LANDSTINGET SÖRMLAND 2014- ei- A- U5 RE-REV14-0 För kännedom Inköpschef Teemu Lehtimäki Landstingsdirektör Jan Grönlund Ekonomidirektör Nicholas Prigorowsky Personaldirektör Solveig Lampe Revisorerna i Landstinget Västmanland Gemensam nämnd för samverkan mellan Landstinget Sörmland och Landstinget Västmanland GRANSKNINGSRAPPORT FÖR DU-NÄMNDEN ÅR 2013 Av bifogad rapport framgår de iakttagelser som gjorts i den årliga granskningen av DU-nämnden 2013. Revisorerna kommer att redovisa dessa iakttagelser och sina synpunkter vid genomgången med nämnden den 16 maj 2014. Revisorerna begär inget svar på rapporten, utan redovisningen ska ge svar på eventuella frågor. för nämnden Vid genomgången kommer revisorerna även att ta upp Revisionsdialog, som planeras äga rum även kommande höst. jell Ericson Ordförande jell Jgnsson Revisionschef LandstingetSörmland Repslagaregatan19 611 88 Nyköping Fax 0155-28 91 15 Tfn 0155-24 50 00 E-postlandstinget.sormland@dlIse ORG NR 232100-0032 HARevisionskontoret GEMENSAM BOKSLUT, BUDGETBOKGRRAP \2013 \DU Vstlissivbrevsloc Utskriftsdatum: 2014-02-03 1354 SID 1(1)
GRANSKNINGSRAPPORT ÅR 2013 FÖR DU-NÄMNDEN Sammanfattning DU-nämnden har tydliggjort sin rapportering jämfört med föregående år. Rapporteringen har utvecklats bland annat avseende redovisning av strategiska mål och indikatorer för upphandlingsenheten. DU-nämnden har behandlat upphandlingsenhetens årsrapport, delårsrapporter och budget i enlighet med landstingets styrmodell. DU-nämndens verksamhetsberättelse består av två delar, en för nämndens övriga verksamhet och en för upphandlingsenhetens verksamhet. Verksamhetsberättelse för nämndens övriga verksamhet rapporteras i ett separat dokument. Verksamhetsberättelsen för upphandlingsenheten innehåller i stort de delar som efterfrågas undantaget specifik avrapportering och internkontroll. DU-nämnden har inte beslutat om någon intern kontrollplan för 2013 och inte heller genomfört någon systematisk granskning av den interna kontrollen. Däremot har nämnden upprättat och beslutat en plan för 2014. Denna plan avser upphandlingsenhetens verksamhet. Med avseende på verksamhetsberättelsen som upprättats vid årets slut har revisionens gfanskning inte visat på några väsentliga felaktigheter. Bedömningen är att DU-nämndens verksamhetsberättelse i allt i väsentligt ger en rättvisande bild av resultat och ställning och att verksamheten bedrivits utifrån fullmäktiges mål och beslut. Den interna kontrollen bedöms sammantaget som tillräcklig. Bakgrund Landstingets revisionskontor har på uppdrag av landstingens revisorer granskat verksamheten inom den gemensamma DU-nämnden. Detta som del av underlaget för revisorernas uttalande i revisionsberättelsen med tillhörande redogörelse. Revisorernas samlade bedömning delges då landstingsfullmäktige inför deras beslut i ansvarsfrågan i samband med att landstingets samlade årsredovisning behandlas. Granskningen har under året skett enligt den revisionsplan som upprättats av revisorerna i samråd med landstingsfullmäktiges presidium. Granskning har utförts enligt kommunallagen, god revisionssed och landstingets revisionsreglemente och omfattat dels ändamålsenlighet, det vill säga om verksamheten bedrivits utifrån fullmäktiges mål och beslut, lagar, avtal och föreskrifter och dels om verksamheten bedrivits på ett sätt som är 611 88 Nyköping besök Repslagaregatan 19 tel 0155-24 50 00 hemsida: www.iandstinget.sormland.se/revisionen ORG NR 232100-0032 härevisionskontoret\gernensarn\bokslut, budgebbokgrrap\2013 du\granskningsrapport du_nämnden.doc Utskriftsdatum: 2014-04-04 13:02 SID 1(7)
ekonomisk tillfredsställande, om räkenskaperna är rättvisande samt om den interna kontroll som nämnden ansvarar för är tillräcklig. Balanserad styrning, som är den styrmodell landstinget tillämpar, ger förutsättningar att styra mot och följa upp de övergripande strategiska mål som landstingsfullmäktige beslutat. De fem perspektiveni bryts i landstingsbudgeten ner till strategiska mål, vilka är övergripande och gäller för alla verksamheter. Nämnderna anger sedan sina åtaganden, kopplat till de strategiska målen, och utarbetar indikatorer vars syfte är att visa i vad mån åtaganden uppnås. Anvisningarna från Landstingets Ledningsstab (LLS)2 till nämndens verksamhetsberättelse för 2013 anger att nämnden i sin verksamhetsberättelse ska återrapportera till landstingsstyrelsen hur uppdraget för 2013 har genomförts. I berättelsen ska måluppfyllelsen analyseras utifrån resultatet av de åtaganden som nämnden gjort inom respektive perspektiv. s granskningar 2013 Nedan görs en kort sammanfattning av de granskningar som revisorerna genomfört och avrapporterat under året, och som berör DU nämnden. Rapporterna finns tillgängliga på landstingsrevisorernas hemsida; www.landstin etsormland.se/revisionen Granskningsrapport 2012 Granskning av årsbokslut samt verksamhetsberättelse Intern kontrollgranskning Revisorernas bedömning av delårsrapport 2013 Löpande redovisning för DU-nämndens upphandlingsverksamhet Granskning av tertialrapport 2 avseende på mål för god ekonomisk hushållning Timanställning i Heroma Granskning av rutiner för hantering av timanställning i det personaladministrativa itstödet Heroma 1 I 2013 års budget är de fernperspektiven; Medborgar-, Personal-, Process- och förnyelse-, Miljö- och Ekonomiperspektivet Anvisnmgar till namndens verksamhetsberättelse för 2013, LS-LED13-698 ORG NR 232100-0032 harevi onskontorettgernensant bokslut, budgettbokgrrap\2013tdu\granskningsrapport du_nämnden.doc Utskriftsdaturn: 2014-04-04 1302 SID 2(7)
Revisionsdialog Revisorerna har under 2013 infört ett nytt forum för träffar med nämnderna och förvaltningsledningarna som benämns Revisionsdialog. Revisionsdialogen är en träff utöver den genomgång av bokslutsgranskningen som genomförs under våren varje år. Från revisionen deltar en granskningsgrupp bestående av den revisor som är utsedd läsare av protokoll för nämnden, ordförande eller vice ordförande i revisionen och en tjänsteman från vårt revisionskontor. Från nämnden deltar presidiet och förvaltningschef/motsvarande. Vid dialogen tas eventuella synpunkter eller kritik upp från revisorerna i föregående års revisionsberättelse och eventuella synpunkter från den löpande granskningen under året. I dialogen behandlas även frågor för att kartlägga den interna styrningen och kontrollen i nämnden. Frågor skickas i förväg till nämndens presidium och förvaltningschef. Syftet med revisionsdialogen är att nämndens presidium och förvaltningschef på ett tidigt stadium ska få del av revisorernas synpunkter för att säkerställa riktigheten i underlagen för revisorernas bedömning och därmed också ge revisorerna en mer solid grund för ansvarsprövningen. Dessutom ges nämnden tillfålle att, utifrån revisionsdialogen, agera mot bakgrund av de synpunkter som lämnats av revisorerna. DU-nämndens dialog. presidium och revisorerna träffades den 31 oktober 2013 för s uppföljning av tidigare granskningar genomför sedan någya år tillbaka en mer strukturerad uppföljning av tidigare genomförda ganskningar. Årets uppföljningar berör inte DU-nämndens verksamhet. Landstingets uppföljning enligt reglementet3 Landstingets uppföljning ska medverka till förbättrad måluppfyllelse genom att bygga på en korrekt och tillförlitlig redovisning och periodiseringar av hög kvalitet. Därtill ska uppföljning möjliggöra utkrävande av ansvar genom att beskriva avvikelserna i förhållande till uppställda mål och beslutad resursfördelning. 3 Reglemente för planering och uppföljning i Landstinget Sörmland LF 29/12 ORG NR 232100-0032 harevoonskontorengemensam \boksiut, budgebbokgrrap\2013ndungranskmgsrapportdu_nämnden.doc Utskriftsdaturn: 2014-04-04 13:02 SID 3(7)
LANDSTINGET SÖRML AND GRANSKNINGSRAPPORT Efter årets slut ska nämnd lämna en verksamhetsberättelse som utvärderar årets verksamhet samt hur fastställda åtaganden, indikatorer, aktiviteter och eventuella uppdrag har uppfyllts. Verksamhetsberättelsen ska innehålla ekonomiskt utfall för året och relevanta nyckeltal. Resultatet av den interna kontrollen enligt av nämnden fastställd internkontrollplan redovisas i verksamhetsberättelsen. Nämndens verksamhetsberättelse enhet. ska innehålla en rapport över respektive Verksamhetsberättelse Verksamhetsberättelsen är nämndens återrapportering till landstingsstyrelsen och ska, enligt landstingets reglemente, redovisa hur uppdraget för 2013 har genomförts. I berättelsen ska måluppfyllelsen analyseras utifrån resultatet av de åtaganden som nämnden gjort inom respektive perspektiv. Om större negativ avvikelse jämfört med plan kan noteras avseende vissa mål, indikatorer mm ska, enligt anvisningen, anges vilka åtgärder som har vidtagits alternativt planeras att vidtas. Måluppfyllelsen av de strategiska målen kommer sedan att bedömas i landstingets årsredovisning som avges från landstingsstyrelsen till landstingsfullmäktige. I anvisningen från LLS anges också hur verksamhetsberättelsen ska disponeras samt vilka obligatoriska delar som skall ingå. DU-nämndens verksamhetsberättelse består av två delar, en för nämndens verksamhet och en för upphandlingsenhetens verksamhet. Verksamhetsberättelsen för Upphandlingsenheten rapporteras i landstingets uppföljningssystem. Verksamhetsberättelsen för Upphandlingsenheten innehåller i stort de delar som efterfrågas undantaget specifik avrapportering som avser nämndens implementering av fullmäktiges policies4. Rapporteringen har utvecklats från föregående år, bland annat redovisas sex strategiska mål och några indikatorer för upphandlingsenheten. Verksamhetsberättelse för nämndens arbete rapporteras i ett separat dokument. Nämnden har behandlat Upphandlingsenhetens årsrapport, delårsrapporter och budget i enlighet med landstingets styrmodell. För att ytterligare följa landstingets styrmodell bör även verksamhetsplan med budget för upphandlingsenheten upprättas i landstingets uppföljningssystem. Detta ger möjlighet att förtydliga enhetens uppdrag genom att 4 LF 68/2010 Funktionsnedsättning, policy och LF 69/2010 Landstingets Sörmlands HBTpolicy samt LF 82/2011 Åtgärdsplan för genomförande av lagen om nationella minoriteter ORG NR 232100-0032 harevisionskontoreftgemensarn\bokslut, budgebbokgrram2013\dtagranskningsrapport du_närandeadoc Utskriftsdatum: 2014-04-04 1302 SID 4(7)
verksamhetsplanen är ett samlat dokument för uppdragsbeskrivning, indikatorer för strategiska mål, budget och internkontroll. Utifrån vår granskning vill vi lyfta fram nedanstående iakttagelser och kommenterer kring indikatorer och rapportering under några av perspektiven; Medborgarperspektivet Under perspektivet rapporteras att projektet e-stelle har tagit stora resurser. Båda landstingens kollektivtrafikmyndigheter har behövt hjälp under året och upphandlingsenheten saknar resurser för detta. Personalperspektivet För e-stelle projektet har 8 rekryteringar genomförts. Det har också genomförts rekryteringar av upphandlare och inköpare till linjeverksamheten. För indikatorn Sjukfrånvarotid i relation till ordinarie arbetstid är målet i upphandlingsenheten satt till 2 %. Måltalet på landstingsnivå är max 4,3 %. Utfallet för upphandlingsenheten är 2,4 %. Under året har upphandlingskonsulter anlitats för att klara upphandlingsuppdrag. Dessutom har en extra lönesatsning genomförts inom enheten. Process- och förnyelseperspektivet Under perspektivet rapporteras att konsultstöd har upphandlats för e-stelle projektet. Under året har upphandlingsenheten varit delaktig i arbetet med ett nytt e-handelssystem. Ekonomiperspektivet Upphandlingsenhetens ekonomiska utfall för 2013 är 1 tkr. Landstinget Västmanlands del av upphandlingsenhetens kostnader är 10 mnkr (43 %) och Landstinget Sörmlands del är 13,5 mnkr (57 %). Granskning av räkenskaper 2013 Granskningen syftar till att pröva om nämndens verksamhetsberättelse ger en rättvisande bild av ställning och resultat. Rättvisande innebär att resultatoch balansräkningens poster är; materiellt rätt (alla poster i resultat- och balansräkningen är fullständigt redovisade och tillhör förvaltningen) ORG NR 232100-0032 harevisionskontoreägemensam\boksiut, budget\bokgrrap\2013\du granskngsrapport du_nämnden.doc Utskriftsdatum: 2014-04-04 1302 SID 5(7)
formellt rätt (den kommunala redovisningslagen, KRL, samt landstingets regler och anvisningar har tillämpats) rätt periodiserade (alla poster avser redovisningsåret) Nämndernas verksamhetsberättelser innehåller från och med bokslutet 2012 ingen balansräkning. Landstingets samlade balansräkning kommer att redovisas i landstingets årsredovisning. För respektive förvaltning/resultatenhet har en saldolista med balanskonton som fortfarande går att följa på verksamhetsnivå varit underlag för vår granskning av ställningen vid årsskiftet. Dessa balanskonton redovisas gemensamt med två andra nämnder och poster har översiktligt granskats och rimlighetsbedömts. Resultaträkninq Resultaträkningen enligt redovisningen överensstämmer inte med resultaträkning i verksamhetsberättelsen. Verksamhetens intäkter och kostnader redovisas 2 mnkr högre i verksamhetsberättelsen. Differensen avser satsning på e-stelleprojektet. Resultaträkning Tkr Utfall Budget Differens Intäkter 23 618 23 310 308 Personalkostnader - 17 046-17 279 233 Inköp varor och tjänster 6-15 21 Övriga kostnader -6 577-6 016-561 Resultat före finansnetto Finansiella kostnader Resultat efter finansnetto 1 0 1-3 0-3 -2 0-2 Det ekonomiska utfallet kommenteras i verksamhetsberättelsen bland annat med ökade personalkostnader som delvis avser lönesatsningar och överlappningar i organisationen, konsultkostnader för att minska upphandlingskön och deltagandet i olika projekt. Enhetens kostnader för 2013 har varit högre än budgeterat och har finansierats genom extra anslag och omfördelning av budget i respektive landsting. Budgetutökningen har beslutats av landstingsstyrelserna i Västmanland och Sörmland men inte i ORG NR 232100-0032 hare ionskontoret\gernensangboksiut, budget b0kgrrap120131du \granskningsrapport du_nämnden.doc Utskriftsdatum: 2014-04-04 1302 SID 6(7)
DU-nämnden. Nämndens beslutade budget5 för verksamhetsåret var ett nettoresultat på 282 tkr. I budgeten ingår fyra tjänster avseende e-stelleprojektet och lönekostnaden för dessa tjänster uppgår till 2,5 mnkr. I den budget som nämnden beslutade om redovisas 2 mnkr lägre intäkter och kostnader jämfört med den budgeten som redovisas i verksamhetsberättelsen. Intern kontroll Enligt anvisningen ska av årsredovisningen framgå hur arbetet med den interna kontrollen bedrivits, resultatet av utförda kontroller samt eventuellt vidtagna åtgärder med anledning av resultatet. DU-nämnden har inte beslutat om någon intern kontrollplan för 2013 och inte heller genomfört någon systematisk granskning av den interna kontrollen. Däremot har DU-nämnden upprättat och beslutat en plan för 2014. Denna plan avser upphandlingsenhetens verksamhet. son evisi nschef Sakkunnig revisor 5 DU-nämnden 60, Budget 2013, 2012-11-30 ORG NR 232100-0032 hareoisionskontorehgemensam\bokslut, budgetbokgrrap \2013 dmgranskningsrappod du_nämnden.doc Utskfiftsdaturn: 2014-04-04 13:02 SID 7(7)