Digital arkivering. Börje Justrell/

Relevanta dokument
Paketstruktur. Karin Bredenberg /

METADATASTANDARDER EN ORIENTERING

Projekt E-ARK stöd vid digital arkivering. Björn ES Solutions

ADDML vid Riksarkivet i Sverige

INTERNATIONELL UTBLICK HUR MÄRKER VI AV ARBETET MED STANDARDER?

Begrepp för elektroniska arkiv och digitalt bevarande. Översättning av OAIS & Begrepp för arkivenheter i olika standarder


Standarder vid digitalt bevarande. Karin Bredenberg /

ISO Designing and Implementing a Records System (DIRKS/DIRS), Göran Samuelsson

Digital arkivering och historiklagring Anastasia Pettersson och Anders Kölevik

RADAR. Mats Berggren /

Elektroniskt bevarande. Caspar Gielissen Eskilstuna kommun, Stadsarkivet

En kort introduktion till EAD. av Magnus Wåhlberg vid RFV/avd. för verksamhetsstöd/dokumentenheten

Arkiv- och informationsvetenskap AV, Arkivsystem, 7,5 hp

Testplattformen (Webbarkivering)

E-arkiv, eardoch Pre-pre-ingest

Arkiv- och informationsvetenskap GR (B), System för bevarande, 7,5 hp

Hantera informationspaket i system för bevarande

Introduktion till. (FGS) FGS Personal. Vägledning och förklaring till de förvaltningsgemensamma specifikationerna. Introduktion FGS Personal

Dokumenttyp Ordlista Projekt Elektroniskt bevarande, Etapp 2

Nordisk El-Arkivseminar Island maj Svensk SIP och AIP Mats Berggren, Riksarkivet

Rosetta. Ido Peled. A Digital Preservation System. December Rosetta Product Manager

Elektroniskt bevarande Säkra för framtiden. Caspar Gielissen Föreningen Sambruk

SND-forum 14 nov Transfers of research data to National Archives and use of our data for research. Magnus Geber

Vad är MoReq1? Falk Sundsvall 2006

STANDARDER FÖR DOKUMENTHANTERING RECORDS MANAGEMENT STANDARDEN BESKRIVER. 1: Dokumentation Dokumenthantering(Records Management) Del 1: Allmänt

Nordisk Arkivakademi Boden november 2009

Karin Bredenberg Specifikation av olika leveranstyper/aflevereringstyper och leveransprocessen. Karin Bredenberg,

Förstudie e-arkiv Begreppslista Begreppslista 1.0

BESKRIVNING AV REGISTRERINGSDATA. Nordiska arkivdagar Kenneth Ahlfors

Vägen till e-arkivet. NUAK 19 september Margareta Ödmark Avdelningen för arkiv och registratur

Introduktion till. (FGS) FGS Paketstruktur. Vägledning och förklaring till de förvaltningsgemensamma specifikationerna. Introduktion FGS Paketstruktur

Från dokumenthanteringssystem till e-arkiv Anastasia Pettersson Per Carlsson

En introduktion till långtidsbevarande av digital information

ESSArch vid Riksarkivet i Sverige

Delrapport DP3. Metadata och e-tjänster för e-arkiv Förvaltningsgemensamma Specifikationer (eard FGS) FGS för paketstruktur för e-arkiv

A metadata registry for Japanese construction field

Nytt e-arkivbyggnadsblock - så fungerar det. Karin Bredenberg, senior teknisk rådgivare, metadata

Regler för bevarande av elektroniska handlingar vid Mittuniversitetet

REGEL FÖR BEVARANDE AV ELEKTRONISKA HANDLINGAR

Pass 4. Exempel på metadatastandarder. SND Svensk nationell datatjänst

SweLL & legal aspects. Elena Volodina

Information technology Open Document Format for Office Applications (OpenDocument) v1.0 (ISO/IEC 26300:2006, IDT) SWEDISH STANDARDS INSTITUTE

Elektroniskt bevarande. Caspar Gielissen

Vägen till en förvaltningsgemensam e-arkiv lösning. Torbjörn Hörnfeldt, Enhetschef, Utveckling och e-förvaltning

Bevarande av webbplatser En kartläggning bland statliga myndigheter i Sverige

Erik Borglund, Mittuniversitetet. Ordförande Arkivforum 2015, November

Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) Jan Aspenfjäll & Tomas Wallin

Delrapport DP3. FGS för paketstruktur för e-arkiv Bilaga 2 PREMIS

Introduktion till (FGS) Vägledning och förklaring till de förvaltningsgemensamma specifikationerna. Introduktion RAFGS2D

Nationella riktlinjer för bättre tillgång till forskningsresultat (open access)

Prioriterade standarder, Handledning, Vägledning, Utbildning Mats Åhlin

Workshopmallar The e C ap a it i al a l o f S c S a c n a din i av a ia

Introduktion till (FGS) Vägledning och förklaring till de förvaltningsgemensamma specifikationerna. Introduktion RAFGS2D

Divisionen för offentlig informationshantering

PROTAGE-projektet AAS-konferens 21 oktober 2010

Gemensamt e-arkiv i Jönköpings län 2016 TERMINOLOGI

En riktigt god morgon - från nu via snart till framtiden

(arkivrelaterade begrepp är i huvudsak hämtade från Riksarkivets begreppslista, eard-projektet,

En förvaltningsgemensam e-arkivstjänst bidrar till en effektivare e-förvaltning

E-plikten. Expertgruppen för metadata 20 maj

Strategi för bevarande av elektroniska handlingar

Nätverksgruppen kring EU-projekt som berör frågorna som gäller digitalisering, tillgängliggörande och bevarande av digitalt kulturarvsmaterial

Från dokumenthanteringssystem till e-arkiv Anastasia Pettersson Per Carlsson

TAM 4:2010 REKOMMENDATION. Arkivfunktionalitet för IT-system. Version 1.0

Förvaltningsgemensamma specifikationer

Bilaga 3. En redogörelse kring metadata och XML. Status Slutlig. Sid 1 (7) Dokumenttyp. Versionsdatum

Authentication Context QC Statement. Stefan Santesson, 3xA Security AB

Projektet e-arkiv och e-diarium (eard) Förvaltningsgemensamma specifikationer. Sambruk / SKL Analogt till Digitalt 1 oktober 2012

Val av format för elektroniska handlingar - ArkivE. Nora Liljeholm / Riksarkivet /

Råd för hantering av elektroniska handlingar vid Lunds universitet. Datum Författare Version Anne Lamér 1.0

Digital långtidsbevaring i sjukvården

archive En produkt från ida infront - a part of Addnode

Remissen omfattade hela Familjen FGS Arkivredovisning som koncept vilket framgår av fem olika dokument som namngivits:

Internationella kopplingar Karin Bredenberg,

Introduktion till. (FGS) FGS Arkivredovisning. Vägledning och förklaring till de förvaltningsgemensamma specifikationerna


SVENSK STANDARD SS-ISO :2018

Isolda Purchase - EDI

FGS:er. One size fits all?

archive En produkt från Ida Infront - a part of Addnode Group

Tidformat Tid anges enligt formatet yyyy-mm-ddthh:mm:ss Där plustiden är tidstillägg i förhållande till UTC 2.

ISO STATUS. Prof. dr Vidosav D. MAJSTOROVIĆ 1/14. Mašinski fakultet u Beogradu - PM. Tuesday, December 09,

Vägledning och funktionella krav

Riksarkivets IT-verksamhet. En integrerad del av vårt dagliga arbete och långsiktiga verksamhetsutveckling. Rolf Källman

PDM Implementation & Change Management /FRN

Statens servicecenter. - Uppdrag e-arkiv

Leveranshandledning. Elektroniskt Bevarande etapp 2 Delprojekt Verksamhetssystem Sambruk 2011 Får spridas enligt CC-BY-3.

Magisteruppsats inom arkiv och informationsvetenskap, 15 högskolepoäng. Förvara och bevara teori om standarders betydelse i earkivförvaltning

Arkivteori: Utvecklingen av Records Continuum Vad har det med Sverige att göra? Professor Karen Anderson I samverkan med Fil dr Lars-Erik Hansen

IT-avdelningen. Författare Funktion Telefon Datum Version Sid Karin Bredenberg SoU (10)

Anvisning om bevarande och gallring av forskningshandlingar

Statens servicecenter - Uppdrag e-arkiv

icore Solutions. All Rights Reserved.

Vad är ett E-Arkiv? En fallstudie på E-Arkiv Stockholm. Pontus Bäckström

Rapport från Washington D.C.: the Society of American Archivists årliga möte augusti 2014.

Transkript:

Digital arkivering Börje Justrell/ 2008-05-08

Innehåll Bakgrund Vad ska bevaras? Hur gör man?

Pappersarkiv kan vara en utmaning i sig

liksom det elektroniska arkivet!

Konsekvenser Till skillnad från pappershandlingar fordrar digital handlingar särskilda tekniska åtgärder för att kunna bevaras återsökas tillgängliggöras användas

Bevarandeaspekter att beakta FYSISKT BEVARANDE Beständigheten över tid TEKNISKT BEVARANDE Utvecklingen av hård- och mjukvara ÄKTHETSBEVARANDE BEVARANDE AV KONTEXT Integritet, autenticitet Sammanhang,dokumentation

En modern arkivarie?

Arkiven en förutsättning för en god e-förvaltning! Tilliten bygger på Insyn och Trovärdighet Myndigheterna ska kunna Garantera autenticiteten över tid Fysiskt och tekniskt bevara elektroniska dokument över tid Återsöka och tillgängliggöra elektroniska dokument över tid och därigenom göra det möjligt att nyttja dem i medborgarorienterade lösningar.

The scientists view The last decade and a half has produced more records than any previous similar period of human activity. The fact, that the majority of these records is less reliable, retrievable or accessible than ever before, is one of the ironies of the modern information age (Prof Luciana Duranti 1999)

Den tomma historieboken Seklet började med dasd aisdk asda asd asdud fdfdk dsfkjsdfs dsfsdf dsfsfjh s. Djdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd. aisdk asda asd asdud fdfdk dsfkjsdfs dsfsdf dsfsfjh s. Djdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd. aisdk asda asd asdud fdfdk dsfkjsdfs dsfsdf dsfsfjh s. Djdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd. aisdk asda asd asdud fdfdk dsfkjsdfs dsfsdf dsfsfjh s. jdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd. aisdk asda asd asdud fdfdk dsfkjsdfs dsfsdf dsfsfjh s. Djdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd.aisdk asda asd asdud fdfdk dsfkjsdfs dsfsdf dsfsfjh s. Djdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd. aisdk asda asd asdud fdfdk dsfkjsdfs dsfsdf dsfsfjh s. Djdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd. Djdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd. aisdk asda asd asdud fdfdk dsfkjsdfs dsfsdf dsfsfjh s. Djdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd. 21st century Djdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd. aisdk asda asd asdud fdfdk dsfkjsdfs dsfsdf dsfsfjh s. Djdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd.djdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd. aisdk asda asd asdud fdfdk dsfkjsdfs dsfsdf dsfsfjh s. Djdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd. Djdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd. aisdk asda asd asdud fdfdk dsfkjsdfs dsfsdf dsfsfjh s. Djdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd. Djdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd.aisdk asda asd asdud fdfdk dsfkjsdfs dsfsdf dsfsfjh s. Djdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd. The End

Vad görs för att lösa problemen?

-Ny målbild! Långsiktigt säkrad tillgänglighet och användbarhet för insyn - kultur - kunskap

- Ett nytt sätt att arbeta Komplexiteten i den digitala arkivbildningen gör att arkivaspekterna måste in tidigt redan när de digitala dokumenten skapas - för att tillgänglighet och användbarhet ska kunna garanteras i ett längre perspektiv.

En process Records creator Running system Appraisal Convert system to archival formats Dec of transfer Prepare system for transfer Archival description of system Transfer control Send Archival institution Checking Acceptance Long term preservation Citizens Authorities Migration Retrieval End-user

- Nya samarbetsformer Arkiv - bibliotek - museer Företag Forskning

Lessons Learned. Under de två senaste decennierna har fokus flyttats från att försöka finna den ideala lösningen för långsiktigt digitalt bevarande till att värdera fördelarna och riskerna med olika bevarandestrategier, och att definiera praktiska lösningar baserade på standards, som tillämpar olika sådana strategier samtidigt.

Lessons Learned. Digital information grows, lives and dies, and the task of keeping this information alive requires frequent adaptations to and perpetual evolution of the digital repository systems. Rather than making temporary plans in the hopes of a future permanent solution, it would be prudent to think of digital preservation as an evolving, everchanging ecosystem. What is needed is a permanent strategy for handling perpetual changes

Olika Records Management (RM) lösningar Det finns idag ett antal olika lösningar för det man utomlands kallar Records management. Normalt följer de någon av följande modeller: All data lagrad i ett enda system, ofta som del av en större lösning som t ex ett ERMS (Electronic Records Management System) Data lagras i den applikation som skapat informationen, men lagringen hanteras av en stand alone RM applikation Det finns också hybridlösningar där delar av båda modellerna tillämpas.

Reference model Callcenter Caseworker Archivist Other systems Provide Provide help help Store document View View Create Create Process Process? Other systems Describe Describe Search Search Employers Receive Distribute Distribute Metadata Documents in files Administrative document Forms Templates Archive Archive Deliver Citizens National Archives Citizens Arrival archive Open Open Register Register Search/FAQ Search/FAQ Edit Edit Publish Publish Citizens Create/modify Create/modify View View Local and public applications Complement ary information

Vad ska bevaras och hur länge? Regleras normalt i lagstiftning: Offentlig sektor: Tryckfrihetsförordningen, arkivlagen och arkivförordningen; Riksarkivet beslutar om föreskrifter och allmänna råd som publiceras i Riksarkivets författningssamling (RA-FS). Finns tillgängliga på www.statensarkiv.se Privat sektor: speciallagstiftning som bokföringslagen, skattelagstiftningen etc För digitalt bevarande gäller generellt att förutom själva bevarandeobjekten (record/handling etc) måste även en omfattande dokumentation/metadata bevaras för att dessa objekt ska kunna bevaras, återsökas, förstås, tillgängliggöras och användas.

Arkivariens verktygslåda

de facto standards ICA (International Council on Archives) har gett ut metadatastandarder för att beskriva handlingar/records och auktoriteter/arkivbildare: the International Standard on General Archival Description ISAD (G) the International Standard on Archival Authority Records for Cooperative bodies, Persons, and Families ISAAR(CPF).

. de facto standards Idag finns det också utbytesformat för data som anknyter till dessa metadatastandarder: Encoded Archival Description (EAD) till ISAD (G) Encoded Archival Context (EAC) till ISAAR (CPF).

de facto standards För funktionskrav på ERMS (electronic records management systems) finns t ex : United Kingdom (Functional Requirements for Electronic Records Management Systems) 1999 and 2002 http://www.nationalarchives.gov.uk/electronicre cords/reqs2002 DLM-forum (MoReq 2: Model Requirements for Management of Electronic Records) 2008 http://www.moreq2.eu.

ISO standards The International Standardisation Organisation (ISO) har antagit ett antal standarder av betydelse för records management och archives management, t ex på operationell nivå the Records Management Standard ISO 15489, på metadata nivå Records Management Processes for Metadata the ISO 23081-1 and 2 på konceptuell nivå the Reference Model For an Open Archival Information System ISO 14721, på formatnivå the Electronic document file format PDF/A for long-term preservation ISO 19005-1:2005 och TIFF (Tagged Image File Format) ISO 12639:2004

ISO standards Meta data ISO Technical Committee ISO/TC 46 (Information and Documentation) har givit ut de tekniska rapporterna ISO/TR 23081-1 Information and Documentation Records Management Processes Metadata for Records Principles ISO/TR 23081-2 Information and Documentation Records Management Processes for Metadata Conceptual and Implementation Issues

. handböcker, guidelines etc T ex Electronic Records: A Workbook for Archivists. ICA Study 16 (www.ica.org) Hand books and guidelines in digitisation www.minervaeurope.org Digital Preservation Management: Implementing Shortterm Strategies for Long-term Problems www.library.cornell.edu/iris/tutorial/dpm/

OAIS Open Archival Information System reference model International Standard, ISO 14721 Referens och konceptuell modell Gemensam förståelse för olika berörda Övergripande modell för fortsatt standardisering Fokus på elektroniska arkiv

Open Archival Information System (OAIS) Informationspaket Bevarandeplanering Arkivbeskr. Innehållsförteckning (sökbar) Representationsinformation (struktur, semantik) Dataobjekt (fysiskt, Arkivbeskr. digitalt) förhandling SIP Incheckning inleverans AIP Data Hantering OAIS Access DIP sökning söksvar beställning utleverans Paketidentifikation (fraktsedel) Bevarande- Information (referensinfo, proveniens, kontext, äkthet) ArkiveringAIP Administration SIP = Submission Information Package / Informationspaket för inleverans AIP = Archival Information Package / Informationspaket för arkivering DIP = Dissemination Information Package / Informationspaket för spridning

XML-standards i anslutning I OAIS - modellen Förutom EAD (som beskriver arkivbestånd), EAC (som beskriver auktoriteter) och ERMS (som beskriver ärende- och dokumenthanteringssystem) finns idag en flora av XML-standarder som ADDML (Archives Data Description Markup Language) beskriver levererade databasfiler (utvecklat av norska Riksarkivet) SIE-XML (Standard import/export XML) beskriver och innehåller räkenskapsinformation

XML-standards i anslutning I OAIS - modellen PREMIS (PRreservation Metadata: Implementation Strategies) bevarandemetadata i anslutning till OAISmodellen (utvecklat av internationella biblioteksorganisationen OCLC/RLG) METS (Metadata Encoding and Transmission Standard) ger möjligheter att beskriva ett digitalt paket ur ett stort antal aspekter (utvecklat av Digital Library Federation i USA)

Generell arkitektur för SIP SIP/(AIP) METS EAD Package level Preservation metadata PREMIS Authority records EAC Archival Description EAD Archival structure level Records management systems ERMS OR Economical systems SIE-XML OR Data bases [ ADDML] OR Other systems [to be defined] System structure level Specific metadata Ex Style sheet Context metadata Ex Manual Digital Data object Digital Data object Digital Data object Physical Data object (Ex: XSLT / XSL-FO) (Ex: PDF/A) (Ex: TIFF, XML, PDF/A, ASCII, ) (Ex: Paper document, ) Object level

Slut Kontaktuppgifter: borje.justrell@riksarkivet.ra.se