SIR Minnesanteckningar SIR Arbetsmöte i Kalmar 2011-12-08 09 1. Mötets öppnande Sten öppnade mötet. Närvarande: Pall Einarsson, Pär Lindgren, Per Hederström, Susanne Wickberg, Hans Gren, Caroline Mårdh, Thomas Nolin, Christina Agvald-Öhman, Sten Walther, Jan Martner, Lotti Orvelius och Lena Andersson. Folke Sjöberg och Göran Karlström med under fredagen (På SKL Genombrottsmöte under torsdagen). 2. Val av justeringsperson Susanne W. 3. Inventering Övriga frågor 4. Fastställande av dagordningen Dagordningen fastställdes och tidigare minnesanteckning gicks igenom. Dessa ligger ännu inte ute på webben. 5. Webbaserat valideringsprogram 5.1. Underlag från Otimo inklusive tidplan TI har inte hunnit tänka så mycket på det än, men några uppslag och idéer ventilerades. 5.2. Diskussion Det är komplicerade frågor och styrelsen måste bestämma ambitionsnivån för valideringsprogrammet. 5.3. Fastställande eller justering av tidigare taget principbeslut Frågan skjuts till fördjupad diskussion på IT-mötet i januari. 6. Valideringsregler 6.1. Komplikationer 2012 är kompletterat in i dokumentationen som skall finnas från årsskiftet? (KS) Valideringsreglerna för 2012 finns på dokumentwebben. 7. Ankomstväg Operation 7.1. Förslag till ändrad skrivning (GK) Diskussion GK presenterar förslag till ändring i Riktlinje Vårdtillfälle under Ankomstväg: Operation (Operations-, endoskopi-, interventionell radiologisk eller annan behandlingsavdelning oavsett om man uppfyller definitionen att vara opererad eller ej) 7.2. Beslut Ändringen godkändes. Publiceras snarast då den ej är IT-förändrande. 1 (10)
SIR 8. Utdataportalen (Diskuterades i mindre grupp) Post-IVA webmodul HG anser att den bör vara klar att sättas i drift till årsskiftet. HG vill ha ett alternativ knapp för de som inte vill/kan följa upp vissa patienter så att det klart framgår att det inte blir en komplett uppföljning. Samtidigt skall de inte finnas med i databasen som kompletta. Detta får ordnas tekniskt i dialog mellan HG och Otimo. 8.1. Vårdresultat i urval Från gamla till nya portalen tappades möjligheten att söka på Avlidna på IVA och Levande utskrivna bort. Denna måste snarast in igen. HG driver dialogen med Otimo. 8.2. Inskrivningssätt bryts ut från opereradstatus till egen rubrik Utfört 8.3. Q-ind rapporter Är inte färdigt och är en prioriterad fråga. Allt material ska finnas på dokumentwebben. PH och HG kollar att det stämmer. Specen för Higgins skriver SW. Under mötets gång arbetas med detta och när det gäller underlag så är det bara IVA-Higgins som saknas vid mötets slut. HG och PH har bevakning på att detta finns och ligger på rätt plats. 8.4. Komplikationsrapporter 2012 PH skriver specifikationer för de reviderade komplikationerna för 2012. Räknar med att detta är klart till 31/12. Valideringsprogrammet är klart men presentationen på utdataportalen ska färdigställas. 8.5. Ansvar för respektive rapport Se ovan 8.6. Övriga gamla rapporter som behöver justeras Inte ytterligare diskuterat utöver tidigare möten. 8.7. Nya rapporter Får anmälas efterhand. 8.8. Övriga diskuterade urval Har specificerats tidigare och HG ansvarar för att de lämnas över till Otimo. 9. Stadgar arbetsformer mm (Diskuterades i mindre grupp) Diskussion gällande punkter nedan. Stadgar reviderades i två omgångar men får vila till mötet i februari. 9.1. Förslag till ändringar att föreslå årsmötet första gång 2012 9.2. Övriga principdiskussioner 9.2.1. IT och FoU-ansvariga Vi måste följa stadgarna och det innebär att ändring måste göras för IT. 9.2.2. Tydligt hur och att man utsett exekutivt ansvarig Hanteras i stadgeförslaget 9.2.3. Styrelseledamot och anställd, finns det något att invända mot den kombinationen? Hanteras i stadgeförslaget. 9.2.4. Konstituerande styrelsemöte i samband med årsmötet för formell konfirmering av roller? Skall det planeras eller ej? 9.2.5. Övrigt kring dokumentation, kallelser, arbetssätt och mötesstruktur 2 (10)
SIR 9.2.5.1. Rapport från GK:s sittning med SKL jurister Kvalitetsregistren är alltid en del utav en myndighet (registerhållaren). 9.2.5.1.1. Registerhemvist Kvalitetsregister tillåts inte flytta runt, dvs SIR kan i princip inte byta till annat landsting igen. 9.2.5.1.2. Registercentrum SIR kan ansluta sig till vilket Registercentrum som helst. 9.2.5.1.3. Nödvändiga avtal SIR har ett avtal med Otimo angående att vi köper hjälp med personuppgifter men även Landstinget i Värmland måste ha detta och det finns inte i dag. Vi måste också ha ett avtal mellan SIR som ideell förening och registerhållaren (Landstinget i Värmland). 9.2.5.1.3.1. LiV SIR Se ovan 9.2.5.1.3.2. LiV Otimo Se ovan 9.2.5.1.4. Styrning 9.2.5.1.4.1. Beslutsgång med lagstadgad rätt till överklagande Det måste finnas en rätt att överklaga gången blir: SIR- Registerhållande myndighet (Landstinget i Värmland) Förvaltningsdomstolen Högsta förvaltningsdomstolen. 9.2.5.1.5. Ekonomi 9.2.5.1.5.1. Möjligheterna att ha kvar ekonomin i SFAI Verksamheter AB Möjligheten att landstingets jurister skulle acceptera detta (att pytsa in pengar i ett privat aktiebolag) bedömdes som små av den jurist som GK talat med. 9.2.6. Fastställande av stadgeändringsförslag Skjuts till februarimötet. 9.2.7. Beslut om ansvarig för IT-gruppen från omgående och fram till årsmötet Se styrelseprotokoll. GK förordnas. 9.2.8. Uppdrag rörande avtal, ekonomi mm. Se styrelseprotokoll. GK uppdras att ta fram nödvändiga avtal. 10. SOS Scandinavian Octogenarian Study 10.1. Information Svalt intresse när förslaget presenterades på SIS. 10.2. Beslutades att SIR rekommenderar medlemmarna att delta. Vad vi slutligen åtar oss bestäms av medlemmarnas intresse att delta. SW ansvarar för att skicka ut en tilltalande och lockande inbjudan. Detta beslutades redan förra gången. 3 (10)
SIR 11. IVA-chefsankäten om Bemanning Beläggning 11.1. Resultat hittills? Hittills 16-17 svar Ny påminnelse- PH tar initiativ. 11.2. Diskussion Första sammanställning i Karlstad jan 2012. 12. Patientinformationsprojektet 12.1. Juridisk patientinformation IVA PH har lagt ut den på webben Beslut PH GK reviderar 12.2. Juridisk patientinformation MIG PH har lagt ut den på webben Beslut PH GK reviderar 12.3. De olika dokumenten struktur SuW presenterade arbetet som är gjort hittills. Angående avstå/avbryta redogjorde TN för svårigheterna att komma överens om vilka ord som ska användas inom professionen men ffa gentemot juridiken. Till vidare gäller dock att vår terminologi fortsatt kan användas. 12.4. Innehåll Någonstans på hemsidan kommer frågor och svar att finnas kring patientperspektivet. LA ansvarar för att bevaka dessa. 12.5. Övriga synpunkter Bilder klara. 12.6. Klart att publicera eller ej? Beslut att allt material publiceras. Tre bilder köps in. 13. SIR Grafisk profil 13.1. Underlagspresentation Nedanstående punkter presenterades och demonstrerades av GK. Livlig diskussion om förslagen. Angående logotyp - LA fick i uppdrag att återkomma med fyra varianter på den lilla och två varianter på den stora svartvita samt fyra varianter med färg. Powerpointmallen delade gruppen men vi kom överens att till nästa gång testa fyra varianter. 13.2. Logotyp Ej beslutad 13.3. Typsnitt Beslutad enligt grafisk manual 13.4. Wordmall Beslutad enligt grafisk manual 13.5. Powerpointmall Ej beslutad 13.6. Webb Beslutad enligt grafisk manual 4 (10)
SIR 14. Saltsjöbaden 2012 14.1. Detaljplanering av innehåll Se separat excelfil. En separat inbjudan går ut till alla medlemmar att bidra med historier, vi har en deadline (senast 11/1) och en plan B om vi inte får in några. (PL, CM och CAÖ ansvarar för inbjudan) (SW, CM, GK och PH för plan B) 14.2. SIR förmöte Står kvar vid att vi börjar 08.00 tisd trots kostnaden för övernattning. Vi behöver tiden. 14.3. Övriga förmöten CM ansvarar för inbjudan, bokning och övrig administration. 14.3.1. BIVA Ansvarig GK 14.3.2. NIVA Ansvarig Daniel Törnberg 14.3.3. VTS Ansvarig SW 14.3.4. PostIVA Ansvarig LO 14.4. Ekonomi och budget SW redovisade tillsammans med CM budget för mötet som ett underlag för vilken kursavgift vi behöver ta ut för att det ska gå runt. Beslut 4800 Kr, se styrelseprotokoll. 14.5. Öppning av anmälan och villkor Beslut att betalningsskyldighet föreligger så snart man fått besked om mottagen anmälan och bekräftad kursplats. 15. Årsmötet för 2011 15.1. Deadline för årsberättelser 9/1-2012 15.2. Deadline för förslag till årsmötet Kalmarmötet i februari från styrelsen. (Kallelse årsmöte 6 v före (6/1), Förslag för beslut på årsmötet skall vara inne 3 v före (27/2) och alla handlingar ute till medlemmarna två veckor före (2/3)). 15.3. Kontakt med valberedningen SW tar kontakt med Per Guldbrand och Andreas Hvarfner 15.4. Kontakt med Revisor GK tar kontakt med Hans Barle. 15.5. Övriga årsmötesfrågor Diskutera hur vi processar kvalitetsindikatorer, frågan har kommit upp från Karolinska Solna gällande uppföljning av hälsorelaterad livskvalitet. Info om revisionshastighet av registreringsförändringar. 5 (10)
SIR 16. Hemsidan 16.1. Underlag (presentation och diskussion enbart, KS är sjuk) Ej genomfört 17. SMI-ansökan 17.1. Ansökan beviljad 17.2. Rapport från Exekutivt ansvarig om tänkt genomförande och resursåtgång GK, har en pågående diskussion med generaldirektören och statepidemiologen. Projektet startar upp efter nyår. 18. PostIVA 18.1. Webbmodul, Datalager, XML-spec och valideringsprogram, samt återrapportering. LO redogör, en webbmodul har testats och det är en del som inte fungerar. Det finns en del vidareutveckling som behövs. Klart i december. Modulen beräknas vara i användning till januari som planerat. 18.2. Licensfrågan SF-36 ngt nytt? Inget nytt. 19. Vårdbegäran 19.1. Webbmodul, Datalager, XML-spec och valideringsprogram, samt återrapportering. Webbmodulen är testad och klar enligt 2012 år specifikationer. Datalager- förslag till en kravspec ligger på webben, TI har inte hunnit titta på den. Väntar bara på att Otimo ska ställa samman datalagret. Ligger i kö. Finns prioordning. 20. VTS 20.1. Studierapport ACTA har refuserat. Presentation på Vår Gård? 20.2. Vad händer framöver? Det pågår ny studie där reviderad VTS (innehåller indikator för administrativt arbete) testas 21. Kopplade diagnoser 21.1. Rapport från SoS-kontakt händer ngt nationellt? PL rapporterar, har varit svårt att få besked, hitta en kontakt. PL fortsätter med nya ansträngningar. 21.2. Beslut om vidare hantering. Frågan bordläggs till nästa möte. 6 (10)
22. Internkontroll 22.1. Hur långt har vi kommit? Inget har hänt, TN har jobbat kliniskt. 22.2. Har vi material klart till Saltsjöbaden? Ja, sannolikt enligt TN 22.3. Instruktion medlemsstöd? Ingår i upplägget till Vår Gård. 23. Komplikationer 23.1. Postoperativ meningit Michael Wanecek återkommer i frågan. 23.1.1. Beslut skrivning Beslut februari 2012. 23.2. Förmaksflimmer 23.2.1. Beslut skrivning Beslut februari 2012. SIR 23.3. Delirium NuDESC i svensk version, SW tar kontakt med Umeå för att få ta del av den. 23.3.1. Beslut skrivning Beslut februari 2012. 23.4. Akut njursvikt 23.4.1. Beslut skrivning Beslut februari 2012. 24. SIR och registreringsförändringar 24.1. Skall vi ÄNDRA befintlig registrering och tvingande nytillägg endast vartannat år? Konsekvens att vi endast kan lägga till ev ny frivillig registrering däremellan? Diskussion och även läsning av mail från SIR-medlem angående att förändringstakten är för snabb. 24.2. Beslut om hur vi gör i denna fråga. Beslutas att IT-tvingande förändringar inte skall ske oftare än vartannat år. Se styrelseprotokoll. 25. Målnivåer för Nationella Q-indikatorer 2012 25.1. Förslag- SW och TN presenterar dokumentet. Målnivåer som behöver ändras är: Q2 (riskjusterad mortalitet) efter att ha analyserat två års (2008-2009) data. SW redogör för varför och hur. Q4 VAP (från 8-5/10000 ventilatortimmar) ändrad i samband med årsrapporten, inget skäl att ändra igen. Q5 ingen ändring Q6 föreslagen ändring Q7 ingen ändring (100%) Q8 ingen ändring Q9 ingen ändring 7 (10)
SIR 25.2. Övriga diskussioner om Q-indikatorer 25.3. Målnivåer Beslut: Föreslagen bilaga med målnivåer til Q-indikatorer för 2012 fastställs. 26. Intagningsorsaker SAPS3 26.1. Komplettering tabell B för de som endast kör intagningsorsaker (Förslag från BIVA) Det krävs en IT-mässig förändring och frågan är om det ändrar så mycket i beskrivningen av barnen? Hänskjuter till BIVA-förmötet med inspel från SIR-folk. 27. Frisk patient på BIVA Diagnos? 27.1. Nyfödd inkommer med misstanke om medfött hjärtfel (händer då och då) men efter undersökning/utredning på BIVA så visar det sig att patienten är fullt frisk. JM föreslår Z04.9 Undersökning och observation av icke specificerat skäl som SIR döpt till Observation UNS. Postoperativ vård UNS. Men detta fall är ju inte postoperativt. 27.1.1. Ska vi ändra texten på Z04.9? Nej. 27.1.2. Lägga till Z04.8 Undersökning och observation av andra specificerade skäl? Nej. 27.1.3. JM förslår att ev "Post. op vård UNS" skall brytas ut och få en egen kod i så fall Z48.9 Kirurgisk eftervård, ospecificerad. Nej. 27.1.4. Andra förslag? Nej. 28. SIR-mikrobiologi 28.1. Integration datalager Diskuteras i februari 28.2. Utdataportal Diskuteras i februari 28.3. Resurs och tidplanediskussion kort inför beslut som planeras februari 2012. Diskuteras i februari 29. FoU 29.1. Max Bell Datauttaget är i princip färdigbehandlat. Vi skall exportera data med personnummer till EPC dom skickar sen vidare dessa efter samkörning utan personnummer. 29.2. Övriga ansökningar Finns en del som har anmält intresse men inga att ta upp till behandling. 29.3. Publicering av filer på intranätet? Riktlinjen för hur SIR ser på datauttag och blankett för sådan ansökan publiceras. 29.4. Informationsupplägg på nätet Alla nödvändiga för att kunna ansöka om datauttag på intranätet. 8 (10)
SIR 29.5. Temarapporter hur har det gått med uppslaget om kön som första rapport? Inget har hänt SW och FS går nu vidare och gör en egen analys och presenterar för övriga som anmält intresse för att se om vi kan komma vidare. 30. SKL Genombrottsprojekt 30.1. Redovisning från 8/12 GK och FS redogjorde för sitt möte igår. SIR kommer att ha fyra handledare som ska stötta projektet, innebär 2-3 projekt/handledare. Tre övergripande målområden: minska slöseri med patientens tid, öka tillfredställelsen för patienten samt öka kvalité och patientsäkerhet. 30.2. Diskussion Avdelningarna (10 har anmält intresse) som ska vara med vill gärna jobba med dels sedering och ventilatorbehandling, dels med sepsisprotokoll och utskrivningskriterier. 30.3. Upplägg och information till preliminära deltagare. Beslut: SIR avsätter 200 000 Kr för deltagande avdelningar att dela på för sitt deltagande. Se styrelseprotokoll. 31. Infektionsdata i Europa vad händer? 31.1. Information ut till medlemmar SW ansvarar för information. PH lägger till en del underlag. Därefter utskick till MLA. 32. Ekonomisk plan för 2012 (Budget kan ej göras förrän intäkterna är kända) GK redogör översiktligt, vi har ca 3,5 miljoner kronor f.n. De allra flesta avdelningar har betalat, BIVA Sthlm, infektions-iva Malmö och THIVA Lund har ej betalat. 33. Mortalitetskörning 2012 GK har pratat med TI, ska rulla på. 34. SIR hembesök Sunderbyn (Rapport) De som är ansvariga för registrering är mycket motiverade. Det var en trevlig dag som fokuserade på att komma vidare i sin utveckling. 35. Administrativ kurs november, Stockholm (Rapport) CM har redan skickat ut utvärderingen som var mycket positiv. 36. SIR årsrapport för2011 hur jobbar vi vidare? Vill man ha in data till årsrapporten så ska det in före 20/3 2012. Mycket kan sen förberedas inför vecka 17 då vi ska jobba med årsrapporten. Vi fryser databasen i juni 8/6 2012 gällande Öppna jämförelser 37. Nästa möte IT januari i Karlstad sen Kalmar februari 9 (10)
SIR 38. Mötets avslutning Göran avslutade mötet. Vid protokollet Christina Agvald-Öhman Sten Walther, Ordförande Mötesordförande torsdag Göran Karlström Exekutivt ansvarig Mötesordförande fredag Susanne Wickberg Vald justeringsperson 10 (10)