Personalnämnden Personalnämnden 25 januari 2017 Sid Dagordning... 3 Justering... 4 1 Information om SAMklang... 5 2 Information om rekryteringen av ny HR-direktör... 6 3 Information från HR-direktören... 7 4 Årsrapport 2016 för personalnämnden... 8 5 Intern kontrollplan för personalnämnden 2017... 9 6 Remissvar, fördelning av medlen för stärkt integration... 10 7 Personalnämndens reglemente, revidering... 11 8 Personalnämndens delegationsordning, revidering... 12 9 Pensionsstrategi för Sundsvalls kommun - revidering... 13 10 Erbjudande om förmånscyklar till anställda inom Sundsvalls kommun... 14 11 Direktiv och ramar för löneöversyn 2017... 15 12 Övriga frågor... 16
Personalnämnden 2017-01-25 1 Tid Kl 09.00-11.10 Ajournering Kl 09.25-09.35 Plats Kommunhuset, rum 538 A Ledamöter Närvarande 1 Tjänstgörande ersättare Tjänstgör paragraf Bodil Hansson (S), ordf. X Niklas Evaldsson (V), v ordf. X Johan Nikula (S) X Bertil Kjellberg (M) X Inga-Lisa Svanstedt (L) X Ersättare Närvarande¹ Tjänstgör paragraf Lars-Olof Boström (S) X Lena Holmberg Eriksson (S) X Anna Edin (C) X Marianne Oscarsson (M) - Hans Brynielsson (KD) - Personalföreträdare Ingrid Larsson CESAM - Lärarförbundet 1-10 Robin Fångsjö CESAM - Vision 1-10 Anneli Ström CESAM - Kommunal 1-10 Övriga närvarande Caroline Grafström kommunsekreterare Agneta Skoglund projektledare 1 Annelie Wikner tf. kommundirektör 1-12 Kenneth Lidgren tf. HR-direktör 1-12 Karina Jönsson HR-strateg 11 Marianne Mattsson HR-strateg 11 1 Närvaro markeras med X, frånvaro markeras med -.
Personalnämnden 2017-01-25 2 Protokollet omfattar 1-12 Justeras Bodil Hansson Ordförande Bertil Kjellberg Justerare Caroline Grafström Sekreterare Bevis/anslag Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Avser sammanträde med Personalnämnden Justeringsdatum Anslagsdatum 2017-01-25 2017-01-27 2017-01-30 Anslaget tas ned tidigast Överklagandetid 2017-02-21 2017-01-30 2017-02-20 Protokollet finns tillgängligt på Internet (www.sundsvall.se) eller hos Koncernstabens kansli
Personalnämnden 2017-01-25 3 Dagordning Ordföranden önskar få följande ärende tillagt under punkten Övriga frågor vid dagens sammanträde: Samordnad rekrytering.
Personalnämnden 2017-01-25 4 Justering Till justerare utses Bertil Kjellberg med Inga-Lisa Svanstedt som ersättare.
Personalnämnden 2017-01-25 5 1 Information om SAMklang (PN-2017-00011) att notera informationen. att uppdra till koncernstabens HR-avdelning att statistik om sjukfrånvaroorsak samordnas mellan projektet SAMklang och servicecenter och att resultatet återkopplas till personalnämnden. Projektledare för Agneta Skoglund informerar personalnämnden om arbetsmiljö- och hälsoprojektet SAMklang. Hon berättar bl a om uppstartade aktiviteter januari 2017, planerade och genomförda utbildningar och om Rehabchefer. Fokus i presentationen ligger särskilt på information om sjukfrånvaro och rehab-ärenden. Överläggning Ordförande yrkar på följande förslag till beslut: att uppdra till koncernstabens HR-avdelning att statistik om sjukfrånvaroorsak samordnas mellan projektet SAMklang och servicecenter och att resultatet återkopplas till personalnämnden Ordförande konstaterar att det finns ett förslag till beslut och det är hennes eget. Detta blir också personalnämndens beslut.
Personalnämnden 2017-01-25 6 2 Information om rekryteringen av ny HRdirektör (PN-2017-00012) att notera informationen. Tillförordnad kommundirektör Annelie Wikner informerar personalnämnden om arbetet med rekrytering av ny HR-direktör. Den nya kommundirektören Åsa Bellander tillträder i början av maj men kommer dessförinnan till viss del vara med i rekryteringsarbetet under senvinter och vår. Rekryteringsprocessen, som görs tillsammans med servicecenter, startar den här månaden och kommer att samordnas med barn- och utbildningsnämnden, som samtidigt ska rekrytera ny HR-chef. Just nu söker man en tillförordnad HR-direktör efter Kenneth Lidgren som avslutar sin anställning 1 mars.
Personalnämnden 2017-01-25 7 3 Information från HR-direktören (PN-2017-00010) att notera informationen. Tillförordnad HR-direktör Kenneth Lidgren informerar personalnämnden om följande punkter vid dagens sammanträde: Rekrytering av HR-strateger, HR-samordnare, projektledare Hållbart arbetsliv och kvalitets- och verksamhetsutvecklare Beskrivning av HR-organisationen Arbetet med att minska sjukfrånvaron kopplat till mål 1: Strategiskt arbete för att minska sjukfrånvaron i personalnämndens mål- och resursplan 2017
Personalnämnden 2017-01-25 8 4 Årsrapport 2016 för personalnämnden (PN-2017-00003-2) att godkänna årsrapport 2016 för personalnämnden. Årsrapporten följer upp personalnämndens mål och resursplan för 2016. sunderlag Koncernstabens skrivelse - PN-2017-00003-2 Årsrapport 2016 personalnämnden
Personalnämnden 2017-01-25 9 5 Intern kontrollplan för personalnämnden 2017 (PN-2017-00002-1) att godkänna förslag till intern kontrollplan 2017 för personalnämndens verksamhet enligt bilaga 1. Koncernstaben har tagit fram förslag på en intern kontrollplan för personalnämnden 2017. Förslaget finns i bilaga 1, Intern kontrollplan 2017, Personalnämnden. sunderlag Koncernstabens skrivelse - PN-2017-00002-1 Bilaga 1, Intern kontrollplan 2017 personalnämnden
Personalnämnden 2017-01-25 10 6 Remissvar, fördelning av medlen för stärkt integration (PN-2017-00007-2) att lämna remissvar daterat 2016-01-11 till kommunstyrelsen. Pengarna förvaltas av kommunstyrelsen. Koncernstaben, i egenskap av kommunstyrelsens förvaltning, administrerar hanteringen av pengarna. Nämnder och bolag kan ansöka om totalt 15 mnkr för 2017 och 10 mnkr för 2018. sunderlag Koncernstabens skrivelse - PN-2017-00007-2 Remissvar personalnämnden fördelning av medlen för stärkt integration Faktablad om Instegsjobb
Personalnämnden 2017-01-25 11 7 Personalnämndens reglemente, revidering (PN-2017-00005-1) att föreslå kommunfullmäktige besluta att anta bifogat reglemente för personalnämnden, daterat 2017-01-04, samt att föreslå kommunfullmäktige uppdra till kommunstyrelsen att säkerställa att övriga nämnders reglementen överensstämmer med kommunstyrelsens beslut gällande kommundirektörens organisatoriska roll och ställning. Kommunstyrelsen beslutade den 13 juni 2016 om en ny arbetsbeskrivning för tjänsten som kommundirektör. Ovanstående föranleder att personalnämndens reglemente ändras. Det måste även säkerställas att övriga nämnders reglementen är förenliga med ovanstående beslut. sunderlag Koncernstabens skrivelse - PN-2017-00005-1 Reglemente för personalnämnden 2017-01-04
Personalnämnden 2017-01-25 12 8 Personalnämndens delegationsordning, revidering (PN-2017-00006-1) att anta koncernstabens förslag till förändrad delegationsordning för personalnämnden, daterad 2017-01-04, att rekommendationen om delegationsordning ska kommuniceras ut till kommunens nämnder. Återkoppling om hur arbetet med införandet fortlöper görs till personalnämnden i augusti. Kommunstyrelsen beslutade den 13 juni 2016 om en ny arbetsbeskrivning för tjänsten som kommundirektör. Ovanstående föranleder att personalnämndens delegationsordning ändras. Överläggning Ordföranden yrkar bifall till koncernstabens förslag samt till följande tilläggsatssats: att rekommendationen om delegationsordning ska kommuniceras ut till kommunens nämnder. Återkoppling om hur arbetet med införandet fortlöper görs till personalnämnden i augusti. Ordföranden konstaterar att det finns ett förslag till beslut och det är hennes eget. Detta blir också personalnämndens beslut. sunderlag Koncernstabens skrivelse - PN-2017-00006-1 Delegationsordning 2017-01-04 Personalnämnden
Personalnämnden 2017-01-25 13 9 Pensionsstrategi för Sundsvalls kommun - revidering (PN-2016-00014-1) att föreslå kommunfullmäktige anta den reviderade pensionsstrategin, daterad 2017-01-04, samt att föreslå kommunfullmäktige uppdra till personalnämnden att ta fram och upprätthålla de riktlinjer och rutiner som behövs. Efter att kommunfullmäktige beslutat att inrätta en nämnd för personalfrågor och samtidigt göra denna nämnd till pensionsmyndighet finns ett behov av att revidera den pensionsstrategi som fastställt dessförinnan. sunderlag Koncernstabens skrivelse - PN-2016-00014-1 Pensionsstrategi för Sundvalls kommun - reviderad Pensionsstrategi för Sundsvalls kommun 2014-05-24
Personalnämnden 2017-01-25 14 10 Erbjudande om förmånscyklar till anställda inom Sundsvalls kommun (PN-2017-00009-2) att alla tillsvidareanställda inom Sundsvalls kommun erbjuds att via bruttolöneavdrag få förmånscyklar, samt att uppdra till projektet Hållbara resor Sundsvalls kommun att ansvara för upphandling av leverantör och tecknade av avtal. Personalnämnden föreslår göra det möjligt för tillsvidareanställda att som en personalförmån teckna sig för förmånscyklar via bruttolöneavdrag. Det är dels en åtgärd för att bli en mer attraktiv arbetsgivare, dels ett sätt för Sundsvalls kommun att bidra till ett mer hållbart resande. sunderlag Koncernstabens skrivelse - PN-2017-00009-2
Personalnämnden 2017-01-25 15 11 Direktiv och ramar för löneöversyn 2017 (PN-2017-00004) att anta direktiv och ramar för 2017 års löneöversyn enligt koncernstabens redovisade förslag PN-2017-00004-1 att uppdra till koncernstaben att efter genomförd överläggning med de fackliga organisationerna skicka direktiv och ram till respektive förvaltning. Personalnämnen har i sitt reglemente att fastställa det ekonomiska utrymmet för löneöversynen samt utfärda riktlinjer för hur löneöversynen skall genomföras. sunderlag Koncernstabens skrivelse - PN-2017-00004-1
Personalnämnden 2017-01-25 16 12 Övriga frågor (PN-2017-00013) Samordnad rekrytering att uppdra till HR-direktören att utreda på vilket sätt samtliga rekryteringar kan samordnas via Servicecenter, för att säkerställa att kommunen uppfyller sina åtaganden när det gäller omplaceringsskyldighet och företrädesrätt. Vid dagens sammanträde väcker ordföranden en fråga kring samordnad rekrytering i kommunen. Överläggning Ordföranden yrkar på följande förslag till beslut: att uppdra till HR-direktören att utreda på vilket sätt samtliga rekryteringar kan samordnas via Servicecenter, för att säkerställa att kommunen uppfyller sina åtaganden när det gäller omplaceringsskyldighet och företrädesrätt. Ordföranden konstaterar att det finns ett förslag till beslut och det är hennes eget. Detta blir också personalnämndens beslut.