Funderingar runt Outsourcing & ISK? Thomas Andersson Tullverket IT-chef/CIO
Outsourcing Outsourcing kan vara ett verktyg Men outsourcing är komplicerat och huruvida ett outsourcingprojekt blir framgångsrikt eller ej beror till stor del på hur välgenomförd förstudien är.
Att arbeta med outsourcing - är ofta att släppa taget om tekniken och andra resurser och skapa tillit till externa resurser
Utmaningen för myndigheten består då i hur vi skapar denna tillit till leverantörer! Förtroende är bra, kontroll är bättre. Hitta kontrollpunkterna för detta! Max Weber 1864-1920
Förstudie Definiera motiv och mål Vad ska outsourcas Varför, outsourcing Hur ska outsourcingen genomföras Förväntat resultat Identifierade risker och möjligheter
Det blir minst 2 parter Avtal, avtal avtal Kvalité, ett annat ord för förväntat resultat Standarder Då behövs Avtalkompetens Kvalité, ett annat ord för förväntat resultat Standarder
Molntjänster
Att arbeta med molntjänster - är att släppa taget om tekniken och skapa tillit till externa resurser
Effektiviseringsmöjligheter Framtida norm? Fallgropar och nya utmaningar
arbetet blir gjort ansvarsfrågan? men har myndigheten tillräcklig kunskap för att upprätta avtalen?
Tänkvärt. om avtal Din bank är en molntjänst. Vilken trygghet skulle du ha till den molntjänsten om det inte fanns lagstiftade bankgarantier? men det finns inga lagstiftade informationsgarantier. kommer verkligen pengar att vara en tillräcklig kompensation om myndigheten förlorat all sin verksamhetsinformation?
Tänkvärt om bolagsformer
Tänkvärt om moraliskt ansvar
Molntjänsten DAGIS Du lämnar in ditt barn på det nya dagiset Molnet. Men på det här dagiset gäller detta: Du får aldrig möta personalen. Du får bara träffa rektorn som visar på vilka utbildningar personalen gått. Du får inte besöka ditt barn utan föranmälan med hänsyn till de andra barnen i gruppen. Barnet kan finnas i en annan kommun eller rent av i ett annat land när du kommer och skall besöka barnet. Du får inte träffa barnet inne på dagiset utan Ni får alltid mötas ute på gatan. Du kan inte få veta hur många barn som finns i varje barngrupp. Du får inte heller ställa frågor om hur barnet trivs i gruppen. Du får inte höra om ett annat barn eller någon ur personalen varit dum mot ditt barn om du inte särskilt avtalat om den tjänsten. Du får läsa skolplanen för detta dagis men INGEN eller INGET kontrollerar på något sätt att den efterlevs. Du kan absolut inte göra det själv. Här finns ingen lagstiftning som reglerar dagisverksamheten i sig men dagiset intygar att de följer avtalslagen. så länge de finns som dagis. DU är ansvarig för ditt barn gentemot en arbetsmiljö- och skollagen. MEN, det ansvaret har INTE dagiset. Du har små eller inga mandat för att kontrollera att de lagar som gäller DITT ansvar efterlevs på detta dagis. Du får helt enkelt lita på rektorn. Hur avtalar du fram den tilliten? Har ditt barn särskilda behov som kost eller annat måste det särskilt avtalas. Detta kan leda till att ditt barn inte är välkommet på detta dagis.
Molntjänsten Garaget Du lämnar in din bil på det nya garaget. Men i det här garaget gäller detta: Du får aldrig möta personalen. Du får bara träffa chefen som visar på vilka utbildningar personalen gått. Du får inte besöka din bil utan föranmälan med hänsyn till de andra bilarna. Bilen kan finnas i en annan kommun eller rent av i ett annat land när du kommer och skall besöka bilen Du får inte se bilen inne i garaget utan dens står alltid framkörd på gatan. Du kan inte få veta hur många bilar som finns i varje garage. Du får inte heller ställa frågor om hur bilen trivs i garaget. Du får inte höra om en annan bil eller någon ur personalen varit dum mot din bil om du inte särskilt avtalat om den tjänsten. Du får läsa den interna underhållsinstruktionen för detta garage men INGEN eller INGET kontrollerar på något sätt att den efterlevs. Du kan absolut inte göra det själv. Här finns ingen lagstiftning som reglerar garageverksamheten i sig men garaget intygar att de följer avtalslagen. så länge det finns ett garage. DU är ansvarig för din bil gentemot en trafiklagen. MEN, det ansvaret har INTE garaget. Du har små eller inga mandat för att kontrollera att de lagar som gäller DITT ansvar efterlevs på detta garage. Du får helt enkelt lita på chefen. Hur avtalar du fram den tilliten? Har din bil särskilda behov som drivmedel eller annat måste det särskilt avtalas. Detta kan leda till att din bil inte är välkommen i detta garage.
Slutsatser Det är svårt att avtala om kvaliteter kring information på samma sätt som man förhandlar om döda ting som t:ex bilar. För i informationsvärlden är du fortfarande vårdnadshavare och därmed ansvarig för informationskvaliteterna även om någon annan har själva vårdnaden. Myndigheten kan avtala om kvaliteterna på information. Kan myndigheten avtala om själva ansvarsfrågan på ett sådant sätt så att myndigheten blir tillräckligt kompenserad ifall något inträffar?
Sammanfattning Myndigheten kan med stora fördelar outsourca tjänster till olika leverantörer för att få saker gjorda. Men, myndigheten kan inte outsourca ansvaret för att saken blir gjord på rätt sätt. Ett underskrivet avtal ger oftast bara svar på vad rätt sätt är. Myndigheten står kvar med ansvaret!
Vägen framåt Skapa förutsättningar i myndigheten Värdera informationen Värdera leverantörer Kontinuitetsplanera Skaffa beställarkompetens Skaffa sourcingkompetens, inköpskompetens Kvalitetsarbetet Följa upp effekten ISK?
Intern styrning och kontroll Vår skyldighet vår rättighet Våga vara obekväm kund, våga ställa krav Kvalitetstandarder, intern som externt Använd dem men de MÅSTE anpassas. Kontrollpunkter-Kontrollåtgärder SLA OLA Dvs. identifiera norm och regelbundet gemensamt mäta, rapportera och åtgärda i förhållande mot norm.
Tack