Revisionsrapport KPMG AB 24 september 2012 Antal sidor: 19 2012 KPMG Bohlins AB, a Swedish limited liability partnership and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with
Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 3 3. Syfte 3 4. Avgränsning 4 5. Revisionskriterier 4 6. Ansvarig nämnd/styrelse 4 7. Metod 4 8. Projektorganisation 4 9. Resultat 4 9.1 Lagar och föreskrifter 4 9.2 Nulägesanalys 6 9.3 Organisation 10 9.4 Styrning och ledning 11 9.4.1 Budget och utfall 13 9.4.2 Delegationsordning 14 9.4.3 Rutiner och riktlinjer 14 9.4.4 Handläggning 15 9.5 Åtgärder för att minska kostnaderna för ekonomiskt bistånd 17 9.5.1 Aktivitetsprogrammet 17 9.5.2 Arvika-Eda samordningsförbund 18 9.5.3 Conatus 18
1. Sammanfattning Vi har av s revisorer fått i uppdrag att granska hur kommunstyrelsens utskott för Lärande och stöd arbetar för att stödja enskilda som har behov av försörjningsstöd samt utveckla och kvalitetssäkra arbetet med försörjningsstöd. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2012. Försörjningsstöd uppgår årligen till en betydande kostnad för kommunen. För 2011 uppgick kommunens kostnader för försörjningsstöd till drygt 27 Mkr. Vår granskning visar att man inom enheten för ekonomiskt bistånd inte arbetar utefter eller känner till de övergripande verksamhetsmålen som finns angivna i verksamhetsplanen samt att dessa inte följs upp. Enheten har även parallellt med verksamhetsmålen arbetet fram balanserade styrkort som man inte heller arbetar utifrån, känner till eller följer upp. De balanserade styrkorten rapporteras tillsammans med ett antal andra nyckeltal till utskottet för lärande och stöd varje månad utan att man har någon kunskap om dem ute i verksamheten. Till viss del harmonierar verksamhetsmålen och de balanserade styrkorten men inte fullt ut. Vi anser det vara nödvändigt att snarast enas om en styrningsmodell för enheten för ekonomiskt bistånd och därefter kommunicera ut den i verksamheten. Granskningen visar att det under de senaste åren har varit en mindre god överensstämmelse mellan budget för ekonomiskt bistånd och faktiskt utfall. Detta förhållande väcker i sin tur frågan om hur budgeten faktiskt fungerar som styrinstrument för ekonomiskt bistånd. En budget som är lägre än tidigare års förbrukning innebär ett förändringskrav och att åtgärder måste vidtas för att göra verksamheten mer ändamålsenlig och effektiv så att behovet av ekonomiskt bistånd minskar. Denna uppgift blir särskilt grannlaga i en verksamhet där behoven till stora delar styrs av strukturella faktorer utifrån. En förutsättning för att lyckas med det är dock att rätt arbetssätt (metoder och förhållningssätt) utvecklas. En bedömning är att enheten för ekonomiskt bistånd inte har en tillräckligt systematisk och heltäckande uppföljning av ärendeutveckling, kostnader per försörjningshinder (orsak), kostnader per ändamål m m. Detta påverkar i sin tur förmågan att kunna skapa prognoser och uppmärksamma trender för att utforma ändamålsenliga och effektiva insatser för specifika grupper. Uppföljningen borde få en närmare koppling till relevanta mål i verksamhetsplanen eller som återfinns i de balanserade styrkorten. Enheten bör även i större utsträckning identifiera avvikelser i förhållande till målen och vilka åtgärder som faktiskt kommer att vidtas för att hantera dessa. I annat fall finns en risk att uppföljningen till stora delar endast fungerar som en beskrivning och ett konstaterande av utvecklingen gällande ekonomiskt bistånd i kommunen. Uppföljning och utvärdering förutsätter även en fungerande kommunikation mellan politiker, förvaltningschefer och verksamma kring verksamhetens ramar och villkor. Dialogen mellan ledningen och de verksamma om verksamhetens resultat och utveckling är betydelsefull. Tydlighet i signaler och återkoppling till de verksamma är 1
viktigt för att skapa och/eller utveckla ett engagemang bland personalen i förbättringsarbetet. Ovanstående är något som vi anser kan utvecklas inom enheten för ekonomiskt bistånd då vi har funnit att uppfattningen om det personliga ansvaret och rollen i förbättringsarbetet skiljer sig mellan personalen, vissa anser det endast vara en ledningsfråga. Vi kan konstatera att det finns riktlinjer och rutinbeskrivningar för handläggningen av ekonomiskt bistånd. Riktlinjerna beskriver, handläggning och dokumentation men är bristfälliga när det gäller uppföljning. Man följer heller inte upp de framtagna rutinbeskrivningarna. Att arbeta inom samma arbetsgrupp förutsätter att man utvecklar gemensamma värderingar och en samsyn om enhetens uppdrag utifrån uppsatta verksamhetsmål. Vår uppfattning är att det saknas en samsyn inom enheten om socialtjänstens roll och uppdrag i arbetet med ekonomiskt bistånd. Ytterligare ett konstaterande är att har en högre kostnad för ekonomiskt bistånd per invånare än riket och länet men inte än jämförelsekommunerna och antalet ansökningar om ekonomiskt bistånd i har ökat. När det gäller arbetslösheten har det dock framkommit väsentliga skillnader mellan kommunerna. har en högre arbetslöshet, specifikt bland ungdomar, som kan förklarar skillnaden i kostnader för ekonomiskt bistånd som framkommit. Kommunen redovisar samtidigt lägre kostnader för arbetsmarknadsåtgärder än länet men något högra än riket och jämförelse kommunerna. Det är sannolikt att kostnaderna också har påverkats av enhetens arbetssätt. Vi ser positivt på de två projekt som man startat inom enheten i syfte att motverka ökade kostnader för ekonomiskt bistånd. Vi vill dock än en gång belysa att en förutsättning för att man gör rätt bedömningar och prioriteringar av grupper inför denna typ av projekt är att man systematiskt följer upp ärendeutveckling m.m. 2
2. Bakgrund 3. Syfte Vi har av s revisorer fått i uppdrag att granska hur kommunstyrelsens utskott för Lärande och stöd arbetar för att stödja enskilda som har behov av försörjningsstöd samt utveckla och kvalitetssäkra arbetet med försörjningsstöd. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2012. Försörjningsstöd uppgår årligen till en betydande kostnad för kommunen. För 2011 uppgick kommunens kostnader för försörjningsstöd till drygt 27 Mkr. Revisorerna genomförde 2010 en granskning av den interna kontrollen i handläggning och utbetalningar av försörjningsstödet. Granskningen visade att det fanns dokumenterade riktlinjer och utarbetade rutiner för handläggning av försörjningsstöd. Granskningen visade samtidigt på behov av förbättringar av den interna kontrollen då det bland annat saknas dokumenterade instruktioner och rutiner för vissa områden och moment avseende aktgranskningar/dokumentationskontroller och utbetalning. Det framkom också att handläggarna inte hinner med att genomföra alla kontroller som enligt riktlinjerna ska göras i samband med ansökningsförfarandet. Med denna bakgrund bedömer revisorerna i att en fördjupad granskning bör genomföras som tar sikte mot vilka åtgärder nämnden arbetar med för att motverka ökade kostnader för försörjningsstöd samt stödja enskild för att undvika beroende av ekonomsikt bistånd. Syftet med granskningen är att bedöma om det bedrivs ett ändamålsenligt arbete för att minska kommunens kostnader för försörjningsstöd samt stödja enskilda som har behov av försörjningsstöd. Vi kommer därför att granska om om om det finns en ändamålsenlig organisation för arbetet med försörjningsstöd det finns riktlinjer, rutinbeskrivningar och organisation för handläggning, dokumentation och uppföljning av försörjningsstöd? kommunstyrelsen och förvaltningen har en upparbetad samverkan med andra myndigheter och berörda aktörer för det aktuella området, t ex Finsam. om ansvar för planering och genomförande av sysselsättningsåtgärder är ändamålsenligt och effektivt strukturerat om kommunstyrelsen och förvaltningen har verktyg för och bedriver ett analysarbete för vilka målgrupper som bör prioriteras för att minska beroendet av försörjningsstöd. 3
4. Avgränsning Granskningen avser ekonomiskt bistånd inom verksamheten för Lärande och stöd. 5. Revisionskriterier Vi kommer att bedöma om verksamheten, i tillämpliga delar, uppfyller: Socialtjänstlagen (2001:453) Socialtjänstförordningen (2001:937) Socialstyrelsens allmänna råd beträffande ekonomiskt bistånd (SOSFS 2003:5) Fullmäktigebeslut, interna riktlinjer och rutinbeskrivningar 6. Ansvarig nämnd/styrelse 7. Metod Granskningen avser kommunstyrelsen i. Granskningen kommer att genomföras genom: Dokumentstudier av relevanta dokument Intervjuer med berörda tjänstemän 8. Projektorganisation Granskningen kommer att utföras av Anna Tång, konsult, under ledning av Mikael Lind, certifierad kommunal revisor. 9. Resultat 9.1 Lagar och föreskrifter Kommunen har det yttersta ansvaret för att de som vistas i kommunen får det stöd och den hjälp som de behöver. I socialtjänstlagen och socialtjänstförordningen regleras kommunernas skyldigheter samt den enskildes rätt till försörjningsstöd. I vardagligt tal kallas försörjningsstöd ofta för socialbidrag. Utgångspunkten är att den enskilde ska klara sin försörjning på egen hand och inte genom ekonomiskt bistånd. Det ekonomiska biståndet syftar till att vara en tillfällig hjälp vid kortare perioder av försörjningsproblem. Ett grundläggande villkor för att försörjningsstöd ska kunna beviljas är således att den sökandes behov inte kan tillgodoses på annat sätt. En förutsättning är också att den enskilde efter förmåga är arbetssökande eller på annat sätt är aktiv för att uppnå egen försörjning. 4
Ekonomiskt bistånd består av två grundläggande komponenter: Försörjningsstöd Ekonomiskt bistånd till livsföring i övrigt Försörjningsstödet utgörs av ett behovsprövat ekonomiskt bistånd, genom vilket den enskilde ska tillförsäkras en skälig levnadsnivå. Det som menas är att biståndet ska utformas så att det stärker den enskildes resurser att leva ett självständigt liv. Av 4 kap. 1 i Socialtjänstlagen (SoL) framgår bl.a. att: Den som inte själv kan tillgodose sina behov eller kan få dem tillgodosedda på annat sätt har rätt till bistånd av socialnämnden för sin försörjning (försörjningsstöd) och för sin livsföring i övrigt Den enskilde ska genom biståndet tillförsäkras en skälig levnadsnivå. Biståndet ska utformas så att det stärker hans eller hennes möjligheter att leva ett självständigt liv. Bidragets storlek bestäms av två delar, dels av en riksnorm som är gemensam för alla kommuner, dels av skäliga kostnader som kommunen prövar efter den sökandes individuella förhållanden. Enligt 4 kap. 3 SoL lämnas försörjningsstöd för skäliga kostnader för 1. livsmedel, kläder och skor, lek och fritid, förbrukningsvaror, hälsa och hygien samt dagstidning, telefon och radio- och TV-avgift, 2. boende, hushållsel, arbetsresor, hemförsäkring samt medlemskap i fackförening och arbetslöshetskassa. Riksnormen fastställs årligen av regeringen och grundar sig på officiella prisundersökningar av Konsumentverket. Kostnadsberäkningarna ska spegla en skälig konsumtionsnivå, dvs. varken en miniminivå eller en lyxnivå, vilket enligt konsumentverket innebär att beloppen ska täcka kostnaderna för de produkter som bör finnas i ett hushåll för att man på ett tillfredställande sätt ska kunna klara vardagens behov. Beloppen är uppdelade på olika hushållstyper och åldersintervall. Utöver riksnormens reglerade bistånd så omfattar försörjningsstödet också skäliga kostnader för bl.a. läkarvård, akut tandvård, glasögon, flyttkostnader, spädbarnsutrustning, hyresskulder, rekreation/semesterresor, avgift för barnomsorg, matpengar vid akuta nödsituationer m.m. Detta regleras i 4 kap. 2 i SoL där det framgår att socialnämnden får ge bistånd utöver vad som följer av 1 om det finns skäl för det. Utformningen av denna del av biståndet bestäms av kommunen, och ska enligt förarbetena till socialtjänstlagen utgå ifrån vad en låginkomsttagare på orten har råd med. 5
9.2 Nulägesanalys För att få en uppfattning om ärendemängden har vi vid vår granskning efterfrågat uppgifter från enheten över antal beslut både beviljade och avslag. Se tabell 1och 2 nedan. Tabell 1. Tabellen visar antal beviljade beslut enligt Socialtjänstlagen (SoL) under åren 2010-2011 i. Antal beviljade beslut 2010 2011 2012 (tom 120531) 4:1 ek bistånd 5069 5002 2132 4:1 1:2 ek bist 4:1 glasögon 4:1 tandvård 4:1 ek.bist. Förskott 102 76 13 17 43 41 80 7 14 32 8 13 4:2 ek. bistånd 8 9 1 4:2 ek.bist återkrav 25 21 8 4:4 aktivitetspgrm 57 301 139 Totalt 5349 5475 2394 Tabell 2. Tabellen visar antal beslut enligt Socialtjänstlagen (SoL) med avslag under åren 2010-2011 i. Antal beslut med avslag 2010 2011 2012 (tom 120531) ek bistånd 4:1 1:2 17 16 1 ek bistånd 4:1 730 814 288 ek bist 4:5 5 5 0 Total 752 835 289 6
För att även få en bild av kostnaderna och utvecklingen av ekonomiskt bistånd och arbetsmarknadsåtgärder har en jämförelse gjorts med ett antal kommuner. Data för jämförelsen har hämtats Sveriges kommuner och landstings statistik databas Kolada. Innehållet i Kolada bygger i huvudsak på nationellt insamlad offentlig statistik om kommuners ekonomi och verksamhet. I den statistik som följer gällande ekonomiskt bistånd ingår inte ekonomiskt bistånd/försörjningsstöd till flyktingar. Statistiken är hämtad från SCB den 31 december varje år. För Riket och Värmland har ett ovägt medelvärd använts. 1 350 1 300 Riket Arvika Liknande kommuner IFO, Arvika, 2010 Värmlands län 1 250 1 200 1 150 1 100 1 050 1 000 950 900 2009 2010 2011 Riket 927 1 012 1 044 Arvika 1 037 1 110 1 167 Liknande kommuner IFO, Arvika, 2010 1 010 1 095 1 306 Värmlands län 1 058 1 110 1 058 Figur 1. Figuren visar kostnaden för utbetalt ekonomiskt bistånd per invånare i 2009-2011 i jämförelse med riket, länet och liknande kommuner. 7
1 400 Riket Arvika Liknande kommuner IFO, Arvika, 2010 Värmlands län 1 300 1 200 1 100 1 000 900 800 700 600 500 2009 2010 2011 Riket 588 673 734 Arvika 557 738 825 Liknande kommuner IFO, Arvika, 2010 581 705 698 Värmlands län 959 1 101 1 317 Figur 2. Figuren visar kostnaden för arbetsmarknadsåtgärder per invånare i 2009-2011 i jämförelse med riket, länet och liknande kommuner. 8,0 Riket Arvika Liknande kommuner IFO, Arvika, 2010 Värmlands län 7,5 7,0 6,5 6,0 2009 2010 2011 Riket 6,2 6,9 6,3 Arvika 8,0 6,5 7,4 Liknande kommuner IFO, Arvika, 2010 6,6 7,2 6,9 Värmlands län 7,7 7,9 7,3 Figur 3. Figuren visar andelen invånare, 16-64 år, i som är arbetslösa eller deltar i konjunktur beroende program 2009-2011 i jämförelse med riket, länet och liknande kommuner. 8
I verksamhetsberättelsen för Lärande och stöd 2011 redovisas ett antal nyckeltal. Gällande försörjningsstöd redovisas Antal stödhushåll inom kommunen samt Bruttokostnaden per stödhushåll. 800 700 600 500 400 Antal stödhushåll 300 200 100 0 2007 2008 2009 2010 2011 Figur 4. Figuren visar antalet stödhushåll i 2007-2011. 9.2.1.1 Kommentarer Vi kan utläsa av tabell 1 att antalet ärenden har ökat under åren och från år 2010-2011 ökade antalet beviljade beslut från 5349 till 5475 vilket innebär en ökning med 2,3 %. Även antalet beslut med avslag ökade mellan år 2010-2011 från 752 till 835 vilket innebär en ökning med 11 %. Så sammantaget har antalet ansökningar om ekonomiskt bistånd i ökat. I figur 1 kan vi utläsa att utvecklingen av kostnaderna för ekonomiskt bistånd i Arvika kommun till viss del skiljer sig från jämförelsekommunerna, riket och länet. Kostnaden har ökat under en treårsperiod från 1037 kr/invånare 2009 till 1167 kr/invånare 2011. Denna kostnad är högre i kommunen i jämförelse med riket och länet. Dock har man en lägre kostnad per invånare för ekonomiskt bistånd i jämförelse med liknande kommuner. I figur 2 kan vi även utläsa att kostnaderna för arbetsmarknadsåtgärder i Arvika kommun ökat under en treårsperiod samt att kommunen har en högre kostnad i jämförelse med riket och liknande kommuner. Dock har man en lägre kostnad per invånare för arbetsmarknadsåtgärder än i jämförelse med liknande kommuner. I dag är kostnaden för arbetsmarknadsåtgärder 825 kr/ invånare i. I figur 3 kan vi konstatera att andelen personer i arbetsför ålder som är arbetslösa i Arvika är högre än i jämförelse med riket, länet och liknande kommuner. Kommunen har också en motsatt utveckling i jämförelse med de andra. Idag är 7,3 procent av invånarna i åldern 16-64 år arbetslösa i Arvika. 9
Vi har även noterat att antal hushåll som mottagit försörjningsstöd stadigt ökat sedan 2006. Vi noterar en ökning med 117 hushåll sedan 2007 fram till 2011. Via nyckeltal redovisas även bruttokostnad per stödhushåll för verksamhetsåret samt tidigare år. I verksamhetsberättelsen kan vi utläsa att bruttokostnaden för försörjningsstöd per hushåll även har ökat sedan 2007. År 2007 var bruttokostnaden 22 648 kr per hushåll i jämförelse med 2011 då kostnaden uppgick till 33 355 kr. Från Socialstyrelsens statistik har vi tagit del av kommunernas utbetalda ekonomiska bistånd under 2011 samt den procentuella förändringen i jämförelse med 2010. I Arvika ökade beloppet mellan 2010 och 2011 med en procent till skillnad från riket där det minskade med fyra procent och Värmland där det minskade med tre procent. 9.3 Organisation I ansvarar Kommunstyrelsen för försörjningsstöd inom utskottet för Lärande och stöd, vilket också framgår av Kommunstyrelsens reglemente. Ur verksamhetsplanen för 2012 går att läsa att verksamhetsidén för Lärande och stöd är att förvaltningen ska på uppdrag av kommunstyrelsen lösa behovet av förskoleverksamhet, fritidshem, skola, vuxenutbildning, socialtjänst, individ- och familjeomsorg, LSS-verksamhet, allmän fritidsverksamhet, bibliotek, kommunal musikskola och främjande insatser för vuxna. Detta ska leda till att medborgare och medarbetare utvecklas, känner sig trygga och delaktiga i samhället. Man anger även i planen att förhållningssättet ska kännetecknas av; Medborgarfokus Stolthet Resultatinriktning Öppenhet Förnyelse Inom utskottet för Lärande och stöd finns sju olika avdelningar, en av dessa utgörs av Försörjning och lärande vilken leds av en avdelningschef. Avdelningen är i sin tur indelad i sex olika enheter som ska samverka för att tillgodose kommuninvånarnas behov av ekonomiskt bistånd, behandling för missbruk, integration, stöd vid långvarigt psykiskt funktionshinder, stöd för inträde på arbetsmarknaden, utbildning för vuxna samt konsument- budget och skuldrådgivning. En av enheterna är enheten för ekonomiskt bistånd som leds av en enhetschef. I verksamhetsplanen för 2012-2014 anges att enheten ska ge stöd till personer som är i behov av ekonomsikt bistånd och har rätt till det. Enheten ansvarar även för förvaltning av klienternas egna medel och dödsboanmälningar. Inom enheten arbetar sju socialsekreterare och en ekonomihandläggare med försörjningsstöd. Enheten består av 10
en mottagningsdel där två socialsekreterare arbetar samt handläggargrupp del där fem socialsekreterare arbetar Kommunstyreslen Lärande och stöd Försörjning och lärande Enheten för ekonomiskt bistånd Mottagningsgrupp Handläggningsgrupp Figur 5. Figuren visar organisationen för ekonomsikt bistånd i Enheten för ekonomiskt bistånd samverkar med kommunens Arbetsmarknadsenhet, Landstinget i Värmland, Arbetsförmedlingen (AF), Försäkringskassan (FK) och Arvika- Eda samordningsförbund (FINSAM). Vid våra intervjuer framkom att samverkan fungerar bra med aktörerna både inom och utom kommunen. Man samverkar främst med andra enheter inom kommunen samt med AF. Dock kan samverkan alltid utvecklas och det finns önskemål om att främst utveckla samverkan med landstinget och AF där samverkan redan sker men som kan fördjupas. Med AF har enheten regelbundna träffar. Försäkringskassans mer restriktiva tolkning av sitt regelverk har varit påtaglig och upplevs försvåra samverkan. Inom kommunen upplever man även att samverkan med andra enheter försvåras genom att man har olika uppfattningar och förväntningar på varandra och varandras uppdrag något som i vissa fall även förmedlas till de gemensamma klienterna. I vissa fall finns även avtal som reglerar samverkan mellan de olika aktörerna. 9.4 Styrning och ledning I granskningen har vi tagit del av kommunens vision och strategisk plan med fyra strategiska mål som kommunfullmäktige fastställt. Verksamhetsplanerna i Arvika kommun är treåriga och utgår från kommunfullmäktiges strategiska plan. Utskottens planer omfattar indikatorer och en aktivitetsplan med insatser för att nå fullmäktiges mål. Utifrån strategierna har mål och indikatorer upprättas. Vad som är hänförligt till försörjningsstöd i Verksamhetsplanen 2012-2014 och Budget 2012 för Lärande och stöd utgörs av följande: 11
Personligt besök hos handläggare inom 2 veckor vid socialtjänsten Målet för 2012 är att mer än 95 procent av klienterna ska få ett personligt besök inom två veckor. Under 2011 fick samtliga klienter ett personligt besök hos handläggare inom två veckor. Andel deltagare i Aktivitetsprogrammet som går till egen försörjning Målet 2012 är att över hälften av alla ungdomar som deltar i Aktivitetsprogrammet går till en egen försörjning. Andel (%) deltagare i arbetsmarknadsåtgärder som går från försörjningsstöd till egen försörjning Målet för 2012 är att över 25 procent av de som deltar i arbetsmarknadsåtgärder ska få egen försörjning Andel av befolkningen som får försörjningsstöd Målet för 2012 är att andelen av befolkningen som får ekonomiskt bistånd ska vara under 4,5 procent. För 2010 uppgick andelen till 4,6 procent. Nettokostnad försörjningsstöd (Tkr) Målet för 2012 är att nettokostnaden för försörjningsstöd ska vara ska mindre än 22 300. År 2011 uppgick kostnaden till 22 897 kr. I verksamhetsberättelsen för 2011 för Lärande och stöd avseende ekonomiskt bistånd redovisas under rubriken Året som gick att den höga ungdomsarbetslösheten och genomförda förändringar i socialförsäkringssystemet medförde att kostnaden för försörjningsstöd hamnade på en hög nivå. Man anger att en tredje del av alla hushåll som under året var beroende av försörjningsstöd var ungdomar under 25 år. På grund av ovanstående införde man i samverkan med Arbetsmarknadsenheten ett Aktivitetsprogram riktat till målgruppen. Programmet har varit framgångsrikt och av de 37 ungdomar som avslutet programmet har 26 gått vidare till egen försörjning i form av arbete eller studier. Under rubriken Omvärldsanalys konstaterar man att en stor andel av kommunens ungdomar är beroende av försörjningsstöd. Den lokala arbetsmarknaden spelar en stor betydelse för försörjningsstödets utveckling och att fler medborgare riskerar ekonomiska problem vilket påverkar både enheten för ekonomiskt bistånd samt budgetoch skuldrådgivare. Utöver aktivitetsprogrammet för ungdomar under 25 år har man starta ett liknande för vuxna som varit långtidsberoende av försörjningsstöd. Gällande måluppfyllelse redovisar man enligt nedan; Personligt besök hos handläggare inom 2 veckor vid socialtjänsten 12
Målet för 2011 var att över 90 procent av klienterna skulle få ett personligt besök inom två veckor. Under 2011 kunde man inom enheten för ekonomiskt bistånd och vuxenenheten erbjuda besök inom två veckor till samtliga (100 procent) klienter. Andel av befolkningen som får försörjningsstöd Målet för 2011 var att mindre är 4,5 procent av befolkningen skulle få försörjningsstöd. För 2010 uppgick andelen till 4,6 procent och det är denna siffra som fortfarande gäller då statistiken är hämtad från Socialstyrelsen och släpar. Arvika ligger över länssnittet på 4,5 % vilket är en ökning med 0,1 % i jämförelse med 2009. Kostnad försörjningsstöd (Tkr) Målet för 2011 var att kostnaden skulle vara mindre än 21 400 kr. År 2011 uppgick kostnaden till 22 897 kr. Kostnaden för försörjningsstöd har ökat på grund av en försämrad arbetsmarknad och att fler blir utförsäkrade samt att fler får sänkta ersättningar vid deltagande i olika arbetsmarknadsåtgärder. Kostnaderna för arbetslösa ungdomar har dock kunnat hållas nere med hjälp av Aktivitetsprogrammet för denna grupp I den sammanfattande bedömningen anger man att resultatet är bättre än prognosen för Lärande och stöd vilket till viss del beror på lägre kostnader än beräknat för försörjningsstöd och sjukförsäkringsavgifter. Vid våra intervjuer framkom att kännedomen om målen som anges för i verksamheten genom verksamhetsplanen är låg och det är få som kan berätta om målen och de insatser som kopplas till dem. 9.4.1 Budget och utfall Som en del i vår rapport har vi granskat utvecklingen av ekonomiskt bistånd i Arvika kommun genom att ta del av budget och ekonomiskt utfall för ekonomiskt bistånd under en treårsperiod. Tabell 3. Tabellen visar budget och utfall för ekonomiskt bistånd i i Tkr 2010-2012 År Budget Bokslut Avvikelse 2010 24 566 26 850 2284 2011 28 710 28 268 448 2012 27478 12949 (tom maj) 13
Utskottet för Lärande och stöd följer varje månad upp det ekonomiska utfallet för enheten för ekonomsikt bistånd genom avdelningschefen för Försörjning och lärande. Utöver det ekonomiska utfallet finns vissa andra nyckeltal som följs upp månadsvis. De innefattar bland annat enhetens balanserade styrkort. Vid våra intervjuer framom att det finns en viss kännedom om enhetens balanserade styrkort som arbetades fram gemensamt av enheten 2011. Dock upplever man inte att man arbetar utefter dem eller att de följs upp. Balanserade styrkort är framtagna enskilt för kommunen och har funnits sedan år 2008 och redovisas varje år i samband med bokslut. Vid arbetsplatsträffarna för avdelningen Försörjning och lärande som hålls en gång per månad sker en viss typ av uppföljning genom avstämning mot budget. Ibland diskuteras även vad kostnaderna kan bero på och man redovisar antal aktuella stödhushåll. Ledningsgruppen för avdelningen Försörjning och lärande följer upp verksamheten genom avstämning mot budget. Vid enhetsträffarna varje vecka inom enheten för ekonomiskt bistånd följer man upp antalet nybesök och andelen av dessa som är ungdomar. 9.4.2 Delegationsordning I kommunstyrelsens delegationsordning regleras vem som har rätt att besluta i olika ärenden. I dokumentet framgår vem som är delegat samt dess ersättare. Handläggning och beslut beträffande försörjningsstöd/ekonomiskt bistånd genomförs i regel som enmansärenden av socialsekreterarna. Enligt delegeringsbestämmelserna har socialsekreterarna beslutanderätt gällande försörjningsstöd enligt riksnorm och riktlinjer. När det gäller beslut om ekonomiskt bistånd, utöver framräknad norm och riktlinjer, sträcker sig socialsekreterarna beslutanderätt till max 20 procent av basbeloppet. Enhetschefen är delegat i ärenden därutöver, upp till max 60 procent av basbeloppet. Är biståndsnivån högre än 60 procent av basbeloppet tillkommer beslutanderätten kommunstyrelsens utskott för lärande och stöd (LoS). Samma nivåer som ovan gäller även vid beslut om att återkräva ekonomiskt bistånd enligt 4 kap 1 SoL. Beslut om att återkräva bistånd enligt 4 kap. 2 SoL tillkommer LoS. Vidare har socialsekreterarna beslutanderätt gällande bl.a. försörjningsstöd med villkor om praktik eller kompetenshöjande åtgärder. Socialsekreterarna som vi pratat med känner ett stort förtroende från ledningen genom den beslutanderätt som socialsekreterarna har när det gäller ekonomiskt bistånd. Både ledning och personal upplever att delegationen fungerar. Genom enhetsträffarna säkerställer man att rättssäkerheten efterlevs och att man gör lika bedömningar. 9.4.3 Rutiner och riktlinjer I finns dokumenterade riktlinjer för handläggning och dokumentation av ekonomiskt bistånd. Riktlinjerna har antagits av Kommunstyrelsen och reviderades senast år 2006. Vid tiden för vår granskning är riktlinjerna återigen under revidering för att anpassas efter nya lagar och förordningar samt domstolsbeslut. Riktlinjerna är 14
omfattande och innehåller bl.a. grunderna och regelverket kring försörjningsstöd, riksnormen och nivåerna gällande övriga poster i försörjningsstödet, bistånd till livsföring i övrigt, särskilda grupper av sökande och handläggningsrutiner. Barnperspektivet är särskilt uttalat. Rutiner för arbetet med försörjningsstöd finns också. Det är utifrån arbetet med LEAN inom enheten som rutiner tagits fram. Enligt uppgift från våra intervjuade fungerar riktlinjerna som ett bra stöd och verktyg vid handläggning av försörjningsstödsärenden. Dock omfattar inte riktlinjerna uppföljning. Personalen använder även rutinerna i det dagliga arbetet. 9.4.4 Handläggning Handläggargruppen träffar ungdomar under 25 år då man sett att ungdomar gärna anförtror sig till den handläggare som de först kommer i kontakt med på enheten. Mottagningsgruppen bokar in alla som ansöker om ekonomiskt bistånd till ett första besök samt träffar de som är över 25 år. År 2011 genomfördes den organisationsförändring som innebär att Mottagningsgruppen även handlägger de över 25 år som ansöker om ekonomiskt bistånd Personer över 25 år överförs efter sex månader vid Mottagningsgruppen till någon av de andra fem socialsekreterarna på Handläggargruppen, vid vissa tillfällen genom ett överföringssamtal mellan de tre parterna. Ärenden inom handläggargruppen fördelas efter en viss datumuppdelning. Vid enhetsträffarna varje vecka tar man upp och diskuterar de ärenden som är aktuella för överföring från mottagningsgruppen till handläggargruppen. Tidigare fördelades ärenden genom civilstånd vilket ledde till en ojämn fördelning av antal ärenden inom gruppen. I vissa fall blir det aldrig aktuellt att boka ett första besök då man redan via telefon gör en provberäkning som visar om man är aktuell för ekonomiskt bistånd eller om man kan hänvisa till andra instanser. Inom enheten finns även två tjänstemän (sammanlagt 1,5 tjänst) som har hand om olika administrativa uppgifter vilket bl.a. innebär bemanning och hantering av den gemensamma receptionen. Vid våra intervjuer framkom att man är nöjd med nuvarande organisation och arbetssätt. Personalen har sett positiva effekter och resultat av den omorganisation som skedde år 2011. Enhetens ledning anses vara tillgänglig och man har ett öppet klimat inom gruppen som leder till diskussioner vid bedömning i utredningar i syfte att nå en likabehandling. Vid intervjuerna framkom även att arbetsbelastningen och ärendemängden på enheten är hög men hanterbar. Det blir toppar vid månadsskiftet men detta är man medveten om och kan hantera. Personalen anser sig behöva ytterligare en tjänst inom handläggargruppen för att arbeta med de som fastnar i systemet och inte kommer vidare. Det finns även behov av att träffa klinterna mer frekvent och inte bara talas vid via telefon. Det framkom även att de praktikanter som finns på enheten fungerar som en avlastning och får ta en del arbetsuppgifter när ärendemängden är hög, vilket är felaktigt. På individnivå sker ingen systematisk uppföljning, eller kategorisering av ärenden för att kunna se trender eller uttala sig om specifika grupper. Vid några tillfällen har ledningen efterfrågat den typen av information och då har man sammanställt den. 15
Personalen anser dock att kännedomen om aktuella grupper och trender ändå finns och att man själv signalerar till ledningen om vissa grupper som man ser återkommer. 9.4.4.1 Kommentarer Utifrån ovanstående kan vi konstatera att det finns mätbara mål i verksamhetsplanen för Lärande och stöd knutna till enheten för ekonomiskt bistånd som främst rör försörjningsstöd. Vi noterar att man i aktivitetsplanen prioriterat två målgrupper i insatserna för att motverka ökade kostnader för försörjningsstöd. Ungdomar under 25 år och personer över 25 år som är långtidsberoende av försörjningsstöd. Av verksamhetsberättelsen kan vi för 2011 konstatera att man nått två av de uppsatta målen gällande försörjningsstöd. Det tredje målet gällande kostnaden för försörjningsstöd har vi noterat att man justerat från 21 400 kr i verksamhetsplanen till mindre än 23 400 kr i verksamhetsberättelsen. Justeringen medför att man når det uppsatta målet. Vi upplever det som att arbete med och kännedomen om mål inom enheten är låg och att målen mer används för att redovisa uppåt mot utskott och Kommunstyrelse vad man gör och inte används som ett verktyg ute i verksamheterna för styrning och ledning samt uppföljning. Vi anser att en långtgående delegation och enmansärenden ställer stora krav på att det finns andra rutiner som säkerställer god intern kontroll i handläggningsprocessen. Ledningen måste därför vara tydlig med vilka kontroller som ska utföras och när. Vår bedömning är att det råder en otydlighet och okunskap om rutinerna som säkerställer god intern kontroll i handläggningen av ärenden. Vi kan konstatera att det finns riktlinjer och rutinbeskrivningar för handläggningen av ekonomiskt bistånd. Riktlinjerna beskriver, handläggning och dokumentation men är bristfälliga när det gäller uppföljning. Man följer heller inte upp de framtagna rutinbeskrivningarna. Vår granskning visar att verksamheten följs upp genom dels balanserade styrkort, dels genom nyckeltal samt genom verksamhetsmålen som ingår i verksamhetsplanen. Dessa tre uppföljningar är till viss del men inte helt synkroniserade med varandra och det finns ingen direkt koppling till varandra. Inte heller några data är kommunicerad ut bland personalen inom enheten. Detta medför att man saknar koppling mellan den politiska nivån och verksamheten. Vidare har vi noterat att man inte genomför någon systematisk uppföljning eller analys av ärenden som uppbär ekonomiskt bistånd. Utifrån budget och utfall av ekonomiskt bistånd kan vi konstatera att man under de tre senaste åren haft svårt att hålla den ursprungliga budgeten. Under 2011fick man en tilläggsbudget på 2 miljoner kronor till försörjningsstöd, vilket gjorde att man höll den justerade budgeten och fick ett överskott. Vi har även fått uppgifter om att prognosen för försörjningsstöd år 2012 är ett underskott om 1 600 Tkr. En budget ska för att fungera som effektivt styrinstrument bygga på realistiska kostnader. Underbudgetering kan i värsta fall innebära att aktörerna inte överhuvudtaget finner det rimligt att ens försöka klara budget, vilket skulle kunna innebära en risk för än högra kostnader för verksamheterna. Vi kan konstatera att man för år 2012 lagt en budget för ekonomiskt bistånd som understiger bokslutet för föregående år. Utifrån de redovisningar från 16
kommunen som vi tagit del av har man angett att gruppen som är i behov av försörjningsstöd ökar då fler personer blir utförsäkrade från Försäkringskassan och Arbetslöshetskassan. 9.5 Åtgärder för att minska kostnaderna för ekonomiskt bistånd 9.5.1 Aktivitetsprogrammet Vi har tagit del av den utvärdering som skett av Aktivitetsprogrammet genom Karlstads universitet i samverkan med. I utvärderingen framgår att kommunstyrelsen beslutade i februari 2010 om att avsätta 500 000 kr för Aktivitetsprogrammet. Medlen har använts till administrativa kostnader samt medel för 2,25 tjänster som arbetat dels med administrativa uppgifter men mestadels med konsultation och handledning till deltagarna i programmet. Modellen kommer från Skellefteå kommun där man arbetet framgångsrikt med programmet för ungdomar under 25 år som helt eller delvis uppbar försörjningsstöd och som bedömdes stå till arbetsmarknadens förfogande. Programmet startade i september 2010 och fram till september 2011 hade 59 personer deltagit. Målen med programmet var följande; 1. 50 procent av deltagarna ska efter ett år som deltagare i programmet gå till egen försörjning genom studier eller arbete 2. Övriga deltagare ska lotsas till rätt instans för adekvat hjälp för att kunna stå till arbetsmarknadens förfogande t.ex. hälso- och sjukvård 3. Deltagarna ska få ett bättre liv genom förbättrad psykisk och medicinsk hälsa 4. Programmet ska bidra med kortare tid med försörjningsstöd vilket i sin tur leder till minskade kommunala kostnader för försörjningsstödet I programmet har man erbjudit en kombination av praktik och utbildning med hjälp av coachning utefter en personlig handlingsplan. Efter prövning enligt SoL har försörjningsstödet bytts ut mot en kommunal arbetsmarknadsersättning (KAM), denna kostnad har belastat försörjningsstödet. Parallellt med programmet har några utav deltagarna också ingått i Regions Värmlands projekt Lärling 2.0 eller ingått i projektet Ung Aktiv inom Arvika-Eda samordningsförbund. Samtliga deltagare har också varit inskrivna som arbetssökande på Arbetsförmedlingen. Utvärderingen av programmet bygger på 25 deltagare som deltagit och avslutat programmet inom ett år (september 2010 tom september 2011) och som man kunnat inhämta uppgifter ifrån efter programmets slut. Av dessa har 19 stycken (76 %) gått till egen försörjning genom studier eller anställning. De övriga har endera återgått till försörjningsstöd efter programmet eller uppbär annan försörjning i form av t.ex. föräldraförsäkring. Avslutningsvis konstaterar man att man nått målet att 50 procent av deltagarna ska gå till egen försörjning samt att deras livssituation förbättrats. 17
Utifrån våra intervjuer kan vi konstatera att man är nöjd med Aktivitetsprogrammet och sätter stora förhoppningar till det även framgent. Man beskriver det som en insats som verkligen hjälper ungdomar och som gör skillnad. Personalen tror inte heller att man själv skulle kunna nå samma goda resultat om man själv använt pengarna till ökad bemanning inom enheten. 9.5.2 Arvika-Eda samordningsförbund 9.5.3 Conatus Från projektets hemsida kan man läsa att varje samordningsförbund är en egen juridisk person med beslutande styrelser där det ingår representanter från Landstinget i Värmland, Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan och kommunerna. Arvika-Eda samordningsförbund är ett utav dessa och startade den 1 oktober 2007. Syftet med samordningsförbundet är att samordna rehabiliteringsinsatserna kring personer som har hamnat mellan myndigheternas ansvarsområden. Inom förbundet driver man två olika projekt. Projektet Unga vuxna Rehab pågår till den 31 december 2012 och riktar sig till personer i 18-65 års ålder som varit borta från arbetsmarknaden en lägre tid. Syftet med projektet är att finna rehabiliteringsvägar som kan hjälpa personerna närmare arbetsmarknaden alternativt till rätt myndighet. Arbete sker både individuellt och i grupp. Det andra projektet heter Ung-Aktiv och sträcker sig till den 31 juli 2012. Projektet riktar sig till personer i 19-29 års ålder som får aktivitetsersättning. Tanken är att alla som får aktivitetsersättning ska få en egen individuell handlingsplan samt hjälpa de med arbetsförmåga till arbete eller utbildning. Syftet med projektet är att skapa gemensamma samverkansmetoder för Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen att jobba med unga som uppbär aktivitetsersättning. Utifrån våra intervjuer framkommer att man till årsskiftet kommer lägga ner ett utav de projekt som bedrivits inom samordningsförbundet, Unga vuxna Rehab. Bland personalen finns en oro över vad man nu ska erbjuda de som blivit fast i systemet och som uppburit ekonomiskt bistånd över en längre tid. Fler beskriver Unga vuxna Rehab som en sista utväg för denna målgrupp. Samtidigt ifrågasätts samordningsförbundet då det rent administrativt kostar mycket pengar. Vissa ifrågasätter samordningsförbundet och anser att man skulle kunna göra mycket mer för målgruppen inom den ordinarie verksamheten om man fick de medel som går till samordningsförbundet då man oftast ändå har målgruppen inom den befintliga verksamheten från början. Utifrån den analys som genomförts av personal och ledning inom enheten för ekonomiskt bistånd av vilka grupper som återkommer vid ansökan om ekonomiskt bistånd finns nu beslut om ännu ett projekt; Conatus. Conatus startar i september 2012 och vänder sig till personer över 25 år som är långtidsberoende av försörjningsstöd. Målet är att 40 procent av deltagarna efter ett år går till egen försörjning i form av arbete eller studier samt att resterande deltagare lotsas till rätt instans för adekvat hjälp för att på sikt kunna stå till arbetsmarknadens förfogande. Liksom i Aktivitetsprogrammet tas en handlingsplan fram för varje deltagare utifrån en kartläggning. Planen kan bland 18
annat innefatta praktik, studier, coachning och samhällsinformation. Projektet sker i samverka med Arbetsmarknadsenheten och pågår år 2012-2013. KPMG, dag som ovan Anders Naeslund Kundansvarig Anna Tång Konsult 19