Patientsäkerhetsberättelse 2013

Dnr BUN-2014-22 Dpl 20 sid 1 (9) BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNINGEN Tjänsteyttrande 2014-02-28 Malin Lundgren Kullgren, 054-540 1306 malin.lundgren.kullgren@karlstad.se Patientsäkerhetsberättelse 2013 Dnr BUN-2014-22 Dpl 20 Ärende Enligt patientsäkerhetslagen (SFS 2010:659) skall en patientsäkerhetsberättelse sammanställas och redovisas för vårdgivaren senast första mars varje år. Innehållet ska visa på vad som gjorts för att identifiera, analysera och reducera risker och negativa händelser och vilket resultat som uppnåtts i patientsäkerhetsarbetet. På grund av särskilda organisatoriska omständigheter finns ingen samanställd patientsäkerhetsberättelse för 2012. Det saknas viss skriftlig dokumentation från tidig vårtermin 2013, bedömningen är att beskrivningen som följer av arbetet 2013 täcker in alla väsentliga delar. I Socialstyrelsens föreskrifter (SOSFS 2011:9, 3 kap.1 ) beskrivs vårdgivarens (barn- och ungdomsnämnden) ansvar för att det finns ett ledningssystem för verksamheten som säkerställer möjligheten att systematiskt och fortlöpande utveckla verksamhetens kvalitet. Arbete med att systematisera och utveckla patientsäkerhetsarbetet inom elevhälsans medicinska del ska pågå kontinuerligt. För att göra detta krävs ett öppet klimat och en ständig dialog kring patientsäkerhet och kvalitetsfrågor Övergripande mål och strategier för patientsäkerhetsarbetet Elevhälsans medicinska insatser skall främst vara förebyggande och hälsofrämjande och bidra till att skapa miljöer som främjar elevers lärande, utveckling och hälsa. Våra målområden är förebyggande hälsoarbete och egenvård, mottagningsarbete, hälsobesök, hälsosamtal, skolläkarbesök, vaccinationer, elevernas arbetsmiljö, elevhälsoteam samt elever i behov av särskilt stöd. Journalhantering, dokumentation och adekvat utrustning som säkrar en god patientsäkerhet är andra viktiga områden. Samverkan inom skolan och externt med till exempel socialtjänst, barnhälsovård och övrig hälso- och sjukvård ska ske utifrån ett elevperspektiv. Postadress: Barn- och ungdomsförvaltningen, 65184 Karlstad Besöksadress: Våxnäsgatan 10 Webb: karlstad.se Tel: 054-540 00 00 E-post: barnochungdomsforvaltningen@karlstad.se Org.nr: 212000-1850 PlusGiro: upphört Bankgiro: 405-2213

Dnr BUN-2014-22 Dpl 20 sid 2 (9) Riktlinjer och rutiner utarbetas, revideras och uppdateras kontinuerligt för att hålla en hög patientsäkerhet. Kontinuerliga utbildningar erbjuds för att säkra och utveckla dokumentationen i elevhälsovårdsjournalen PMO. Särskilda mallar och sökord finns för att kvalitetssäkra elevkontakterna. Byten av personliga lösenord i journalsystemet sker regelbundet. Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet Vårdgivaren, barn- och ungdomsnämnden, ansvarar för att utse en verksamhetschef som representerar vårdgivaren. Verksamhetschefen är den person som elever, vårdnadshavare, anhöriga, personal och tillsynsmyndighet ska vända sig till rörande frågor kring verksamheten. Ledningsansvaret ska vara tydligt såväl ur ett patient- som ett tillsynsperspektiv. Verksamhetschefen ska enligt hälso- och sjukvårdslagen svara för att verksamheten tillgodoser hög patientsäkerhet och god kvalitet samt är kostnadseffektiv. Verksamhetschefen för elevhälsans medicinska insatser ansvarar för en kontinuerlig riskanalys och bedömning av alla negativa händelser och risker som uppmärksammas ute i verksamheten och är Lex Maria ansvarig. Inom elevhälsans medicinska insatser, under barn- och ungdomsnämnden, finns rutiner för patientsäkerhetsarbete, avvikelsehantering och anmälan enligt Lex- Maria. Rutiner för egenkontroll samt vilken egenkontroll som genomförts under året Egenkontroll är systematisk uppföljning och utvärdering av den egna verksamheten samt kontroll av de processer och rutiner som ingår i verksamhetens ledningssystem. I samband med att läsåret startar gör varje skolsköterska en egenkontroll av lokaler och utrustning på sin enhet. Där ingår till exempel att se över att det finns låsbara kylskåp för läkemedel, brandsäkra arkivskåp för journaler och att lokalerna lämpar sig för skolhälsovård. Detta dokumenteras enligt en mall och skickas till verksamhetschef. Alla enheter har 2013 utfört egenkontroller enligt gällande rutin. Det saknas ändamålsenlig lokal för skolsköterskemottagning på Stockfallets skola. Olika lösningar har diskuterats. Utifrån omorganisation med skolområden sker idag en samordning med Kroppkärsskolan vilket innebär att eleverna på Stockfallets skola får göra sina planerade hälsobesök och vaccinationer på Kroppkärrsskolan. Några enstaka enheter uppger att det saknas vilrum för elever och att de inte har väntrum till sina mottagningar. Enligt patientdatalagen (2008:355) 4 kap, 1 får endast den i personalen ta del av dokumenterade uppgifter om en patient om han eller hon deltar i vården av patienten eller av annat skäl behöver uppgifterna för sitt arbete inom hälso- och sjukvården. En gång per månad genomför systemförvaltare för PMO (vårt

Dnr BUN-2014-22 Dpl 20 sid 3 (9) journalsystem) loggkontroller för att säkerställa att lagen efterföljs. Ingen loggkontroll under 2013 har föranlett någon anmärkning eller åtgärd. Vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet Obligatoriska, regelbundna verksamhetsträffar anordnas för skolsköterskor en gång i månaden och för skolläkare en gång per halvår. De är till för att upprätthålla, utveckla och kvalitetssäkra den medicinska verksamheten. Då har riskanalys/diskussion genomförts hur vi ska förebygga och förbättra verksamheten utifrån inkomna avvikelser. Genomförande av ett strukturerat mentors-och introduktionsprogram för nyanställda skolsköterskor. Exempel på innehåll är genomgång av skolläkare kring rygg bedömning av elev och möjlighet att gå parallellt med erfaren skolsköterska. Skolbesök, av verksamhetschef, med fokus på dokumentation och mottagningens utformning. Nyanställda har prioriterats först. Skolsköterskan kvalitetssäkrar en gång per år att alla elever erbjudits hälsobesök och vaccinationer enligt gällande rutiner genom dokumentationssystem i PMO. Övergång till ny metodbok i Quickr. Tydligare formulär för ifyllande av avvikelser för skolsköterskor och skolläkare. Kopplat dokument för utredningsdelen/händelseanalysen av tillbud och avvikelser finns också i Quickr. Om skolsköterskan får kännedom om tillbud, skador eller brister i elevernas fysiska eller psykiska arbetsmiljö meddelas rektor som ansvarar för att åtgärder vidtas. I PMO (journalsystemet) finns en olycksfallsmodul där alla elevskador kan registreras och sammanställas. Genomgång och uppdatering av ett årshjul med arbetsuppgifter som skolsköterska har att genomföra under ett läsår. Inköp av nya moduler till journalsystemet som möjliggör sammanslagning av dubbla journaler och förenklar registrering av givna vaccinationer. Genomgång och uppdatering av rutin för medicinsk bedömning vid inskrivning i grundsärskola. Genomgång och uppdatering av rutin vid remisshantering. Medicinskteknisk utrusning servas enligt gällande rutin en gång per år och vid behov. Utbildning för journaldokumentation har genomförts 2 ggr under 2013, en gång tillsammans med gymnasieförvaltningens skolsköterskor.

Dnr BUN-2014-22 Dpl 20 sid 4 (9) Rutiner för att identifiera risker i verksamheten En avvikelse är en händelse som medfört eller skulle kunna medföra någon typ av skada för en patient, och som inte är förväntad utifrån patientens tillstånd eller vårdens karaktär. En avvikelse kan vara: Ett tillbud, där en risksituation uppstått som skulle kunna leda till en vårdskada (exempel fördröjning av remisshantering pga. datorkrångel) En negativ händelse, dvs. en situation där en vårdskada verkligen uppstått (exempel fel vaccination) Då en avvikelse eller risk identifierats är det av stor vikt att ta reda på och förklara de bakomliggande orsakerna till varför händelsen inträffade eller varför risken finns. En bakomliggande orsak återfinns oftast på systemnivå. Det är dessa orsaker som är intressanta att analysera och inte de enskilda medarbetarnas eventuella felhandlingar. Om en bakomliggande orsak åtgärdas, kan risken för upprepning av samma händelse/tillbud minimeras eller elimineras. Rutiner för händelseanalyser I arbetet med händelseanalyser och avvikelsehantering finns rutiner för anmälan, utredning och uppföljning av inträffade händelser. Att anmäla fel, brister och avvikelser ska ses som ett led i att förbättra och utveckla verksamheten. Det finns en särskild rutin för det praktiska tillvägagångssättet som innebär att den enskilda skolsköterskan eller skolläkaren gör en elektronisk anmälan som enbart kan läsas av verksamhetschefen för elevhälsans medicinska insatser. Verksamhetschefen avgör, efter en intern utredning, vilka som behöver ha återkoppling och om avvikelsen är av den arten att den ska anmälas enligt Lex Maria till Socialstyrelsen. Vid varje nätverksträff (var 4.e vecka) med grundskolans skolsköterskor finns en punkt som tar upp eventuella negativa händelser och anmälda avvikelser. En viktig del i detta är att skapa tillfälle för diskussion och hitta bakomliggande orsaker. Erfarenheter från avvikelsehanteringen tas tillvara i det förebyggande riskhanteringsarbetet. Det är självklart viktigt att den som anmält en avvikelse också får veta vad som hänt, det enskilda ärendet diskuteras dock enbart med dem som är direkt berörda. Samverkan för att förebygga vårdskador Elevhälsans medicinska insatser samverkar med en rad olika aktörer. Det finns många arenor där vi har en god samverkan, inte minst med landstingets olika verksamheter. För att förebygga tillbud och vårdskador måste vi kontinuerligt utveckla våra nätverk och hitta samverkansformer som säkerställer god vård för våra elever. Verksamhetschefen ingår i ett länsövergripande nätverk för medicinskt ledningsansvariga inom elevhälsan och ett nätverk för STI- (sexuellt överförbara

Dnr BUN-2014-22 Dpl 20 sid 5 (9) infektioner) förebyggande arbete där rutiner förnyas utifrån ändrade krav/regelverk och arbetsuppgifter diskuteras. Om skolsköterska eller skolläkare misstänker att elev kan ha behov av särskilt stöd i skolan ska rektor meddelas enligt gällande rutiner. Samtycke ska då inhämtas från elev och/eller vårdnadshavare. Rektor är då skyldig att skyndsamt starta en utredning. Om elev misstänks fara illa följs rutiner för anmälan till socialtjänsten. Samarbetet med landstingets ungdomsmottagning/mödrahälsovård, för att förebygga oönskade tonårsgraviditeter har fortsatt enligt länsrutin och lokalt avtal. Skolsköterskan kan erbjuda akut p-piller och i rutinen ingår också att skolsköterskan ordnar tid för eleven på ungdomsmottagningen. Elever som via barn- och ungdomspsykiatrin (BUP) medicinerar med centralstimulantia följs upp av skolsköterskan enligt särskilda rutiner. Brister i samordningen mellan BUP och elevhälsan har uppmärksammats gällande dessa kontroller. En överenskommelse är framtagen under hösten 2013 för att förtydliga ansvarsfördelningen och avtalet finns i skrivandets stund hos BUP för påskrift. Den 1 januari 2010 infördes en skyldighet för kommuner och landsting att upprätta individuella planer för alla personer som behöver det för att kunna få alla sina behov tillgodosedda genom insatser från båda huvudmännen. Information om samordnad individuell plan (SIP) har lämnats till skolsköterskegruppen och information lagt ut i handbok. Uppdaterad riktlinje kring vaccinationer är framtagna i samverkan med smittskyddsenheten, landstinget i Värmland. Ett samverkansmöte har genomförts tillsammans med ätstörningsenheten inom landstinget i Värmland. Fokus var att förbättra våra rutiner för att samverka, hantera remisser mm. Fortsatt förbättringsarbete kring barn som far illa eller riskera att fara illa under året. En föreläsning har erbjudits kring bedömning av risk- och friskfaktorer. En blankett är framtaget för att kvalitetssäkra den läkarundersökning som barn kan erbjudas vid familjehemsplacering. En föreläsning av om egenvårdpreparat, via centralsjukhusets apotekare, har erbjudits alla skolsköterskor under våren 2013. Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet All hälso-och sjukvårdspersonal är skyldig att rapportera risker, tillbud, avvikelser och vårdskador. Skolsköterskor och skolläkare bidrar till att hög patientsäkerhet upprätthålls genom rapporter till verksamhetschefen vid risk för vårdskada eller händelse som kunnat medföra eller som medfört vårdskada. Detta sker dels genom egenkontroller, dels genom att rapportera avvikelser samt att medverka i årliga riskinventeringar/analyser

Dnr BUN-2014-22 Dpl 20 sid 6 (9) Hantering av klagomål och synpunkter Vid klagomål och synpunkter på den medicinska verksamheten sker hanteringen av detta enligt barn- och ungdomsförvaltningens rutiner. Det kan ske via elektronisk tjänst på karlstad.se. Där finns möjlighet för allmänheten, elever och vårdnadshavare att skicka synpunkter och frågor direkt till verksamhetschefen för elevhälsans medicinska insatser. En analys görs och verksamhetschefen ansvarar för återkoppling till verksamheten. Under höstterminen 2013 har två klagomål inkommit på elevhälsans medicinska del. Båda handlar om synpunkter, från vårdnadshavare, på bemötande och handläggande av elevbesök hos skolsköterska. I ett ärende ifrågasatte vårdnadshavare om skolsköterskans hanterat elevuppgifter på ett lämpligt sätt. Inspektionen för vård och omsorg (IVO) kontaktades för konsultation. Deras handläggare och jurist fann ingen anledning att gå vidare med ärendet till annan insats. Verksamhetschef för elevhälsans medicinska insatser hade upprepad kontakt med vårdnadshavare, berörd skolsköterska och rektor. Rutin diskuterades med skolområdeschef. Samverkan med elever och närstående Alla elever erbjuds hälsobesök och hälsosamtal hos skolsköterskan. Hälsosamtalet är en utvecklad arbetsform/metod med en stödjande och hälsofrämjande inriktning med fokus på elevens starka sidor. Information om elevens hälsa inhämtas via hälsoenkäter och eleven är delaktig under hälsobesöket. Resultat Antal elever per skolsköterska läsåret 2013/2014 (omräknat till elever per heltid) är i genomsnitt 441. Det varierar mellan 363-580 elever/heltid på skolorna. Resursen har förstärkts senaste åren. Nationellt riktvärde är 400 elever per heltid. Under 2013 här skolsköterska och skolläkare haft över 17 000 kontakter med elever. Utöver det tillkommer administrativa kontakter. Samtliga 20 skolsköterskor har adekvat specialistutbildning inom öppen hälso- och sjukvård eller barnsjuksköterskeutbildning. Totalt antal heltidstjänster för skolsköterskor är 17.65% Samtliga 7 skolläkare som arbetar i verksamheten gör det via avtal på totalt 0.9 % tjänst. Samordnande skolläkare saknas, målsättningen är att ha en gemensam skolläkarresurs tillsammans med gymnasieskolan från hösten 2014. Antal elever per heltidsanställd skolläkare är ca 8600. Nationellt riktvärde är 4000 elever per heltid. Skolläkarna är specialistutbildade barnläkare eller distriktsläkare Elevernas hälsobesök innehållande hälsosamtal är grunden i skolsköterskans arbete. Innan samtalet fyller de flesta elever i en hälsoenkät som sedan lagras i en

Dnr BUN-2014-22 Dpl 20 sid 7 (9) databas. Hälsobesök med hälsosamtal och vaccinationer har genomförts enligt nationella och lokala riktlinjer. Skolsköterskorna deltar i elevhälsoteamsarbetet på skolan. Under 2013 har vi uppdaterad rutin när det gäller remisshantering genom att förtydliga ansvarsförhållande och hantering i journalsystemet Redovisning av anmälda avvikelser 2013 Under året har 7 st. avvikelser anmälts via vårt elektroniska kvalitetssystem. elevhälsovårdsjournal. Ingen avvikelse har 2013, efter intern utredning, varit av den arten att den anmälts enligt Lex Maria till Socialstyrelsen Riskområde Typ av avvikelse Vidtagen åtgärd Vaccination 1. Elev med skyddad Upptäcktes efter en id blev av misstag kort stund och inlagd i elektronisk systemförvaltare journal (SVEVAC) kunde ta bort uppgiften. Informationsöverlämning 2. Missad kontroll inför vaccination. Familjen avböjt vaccination på BVC, senare fått vaccinationen på annan enhet. Detta missades vid vaccinationsplaneringen men upptäcks inför att nästa dos ska ges hos skolsköterskan. 3. I samband med hälsobesök i förskoleklass upptäcker skolsköterska att barnet missat kontroller på BVC och även en vaccination. 4. Skolsköterska ej fått information att ny elev, som behöver mycket stöd, börjat på skolan. Genomgång av rutin med att kontrollera i SVEVAC inför nytt vaccinationstillfälle. Barnet får sin vaccination och familjen träffar skolläkare. Ärendet lämnas till ansvarig verksamhetschef inom landstinget. Ny assistent på enhet. Information går ut till samtliga assistenter i förvaltningen om rutin att meddela skolsköterska in- och utflyttning.

Dnr BUN-2014-22 Dpl 20 sid 8 (9) Journalhantering Läkemedel Samverkan 5. Eftersläpning av förra läsårets arbete/ dokumentation. Byte av skolsköterska på enhet. 6. Skolsköterska har frågor kring hantering av läkemedel på skolan. Kan receptfria läkemedel förvaras i klassrum, ansvars fråga. 7. Ett inflyttat syskonpar där skolläkare skrivit remiss för bedömning kring vaccination och hälsoundersökning (för utlandsfödda). Ärendet tar lång tid och skolsköterska har upprepade kontakter med ansvarig vårdcentral. Genomgång av rutin kring dokumenthantering. Genomgång av rutin kring läkemedelshantering. Läkemedel ska hållas inlåsta. Ärendet lämnas till ansvarig verksamhetschef inom landstinget. Genomgång och uppdatering av vår rutin kring remisshantering. Övergripande mål och strategier för 2014 Det övergripande målet är att ingen elev skall komma till skada i den vård som bedrivs av elevhälsan medicinsk del inom barn- och ungdomsförvaltningen. Skolsköterskor och skolläkare ska erbjuda god och säker vård som bygger på evidens och beprövad erfarenhet. För att öka patientsäkerheten kommer följande mål och strategier att prioriteras under 2014: 1. Att ha en öppen och ständigt pågående dialog kring tillbud och avvikelser och infoga arbetet i det systematiska kvalitetsarbetet. 2. Fortsatt arbeta med analyser av vad i arbetsprocesser, riktlinjer, rutiner, systemstöd och förhållningssätt som gör att vi lyckas bra. Hur kan vi förstärka detta och på det viset förebygga tillbud och vårdskador. 3. Genom verksamhetsbesök som arbetsmetod särskilt fokusera på förbättringsarbete inom dokumentation och journalhantering.

Dnr BUN-2014-22 Dpl 20 sid 9 (9) 4. Rekrytera samordnande skolläkare som tillsammans med verksamhetschef ska kvalitetssäkra delar av skolläkares arbetsuppgifter, till exempel arbetet med skol- och elevutredning. Ansvarig för ovanstående åtgärder är verksamhetschef för elevhälsans medicinska insatser Göran Isberg skoldirektör barn och ungdom Malin Lundgren Kullgren verksamhetschef för elevhälsans medicinska insatser