Protokoll från styrelsemöte i Botkyrka Ridsällskap Tid Tisdagen den 7 oktober 2014 kl. 19.00 21.00 Plats Närvarande Frånvarande Vita villan, Skrävsta Gård Sonny Hellberg Christer Lindberg Mischa Johansson Kerstin Karlsson Amanda Emanuelsson Ulrika Jansson, fr.o.m. punkt 14103 Linda Holmqvist Anton Synnerdahl Mats Andersson Carolina Röhrl Werner Röhrl Anna Holmberg Anna Ullman Therese Kristensen Patrik Sjöberg Linnea Widstrand Elisabet Braun Ramnitz Linda Englund 14097 Mötets öppnande Sonny förklarade mötet öppnat. 14098 Dagordningens fastställande Dagordningen fastställdes. 14099 Val av justeringsperson Styrelsen beslutar att utse Christer till justeringsperson. 14100 Föregående protokoll Protokollet från styrelsemötet den 10 september gicks igenom och lades till handlingarna. 14101 Skrivelser a) Ridsportförbundets nyhetsbrev Inget som specifikt gäller oss. 1
b) Inbjudan till handledarutbildning för Grönt kort Då vi redan har två handledare finns inget behov nu. 14102 Rapporter a) TK Anton rapporterade: Dressyrtävlingarna 4 5 oktober löpte på bra. Evenemangsrapporter saknas för både fälttävlan och dressyrtävlingarna. TK har på sin agenda att ta fram förslag om premier och hederspriser. b) BRUS Amanda rapporterade: Fångarna på Skrefsta genomfördes med hjälp av Lisa. Många stationer och deltagare. Käpphästfälttävlan med övernattning var uppskattad. Ledarna var trötta och deltagarna glada. Skötarkurserna löper på väl. Nästa evenemang är husdjurshoppningen där det redan finns många anmälda. Halloweenövernattningen planeras. Anmälan öppnar i morgon onsdag. Idéer inför Luciashowen håller på att samlas in och utvärderas. c) Verksamhetsrapport Linda H rapporterade: Grupper/elever Fyllnadsgraden är i princip 100 %. Av de 40 talet pensionärer som har provat på ridning hos oss skulle hälften vilja börja rida i en förmiddagsgrupp. Tyvärr har vi inte möjlighet att erbjuda detta. Hästar/ponnyer Cenna har fått vandra vidare. Puma fick kolik och buköppnades förra måndagen men håller redan på att återhämta sig. Bailey och Donna är fortfarande under utredning. Nytt besök om två respektive tre veckor. Lolita har fått en spark och är halt. Dacoma har gått in bra på lektionerna. Nikita är bättre och ska börja ridas om ett par veckor. Grynet har fått en spark och är halt. Nova har fått ett sår på bakbenet, oklart av vad, och är halt. Inga igenridningar är aktuella nu. Bahir gick fint i helgens tävlingar bland topp tre! 2
Anläggningen Fasaden på Stora privatstallet är putsad. Vindskivorna på Smedjan är utbytta. De flesta elarbetena är klara inför inkoppling i centralerna. Dessa har visat sig svåra att få tag på men beställning är lagd. Lilla ridhusets norra fasad är tvättad så algpåväxten är nu borta. De trasiga sprinklerdonen i bevattningsanläggningar i både Lilla och Stora ridhusen är utbytta. Vita villans kök är nu vattensäkrat och golvet i garderobsrummet är renoverat. Fritidsgården Verksamheten löper på enligt plan med bl.a. tisdagsteori och onsdagsmys. Övrigt Ridsportförbundet besökte oss 24 september för en filminspelning i samband med deras satsning på framtagande av en basutbildningsfilm. Agria har bidragit till vår talangsatsning med jackor. De har även bidragit med tio vinterjackor till personalen. Pontus Westergren och Martin Ågevall kommer att leda talangsatsningen under höstlovet vecka 44. d) Ekonomi Linda H har strax innan styrelsemötet mailat ut resultatrapporten t.o.m. september. Fortfarande saknas några underhållsfakturor och givet detta ligger vi väl enligt budget. Styrelsen bes återkomma till Linda om funderingar uppstår. e) Verksamhetsutskott (VU) f) IT utskott (ITU) g) Säkerhetsutskott (SU) h) Personalutskott (PU) 3
i) Övriga rapporter Ordförandeträff Sonny har deltagit vid en ordförandeträff som anordnades av Distriktet. Under träffen togs bl.a. följande upp: Gemensam olycksfallsförsäkring 2015 01 01 kommer alla medlemmar i föreningar anslutna till Svenska Ridsportförbundet att omfattas av en olycksfallsförsäkring via sitt medlemskap. Denna gäller alla medlemmar oavsett ålder och kostar 45 kronor per medlem och år. Försäkringen omfattar all ridning inklusive enskild träning. Vidare ingår i Agrias hästförsäkringar Agria Incident som omfattar t.ex. föräldrar som hjälper till. För att hantera olycksfall för besökare och åskådare krävs separat olycksfallsförsäkring. Ett problem finns vid rekrytering av nya medlemmar, t.ex. vid provridning då personen ännu inte är medlem. Distriktet utreder detta vidare. Länsförsäkringar kommer att arrangera en försäkringskväll där BRS bör delta. Vi behöver även följa upp kostnadsutvecklingen avseende samtliga medlemskostnader. Linda H ansvarar. Statligt LOK stöd LOK stöd ges till 75 % idrott och 25 % kringliggande verksamhet. Lokal träning ska ske genom BRS för att LOK stöd ska fås. Träningar och tävlingar (lokaltävlingar, ponnycuper etc.) ger LOK stöd. Idrotten mäts i antal aktiviteter alla måste söka! Tränare måste vara medlem i någon förening för att LOK stöd ska utgå. BRS behöver bli bättre på att redovisa aktiviteter. Idrottslyftet Omfattar t.ex. ungdomskurser och ansökan ska ske november 2014 till 5 maj 2015. Kommunkonferens Distriktet arrangerar en kommunkonferens 2014 12 04. Årets ridlärare och årets ridklubb Distriktet vill få in fler nomineringar! Medlemengagemang En utbildning med fokus på det ideella engagemanget kommer att arrangeras 2014 11 09. Tävlingssektionen arrangerar en konferens 2014 10 25 bl.a. om sponsorer. 14103 Projekt Stora privatstallet Inför Länsstyrelsens besiktning gjorde vi en egenkontroll av att vi uppfyller uppställda krav. Länsstyrelsen gjorde sin besiktning 29 september och har godkänt stallet. Samtidigt har de utökat vårt hästtillstånd till att omfatta 72 hästar. Den 1 oktober gjordes slutligen byggbesiktning där alla delar, som t.ex. konstruktion, brandskydd och elinstallationer, kontrollerades. Ett fåtal mindre justeringar och kompletteringar ska göras senast 22 oktober. Stallet godkändes och invigdes samma eftermiddag och hästarna har nu flyttat in. 4
Vi tackar projektgruppen och särskilt projektledarna Edward Henry och Tobias Skoglund för ett utmärkt samarbete och likadeles utmärkt utfört projekt. Vi tackar även Gunilla och Sven Palm för bidraget som gjorde det möjligt att lägga klinker i sadelkammaren! 14104 Budget för 2015 Arbetet med framtagandet av budget för 2015 är påbörjat och Linda H kommer att skicka ut underlag till berörda kostnadsställeansvariga under denna vecka. 19 oktober ska kostnadsställeansvariga ha lämnat sina uppgifter till Linda 28 oktober kommer VU att gå igenom budgetförslaget 5 november kommer budgetförslaget att gås igenom vid personalens månadsmöte 5 november ska beslut fattas om priser (terminsavgifter, stallhyror osv) för 2015 Vid december månads styrelsemöte ska beslut fattas om budget. 14105 Tillsättning av boxplats Kelly Ståhl har sagt upp sin boxplats. I och med att vi saknar boxar till personalen så är förslaget att denna box reserveras för personalen. Samtidigt föreslås att boxen under sex månader hyrs ut i andra hand till Helena Johansson. Styrelsen beslutar enligt förslaget. 14106 Policygenomgång Kerstin skickar ut en uppdaterad lista över status gällande policygenomgången. Var och en ser över sina policyer och arbetar vid behov fram förslag till ändring/komplettering. 14107 BRS och områdets vidareutveckling Utvecklingsgruppen lämnade sin första rapport vid föregående styrelsemöte och tanken var att vid kvällens möte diskutera förslagen vidare. Då vi har ett ganska stort manfall i dag hoppar vi över diskussionerna. Ulf Wilkens har enligt Kultur och fritidsnämnden lämnat sin rapport i dag men vi har inte sett den. Länsstyrelsen har beslutat om utökat strandskydd med 300 meter kring sjön Aspen. Projektet Södra porten och nya Hågelbyledens sträckning utgör nya möjliga hot för vår verksamhet. En kommuninvånare har inlämnat ett medborgarförslag som går ut på att utveckla Skrefsta Hågelbyområdet till ett ridsportcenter. BRS ingår inte bland remissinstanserna. Styrelsen beslutar att avvakta Ulf Wilkens rapport innan vi arbetar vidare med frågan. 5
14108 Vallen och fälttävlan 2015 Anton har lyft frågan om Vallens skick och hur arbetet med framför allt fälttävlan ska kunna underlättas framöver. Eldragningarna nere på Vallen är utdömda och finns tillsammans med byggnaderna med bland objekten som omfattas av det planerade underhållet under de närmaste åren. Andra investeringsbehov finns också och här kan bl.a. nämnas behovet av utbyte av staket, dikning samt halkbekämpning på terrängbanorna. Styrelsen beslutar att TK genom Anton, enligt tidigare beslut, ska ta fram ett investeringsförslag för Vallen. Föreslagna åtgärder behöver prioriteras, exempelvis med fokus på 2015 års tävlingar och därutöver med kanske ett par till fem års sikt. 14109 Övriga frågor Inga övriga frågor. 14110 Genomgång och uppdatering av åtgärdslistan Åtgärdslistan gicks igenom och uppdaterades. Införande av championatstecken Anton har enligt uppdrag utarbetat ett förslag omkring införande av championatstecken. Styrelsen beslutar enligt förslaget med ändringen att BRS i stället för att utge presentkort betalar kommande års licens förutsatt att den löses för BRS. Kerstin uppdras att införa skrivningen i policysamlingen. 14019 Uppdatering av P506 Nyttjande av BRS utebanor samt terrängbana Anton har enligt uppdrag lämnat förslag på ny lydelse. Styrelsen beslutar enligt förslaget och uppdrar åt Kerstin att införa den nya lydelsen i policysamlingen. 14032 d) Revidering av policy P507 Antons uppdrag utgår då P506 och P507 blev förväxlade. 14111 Utvärdering av mötet Utvärderingen är ett internt verktyg för utveckling och kvalitetssäkring av styrelsens arbete och redovisas inte i protokollet. 14112 Nästa möte Nästa möte är inplanerat till onsdagen den 5 november. 6
14113 Avslutning Ordföranden förklarade mötet avslutat 21:50. Tumba 2014 10 07 Mischa Johansson Sonny Hellberg Christer Lindberg Sekreterare Ordförande Justeringsperson 7