Investeringsprocessen

Investeringsprocessen fastighets- och utrustningsinvesteringar beslutad i landstingsfullmäktige 2014-06-16--17 CK2014-0064

1 INLEDNING... 1 1.1 FÖRUTSÄTTNINGAR... 1 1.1.1 Förutsättningar för prioriteringar... 1 1.2 OMFATTNING AV INVESTERINGSPROCESSEN... 2 1.3 BEGREPPSFÖRKLARING... 2 2 LANDSTINGSPLAN OCH BUDGET... 2 3 PROCESSLEDARSKAP OCH INVESTERINGSRÅDETS ROLL... 3 4 INVESTERINGSPROCESS FASTIGHETER... 4 4.1 BEHOV... 5 4.1.1 Beslut att avsluta eller inleda en behovsanalys... 5 4.1.2 Information om att behovsanalys ska inledas... 5 4.2 BEHOVSANALYS... 5 4.2.1 Beslut att avsluta eller inleda en förstudie... 6 4.2.2 Information om att förstudie ska inledas... 6 4.3 FÖRSTUDIE... 6 4.3.1 Beslut att avsluta eller inleda programarbete... 7 4.3.2 Information om att programarbete ska inledas... 8 4.4 PROGRAM... 8 4.4.1 Beslut att avsluta eller inleda genomförande... 8 4.4.2 Information om att genomförande ska inledas... 9 4.5 GENOMFÖRANDE... 9 4.5.1 Beslut... 9 4.5.2 Information... 9 4.6 LEVERANS... 10 4.6.1 Beslut... 10 4.6.2 Information... 10 4.7 UPPFÖLJNING... 10 5 INVESTERINGSPROCESS KOMBINATION UTRUSTNING OCH FASTIGHET... 11 6 INVESTERINGSPROCESS UTRUSTNING... 12 6.1 ÄSKANDE... 12 6.2 TILLSTYRKANDE... 13 6.3 BEVILJANDE... 13 6.4 GODKÄNNANDE AV RAM... 13 6.5 UPPHANDLING OCH INKÖP... 13 6.6 FINANSIERING AV INVESTERINGAR... 13

1 Inledning Investeringsbeslut är viktiga beslut som tas inom en verksamhet. Investeringar i fastigheter och utrustning tar stora resurser i anspråk och har en långsiktig påverkan på verksamheten. Investeringarna skapar goda förutsättningar för verksamheten genom förbättrade och mer rationella arbets- och vårdmiljöer och lägre miljöpåverkan. Mindre lyckade beslut kan bero på ofullständiga underlag, alternativt ofullständig beredning, analys och prövning och besluten kan få negativa konsekvenser under lång tid. För att skapa så bra förutsättningar som möjligt att kunna ge god vård, trafik och kultur så krävs det att landstinget har ändamålsenliga lokaler och kvalitativ utrustning för respektive verksamhet. En tydlig investeringsprocess ger bra förutsättningar för detta. Syftet med anvisningarna i detta dokument är just att ha tydliga rutiner för arbetet med investeringar för att: ge framförhållning och förutsättningar för väl underbyggda investeringsbeslut bidra till öppenhet, transparens och möjlighet att prioritera och pröva förslagen ha en tydlig och klar struktur för styrning, planering, beslut och uppföljning tydliggöra rollerna mellan förvaltningarna, ledningskontoret och politiken. För att landstinget ska kunna fatta väl underbyggda investeringsbeslut behövs det en strukturerad process kring hanteringen av investeringar. Investeringsprocessen ska ge riktlinjer på hur underlag till investeringarna ska tas fram, hur analys och prövning ska ske samt ge en helhetsbild på landstingets aktuella och kommande investeringsbehov. 1.1 Förutsättningar Med investering avses här anskaffning av anläggningstillgång så som fastigheter, maskiner, inventarier och immateriella anläggningstillgångar. En anläggningstillgång är en tillgång som är avsedd för stadigvarande bruk eller innehav, se ekonomihandbok. Åtgärder som innebär standardförbättringar genom ny- till- och ombyggnad ska bokföras som en investeringsutgift. Gränsen mellan underhållsåtgärder, myndighetsåtgärder och standardförbättrande åtgärder kan vara svår att göra. Åtgärder som bedöms som underhåll ska inte räknas som en investering och inte påverka det bokförda värdet. Den ekonomiska livslängden, avskrivningstiden för investeringen, varierar beroende på vilken typ av investering som avses. Se landstingets ekonomihandbok. 1.1.1 Förutsättningar för prioriteringar Landstinget investerar årligen stora belopp i fastigheter och utrustning. Med tanke på de stora beloppen måste ibland prioriteringar göras mellan olika investeringar. Följande utgångspunkter gäller vid prioritering mellan olika investeringar: Betydelse för att nå inriktningar och mål i Landstingsplan och budget och strategiska planer Investeringens bidrag till verksamheten Investeringens genomförbarhet Följsamhet mot myndighetskrav 1 (13)

1.2 Omfattning av investeringsprocessen Investeringsprocessen är en koncerninstruktion som omfattar alla landstingets förvaltningar samt majoritetsägda dotterbolag. Investeringsprocessen är uppdelad i tre delar vilka beskrivs i dokumentet: Investeringsprocess fastigheter Investeringsprocess kombination utrustning och fastighet Investeringsprocess utrustning inklusive immateriella anläggningstillgångar 1.3 Begreppsförklaring Hyresgäst organisatorisk enhet/ansvar som hyr en lokal Fastighetsägare landstingsfullmäktige Landstingsservice förvaltare av landstingets fastigheter och ansvarig för utförandet av fastighetsinvesteringar Finansutskott landstingsstyrelsens finansutskott består av politiker och biträds av tjänstemän. Investeringsråd tjänstemannagrupp för beredning och prioritering av investeringar. Rådet utgörs av landstingsdirektör (ordförande), produktionsdirektör, ekonomidirektör, fastighetsdirektör, förvaltningsdirektör landstingsservice och budgetchef. Fastighetsägarinitierad investering (FI investering) investering för att bibehålla, förbättra, förnya och anpassa befintliga byggnader eller deras tekniska system. På uppdrag av fastighetsägaren identifierar Landstingsservice behovet. Hyresgästinitierad investering (HI investering) åtgärder initierade och identifierade av hyresgästen som påverkar hyresgästens verksamhet. Maskiner och inventarier utrustning i form av maskiner och inventarier för att bibehålla, förbättra, förnya landstingets verksamheter Immateriella tillgångar forsknings - och utvecklingsarbeten som kan ge framtida ekonomiska fördelar eller kostnadsminskningar. 2 Landstingsplan och budget Landstingsplan och budget, LPB, är styrande för investeringsprocessen. LPBn görs på våren för nästkommande planperiod. Arbetet med att ta fram investeringsplan- och ram för fastighetsinvesteringar och utrustningsinvesteringar startar på hösten året innan genom att förvaltningarna identifierar nya investeringsbehov. Respektive förvaltning ska vid årets början lämna nya investeringsbehov avseende fastighetsinvesteringar till Landstingsservice. Landstingsservice sammanställer behoven tillsammans med redan beslutade och pågående investeringar. Ramen lämnas vidare till investeringsrådet som gör en första värdering och prioritering vad som ska ingå i investeringsramen. Behov av utrustningsinvesteringar sammanställs av respektive förvaltning och lämnas till investeringsrådet för bedömning (se avsnitt 6) 2 (13)

Investeringsrådet ger förslag på investeringsram för fastigheter respektive utrustning till Landstingsstyrelsen och Landstingsfullmäktige utifrån landstingets tillgängliga ekonomiska ram och påverkan på koncernens resultat- och balansräkning. Landstingsfullmäktige fattar beslut om investeringsramen. Investeringsprocessens aktiviteter och tider framgår av bild 1 nedan. Bild 1: Beskrivning fastighetsinvesteringsprocessen och Landstingsplan och budget Avseende fastighetsinvesteringarna så är utgångspunkten för att ett behov ska leda till en investering att behovet finns med i Landstingets investeringsplan och budget. Beslutsprocessen för fastighetsinvesteringar, från identifierat behov till genomförande, är relativt lång. Behoven måste fångas upp i ett tidigt skede i investeringsplanen för att landstinget ska få kontroll på vilka behov som finns samt vilka verksamhetseffekter och ekonomiska konsekvenser investeringsbesluten får för budget kommande år. Av detta skäl innehåller fastighetsinvesteringsramen projekt som befinner sig i olika faser som beskrivs under avsnitt 4 och illustreras i bild 2. 3 Processledarskap och investeringsrådets roll Landstingets budgetchef är processledare för investeringsprocessen. Processledarskapet innebär att löpande bevaka att kvaliteten i processen att processens delar fungerar och länkar ihop till en bra helhet. När brister i processen upptäcks ansvarar processledaren för att vidta förbättringsåtgärder. Investeringsrådets uppgift är att vara ägarens kontrollfunktion för att i ett tidigt skede fånga upp och värdera förvaltningarnas investeringsbehov gällande fastigheter och utrustning. Investeringsrådet bereder och prioriterar äskade investeringar och tar fram ett förslag till investeringsram inför landstingsplanen och budget varje vår. Förslaget lämnas vidare till landstingsstyrelse och landstingsfullmäktige för beslut. Processen illustreras i avsnitt 4, bild 2. 3 (13)

4 Investeringsprocess Fastigheter Landstingets planerings- och budgetprocess beskriver hur investeringsbehov årligen fångas upp och bereds. Att behoven blir upptagna i investeringsplanen är normalt en förutsättning för att kunna gå vidare med ärendet i investeringsprocessen. Behov som är upptagna i investeringsplanen innebär inte att behoven är beslutade att genomföras. Varje behov måste beredas och beslutas enligt de faser som beskrivs i investeringsprocessen. Investeringsbehov som uppkommer under löpande år på grund av skador eller haverier går dock inte att undvika. Ersättningsinvesteringar måste i första hand tas om hand genom omprioriteringar inom befintlig investeringsplan. Investeringsprocessen för fastigheter bygger på de faser som beskrivs i Handbok för projektledning av bygginvesteringar och är framtagen av Landstingsservice. Handboken är ett stöd för arbetet med investeringarna. Landstingsservice har ansvar för att instruktion, rutin och mallar gällande underlag och driftkostnadskonsekvenser för fastighetsinvesteringar är uppdaterade och kända inom landstinget. Alla investeringsprojekt har en projektorganisation. Projektorganisationens storlek och roll påverkas av hur omfattande och komplext projektet är. Vid större investeringar upprättas en styrgrupp för att följa projektet. Landstinget i Uppsala läns delegationsordning utgör grunden för hur beslut ska fattas i de olika faserna i investeringsprocessen enligt bild två nedan. Bild 2: Beskrivning av fastighetsinvesteringsprocessen och delegationsordningen 4 (13)

4.1 Behov Behov uppstår vid förändring av verksamhet, strategiska beslut, myndighetskrav, skador, åtgärder för att bibehålla fastighetens värde etc. Beroende på typ av åtgärd så initieras behovet av hyresgästen, Landstingsservice eller ägaren. Behovet ska ställas i relation till landstingets strategiska planer, Landstingsplan och budget (LPB), verksamhetsplaner, myndighetsåtgärder och ekonomiskt utrymme. Behovet dokumenteras och undertecknas av respektive förvaltningschef. Behovsdokumentet lämnas till Landstingsservice. Behovsdokumentet utgör underlag för start av behovsanalys. 4.1.1 Beslut att avsluta eller inleda en behovsanalys Om behovet bedöms vara befogat tas beslut om att inleda en behovsanalys. Beslutet avser kostnaden för behovsanalysen och bygger på en kostnadsuppskattning från Landstingsservice. För hyresgästinitierade investeringar med en behovsanalyskostnad som uppgår till högst 1 miljon kronor tar respektive förvaltningschef beslut om att inleda en behovsanalys. För fastighetsägarinitierade investeringar med en behovsanalyskostnad som uppgår till högst 1 miljoner kronor tar Landstingservice förvaltningschef beslut om att inleda en behovsanalys. För fastighetsinvesteringar med en behovsanalyskostnad på över 1 miljon kronor fattar landstingsdirektören beslut om att inleda en behovsanalys. 4.1.2 Information om att behovsanalys ska inledas Information om att en behovsanalys ska inledas delges investeringsrådet. Landstingsservice ansvarar för att investeringsrådet blir informerade. Investeringsrådet bedömer när finansutskottet ska delges information om behovsanalysen (exempelvis strategiskt viktiga behov som kan leda till investeringar). 4.2 Behovsanalys Behovsanalysen ska klargöra varför en förändring behövs. Behovsanalysen ska beskriva orsakerna till behovet och identifiera, specificera behoven och problemen. Landstingsservice ansvarar för att ta fram behovsanalysen i samråd med beställaren. Behovsanalysen utmynnar i en rapport som beskriver behov, mål, tidplan, budget och organisation för nästa steg, förstudien. 5 (13)

Landstingsservice har alltid ett ansvar att värdera behov utifrån sin expertkunskap om fastighetsbeståndet. 4.2.1 Beslut att avsluta eller inleda en förstudie Behovsanalysen bekostas av beställaren om projektet inte genomförs. Om projektet genomförs ingår kostnaden i projektet. Om resultatet av behovsanalysen visar att projektet bör fortsätta tas beslut om att inleda en förstudie. Beslutet avser förstudiekostnaden och bygger på en kostnadsuppskattning från Landstingsservice. För hyresgästinitierade investeringar med en förstudiekostnad som uppgår till högst 1 miljon kronor tar respektive förvaltningschef beslut om att inleda en förstudie. För fastighetsägarinitierade investeringar med en förstudiekostnad som uppgår till högst 1 miljoner kronor tar Landstingservice förvaltningschef beslut om att inleda en förstudie. För fastighetsinvesteringar med en förstudiekostnad på över 1 miljon kronor fattar landstingsdirektören beslut om att inleda en förstudie. Innan förstudie inleds ska förstudieavtal tecknas mellan beställare och Landstingsservice. I avtalet ska det tydligt framgå vem som finansierar förstudien. 4.2.2 Information om att förstudie ska inledas Information om att en förstudie ska inledas delges investeringsrådet. Landstingsservice ansvarar för att investeringsrådet blir informerade. Investeringsrådet bedömer när finansutskottet ska delges information om förstudien (exempelvis strategiskt viktiga förstudier som kan leda till investeringar). 4.3 Förstudie Förstudiearbetet innebär en presentation av olika handlingsalternativ för att lösa det som beskrivits i behovsanalysen såsom projektformulering, studier av projektets möjligheter, strategisk utformning, verksamhetsbeskrivning, utrustningsplanering, kartläggning av miljöaspekter av vital betydelse för projektet, tidplan och ekonomiska kalkyler. Förstudien utförs av Landstingsservice i samarbete med beställaren. I förstudien ska beställaren redovisa hur en ökad hyreskostnad ska finansieras och hur förvaltningens resultat påverkas av investeringen. 6 (13)

4.3.1 Beslut att avsluta eller inleda programarbete Förstudien bekostas av beställaren om projektet inte genomförs. Om projektet genomförs ingår kostnaden i projektet. Om resultatet av förstudien visar att projektet bör fortsätta tas förslag till beslut fram om att påbörja ett programarbete. Landstingsservice ansvarar för att ta fram förslag till programarbete i samråd med beställaren. Beslutet avser den totala projektkostnaden och bygger på en investeringskalkyl inklusive driftskonsekvenser. Investeringar initierade av hyresgästen med en total investeringsutgift på högst 5 miljoner kronor tar respektive förvaltningschef beslut om att inleda ett programarbete. I beslutet ska det alltid ingå en redovisning av hur driftskostnaden ska finansieras. Investeringar initierade av fastighetsägaren med en beräknad total investeringsutgift på högst 5 miljoner kronor tar Landstingservice förvaltningschef beslut om att inleda ett programarbete. I beslutet ska det alltid ingå en redovisning av hur driftskostnaden ska finansieras. Investeringar med en beräknad total investeringsutgift på mellan 5 och 10 miljoner kronor tar landstingsdirektören beslut om att inleda ett programarbete. I beslutet ska det alltid ingå en redovisning av hur driftskostnaden ska finansieras. Investeringar med en total investeringsutgift på över 10 miljoner kronor bereds av landstingsstyrelsens finansutskott. Finansutskottet tar fram förslag till beslut kring investeringen och hanteringen av eventuella driftskostnadskonsekvenser. Finansutskottet kan besluta om att inte gå vidare med en fastighetsinvestering. o Finansutskottet samråder med berörd verksamhetsansvarig styrelse/nämnd När total investeringsutgift är mellan 10 och 100 miljoner tar landstingsstyrelsen beslut om att inleda ett programarbete. I beslutet ska det alltid ingå en redovisning av hur driftskostnaden ska finansieras. Trots att den totala investeringsutgiften understiger 100 miljoner kronor kan landstingsstyrelsen välja att skicka investeringen vidare för beslut till landstingsfullmäktige. När total investeringsutgift är över 100 miljoner kronor tar landstingsfullmäktige beslut om att inleda ett programarbete. I beslutet ska det alltid ingå en redovisning av hur driftskostnaden ska finansieras. Behöriga beslutsfattare ska alltid ta hänsyn till hur investeringen kommer att påverka driftskostnaden och hur den finansieras. Innan programarbete inleds ska programavtal tecknas mellan beställare och Landstingsservice. I avtalet ska det tydligt framgå vem som finansierar programarbetet. 7 (13)

4.3.2 Information om att programarbete ska inledas För investeringar upp till 5 miljon kronor ansvarar Landstingsservice för att investeringsrådet blir informerade om resultatet av förstudien och vidare gång i processen. För investeringar med en total investeringsutgift mellan 5 och 10 miljoner kronor ska Landstingsdirektören informera finansutskottet om resultatet av förstudien och vidare gång i processen. För investeringar med en total investeringsutgift mellan 10 och 100 miljoner kronor ska landstingsstyrelsen informera landstingsfullmäktige om resultatet av förstudien och vidare gång i processen. 4.4 Program Programarbetet ska definiera och redovisa mål, krav och egenskaper. Ekonomiska ramar tas fram och förutsättningar för projektets genomförande redovisas i programhandlingen. Programarbetet utförs av Landstingsservice och ger underlag för beslut om genomförande och upprättande av ett preliminärt hyresavtal. 4.4.1 Beslut att avsluta eller inleda genomförande Programarbetet bekostas av beställaren om projektet inte genomförs. Om projektet genomförs ingår kostnaden i projektet. Om resultatet av programarbetet visar att projektet bör fortsätta tas förslag till beslut fram om genomförande. Landstingservice ansvarar för att ta fram förslag till beslut för genomförande i samråd med beställaren. Förslag till beslut avser den totala projektkostnaden och bygger på en mer preciserad investeringskalkyl inklusive driftskonsekvenser. För hyresgästinitierade investeringar med en total investeringsutgift på högst 5 miljoner kronor tar respektive förvaltningschef beslut om att inleda ett genomförande. I beslutet ska det alltid ingå en redovisning av hur driftskostnaden ska finansieras. För fastighetsägarinitierade investeringar med en total investeringsutgift på högst 5 miljoner kronor tar Landstingsservice förvaltningschef beslut om att inleda ett genomförande. I beslutet ska det alltid ingå en redovisning av hur driftskostnaden ska finansieras. För investeringar med en total investeringsutgift på mellan 5 och 10 miljoner kronor tar landstingsdirektören beslut om att inleda ett genomförande. I beslutet ska det alltid ingå en redovisning av hur driftskostnaden ska finansieras. Investeringar med en total investeringsutgift på över 10 miljoner kronor bereds av landstingsstyrelsens finansutskott. Finansutskottet tar fram förslag till beslut kring investeringen och hanteringen av eventuella driftskostnadskonsekvenser. Finansutskottet kan besluta om att inte gå vidare med en fastighetsinvestering. o Finansutskottet samråder med berörd verksamhetsansvarig styrelse/nämnd 8 (13)

När total investeringsutgift är mellan 10 och 100 miljoner tar landstingsstyrelsen beslut om att inleda genomförandet. I beslutet ska det alltid ingå en redovisning av hur driftskostnaden ska finansieras. Trots att den totala investeringsutgiften understiger 100 miljoner kronor kan landstingsstyrelsen välja att skicka investeringen vidare för beslut till landstingsfullmäktige. När den totala investeringsutgiften överstiger 100 miljoner kronor ska förslag till beslut tillställas landstingsfullmäktige för beslut om att inleda ett genomförande. I beslutet ska det alltid ingå en redovisning av hur driftskostnaden ska finansieras. Innan genomförande inleds tecknas ett preliminärt hyresavtal mellan beställare och Landstingsservice 4.4.2 Information om att genomförande ska inledas Landstingsservice ansvarar för att investeringsrådet blir informerade om beslut att genomförande ska inledas då den totala investeringsutgiften uppgår till 5 miljoner kronor. Landstingsdirektören ska informera finansutskottet om att genomförande ska inledas för investeringar med en total investeringsutgift mellan 5 och 10 miljoner kronor per investering. Landstingsstyrelsen ansvarar för att landstingsfullmäktige blir informerade om beslut att genomförande ska inledas där investeringen har en total investeringsutgift mellan 10 och 100 miljoner kronor. 4.5 Genomförande Avser produktion utifrån fastställd programhandling och beställning. Beställningen omfattar fastställd ekonomisk ram och bygger på den överenskommelse som gjorts mellan Landstingsservice och beställare. Landstingsservice ansvarar för planering, styrning och uppföljning av entreprenadarbeten. 4.5.1 Beslut Löpande beslut under genomförandeskedet som beror på förändring/anpassning fattas av projektorganisation enligt fastställd delegationsordning. 4.5.2 Information Landstingsservice ansvarar för att informera investeringsrådet om hur genomförandet fortlöper där investeringen har en total investeringsutgift mellan 5 och 10 miljoner kronor. Landstingsservice ansvarar för att informera investeringsråd och finansutskott om hur genomförandet fortlöper där investeringen har en total investeringsutgift över 10 miljoner kronor. 9 (13)

Landstingsstyrelsen ansvarar för att informera landstingsfullmäktige om hur genomförande fortlöper där investeringen har en total investeringsutgift på 100 miljoner kronor. 4.6 Leverans Avser överlämning av projekt till driftorganisation och hyresgäst. Projektet avslutas när: Slutuppgörelse och kontraktsavslut har gjorts med entreprenörer. Förvaltningsunderlag, dvs. relationshandlingar, drift- och skötselinstruktioner mm har överlämnats till berörda parter och myndigheter. Projektledaren har gjort ekonomisk slutredovisning och ekonomiskt avslut har skett i ekonomisystemet. En skriftlig slutrapport sammanställs. 4.6.1 Beslut Slutgiltigt hyresavtal utifrån total investeringskostnad tecknas mellan hyresgäst och Landstingsservice enligt delegation 4.6.2 Information Landstingsservice ansvarar för att investeringsrådet ges en sammanfattande information om projektens leverans. Slutrapport för investeringar mellan 1 och 10 miljoner kronor redovisas till investeringsrådet. Slutrapport och efterkalkyl för investeringar över 10 miljoner kronor ska av beställaren tillsammans med Landstingsservice redovisas för investeringsrådet och Landstingsstyrelsen. Slutrapport och efterkalkyl för investeringar över 100 miljoner kronor ska redovisas till Landstingsstyrelsen som i sin tur redovisar för Landstingsfullmäktige. 4.7 Uppföljning En uppföljning mellan beställare och Landstingsservice ska ske efter att investering är färdigställd och tagen i bruk. Uppföljningen ska hantera garantifrågor, dokumentation och även innefatta ett erfarenhetsutbyte mellan parterna. 10 (13)

5 Investeringsprocess kombination utrustning och fastighet Vissa typer av investeringar består av både investeringar i utrustning samt i själva fastigheten. Exempel på en sådan investering kan vara investering i en ny röntgenutrustning samt ombyggnation för anpassning av lokalen. Investeringar i utrustning som kan medföra byggnadsanpassning måste inkluderas i både investeringsprocessen för utrustning och i investeringsprocessen för fastighetsinvesteringar. Byggnadens tekniska möjligheter att inrymma den nya utrustningen måste först bedömas. I de fall där ny utrustning som behövs i verksamheten är fastighetspåverkande ska en kontakt tas med Landstingsservice i god tid innan utrustningen äskas för att kunna avgöra lokalens lämplighet gällande tekniska installationer osv. Landstingsservice ska lämna ett första tekniskt utlåtande om lokalen samt en preliminär kostnadskalkyl för ombyggnationen. Fastighetsinvesteringen ska vara budgeterad, tidsplanerad samt beslutad i investeringsplanen innan en utrustning kan beställas. Detta för att undvika oförutsedda kostnader och förseningar. Det är av stor vikt att hålla ihop denna typ av investeringar så att landstinget kan fatta beslut på helheten och därmed undvika att onödiga investeringar genomförs eller att inte alla driftskonsekvenser av investeringen inkluderats i kalkylerna. I äskandedatabasen ska det anges att utrustningen är fastighetspåverkande samt en preliminär kostnad för ombyggnationen. Innan en utrustning kan beställas måste fastighetsinvesteringen vara beslutad, se bild 3 nedan. Utrustningen äskas i äskandedatabasen enligt Investeringsprocess utrustning beskriven under avsnitt 6 samt att fastighetsinvesteringen ska tas upp i fastighetsinvesteringsplanen. 11 (13)

6 Investeringsprocess utrustning Denna process omfattar maskiner, inventarier, konst och immateriella anläggningstillgångar. I samband med landstingsplan och budget ska förvaltningarna ta fram en investeringsram. Innan en investering kan genomföras så ska den finnas med i förvaltningens investeringsram. Framtagandet av landstingets utrustningsinvesteringsram görs i den gemensamma äskandedatabasen. Syftet med databasen är att förenkla arbetet med äskning av utrustning samt uppföljning av äskad utrustning. Databasen skapar även tydlighet och enhetlighet kring investeringsprocessen samt ger en bra överblick över alla äskanden i landstinget. Bild 3: Från äskande av en utrustningsinvestering till investeringsram 6.1 Äskande I samband med att landstingsplan och budget tas fram sker en äskandeprocess utifrån det behov som finns i verksamheten på respektive förvaltning. När äskande görs ska utrustningen beskrivas och dokumenteras i äskandedatabasen. Följande uppgifter ska fyllas i: Vilken sorts maskin eller inventarie som avses Verksamhetens prioritering hur viktig är investeringen för verksamheten Vilken investeringskategori investeringen avser (ersättning, nyanskaffning, rationalisering eller ny/ändrad teknik) Vid rationaliseringsinvestering ska rationaliseringsvinst anges Uppskattad investeringskostnad Om ombyggnationer krävs samt uppskattad kostnad för detta Utbildningsinsatser och kostnad Årliga driftskostnader Eventuellt ökade intäkter i och med investeringen 12 (13)

6.2 Tillstyrkande När äskandena är gjorda av verksamheten ansvarar verksamhetschef eller särskild utsedd person för att tillstyrka verksamhetens investeringar. En värdering görs av de olika investeringarnas prioritet, investeringskostnad, påverkan på driftkostnaderna och betydelse för verksamheten. När alla investeringar har behandlats på verksamhetsnivå går tillstyrkta investeringar vidare till förvaltningsgemensam nivå för fortsatt hantering. 6.3 Beviljande Tillstyrkta investeringar aggregeras upp till förvaltningsgemensam nivå där en värdering görs av investeringarna. Efter eventuella förhandlingar på förvaltningsgemensam nivå beviljas prioriterade investeringar. Investeringsram meddelas sedan till investeringsrådet för vidare beredning. 6.4 Godkännande av ram Landstingets investeringsråd ansvarar för att bereda förvaltningarnas investeringsramar utifrån de beviljade utrustningsäskandena i äskandedatabasen. Ramarna värderas med utgångspunkt från landstingets tillgängliga investeringsutrymme. Om investeringsrådet anser att den totala ramen för utrustningsinvesteringar är för stor kan rådet återremitera ramarna till respektive förvaltning för omprioritering. Omprioriterad ram meddelas sedan åter till investeringsrådet. Den nivå som investeringsrådet har godkänt läggs in i landstingsplan och budget och bereds sedan politiskt. En förvaltnings investeringsram är beslutad när landstingsplan och budget har tagits i landstingsfullmäktige. 6.5 Upphandling och inköp Upphandling och inköp av utrustning sker enligt landstingets delegationsordning. 6.6 Finansiering av investeringar Alla investeringar i fastigheter eller utrustning ska, oavsett finansieringsform för investeringen, följa investeringsprocessen. Finansieringen av investeringar kan bland annat ske via landstingets egna medel, via leasing eller via offentlig- privat samverkan (OPS). Beslut om annan finansiering än via landstingets egna medel får ej ske utan landstingsstyrelsens medgivande. 13 (13)

Bilaga 113 b

Bilaga 114

Bilaga 114

Bilaga 114

Bilaga 114