Eskilstuna Mäklarteam AB (Fastighetsbyrån) Ersättningspolicy Ramverksversion 001
Datum för fastställelse 2015-05-22 Sidan 1 Innehåll Externa regelverk... 2 Interna regelverk... 2 1. Syfte... 2 2. Övergripande mål... 2 3. Organisation och ansvar... 2 3.1 Beslut om ersättningssystem och riskbedömning... 2 3.2 Särskilt ansvarig styrelseledamot... 2 4. Byråns modell för rörlig ersättning... 2 4.1 Grundförutsättningar... 2 4.2 Mål... 3 4.3 Balans mellan fast och rörlig ersättning... 3 6. Information... 3 6.1 Information till anställda... 3 7. Fastställande och uppdatering... 4 Bilaga 1 Riskbedömning... 5
Datum för fastställelse 2015-05-22 Sidan 2 Externa regelverk Fastighetsmäklarinspektionen saknar regelverk kopplat till ersättningsfrågor Interna regelverk Ersättningspolicy för Sparbanken Rekarne 1. Syfte Syftet med denna policy är att styrelsen i Eskilstuna Mäklarteam AB (nedan kallad byrån) ska ange grunder och principer för ersättningar till anställda i byrån samt hur styrelsen ska styra, analysera, mäta och kontrollera de risker som rörliga ersättningssystem kan medföra för byrån, direkt (ekonomisk skada) eller indirekt (allmänhetens förtroende). Samtliga ersättningssystem ska uppfattas som sunda och rimliga, kopplade till långsiktigt värdeskapande samt innebära en väl avvägd risknivå för byrån. 2. Övergripande mål Byråns långsiktiga huvudmålsättning är att bedriva verksamheten på ett sådant sätt att man upplevs som en god arbetsgivare som genererar lönsamhet till sin ägare kopplat till ett gott renommé inom vårt verksamhetsområde och nöjda kunder. 3. Organisation och ansvar 3.1 Beslut om ersättningssystem och riskbedömning Ersättningssystem till anställda är styrelsens angelägenhet och ansvar liksom riskbedömning, tillämpning och uppföljning. Styrelsen ska besluta om rörliga ersättningar i byrån, i förekommande fall efter förslag från VD. 3.2 Särskilt ansvarig styrelseledamot Inom styrelsen ska finnas en särskilt ansvarig styrelseledamot för ersättningsfrågor till anställda. Denna person ska ha tillräcklig kunskap och erfarenhet av riskbedömning för att självständigt kunna bedöma ersättningspolicyns lämplighet. Personen bereder och följer upp frågor om ersättningssystem i banken och rapporterar till styrelsen. I Eskilstuna Mäklarteam AB är styrelsens ordförande särskilt ansvarig för ersättningsfrågor. 4. Byråns modell för rörlig ersättning 4.1 Grundförutsättningar Inom mäklarbranschen arbetar man traditionellt med enbart rörliga ersättningar kopplat till säljresultat. För att försöka komma bort från det individuella tänk enbart rörliga ersättningar skapar har alla anställda på byrån en fast lön. Byråns anställda tjänstemän och mäklare kan dessutom ha rörlig ersättning utöver fast lön. Syftet med rörlig
Datum för fastställelse 2015-05-22 Sidan 3 ersättning är att stödja och motivera medarbetare till att uppnå av byrån uppsatta mål. Målen kan vara finansiella och/eller operationella och/eller av annan art. Rörliga ersättningssystem för anställda får aldrig innebära att de äventyrar byråns långsiktiga huvudmålsättning enligt punkt 2 ovan. Samtliga anställda i byrån kan omfattas av rörliga ersättningssystem Avsättning till resultatandelssystem omfattas inte av begreppet rörliga ersättningssystem i Eskilstuna Mäklarteam AB. Anledningen är att variablerna för utfall är allt för många för att ett fåtal personer ska kunna påverka utfallet samt att beloppen per medarbetare är förhållandevis små. Byråns styrelse har också fullständig beslutanderätt i samband med utbetalning av varje års resultatandelssystem, vilket medför att man har full kontroll över den resultatpåverkan resultatandelssystemet får på det totala resultatet. 4.2 Mål Rörlig ersättning till anställda ska vara kopplad till på förhand bestämda och beslutade mätbara mål. Tidsperspektiv och utbetalningstider ska fastställas och vara kända på förhand liksom metoder för bedömning, dokumentation och uppföljning. Eventuella kriterier för rörlig ersättning baserade på resultatmål ska fastställas så att de helt bortfaller om måluppfyllelsen understiger en nivå som styrelsen årligen definierar. 4.3 Balans mellan fast och rörlig ersättning Om ersättningen innefattar en rörlig del ska det finnas en lämplig balans mellan den fasta och den rörliga delen. Principen ska vara att det är den fasta delen av lönen som är den primära ersättningen medan den rörliga ersättningen skall kopplas till prestation. Den totala ersättningen, dvs sammantaget fast och rörlig ersättning skall för 2015 kunna uppgå till maximalt 25 inkomstbasbelopp. 5. Uppföljning och kontroll VD ansvarar för löpande uppföljning av byråns ersättningssystem. VD ska redovisa uppföljningen av denna till den särskilt funktionsansvarige i styrelsen. Ägarbolagets complancefunktion ska regelbundet granska efterlevnaden av ersättningspolicyn och rapportera resultatet av granskningen till styrelsen för både banken och byrån. 6. Information 6.1 Information till anställda Byråns ledning ska informera de anställda som berörs av ersättningspolicyn och beslutat ersättningssystem samt om innebörden av policyn och ersättningssystemet.
Datum för fastställelse 2015-05-22 Sidan 4 7. Fastställande och uppdatering Denna policy fastställs av styrelsen minst en gång per år även om inga ändringar genomförs. VD, eller av denne utsedd person, ansvarar för uppdatering inför styrelsens årliga fastställande.
Datum för fastställelse 2015-05-22 Sidan 5 Bilaga 1 Riskbedömning Inledning Bakgrund Finansinspektionen utkom i februari 2011 med nya föreskrifter om ersättningssystem i kreditinstitut, värdepappersbolag och fondbolag med tillstånd för diskretionär portföljförvaltning, FFFS 2011:1 (föreskrifterna)med ändringar i FFFS 2014:22. Syftet med de nya föreskrifterna är att förbättra företagens hantering av risker i sina ersättningssystem. Föreskrifterna uppställer generella krav på företagens ersättningspolicy och rörliga ersättning samt specifika krav på riskanpassning av ersättningssystemets struktur såsom resultatbedömning, riskjustering, uppskjutande av rörlig ersättning samt krav på att resultatbaserad rörlig ersättning ska grundas på riskjusterade vinstmått. Syfte Syftet med denna riskbedömning är att analysera de risker som finns med Sparbanken Rekarnes ersättningspolicy och ersättningssystem samt identifiera anställda vars arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på företagets riskprofil som omfattas av specifika bestämmelser om riskanpassning av ersättningens struktur. Metod I föreskrifterna finns inte någon vägledning för hur riskbedömningen ska utformas. Däremot framgår att ersättningspolicyn ska utformas och tillämpas på ett sätt som är lämpligt med hänsyn till företagets storlek och interna organisation samt verksamhetens art, omfattning och komplexitet. Vidare anges att ersättningspolicyn ska överensstämma med företagets affärsstrategi, mål, värderingar och långsiktiga intressen. När det gäller bedömningen av vilken personal som ska anses vara anställda vars arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på företagets riskprofil gäller som utgångspunkt i riskbedömningen så säger FFFS 2014:22 i 2 kap. 3 att företaget årligen ska göra en analys för att identifiera anställda som omfattas. Analysen ska dokumenteras.
Datum för fastställelse 2015-05-22 Sidan 6 Bankens ersättningspolicy och ersättningssystem Bankens storlek, verksamhetens art, omfattning och komplexitet Sparbanken Rekarne är ett bankaktiebolag vars verksamhetsområde omfattar Eskilstuna och Strängnäs kommuner. Banken har 3 kontor och bedriver en traditionell banksrörelse riktad till privat- och företagskunder. Verksamheten innefattar huvudsakligen utlåning, inlåning, finansiell rådgivning och försäkring. Banken bedriver inte egen handel med värdepapper. Antalet anställda är drygt 100 årsarbetare. Rörliga ersättningar i Sparbanken Rekarne För 2015 finns inga rörliga ersättningar i Sparbanken Rekarne då styrelsen beslutat att bankens resultatandelssystem faller utanför ramarna för rörliga ersättningar. Risker med Sparbanken Rekarnes ersättningspolicy och ersättningssystem Bankens ersättningspolicy och ersättningssystem får aldrig innebära att de äventyrar bankens möjlighet att fullgöra sina förpliktelser. Den rörliga ersättningen i ett eventuellt system får inte utgöra någon risk för banken. Alla eventuella rörliga ersättningar ska beslutas av styrelsen. Överensstämmelse med Sparbanken Rekarnes affärsstrategi, mål, värderingar och långsiktiga intressen Syftet med rörlig ersättning är att stödja och motivera medarbetare till att uppnå av styrelsen uppsatta mål. Målen sätts med utgångspunkt från bankens strategiska plan och ska leda till att styra beteende och försäljning på ett sätt som är långsiktigt bra för banken. Anställda vars arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på företagets riskprofil Sparbanken Rekarne har mot bakgrund av riskbedömningen i FFFS 2014:22, 2 kap. 3 bedömt att följande anställda ska anses vara anställda vars arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på företagets riskprofil för 2015: Verkställande ledning Till denna grupp räknas: Mats Bengtsson, VD Timo Haavisto, Affärsrörelsechef och stf VD Thomas Rulander, chef Private Banking och Finanschef Erik Kuivaniemi, Kreditchef Lotta Andersson, chef Strategi & Utveckling Anders Skepplund, Administrativ chef Joakim Johansson, Ekonomichef Anställda med ansvar för kontrollfunktioner
Datum för fastställelse 2015-05-22 Sidan 7 Till denna grupp räknas: Stellan Rosengren, Compliance officer René Wästerlund, Riskkontrollansvarig Risktagare Till denna grupp räknas: Johan Holm, Värdepappershandlare Henrik Eriksson, Värdepappershandlare Anställda som har en motsvarande nivå på ersättningen som den verkställande ledningen Till denna grupp räknas: För 2015 inga anställda Då inga system för rörlig ersättning finns under år 2015 omfattas inga av ovanstående av uppskjuten utbetalning. Slutsats Bankens eventuella rörliga ersättningssystem ska syfta till långsiktigt värdeskapande och ha en väl avvägd risknivå som aldrig kan leda till att bankens långsiktiga huvudmålsättning äventyras. Då det under 2015 inte finns några system för rörliga ersättningar är inte banken utsatt för risk.