KVALITETSREDOVISNING

KVALITETSREDOVISNING Service och Löneenheten År 2013

FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR KVALITET ENHET/ BUDGETENHET Serviceenheten och löneenheten Enheterna ingår i två olika budgetenheter: Kultur & Fritid och Konsult & Administration TIDSPERIOD 2013 GRUNDFAKTA OM ENHETEN Serviceenheten består av ett flertal olika verksamhetsområden Dessa verksamheter är: Bibliotek, Fritid/ förening, Fritid ungdom, Information, Kansli, Kultur, Löner, Medborgarkontor, Musikskola, Risk/ säkerhet, Telefoni, Samhällsbetalda resor. Löner och Samhällsbetalda resor har uppdrag åt både Götene och Skara kommuner. I enheten ingår också ansvar för kommuns lokaler i centrumhuset. Tjänsterna konsumentrådgivning och budget/ skuldrådgivning köps av Lidköpings kommun, men ansvaret för frågorna ligger på serviceenheten. Enheten har ett brett ansvarsområde och ger även stöd till den politiska ledningen. FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR MÅLUPPFYLLELSE Enheten leds gemensamt av två enhetschefer. I enheten arbetar 53 medarbetare. Flera av dessa innehar specialistfunktioner och arbetar ensamma inom sitt verksamhetsområde. Under året har verksamheten Fritid/ ungdom tillkommit och verksamheten Mark och bygg har flyttats över till annan organisatorisk enhet. Det har varit en stor rörlighet i personalgruppen under 2013. Det har varit flera pensionsavgångar och en del långtidssjukskrivningar. Stort focus har därför varit på att få den löpande verksamheten att fungera trots längre vakanser inom en del verksamheter. UNDERLAG I REDOVISNINGEN Statistik från verksamhetssystem. Löpande uppföljning på APT och gruppmöten RUTIN FÖR REDOVISNING En gemensam genomgång har skett med all personal i samband med APT. Därefter har chefer och nyckelpersoner tillsammans med respektive arbetsgrupp arbetat med redovisningen 2

ÅTGÄRDER UTIFRÅN FÖREGÅENDE ÅRS KVALITETSREDOVISNING En utbildning i handläggarstödet Webb-Diabas har genomförts under året. Handläggarstödet ska förbättra arbetet med diariet och ärendehantering. Ett arbete med att öka säkerhetsmedvetandet i kommunens verksamheter har pågått under året. Krisberedskapsplan och kommunikationsplan har klargjort rollerna i säkerhetsarbetet. Gratis resande i Närtrafik för 75+ infördes den 1 september och busshållplatsen vid Källby station har tillgänglighetsanpassats. Fortsatt arbete med gemensamt trafikförsörjningsprogram Färdtjänst Skaraborg för att öka resandet med kollektiva färdmedel. 3

UPPFÖLJNING AV UTVECKLINGSPLAN Avseende 2013 (2014-02-10) PERSPEKTIV MÅL/RESULTAT VÄRDERING TILLVÄGAGÅNGSSÄTT, METOD, MÄTNING Ange vilket perspektiv som avses Medskapare Skriv in ett mål per rad (kopiera från utvecklingsplanen). Ökat antal kontakter/ besökare i medborgarkontoret 2013. Öka antalet besökare på kommunens hemsida Sätt en siffra (1-4) som bäst motsvarar måluppfyllelsen, se gradering nedan Beskriv kortfattat hur verksamheten har arbetat för att nå målet, vilken metod som använts, hur resultatet har mätts osv. 3 Kansli: Gå igenom och uppdatera kansliets ansvarområden på hemsidan. Info: Mobilwebb ska införas 2013 MK: Bättre utvändig skyltning av MK Förstudie kring en Chattfunktion för medborgarna att kommunicera med MK Förbättra total skyltning utvändigt, centrumhuset entrén Biblioteket: Ständig återkommande information i olika forum ang. bibliotekets tjänster ANALYS OCH ÅTGÄRD Beskriv vilka framgångsfaktorer/ brister som funnits. I de fall målet ej har uppnåtts ska en åtgärd föreslås. Antal besökare på hemsidan har ökat med 6% jämfört med 2012 (2013var antal besökare 222 634 st). Besökare från mobila enheter har ökat med 100%. Var tredje besökare på hemsidan kommer från en mobil enhet. Genom att uppdatera och förbättra kommunens hemsida har vi kunnat höja servicenivån till våra medborgare. Hemsidan har utvecklats och blivit responsiv, vilket betyder att den anpassar sig efter surfplattor och smartphones automatiskt. I den mätning som SKL gör årligen på kommunernas hemsidor information till alla har resultatet ökat från 77 till 82 (medel i Sverige är 79) Förstudien är avslutad. I nuläget kan vi inte se att det finns något lämpligt system till en rimlig kostnad. Lidköpings kommun har just öppnat upp möjligheten för chatt och vi inväntar och ser hur den lösningen fungerar och används av medborgaren. Omvärldsbevakningen fortsätter. Medborgardialog angående kollektivtrafiken i syfte att fler ska kunna resa kollektivt 3 Samhällsbetalda resor har aktivt deltagit i andra organisationers dialogmöten. Ex PRO Dialog har förts med olika föreningar angående kollektivtrafik under året. Skyltar beställda En ökning med 12,6% av resande har skett då det gäller den anropsstyrda trafiken. 4

Musikskolan är en känd resurs i samhället och deltar i arrangemang som anordnas av olika aktörer (ex näringsliv förningar och olika organisationer) Till följd av detta ökar antalet spelningar utanför den kommunala verksamheten 3 Ansvariga för orkestrarna tar kontakter med näringsliv och föreningar/ organisationer och erbjuder spelningar Musikskolan har haft uppdrag vid olika evenemang såsom invigningar av nya lokaler, Lions, Götenelördan, elevaftnar, konstföreningens vernissage, brassdagar i Falköping, Vara konserthus mm. Utveckling (utåtriktat) Fungerande arbetsformer för barn- och ungdomsinflytande finns. Barn och ungdomar är med och påverkar Götene kommuns utveckling Ökad servicenivå gentemot medborgaren 3 Fritid/förening: Genomförande av medborgarförslag från ungdomar: Skateboardsprojektet Kultur: Förenings och fritidsteamet är nytt forum för ungdomskulturfrågor 3 Kansli: Öka hemsidans informationsutbud genom att integrera förtroendemannaregister Troman/ Troint Fritidsledare arbetar ständigt tillsammans med ungdomar för att utveckla verksamheten. Byggandet av Skateboardparken är ett gott exempel på god samverkan mellan kommunens ungdomar, föreningar och andra organisationer. Öka antal serviceområden på medborgarkontoret 3 Info: Dialog med kommunens övriga verksamheter, bolag mm Servicen på medborgarkontoret har utökats. Nu kan man bland annat hyra barnbilstolar. Fler medborgare nyttjar kommunens e-tjänster på hemsidan 3 Info: Kommunövergripande e-tjänstprojekt tillsammans med IT-strateg Projektet är i gång, men finansieringen är inte klar Tydlig hantering av synpunkter. Synpunkter ska besvaras inom två veckor. 3 Kansli: Rutinbeskrivning av synpunkts hantering och göra denna känd för handläggare Rutin beskrivning för synpunkts hantering har tagits fram och implementerats i organisationen. Fler kommunmedborgare lånar biblioteksmedia. Utlåningen ska öka jämfört med 2012 4 Biblioteket: Fortsätta att vara offensiva. Tips och information via nyhetsbrev från biblioteket till låntagare Antalet utlån på biblioteket har ökat med 3% jämfört med 2012. Biblioteket arbetar aktivt med information om verksamheten exempelvis utges ett nyhetsbrev varje månad. Barn och ungdomar deltar i planeringen av kulturarrangemang för att få ett kulturutbud som lockar barn- och ungdomar. 2 Kultur: Kultursamordnaren bjuder in ungdomar till café Esperanza för dialogmöte 2 ggr/år Besök har gjorts på Esperanza 1 gång. Då var det få ungdomar där, och verksamheten har inte varit så stor under 2013. 5

Arbetssätt (inåtriktat) Personal ska arbeta med LEAN som förhållningssätt Under året har beslutats att arbetet med LEAN som förhållningssätt ej verkställs. Ekonomi (inåtriktat) Väl genomarbetat underlag vid beslut om investeringar 1 Målet anses nått om förändringar i driftkostnader alltid redovisas i beslutsunderlag för investeringar Skateparksprojektets kostnader översteg budget pga tillkommande arbete med mark och säkerhetsåtgärder som ej budgeterats. 6

SAMMANFATTNING AV 2013 ÅRS KVALITETSARBETE En servicemätning har gjorts då det gäller telefon och e-post. Kommunen rekommenderades som föredömen för andra kommuner då vi fick 100 procent när det gäller telefoni och bemötande. E-posten fick sämre värde och till följd av detta har regler kring hantering av e-post tagits fram. E-post är den kommunikationskanal som vi använder mest, både internt och externt. Det är också den kommunikation som ofta blir bortprioriterad. Som ett led i förbättrandet av servicen till medborgarna togs därför riktlinjer för hantering av e-post fram. I riktlinjerna har vi specificerat inom vilket tidsspann ett e-postmeddelande måste besvaras, hur inkommen e- post ska hanteras under frånvaro samt hur e-posten ska behandlas som en allmän handling. Detta har bland annat medfört att svarstiderna har kortats och att e-postlådorna bevakas under semesterperioder och annan längre frånvaro Vid enhetens utvecklingsdagar har man arbetat vidare med frågor kring service och bemötande. Föreläsningar på temat har regelbundet genomförts. Nulägesanalys av kommunens kommunikationsarbete har tagits fram under våren och sedan följts av framtagande av kommunikationsstrategi och kriskommunikationsplan Informationsarbeten som pågår: riktlinjer för hur vi ska arbeta med klarspråk i kommunen håller på att tas fram riktlinjer för bildval till kommunens informationsmaterial håller på att tas fram förarbetet inför kommunens reklamfilm är igång översyn av infoteamets uppdrag pågår Hemsidan har fräschats upp utseendemässigt. Sidhuvudet har anpassats till den grafiska profilen Toppmenyn har mer kontrast samt att innehåll och navigation separeras på ett tydligt sätt. Mycket luft (avstånd) har lagts in för att underlätta läsningen. Kortare textrader underlättar en löpande läsning. (lättare för ögat att hitta tillbaka till början av nästa rad. Kommunsamarbete av olika slag fortsätter att växa med goda resultat som följd: Telefonisamarbetet med Lidköping och Skara fortskrider och numera svarar de olika kommunerna för varandra vissa tider i veckan. Via samarbete med Skara kommun har vi nu en tillgång till en arkivarie. Kommunfullmäktige är nu helt digitaliserade då det gäller kallelser och protokoll. Kontaktuppgifter för politiker finns nu på hemsidan via ett nytt datasystem som införts under våren. Arbetet med att lägga in samtliga uppgifter för Götene och Skara i skolskjutssystemet skjuts+ har slutförts under året. 7

En risk- och sårbarhetsanalys har gjorts enligt Lagen om skydd mot olyckor. Materialet redigeras och skall presenteras för politiken hösten 2013 Revidering av Risk- och sårbarhetsanalys enligt Lagen om extraordinära händelser pågår verksamhetsvis. Arbete pågår med att ta fram Beredskapsplaner/Åtgärdsplaner verksamhetsvis om de utsätts för störningar i samhällsviktig verksamhet. Detta berör verksamheten inom sektor välfärd. Arbete är inlett med framtagande av en Åtgärdsplan för olyckor med oljeutsläpp i Vänern som nått stränderna. Syftet detta arbete är att upprätta en kommunal åtgärdsplan för oljeskydd är att stärka kommunens beredskap inför och vid en olycka på Vänern. Målsättningen med kommunalt oljeskyddsarbete är att bekämpa den olja som kommer i land från ett utsläpp på Vänern och för att minimera ekologiska och socioekonomiska följder. 8