Intern styrning och kontroll



Relevanta dokument
REGEL FÖR CHEFENS ANSVAR OCH BEHÖRIGHET ATT FÖRFOGA ÖVER MYNDIGHETENS MEDEL

Regler och riktlinjer för intern styrning och kontroll vid KI

Revisionsrapport Rutiner och intern styrning och kontroll inom redovisning 2017

Verksamhetsrapport för Internrevisionen 2007.

Revisionsrapport. Revisionsrapport rörande löpande granskning av Polisen Granskning av ekonomiadministration slutsatser

Granskning av intern styrning och kontroll vid Statens servicecenter

Ekonomiprojektet Översyn av ekonomimodell och förberedelse inför val av ekonomiadministrativa system

Internrevisionen Förslag till revisionsplan för år 2008 Christina Wannehag Dnr B 5 350/08

Internrevisionen Förslag till revisionsplan för år 2009 Jan Sandvall Dnr B5 269/09 REVISIONSPLAN FÖR ÅR 2009

Revisionsrapport. Örebro universitets årsredovisning Sammanfattning. Förordning om intern styrning och kontroll

Revisionsplan 2019 Trollhättans Stad

Svar med anledning av Riksrevisionens revisionsrapport, dnr

Uppföljning verksamhetsplan för ekonomiavdelningen 2012 (per augusti)

Revisionsrapport. Årsredovisning för Linköpings universitet Sammanfattning. Linköpings universitet LINKÖPING

Revisionsplan för Linnéuniversitetet 2015

Revisionsrapport. Linköpings Universitets årsredovisning Sammanfattning

Granskning av årsredovisning

Granskning av utbetalningar

Löpande redovisning och intern kontroll i redovisningsrutiner

Revisionsrapport. Granskning av intern styrning och kontroll av informationssäkerheten vid Karolinska institutet

Fastställd av kommunstyrelsen den 25 november 2014, 565.

REVISIONSPLAN FÖR ÅR 2012

Regler om bevarande, gallring och utlån av räkenskapsinformation vid Stockholms universitet

1 Skillnader mellan myndigheternas och företagens

Granskning av leverantörsreskontran

Riktlinje för intern styrning och kontroll avseende Norrköping Rådhus AB:s bolagskoncern

Hantering och redovisning av folktandvårdens intäkter

Granskning av Försvarshögskolan 2010

Revisionsrapport Bokslutsprocessen

Ekonomistyrregler vid Umeå universitet

Process för intern styrning och kontroll

PWC:s granskningsrapport av intern kontroll i kommunens huvudboksprocess. KS

Uppföljning av granskningsplan 2012 för administrativa processer

Revisionsrapport. Sveriges Lantbruksuniversitets årsredovisning Sammanfattning

Revisionsrapport. Skogsstyrelsens delårsrapport Sammanfattning Skogsstyrelsen Jönköping.

Miljö- och konsumentnämndens riskbedömning inför intern kontrollplan 2020

Regler för gallring av räkenskapshandlingar

Revisionsplan för Linköpings universitet 2008.

Granskning av årsredovisning 2010

Granskning av utbetalningar

Ändring i delegationsordning / attestordning

Bolagsstyrningsrapport 2013

Föreskrifter och riktlinjer för intern styrning och kontroll på Universitetskanslersämbetet

Revisionsrapport. Granskning av intern styrning och kontroll av informationssäkerheten vid Malmö Högskola Sammanfattning

Intern styrning och kontroll vid Sameskolstyrelsen samt årsredovisningen 2012

Revisionsrapport. Löpande granskning Sammanfattning. Lantmäteriet Gävle Datum Dnr

Tillämpningsanvisningar till reglemente för attestering av ekonomiska transaktioner i Bengtsfors kommunkoncern

GÖTEBORGS UNIVERSITET Kap 1 Presentation Ekonomiavdelningen

Kronofogdemyndigheten


Granskning av fakturahanteringen. Trelleborgs kommun

Internrevisionens årsrapport

Revisionsrapport Uppföljande granskning av rapporten Attester och utbetalningsrutiner

Nämnden beslutade att särskilt fokusera på följande processer/rutiner/system: Förvaltningen har sammanställt en rapport över detta arbete.

Strategi för systematisk uppföljning och granskning av hälso- och sjukvården i Stockholms läns landsting

Revisionsrapport. Brister avseende externfinansierade projekt. 1. Sammanfattning. Karlstads universitet KARLSTAD

Prefekt Prefekt beslutar om miljöledningssystemet på institutionsnivå. Det innebär att prefekten/motsvarande 1 ansvarar för att:

ATTESTREGLEMENTE FÖR SOTENÄS KOMMUN

Organisation av och uppföljning av intern kontroll

Intern kontroll avseende redovisning och räkenskaper Växjö Kommun. Genomförd på uppdrag av revisorerna

Förslag till myndighetsfrågor i EA-värderingen 2015

- Budget och uppföljning - Kundfakturor fakturor till kund/brukare - Leverantörsfakturor fakturor från leverantör - Lönehantering

Emelie Holmlund Dnr 2017/346. Revisionsplan 2017 Internrevisionens riskanalys och revisionsplan

Rapport Internkontroll Kommunstyrelsen

Rapport avseende genomförd internrevision år 2016

Ramavtalsupphandlingar inom IT-området

Remissvar: Konsekvensutredning med remiss. ESVs förslag på nya föreskrifter och allmänna råd inför 2013.

1 Skillnader mellan myndigheternas och företagens

Policy för internkontroll för Stockholms läns landsting och bolag

UFV 2012/1492. Representation. Rapport från internrevisionen. Till konsistoriet

Reglemente för ekonomisk förvaltning och intern kontroll avseende Norrköpings kommuns nämnder och förvaltningar

Revisionsplan för Linnéuniversitetet 2016

ATTESTREGLEMENTE 1(6) STYRDOKUMENT DATUM

Revisionsrapport. Intern styrning och kontroll i upphandlings- och inköpsprocessen. Sammanfattning

Arbetet med intern kontroll inom KSK och förslag till tidplan för upprättade av intern kontrollplan under 2006

ATTESTORDNING. medarbetarportalen.gu.se/styrdokument. Beslutsdatum Från och med och tillsvidare

= = = = = Attestordning för Göteborgs universitet ====================== = = Beslutsdatum

Välkommen till ESV:s seminarium

Granskning av intern kontroll i kommunens huvudboksprocess

Stadsledningskontorets system för intern kontroll

Revisionsrapport. Skogsstyrelsens delårsrapport 2007

Borlänge kommun. Internkontroll KS Riktlinjer för kontanthantering- rutin för kontanta inbetalningar. Beslutad av kommunstyrelsen

Länsstyrelsen i Kronobergs läns hantering av länsstyrelsernas samordnade löneservice

Socialstyrelsens yttrande över förslaget om utökad anslutning till Statens servicecenters tjänster

BESLUT OM BEVARANDE OCH GALL- RING AV RÄKENSKAPSINFORMATION HOS STOCKHOLMS STADS BOLAG OCH STIFTELSER

Revisionsrapport Granskning av projektredovisning

Uppgifter och beslutanderätter till avdelningschefer vid universitetsförvaltningen

December Rapport avseende löpande granskning Uddevalla kommun

Upprättande och förvaltning av regeldokument

Reglemente för internkontroll

Reglemente Innehåll Fastställt av: Fastställt datum: Dokumentet gäller till och med: Dokumentet gäller för: Dokumentansvarig: Diarienummer:

Anvisning för intern kontroll och styrning

Internrevisionens årsrapport 2017

Anvisning om KTH:s ekonomi- och redovisningsmodell

Miljö- och hälsoskyddsnämndens plan för intern kontroll 2014

REGLEMENTE FÖR INTERN KONTROLL

Svensk författningssamling

GÖTEBORGS UNIVERSITET Kap 2 Delegations - och attestordning Ekonomiavdelningen. 2 Delegations- och attestordning... 2

Granskning av representation

Löpande rutiner. Antagen av styrelsen

Transkript:

Dnr 2008/579 Intern styrning och kontroll Ekonomiadministration Avsändare Claes Falk 2008-06-03

Innehållsförteckning Ansvar för ekonomiadministration 3 Ekonomiavdelningens uppdrag 3 Prefektens uppdrag 3 Ansvarsfördelning mellan ekonomidirektören och prefekten 3 Kontrollmiljö 4 Riskanalys 4 Kontrollaktiviteter 4 Information och kommunikation 5 Övervakning inklusive uppföljning och utvärdering 6 Utvecklingsmöjligheter 6 Pågående utveckling av ekonomistyrning och system 6 Behov av utveckling 6 2

Ansvar för ekonomiadministration Ekonomiavdelningens uppdrag Ekonomiavdelningens uppdrag är dokumenterat i det uppdrag som årligen utgår från universitetsdirektören. Uppdraget består av ett basuppdrag och särskilda uppdrag under det specifika verksamhetsåret. Basuppdraget är uppdelat i ett flertal punkter t ex Ansvar för att universitetets samlade ekonomiska redovisning är rättvisande Utveckla god redovisningssed Utveckla och upprätthålla rutiner för en effektiv ekonomiadministration Tillhandahålla universitetsledningen beslutsstöd genom prognoser, uppföljning och analys av universitetets ekonomiska resultat. Ge råd och stöd till samtliga organisatoriska nivåer i ekonomiska frågor Utvecklings- och driftsansvar för universitetsgemensamt redovisningssystem och kontraktsdatabas. Särskilda uppdrag under 2008 är t ex införande av SUHFs redovisningsmodell för indirekta kostnader samt test och införande av kontraktsdatabas för hantering av kontrakt framförallt inom den externfinansierade forskningen. Prefektens uppdrag Prefektens ansvar är dokumenterat i prefektuppdraget som överlämnats av vicerektor/dekanus. I uppdraget ingår ansvar för institutionens samlade ekonomi. Detta innebär t ex ansvar för den samlade ekonomin, anpassning av resursförbrukning till finansiering och villkor, upphandling enligt LoU och universitetets riktlinjer, administrativ organisation och redovisningens struktur samt beslutsordningar. Ett fåtal undantag från rätten att fatta beslut i ekonomiska ärenden är angivna. Ansvaret för administrativ organisation och redovisningens struktur innebär t ex att rutiner och organisation utformas så att god intern kontroll och styrning uppnås, att redovisningsplanen anpassas till interna informationsbehov, att redovisningen löpande ger en rättvisande bild av genomförd verksamhet, att budget upprättas, att uppföljning mot budget sker minst kvartalsvis, att delårs- och årsbokslut upprättas. Ansvaret för övervägande delen av den löpande grundbokföringen ligger på institutionen. Ansvarsfördelning mellan ekonomidirektören och prefekten Ansvaret för den ekonomiska redovisningen är således delat mellan ekonomidirektören och prefekterna/motsvarande. En tolkning av det delade ansvaret är att ekonomidirektören skall skapa möjligheter att redovisa korrekt och att prefekten/motsvarande har ansvar för att redovisa korrekt. I ekonomihandboken finns begreppet intern styrning och kontroll definierat. Definitionen innebär att institutionen/motsv utarbetar system som säkerställer att verksamheten och ekonomin sköts på ett effektivt och säkert sätt samt att gällande regler efterlevs. 3

Kontrollmiljö Kontrollmiljön anger tonen i en organisation och påverkar kontrollmedvetenheten hos dess medarbetare. Faktorer inom kontrollmiljön innefattar integritet, etiska värden, kompetensen hos medarbetarna i organisationen, ledningens filosofi och ledarstil osv. Riskanalys Enligt min bedömning är de viktigaste riskerna i de ekonomiadministrativa processerna följande Risk att universitetet inte följer gällande lagar och förordningar eller interna regelverk Risk att felaktiga beslut fattas på alla nivåer om redovisningen inte ger en korrekt bild av det faktiska resursutnyttjandet. Risk att allmänhetens och finansiärers förtroende för universitetet skadas om redovisningen inte är rättvisande, transparent och inte korrekt speglar den verksamhet som bedrivs Kontrollaktiviteter Kontrollaktiviteter är de riktlinjer och rutiner som bidrar till att ledningens beslut genomförs samt att redovisningen av intäkter och kostnader och den ekonomiska ställningen är korrekta. Aktiviteterna genomförs inom hela organisationen, på alla nivåer och i alla funktioner. Kontrollaktiviteter är förebyggande eller uppföljande. Bestämmelser i det ekonomiadministrativa regelverket omfattar intern styrning och kontroll på en mängd punkter. Begreppet god redovisningssed är et väl känt begrepp bland ekonomer. I förebyggande syfte utförs vissa arbetsuppgifter centralt på ekonomiavdelningen (EA). Motivet till detta är att säkerställa en rimlig kvalitet och enhetlighet. EA handlägger vissa grundläggande moment i redovisningssystemet Raindance (RD). Upplägg av nya användare och deras behörighet hanteras av EA. All bokföring av transaktioner på universitetets plusgiro, räntekonto i Riksgälden och övriga bankkonton hanteras av EA. Motivet till att hantera detta är att säkerställa kontrollen över dessa transaktioner och att avstämningar sker löpande. Under 2007 infördes elektronisk fakturahantering vid samtliga institutioner/motsv. Införandet säkerställer kvalitén i redovisningen eftersom samtliga leverantörsfakturor blir bokförda i rätt tid och att de attesteras av behörig person enligt fastställda delegationsordningar. Alla upplägg i RD av koder i objektplanen, upplägg av kunder i kundreskontra och leverantörer i leverantörsreskontra sköts av EA. Bokföring i RD sker även genom filimport, t ex löneutbetalningar varje månad. Dessa filer kvalitetskontrolleras för att undvika felaktig bokföring. I systemen är även automatiska kontroller inbyggda. I RD finns s.k. sambandskontroller som inte tillåter bokföring med felaktiga kombinationer av t ex konto och verksamhetsgren. För vissa typer av transaktioner ställer systemet krav på att vissa fält ska fyllas i för att användaren ska kunna gå vidare i systemet. I syfte att säkerställa utbetalningar kräver behörighetssystemen att det alltid är två individer inblandade. I samband med att EA verkställer universitetets samlade utbetalningar, vilket regelmässigt görs två gånger per vecka, är två personer inblandade i godkännandet av betalningsfiler som sänds till universitetets bank. Användarna i RD har bara möjlighet att bokföra på de delar i objektplanen som de fått behörighet till. Uppföljande kontroller genomförs i syfte att upptäcka felaktigheter och korrigera dessa. Den absolut viktigaste kontrollen är avstämningar på olika nivåer. Avstämningar genomförs och dokumenteras löpande; dagligen, månadsvis och årligen. I samband med att betalningsfiler sänds till bank kontrolleras stora betalningar vilket är betalningar över visst belopp. Momstransaktioner, 4

framförallt utgående moms, kontrolleras på ett flertal sätt både automatiskt och genom manuella uppföljningar. I samband med årsbokslutet skall statliga myndigheter stämma av mellanhavanden med andra statliga myndigheter, s.k. motpartsavstämning. Denna avstämning bidrar till kvalitén i universitetets redovisning. Vid delårs- och årsbokslut genomförs en total avstämning av balansräkningens konton samt vissa av resultaträkningens konton. Arbetet utförs både på EA och institutionerna/motsv. Avstämningarna dokumenteras och utgör underlag för universitetets delårsrapport och årsredovisning. Systemförvaltningen av RD säkerställs genom universitetets systemförvaltningsmodell som tillämpats i drygt tio år för RD. Modellen omfattar bl a organisation (ansvar och befogenheter för olika roller), regler och rutiner, krav på utbildning, avtal (överenskommelser med extern leverantör och universitetets IT-stöd som utför den dagliga driften av RD). Systemdokumentation har upprättats med t ex beskrivning av regler och flöden, behandlingshistorik, beskrivningar av kopplingar och kommunikation med andra system. Till stöd för användarna finns handböcker, handledningar och rutinbeskrivningar. RD uppdateras varje år när leverantören gör nya releaser av systemet. Innan användarna får tillgång till den nya releasen genomför EA ett flertal kontroller. Varje enhet skall lämna budget i universitetets budgetverktyg. Vid inlämnandet av budgeten görs en bedömning av verksamhetens resultat. Dessutom kontrolleras vissa logiska och tekniska samband. Information och kommunikation Universitetets ekonomiadministrativa regelverk grundas på det statliga regelverket. Detta kompletteras med interna regler som härrör från verksamhetens krav och behov. Regelverket publiceras främst via EAs ekonomihandbok (EA-boken) som beskriver universitetets ekonomimodell samt ekonomiadministrativa regler och rutiner. På EAs hemsida publiceras manualer, blanketter, praktiska exempel på bokföring mm. Nyheter distribueras via nyhetsbrev; EAnytt och RD-nytt. För nya användare av RD genomförs en utbildning under fem dagar. Utbildningen innehåller framförallt praktisk hantering i RD men även teoretiska delar. För ekonomiadministratörer genomförs vidareutbildningar i redovisning, budgetering, tolkning och presentation av ekonomisk information. För prefekter och andra personer i arbetsledande ställning finns ekonomispelet som är ett universitetsanpassat ekonomispel. EA medverkar även i den grundläggande prefektutbildningen, prefektinformationer inom vetenskapsområdena och vid behov även vid institutionernas/motsv styrelsemöten. I det dagliga arbetet har administratörer, prefekter och forskare möjlighet att kontakta EA för att ställa frågor och få stöd i frågor som redovisning, regler, budgetering och kalkylering. Information lämnas även vid specifika informationstillfällen. Inför varje delårs- och årsbokslut har EA muntlig information för administratörer. Seminarier genomförs även för specifika frågor tex momsredovisning. Omvärldsbevakning av nyheter genomförs på olika sätt. Regeringens utredningar och beslut, både SFS och enskilda regeringsbeslut, bevakas och följs i syfte att identifiera tänkta och beslutade förändringar som berör ekonomistyrning och administration. Nya föreskrifter och allmänna råd från framförallt Ekonomistyrningsverket (ESV) bevakas och införs i tillämpliga delar i universitetets regler. I SUHFs arbetsgrupp Högskolornas forum för redovisningsfrågor (HfR) sker en aktiv medverkan. Ekonomidirektören är, som representant för högskolorna, ledamot i ESVs ekonomichefsråd där utvecklingen av ekonomistyrning i staten behandlas. Kontakter görs även med utbildningsdepartementet. 5

Övervakning inklusive uppföljning och utvärdering Syftet med uppföljningen är att säkerställa att kontrollsystemen fungerar som avsett. Upptäckta brister leder till direkt korrigering av redovisningen eller långsiktiga åtgärder som nya eller utvecklade regelverk och kontrollaktiviteter, utbildning och information. Uppföljning av institutionernas ekonomiska utveckling genomförs både av områdeskanslierna (OK) och EA och utförs löpande eller vid givna tidpunkter. Efter varje delårs- och årsbokslut sammanställs det ekonomiska utfallet på varje institution/motsvarande. Prefekterna skall lämna kommentarer till det ekonomiska utfallet. I samverkan mellan OK och EA prioriteras fördjupade genomgångar av ekonomin vid ett antal inst/motsv. På begäran från institutioner medverkar EA även vid fördjupade genomgångar av ekonomin och redovisningen. Universitetets ekonomiska ställning samt intäkter och kostnader revideras årligen av Riksrevisionen. Vissa av internrevisionens granskningar berör direkt den ekonomiska redovisningen. Regeringen har beslutat det ekonomiadministrativa arbetet vid samtliga myndigheter årligen ska kvalitetssäkras genom en ekonomiadministrativ värdering (EA-värdering). Universitetet brukar få goda betyg i EAvärderingen. I den kontinuerliga utvecklingen av intern styrning och kontroll beaktas revisionens iakttagelser och utfallet av EA-värderingen. Utvecklingsmöjligheter Pågående utveckling av ekonomistyrning och system En ny redovisningsmodell för indirekta kostnader skall införas. Modellen är framtagen inom SUHF. Rektor har beslutat om ett successivt införande med start från 1 januari 2009. I arbetet kommer även behovet av en förbättrad budgetering, fördelning och redovisning av lokalkostnader att beaktas. Ett gemensamt IT-stöd, kontraktsdatabas (KDB), för hantering av kontrakt och avtal inom framförallt den externfinansierade forskningen kommer att införas under hösten. Systemet ger överblick över pågående kontrakt och avtal och därmed framtida finansiering. Informationen ger möjlighet till bättre beslutsunderlag inför budget- och prognosarbete. Införandet av elektronisk fakturahantering (EFH) säkerställer att samtliga fakturor hanteras enhetligt, i rätt tid och av behörig person. EFH frigör även tid för andra arbetsuppgifter. Införandet av ett gemensamt stöd för planering och uppföljning (UUplus) innehåller bl.a. en vidareutveckling av dagens budgetverktyg. Behov av utveckling Även om informationssäkerheten i ekonomisystemet och rapporteringen av det ekonomiska läget i dagsläget bedöms vara god finns områden där den interna styrningen och kontrollen i de ekonomiadministrativa processerna enligt min bedömning kan utvecklas Gemensamma indikatorer och nyckeltal som visar den ekonomiska utvecklingen samt gemensamma riktlinjer och strukturer för uppföljning och analys av resultat mot budget och former för återrapportering. Systematisk informationsstruktur för hantering av nya regelverk, både externa och interna. Samordning av vissa uppgifter för att därmed uppnå bättre kompetens, enhetlighet och kvalitet samt klara av generationsskiftet inom administrationen. 6

Tydliggöra innebörden av prefektens och ekonomidirektörens ansvar för redovisningen av ekonomin. Ekonomisk rapportering till ledningen. Vilken information behöver ledningen, på olika nivåer, för att kunna följa den ekonomiska utvecklingen och kunna fatta rätt beslut? 7