Styrelsen nr 5 /2007 Kallelse till sammanträde den 27 april kl. 09.00. Paragraf Ärende 67 Sammankallande och beslutförhet. 68 Justering av protokoll. 69 Fastställande av föredragningslistan. 70 Den fortsatta planeringen av etapp II-III. 71 Anbud gällande konstruktions-, el- och VVS-planering av om- och tillbyggnaden av centralsjukhuset etapp II-III. 72 Priser vid uthyrning av ÅHS konferenscenter. 73 Delgivningar. OBS. Vänligen meddela Ann-Marie Eriksson, tel. 538 412 eller e-post ann-marie.eriksson@ahs.ax om du inte kan delta i styrelsemötet. Roger Jansson Ordförande
Styrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Nr 5 Datum fredagen den 27 april 2007 Paragraf nr 67-73 Plats och tid ÅHS konferenscenter, del II kl. 09.00 12.00 Beslutande Roger Jansson ordförande Gun Carlson vice ordförande Torbjörn Björkman ledamot Gun-Mari Lindholm ledamot Sören Karlsson ersättare Maija-Liisa Mikkola ledamot Göte Winé ledamot, närv. 70-73 Frånvarande Jonny Karlström ledamot Föredragande Björn-Olof Ehrnström förvaltningschef Övriga närvarande Margareta Bondestam chefläkare Bengt Michelsson vårdchef Marie Lövgren ekonomichef Tiina Robertsson personalchef Niklas Rehn TCÅ Ulla Andersson FOA-Åland Crister Eriksson Akava-Åland Bernice Ekebom Tehy-Åland Ann-Marie Eriksson förvaltningssekreterare Protokolljustering Dagens protokoll förklaras justerat. Roger Jansson Björn-Olof Ehrnström Utdragets riktighet bestyrkes
Styrelsen den 27 april 2007 SAMMANKALLANDE OCH BESLUTSFÖRHET 67 FÖRSLAG: Sammanträdet förklaras lagligen sammankallat och beslutfört. JUSTERING AV PROTOKOLL 68 FÖRSLAG: Dagens protokoll förklaras justerat när det har undertecknats av mötets ordförande och kontrasignerats av föredragande. FASTSTÄLLANDE AV FÖREDRAGNINGSLISTAN 69 FÖRSLAG: Dagens föredragningslista fastställs. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 1
Styrelsen den 22 januari 2007, den 26 februari, den 19 mars och den 27 april 2007 DEN FORTSATTA PLANERINGEN AV ETAPP II-III 9 Styrelsen har på sitt möte den 8 december 2006 / 127 erhållit information om den pågående planeringen av etapp II III och fick då även det skriftliga material som den 12 december överlämnades till landskapsregeringen i samband med informationen till landskapsregeringen. Styrelsen antecknade då presentationen för kännedom och önskade att styrelsen skulle får en närmare redogörelse över projektet i enlighet med det som finns inskrivet i instruktionen för planeringskommittén: Styrelsen skall besluta om rumsprogrammet innan utarbetandet av skissritningarna slutförs. Planeringskommitténs instruktion finns som bilaga 1. Landskapsregeringen har den 28 december 2006 antagit planen för hälso- och sjukvården för år 2007. Den antagna planen är oförändrad i förhållande till det förslag som styrelsen lämnade till landskapsregeringen med undantag av att till avsnittet rörande om- och tillbyggnaden av centralsjukhuset, etapp II III har fogats ett konstaterade om att lagtinget vid behandling av 2007 års budget infört ett kostnadstak om 20 miljoner euro för de båda etapperna tillsammans samt att om- och tillbyggnaden skall utgå från den befintliga och planerade verksamheten som godkänts av landskapsregeringen. Bilaga 2. Den kostnadsberäkning, som låg till grund för det uppskattade anslagsbehovet om 29,5 milj euro för etapp II III och som intogs i investeringsplanen för åren 2007-2009, framtogs på basen av den behovsinventeringen som gjorts inom primär- och specialsjukvården. I det skedet hade arkitekten ännu inte börjat skissa på de olika delarna varför kostnadskalkylen var mycket preliminär. Landskapsregeringen har inbjudit lagting, landskapsregering, ÅHS styrelsen och planeringskommittén vid ÅHS till ett nytt informationstillfälle den 12 januari, då förvaltningschefen, chefläkaren, arkitekten och projektledaren skall informera om planeringens nuläge. Bilaga 3. Utgående från det faktum att projektet nu har ett kostnadstak om 20 milj. euro måste en prioritering av de framtagna behoven göras. Planeringen kan därefter fortsätta med de delar av projektet som kan anses som mest nödvändiga och som ryms inom kostnadstaket. Bifogat finns Medicinenhetens två skrivelser gällande utrymmesbehoven på medicinavdelningen. Bilaga 4. FÖRSLAG: Styrelsen besluter ge planeringskommittén i uppdrag att presentera ett rumsprogram och skissritningar för etapp II III som kan förverkligas inom den angivna kostnadsramen. På mötet utdelades en sammanställning av ett preliminärt rumsprogram, skisser över nybyggnader och ombyggnader samt ett reviderat budgetförslag. Bilaga 5. BESLUT: Styrelsen beslöt ge planeringskommittén i uppdrag att till styrelsens nästa möte presentera en prissatt och prioriterad plan som kan förverkligas inom det beviljade anslaget om 20 milj. euro. Planen skall ligga till grund för styrelsens diskussion med landskapsregeringen i detta ärende. 24 Planeringskommittén har sammankommit den 12 och 15 februari för att diskutera vilka delprojekt som skall prioriteras av det som hittills planerats under rubriken etapp II-III. Bifogar i detta skede protokollen från dessa två möten. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 2
Styrelsen den 22 januari, den 26 februari, den 19 mars och den 27 april 2007 DEN FORTSATTA PLANERINGEN AV ETAPP II-III forts 24 Som en bilaga till protokollet från den 15.2. finns en tablå över alternativen till olika grader av förverkligande utifrån en kostnadsuppskattning på ungefär 20 milj euro. En närmare beskrivning och motivering kommer att sändas till styrelsen under inkommande vecka. Planeringskommitténs protokoll från den 12.2.2007. Bilaga 1. Planeringskommitténs protokoll från den 15.2.2007. Bilaga 2. En sammanställning över för- och nackdelar med de olika förslagen A- E, som planeringskommittén presenterat ( Olika möjligheter att inom ramen för ca. 20 milj. euro förverkliga delar av det planerade etapp II-III ) finns som bilaga 3. I bilagan finns också ett förslag F, som förvaltningschefen framlagt. FÖRSLAG: Styrelsen diskuterar de olika förslagen till förverkligande av etapp II- III inför en diskussion med landskapsregeringen. BESLUT: Styrelsen konstaterade efter en ingående diskussion att följande frågeställningar bör diskuteras med landskapsregeringen vid det kommande mötet den 8 mars kl. 13-14: - vilka anslag för etapp II-III kan ÅHS räkna med under perioden 2007-2011? - inom vilken tidsrymd kan projektet förverkligas, vad skall senareläggas? - är det ett krav att delprojekten skall minska i omfattning med bl.a. fortsatt upphyrning av verksamhetsutrymmen utanför centralsjukhustomten? - vilket byggnadsanslag kan man räkna med per år? 43 Styrelsen har den 8 mars diskuterat behovet av anslag för etapp II-III med landskapsregeringen, varvid framkom att landskapsregeringen kan godkänna ett anslag om 6 milj. euro årligen under de följande 4 åren, sammanlagt 24 milj. euro. Landskapsregeringen ansåg att primärvårdsprojektet och psykiatriprojektet tidsmässigt skall genomföras först. Det nya kostnadstaket, som alltså är 4 milj. högre än det som sattes av lagtinget, innebär att en kraftig bantning av ytorna måste ske, eftersom landskapsregeringen förutsätter att de behov som finns bör åtgärdas inom nämnda summa. Planeringskommittén har sammanträtt den 16 mars och beslöt föreslå för styrelsen att styrelsen ger sitt godkännande till att den fortsatta planringen riktar in sig på det som föreslås i förslaget här nedan. Bilaga 1. FÖRSLAG: Styrelsen besluter att den fortsatta planeringen av om- och tillbyggnaden av centralsjukhuset etapp II-III skall rikta in sig på primärvårdsprojektet i vilket även ingår utrymmen för diabetes- och onkologimottagningen och psykiatriprojektet utgående från de arkitektskisser som föreligger. Dessutom skall den fortsatta planeringen även omfatta ombyggnaderna på medicinpolikliniken och i sanatoriebyggnadens 1. och 3. våning med beaktande av att dialysverksamheten skall kunna inrymmas i dessa utrymmen. Likaså skall utbyggnaden av medicinavdelningen ingå och om möjligt påbörjas redan under innevarande år med det anslag som finns i investeringsplanen för detta år (1,1 milj. euro). Ovannämnda om- och tillbyggnader har kostnadsberäknats till ca 24,7 milj. euro. Beträffande de övriga planerade ombyggnaderna ses dessa över och genomförs i en mindre omfattning under de följande åren i den mån det årliga driftsanslaget för fastighetsunderhållet medger. Planeringen av dessa utrymmen skall inte längre ingå i arkitektuppdraget för etapp II-III. Styrelsen konstaterar att det inom ramen för det anslag som beviljats inte finns möjligheter att förverkliga en ny byggnad för intensivvård och dialysverksamhet och därmed inte heller förverkliga den planerade ombyggnaden för dagkirurgi i de nuvarande IVA-dialys lokalerna. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 3
Styrelsen den 22 januari, den 26 februari, den 19 mars och den 27 april 2007 DEN FORTSATTA PLANERINGEN AV ETAPP II-III forts 43 BESLUT: Styrelsen beslöt att den fortsatta planeringen av om- och tillbyggnaden av centralsjukhuset etapp II-III skall rikta in sig på primärvårdsprojektet i vilket även ingår utrymmen för diabetes- och onkologimottagningen och psykiatriprojektet utgående från de arkitektskisser som föreligger. Detaljplaneringen bör uppnå ytterligare samordningsvinster, bantningar av ytor och besparingar. För psykiatriprojektet skall en ytterligare genomgång av funktioner och samordningar genomföras. Övriga planeringar bordläggs. Målsättningen är att utan ytterligare dröjsmål få igång primärvårdsbygget. Tidsmässigt skall psykiatribygget starta före primärvårdsprojektet är färdigt. 70 Arkitekten har tillsammans med de arbetsgrupper som är utsedda att delta i planeringen av den nya psykiatribyggnaden och de nya lokalerna för primärvården (inkl onkologi- och diabetesutrymmena) gått igenom ritningarna för respektive verksamhet den 20 april. Mindre justeringar har gjorts men detta har ej nämnvärt påverkat antalet kvadratmetrar. Bilagt finns ritningarna för den nya psykiatribyggnaden (Bilaga 1) där följande större förändringar ännu kommer att ske: - plan K: parkeringen skall strykas, - plan 1: ytan för receptionen och entrén skall minskas, - plan 2: motsvarande förändring ovanom reception och entré mötesrummet 002 stryks omfördelning av rumsytor sker inom musikterapi-barnhabiteringsflygeln Bilagt finns ritningarna för primärvårdsutrymmena (inkl. onkologi och diabetes) där endast mindre förändringar kommer att ske. Bilaga 2. Rumsprogrammet för ovannämnda verksamheter finns som bilaga 3. När konstruktions, VVS- och el-planerarna kommer med i bilden kommer små förändringar att ske pga av de tekniska utrymmen som måste skapas för ventilationskanaler, vatten- och avloppsrör samt el-installationer. Planeringskommittén behandlar ovannämnda dokument på sitt möte den 25 april. Planeringskommittén kommer senare att behandla den övriga planeringen av etapp II som därmed tas till ett framtida styrelsemöte. Instruktionen för planeringskommittén finns som bilaga 4. Utredning över tidigare, nuvarande och planerade utrymmen för den verksamhet som ingår till primärvårdsprojektet och utredning över nuvarande och planerade utrymmen för den psykiatriska verksamheten inom ÅHS finns som bilaga 5 Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 4
Styrelsen den 22 januari, den 26 februari, den 19 mars och den 27 april 2007 DEN FORTSATTA PLANERINGEN AV ETAPP II-III forts 70 FÖRSLAG: Styrelsen godkänner rumsprogrammet och ritningarna för den nya psykiatribyggnaden och de nya lokalerna för primärvården, inkl. utrymmen för diabetes- och onkologiverksamheten och ger därmed planeringskommittén i uppdrag ett i enlighet med instruktionen för planeringskommittén utarbeta anbuds- och arbetshandlingar för upphandlingen av entreprenörer. Den övriga planeringen av Etapp II bordläggs tillsvidare. BESLUT: Styrelsen beslöt bordlägga ärendet till mötet den 4 maj 2007 och då höra representanter för psykiatrin, onkologen och barnhabiliteringsteamet gällande respektive utrymmen. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 5
Styrelsen den 19 mars, den 13 och den 27 april 2007 ANBUD GÄLLANDE KONSTRUKTIONS-, EL- OCH VVS-PLANERING AV OM- OCH TILLBYGGNADEN AV CENTRALSJUKHUSET ETAPP II-III 51 Anbudsförfrågan har varit utannonserad i Ålandstidningen, Nya Åland och Hufvudstadsbladet samt i både den svenska och den finska ingenjörsförbundens hemsidor. Separata anbudssummor har inbegärts för de olika delprojekten: Psykiatribyggnaden, IVA-dialys-byggnaden, primärvårdsbyggnaden, ombyggnationer inom befintliga fastigheter, sprinklersystem och parkeringsdäck. Inom utsatt tid har 14 anbud inkommit. Anbudsgivarna har förlängt giltighetstiden för sina anbud till den 1.5.2007. Planeringskommittén har förordat att kontraktsförhandlingar inleds med följande konsulter: Konstruktion: CSE projekt VVS: Turing Ab El-planering: Elge Ab & Matti Leppä Oy Sammanställning av anbuden samt bedömning av anbuden finns som bilaga 1. Bedömningen baserar sig på att en nybyggnad för IVA-dialys inte förverkligas. FÖRSLAG: Styrelsen besluter inleda kontraktsförhandlingar med följande konsulter: Konstruktion: CSE projekt VVS: Turing Ab El-planering: Elge Ab & Matti Leppä Oy BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslaget med det tillägget att kontraktsdiskussioner beträffande VVS- och el-projekteringen även skall föras med Duopoint. 56 Utgående från styrelsens beslut den 19 mars har projektledare Erik Hjärne inbegärt kompletterande uppgifter av de i beslutet nämnda konsulterna. Planeringskommittén har den 11 april beslutat föreslå att egentliga kontraktsförhandlingar inleds med CSE projekt (K) och Duopoint (El, VVS). Det ojusterade protokollet med bilagor finns som bilaga 1. FÖRSLAG: Styrelsen besluter inleda egentliga kontraktsförhandlingar med följande konsulter: Konstruktion: CSE projekt VVS: Duopoint El: Duopoint 71 Kontraktsförhandlingar har förts med Svante ÅkesonPöder från CSE projekt (konstruktion) och Kenneth Ek från Duopoint (VVS och el) den 20 april. De har för sin del godkänt respektive kontrakt som finns som bilaga. Kontrakt med CSE projekt. Bilaga 1 Kontrakt med Duopoint. Bilaga 2. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 6
Styrelsen den 19 mars, den 13 och den 27 april 2007 ANBUD GÄLLANDE KONSTRUKTIONS-, EL- OCH VVS-PLANERING AV OM- OCH TILLBYGGNADEN AV CENTRALSJUKHUSET ETAPP II-III forts 71 FÖRSLAG: Styrelsen besluter teckna kontakt gällande konstruktionsplaneringen med CSE-projekt och gällande VVS- och el-planeringen med Ingenjörsbyrå Duopoint. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 7
Styrelsen den 27 april 2007 PRISER VID UTHYRNING AV ÅHS KONFERENSCENTER 72 Mötesrummena i den nya försörjningsbyggnaden har döpts till ÅHS konferenscenter. Tack vare flyttbara väggsektioner kan mötesrummen användas flexibelt från fyra mindre rum till ett stort rum. Bilaga 1. Eftersom det har inkommit förfrågningar från utomstående om att kunna använda konferenscentret för olika typer av möten och skolningstillfällen bör priser fastställas för både rummen och för eventuell traktering som ombesörjs av ÅHS kök. Ärendet har behandlats av ledningsgruppen som även beaktat prissättningen av motsvarande utrymmen i Mariehamn. Bilaga 2. Ledningsgruppen föreslår att konferenscentret tillsvidare uthyrs endast för tillställningar med anknytning till hälso- och sjukvården, för landskapsförvaltningens och de politiska partiernas behov. FÖRSLAG: Styrelsen besluter att mötesrummen eller hela konferenscentret kan uthyras till organisationer, föreningar och liknande som har anknytning till hälsooch sjukvården samt för landskapsförvaltningens och de politiska partiernas behov. Styrelsen fastställer följande priser för uthyrning av mötesrummen i ÅHS konferenscenter: Heldag (över 4 tim) Halvdag (max 4 tim) Alla fyra rum (hela konferenscentret) 300 euro 150 euro Del 1+ 2 160 euro 80 euro Ett rum 80 euro 40 euro Tillägg för möte kvällstid (om mötet startar efter kl. 17), lördag, söndag och helgdag: 20 %. Traktering (samma priser som de fastställda gästpriserna): Lunch Lättlunch/middag/smörgås Kaffe med bulle Kaffe Alla priser är inkl.moms. 8 euro/pers 5 euro 2,50 euro 1,00 euro Ifall ÅHS fungerar som medarrangör vid möten och skolningstillfällen uppbärs ingen rumshyra, däremot debiteras måltids/kaffepriser för de utomstående. BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslaget med tillägget att konferenscentret kan uthyras även till företag med anknytning till hälso- och sjukvården. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 8
Styrelsen den 27 april 2007 DELGIVNINGAR 73 FÖRSLAG: Styrelsen antecknar följande brev, meddelande och inbjudningar för kännedom: 1. Utrikesministeriets svar på Landskapsregeringens anhållan om precisering och tolkning av de nya reglerna för tilläggsutbildningen inom primärvård, 2. Ålands landskapsregerings meddelande nr 4/2006-2007, 12.04.2007, till lagtinget om Ålands hälso- och sjukvård i dag och i framtiden, 3. Förvaltningschefens och ekonomichefens brev till LR, 23.04.2007, om budgetram för år 2008, 4. Inbjudan till presentation av balanserat styrkort med konsult Lars Stenhamn, 5. Inbjudan till invigning av om- och tillbyggnaden av Ålands centralsjukhus, etapp I. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 9