VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 3/2015 Församlingsrådets sammanträde onsdag 11.3.2015 kl. 18 21.15 Detta protokoll innehåller följande paragrafer: 47 Sammanträdets öppnande och andakt... 1 48 Sammanträdets laglighet och beslutsförhet... 1 49 Val av två protokolljusterare... 1 50 Godkännande av föredragningslistan... 1 51 Protokoll från kapellrådet i Sundom... 1 52 Protokoll från direktionen för kristen fostran bland unga... 1 53 Protokoll från direktionen för barnverksamheten... 2 54 Protokoll från missionsdirektionen... 2 55 Protokoll från diakonidirektionen... 2 56 Utlåtande av Vasa kyrkliga samfällighets strategi för åren 2015-2020... 3 57 Verksamhetsberättelsen 2014... 5 58 Deltagande i kurs... 6 59 Initiativet att kungöra söndagens kollekt på hemsidan... 7 60 Initiativet om att diskutera offentlighet... 8 61 Ändring av mötestid... 9 62 Anmälningsärenden... 10 63 Barnkonsekvensanalys av ärendena... 11 64 Övriga ärenden... 11 65 På mötet väckt ärende... 11 66 Anvisning om sökande av ändring... 11 67 Sammanträdets avslutning... 11
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 3/2015 1 47 Sammanträdets öppnande och andakt Ordförande Tor-Erik Store öppnade sammanträdet kl. 18.30 med andakt. Andakten inleddes med psalm 87 och följdes av läsning ur Jer. 26. Andakten avslutades med bön. Församlingsrådet diskuterade frågor som uppstått när ledamöterna läst sidorna 22-39 i boken Nyvald och frimodig. 48 Sammanträdets laglighet och beslutsförhet Sammanträdet konstaterades vara lagenligt sammankallat och beslutfört. Kallelsen sändes per e-post 2.3.2015 och samtliga ledamöter var närvarande. 49 Val av två protokolljusterare Till protokolljusterare väljs Lisa Särs och Johanna Ulrika Söderholm. Till protokolljusterare valdes Lisa Särs och Johanna Ulrika Söderholm. 50 Godkännande av föredragningslistan Föredragningslistan godkändes efter komplettering av tre ärenden: 55 protokoll från diakonidirektionen, ett anmälningsärende och ett övrigt ärende. 51 Protokoll från kapellrådet i Sundom Protokoll från kapellrådets sammanträde 4.2.2015 läggs fram. Protokollet antecknas för kännedom. Församlingsrådets representant i kapellrådet Birger Enges refererade protokollet. Protokollet antecknades för kännedom. 52 Protokoll från direktionen för kristen fostran bland unga Protokoll från sammanträdet med direktionen för kristen fostran bland unga 18.2.2015 läggs fram.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 3/2015 2 Protokollet antecknas för kännedom. Direktionsmedlem Anna Sundback refererade protokollet. Efter att ha tagit del av protokollet konstaterade församlingsrådet att det är viktigt att barnläger ordnas även i framtiden. Protokollet antecknades för kännedom. 53 Protokoll från direktionen för barnverksamheten Protokoll från barndirektionens sammanträde 18.2.2015 läggs fram. Protokollet antecknas för kännedom. Direktionsmedlem Solveig Wallin refererade protokollet. Protokollet antecknades för kännedom. 54 Protokoll från missionsdirektionen Protokoll från missionsdirektionens sammanträde 19.2.2015 läggs fram. Protokollet antecknas för kännedom. Direktionsmedlem Ulla Salmenheimo-West refererade protokollet. Protokollet antecknades för kännedom. 55 Protokoll från diakonidirektionen Protokoll från diakonidirektionens sammanträde 12.2.2015 läggs fram. Direktionsmedlem Lisa Särs refererade protokollet. Efter att ha tagit del av protokollet konstaterade församlingsrådet att det är viktigt att konstläger ordnas även i framtiden. Protokollet antecknades för kännedom.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 3/2015 3 56 Utlåtande av Vasa kyrkliga samfällighets strategi för åren 2015-2020 Vasa kyrkliga samfällighet har utarbetat en strategi för åren 2015-2020. I denna strategi ingår fastighetsväsendet, begravningsväsendet, sjukhussjälavården och familjerådgivningen. Detta material delades ut vid församlingsrådets första möte 21.1.2015. Gemensamma kyrkorådet har 23.10.2014 ( 135) begärt utlåtande av församlingarna så att ärendet kan behandlas på nytt av gemensamma kyrkorådet i februari 2015. Ekonomidirektören meddelade 26.1.2015 att församlingarna kan lämna in sina utlåtanden i mars 2015. I fastighetsväsendets strategi framkommer att samfällighetens mål är att avstå från församlingsutrymmen omfattande 2000 m 2 fram till år 2020. Församlingarna ombeds ge utlåtande om vilka utrymmen och i vilken ordning utrymmena ska avskaffas. Församlingsrådet 12.11.2014 ( 193) diskuterade hur samfällighetens strategi ska behandlas. I fastighetsväsendets strategi finns Dragnäsbäcks kyrka bland de fastigheter som föreslås avskaffas under perioden. Församlingsrådet konstaterade att det är viktigt att i utlåtandet av strategin få fram Dragnäsbäcks kyrkas betydelse för Vasa svenska församlings församlingsmedlemmar och verksamhet. Fakta om kostnader och användningen av kyrkan bör presenteras. Informationsmaterial kan fås av Vasa kyrkliga stiftelse och representanter från stiftelsen kunde bjudas in till församlingsrådets möte där strategin behandlas. I utlåtandet kan också det kulturhistoriska värdet och det historiska perspektivet lyftas fram. Anställda i Vasa svenska församling behandlade ärendet vid medarbetarsamlingen 14.1.2015. Medarbetarna konstaterade att fastighetsväsendets strategi bör översättas till svenska före församlingsrådet ska ge utlåtande i ärendet. Stöd för att strategin ska översättas finns i Kyrkolagen 3:8 och Kyrkoordningen 7:6. Översättningen är nödvändig för att alla skall kunna tillgodogöra sig innehållet i den. Fastighetschef Mikko Päällysaho har fört strategin till översättning och dokumentet torde vara översatt 10.2.2015. Anställda i Vasa svenska församling fördömer enhälligt att Dragnäsbäcks kyrka finns på listan över lokaler som ska avskrivas. Församlingen har en tredelad strategi utgående från de geografiska områden som fastställdes av församlingsrådet i maj 2010. Dragnäsbäcks kyrka är centrum för ett av dessa områden. Medarbetarna önskar att kyrkans betydelse i församlingens verksamhet ska beaktas när beslut om avskrivningar görs. Församlingsrådet utsåg 11.2.2015 ( 35) en arbetsgrupp bestående av Tor-Erik Store (sammankallare), John Åsvik, Siv-Britt Höglund och Anna Sundback att bereda Vasa svenska församlings utlåtande av Vasa kyrkliga samfällighets strategi. Arbetsgruppen har utarbetat ett förslag till Vasa svenska församlings utlåtande av Vasa kyrkliga samfällighets strategi (bilaga 1).
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 3/2015 4 Församlingsrådet omfattar arbetsgruppens utlåtande. Församlingsrådet omfattade arbetsgruppens utlåtande efter ett par ändringar som framkom under mötet. Paragrafen justerades genast. Tilläggsinformation om ärendet kan vid behov ges av ordförande Tor-Erik Store, tfn. 044 4808300.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 3/2015 5 57 Verksamhetsberättelsen 2014 Vasa svenska församlings verksamhetsberättelse för år 2014, som inkluderar verksamheten i Sundom kapellförsamling och Dragnäsbäck-Gerby distrikt, delges församlingsrådet för godkännande (bilaga 2). Verksamhetsberättelsen för år 2014 godkänns. Församlingsrådet gick igenom verksamhetsberättelsen. Initiativ som framfördes under diskussionen noterades och behandlas vid beredningen av nästa sammanträde. Församlingsrådet godkände verksamhetsberättelsen för år 2014 efter ett par korrigeringar. Tilläggsinformation om ärendet kan vid behov ges av ordförande Tor-Erik Store, tfn. 044 4808300.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 3/2015 6 58 Deltagande i kurs Kaplan Siv Jern anhåller om att få delta i en danshelg med heliga danser vid Mundekulla kursgård i Sverige 1-3.5.2015. Kursen leds av June Watts som är en av de ledande internationella lärarna i Sacred Dance-rörelsen. Jern leder regelbundet Dans i heligt rum. Hon konstaterar att hon som dansledare behöver fortbildning också inom dans. Kostnader Deltagaravgift 1 900 SEK Kost och logi 1 300 SEK Mellansumma 3 200 SEK = 340,00 Resekostnader flyg Stockholm-Helsingfors 56,79 Totalt 396,79 Församlingsrådet beviljar att Siv Jern under arbetstid med full lön får delta i danshelg med heliga danser. Kostnaderna tas från allmänt församlingsarbete 102 2900 000. 437300. Olle Victorzon anmälde jäv och avlägsnade sig under behandlingen av ärendet. enligt beslutsförslaget. Tilläggsinformation om ärendet kan vid behov ges av ordförande Tor-Erik Store, tfn. 044 4808300.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 3/2015 7 59 Initiativet att kungöra söndagens kollekt på hemsidan Siv-Britt Höglund initierade frågan om att kungöra ändamålet för söndagens kollekt på församlingens hemsida (FR 11.2.2015 44 a). Beredningsgruppen har diskuterat möjligheten att kungöra söndagens kollekt på församlingens hemsida med informatör Johanna Backholm och byråföreståndade Mona Engsbo. Kollektändamålet för söndagen kan vara olika i de olika kyrkorna, eftersom kollektlistorna uppgörs av kapellrådet, distriktsrådet och församlingsrådet. Det är möjligt att kungöra kollektlistorna på församlingens hemsida efter att råden behandlat dem. Ändamålet för söndagens kollekt som upptas i församlingens huvudkyrkor kungörs på församlingens hemsida. enligt beslutsförslaget. Tilläggsinformation om ärendet kan vid behov ges av ordförande Tor-Erik Store, tfn. 044 4808300.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 3/2015 8 60 Initiativet om att diskutera offentlighet Siv-Britt Höglund initierade en diskussion om offentlighet (FR 11.2.2015 44 b). Sekreterare Anna-Karin Lärka har begärt att frågan om offentlighet tas upp på utbildningsdagen för förtroendevalda som ordnas av Församlingsförbundet 8.3.2015. Beredningsgruppen diskuterade initiativet. Ärendet behandlas på nästa möte. Ärendet behandlas på följande möte. Tilläggsinformation om ärendet kan vid behov ges av ordförande Tor-Erik Store, tfn. 044 4808300.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 3/2015 9 61 Ändring av mötestid Beredningsgruppen föreslår att församlingsrådets möte i maj flyttas till tisdagen 12.5 kl. 18. Församlingsrådet godkänner ändringen av mötestiden. enligt beslutsförslaget. Tilläggsinformation om ärendet kan vid behov ges av ordförande Tor-Erik Store, tfn. 044 4808300.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 3/2015 10 62 Anmälningsärenden a) Kyrkoherdens beslutsförteckning 22-42/2015. Vice ordförande granskade kyrkoherdens beslutsförteckning. b) Kaplansinstallation påskdagen 5.4.2015 Kontraktsprosten Berndt Berg förrättar kaplansinstallation av Mikael Forslund påskdagen den 5 april 2015 kl. 13.00 i Trefaldighetskyrkan. Assistenter är kyrkoherde Tor-Erik Store, kaplan Malin Lindblom och församlingsrådets vice ordförande Olle Victorzon. Därefter välkomstsamling i Kryptan. c) Söndag 12.4 informerar Vasa kyrkliga stiftelse om sin verksamhet. Informationen sker efter högmässan i Dragnäsbäcks kyrka.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 3/2015 11 63 Barnkonsekvensanalys av ärendena Beredningsgruppen har prövat ärendena enligt barnkonsekvensanalysen. Inga ärenden behöver barnkonsekvensanalyseras. enligt beslutsförslaget. 64 Övriga ärenden Församlingssekreterare Anna-Karin Lärka rapporterade från utbildningsdagen för förtroendevalda som hållits i Korsholm 8.3. Siv-Britt Höglund lyfte fram följande önskemål som aktualiserats under dagen: servering innan församlingsrådets möte börjar, anställda bjuds in för att presentera sin sektor, kartläggning av förtroendevaldas kompetens kan göras. 65 På mötet väckt ärende Inget på mötet väckt ärende. 66 Anvisning om sökande av ändring Församlingsrådet gav anvisningar om rättelseyrkande, besvärsförbud och besvärsanvisning enligt bilaga 3 blankett 2. 67 Sammanträdets avslutning Sammanträdet avslutades med bön om Herrens välsignelse kl. 21.15.