Lyckas som eventplanerare Modul 2: 15 checklistor - Så genomför du ett lyckat event Holger Wästlund 1
Dessa checklistor är utgivna av: Tipsförlaget e-post: holger@wastlund.com telefon: 08 755 81 31 mobil: 070 594 36 20 Hemsidor: www.tips-om.se www.jobba-event.se Författaren och Tipsförlaget Författare: Holger Wästlund ISBN: 978-91-980308-2-2 Mångfaldigande av innehållet i dessa checklistor, helt eller delvis, i tryckt eller elektronisk form, är enligt lagen om upphovsmannarätt förbjuden utan skriftligt medgivande av författaren 2
Den här modulen innehåller flera värdefulla checklistor plus annan information. Dels får du checklistor med viktiga punkter att kolla av innan genomförandet av själva eventet. Det gäller att pricka av så att allt fungerar med avseende på lokalen, transporterna, AV-hjälpmedel, säkerhet, tillstånd m.m. Men här finns även delar som handlar om hur du håller koll på kostnaderna, hur du marknadsför ditt evenemang och hur du gör en uppföljning när hela evenemanget är över. Den här checklistan är indelad i fyra avsnitt: Sid Avsnitt 1: Så marknadsför du eventet 4 Avsnitt 2: Eventdagen dina viktigaste checklistor 5 Avsnitt 3: Så håller du koll på kostnaderna 9 Avsnitt 4: Gör en uppföljning så här 13 3
Del 1: Så marknadsför du eventet Många evenemang är enbart för inbjudna medan andra är avsedda för exempelvis medlemmar i en organisation eller för allmänheten. Den senare typen av evenemang måste oftast marknadsföras på ett eller annat sätt för att man ska få så många besökare som möjligt. Det finns, som i all marknadsföring och reklam, flera olika metoder att göra detta: Annonsering Utskick av reklamblad Direktreklam Reklam i rörliga media Radioreklam Utomhusreklam Public relations Lobbying Det finns så mycket skrivet om detta på olika håll och du kan hämta idéer och inspiration på nätet så jag går inte in på dessa metoder här. Det nya som håller på att hända inom eventbranschen är att man använder sig mer av sociala medier för marknadsföringen. Sociala medier kan du använda när du Gör inbjudningar Marknadsför evenemanget Gör uppföljning efter att själva evenemanget genomförts 4
Del 2: Eventdagen din viktigaste checklista Här kommer en kortfattad lista på punkter som du bör kontrollera innan eller på själva eventdagen. Listan är tänkt för den som är ansvarig för hela eventet. Om du har ansvar för en av delaktiviteterna så är det betydligt fler punkter som du bör kontrollera. Denna lista är avsedd för den översiktliga kontrollen. Listan kan också användas för att sätta upp en agenda för dina projektmöten under planeringen av eventet. Det är bara att plocka bland punkterna. Lokal 1. Antal rum 2. Antal sittplatser 3. Artistloger 4. AV-hjälpmedel 5. Barer 6. Belysning 7. Entréer 8. Garderob 9. Handikappanpassning 10. Inlastning 11. Nödutgångar 12. Toaletter 13. Utomhusfaciliteter 14. Scen 15. Talarstol 16. Filmduk 17. Piano eller flygel Iordningställande av lokal 1. Bestick, alla nödvändiga sorter 2. Blommor, ljus och andra bordsdekorationer 3. Bord, stolar, dukar, servetter 4. Papperskorgar och anordningar för övrigt avfall 5. Tallrikar, alla nödvändiga sorter 6. Uppläggningsfat Transporter 1. Ev. hämtning av underhållare, talare eller musik 2. Ev. hämtning, enskilt eller grupper av deltagare 3. Ev. separat hämtning av bagage 4. Ev. transporter från evenemangsplatsen till andra aktiviteter 5. Flyg-, tåg-, buss- och busstransporter, tidtabeller 6. Har anlitat transportföretag tillräcklig kapacitet? 7. Speciella transporter för handikappade m.fl. 8. Transport av gods, material och varor före och efter evenemanget 5
Boende 1. Brandsäkerhet, brandvarnare, utrymningsvägar, brandstegar 2. Komfort, service 3. Kvalitet på mat, servering, matsal 4. Passar hotellet eventets tema och läge? 5. Stöldsäkerhet, fungerar rummens lås, kassaskåp på rummen 6. Störningsfritt från yttre och inre buller, trafik, avgaser, hissar, musik från nattklubb Mat och dryck 1. Välkomstdrink 2. Drycker under måltiden 3. Förrätt 4. Varmrätt 5. Dessert 6. Vegetarisk, glutenfri eller allergi 7. Kaffe 8. Avec, frukt, choklad Underhållning, talare, musik 1. Allsång 2. Konferencier 3. Presentation av artister och talare 4. Programledare 5. Tacktal 6. Tävlingar 7. Underhållning efter middagen 8. Underhållning under middagen, mellan vilka rätter 9. Vem är kontaktperson med köket under middagen 10. Övriga tal AV-hjälpmedel 1. Har lokaluthyraren avtal med speciell leverantör av AV-hjälpmedel? 2. Ljudanläggning med rätt antal mikrofoner, stativ, myggor etc. 3. Projektor för dator 4. Strålkastare och övrigt ljus 5. Tid för att sätta upp nödvändiga grejor 6. Vilka krav har underhållare, talare musik? 7. Vilken utrustning finns i lokalen? 8. Vilken utrustning tar de som är engagerade med sig? 6
Trycksaker 1. Annonser 2. Direktreklam 3. Meny 4. Namnlappar 5. Plan för bordsplacering 6. Programblad 7. Reklamblad 8. Skyltar och instruktioner 9. Utomhusreklam Säkerhet 1. Brand 2. El- och vattenförsörjning samt avfellshantering 3. Första hjälpen 4. Försäkringar 5. Information ang. säkerhet och utrymningsplaner 6. Nödutgångar 7. Rökning 8. Stöld 9. Telefonlista för akuta behov 10. Vakter Tillstånd 1. Polis 2. Utskänkning av alkohol Avetablering 1. Demontering av dekor 2. Disk 3. Städning 4. Avfalls- och sophantering 5. Ta hand om upphittade föremål 6. Återställ möbler på rätt plats 7. Återtransport av lånat material Information 1. Allmänheten 2. Media 3. Besökare och gäster 4. Företagsledningen 5. Grannar 6. Leverantörer 7. Personal 7
Internet/sociala medier 1. Andras bloggar 2. Egen blogg 3. Egen hemsida 4. Facebook, Twitter m.fl. sociala medier 8
Del 3: Så håller du koll på kostnaderna Många evenemang blir dyrare än vad man tänkte sig från början. Det beror framför allt på följande orsaker: Man har glömt att räkna med alla leveranser och arbeten som måste göras. Man är för optimistisk när man gör sin budget i början av projektet. Man väljer en onödigt hög standard på ingående leveranser. Man följer inte upp kostnaderna kontinuerligt. Fakturorna kommer som en chock när projektet gått så långt att det inte längre går att ändra på så mycket. För att undvika de här fallgroparna så bör du göra en uppställning av samtliga kostnader som evenemanget kommer att dra med sig. Försök att tänka på allt. Var realistisk. Man kanske t.o.m. har en tendens att vilja glömma en del så att inte hela projektet känns omöjligt. Man sätter igång ändå utan att riktigt veta hur det slutar. För att du ska slippa få en kostnadschock när du kommit långt fram i projektet, då det är för sent att ändra på de större kostnadsposterna, så gör en checklista enligt det exempel som finns här nedanför. Gör det på ett enkelt papper eller gör ett excel-ark i din dator med de kostnadsposter som du tror kommer att ingå i eventet. Det här exemplet visar ett enkelt att ställa upp en kostnadskalkyl och hur man successivt kan göra uppföljningar. Checklista för evenemangets kostnader: Delområden Kalkyl 1 Kalkyl 2 Uppföljning 1 Inbjudningar, affisch, informationsblad eller liknande Hyra av festlokal, partytält, festvåning, Belysning, strålkastare Dekorationer, blommor Ev. presenter till besökarna Extra personal Fotograf Förfriskningar med tillbehör Högtalarutrustning Uppföljning 2 Kommentar 9
Annan audiovisuell utrustning Mat och dryck Musik Speciell inredning för evenemanget Scen och scenutrustning Speciella effekter Underhållare, ståuppkomiker, skådespelare, talare, föreläsare Ditt arbete Övrigt Oförutsett Så tar du reda på kostnaderna Ta reda på leverantörernas priser genom att ta kont akt med dem och ta in offerter så att du kan fylla i din lista successivt. Ändra när du får nya uppgifter och håll denna kostnadskalkyl levande genom hela planeringen av eventet. Några poster kommer säkert att bli dyrare än vad du beräknat från början och om du gör kontinuerliga uppföljningar har du möjlighet att på ett tidigt stadium ta ställning till om du ska göra besparingar på andra poster för att kompensera mot fördyringarna när det fortfarande finns möjlighet att göra det. Kostnaderna för din egen insats kan du beräkna enligt någon av följande metoder: 1. Löpande räkning Om ditt jobb är att ha ansvaret som festfixare så ska du tänka igenom hur mycket tid som går åt, från första planeringsmötet till att du skickar din slutfaktura. Multiplicera den tiden med ett rimligt timpris. Lägg på kostnader för utlägg som t.ex. resor m.m. Var tydlig med vad ditt professionella festfixaruppdrag innebär, vilken tid du beräknar att det kommer att ta och hur du har beräknat kostnaden. Räkna inte för optimistiskt och för lågt. Då är risken att du inte har råd att göra ett bra jobb. Du kommer själv att bli missnöjd och risken är uppenbar att din uppdragsgivare aldrig återkommer. Räkna heller inte för högt. Då kanske du inte får uppdraget. Var realist och var tydlig inför uppdragsgivaren med hur du kalkylerar. 10
2. Procent av totalkostnaden En annan och grövre metod att få fram ett överslagsmässigt pris på din insats är att räkna med en procentuell andel av totalkostnaden. När du jobbat en tid inom branschen kommer du att få en sådan erfarenhet att du på det sättet kan beräkna hur stor kostnaden brukar vara. 3. Ange bara din timkostnad Om det finns en stor osäkerhet kring hur hela eventet kommer att planeras och läggas upp kan det bästa vara att du bara anger din timdebitering. Om uppdragsgivaren tycker att detta verkar alltför osäkert eftersom han då inte kan beräkna den totala kostnaden så kan du erbjuda att du med jämna mellanrum rapporterar hur många timmar som gått åt och därmed vilken kostnad du är uppe i. De här tre metoderna kan du använda var för sig eller i kombination för att beräkna dina kostnader. När det kommer till sättet att ta betalt så finns det många exempel i råd 36. Följ upp kostnaderna kontinuerligt. Försök att göra det till en sport att se dina budgetsiffror som tak som du ska komma under. Du kommer att uppleva en stor tillfredsställelse varje gång du kan komma under dina tidiga gissningar. Som du ser av tabellen ovan så har jag visat kolumner för uppföljning 1 och uppföljning 2. Det är för att poängtera vikten av att göra återkommande uppföljningar, troligtvis betydligt fler än de två som jag visat. Dina kontinuerliga uppföljningar kan gå till så här: Gå igenom alla nedlagda kostnader. De är ju fasta och klara. Gå igenom samtliga fakturor som du fått. Stämmer de med det som du har beställt, stämmer de med uppgjorda avtal och har du fått det du beställt? Leverantörer är i allmänhet inte oärliga men fel kan vi alla göra så det lönar sig att kontrollera. Var noga med extraarbeten. Om du från början har gjort en bra projektplan över hela eventet och en bra beskrivning av vad du vill ha så var noga med att tydliggöra när ni diskuterar ändringar eller förbättringar och om det ingår i det ursprungliga eller inte. Om det inte ingår gäller det att du får eller själv tar fram en uppgift på hur denna ändring påverkar det totala slutpriset. Ta därefter upp de kostnader där du beställt leveranser men ännu inte fått fakturor. Gör till slut en prognos på de kostnader som kvarstår dvs. där beställningarna av leveranser fortfarande är påverkbara. Jag brukar göra uppföljningarna med olika färger markerar om en siffra som jag sätter in i uppföljningen är en nedlagd kostnad, en kostnad för något som är beställt eller är en prognos. Kostnaderna kommer aldrig att bli precis som du tänkt dig. Om du gissat för lågt när du gjorde din budget när det gällde vissa kostnader så är det förhoppningsvis så lyckligt att du gissat för högt beträffande andra. Bli dock inte chockad om kostnaderna håller på att bli betydligt större än vad du hade tänkt dig. Om det är så, så är det bra att du gör dessa återkommande uppföljningar så att du har en chans att påverka slutresultatet innan det är för 11
sent. Om totalsumman verkar dra iväg så gäller det att sätta sig ner och fundera över var du kan göra motsvarande besparingar. Se inte bara eventet som en kostnad. Att genomföra ett lyckat event som uppfyller de mål som din beställare och du satt upp är snarare en investering, som din beställare kommer att ha stor nytta av. 12
Del 4: Gör en uppföljning så här Uppföljningen är viktigt skede. Alla gäster och deltagare har rest eller gått hem och alla leverantör är på väg till nästa jobb och vill lämna detta eventprojekt så fort som möjligt. Mitt i allt detta står eventplaneraren och skall ställa frågor till engagerade för att få en bra totalbild av hur det hela har fungerat. Även om eventplaneraren skött sitt jobb till 90 % enligt alla önskemål så kan just sättet att avsluta ett eventprojekt förstöra hela intrycket om det inte sköts professionellt. Använda lokaler ska lämnas enligt vad som avtalats, eventet ska vara väl och slutgiltigt genomfört och lokalen ska vara slutstädad helst på ett sätt som ägaren till lokalen blir positivt överraskad över. Försök alltid att se till att en utvärdering görs. Den viktigaste faktorn att utvärdera är i vilken grad man nått sitt syfte och sitt mål med hela eventet. Det går bara att göra på ett bra sätt om syftet och målet har formulerats på ett sådant sätt att det är mätbart. Inom all form av projektledning skall man från början sätta upp mätbara mål. Ett sätt att få målen att bli så tydliga och klara som möjligt är att använda något som man brukar kalla S.M.A.R.T.-mallen. Bokstäverna står för 1. Specifikt 2. Mätbart 3. Accepterat 4. Realistiskt 5. Tidssatt Här är ett exempel: Du håller just nu i en bok. Ett vanligt sätt att introducera en nyutkommen bok är att ordna ett bokreleaseparty. Man bjuder in ett antal gäster till en mottagning där författaren berättar om boken, gästerna bjuds på något att dricka med tilltugg och besökarna ges tillfälle att köpa boken på plats, oftast med författarens dedikation i boken och i allmänhet till något reducerat introduktionspris. Så här kan man använda S.M.A.R.T.-mallen för ett sådant event: 1. Specifikt: Målet är att sälja den nyutkomna boken. Formulera inte målet i stil med att avsikten är att sprida kännedom om boken. Det är för allmänt och går inte att mäta. 2. Mätbart: Målet är att sälja minst 100 st böcker vid detta tillfälle. Undvik att formulera mål i stil med att partyt är till för att sälja så många böcker som möjligt. Det går inte heller att mäta. 3. Accepterat: Målet skall vara accepterat av samtliga de som jobbar med eventet. Det får inte finnas någon utspridd känsla bland de som är engagerade av att det kommer nog inte att fungera. 4. Realistiskt: 200 personer har tackat ja till inbjudan. Målet är satt så att hälften av de närvarande skall köpa varsitt exemplar. Det kanske är ett tufft mål men fullt realistiskt. 5. Tidssatt: I detta fall är tidssättningen naturlig och enkel. När bokreleasepartyt är slut skall målet vara uppnått. Det räcker alltså inte att säga vid slutet av releasepartyt att många av de som var här kommer nog att köpa boken senare. 13
Vid företagsevent och seminarier kan du be deltagarna att fylla i olika former av utvärderingsformulär innan de lämnar lokalen. När jag själv har hållit föredrag eller varit programledare har jag varit noga med att detta görs och att de ifyllda formulären samlas in och hanteras av någon annan, och inte av mig själv. Då är chanserna större att deltagarna är fullkomligt ärliga i sina svar. Ett annat sätt att hantera en utvärdering är att samtliga deltagare kontaktas i efterhand via e- post och ombeds att fylla i ett formulär och skicka tillbaka. Risken med denna metod är att svarsfrekvensen blir lägre. När man ber deltagarna att fylla i ett formulär direkt i samband med ett seminarium kan man räkna med att svarsfrekvensen blir, i stort sett, 100 %. På nätet kan du hämta ett antal olika utvärderingsformulär gratis. Det är bara att Googla på utvärdering, utvärderingsformulär eller utvärderingsmall. Kostnadsuppföljning: Om du gjort kontinuerliga budgetuppföljningar på det sätt som jag beskrivit i råd 21 så är den slutgiltiga budgetuppföljningen inte konstigare än någon som du gjort tidigare. Jag varnar verkligen för att du sparar alla kvitton i en låda och sätter dig i efterhand för att försöka få ordning och reda i detta. jobb. Med en kontinuerlig uppföljning under hela planeringens gång har du dessutom möjligheter att göra korrigeringar för att hämta hem eventuella risker för kostnadsfördyringar. Uppföljningsmöte: När utvärderingsformulären har sammanställts och analyserats och den sista kostnadsuppföljningen genomförts är det dags att sammankalla de som haft någon form av ansvar under eventet till ett uppföljningsmöte. Gör en agenda för mötet så att ni går igenom hela eventet på ett logiskt sätt vad har fungerat bra och vad kan vi göra bättre nästa gång? Denna typ av uppföljning lär man sig mycket av och det brukar sammansvetsa det team som jobbat tillsammans under en ofta hektisk period på ett sådant sätt att man kommer att ha stor nytta av samarbetet i framtiden. Tackbrev: Glöm inte att skriva tackbrev till de som varit engagerade i eventet. Här kan du ta med fakta från den utvärdering som är gjord och diskuterad. Det ger en saklighet och alla engagerade kommer att ha en positiv slutkänsla av ditt event. Vem vet? De som du engagerat kan bli utmärkta ambassadörer för din verksamhet och i fortsättningen tipsa nya beställare om hur du jobbar. 14
Du har nu gått igenom modul 2 i detta program. Nu följer följande moduler: E-bok: Så fungerar eventbranschen E-bok: Så blir du anställd inom eventbranschen Arbetsbok: Frågorna som du antagligen får i anställningsintervjun E-bok: Så startar du eget och jobbar med evenemang Bonus: En färdig affärsplan för ett eventföretag att utgå ifrån Det är dags för dig att gå vidare till nästa modul E-bok - Så fungerar eventbranschen. Holger Wästlund Hemsidor: http://tips-om.se och http://jobba-event.se 15
16