Kommunledningskontoret Simrishamn 1505XX Simrishamns kommun Anna Jakobsson 1. Inledning Kommunfullmäktige fattade 2011-06-27 beslut om att anställda i Simrishamns kommun skall erbjudas heltid med deltid som en möjlighet. En projektmedarbetare anställdes och en förstudie startade 2014-04-01. En införandebeskrivning fastställdes i Kommunstyrelsen 2014-09-10. Nuläge Den största deltidsproblematiken finns inom Socialförvaltningen. Både avseende sysselsättningsgrad och nominellt antal anställda. Det var Socialförvaltningens personal som i störst utsträckning önskade öka sin sysselsättningsgrad i den undersökning som personalkontoret genomförde under våren 2012. Sedan 1998 har Socialförvaltningen, genom en så kallat flexibel arbetsidsmodell, succesivt arbetat med att höja medarbetarnas sysselsättningsgrader. Personalbokslutet för 2014 visar en liten men dock stadig ökning av sysselsättningsgraden för anställda inom Socialförvaltningen. Simrishamns vård- och omsorg och LSS har inom Kommunals avtalsområde sedan länge arbetat med ett resursfördelningssystem istället för anslagsbudget. Med flexibla arbetstidsmodeller istället för bara AB. Med en korrekt grundbemanning och ett lågt utnyttjande av timvikarier. Resultatet är många år av god budgethushållning, succesivt ökade sysselsättningsgrader, låg sjukfrånvaro och ett resursfördelningssystem som under 2015 kommer att korrigeras med en stordriftsvariabel. Inom Barn- och utbildningsförvaltningen finns den största deltidsproblematiken inom yrkesgruppen barnskötare och för medarbetarna inom Kostenheten. Syfte med rapporten Syftet med rapporten är att sammanfatta de erfarenheter som gjorts under det gångna året samt ge förutsättningar för fortsättningen. Rapporten riktar sig till politiker, chefer, stödfunktioner och de fackliga organisationerna. Rapporten har i detta läge kommit att fokusera på Socialförvaltningens förutsättningar och införande. Under tiden Socialförvaltningen startar sin införandeprocess har de andra förvaltningarna att börja organisera för sina respektive organisationer igångsättande. 2. Genomförande Sammanfattning Förstudien inleddes med att personalchefen, vård- och omsorgschefen och projektmedarbetaren tillsammans deltog i en utbildning vid namn Att införa rätt till heltid. Kommunstyrelsens arbetsutskott och förvaltningscheferna hade en inledande workshop i maj 2014 för att få en samstämmig bild av mål och syfte men också av de utmaningar som finns i att arbeta med egenvald
sysselsättningsgrad. En införandeplan antogs av Kommunstyrelsen i september. Samtliga förvaltningarnas ledningsgrupper har fått besök och information. Ledningsgruppen för Socialförvaltningens avdelning för vård och omsorg hade en egen workshop i september 2014. Schemaplaneringssystemet Time Care har inhandlats. Införandeplanen och senare inköpet av ett nytt IT-stöd har samverkats i samtliga berörda samverkansgrupper. Inledande diskussioner om ett nytt heltidsavtal har inletts med Kommunal. Rapporter och kollektivavtal har inhämtats från andra kommuner med erfarenhet av heltidssatsningar. Identifierade mål med Rätt till heltid möjlighet till deltid Under genomförda workshops identifierades följande mål: Målet är att ge heltid till all tillsvidareanställd personal med möjlighet att välja deltid. Målgruppen är tillsvidareanställda medarbetare i Simrishamn kommun. Simrishamn skall vara en attraktiv arbetsgivare som verkar för ökad jämställdhet, god personalförsörjning med säkrade kompetenser och god kontinuitet. Alla medarbetare skall kunna leva på sin lön. Identifierade utmaningar i införandet av Rätt till heltid möjlighet till deltid Under genomförda workshops identifierades följande utmaningar: Alla, såväl chefer som medarbetare, måste ha en förståelse och lojalitet för systemet för att det skall fungera. Det måste också finnas en solidaritet inom de enskilda arbetsgrupperna för att skapa ett bra och värdig arbetstidsförläggning. Arbetstidsförläggningen, i många verksamheter dygnet runt, måste balaseras mellan verksamhetens bemanningskrav och resursfördelningen. Antal arbetspass och helger per schemaperiod liksom delade turer måste belysas. Omvärldsfaktorer såsom geografi, tillgång till barnomsorg, tillgång till kollektivtrafik, tillgång till körkort och bil spelar in för medarbetarnas möjlighet till flexibilitet och därmed arbetsgivarens kostnader. Tankar kring medarbetarnas och eventuellt även chefers oro och stress över ett nytt arbetssätt kom upp liksom vikten av att kompetens- och kontinuitetskrav måste uppfyllas. Eventuell sekretessproblematik måste belysas. Man identifierade också ekonomiska risker såsom att sysselsätta färre medarbetare totalt. Rädsla för att inte hitta semestervikarier i framtiden om antalet timvikarier sjunker ytterligare. Kostnaderna för den korta sjukfrånvaron ökar om fler medarbetare är tillsvidareanställda. Att en heltidssatsning skulle vara kostnadsdrivande. Större utbetalningar i LOV och vilka krav som skall ställas i framtida upphandlingar. Behov av att tillskapa en central bemanningsenhet som inte finns idag. Synpunkter från samverkansorgan De fackliga organisationerna ställer sig bakom tanken på egen vald sysselsättningsgrad men poängterar behov av avtal som skapar värdig arbetstidsförläggning, värnar om en god arbetsmiljö och som säkrar kompetens och kvalitén för medborgarna.
Riskbedömning De fackliga organisationerna har deltagit i riskbedömning och har identifierat följande risker i införandet. Oro och negativ stress beroende av ett större förändringsarbete som kan medföra omflyttning och resurser inom och/eller mellan avdelningar och förvaltningar. Oro och negativ stress beroende av behov av ökad flexibilitet från arbetstagarna gällande arbetsuppgifter, arbetsplats och arbetstidens förläggning. Risk för osämja i arbetsgrupper då flexibilitet kräver stor samsyn och solidaritet. Ökad arbetsbelastning beroende av införande av nytt IT-stöd. Risk för hög arbetsbelastning hos enhetschefer under en lång införandeprocess. Risk att inte få ut korrekt information till alla medarbetare i alla delar av organisationen. Risk för hög arbetsbelastning då införandet sammanfaller med andra organisationsförändringar och/eller förändringsarbeten. Riskerna måste mötas med god kommunikation på alla plan, tydligt ledarskap, utbildning och delaktighet. För implementering av nya kollektivavtal och ett nytt IT-stöd krävs tydliga tillämpningsanvisningar men också haverirutiner. Omvärldsbevakning I samtal med andra kommuner framstår det mer och mer tydligt att Simrishamns kommuns Socialförvaltning bedriver en mycket kostnadseffektiv verksamhet av god kvalitet. Många kommuner startar en heltidssatsning och investerar i ett IT-stöd för schemaläggning och bemanningsoptimering i en situation då kostnaderna skenar eller kvalitén är i botten. I värsta fall både och. De verksamheterna har ofta en felaktig grundbemanning och enorma timvikariekostnader. De kommunerna kan redovisa en heltidssatsning som varit i det närmaste kostnadsneutral. Vissa kommuner anger kostnadsökningar och någon har avbrutit satsningar på heltidsanställning då det blivit för dyrt. Varje kommun måste utifrån sina förutsättningar finna unika lösningar på avtalsformen men alla tycks diskutera samma utmaningar. Medarbetarnas önskemål avseende sysselsättningsgrad Frågan om att i förstudien kartlägga medarbetarnas önskade sysselsättningsgrad har diskuterats och landat i att det inte varit rätt att gå ut och fråga just nu. Medarbetarna har svarat i enkäter 2007 och 2012. Deras upplevelse är att efter det har ingenting hänt. Dessutom vet de inte vad de har att ta ställning till. Det har visat sig att vilken arbetstidsmodell och heltidsavtal man landar i har betydelse för medarbetarnas beslut. Var och en måste utifrån sin privata situation ta ställning till om man är beredd att arbeta mer flexibelt, arbeta på flera ställen, använda mer tid i barnomsorgen, bli mer beroende av bilen för att förflytta sig till ett annat arbetsställe mm. I den kostnadsberäkning som gjorts har därför resultatet från 2012 års undersökning använts.
Bemanningsoptimering Figuren nedan exemplifierar hur det kan se ut i en heldygnsverksamhet. Den visar att det behövs många medarbetare inne koncentrerat för alla morgonbestyr. Vid vissa tidpunkter under dagen är det lugnare för att sedan bli mer att göra igen under kvällen. Det mest kostnadseffektiva är naturligtvis att ha sysselsättningsgrader och arbetstidsmodeller som kan generera personalscheman som exakt matchar verksamhetens behov. Natt 07.00 9.30 12.00 14.30 17.00 19.30 22.00 Natt Ponera att personalen nu får önska sin sysselsättningsgrad. Den sammanlagda ökning i tid som arbetsgruppen önskar symboliseras här av de röda fälten. Arbetsgivaren har nu att finna en modell som på bästa sätt kan dra nytta av medarbetarnas sysselsättningsökning utan att för den skull överbemanna verksamheten. Det vanligaste sättet att göra detta är genom att den överskjutande tiden används av en bemanningsenhet. Sådana system kallas tex pool eller resurstid. Det finns inget som säger att sådan tid alltid måste fullgöras på en annan arbetsplats. Medarbetare har planerade ledigheter i form av semester och utbildningar liksom spontan korttidsfrånvaro som tex sjukdom eller vård av sjukt barn. Samtidigt finns det naturligtvis dagar då det egna arbetsstället har korrekt bemanning och den överskjutande tiden kan behöva fullgöras på en annan arbetsplats. Natt 07.00 9.30 12.00 14.30 17.00 19.30 22.00 Natt Vad kan Time Care tillföra i Simrishamn Ett nytt IT-stöd kommer inte att revolutionera verksamheten. Den stora vinsten är möjligheten att samplanera schemaläggning över flera enheter samt att skicka överskottstid till en bemanningsenhet. Dessutom ges man en automatiserad kontroll på att vi följer lagar och avtal eftersom dessa läggs in som begränsningar i schemat. Vi får en samstämmig tillämpning av våra avtal. Vi får en enhetlighet och tydlighet som finns kvar i systemet om chefer och andra viktiga kulturbärare byts ut. Vi får en medarbetarmedverkan i schemaläggningen genom möjlighet att lämna önskemål eller lägga veto. Vi kan se vilken personal som aldrig ändrar sig till förmån för en kollega
och vilka som alltid gör det. När egenönskad sysselsättningsgrad införs måste de arbetstagare arbetstid som överstiger den egna enhetens behov tas om hand på annat sätt och eventuellt fullgöras på ett annat arbetsställe. Detta kan svårligen överblickas eller låta sig göras på annat sätt. Dessutom integreras systemet med övriga personalsystem för att kvalitetssäkra anställningen och lönen i förhållande till medarbetarens schema. Figuren visar hos systemen integrerar. Sch ema, plan era d från var o Time Care Planering Person al och anställ ningar samt partiell frånvar o PAytem Schema, resurspass/tillgänglig tid Poolpass Vik ari Organisation, eb personal och anställningar okn samt partiell frånvaro ing Time Care Pool Bemanningsplanering Ett it-stöd lägger fokus på produktionsplanering och bemanningsbehovet som nedan: 1. Chefen anger bemanningsbehovet. 2. De fasta schemaraderna läggs ut. (Alternativ finns att personalen önskar schema likt tvättstugeschema.) 3. Alla enheter har samma schemalängd och schemastart. 4. All i förväg känd frånvaro i den egna enheten täcks med ordinarie personal. Hit hör personalmöten, APT, utbildningar, sökt semester och andra i förväg önskade ledigheter. Ju kortare schemaperioder man kan arbeta med desto lättare torde de bli att täcka känd korttidsfrånvaro. 5. All i förväg känd frånvaro på dina grannenheter täcks upp som i punkten ovan. Målet är således att så mycket planering som möjligt skall göras redan i schemaläggningen.
6. Enhetens överskottid exporteras till Timecare Pool och bemanningsenheten för att använda till spontan kortidsfrånvaro såsom sjukdom och vård av barn. Det vill säga frånvaro som inte varit känd i förväg. Det är kring hur detta skall hanteras som blir avgörande i kollektivavtalet. För ett gynnsamt resultat rekommenderar Timecare en central bemanningsenhet, central schemaläggning, hållbar produktionsbaserad bemanning, en tillräckligt hög grundbemanning och rörlighet, att man arbetar i färdigt schema, att man styr förläggningen av resurspass i bemanningskravet, en väl genomtänkt strategi kring bemanningsenhetens roll och mandat och en sammanhållen rekrytering. Kollektivavtal Hur vi schemalägger personalen och hur medarbetarna verkligen arbetar styrs av lagar och avtal. Om inget annat är avtalat gäller AB som betyder Allmänna Bestämmelser och som är ett centralt avtal mellan SKL och arbetstagarorganisationerna. Inom Socialförvaltningen i Simrishamn finns sedan många år flera lokala avtal om årsarbetstid. Dessa sades upp av Kommunal i mars och skulle egentligen upphöra att gälla i mitten av juni. Mot ett löfte att det skall finnas ett nytt heltidsavtal på plats 2016-01-01 förlängde Kommunal de nuvarande avtalen med endast mindre justeringar. Det pågår nu ett intensivt arbete på personalkontoret med att ta fram ett nytt avtalsförslag och att kunna sluta ett nytt avtal till årsskiftet. 3. Revidering av tidplan Tidplan Den tidsplan som antogs i införandeplanen har inte kunnat hållas. Komplexiteten i frågan, behov av nytt IT-stöd och byte av personal på nyckelpositioner har försenat processen. Även framgent måste det finnas en ödmjukhet för att en stor förändring kräver mycket god tid. Förstudien visar dock att ordningsföljden i införandet troligen är en korrekt bedömning. En reviderad tidplan kan se ut som följer: Period 1: 2016-01-01-2016-05-31 Pilotprojekt inom Kommunals avtalsområde vid Socialförvaltningen. Tillskapande av en central bemanningsenhet. Testande av kombinationstjänster. Heltid vid nyrekrytering. Underlag till budget 2017. Period 2: 2016-06-01-2016-08-31 Utvärdering och justering av pilotprojekten och heltidsrekrytering. Period 3: 2016-09-01-2017-08-31 Implementering i alla verksamheter inom Kommunals avtalsområde. Underlag till budget 2018. Period 4: 2017-09-01-2017-12-31 Implementering inom Visions och Vårdförbundets avtalsområde. Utvärdering och justering. Period 5: 2018-01-01-2018-06-30 Implementering inom alla avtalsområde och verksamhetsområden. Underlag budget till 2019.
4. Kostnader Kostnader Det är svårt att beräkna den exakta kostnaden för att erbjuda alla egen vald sysselsättningsgrad. Det hela måste bygga på vissa antagande. Under våren 2012 genomfördes en enkät då alla deltidsanställda tillfrågades om sin önskade sysselsättningsgrad. Genom en sedan många år inarbetad arbetstidsmodell med årsarbetstid och flyt har socialnämnden optimerat sin bemanning, ökat den ordinarie personalens sysselsättningsgrader och minimerat antalet timvikarier. Att vissa timvikarier ändå behövs beror på dygnets ojämna belastning. Det kommer inom vård- och omsorg och LSS alltid behövas mer personal på morgnar och kvällar än mitt på dagen. Alla behov går alltså inte att avhjälpa genom att ge den ordinarie personalen fler timmar då arbetstiden måste svara mot verksamhetens behov samt ha en lagstadgad och värdig förläggning. Det som skulle kunna göra skillnad är en behovsanalys och schemasamplanering över flera enheter vilket görs möjligt genom implementering av Time Care. Då kan i vart fall planerad frånvaro i ett tidigare skede täckas med ordinarie personal. Kanske även en del sjukdom och vård av barn. Det är rimligt att anta att egen vald sysselsättningsgrad inom vård och omsorg och LSS ökar Socialförvaltningens kostnader med mellan 5 och 10 miljoner. I det fall kommunens kostnader ökar, ökar också kostnaderna i LOV. En annan effekt är att det minskar det numerära antalet medarbetare och därmed antalet arbetstillfällen i kommunen. Kvaliten för medborgarna som tar del av vår service måste nogsamt följas då kontinuitet kan försämras om man går från självförsörjande medarbetargrupper till pool. Se vidare i bilaga 1. 5. Organisation och ansvar Projektorganisation Styrgruppen bestående av Kommunstyrelsens och socialnämndens presidier är beställare och personalchefen projektledare. En projektmedarbetare är anställd med titeln personalsamordnare. Eftersom satsningen omfattar samtliga kommunens verksamheter och medarbetare har ansvarit fram tills nu varit personalkontorets. När förstudien övergår i införande måste verksamheterna själva, i enlighet med införandeplanen som antogs i september 2014, ta över införandeprocessen. Det är i verksamheten kunskapen och möjligheten att finna kloka lösningar finns. Införandet föreslås framöver att övergå i tre delprojekt som figuren nedan. Arbetet med kollektivavtal och dess integrering till PA-system ligger kvar hos personalkontoret med personalchefen som ansvarig. Att skapa en intern organisation som kan möta en heltidskultur ansvarar varje verksamhet själv för. Implementering av det nya IT-stödet sköts av därför utsedd projektledare. Denna projektledare skall ha verksamhetskompetens men bekostas av de centrala medel som finns avsatta för heltidsprojektet.
Förhandla fram kollektivavtal Rigga organsiation Införande av rätt till heltid Införande av TimeCare 6. Diskussion kring lärdomar Heltid - en del av helheten Sveriges Kommuner och Landsting och Kommunal utkom hösten 2014 med en partssammansatt skrivelse vid namn Heltid- en del av helheten. I denna presenterar olika kommunpolitiker, verksamhetschefer och fackliga företrädare i stort samma målbild och utmaningar som kom fram i de workshops som vi själva genomförde under 2014. Återkommanda är uttalande om att förändring tar tid, att flexibilitet kan väcka oro och balansen i att finna en arbetsidsmodell som både ger en värdig arbetstidsförläggning som kontinuitet och kvalitet för medborgarna. Möjlighet till deltid I samtal med förvaltningarnas olika ledningsgrupper framkom en tydlig oro för att ge heltidsanställda en självklar möjlighet, utöver lag och avtal, att välja deltid. Bland de heltidsanställda återfinns ofta chefer, nyckelpersoner, medarbetare som är ensamma på sin befattning, svårrekryterade grupper och lärare med särskilda behörigheter. Styrgruppen beslutade därför 141105 att definiera beslutstextens möjlighet till deltid som att det är upp till närmsta chef att avgöra om verksamheten tillåter att medarbetaren går från heltid till deltid.
Heltidsannonsering En diskussion är från vilket datum det är lämpligt att börja annonsera alla tjänster med egen vald sysselsättningsgrad. Det är klokt att inte bygga in ny deltidsproblematik som en tid senare måste konverteras till heltid. Erfarenheter och möjligheter Att utöka sin sysselsättningsgrad skall vara frivilligt. Att sänka sin sysselsättningsgrad från heltid till deltid är något som sker i samråd med närmsta chef och om verksamheten tillåter det. Medarbetarna måste vara införstådda med att ett erbjudande om heltid till alla kan innebära en ökad rörlighet mellan arbetsplatser och kanske också arbetsuppgifter utifrån verksamhetens behov. Detta är också förutsättningar som kommer att gälla vid framtida nyanställningar. Varje förvaltning har att, tillsammans med sina medarbetare, aktivt planera för den kulturförändring som ett heltidsinförande medför. Medarbetarna kan ges möjlighet att vara delaktiga i schemaläggningen på sin arbetsplats. Simrishamn 2015-05-25 Anna Jakobsson