Pub Rydberg Reglemente Föreningen Rydbergs minnes verksamhet 16 maj 2008 I förslaget till ny Stadga står det att Föreningen ska även ha ett Reglemente. Reglemetet har som syfte att tydligare reglera verksamheten på ett mer konkret sätt samt vara mer dynamiskt. Även Alkoholpolicy och Handlingsplan för ansvarsfull alkoholhantering finns i förslaget inkluderat i Reglementet. Dock tas Alkoholpolicyn och Handlingsplanen separat så att inte dess dokument står och faller med Reglementet. Styrelsen föreslår Årsmötet att fastställa Alkoholpolicy att fastställa Handlingsplan för ansvarsfull alkoholhantering att fastställa Reglemente för Föreningen Styrelsen genom Mattias Karlsson Ordförande Föreningen Rydbergs minne 1
Pub Rydberg Reglemente för Föreningen Fastställd av Föreningen Rydbergs minnes Årsmöte 200X
Innehåll 1 Inledning och syfte 2 2 Alkoholpolicy 3 3 Handlingsplan för ansvarsfull alkoholpolicy 4 3.1 Utbildning..................................... 4 3.2 Servering..................................... 4 3.3 Personal...................................... 4 3.4 Överförfriskning................................. 4 3.5 Narkotika..................................... 4 3.6 Prissättning.................................... 5 3.7 Serveringslokaler................................. 5 3.8 Allmän ordning.................................. 5 3.9 Belöningssystem................................. 5 3.10 Ansvarsfördelning................................. 5 3.11 Uppföljning.................................... 6 3.12 Spridning..................................... 6 4 Ordförandes arbete 7 5 Kassörs arbete 8 6 Dryckesinköpares arbete 9 7 Instruktioner för pubverksamhet 10 7.1 Hantering av kassapparat............................ 10 7.1.1 Utskrivande av dagskvitto........................ 11 7.2 Hantering av pengar............................... 11 7.3 Att driva pub................................... 12 1
1 Inledning och syfte Detta dokument Reglemente för föreningen har till syfte att på ett konkret och tydligt sätt förmedla för Föreningens aktiva, potentiella aktiva och övriga personer i kontakt med Föreningen hur Föreningen arbetar och verkar. För de aktiva skall Reglementet även tjäna som ett stöd i deras aktivitet. Reglementet skall fastställas varje verksamhetsår av Föreningens Årsmöte. Då Reglementet och Stadgan står i konflikt gäller stadgan. 2
2 Alkoholpolicy ˆ Alkohollagen 1994:1738 skall följas ˆ Det skall råda en sund inställning till alkohol under Föreningens samtliga verksamheter. ˆ Ordning skall råda vid Föreningens samtliga verksamheter. ˆ Aktiva skall kontinuerligt få information i ansvarsfull alkoholhantering. ˆ Prissättningen skall vara så att den ej främjar överförfriskning samt att den skall reflextera dryckens alkoholhalt. ˆ Tydlig marknadsföring av alkoholfria alternativ samt mat skall alltid finnas i samband med alkoholservering. ˆ Goda relationer med tillståndsenheten skall främjas. ˆ En nolltolerans mot narkotika skall råda. ˆ Ingen överservering eller servering till underåriga skall förekomma. ˆ Policyn innehåll skall vara känt av Föreningens förtroendevalda. 3
3 Handlingsplan för ansvarsfull alkoholpolicy 3.1 Utbildning ˆ Samtliga personer vilka hanterar alkohol skall genomföra A-certifikatutbildning. ˆ Samtliga personer vilka hanterar alkohol skall få en referenslista eller ett sammandrag över relevanta på lagstiftning gällande alkoholhantering från Föreningen då de börjar sin ansvarsperiod. ˆ Personer ansvariga för festverksamheter skall i möjligaste mån genomföra även B- certifikatet. 3.2 Servering ˆ Vid servering förekommer inga spritpaket eller helrör. ˆ Ingen servering av drinkar starkare än 4cl starksprit får serveras. ˆ Servering skall ej ske till underåriga. ˆ Servering får enbart ske till personer vilka avses i tillståndet. ˆ Om drycken tros vara avsedd för en annan person än den som köper den skall ingen servering ske. ˆ Vid osäkerhet finns om personen tillhör de sällskapet vilket tillståndet avser skall detta alltid kontrolleras. ˆ Vid osäkerhet om någon är underårig skall detta alltid kontrolleras. 3.3 Personal ˆ Samtliga i personalen skall vara nyktra under hela serveringstiden. ˆ Enbart de personer vilka sedan tidigare är bestämt att de skall jobba får vistas bakom baren. ˆ Kvällsansvarig skall vara tillgänglig och på alla sätt behjälplig vid tillsyn. 3.4 Överförfriskning ˆ Personer märkbart berusade personer skall inte serveras alkohol. ˆ Det skall ses till att personer vilka är märkbart berusade personer intar något alkoholfritt, t.ex. vatten. ˆ Personer vilka är kraftigt överförfriskade skall visas ut ur lokalen, men det skall ses till att de kommer hem säkert. 3.5 Narkotika ˆ Om någon tros vara under påverkan av någon form av narkotika skall polisen kontaktas och personen skall sedan avvisas från lokalen. 4
3.6 Prissättning ˆ Samtliga alkoholhaltiga drycker bör ha ett 25% påslag på inköpspriset. ˆ Priset skall tydligt markera alkoholhalten på de serverade dryckerna. Påslaget skall vara högre på drycker med högre alkoholhalt ˆ Priserna skall vara tydliga för både gäster och personal. Marknadsföring ˆ Ingen marknadsföring för uppmuntran av inköp alkohol skall finnas. ˆ Vatten samt andra alkoholfria alternativ skall alltid marknadsföras och erbjudas. ˆ En strävan efter jämvikt i marknadsförning mellan alkohol och alkoholfria drycker skall finnas. ˆ Någon form lättare varm mat skall marknadsföras på flertalet platser i lokalen. 3.7 Serveringslokaler ˆ Inga alkoholhaltiga drycker får medtas eller avlägsnas från lokalen. ˆ 30 minuter efter serveringstillståndet har gått ut skall lokalerna vara tömda på samtliga gäster och personal. 3.8 Allmän ordning ˆ Allmän ordning skall alltid hållas i lokalerna. ˆ Gäster som på något sätt inte anses uppföra sig mot andra gäster eller personal skall visas ut ur lokalen. 3.9 Belöningssystem ˆ Inga gåvor i form av alkoholhaltiga drycker i samband med arbetstillfället är tillåtet. ˆ Vid eventuella fester som tack för tjänstgöring skall ingen alkohol bjudas på från Föreningens sida. ˆ Ingen form av sprithets eller annan uppmuntran till överförfriskning under tackfester skall förekomma. 3.10 Ansvarsfördelning ˆ Den person som är serveringsansvarig är ansvarig för att samtliga i personalen är medvetna om innehållet i alkoholpolicyn och handlingsplanen. ˆ Var jobbare är personligt ansvarig som för den alkohol som hon/han serverar. Straffet för felaktig servering kan som mest ge upp till sex månaders fängelse. ˆ Om någon i personalen har några problem gällande de punkter vilka behandlas i denna handlingsplan skall hon/han kunna vända sig till den serveringsansvariga och denna skall försöka lösa problemet. ˆ Den person som är serveringsansvarig är ansvarig för att personer olämpliga att vistas i lokalerna avisas, men behöver inte personligen genomföra avvisningen. 5
3.11 Uppföljning ˆ Vid varje årsmöte skall policyn och handlingsplanen revideras. 3.12 Spridning ˆ Policyn skall finnas uppsatt så att både gäster och personal kan ta del av den. ˆ Handlingsplanen skall finnas i baren så att samtliga i personalen och övriga intresserade kan läsa den. 6
4 Ordförandes arbete Föreningens ordförande väljs årligen för nästkommande verksamhetsår av Föreningens årsmöte. Ordförande måste vara insatt i föreningens arbetssätt och styrdokument. I rollen som ordförande ingår det att ˆ Leda Föreningens verksamhet Uppgiften att leda Föreningens verksamhet är framförallt att leda styrelsens arbete vilket är att fastställa datum och föredragningslista för syrelsens möten samt att leda dessa. Den vikigaste punkten på styrelsemötet är att fastställa vilken styrelseledamot som har vilken pub. Kallelse och handlingar skall gå ut i god tid, övriga styrelsen måste ha möjlighet att sätta sig in i de ärenden som skall behandlas. ˆ Verksamhetsplan För det kommande verksamhetsåret ska Ordförande skriva en verksamhetsplan som ett stöd till den kommande Styrelsen. Den nya styrelsen ska därefter vid verksamhetsårets början under ledning av den nyvala Ordförande konkretisera verksamhetsplanen. I konktetiseringen ska även ansvarig utses samt en tidsplan. Till verksamhetsberättelsen ska den konkteriserade verksamhetsplanen ligga till grund. ˆ Leda Styrelsen Förutom att leda Styrelsen i det formella styrelsearbetet är den även ordförandes uppgift att utbilda styrelsen och ansvara för att överlämning sker. Utbildning av styrelsen bör ske genom att prakiskt hålla i en eller flera pubar i början av året, två pubar är lämpligt då styrelsen är så pass stor. Ordförande skall även se till att styrelsen går utbildning i ansvarsfull alkoholhantering (AF, KK och LUS håller i sådan utbildning i början av varje termin. ˆ Ansvara för extraordniära pubtillfällen Då några pubtillfällen är större och kräver en större organisation är det ytterst lämpligt att Ordförande leder dessa. Dessa tillfällen är novishpubbarna för de nya studenterna samt den traditionella Julfesten. ˆ Ta hand om styrelsen En styrelse som är glad och nöjd är en styrelse som arbetar bra. Ordförande måste ta hand om sin styrelse och de enskilda ledamöterna. Beroende på styrelsen och hur den önskar bli omhändertagen bör Ordförande ta hand om det på bästa sätt. ˆ Representera och vårda Föreningens anseende Då Föreningen på nåder av UDIF och studierektorn för naturvetenskaplig fysik har sin verksamhet i källaren i L-huset måste goda relationer till dessa upprätthållas, speciellt med lokalvårdaren. Försvinner lokalerna försvinner verksamheten. Dessutom måste goda relationer med tillståndsenheten upprätthållas för att Föreningen skall kunna behålla serveringstillståndet. Om pressen önskar kontakt med Föreningen av någon anledning är det Ordförandes uppgift att på bästa sätt ta hand om situationen. 7
5 Kassörs arbete Föreningens Kassör har till uppgift att hantera föreningens tillgångar samt att förvalta detta på bästa sätt. För att lösa detta har Kassör frihet att tillsammans med Ordförande upprätta de rutiner som behöver för att Kassör skall på bästa sätt fullfölja sin uppgift. Dessutom är det Kassörs uppgift att ˆ Hantera kassor Inför varje pubtillfälle, eller annan aktivitet där försäljning sker, skall Kassör upprätta en kassa och efter tillfället utföra de åtgärder som behövs för att redovisning och bokföring skall vara i sin ordning. ˆ Ekonomiska rapporter Kassör ska ha koll på ekonomin och se till att den är i ordning för att på Ordförandes begäran kunna lämna korta statusrapporter och till de styrelsemöten då Ordförande önskar det lämna utförligare rapporter. ˆ Bokslut och andra emkonomiska verksamhetsrapporter Efter verksamhetsårets slut ska Kassör göra en genomgång av ekonomin under det gångna verksamhetsåret och författa ett bokslut. Detta bokslut tillsammans med en ekonomisk årsberättelse ska efter granskning av Ordförande sändas till revisorn för revision. Det är också Kassörs uppgift att efter kalenderåret författa resturangrapporten till tillståndsenheten. ˆ Bankkontakter Då kassör är den i Styrelsen som naturligt har kontakt med Banken är det kassörs uppgift att sköta kontakterna. Detta innebär bl.a. att boka tid med Banken för ändring av Firmatecknare och ev. omförhandla banktjänster i samråd med Ordförande. 8
6 Dryckesinköpares arbete Föreningens Dryckesinköpare har ansvaret för föreningens dryckeslager samt vid behov fylla på det. I och med att en så stor del av Föreningens verksamhet kretsar kring försäljning av drycker, dessutom alkoholhaltiga, ligger ett speciellt ansvar på Dryckesinköparen. Vanligtvis väljer Styrelsen att tillsätta två (2) Dryckesinköpare, en med ansvar för läsk, öl och vin samt en med ansvar för sprit och whisky. Generellt har dessa till uppgift att ˆ Upprätthålla lagernivåerna För att Föreningen ska kunna driva sin Pub måste det finnas dryck till försäljning. Det är Dryckesinköpares uppgift att säkerställa att det finns tillräckliga mängder, genom att med jämna mellanrum inventera lagret, samt då det ej finns tillräckliga mängder köpa in till verksamheten. ˆ Utvekla sortimentet Då Pub Rydberg är känt för sitt stora och diverserade utbud av främst öl och whisky är det vikigt att inte fastna i gamla spår utan att hela tiden utveckla sortimentet. Allt för att göra besökarna nöjda. Mindre förändringar bör godkännas av Ordförande men större ska godkännas av styrelsen. Dessutom gäller det speciellt för den Dryckesinköpare som beställer från Carlsberg att denne är väl insatt i rutinerna vid beställning. När beställningen kommer bör Dryckesansvarig vara närvarande för att ta emot och signera leveransrapporten. Speciellt ska det kontrolleras att det som står på leveransrapporten är det som leverats och leveransrapporten ska sedan lämnas till Kassören för att Kassören ska kunna kontrollera fakturan. 9
7 Instruktioner för pubverksamhet 7.1 Hantering av kassapparat Kassaapparat Kassaapparaten har några några viktiga att känna till ˆ Off - av ˆ Reg - bruksläge. Skall vara inställd på detta vid bruk ˆ X1/Z1 - för att skriva ut olika sorters dagskvitton Finns även andra lägen såsom Prog för att programmera om apparaten. Mer info finns i dess manual. Bruksanvändning De viktigaste bruksoperationerna Registrering av köp 1. Slå in kronor 2. Slå in ören, vanligtvis [00] 3. Tryck vilken vara 4. Registrera köp och öppna kassan genom [TL/NS] 5. Stänk kassan och ta nästa kund Felslag, ej tryckt vara 1. Tryck [CL] 2. Gör om, Gör rätt Felslag, tryckt vara men ej öppnat kassan 1. Tryck [Felslag] 2. Gör om, Gör rätt Felslag, öppnat kassan. DVS återtagande av köp 1. Tryck kronor 2. Tryck ören 3. Tryck åter 4. Tryck vara 5. Tryck [TL/NS] 10
7.1.1 Utskrivande av dagskvitto För att skriva ut ett än så länge -kvitto, ett kvitto på hur det har gått hittills under kvällen 1. Sätt kassan i läge X1/Z1 2. Tryck [TL/NS] 3. Ställ tillbaka kassan i läge Reg För att skriva ut dagskvitto vid stängning, samt nollställa kassan efter kvällens verksamhet 1. Sätt kassan i läge X1/Z1 2. Tryck [Nollställ dagl] 3. Stäng av kassan 7.2 Hantering av pengar Redovisning och pappersarbete För att underlätta för kassören är det viktigt att pappersarbetet görs och görs rätt INNAN kassan och blanketterna överlämnas till denna. Det finns två (2) stycken blanketter att behandla ˆ Redovisning inköp ˆ Redovisning kassa För att underkätta för kassören SKALL kassa och all redovisning överlämnas till denna dagen efter verksamhet på avtalad tid. Redovisning inköp På denna blanketten redovisas ALLA inköp som görs till verksamheten. Som standard är det den som är ansvarig för verksamhetstillfället som är Inköpare. Om det är någon annan som gör inköp så blir denna Inköpare. Det är viktigt att på varje blankett endast redovisas en (1) inköpare. Detta för att underlätta arbetet för kassören. Varje kvitto förs in på en rad och märks med motsvarande nummer. Under Varutyp förs in vilken sorts vara det är inköpt såsom mat om mat är inköpt. När det gäller finansiering av inköp finns det tre olika möjligheter Växelkassa Handkassa då pengar tas från växelkassan för att finansiera inköpet då pengar tas från kassörens handkassa för att finansiera inköpet 11
Eget utlägg då Inköparen har lagt ut av privata medel för att finansiera inköpet Varje kvitto faller således under en, och endast en, av dessa kategorier. Belopp ifylles i korrekt ruta. Då inköparens alla kvitton är redovisade summeras varje betalningsmetodskolumn för att få det totala beloppet vilket införs under respektive Totalt. Samt så summeras alla totalbeloppen för att få det totala inköpta beloppet som förs in i rutan Summa totalt. Alla summeringar SKALL göras även om det bara är ett kvitto. När alla kvitton är införda och allt summeras skrivs blanketten under och kvitton häftas upp på ett annat A4-papper och märks. Om inköp har finansierats med egna medel skall det även fyllas i hur utbetalning skall ske. Om utbetalning till konto önskas SKALL kontonummer vara uppskrivet på blanketten. Därefter skall blanketten överlämnas till kassören på avtalad tidpunkt. Redovisning kassa När kassan tas ut SKALL den kontrollräknas. Resultatet av räkningen ifylles i tabellen Innan verksamhet - Ansvarigs räkning. Glöm ej att signera varje post. Efter verksamhet skall kassan räknas igen och resultatet ifylles i tabellen Efter verksamhet - Ansvarigs räkning. Om inköp har gjorts för verksamheten skall även blankett Redovisning inköp fyllas i och bifogas. 7.3 Att driva pub Innan pubdagen ˆ Gör posters och sätt upp på lämpliga platser på fysicum, framförallt runt kurslab ˆ Bestäm meny, gärna så att det kan publiceras på posters ˆ Upprätta en matlista på tavla nere i källaren ˆ Skaffa arbetare ˆ Leta reda på nycklarna. Heidi bör ha dem Pubdagen ˆ Kontrollera nivåer av snacks (i skåpet t.h. i korridoren) och juicer (i första säkerhetsskåpet eller i vårt skåp i köket) ˆ SENAST lunch sätt in öl i kylen i baren. Nyttja även kylen som står i tvättstugan. ˆ Vid 16.00 eller då matlistan är full (50 pers, glöm ej räkna in stammisar och jobbare) stäng listan mycket tydligt ˆ Beräkna hur mycket mat som behövs köpas in baserat på antalet ätare. Laga hellre för mycket än för lite mat. 12
ˆ Glöm ej att köpa in till drinkar ˆ Skriv ut prislistor, glöm ej alkoholfritt alternativ. Efter handling ˆ Laga maten. Det tar alltid längre tid än vad som är beräknat ˆ Snygga till lokalerna. Vattna blommorna ˆ Sätt igång diskmaskinen. Se Diskmaskin för Dummies ˆ Sätt in någon/några backar Tuborg i frysen i tvättrummet. Om det får plats. ˆ Rensa ut kylskåpet Innan öppning ˆ Utbilda dina arbetare i hur kassan och diskmaskinen fungerar ˆ Ta fram spriten och organisera den snyggt ˆ Räkna växelkassan och ilägg den i kassamskinen ˆ Lägg ut prislister överallt Vid öppning ˆ Servera mat och dryck ˆ Var glad Under kvällen ˆ Se till att både du och dina jobbare får mat i magen ˆ Se punkten ovan. Den är vikig ˆ Plocka in disk och kör maskin nå ofta som möjligt. Skölj disken innen insättning. Diskmaskinen är till för att användas. ˆ Plocka in tomglas och sortera upp det i pant och ickepant ˆ Snygga till bord som blir tomma. Ser snyggt ut och blir mindre att städa vis stängning Vid stängning ˆ Stäng baren 0045, senast. Enligt lagen skall lokalen vara utrymd 30min efter stängning ˆ Plocka in spriten ˆ Plocka in ölen ˆ Torka av alla bord ˆ Städa av golven. Våttorkning efter behov. Köket och kring baren skall alltid våttorkas. 13
ˆ Släck alla stearinljus. Kom ihåg att tömma hållarna och slänga de gamla ljusen i sporna ˆ Stäng alla fönster ˆ Räkna kassan och fyll i redovisningsblanketten ˆ Ta hem överbliven mat, eller ställ den i kylskåpet ˆ Stäng av diskmaskinen enlingt instruktion Diskmaskin för Dummies ˆ Städa köket. Alla ytor, golv och microvågsugnar ˆ Se till att alla sopor är utburna, glöm ej tomglas Dagen efter ˆ Kontakta Kassören och avtala hur kassören skall få tag i kassan. Det är uppskattat om den leveraras tillsammans med nycklarna. 14