Inspektionsprotokoll 1(5) Bevarandeavdelningen Sebastian Grette Inspektion av tilltänkt arkivlokal för Säljarnas Arbetslöshetskassa Datum: 2007-04-20 Plats: Fastigheten Kv Skördemannen 4, Hjärnegatan 3, Stockholm Plan: Övre källarplan Närvarande: Säljarnas Arbetslöshetskassa respektive Säljarnas Riksförbund JWN Fastighetsutveckling AB Thomas Gäfvert, Riksarkivet Sebastian Grette, Riksarkivet 1. INLEDNING Riksarkivet skall enligt 7 arkivlagen (1990:782) och 5 arkivförordningen (1991:446) utöva tillsyn av att myndigheterna fullgör sina skyldigheter genom att regelbundet inspektera arkiven. Statliga myndigheters arkivhandlingar skall förvaras i lokaler som uppfyller kraven enligt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler; RA-FS 1994:6 (ändrade och omtryckta RA-FS 1997:3). Riksarkivet besökte därför genom Thomas Gäfvert och Sebastian Grette en lokal på Hjärnegatan 3 i Stockholm, vilken Säljarnas Arbetslöshetskassa föreslår anpassas till arkivlokal. 2. SAMMANFATTNING Undertecknad bedömer att föreslagen lokal kan anpassas till arkivlokal i enlighet med RA-FS 1997:3. Centrala punkter som måste åtgärdas framgår av avsnitt 3 nedan. Sådana rör bl a brandtekniskt skydd, skydd mot läckande vatten från rörinstallationer, klimatfrågor och inbrottsskydd. 3. FÖRELÄGGANDEN OCH ANMÄRKNINGAR Anpassningsåtgärder måste vidtas för att bringa lokalen i överensstämmelse med RA-FS 1997:3. Detta innebär att följande åtgärder måste vidtas.
Inspektionsprotokoll 2(5) 1. Golvbjälklagets hållfasthet / bärighet måste fastställas, för att klarlägga om det klarar lasten av hyllsystem och arkivalier (8 kap). Vid behov kan förstärkande åtgärder behöva vidtas. i. Kommentar. Pappershandlingar kan antas motsvara en last om ca 600 N / meter hyllplan. 2. Hyllor och hyllsystem bör placeras minst 200 mm från väggar. Understa hyllplanet bör placeras mint 150 mm ovan golv (7 kap, 1 ). 3. För rören skall deras funktion fastställas. Om a. de gröna rören (sannolikt värmerör) är i drift skall erforderliga åtgärder vidtas för att förhindra att handlingarna skadas vid rörbrott eller vattenläckage (9 kap, 3 ). i. Kommentar: Exempel på åtgärd kan vara att förses dem med omslutande skydd och avledande dropp- och uppsamlingsränna. Om de ej är i drift och ej demonteras bör de märkas med uppgift om att de ej är i bruk. b. spillvattenröret är i drift skall erforderliga åtgärder vidtas för att förhindra att handlingarna skadas vid rörbrott eller vattenläckage (9 kap, 3 ). i. Kommentar: Exempel på åtgärd kan vara att förses det med och avledande dropp- och uppsamlingsränna. Om det ej är i drift och ej demonteras bör det märkas med uppgift om att det ej är i bruk. 4. I arkivlokalen får endast finnas sådana elektriska installationer som är nödvändiga för arkivlokalens drift (10 kap, 2 ). a. Exempel på sådan utrustning är belysning. Kopiatorer, fax, skrivare, datorer etc utgör arbetsplatsutrustning och får ej finnas i arkivlokalen. b. Elektriska installationer för luftbehandling får ej placeras i arkivlokalen (10 kap, 3 ) 5. Belysningsinstallationen förändras på så sätt att a. den skall manövreras från lokalens utsida. Strömställaren bör vara låsbar (10 kap, 2a ) om obehörig personal har möjlighet att manövrera strömbrytaren. b. den skall kunna kontrolleras från arkivlokalens utsida, t ex genom kontrollampa monterad ovan dörrens utsida (10 kap, 2a ). c. armaturerna bör kompletteras med säkerhetsglimtändare eller HF-don. i. Kommentar: Befintliga armaturer har kapslingsklassen IP44, vilket uppfyller Riksarkivets krav på täthet. 6. Vägguttagen demonteras inklusive kraftmatningen till dem, alternativt göres de strömlösa inklusive kraftmatningen till dem. Låsbara vägguttag för lokalvård får förekomma, förutsatt att strömmen till dem brytes då belysningen släckes (10 kap, 2 ). 7. Kraftmatning som inte försörjer installationer i arkivlokalen skall brandtekniskt avskiljas från arkivlokalen (10 kap, 2 ).
Inspektionsprotokoll 3(5) a. Kopplingsdosan och anslutande kablar på betongväggens långsida (vid takvinkel) skall brandtekniskt avskiljas från arkivlokalen om denna svarar för kraftmatning till installationer som inte rör arkivlokalen. 8. Säljarnas Arbetslöshetskassa skall försäkra sig om att en brand i arkivlokalen eller i dess närhet kan upptäckas på ett tidigt stadium (10 kap, 6a ). a. Om tidig upptäckt av brand inte har säkerställts på annat sätt bör arkivlokalen och angränsade utrymme förses med rökdetektorer med signal som vidarebefordras till bemannad plats. 9. Arkivlokalen skall utgöra egen brandcell och utföras i den brandtekniska klassen EI120 (10 kap, 7-9 ). Det innebär att a. väggar kompletteras om deras brandtekniska klass understiger EI120. b. dörren bytes till dörr i brandteknisk klass EI120. Dörren bör vara försedd med dörrstängare. c. genomföringar och otätheter tätas i den brandtekniska klassen EI120. i. Ex: om de två rörstumpar som bryter igenom golvbjälklaget (nära mitten på betongväggens långsida) inte har någon funktion skall de brandtekniskt igensättas. ii. genomföringar med avseende på åtgärder knutna till anpassningsåtgärderna skall brandtekniskt tätas. d. lokalen avskiljes från ventilationsteknisk synpunkt i den brandtekniska klassen EI120 (t ex genom brand/brandgasspjäll). e. de gröna rören kan behöva isoleras mot värmeledning. 10. I eller i anslutning till lokalen skall handbrandsläckare placeras (10 kap, 14 ). 11. Klimatet avseende lufttemperatur och relativ luftfuktighet i lokalerna skall vara konstant och anpassat för de handlingar som avses att förvaras i arkivlokalen (11 kap, 1 och 2 ). För långtidsförvaring av pappershandlingar anger Riksarkivet följande riktlinjer (11 kap. 2 ): a. Lufttemperatur 18 C ± 2 C (svängningen avser dygnsvariation) b. Relativ luftfuktighet (RF) 30-40% ± 5% (svängningen avser dygnsvariation) Åtgärder för att bringa klimatet i överensstämmelse med föreskriften kan vidtas i samband med övriga anpassningsåtgärder alternativt kan klimatet kartläggas under en årscykel i arkivlokalen för att skaffa underlag för att bedöma om eller vilka åtgärder som är nödvändiga att vidta. Vid val av det senare alternativet bör utrymme reserveras för sådan utrustning om behov av klimatutrustning visar sig uppstå. 12. Lokalen är oventilerad. Boverkets byggregler (BBR) gör gällande att rum skall ha kontinuerlig luftväxling då de används. BBR anger vidare att luftflödet får reduceras i rum när de inte används, men inte på sådant sätt att hälsorisker uppstår eller så att skador uppstår på byggnaden eller dess installationer. Riksarkivet formulerar inte krav på luftväxling av utrymmen. Emellertid måste hänsyn tas till den tekniska utformningen på så sätt att handlingarna inte får påverkas negativt av ett visst utförande (11 kap). Undertecknad gör bedömningen att arkivlokalen bör
Inspektionsprotokoll 4(5) ventileras, om det inte kan säkerställas att handlingarna inte påverkas negativt av att vistas i ett oventilerat utrymme som detta. a. Om lokalen förses med ventilationskanaler avsedda att ventilera lokalen skall dessa brandtekniskt avskiljas från övriga utrymmen och kanaler. Detta kan förslagsvis ske genom montage av motoriserade brand/brandgasspjäll (brandteknisk klass EI120) monterade i kanalerna vid väggenomföringarna. Motoriserade ställdon skall placeras utanför arkivlokalen. i. Kommentar: Om lokalen ventileras kan den med fördel tilluftventileras med ett flöde något större än frånluftflödet eller tilluftsventileras med överluft till angränsande lokal. Därigenom skapas ett övertryck i lokalen, vilket minskar risken för inträngande föroreningar från angränsande utrymmen. 13. Lokalen skall utföras på så sätt att arkivet ges skydd mot skadegörelse, tillgrepp, och obehörig åtkomst (12 kap). a. Lokalen eller lokalen tillsammans med byggnadens utförande i övrigt bör upprätthålla lägst skyddsklass 2 i enlighet med Svenska stöldskyddsföreningens regler för mekaniskt inbrottsskydd (SSF 200:4). i. Om det inte är uppenbart onödigt med hänsyn till övrigt skalskydd vad gäller de byggdelar som avgränsar det utanför arkivlokalen belägna stora utrymmet från andra utrymmen (t ex gata, trapphus, utrymningsvägar etc) bör gipsväggar och andra väggar som ej utgörs av betong eller sten förses med inbrottsskyddande stålplåt (tjocklek 1,0 mm) monterat på lämpligt vis. ii. Om personer som inte tillhör organisationen har tillträde till det utanför arkivlokalen belägna stora utrymmet bör gipsväggar och andra väggar som ej utgörs av betong eller sten förses med inbrottsskyddande stålplåt (tjocklek 1,0 mm) monterat på lämpligt vis. iii. Dörren skall vara försedd med lås. Dörren och låset bör vara utförda i skyddsklass 2 om det inte är uppenbart onödigt med hänsyn till punkt i och ii ovan. b. Säljarnas Arbetslöshetskassa får bedöma om arkivlokalen skall förses med inbrottslarm (12 kap, 1 ). 4. MINNESANTECKNINGAR 4.1 Lokalen, observationer Rumsnr:? Placering: Övre källarplan. Inga källarytterväggar omger lokalen. Förrådsutrymmen angränsar till lokalen. Yta: Uppskattningsvis 25-30 m 2. Golv, tak: Betong. Väggar: Betong och gips. En kortsida i annat material. Dörr, Ståldörr, brandklass A 60. Låsbar. Tröskel. Ej dörrstängare.
Inspektionsprotokoll 5(5) Fönster: Belysning: El: Data: Rör: Ventilation: Klimat: Brand: Hyllsystem: Inga fönster. Lysrörsarmaturer, kapslade IP44, monterade dikt tak. Strömbrytare, placerad i arkivlokalen. Vägguttag finns (lock). Nej. Gröna rör och spillvattenrör (gjutjärn). Rören kan vara ur drift. Nej. Ej känt. Brandteknisk klass okänd. Med ledning av brandklassen på dörren kan gipsväggen antas motsvara A60. Betongväggar sannolikt erforderlig brandteknsik klass i enlighet med RA-FS 1997:3. Rökdetektorer finns ej. Handbrandsläckare finns ej. Trähyllor. 4.2 Kommentar Den nu genomförda inspektionen är en okulär inspektion, varvid en rad parametrar som omfattas av RA-FS 1997:3 inte kan studeras. Exempel på parametrar icke möjliga eller svåra att undersöka vid en okulär inspektion är förläggning av rörsystem som kan öka risken för uppkomst av vattenskada, golvbjälklagets hållfasthet, inre klimatfrågor, och larmsystem. Sebastian Grette