FALKENBERG. Hitta det här

Transkript

1 FALKENBERG Hitta det här

2 Var sak har

3 sin plats - Alfons Åbergs pappa

4

5

6

7 Varför behöver vi en kontorshandbok? Jo, för att om alla i vår organisation arbetar enligt samma administrativa riktlinjer och rutiner kan vi öka kvaliteten och bemöta medborgarna på ett konsekvent sätt. Med gemensamma grunder sparar vi dessutom både tid och pengar. Falkenbergs kommun är en stor koncern där många verksamheter samsas under samma varumärke. För att kunna skapa och bibehålla ett gemensamt ansikte utåt är det viktigt att ha en enhetlig grafisk profil. Det vill säga en samling riktlinjer för hur vi använder typsnitt, färger och bilder med mera. Den första samlingen av kommunens riktlinjer gavs ut 1996 (Kanslihandboken). Flera uppdateringar har därefter gjorts och numera benämner vi den Kontorshandbok för Falkenbergs kommun. En konsekvent användning av riktlinjerna i denna handbok gör att mottagaren genast känner igen vårt varumärke. Detta innebär i vanliga fall att kommunens vapen/emblem finns med på visitkort, brevpapper och kuvert, samt nödvändiga kontaktuppgifter. Detta inger förtroende och affärsmässighet hos kommunmedborgarna. Allra viktigast är att alla anställda och förtroendevalda förstår betydelsen av, och fördelarna med, gemensamma dokumentmallar. Mallar för brev, yttranden, kallelser och protokoll ska användas. Det är en praktisk förutsättning att alla använder dessa mallar för att kopiering av till exempel ärenderubriker och sammanfattningar ska kunna ske på ett effektivt sätt och kommunens handlingar ska bli så enhetliga och lättöverskådliga som möjligt. Kontorshandboken ska lämnas i samband med introduktion av nyanställda för att ge inblick i våra administrativa rutiner. Reglerna om offentlighet och sekretess samt utlämnande av allmänna handlingar ger ofta upphov till frågor. I handboken ges översiktlig information om bestämmelserna på detta område. Handboken utges av kommunledningskontoret kanslienheten. Härmed överlämnas Kontorshandboken för tillämpning. Det är varje förvaltnings och bolags ansvar att se till att instruktionerna följs. Falkenberg januari 2010 Rolf Landholm Kommunchef Henrik Lundahl Kanslichef FÖRORD 7

8

9 I Sverige har man i och med offentlighetsprincipen rätt till en unik insyn i all offentlig verksamhet. Principen innebär att alla, även de som inte är svenska medborgare, har rätt att ta del av allmänna offentliga handlingar. Offentlighetsprincipen skapar insyn och möjlighet till kontroll av hur politiker och tjänstemän i kommunen utför sina uppdrag. Genom denna insyn har alla möjlighet att påverka den verksamhet som bedrivs i kommunen. Principen om allmänna handlingars offentlighet är skyddad i Tryckfrihetsförordningen, en av Sveriges grundlagar. Rättigheterna i Tryckfrihetsförordningen har funnits sedan 1766 och är ett av de viktigaste inslagen i vårt demokratiska samhälle. För den som arbetar i kommunen är det därför självklart att i all informationshantering ta hänsyn till detta. Det yttersta syftet är att skapa en god offentlighetsstruktur i all kommunal verksamhet och på så sätt tillgodose både effektiviteten i verksamheten och alla berättigade krav på insyn. Med handling menas brev, fax, e-post, fotografier, filmer, dataupptagningar med mera. Ordet handling betecknar alltså inte bara ett papper med skrift eller bilder utan också till exempel en ljudinspelning eller digitala uppgifter. En handling är allmän, om den: 1 förvaras hos en myndighet, och 2 enligt särskilda regler anses inkommen dit eller upprättad där. Det bör observeras att en förvarad handling även kan finnas på annan plats än hos myndigheten, men ändå anses som förvarad hos myndigheten. Handlingen kan exempelvis vara utlånad eller en konsult kanske utför något uppdrag för myndigheten och har därför en viss dokumentation som rör arbetet. I dessa fall anses handlingen ändå vara förvarad hos myndigheten. OFFENTLIGHET OCH SEKRETESS 9

10 Allmänna handlingar kan antingen vara offentliga eller hemliga. Se mer under avsnitt 3. En handling är inkommen till en myndighet så fort den anlänt dit eller överlämnats till någon behörig representant för myndigheten. Observera att detta gäller för alla förtroendevalda och kommunalt anställda, även på till exempel daghem och skolor. Anbud och tävlingsbidrag är inte allmänna förrän vid den tidpunkt som bestämts för öppnandet. Om handlingarna dessutom blir offentliga beror på reglerna i Offentlighetsoch sekretesslagen (OSL). En handling är upprättad när den är expedierad, slutbehandlad, justerad eller färdigställd hos myndigheten. Med expedierad menas att den skickas till någon utanför myndigheten. Diarier och register där uppgifter förs in löpande blir upprättade och därmed allmänna så fort man börjat göra anteckningar i dem. Samma gäller alltså för uppgifter i en databas. Handlingen behöver förstås inte vara diarieförd för att vara allmän. Protokoll, och till protokollen hörande handlingar, blir allmänna när de har justerats hos myndigheten. Ett tjänsteutlåtande blir en allmän handling när behörig nämnd/styrelse har fattat avgörande beslut i det ärende det hör till. Det vill säga när protokollet justerats eller tagits omhand för arkivering. Arbetspapper, utkast, koncept och minnesanteckningar räknas som arbetsmaterial och blir allmänna, om inte tidigare, när de arkiveras. Detta gäller även om handlingarna inte innehåller någon information som är viktig för ärendet. Man ska därför tänka på att före arkivering rensa bort sådana handlingar som inte tillför ärendet sakuppgifter. Minnesanteckningar som expedierats till annan myndighet blir allmänna handlingar i och med expedieringen. Med minnesanteckningar menas sådana handlingar som tillkommit endast för att underlätta föredragning eller beredning av ett ärende. Dokumentation av t.ex. arbetsplatsträffar, möten, medarbetarsamtal m.m. blir allmänna när de är klara, arkiveras eller expedieras, vad man än väljer att kalla dem för. 10 OFFENTLIGHET OCH SEKRETESS

11 Filer, ljudupptagningar, e-post och andra typer av upptagningar blir allmänna handlingar på samma sätt som vanliga pappersdokument. En fil anses vara expedierad och därmed allmän handling när informationen tekniskt gjorts tillgänglig för utomstående på bildskärm eller på exempelvis en CD översänts till någon utanför myndigheten. Exempel på handlingar som ej är allmänna: - Utkast eller koncept, till dess de arkiveras eller expedieras. - Minnesanteckningar, som upprättats inom förvaltningen och ej expedierats och/ eller tagits om hand för arkivering (se även under avsnittet Arbetsmaterial). Lagar som berör kommunens hantering av allmänna handlingar: - Tryckfrihetsförordningen (TF) 2 kap. handlar om allmänna handlingars offentlighet. - Offentlighets- och sekretesslagen (OSL) 4-6 kap. innehåller bestämmelser om hantering, beskrivning, registrering och utlämnande av allmänna handlingar. - Förvaltningslagen (FVL) reglerar bland annat myndigheternas skyldighet till service gentemot den enskilde och andra myndigheter. - Arkivlagen (ArkL) innehåller bland annat bestämmelser om att arkiven ska bevaras och hållas ordnade så att allmänheten kan ta tillvara sin rätt att ta del av allmänna handlingar. - Personuppgiftslagen (PuL), se avsnitt Delgivningslagen (DelgivingsL) innefattar ett antal tillvägagångssätt för att delge en handling. För att delgivning ska anses vara genomförd krävs någon form av bevis. OFFENTLIGHET OCH SEKRETESS 11

12

13 Allmänna handlingar är i de flesta fall också offentliga. Efterfrågade dokument ska lämnas ut utan onödigt dröjsmål. Som besökare har man ingen skyldighet att uppge sitt namn eller redogöra för varför man är intresserad av en viss handling. Om det behövs teknisk utrustning för att ta del av handlingarna är myndigheten skyldig att tillhandahålla sådan till exempel en dator. Handlingsoffentligheten får endast begränsas av bestämmelser i offentlighets- och sekretesslagen eller i annan lag som OSL hänvisar till. En handling kan innehålla både hemliga och offentliga uppgifter och allmänheten har rätt att ta del av de delar som ej kan beläggas med sekretess. Varje gång en handling begärs utlämnad är man skyldig att pröva om handlingen kan lämnas ut. Generalklausulen i offentlighets- och sekretesslagen (OSL 10:27) innebär att uppgifter som är hemliga får lämnas till en annan myndighet, om det är uppenbart att myndighetens behov av information är större än den enskildes rätt till integritet. Detta kan gälla exempelvis uppgifter till polis och åklagare. Generalklausulen går dock inte att använda inom sjukvårdande myndigheter och socialtjänst. UTLÄMNANDE AV ALLMÄNNA HANDLINGAR 13

14 I första hand är det den tjänsteman eller politiker som har hand om handlingen som tar ställning till om den ska lämnas ut eller inte. Det kan vara en handläggare eller registrator om handlingen finns i diariet. Inom varje förvaltning bör finnas en rutin för hur frågor som rör utlämnande av allmän handling ska hanteras. Om en handling ej lämnas ut är man skyldig att hänvisa till den instans/delegat där vederbörande kan få ett beslut som kan överklagas. Beslutet ska vara skriftligt. Man har alltså rätt att få saken prövad i respektive nämnd/styrelse, om nämnden ej har delegerat beslutanderätten till ledamot eller tjänsteman Skulle beslutet innebära att man vägrar lämna ut handlingen har man rätt att få information om hur man överklagar. Överklagandet inges till den myndighet som beslutat i ärendet och som i sin tur sänder det vidare till Kammarrätten i Göteborg, Box 1531, Göteborg, om inte nämnden själv ändrar beslutet enligt begäran. Se figur 1 på sidan 15. Det är praktiskt att delegera ärenden som rör beslut om utlämnande av allmän handling. I annat fall kan det bli nödvändigt att under till exempel semestertid sammankalla nämnden enbart för beslut om utlämnande av allmän handling. Den som vill ha kopior eller avskrifter av allmänna handlingar som myndigheten förvarar har rätt att få detta. Kommunfullmäktige har fastställt en taxa för kopior, avskrifter med mera (se kommunens författningssamling 2.1, finns på Intranätet och kommunens hemsida). 14 UTLÄMNANDE AV ALLMÄNNA HANDLINGAR

15 Beslut Datum ÅÅÅÅ-MM-DD Kommunledningskontoret Kanslienheten Mottagare Begäran om utlämnande av allmänna handlingar Ni har begärt att få ta del av allmänna handlingar i ärende: Ärendemening och diarienummer enligt 2 kap tryckfrihetsförordningen rörande bl a Handlingen/handlingens innehåll omfattas av sekretess enligt XX kap XX offentlighets- och sekretesslagen (OSL). Beslut Begäran avslås. Nämnd enligt delegation N N, Titel Hur man överklagar Om ni vill överklaga detta beslut skall Ni adressera överklagandet till Falkenbergs kommun, Kommunen kommer därefter att vidarebefordra det till Kammarrätten i Göteborg. Tala om i brevet vilket beslut Ni överklagar. Falkenbergs kommun måste ha fått Ert överklagande inom tre veckor från den dag då Ni fick del av beslutet, annars kan överklagandet inte prövas. Falkenbergs kommun Falkenberg. Telefon växel: Fax: e-post: kommun@falkenberg.se Figur 1 UTLÄMNANDE AV ALLMÄNNA HANDLINGAR 15

16

17 Arkiven i de kommunala myndigheterna och bolagen är spår och avtryck av den verksamhet de tillkommer i. Arkiven är enligt lag en del av det nationella kulturarvet, precis på samma sätt som en runsten, en byggnad eller en plats kan vara det. Arkivet är organisationens minne, men även medborgarnas och samhällets minne. De regler och rättigheter som kommer av offentlighetsprincipen är avgörande för att uppnå en god offentlighetsstruktur, ett fungerande minne med tydliga spår och avtryck. Arkivlagen är den enda lag som tillåter att man gör sig av med delar av detta minne. Där är fastslaget att handlingarna ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de lever upp till: 1. rätten att ta del av allmänna handlingar 2. behovet av information för rättskipning och förvaltning, och 3. forskningens behov. När man talar om arkiv förs tankarna lätt till avslutade akter eller äldre handlingar ställda i ett närarkiv eller i dokumentskåp någonstans på förvaltningen. I arkivlagen definieras dock arkiv bland annat som de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet, vilket i princip innebär att samtliga allmänna handlingar på förvaltningen är en del av arkivet, oavsett var de är placerade. Allmänna handlingar kan ju även vara information i en databas eller ett register,som inte går att visa upp som en enkel handling. Så man kan säga att myndighetens hantering av allmänna handlingar på sätt och vis består av myndighetens grundläggande informationshantering. DOKUMENTHANTERING OCH ARKIV 17

18 Kommunstyrelsen är kommunens arkivmyndighet. Arkivmyndigheten ger genom kommunarkivet råd och stöd i frågor kring dokumenthantering och arkiv, samt utövar tillsyn gällande 3-6 arkivlagen. Tveka aldrig att kontakta arkivansvarig tjänsteman i organisationen eller kommunarkivet för stöd. Hur kommunens myndigheter och bolag ska hantera allmänna handlingar är mest lättfattligt beskrivet i kommunens arkivreglemente (FFS 3.1). Utöver reglementet gäller arkivlagen, tryckfrihetsförordningen samt offentlighets- och sekretesslagen. Det finns dessutom speciallagstiftning som reglerar delar av hanteringen för viss verksamhet (journalhantering, upphandling, ekonomi, med mera) 18 DOKUMENTHANTERING OCH ARKIV

19 Specifika regler, anvisningar och lathundar finns på kommunarkivets hemsida under Dokumenthantering och leverans. Dessa regler utgör grunden för att hanteringen ska leva upp till arkivlagens krav på hantering av allmänna handlingar, kravet på god offentlighetsstruktur och strävan efter effektiv informationshantering. Här presenteras översiktligt vad som gäller i kommunen inom detta område. Dessa regler tillämpas både hos myndigheterna och i de kommunala bolagen. I texten används dock begreppet myndighet. Det ska finnas en arkivansvarig tjänsteman på varje myndighet. Utöver det ska det finnas en eller flera arkivredogörare. Denna personal är bland annat ansvarig för att man följer de regler och lagar som finns, samt att man bevakar frågor kring hantering av allmänna handlingar och arkiv när förutsättningarna för detta arbete på något vis förändras, till exempel ekonomiskt eller genom organisationsförändringar. DOKUMENTHANTERING OCH ARKIV 19

20 I dokumenthanteringsplanerna för kommunens myndigheter beskrivs samtliga allmänna handlingar och var dessa förvaras. Dokumenthanteringsplanen lämnar information om vilka handlingar som ska gallras eller bevaras, efter vilken tidsfrist de ska gallras eller levereras till arkivmyndigheten. Planen ska hållas uppdaterad och antas av myndigheten. All gallring som inte finns beskriven i dokumenthanteringsplanen är otillåten gallring om separat gallringsbeslut saknas. Dokumenthanteringsplanen kan fungera som en lathund för hanteringen av allmänna handlingar i den dagliga verksamheten, men ses även som en kartläggning eller ett avtryck av myndighetens verksamhet. Om man redan kartlagt verksamheten i processer, i samband med exempelvis kvalitetsarbete, är det mycket effektivt att knyta dokumenthanteringsplanen till en sådan struktur. Myndigheten ska utöver dokumenthanteringsplanen upprätthålla en aktuell arkivbeskrivning där myndighetens organisation och enheternas verksamhet beskrivs. En riktigt utformad arkivbeskrivning fungerar även som en beskrivning av myndighetens handlingar på det vis som föreskrivs i 4 kap. 2 offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400). Långtidsförvaring av handlingar på andra medier än papper är tillåten. Olika system för digital förvaring, skivor, bandkassetter m m kan användas under förutsättning att Riksarkivets föreskrifter tillämpas. Även innehållet i stora digitala system ska i mer eller mindre omfattning bevaras. Att ta ut information från en databas på papper för att sedan förstöra systemet innebär i regel otillåten gallring. Rådgör alltid med arkivmyndigheten både före inköp och vid uppgradering av system, för att förebereda ett eventuellt behov av långtidslagring. Vid systemupphandling är grundläggande krav i sammanhanget exempelvis att uttag i standardformat för långtidslagring ska vara möjligt, och att man använder sig av öppna databaslösningar. Dessutom måste man få tillgång till detaljerad systemdokumentation till exempel i form av tabell- och fältbeskrivningar. Vid en översyn av befintliga system kan åtgärdsprogram ställas upp, där man utreder de förutsättningar som finns för avställning och långtidslagring. 20 DOKUMENTHANTERING OCH ARKIV

21 Detaljerade regler för långtidsförvaring och hantering av digital information kan utarbetas löpande av arkivmyndigheten och anpassas till varje enskilt fall. När handlingar överlämnas från myndigheten eller bolaget till kommunarkivet flyttas det från en myndighet till en annan. Arkivmyndigheten och kommunarkivet övertar sedan allt ansvar för det som levererats. Inga gråzoner får finnas vad det gäller placeringen av allmänna handlingar. Man måste därför ha tydliga rutiner för vad man gör med sina handlingar. För att det klart ska framgå vad som levererats till arkivmyndigheten bevarar kommunarkivet kvitton på alla leveranser. Kvittot ska upprättas av den som levererar. Av kvittot framgår att överlämning skett, vad leveransen innehåller och när den skedde. Av kvittot ska också framgå om någon särskild sekretess gäller för de handlingar som överlämnas. Icke överenskomna leveranser eller leveranser av handlingar som ej är genomgångna, strukturerade och behandlade enligt kommunarkivets anvisningar kommer att avvisas. DOKUMENTHANTERING OCH ARKIV 21

22 8 OFFENTLIGHET OCH SEKRETESS

23 Enligt huvudregeln ska handlingar som kommit in eller upprättats hos den kommunala myndigheten omedelbart registreras. Syftet är att allmänheten med hjälp av register ska kunna ges möjlighet till insyn i verksamheten och kunna beställa fram de handlingar/ärenden som man vill ta del av. Förvaltningen har också ett praktiskt behov av att hålla ordning på sina handlingar. Exempel på handlingar som ska registreras/diarieföras: - Hemliga handlingar - Inkommande och upprättade handlingar (gäller även e-post och fax) - Remisser - Beslut Offentlighets- och sekretesslagen medger att man gör vissa undantag från registreringsskyldigheten: - om handlingarna hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas att de inkommit eller upprättats, - om det är uppenbart att de är av mycket liten betydelse för verksamheten (till exempel kursinbjudningar, cirkulär, författningar, reklam med mera kan hållas ordnade på annat sätt). Minst två personer med registreringsbehörighet ska finnas på varje förvaltning eller enhet. Registratorn bör ha en grundlig utbildning i offentlighet och sekretess för att kunna bedöma vad som är allmänna handlingar. ÄRENDEREGISTRERING 23

24 Hemliga handlingar måste alltid registreras. Även om allmänheten inte får ta del av innehållet i handlingarna måste man ändå redovisa att handlingen finns. Vid registreringen måste man skriva på ett sådant sätt att man inte lämnar ut sekretessuppgifter eller känsliga personuppgifter. Myndigheten får utmärka handlingarna med särskild sekretessmarkering. Sådan anteckning ska innehålla beteckningen hemlig, samt tillämplig bestämmelse i offentlighets- och sekretesslagen eller annan lag som offentlighets- och sekretesslagen hänvisar till, dagen för anteckningen och den myndighet, som låtit göra den. Följande uppgifter ska finnas med när en handling registreras/diarieförs: - Datum då handlingen kom in eller upprättades - Diarienummer eller annan beteckning som handlingen fått - Från vem handlingen har kommit eller till vem den expedierats (avsändare/mottagare) - I korthet vad handlingen/ärendet rör (ärendemening). Skyldigheten att anteckna diarienummer eller annan beteckning gäller bara om handlingen åsatts sådant nummer eller liknande beteckning. Hur man öppnar och hanterar sin post (gäller även fax, e-post med mera) kan variera beroende på organisation, men följande bör uppfyllas: - All post ska ankomststämplas (ej reklam) - Inkommande anbud ska stämplas på kuvertet. OBS - EJ öppnas! - Handlingar som kommer in eller upprättas ska registreras utan dröjsmål - Ingen post får bli liggande oöppnad. För så kallad privatadresserad post se under fullmakt. 24 ÄRENDEREGISTRERING

25 Alla anställda bör underteckna en fullmakt, som ger särskilt behöriga rätt att öppna även så kallad privatadresserad post, det vill säga när namnet står överst på brevet. Fullmakten ska omfatta både traditionell post, e-post och fax. Fullmakten behövs för att kommunen ska kunna fullgöra tryckfrihetsförordningens och offentlighets- och sekretesslagens bestämmelser om allmänna handlingar. Mall för fullmakt finns bland övriga dokumentmallar. Om inkommande handlingar går direkt till handläggare ska han/hon omgående lämna över desamma till registrator för registrering. Detta gäller även upprättade handlingar, fax och e-post. ÄRENDEREGISTRERING 2 5

26 Inkomna och upprättade handlingar som inte diarieförs eller registreras på annat sätt kan föras in på en postlista. På postlistan antecknas avsändare/mottagare, ärendetext och eventuell åtgärd. Postlistan är ett hjälpmedel för kontroll av att inga handlingar kommer bort eller blir liggande obesvarade. Post som registreras i diariet behöver inte införas även i postlistan. Postlistan är ett frivilligt åtagande och är ett komplement till ett diarium. Som en service till den som skriver till kommunen i något ärende kan ett svarsmeddelande skickas. Detta rekommenderas starkt vid klagomålsärenden eller ärenden med långa handläggningstider. Här bekräftas att skrivelsen har kommit fram till förvaltningen och vem/vilka som handlägger ärendet samt kontaktuppgifter. Det kan också vara ett bra tillfälle att informera avsändaren att ärendet kommer att publiceras på Internet. Valet av registreringsmetod styrs bland annat av förvaltningens återsöknings- och bevakningsbehov. Man ska lätt kunna hitta den information man söker. Det finns tre olika registreringsmetoder: - systematisk förvaring - objektsregistrering - diarieföring Systematisk förvaring innebär att handlingarna sorteras och förvaras på ett i förväg bestämt sätt (exempelvis fakturor, kursinbjudningar, cirkulär), gemensamt för dessa typer av ärenden är att de förekommer i ganska stor mängd. 26 ÄRENDEREGISTRERING

27 Ärenden som lämpar sig för objektsregistrering är ärenden som kan knytas till vissa objekt som alla har naturliga sorteringsbegrepp, till exempel fastighetsbeteckningar, anläggningar, gator och så vidare. Huvudregeln är att alla ärenden som ska behandlas i den politiska nämnden ska diarieföras. Därutöver ska man diarieföra allmänna ärenden av vikt och som man har behov av att kunna återsöka och bevara för framtiden. Ärendets innehåll redovisas i en kortfattad rubrik. Den måste vara tydligt utformad så att var och en kan förstå vad ärendet handlar om. I ärenderubriken bör ingå ett eller flera sökord och om det finns en fastighet att relatera till så skriv även in den. Man ska undvika ord som angående och beträffande. Undvik även förkortningar, framförallt sådana som förekommer internt, eftersom dessa är meningslösa som sökord. Handlingarna i ett ärende ska hållas samman och får inte blandas ihop med handlingar från andra ärenden. Ett bra sätt att lösa detta är att använda särskilda aktomslag. På omslaget kan finnas vissa förtryckta uppgifter samt antecknas ärendemening, diarienummer, diarieplanbeteckning med mera och när ärendet avslutas arkiveras handlingarna däri. Vid remittering till annan myndighet/förvaltning inom kommunen ska ansvaret för förvaring och arkivering av ärendet, för att undvika dubbelförvaring av handlingar, ligga hos den remitterande myndigheten. Remissmottagaren diarieför ärendet och efter att svar har lämnats noteras att handlingarna finns att söka bland den remitterande myndighetens handlingar. ÄRENDEREGISTRERING 27

28 Ett viktigt undantag från huvudregeln om att handlingar som kommer in till en nämnd är omedelbart allmänna är regeln om anbud som avlämnas i förseglat omslag. De anses inte som inkomna före den tidpunkt som är bestämd för öppnandet (TF 2:6). Detta ska diarieföras i ett upphandlingsärende: - Annons - Förfrågningsunderlag - Anbudsprotokoll - Beslut om antagande av leverantör/-er - Svar till anbudsgivare - Avtal 28 ÄRENDEREGISTRERING

29 Följande ska diarieföras i ett projektärende: - Uppdragsbeställning/avtal - Projektplan - Utredningar - Tilläggsbeställningar - Tillstånd, ansökningar och beslut - Beslut om räntebidrag - Slutbevis - Ekonomisk slutredovisning Följande ska diarieföras i ett rekryteringsärende: - Annons - Förteckning över inkomna ansökningar - Beslut - Anmälan av delegationsbeslut ÄRENDEREGISTRERING 29

30

31 Föredragningslistor och kallelser till nämnder (eller motsvarande) ska utformas enligt figur 3 på sidan 33. Vid utformandet av kallelse/föredragningslista till ett sammanträde bör i möjligaste mån samma ärendemening användas som vid registreringen/diarieföringen. Anvisningarna i detta avsnitt gäller nämnds- och styrelseprotokoll. - Fyll alltid i vilket nummer för året protokollet har - Ange sidnummer och antal sidor totalt till exempel 1 (14) - Använd arkivpenna för underskrifter, finns på kontorsservice. - Börja på ny paragraf vid årets början Förtroendevalda anges med namn och partibeteckning uppdelade på ordinarie ledamöter, tjänstgörande ersättare och ersättare. Andra närvarande politiker anges under övriga förtroendevalda. Tjänstemän anges med namn och titel. Se figur 4 på sidan 34. Utomstående föredragande till exempel konsulter, företagare, föreningsrepresentanter med flera omnämns endast i respektive paragraf. Paragraferna skrivs löpande och inte med en paragraf per sida. Besluten skrivs först i varje paragraf. Protokollsutdrag utformas enligt figur 5 på sidan 35. Längst ned på sidan ska expedieringen av besluten anges. FÖREDRAGNINGSLISTA, KALLELSE OCH PROTOKOLL 31

32 Sekreterarens underskrift samt justering sker på första eller därpå följande sida. Justering med signatur på samtliga sidor behövs inte, men är inte förbjudet. Justering ska enligt lag ske inom 14 dagar och meddelande om det ska anslås på kommunens anslagstavla inom två dagar därefter. Respektive förvaltning ansvarar för att meddelanden anslås på kommunens anslagstavla. Kanslienheten ansvarar för att meddelandet tas ned. Observera att med anslagsdatum menas den dag kortet sätts upp på anslagstavlan. Justeringslappar finns att hämta på kontorsservice. Se figur 2 på sidan 33. Beslut som fattas med stöd av delegering ska anmälas till respektive nämnd/styrelse. Tiden för överklagande av beslutet (genom laglighetsprövning enligt kommunallagen) räknas från den tidpunkt då tillkännagivande om justering gjorts på kommunens anslagstavla av sammanträdesprotokollet vid vilket delegeringsbeslutet anmäldes. För beslut som kan överklagas med förvaltningsbesvär till exempel bygglov, miljötillsyn m.m. räknas klagotiden från den tidpunkt som den sökande/klagande tagit del av beslutet. Även beslut som fattats med stöd av bestämmelserna om vidaredelegering ska anmälas till respektive nämnd. Varje delegeringsbeslut ska kunna härledas. I redovisningen ska ärendemening, beslutsdatum samt diarienummer eller annat löpnummer ingå. Redovisningen kräver inget tjänsteutlåtande, utan skrivs direkt i form av en protokollsparagraf. Paragrafen bör avslutas med ett ställningstagande från nämnden om redovisningen kan godkännas. 32 FÖREDRAGNINGSLISTA, KALLELSE OCH PROTOKOLL

33 Kallelse och föredragningslista Kommunfullmäktige Ersättarna för kännedom Figur 2 Dag: Tid: Kl Plats: Kommunfullmäktigesalen Ärenden: 1 Val av protokollsjusterare. 2 Falkenberg "Ordförandens namn" "Sekreterarens namn" Figur 3 FÖREDRAGNINGSLISTA, KALLELSE OCH PROTOKOLL 33

34 Protokoll Nr 1 Sammanträdesdatum Sammanträdestid Kommunstyrelsens arbetsutskott Närvarande Ledamöter Mari-Louise Wernersson (c), ordförande Gerry Norberg (s), 2:e vice ordförande Anders Treschow (m), 1:e vice ordförande Lena Dygården (s) Ingemar Johansson (c) Tjänstgörande ersättare Ersättare Lars Fagerström (fp) Fredrik Johansson (s) Leif Eskelid (ap) Mikael Hallberg (v) Daniel Bernhardt (kd) Övriga förtroendevalda Tjänstemän Henrik Lundahl, kanslichef Paragrafer 1-15 Justering Ordföranden samt Underskrifter Sekreterare... Henrik Lundahl Ordförande... Mari-Louise Wernersson Justerare... Gerry Norberg Protokollet justerat ÅÅÅÅ-MM-DD och anslaget ÅÅÅÅ-MM-DD Underskrift... Henrik Lundahl Figur 4 34 FÖREDRAGNINGSLISTA, KALLELSE OCH PROTOKOLL

35 Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kommunfullmäktige i Falkenberg Rubrik/ärendemening. Dnr xxxx-xxxx Beslut Arbetsutskottet beslutar 1 "Skriv beslutstext" 2 Beslutsunderlag "X-föreningens skrivelse ÅÅÅ-MM-DD." Sammanfattning av ärendet "Skriv en sammanfattning av ärendets uppkomst här." Ekonomi "Påverkar förslaget kommunens/nämndens ekonomi?" Övervägande "Resonemang om varför man kommit fram till förslaget." Vid protokollet Sekreterare Protokollet justerat ÅÅÅÅ-MM-DD och anslaget samma dag. Utdragsbestyrkande Beslutet expedieras till: "Ex namn/förvaltning/företag" Falkenbergs kommun Falkenberg. Telefon växel: Fax: e-post: kommun@falkenberg.se Figur 5 FÖREDRAGNINGSLISTA, KALLELSE OCH PROTOKOLL 35

36

37 Varje kommunmedlem har rätt att få lagligheten av ett beslut prövad genom att överklaga till länsrätten. Överklagandet ska ha kommit in till länsrätten, eller kommunen för vidarebefordran, inom tre veckor från den dag protokollet över beslutet anslogs (se KL 2:10) på kommunens anslagstavla. Förvaltningsbesvär kan anföras över beslut inom den specialreglerade förvaltningen med stöd av speciallag eller författning. I dessa fall är det den som personligen berörs av beslutet som får överklaga. Detta ska göras inom tre veckor från att beslutet anslogs, eller från det att den klagande fick del av beslutet. Vem man överklagar till anges i respektive speciallag/författning. Se avsnitt 3 om utlämnande av allmänna handlingar. ÖVERKLAGANDE - BESVÄR - LAGLIGHETSPRÖVNING 37

38

39 Externa skrivelser av officiell karaktär ska vara uppställda enligt kommunmall, med kommunens nya logotype i övre vänstra hörnet (samma mall används även till inbjudningar, tjänsteskrivelser, externa remisser o.s.v.). Se figur 6 på sidan 40. Med officiell karaktär avses alla skrivelser från nämnder och styrelser, alla skrivelser till regeringsorgan, centrala verk, länsstyrelser och motsvarande oavsett om de kommer från nämnd/styrelse eller tjänsteman. Mallen ska användas i samtliga fall när man agerar i egenskap av myndighet. Dokumentmallarna finns på Intranätet och i Word under menyn Arkiv Nytt Allmänna mallar och fliken Gemensam. Se även avsnitt 12 om dokumentmallar. I princip ska dock följande alltid anges: - Handläggare, eventuellt med direktnummer - Datum, ex ÅÅÅÅ-MM-DD - Mottagarens eventuella beteckning - Kommunens diarienummer (skrivs ut med helt årtal, ex 2006-KS0001) - Nämndens eller förvaltningens namn (alltid med versaler) - Avdelning (ej versaler). Skrivelser från nämnd undertecknas på det sätt nämnden har bestämt, det vill säga normalt av ordföranden med kontrasignation av förvaltningschef eller nämndsekreterare. Skrivelser från förvaltning, avdelning eller motsvarande undertecknas av förvaltnings- eller avdelningschef och/eller handläggare. Man bör ange titel under namnförtydligandet. SKRIVELSER 39

40 Dokumenttyp Datum Er ref: Vår ref: 2010-KS0001 Kommunledningskontoret Kanslienheten Angela Gardelin Länsstyrelsen Anders Andersson Slottsgatan Halmstad Huvudrubrik, Arial fet 13 Brödtext, Times New Roman 11 Namn Efternamn Falkenbergs kommun Falkenberg. Telefon växel: Fax: e-post: kommun@falkenberg.se Figur 6 40 SKRIVELSER

41 SKRIVELSER 41

42

43 De flesta ärenden som behandlas i våra nämnder och styrelser har på något sätt förberetts inom förvaltningen, det vill säga en handläggare har utrett frågan och skrivit ett beslutsförslag åt politikerna, antingen i form av ett yttrande eller en tjänsteskrivelse. Med yttrande menas här ett tjänstemannaorgans eller enskild tjänstemans förslag till en nämnd. Ett yttrande ska vara kort (i princip aldrig mer än två sidor) och innehålla en beskrivning av ärendet, beslutsunderlag, eventuellt en motivering och (normalt) ett beslutsförslag. Ärenderubriken ska innehålla bra sökord och i övrigt vara rättvisande i förhållande till vad ärendet handlar om. Ett bra sätt att kontrollera den saken är om rubriken täcker förvaltningens förslag till beslut. Beslutsförslaget ska finnas först och skrivas i form av en eller flera självständiga huvudsatser. Då kan beslutsförslaget användas direkt i de efterföljande rutinerna. Beslutsunderlag anger de dokument som utgör beredningsunderlaget, dokument som bifogas vid utskick till sammanträdesdeltagarna. Sammanfattning av ärendet redogör för vad ärendet i huvudsak handlar om, samt vem som initierat ärendet, när det initierats och det aktuella organets ansvar för ärendet i fråga. Ekonomi skriv en bedöming av hur kommunens ekonomi påverkas. Övervägande används eventuellt för att delge/förklara vilken bedömning av fakta och resonemang som har lett fram till förslag till beslut. Beslutsexpediering kommer allra sist, där redovisar handläggaren till vem beslutet ska expedieras. Yttrandet ska vara utformat så att det kan utgöra underlag för protokollsskrivningen och bör oftast inte överstiga en A4-sida. Yttrandet undertecknas inte, däremot anges normalt handläggarens namn i sidhuvudet tillsammans med titel och förvaltning. Längre utredningar och rapporter skrivs som en tjänsteskrivelse, se figur 7 på sidan 44. BEREDNING AV ÄRENDE - YTTRANDE OCH TJÄNSTESKRIVELSE 4 3

44 Yttrande Kommunledningskontoret Kanslienheten Angela Gardelin Rubrik/ärendemening. Dnr xxxx-xxxx Förslag till beslut Arbetsutskottet beslutar 1 "Skriv beslutstext" 2 Beslutsunderlag "X-föreningens skrivelse ÅÅÅ-MM-DD." Sammanfattning av ärendet "Skriv en sammanfattning av ärendets uppkomst här." Ekonomi "Påverkar förslaget kommunens/nämndens ekonomi?" Övervägande "Resonemang om varför man kommit fram till förslaget." Falkenbergs kommun Falkenberg. Telefon växel: Fax: e-post: kommun@falkenberg.se Figur 7 44 BEREDNING AV ÄRENDE - YTTRANDE OCH TJÄNSTESKRIVELSE

45 Om det inte är tillräckligt med ett yttrande för att beskriva ärendet och motivera förslagen användes tjänsteskrivelse. Detta utnyttjas för längre bakgrundbeskrivningar och framför allt för mera omfattande argumentering. Tjänsteskrivelsen ska vara undertecknad av handläggare och eventuellt också av chef. För ännu mera omfattande dokument används den benämning som passar i sammanhanget, till exempel utredning. Sådana dokument ska också undertecknas. Det är viktigt att i så stor utsträckning som möjligt undvika skillnader i kvaliteten på dessa beslutsförslag och i vad handläggarna/förvaltningarna tar med i ärendetexten. Givetvis råder stora skillnader i ärendenas omfång och därmed behovet av bakgrundsanalys, men för att undvika onödiga återremisser, missförstånd och dåliga beslut bör handläggaren vid ärendeberedningen ha som rutin att ställa sig följande minimifrågor: A) Vad är ärendets historik? Vad finns arkiverat? Det vill säga var och när kom frågan initialt upp? Vem var initiativtagare? Hur har nämnden ställt sig i liknande frågor förut? Det vill säga det rent historiska ramverket. Kommentar: Historiken är väsentligt som redskap för att till exempel undvika godtycke. Det gör det också möjligt för allmänheten att förstå ärendet. Ett ärende utan historisk redogörelse ter sig ofta obegripligt, särskilt efter någon tid. B) Vad säger lagen om förslaget, om initiativet, om ärendet? Berörs någon författning? Det vill säga det rent juridiska ramverket. Kommentar: Juridiken styr ju helt och hållet vilka möjligheter vi har i en viss fråga och bör alltid anges. C) Vad innebär förslaget rent ekonomiskt? Tillkommer det extra kostnader? Det vill säga det rent ekonomiska ramverket. Kommentar: Om den ekonomiska aspekten i ett ärende saknas är ärendet inte färdigberett. Det går såklart inte att fatta ekonomiska beslut utan konsekvensbeskrivning. BEREDNING AV ÄRENDE - YTTRANDE OCH TJÄNSTESKRIVELSE 45

46 D) Vad säger förnuftet? Vad är mest rationellt? Ett resonemang om varför just detta förslag är det som lagts. Det vill säga det logiska, förnuftsmässiga ramverket. Kommentar: Politiskt vill man ofta veta hur handläggaren logiskt har resonerat när hon/han lämnat sitt förslag. Samtliga dessa delar bör utgöra stommen i all ärendeberedning inom nämnderna och är erfarenhetsmässigt också vad den politiska församlingen som minimikrav brukar förvänta sig i ett ärende för att kunna fatta beslut. Med fördel kan dessa utgångspunkter diskuteras i nästan alla yttranden. En handläggare kan givetvis medta fler aspekter i sin utredning beroende på frågans art och komplexitet. Om en nämnd överlämnar ett ärende för yttrande till en annan nämnd så är det viktigt att den också tar ställning i ärendet, det är ju därför ärendet remitterades. Svepande och så kallade redogörande yttranden bör därför undvikas. 46 BEREDNING AV ÄRENDE - YTTRANDE OCH TJÄNSTESKRIVELSE

47 BEREDNING AV ÄRENDE - YTTRANDE OCH TJÄNSTESKRIVELSE 47

48

49 En grafisk profil är ett oerhört viktigt och väl använt verktyg för att skapa tydlighet och enhetlighet i stora som små företag och organisationer. Vikten av en tydlig och konsekvent image blir än mer uppenbar när det handlar om en så komplex struktur som en kommun. Falkenbergs komun kommunicerar med sin omvärld på många olika sätt och genom många olika kanaler. För att alla ska förstå att det är just Falkenbergs kommun som är avsändaren måste allt material utformas på ett uniformt sätt. Här kommer den grafiska profilen in. Den hjälper oss att, med hjälp av regler och råd, få vår kommunikation att framstå som konsekvent samtidigt som den gör det tydligt för mottagarna att den kommer från oss. Med ett sammanhängande grafiskt utseende skapar vi igenkännande och får mer genomslagskraft i vår kommunikation samtidigt som vi framställs som mer professionella. Den grafiska profilen hjälper också till att öka samhörigheten mellan de olika förvaltningarna och verksamheterna. En grafisk profil spar även både tid och pengar då vi inte måste uppfinna hjulet varje gång vi ska producera exempelvis en trycksak. Genom att använda de riktlinjer som finns i den grafiska profilen behöver man inte fundera över utseendet utan kan koncentrera sig på innehållet i budskapet som ska förmedlas. Behöver du hjälp med allt som har med kommunikation att göra (annonser, utskick, affischer, presentationer, pressreleaser, mediekontakter, kommunens webbplats etc.) eller har frågor angående den grafiska profilen kontaktar du kommunkansliet. Mer information och profilen i sin helhet finns på intranätet. Mer om typsnitt finns i kapitlet Typografi. Alla kommunala verksamheter med undantag för Falkhallen, Falkenbergs Museum och Klitterbadet ska använda sig av den grafiska profilen. KOMMUNENS GRAFISKA PROFIL 49

50 När kommunen är avsändare får inga andra symboler, logotyper eller grafiska element än kommunens logotyp användas som avsändarmarkering. Falkenbergs kommunvapen har en lång tradition. Exakt hur gammalt det är finns inte dokumenterat, men det äldsta kända avtrycket är från Falkenbergs stadsvapen fastställdes När Falkenbergs kommun bildades 1971 tog kommunen över Falkenbergs stadsvapen som sin symbol. Vapnet ritades om 1999 och består i heraldiska termer av: I fält av silver en röd falk stående på ett grönt treberg (Blasonering). OBS! Numera används inte kommunvapnet i våra trycksaker och handlingar, istället används den logotyp som baseras på kommunvapnet och ingår i den grafiska profilen. 50 KOMMUNENS GRAFISKA PROFIL

51

52

53 En enhetlig och konsekvent användning av mallar och typsnitt underlättar kommunens interna arbete och förtydligar den externa kommunikationen. Nedan följer en kort sammanfattning av den grafiska profilens riktlinjer när det gäller typografi. Kommunens grafiska profil i sin helhet finns på CD-skiva och i tryckt version att hämta på kanslienheten samt att ladda ner från Intranätet under länken Grafisk profil. Brevmallar finns i två upplagor, en med vapen i färg och en med svart-vitt. Dessutom finns mallar för kallelser, protokoll och yttranden m.m. I huvudsak är det typsnittet Arial som används. Mallarna återfinns på Intranätet samt under fliken Gemensam som nås via Microsoft Word. Arial ABCDEFGHIJKLMNOPQRST UVWXYZÅÄÖ abcdefghijklmnpqrstuvwxyzåäö På trycksaker, i annonser m m ska nedanstående typsnitt alltid användas. Saturday normal eller fet och Minion Pro normal gäller vid rubriktypsnitt. I första hand och som huvudrubriktypsnitt ska Saturday tillämpas, men i särskilda fall kan även Minion Pro användas. Om inte någon av de två finnas att tillgå ska Arial fet användas. Saturday fet och Minion Pro normal ska alltid användas som typsnitt för underrubriker. I första hand är det Saturday som gäller, men vid särskilda behov kan även Minion Pro användas. Om inte någon av de två finns att tillgå ska Arial fet användas. Minon Pro ABCDEFGHIJKLMNOPQRST UVXYZÅÄÖ abcdefghijklmnopqrstuvxyzåäö Minion Pro ska användas vid brödtext och om den inte finns att tillgå ska Times New Roman användas. TYPOGRAFI OCH SKRIVREGLER 53

54 På webben gäller samma regler som ovan, men där det på grund av olika tekniska begränsningar inte går att använda sig av dessa typsnitt ska Arial genomgående användas. För brödtext kan Times New Roman användas. Arial ABCDEFGHIJKLMNOPQRST UVWXYZÅÄÖ abcdefghijklmnpqrstuvwxyzåäö För att få ett mer lekfullt intryck kan slutligen typsnittet Wendy användas. Det återfinns exempelvis i Falkenbergs slogan Hitta det här. Typsnittet ska användas sparsamt och endast som en accent. Lämpar sig bäst för korta ord eller fåordiga meningar och kräver en större teckenstorlek. Wendy ABCDEFGHIJKLMNO PQRSTUVWXYZÅÄÖ abcdefghijklmnopqrstuvwxyzåäö I PowerPoint-presentationer ska typsnittet vara Arial. Huvudrubrik och underrubrik ska vara fet i storlek punkter. Brödtext ska vara normal i storlek Mallar finns på Intranätet och i Microsoft PowerPoint. Arial ABCDEFGHIJKLMNOPQRST UVWXYZÅÄÖ abcdefghijklmnpqrstuvwxyzåäö TYPOGRAFI OCH SKRIVREGLER

55 Powerpoint mall Utförligare information om kommunens grafiska profil finns på CD eller i tryckt version på kanslienheten alternativt att ladda ner från Intranätet under länken Grafisk profil. TYPOGRAFI OCH SKRIVREGLER 55

56 Gemensamma skrivregler bidrar också till att skapa en enhetlig och tydlig image av kommunen, men framförallt att underlättar de förståelsen. du, inte Du. ska, inte skall. (Undantag gäller vid upphandling) de, inte dom. Skriv istället: Beträffande, angående, och dylikt, det vill säga och så vidare. Exempel: I Plan- och bygglagen, PBL, står det att... Exempel: (s), (c), (v), (m), (mp), (fp), (kd), (ap) och (sd). Vill du jämföra siffror där en av siffrorna är över tio använder du siffror på båda. de går att läsa som ett ord. Exempel: Ikea, Ica, Asea med flera. varje bokstav i förkortningen. Exempel: AIK, KF, LO, SKTF med flera. Exempel:.doc,.xls,.pdf med flera. 56 TYPOGRAFI OCH SKRIVREGLER

57 Ordlistan tar upp ord som ger ett stelt, kanslispråkligt intryck. Ersättningsorden och fraserna är så gott som alla hämtade från moderna författningar och alltså redan etablerade i författningsspråket. Listan går att hitta på TYPOGRAFI OCH SKRIVREGLER 57

58

59 Det är oerhört viktigt att kommunens dokumentmallar används, dels för att underlätta vårt interna arbete, dels för att göra kommunens externa kommunikation enhetlig och tydlig. Dokumentmallarna öppnas nu via Intranätet Office dokumentmallar Office Dokumentmallar och som tidigare i respektive officeprogram via menyn Arkiv Nytt Allmänna mallar och fliken Gemensam. Synpunkter gällande att det varit svårt att hitta kommunens olika mallar har framförts. En av anledningarna har varit att sökvägarna ibland har varierat beroende på vilken organisation man tillhör m.m. För att komma tillrätta med det problemet laddar vi helt enkelt upp mallarna på vår webbserver, vilket ger full åtkomst till dem oberoende av var du som användare befinner dig. Det enda som krävs är en Internetuppkoppling samt en standardinstallation av officepaketet. Du når mallarna genom att i din webbläsare ange adressen: De mallar som finns och ska användas är: Skrivelsemall Yttrandemall Kallelsemall Denna mall används till tjänsteskrivelser, inbjudningar, meddelanden m.m. Används när förslag till beslut ska lämnas till nämnden. Mall för utskick av kallelse/föredragningslista till sammanträden. Protokollsmall Används när protokoll ska skrivas till samtliga nämnder och utskott. Det finns ledtexter som klistras in med respektive nämnds ledamöter och ersättare beroende på vilken nämnd eller vilket utskott man väljer i förvalsrutan då du öppnar mallen. Vid redigeringar i dessa ledtexter kontaktar man kanslienheten för åtgärd. Utdragsmall I denna mall görs protokollsutdrag. Se figur 8 på sidan 60. DOKUMENTMALLAR 59

60 Dokumenttyp Datum Er ref: Vår ref: 2010-KS0001 Kommunledningskontoret Kanslienheten Angela Gardelin Länsstyrelsen Karl Karlsson Slottsgatan Halmstad Huvudrubrik, Arial fet 13 Brödtext, Times New Roman 11 Namn Efternamn Falkenbergs kommun Falkenberg. Telefon växel: Fax: e-post: kommun@falkenberg.se Figur 8 I det fall man har dokumentmallar kopplat till något system (t ex ärendehanteringssystem) öppnar du dem i systemet. 60 DOKUMENTMALLAR

61

62

63 Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Det är alltså långt ifrån enbart personnummer som är en personuppgift. Behandling av personuppgifter kan vara både automatiserad och manuell. Lagen reglerar alltså inte bara behandling som är datoriserad. Varje nämnd (eller motsvarande) är personuppgiftsansvarig. Den som är personuppgiftsansvarig ska i princip anmäla behandling av personuppgifter till Datainspektionen, DI. Denna anmälningsskyldighet gäller dock i de flesta fall inte om den personuppgiftsansvarige utsett ett (eller flera) personuppgiftsombud som för förteckning över behandlingarna. Alla nämnder har utsett personuppgiftsombud och det är viktigt att detta uppdateras då någon slutar, får ändrade arbetsuppgifter eller liknande. Varje nämnd ska till DI anmäla vem (vilka) som utsetts till personuppgiftsombud. PERSONUPPGIFTSLAGEN - PUL 63

64 64 PERSONUPPGIFTSLAGEN - PUL

65 Det har tidigare förts en omfattande diskussion om vad som kan läggas ut på Internet i fråga om personuppgifter till exempel i form av protokoll. Genom ändring i personuppgiftsförordningen har det klarlagts att det är tillåtet att bland annat lägga ut protokoll och diarier på hemsidor. Om det däri skulle finnas integritetskänsliga uppgifter ska dessa dock tas bort. Även i övrigt får så kallade harmlösa personuppgifter publiceras på hemsidor. Lagtext och lagkommentarer ger vägledning om vad som är integritetskänsligt och vad som är harmlöst. Personnummer bör inte användas i dokument som publiceras på nätet, exempelvis protokoll. Författningstexter finns i SFS 1998:204 (Personuppgiftslagen) och SFS 1998:1191 (Personuppgiftsförordningen). Vid frågor om personuppgiftslagen kontakta i första hand personuppgiftsombudet inom din förvaltning. Datainspektionen, DI, har en helpdesk som kan svara på vissa frågor men observera att ett svar på en fråga inte är detsamma som ett tillstånd. PERSONUPPGIFTSLAGEN - PUL 65

66

67 Den grundläggande regeln är att e-post, ur offentlighetssynpunkt, ska hanteras som vilken post som helst. E-postsystemet är inte avsett för privat post och alla tre nivåerna i adresstrukturen är myndighetsadresser/tjänstebrevlådor. Myndighetsadress för Falkenbergs kommun (myndighetsbrevlåda) kommun@falkenberg.se Myndighetsadresser för förvaltningarna (myndighetsbrevlådor) kansli@falkenberg.se ekonomi@falkenberg.se personal@falkenberg.se med flera Individuella tjänstebrevlådor Individuella tjänstebrevlådor är konstruerade enligt följande: fornamn.efternamn@falkenberg.se Förvaltningarnas myndighetsadresser är de adresser som e-post ska styras till i så stor utsträckning som möjligt. Fördelen med detta är att det finns garanterade och etablerade rutiner för omhändertagandet av e-post. Kommunens myndighetsadress får mera ses som ett skyddsnät, dit e-post skickas om man inte känner till förvaltningsadresserna eller om man inte vet vilken förvaltning som ska ha meddelandet. E-POST 67

68 För e-post gäller följande för varje enskild användare: - att se till att den egna tjänstebrevlådan öppnas dagligen, vidarebefordra till förvaltningsadressen vid ledighet. - att minst 1 gång i veckan kontrollera och tömma spamfiltret som nås via Intranätet med hjälp av den personliga inloggningen. - att lämna fullmakt enligt avsnitt 5 på sidan att ha grundläggande kunskaper om vad som är allmän handling med mera. - att om e-posten är av sådan karaktär att den ska diarieföras, måste den vidarebefordras eller skrivas ut och lämnas till diariet. - att privat e-post ska hållas skild från övrig e-post i tjänsten. - att vid längre frånvaro till exempel föräldraledighet eller långtidssjukskrivning, kontakta IT-avdelningen för vidarebefordran till förvaltningsadressen utan frånvaromeddelande. För e-post av sådan karaktär att den skulle ha diarieförts om det varit traditionell post gäller följande: - Gör utskrift och registrera/diarieför i sedvanlig ordning (eller vidarebefordra elektroniskt till förvaltningsbrevlådan). Observera att detta även gäller utgående e-post. - Inkommande e-post som innehåller sekretessuppgifter ska registreras, men för övrigt inte hanteras i datorsystemet. Efter diarieföringen skrivs innehållet ut på papper samt raderas från datorsystemet. - Dokument som innehåller sekretessuppgifter ska inte sändas via e-post då säkerheten kan inte garanteras. Använd vanlig postgång. 68 E-POST