för Bästa Festen, trots fullmäktiges beslut? - Varför har SFS rapporter under året inte inkluderat en sammanfattning på engelska, trots fullmäktiges beslut? - Varför har styrelsen till SFSFUM2017 inte lagt ett förslag på ställningstagande rörande internationalisering av högre utbildning, trots fullmäktiges beslut? - Varför har SFS styrelse under året inte kvartalsvis redovisat SFS ekonomi för medlemskårerna, trots fullmäktiges beslut? - Hur ser styrelsen på att av fullmäktige fattade beslut vid flertal tillfällen har frångåtts av styrelsen? - Hur arbetar styrelsen för att av fullmäktige fattade beslut alltid ska implementeras i verksamheten? Bakom denna interpellation står: Stockholms universitets studentkår Interpellation 7 Dnr: O410-1/1617 2

17 Samhällsvetarkåren vid Lunds universitet Studentkåren för utbildningsvetenskap och Filosofisk fakultet vid Linköpings universitet Consensus - Medicinska fakultetens studentkår vid Linköpings universitet Styrelsens svar på interpellation 7 Styrelsen vill gärna tacka för interpellationen. Följande svar ges till respektive fråga: 1. Mellan fullmäktigemötena är styrelsen organisationens högst beslutande organ och behöver därmed förväntas ta ansvar över organisationen. Då fullmäktige endast sker en gång om året är det fullt möjligt att situationer kan uppkomma då behovet uppstår att frångå fullmäktiges beslut. Detta ligger inom styrelsens mandat, men fullmäktige har all möjlighet att fråga om, ifrågasätta och markera mot tagna beslut. Vill fullmäktige frånta styrelsen möjligheten att frångå beslut krävs en organisationsförändring som i vår mening skulle skapa en svårstyrd och stel organisation. Det ligger i vår mening styrka i att som styrelse våga ta beslut, om än obekväma, om dessa tydligt skulle gynna organisationen. Likt beskrivet i styrelsens svar på interpellation 6 har ledningsgruppen och SFS styrelse sedan hösten 2015 diskuterat vilken verksamhet som SFS ska bedriva utifrån tanken om att organisationen ska vara en spetsig påverkansorganisation. Diskussionen har landat i att SFS ska driva projekt som gynnar SFS kärnverksamhet. Som ett led i det arbetet har projekt avvecklats som inte gynnar kärnverksamheten. Följande projekt har avvecklats: Bästa festen SFSVux United for Student Equality, Fd Nikk-projektet Styrelsen vill poängtera att projekten upptog stora resurser från verksamheten. Exempelvis lade ansvarig presidial i snitt en arbetsdag i veckan på projektet Bästa Festen, på bekostnad av arbete i relation till kärnverksamheten. Det var även i anslutning till fattat beslut kritiskt för organisationen att komma tillrätta med en mängd arbetsmiljömässiga problem, varav vissa även var kopplade till projektet. Interpellation 7 Dnr: O410-1/1617 3

18 2. Gällande frågan om rapporter så tåls det att nämnas att SFS inte släppt några externa rapporter under året. Traditionellt inom SFS menas med rapporter de som publiceras likt exempelvis Agenda Pedagogik, Räcker det med undervisning på engelska, Utbildningens användbarhet osv. Inte direkt påverkansmaterial likt studentbudgeten eller interna rapporter till styrelsen. Gränslandet vore i styrelsens mening bostadsrapporten 2016 vars utformande tyvärr missade inkluderingen av en sammanfattning på engelska till följd av underbemanning inom kansliet. Detta beklagas och är något som tas med i kommande års planering. 3. Efter att fullmäktige 2016 uppdrog åt styrelsen att ta fram ett ställningstagande rörande internationalisering av högre utbildning diskuterades frågan naturligt nog då styrelsen i början av året planerade sitt arbete. Styrelsen har även rådfrågat de sakkunniga inom organisationen, SFS internationella kommitté, Komit. Styrelsen ser det som viktigt att organisationen inte arbetar med och tar fram dubbelskrivelser som skulle försvåra både arbetsprocesser och beslutsuppföljning. För tydligare redogörelse gällande frågan hänvisar vi till rapporten Hur ser behovet av åsiktsutveckling rörande internationalisering ut? Dnr: O410-2/ Gällande fullmäktiges beslut kring kvartalsvis redovisad ekonomi har styrelsen istället valt att redovisa ekonomin månatligen genom de ekonomiska rapporterna som finns att finna genom Team Engine. Detta har setts som ett sätt att ge en mer fortlöpande, transparent och nyanserad rapportering. Att rapporteringen sker genom Team Engine möjliggör dessutom att alla kårer får samma insyn och information. Utöver rapporterna till styrelsen så redovisade kanslichefen ytterligare kring ekonomin under medlemsmötet våren Värt att notera är att vi som styrelse också ville använda och utveckla det redan existerande systemet för förankring mellan styrelse och medlemskårer som utgörs av kårkontaktssystemet. Därför stod självklart styrelsen såväl som kanslichef till hands om det skulle uppstå frågor och otydligheter i relation till de månatliga rapporterna. 5. Styrelsen siktar aldrig på att frångå fullmäktiges beslut, och sådana scenarion föregås som regel av stor diskussion. Om styrelsen däremot beslutar sig för att frångå beslut (något som normalt sker sällan) sker därför en rapportering av detta till medlemskårerna, samt beskrivs i verksamhetsberättelsen. 6. Styrelsen har arbetat, och arbetar, aktivt med att tydliggöra roller och ansvar för att i sin tur effektivisera implementeringen av fullmäktiges beslut. Detta innebär att varje roll i Interpellation 7 Dnr: O410-1/1617 4

19 organisationen fokuserar på, och ansvarar för, sin del vilket minskar risken för missförstånd och att saker faller mellan stolarna. Utöver arbetet med tydligare roller och ansvar så har organisationen under innevarande och föregående verksamhetsår även utvecklat arbets- och planeringsprocesser kopplade till beslutsimplementering. I detta ingår arbete med en tydligare målstyrning, där medlemskårerna troligen främst märkt förändringen i förslagen till verksamhet åt fullmäktige som nu främst fokuserar på arbete med politiska ambitioner. Styrelse och sedan kansli planerar därefter verksamheten baserat på fullmäktiges beslut. Slutligen vill styrelsen klargöra att organisationen trots en tumult tid gjort sitt yttersta för att uppfylla de uppdrag fullmäktige satte under SFSFUM2016. Den planerade verksamheten har däremot naturligt påverkats av såväl omorganisation som underbemanning. Att ta tag i och möjliggöra en långsiktigt hållbar organisation är inte en enkel uppgift, och nog så tidskrävande för samtliga inblandade. Därmed föreslår styrelsen fullmäktige att anse interpellation 7 gällande beslutsuppföljning besvarad. Interpellation 7 Dnr: O410-1/1617 5