TJÄNSTESKRIVELSE 1 (6) 2014-03-31 Utbildningsnämnden Dnr Ubn 2014/64 Upphandling av kommunal vuxenutbildning Förslag till beslut Utbildningsförvaltningens förslag 1 Förvaltningen ges i uppdrag att genomföra upphandling av kommunal vuxenutbildning utifrån de förutsättningar som redovisas i detta ärende. Ärendet i korthet Järfälla kommuns kommunala vuxenutbildning genomförs för närvarande av Järfälla lärcentrum och ett antal utförare upphandlade genom tjänstekoncession. Avtalen med de externa utförarna upphör 2015-06-30, efter en förlängning med ett år. På en förfrågan från KSL om intresse för att ingå i en gemensam upphandling av kommunal vuxenutbildning från och med 2015-07-01 med bistånd av KSL svarade flertalet av länets kommuner, inklusive Järfälla, ja. Av olika anledningar kommer inte den planerade gemensamma upphandlingen inom ramen för den gemensamma vuxenutbildningsregionen i länet att genomföras, vilket innebär att frågan om formerna för Järfällas kommunala vuxenutbildning efter 2015-06-30 måste få en annan lösning. Förvaltningen föreslår att objektet för upphandlingen ska vara detsamma som för närvarande, dvs grundläggande och gymnasial vuxenutbildning och att förvaltningen ges i uppdrag att undersöka den för medborgaren bästa formen för utförande av Järfällas kommunala vuxenutbildning. Handlingar 1 Förvaltningens skrivelse 2014-03-31 2 Bilaga: Förfrågan om att ta nästa steg i skapandet av gemensam Vuxenutbildningsregion, tjänsteskrivelse 2013-07-01, Dnr Ubn 2013/73 Bakgrund Inom ramen för utveckling av en gemensam vuxenutbildningsregion i Stockholms län har två gemensamma upphandlingar av vuxenutbildning genomförts. 04 0 Upphandling av kommunal vuxenutbildning, tjänsteskrivelse Utbildningsförvaltningen Besöksadress: Vasaplatsen 11 Kansliet Postadress: 177 80 JÄRFÄLLA Sune Stjärnlöf, Programchef Telefon växel: 08-580 285 00 Telefon: 08-580 29938 (direkt) 070-0027257 (mobil) E-post: utbildningsnamnden@jarfalla.se Webbplats: www.jarfalla.se Fax: 08-580 30215 Organisationsnummer: 212000-0043 Postgiro: 30918-7 Bankgiro: 239-2082
2014-03-31 2 (6) Under 2010 inledde tio kommuner, Vux10-gruppen, ett samarbete kring samordnad upphandling av vuxenutbildning. Gruppen består av Sollentuna, Solna, Stockholm, Kunskapscentrum Nordost (Täby, Danderyd, Vallentuna, Vaxholm), Sigtuna, Sundbyberg och Upplands Väsby. Samarbetet i dess nuvarande form sträcker sig till 30 juni 2015 då avtalen med utbildningsanordnarna går ut. Hösten 2011 genomfördes ytterligare en gemensam upphandling. I detta samarbete, Vux8, deltar Botkyrka, Södertälje, Järfälla, Lidingö, Värmdö, Huddinge, Salem och Nykvarn. Samarbetet i dess nuvarande form sträcker sig till 30 juni 2015 då avtalen med utbildningsanordnarna går ut. Förutom gemensamma upphandlingar, som inkluderar samma avtalsvillkor, har kommunerna inom vux10-gruppen och vux8-gruppen kommit överens om att samverka och använda samma metoder för att följa upp och kvalitetssäkra verksamheten. Inför att de upphandlade avtalen är på väg att gå ut har KSL under 2013 följt upp och utvärderat samarbetena för att på så vis bana väg för nästa steg i utvecklingen mot en länsgemensam vuxenutbildningsregion. Under hösten 2013 skickade därför KSL ut remissen Gemensam vuxenutbildningsregion En förfrågan om nästa steg till länets samtliga kommuner. Syftet med remissen var att få in ställningstagande från kommunerna gällande den fortsatta utvecklingen. Dessa frågor ställdes till nämnd med ansvar för vuxenutbildningen i varje kommun; Står kommunen bakom målet att de studerande som av kommunen blivit beviljade vuxenutbildning ska få välja anordnare från hela länets utbud? Vill kommunen ingå i ny gemensam upphandling av vuxenutbildningen med start 1 juli 2015? Hur ser kommunen på en gemensam organisationsform? Vilken typ av organisationsform tror ni i så fall är att föredra och vilka delar tror ni är intressanta att börja samverkan kring? Hur ser kommunen på möjligheterna att komma överens om gemensamma riktlinjer för antagning och urval för deltagande i vuxenutbildning? Järfällas svar (Förfrågan om att ta nästa steg i skapandet av gemensam Vuxenutbildningsregion, Dnr Ubn 2013/73) togs i vid nämndens möte 2013-10-01 och innebar ett positivt ställningstagande till fritt val, gemensam upphandling, gemensamt pris och gemensam utvärdering och kvalitetutveckling. Övriga kommuners svar på förfrågan visade att en klar majoritet av länets kommuner stod bakom målet om gemensam vuxenutbildning Utifrån att huvuddelen av länets kommuner vid remisstillfället var positiva till en gemensam upphandling utarbetade KSL en tidplan för denna samt började undersöka de juridiska förutsättningarna för upphandlingen. Tidplanen presenterades i december 2013. Stockholm stad fattar beslut att upphandla själv Arbetsmarknadsnämnden i Stockholm ställde sig vid remisstillfället positiv till en gemensam upphandling av vuxenutbildning. Efter att på nytt ha gått igenom tidplanen och de förutsättningar som gäller för att regionen ska kunna genomföra en ge-
2014-03-31 3 (6) mensam upphandling fattade Stockholm stad i januari 2014 beslut om att genomföra en separat upphandling. Stockholm stad är dock fortsatt positiv till en framtida gemensam vuxenutbildningsregion när förutsättningarna för detta är tydligare. Stockholms beslut innebar också att KSL bedömde att det inte fanns förutsättningar att leda och genomföra den gemensamma upphandling som var planerad. Detta har i sin tur medfört att de kommuner som anslutet sig till den gemensamma upphandlingen måste finna en ny form för upphandling av sin kommunala vuxenutbildning. Analys Nästa steg för Järfälla kommun De förändrade förutsättningarna för upphandling som nu uppstått ställer krav på att med kort varsel identifiera och utvärdera vilken modell för upphandling som skulle vara mest lämplig för invånarna i Järfälla så att de kan erbjudas en högkvalitativ och effektiv vuxenutbildning. Objekt för upphandlingen Förvaltningen föreslår att objektet för upphandling är detsamma som för närvarande, dvs grundläggande och gymnasial vuxenutbildning. När det gäller sfi (Svenska för invandrare) så föreslår förvaltningen att den inte upphandlas med anledningen av den utredning som presenterats (SFI-utredningen, SOU 2013:76, klar 31 okt 2013). I utredningen läggs förslag som om de verkställs kommer att innebära långtgående förändringar av sfi-verksamheten och som kan innebära svårigheter vid en upphandling. Alternativ för upphandling För närvarande kan tre huvudalternativ för upphandling bedömas som möjliga: a) Samarbete mellan ett antal lika kommuner b) Hängavtal med Stockholm c) Egen upphandling I det följande redovisas förutsättningar kring de olika alternativen. a) Samarbete mellan ett antal lika kommuner Järfälla har ingått i ett samarbete med åtta kommuner (Vux 8). Erfarenheten av att ingå i ett samarbete kring upphandling är i huvudsak goda. Gemensam upphandling ger en gemensam prisbild för de kommuner som ingår i upphandlingen, hela upphandlingsproceduren blir mindre betungande och uppföljning och utvärdering kan utvecklas och få större tyngd vid ett samarbete. Järfälla har påbörjat samtal med ett antal kommuner i Norrort (Danderyd, Sollentuna, Solna, Täby, Upplands-Väsby, Vallentuna, Waxholm) om att samarbeta kring upphandlingen. Samarbetskommunerna är valda utifrån främst två kriterier:
2014-03-31 4 (6) är en naturlig del av Stockholms norra arbetsmarknad och därmed har geografisk närhet till Järfälla. delar eller har samma IT-stöd som Järfälla. b) Hängavtal med Stockholm När Stockholm valde att göra egen upphandling meddelade man samtidigt att de kommuner som ville skulle ha möjlighet att teckna hängavtal, dvs sluta samma avtal som Stockholm med de anordnare som Stockholm valt att ha avtal med. Vid samtal med företrädare för Stockholms stad framkom att det fanns oklarheter kring hur hängavtal kan fungera. En oklarhet är om kommun som vill ha hängavtal måste anmäla det i samband med Stockholms upphandling eller om det går att sluta hängavtal i efterhand. En nackdel med hängavtal är vidare bristen på inflytande över förfrågningsunderlaget. En fördel är att proceduren kring upphandlingen blir förenklad. c) Egen upphandling Före Vux 8 gjorde Järfälla egna upphandlingar av vuxenutbildningen. Den möjligheten finns nu också. En fördel är att man då äger upphandlingen själv. En nackdel är att proceduren kring upphandlingen blir mer krävande och att en lokal upphandling kan innebära en inskränkning av medborgarens fria val av anordnare om man inte i förfrågningsunderlaget kan markera att i vissa fall ska en deltagare kunna söka sig till andra anordnare än de upphandlade. I samband med val av modell för upphandling så finns också ett antal andra frågor att ta ställning till: Egenregin Hur ska egenregin hanteras i de olika alternativen? När det gäller a) och b) så är det naturliga precis som idag att egenregin sluter an till de upprättade avtalen. När det gäller c) egen upphandling, så är det naturliga att även egenregin bjuds in till upphandlingen. LOU-tjänstekoncession- auktorisation När det gäller frågan om med vilken metod upphandlingen ska ske så finns tre alternativ: LOU-tjänstekoncession- auktorisation a) LOU. LOU är den traditionella formen för upphandling där kvalitet och pris bedöms. Den ställer stora krav på utvärdering av anbuden i dessa avseenden. En risk idag är att anbudslämnare pressar priser så lågt att den kvalitet man uppger sig erbjuda är svår att hålla. Vid en LOU-upphandling kommer färre anordnare in i verksamheten. b) Tjänstekoncession. Tjänstekoncession är den metod som har använts i de nuvarande upphandlingarna. Den går ut på att upphandlaren anger ett antal kriterier för den tjänst man avser att köpa och också anger till vilket pris. Anbudslämnare har sedan att ta ställning till om man kan utföra den begärda tjänsten till angivet pris.
2014-03-31 5 (6) Fördelen med tjänstekoncession är att upphandlaren kan sätta prisnivån och endast behöver bedöma om anbudslämnaren är trovärdig när det gäller att uppfylla satta kvalitetskrav. Vid en tjänstekoncession kan antalet utförare som uppfyller kraven bli många (för många). Frågan har tagits upp, men är ännu inte klarlagd, om det går att begränsa antalet som antas vid en tjänstekoncession c) Auktorisation. Auktorisation, som bl a används av Nacka kommun, är en form av tjänstekoncession, med den skillnaden att vid auktorisation kan en anordnare när som helst ansöka om att bli auktoriserad för att utföra aktuell tjänst. Det fria valet En grund för att utveckla en gemensam vuxenutbildningsregion i länet är viljan att kunna tillgodose medborgarens fria val av anordnare. De gemensamma upphandlingarna (Vux 10 och Vux 8) ger förutsättningar för medborgaren att välja utbildningsanordnare oavsett var i länet utbildningen är lokaliserad. Det innebär att medborgaren dels kan söka sig till en anordnare hon/han känner förtroende för, dels kan välja plats för utbildningen som är lämplig i förhållande till arbetsplats eller dylikt. Under 2013 har ca 35 procent av Järfällas vuxenstuderande i allmänna ämnen valt att gå utanför kommunen, medan övriga går i kommunen på Järfälla lärcentrum eller Lernia, som har lokaler i Järfälla. När det gäller yrkesutbildningar går ca 40 procent utanför kommunen. I nämndens svar på KSL:s förfrågan om att ta nästa steg i skapandet av en gemensam vuxenutbildningsregion framhölls vikten av att fortsatt kunna tillgodose det fria valet. Förvaltningens ambition i det fortsatta arbetet kring upphandlingen är därför att beakta detta som en viktig aspekt i samband med val av upphandlingsform. Tidsaspekt Ambitionen, oavsett i vilken form upphandlingen sker, är att tilldelningsbeslut ska kunna ges före årsskiftet så att aktuell anordnare ska ha en rimlig planeringstid innan verksamheten påbörjas från och med 2015-07-01. När det gäller ett eventuellt samarbete mellan ett antal lika kommuner så behöver Järfälla lämna ett svar före 1/5. När det gäller alternativet hängavtal med Stockholm är det för närvarande oklart när ett besked måste ges. Vid en egen upphandling så finns ingen given tidsgräns när beslut måste tas. Överväganden Den omkastning som Stockholm gjorde i och med beslutet att inte delta i den gemensamma upphandlingen innebar förändrade förutsättningar för KSL och övriga kommuner och skapade en mer pressad tidplan kring upphandlingen. Förvaltningen har därför haft begränsade möjligheter att bereda frågan och vara färdig med ett förslag till beslut om formen för upphandling. Med detta ärende vill förvaltningen dock redovisa så långt det i dag låter sig göra förutsättningar kring den kommande upphandlingen.
2014-03-31 6 (6) Förvaltningen kommer att fortsätta att analysera de olika alternativen och i det fall det behövs ett beslut före nämnden 2014-06-03, så avser förvaltningen att förankra beslutet i form av ordförandebeslut eller genom ett extra AU. Slutsatser Förvaltningen föreslår att objektet för upphandlingen ska vara detsamma som för närvarande, dvs grundläggande och gymnasial vuxenutbildning och att förvaltningen ges i uppdrag att undersöka den för medborgaren bästa formen för utförande av Järfällas kommunala vuxenutbildning. Annika Ramsell Utbildningsdirektör Sune Stjärnlöf Senior advisor