PERSONALRAPPORT 2014 Affärsverket Borgå lokalservice Samarbetsgrupp 16.3.2015 Direktion 17.3.2015
1 Innehåll 2 Förord... 3 3 Personalprogrammet 2014 2017... 4 4 Förbättrat resultat... 5 5 Högklassigt arbetsliv... 11 6 Lyckade rekryteringar... 18 7 Samarbete... 21 8 Slutsatser och utveckling... 23 9 Diagram... 24 Antalet anställda 31.12.2014:... 24 Arbetsinsats... 24 Åldersprofil... 25 Anställningstid för ordinarie personal... 25 Extern omsättning av ordinarie personal... 26 Hälsorelaterad frånvaro... 27 Språklig indelning... 28 Könsfördelning... 28
2 Förord Personalrapporten har sammanställts enligt målen i personalprogrammet. De valda målen i personalprogrammet är ett förbättrat resultat, ett högklassigt arbetsliv och lyckade rekryteringar. Nyckeltalen som visas under målen beskriver flera mål som uppnåtts, eftersom personalprogrammets mål sammanfaller. Nyckeltalen har valts enligt Kommunarbetsgivarnas rekommendation om personalrapporter. År 2014 var förbättringen av resultatet och säkerställandet av kunnandet de centrala utvecklingsmålen. Antalet anställda inom Affärsverket Borgå lokalservice har fortfarande minskat såsom antal årsverken. Minskningen beror på ändringarna i kundens servicebehov och utvecklingen av arbetet med olika uppgifter. I och med att personalen minskar framhävs den relativa andelen av de pensionsutgiftsbaserade avgifterna. De studeranden som år 2012 deltog i den första rekryteringsutbildningen utexaminerades år 2014 och de har enligt målet fått en arbetsplats inom kost- och städtjänsterna. Annika Malms-Tepponen verkställande direktör
3 Personalprogrammet 2014 2017 Affärsverket Borgå lokalservice följer Borgå stads personalprogram och gemensamma verksamhetsprinciper. Personalprogrammet 2014 2017 baserar sig på stadsstrategin som godkändes år 2013. Med hjälp av personalprogrammet synliggörs stadsstrategins mål för personalen. I beredningen av personalprogrammet beaktades också resultaten av personalenkäten som genomfördes våren 2014. Till personalprogrammet valdes tre mål: Förbättrat resultat betyder att man strävar efter en fortlöpande granskning av uppgifter, arbetssätt, processer och placering av personalen så, att verksamheten är ändamålsenligt och ger resultat. Ett högklassigt arbetsliv betyder att arbetskollektivet mår bra, kunderna är nöjda, kvaliteten på tjänster är hög och arbetstrivseln ökar. I ett välbefinnande arbetskollektiv kan arbetstagarna utnyttja sin egen kompetens och sina bästa egenskaper. Lyckade rekryteringar stärker kompetensen och skapar förutsättningar för en produktiv verksamhet och högklassiga tjänster samt välmående personal. En förutsättning för högklassiga tjänster är en kompetent och välmående personal. Alla tre strategiska mål anknyter till varandra. Ett bra resultat förutsätter välmående arbetskollektiv och lyckade rekryteringar. Ett bra resultat och framgång i arbetet ger å sin sida arbetshälsa.
4 Förbättrat resultat Personalstruktur och arbetsinsats Enligt personalprogrammet har personalen dimensionerats så att staden kan erbjuda högklassiga, rätt dimensionerade, minst lagstadgade tjänster till sina invånare. Stödtjänster som Affärsverket Borgå lokalservice producerar grundar sig på på kundens servicebehov och beställning samt dimensioneringen av arbetsmängden utgående från servicebehovet. Med ett förbättrat resultat strävar man efter en fortlöpande granskning av uppgifter, arbetssätt, processer och placering av personalen så, att verksamheten är ändamålsenligt och ger resultat. Årsverken och arbetsinsats Årsverken 2014 236,44 Förändring 4,89 % Årsverken 2013 247,16 Förändring 1,56 % Årsverken 2012 251,07 Årsverke = avlönade anställningsdagar angivna i kalenderdagar/365 * deltidsprocenten. När arbetsinsatsen räknas har alla frånvarodagarna dragits av från årsverken. År 2014 var arbetsinsatsen 236,44 årsverken (247,16 år 2013). Arbetstimmar som utförts under den regelbundna arbetstiden minskade med 4,4 % och timmar som utförts som mertids- och övertidsarbete minskade med 12,13 %. Mertids- och övertidsarbetet består i huvudsak av larm- och snöarbete. År Regelbunden arbetstid gjorda timmar Mertids- och övertidsarbete gjorda timmar Arbetstid gjorda timmar sammanlagt Årsverken 2014 445 778,88 3 321,40 449 100,26 236,44 2013 466 289,31 3 779,96 469 985,26 247,16 Ändring -20 510,43-458,56-20 968,99-10,72-4,40 % -12,13 % -4,46 % -4,34
Antalet personer Prestationsmätare Lokalservice prestationsmätare BS 2011 BS2012 BS2013 BS2014 Fastighetens underhåll m2/arbetstagare 5 250 5 166 5 706 6179 Städeffektivitet m2/lokalvårdare/timme 191 207 209 230 Städeffektivitet m2/anstaltsvårdare/timme 93 119 135 172 Antalet måltider/person/dag, bildningssektorn 139,40 141,20 138,80 Antalet måltider/person/dag, anstaltsvård och arbete med äldre 76,60 55,00 63,50 Stödtjänsternas effektivitet kan beskrivas i varje enhet med hjälp av fastställda prestationsmätare. Exploateringstalet påverkas utöver affärsverkets egna åtgärder, också av servicenätverkets omfattning och servicebehovet- och servicetiden som kunden bestämmer. Antal anställningsförhållanden Affärsverket Borgå lokalservice utveckling av antalet anställda 2011-2014 400 350 300 250 200 150 100 50 0 2011 2012 2013 2014 Vakinaiset 273 282 263 249 Määräaikaiset 32 50 49 38 Vapautetut omista tehtävistä 5 3 6 6 Lyhytaikaiset 2 3 4 2 Yhteensä 312 338 322 295
I slutet av år 2014 var antalet anställningsförhållanden inom Affärsverket Borgå lokalservice 295, vilket är 27 färre anställningsförhållanden än i slutet av 2012. Antalet ordinarie personal var 249 (263). Eftersom antalet anställningsförhållanden rapporteras enligt genomsnittssituationen årets sista dag, varierar antalet årligen också till följd av lediga uppgifter. Antalet visstidsanställda var 38 (49) personer. Visstidsanställd personal omfattar läroavtalsstuderande med vilka har ingåtts ett arbetsavtal för tiden för läroavtalet, vikarier och besättande av lediga befattningar för viss tid. Lediga befattningar har tillsatts för viss tid när man beräknat att det blir ändringar i kundernas servicebehov. Omsättning och språklig fördelning Omsättningen bland den ordinarie personalen var 30 (26) personer. Det är 4 fler än år 2013. Av dessa gick 17 (18) personer i pension, varav 3 gick i invalidpension. Enligt Kommunernas pensionsförsäkrings prognos går årligen 15 personer av Affärsverket Borgå lokalservices anställda i pension. Av personalen var 76,3 % (76,1 %) finskspråkiga och 23,7 % (23,9 %) svenskspråkiga. Lönesystemet möjliggör inte andra språkval än finska eller svenska, så andelen personer med främmande språk kan inte fås. Inom Affärsverket Borgå lokalservices personal finns dock flera andra nationaliteter och arbetsplatsen förutses bli alltmer mångkulturell.
Arbetskraftskostnader 2014 Arbetskraftskostnaderna avser skattepliktiga bruttoinkomster ökat med arbetsgivaravgifter. Till lönekostnaderna räknas bl.a. lönen för den regelbundna arbetstiden, ersättningar för övertids- och skiftarbete, semesterersättningar, semesterpengar, övriga tillägg och arvoden samt övriga lönekostnader som anknyter till arbetet. Kön Euro Lönebikostnader Sammanlagt Timmar Man 1 860 205 411 570 2 271 776 92 847 Kvinna 6 169 715 1 365 049 7 534 764 356 253 Totalt 8 029 920 1 776 620 9 806 540 449 100 Kalkylmässiga lönebikostnader 22,1 % Lönejusteringar 2014 Stadens löne- och belöningssystem är rättvist, konkurrenskraftigt och uppmuntrande. Den uppgiftsrelaterade lönen för dem som omfattas av det allmänna kommunala tjänste- och arbetskollektivavtalet (AKTA) och avtalet för teknisk personal (TS) höjdes med 20 euro 1.7.2014. Den allmänna höjningen för timavlönade (TIM-AKA) genomfördes genom att justera grundtimlönerna med 12 13 cent per timme. Av lokalservicens personal omfattas 234 av AKTA, 46 av TS och antalet timavlönade (TIM-AKA) är 15. Nya arbetsavtal för ordinarie anställda som omfattas av TIM-AKA har inte gjorts sedan 2011. Övrig belöning och personalförmåner Enligt det allmänna kommunala tjänste- och arbetskollektivavtalet (AKTA) bör arbetsgivaren för de individuella tilläggen använda minst 1,3 % av de sammanräknade uppgiftsrelaterade lönerna för personal i stadens tjänst som omfattas av AKTA. Inom Borgå lokalservice har personliga tillägg betalats för 154 811,558 euro. I hela staden är i bruk ett motivationstillägg som används som engångsarvode i efterhand. Motionstillägget betalades år 2014 till 9 arbetstagare för sammanlagt 1050 euro. Motiveringen till motivationstillägget har varit den exceptionellt goda kundresponsen. Rekreationsverksamhet Affärsverkets personal har deltagit i stadens rekreationsevenemang och hyrt fritidsstugor. Dessutom ordnades under två eftermiddagar i maj en utfärd till äppelvingården Alitalo i Lojo. Den traditionella höstvandringen i början av oktober gjordes till Kalles rundan i Liljendal i Lovisa. Personalen har fått ge förslag om utfärds- och vandringsmålen.
Julfesten ordnades i slutet av november i Restaurangen Iris. År 2014 var kostnaderna för rekreationsverksamheten 5 583,09 euro, dvs. 18,93 euro/arbetstagare. Säkerställande av kunnande En yrkeskunnig och kompetent personal är en förutsättning för högklassiga och konkurrenskraftiga tjänster. Borgå lokalservice har gjort en kompetenskartläggning om hela personalen i samarbete med Edupoli. Alla anställda har gjort en självutvärdering och chefen har utvärderat sina medarbetare. Resultatet av kompetenskartläggningen har använts som en grund i utvecklingssamtalen. Enligt kompetenskartläggningen fanns det brister på kompetens bl.a. i kundinriktad verksamhet, fysisk kondition och underhåll av den, iakttagande av arbetarskyddsföreskrifter och kunskaper i förstahjälpen. Dessa områden prioriterades som tyngdpunktområden för utbildningen år 2014. I slutet av år 2014 bereddes läroavtalsutbildningar för den ordinarie personalen. Utbildningens mål är att avlägga yrkes- eller specialyrkesexamen i alla yrkesgrupper. Personalledningen tillsammans med koncernledningen och centralen för förvaltningstjänster svarar för den centralicerade utbildningen. Utbildning Utbildningsutgifterna var 27 064,22 euro (67 727 euro). Affärsverket Borgå lokalservice hade enligt utbildningsplanen 416,15 utbildningsdagar, dvs. i medeltal 1,4 utbildningsdagar/arbetstagare. Affärsverket Borgå lokalservice hade sammanlagt 24 läroavtal år 2014. Största delen av läroavtalen (18) hörde ihop med yrkesstudier och avläggande av yrkesgrundexamen efter rekryteringsutbildningar som ordnades år 2012 2013. Utbildningar som ordnats Utbildning Deltagare Typ Viktkontroll och näringsutbildning (9 utbildningsdagar) 222 Arbetshälsa Utbildning i första hjälp 88 Arbetarskydd Ergonomiskt arbetssätt (3 utbildningsdagar) Utbildning i anslutning till It-systemen (Henkka, MS Office jne), flera utbildningar 35 Arbetshälsa/Arbetarskydd 78 Informationssystem
Utöver dessa utbildningar har det i resultatenheterna ordnats utbildning i anslutning till yrkeskunnande och kommunikation. Utbildningsplan och utbildningsersättning År 2014 gjordes den första utbildningsplanen för hela staden som utgör grunden för en utbildningsersättning som Arbetslöshetsförsäkringsfonden betalar. Personalledningen svarar koncentrerat om ansökan och rapportering av utbildningsersättning. Summan för utbildningsersättningen dras av från arbetslöshetsförsäkringsavgiften som staden betalar. Personalinvesteringar Att personalens kunnande utvecklas och välbefinnandet upprätthålls och förbättras förutsätter också en finansiell satsning. Arbetshälsan innehåller bl.a. verksamheter som ofta uppfattas som självklarheter, dvs. personalutbildning, företagshälsovård, arbetarskydd, arbetsplatsmotion och arrangemangen kring personalbespisning. Genom att dessa satsningar görs synliga kan man visa arbetsgivarens färdighet att satsa på personalens arbetshälsa. I personalprogrammet har kostaterats att arbetsmaskinerna, apparaterna och arbetsredskapen är ändamålsenliga. Personalens arbete är fysiskt belastande och därför främjar olika hjälpmedel och speciellt skor, som är ändamålsenliga, arbetshälsan. År 2014 köpte affärsverket arbetsskor för personalen inom kostservice och städenheten. Personalen fick nya arbetskläder i samband med när affärsverket började hyra arbetskläder. Stöd- och kostserviceenhetens personal har kläder som beaktar Borgå stads grafiska profil och personalen inom fastighetsunderhåll beaktar synligheten enligt föreskrifterna om arbetarskyddet. I Borgå stad är personalinvesteringarna sammanlagt 422 /person och utan kostnader för utbildning och företagshälsovård 63,5 /person. Affärsverket Borgå lokalservices personal utnyttjar det centraliserade utbudet av utbildning och rekreation samt fritid. I tabellen visas personalinvesteringarna enligt bokslutet för Affärsverket Borgå lokalservice. Personalinvesteringarna inom Affärsverket Borgå lokalservice 2014 nettokostnader Personalens kompetenskartläggning och utbildning 45 838 Verksamhet för arbetshälsa (bl.a. skor och hjälpmedel) 13 561 Arbetskläder 38 679 RehabiliteringAslak/Tyk 5 380 Intern kommunikation 24 800 Rekreationsverksamhet 5 583 Företagshälsovården, NETTO 82 030 Personalinvesteringar sammanlagt 215 872,90 Personalinvesteringarna var i sin helhet 731,79 /person (innehåller inte kortvariga anställningsförhållanden). Av personalinvesteringarna är utgifter för företagshälsovården de viktigaste.
5 Högklassigt arbetsliv Arbetshälsa Enligt personalprogrammet stärker vi arbetets meningsfullhet och gör arbetskollektiven mer fungerande Arbetshälsa är en smidig vardag och fungerande kundsamarbete. De anställda inom Lokalservice är spridda på alla serviceställen i Borgå. Affärsverkets arbetsgemenskap består i medeltal av 2 3 arbetstagare. Med tanke på arbetshälsan är det viktigt att den gemensamma arbetsplatsen för kunden och lokalservices personal fungerar. Affärsverket Borgå lokalservices verksamhetsplan för arbetshälsa har utarbetats i form av årsklocka. I årsklockan har inkluderats de viktigaste åtgärderna. Anslag för arbetshälsa I Affärsverket Borgå lokalservices budget hade reserverats 40 000 euro för arbetshälsa som användes för rekreation och Må Bra-verksamhet och publiceringen av personaltidningen Tillsammans! som stöder samhörighet. För de nämnda åtgärderna användes 39 384,84 euro. Nya arbetssätt som minskade arbetets belastning och upphandling av utrustning fortsatte. I maj ordnades under två eftermiddagar en utfärd till äppelvingården Alitalo i Lojo. Den traditionella höstvandringen i början av oktober var Kalles rundan i Liljendal. Personalen har fått ge förslag om utfärds- och vandringsmålen. I november ordnades en egen julfest på restaurangen Iris. Må bra-verksamhet Lokalservice har inte utsett egna Må Bra-agenter men lokalservice har en Må bra-arbetsgrupp på tre personer som planerar och genomför evenemang. Exempel på dessa är vårutfärder och höstvandring. Lokalservicens personal deltar i olika ledda gruppers verksamhet som Borgå stad ordnar. Företagshälsovårdstjänster
Staden erbjuder högklassiga företagshälsovårdstjänster som syftar till att förebygga arbetsrelaterade sjukdomar och minimera frånvaro som de orsakar. Borgå stad har ingått ett avtal med Kungsvägens arbetshälsa om produceringen av företagshälsovårdstjänster. Avtalen omfattar lagstadgade hälsovårdstjänster och sjukvårdstjänster som arbetsgivaren ordnar frivilligt. Verksamheten styrdes av verksamhetsplanen för företagshälsovården 2013 2015. Kungsvägens arbetshälsas verksamhet byggde i enlighet med planen på en mer arbetsplatsorienterad verksamhet. Verksamheten baserar sig på arbetsplatsutredningarna. Till utredningen hörde omfattande preliminära utredningar: planering av arbetsplatsbesöket, observationer som görs på arbetsplatsen, identifiering av de centrala riskfaktorerna i arbetet och planering av eventuella fortsatta utredningar och hälsoundersökningar. En rapport upprättas över arbetsplatsutredningen och -besöket, som innehåller en plan om bl.a. uppföljning och rehabiliteringsbehov samt rekommendationer om åtgärder för bättre arbetsförhållanden. Kostnaderna för Affärsverket Borgå lokalservices företagshälsovård var 164 061 euro. FPA betalar ersättningar 50 60 % av godkända kostnader. Det uppskattade ersättningsbeloppet för kostnaderna är 82 030. Under år 2014 har affärsverkets arbetstagare deltagit i ASLAK- och TYK-rehabilitering. Antalet hälsoundersökningar har ökat med 23 % från året innan. Andelen av samtal om arbetshälsa har ökat och var 64 (44) samtal år 2014. Sjukvårdens andel av kostnaderna var 34 % år 2014. Kostnaderna för företagshälsovården ökade cirka 9 % från året innan och till och med 40 % från år 2012. Det här beror i huvudsak på bättre tillgång på tjänster. Hälsorelaterad frånvaro Förebyggande av hälsorelaterad frånvaro och tidigt ingripande ökar för sin del resultatet och arbetskollektivets välbefinnande. Genom att minska hälsorelaterad frånvaro kan vi producera en bättre servicenivå utan att personalen ökar. Borgå stad har redan länge haft i bruk modellen för tidigt ingripande och anvisningar om handlingssätt vid långvariga och upprepade sjukskrivningar.
Tabell: Jämförelse av mått med anknytning till hälsorelaterad frånvaro 2011 2014 2011 2012 2013 2014 Hälsorelaterad frånvaro sammanlagt 5133 6678 6846 6766 Hälsorelaterad frånvaro i proportion till antalet anställda 13,62 15,32 16,19 17,36 Lönekostnader på grund av hälsorelaterad frånvaro 295 208 359 309 374 366 362 426 Statistiken för år 2014 visar att det totala antalet hälsorelaterade frånvarodagarna har minskat men antalet frånvarodagarna i proportion till antalet anställda har ökat. Hälsorelaterad frånvaro fördelar sig enligt följande: Frånvaro på 1 5 dagar minskade med 156 dagar, frånvaro på 6 60 dagar minskade med 23 dagar, frånvaro på 61 180 dagar ökade med 79 dagar och frånvaro på över 180 dagar ökade med 20 dagar. Mest finns det fortfarande frånvaro på 6 60 dagar. Korta frånvaro på 1 5 dagar har varit ungefär på samma nivå sedan år 2011, men den största ändringen har varit i frånvaro på 61 180 och över 180 dagar som har fördubblats från år 2011.
Ei diagnoosia 1 % Vammat ja myrkytykset 7 % (20 %) Sjukfrånvaro 2014 - Lokalservice Diagnosfördelning enligt sjukdomshuvudgrupperna Kungsvägens arbetshälsa 1.1. 31.12.2014 Muut dg yht. 21 % (22 %) Mielenterveyden häiriöt 13 % (9 %) Hengityselinten sairaudet 4 % (6 %) Tuki- ja liikuntaelinten sairaudet 54 % (43 %) Arbetsgivaren bör anmäla till företagshälsovården om alla sjukfrånvarodagar som är över 30 dagar. På så sätt är företagshälsovården med i ett allt tidigare skede när det är fråga om sjukdomar som hotar bli långa. Borgå stad anmäler till företagshälsovården alla sjukfrånvarodagar av vilka det finns ett läkarintyg och därmed täcker diagnosuppgifterna i huvudsak alla sjukfrånvarodagar som är över 5 dagar. Man behöver vanligen inte lämna ett läkarintyg över sjukfrånvaro som är 1 5 dagar. Av de 7075 (7092) hälsorelaterade frånvarodagar som Kungsvägens arbetshälsa bokförde under året berodde 53,8 % (43 %) på sjukdomar i stöd- och rörelseorgan, 13 % (9 %) på psykiska störningar, 4,1 % (6 %) på sjukdomar i andningsorganen och sammanlagt 20,6 % (22 %) på andra diagnoser. Andelen av diagnoser som klassificerades som skador och förgiftningar minskade betydligt och var 7 % (20 %). I jämförelse med hela stadens motsvarande siffror är nivån för sjukdomar i stöd- och rörelseorganen större (hela staden 31 %). Inom Affärsverket Borgå lokalservice gör 95 % av de anställda arbete med fysisk belastning. Sjukdomar i andningsorganen och psykiska störningar är däremot på en lägre nivå inom affärsverket. Olycksfall i arbetet och yrkessjukdomar Borgå stad har försäkrat alla sina anställda mot olycksfall i arbetet. För de lagstadgade olycksfallsförsäkringarna svarar If - Skadeförsäkringsbolag Ab. Ersättningssystemet för olycksfall i arbetet grundar sig på lagen om olycksfallsförsäkring.
Det gjordes 30 anmälningar om arbetsolycksfall. Av de anmälda arbetsolycksfallen var det 27 st (29) som inträffade i arbetet eller på arbetsplatsen, 3 (8) under arbetsresan. Största delen av arbetsolycksfallen orsakades av fall, plötsliga fysiska belastningar och steg på ett vasst föremål. I olycksfallen skadades mest fingrar, fötter och rygg. Olycksfallen ledde inte till bestående invaliditet eller död. OLYCKSFALLEN ENLIGT OMSTÄNDIGHETER 2011 2014 35 30 25 20 15 10 5 0 2011 2012 2013 2014 Työmatkalla 6 9 8 3 Työssä tai työpaikalla 20 29 29 27 Enligt det år när olyckan inträffat, var antalet ersättningsdagar år 2014 för de olycksfall som iträffade på arbetsplatsen 114 (215) och för de olyckor som inträffade under arbetsresan 73 (105). Antalet ersättningsdagar minskade med sammanlagt 133 dagar. Anvisningar för anmälan om arbetsolycksfall och givande av försäkringsintyg uppdaterades 29.12.2013. I anvisningen poängteras bl.a. chefens ansvar för anmälan om arbetsolycksfall, vidtagande av korrigerande åtgärder och uppföljning av sjukskrivningar. Intern kommunikation Enligt personalprogrammet kan alla de anställda använda kanaler i den interna kommunikationen. Intras roll som den primära kanalen för intern kommunikation poängterades ytterligare. Lokalservicens personal fick 17 datorer för gemensam användning. De anställda fick handledning och stöd för användning av Intra och Henkka. Affärsverket har regelbundet ordnat gemensamma förmanna- och kontorsmöten. På chefsmöten gås igenom aktuella ärenden och gemensamma anvisningar. Gemensamma arbetsplatsmöten för hela personalen hålls fyra gånger om året. Utöver de gemensamma mötena ordnas också arbetsplatsmöten vid enskilda enheter och områden och enligt temat. Affärsverkets personal är spridd i olika serviceobjekt. Därför har lokalservice publicerat egen personaltidning Hyvä Me Tillsammans. År 2014 utkom två nummer som behandlade aktuella
ärenden så som genomförandet av stadsstrategin, utarbetandet av personalprogrammet, projektet med centralkök, ekonomiska ärenden, utbildningen och dataskyddet.
Personalenkät Personalens arbetstrivsel mäts regelbundet och utifrån resultaten utvecklas arbetskollektiven planmässigt. Personalenkäten genomfördes på våren 2014 som Kevas arbetspulsenkät. I samband med behandlingen av resultaten har man avtalat om utvecklingsåtgärder i varje sektor och uppföljning av dem. Enkäten besvarades av 149 arbetstagare inom Affärsverket Borgå lokalservice. Svarsprocenten var lite lägre än medeltalet för staden (62 %). Arbetsplatsens styrkor enligt de anställda: - Chefsarbetet, cheferna ger hjälp och stöd, chefsarbetet görs rättvist och opartiskt - Utvecklingssamtal förs betydligt oftare än i jämförelsegrupper i medeltal, och de motsvarade förväntningar och behov - Enligt svaren är 82 % redo att rekommendera sin arbetsplats och den fungerande arbetsgemenskapen - Man får hjälp och stöd av arbetskamrater och arbetsplatsens stämning är bra - Arbetsförhållanden ligger nästan i sin helhet på en bra eller utmärkt nivå - Meningsfulla arbetsuppgifter - Arbetsredskap och säkerhetsfaktorer - Uppskattning av det egna arbetet Enligt enkäten borde följande områden utvecklas: - Chefens respons - Inskolning i arbetet - Beaktande av ergonomiska faktorer.
Antalet personer 6 Lyckade rekryteringar Omsättning Enligt personalprogrammet ger den ökande pensioneringen utmaningar för rekrytering av kompetent personal. I framtiden behövs allt mer förutseende planering, förnyelse av strukturerna och förändringar i verksamhetsformerna. Affärsverket Borgå lokalservices omsättning bland den ordinarie personalen var 25 personer. Antalet var på samma nivå som året innan. I och med att kundens servicebehov ändras, bl.a. vid övegången till modellen med flera producenter (livscykelobjekt eller privata tjänster) har de lediga tjänster tillsatts för viss tid. Extern omsättning av ordinarie personal pensionsavgångar 2010 2014 35 30 25 20 15 10 5 0 Vakituisen henkilöstön ulkoinen vaihtuvuus 2011 2012 2013 2014 29 18 26 25 joista eläkkeelle siirtyneet 21 12 18 17 Pensionering Enligt lagen om kommunala pensioner var medelåldern för dem som gick i pension 64 år i Borgå. Under år 2014 var det sammanlagt 17 personer inom Lokalservice som gick i ålderspension eller invalidpension enligt KomPL. Medelåldern för dem som har gått i ålderspension utgående från KomPL: 2011 2012 2013 2014 63,6 64,0 63,6 64,0 Medelåldern för alla som gått i någon form av pension enligt KomPL (ålderspension, invalidpension, rehabiliteringsstöd, delinvalidpension, arbetslöshetspension) har stigit 1,1 år sedan 2013. En
Antalet personer förklaring till den högre medelåldern är att medelåldern hos dem som gått i ålders- invalidpension var avsevärt högre än året innan. Medelåldern för alla som har gått i någon form av pension enligt KomPL 2011 2012 2013 2014 60,1 61,4 59,5 61,6 Inom Affärsverket Borgå lokalservice var det flera arbetstagare som också fortsatte att arbeta över den personliga pensionsåldern. Enligt prognoser från Kommunernas pensionsförsäkring kommer 111 personer att gå i pension under åren 2015 2024. 70 Personalens åldersprofil 31.12.2014: 60 50 Medelålder 49,10 Personalantalet 295 40 30 20 10 0-24 25-29 30-34 35-39 40-44 45-49 50-54 55-59 60- Vakinaiset 2 8 10 15 22 39 48 49 56 Määräaikaiset 8 4 3 6 8 5 6 3 3 Yhteensä 10 12 13 21 30 44 54 52 59 Den förtidspensionsutgiftsbaserade pensionsavgiften betalas av de pensioner som tillvuxit före år 2005. Arbetsgivaren betalar den pensionsutgiftsbaserade pensionsavgiften när arbetstagarna går första gången bl.a. i invalidpension eller rehabiliteringsstöd, dvs. arbetstagaren börjar få tidsbegränsad invalidpension. Förtidspensionsutgiftsbaserade avgifter betalas under 36 kalendermånader efter det att pensionen börjat. Pensionsutgiftsbaserade KomPL-avgifter Förtidspensionsutgiftsbaserade avgifter 2011 2012 2013 2014 245 010 272 085 322 938 289 030 168 863 139 598 221 613 213 474
Arbetskraft genom rekryteringsutbildning Affärsverket Borgå lokalservice genomförde den första rekryteringsutbildningen som en gemensam upphandling med TE-byrån och Edupoli år 2012. Efter rekryteringsutbildningen slöts läroavtal och tidsbundna arbetsavtal för läroavtalstiden med sammanlagt 12 studerande. Läroavtalen avlutades med fristående examen under våren 2014. Den andra rekryteringsutbildningen genomfördes år 2013. Efter rekryteringsutbildningen slöts läroavtal med fem studerande. Läroavtalen avlutas med examen under 2015. År 2014 genomfördes den tredje rekryteringsutbildningen. Läroavtal slöts med sex studeranden. Personer som gått rekryteringsutbildningen men inte haft läroavtal har fungerat som vikarier. Personer som gått rekryteringsutbildningen fungerar som vikarier som är väl inskolade. Arbetstagarens betalningsandel av utbildningen som en gemensam upphandling är 30 % av kostnaderna. År 2014 var kostnaderna för rekryteringsutbildningen 12 564,45 euro. Rekryteringskostnaderna består också av lönekostnaderna för tiden med läroavtal under närstudieperioden (7 timmar/elev/månad). Tillståndsförfarande för tillsättning av tjänster och befattningar Tillståndsförfarandet för att tillsätta tjänster och befattningar fortsatte, vilket hänger ihop med programmet för balanseringen av stadens ekonomi. Under året ansöktes 35 (34) tillstånd för att tillsätta en tjänst eller befattning. Rekryteringstillstånden gällde tillsättningen av ordinarie befattning, olika långa vikariat eller tidsbundna arbetsavtal. Affärsverket Borgå lokalservice har utnyttjat pensionsavgångar då kundernas servicebehov ändrats. Tillståndsförfarandet gällde inte sommarjobb för skolelever, personer som anställts med sysselsättningsstöd, vikarier för alterneringslediga och inte vikariat som är högst tre månader.
7 Samarbete Samarbetskommittén Samarbetet mellan Borgå stad och personalen ordnas enligt lagen om samarbete mellan kommunala arbetsgivare och arbetstagare i kommunerna. Genom samarbetsförfarandet strävar man efter att öka personalens påverkningsmöjligheter i arbetet när det gäller att genomföra arbetet och utveckla arbetskollektivet samt arbeta för att stadens verksamhet är ekonomisk och bedrivs effektivt. Samarbetskommitténs uppgift är att på en allmän nivå utveckla samarbetet i Borgå stad och svara för att arbetarskyddslagstiftningen och arbetarskyddsavtalet för den kommunala sektorn följs. Samarbetskommittén fungerar som ett samarbetsorgan mellan arbetsgivaren och personalen och som en arbetarskyddskommission som förutsätts i lagen om tillsynen över arbetarskyddet och om arbetarskyddssamarbete på arbetsplatsen. Affärsverket Borgå lokalservices samarbetsgrupp Affärsverket Borgå lokalservices samarbetsgrupp sammanträdde år 2014 fyra (4) gånger, 17.3, 14.5, 16.9 och 26.11. I samarbetsgruppen behandlades bland annat ärenden som gällde beredningen och uppföljning av budgeten, arbetsplatsutredningar, riskbedömningar, ärenden om köksnätverk och utvecklingsplanen för kostservice. Möten med förtroendemän Affärsverkets direktör och förtroendemännen sammanträdde regelbundet den första måndagen varje månad (utom sommarmånader) för att behandla gemensamma ärenden. Resultatenheternas regelbundna arbetsplatsmöten och affärsverkets ledningsgrupp Resultatenheterna håller regelbundna arbetsplatsmöten enligt område och tema. Affärsverkets ledningsgrupp sammanträder regelbundet varje torsdag. Ledningsgruppen behandlar varje vecka arbetsolycksfall och farliga situationer och åtgärder som vidtas utgående från dem. Arbetarskyddsverksamhet
Borgå stad som arbetsgivare ansvarar för och ser till att arbetarskyddsverksamheten genomförs i samarbete med personalen. Affärsverket Borgå lokalservice har den verkställande makten och bär ansvaret för arbetarskyddsfrågorna. Affärsverkets direktör ansvarar för arbetarskyddet. Cheferna bedömer hur arbetarskyddsåtgärderna ska prioriteras och beslutar hur de ska genomföras. Varje anställd ska vara medveten om farorna i sitt arbete, hur han eller hon skyddar sig mot farorna samt följa de regler och anvisningar som gäller det egna arbetet. Ansvaret för uppföljningen av arbetarskyddsärenden hör till samarbetskommittén, arbetarskyddschefen som representerar arbetsgivaren och arbetarskyddsfullmäktigena som representerar personalen. Arbetarskyddsparen Arbetarskyddsparet består av den närmaste chefen och en representant som arbetsplatsens personal väljer bland sig i städ- och kostserviceenheten. I enheten för fastighetstjänster finns två arbetarskyddspar. Arbetarskyddsparets uppgift är att ge akt på arbetsplatsens arbetsförhållanden och arbetsklimat och vara arbetsplatsernas kontaktperson till arbetarskyddsorganisationen.
8 Slutsatser och utveckling Framtidsutsikter Utveckling av resultat kan beskrivas med årsverken och arbetsinsatser i proportion till personalantalet. Affärsverket Borgå lokalservice har producerat stödtjänster med ett allt mindre personalantal enligt alla måttstockar. Mertids- och övertidsarbeten har också minskat. År 2014 har affärsverket fortfarande kunnat effektivera verksamheten speciellt genom samarbetet mellan städtjänster och kostservice, och andelen av arbetet med olika uppgifter har ökat betydligt. Det är inte längre möjligt att effektivera verksamheten på ett väsentligt sätt utan att servicenivån ändras. Placering av personalen enligt kundens servicebehov har förutsatt nya personalförflyttningar och nya arbetskombinationer. Affärsverket Borgå lokalservices arbetskraftkostnader har i sin helhet minskat med 3,4 % på grund av ändringar i servicebehovet. I jämförelse för varje timme har enhetskostnaderna dock ökat med 1,11 % från året innan. Den kommunala löneuppgörelsen höjde lönerna i medeltal med 0,8 %. Ett av affärsverkets direktions mål för produktiviten är att minska hälsorelaterad frånvaro med tre årsverken år 2015. Ökningen av hälsorelaterad frånvaro och invalidpensioner som börjar, bör kunna vändas nedåt. Här betonas ett fungerande partnerskap med företagshälsovården. Modellen med flera producenter för stödtjänsterna fortsätter att öka. För närvarande producerar Affärsverket Borgå lokalservice måltidstjänster för daghem där andra stödtjänster produceras med stöd av livscykelavtalet. I dessa objekt är det inte möjligt att utnyttja synergifördelarna med arbetet med flera uppgifter. Lösningarna för skol-, daghem och servicehus under de närmaste åren förändrar serviceproduktionen inom lokalservice och personalantalet fortsätter att minska. Den här utvecklingen förutses i personalberäkningen som upprätthålls hela tiden. Den största produktionsinvesteringen anknyter till planering och byggande av centralkök. Stadssyrelsen beslutade år 2014 om inledandet av projektplaneringen. Lokalitetsledningen ansvarar för projektplaneringen, och beslutet om byggandet fattas separat. När projektet blir färdigt beräknas inbesparingarna i personalkostnader bli cirka en miljon euro. I verksamhetsmiljön som ständigt förändras betonas säkerställande av tillräcklig kompetens. De riksomfattande utvecklingsprojekten såsom social- och hälsovårdsreformen påverkar produktionssättet av stödetjänsterna och personalbehovet. Trots osäkerheten har Affärsverket Borgå lokalservice i början av år 2015 slutit 38 läroavtal för att säkersälla kompetensen för den ordinarie personalen. Med hjälp av läroavtal utvecklas kunnandet, och målet är att avlägga yrkes- och specialyrkesexamen som ger nytta både för arbetsgivaren men också för arbetstagaren i förändringssituationer.
Antalet personer Antalet personer 400 350 300 9 Diagram Antalet anställda 31.12.2014: Affärsverket Borgå lokalservice utveckling av antalet anställda 2011 2014 250 200 150 100 50 0 2011 2012 2013 2014 Vakinaiset 273 282 263 249 Määräaikaiset 32 50 49 38 Vapautetut omista tehtävistä 5 3 6 6 Lyhytaikaiset 2 3 4 2 Yhteensä 312 338 322 295 Arbetsinsats Personalens arbetsinsats som kalenderdagar 2011 2014 Affärsverket Borgå lokalservice 100000 90000 80000 70000 60000 50000 40000 30000 20000 10000 0 2011 2012 2013 2014 Liikelaitos Porvoon tilapalvelut 84227 91 444 89 563 85805
Antalet personer Antalet personer Åldersprofil Personalens åldersprofil 31.12.2014 Affärsverket Borgå lokalservice 70 60 Medelålder 49,10 Personalantalet 295 50 40 30 20 10 0-24 25-29 30-34 35-39 40-44 45-49 50-54 55-59 60- Vakinaiset 2 8 10 15 22 39 48 49 56 Määräaikaiset 8 4 3 6 8 5 6 3 3 Yhteensä 10 12 13 21 30 44 54 52 59 Anställningstid för ordinarie personal Anställningstid för ordinarie personal 31.12.2014 Affärsverket Borgå lokalservice 60 50 40 30 20 10 0 alle 5 V. 5-9 V. 10-14 V. 15-19 V. 20-24 V. 25-29 V. Liikelaitos Porvoon tilapalvelut 35 56 41 29 28 31 29 30 V.-
Antalet personer Extern omsättning av ordinarie personal Extern omsättning av ordinarie personal och pensionsavgångar 2011 2014 Affärsverket Borgå lokalservice 35 30 25 20 15 10 5 Vakituisen henkilöstön ulkoinen vaihtuvuus 0 2011 2012 2013 2014 29 18 26 25 joista eläkkeelle siirtyneet 21 12 18 17
Antalet frånvarodagar Hälsorelaterad frånvaro Hälsorelaterade frånvarodagar antal 2011 2014 Affärsverket Borgå lokalservice 8 000 7 000 6 000 5 000 4 000 3 000 2 000 1 000 0 2011 2012 2013 2014 1-5 päivää 1 110 1 127 1183 1027 6-60 päivää 2958 3 483 3497 3474 61-180 päivää 720 1 418 1457 1536 yli 180-päivää 344 649 709 729 Yhteensä 5 132 6 677 6 846 6 766 Frånvarodagarna i genomsnitt/person 2011-2014 20,00 18,00 16,00 14,00 12,00 10,00 8,00 6,00 4,00 2,00 0,00 Sairauspoissaolopäivät keskimäärin/henkilö suhteessa henkilöstömäärään koko vuodelta(prima) 2011 2012 2013 2014 13,62 15,32 16,19 17,36
%-andel %-osuus Språklig indelning Personalens språkliga indelning 31.12.2014: Affärsverket Borgå lokalservice 90,00% 80,00% 70,00% 60,00% 50,00% 40,00% 30,00% 20,00% 10,00% 0,00% Liikelaitos Porvoon tilapalvelut Suomi 76,30% Ruotsi 23,70% 90,00% 80,00% 70,00% 60,00% 50,00% Könsfördelning Könsfördelning Affärsverket Borgå lokalservice 31.12.2014 40,00% 30,00% 20,00% 10,00% 0,00% Liikealitos Porvoon tilapalvelut Nainen 80,30% Mies 19,70%