SKL:s Dnr 14/6942 Redovisning av Region Gotlands handlingsplaner för införande av standardiserade vårdförlopp i cancervården Oktober 2015 1
Innehållsförteckning: Information och förankring i verksamheten sid 4 Involvering sid 6 Stöd till verksamheternas utvecklingsarbete sid 7 Implementering av de fem pilotdiagnosernas SVF under 2015 sid 10 Uppföljning av ledtider i vårdadministrativa system sid 13 Ansvar och aktiviteter för att IT- stöd blir funktionellt sid 14 Införandet av fler standardiserade vårdförlopp 2016 sid 14 Utmaningar och åtgärder sid 16 Ekonomi sid 17 Bilagor 1-2 2
Nationell satsning på kortare väntetider i cancervården Bakgrund Regeringen avser att avsätta 500 miljoner kronor per år 2015-2018 för att skapa en mer jämlik och tillgänglig cancervård. I januari 2015 träffade regeringen och Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) en överenskommelse om kortare väntetider i cancervården (dnr 14/6942). Målet med regeringens cancersatsning och överenskommelsen är att förbättra tillgängligheten inom cancervården genom att korta väntetiderna och minska de regionala skillnaderna. På så sätt skapas en mer jämlik cancervård med ökad kvalitet. Den viktigaste åtgärden för att åstadkomma detta är att införa ett gemensamt nationellt system med standardiserade vårdförlopp (SVF). Samtliga landsting/regioner har i enlighet med överenskommelsen beslutat att införa SVF. Landstingen/regionerna har även tagit fram handlingsplaner för hur de avser att införa systemet. De landsting/regioner som senast den 1 november 2015 redovisar hur de fem pilotdiagnosernas SVF införts i enlighet med handlingsplanen kommer att kunna ta del av de medel som fördelas i november 2015. Vad som skall ingå i landstingets redovisning För att landstingen ska få ta del av höstens medel i enlighet med överenskommelsen ska landstingen lämna in en redovisning för hur de har arbetat enligt den handlingsplan som lämnades in under våren 2015. I redovisningen ska det framgå att de fem pilotdiagnosernas SVF 1 har införts. Denna mall ska underlätta landstingens/regionernas strukturering av redovisningen så att det blir tydligt hur SVF har införts. SKL och Socialdepartementet har gemensamt tagit fram mallen. Parterna rekommenderar landstingen att redovisa med stöd av/i enlighet med mallen. Enligt överenskommelsen ska redovisningen knyta an till handlingsplanen, som baserades på sju övergripande frågor. För att underlätta kopplingen till handlingsplanen citeras dessa frågor i rutor under respektive rubrik. De citerade frågorna utgör bakgrundsinformation och ska inte besvaras på nytt. Redovisningen är framtagen med bidrag från respektive lokal processledare; Eva Borin/Gustav Rehn för prostatacancer och cancer i urinblåsa och övre urinvägar, 3
Hans-Ivar Påhlsson/cancer i matstrupe och magsäck, Adrian Ström/Rosemarie Isholt för Huvud- och halscancer samt Anders Aldrin/AML. Andra delar av projektgruppen som bidragit är Arne Lundberg verksamhetsområdeschef Med/Op klinikerna Åsa Hedqvist resursområdeschef öppenvård, Åsa Wilson ansvarig samordnande kontaktsjuksköterska, Hans Brandström och Maria Ahlmark verksamhetsområdeschef primärvård, Jeanette Chressman-Hoas verksamhetschef ehälsa/mit samt Amy Öberg patientföreträdare. Texterna har sammanställts och skrivits av projektledare Thomas Kunze. Information och förankring i verksamheten 1. Hur har landstinget/regionen informerat och fört dialog om SVF inom verksamheterna i syfte att skapa förankring och ett effektivt införande av de fem pilotdiagnosernas SVF? 2. Hur har landstinget/regionen samverkat med regionala cancercentrum (RCC) under införandet av SVF och vilka erfarenheter kan ni dela med er av inför 2016 års arbete? 1. Information och dialog För att införandet av standardiserade vårdförlopp har kunnat genomföras är en av förutsättningarna att samtliga berörda i regionen med ingående landsting är informerade och delaktiga. Inom projektet för standardiserade vårdförlopp inom RCC Stockholm Gotland finns en definierad delprojektgrupp för kommunikation där projektledare och kommunikatörer från RCC Stockholm Gotland, kommunikatörer från SLL och Region Gotland ingår med uppgift att utarbeta och uppdatera projektets kommunikationsplan samt att samverka i det nationella arbetet. I kommunikationsplanen har analys gjorts av intressenter och deras behov av kommunikativa insatser på olika nivåer och i olika former. För Region Gotlands del är antalet vårdgivare betydligt färre jämfört med SLL vilket medför fördelar ur kommunikations- och dialogsynpunkt. På Gotland finns det ett lasarett och sju vårdcentraler varav fyra i Visby. Två av vårdcentralerna är privata. Det finns ingen privat vård inom cancerområdet på Gotland. I Region Gotland hölls med stöd av RCC:s regionala SVF projektgrupp ett informations- och dialogmöte 2015-02-24 riktat till personal i cancervården, chefer, politiker samt patientföreträdare. Förutom information diskuterades såväl utmaningar som möjligheter med införande av SVF. Hälso- och sjukvårdnämnden på Gotland informerades ytterligare om SVF i samband med att det politiska beslutet togs 2015-03-25 att införa SVF i Region Gotland. 4
Den berörda specialiserade cancervården på Visby Lasarett har informerats dels via ett onkologiskt råd där chefer och företrädare för de olika vårdprocesserna regelbundet träffas, dels via intern information. Samtliga vårdcentraler på Gotland såväl offentliga som privata har besökts och dels informerats om SVF dels fått möjligheten att ställa frågor. En utbildningsdag har under hösten tagits fram riktat till samtliga distriktsläkare och distriktssköterskor på Gotland. Utbildningen innehåller bland annat detaljerad information om IT- och kodsättningsfrågor, koordinatorsfunktioner samt utvidgad information kring begreppen misstanke och välgrundad misstanke inklusive lokala rutiner i anslutning till uppläggen av SVF processerna på Gotland. Utrymme ges för frågor och diskussioner. Utbildningen hålls under tre olika dagar med samma program för att ge så många som möjligt från primärvården att delta. Se bilaga 1. 2. Samverkan med RCC och erfarenheter inför 2016 Inom RCC Stockholm Gotland har en regionalt övergripande projektorganisation byggts upp för att stödja implementeringen av de fem pilotdiagnosernas standardiserade vårdförlopp i SLL och Region Gotland under 2015. Projektet har tilldelats en projektledare (tillika regional samordnare) och en biträdande projektledare. I styrgruppen för projektet ingår chefer för samtliga beställarområden inom SLL samt chef för verksamhetstyrning och stöd inom SLL, sjukvårdschef på Gotland, representanter för RCC och Karolinska Institutet. Styrgruppens ordförande är chefen för RCC Stockholm-Gotland. Projektledaren är adjungerad till styrgruppen. I projektgruppen ingår förutom projektledarna, regionala processledare för de fem pilotdiagnoserna, representanter för primärvården, representanter för RCC Stockholms-Gotlands Patient- och närståenderåd, representanter för patologi och radiologi, kommunikatör, representant för cancerrådgivningen, representant för Region Gotland (som tillika är lokal projektledare för införande av SVF inom Region Gotland) samt samordande kontaktsjuksköterska. Vidare finns två delprojektgrupper för respektive kommunikation och uppföljning-it. Inom delprojektgruppen IT-uppföljning har Region Gotland varit representerat. Samarbetet inom ramen för den regionala projektgruppen i RCC har upplevts som ett värdefullt stöd för implementeringen av de första fem SVF pilotdiagnoserna i Region Gotland framförallt när det gäller etablerade sakkunnignätverk inom och utanför regionen. Information från SKL och den nationella samverkansgruppen samt möjlighet till diskussioner, stöd och samsyn när det gäller uppkomna oklarheter eller frågor. För IT-frågor har samverkan här varit essentiell, bland annat pga delvis samma journalsystem i SLL och Region Gotland. 5
Samtidigt kan det konstateras att förutsättningarna för att implementera SVF skiljer sig markant i Region Gotland jämfört med SLL och att själva grundarbetet med att implementera SVF alltid behöver ske utifrån lokala förutsättningar. Involvering 1. Hur har landstinget/regionen involverat patientrepresentanter i arbetet med SVF? 2. Hur har landstinget/regionen involverat representanter från de privata vårdgivarna i arbetet med SVF? 1. Patientrepresentanter Patientinvolvering i arbetet med standardiserade vårdförlopp kan ske på två sätt. Dels via patientrepresentanter i projektgrupper och dels via patienter, närstående och/eller patientföreningar engagerade i arbetet med respektive cancerprocess/ vårdprogramgrupp. Patientrepresentanterna till regionala projektgruppen i RCC för standardiserade vårdförlopp utses av det Patient- och närståenderåd som byggts upp inom RCC Stockholm Gotland. Patientrepresentanterna har i uppgift att patientens och närståendes perspektiv lyfts och tillvaratas i projektetet. Ordföranden i RCC:s Patientoch närståenderåd har involverats tidigt i processen i att ta fram en handlingsplan. Patientrepresentanterna har möjlighet att använda sig av hela Patient- och närståenderådet för att bereda frågor som kan komma att uppstå samt att förankra frågeställningar inom projektet. Alla deltagare i Patient- och närståenderådet på RCC har erbjudits patientutbildning för att stärka sin insyn i sjukvårdens organisation och sin roll som företrädare. I Region Gotland har en lokal projektgrupp bildats för införande av SVF bestående av chefläkare (sammankallande) som även är medlem i RCC:s ledningsgrupp, representanter för sjukhus- och primärvårdsledning, öppenvård, lokala processledare inom berörda SVF områden, distriktsläkare samt medicinsk IT. I denna grupp ingå även en av RCC utbildad patientföreträdare som har utsetts av Cancer Gotland. Cancer Gotland är en övergripande patientförening som företräder patienter och anhöriga för samtliga cancerdiagnoser. 6
2. Representanter privata vårdgivare I Region Gotland är utbudet av privata vårdgivare begränsat till två vårdcentraler varav en verksam inom Praktikertjänst, en privat gynekologmottagning samt hela njursjukvården inklusive dialysverksamheten. Det finns idag ingen privat verksamhet på Gotland inom någon av de inom SVF upptagna processområdena. Bägge privata vårdcentraler har via personliga besök informerats om SVF och såväl läkare som distriktssköterskor har bjudits in till heldagsutbildningar i SVF och ingående processer (bilaga 1) Resterande privata vårdgivare (gynekologi och njursjukvård) kommer att informeras och erbjudas utbildning under 2016 när SVF införs inom områden som berör dessa. Stöd till verksamheternas utvecklingsarbete 1. Hur har stödet inom landstinget/regionen sett ut för införandet av välgrundad misstanke i primärvården och den specialiserade vården? - Vilka första observationer har ni gjort avseende effekter utifrån patientoch verksamhetsperspektiv efter införande av SVF? 2. Hur har landstinget/regionen löst införandet av koordinatorfunktion för respektive diagnosspecifikt SVF? - Hur har landstinget/regionen definierat koordinatorfunktionens uppdrag? - Vid vilken tidpunkt infördes koordinatorfunktionen för respektive pilotdiagnos? - Vilka första observationer har ni gjort avseende effekter utifrån patientoch verksamhetsperspektiv efter införande av SVF? 3. Hur har landstinget/regionen löst obokade/reserverade tider för respektive pilotdiagnos? - Vilka första observationer har ni gjort avseende effekter utifrån patientoch verksamhetsperspektiv efter införande av SVF? 1. Stöd för införande av välgrundad misstanke - Primärvården har en nyckelroll när det gäller att initiera utredning av patienter med misstanke om cancer, i Region Gotland består den av både offentliga och privata vårdgivare som beskrivits ovan. Beroende på standardiserat vårdförlopp kommer remissbeslutet med välgrundad misstanke att kunna ske inom dessa verksamheter. Riktade informationsoch utbildningsinstaser till samtliga vårdcentraler enligt ovan har genomförts. För de SVF som är avsedda att införas under 2016 kommer ytterligare informations- och utbildningsinsatser att behöva planeras för att säkerställa att primärvården får den information och kunskap som behövs 7
för att säkerställa hur utredning skall inledas inklusive dokumentation i de vårdadministrativa systemen. - När det gäller den öppna specialiserade vården, specialiserad slutenvård samt även akutsjukvården så kommer utbildningsinsatser för att säkerställa kunskap om välgrundad misstanke att behöva planeras och även här genomföras för att säkerställa kunskapen om SVF inklusive kriterier för misstanke/välgrundad misstanke för att även här kunna optimera processer och ledtider. - Några säkra effekter ur patient- och verksamhetsperspektiv har inte kunnat observeras då det har gått så pass kort tid. Informations- och utbildningsinsatser har dock medfört att patientföreningarna är väl informerade om införandet av SVF samt att kunskapsnivån och medvetenheten i vården kring symtom som kan signalera en cancersjukdom för de första fem SVF kan ha ökat. 2. Införande av koordinatorfunktion - Inom ramen för RCC Stockholm Gotland har införandet av koordinatorer inom cancervården för effektivisering av vårdförloppen diskuterats. Tanken är att koordinatorer skall kunna organisera och synkronisera utrednings-och vårdmoment som t.ex. tidsbokningar för diagnostik, MDK, samt behandlingar men även kommunikation kring vårdprocessen. En modell som framgångrikt inrättats i Danmark med medicinska sekreterare och sjuksköterskor som koordinatorer har studerats. Nätverksbyggande mellan koordinatorer på såväl lokal, regional samt nationell nivå har identifierats som en viktig framgångsfaktor nät det gäller att optimera ledtider framförallt när det gäller vårdövergångar såväl regionalt mellan landstingen samt nationellt. - Ur kompetensförsörjningssynpunkt råder idag en brist på sjuksköterskor och medicinska sekreterare. En bedömning är att även andra yrkeskategorier som tex undersköterskor kan komma ifråga som koordinatorer. - En särskild utbildning för koordinatorer i Stockholm-Gotlandsregionen med inriktning på IT, logistik, samordning och ledning håller på att tas fram inom ramen för ett samarbetsprojekt mellan personalenheten i SLL, RCC Stockholm-Gotland samt KTH. - Region Gotland har valt att till en början driva koordinatorsfunktionen i projektform för att kunna följa upp i vilken omfattning i tid som behöver läggas på koordinatorsfunktionen samt för att kunna se vilken yrkesgrupp 8
som är mest lämpad kompetensmässigt. På ÖNH-mottagningen kommer funktionen att ligga på en sjuksköterska, på kir/uro-mottagningen kommer en undersköterska och en medicinsk sekreterare att dela på uppdraget vilket medför möjlighet att täcka upp för varandra vid sjukdom eller annan frånvaro. På hematologmottagningen fungerar idag sjuksköterskor både som kontaktsjuksköterskor och koordinatorer. När det gäller AML så är det så pass få fall så koordinatorsfunktionen gällande tidsbokning och bevakning täcks väl in i nuvarande uppdrag på hematologmottagningen. Vid misstanke om AML kontaktas alltid tjänstgörande hematolog eller under jourtid medicinbakjour som då även innehar koordinatorsfunktionen. I december kommer en första utvärdering. - Koordinatorsfunktionen infördes i Region Gotland 2015-10-01 i samband med att SVF på Gotland startade för samtliga fem pilotdiagnoser. - Region Gotland utgår från RCC Stockholm-Gotlands funktionsbeskrivning för koordinatoruppdraget. Se bilaga 2 för lokal funktionsbeskrivning för koordinator på kirurg- och urologmottagning Visby Lasarett.. - Några första observationer avseende koordinators arbete gentemot patienter har inte gjorts. Urologmottagningen har hittills haft ett högt inflöde av SVF-patienter där flertalet har avskrivits från cancermisstanke. 3. Obokade tider - Utifrån genomförda nulägesanalyser har framkommit att förloppen redan idag i viss mån har arbetat med obokade tider för läkarbesök, diagnostik och behandling. Tider för läkarbesök för filterfunktion eller startad SVF liksom för diagnostik har i stort kunnat säkras inom ramen för befintliga resurser. - Obokade tider har avsatts på berörda mottagningar: fyra tider per vecka på kirurgmottagningen (bokningsbara för övriga patienter två dagar innan) sex tider per vecka på urologmottagningen (bokningsbara för övriga patienter två dagar innan) sex tider per vecka på ÖNH mottagningen (bokningsbara för övriga patienter en dag innan) - På RTG avdelningen har två obokade tider vardagar för CTundersökningar avsatts dvs tio tider per vecka. 9
- På hematologmottagningen har inga tider avsatts dels pga. litet förväntat antal, dels då patienterna i regel inkommer via akutmottagningen och läggs in i slutenvården. - För tider till dag/slutenvårdskirurgi samt för inläggning av tex venösa accesser så löses dessa inom ramen för veckovisa operationsråd där tillgängliga tider prioriteras. - Potentiella risker för undanträngningseffekter utifrån nuvarande personalresurser har identifierats, framförallt inom det urologiska området pga kompetensrekryteringssvårigheter. Om och i så fall hur har landstinget/regionen implementerat de fem pilotdiagnosernas SVF under 2015? Inkludera om möjligt följande i beskrivningen: - Hur många patienter har startat utredning i respektive SVF efter beslut om välgrundad misstanke (ange tidsperiod 2015)? - Hur många av de patienter som utretts med SVF har fått diagnosen: Akut myeloisk leukemi Huvud- och halscancer Matstrupe- och magsäckscancer Prostatacancer Cancer i urinblåsa och övre urinvägar - Hur många patienter inom respektive SVF har avslutats genom start av behandling? - Hur många patienter har avslutat SVF av annan anledning exempelvis av medicinska skäl eller annat? - Finns delar av SVF som inte implementerats och hur ser tidplanen ut för att det ska genomföras? - Finns det rutiner för överföring utan fördröjning av patient till behandlande enhet när denna är annan än utredande? Övergripande - Samverkan med RCC har primärt skett genom en regionalt övergripande projektgrupp som ovan beskrivs närmare. - I Region Gotland har en lokal projektgrupp bildats för införande av SVF bestående av chefläkare som även är medlem i RCC:s ledningsgrupp samt representerar Region Gotland i RCC:s regionala projektgrupp, representanter för sjukhus- och primärvårdsledning, öppenvård, lokala processledare inom 10
berörda SVF områden, distriktsläkare samt medicinsk IT. Representanter för diagnostik har adjungerats till gruppen vid behov. I denna grupp ingår även en av RCC utbildad patientföreträdare som har utsetts av Cancer Gotland som är en övergripande patientförening som företräder patienter och anhöriga för samtliga cancerdiagnoser. Projektgruppen har haft regelbundna sammankomster varannan vecka sedan i våras. Inom ramen för var och en av de ingående SVF områdena har därefter processpecifika arbetsgrupper bildats. Styrgrupp för den lokala projektgruppen har utgjorts av onkologiska rådet i Region Gotland som består av sjukvårdschef samt företrädare för cancervården på Gotland. - Arbetet inleddes genom att en lokal handlingsplan för kortare väntetider i cancervården utifrån givna frågeställningar togs fram och skickades till Socialdepartementet 15 mars 2015. - Inom ramen för processpecifika arbetsgrupper och lokala projektgruppen har under våren en nulägesanalys genomförts där patientvolymer, aktuella ledtider, behov av tider till läkarbesök, diagnostik samt behandlingar (kirurgi lokalt utfört alternativt utomläns i SLL, strålbehandling samt cytostatika) liksom sk flaskhalsar identifierats. Utifrån detta har en lokal aktivitetsplan tagits fram med behov av olika åtgärder ur ett tillgänglighets-, resurs- och tidsperspektiv för att kunna införa SVF. Åtgärderna har listats under berörda SVF men också för samtliga SVF övergripande, kommunikation och information samt för primärvårdens del. Beslut om åtgärder har fattats av projektgruppen i samråd med de processpecifika arbetsgrupperna varefter implementeringen har följt linjeorganisationen. - SVF för de första fem ingående pilotdiagnoserna infördes i Region Gotland 2015-10-01. Tider för läkarbesök för filterfunktion eller startad SVF liksom för diagnostik har i princip kunnat säkras inom ramen för befintliga resurser För kommande SVF 2016 så kommer antagligen behovet av obokade tider inte att räcka till inom ramen för befintliga resurser om undanträngningseffekter skall undvikas. 1. Hur många patienter har startat utredning i respektive SVF efter beslut om välgrundad misstanke sedan SVF infördes 2015-10-01? - Hur många patienter har startat utredning i respektive SVF efter beslut om välgrundad misstanke (from 2015-10-01) 11
Akut myeloisk leukemi: 0 Huvud- och halscancer: 2 Matstrupe- och magsäckscancer: 0 Prostatacancer: 7 Cancer i urinblåsa och övre urinvägar: 9 - Hur många av de patienter som utretts med SVF har fått diagnosen - Huvud- och halscancer: 0 Prostatacancer: 0 Cancer i urinblåsa och övre urinvägar: 0 - Hur många patienter inom respektive SVF har avslutats genom start av behandling? Inga patienter har hittills avslutat SVF genom start av behandling. - Hur många patienter har avslutat SVF av annan anledning exempelvis av medicinska skäl eller annat? Två patienter har avslutat SVF av annan anledning bland annat pga. eget val. - Finns delar av SVF som inte implementerats och hur ser tidplanen ut för att det ska genomföras? Alla delar av SVF inom de första fem pilotdiagnoserna fram till start av första behandling har implementerats. Dock finns det delar som kommer att behöva utvecklas och förbättras. Dessa delar består för Region Gotlands del framförallt av patologisk diagnostik samt förbättrade rutiner för överföring av de cancerpatienter från Gotland som behöver genomgå operation eller strålbehandling framförallt i SLL. Samtlig patologisk diagnostik för Region Gotlands del sker i SLL på KUS alternativt Aleris-Medilab. Tillgången till snabb patologisk diagnostik identifierades tidigt som en potentiell flaskhals. KUS införde officiellt SVF 2015-09-01 och diskussioner har förts med Aleris-Medilab som till att börja med kommer att handlägga diagnostik inom ramen för SVF som akutprover. Från Region Gotlands sida har logistiken när det gäller patologiprover som skickas till SLL behövts ses över samt differentieras utifrån aktuell SVF:s tidsramar. - Finns det rutiner för överföring utan fördröjning av patient till behandlande enhet när denna är annan än utredande? På Visby Lasarett sker både utredning och kirurgisk behandling inom flera av de ingående pilotprocesserna på samma enhet. För dessa patienter sker det inte 12
någon överföring. Vid behov av överföring till tex en onkologisk enhet så sker detta internt inom lasarettet. Rutiner för detta är sedan tidigare välfungerande. För patienter som överförs till annat landsting under Införandet av fler standardiserade vårdförlopp 2016 fråga 2. Uppföljning av ledtider och indikatorer i vårdadministrativa system 1. Hur har landstinget/regionen tillsett att SVF från välgrundad misstanke till start av behandling går att följa i de vårdadministrativa systemen? Finns åtgärder som ska genomföras för att uppföljningen ska kunna ske och hur ser tidplanen för dessa ut? - Genom lokalt framtagna rutiner i hur kodningen ska sättas i journalsystemet så att det stödjer uttaget enligt definition 2. Vilka av de nationella ledtiderna kan redovisas via vårdadministrativt system för SVF vid rapportskrivandet? - De mätpunkter som ska levereras till SKL som "skallkrav" kan i dagsläget tas ut manuellt. Det pågår arbete med ett automatiskt uttag som bör vara klart innan dec 2015. Ansvar och aktiviteter för att IT- stöd blir funktionellt 1. Hur har landstinget/regionen utvecklat de stödprocesser som behövs för att följa och följa upp SVF i respektive IT-stöd? - Region Gotland har ett gemensamt journalsystem (Take Care) för all sjukvård: offentlig och privat primärvård, specialistvård samt slutenvård. Till detta journalsystem så finns befintliga rutiner i hur koderna ska sättas i verksamheterna. Rutinerna och koder finns knutna till journalsystemet. - Datauttag kommer att kunna ske per automatik och kommer att kunna följas upp via ett uppföljningsverktyg med en dags förskjutning. Återkoppling till berörda verksamheter kommer inom projektet att ske regelbundet via systemförvaltarfunktionen för journalsystemet. 13
Införandet av fler standardiserade vårdförlopp 2016 1. Hur har landstinget/regionen planerat för införandet av fler SVF 2016? - RCC:s övergripande regionala projektorganisation kommer att fortsätta som tidigare beskrivits. För att arbeta proaktivt och kunna införa ytterligare förlopp under 2016 har ytterligare två grupperingar skapats. En grupp benämns grupp 2 och innefattar regionala processledare för de förlopp som snart ska beslutas, d.v.s. tjock och ändtarmscancer, lungcancer, bröstcancer, lymfom samt cancer utan känd primärtumör. Den andra gruppen benämns Grupp 3 och innefattar processledarna för de förlopp som nu är ute på remiss, malignt hudmelanom, levercancer, bukspottkörtelcancer, cancer i gallblåsa och gallvägar, maligna hjärntumörer. - Region Gotlands lokala projektgrupp och dess arbetssätt är nu väl etablerad och även denna kommer att fortsätta sitt arbete som tidigare beskrivits. Gruppens sammansättning och arbetssätt kan komma att behöva förändras beroende på aktuella SVF. Arbetsprocessen bedöms bli snarlik som den som har tillämpats under 2015: Nulägesanalys Regional anpassning (analys och SFV) Upprättande av aktivitetslista Eventuell risk- och konsekvensvärdering Fastställande av kommunikationsaktiviteter Förankring och beslut i styrgrupp I förekommande fall förankring och beslut i berörda ledningsgrupper Start av SVF Uppföljningsrapport till socialdepartementet 2. Hur har landstinget/regionen samverkat och löst övergångar för patienter som går över landstingsgränserna? - För Akut myeloisk leukemi har man regionalt beslutat om en gemensam remissingång med gemensamma kriterier till specialistklinik på KS baserat på välgrundad misstanke och utredningsblock A för att undvika tidsfördröjning och eventuell dubbeldiagnostik. Denna process har även tidigare varit välfungerande. 14
- Inom en del processer sker kirurgiska insatser av mer högspecialiserad karaktär på sjukhus i SLL efter utförd utredning på i Region Gotland. Inom de första fem pilotprocesserna så berör detta bland annat kirurgi vid ÖNH-cancer, cancer i matstrupe och magsäck samt viss kirurgi inom urotelial cancer. Detta innebär en vårdövergång till annat landsting. SLL och Region Gotland har sedan flera år ett gemensamt journalsystem som medför goda förutsättningarna för ömsesidig kommunikation över landstingsgränserna. Förbättrade möjligheter till gemensamma MDK konferenser via videolänk håller på att utvecklas bla med stöd från RCC Stockholm-Gotland men behöver förbättras ytterligare framförallt inom SLL. Ett projekt SPIMO på distans där patienter kan genomgå preoperativ bedömning och vårdplanering på distans via videolänk med Karolinska sjukhuset håller på att utvecklas där välfungerande preoperativa besök har kunnat genomföras. Erfarenhetsmässigt uppstår det ofta tidsmässiga fördröjningar mellan det att en patient remitterats och att behandling genomförs, i första hand inom kirurgi. Ett samarbete mellan lokala processledare i berörda processer på remitterande respektive mottagande kliniker har påbörjats för att se hur vårdövergångarna kan åstadkommas så att tidsfördröjning kan undvikas. En framöver mer utvecklad och övergripande koordinatorfunktion med etablerade nätverk mellan koordinatorer hos vårdgivare som både tar emot och som skickar patienter till andra landsting bedöms kunna vara en viktig funktion för att säkra ledtiderna för dessa patienter inom ramen för SVF framöver. Utmaningar och åtgärder 1. Vilka har varit de stora utmaningarna vid införandet av de fem första SVF och hur har ni hanterat dem? - För Region Gotlands del så har några stora utmaningar egentligen inte förekommit då det har förelegat ett stort och positivt engagemang i såväl projektgruppen som hos berörda verksamheter med beredvillighet att finna olika lösningar för att kunna införa SVF. - Den utmaning vi har ställts inför gäller framförallt införandet av koordinatorfunktioner samt en del oklarheter och kommunikation kring ITfrågor bla. kodning. 15
2. Vilka goda exempel på lösningar har ni erfarenhet av från införandet under 2015? - Arbetet med att införa SVF för de första fem pilotdiagnoserna har medfört goda erfarenheter hur man bör tänka, hur man lägger upp arbetsprocessen samt hur man kan finna olika lösningar. En stor framgångsfaktor är engagerade och motiverade medarbetare där införande av SVF ses som ett tydligt patientrelaterat förbättringsarbete. 3. Vilka utmaningar ser ni inför kommande SVF 2016? - Även om SVF för de första fem pilotdiagnoserna har införts under 2015 så kommer ett fortsatt arbete kring dessa att behövas för att fortsätta att optimera processerna. - Region Gotland behöver tillsammans med SLL fortsätta att utveckla tekniska lösningar för att på distans kunna delta i olika diagnostiska nätverk och konferenser. - Kommande SVF för 2016 kommer att innebära en betydligt större utmaning för Region Gotland jämfört med 2015. De kommande SVF processerna som skall införas under 2016 kommer att innebära betydligt flera processer med större patientvolymer i SVF som dessutom kommer att vara utspridda på flera verksamhetområden jämfört med SVF 2015. Det kommer att ställas stora krav att inom befintliga resurser säkra tillgången på obokade tider inom ramen för SVF för bland annat läkarbesök, diagnostik, tider för dag/slutenvårdskirurgi, tider för onkologisk eller strålbehandling. Flera av de SVF processerna som förutom de som infördes 2015 kommer att införas 2016 berör kirurgin på Visby Lasarett som kommer att ställas inför stora utmaningar. Införande av SVF innebär inte nödvändigtvis ett ökat antal patienter som skall utredas och behandlas jämfört med idag. Skillnaden är att förloppen är mer standardiserade samt att det har tillkommit en tidsaspekt. Sannolikt kommer vissa verksamhetsområden som tex diagnostik samt operation i en större omfattning framöver behöva se över och förändra sina arbetssätt för att öka tillgängligheten. Ekonomi - Ge en översiktlig bild av hur stimulansmedlen har använts (exempelvis projektmedel, medel för åtgärdande av tillgänglighet och andra utmaningar, medel för införande av koordinatorsfunktion) och vad 16
återstående stimulansmedel kommer att användas till. Hur mycket medel från 2015 kommer att överföras till 2016? - Stimulansmedlen har initialt främst använts till att bygga upp projektorganisationen för införandet av SVF. Detta inkluderar såväl arbete för projektgruppen som diverse arbetsgrupper. Löpande under året har koordinatorer och kontaktsjuksköterskor anställts vilka finansieras via stimulansmedlen. Utbildning har genomförts inom flera delar av organisationen, både inom specialistvården men också inte minst, inom primärvården. Investering i viss teknisk utrustning för att möjliggöra pilotprojektet SPIMO på distans enligt beskrivning ovan. Hälso- och sjukvården på Gotland planerar inte att överföra några av stimulansmedlen till 2016 då bedömningen är att dessa åtgår i sin helhet och mer därtill under 2015. 17
Bilaga 1 Utbildning i Standardiserade vårdförlopp i cancervården Välkommen till information och utbildning för de första fem standardiserade vårdförloppen AML, cancer i matstrupe och magsäck, huvud-och halscancer, cancer i urinvägarna samt prostatacancer. Utbildningen riktar sig till läkare, sjuksköterskor och sekreterare som arbetar i primärvården och kommer att innehålla bla information om vårdförloppen, begreppen misstanke-skälig misstanke inom de olika vårdförloppen, rutiner vid remissförfarande, kodning mm. Utbildningen erbjuds tre dagar med identiskt program: 15/10 Lasarettets aula 22/10 Lasarettets aula 5/11 Lasarettets aula Välkomna! Program 08:00-08:30 Introduktion SVF ( Thomas Kunze) 08:30-09:00 IT frågor, kodning, koordinator- och kontaktsjuksköterskefunktion ( Anneli Eriksson, Åsa Wilson) 09:00-10:00 Cancer i urinvägarna (Gustaf Rehn) 10:00-10:15 Kaffe 10:15-11:15 Prostatacancer (Gustaf Rehn) 11:15-12:00 AML (Anders Aldrin) 12:00-13:00 Lunch 13:00-14:00 Cancer i matstrupe och magsäck (Hans-Ivar Påhlsson) 14:00-15:00 Huvud- och halscancer (Adrian Ström/Rosmarie Isholt) 18
Bilaga 2 Funktionsbeskrivning för Koordinator till standardiserade vårdförlopp (SVF) 2015, Kirurg- och urologmottagningen, Visby lasarett Uppdragets avgränsning och plats i organisationen Funktionen benämns Koordinator SVF. Koordinatorn har ett skriftligt uppdrag av verksamhetschefen, förvaltningschef, landsting/regionledning eller motsvarande. Ingår i nätverket koordinatorer SVF som samordnas av RCC Stockholm Gotland Koordinatorn har uppdrag och mandat att följa och rapportera att SVF följs och att beställda undersökningar genomförs. Utbildning/kunskap/önskade egenskaper Relevant formell och reell kompetens, såsom undersköterska, medicinsk sekreterare eller i vissa fall sjuksköterska. God kännedom om det standardiserade vårdförloppet. Starkt patientfokus och dokumenterat god förmåga att samarbeta i team. Servicekänsla samt stark social kompetens och problemlösningsförmåga God IT-vana Påbyggnadsutbildning logistik etc, 7,5hp KTH/SLL. Önskvärt att koordinatorn genomgår denna inom första året med bibehållen lön (en utbildning håller på att tas fram med möjlig start 1/1-16). Funktion Koordinatorns roll är att boka in undersökningar inkluderade i de standardiserade vårdförloppen. I koordinatorns uppgifter ingår att: Ta emot telefonsamtal när patient uppfyller kriterierna för standardiserat vårdförlopp efter remissgranskning av läkare. Boka in tider för undersökning i enlighet med det standardiserade vårdförloppet och tillse att undersökningstiderna hålls liksom att de i vårdförloppen ingående undersökningarna görs. Se till att svar på undersökningar, provtagningar föreligger vid tex läkarbesök. Se till att patienten får information om sina undersökningstider och sitt utredningsförlopp via kontaktsjuksköterska. System med förbokade/garanterade tider i utredning och start av första behandling är en förutsättning. Tillgänglighet Koordinatorn: Är den person som remittent i första hand kontaktar då de har en patient med välgrundad misstanke för en cancersjukdom som ingår i vårdförloppet. Är tillgänglig via lämpliga kanaler året runt, måndag torsdag 08.00-16.00, fredag 08.00-14.00 på telefon 0498-26 8393 Har ersättare vid frånvaro. Länk till Funktionsbeskrivning för koordinator till standardiserade vårdförlopp, SVF, RCC Stockholm-Gotland 2015 19