Kvalitets- och patientsäkerhetsberättelse Oral Care AB. S i d a 1 12

Transkript

1 Kvalitets- och patientsäkerhetsberättelse 2015 Oral Care AB Kvalitets- och patientsäkerhetsberättelse Oral Care AB H.F. Oral Care AB, All rights reserved. S i d a 1 12

2 Kvalitets- och patientsäkerhetsberättelse Oral Care AB, år 2015 Oral Cares kvalitetsarbete bedrivs i syfte att ge patienterna kunskapsbaserad och ändamålsenlig tandvård. Inom Oral Care ska tandvården även bedrivas patientsäkert med patientfokus, effektivitet, jämlikhet och inom rimlig tid, enligt Socialstyrelsens riktlinjer för God Tandvård. Kvalitetsledningssystemet inklusive patientsäkerhetsarbete är integrerat i samtliga vårdprocesser och arbetsmoment i verksamheten, där alla medarbetare är delaktiga. Inom ledningsgruppen för Oral Cares finns en kvalitets- och odontologisk chef vars uppgift är att övergripande organisera, systematiskt koordinera och överse det kontinuerliga kvalitetsarbetet. Ansvaret är inom respektive region är fördelat på verksamhetschefer, som till sin hjälp i kvalitetsarbetet har regionsansvariga odontologer samt regionala kvalitetssamordnare. De regionala kvalitetssamordnarna bistår verksamhetscheferna i kvalitetsledning, inklusive patientsäkerhetsarbete, hantering av händelserapporter och andra relaterade frågeställningar samt utbildar och informerar personalgruppen gällande kvalitets frågor. I odontologiska frågor, inklusive internrevisioner av kliniskt arbete, har verksamhetscheferna stöd av regionsansvariga odontologer, kvalitets- och odontologisk chef samt odontologisk sakkunnig (senior advisor). All klinisk och administrativ personal är involverad i Oral Cares fortlöpande kvalitetsutvecklingsarbete. Under 2015 har ett nytt datorbaserat kvalitetsledningssystem Quality Works (Kvalitetsgruppen, Hässleholm) införts i verksamheten. Det nya systemet möjliggör vidare utveckling och analysmöjligheter inom kvalitetsledning och händelserapportering. Fortsatt arbete pågår med logistiken kring områdesindelning för tandläkare och tandhygienister pågår i syfte att förbättra kontinuiteten. I syfte att utvärdera effekten av hemtandvård och skapa en evidensbas har flera forskningssamarbeten pågått under år En del av dessa forskningssamarbeten fortsätter under år S i d a 2 12

3 Händelseanalys och identifiering av risker i vården Patienter ska alltid bemötas korrekt och behandlas i enighet med vetenskaplig evidens eller beprövad erfarenhet. Hantering av händelserapporter (avvikelser) och patientsäkerhetsarbete ska systematiskt reducera och eliminera händelser eller tillbud om vårdrelaterade skador. Händelserapportering sker i ett datorbaserat system (Quality Works, Kvalitetsgruppen, Hässleholm) som är tillgängligt för all personal. Förutom allvarliga händelser fokuserar Oral Care även på frekvent återkommande oönskade händelser av lägre allvarlighetsgrad. Verksamhetscheferna hanterar löpande inrapporterade händelser och vidtar lämplig åtgärd. Allvarlig oönskad händelse rapporteras även muntligen till verksamhetschef. Verksamhetschefen ger fortlöpande återkoppling vid regelbundna personalmöten. Dessutom hålls möten där regionsansvariga odontologer/odontologisk ledning informerar om uppkomna händelser, och upprättar vid behov nya företagsgemensamma riktlinjer eller arbetsrutiner, i syfte att eliminera risken för upprepade händelser. Kvalitetschef håller regelbundna genomgångar av kvalitetsledningssystemet vid ledningsgruppsmöten. Under år 2015 rapporterades 222 händelser, varav 32 rapporterades som patientskaderelaterade (figur 1). Ingen händelse var av en sådan allvarlighetsgrad att den föranledde anmälan enligt Lex Maria. Figur 1. Fördelning av samtliga rapporterade händelser i olika kategorier i respektive region inom Oral Care år RSK = Region Skåne och Blekinge län, STO = Stockholms län, och Uppsala län, VGR = Västra Götalandsregionen och Region Halland, ÖG = Östergötlands län. S i d a 3 12

4 Fördelningen av händelsernas allvarlighetsgrad, enligt bedömning av den person som rapporterat händelsen ses i figur 2. Efter inrapportering bedömer verksamhetschefen händelsen och vidtar nödvändig åtgärd enligt händelsehanteringsprocess. Därvid är det inte säkert att den inrapporterade allvarlighetsgraden alltid stämmer med slutbedömningen som verksamhetschefen gör. Det sker ett kontinuerligt kalibreringsarbete genom återkoppling avseende rapportering av händelser inom respektive verksamhetsområde. Figur 2. Fördelning av inrapporterade händelsernas allvarlighetsgrad totalt inom Oral Care år Vid Oral Cares nystartade klinik Seniortandvården i Sollentuna rapporterades fyra avvikelser under året, fördelade i kategorierna administration (n=1), dentala material (n=1), utrustning/material (n=2), samtliga ansågs som liten skada. Bemötande En omfattande del av patientsäkerhetsarbetet avser vårdprocesserna, bemötande och patientkontakt samt kontakt med berörd omsorgspersonal eller motsvarande, som även kan vara anhörig. Det är viktigt att säkerställa att patienter och berörd omsorgspersonal alltid erhåller korrekt information. Bemötande är ett återkommande ämne vid verksamhetsmöten för att bibehålla en ständigt hög kvalitet. Utbildning i bemötande av demenssjuka individer genomförs kontinuerligt. S i d a 4 12

5 År 2015 var utsedd till demens år inom Oral Care, med särskilda satsningar på utbildning om bemötande och omhändertagande av individer med demenssjukdom. Bland annat ordandes föreläsningar inom området och tre av Oral Cares kliniker genomgick även en Demenshanledarutbildning hos vårdföretaget Vardaga. Internrevision Granskning av dokumentation i patientjournaler har utförts regelbundet i samtliga regioner i syfte att bedöma kravuppfyllnad mot Socialstyrelsens och Tandvårds- och läkemedelsförmånsverkets (TLV) föreskrifter samt mot regionala krav från landsting och regioner och Oral Cares egna riktlinjer. Stickprovsgranskningar av patientjournaler har utförts under år 2015 av regionsansvariga odontologer, baserade på av Socialstyrelsen publicerad granskningsprotokoll. Stickprovskontroller av journalföring har även utförts av odontologisk chef och odontologisk senior advisor. I dialog med tandvårdsenheter vissa av i de regioner där Oral Care verkar sker också en kontinuerlig granskning och utveckling kring journalföring. Även en extern granskning av Oral Cares journaler genomfördes av företaget Formera Management i maj Av sammanställningen framgick att resultaten av de granskade parametrarna överlag var tillfredsställande men att förbättringspotential finns i några områden som ytterligare kan förbättra kvaliteten. I syfte att förbättra dokumentationen och därigenom patientsäkerheten sker regelbunden återkoppling på individnivå med regionsansvarig odontolog, samt på gruppnivå vid olika former av personalmöten. Personalen får även regelbunden utbildning om regelverksförändringar, journalföring m.m. Medicinteknisk utrustning, radiologi och strålskydd Medicinteknisk utrustning utvärderas och underhålls regelbundet för att göra arbetet patientsäkert. Strålmätning har på Oral Cares initiativ utförts på samtliga röntgenutrustningar samt mätningar med stråldosimetrar har genomförts (bål- och/eller ringdosimeter), på ett större antal klinisk personal. Kalibrering av exponeringstider för röntgengenerator i relation till digitalröntgen sensor har utförts. I kvalitetshandboken (datorbaserad) finns kapitel avseende röntgen och strålsäkerhet tillgängliga för all personal. Införande av nya teknologier sker ordnat via utvärdering av tillgänglig dokumentation vanligen efterföljt av en utvärderingsperiod innan teknologin införs i Oral Cares kliniska verksamhet. S i d a 5 12

6 Kompetensutveckling Oral Care lägger stor vikt vid verksamhetsspecifik utbildning. Kompetensutvecklingsplanen är behovsbaserad och framtagen med utgångspunkt från utförda avvikelseanalyser samt från genomförda utvecklingssamtal med all personal. Under våren 2015 hölls Oral Care dagarna, en gemensam tvådagarskonferens för all personal. Fokus var på medicinska riskpatienter samt demenssjukdomar. Kompetensutveckling för klinisk personal har under 2015 fokuserats ytterligare i olika områden och ett system har införts för att säkerställa att externa utbildningstillfällen fördelas jämnt avseende olika regioner. Fokus är patientnära utbildningar som kommer Oral Cares patienter till nytta. De som genomgår en utbildning ska även sprida kunskapen inom den egna verksamheten. Kalibrering och vårdpolicyn I syftet att kalibrera och harmonisera den tandvård Oral Care utför, har regelbundna regionala terapimöten med odontologiska teman hållits vid fem tillfällen under år Dessa terapimöten berör vanligen de för Oral Cares patienter vanligast förekommande tillstånd, tandvårdsinsatser samt regelverkstillämpning och journalföring. S i d a 6 12

7 Forskningssamarbeten och verksamhetsnära utvärderingar Oral Care arbetar med att systematiskt utvärdera och sprida kunskap om äldretandvård och uppsökande tandvårdsverksamhet. Pågående och nyligen avslutade forskningssamarbeten Hälsoekonomiska aspekter av hemtandvård för äldre individer på särskilda boenden studerades nyligen i ett projekt med CMT vid Linköpings Universitet, Dr Thomas Davidson. Studien visade att hemtandvård har en lägre samhällskostnad och är kostnadseffektiv jämfört med tandvård på en fast klinik. Studien har nu publicerats i en vetenskaplig tidskrift: Lundqvist M, Davidson T, Ordell S, Sjöström O, Zimmerman M, Sjögren P. Health economic analyses of domiciliary dental care and care at fixed clinics for elderly nursing home residents in Sweden. Community Dent Health Mar;32(1): Effekten av förebyggande hemtandvård för äldre personer i särskilda boenden studeras i ett samprojekt tillsammans med bland andra, docent Inger Wårdh (huvudman för projektet), Institutionen för odontologi, Karolinska institutet, och Akademisk Centrum för Äldretandvård (ACT) i Stockholm. Effekten av tandhygienistvård inom hemtandvård för omsorgsberoende äldre individer utvärderas i en klinisk studie. Den första kliniska delen av studien (en randomiserad pilotstudie) har avslutats och manuskriptförfattande pågår. Med ledning av pilotstudiens resultat kommer projektet nu att övergå in i en fullskalig klinisk prövning. Prevention och behandling av initial rotkaries hos äldre ska undersökas tillsammans med bland annat professor Dan Ericson (huvudman för projektet), Odontologiska fakulteten, Malmö högskola. Studiens syfte är att pröva effekten av en ny fluorberedning mot rotytekaries hos äldre individer bosatta på särskilt boende. Studien har fördröjts i avvaktan på godkännande från Läkemedelsverket. Patientsäkerhet i hemtandvård har studerats i ett material bestående av samtliga rapporterade händelser (avvikelser) under drygt två år i Oral Cares verksamhet. Rapporteringen granskades även av oberoende extern bedömare. Studieperioden omfattande över konsekutiva behandlingstillfällen med över tandvårds åtgärder. Under perioden rapporterades 724 händelser, varav 50 ansågs vara relaterade till patientsäkerhet. Ingen av händelserna var av en sådan grad att rapportering enligt Lex Maria var aktuell. De vanligast rapporterade patientsäkerhetsrelaterade händelserna berörde svårigheter med identitetskontroll på individer på särskilda boenden. Studiens övergripande slutsats har en låg förekomst av patientsäkerhetsrelaterade händelser (0,03% av behandlingarna) och att det är viktigt att säkerställa korrekt identifiering av patienterna. Studien har publicerats i en vetenskaplig tidskrift: Sjögren P, Bäckman N, Sjöström S i d a 7 12

8 O, Zimmerman M. Patient safety in domiciliary dental care for elderly nursing home residents in Sweden. Community Dent Health 2015 Dec;32(4): Munhälsan hos äldre individer i särskilda boenden och i egna boenden studeras i ett samprojekt med Högskolan i Kristianstad, professor Pia Andersson. I det insamlade materialet ingår retrospektiva data och tvärsnitts data från patientjournaler inom Oral Cares hemtandvårdsverksamhet, samt från ett klinikmaterial i Blekinge län. Dataanalys pågår. Samband mellan förbättrade munvårdsåtgärder och vårdrelaterad lunginflammation har utvärderats i en systematisk översikt av randomiserade kontrollerade studier. Studien är accepterad för publikation i en vetenskaplig tidskrift och beräknas att publiceras under Vårdhygien Oral Care arbetar utifrån de regler och riktlinjer som finns gällande vårdhygien och anser det vara av yttersta vikt att ständigt aktualisera denna fråga, t.ex. för att minska risken för vårdrelaterade infektioner. All klinisk personal gör självskattning av basala hygienrutiner. Dessa självskattiningsformulär diskuteras med berörd personal. Vidare görs mätningar på handspritsförbrukning för att visa på vikten av korrekt handdesinfektion. För att ytterligare kontrollera följsamhet till basala hygienrutiner genomförs hygienronder. Dessa utförts både i verksamhetens lokaler samt hemtandvården inom äldreomsorgen. Tester tas med både odlingsprover och proteintester på förutbestämda platser. Sterilrumsarbetet kontrolleras och strukturerats på ett optimalt sätt för verksamheten. Tydliga checklistor finns för att minska risken för misstag. Särskilda arbetsbyxor för hemtandvård finns tillgängliga (införda efter utvärdering under 2014 och 2015). Studenter från tandläkarprogrammet vid Karolinska Institutet, Stockholm, har genomfört en undersökning av hygienrutiner som del av ett examensarbete. Hygienrutiner vid Oral Cares hemtandvård har jämförts med Folktandvårdskliniker i olika regioner. I skrivande stund är resultaten ännu inte tillgängliga. Patientmedverkan Adekvat information och patientens delaktighet är viktigt i all tandvård. Då patienterna inom nödvändig tandvård ibland inte kan lämna eller ta emot information kring tandvårdsbehandling är det viktigt att inhämta samtycke och lämna korrekt S i d a 8 12

9 och relevant information till omsorgspersonal, anhöriga eller annan närstående. Oral Care strävar efter att omsorgspersonalen ska förstå behandlingsplanen och medverka i dess genomförande, samt belysa patientsäkerhetsrisker förknippade med utebliven munvård och/eller om tandvård väljs bort. Patientsäkerhetsarbetet ska grunda sig på patientinflytande, där i lämpliga fall både patienterna och deras anhöriga/ kontaktpersoner ska engageras. Vägledning i hur munvården ska skötas ges både muntligt och skriftligt efter behandling av en patient. Vi utbildar omsorgspersonal i munvård och munhälsa för att öka kunskapen och därmed förbättra patientens möjlighet att få korrekt utförd hjälp med tandvård. Oral Care lät analysföretaget Mistat, år 2014, genomföra en kundundersökning som visar att vi har väldigt nöjda kunder (Figur 3). Av de 675 personer som svarade på enkäten var 94 % väldigt glada över möjligheten att få tandvård hemma istället för att behöva ta sig till en klinik, vilket är en ökning sedan år 2013 (91 %). Även de kunder som rekommenderar Oral Cares hemtandvård ökade från 92 % till 93 % mellan åren 2013 och Figur 3. Kundundersökning Oral Care år 2014 S i d a 9 12

10 Kontinuitet i vårdande personal I syfte att öka kontinuiteten i vården, bokas klinisk personal till samma patient i den mån det är möjligt. Under 2015 har ytterligare logistiska förbättringar genomförts för att öka kontinuiteten kring patientens tandvård. Detta sker genom områdesindelning där kliniker tilldelas ett antal boendeenheter i definierade geografiska områden, där de i första hand kommer att vara verksamma. Arbetet fortsätter under Under år 2015 hade ungefär hälften (48 %) av Oral Cares hemtandvårdspatienter endast ett tandläkarbesök och ungefär en fjärdedel (26 %) hade två eller tre tandläkarbesök. Sjutton procent av patienterna hade inga tandläkarbesök under Drygt tre fjärdedelar (76 %) av Oral Cares patienter inom hemtandvård hade minst ett tandhygienistbesök under Ungefär var femte patient (19 %) hade endast ett tandhygienistbesök och ungefär hälften (49 %) hade två till tre tandhygienistbesök under Över hälften (56 %) av Oral Cares patienter träffade en och samma tandläkare under året, medan knappt en fjärdedelar (24 %) träffade två eller tre olika tandläkare under Ungefär en tredjedel (32 %) av patienterna träffade en och samma tandhygienist, medan 42 % träffade två eller tre olika tandhygienister under Omgörningar tandteknik Oral Care arbetar med att undvika att (avtagbara) protesarbeten initieras om inte behovet är säkerställt. Vid det egna tandtekniska laboratoriet i Göteborg (Oral Dent) förs månadsvis statistik om protetiska arbeten som lämnas ut till patient, samt protetiska arbeten som visar sig kräva justering/omgörning efter utlämning. Därigenom synliggörs faktorer såsom utbildningsbehov eller annat som är förknippat med avtagbar protetik. Samverkan mellan tandläkare och tandteknikerlaboratoriet anses patientsäkerhetshöjande. Omgörningar av tandfyllningar Under hösten 2014 initierades ett pilotprojekt för att utvärdera omgörningar av tandfyllningar. Denna parameter har införts som en ny kvalitetsindikator för år 2015 Stickprov avseende tidpunkt för omgörning av havererade tandfyllningar och dess material och omfattning, ger ökad kunskap och förståelse kring prognosen av tandfyllningar inom hemtandvård, samt kring de speciella problemställningar som kan uppkomma vid tandbehandlingar i denna specifika patientgrupp. S i d a 10 12

11 Samverkan mellan vårdgivare Oral Care strävar mot samverkan med andra vårdgivare som finns kring patienten, speciellt avseende frågor om patientsäkerhet. Vi har på olika sätt initierat kontakter med medicinskt ansvariga sjuksköterskor (MAS), vårdpersonal och andra kontaktpersoner. Fokus har varit kring frågeställningar som kunnat kopplas till vikten av information och kommunikation mellan vårdgivare. Speciell hänsyn har tagits till att många av patienterna är demenssjuka. Tillgänglighet och att få rätt vård i rätt tid är i hög grad en patientsäkerhetsfråga. Oral Care utvecklar kontinuerligt administrativa processer i syfte att korta ner svarstiderna och öka servicenivån då omsorgen behöver råd och stöd gällande tandvårdsfrågor. Kvalitetsindikatorer år 2016 Följande kvalitetsindikatorer kommer att följas särskilt under verksamhetsåret 2016 Antal registrerade och slutförda händelser (avvikelser) samt dess fördelning Fördelning av akuta, prioriterade, och normala vårdbehov per region Tid mellan remiss och påbörjad vård Kontinuitet (antal behandlare per patient över tid) Omgörning av tandfyllningar Antal tandtekniska arbeten och typ Antal tandtekniska retur/omgörning samt orsak Kontroll av signeringslistor efter personal utbildning Självskattning basala hygienrutiner Handdesinfektionsmedel inköp i relation till optimal användning. S i d a 11 12

12 Kontaktuppgifter Oral Care AB, Huvudkontor samt Stockholm, Uppsala & Sörmland Box 10047, Stockholm-Globen Telefon: , Fax: Epost: Oral Care AB, Västra Götaland & Halland Drottninggatan 13, Göteborg Telefon: , Fax: Epost: Oral Care AB, Skåne & Blekinge Fredriksbergsgatan 7, Malmö Telefon: , Fax: Epost: Oral Care AB. Östergötland & Jönköpings län Ågatan 39, Linköping Telefon: , Fax: Epost: S i d a 12 12