Riktlinjer för skolpliktsbevakning och hantering av frånvaro Grundskolan

BUN 37/2015 Barn- och utbildningsnämnden Riktlinjer för skolpliktsbevakning och hantering av frånvaro Grundskolan Vaxholms stad 2015-05-25 Post: 185 83 Vaxholm Besök: Eriksövägen 27 Telefon: 08-541 708 00 Fax: 08-541 331 74 E-post: kansliet@vaxholm.se Webb: www.vaxholm.se Org nr: 212000-2908 Plusgiro: 165411-0

2 av 11 Innehåll 1. INLEDNING 3 1.1.Definition av ogiltig frånvaro 3 2. SKOLORNAS RUTINER FÖR NÄRVAROKONTROLL OCH FRÅNVARORAPPORTERING 4 2.1 Närvarokontroll och rapportering 4 2.2 Kontakt med vårdnadshavarna 4 2.3 Frånvaroanmälan 4 2.4 Ansökan om ledighet 4 2.5 Elev som börjar eller slutar vid skolan 5 3. SKOLORNAS FRÄMJANDE OCH FÖREBYGGANDE ARBETE 5 4. RUTINER FÖR ATT UPPMÄRKSAMMA, UTREDA OCH ÅTGÄRDA FRÅNVARO 5 4.1 Arbetsgång vid elevs frånvaro 6 5. UTBILDNINGSFÖRVALTNINGENS RUTINER FÖR SKOLPLIKTSBEVAKNING 8 6. UTBILDNINGSFÖRVALTNINGENS RUTINER FÖR UPPFÖLJNING AV FRÅNVARO 8 6.1 Uppföljning och rapportering av frånvaro till barn- och utbildningsnämnden 8 6.2 Handläggning av skolpliktsanmälan samt vitesföreläggande 9 7. KONTAKT MED ANDRA HUVUDMÄN 10 7.1 Elev som börjar eller slutar vid skolan 10 7.2 Anmälan om frånvaro 10 KÄLLOR 11

3 av 11 1. Inledning Arbetet med skolnärvaro är en prioriterad fråga i Vaxholm. Att delta i undervisningen är en förutsättning för att nå kunskapskraven och därmed för elevernas möjligheter till vidareutbildning, arbete och delaktighet i samhället. Alla barn i Sverige har skolplikt och en lagstadgad rätt till utbildning. Skolplikten innebär att grundläggande utbildning är obligatorisk och att eleven måste delta i den utbildning som anordnas, om barnet inte är sjukt eller har annat giltigt skäl att utebli. Skolplikten regleras i skollagen (2010:800, SkolL), 7 kap. Den som har vårdnaden om ett skolpliktigt barn ska se till att barnet fullgör sin skolplikt (7 kap. 20 SkolL). Vaxholms stad ska se till att eleverna i dess grundskola och grundsärskola fullgör sin skolgång. Vaxholms stad ska också se till att elever som inte går i dess skola på något annat sätt får föreskriven utbildning (7 kap. 21-22 SkolL). Detta innebär i praktiken att Vaxholms stad bevakar alla skolpliktiga barn som bor i kommunen. I bevakningen ingår inte bara att barnen är skolplacerade utan också att de faktiskt går i skolan och får den undervisning de har rätt till. En elev som har hög frånvaro oavsett orsakerna, löper risk att missa viktiga delar i lärandet. Detta kan i sin tur leda till en ofullständig utbildning vilket försvårar ett aktivt deltagande i såväl yrkes- som samhällslivet. När en elev går i en skola som ej är inom Vaxholms stads regi är det dock huvudmannens ansvar att snarast anmäla till Vaxholms stad när eleven börjar eller slutar vid skolan eller är frånvarande i betydande utsträckning utan giltig orsak (7 kap. 22 SkolL). Dessa rutiner klargör hur skolpliktsbevakningen sker i Vaxholms stad samt hur frånvaro följs upp och hanteras. Rutinerna har sin grund i: Skollagen 2010:800, 7 kap. Skolförordningen 2011:185, 4 kap. 8 Arbetet med att främja närvaro och uppmärksamma, utreda och åtgärda frånvaro i skolan, Allmänna råd, Skolverket Viteslagen 1985:206 Förvaltningslagen 1986:223 Rutinerna gäller för de skolor Vaxholms stad är huvudman då inte annat anges. Hur kontakten med skolor med annan huvudman sker beskrivs särskilt i avsnitt 7. 1.1 Definition av ogiltig frånvaro Till ogiltig frånvaro räknas all frånvaro där eleven är frånvarande från den obligatoriska undervisningen utan giltigt skäl, alternativt har beviljats ledighet. Giltigt skäl definieras av skolan och är till exempel sjukdom, läkarbesök, besök hos elevhälsan, deltagande i elevrådsmöten.

4 av 11 2. Skolornas rutiner för närvarokontroll och frånvarorapportering Rektor har ansvar för skolpliktsbevakning och närvarokontroll inom den egna enheten. Rektor ansvarar för att skolan följer Vaxholms stads rutiner för närvarokontroll, frånvarorapportering samt åtgärder vid ogiltig frånvaro. Rutinerna ska vara kända av personal, elever och elevernas vårdnadshavare. Rektor ska ha en samlad bild av den totala frånvarosituationen på skolan. 2.1 Närvarokontroll och rapportering Undervisande lärare ska vid varje lektion göra närvarokontroll. Vid elevs frånvaro ska läraren registrera detta i det kommungemensamma frånvarohanteringssystemet Skola24. Undervisande lärare ansvarar för att uppmärksamma eventuella mönster i en elevs frånvaro och rapportera detta till rektor. Rektor ansvarar för att ogiltig frånvaro systematiskt följs upp (Skola24 ger stöd för detta), och att vid elevs frånvaro vidta åtgärder enligt 4.1. Rektor ska rapportera till utbildningsförvaltningen: då en utredning görs om ogiltig frånvaro. Utredning och handlingsplan med åtgärder skickas till: Utbildningsförvaltningen, Eriksövägen 27, 185 83 Vaxholm. då en elev fortfarande har ogiltig frånvaro enligt punkt 5 i stycke 4.1. Rapportering görs enligt särskild instruktion (se bilaga 2). 2.2 Kontakt med vårdnadshavarna När en elev utan giltigt skäl uteblir från den obligatoriska verksamheten, ska undervisande lärare se till att elevens vårdnadshavare samma dag informeras om att eleven har varit frånvarande (7 kap. 17 SkolL). Detta ska ske så snart som möjligt, vilket i praktiken innebär redan under första lektionen frånvaron uppmärksammas. För elever i förskoleklass till och med årskurs 6 ska skolan kontakta elevens vårdnadshavare via telefon och försäkra sig om att mottagaren får informationen. Undervisande lärare är ansvarig för att detta sker. För elever i åk 7-9 är det tillräckligt att sms skickas via Skola 24. 2.3 Frånvaroanmälan Frånvaroanmälan ska ske av elevens vårdnadshavare i Vaxholms stads kommungemensamma frånvarohanteringssystem Skola24 via telefon eller webb. Frånvaroanmälan ska göras vid sjukdom eller annan giltig frånvaro i god tid innan eleven förväntas vara närvarande i skolan. Mer information kring frånvaroanmälan och Skola24 finns på Vaxholms stads webbsida. 2.4 Ansökan om ledighet En elev får beviljas kortare ledighet för enskilda angelägenheter. Ett beslut om ledighet ska grundas på en samlad bedömning av elevens situation, och elevens möjligheter att kompensera för den förlorade undervisningen. Om det finns synnerliga skäl får längre ledighet beviljas. Rektorn beslutar

5 av 11 om ledighet (7 kap. 18 SkolL). Ledighetsansökan ska ske på särskild blankett som finns på Vaxholms stads webbsida. 2.5 Elev som börjar eller slutar vid skolan Skolan ska snarast anmäla till Vaxholms stad när en elev börjar eller slutar vid skolan. 3. Skolornas främjande och förebyggande arbete Skolorna ska bedriva ett arbete som främjar närvaro och förebygger frånvaro i utbildningen. En god lärmiljö med undervisning av god kvalitet där eleverna får de utmaningar och det stöd de behöver i sitt lärande, främjar elevens motivation att delta i utbildningen. I det främjande och förebyggande arbetet är också skolpersonalens bemötande av eleverna och att skolan präglas av goda relationer viktigt. Framgångsrikt arbete för att främja närvaro bygger på att skolan snabbt kommer igång med att följa upp elever direkt när de är frånvarande för att förhindra att ströfrånvaro går över i ett etablerat beteende. En utgångspunkt för rutinen är omtanke om eleven. Det är också viktigt att skolan informerar elever och vårdnadshavare om bestämmelserna om närvaro, frånvaro och ledighet samt om vikten av att eleven deltar i utbildningen. 4. Rutiner för att uppmärksamma, utreda och åtgärda frånvaro Tidig upptäckt och tidiga insatser vid ogiltig frånvaro är framgångsfaktorer för att få tillbaka elever i undervisning. Nedan följer ett antal åtgärder som ska vidtas på skolan för att följa upp elever som är frånvarande och för att se till att de kan komma tillbaka till skolan och undervisningen. Självklart bör åtgärderna vidtas med hänsyn taget till vad utredningen om elevens frånvaro visar. Finns anledning att misstänka att eleven far illa ska skolan omedelbart göra en anmälan till socialtjänsten i enlighet med 14 kap. 1 socialtjänstlagen (2001:453). Anmälan till socialtjänsten kan även ske vid upprepat åsidosättande av skolplikten för semesterresor som skolan inte har beviljat ledighet för. Rektor kan begära från vårdnadshavare att sjukdom och annan giltig frånvaro ska styrkas med intyg. Rektor ansvarar för att arbetsgången nedan genomförs effektivt och strukturerat i enlighet med dessa rutiner. Under hela processen är det skolans uppdrag att söka lösningar och vidta åtgärder för att eleven ska återgå i undervisning. Rektors ansvar för en frånvarande elev kvarstår alltid sa länge eleven är inskriven i skolan även då huvudman och eventuellt andra myndigheter är inkopplade.

6 av 11 4.1 Arbetsgång vid elevs frånvaro 1. Frånvarande elev Skolan informerar vårdnadshavare så snart som möjligt första dagen vid frånvaro utan giltiga skäl. Skolan undersöker varför eleven är frånvarande. 2. Upprepad frånvaro Rektor ansvarar för att frånvaro systematiskt följs upp varje vecka (Skola24 ger stöd för detta). Vid upprepad ogiltig korttidsfrånvaro (enstaka lektioner) 4 timmar eller ogiltig frånvaro i två hela skoldagar eller mer under en period under en termin, (till exempel en vecka eller en månad), kallar skolan till möte med vårdnadshavare och elev. Kallelse kan ske enligt mall (se bilaga 1). Mötet ska ske skyndsamt. Vid mötet diskuteras orsakerna till frånvaron, konsekvenser frånvaron får för elevens kunskapsutveckling och vad som kan göras för att eleven ska vara närvarande i skolan och undervisningen. Skolan upplyser vårdnadshavare om skolplikten och vårdnadshavares skyldighet och ansvar. Skolan upplyser också om de åtgärder skolan är skyldig att vidta. Mötet dokumenteras. 3. Fortsatt frånvaro Sker ingen förbättring inom 1-2 veckor kallar skolan omgående till nytt möte med rektor, elevhälsan, mentor, elev och vårdnadshavare. Mötet ska ske skyndsamt. Utredning för att förstå orsakerna till elevens frånvaro genomförs inför möte. Hur omfattande utredning som behövs måste avgöras i det enskilda fallet. Handlingsplan med åtgärder utifrån genomförd utredning upprättas. Om utredningen visar på ett behov av särskilt stöd upprättas också ett åtgärdsprogram. Mötet dokumenteras. Om vårdnadshavare ej kommer till mötet sker information i efterhand. Utredning och handlingsplan skickas till utbildningsförvaltningen, Eriksövägen 27, 185 83 Vaxholm. 4. Ytterligare insatser Handlingsplanen följs kontinuerligt upp en gång i veckan, alternativt varannan vecka beroende på ärendets art. All uppföljning ska dokumenteras.

7 av 11 Vid fortsatt frånvaro beslutas om förstärkta insatser, till dess att skolgången fungerar igen. Insatser kan behöva ske i samverkan med andra utanför skolan (socialtjänsten, BUP m.fl.). Förstärkta insatser dokumenteras. 5. Skolpliktsanmälan Om förbättring inte sker inom åtta veckor från möte enligt punkt 2, eller att vårdnadshavare inte kommer på kallade möten, kallar rektor till ett möte med rektor, elevhälsan, socialtjänst, mentor, elev och vårdnadshavare. Mötet dokumenteras. Vid mötet upprättas en ny handlingsplan och eventuellt ett nytt åtgärdsprogram. Rektor gör en orosanmälan till socialförvaltningen och en skolpliktsanmälan till utbildningsförvaltningen. Rapportering görs enligt särskild instruktion (se bilaga 2). Även efter skolpliktsanmälan till utbildningsförvaltningen fortsätter skolans insatser för eleven enligt punkt 4. 1 Frånvarande elev 2. Upprepad frånvaro 3. Fortsatt frånvaro 4. Ytterligare insatser 5. Skolpliktsanmälan När en elev utan giltigt skäl är frånvarande informeras vårdnadshavare så snart som möjligt. Skolan undersöker orsak till elevens frånvaro. Ansvarig: Lärare Skolan kallar elev och vårdnadshavare till ett möte. Vid mötet diskuteras orsakerna till frånvaron, konsekvenser frånvaron får för elevens kunskapsutveckling och vad som kan göras för att eleven ska vara närvarande i skolan och undervisningen. Ansvarig: Rektor 1-2 v efter punkt 2 Skolan kallar till nytt möte med rektor elevhälsan, mentor, elev och vårdnadshavare. Utredning för att förstå orsakerna till frånvaro genomförs inför möte. Handlingsplan och ev åtgärdsprogram upprättas. Utbildningsförvaltningen informeras. Ansvarig: Rektor Handlingsplanen följs kontinuerligt upp. Vid fortsatt frånvaro beslutas om förstärkta insatser. Insatser kan behöva ske i samverkan med andra utanför skolan (socialtjänsten, BUP m fl). Ansvarig: Rektor 8 v efter punkt 2 Om förbättring inte sker kallar rektor till möte med rektor, elevhälsan, socialtjänst, mentor, elev och vårdnadshavare. Ny handlingsplan upprättas. Rektor gör en orosanmälan till socialförvaltningen och en skolpliktsanmälan till utbildningsförvaltningen. Insatser fortsätter på skolan. Ansvarig: Rektor Bild: Frånvarotrappan

8 av 11 5. Utbildningsförvaltningens rutiner för skolpliktsbevakning Varje månad sker kontroll att alla elever folkbokförda i Vaxholms stad har en skolplacering. Kontroll sker av utbildningsförvaltningen genom verksamhetssystemet som veckovis uppdateras med Skatteverkets folkbokföringsuppgifter. Om det finns elever utan känd skolplacering sker följande: 1. Ett brev skickas till elevens folkbokföringsadress, med förfrågan om skolgång. 2. Om inte uppgift om skolplacering inkommer skickas nytt brev till vårdnadshavare rekommenderat. 3. a, Om brevet löses ut, och ingen åtgärd sker, anmäls ärendet via utbildningschefen till barnoch utbildningsnämnden för åtgärd. b, Om brevet inte löses ut, anmäls ärendet till socialförvaltningen. Om det finns elever som är folkbokförda i Vaxholms stad, men tillfälligt bosatta utomlands sker följande: 1. Varje termin sker kontroll genom att förfrågan om utlandsvistelse skickas till elevens vårdnadshavare. Information begärs om nuvarande adress, aktuell skola (intyg från skolan begärs) samt hur lång tid familjen beräknar sin utlandsvistelse. 2. Om ingen återkoppling sker, hanteras bevakningen enligt punk 2-3 ovan. 6. Utbildningsförvaltningens rutiner för uppföljning av frånvaro 6.1 Uppföljning och rapportering av frånvaro till barn- och utbildningsnämnden Utbildningsförvaltningen ska systematiskt följa upp frånvaro per skola en gång per termin i syfte att få en samlad bild av elevernas frånvaro. Vid behov förs en dialog med skolan kring elever med hög frånvaro. En sammanställning av ogiltig frånvaro redovisas till barn- och utbildningsnämnden en gång per år. En elevs frånvaro ska anmälas till barn- och utbildningsnämnden i de fall: då en elev vid Vaxholms stads skolor fortfarande har ogiltig frånvaro enligt punkt 5 i stycke 4.1, då en skolpliktsanmälan inkommer från en skola med annan huvudman, då en elev är frånvarande mer än två månader oavsett orsak (även vid till exempel sjukdom, ledighet eller utlandsvistelse). Utbildningschefen ansvarar för att ärende enligt ovan bereds till nämnden.

9 av 11 6.2 Handläggning av skolpliktsanmälan samt vitesföreläggande Den som har vårdnaden om ett skolpliktigt barn har en skyldighet att se till att barnet fullgör sin skolplikt (7 kap. 20 SkolL). Om vårdnadshavarna inte gör vad de kan för att få eleven att gå till skolan har nämnden möjlighet att besluta om att förelägga elevens vårdnadshavare att fullgöra sina skyldigheter. Föreläggandet får förenas med vite (7 kap. 23 SkolL). Sådana ärenden bereds av utbildningsförvaltningen. Utbildningsförvaltningen handlägger en skolpliktsanmälan från en rektor enligt nedan. 1. Bedömning av om skolan gjort sitt yttersta för att få eleven till skolan samt om skolans insatser varit tillräckliga. 2. Bedömning av om vårdnadshavaren gjort sitt yttersta för att få barnet till skolan. 3. Eleven och vårdnadshavaren ska få komma till tals och ge sin syn på situationen. 4. Om det i underlaget framkommer att skolan och vårdnadshavare har gjort vad de kunnat för att få eleven till skolan, men att det inte lyckats, kallar utbildningschef alla berörda parter till ett möte. 5. Om det i underlaget framkommer att skolan ej har gjort tillräckliga insatser för eleven eller om den inkomna redovisningen är bristfällig, skickas dokumentationen tillbaka till skolan, med uppmaning att vidta åtgärder som saknas eller skicka begärd dokumentation. 6. Om det i underlaget framkommer att skolan har gjort tillräckliga insatser men vårdnadshavare har brustit i sitt ansvar, skickas ett rekommenderat brev om skolplikt och vitesföreläggande till vårdnadshavare. Informationsbrevet ska betona vårdnadshavares ansvar, och att om eleven inte kommer till skolan efter mottagandet av brevet kan ett vitesföreläggande komma att utfärdas. 7. Om eleven fortfarande inte kommer till skolan efter information om vitesföreläggande till vårdnadshavare skrivs ett vitesföreläggande fram och undertecknas. 8. Barn- och utbildningsnämnden fattar beslut om att vid vite förelägga vårdnadshavare att se till att eleven kommer till skolan. 9. Barn- och utbildningsnämnden ansöker hos förvaltningsrätt om att vitet ska utdömas. 10. Ett rekommenderat brev med beslutet skickas till vårdnadshavare. 11. Utbildningschefen anmäler till socialtjänsten att vite har utdömts. Bestämmelser om hur vitesföreläggande handläggs finns i viteslagen (1985:206). Bestämmelser för handläggning i ärende vid myndighetsutövning finns i förvaltningslagen (1986:223). Bestämmelserna berör muntlig handläggning, 14, partsinsyn, 16, kommunikationsplikt 17 samt motivering av beslut 20.

10 av 11 Skolpliktsanmälan från rektor Bedömning av redovisning och om skolans insatser varit tillräckliga Ja Nej Bedömning om vårdnadshavare gjort sitt yttersta för att få barnet till skolan Begäran om ytterligare dokumentation eller ytterligare åtgärder Ja Nej Nätverksmöte med berörda parter Rekommenderat brev om vitesföreläggande skickas till vårdnadshavare Eleven är fortfarande inte tillbaka i skolan Rekommenderat brev med beslut skickas till vårdnadshavare BUN ansöker hos förvaltningsrätt om att vitet ska utdömas Beslut om vite i BUN 7. Kontakt med andra huvudmän Huvudmannen för en fristående skola har anmälningsskyldighet till elevens hemkommun om en elev börjar eller slutar vid skolan eller är frånvarande i stor utsträckning utan giltig orsak (7 kap. 22 SkolL). Vaxholms stads rutiner för anmälan av frånvaro för elever i skola med annan huvudman ska delges berörda skolor vid terminsstart i augusti eller då elev börjar på skolan under läsårets gång. 7.1 Elev som börjar eller slutar vid skolan Huvudmannen för en fristående skola eller en kommunal skola utanför Vaxholm ska snarast anmäla till Vaxholms stad när en elev börjar eller slutar vid skolan. 7.2 Anmälan om frånvaro Huvudmannen/rektor för en fristående skola eller en kommunal skola utanför Vaxholm ska anmäla till Vaxholms stad: när de åtgärder skolan vidtagit är verkningslösa, samt de fall som pågått två månader eller mer för upprepad ogiltig korttidsfrånvaro (enstaka lektioner) eller en månad eller mer för ogiltig långtidsfrånvaro (hela skoldagar). då en elev är frånvarande mer än två månader oavsett orsak (även vid till exempel sjukdom, ledighet eller utlandsvistelse), Anmälan ska ske enligt särskild instruktion (se bilaga 2) till Utbildningsförvaltningen Vaxholms stad, Eriksövägen 27, 185 83 Vaxholm. När utbildningsförvaltningen har mottagit skolpliktsanmälan tar förvaltningens utredare kontakt med skolan och handlägger ärendet enligt punkt 6.2. Vid vitesföreläggande ska föreläggandet vara utformat så att det finns en möjlighet att fullgöra det genom att eleven inställer sig vid en skola med Vaxholms stad som huvudman.

11 av 11 Källor Skollagen (2010:800) Skolförordningen (2011:185) Socialtjänstlagen (2001:453) Arbetet med att främja närvaro och att uppmärksamma, utreda och åtgärda frånvaro i skolan, Allmänna råd, Skolverket (2012) Riktad tillsyn inom området Skolpliktsbevakning- Om rätten till utbildning för skolpliktiga barn, Skolinspektionen (2011), Diarienr: 40-2010:268 Skolfrånvaro och vägen tillbaka. Långvarig ogiltig frånvaro i grundskolan ur elevens, skolans och förvaltningens perspektiv, Rapport 341 Skolverket (2010) Viteslagen (1985:206). Förvaltningslagen (1986:223)

Bilaga 1 2015-03-26 Dnr 1 av 1 Skolans namn Förnamn Efternamn Gatuadress Postnummer Ort Kallelse till möte kan utformas enligt nedan: Kallelse till möte om upprepad ogiltig frånvaro Med anledning av att ditt barn har upprepad ogiltig frånvaro kallar vi dig och ditt barn till möte enligt nedan. Tid: Plats: Om inte tiden passar ber jag dig återkomma för att boka en ny tid. Rektors namn Post: 185 83 Vaxholm Besök: Eriksövägen 27 Telefon: 08-541 708 00 Fax: 08-541 331 74 E-post: kansliet@vaxholm.se Webb: www.vaxholm.se Org nr: 212000-2908 Plusgiro: 165411-0

Bilaga 2 Dnr Klicka här för att ange text. 1 av 1 Anmälan till barn- och utbildningsnämnden i Vaxholms stad om elev som inte fullgör skolplikten De skrivelser som inkommer från skolorna utgör grund för barn- och utbildningsnämndens bedömning om skolan vidtagit alla åtgärder man kunnat i respektive ärende. Bedömning görs även om det finns skäl att utdöma vite. Rektor gör en anmälan per brev ställt till: Utbildningsförvaltningen Vaxholms stad Eriksövägen 27 185 83 Vaxholm Följande uppgifter ska finnas med i anmälan: Elevens namn och personnummer Namn, adress och telefonnummer till vårdnadshavare (för båda om det är delad vårdnad). Elevens frånvarohistorik Elevens nuvarande skolsituation Bifoga all dokumentation kring skolans insatser och åtgärder Beskrivning av kontakten med vårdnadshavarna Beskrivning av kontakt och samarbete med socialtjänsten Underteckna och datera samtliga dokument. En anmälan till utbildningsförvaltningen innebär inte att skolan lämnar över ansvaret, utan skolans arbete kring eleven fortsätter. Post: 185 83 Vaxholm Besök: Eriksövägen 27 Telefon: 08-541 708 00 Fax: 08-541 331 74 E-post: kansliet@vaxholm.se Webb: www.vaxholm.se Org nr: 212000-2908 Plusgiro: 165411-0