Utredningsuppdrag gällande hållbarhetsredovisning samhällsekonomiska beräkningar och

SIGNERAD 2014-04-04 Malmö stad Stadskontoret 1 (5) Datum 2014-05-14 Handläggare Susanna Jakobsson Ekonom Maria Kronogård Samhällsstrateg Jenny Theander Analytiker Tjänsteskrivelse Utredningsuppdrag gällande hållbarhetsredovisning, samhällsekonomiska/hälsoekonomiska beräkningar och sociala investeringar STK-2014-120 Sammanfattning De tre uppdragen har sitt ursprung i slutrapporten från Kommission för ett socialt hållbart Malmö som lades fram till Kommunstyrelsen i april 2013. De tre uppdragen i denna utredning har som syfte dels att foga samman de tre hållbarhetsperspektiven i en gemensam redovisning (uppdrag 1) och dels att sätta ett tydligare fokus på den sociala dimensionen i Malmö stads hållbarhetsarbete (uppdrag 2 och 3). Av utredningen framgår att de tre uppdragen i så stor utsträckning som möjligt bör integreras i kommunens ordinarie arbete och processer. Denna rapport bör därför beaktas i utvecklingen av styr- och ledningssystemet för Malmö stad. Förslag till beslut Folkhälsorådet beslutar att föreslå kommunstyrelsen besluta att att godkänna föreliggande rapport, samt föreliggande rapport beaktas i utvecklingen av styr- och ledningssystemet för Malmö stad, samt beaktas i stadens fortsatta arbete för ett hållbart Malmö. Beslutsunderlag G-Tjänsteskrivelse - Folkhälsorådet 11/4 - Tre Uppdrag Utredningsuppdrag gällande hållbarhetsredovisning etc 20140402 Utredningsuppdrag gällande hållbarhetsredovisning samhällsekonomiska beräkningar och sociala investeringar Beslutsplanering Folkhälsorådet 2014-04-11 KS Arbetsutskott 2014-05-12 Kommunstyrelsen 2014-06-04 Ärendet

De tre uppdragen har sitt ursprung i slutrapporten från Kommission för ett socialt hållbart Malmö som lades fram till Kommunstyrelsen i april 2013. De tre uppdragen i denna utredning har som syfte dels att foga samman de tre hållbarhetsperspektiven i en gemensam redovisning (uppdrag 1) och dels att sätta ett tydligare fokus på den sociala dimensionen i Malmö stads hållbarhetsarbete (uppdrag 2 och 3). 2 (5) 1. att uppdra åt stadskontoret att utreda möjligheten till en hållbarhetsredovisning med nya, kompletterande mått på samhällsutveckling, i enlighet med vad som redovisas i ärendet 1. 2. att uppdra åt stadskontoret att utreda möjligheterna för framtagandet av kommungemensamma modeller för samhällsekonomiska/hälsoekonomiska beräkningar. 3. att uppdra åt stadskontoret att utreda hur sociala investeringar kan integreras i budget 2015 Av utredningen framgår att de tre uppdragen i så stor utsträckning som möjligt bör integreras i kommunens ordinarie arbete och processer. Hållbarhetsperspektiven (ekonomiska, sociala och miljömässiga) bör beaktas i de prioriteringar som görs. 1. Hållbarhetsredovisning Malmö stad arbetar aktivt med hållbarhetsfrågor på olika nivåer i organisationen. Föreliggande utredning visar att en hållbarhetsredovisning är en viktig del i stadens hållbarhetsarbete, men att utvecklingen av en redovisning kan ske i följande tre steg: Utifrån en övergripande vision för Malmö stad, kan organisationen uttrycka sin ambition om en hållbar stadsutveckling. Detta ger förutsättningar för att hållbarhetsperspektivet genomsyrar kommunfullmäktigemålen. Målen stödjer i sin tur en utveckling i staden som beaktar sociala, miljömässiga och ekonomiska aspekter. Detta perspektiv bör därför beaktas i utvecklingen av ett nytt styr- och ledningssystem (STK-2013-217). En utgångspunkt bör vara att integrera hållbarhetsarbetet i befintlig verksamhet för att på så sätt driva utvecklingsarbetet på bred front och så resurseffektivt som möjligt. Man bör därför se över Malmö stads handbok för planer och program samt andra antagna strategier, planer och program för att utreda i vilken utsträckning de stödjer en hållbar utveckling i Malmö stad. I ett tredje och sista steg ska det i en årsredovisning rapporteras/redovisas huruvida utvecklingen går i den riktning som beskrivits genom vision och kommunfullmäktigemål. Redovisningen bör omfatta såväl kvantitativa som kvalitativa aspekter på utveckling och utgöra Malmö stads årsredovisning. Detta skapar förutsättningar för att denna nya form av redovisning ska kunna utgöra ett beslutsunderlag och bli en integrerad del av de löpande processerna kring budget och uppföljning. Mått behövs som avspeglar såväl utvecklingen i kommunen och dess verksamheter som utvecklingen i samhället. Enligt utredningen är det en viktig del i hållbarhetsarbetet att förvaltningarna arbetar mot gemensamma, långsiktiga mål. Kommunfullmäktigemålen kan därför i större utsträckning formule- 1 (Dnr 145/13)

ras på ett sådant sätt att de riktar ansvar till ett flertal nämnder. De bör också följas upp över nämnds- och verksamhetsgränser. Detta ger förutsättningar för att synliggöra hur kommunen i sin helhet bidragit till måluppfyllelse inom de tre olika dimensionerna i hållbarhetsbegreppet. Inom de olika redovisningarna som tas fram i Malmö stad idag följs mål upp på olika nivåer och olika detaljeringsgrad. Det finns risk för otydlig styrning om uppföljning, beslutsfattande och prioriteringar görs utifrån indikatorer som i en del fall inte har en tydlig koppling till kommunfullmäktigemålen. 3 (5) Det finns en stor mängd statistik tillgänglig för Malmö stad och urvalet för hållbarhetsredovisningen (årsredovisningen) är viktig. För att uppföljningen ska fungera på ett effektivt sätt är det viktigt att säkerställa att data hanteras och görs tillgänglig på ett så effektivt sätt som möjligt. En ökad samordning kring hur vi hanterar och analyserar data påverkar möjligheterna för att sammanställa relevanta indikatorer och därmed också säkerställa kvaliteten i uppföljningen av verksamheterna i Malmö stad. 2. Samhällsekonomiska/hälsoekonomiska beräkningar Utredningen som gjorts visar att samhällsekonomiska och hälsoekonomiska beräkningar kan tillföra viktiga perspektiv i beslutsfattandet och i olika prioriteringsprocesser. Exempelvis bör hälsoekonomiska beräkningar främst användas för att väga insatser mot varandra inom en verksamhet eller på ett avgränsat område. Samhällsekonomiska beräkningar kan användas för större investeringar för att beskriva både ekonomiska och icke-ekonomiska effekter på hela samhället. Oavsett vilken typ av beräkningar som används är det viktigt att ha kunskap om de antaganden som beräkningen bygger på. I ett beslutsunderlag bör beräkningarna därför alltid kompletteras med en kvalitativ utvärdering. Utredningen har landat i ett förslag på en kommungemensam modell för prioriteringar (snarare än beräkningar) som kan användas som utgångspunkt för vidare utredning. I en sådan modell kan samhällsekonomiska och hälsoekonomiska beräkningar ingå. Som ett komplement till beräkningarna kan även andra analysverktyg användas, såsom till exempel sociala konsekvensanalyser, hälsokonsekvensbedömningar, värdeplanering, Synaps och Social return on investment analyser (SROI). De två viktigaste delarna i en sådan modell för prioriteringar är 1) att jämföra mer än en tänkbar insats för att uppnå ett resultat/mål (inklusive potentiella effekter om insatsen inte genomförs) och 2) utvärdera alternativen i en tvärsektoriell grupp på ett tidigt stadium i processen. Det finns också ett behov av att utreda hur en övergripande modell behöver anpassas på olika nivåer i organisationen. 3. Sociala investeringar Begreppet sociala investeringar kan inte begränsas till ett enskilt projekt eller fond utan består snarare av perspektiv och arbetssätt som används i prioriteringsprocesser för att uppnå ett mål - inom ramen för hela Malmös budget. En utgångspunkt bör vara att Malmö stad definierar vad som avses med en social investering. Utredningen visar att det handlar om att genomföra och beräkna värdet av förebyggande insatser, i syfte att göra bättre prioriteringar utifrån både kortsiktiga och långsiktiga mål. Malmö stads sociala investeringsfonder har underlättat prioritering och genomförande av tidiga insatser i verksamheterna. Men utredningen visar att det finns en risk att den strikta finansieringsmodellen i riktlinjerna för de sociala investeringsfonderna premierar relativt snäva initiativ,

och därför exkluderar bredare och mer långsiktiga satsningar. Med utgångspunkt i det tankesätt som de sociala investeringsfonderna har stimulerat, är det enligt utredningen därför ett naturligt nästa steg att flytta fokus till kommunens ordinarie verksamhet, och sträva efter att vidareutveckla nuvarande processer för att i större utsträckning prioritera och följa upp förebyggande insatser. För att säkerställa att rätt prioriteringar görs utifrån en gemensam målbild bör arbetet genomsyra hela Malmö stads budget. 4 (5) De två föregående uppdragen är viktiga beståndsdelar i integrering av sociala investeringar i budget. En integrerad hållbarhetsredovisning (årsredovisningen) belyser hur resurser har använts under perioden samt utfallet i förhållande till vision och kommunfullmäktigemål som stödjer arbetet för en hållbar utveckling av staden. De mål som formuleras, följs upp och synliggörs i hållbarhetsredovisningen beskriver alltså det som Malmö stad vill uppnå med de förebyggande (sociala) insatserna. I det andra uppdraget ges förslag på en grund för en modell för prioriteringar. I förslaget ges exempel på olika verktyg för att värdera och välja mellan olika förebyggande insatser för att uppnå målet. Det tredje uppdraget kan därför sägas vara summan av de föregående två uppdragen. Integrering i Malmö stads styr- och ledningssystem Kommunfullmäktige har beslutat om ett nytt styr- och ledningssystem (STK-2013-217) som är under utveckling. Syftet med ett styr- och ledningssystem är att skapa systematik, ge en röd tråd för arbetet, skapa ett gemensamt förhållningssätt samt att medvetandegöra styrningen. En tydlig modell blir dessutom ett redskap för samordning och kommunikation. I modellen tydliggörs därför roller och ansvar samt hur information ska kunna utbytas mellan organisationens olika delar och nivåer. Vidare innehåller modellen utgångspunkter för hur den ständigt pågående kvalitets- och verksamhetsutvecklingen fogas in i detta system. Ett fungerande styrsystem skapar också förutsättningar för reflektion och en lärande organisation. 2 En tydlig målstruktur, i enlighet med vad som beskrivs i ärendet (oavsett vad man vill uppnå), är av stor vikt för att säkerställa att hela Malmö stad arbetar mot gemensamma mål. Som en del av utvecklingen av styr- och ledningssystemet bör man också utreda i vilken utsträckning nuvarande kommunfullmäktigemål främjar en långsiktigt hållbar utveckling i staden. För att illustrera hur formuleringen av kommunfullmäktigemålen kan skapa en gemensam målbild och framkalla synergieffekter kan man jämföra formuleringen öka lärartätheten i grundskolan med en bredare formulering såsom förbättra barns och ungas uppväxtvillkor. Det förstnämnda omfattar bara ett fåtal nämnder medan det sistnämnda riktar ansvar till i stort sätt alla nämnder. Framgångsfaktorer Ett antal viktiga förutsättningar har identifierats för att på ett effektivt sätt kunna implementera de tre uppdragen i Malmö stads ordinarie verksamhet. Några av dessa presenteras nedan. En viktig förutsättning är samverkan och kompetens. Genom tvärsektoriella eller transdisciplinära samarbeten kan mål nås snabbare och resurser sparas. Arbetet med en hållbarhetsredo- 2 Inrättande av stadsområdesnämnder och nämnder för Malmö stads skolväsende samt införande av förändrat nämndsansvar för LSS-verksamhet m.m. Förslag från Stadskontoret, sid. 61-64.

visning, beräkningar och sociala investeringar ställer krav på olika typer av kompetens och förutsätter en bred samverkan mellan avdelningar på stadskontoret samt med andra förvaltningar och med externa aktörer. 5 (5) En av utmaningarna kring ökat samarbete/samverkan är att budgeten är fördelad i stuprör. Genom att skapa gemensamma mål stimuleras gränsöverskridande ledarskap som kan överbrygga några av de hinder som budgeten kan utgöra. En ytterligare förutsättning är tydligare koppling mellan mål och resurser. För att belysa hur ett socialt investeringsperspektiv beaktas i budgetprocessen - i syfte att prioritera tidiga insatser bör det skapas en tydligare koppling mellan mål (på samtliga nivåer) och hur resurser fördelas i staden. Detta i syfte att säkerställa största möjliga nytta för Malmöborna i förhållande till uppsatta kommunfullmäktigemål både kortsiktigt och långsiktigt. En tredje förutsättning som uppmärksammats är integration och förankring hos förvaltningsledning. För att skapa bestående förändring är det viktigt att de ordinarie processerna utvecklas. Integration innebär att utgå ifrån befintlig struktur i organisationen och göra en systematisk genomlysning av alla nuvarande processer, för att identifiera var det finns möjlighet att förbättra nuvarande arbetssätt. Förvaltningarnas årshjul är centrala i arbetet med integration av ett hållbarhetsperspektiv. Den största utmaningen är att hålla ett socialt investeringstänk levande och aktuellt i organisationen över tid även i ekonomiskt svåra tider. Ett tydligt och verksamhetsöverskridande ledarskap och engagemang hos chefer är en nyckelfaktor i detta arbete. Ansvariga Jan Åke Troedsson Ekonomidirektör Jan-Inge Ahlfridh Stadsdirektör

Utredning gällande hållbarhetsredovisning, samhällsekonomiska/hälsoekonomiska beräkningar och sociala investeringar Stadskontoret

Upprättad Datum: Version: Ansvarig: Förvaltning: 2013-01-29 1.0 Maria Kronogård, Susanna Jakobsson, Jenny Theander Stadskontoret Avd för samhällsplanering, Ekonomiavdelningen samt Förvaltningsavdelningen 2 Stadskontoret Utredning gällande hållbarhetsredovisning,

Innehållsförteckning Utredning gällande hållbarhetsredovisning, samhällsekonomiska/hälsoekonomiska beräkningar och sociala investeringar... 1 Sammanfattning... 5 Bakgrund... 10 Uppdragen och dess avgränsningar... 10 Arbetsprocess... 11 Framgångsfaktorer... 13 Samverkan och kompetens... 13 Tydligare koppling mellan mål och resurser... 14 Integration och förankring hos förvaltningsledning... 14 Hållbarhetsredovisning... 15 Sammanfattning... 15 Bakgrund... 16 Definition av hållbar utveckling... 16 Hur arbetar Malmö stad idag?... 18 Redovisningar och mått i Malmö stad... 18 Hur kan Malmö stad arbeta vidare?... 20 Hållbarhetsredovisning för Malmö stad... 20 Mått på samhällsutveckling... 24 Samhällsekonomiska och hälsoekonomiska beräkningar... 28 Sammanfattning... 28 Bakgrund... 29 Samhällsekonomiska beräkningar... 29 Hälsoekonomiska beräkningar... 29 Hur arbetar Malmö stad idag?... 30 Kommission för ett socialt hållbart Malmö... 30 Bygga om Dialogen... 31 Uppföljning av områdesprogrammen för ett socialt hållbart Malmö... 31 Sociala investeringsfonden... 32 Värdeplanering och Sociala konsekvensanalyser... 33 Social return on investment... 34 Synaps... 35 Hälsokonsekvensbedömningar... 35 Resursfördelningsmodellen inom förskolan och grundskolan... 36 Malmö Turism... 36 Malmö Live... 36 Hur kan Malmö stad arbeta vidare?... 37 Psynk psykisk hälsa barn och unga... 37 Sociala investeringar... 40 Sammanfattning... 40 Bakgrund... 41 Definiera vad en social investering innebär för Malmö stad... 41 Hur arbetar Malmö stad idag?... 42 Hur kan Malmö stad arbeta vidare?... 43 Från sociala investeringsfonder till ett skifte av perspektiv... 43 3 Stadskontoret Utredning gällande hållbarhetsredovisning,

Skapa förutsättningar för att integrera ett socialt investeringsperspektiv i budgetarbetet... 44 4 Stadskontoret Utredning gällande hållbarhetsredovisning,

Sammanfattning De tre uppdragen har sitt ursprung i slutrapporten från Kommission för ett socialt hållbart Malmö som lades fram till Kommunstyrelsen i april 2013. De tre uppdragen i denna utredning har som syfte dels att foga samman de tre hållbarhetsperspektiven i en gemensam redovisning (uppdrag 1) och dels att sätta ett tydligare fokus på den sociala dimensionen i Malmö stads hållbarhetsarbete (uppdrag 2 och 3). 1. att uppdra åt stadskontoret att utreda möjligheten till en hållbarhetsredovisning med nya, kompletterande mått på samhällsutveckling, i enlighet med vad som redovisas i ärendet 1. 2. att uppdra åt stadskontoret att utreda möjligheterna för framtagandet av kommungemensamma modeller för samhällsekonomiska/hälsoekonomiska beräkningar. 3. att uppdra åt stadskontoret att utreda hur sociala investeringar kan integreras i budget 2015 Av utredningen framgår att de tre uppdragen i så stor utsträckning som möjligt bör integreras i kommunens ordinarie arbete och processer. Hållbarhetsperspektiven (ekonomiska, sociala och miljömässiga) bör beaktas i de prioriteringar som görs. 1. Hållbarhetsredovisning Malmö stad arbetar aktivt med hållbarhetsfrågor på olika nivåer i organisationen. Föreliggande utredning visar att en hållbarhetsredovisning är en viktig del i stadens hållbarhetsarbete, men att utvecklingen av en redovisning kan ske i följande tre steg: Kommunfullmäktige har beslutat om ett nytt styr- och ledningssystem som är under utveckling. Utifrån en övergripande vision för Malmö stad, som beskrivs i ärendet (STK-2013-217), kan organisationen uttrycka sin ambition om en hållbar stadsutveckling. Detta ger förutsättningar för att hållbarhetsperspektivet även genomsyrar kommunfullmäktigemålen, som i sin tur stödjer en utveckling i staden som beaktar sociala, miljömässiga och ekonomiska aspekter. En utgångspunkt bör vara att integrera hållbarhetsarbetet i befintlig verksamhet för att på så sätt driva utvecklingsarbetet på bred front och så resurseffektivt som möjligt. Man bör därför i ett andra steg se över Malmö stads handbok för kommuncentrala styrdokument samt antagna strategier, planer och program för att utreda i vilken utsträckning de stödjer en hållbar utveckling i Malmö. 1 (Dnr 145/13) 5 Stadskontoret Utredning gällande hållbarhetsredovisning,

I ett tredje och sista steg ska det i en årsredovisning rapporteras/redovisas huruvida utvecklingen går i den riktning som beskrivits genom vision och kommunfullmäktigemål. Redovisningen bör omfatta såväl kvantitativa som kvalitativa aspekter på utveckling och utgöra Malmö stads årsredovisning. Detta skapar förutsättningar för att denna nya form av redovisning ska kunna utgöra ett beslutsunderlag och bli en integrerad del av de löpande processerna kring budget och uppföljning. Mått behövs som avspeglar såväl utvecklingen i kommunen och dess verksamheter som utvecklingen i samhället. Enligt utredningen är det en viktig del i hållbarhetsarbetet att förvaltningarna arbetar mot gemensamma, långsiktiga mål. Kommunfullmäktigemålen kan därför i större utsträckning formuleras på ett sådant sätt att de riktar ansvar till ett flertal nämnder. De kan också med fördel följas upp över nämnds- och verksamhetsgränser. Detta ger förutsättningar för att synliggöra hur kommunen i sin helhet bidragit till måluppfyllelse inom de tre olika dimensionerna i hållbarhetsbegreppet. Inom de olika redovisningarna som tas fram i Malmö stad idag följs mål upp på olika nivåer och olika detaljeringsgrad. Det finns risk för otydlig styrning om uppföljning, beslutsfattande och prioriteringar görs utifrån indikatorer som i en del fall inte har en tydlig koppling till kommunfullmäktigemålen. Det finns en stor mängd statistik tillgänglig för Malmö stad och urvalet för hållbarhetsredovisningen (årsredovisningen) är viktig. För att uppföljningen ska fungera på ett effektivt sätt är det viktigt att säkerställa att data hanteras och görs tillgänglig på ett så effektivt sätt som möjligt. En ökad samordning kring hur vi hanterar och analyserar data påverkar möjligheterna för att sammanställa relevanta indikatorer och därmed också säkerställa kvaliteten i uppföljningen av verksamheterna i Malmö stad. 2. Samhällsekonomiska/hälsoekonomiska beräkningar Utredningen som gjorts visar att samhällsekonomiska och hälsoekonomiska beräkningar kan tillföra viktiga perspektiv i beslutsfattandet och i olika prioriteringsprocesser. Exempelvis bör hälsoekonomiska beräkningar främst användas för att väga insatser mot varandra inom en verksamhet eller på ett avgränsat område. Samhällsekonomiska beräkningar kan användas för större investeringar för att beskriva både ekonomiska och icke-ekonomiska effekter på hela samhället. Oavsett vilken typ av beräkningar som används är det viktigt att ha kunskap om de antaganden som beräkningen bygger på. I ett beslutsunderlag bör beräkningarna därför alltid kompletteras med en kvalitativ utvärdering. Utredningen har landat i ett förslag på en kommungemensam modell för prioriteringar (snarare än beräkningar) som kan användas som utgångspunkt för vidare utredning. I en sådan modell kan samhällsekonomiska och hälsoekonomiska beräkningar ingå. Som ett komplement till beräkningarna kan även andra analysverktyg användas, såsom till exempel sociala konsekvensanalyser, hälsokonsekvensbedömningar, värdeplanering, Synaps och Social return on investment analyser (SROI). De två viktigaste delarna i en 6 Stadskontoret Utredning gällande hållbarhetsredovisning,

sådan modell för prioriteringar är 1) att jämföra mer än en tänkbar insats för att uppnå ett resultat/mål (inklusive potentiella effekter om insatsen inte genomförs) och 2) utvärdera alternativen i en tvärsektoriell grupp på ett tidigt stadium i processen. Det finns också ett behov av att utreda hur en övergripande modell behöver anpassas på olika nivåer i organisationen. 3. Sociala investeringar Begreppet sociala investeringar kan inte begränsas till ett enskilt projekt eller fond utan består snarare av perspektiv och arbetssätt som används i prioriteringsprocesser för att uppnå ett mål - inom ramen för hela Malmös budget. En utgångspunkt bör vara att Malmö stad definierar vad som avses med en social investering. Utredningen visar att det handlar om att genomföra och beräkna värdet av förebyggande insatser, i syfte att göra bättre prioriteringar utifrån både kortsiktiga och långsiktiga mål. Malmö stads sociala investeringsfonder har underlättat prioritering och genomförande av tidiga insatser i verksamheterna. Men utredningen visar att det finns en risk att den strikta finansieringsmodellen i riktlinjerna för de sociala investeringsfonderna premierar relativt snäva initiativ, och därför exkluderar bredare och mer långsiktiga satsningar. Med utgångspunkt i det tankesätt som de sociala investeringsfonderna har stimulerat, är det enligt utredningen därför ett naturligt nästa steg att vidga fokus till kommunens ordinarie verksamhet, och sträva efter att vidareutveckla nuvarande processer för att i större utsträckning prioritera och följa upp förebyggande insatser. För att säkerställa att rätt prioriteringar görs utifrån en gemensam målbild bör arbetet genomsyra hela Malmö stads budget. De två föregående uppdragen är viktiga beståndsdelar i integrering av sociala investeringar i budget. En integrerad hållbarhetsredovisning (årsredovisningen) belyser hur resurser har använts under perioden samt utfallet i förhållande till vision och kommunfullmäktigemål som stödjer arbetet för en hållbar utveckling av staden. De mål som formuleras, följs upp och synliggörs i hållbarhetsredovisningen beskriver alltså det som Malmö stad vill uppnå med de förebyggande (sociala) insatserna. I det andra uppdraget ges förslag på en grund för en modell för prioriteringar. I förslaget ges exempel på olika verktyg för att värdera och välja mellan olika förebyggande insatser för att uppnå målet. Det tredje uppdraget kan därför sägas vara summan av de föregående två uppdragen. Integrering i Malmö stads styr- och ledningssystem Kommunfullmäktige har beslutat om ett nytt styr- och ledningssystem (STK- 2013-217) som är under utveckling. Syftet med ett styr- och ledningssystem är att skapa systematik, ge en röd tråd för arbetet, skapa ett gemensamt förhållningssätt samt att medvetandegöra styrningen. En tydlig modell blir dessutom ett redskap för samordning och kommunikation. I modellen tydliggörs därför roller och ansvar samt hur information ska kunna utbytas mellan organisationens olika delar och nivåer. Vidare innehåller modellen utgångspunkter för hur den ständigt pågående 7 Stadskontoret Utredning gällande hållbarhetsredovisning,

kvalitets- och verksamhetsutvecklingen fogas in i detta system. Ett fungerande styrsystem skapar också förutsättningar för reflektion och en lärande organisation. 2 En tydlig målstruktur, i enlighet med vad som beskrivs i ärendet (oavsett vad man vill uppnå), är av stor vikt för att säkerställa att hela Malmö stad arbetar mot gemensamma mål. Som en del av utvecklingen av styr- och ledningssystemet kan man också utreda i vilken utsträckning nuvarande kommunfullmäktigemål främjar en långsiktigt hållbar utveckling i staden. För att illustrera hur formuleringen av kommunfullmäktigemålen kan skapa en gemensam målbild och framkalla synergieffekter kan man jämföra formuleringen öka lärartätheten i grundskolan med en bredare formulering såsom förbättra barns och ungas uppväxtvillkor. Det förstnämnda omfattar bara ett fåtal nämnder medan det sistnämnda riktar ansvar till i stort sätt alla nämnder. Framgångsfaktorer Ett antal viktiga förutsättningar har identifierats för att på ett effektivt sätt kunna implementera de tre uppdragen i Malmö stads ordinarie verksamhet. Några av dessa presenteras nedan. En viktig förutsättning är samverkan och kompetens. Genom tvärsektoriella eller transdisciplinära samarbeten kan mål nås snabbare och resurser sparas. Arbetet med en hållbarhetsredovisning, beräkningar och sociala investeringar ställer krav på olika typer av kompetens och förutsätter en bred samverkan mellan avdelningar på stadskontoret samt med andra förvaltningar och med externa aktörer. En av utmaningarna kring ökat samarbete/samverkan är att budgeten är fördelad i stuprör. Genom att skapa gemensamma mål stimuleras gränsöverskridande ledarskap som kan överbrygga några av de hinder som budgeten kan utgöra. En ytterligare förutsättning är tydligare koppling mellan mål och resurser. För att belysa hur ett hållbarhetsperspektiv beaktas i budgetprocessen - i syfte att prioritera tidiga insatser bör det skapas en tydligare koppling mellan mål (på samtliga nivåer) och hur resurser fördelas i staden. Detta i syfte att säkerställa största möjliga nytta för Malmöborna i förhållande till uppsatta kommunfullmäktigemål både kortsiktigt och långsiktigt. En tredje förutsättning som uppmärksammats är integration och förankring hos förvaltningsledning. För att skapa bestående förändring är det viktigt att de ordinarie processerna utvecklas. Integration innebär att utgå ifrån befintlig struktur i organisationen och göra en systematisk genomlysning av alla nuvarande processer, för att identifiera var det finns möjlighet att förbättra nuvarande arbetssätt. Förvaltningarnas årshjul är centrala i arbetet med integration av ett hållbarhetsperspektiv. 2 Inrättande av stadsområdesnämnder och nämnder för Malmö stads skolväsende samt införande av förändrat nämndsansvar för LSS-verksamhet m.m. Förslag från Stadskontoret, sid. 61-64. 8 Stadskontoret Utredning gällande hållbarhetsredovisning,

Den största utmaningen är att hålla ett socialt investeringstänk levande och aktuellt i organisationen över tid även i ekonomiskt svåra tider. Ett tydligt och verksamhetsöverskridande ledarskap och engagemang hos chefer är en nyckelfaktor i detta arbete. 9 Stadskontoret Utredning gällande hållbarhetsredovisning,

Bakgrund I maj 2010 (Dnr 363/10) beslutade Kommunstyrelsen att inrätta en Kommission för ett socialt hållbart Malmö, med uppdrag att lämna vetenskapligt underbyggda förslag på strategier för hur skillnaderna i hälsa skulle kunna minskas i Malmö. I april 2013 (Dnr 145/13) beslutade Kommunstyrelsen att godkänna kommissionens slutrapport, skicka ut den på remiss, samt att uppdra åt Stadskontoret att samordna den fortsatta arbetsprocessen. Utifrån kommissionens underlag fattade Kommunstyrelsen i april 2013 (Dnr 145/13) även beslut om de tre övergripande uppdrag som behandlas i denna rapport. Uppdragen hänger på olika sätt samman och ingår därför i samma utredning. Uppdragen och dess avgränsningar 1. Hållbarhetsredovisning att uppdra åt stadskontoret att utreda möjligheten till en hållbarhetsredovisning med nya, kompletterande mått på samhällsutveckling, i enlighet med vad som redovisas i ärendet. I det första uppdraget sammanställs en förstudie till en hållbarhetsredovisning. I rapporten beskrivs en hållbarhetsredovisnings plats i organisationen och dess tillämpningsområden. I uppdraget ingår inte att ta fram nya mått på samhällsutveckling och inte en hållbarhetsredovisning i sin helhet. 2. Samhälls- och hälsoekonomiska beräkningar att uppdra åt stadskontoret att utreda möjligheterna för framtagandet av kommungemensamma modeller för samhällsekonomiska/hälsoekonomiska beräkningar. Det andra uppdraget utgör en beskrivning av samhälls- och hälsoekonomiska beräkningar för att tydliggöra hur dessa kan tillämpas och till vilket syfte. Utredningen redogör för interna initiativ som Malmö stad skulle kunna utveckla ytterligare. Utredningen har också landat i ett förslag på en modell för prioriteringar (snarare än beräkningar) som kan användas som utgångspunkt för vidare utredning och rapporten åskådliggör delar som kan ingå i en sådan modell. Uppdraget omfattar inte nya beräkningar på verksamheter/projekt/investeringar och i utredningen tas en sådan modell inte fram i sin helhet. 3. Sociala investeringar att uppdra åt stadskontoret att utreda hur sociala investeringar kan integreras i budget 2015. I det tredje uppdraget belyser rapporten var det finns möjlighet att integrera ett socialt investeringsperspektiv på lång sikt i kommunen. Nuvarande initiativ med denna inriktning i Malmö stad kartläggs, med en analys av hur dessa skulle 10 Stadskontoret Utredning gällande hållbarhetsredovisning,

kunna utvecklas ytterligare. I uppdraget ingår inte att ta fram förslag till nya delar i en social investeringsfond eller områden där sociala investeringar bör göras (d.v.s. förslag på särskilda grupper eller områden). Arbetsprocess Det första utkastet till rapporten har granskats av representanter från flertalet avdelningar på stadskontoret, samt de förvaltningar som har bidragit i arbetsprocessen. Utredningen kring de tre uppdragen har skett i två steg som beskrivs nedan. 1. Kartläggning Syftet med kartläggningen var främst att synliggöra hur arbetet i kommunen bedrivs idag. Befintliga initiativ, projekt, processer och samarbeten för att stärka Malmös hållbarhet ringades in och möjligheter att använda dessa i större skala utreddes i syfte att vidareutveckla hållbarhetsarbetet i Malmö stad. För att identifiera ytterligare erfarenheter som kan vara viktiga att integrera i utredningen hämtades information också genom ett stort antal intervjuer och samtal med representanter för ett antal av Malmö stads förvaltningar. Information från andra kommuner och externa organisationer såsom Rådet för främjande av kommunala analyser (RKA) och Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) hämtades även in. Som ett komplement till utredarnas egna resonemang och förvaltningsintervjuer genomfördes också en workshop med enheten för ekonomisk styrning på ekonomiavdelningen samt en workshop med stadskontorets analysgrupp för Kommission för ett socialt hållbart Malmö 3. Syftet var att tillföra kompetens kring hur hållbarhetsaspekter kan integreras i verksamhetsstyrningen. Liknande små eller stora gruppdiskussioner har också ägt rum under utredningens gång, vid behov av fördjupning och/eller specialistkompetens. Det har bland annat genomförts informella intervjuer med representanter från stadsområdena, som har varit ansvariga eller inblandande i ansökningarna om medel från Malmö stads sociala investeringsfond. Dessa intervjuer skapade en bättre förståelse för hur kommunen i större utsträckning kan arbeta med liknande initiativ. 2. Målbild och utvecklingsområden Med utgångspunkt i kartläggningen har det tagits fram en målbild för stadens hållbarhetsarbete där de tre uppdragen finns med och beskrivit vilken nytta dessa kan ge. Syftet är att tydliggöra vilka arbetssätt, system och strukturer som är möjliga att förbättra för att de tre uppdragen ska kunna integreras på ett så effektivt sätt som möjligt. Eftersom målbilden som beskrivs i utredningen medför en omfattande omställning och därför kräver ett långsiktigt arbete som spänner över flera år, så har det funnits en strävan efter att presentera tänkbara steg i relation till målbilden. 3 Analysgruppen sammansattes i samband med ärendet kring åtgärdsförslagen i Malmökommissionens slutrapport och består av en brett sammansatt grupp av representanter från de olika avdelningarna på stadskontoret. 11 Stadskontoret Utredning gällande hållbarhetsredovisning,

Illustrationen nedan syftar till att visa några av de viktigaste delarna som kan ingå i målbilden för de tre uppdragen. Bilden sammanfattar inte alla de frågeställningar och förslag som beskrivs i föreliggande rapport, utan syftar till att visa hur de olika delarna hänger samman. Varje del beskrivs och konkretiseras i rapporten. Bild 2: Tänkbara delar som kan ingå i en målbild för de tre uppdragen 12 Stadskontoret Utredning gällande hållbarhetsredovisning,

Framgångsfaktorer Ett antal viktiga förutsättningar har identifierats som utgångspunkt för att på ett effektivt sätt kunna implementera de tre uppdragen i Malmö stads ordinarie verksamhet. Några av dessa presenteras nedan. Samverkan och kompetens I Malmökommissionens slutrapport finns ett resonemang kring att mål kan nås snabbare och resurser sparas genom tvärsektoriella eller transdisciplinära samarbeten inom kommunen, mellan offentliga institutioner, näringsliv och civilsamhälle. I den privata sektorn finns det också exempel som visar att företag som satsat på ökad samverkan inom och utom organisationen får en konkurrensfördel 4. Diskussioner med representanter från stadsområdena har visat att det finns intresse för mer gränsöverskridande arbete för att möta Malmöbornas behov och uppnå en hållbar stadsutveckling. En av utmaningarna kring ökat samarbete/samverkan är att budgeten är fördelad i stuprör. Genom att skapa gemensamma mål stimuleras gränsöverskridande ledarskap som kan överbrygga några av de hinder som budgeten kan utgöra. Ett gränsöverskridande ledarskap förutsätter att de chefer som är involverade har ett tydligt uppdrag för att kunna leda, organisera och styra arbetet med multiprofessionella relationer över organisatoriska gränser. Utredningen visar att det finns ett behov av att vidareutveckla förutsättningarna för gränsöverskridande arbetssätt på alla nivåer i organisationen. Arbetet med en hållbarhetsredovisning, beräkningar och sociala investeringar ställer krav på olika typer av kompetens och förutsätter en bred samverkan mellan avdelningar på stadskontoret samt med andra förvaltningar och med externa aktörer. Kompetens- och resursförsörjning på följande områden är viktig för det fortsatta arbetet: - Hantering och analys av statistik och data. - Beräkning av insatsers kostnadseffektivitet. - Utförande, beställning och/eller förståelse kring samhällsekonomiska och/eller hälsoekonomiska beräkningar. Detta i syfte att göra bättre avvägningar mellan långsiktiga och kortsiktiga effekter av insatser. - I ett processorienterat/gränsöverskridande arbetetssätt sträva efter att sammanföra kompetens för att tillsammans kunna se komplexa samband och väga in flera olika faktorer (sociala, miljömässiga och ekonomiska). - Visualisering och kommunicering av resultat och analys för att göra information kring resursanvändning och prioriteringar tillgänglig via olika kanaler. 4 Se t.ex. Korn/Ferry International Corporate Sustainability Initiatives: the Next TQM? 13 Stadskontoret Utredning gällande hållbarhetsredovisning,

Tydligare koppling mellan mål och resurser För att belysa hur ett socialt investeringsperspektiv beaktas i budgetprocessen - i syfte att prioritera tidiga insatser bör det skapas en tydligare koppling mellan mål (på samtliga nivåer) och hur resurser fördelas i staden. Rapportering kring olika prioriteringar och den övergripande budgetfördelningen mellan nämnderna och de olika verksamheterna kan till exempel bli tydligare. Detta i syfte att säkerställa största möjliga nytta för Malmöborna i förhållande till uppsatta kommunfullmäktigemål både kortsiktigt och långsiktigt. Integration och förankring hos förvaltningsledning För att skapa bestående förändring är det viktigt att de ordinarie processerna utvecklas. Integration innebär att utgå ifrån befintlig struktur i organisationen och göra en systematisk genomlysning av alla nuvarande processer, för att identifiera var det finns möjlighet att förbättra nuvarande arbetssätt. Detta leder inte till radikala förändringar direkt men ger sannolikt största effekt över tid. Till stor del handlar detta om att det sker ständig förbättring, utifrån systematisk verksamhetsutveckling och uppföljning av uppsatta mål. Förvaltningarnas årshjul är centrala i arbetet med integration av ett hållbarhetsperspektiv, med ökat fokus på sociala investeringar i Malmö stad. Genom att analysera förvaltningarnas befintliga beslutsprocesser är det möjligt att identifiera var ett mer långsiktigt förhållningssätt och ökad samverkan med andra förvaltningar kan ge störst effekt. Varje förvaltning bör ges utrymme att avgöra hur det övergripande hållbarhetsperspektivet kan implementeras i deras organisation/processer, utifrån deras specifika förutsättningar och hur de har valt att arbeta. Det ät viktigt att uppmärksamma och utveckla det arbete som redan pågår och fungerar bra i förvaltningarna. Den största utmaningen är att hålla ett hållbarhetstänk levande och aktuellt i organisationen över tid även i ekonomiskt svåra tider. Möten/workshops bör äga rum med ledningsgrupperna för varje förvaltning och mellan förvatningarna, för att förankra förändringsarbetet och klargöra var (i ordinarie processer) förändringsarbetet kommer att ha mest effekt. Ett tydligt och verksamhetsöverskridande ledarskap och engagemang hos chefer är en nyckelfaktor i detta arbete. Det är återigen viktigt att understryka betydelsen av att utgå ifrån varje förvaltning och deras unika förutsättningar. Ledning och chefer (eller andra nyckelpersoner) kommer att vara de som prioriterar arbetet vidare efter att inledningsfasen är slutförd, vilket i sin tur ger förutsättningar för att medarbetare i hela organisationen driver arbetet framåt. 14 Stadskontoret Utredning gällande hållbarhetsredovisning,

Hållbarhetsredovisning Kommunstyrelsens uppdrag att uppdra åt stadskontoret att utreda möjligheten till en hållbarhetsredovisning med nya, kompletterande mått på samhällsutveckling, i enlighet med vad som redovisas i ärendet. Sammanfattning Malmö stad arbetar aktivt med hållbarhetsfrågor i olika verksamheter i organisationen. Men utredningen visar att det saknas en övergripande vision för vad man avser uppnå med Malmö stads hållbarhetsarbete - hur de ekonomiska, sociala och miljömässiga perspektiven kan fogas samman - och vilka arbetssätt som stödjer ett framgångsrikt arbete för en hållbar utveckling i Malmö. I uppdraget från kommunstyrelsen ligger fokus på att utreda möjligheten till en hållbarhetsredovisning med nya mått på samhällsutveckling för Malmö stad. En hållbarhetsredovisning är en del av ett mer genomgripande hållbarhetsarbete. Ett hållbarhetsarbete bör utgå ifrån kommunens grunduppdrag och bör därför integreras i befintligt styr- och ledningssystem. Inom ramen för Malmö stads styr- och ledningssystem utgör därmed en hållbarhetsredovisning ett verktyg för uppföljning och säkerställande av fortsatt effektiva prioriteringar. Föreliggande utredning visar att en hållbarhetsredovisning är en viktig del av stadens hållbarhetsarbete, men att utvecklingen av en redovisning bör ske i följande tre steg: Kommunfullmäktige har beslutat om ett nytt styr- och ledningssystem som är under utveckling. Utifrån en övergripande vision för Malmö stad, som beskrivs i ärendet (STK-2013-217), kan organisationen uttrycka sin ambition om en hållbar stadsutveckling. Detta ger förutsättningar för att hållbarhetsperspektivet även genomsyrar kommunfullmäktigemålen, som i sin tur stödjer en utveckling i staden som beaktar sociala, miljömässiga och ekonomiska aspekter. En utgångspunkt bör vara att integrera hållbarhetsarbetet i befintlig verksamhet för att på så sätt driva utvecklingsarbetet på bred front och så resurseffektivt som möjligt. Man bör därför i ett andra steg se över Malmö stads handbok för kommuncentrala styrdokument samt antagna strategier, planer och program för att utreda i vilken utsträckning de stödjer en hållbar utveckling i Malmö. I ett tredje och sista steg ska det i en årsredovising rapporteras/redovisas huruvida utvecklingen går i den riktning som beskrivits genom vision och kommunfullmäktigemål. Redovisningen bör omfatta såväl kvantitativa som kvalitativa aspekter på utveckling och utgöra Malmö stads årsredovisning. Detta skapar förutsättningar för att denna nya form av redovisning ska kunna utgöra ett beslutsunderlag och bli en integrerad del av de löpande processerna kring budget och uppföljning. Mått behövs som avspeglar såväl utvecklingen i kommunen och dess verksamheter som utvecklingen i samhället. 15 Stadskontoret Utredning gällande hållbarhetsredovisning,

Bakgrund I detta avsnitt ges en bakgrund till hållbarhetsbegreppet och en översikt av de aspekter som Malmö stad bör beakta i arbetet med en hållbar samhällsutveckling. Definition av hållbar utveckling Det var främst genom Brundtlandrapporten 5 Vår gemensamma framtid, som begreppet hållbar utveckling blev känt. Det har definierats som: Ett ansvarsfullt nyttjande av resurser för att tillgodose dagens behov utan att äventyra framtida generationers möjligheter att tillgodose sina behov. Hållbarhetsbegreppet brukar kopplas till en uppdelning av samhället och dess resurser i tre dimensioner; den sociala, den ekonomiska och den miljömässiga. Alla de tre dimensionerna måste beaktas för att uppnå en hållbar samhällsutveckling. Eftersom de tre dimensionerna är ömsesidigt beroende av varandra är det en central del i arbetet att uppmärksamma både synergieffekter och målkonflikter. Utgångspunkten är att vi människor inte får leva i dag på ett sätt som förstör våra barns eller framtida generationers möjlighet att leva ett gott liv. Hållbar utveckling som begrepp har sedan fått fäste såväl internationellt som nationellt. Genom Europa 2020 6 som är EU:s tillväxtstrategi fram till och med 2020 strävar EU efter att bli en smart och hållbar ekonomi för alla. Detta skall uppnås genom att skapa hög sysselsättning, god produktivitet och stor social sammanhållning. Med utgångspunkt i Europa 2020 har ett antal samhällsutmaningar, såsom hälsa, demografiska förändringar och välbefinnande, säker, ren och effektiv energi samt klimatåtgärder och resurseffektivitet, lyfts fram som särskilt angelägna. 5 FN-rapport från 1987. 6 http://ec.europa.eu/europe2020/index_sv.htm 16 Stadskontoret Utredning gällande hållbarhetsredovisning,

I Regeringens skrivelse 2005/06:126, Strategiska utmaningar - En vidareutveckling av svensk strategi för hållbar utveckling, lyfts hållbarhetsperspektivet på nationell nivå 7. I skrivelsen presenteras en uppsättning av indikatorer för hållbar utveckling, varav tolv valts ut som huvudindikatorer: Tabell 1: Huvudindikatorer i svensk strategi för hållbar utveckling Område Huvudindikator Hälsa Medellivslängd Våld Hållbar konsumtion och produktion Energieffektivitet Ekonomisk utveckling Social sammanhållning Miljö och klimat Global utveckling Investeringar Sysselsättningsgrad Offentlig skuld Tillväxt Ekonomisk utsatthet Demografisk försörjningsbörda Växthusgaser Farliga ämnen Bistånd Den nationella visionen beskriver att hållbar utveckling är ett förhållningssätt som aktivt måste prägla och forma politiken. De begrepp som lyfts fram i detta sammanhang är: Långsiktighet inte kortsiktighet Nyttja inte utnyttja 8 Understödja inte undergräva 9 Samverka inte motverka På senare år har även en nationell innovationsstrategi 10 tagits fram, med fokus på behovet av mer innovation och konkurrenskraft för att möta de globala samhällsutmaningarna som lyfts i Europa 2020 (se ovan). Det konstateras att utmaningarna kring en hållbar samhällsutveckling är omfattande och komplexa och kräver en betydande omställning för individer såsom organisationer i näringsliv, offentlig verksamhet och civilsamhälle. Varje organisation behöver utvecklas och mer effektivt bidra till bättre lösningar som svarar mot behov och efterfrågan, oavsett om det rör sig om energiförsörjning eller en åldrande 7 http://www.government.se/content/1/c6/06/06/92/5ff0d494.pdf 8 Hållbar utveckling förutsätter ett tydligt resursperspektiv. Utvecklingen vilar på att vi förmår nyttja, skapa och investera i de resurser som utgör basen för samhällsekonomin. Hit hör naturresurser, av människan skapade resurser som bebyggelse och infrastruktur, och sist men inte minst mänskliga resurser; alla kvinnor, män, flickor och pojkar, deras hälsa, kompetens och kreativitet. 9 Hållbar utveckling tar sin utgångspunkt i en helhetssyn på samhällets behov, förutsättningar och problem, både nationellt och globalt. Ömsesidigt understödjande ekonomiska, sociala och miljömässiga insatser skall utformas till varandras förutsättningar. 10 www.regeringen.se/content/1/c6/20/11/84/529b3cb3.pdf 17 Stadskontoret Utredning gällande hållbarhetsredovisning,

befolkning. Detta innebär att ingen enskild aktör eller enskilt samhällsområde har kunskap och resurser nog att ta fram de lösningar som krävs. Istället bör varje organisation utgå ifrån sitt grunduppdrag och sträva efter att vidareutveckla nuvarande arbetssätt för att på mest effektiva sätt bidra till en hållbar utveckling. Malmö stads förvaltningar bör därför - utifrån sitt grunduppdrag (förskola, skola, socialtjänst, äldreomsorg, stadsplanering o.s.v.) 11 definiera hur de bäst bidrar till en hållbar utveckling. En av utmaningarna för Malmö stad blir således att synliggöra hur resurser används mest effektivt i ett långsiktigt perspektiv; de beslut som tas idag kan få stora effekter inte bara för kommunen utan även för individen och samhället i stort. För att synliggöra hur resurserna används mest effektivt i ett långsiktigt perspektiv visar utredningen på att hållbarhetsarbetet bör integreras i befintlig verksamhet. Hur arbetar Malmö stad idag? I Malmö stad har det sedan flera år tillbaka bedrivits ett framgångsrikt hållbarhetsarbete relaterat till miljöfrågorna. Malmö stad som organisation har även de senaste åren haft en stabil och god utveckling av ekonomin och kommunen har kunnat redovisa ett överskott sedan 1996. Den allmänna utgångspunkten för de ekonomiska mål som Malmö stad fastlagt är att varje generation själv måste bära kostnaderna för den service som den konsumerar. Detta innebär att ingen generation ska behöva betala för det som en tidigare generation förbrukat. På senare år har det också blivit mer fokus på den sociala dimensionen, och i maj 2010 beslutade kommunstyrelsen om att tillsätta en tvåårig politiskt oberoende kommission för ett socialt hållbart Malmö. Vidare finns det i Malmö stads översiktsplan 12 en ambition om en socialt, miljömässigt och ekonomiskt hållbar stad och en attraktiv plats att bo och verka i. Områdesprogrammet för ett socialt hållbart Malmö är en femårig satsning som inleddes 2010 för att förbättra levnadsvillkoren och utveckla den fysiska miljön i de områden där välfärden är som lägst. Områdesprogrammen tar sin utgångspunkt i fem områden 13 som utifrån ett socioekonomiskt perspektiv har definierats som särskilt viktiga för att kunna påverka hela Malmös utveckling mot en hållbar stad. I avsnittet nedan beskrivs hur Mamö stad idag redovisar arbetet relaterat till sociala, miljömässiga, ekonomiska och personella resurser. I avsnittet belyses ocks de mått och indikatorer som används. Redovisningar och mått i Malmö stad Malmö stad har idag tillgång till en mängd olika statistiska uppgifter. En del av uppgifterna tas fram internt medan ytterligare underlag hämtas från andra myndigheter och organisationer. Utifrån tillgängliga databaser i organisationen 11 För en utförlig lista av kommunens huvuduppdrag se www.skl.se/lattlast/vad_gor_kommunerna 12 www.malmo.se/download/18.723670df13bb7e8db1bc547/1383643976032/op2012_planstr ategi_utstallningsforslag_web_jan2013.pdf 13 Herrgården, Holma-Kroksbäck, Lindängen, Segevång och Seved. 18 Stadskontoret Utredning gällande hållbarhetsredovisning,

synliggörs och analyseras en del statistik som sedan redovisas i olika underlagsrapporter. Rapporterna eller redovisningarna syftar främst till att följa upp mål och verka som beslutsunderlag för planering och prioritering. Några av de redovisningar i Malmö stad som idag belyser arbetet och utfallet gällande sociala, miljömässiga, ekonomiska och personella resurser beskrivs nedan. Redovisningarna kopplar till Malmö stads mål- och uppföljningsarbete i olika utsträckning. Målstyrning Användandet av mål tillmäts idag stor betydelse för möjligheterna att styra, leda och utveckla den kommunala organisationen. Målstyrning handlar inte bara om att formulera mål, utan också om att sammanställa, analysera och bedöma resultat genom uppföljningar och utvärderingar. När planer, policies och handlingsplaner tas fram ska dessa ha sin utgångspunkt i Malmö stads vision och kommunfullmäktigemålen. Källa: Ärende gällande Styr- och ledningssystem i Malmö stad (2013) Malmö stads årsredovisning är en årlig sammanställning för kommunens verksamheter. Den redogör för utfallet av verksamheten, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen vid räkenskapsårets slut. Årsredovisningen omfattar också uppföljning gällande kommunens medarbetare och kommunfullmäktigemål. Personalredovisningen följer upp de fyra inriktningsmål inom personalområdet som Kommunfullmäktige beslutat om, och som syftar till att Malmö stad ska vara ett föredöme som arbetsgivare14. Mått som används i personalredovisningen är t ex personalkostnader, personalomsättning, tjänstgöringsgrad, sjukfrånvaro och andel anställds med utländsk bakgrund. Miljöredovisningen är en sammanställning av uppföljningen av arbetet med Malmös miljömål som finns antagna i Miljöprogrammet för Malmö stad 2009-2020 15. Det handlar bl a om att följa upp hur Malmös naturresurser skyddas och brukas och hur väl Malmö försörjs av förnybar energi. Kommunfullmäktigemålen och målen i miljöredovisningen skiljer sig något åt 16. Kommunfullmäktigemålen inom miljöområdet karakteriseras av att vara inriktade på specifika sakområden så som t ex andelen miljöbilar eller andel bostäder som byggs med extra höga miljöambitioner. Välfärdsredovisningens huvudsyfte är att redovisa aktuell statistik under de elva nationella folkhälsomålen för att följa Malmöbornas välmående, samt belysa den generella välfärdsutvecklingen i Malmö. Mått som följs upp i välfärdsredovisningen är bl a andel hushåll med ekonomiskt bistånd, antal hemlösa, utbildningsnivå och alkoholkonsumtion. Välfärdsredovisningen är den enda av 14 Andelen med utländsk bakgrund av kommunens medarbetare på alla nivåer ska motsvara andelen av den totala befolkningen; Alla medarbetare i Malmö stad ska ha möjlighet att arbeta heltid eller önskad tjänstgöringsgrad; Det ska inte finnas några osakliga löneskillnader i Malmö stad; Andelen timavlönade timmar, utförda av medarbetare som önskar längre vikariat eller tillsvidareanställning, ska minska till förmån för tillsvidareanställningar 15 Miljöprogram för Malmö stad 2009-2020 antogs av kommunfullmäktige i Malmö stad den 17 december 2009. http://www.malmo.se/download/18.76105f1c125780a6228800031254/1383643803211/milj %C3%B6program+f%C3%B6r+Malm%C3%B6+stad+2009-2020.pdf 16 Exempelvis finns det ett övergripande miljömål i Miljöredovisningen som anger följande: År 2020 ska Malmö stads egen organisation vara klimatneutral och år 2030 ska hela Malmö försörjas av 100% förnybar energi. Detta är inte ett av kommunfullmäktiges mål. 19 Stadskontoret Utredning gällande hållbarhetsredovisning,

ovannämnda redovisningar som inte är knuten till kommunfullmäktigemålen för Malmö stad utan istället främst följer upp de nationella folkhälsomålen. Analys av data och rapportering av mått De mått som följs upp idag avser både utfallsindikatorer och indikatorer som i högre grad beskriver orsaker till ett utfall. Exempelvis är trygghet ett utfallsmått, medan sammanhållning och informell social kontroll är orsaker till upplevd trygghet. Att både beskriva utfallet i sig och orsakerna till utfallet är viktigt för att kunna arbeta effektivt med målstyrning i Malmö stad. Målstyrning förutsätter analys av olika typer av data. För att uppföljningen ska fungera på ett effektivt sätt är det viktigt att säkerställa att data hanteras och görs tillgänglig på ett så effektivt sätt som möjligt. Idag används data från såväl egna som externa system, samt såväl registerdata som enkätdata. En ökad samordning kring hur vi hanterar och analyserar data påverkar möjligheterna för att sammanställa relevanta indikatorer och därmed också säkerställa kvaliteten i uppföljningen av verksamheterna i Malmö stad. Indelningsgrunder av data har stor betydelse för möjligheterna att tolka resultat och göra rätt åtgärder utifrån olika behov. Exempelvis ska all individbaserad statistik könsuppdelas enligt utvecklingsplan för jämställdhetsintegrering (KS- KOM-2010-00632). I personalredovisningen används utländsk bakgrund, kön och ålder som indelningsgrunder för uppföljning av indikatorer. I Välfärdsredovisningen används kön som indelningsgrund inom alla områden där könsuppdelad statistik finns tillgänglig och i vissa fall används svensk respektive utländsk bakgrund som indelningsgrund. All statistik är dessutom geografiskt indelad. I en hållbarhetsredovisning är det viktigt att använda olika indelningsgrunder för att belysa hur sociala, ekonomiska och miljömässiga effekter påverkar grupper och områden på olika sätt. Det finns en stor mängd statistik tillgänglig för Malmö stad och urvalet för hållbarhetsredovisningen är viktig. Enligt utredningen bör endast den information som är relevant i förhållande till kommunfullmäktigemålen rapporteras. Hur kan Malmö stad arbeta vidare? Avsnittet nedan har indelats enligt de två delarna i uppdraget (hållbarhetsredovisning respektive mått på samhällsutveckling). Först beskrivs tre steg som utredningen rekommenderar i utvecklingen av en hållbarhetsredovisning för Malmö stad. Därefter utreds hur framtagandet av nya mått på samhällsutveckling bör ske och hur måtten kopplas till hållbarhetsredovisningen. Hållbarhetsredovisning för Malmö stad Steg 1: Definiera vad en hållbar utveckling innebär för staden Utredningen visar att organisationen utifrån en övergripande vision för Malmö stad kan definiera vad som ska uppnås med hållbarhetsarbetet. Detta ger 20 Stadskontoret Utredning gällande hållbarhetsredovisning,

förutsättningar för att detta perspektiv kan genomsyra de gemensamma målen, som i sin tur stödjer en utveckling i staden som beaktar sociala, miljömässiga och ekonomiska aspekter. Förslag till en tydligare och förbättrad målstyrning i Malmö stad I samband med omorganisationen gällande stadsområdesnämnderna och skolans organisation i Malmö stad antogs formerna för ett förtydligande av styr- och ledningssystemet i Malmö stad. Syftet med detta styr- och ledningssystem är att:.skapa systematik, ge en röd tråd för arbetet, skapa ett gemensamt förhållningssätt samt att medvetandegöra styrningen. En tydlig modell blir dessutom ett redskap för samordning och kommunikation. I modellen tydliggörs därför roller och ansvar samt hur information ska kunna utbytas mellan organisationens delar och nivåer. Vidare innehåller modellen utgångspunkter för hur den ständigt pågående kvalitets- och verksamhetsytvecklingen fogas in i detta system. Ett fungerande styrsystem skapar också förutsättningar för reflektion och en lärande organisation Källa: Utredning gällande Styr- och ledningssystem i Malmö stad (2013) Enligt ärendet med det nya förslaget till en tydligare och förbättrad målstyrning i Malmö stad 17 beskriver man visionen som en del av styrstrukturen som ligger över målen: Visionen beskriver var organisationen, och det den är till för, vill vara i framtiden. Den beskriver ett framtida önskat tillstånd och är ett viktigt redskap för ledning av organisationen (s 64) Malmö stad har möjlighet att uttrycka ambitionen om en långsiktigt hållbar samhällsutveckling genom visionen. Detta bidrar till att säkerställa att hela organisationen drar åt samma håll i detta avseende. Vidare beskrivs fullmäktigemålen i förslaget till en ny målstyrning för Malmö stad på följande sätt: Förutom att ange den övergripande inriktningen för Malmö stad är kommunfullmäktigemålen begränsade till antalet, riktade till medborgaren, långsiktiga, enkelt formulerade och syftar till samhällsutveckling (s 64) Återigen skapar detta en möjlighet att uttrycka en ambition i hur staden ska styras mot en hållbar samhällsutveckling, där alla de tre (miljömässiga, sociala och ekonomiska) dimensionerna beaktas. Inspiration till en vision, mål och mått kan bland annat hämtas från den nationella hållbarhetsstrategin. Det pågår också ett arbete i många andra kommuner kring ett samlat grepp kring nya mål och mått för hållbarhetsarbetet, bland annat i samarbete med SKL och RKA. Med tanke på omfattningen och komplexiteten i de samhällsutmaningar som vi står inför är det viktigt att Malmö stad ytterligare utvecklar sitt interna och externa samarbete. Det är dock viktigt att Malmö stad för egen del definierar hur man bäst bidrar till en hållbar utveckling i staden och för samhället i stort både utifrån kommunens grunduppdrag och unika förutsättningar. Steg 2: Se över strategier, planer och program En utgångspunkt bör vara att integrera hållbarhetsarbetet i befintlig verksamhet för att på så sätt driva utvecklingsarbetet på bred front och så resursseffektivt som möjligt..risken med satsningar, initiativ och projekt som ligger vid sidan av ordinarie verksamhet är att de kan bli mer ineffektiva och kortvariga. Man bör därför i ett andra steg se över Malmö stads handbok för kommuncentrala styrdokument samt antagna strategier, planer och program för att utreda i vilken utsträckning de stödjer en hållbar utveckling i Malmö. 17 Styr- och ledningssystem i Malmö stad (2013) utdrag ur Inrättande av stadsområdesnämnder och nämnder för Malmö stads skolväsende samt införande av förändrat nämndsansvar för LSS-verksamhet m.m. 21 Stadskontoret Utredning gällande hållbarhetsredovisning,

Stadens styr- och ledningssystem utgör en utgångspunkt för hur arbetet med hållbarhetsfrågor kan få fäste och integreras på bred front i organisationen. En viktig förutsättning för att kunna integrera hållbarhetsperspektivet i befintlig verksamhet är som nämnts ovan att det finns en kommunövergripande vision och kommunfullmäktigemål för Malmö stad. Enligt förslaget till en ny målstyrningsmodell i Malmö stad utgår nämndernas verksamhet från den inriktning som kommunfullmäktige gett dem. Om man på kommunfullmäktigenivå beskriver inriktningen för en hållbar utveckling behöver varje nämnd och förvaltning i sin tur konkretisera hur detta omsätts i just den verksamhet som de bedriver. I likhet med kvalitetsarbetet innebär detta bland annat: att kartlägga de krav som finns i lagar och riktlinjer, att tolka mål och beslut på lokal och nationell nivå, att skapa kunskap om verksamhetens resultat och effekter, och ta del av brukarnas, medborgarnas och medarbetarnas erfarenheter samt att vidta åtgärder för att utveckla verksamheten. 18 Varje nämnd har, med utgångspunkt i det kommunövergripande ledningssystemet, ansvar för att hållbarhetsarbetet följs upp och att åtgärder vidtas för att utveckla arbetet. Ett verktyg som kan användas av nämnder och förvaltningar när man prioriterar mellan olika prioriterade frågor är väsentlighetsanalys. En sådan analys syftar till att synliggöra de samhällsfrågor som verksamheten har störst möjlighet att påverka, och som samtidigt är viktigast i arbetet med en hållbar utveckling i staden (i enlighet med vad som uttrycks i kommunfullmäktigemålen). Steg 3: Rapportera hur staden arbetar mot en hållbar samhällsutveckling. I ett tredje och sista steg bör Malmö stad rapportera huruvida samhällsutvecklingen går i den riktning som man beskrivit genom vision och kommunfullmäktigemål. Det finns värdefull statistik och analys att hämta från de redovisningar och rapporter som redan tas fram i Malmö stad i syfte att ge en bild av samhällsutvecklingen. För att skapa förutsättningar för att arbeta mot gemensamma mål är det viktigt att prioriterade områden lyfts in i en gemensam hållbarhetsredovisning. De områden som synliggörs i rapporteringen kan utgöra ett beslutsunderlag i Malmö stad och ligga till grund för planering och prioritering. För att skapa ett helhetsperspektiv på samhällsutveckling, med kommunens grunduppdrag i fokus bör redovisningen utgöra ett uppföljningsverktyg för visionen och kommunfullmäktigemålen. Inom de olika redovisningarna som tas fram i Malmö stad idag följs mål upp på olika nivåer och olika detaljeringsgrad. Det finns risk för otydlig styrning om uppföljning, beslutsfattande och prioriteringar görs utifrån indikatorer som i en del fall inte har en tydlig koppling till kommunfullmäktigemålen. Detta innebär inte att indikatorerna är irrelevanta, men visar på ett behov av att skapa en röd 18 Styr- och ledningssystem i Malmö stad, s. 67, i Inrättande av stadsområdesnämnder och nämnder för Malmö stads skolväsende samt införande av förändrat nämndsansvar för LSS-verksamhet m.m. 22 Stadskontoret Utredning gällande hållbarhetsredovisning,

tråd genom organisationen för att underlätta en gränsöverskridande styrning i Malmö stad. För att illustrera detta kan vi utgå ifrån det exempel på kommunfullmäktigemål som nämnts tidigare förbättra barn och ungas uppväxtvillkor. Eftersom målet som det är formulerat riktar ansvar till ett flertal nämnder innebär det också att det bör följas upp över nämnds- och verksamhetsgränser. Detta för att tydliggöra hur staden som helhet bidrar till att förbättra barn och ungas uppväxtvillkor (snarare än varje verksamhet för sig). Hållbarhetsredovisningen kan med fördel utgöra årsredovisningen. Årsredovisningen är kommunövergripande och syftar till att följa upp kommunfullmäktigemålen och utredningen visar att den även tydligare kan beskriva de värden (sociala, miljömässiga och ekonomiska) som skapats för människorna i staden och för samhället i stort under året. Genom att föra samman redovisningarna och låta en hållbarhetsredovisning utgöra årsredovisningen, ges förutsättningar för att analysera ett utfall utifrån flera olika dimensioner och i förlängningen också styra prioriteringar utifrån ett sådant synsätt. Detta ger goda förutsättningar för en transparent rapportering och synliggör hur Malmö stad kan rapportera hur staden skapar värden (socialt, ekonomiskt och miljömässigt) i ett långsiktigt perspektiv. En öppen och transparent resultatredovisning som innehåller mätningar behövs utifrån flera aspekter, bland annat 19 : Malmöborna ska kunna värdera verksamheten och bedöma om skattepengar förvaltas effektivt Möjliggöra prioriteringar inom och mellan olika verksamhetsområden Stimulera utveckling Integrerad rapportering Integrerad rapportering är ett nytt sätt att följa upp och rapportera verksamheten som främst utvecklats inom näringslivet. Det handlar om att sammanföra den finansiella rapporteringen med rapportering kring hållbarhetsarbetet för att spegla icke-finansiella värden (såsom hur effektivt man använder resurser, hur man motiverar medarbetare, hur man säkerställer en god arbetsmiljö osv). Integrerad rapportering syftar till att beskriva hur organisationen skapar värden över tid. En framträdande del i arbetet med integrerad rapportering är också att organisationen ska verka för att bli mer transparent i sin rapportering. I näringslivet är en viktig utgångspunkt, som en del av arbetet med den integrerade rapporteringen, att varje företag ska lämna information om de viktigaste värdedrivande faktorerna och att informationen på ett tydligt sätt kopplas ihop med företagets strategier och affärsmodell. Inom den offentliga verksamheten synliggör detta behovet av att på ett tydligt sätt koppla samman de viktigaste indikatorerna för ett långsiktigt värdeskapande i kommunens grunduppdrag med de strategier och mål som dessa avser att följa upp. Källa: www.theiirc.org 19 Ledande för produktivitet Brorström, Lindvall, Solli. (SKL) 23 Stadskontoret Utredning gällande hållbarhetsredovisning,

Modellen nedan syftar till att illustrera hur integrerad rapportering skiljer sig från traditionell rapportering. En integrerad rapport är framåtblickande och beskriver hur organisationen skapar värde (socialt, miljömässigt och ekonomiskt) över tid. Tabell 2: Modell för integrerad rapportering Omfattning Nuvarande modell Det som berör det egna bolaget Integrerad modell Hela värdekedjan Syfte Finansiell, backspegeln Strategisk, holistisk, framtida Tidsram Kortsiktig Kort, medium och långsiktig Rapportering Lång och komplex Kort och precis lätt att förstå Drivkraft Fokus på lagar och regler Flexibel, hög känslighet nya trender Förtroende Begränsad rapportering Hög transparens Informationsstruktur Stuprör Integrerad Uppföljning Finansiellt kapital Allt kapital intellektuellt, human, socialt.. Källa: PricewaterhouseCoopers Mått på samhällsutveckling I uppdraget från kommunstyrelsen ingår att utreda möjligheterna till en hållbarhetsredovisning med nya kompletterande mått på samhällsutveckling, och i föregående avsnitt föreslogs tre steg i framtagandet av en sådan redovisning. En hållbarhetsredovisning rekommenderas utgöra ett uppföljningsverktyg för kommunfullmäktigemålen för att underlätta det gemensamma arbetet i kommunen mot en hållbar samhällsutveckling. Ett vidare steg i arbetet är att kartlägga och beskriva olika mått på samhällsutveckling. I utredningen har en sådan kartläggning påbörjats av mått som tagits fram i offentliga sektorn i Sverige och denna presenteras nedan. Den vidare processen gällande mått och indikatorer bör enligt utredningen ske parallellt med översynen av målstrukturen i Malmö stad. Inom ramen för Europa 2020 (som nämnts i tidigare avsnitt) utgår man från fem huvudområden som följs upp av åtta huvudindikatorer 20. I Regeringens skrivelse, Strategiska utmaningar - En vidareutveckling av svensk strategi för hållbar utveckling, presenteras en uppsättning indikatorer varav tolv har valts ut som huvudindikatorer (indikatorerna presenteras i avsnittet Bakgrund ovan). Huvudindikatorerna i Europa 2020 och den nationella hållbarhetsstrategin överensstämmer i stort med varandra. 20 Se http://ec.europa.eu/europe2020/targets/national-targets/index_sv.htm 24 Stadskontoret Utredning gällande hållbarhetsredovisning,

På nationell nivå har Rådet för kommunala analyser (RKA), gjort en utredning kring nyckeltal för hållbar utveckling. Utredningen har gjorts i samråd med Sveriges kommuner och Landsting (SKL) och en referensgrupp med deltagare från både kommuner och landsting 21. Tillsammans har man tagit fram en uppsättning nyckeltal för uppföljning av hållbar utveckling på kommun- och landstingsnivå. Utgångspunkten har bland annat varit Regeringens skrivelse för hållbar utveckling 2005/06:126 och EU 2020. Efter att ha sammanfogat de två strategiers uppföljningsområden, sett över terminologin och gjort vissa kompletteringar landade utredningen i ett antal mål, uppföljningsområden och indikatorer för hållbar utveckling. 22 Indikatorerna från RKA 23 har i föreliggande utredning använts som underlag för en diskussion om några av de krav som bör ställas på nya mått på samhällsutveckling i Malmö stad. Utgångspunkten har varit att nya mått på samhällsutveckling bl a bör kunna: - Visa på ökade/minskade skillnader i hälsa (utifrån den vikt som tilldelats ojämlikhet i hälsa i kommissionens slutrapport för ett socialt hållbart Malmö). - Spegla det som Malmö stad anser vara värdeskapande i ett långsiktigt perspektiv Nedanstående tabell (tabell 3) visar några av de mål och uppföljningsområden som tagits fram av RKA. Detta utgör ett exempel för att konkretisera resonemanget i föregående avsnitt. 21 Mer information på www.rka.se 22 Mer info samma som ovan 23 De mått som tagits fram av RKA är uppföljningsområden som finns att hämta ner från Kommun- och landstingsdatabasen (Kolada). Därmed är det möjligt att göra jämförelser med andra kommuner. I Kolada kan man jämföra och analysera nyckeltal för Sveriges alla kommuner och landsting. Här finns omkring 3000 nyckeltal för kommuner och landsting. 25 Stadskontoret Utredning gällande hållbarhetsredovisning,

Tabell 3: Mål och uppföljningsområden för hållbarhet Mål Uppföljningsområden Ekonomisk hållbarhet Offentlig ekonomi Demografisk försörjningsbörda Sysselsättning Tillväxt Investeringar Forskning och utveckling Eftergymnasial utbildning Ekologisk hållbarhet Resurshushållning Växthusgaser Förnybar energi Farliga ämnen Biologisk mångfald Social hållbarhet Hälsa Trygghet Risk för fattigdom eller social utslagning Jämställdhet Grundläggande utbildning Källa: Rådet för kommunala analyser Tabellen nedan (tabell 4) är också ett exempel från RKA:s utredning. I denna tabell åskådliggörs uppföljningsområdena inom ramen för målet kring social hållbarhet (se tabell 3). För varje uppföljningsområde har sedan ett eller flera nyckeltal definierats. Tabell 4: Nyckeltal för social hållbarhet i kommuner och landsting Bildtext: RKA:s nyckeltal för social hållbarhet i kommuner och landsting. (Liknande matriser finns för nyckeltal avseende miljömässig och ekonomisk hållbarhet). Vidare utredning är nödvändig för att bedöma om ovanstående tabeller innehåller den typ av mått som är relevanta för att synliggöra ökade/minskade skillnader i hälsa. Det som däremot är framträdande redan nu är att det på denna typ av mått behöver appliceras olika indelningsgrunder, så som t ex utbildningsnivå, inkomstnivå och yrkeskategori. En illustration av detta görs i tabellen nedan men detta kräver fortsatt utredning (tabell 5). En indelning kan t ex göras utifrån de SEI-koder (socioekonomisk indelning) som ibland används för att belysa den hierarkiska strukturen i ett samhälle, baserat på individens 26 Stadskontoret Utredning gällande hållbarhetsredovisning,