Att skriva en ansökan till ett EU-call

Att skriva en ansökan till ett EU-call

Med SAFEWAY2GO som exempel En tydlig ide och en röd tråd Tänk ut vad du vill uppnå när projektet är klart Läs noga på själva call texten. Identifiera vilka delar som måste ingå för att din ide ska kunna bli hållbar och för att det som står i callet finns med. Sätt samman ett första utkast på WP struktur i en power point (syfte, frågor att lösa och innovations ) Bolla strukturen med personer du vill samarbeta med Säkerställ att du har VTIs stöd Stäm av med forskningschefen att iden håller Stäm av med Sara att det är ok vi vill inte ha konkurrerande ansökningar Sök anslag och därmed ok från GD Se om du kan hitta extern finansiering för att skriva ansökan

Sammansättning av konsortium Ta kontakt med de som du ser som absolut viktigast och som du vill ha ett nära samarbete med under ansökan. Tänk till vilken kompetens dina framtida partners behöver ha Öst, väst, nord och syd inte helt nödvändigt? OEM, SEM, Institut och Universitet/Högskola Bra att ha med t.ex. Trafikverket de kan dessutom finansiera VTIs nationella del. Kontrollera om ECTRI och FERSI samarbeten har partners som kan tänkas vara av intresse.

Letter of intent Förbered avsiktsförklaringen (LoI) Det ska skydda er ide utan att begränsa partners Cirkulera det innan det skickas ut för signering (då slipper du tidskrävande strul) Sänd ut med klar deadline för att återfå ett signerat exemplar (vi nöjde oss med en pdf på originalet och att de sparar originalet om det behövs)

Förbered och sänd ut en mall för att partners ska kunna fylla i ekonomiska uppgifter om sin verksamhet (behövs bland annat för att göra budget) Basic Budget Template and PIC Proposal acronym: Short name partner: PIC code: Personnel monthly rate ( ): Overhead monthly rate ( ): Total Monthly rate (i.e. personnel + overhead) ( ): Method of calculation of indirect costs (overheads): SAFEWAY2GO VTI 999599551 8 400 6 300 14 700 Simplified method

Förbered mall för budgetberäkning SAFEWAY2GO Budget RTD (50% or 75%) MANAGEMENT (100%) OTHER (100%) OTHER OTHER OTHER METHOD OF COSTS COSTS COSTS PERSONNEL OVERHEAD PM WP10 PM INDIRECT INDIRECT INDIRECT PROJECT CALCULATION PM PM PM PM PM PM PM PM PM PM PM PERSONNEL (travel; PERSONNEL (travel; M ANAGEM ENT PERSONNEL (travel; OTHER EC FUNDING NO. PARTNER MONTHLY MONTHLY A10.1 WP11 SUBCONTR. COSTS RTD TOTAL SUBCONTR. COSTS SUBCONTR. COSTS TOTAL OF INDIRECT COST WP1 WP2 WP3 WP4 WP5 WP6 WP7 WP8 WP9 WP10 TOTAL COST seminars; COST seminars; TOTAL COST seminars; TOTAL RATE RATE (%) Dissem Mgmnt (overhead) (overhead) (overhead) REQUESTED (OVERHEADS) fees; hire; fees; hire; fees; hire; COSTS etc) etc) etc) 1 VTI 8 400 75% Simplified 5 6 5 2 1 0 0 4 10 1 1 6 41 285 600 48 000 214 200 547 800 50 400 14 000 2 000 37 800 104 200 8 400 6 300 14 700 666 700 529 750 2 ICOOR 4 500 60% Specific flat rate 5 6 6 0 3 2 4 0 9 1 1 6 43 162 000 30 000 115 200 307 200 27 000 12 000 23 400 62 400 4 500 2 700 7 200 376 800 300 000 3 CERTH/HIT 4 500 90% Actual indirect cost 8 6 1 0 4 4 1 0 9 2 1 4 40 157 500 48 000 141 750 347 250 18 000 14 000 16 200 48 200 4 500 4 050 8 550 404 000 317 188 4 Amparo 7 120 60% Specific flat rate 1 0 0 9 10 3 8 0 3 1 1 0 36 249 200 10 000 155 520 414 720 0 0 0 7 120 4 272 11 392 426 112 322 432 5 TRIONA 8 100 60% Specific flat rate 1 10 4 4 0 8 4 0 2 0 1 0 34 267 300 10 000 166 380 443 680 0 0 0 8 100 4 860 12 960 456 640 345 720 6 STA 6 700 20% Standard flat rate 3 3 0 0 1 0 3 7 3 0 1 0 21 134 000 12 000 29 200 175 200 0 0 0 6 700 1 340 8 040 183 240 139 440 7 KTI 3 750 100% Actual indirect cost 4 0 0 1 1 1 2 4 7 1 1 0 22 78 750 60 000 78 750 217 500 0 0 0 3 750 3 750 7 500 225 000 170 625 8 USTUTT 7 178 60% Specific flat rate 5 0 2 4 5 3 2 1 5 0 1 0 28 193 806 60 000 152 284 406 090 0 0 0 7 178 4 307 11 485 417 574 316 052 9 SIGNOSIS 10 000 60% Specific flat rate 0 0 0 0 0 0 0 3 0 5 3 0 11 80 000 10 000 54 000 144 000 0 2 000 1 200 3 200 30 000 18 000 48 000 195 200 159 200 10 PTV 6 750 100% Actual indirect cost 3 3 5 9 0 0 1 0 6 0 1 0 28 182 250 60 000 242 250 484 500 0 0 0 6 750 6 750 13 500 498 000 255 750 11 Ericsson 8 890 57% Actual indirect cost 2 1 1 2 1 3 0 2 1 2 1 0 16 133 350 27 000 91 400 251 750 0 0 0 8 890 5 067 13 957 265 707 139 832 TOTALS 37 35 24 31 26 24 25 21 55 13 13 16 320 1 923 756 375 000 0 1 440 933 3 739 689 95 400 42 000 2 000 78 600 218 000 95 888 0 0 61 396 157 284 4 114 973 2 995 989 Pilot site Audit Advisory board Direct cost OH Total EC contribution VTI 48 000 0 48 000 36 000 VTI 2000 VTI 2000 ICOOR 30 000 18 000 48 000 36 000 ICOOR 2000 CERTH/HIT 48 000 0 48 000 36 000 CERTH/HIT 2000 KTI 48 000 0 48 000 36 000 Signosis 2000 USTUTT 30 000 18 000 48 000 36 000 PTV 48 000 0 48 000 36 000 koll: Håll koll på att subcontracting och other costs måste motiveras i DoW

Förbered och sänd ut mall för input om partners Partner Description Key personnel VTI Research institute The Swedish National Road and Transport Research Institute, VTI, is a national research institute under the Ministry of Enterprise, Energy and Communications. VTI conducts applied research, commissioned by the transport sector, in the fields of infrastructure, traffic and transport. VTI s annual turnover 2010 was 18 M, of which 80 % was acquired through commissioned research. VTI employs a total of 195 persons. Of the 168 R&D-staff, 70 hold a doctor s degree. Eight senior researchers are associate professors at Swedish universities or institutes of technology. The expertise of the researchers covers the areas of traffic engineering, transport economics, transport supply and demand, road safety, environmental issues, road user behavior, collision safety, human factors, vehicle engineering, railway engineering and the planning, design, construction, maintenance and operation of roads and railways. The range of expertise indicates the inter-disciplinary composition of the research staff. Approximately 100 R&D reports and articles are issued annually. The VTI s resources include wellequipped laboratories, e.g. two driving simulators - one passenger car simulator and one truck simulator, both with a full motion system and wide-angle visual system, crash safety test tracks, tyre test facilities and laboratories for material testing as well as a mobile heavy vehicle simulator for testing of road pavements and other advanced measuring equipment for field tests. The activities also include development of various analytical and simulation models for estimating effects of changes of the transport system. VTI s library and information centre is established as the national information supply centre in the transport and communication sector. VTI holds the Quality management systems certificate ISO 9001:2008 and the Environmental management systems certificate ISO 14001:2004. Anna Anund, Phd in medicine, Researcher, Applied statistician. Applied research concerning design and evaluation of driver support systems, e.g. ADAS (Advanced Driver Assistance Systems) and IVIS (In-Vehicle Information System), but also on design and evaluation of traffic safety and acceptance of infrastructure countermeasures e.g. milled rumble strip and ITS based information. Traffic safety aspects in connection with school transportation and safety for children. Participation in EU founded projects: AWAKE, INSAFETY, SENSATION. The coordinator of the 7:th framework EU project SAFEWAY2SCHOOL. Therese Jomander, Project Economist, Bachelor of Science in Business Administration and Economics. Accounting, reporting, administrative and legal issues in several FP6 and FP7 projects. Participation in EU founded projects: SAFEWAY2SCHOOL, Re- Road, ITERATE, ADSEAT, INTRO, HeavyRoute and CATRIN. Tania Dukic, Nils-Petter Gregersen, Sonja Forward,

Registrera projektet på EPSS När alla lämnat sina uppgifter om ekonomin kan du registrera projektet och de deltagande partners. Har du deras PIC går det snabbt. Abstrakt partner namn.. Skicka inloggningsuppgifter till alla partners som själva får gå in och uppdatera sina uppgifter. Be någon göra en logga. Kul att ha en - det går att ändra sedan. Är det en partner utan PIC så blir det bråttom att ansöka. Det gäller även LEAR (ekonomiskt ansvarig)

SAFEWAY2GO Person Months (PM) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 VTI ICOOR CERTH/HIT Amparo Triona STA KTI USTUTT SIGNOSIS PTV Ericsson Förbered strukturen för att allokera PM Implementation scenarios and sconcepts for safe WP1 VRU environment WP leader Accident analysis A1.1 1.0 1.0 1.0 2.0 3 Benchmarking and A1.2 1.0 2.0 1.0 1.0 SoA (incl. criterias for safe way) 1.0 1.0 1.0 1.0 2.0 User needs A1.3 3.0 2.0 2.0 2.0 1.0 Implementation scenarios by multi-criteria analysis A1.4 1.0 3.0 HMI principals, development and test methodology A1.5 1.0 1.0 3.0 TOTAL PM WP1 8.0 4.0 5.0 5.0 6.0 1.0 1.0 3.0 0.0 3.0 2.0 38.0 leader Safe road net WP2 WP Criterias for safe pedestrian map A2.1 3.0 1.0 1.0 1.0 1.5 Criterias for safe cyclist map A2.2 1.0 4.0 1.0 1.0 1.5 Criterias for moped/motorcycle map A2.3 1.0 1.0 1.0 3.0 Modelling VRU safe moving on rural roads A2.4 3.0 Cross-criteria A2.5 3.0 1.0 Specifications A2.6 for the safe road net development 4.0 1.0 TOTAL PM WP2 10.0 1.0 5.0 6.0 6.0 0.0 3.0 0.0 0.0 0.0 3.0 34.0 safe road maps (pedestrian, cyclist, WP3 moped/motorbike) WP leader Safe maps A3.1 2.0 2.0 2 Models A3.2 1.0 3.0 2.0 3 1.0 HMI A3.3 1.0 2.0 Modelling A3.4 VRU safe moving 4.0 1.0 TOTAL PM 5.0 6.0 WP3 1.0 0.0 4.0 0.0 0.0 2.0 0.0 5.0 1.0 24.0 tools leader Spot inventory WP4 WP Conflict spot Inventory A4.1 3.0 Tool (BIT) for pedestrian routes 1.0 1.0 BIT for cyclist routes A4.2 1.0 1.0 BIT for MC-riders routes A4.3 1.0 1.0 Crowdedsourcing - System user feedback directly on s A4.4 1.0 3.0 1.0 2.0 HMI A4.5 1.0 1.0 2.0 Specification and Implementation of Safety Asse A4.6 2.0 9 TOTAL PM WP4 2.0 0.0 0.0 9.0 4.0 0.0 1.0 4.0 0.0 9.0 2.0 31.0 Countermeasures: on-board and infrastructure WP5 leader WP Infrastructure and on-board systems impact on VRU identification and warning A5.1 2.0 3.0 2.0 1.0 1.0 HMI for In-car information and warning A5.2 1.0 2.0 1.0 ITS Infrastructure countermeasures (dynamic roadstuds/conflict point warning system) A5.3 2.0 1.0 4.0 1.0 Communication with VRU (tags, smartphones) A5.4 4.0 1.0 TOTAL PM WP5 10.0 1.0 1.0 3.0 4.0 0.0 1.0 1.0 5.0 0.0 0.0 26.0 VRU support and guidance WP6 WP leader Routing A6.1 2.0 3.0 1.0 Rerouting A6.2 1.0 2.0 HMI A6.3 2.0 3.0 Routing software A6.4 1.0 3.0 1.0 Communication tool A6.5 2.0 2.0 (Smartphone) 1.0 TOTAL PM WP6 4.0 3.0 3.0 0.0 2.0 8.0 0.0 1.0 3.0 0.0 0.0 24.0 System integration and implementation WP7 WP leader System architecture A7.1 2.0 1.0 1.0 1 System specification A7.2 2.0 1.0 1.0 Surrounding traffic information and warning V2V, V21, V2U, 12U A7.3 3.0 BSIT (pedestrian, cyclist, moped) A7.4 2.0 1.0 1.0 Risk analysis A7.5 1.0 1.0 1.0 3.0 1.0 User experience HMI optimization A7.6 2.0 TOTAL PM WP7 2.0 0.0 4.0 1.0 8.0 4.0 3.0 2.0 0.0 1.0 0.0 25.0 Process for implementation of equipment for WP8 safer infrastructure use WP leader Application guidelines A8.1 1.0 2.0 Standardisation and policy recommendations for environments safe to use for children A8.2 1.0 4.0 1.0 1.0 1.0 Communication strategies and process to support new equipment for safer use of the environment A8.3 3.0 2.0 1.0 2.0 2.0 TOTAL PM WP8 4.0 7.0 4.0 3.0 2.0 0.0 0.0 0.0 0.0 1.0 0.0 21.0 implementation and tests leader Pilots WP9 WP Pilot framework A9.1 2 1 1 1 3 1 1 Pilot realisation A9.2 6 7 7 2 2 6 4 6 1 Pilot consolidation A9.3 2 1 1 TOTAL 10.0 9.0 9.0 3.0 2.0 7.0 5.0 6.0 1.0 PM WP9 3.0 0.0 55.0 and exploitation leader Dissemination WP10 WP Dissemination plans and activities A10.1 1.0 1.0 1.0 1.0 1.0 1.0 1.0 1.0 3.0 1 1.0 Market analysis and business plans A10.2 1.0 1.0 1.0 Socioeconomics analysis A10.3 1.0 1.0 Exploitation plans A10.4 2.0 Security and privacy module A10.5 1.0 1.0 Advisory board A10.6 1.0 1.0 2.0 TOTAL PM WP10 2.0 2.0 3.0 2.0 1.0 1.0 2.0 1.0 8.0 1.0 3.0 26.0 Project management WP11 WP leader Administrative and overall management A11.1 6.0 Technical Management A11.2 6.0 Quality assurance and A11.3 control 4.0 TOTAL PM WP11 4.0 6.0 6.0 0.0 0.0 0.0 0.0 0.0 0.0 0.0 0.0 16.0 Total number of PMs PM 40.0 44.0 40.0 36.0 34.0 21.0 22.0 28.0 11.0 28.0 16.0 320.0 Number of WP leaders WP Number of Activity leaders A

Part B Ladda hem Part B templaten från ESCA (finns på EC hemsida) Läs NOGA vad som ska in! Underskatta inte tiden det tar att göra SoA och risk analysen Fördela jobbet mellan partners det är allas projekt! Alla levererar till coordinator, technical manager och quality manager Gör upp en fördelning hur CO, TM och QM cirkulerar Part B.

Var tydlig med vem som gör vad Aktivitetsledare Part B editörer Koordinator (CO) Teknisk Manager (TM) Kvalitets Manager (QM) WP ledare Aktivitetsledare Aktivitetsledare Aktivitetsledare Part B Be WP ledare att: Skriva ett första utkast till WP beskrivning Peka ut vilka partners de absolut vill ha med Be dem uppskatta ungefärligt antal PM de tror behövs Samla in relevant uppgifter till SoA Sätt tydlig deadline för input!

Slutfasen Baserat på WP ledares uppgifter om PM gör ett utkast till budgeten som slutar i en total EC budget som inte är större än callet tillåter (ha gärna lite marginal). Bolla Part B med alla partners så de kan revidera. Smart att göra det tillsammans med ett ihopklippt första utkast till Part B så det framgår vad man tänkt göra. Ge inte upp ofta får man tjata för att få in uppgifter Klipp ut det som ska in från budget delen i ESCA till Part B. Submitta och sänd till alla lite före deadline. Ofta vill de ha någon liten ändring när de ser final Part B. Då är det bara att ändra och sända in igen. Går bra ända tills callet stänger. När callet är sänt får du en accept från EC som du kan sända till alla!