Sida 1 (8) Lokaler, utrustning, lokalvård och avfallshantering 1 Allmänt Beställaren har en allmän strävan att minska och förtäta sitt lokalbehov. Leverantören har rätt och möjlighet att använda utrymmen (hyra lokaler) enligt specifikation. Om leverantören väljer att inte utnyttja (=hyra) avskiljbara lokaler kan - om det innebär lägre kostnad för beställaren leverantören få återbetalning med 50% av den faktiska lägre kostnaden för beställaren under resterande del av avtalsperioden (högst fyra (4) år). Eventuell återbetalning regleras enligt bilaga 7 Preliminärt avtal. 2 Fastighetsägare, hyresvärd och hyresförhållanden När så är aktuellt hyr leverantören, genom hyresavtal (motsv. 2:a handskontrakt) med beställaren, tillagnings-, mottagnings- och serveringskök som anges i bilagorna 3a samt 3b. Med lokaler avses kök och tillhörande utrymmen. Beställaren hyr (1:a handskontrakt) med nuvarande förutsättningar lokalerna av fastighetsägarna Fabs AB, AB Alingsåshem, Ingareds vårdboende KB, Bostadsrättsföreningen Alströmer och Ericssons Byggnads AB. Fastighetsägaren har ett ansvar men gentemot hyresgästen (leverantören) är det hyresvärden (Alingsås kommun) som har det ansvaret. Ansvaret gäller för den produktions- och leveransvolym som ingår i grundservice och tilläggsbeställningar med Alingsås kommun som betalande. Eventuell produktion eller leverans från de av Alingsås kommun förhyrda lokalerna till andra mottagare skall först överenskommas med Alingsås kommun bl.a. hur den beskrivna verksamheten överensstämmer med gällande tillstånd. Fastighetsägarna svarar för vidmakthållande av byggnader och fast utrustning i den mån skadorna inte beror på vållande från leverantörens sida. Fastighetsägarna/hyresvärden svarar även för att på egen bekostnad genomföra de åtgärder, som av försäkringsbolag eller byggnadsnämnd, miljöskyddskontoret, brandmyndighet eller annan myndighet kan komma att krävas för lokalens användning för grundservice enligt denna upphandling eller överenskomna och dokumenterade tillägg till detta. Efter överenskommelse mellan parterna får leverantören tillträde till lokalerna, med erforderlig lös utrustning. Leverantören får preliminärt tillträde till lokalerna 2010-05-14. I anslutning till övertagandet genomför leverantör och beställaren en gemensam besiktning av lokaler och utrustning. I samband med undertecknat avtal samt reglering av hyresförhållanden för berörda lokaler, avstår leverantören från besittningsskydd för dessa och möjligheten till uppskov med avflyttningen för alla aktuella lokaler, vilket innebär att bestämmelserna i 12 kap 57-60 Jordabalken inte ska gälla för leverantören. Bestämmelserna i 12 kap. Jordabalken om rätt till ersättning för lokalhyresgäst med anledning av avtals upphörande skall inte äga tillämpning i detta avtal. Se även bilaga 5a Särskild överenskommelse.
Sida 2 (8) Leverantören godkänner lokaler och utrustning i det skick dessa befinner sig vid tiden för upplåtelsen. Om leverantören önskar genomföra ändringar i lokaler eller utrustning skall detta först skriftligen godkännas av beställaren och berörd fastighetsägare. De ekonomiska förutsättningarna skall vara skriftligen dokumenterade och undertecknade av berörda parter innan åtgärder får påbörjas. Efter avtalsperiodens slut skall samtlig utrustning återgå till beställaren enligt särskilt upprättat dokument (jfr. punkt 9 Lös utrustning och 10 Fast utrustning). 3 Kapacitet Produktions- och leveranskapaciteten i tillagningsköken, framgår av bilagorna 3a och 3a. I de fall leverantören önskar nyttja produktionsresurserna för produktion eller leverans till kunder, som inte omfattas av detta förfrågningsunderlag, skall detta först godkännas av beställaren och ersättningsnivån framgår av bilaga 7 Preliminärt avtal. 4 Livsmedelslokalens godkännande Verksamhetsutövaren (leverantören) har det odelade ansvaret för att verksamheten bedrivs enligt de lagar och förordningar som finns bl.a. Livsmedelsförordningen, Smittskyddslagen och Smittskyddsförordningen. Miljöskyddskontoret utövar tillsyn av berörda lokaler för kostverksamheten inom Alingsås kommun enligt Livsmedelslagen (2006:804) eller registrerade enligt LIVSFS 2009:5. Miljöskyddskontoret utövar tillsyn oavsett om verksamheten drivs av Alingsås kommun anställd personal eller av en extern leverantör. Avtalets giltighet är villkorat av att Miljöskyddskontoret meddelats byte av leverantör och därefter godkänt att verksamheten är i enlighet med livsmedelslokalens godkännande. 5 Omsättningsbaserad hyra I den omsättningsbaserade hyran ingår el, vatten, kyla, värme, fast utrustning samt viss avfallshantering enligt 13 Avfallshantering. Ritningar på köken finns och kan rekvireras separat (se kontaktperson enligt bilaga 1 Administrativa villkor). Exempel på driftskostnader som inte ingår i hyran är telefon-, data-, Internet-, försäkrings-, larmkostnader m.m. Beställaren tillhandahåller lös utrustning så som porslin och redskap i köken under avtalstiden. Den lösa utrustningen förtecknas tillsammans med vinnande leverantör innan verksamhetsövertagandet. Den omsättningsrelaterade hyran hanteras enligt följande: 5.1 I anbudet: Anbudsgivarens pris för grundservice skall vara exklusive den omsättningsbaserade hyran (15%) som leverantören skall betala till Alingsås kommun. Alla andra eventuella hyror och
Sida 3 (8) kostnader skall således ingå i priset som anbudsgivaren anger i bilaga 6a Anbudspriser. Detta pris värderas vid anbudsutvärdering. Priset för personalportion och närståendeportion anges som slutpris till privatkund. Det skall därför inkludera anbudsgivarens samtliga kostnader (inklusive den omsättningsbaserade hyran 8%, moms mm). Inhämtandet av detta pris är en service från Alingsås kommun till personal och närstående till boende inom äldreomsorgen. Detta pris ingår inte i anbudsutvärderingen. 5.2 Prisjusteringar Framtida prisjusteringar framgår av bilaga 7 Preliminärt avtal. 6 Larm Leverantören bekostar inköp, installation och drift av larm om leverantören finner det erforderligt. Kostnader för eventuella falsklarm bekostas av leverantören. 7 Utrustning för släckning av brand Enligt lag 1 är leverantören skyldig att som hyresgäst hålla utrustning för släckning av brand och för livräddning vid brand eller annan olycka och i övrigt vidta de åtgärder som behövs för att förebygga brand och för att hindra eller begränsa skador till följd av brand. Leverantören skall upprätta branddokumentation vid inflyttning samt enligt intervall som fastställs av tillsynsmyndighet. 8 Försäkringar Leverantören förbinder sig att hålla rörelsen försäkrad genom att teckna sedvanlig företagsförsäkring med allmän ansvarsförsäkring, samt försäkring för av leverantören hyrd lokal. 9 Lös utrustning Särskilda förteckningar omfattande lös utrustning som beställaren är ägare till upprättas i anslutning till avtalsstart. Det åligger leverantören att inför avtalsstart kontrollera att angiven utrustning överensstämmer med verkliga förhållanden. Om leverantören anser att avvikelser föreligger skall krav på reglering vara framställt senast tre (3) månader efter avtalstidens början. Därefter förfaller rätten till reglering. Beställaren tillhandahåller befintlig lös utrustning. Vid förekommande fall (större volymförändringar) kompletterar beställaren utrustning, förutsatt att förändringen beror på beställarens beslut. Den av beställaren ägda utrustning skall förvaltas av leverantören under tid som tecknat avtal kommer att gälla. Leverantören skall ansvara för att vårda och sköta den utrustning som är tillhandahållen av beställaren enligt för varje utrustning gängse standard/norm och föreskrift. Leverantören skall vara medveten om att redovisad utrustning i nämnda bilagor kan komma att kompletteras, ersättas eller utgå under anbudstiden, varvid även kompletterad eller ersatt redovisad utrustning skall omfattas av i denna punkt samt i respektive bilaga angivna krav och regler. 1 Lag (2003:778) om skydd mot olyckor
Sida 4 (8) Även vid avtalets upphörande skall leverantören tillsammans med beställaren inventera samt kvalitetsbedöma av leverantören förvaltad utrustning. I det fall utrustning saknas mot i ovan angivna bilagor, skall leverantören återinvestera sådan saknad utrustning utan krav på ekonomisk ersättning. Samma förhållande gäller för sådan utrustning som utsatts för onormalt slitage eller vårdslöst handhavande varvid leverantören skall åtgärda alternativt återinvestera i ny sådan utrustning utan krav på ekonomisk ersättning. Om leverantören anser investeringar/utbyte/komplettering eller omdisponering av utrustning bör göras under tid som tecknat avtal gäller, skall leverantören till beställaren initiera samt föreslå sådant behov. Parterna samråder och dokumenterar beställarens beslut om sådan investering/utbyte/komplettering. Om inte särskilda omständigheter föreligger bekostar beställaren beslutad investering/utbyte/komplettering. 10 Fast utrustning Leverantören skall i anbudet utgå från att befintlig fast utrustning disponeras av leverantören och ingår i den omsättningsbaserade hyran. Det åligger leverantören att inför avtalsstart kontrollera att angiven utrustning överensstämmer med verkliga förhållanden. Om leverantören anser att avvikelser föreligger skall krav på reglering vara framställt senast tre (3) månader efter avtalstidens början. Därefter förfaller rätten till reglering. Fastighetsägaren gör en inventering och bedömning av den fasta utrustningen tillsammans med beställaren och leverantören i samband med verksamhetsövergången och därefter löpande. I och med översynen upprättas en preliminär plan för eventuellt behov av utbyte och när det bör respektive kan ske. Service och underhåll av fast utrustning ingår i den omsättningsbaserade hyran i sådan omfattning att driften kan upprätthållas i normal omfattning (vidmakthållande på den nivå som gällde vid hyresavtalets tecknande). Ombyggnader och investeringar som krävs på grund av verksamhetsförändringar hanteras separat. Leverantören skall nyttja och förvalta fast utrustning utefter gängse norm och standard samt följa de instruktioner som tillverkare respektive fastighetsägare utgivit. Leverantören är alltid skyldig att ersätta beställaren för de kostnader som beställaren utger till fastighetsägaren för skador som inte kan anses vara normalt slitage av lokaler och den fasta utrustningen. Även vid avtalets upphörande skall leverantören tillsammans med beställaren och fastighetsägaren inventera samt kvalitetsbedöma av leverantören förvaltad utrustning. I det fall utrustning saknas mot första inventering vid hyresavtalets tecknande och ingen annan reglering föreligger, skall leverantören återinvestera sådan saknad utrustning utan krav på ekonomisk ersättning. Samma förhållande gäller för sådan utrustning som utsatts för onormalt slitage eller vårdslöst handhavande varvid leverantören skall åtgärda alternativt återinvestera i ny sådan utrustning utan krav på ekonomisk ersättning. Eventuella investeringar/utbyten/kompletteringar eller flyttning av utrustning under tid som tecknat avtal gäller, skall leverantören till beställaren initiera samt föreslå sådant behov varvid parterna
Sida 5 (8) samråder och dokumenterar beställarens och fastighetsägarens beslut om, och ekonomiska konsekvenser av sådan investering/utbyte/komplettering. 11 Nätverk och telefonabonnemang Beställarens nätverk Leverantören äger ej tillträde till beställarens nätverk. När det gäller leverantörens eget nätverk bekostar och ansvarar leverantören för egna investeringar och installationer, såsom hårdvara, uppkoppling och drift. I den händelse att leverantören har andra beställningslösningar som exempelvis kräver programinstallation på kommunens datorer skall dessa godkännas av beställarens IT-organisation. Huvuddelen av beställarens enheter har idag tillgång till Internet och ser mycket positivt på att kunna nyttja Internet i samband med beställning. Leverantören måste dock ta hänsyn till den enskilda enheten och undantag förekommer, vilket främst gäller förskolan där det idag föreligger brist på datortillgång för personalen. Telefoner och telefonabonnemang Leverantören svarar själv för egna telefonkostnader. Som upplysning kan nämnas att det finns totalt 20 telefoninkopplingar i de kök som i dagsläget disponeras. Elva av dessa ligger under kommunens växel och kommer att upphöra när leverantören tar över driften. Det finns nio företagsabonnemang som ligger utanför kommunens växel och som kan överlåtas på leverantören (Mellby, Magra, Hemsjö, Ingared, Långared, Sollebrunn, Västra Bodarna, Ödenäs skolor samt Östlyckans förskola). 12 Lokalvård Leverantören ansvarar för och bekostar all städning och rengöring av disponerade lokaler med tillhörande förråd, personalutrymmen, serveringsutrustning som används i matsalen (salladsbord, diskar, vagnar osv.), kontor och eventuella övriga ytor. Även in- och utvändig fönsterputs, gardintvätt storstädning och golvvård ingår i leverantörens ansvar. Beställaren ansvarar för städning av matsalar, matrum, restauranger med tillhörande utrymmen. Matbord och stolar torkas av efter behov av barnomsorgspersonalen Inom skolbarnomsorgen där leverantören svarar för servering skall leverantören torka av bord under frukost, lunch och mellanmål samt ställa upp/hänga upp stolar på borden. Variationer förekommer och överenskommelser träffas och dokumenteras i samband med avtalsstart mellan beställaren och leverantören. 13 Avfallshantering Leverantören står för alla kostnader avseende avfallshantering från den egna verksamheten, i enligt med Alingsås kommuns bestämmelser vid följande kök: Centralköket (=Östlyckeskolan), Nolhagaskolan, Lendahlsskolan och St Mellby skola. Leverantören tecknar för dessa anläggningar egna avtal gällande avfallshantering. Vid övriga anläggningar ingår avfallshanteringen från den egna verksamheten i den omsättningsbaserade hyran.
Sida 6 (8) Alingsås kommun genomför idag avfallshämtning i egen regi för det som i lagstiftningen motsvarar matavfall och brännbart. För övriga fraktioner hänvisas till privata leverantörer. Leverantören ansvarar för att sortering av avfall från den egna verksamheten sker i enlighet med lokala miljöbestämmelser. Övriga bestämmelser framgår av avtal eller Alingsås kommuns bestämmelser för avfallshantering. 14 Nycklar/Passerkort Leverantören erhåller det antal nycklar/passerkort som erfordras för uppdraget (kvitteras). Hyresvärden (Alingsås kommun) kommer inför leverantörens (= hyresgästens) övertagande, i samverkan med fastighetsägarna, gå igenom de faktiska förhållandena avseende lås och nycklar. Inga gamla nycklar får finnas i omlopp, hyresgästen disponerar samtliga nycklar utom en uppsättning som förvaras under lås av hyresvärden eller fastighetsägaren. Nycklar/passerkort kvitteras och återlämnas vid uppdragets slut. Nycklar får inte vara märkta så att tillhörigheten kan tolkas av obehörig och skall förvaras betryggande. Förlorad nyckel/förlorat passerkort skall anmälas omgående. Leverantören debiteras för varje förlust samt eventuella övriga kostnader förenliga med nyckelförlusten. 15 Produktionslokaler Alingsås kommun Tillagningskök - 12 st Bjärkegården Brunnsgården Hagagården Ängaboskolan kök Lendahlskolan kök Långaredskolan kök Tuvegården Hemsjögården Centralköket/Östlyckeskolan Sollebrunnskolan kök Ödenäs skola kök Alströmergymnasiet kök Mottagningskök - 18 st Brogårdens fsk Gustav Adolfsskolan Hemsjö Kyrkskola Ingared fsk Ingared skola Kullingsbergsskolan Lindens fsk Lövhyddans fsk Magra skola Stadsskogens fsk Stora Mellby skola Tegelslagarens fsk Västra Bodarne skola Ängabo fsk Östlyckans fsk Noltorpsskolan Nolhagaskolan Nolbyskolan
Sida 7 (8) Serveringskök - 28 st Hills fsk Kastanjens fsk Lendahls musikförskola Lejonets fsk Långareds fsk Rubingatans fsk Åkershults fsk Ödenäs fsk Stockslycke fsk Villavillerkulla Hemsjö fsk Herrgårdens fsk Sävens fsk Solrosen fsk Fjärilens fsk Rävlyans fsk Gräfsnäs fsk Nolhaga fsk Nolängens fsk Stockens fsk Bolltorps fsk Stora Mellby fsk Magra fsk V.Bodarne fsk V. Bodarne Smultronstugan Ingared Dungen Ingared Gläntan Ingared Lunden/Ängen Serveringskök, endast matleverans (ej egen personal) - 10 st Kvarnbackens rehabcenter Ängabogården Brunnen Klockareskolan Kaptenen Ängabo fsk (Djurparken) Källan Savannens fsk Noltorpsgården Hasselgatans fsk C-kök - Östlyckeskolan producerar och levererar till: Brogårdens fsk Gustav Adolfsskolan Hemsjö Kyrkskola Ingared skola Ingared fsk Ingared Dungen Ingared Gläntan Ingared Lunden/Ängen Kullingsbergskolan Lindens fsk Lövhyddans fsk Nolbyskolan Stadskogens fsk Tegelslagarens fsk Västra Bodarne skola Västra Bodarne fsk Västra Bodarne Smultronstugan Klockareskolan Östlyckans fsk Östlyckeskolan Noltorpsskolan Nolhagaskolan Hills fsk Kastanjens fsk Lendahls musikförskola Rubingatans fsk Åkershults fsk Stockslycke fsk Villavillerkulla/Hemsjö fsk Herrgårdens fsk Sävens fsk Nolhaga fsk Nolängens fsk Stockens fsk Bolltorps fsk Savannens fsk
Sida 8 (8) Sollebrunns skola producerar och levererar till: Sollebrunnskola Magra skola/fsk Stora Mellby skola/fsk Ängabo skola producerar och levererar till: Djurparkens fsk Ängabo fsk Långareds skola producerar till: Långareds fsk Långared skola Ödenäs skola producerar till: Ödenäs fsk Hagagårdens kök producerar och levererar till: Hagagården Ängabogården Kaptenen Brunnsgårdens kök producerar och levererar till: Brunnsgården Solrosen/Fjärilen fsk Rävlyans fsk Gräfsnäs fsk Ängabo skola Lejonets fsk Ödenäs skola Noltorpsgården Kvarnbackens rehabcenter Källan Brunnen