RevisionsPM 2010 Landstinget Blekinge Granskning av landstingets miljöarbete Hanna Ershytt oktober 2010
Innehållsförteckning 1. INLEDNING... 3 1.1 Bakgrund... 3 1.2 Syfte... 3 1.3 Tillvägagångssätt... 4 2. RESULTAT... 4 2.1 Styrdokument... 4 2.2 Miljölagstiftningen... 5 2.3 Organisation... 5 2.4 Resurser... 5 2.5 Utvärdering av miljöaspekterna vid verksamhetsförändringar... 5 2.6 Miljökompetensen... 6 2.7 Samverkan... 6 2.8 Stödsystem... 7 2.9 Samordnat ledningssystem... 7 3. ANALYS... 8 BILAGA 1... 10 Landstinget Blekinge Granskning av miljöarbetet, oktober 2010 2
1. Inledning 1.1 Bakgrund Landstinget arbetar för att deras insatser på miljöområdet ska medverka till en långsiktigt hållbar utveckling, vilket innebär en utveckling som tillgodoser våra behov idag utan att äventyra kommande generationers möjligheter att tillgodose sina. Detta är också grunden i den miljölagstiftning som verksamheten lyder under samt de internationella målsättningarna på miljöområdet. Verksamheten som landstinget bedriver förbrukar resurser i form av både energi och råvaror som på olika sätt påverkar luft, mark och vatten. Eftersom ren luft, rent vatten och ren mark är förutsättningar för människors liv och för upprätthållandet av en god folkhälsa sker ett arbete för att minska negativ påverkan. Miljöarbetet omfattar även den mer indirekta miljöpåverkan som landstinget också ger upphov till genom de beslut som fattas, den planering och upphandling som genomförs. Både denna indirekta miljöpåverkan och den direkta behandlas i landstingets miljöplan. Miljöplanen innehåller både organisationens policy på området samt de mål som är inriktningen för arbetet. Landstingsfullmäktige har fastställt det övergripande styrdokumentet, medan landtingsstyrelsen har ansvaret för det löpande arbetet. Inom förvaltningen finns ansvaret på miljöenheten landstingets kansli, som är en del av landstingsstyrelsens förvaltning. Inom de olika verksamheterna finns miljösamordnare som håller samman verksamhetens miljöarbete. Varje arbetsplats har därutöver ett miljöombud. Miljöstrategen samlar miljösamordnarna i ett centralt miljöråd. Till stöd i miljöarbetet finns på flera enheter miljöledningssystem, vilka i olika utsträckning uppges följa den internationella standarden ISO 14001:2004. En ambition finns också att centralt inom landstinget införa ett kvalitetsledningssystem, där miljö ska ingå som en del av kvalitetsarbetet. Det årliga miljöarbetet styrs och följs upp i de centrala dokumenten för detta inom landstinget. Det innebär att miljö finns med i Landstingsplanen och att uppföljning sker i årsredovisningen. I årsredovisningen finns som regel ett särskilt avsnitt för miljöredovisning. 1.2 Syfte Syftet är att granska i vilken utsträckning miljöarbetet bedrivs så att de övergripande visionerna och målsättningarna uppfylls. Dessutom ska landstingets organisation, resurser och utveckling inom miljöområdet framgå av granskningen. Delfrågor: 1. Vilka styrdokument finns för miljöarbetet? 2. Hur bevakas och hur följs aktuell miljölagstiftning upp? 3. Hur ser organisationen för miljöarbetet ut? 4. Vilka resurser finns för miljöarbetet? Landstinget Blekinge Granskning av miljöarbetet, oktober 2010 3
5. Hur utvärderas förslag och planerade förändringar inom verksamheterna ur miljösynpunkt? 6. Hur upprätthålls miljökompetensen inom organisationen? 7. Vilken samverkan sker med andra landsting eller organisationer? 8. Vilka stödsystem finns för miljöarbetet? 9. Hur sker utvecklingen av ett centralt kvalitetsledningssystem, med miljö som en del? 1.3 Tillvägagångssätt Granskningen har genomförts i form av en hearing till sammans med landstingets revisorer. Hearingen har kompletterats med vissa dokumentstudier. Hearing och dokumentstudier har sammanställts till detta revisions-pm. Det innebär att uppgifterna som getts vid hearing och som framgår i dokumentationen inte har verifierats i verksamheten. 2. Resultat 2.1 Styrdokument De viktigaste interna styrdokumenten för landstingets miljöarbete är: Miljöplan 1999 Landstingsplan 2010-2012 Därutöver styr också: Miljöbalken med följdförfattningar EU-direktiv Miljöplanen innehåller landstingets miljöpolicy, vilken omfattar övergripande mål för miljöarbetet, grundläggande principer avseende miljö för landstingets arbete samt strategi för att leva upp till det policyn fastslår. Vidare framgår organisationen och ansvarsfördelningen för miljöarbetet. De övergripande målen konkretiseras i 69 mål fördelade på områdena fastighetsförvaltning, markanvändning, energi, upphandling, produktsortiment, livsmedel, kemikalier, avfall, transporter, regional verksamhet samt utbildning och information. Planen är dock drygt 10 år gammal och en omarbetning är planerad, utifrån den nya organisationen inom landstinget. Tidplanen för detta är inte fastställd. I Landstingsplanen 2010-2012 finns fyra strategimål för perioden, varav ett är Hållbar utveckling. Strategimålet anger inriktningen på hållbarhetsarbetet och ger exempel på vad det konkret kan innebära. I planen finns och mål och mått angivna för perioden. Ett mål under verksamhetsperspektivet lyder Minimera miljö och klimatpåverkan genom att samtliga verksamheter arbetar med miljö- och hållbarhetsförbättringar efter ett integrerat ledningssystem. För målet finns också ansvar, uppföljning och framgångsfaktor angivet. Landstinget Blekinge Granskning av miljöarbetet, oktober 2010 4
Hållbarhetsarbetet nämns också under invånarperspektivet, men har i det avsnittet inte något formulerat mål. 2.2 Miljölagstiftningen Ansvaret för bevakning av miljölagstiftningen och dess efterlevnad ligger på organisationens chefer. Landstinget har prenumeration på uppdateringar i den lagstiftning som är aktuell för verksamheten och dessa tillgängliggörs i verksamheten via intranätet. Utbildning kring ansvaret och aktuell lagstiftning uppges att det hålls regelbundet för cheferna. Uppföljning av lagefterlevnaden sker på olika sätt inom olika områden, men någon samlad systematisk uppföljning av lagefterlevnaden bedöms inte finnas. 2.3 Organisation I den nya organisationen är miljö ett av funktionsområdena på ledningsnivå. Det innebär att det i ledningsgruppen finns en miljöchef med det övergripande ansvaret för frågorna. Ansvaret för miljöfrågorna i verksamheten följer den ordinarie linjeorganisationen. Som stöd i linjeorganisationen ska det till hösten 2010 tillsättas två miljöutvecklare. I verksamheten finns också utsedda miljöombud, vilka som en del i ordinarie tjänst stödjer miljöarbetet på den egna arbetsplatsen. Vissa verksamheter har också en miljösamordnare, som är en sammanhållande funktion för miljöarbetet inom den specifika verksamheten. Rollen som miljösamordnare eller miljöombud sammanfaller ofta med rollen som kemikalieombud, något som också finns i varje verksamhet. Kemikalieombuden har ett specifikt ansvar kring kemikaliehantering på arbetsplatsen. 2.4 Resurser De främsta resurser som finns i miljöarbetet är den arbetstid som personal i de olika rollerna lägger på att arbeta med frågorna. Uttalad andel arbetstid för miljöarbetet har miljöchefen (100 %), miljösäkerhetssamordnaren (100 %) samt en av miljösamordnarna (20 %). Därutöver lägger miljöombuden och cheferna i organisationen tid/resurser på miljöarbetet, som inte syns i någon redovisning. Under hösten 2010 finns planer på att förstärka personalstyrkan på miljöenheten med ytterligare två heltidstjänster. Någon specificering av kostnader för miljöarbetet finns inte i verksamheten. Målsättningen är också att delar av miljöarbetet istället ska innebära besparingar för landstinget som helhet. 2.5 Utvärdering av miljöaspekterna vid verksamhetsförändringar I miljöarbetet ingår också utvärdering av strategier och planer för verksamheten. Exempel på utvärderingar ur miljösynpunkt som uppges genomföras är analys av energianvändningen Landstinget Blekinge Granskning av miljöarbetet, oktober 2010 5
vid planering av hur befintliga huskroppar ska användas i verksamheten samt vid planeringen av verksamheten under dygnet. Ett annat exempel är att transportbehovet ses över vid planering av verksamhet på olika orter. Det strategiska arbetet, och att komma in redan på planeringsstadiet med miljöaspekterna, anges ha haft låg prioritet när resurserna varit så begränsade. Fokus har fått läggas på att styra upp de största befintliga miljöaspekterna. Med utökade resurser under hösten 2010 är planen att kunna lägga mer tid på att delta i det övergripande strategiska arbetet för landstinget. 2.6 Miljökompetensen För att vidga, och upprätthålla, miljökompetensen i organisationen ingår i chefsprogrammet en obligatorisk miljöutbildning, där chefernas ansvar på området tydliggörs. Aktuell miljölagstiftning för verksamheterna presenteras. Förändringar i lagstiftningen kommuniceras sedan till cheferna via miljöchefen. Löpande hålls också seminarier med olika inriktning inom hållbar utveckling. Detta sker ofta i samverkan med Blekige Tekniska Högskola, där det finns utbildningsprogram inom hållbarhetsområdet. Särskild miljöutbildning för personal med specifika ansvar sker också enligt krav som oftast då finns i lagen. Exempel är medarbetare som berörs av transport av farligt gods, vilka utbildas regelbundet. 2.7 Samverkan Samverkan sker som nämnts ovan med högskolan kring t ex utbildningar. Högskolan har också varit med, tillsammans med företag, att arbeta fram landstingets SMS-tjänst för pollenrapport. Sveriges landsting och regioner samverkar på miljöområdet i nätverket Landstingens miljöchefer (LMC). Miljöchefen för landstinget Blekinge är ordförande för nätverket, som funnits sedan 2005. Nätverket fungerar som kunskaps- och erfarenhetsspridare mellan landstingen, samt inhämtning av ny kunskap på miljöområdet. Det bidrar också till nya kontakter och nätverk samt anges stärka landstingens ställning på hållbarhetsområdet. Miljöchefen för landstinget Blekinge sitter med i styrelsen för Svenska Miljöstyrningsrådet AB som representant för miljöchefer inom Sveriges kommuner och landsting (SKL). Där ingår förutom SKL staten och Svenskt Näringsliv. Även detta är ett forum för ny kunskap samt kontaktytor för landstinget mot stat och näringsliv. Samverkan genom LMC och Miljöstyrningsrådet anges ha varit värdefullt i landstingets arbete med att ställa miljökrav i vid upphandling. Kontakter med forskningsvärlden på miljöområdet har landstinget genom att miljöchefen sitter i referensgruppen för ett stort forskningsprogram för läkemedel och miljö, genom sitt ordförandeskap i LMC. Landstinget Blekinge Granskning av miljöarbetet, oktober 2010 6
När det gäller transport av farligt gods, vilket är lagreglerat och berör flera av landstingets verksamheter, ingår landstinget Blekinge i ett nätverkssamarbete med landstinget Kronoberg, Jönköping läns landsting och Karolinska Sjukhuset. Särskild samverkan sker också med Landstinget i Kalmar län. 2.8 Stödsystem Den miljölagstiftning som är tillämplig på landstingets verksamhet finns tillgänglig för alla medarbetare via intranätet. Landstinget håller informationen uppdaterad via en prenumerationstjänst. Som ett komplement har miljösamordnarna även tillämplig lagstiftning samlat i pärm. För kemikaliehanteringen finns ett kemikaliehanteringssystem, KLARA, som samtliga medarbetare inom landstinget har tillgång till. Där ligger säkerhetsdatabladen för alla kemikalier som används, medan förteckning över varje arbetsplats specifika kemikalier ska finnas på respektive arbetsplats. Samtliga anställda har också tillgång till landstingets avfallsguide på intranätet. I guiden finns anvisningar för hanteringen av alla former av avfall som kan uppkomma inom verksamheten. 2.9 Samordnat ledningssystem Uppbyggnaden pågår av ett koncernövergripande ledningssystem, men det finns inte i nuläget. Ledningssystemet bygger på fyra grundläggande principer: 1) God hushållning 2) God och hälsofrämjande vård 3) God miljö 4) God arbetsmiljö De båda sistnämnda ses som en del i hållbar utveckling. Fokus ligger på att begränsa och konkretisera mätningarna för att få förutsättning för ständiga förbättringar, enligt uttrycket: det går att mäta utan att förbättra, men inte förbättra utan att mäta. Lämpliga mått och mätmetoder arbetas fram för både övergripande nivå och för verksamheterna. För miljöområdet har just mätningar varit ett svårt område, bland annat för att rapporteringsskyldighet saknats för verksamheterna. De balanserade styrkort som åtminstone delvis nu finns i verksamheten ingår som en del i ledningssystemet genom att det är i dessa som landstingsplanen konkretiseras och följs upp. Uppföljningen från styrkorten ska sedan påverka kommande landstingsplan för att få planering och styrning där förbättringar/förändringar behövs. I grunden för ledningssystemsarbetet ligger värdegrunden i form av de grundläggande värderingar som ska råda i organisationen. Dessa är: - Kundorientering - Engagerade ledare - Allas delaktighet - Kompetensutveckling - Långsiktighet Landstinget Blekinge Granskning av miljöarbetet, oktober 2010 7
- Samhällsansvar - Processorientering - Åtgärder för att förebygga risker - Ständiga förbättringar - Lära av andra och varandra - Snabbare reaktioner - Faktabaserade beslut - Samverkan Flera av värderingarna innefattar miljöarbetet. Uttalat är miljö innefattat under rubrikerna långsiktighet och samhällsansvar. Ledningssystem för miljöarbetet finns i delar av landstingets verksamhet. Exempel på arbete utifrån ett certifierat miljöledningssystem gavs från folktandvården. 3. Analys Landstinget Blekinge har sedan flera år ett aktivt miljöarbete. Resurserna har dock varit begränsade i förhållande till miljöpolicyns strategi för genomförande, vilket gjort att hela organisationen inte kunnat involveras fullt ut och det förebyggande arbetet har inte kunnat bedrivas i den utsträckning som betonas i miljöpolicyn. Miljöpolicyn betonar också vikten av att all verksamhet är involverad i miljöarbetet. Det som resurserna främst inte anges ha räckt till är det förebyggande arbete som betonas i miljöpolicyn och i landstingsplanens övergripande strategimål för 2010-2012, liksom granskning av landstingets miljöbelastning och genomförda miljöåtgärder genom nyckeltal. Det som anges som strategier i policyn och som anges uppfyllas är lagstadgade krav och kompetensutveckling. Skapande av resursmässiga förutsättningar för att nå uppsatta mål kan också betraktas som uppfyllt i och med utökningen under hösten 2010 av resurser till miljöarbetet i den nya organisationen. Arbete har skett också med fler delar av miljöpolicyns strategi, men i begränsad omfattning sett till tidsintervallet sedan policyn fastslogs, till exempel inrättande av miljöledningssystem. Inrättande av miljöledningssystem omfattar även strategierna med bra rutiner för miljöfrågorna och miljömål och handlingsprogram vid respektive förvaltning. Tillskottet av nya resurser, i form av två nya tjänster bör möjliggöra en intern breddning av miljöarbetet, till att bli skarpare i större del av verksamheterna. Miljöarbetet bedöms variera mellan olika verksamheter, enheter eller arbetsplatser, varav några ligger i framkant med certifierade system och därmed ständiga förbättringar i sina insatser. Landstinget bedöms ha ett stort externt kontaktnät och bred samverkan inom miljöområdet med andra aktörer, i förhållande till storleken på organisationen, något som är positivt både för kunskapsöverföring och för resurshushållning. Att ta vara på erfarenheter från andra aktörer istället för att själv uppfinna hjulet är ett sätt att hushålla med begränsade resurser. Uppbyggnaden av det övergripande kvalitetsledningssystemet, där miljö ingår, är ett viktigt steg för att få organisationen att arbeta mot samma mål, göra uppföljningen på samma sätt och gå mot ständiga förbättringar. Det är också vad landstingsplanen anger som Landstinget Blekinge Granskning av miljöarbetet, oktober 2010 8
framgångsfaktor för att uppnå målet om att minimera verksamhetens miljö- och klimatpåverkan. Sammanfattningsvis bedöms landstinget arbeta aktivt med och ha god kontroll över miljöfrågorna. Resurser har tillförts som ger förutsättningar att uppnå det i miljöpolicyn som tidigare brustit. Utmaningen är att uppnå framgångsfaktorn om att samla hela organisationen i arbetet mot gemensamma förbättringar. Karlskrona den 12 oktober 2010 Hanna Ershytt Landstinget Blekinge Granskning av miljöarbetet, oktober 2010 9
Bilaga 1 Källor Hearing Annika Christensson, miljöchef Maria Kjellberg, miljösamordnare Lars-Uno Nordling, ansvaring för ledningssystemet Magnus Petersson, miljösäkerhetssamordnare Jan Svanell, landstingsdirektör Anna Wiberg, miljöombud Dokument Miljöplan 1999 Landstingsplanen 2009-2011 Landstingsplanen 2010-2012 Årsredovisning 2009 Landstinget Blekinge Granskning av miljöarbetet, oktober 2010 10