1 (5) Stockholm den 2 februari 2010 Granskning av externa jobbcoacher Bakgrund Den 18 december 2008 fick Arbetsförmedlingen i uppdrag att upphandla kompletterande aktörer som ska erbjuda arbetssökande en personlig jobbcoach. Ett centralt önskemål var att en mångfald av olika aktörer engagerades och att mindre lokala företag fick möjlighet att medverka. Arbetsförmedlingen gick därför ut med ett förfrågningsunderlag som tog fasta på mångfaldsperspektivet. 952 olika jobbcoachföretag fick sina anbud godkända. Verksamheten startade den 18 augusti 2009. Fram till sista januari i år har drygt 40 000 tusen arbetssökande fått stöd av extern jobbcoach. Kostnaden för detta uppgår till 303,0 miljoner kronor. Till Avdelningen för Kompletterande aktörer har det kommit signaler dels om att betalning har utbetalats trots att villkor för detta inte har uppfyllts, dels om att tjänster till arbetssökande som ej ska ingå kan ha levererats inom den upphandlade tjänsten. Jobbcoachning innebär att coacha arbetssökande till arbete. Deltagaren ska erbjudas en personlig coach som utifrån varje deltagares unika behov och arbetsmarknadens efterfrågan på arbetskraft utvecklar den arbetssökandes färdigheter i att söka jobb på ett aktivt och medvetet sätt. Arbetsförmedlingen har alltså inte upphandlat utredningsinsatser, medicinsk eller arbetslivsinriktad rehabilitering, terapeutiskt stöd eller utbildningsinsatser. fick därför i uppdrag att granska, utifrån leverantörens obligatoriska dokumentation, hur de externa coachningsföretagens tjänsteleveranser genomförts. Resultatet av den granskningen presenteras i detta dokument. Syfte Syftet med denna granskning var att verifiera tjänstens leverans i förhållande till lämnade anbud. Eventuellt identifierade felaktigheter i relation till avtal kan utgöra grund för att säga upp avtal. Vid konstaterat felaktiga utbetalningar kan det bli aktuellt att kräva återbetalning.
2 (5) Genomförande En fullständig granskning av samtliga ärenden var inte möjlig, varken avseende den tidsåtgång som skulle krävas eller kostnaden för insatsen. Istället gjordes ett urval. Urvalet för granskningen baserades dels på de tio största coachningsföretagen, dels tio ytterligare leverantörer, för vilka signaler om felaktig tjänsteleverans kommit till Arbetsförmedlingens kännedom. Tidsperioden begränsades till 1 oktober - 9 november 2009. Granskningen begränsades till att avse de sökande för vilka beslut för utbetalning till leverantör för steg ett förelåg under fastställd period. Totala antalet beslut från vilket stickprov sedan gjordes uppgick till 7209. Slumpmässiga stickprov gjordes därefter på ca 10 procent eller 829 ärenden från samtliga arbetsmarknadsområden där leverantören bedrev verksamhet. Detta urval bedömdes tillräckligt stort för att relevanta slutsatser skulle kunna dras. För att säkerställa detta var dock urvalet mer än 10 procent för leverantörer med ett fåtal antal deltagare. I de underlag som begärdes ut från Arbetsförmedlingens system saknades underlag från en av de fastställda leverantörerna. Då leverantören i fråga var väldigt liten, bedömdes påverkan vid eventuella brister som väldigt liten. Det gjorde att underlagets omfattning på nitton leverantörer bedömdes som tillräckligt. Från dessa nitton olika leverantörer begärdes skriftlig dokumentation in avseende de sökande som ingick i urvalet för stickprov. Samtliga av dessa leverantörer inkom med begärda underlag. Granskningens innehåll Granskningen genomfördes genom att brev skickades till samtliga utvalda leverantörer med en begäran om dokumentation för var och en av de 829 ärendena som slumpmässigt hade valts ut som granskningsunderlag. Den begärda dokumentationen avsåg två områden. För det första efterfrågades utdrag ur löpande anteckningar, eller annan dokumentation som svarar mot följande fyra frågor: 1. Tjänstens omfattning under utvald period. 2. Genomgångna delmoment längd, innehåll. 3. Uppnådda delmål. 4. Tidpunkt för när tjänsten, del av tjänsten, levererades. För det andra begärdes det in en kopia av den obligatoriska överenskommelsen som omfattar gemensam planering mellan arbetssökande och coachen. Den gemensamma planeringen är ett
3 (5) underlag som ska vara upprättat innan Arbetsförmedlingen godkänner utbetalning av Steg 1. När en kompletterande aktör får beslutsmeddelandet från Arbetsförmedlingen ska jobbcoachen omgående kontakta den arbetssökande för överenskommelse om tid och plats för det första mötet. I samband med det första personliga mötet ska jobbcoachen och den arbetssökande upprätta en gemensam planering samt påbörja coachningsinsatsen. Det innebär att den gemensamma planeringen minst ska innehålla: 1. Deltagarens namn, samt namnet på den person som ansvarar för den gemensamma planeringen hos anordnaren. 2. Planerade insatser under perioden samt överenskommelser om de vidare kontakterna mellan coach och arbetssökande. 3. Förväntat resultat. Utifrån vad som framkom av den dokumentation som erhållits fördjupades granskningen med registeranalys av Arbetsförmedlingens egna noteringar avseende aktuell sökande. Resultat av granskningen Denna granskning har varken haft för avsikt att värdera kvaliteten på de jobbcoachningsinsatser som har erbjudits de arbetssökande eller mätt effektiviteten på desamma. Däremot har de jobbcoachningsinsatser som getts de arbetssökande jämförts med dem som Arbetsförmedlingen upphandlade. Utifrån vad som har framkommit av denna granskning har samtliga granskade leverantörer erbjudit det slags jobbcoachningsinsatser som man har tecknat avtal om med Arbetsförmedlingen. Inte i ett enda fall har det framkommit att en arbetssökande har fått medicinsk eller arbetslivsinriktad rehabilitering eller utbildningsinsatser. Hos fyra av de granskade leverantörerna kunde inga brister identifieras. Tre av dessa var väldigt små leverantörer med ett fåtal sökande. Den fjärde var en något större leverantör. Det sammanlagda antalet ärenden som granskades för dessa fyra leverantörer var 116 stycken. För övriga leverantörer identifierades ett antal formella brister. De brister som identifierades gällde främst innehåll i dokumentationen i enlighet med punkt 10 i allmänna bestämmelser och innehållet i den gemensamma planeringen. När det gäller den gemensamma planeringen handlade det om att den, i vissa fall, inte var individuellt upprättad, i andra fall att den inte var undertecknad eller hade otydligt formulerade mål. I vissa ärenden saknades den gemensamma planeringen. Andra brister som noterats
4 (5) avseende dokumentationen var avsaknad av eller otydligt samband mellan gemensam planering och insatta resurser. Det saknades även dokumentation av uppnådda resultat i en del fall. Omfattningen av brister i dokumentationen varierar. Den leverantör som hade flest antal brister var en medelstor leverantör. Av de 829 granskade ärendena härrörde 35 till denna leverantör. I hälften dessa ärenden bestod de gemensamma planeringarna av ett standardiserat innehåll med liten eller ingen individuell anpassning. Vid granskning av dessa ärenden framkom dock att individuell jobbcoachning hade genomförts, vilket bland annat redovisades i de anteckningarna som fördes efter varje sammankomst med arbetssökanden. Skadan av att individuell coachning inte hade fastställs i den gemensamma planeringen får därmed anses vara obetydlig. En annan omständighet som formellt resulterat i brister i dokumentationen var avsaknaden av underskrifter av den gemensamma planeringen. En av de större leverantörerna som granskades och varifrån 124 ärenden härrör, saknade underskrifter i samtliga fall. Däremot fanns inget att erinra när det gällde själva innehållet i den gemensamma planeringen. Förklaringen till att underskrifter saknades kan bero på att leverantören i fråga inte uppmärksammat detta krav i riktlinjerna. Granskningen har också visat att det har funnits ett fåtal fall med felaktigheter kring utbetalningar. De felaktigheter som framkommit när det gäller utbetalningar rör dels de utbetalningar som har skett trots att leverantören inte fått kontakt med sökande, dels de utbetalningar som har skett trots att coachning inte påbörjats inom fastställd tid. Utifrån vad som kan utläsas av leverantörernas dokumentation avseende tjänsteleverans så har 3-5 av 829 utbetalningar skett trots att coachning inte kommit till stånd. Dessutom finns ett antal utbetalningar som skett trots att det av inskickad dokumentation inte gick att verifiera att gemensam planering skett på det sätt och inom den tidsram som fastställts som ett av villkoren i betalningsmodellen. Förekomsten av felaktiga utbetalningar i materialet är relativt liten. Det kan dock bli aktuellt att kräva återbetalning i de fall där leverantör har erhållit ersättning för arbetssökande som aldrig har dykt upp. Ersättningen till leverantören har fastställts till högst 11 000 kronor per deltagare. Betalningen sker dock i två steg. I steg ett utgår en ersättning på cirka 9 000 kronor per arbetssökande för tre månaders coachning. Utbetalning sker när insatsen startar. I steg två utgår en bonus på cirka 2 000 kronor om den arbetssökande får arbete under tiden som han eller hon ges jobbcoachning eller senast två veckor efter denna tremånadersperiod.
5 (5) Sammanfattning har på uppdrag av ledningen på Arbetsförmedlingen utfört en leveranskontroll av ett slumpmässigt antal leverantörer av jobbcoachning. Upprinnelsen var att Arbetsförmedlingen under tidig höst 2009 fått signaler om brister i det sätt som tjänsterna levererades. Dessutom fanns tecken på att ett antal leverantörer hade erhållit betalning trots att villkoren för det inte fullt ut var uppfyllda. Andra signaler handlade om att arbetssökanden hade blivit erbjudna tjänster som Arbetsförmedlingen inte hade träffat avtal om. Den granskning som genomfördes baseras på beslut om utbetalning till leverantör av extern jobbcoachning under tiden 1 oktober - 9 november 2009 och omfattande 829 ärenden. Bilden som framträder av denna granskning är att coachningsföretagen har hållit sig till avtalet. Inte i ett enda fall har det framkommit att en arbetssökande har fått medicinsk eller arbetslivsinriktad rehabilitering, terapeutiskt stöd eller utbildningsinsatser. Följande brister och felaktigheter noterades: Brister finns i dokumentationer hos de granskade leverantörerna. Ingen leverantör sticker ut, inte heller är brister mer vanligt förekommande på vissa arbetsmarknadsområden framför andra. Felaktigheter kring utbetalningar till leverantörer har noterats. Förekomsten av felaktiga utbetalningar i materialet är emellertid relativt liten och det finns inget belägg för systematik i detta. Sammantaget har inget framkommit som skulle kunna utgöra grund för att häva avtal med någon av leverantörerna. Av den dokumentation som inkommit finns inget som bedömts vara av sådan karaktär att det skulle försvåra de arbetssökandes utsikter att lämna arbetslösheten. Eventuellt kan krav på återbetalning komma att ske, men det måste vidare utredning visa.