Kanslihandbok. för Falkenbergs kommun

Transkript

1 Kanslihandbok för Falkenbergs kommun Utgiven av kommunledningskontoret, kanslienheten, 2003

2 Kanslihandboken Innehåll 1 Förord 2 Kommunens vapen 3 Arkivering 4 Personuppgiftslagen - PuL 5 Skrivelser 6 Föredragningslista, kallelse och protokoll 7 Yttrande, tjänsteutlåtande 8 Offentlighet och sekretess - ärenderegistrering 9 E-post 10 Överklagande - besvär - laglighetsprövning Bilagor - mallar

3 1 Förord 3 (24) Den första versionen av kommunens kanslihandbok gavs ut Flera uppdateringar har därefter gjorts. Kanslihandboken har flera syften: Kommunens officiella dokument skall ha ett enhetligt utseende. Det är lättare för allmänheten att ta del av kommunal information om det direkt syns att hand-lingen kommer från kommunen. I kommunens grafiska profil ges ytterligare anvisningar om grafisk utformning av olika typer av dokument. Kanslihandboken kan också användas i introduktionen av nyanställda för att ge inblick i administrativa rutiner. Reglerna om offentlighet och sekretess samt utlämnande av allmänna handlingar ger ofta upphov till frågor. I kanslihandboken ges översiktlig information om bestämmelserna på detta område. Kanslihandboken utges av kommunledningskontoret kanslienheten. Den är uppbyggd så att varje kapitel skall kunna utbytas för sig. Kanslihandboken överlämnas härmed till kommunens förvaltningar för tillämpning. Falkenberg mars Gerd Johansson Kommunchef Ingmar Kärrsten Kommunsekreterare

4 4 (24) 2 Kommunens vapen Kommunens vapen kan användas överallt där kommunen vill bli igenkänd. Vapnet får användas av alla kommunala förvaltningar och verksamheter. Vapnet med murkrona skall användas i alla sammanhang där kommunen uppträder som myndighet, till exempel i/på: - skrivelser av officiell karaktär, se sidan 9 - kuvert, som innehåller skrivelser av officiell karaktär - protokollsutdrag - annonser där kommunen lämnar officiella meddelanden, kungör beslut m m. Vapnet utan murkrona kan användas i andra sammanhang, till exempel på: - kommunala fordon - skoltröjor - turistkartor - flagga, bordsflagga. Vapnet finns både i svart/vitt (2 olika utföranden) och färg. En utförligare handledning för användning och tryckning av vapnet kan fås från kommunledningskontorets kanslienhet. Historik Falkenbergs kommunvapen har en lång tradition. Exakt hur gammalt det är finns inte dokumenterat, men det äldsta kända avtrycket är från Falkenbergs stads vapen fastställdes av Kungl Maj:t den 26 augusti I fastställelsen beskrivs vapnet så här: I ett fält av silver en röd falk sittande på ett grönt treberg. När Falkenbergs kommun bildades den 1 januari 1971 tog kommunen över Falkenbergs stads vapen som sin symbol. Den teckning av vapnet, som vi använder idag och som är avbildad ovan, togs i bruk år Övriga symboler/logotyper Vissa förvaltningar har tagit fram egna symboler/logotyper för sin verksamhet. För några år sedan tog kommunen fram en blå och vit flygande falk, som skulle profilera Falkenberg som en kommun med ren miljö, ren energi och ren mat. Denna symbol får även användas av företag, organisationer och föreningar, som är verksamma i kommunen och som ställer upp på ambitionen om renhet och miljötänkande. Sådana symboler/logotyper får inte användas när kommunen uppträder som myndighet. Då skall alltid det fastställda vapnet användas.

5 3 Arkivering 5 (24) Kommunarkivet ger råd och stöd Nedan följer några kortfattade anvisningar rörande beständighet och protokollshantering. Mer information om arkiv, dokumenthantering och leverans till kommunarkivet finns på arkivets hemsida på intranätet. Arkivbeständighet De handlingar som skall bevaras för all framtid måste framställas av material och med metoder som garanterar informationens beständighet. Vilka handlingar det gäller framgår av respektive nämnds dokumenthanteringsplan. Dokumenthanteringsplanen lämnar information om vilka handlingar som skall gallras eller bevaras, vid vilken tidsfrist de skall gallras eller lämnas till kommunarkivet. Kravet på arkivbeständighet gäller alla led vid tillkomsten av en handling, d v s papper, pennor, färgband, skrivare, faxar, kopieringsmaskiner m m. Papperskvalitéer Kommunen använder idag två papperskvalitéer: Arkivbeständigt papper och åldringsbeständigt papper. Arkivbeständigt papper med vattenstämpeln Svenskt Arkiv, finns i vikterna 80 och 100 gram. Arkivbeständigt papper skall användas för följande typer av handlingar: Protokoll, Diarier, Huvudräkenskaper, Skrivelser, Avtal, Kartor (om de inte framställts på annat arkivbeständigt medium) och Ritningar (om de inte framställts på annat arkivbeständigt medium). Åldringsbeständigt papper har lika lång livslängd som arkivbeständigt papper men har inte samma slitstyrka. Allt vitt kopieringspapper som distribueras via kontorsservice är åldringsbeständigt. Andra medier än papper Långtidsförvaring av handlingar på andra medier än papper är tillåten. Mikrofilmning är sedan länge godkänt. Olika system för digital förvaring, optiska skivor, bandkassetter m m kan användas under förutsättning att Riksarkivets föreskrifter tillämpas. Även stora ADB-baserade system skall bevaras. Att ta ut information från en databas på papper för att sedan förstöra systemet innebär i regel otillåten gallring. Rådgör alltid med arkivarien både före inköp och vid uppgradering samt nyinköp av system för att långtidslagringens behov skall kunna tillgodoses.

6 6 (24) Rensning Tänk på att: - rensa akten innan den arkiveras. När akten väl arkiverats blir eventuellt kvarliggande kladdlappar m m också allmän handling, - plast i alla former, t ex plastfickor, OH-blad, mappar och liknande inte får arkiveras, - Tipp-Ex och liknande radermedel med tiden ramlar av. Kvar står den felaktiga texten, med de konsekvenser detta kan få, - gem och annan metall inte får arkiveras, detta rostar med tiden och förstör pappret. Häftklamrar är tillåtna men bör användas i så liten utsträckning som möjligt, det är dessutom utrymmeskrävande med häftade papper, - inte slå hål i handlingar som skall bindas in, t ex protokoll och delegationsbeslut. För hantering av originalprotokoll, se nedan. Hantering av originalprotokoll Originalprotokollen för varje nämnd och arbetsutskott binds in vilket kräver ett visst förarbete innan de lämnas till arkivarien. - Skriv ut på papper av märket svenskt Arkiv 80 g, icke-hålade, detta gäller både protokoll och bilagor! - Använd alltid laserskrivare, på sikt kommer alla sådana som kommunen använ- der vara godkända för framställning av arkivhandlingar. - Använd aldrig häftklammer, hålslag eller andra hjälpmedel. Detta förstör pappret. - Originalprotokollen skall inte användas i någon större utsträckning på förvaltningen utan skall fungera som arkivexemplar (för egna bruksexemplar rekommenderas att kopior tas). Därför bör protokollen efter utskrift och genomgång direkt läggas i en arkivbox (finns på Kontorsservice). För att avskilja protokollen används (istället för t ex gem, plastfickor) arkivomslag som finns hos arkivarien. Denna hantering minskar merarbete, både på förvaltning och hos arkivarien. - Se till att alla bilagor finns med. Markera paragrafnummer och protokollsnummer på varje bilaga. Bilagor skrivs ut på Arkiv 80 g och läggs årsvis efter alla protokoll. Det är i regel mycket svårare att söka i protokoll där bilagorna lagts efter aktuellt protokoll. - Nämndprotokoll och arbetsutskottsprotokoll skall sorteras var för sig. - Bifoga register till protokollen och placera dessa först framför årets samlade protokoll. Registerfunktionen finns i ordbehandlingsprogrammen och innebär inte någon större arbetsbelastning då man behärskar denna funktion. - Kontrollera årets samlade protokoll, dels att all information finns med och är korrekt, dels att dessa anvisningar följts. Lämna dem sedan, med en notis om att de är kontrollerade och ifylld leveransreversal, så snart som möjligt till arkivarien. Inbindning av gamla synder, d v s protokoll som legat en längre tid får förvaltningarna själva bära kostnaden för. Årsvis inbindning av nämnd- och AUprotokoll står normalt kommunledningskontoret för.

7 7 (24) Dessa anvisningar är utarbetade för att underlätta arbetet för både ansvariga tjänstemän samt arkivarie och bokbindare. Protokollen blir bättre inbundna och håller längre för framtiden. Arbetet och resultatet blir dessutom mer enhetligt. Dokumenthantering I upprättade dokumenthanteringsplaner för kommunens nämnder och bolag beskrivs myndighetens handlingar och var dessa bevaras (även handlingar som inte diarieförs, utan hålls ordnade på annat sätt). Dokumenthanteringsplanen lämnar information om vilka handlingar som skall gallras eller bevaras, efter vilken tidsfrist de skall gallras eller levereras till kommunarkivet. Planen skall hållas uppdaterad och antas av myndigheten. All gallring som inte finns beskriven i dokumenthanteringsplanen är otillåten gallring om separat gallringsbeslut saknas. Dokumenthanteringsplanen kan sägas vara en lathund för dokumenthanteringen i den dagliga verksamheten, men även på sätt och vis en kartläggning av myndighetens verksamhet.

8 8 (24) 4 Personuppgiftslagen - PuL Bakgrund Personuppgiftslagen, PuL, trädde i kraft hösten Övergångsvis, under en treårsperiod, tillämpades dock fortfarande datalagen för de behandlingar som hade påbörjats dessförinnan. Den 1 oktober 2001 upphörde dock datalagen att gälla och PuL reglerar därmed de flesta behandlingar av personuppgifter. Det finns dock vissa bestämmelser i PuL som inte skall tillämpas förrän Alla licenser, tillstånd och föreskrifter som Datainspektionen, DI, har meddelat upphörde generellt vid övergångstidens slut den 1 oktober Därefter ansvarar den personuppgiftsansvarige självständigt för att behandling av personuppgifter sker enligt lagen. Datainspektionens roll i detta sammanhang blir att vara tillsynsmyndighet. Tillämpning inom kommunen Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Det är alltså långt ifrån enbart personnummer som är en personuppgift. Behandling av personuppgifter kan vara både automatiserad och manuell. Lagen reglerar alltså inte bara behandling som är datoriserad. Varje nämnd (eller motsvarande) är personuppgiftsansvarig. Den som är personuppgiftsansvarig skall i princip anmäla behandling av personuppgifter till DI. Denna anmälningsskyldighet gäller dock i de flesta fall inte om den personuppgiftsansvarige utsett ett (eller flera) personuppgiftsombud som för förteckning över behandlingarna. Alla nämnder har utsett personuppgiftsombud och det är viktigt att detta uppdateras då någon slutar, får ändrade arbetsuppgifter eller liknande. Varje nämnd skall till DI anmäla vem (vilka) som utsetts till personuppgiftsombud. Personuppgifter på internet Det har tidigare förts en omfattande diskussion om vad som kan läggas ut på internet i fråga om personuppgifter, t ex i form av protokoll. Genom ändring i personuppgiftsförordningen har det dock fr o m 2001 klarlagts att det är tillåtet att bl a lägga ut protokoll och diarier på hemsidor. Om det däri skulle finnas integritetskänsliga uppgifter skall dessa dock tas bort. Även i övrigt får s k harmlösa personuppgifter publiceras på hemsidor. Lagtext och lagkommentarer ger vägledning om vad som är integritetskänsligt och vad som är harmlöst. Tag inte med personnummer i protokoll. Om Du är osäker Författningstexter finns i SFS 1998:204 (Personuppgiftslagen) och SFS 1998:1191 (Personuppgiftsförordningen). Vid frågor om personuppgiftslagen - kontakta i första hand personuppgiftsombudet inom Din förvaltning. DI har en "helpdesk" som kan svara på vissa frågor men observera att ett svar på en fråga inte är detsamma som ett tillstånd.

9 5 Skrivelser 9 (24) Externa skrivelser Externa skrivelser med officiell karaktär skall vara uppställda enligt Kommunmall se bilaga 1 med kommunvapen (mallen kan även användas till Inbjudningar, kallelser, remisser o s v). Vad gäller typsnitt m m, se bilaga 9 - Grafisk profil för Falkenbergs kommun. Med officiell karaktär avses alla skrivelser från nämnder och styrelser, alla skrivelser till regeringsorgan, centrala verk, länsstyrelser och motsvarande oavsett om de kommer från nämnd/styrelse eller tjänsteman. Mallen skall användas i samtliga fall när man agerar i egenskap av myndighet. Färdiga mallar finns att hämta i Word under Arkiv Nytt Allmänna mallar flik: Allmänt I princip skall dock följande alltid anges: Handläggare, eventuellt med direktnummer Datum Mottagarens eventuella beteckning Kommunens diarienummer Nämndens eller förvaltningens namn (alltid med versaler) Avdelning (ej versaler). Skrivelser från nämnd undertecknas på det sätt nämnden har bestämt, d v s normalt av ordföranden med kontrasignation av förvaltningschef eller nämndsekreterare. Skrivelser från förvaltning, avdelning eller motsvarande undertecknas av förvaltnings- eller avdelningschef och/eller handläggare. Det är inte nödvändigt att ange någon titel under namnet. Om det av någon anledning har speciell betydelse att titlar anges kan man naturligtvis göra det. Skrivelser, av icke officiell karaktär, från enskild tjänsteman/politiker får utformas helt fritt. Interna skrivelser Skrivelser till och från nämnder/styrelser och kommunfullmäktige eller mellan nämnder/styrelser skall utformas i enlighet med reglerna för externa skrivelser. Övriga interna skrivelser utformas helt fritt.

10 10 (24) 6 Föredragningslista, kallelse och protokoll Föredragningslista och kallelse Föredragningslistor och kallelser till nämnder (motsv) kan utformas enligt bilaga 2. Vid utformandet av kallelse/föredragningslista till ett sammanträde bör i möjligaste mån samma ärenderubrik användas som vid registrering/diarieföring. I övrigt fri utformning. Protokoll Anvisningarna i detta avsnitt gäller nämnds- och styrelseprotokoll. Allmänt - Fyll alltid i vilket nummer för året protokollet har - Ange sidnummer och antal sidor totalt, t ex 1 (14) - Använd arkivpenna för underskrifter, finns på Kontorsservice. Förstasida Politiker anges med namn och partibeteckning uppdelade på ordinarie, tjänstgörande ersättare och ersättare. Andra närvarande politiker anges under övriga förtroendevalda. Tjänstemän anges med namn och titel, vilket även gäller för normalsidor. Se i övrigt bilaga 3 a. Utomstående föredragande, t ex konsulter, företagare, föreningsrepresentanter m m, anges inte i denna förteckning utan omnämns endast i respektive paragraf. Normalsida Paragraferna skrivs löpande och inte med en paragraf per sida. Besluten skrivs först i varje paragraf och skall normalt vara formulerade i att-satser med ordet att understruket. Endast besluten uttrycker nämndens åsikt. Framförs i protokollstexten någon åsikt skall det framgå vem som står för synpunkten, t ex genom citattecken när ett yttrande åberopas eller med förvaltningen anser. Se i övrigt bilaga 3 b. Protokollsutdrag Protokollsutdrag utformas enligt bilaga 4. Längst ned på sidan bör anges mottagare av utdragen. Justering Sekreterarens underskrift samt justering sker på första eller därpå följande sida. Justering med signatur på samtliga sidor behövs inte, men är inte förbjudet. Justering skall enligt lag ske inom 14 dagar och meddelande därom skall anslås på kommunens anslagstavla inom två dagar därefter.

11 11 (24) Respektive förvaltning ansvarar för att meddelande anslås på kommunens anslagstavla. Kanslienheten ansvarar för att meddelandet tas ned. Se vidare bilaga 5. Observera att med anslagsdatum menas den dag kortet sätts upp på anslagstavlan.

12 12 (24) 7 Yttrande, Tjänsteutlåtande Med yttrande menas här ett tjänstemannaorgans eller enskild tjänstemans förslag till en nämnd. Ett yttrande skall vara kort (i princip aldrig mera än två sidor) och innehålla en beskrivning av ärendet, ev en motivering och (normalt) ett beslutsförslag. Beslutsförslaget skall finnas först och skrivas i en eller flera att-satser. Yttrandet undertecknas inte, däremot anges normalt handläggarens namn (se bilaga 6- Kommunmallen). Yttrandet kan även utgöra underlag för protokollsskrivningen. Om det inte är tillräckligt med ett yttrande för att beskriva ärendet och motivera förslagen användes tjänsteutlåtande. Detta utnyttjas för längre bakgrundsbeskrivningar och framför allt för mera omfattande argumentering. Tjänsteutlåtandet skall vara underskrivet av handläggaren och eventuellt också av chef. För ännu mera omfattande dokument används den benämning som passar i sammanhanget - utredning, plan eller annat. Sådana dokument skall också undertecknas. Närmare rutiner för hur yttranden, tjänsteutlåtanden m m skall användas inom de olika nämndskanslierna utformas av varje förvaltning. Dock skall här angivna grundregler och benämningar användas.

13 13 (24) 8 Offentlighet och sekretess samt ärenderegistrering Lagar som berör kommunens dokumenthantering m m: - Tryckfrihetsförordningen (TF) 2 kap handlar om allmänna handlingars offentlighet. - Sekretesslagen (SekrL) 15 kap innehåller bestämmelser om registrering, utlämnande av allmänna handlingar och särskilda bestämmelser för automatisk databehandling (ADB). - Förvaltningslagen (FVL) reglerar bl a myndigheternas skyldighet till service gentemot den enskilde och andra myndigheter. - Arkivlagen innehåller bestämmelser om att de kommunala arkiven skall bevaras och hållas ordnade så att allmänheten kan ta tillvara sin rätt att ta del av allmänna handlingar. - Personuppgiftslagen PuL, se sidan 8. Vad är en allmän handling? Med handling avses brev, telefaxmeddelanden, e-post, fotografier, filmer, dataupptagningar m m. Ordet handling betecknar alltså inte bara ett papper med skrift eller bilder utan också t ex en bandinspelning eller en ADB-upptagning. En handling är allmän, om den: 1 förvaras hos en myndighet, och 2 enligt särskilda regler anses inkommen dit eller upprättad där. Det bör observeras att en förvarad handling även kan finnas på annan plats än hos myndigheten, men ändå anses som förvarad hos myndigheten. Handlingen kan exempelvis vara utlånad eller en konsult kanske utför något uppdrag för myndigheten och har därför en viss dokumentation som rör arbetet. I dessa fall anses handlingen ändå vara förvarad hos myndigheten. Allmänna handlingar kan antingen vara offentliga eller hemliga. Se mer på sidan 15. Handlingen behöver inte vara diarieförd för att vara allmän. En handling anses inkommen till en myndighet så fort den anlänt dit eller överlämnats till någon behörig representant för myndigheten. Observera att detta gäller för alla kommunalt anställda, även på t ex daghem och skolor. Anbud och tävlingsbidrag anses inte vara allmänna förrän vid den tidpunkt, som bestämts för öppnandet. Om handlingarna dessutom blir offentliga beror på reglerna i sekretesslagen. En handling anses upprättad när den är expedierad, slutbehandlad, justerad eller färdigställd hos myndigheten. En utgående skrivelse är alltså en allmän handling så snart skrivelsen har avsänts.

14 14 (24) Diarier och register där uppgifter förs in löpande blir upprättade och därmed allmänna så fort man börjat göra anteckningar i dem. Protokoll med handlingar Protokoll och till protokollen hörande handlingar blir allmänna när de har justerats hos myndigheten. Ett tjänsteutlåtande blir en allmän handling när behörig nämnd/styrelse har fattat avgörande beslut i det ärende det hör till, d v s när protokollet justerats. Arbetsmaterial m m Arbetspapper, utkast, koncept och minnesanteckningar blir allmänna om de, sedan ärendet avslutats, arkiveras. Detta gäller även om handlingarna inte innehåller någon information som är viktig för ärendet. Man skall därför tänka på att före arkivläggningen rensa bort sådana handlingar, som inte tillför ärendet sakuppgifter. Minnesanteckningar som expedierats till annan myndighet blir allmänna hand-lingar i och med expedieringen. IT ADB-upptagningar, ljudupptagningar, e-post och andra typer av upptagningar blir allmänna handlingar på samma sätt som vanliga pappersdokument. En ADB-upptagning anses vara expedierad och därmed allmän handling när informationen tekniskt gjorts tillgänglig för utomstående på bildskärm eller då databäraren, exempelvis en diskett, översänts till någon utanför myndigheten. Ej allmän handling! Utlämnande av allmänna handlingar Exempel på handlingar som ej är allmänna: - Utkast eller koncept - Minnes-/mötesanteckningar, som upprättats inom förvaltningen, och ej expedierats (se även under avsnittet Arbetsmaterial). Offentlighet Allmänna handlingar är i de flesta fall också offentliga. Efterfrågade dokument skall lämnas ut utan onödigt dröjsmål. Som besökare har man ingen skyldighet att uppge sitt namn eller redogöra för varför man är intresserad av en viss handling.

15 15 (24) Om det behövs teknisk utrustning för att ta del av handlingarna är myndigheten skyldig att tillhandahålla sådan, t ex en persondator för ADB-upptagningar. Sekretess Handlingsoffentligheten får endast begränsas av bestämmelser i sekretesslagen eller i annan lag som sekretesslagen hänvisar till. En handling kan innehålla både hemliga och offentliga uppgifter och allmänheten har rätt att ta del av de delar som ej kan beläggas med sekretess. Varje gång en handling begärs utlämnad är man skyldig att pröva om handlingen kan lämnas ut. Vem tar ställning? I första hand är det den tjänsteman eller politiker som har hand om handlingen som tar ställning till om den ska lämnas ut eller inte. Det kan vara en handläggare eller registrator om handlingen finns i diariet. Inom varje förvaltning bör finnas en rutin för hur frågor som rör utlämnande av allmän handling ska hanteras. Om en handling ej lämnas ut är man skyldig att hänvisa till den instans/delegat där vederbörande kan få ett beslut som kan överklagas. Beslutet skall vara skriftligt. Man har alltså rätt att få saken prövad i respektive nämnd/styrelse, om nämnden ej har delegerat beslutanderätten till ledamot eller tjänsteman. Skulle beslutet innebära att man vägrar lämna ut handlingen har man rätt att få information om hur man överklagar. Överklagandet inges till den myndighet som beslutat i ärendet, och som i sin tur sänder det vidare till Kammarrätten i Göteborg, Box 1531, GÖTEBORG, om inte nämnden själv ändrar beslutet enligt begäran. Det är praktiskt att delegera ärenden som rör beslut om utlämnande av allmän handling. I annat fall kan det bli nödvändigt att under t ex semestertid samman-kalla nämnden enbart för beslut om utlämnande av allmän handling. Avgift Den som vill ha kopior eller avskrifter av allmänna handlingar som myndigheten förvarar har rätt att få detta. Kommunfullmäktige har fastställt en taxa för kopior, avskrifter m m (se kommunens författningssamling 2.1).

16 16 (24) Gemensamma rutiner för ärenderegistrering Registrering av allmänna handlingar Enligt huvudregeln ska handlingar som kommit in eller upprättats hos den kommunala myndigheten omedelbart registreras. Syftet är att allmänheten med hjälp av register ska kunna ges möjlighet till insyn i verksamheten och kunna beställa fram de handlingar/ärenden som man vill ta del av. Förvaltningen har också ett praktiskt behov av att hålla ordning på sina handlingar. Vad ska registreras? Exempel på handling m m som ska registreras/diarieföras: - Hemliga handlingar - Inkommande och upprättade skrivelser/handlingar (gäller även och fax) - Remisser - Paragrafnummer och notering om beslutsinnehållet. Undantag Sekretesslagen medger att man gör vissa undantag från registreringsskyldigheten: - om handlingarna hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas att de inkommit eller upprättats, - om det är uppenbart att de är av ringa betydelse för verksamheten (t ex kursinbjudningar, cirkulär, författningar, reklam m m kan hållas ordnade på annat sätt). Registrator Två personer med registreringsbehörighet ska finnas på varje förvaltning eller enhet. Registratorn bör ha en grundlig utbildning i offentlighet och sekretess för att kunna bedöma vad som är allmänna handlingar. Hemliga handlingar Hemliga handlingar måste alltid registreras. Även om allmänheten inte får ta del av innehållet i handlingarna måste man ändå redovisa att handlingen finns. Vid registreringen måste man skriva på ett sådant sätt att man inte lämnar ut sekretessuppgifter. Myndigheten får utmärka handlingarna med särskild anteckning. Sådan anteckning skall innehålla beteckningen Hemlig, samt tillämplig bestämmelse i sekretesslagen eller annan lag som sekretesslagen hänvisar till, Dagen för anteckningen och den Myndighet, som låtit göra den.

17 17 (24) Posthantering Hur man öppnar och hanterar sin post (gäller även fax, e-post m m) kan variera beroende på organisation, men följande bör uppfyllas: - all post ska ankomststämplas, även fakturor (ej reklam o dyl) - inkommande anbud ska stämplas på kuvertet - handlingar som kommer in eller upprättas ska registreras utan dröjsmål - förvaltningschef eller ersättare ska erhålla information om vilka allmänna handlingar som kommit in eller upprättats på förvaltningen - ingen post får bli liggande oöppnad. För s k privatadresserad post se under Fullmakt. Fullmakt Alla anställda bör underteckna en fullmakt, som ger särskilt behöriga rätt att öppna även s k privatadresserad post - namnet överst på brevet. (Självfallet ska inte brev öppnas om det är uppenbart att innehållet är privat.) Fullmakten skall omfatta både traditionell post, e-post och fax. Fullmakten behövs för att kommunen skall kunna fullgöra tryckfrihetsförordningens och sekretesslagens bestämmelser om allmänna handlingar. Mall för fullmakt - se bilaga 7. Handläggares m fl ansvar Om inkommande handlingar går direkt till handläggare ska han/hon omgående lämna över desamma till registrator för registrering. Detta gäller även upprättade handlingar, fax och e-post. Postlista Inkomna och upprättade handlingar som inte diarieförs eller registreras på annat sätt kan föras in på en postlista. På postlistan antecknas avsändare/mottagare, ärendetext och eventuell åtgärd. Postlistan är ett hjälpmedel för kontroll av att inga handlingar kommer bort eller blir liggande obesvarade. Post som registreras i diariet behöver inte också införas i postlistan. Postlistan är ett frivilligt åtagande och är ett komplement till ett diarium. Vad ska registret/diariet innehålla? Om handlingarna diarieförs skall följande uppgifter finnas med: - Datum då handlingen kom in eller upprättades - Diarienummer eller annan beteckning som handlingen fått - Från vem handlingen har kommit eller till vem den expedierats - I korthet vad handlingen/ärendet rör (ärendemening). Skyldigheten att anteckna diarienummer eller annan beteckning gäller bara om handlingen åsatts sådant nummer eller liknande beteckning.

18 18 (24) Svarsmeddelande I samband med projekt Tjänstegarantier har beslutats att som en service till den som skriver till kommunen i något ärende, och som fordrar någon typ av svar, meddela avsändaren till skrivelsen att brevet kommit fram till förvaltningen, som handlägger ärendet. Detta bör ske ganska snart från det skrivelsen inkommit. Exempel på ett sådant svar, se bilaga 8. Olika registreringsmetoder Valet av registreringsmetod styrs bl a av förvaltningens återsöknings- och bevakningsbehov. Man ska lätt kunna hitta den information man söker. I handboken Kommunal ärenderegistrering, som Svenska kommunförbundet gett ut, beskrivs tre olika registreringsmetoder: - systematisk förvaring - objektsregistrering - diarieföring Systematisk förvaring Systematisk förvaring innebär att handlingarna sorteras och förvaras på ett i förväg bestämt sätt (exempelvis fakturor, kursinbjudningar, cirkulär; gemensamt för dessa typer av ärenden är att de förekommer i ganska stor mängd). Objektsregistrering Ärenden som lämpar sig för objektsregistrering är ärenden som kan knytas till vissa objekt som alla har naturliga sorteringsbegrepp, t ex fastighetsbeteckningar, anläggningar, gator o s v. Diarieföring Huvudregeln är att alla ärenden, som ska behandlas i den politiska nämnden ska diarieföras. Därutöver ska man diarieföra allmänna ärenden av vikt och som man har behov av att kunna återsöka och bevara för framtiden. Diarieplan Kommunförbundets diarieplan, som är kommungemensam, ska användas för att klassificera ärenden. Planen finns inlagd i diariet. Detta innebär att samordning av kompletteringar och ändringar bör ske med kanslienheten vid behov eller årligen. Man får inte på egen hand förändra den kommungemensamma diarieplanen. Om planen inte uppfyller det behov man har av underrubriker finns under varje avdelning allmänt och övrigt. Exempelvis kan Allmänt användas till ärenden som är

19 19 (24) mer övergripande till sin karaktär och inte går att placera in på något annat nummer i gruppen. Övrigt kan användas till mer udda ärenden, som inte är övergripande men som inte passar in på något av de andra numren. Ärendemening Ärendets innehåll redovisas i en kortfattad rubrik. Den måste vara tydligt utformad så att var och en kan förstå vad ärendet handlar om. Om det finns en fastighet att relatera till så skriv även den i ärendemeningen. Man ska undvika uttryck som angående och beträffande samt även förkortningar, framförallt sådana som förekommer internt, eftersom dessa är meningslösa som sökord. I ärenderubriken bör ingå ett eller flera sökord. Aktomslag Handlingarna i ett ärende skall hållas samman och får inte blandas ihop med handlingar från andra ärenden. Ett bra sätt att lösa detta är att använda särskilda aktomslag. På omslaget kan finnas vissa förtryckta uppgifter samt antecknas ärendemening, diarienummer, diarieplanbeteckning m m och när ärendet avslutas arkiveras handlingarna däri. Remisser Vid remittering till annan myndighet/förvaltning inom kommunen skall, för att undvika dubbelförvaring av handlingar, ansvaret för förvaring och arkivering av ärendet ligga hos den remitterande myndigheten. Remissmottagaren diarieför ärendet och efter att svar avgetts noteras att handlingarna finns att söka bland den remitterande myndighetens handlingar. Notera beslut Beslut fattade av styrelse/nämnd bör föras in i diariet under Handling/Händelser efter sammanträdet och även till vem/vilka besluten är expedierade. Samlingsärenden För likartade ärenden kan det ibland vara mer praktiskt att använda sam-lingsakter, än att lägga upp en ny akt för varje enskilt ärende. De handlingar som tillkommer under ett år och som rör samma ämne förs då in under samma diarienummer. Vid årets slut avslutas och arkiveras akten. Färdigbehandlat ärende När ett ärende anses färdigbehandlat ska ärendet i diariet Avslutas och därefter Arkivläggas.

20 20 (24) Arkivläggning Arkivläggning sker i de arkivkartonger som finns att köpa på Kontorsservice. Akterna kan avställas enligt två sorteringssystem, årsvis i diarienummerföljd eller årsvis enligt diarieplanbeteckning. Viktigast är givetvis att man väljer en arkivläggning som gör det enkelt att leta fram en akt när man behöver den. Vilket system man väljer beror på förvaltningens behov. Objektsbundna ärenden Tekniska förvaltningar brukar ha de flesta av ärendena knutna till ett objekt. Detta blir då naturlig sorteringsgrund, t ex fastighetsbeteckning, gatu- eller anläggningsnamn. Denna typ av ärenden bör arkivläggas alfabetiskt efter objekt och inom resp objekt kronologiskt. Dessa objekt kan ha mycket lång livslängd. Det är dock opraktiskt att ha ständigt öppna ärenden. Därför bör slutarkivering ske med regelbundna perioder, t ex vart 5:e år. Därefter öppnas ett nytt objekt.

21 9 Elektronisk post m m 21 (24) Den grundläggande regeln är att e-post, från offentlighetssynpunkt, skall hanteras som vilken post som helst. E-postsystemet är inte avsett för privat post och alla tre nivåerna i adresstrukturen är myndighetsadresser/ tjänstebrevlådor. Adresstruktur för E-post Myndighetsadress för Falkenbergs kommun (myndighetsbrevlåda) kommun@falkenberg.se Myndighetsadresser för förvaltningarna (myndighetsbrevlådor) kansli@falkenberg.se ekonomi@falkenberg.se personal@falkenberg.se stadsbyggnad@falkenberg.se social@falkenberg.se barn.utbildning@falkenberg.se kultur.fritid@falkenberg.se raddningstjanst@falkenberg.se miljo.halsa@falkenberg.se itavdelningen@falkenberg.se (flera kan tillkomma) Individuella tjänstebrevlådor Individuella tjänstebrevlådor skall vara konstruerade enligt följande: ingmar.karrsten@falkenberg.se Förvaltningarnas myndighetsadresser är de adresser som e-post i så stor utsträckning som möjligt skall styras till. Fördelen med detta är att det finns garanterade och etablerade rutiner för omhändertagandet av e-post. För att underlätta denna styrning rekommenderas att e-postadress till förvaltningen (ej till individuell tjänstebrevlåda) anges på brevmallar. Om adress till individuell tjänstebrevlåda anges på visitkort bör dessutom adressen till förvaltningen anges. Kommunens myndighetsadress får mera ses som ett skyddsnät, dit man skickar e-post om man inte känner till förvaltningsadresserna eller om man inte vet vilken förvaltning som skall ha meddelandet. De individuella tjänstebrevlådorna skall främst användas för meddelanden av tillfällig betydelse.

22 22 (24) Krav på användarna För e-post gäller följande för varje enskild användare: - att se till att den egna tjänstebrevlådan öppnas dagligen - att lämna fullmakt, enligt avsnitt på sidan 17 - att ha grundläggande kunskaper om vad som är allmän handling m m - att om e-posten är av sådan karaktär att den skall diarieföras, måste den vidarebefordras eller skrivas ut och lämnas till diariet - att privat e-post skall hållas skild från övrig tjänste e-post. Rutiner för hantering av e-post För e-post av sådan karaktär att den skulle ha diarieförts om det varit traditionell post gäller följande. - Gör utskrift och registrera/diarieför i sedvanlig ordning (eller skicka elektroniskt till förvaltningsbrevlådan). Observera att detta även gäller utgående e-post. - Inkommande e-post som innehåller sekretessuppgifter skall registreras, men för övrigt inte hanteras i datorsystemet. Efter diarieföringen skrivs innehållet ut på papper samt raderas från datorsystemet. - Dokument som innehåller sekretessuppgifter skall inte sändas via e-post. Säkerheten kan ej garanteras. Använd vanlig postgång. E-post och allmänna handlingar Tryckfrihetsförordningens regler om allmänna handlingar är även tillämpliga på e-post (2 kap TF). Följande förtydliganden kan göras när det gäller tilllämpningen av TF vad avser e-postmeddelanden. - Ett e-postmeddelande som inkommer till kommunen från en myndighet eller en enskild blir allmän handling, så snart det har anlänt till någon av kommunens adresser, om meddelandet till någon del rör ärende eller annan fråga som ankommer på kommunen. - Ett meddelande som sänts med e-post från kommunen till en extern adressat anses som regel expedierat och blir därmed allmän handling. - Även interna e-postmeddelanden kan utgöra allmänna handlingar. Radering - Privat post som råkat inkomma till individuell tjänstebrevlåda raderas så snart som möjligt. - E-post av ringa eller tillfällig betydelse får raderas utan att pappersutskrift gjorts. - I övrigt får e-post raderas om: - pappersutskrift gjorts, - meddelandet överförts till förvaltningsbrevlåda eller om det är feladresserat - till annan tjänsteman. - Gallring av förteckningar över inkommen och utgående e-post i e-postprogrammet skall regleras i dokumenthanteringsplanerna och bör ske vid inaktualitiet. Röstbrevlådor, mobiltelefoner Gallring av inkommande meddelanden i röstbrevlådor och mobiltelefoner skall regleras i respektive nämnds dokumenthanteringsplan enligt följande. - Inkommande meddelanden till röstbrevlåda eller till mobiltelefon av ringa

23 eller tillfällig betydelse får raderas omedelbart. - Inkommande meddelanden av vikt i röstbrevlådor och mobiltelefoner får raderas så snart de har skrivits ut. 23 (24)

24 24 (24) 10 Överklagande besvär - laglighetsprövning Överklagande enligt kommunallagen - laglighetsprövning Varje kommunmedlem har rätt att få lagligheten av ett beslut prövad genom att överklaga till länsrätten. Överklagandet skall ha kommit in till länsrätten, eller kommunen f v b, inom tre veckor från den dag protokollet över beslutet anslogs (se KL 2:10) på kommunens anslagstavla. Förvaltningsbesvär Förvaltningsbesvär kan anföras över beslut inom den specialreglerade förvaltningen med stöd av speciallag eller författning. I dessa fall är det den som personligen berörs av beslutet som får överklaga. Detta skall göras inom tre veckor från att beslutet anslogs, eller från det att den klagande fick del av beslutet. Vem man överklagar till anges i respektive speciallag/författning. Överklagande enligt sekretesslagen Se avsnittet om offentlighet och sekretess.