Pengar kan sparas genom färre fel Det är dyrt med fel. Det konstateras i flera forskarrapporter från institutionen för byggnadsekonomi vid Chalmers tekniska högskola. Ändå uppkommer det ofta fel under byggprocessens gång, trots att de skulle kunna förhindras eller upptäckas på ett tidigt stadium. AV MARIE WALLIN, FRILANSJOURNALIST Alla fel går inte att förhindra på ett bygge, men det finns pengar att spara på att reducera antalet fel eller i alla fall upptäcka dem tidigt i processen, när kostnaden för åtgärder är lägre. Institutionen för byggnadsekonomi, BEM, vid Chalmers tekniska högskola har kartlagt och analyserat hur och varför fel vanligtvis uppstår under en byggprocess. De fel som har dokumenterats har upptäckts under produktionen ute på byggarbetsplatserna, bland annat flera större platsbyggen, eller i samband med möten under produktionstiden. Forskarna har utifrån sina egna observationer räknat fram att kostnaden för de fel som uppkommer är i genomsnitt fem procent av ett byggprojekts produktionskostnad. Drygt sju procent av arbetstiden gick åt till att korrigera fel som uppkommit i de studerade projekten. Om man antar att varje person arbetar åtta timmar per dag motsvarar det 34 minuter per person och arbetsdag. Allt pekar dessutom på att den verkliga kostnaden för alla fel är mycket större än fem procent: Våra observatörer har inte haft möjlighet att följa upp allt de ser, och de har naturligtvis inte kunnat se allt heller, förklarar Per-Erik Josephson, biträdande professor på institutionen för byggnadsekonomi. Kan bli dyrare I forskarnas uträkning ingår till exempel bara direkta kostnader för att korrigera upptäckta fel. De har inte heller lagt in kostnader för eventuella följdeffekter som kan uppstå i senare skeden. Och vi har inte heller tagit hänsyn till att felen kan försena ett projekt. Det finns ett antal sådana faktorer, vilket talar för att kostnaden egentligen är betydligt högre än vad vi har kunnat belägga. Den är i själva verket som jag bedömer det runt 10 20 procent, säger Per-Erik Josephson. Med ett heltäckande skyddsnät skulle felkostnader kunna minskas med maximalt omkring 60 procent. Att tro det ska vara möjligt är dock att gå lite för långt, tror Per-Erik Josephson. Jag har väldigt svårt att se att man skulle kunna eliminera så gott som alla fel, men rent schablonmässigt är en rimlig tanke att halvera felkostnaden för ett projekt genom olika insatser, tycker jag. Det finns tre strategier för att minska felkostnaden: att eliminera orsaker, att lära av uppkomna fel, och att upptäcka fel tidigare. Strategierna måste naturligtvis kombineras, konstaterar Per-Erik Josephson. Kan upptäckas tidigt Självfallet kan man vinna en hel del på att de fel som ändå görs upptäcks i ett Per-Erik Josephson. Forts sid 20 18 HUSBYGGAREN, nr 6, november 2004
Forts från sid 18 tidigt stadium. Enligt de studier som har gjorts är det bara cirka 30 procent av felen som är omöjliga att upptäcka i ett tidigt skede. Omkring 35 procent av alla fel är däremot ganska enkla att upptäcka tidigare. Ytterligare cirka 35 procent av felen kan eventuellt upptäckas tidigare än vad som nu görs. Det är vanligt att ett fel orsakar en hel kedja av felaktiga ageranden innan något upptäcks. Efterföljande insatser måste ta hänsyn till felet och fler felaktiga handlingar byggs således på den första. (Fig. 1) Fel genererar alltså fler fel. Kostnaden för enskilda fel ökar således ju längre tid det tar att upptäcka dem, eftersom det krävs mer komplexa åtgärder när de väl ska åtgärdas. (Fig 2) Åtgärderna blir också svårare att bedöma, eftersom den som gjort felet oftast har hunnit lämna projektet och då finns det inte längre samma kunskap om arbetsmomentet kvar. Vem ansvarar Om man vill göra besparingar genom att få ner antalet fel så är det alltså viktigt att upptäcka och undanröja fel så tidigt som möjligt. Forskarnas studier visar att alla medarbetare är viktiga när det gäller att uppmärksamma fel i byggprojekt. (Fig. 3) Projektörer och produktionsledare är dock nyckelpersoner när det gäller att åtgärda fel genom personalkategorier. Fel som orsakas vid projekteringen och i produktionsledningen är de som upptäcks lättast och det är inom dessa gruppers ansvarsområden man kan hitta de största felkostnaderna. Många av dessa fel lämnas också utan åtgärd, vilket i förlängningen kan leda till kvalitetsbrister. (Fig. 4) Även yrkesarbetarna har goda möjligheter att hjälpa till att få ner antalet fel, eftersom de ofta stöter på felen ute i produktionen. En tendens i byggprojekt i dag är det vi kallar för suboptimering, vilket innebär att varje enskild aktör ansvarar för sin egen del och i princip inte, lite hårdraget, bryr sig om övriga Forts sid 22 Metallparti bytes ut Orsak Engagemang Felaktigt agerande behov Realiserat fel Fel önskemål av dörrar Beställning av fel dörrar Fel konstruktion Leverans av fel dörrar Konsekvens Fel dörrar på plats Åtgärd Tillverkar nytt metallparti Fig. 1: Exempel på ett fel som upptäcks sent. Demonterar gammalt metallparti Monterar nytt metallparti Felaktigt agerande Kostnad för att korrigera felet 0. Arbetsledaren gör en korrekt utsättning - 1. Snickaren för inte över märkningen 0 2. Snickaren bygger väggen efter fel märkning 800 3. Muraren murar upp tegelfasad utgående från felaktig 1 500 fönsteröppning 4. Snickaren monterar utvändig träpanel utgående från felaktig 2 000 fönsteröppning och murning 5. Elektrikern monterar elledningar invändigt utgående från 2 500 felaktig fönsteröppning 6. Ställningsbyggaren monterar ner byggnadsställningen trots 8 000 att arbetet inte är korrekt färdigställt 7. Markentreprenören drar om ett vattendrag trots att arbetet i 15 800 ytterväggen inte är korrekt färdigställt Fig. 2: Exempel på felkedja och hur kostnaderna ökar ju längre tid det tar innan felet upptäcks. Kunde felet ha upptäckts tidigare? Kategori Ja, relativt Eventuellt Nej, inte Summa enkelt alls Projekteringsfel 44 47 8 100% Produktionsledningsfel 40 38 21 100% UE-fel 46 33 22 100% Materialleveransfel 30 32 38 100% Utförandefel 30 29 40 100% Beställarfel 34 24 42 100% Maskinleveransfel 5 44 51 100% Fig. 3: Möjligheten att upptäcka felen tidigare, per kategori (procent av antalet fel). 20 HUSBYGGAREN, nr 6, november 2004
Forts från sid 20 delar. Det är bättre om alla aktörer uppmuntras att se sin insats i ett vidare perspektiv och därmed försöka medverka till att få ner antalet fel, oavsett var de finns, säger Per-Erik Josephson. Han framhåller att även beställare har en viktig roll för att minska kostnaden för fel i byggprocessen, i och med att det är de som skapar organisationen och sätter tidsramar för projektet. Vilka byggdelar? Snabbast ekonomisk effekt får man dock om insatserna för att identifiera fel görs av materialleverantörer. Kostnaden för enskilda tillverkningsfel ökar nämligen kraftigt efter leveransen till byggarbetsplatsen. Så ser det ut om man tittar på olika personalkategorier. Om man istället tittar på olika byggdelar är installationer den del som volymmässigt innehåller störst felkostnad i ett byggprojekt. (Fig. 5) Installationsfel, som rör och ventilation med mera, är möjliga att upptäcka tidigt i processen. Också detta är fel som när de upptäcks ofta får vara kvar utan fullständig åtgärd. (Fig.6) Det påverkar ju byggets kvalitet. Ibland kanske det inte spelar så stor roll, men det är naturligtvis inte bra. Konsekvenserna av ett fel som inte åtgärdas kan dyka upp långt senare, förmodligen under byggnadens användningstid, påpekar Per-Erik Josephson. Lönsammast att åtgärda näst efter installationer är arbetet med stomme och stomkomplettering, som också har volymmässigt stora felkostnader. Människor orsakar fel Hur ska man då bära sig åt för att få ner kostnaden? Forskarna intervjuade erfarna praktiker om hur fel skulle kunna upptäckas tidigare. (Fig.7) Fyra grupper av möjliga åtgärder framträdde: utveckla individers egenskaper förbättra specifika aktiviteter skapa rutiner och planer förse projektet med resurser I vilken grad åtgärdades felet? Kategori Fullständigt Delvis Inte alls Summa Projekteringsfel 60 36 4 100% Beställarfel 62 27 11 100% Utförandefel 79 16 5 100% Produktionsledningsfel 80 16 4 100% Materialleveransfel 84 12 4 100% UE-fel 87 9 4 100% Maskinleveransfel 92 8 0 100% Fig. 4: Möjligheten att upptäcka felen tidigare, per kategori (procent av antalet fel). Kunde felet ha upptäckts tidigare? Kategori Ja, relativt Eventuellt Nej, inte Summa enkelt alls Installationer 45 37 18 100% Stomkomplettering 42 33 25 100% Invändigt ytskikt 41 33 26 100% Fasader 39 34 27 100% Husunderbyggnad 41 29 30 100% Stomme 30 39 31 100% Yttertak 28 40 32 100% Fig. 5: Möjligheten att upptäcka felen tidigare, per byggdel (procent av antalet fel). I vilken grad åtgärdades felet? Kategori Fullständigt Delvis Inte alls Summa Installationer 71 25 4 100% Stomme 76 20 4 100% Yttertak 78 20 2 100% Fasader 79 15 6 100% Husunderbyggnad 80 15 5 100% Stomkomplettering 81 15 4 100% Mark 82 16 2 100% Invändigt ytskikt 83 12 5 100% Fig.6: Möjligheten att upptäcka felen tidigare, per byggdel (procent av antalet fel). När Per-Erik Josephson ska tala om vad det är som orsakar fel tar han inte upp saker som en felinställd maskin eller dåligt arbetsmaterial. Han fokuserar istället på individen. Det är alltid människor som gör fel, liksom det alltid är människor som upptäcker fel. Oavsett om det är ett rör som har skruvats ihop fel eller en spik som har slagits i snett så handlar det alltid om hur individerna fungerar, understryker han. Men det är inte i första hand individerna som ska skärpa sig, utan det är organisationen och verksamhetssystemen som ska skapa arbetssituationer där varje individ har rätt förutsättningar att utföra ett korrekt arbete. Skapa delaktighet I många situationer handlar det enligt forskarnas slutsatser om att alla aktörer i ett byggprojekt måste vara mer medvetna om det förväntade slutresultatet för såväl arbetsuppgiften som 22 HUSBYGGAREN, nr 6, november 2004
projektet för att kunna se och förstå vad som är fel. I andra situationer krävs ett incitament för att den som utför en arbetsuppgift ska bry sig om och reagera på fel i byggdelar som inte direkt berör dem själva. En annan synpunkt är att man måste dra mer nytta av hantverkarens kunskaper och låta honom få ifrågasätta sånt som verkar konstigt. Forskningen visar att en tredjedel av felen skulle kunna upptäckas om personalen hade mer kunskap och erfarenhet, eller större engagemang. Företagen rekommenderas därför att fokusera mera på att utveckla individernas kunskap och erfarenhet. En annan sak som bör utvecklas är engagemanget, det vill säga lusten och förmågan att ifrågasätta, tänka kritiskt och reflektera kring och förstå slutresultatet. Dessutom finns en vinst i att projektledare informerar enskilda medarbetare mer om projektets tänkta slutresultat, för att skapa förståelse för Vad hade krävts? Antal situationer (%) Engagemang 18,9 Kunskap/erfarenhet 18,7 Planering/beredning 15,8 Efterkontroller 15,3 Samordning/samverkan 9,9 Bättre förutsättningar/resurser 5,6 Information 5,3 Projektering/ritningar 3,9 Arbetsinstruktioner 2,9 Rutiner 2,0 Övrigt 1,5 Summa 100 Fig.7: Vad hade krävts för att upptäcka fel tidigare? hur det ska se ut och möjliggöra reaktioner och öka uppmärksamheten. Förbereda noggrant När det gäller punkten att förbättra specifika aktiviteter handlar det om sådant som borde ha utförts ordentligare, till exempel att beställare och projektörer, men även andra aktörer, samarbetar och samordnar arbetet HUSBYGGAREN, nr 6, november 2004 23
bättre. Att kontrollera i efterhand att arbetet är korrekt utfört duger inte. Många av de största felen som forskarna dokumenterade hade kunnat upptäckas tidigare om man hade haft arbetsinstruktioner för alla aktörer. Ett gott råd från forskarna är därför att alla aktörer bör använda sig mer av arbetsinstruktioner för att upptäcka fel. Dels gäller det att göra instruktioner för viktiga arbetsmoment som upprepas, dels gäller det att använda befintliga instruktioner, som till exempel att läsa instruktionerna på en målarburk. Ibland kan det behövas en kravspecifikation för att förtydliga de krav man har. Ett annat råd är att skapa rutiner för produktionsledare och materialleverantörer, såväl byggentreprenörers ledning som underentreprenörers ledning. Det gäller till exempel rutiner för att kunna se svåra punkter, rutiner för kontraktsgenomgång, rutiner för kontroll och för egenkontroll, rutiner för att se om det finns tillräckliga resurser, bättre rutiner vid vaktombyte, rutiner vid mottagande av handlingar, bättre rutiner för att styra dokument och beskrivningar, samt striktare rutiner överlag. Förbättra ritningar Ytterligare en lärdom är att det kan vara lönsamt med en mer omfattande projektering, vilket till exempel kan innebära noggrannare redovisning på ritningar, ritningar med elevationer, en ritning som visar exakt montagegång, ritning av snitt i vägg, snittritning, höjdsatta ritningar, samt tydlig dokumentering av entreprenadgränser. Resultatet påverkas förstås också av de tillgängliga resurserna, framhåller forskarna. Bättre resurser kan beskrivas som tid för att kontrollera och bedöma konsekvenser av arbete, men också i termer av pengar och tillgång till lämpliga maskiner och utrustning. En viktig faktor som också framkommer är behovet av ett tätare samarbete och en bättre samordning. Förbättrat samarbete kan till exempel ske genom samordning av beslut och genom kontakter mellan aktörer som är verksamma under samma skede i byggprocessen. Här anges främst projektörer. Vikten av att individer pratar, diskuterar och samråder med varandra framträder som en tydlig förbättringsfaktor. Med samordning menas att aktörerna noggrannare ska gå igenom handlingar och jämföra dem med varandra, särskilt mot gamla relationsritningar. Relationer gynnar Antalet fel vid de olika projekt som studerats varierade stort. En av de saker som skiljde projekten åt var att de som jobbade i de projekt där felkostnaden var lägre oftast hade jobbat länge ihop och kände varandra. Det är i den kunskapen som Per-Erik Josephson anser sig hitta den mest effektiva faktorn för att få ner antalet fel eller upptäcka dem tidigare. Om man vill gradera åtgärderna är det här man ska börja, menar han. Definitivt. Den enklaste åtgärden är att jobba med mer långsiktiga relationer, att man behåller företag och konstellationer som man är van att jobba i, där man känner och förstår varandra, slår han fast. Men ledarskapet är också oerhört viktigt. Att till exempel utveckla platschefer och deras sätt att kommunicera med över- och underordnade. Det är tyvärr så att vi inom byggindustrin saknar enkla system för att mäta och följa upp de här mjuka faktorerna, men att utveckla ledarskapet kan verkligen löna sig. Ta bort uppgifter Så finns det en sista, lite oväntad, synpunkt på hur man kan hantera frågan. Man hör sällan förslag på att uppgifter ska tas bort eller att man ska förenkla processer för att reducera risker för fel. Men det kan vara en bra lösning ibland, konstaterar Josephson. Forskarna tar inte ställning till vad som är onödiga aktiviteter. Men vi kan dra slutsatser att det finns sådana saker. Vi utgår från vad aktörer berättar, som till exempel i ett projekt där man gjorde om samma ekonomiska kalkyl fyra gånger, utan att bygga vidare på den föregående, möten som bara berör hälften av deltagarna, och så vidare. Man bör kartlägga allt som görs i en byggprocess. Ambitionerna är ibland väldigt stora och det finns faktiskt saker som görs i onödan. Mer information: Per-Erik.Josephson@bem.chalmers.se. www.bem.chalmers.se Nya Surveymaster från Protimeter Protimeter Surveymaster är normen för fuktmätare vid inspektion av byggnader. Nu lanserar vi en ny Surveymaster med förbättrade egenskaper som underlättar fuktmätning och diagnostisering. g Protimeter Nordic. Planiavägen 13, 131 34 NACKA Tel 08-718 32 45 ~ Fax 08-718 29 07 ~ www.protimeter.com Två användningssätt för mätning på ytan och inuti material Kompakt design Klar och tydlig display GE Protimeter 24 HUSBYGGAREN, nr 6, november 2004