Ersättningspolicy Fastställd av styrelsen 2013-08-27 Ersätter tidigare fastställd 2012-12-18 Allmänt Syftet med denna policy är att styrelsen i Bjursås Sparbank AB (nedan kallad banken) ska ange grunder och principer för ersättningar till anställda i banken samt särskilt hur styrelsen ska styra, analysera, mäta, rapportera och ha kontroll över de risker som rörliga ersättningssystem kan medföra för banken, direkt (ekonomisk skada) eller indirekt (allmänhetens förtroende). Alla ersättningssystem ska uppfattas som sunda och rimliga, kopplade till långsiktigt värdeskapande samt innebära en väl avvägd risknivå för banken. Policyn ska årligen och vid behov omprövas av styrelsen. Bankens verksamhetsmål Bankens långsiktiga huvudmålsättning är att i enlighet med Lagen om bank- och finansieringsrörelse bedriva verksamheten så att bankens förmåga att fullgöra sina förpliktelser (soliditet och likviditet) inte äventyras. Detta inbegriper även riskhantering, sundhet och öppenhet (genomlysning). Syfte med rörlig lön till anställda Bankens verksamhet utförs av anställda som kan ha rörlig lön utöver fast lön. Syftet med rörlig lön är att stödja och motivera medarbetare till att uppnå av banken uppsatta mål. Målen kan vara finansiella och/eller operationella och/eller av annan art såsom exempelvis, att ha en låg riskprofil. Rörliga lönesystem för anställda får aldrig innebära att de äventyrar bankens långsiktiga huvudmålsättning enligt punkt 2 ovan. Kriterier för rörlig lön Rörlig lön till anställda ska vara kopplad till på i förhand bestämda och beslutade mätbara mål. Tidsperspektiv och utbetalningstider ska fastställas liksom metoder för bedömning, dokumentation och uppföljning. Proportion mellan fast lön och rörlig lön ska ta hänsyn till att den rörliga lönen helt kan utebli under vissa perioder. En övre gräns för rörlig lön ska vara fastställd för varje anställd. Kriterierna för rörlig lön ska bestämmas så att de bortfaller då bankens totalresultat understiger en nivå som styrelsen årligen definierat. Definitioner I enlighet med Finansinspektionens FFFS 2009:06 indelas anställda inom banken i olika personalkategorier:
Anställd i ledande position. Denna kategori omfattar: VD, vvd, Ledningsgrupp. Anställd som kan påverka företagets risknivå. Denna kategori omfattar: Ordinarie ledamot i kreditdelegation. Ovan nämnda personer omfattas inte av rörliga ersättningar i banken. Kontrollfunktion. Rörlig ersättning till anställd i compliancefunktion och riskkontrollfunktion ska inte omfattas av eventuella rörliga ersättningssystem gällande riskdefinierade funktioner i banken. Dock omfattas anställd i compliancefunktion och riskkontrollfunktion vanligen av avsättningar till resultatandelsstiftelse vilket är rimligt då sådana ersättningssystem syftar till långsiktigt värdeskapande, har en väl avvägd risknivå för banken samt aldrig får innebära att bankens långsiktiga huvudmålsättning äventyras. Samtliga ersättningar till compliancefunktionen och riskkontrollfunktionen beslutas av styrelsen. Särskilt ansvarig styrelseledamot Ersättningssystem till anställda är styrelsens angelägenhet och ansvar liksom riskanalys, tillämpning och uppföljning. Inom styrelsen ska finnas ett särskilt ersättningsutskott eller särskilt ansvarig styrelseledamot för ersättningsfrågor till anställda. Funktionen bereder och följer upp frågor om ersättningssystem i banken och rapporterar till Styrelsen. Anställd i banken som tillika ingår i styrelsen får inte inneha denna funktion. Beslut om ersättningsnivåer samt riktlinjer Bankens Styrelse beslutar om eventuella rörliga lönesystem till anställda samt riktlinjer för efterlevnad av denna ersättningspolicy. Uppföljning och kontroll VD ska redovisa bankens ersättningssystem samt efterlevnaden av denna till den särskilt funktionsansvarige i styrelsen. Bankens kontrollfunktion för ersättningssystem ska självständigt årligen eller vid behov granska att bankens ersättningssystem är i överensstämmelse med beslutade ersättningspolicy. Kontrollfunktion kan utgöras av funktion för intern- eller riskkontroll eller Compliance. Information till anställda Bankens ledning ska informera anställda i banken som berörs av ersättningspolicyn och beslutat ersättningssystem om innebörden av policyn och ersättningssystemet. Offentliggörande av ersättningar Relevant och tydlig information om bankens ersättningar ska lämnas i bankens årsredovisning, bilaga till den eller på bankens webbplats. Informationen ska finnas tillgänglig minst ett år efter offentliggörandet.
Ersätter: 10 Ersättningspolicy Denna policy om ersättning är antagen av styrelsen i Bjursås Sparbank 2012-12-18 Ersätter tidigare fastställd 2011-04-19 10.1 Allmänt Policyn ska årligen och vid behov omprövas av styrelsen. Policyn och instruktionen beskriver grunderna och principerna för ersättningar till anställda i banken och hur styrelsen ska styra, analysera, mäta, rapportera och ha kontroll över de risker som rörliga ersättningssystem kan medföra för banken direkt eller indirekt. 10.2 Mål Bankens långsiktiga huvudmålsättning är att i enlighet med Sparbankslagen och Lagen om bank- och finansieringsrörelse bedriva verksamheten så att bankens förmåga att fullgöra sina förpliktelser (soliditet och likviditet) inte äventyras. Detta inbegriper även riskhantering, sundhet och öppenhet (genomlysning). 10.3 Syftet med rörlig ersättning till anställda Bankens verksamhet utförs av anställda tjänstemän som kan ha rörlig ersättning utöver lön. Syftet med rörlig ersättning är att stödja och motivera medarbetare till att uppnå av banken uppsatta mål. Målen kan vara finansiella och/eller operationella och/eller av annan art såsom t.ex. att ha en låg riskprofil. Rörliga ersättningssystem för anställda får aldrig innebära att de äventyrar bankens långsiktiga huvudmålsättning. Alla ersättningssystem ska uppfattas som sunda och rimliga och syfta till dels anställds motivation, dels vara långsiktigt värdeskapande, samt innebära en väl avvägd risknivå för banken. 10.4 Ersättningsutskott/särskilt ansvarig styrelseledamot Ersättningssystem till anställda är styrelsens angelägenhet och ansvar liksom riskanalys, tillämpning och uppföljning. Inom styrelsen ska finnas ett ersättningsutskott eller särskilt ansvarig styrelseledamot för ersättningsfrågor till anställda. Denna person/utskott ska ha tillräcklig kunskap om och erfarenhet av riskanalys för att självständigt kunna bedöma ersättningspolicyns lämplighet. Denna person/utskott bereder och följer upp frågor om ersättningssystem i banken och rapporterar till styrelsen. Anställd i banken som tillika ingår i styrelsen får inte inneha denna funktion. I Bjursås Sparbank är det styrelsens ordförande och vice ordförande som ingår i detta utskott. 10.5 Särskilt reglerad personal Bjursås Sparbank har, med utgångspunkt från genomförd riskanalys, bedömt vilka av sparbankens anställda som ska utgöra s.k. särskilt reglerad personal och som därigenom omfattas av särskilda begränsningar i ersättningshänseende. Personal 61
hörande till någon av följande kategorier med nedan angivna undantag ska anses vara särskilt reglerad personal: Anställda i Affärsledningen. Anställda i ledande strategiska befattningar ( ej tillämpligt i Bjursås Sparbank). Anställda med ansvar för kontrollfunktioner, dvs. Compliance och Riskcontroller Anställda som är risktagare. Anställda vars ersättning uppgår till, eller överstiger, den totala ersättningen till någon i Affärsledningen. VD ansvarar för att all personal i Bjursås Sparbank delas in enligt de kriterier som anges ovan. Se Bilaga. 10.6 Rörliga ersättningssystem Rörlig ersättning till anställda, som alltså endast finns i form av målbonussystemet med placeringar i under fem år inlåsta fondandelar i den sparbanksgemensamma Stiftelsen Guldeken, ska vara kopplad till på i förhand bestämda och av styrelsen beslutade mätbara mål. Tidsperspektiv och utbetalningstider ska fastställas liksom metoder för bedömning, dokumentation och uppföljning. Proportion mellan grundlön och resultatandel ska också fastställas. Målbonussystemet bör även innehålla ett tak. Kriterierna för rörliga ersättningar ska bestämmas så, att de bortfaller då sparbankens totalresultat understiger en nivå som styrelsen årligen definierat och beslutat om. Ett beslut om att anställda i sparbanken ska erhålla rörlig ersättning ska grunda sig på en bedömning av riskjusterade vinstmått, varvid särskilt följande faktorer ska beaktas: Nuvarande risker. Framtida risker. Faktiska kostnader för hållande av kapital och likviditet. Rörlig ersättning till eventuellt anställda i kontrollfunktioner ska bestämmas utifrån mål som är kopplade till kontrollfunktionen och som är oberoende av resultatet i de affärsområden som de kontrollerar. De personer som omfattas av denna begränsning är de som arbetar med regelefterlevnad/compliance och riskkontroll. 10.7 Uppskjuten ersättning För det fall att sparbanken tillämpar en rörlig ersättning överstigande 100.000 kronor ska den i så fall till en del om minst 40 procent, skjutas upp under en period av minst tre till fem år innan den betalas ut eller äganderätten övergår till den anställde. Styrande för bedömningen av hur stor del av sådan rörlig ersättning som ska skjutas upp enligt ovan och under vilken tid, ska vara följande faktorer: 62
Sparbankens konjunkturcykel. De risker som sparbankens verksamhet medför. Den anställdes ansvar. Storleken på den rörliga ersättningen. I det fall rörlig ersättning enligt vad som anges ovan utgår till Affärsledningen eller med ett högre belopp, ska minst 60 procent av den rörliga ersättningen skjutas upp. Vid bedömningen här av hur stor andel av den rörliga ersättningen som ska skjutas upp samt vid bestämmandet av tidsfristen, ska beaktas sparbankens konjunkturcykel, de risker som verksamheten medför, den anställdes ansvar och arbetsuppgifter samt storleken av den rörliga ersättningen. Oberoende av vad som angivits ovan om uppskjutande av rörlig ersättning, ska sparbanken kunna betala ut uppskjuten rörlig ersättning enligt ovan jämnt fördelat över den tid som ersättningen skjuts upp, dock att den första utbetalningen får ske först med början året efter det att den rörliga ersättningen beslutades. Sparbanken ska tillse att rörlig ersättning som betalats ut endast betalas ut eller övergår till den anställde till den del detta är försvarbart enligt sparbankens, den berörda resultatenhetens och den anställdes resultat. Vad nu angivits ska vidare innebära att utestående icke förfallen del av uppskjuten ersättning helt ska kunna bortfalla. Anställd som tilldelas uppskjuten rörlig ersättning, vilken skjutits upp enligt ovan, ska underrättas om ovan angivna inskränkningar samt förklara sig medveten härom och acceptera dem. 10.8 Uppföljning och kontroll VD ska redovisa bankens ersättningssystem samt efterlevnaden av denna till styrelsen. För att säkerställa att denna policy följs ska internrevisionen årligen granska bankens ersättningar och avsättning till vinstandelsstiftelsen Guldeken och lämna rapport till styrelsen. 10.9 Information till anställda Sparbankens ledning ska informera samtliga anställda om vid var tid gällande ersättningspolicy. Sparbanken ska därutöver informera samtliga anställda om vilka kriterier som styr deras ersättning, dels om hur deras resultat bedöms. Detta ska ske genom att varje chef årligen i samband med lönesamtalet eller på annat sätt informerar om dessa förhållanden för de personer som är underställd den chefen. 63
För Affärsledningen och anställda med det övergripande ansvaret för någon av företagets kontrollfunktioner, ska i stället motsvarande skyldighet fullgöras av styrelsens ordförande. 10.10 Offentliggörande av ersättningar Relevant och tydlig information om sparbankens ersättningar lämnas i sparbankens årsredovisning och/eller på sparbankens webbplats. Sparbanken ska årligen och i samband med årsredovisningens fastställande offentliggöra följande information: 1. Information om hur ersättningspolicyn beslutats, den riskanalys som ligger till grund för hur ersättningspolicyn utformats, och i tillämpliga fall även uppgifter om ersättningskommitténs sammansättning och befogenheter, uppgifter om externa konsulter som anlitats för framtagandet av ersättningspolicyn samt relevanta intressenters roll. 2. Information om sambandet mellan resultat och ersättning. 3. Information om hur ersättningssystemet utformats i huvuddrag, inklusive kriterierna för resultatbedömning och riskjustering, för uppskjuten utbetalning och för när äganderätten till uppskjuten ersättning övergår på den anställde, 4. Information om de resultatkriterier som ligger till grund för eventuell ersättning i form av finansiella instrument eller andra rörliga ersättningsdelar. 5. De huvudsakliga parametrarna och skälen för det rörliga ersättningssystemet och andra icke kontanta förmåner, 6. Kostnadsförda totalbelopp för ersättningar uppdelat på affärsområden eller motsvarande resultatenheter, 7. Kostnadsförda totalbelopp för ersättningar uppdelat på kategorierna verkställande ledning, andra anställda som kan påverka företagets risknivå och övriga anställda, enligt följande: a) intjänade ersättningar uppdelat på fast respektive rörlig ersättning och med angivande av antal personer som har fått fast respektive rörlig ersättning, b) rörliga ersättningar fördelade på kontanter och finansiella instrument samt andra rörliga delar, c) uppskjuten ersättning med angivande hur stor del av ersättningen som de anställda inte får förfoga över, d) utfästa och utbetalda samt justerade ersättningar, e) avgångsvederlag och garanterade rörliga ersättningar i samband med nyanställningar, med angivande av det antal personer som har fått avgångsvederlag respektive garanterad ersättning, samt f) utfästa avgångsvederlag, med angivande av det antal personer som omfattas av sådana utfästelser samt det högsta enskilda utfästa avgångsvederlaget. Uppgifterna ska offentliggöras på sparbankens hemsida på ett sätt som inte riskerar att avslöja enskilda personers ekonomiska eller andra förhållanden. Ansvarig är vvd. 10.11 Uppdatering Denna policy ska vara föremål för uppdatering årligen.