SLUTRAPPORT. Optimal licenshantering. webbadress www.umu.se/projektetswebbplats/dokumentnamn.pdf. Projektnamn Optimal Licenshantering

Sid 1 (15) SLUTRAPPORT Optimal licenshantering webbadress www.umu.se/projektetswebbplats/dokumentnamn.pdf Projektnamn Fastställt av Karoline Westerlund, IT-enheten Dokumentansvariga, Mikael Hahlin, ITS Dokumentidentitet Licenshantering_slutrapport.docx Version 1.0 Datum 2011-10-31 Status Final

Sid 2 (15) Innehållsförteckning SLUTRAPPORT... 1 Optimal licenshantering... 1 Innehållsförteckning... 2 Sammanfattning... 4 Beskrivning av projektet... 5 Bakgrund... 5 Projektets övergripande målsättning... 5 Syfte med projektet... 5 Avgränsningar... 5 Omfattning... 5 Projektorganisationen... 6 Tidplan... 6 Definitioner och begrepp... 6 Licensformer... 7 Campuslicenser... 7 Volymlicenser... 7 Övriga programvaror... 7 Vad menas med optimal licenshantering... 8 Nuläge... 8 Licenshantering på UMU, policys och rutiner.... 8 Upphandling och inköp... 8 Ägande och licensadministration... 8 Kontroll av licensinnehav... 8 Inventering av installerade licenser... 9 Aktuellt licensinnehav... 9

Sid 3 (15) Adobelicenser... 10 Problem med licenshanteringen idag... 12 Inköp... 12 Inventering... 12 Organisation... 12 Rutiner... 12 Förslag till förbättringar... 13 Verktyg för automatisk inventering... 13 Campuslicenser... 13 Adobelicenser... 14 Rutiner... 14 Licensansvariga... 14 Kontroll av inköpta licens... 14 Inköp och upphandling... 15

Sid 4 (15) Sammanfattning IT-enheten har initierat projektet optimal licenshantering. Projektets målsättning är att kartlägga den nuvarande hanteringen av licenser vid Umeå Universitet (UMU ) samt att komma med förslag på förbättringar där det behövs. Rapporten redovisar nuläget och pekar på ett antal problemområden inom licenshantering vid UMU. Det finns rutiner för att hantera licenser och tydligt utpekat ansvar men på en rad områden är den praktiska hanteringen alltför manuell. Software Asset management (SAM) är en metodik för att få kontroll över behov samt kostnader för licenser. Grunderna i SAM är att veta vilka licenser man äger, vilka licenser man har installerade och vilka licenser som används. Genom att på ett enkelt sätt kunna få svar på de här frågorna kan man ta rätt beslut om inköp av korrekt antal licenser och rätt licensform. För att kunna arbeta enligt principerna i SAM måste UMU skaffa verktyg som på ett effektivt sätt kan inventera installerade programvaror på UmUs datorer. Utan ett datorstöd för automatisk inventering av samtliga datorer vid UMU är det inte möjligt att få full kontroll över licenshanteringen. Vid en eventuell revision av UmUs licenser kommer det i dagsläget att krävas ett omfattande arbete för att ge ett tillförlitligt svar. Det finns idag inget som pekar på att UMU inte är korrekt licensierat som helhet men det går utifrån de tillgängliga underlagen inte att enkelt svara på om vi är över eller underlicensierade. Ytterligare en åtgärd som krävs är att ansluta samtliga datorer vid UMU till en katalogtjänst som t.ex. Active Directory eller Open Directory så att det finns möjlighet att automatiskt installera klientprogramvara för inventering av licenser. Val av licensform kan också underlätta hantering av licenser och säkerställa att UMU är korrekt licensierat. En övergång till Campuslicens för hela Umeå universitet när det gäller Microsoftlicenser ger inga direkta besparingar när det gäller licenskostnaden men ger betydligt bättre kontroll över att vi är rätt licensierade när det gäller Microsoftlicenser och en betydligt enklare hantering för de licensansvariga. Speciellt när det inte finns ett heltäckande system för automatisk inventering av datorer kan en campuslicens vara ett bra sätt att ha kontroll på innehavet av licenser för de mest frekvent använda Microsoft programvarorna. Andra områden inom licenshanteringen som behöver ses över är att licenser ägs av institutionerna och att licenser på det sättet kan tappa ägare när det sker omorganisationer. Det händer också att en institution kan ha överskott på licenser samtidigt som en annan institution kan ha ett underskott. Det behövs verktyg och rutiner för att på ett enkelt sätt kunna flytta licenser mellan institutioner och enheter.

Sid 5 (15) Beskrivning av projektet Bakgrund Umeå Universitet har startat ett projekt för att kartlägga sin hantering av programlicenser och se på möjligheter att effektivisera och kvalitetssäkra hela processen. Programlicenser köps in till i stort sett alla verksamheter vid Umeå Universitet. Inköp och hantering av licenser är förenat med höga kostnader och hanteringen måste också följa de regler som gäller för respektive leverantör. För att kunna effektivisera hantering och rutiner inom det här området krävs en kartläggning av både inköp och användning av programlicenser. Licenshanteringen styrs av gemensamma beslut och policys men hanteras till stor del ute på de organisatoriska enheterna. Projektets övergripande målsättning Målsättningen med projektet är att UmU ska ha en betryggande hantering av avtalslicenser för datorprogram. UmU ska vara kostnadseffektiva i sin hantering av avtalslicenser på campus. UmU ska ha en bra metod för att administrera befintliga avtalslicenser samt optimera inköp och användning av avtalslicenser. Fastställa nuläget och inventera vilka licenser och behov som finns. Undersöka om vi använder alla inköpta licenser. Ta fram underlag för att beslut om olika licensformer som t.ex. campuslicenser. Syfte med projektet Syftet med projektet är att fastställa nuläget för hanteringen av licenser på Umeå Universitet samt att ge underlag till framtida förbättringar som leder till att vi har kontroll på att vi är korrekt licensierade samt att vi kan sänka kostnader och förenkla administrationen när det gäller hantering av licenser. Avgränsningar Licenshantering vid Umeå universitet hanteras i stort sett på institutionsnivå. Där kan tillämpningen av de gemensamma rutinerna se olika ut beroende på de olika förutsättningar som de har. I den här rapporten har vi fokuserat på de gemensamma rutiner och policys som finns på Umeå Universitet och inte kartlagt alla rutiner inom licenshanteringen på institutionsnivå. Omfattning Projektet ska belysa ett antal olika aspekter på hanteringen av programlicenser. I första hand kommer följande frågeställningar att belysas. - Rutiner och policys. Hur fungerar det i praktiken? - Inköp och avtal. Hur köper vi licenser? - Licensformer. Använder vi rätt licensformer - Vilka licenser har vi användarrättighet till? - Vilka licenser har vi installerat? - Använder vi de installerade licenserna?

Sid 6 (15) Projektorganisationen, ITS Mikael Hahlin, ITS Tidplan Projektet startade den 1 februari 2011 och avslutades den 31 oktober 2011 Definitioner och begrepp I universitetets licenshantering används ett antal begrepp och funktioner. UDC Programserver Licensansvarig Samarbete mellan cirka 20 universitet och högskolor i Sverige. UDC arbetar med gemensamma upphandlingar, avtal m.m. inom it och telefoni för att täcka de specifika behov som finns inom högskolevärlden. Vid Umeå universitet finns det en sk programserver för de vanligaste programvarorna som används i en större omfattning. ITS administrerar denna genom att avtal upprättas av UDC och som sedan gör det möjligt att lägga upp program för installation. Licensrapportering och nedladdning av installationsfiler kan sedan göras via denna. En prefekt/motsv. utser en licensansvarig vid institutionen genom att ett antal förbindelse undertecknas. Den licensansvarige ansvarar för att antalet program som används och har installerats motsvarar det antal licenser man har registrerat på programservern eller omfattas av andra licensformer. Licensrapportering ITS har utvecklat en egen webbapplikation för registrering och debitering av programlicenser. När de licensansvariga har registrerat licenser under en månad så stängs systemet första dagen i efterföljande månad. Detta för att ITS ska kunna debitera institutioner samt att sedan kunna lägga beställningar till programvaruleverantörerna. Den licensansvarige kan där även få en överblick på de licenser som tidigare har registrerats och som har fakturerats. SAM Software Asset Management (SAM) handlar om att kontrollera och förvalta organisationens programvaror och licenser på ett effektivt sätt. Syftet är att kunna leverera bra IT-tjänster till verksamhetens behov till en så låg kostnad som möjligt. Genom att ha kontroll över installerad programvara, innehavet av licenser och hur de används skapas förutsättningar för att: Kunna följa licensregler och licensavtal Ha kontroll på vilka programvaror som används Optimera användningen av befintliga licenser Minska kostnaden för överlicensiering Ha bra underlag för planering av inköp och licensformer

Sid 7 (15) Licensformer Programvaror och licenser kan köpas in på flera olika sätt. Licensformen är beroende av bland annat volym och villkor hos respektive leverantör Campuslicenser En licensform som framförallt används för programvaror med stor spridning är campuslicenser eller sitelicenser. Den kan användas på hela universitetet eller på mindre enheter som t.ex. en institution eller en grupp av institutioner. Campuslicensen kan omfatta en eller flera programvaror som kan användas på valfritt antal datorer inom den avtalade organisatoriska enheten under den tidsperiod man kommit överens om. För detta betalas en periodisk avgift. Den här licensformen passar bäst på programvaror som man använder på de flesta datorerna i organisationen. Eftersom licensen normalt sett inte reglerar hur många licenser som får installeras kräver den minimalt med administration. Den som ansvarar för licenserna behöver inte räkna licenser. Nackdelen med campuslicenser är att man inte använda dem under avtalsperioden, vanligtvis årsvis. Det innebär att om man avslutar en campuslicens måste programvaran avinstalleras eller alternativt friköpas vilket kan vara svårt att hantera och kostsamt. Campuslicenser är alltså väldigt enkla att hantera men ger istället inlåsningseffekter. I dagsläget finns en gemensam SPSS-licens som används för hela universitetet som påminner om ett campusavtal men skillnaden ligger i att kostnaden fördelas på de som använder licensen. Ett stort antal institutioner har campusavtal med Microsoft som omfattar bland annat Windows, Office, antivirus och klientlicenser. Volymlicenser Den vanligaste licensformen vid Umeå universitet är volymlicenser. Genom att köpa ett stort antal licenser kan volymrabatter utnyttjas. Avtalen baseras på volyminköp men licenserna kan i normalfallet avropas styckevis och registreras via universitetets egna system för inrapportering av licenser. Vid UmU används en programserver för att distribuera programvarorna. Följande programleverantörer finns det avtal med och de kan installeras via programservern. Adobe Apple Camtasia/SnagIT Filemaker Multinetwork Manager EndNote & Reference manager Microsoft (Select) Minitab Övriga programvaror Förutom programvaror som ingår i programservern köps även andra programvaror in varierande omfattning. De köps vanligtvis in via UDC-avtal eller statliga avtal och i många fall med universitetsrabatter. Exempel på programvaror kan vara Matematik och statistikprogramvaror, vissa serverprogramvaror, programvara för textmatchning, schema och lokalbokning samt andra programvaror som köps in i enstaka exemplar eller som fleranvändarlicenser till UMU för att lösa specifika behov. Den här typen av programvaror köps vanligtvis in styckevis via upphandling och inköp på ITS.

Sid 8 (15) Vad menas med optimal licenshantering Begreppet SAM, Software asset Management, är ett begrepp som ofta används när man talar om optimal licenshantering. Den grundläggande målsättningen är att spara pengar men även att förbättra kvalitén. SAM är en bra grund för att analysera den egna verksamheten och hitta konkreta områden där licenshanteringen kan utvecklas. För UMU finns det flera områden inom licenshantering som måste belysas. Nuläge Licenshantering på UMU, policys och rutiner. På Umeå universitet ligger ansvaret för licenshanteringen på institutionerna och prefekterna. På de flesta institutionerna har prefekten utsett en licensansvarig som hanterar arbetet med att rapportera licenser, installera programvaror och se till att institutionen/enheten bara använder de licenser som är giltiga och som är inköpta och betalda på ett korrekt sätt. Prefekten undertecknar en förbindelse per programtillverkare och förbinder sig därmed att följa gällande licensregler. När förbindelserna är påskrivna skapas en användare på programservern så att den licensansvarige kan få tillgång till programservern. Även webbapplikationen för licensrapportering öppnas. När det gäller inventering av datorerna finns idag inget automatiserat verktyg utan det hanteras av institutionen och kan därför se lite olika ut på olika institutioner/enheter. I stort sett kan man nog säga att inventering av installerade programvaror sköts manuellt. Upphandling och inköp Upphandling av avtal samt de flesta inköp och leverantörskontakter sköts i dagsläget av Upphandling/inköp vid ITS via de gemensamma systemen för licensrapportering och beställningssystemet Wisum. ITS är även med i hanteringen av Campuslicenser och de avtal som tecknas med leverantörer. Upphandling och inköp har en samordnande funktion för anskaffning av licenser men det förekommer även att institutioner ibland gör egna inköp direkt mot en leverantör. Campus och volymlicenser köps in via statliga och UDC-avtal vilket även gäller den största delen av övriga programvaror. Det förekommer också att det görs upphandlingar på större applikationssystem som är gemensamma för hela universitetet Ägande och licensadministration De licenser som köps in ägs och hanteras av institutioner och enheter där även ansvaret ligger för att se till att man är fullt licensierad. Licenshanteringen sköts idag praktiskt av cirka 100 licensansvariga på olika institutioner. Vissa licensansvariga är datatekniker och sköter installationer medan andra bara sköter de administrativa delarna som licensrapportering. Här finns det alltså stora skillnader i hur arbetet utförs beroende på datorkompetensen hos den licensansvarige och även beroende på hur stor en institution är. Kontroll av licensinnehav Det finns flera olika vägar att köpa licenser. Det kan vara campuslicenser, volymlicenser samt inköp av enstaka licenser. De olika licensformerna är registrerade på olika sätt och i olika system vilket gör att det kan vara svårt att få en överblick över vad som är inköpt. All information finns inte i ett

Sid 9 (15) gemensamt system. Dessutom händer det att programvaror köps in direkt från leverantörer via deras webbhandelssystem och det finns idag inget samlat sätt att få överblick på detta. Ekonomisystemet kan idag inte ge information om volymen av inköpta licenser men genom att ta fram statistik från licensrapporteringsverktyg och Wisum kan man få en ungefärlig bild av kostnader för inköpta licenser vid UMU. Genom att gå igenom ett antal olika system har vi försökt att få fram värdet av beställda licenser vilket presenteras längre ned i rapporten. Inventering av installerade licenser På de flesta institutioner sker inventeringen av installerade programvaror manuellt av den licensansvarige. Det kan ske genom att den licensansvarige är den som installerar och själv bokför vad som installerats. I andra fall är det anställda som själva installerar och rapporterar till licensansvarige vad som installerats. I båda fallen måste man avgöra om det är en ny licens som installerats eller om det är en ominstallation av en redan inköpt licens. En försvårande faktor när det gäller att inventera licenser är att i stort sett alla datorer är olåsta så att användare själv kan installera programvaror. Det finns också enheter som delvis använder system för att automatiskt inventera datorerna avseende installerade licenser. Det kan kräva att man installerar en klient i datorn som löpande rapporterar till en server. Det finns många system för inventering av licenser men idag finns inget sådant gemensamt system i drift på Umeå Universitet. Aktuellt licensinnehav 1 Sammanställning av kostnader för inköp av licenser vid Umeå universitet. Beloppen varierar från år till år men ligger de senaste 2 åren på cirka 5-6 miljoner kr per år. Samtliga belopp är hämtade ur olika system, som t.ex. Wisum, ekonomisystem och licensrapporteringssystem. Uppgifterna är svåra att få fram och beloppen nedan måste därför ses som ungefärliga. 2007 2008 2009 2010 Totalt per typ Wisum inköp 757 985 kr 842 123 kr 1 804 938 kr 2 192 331 kr 5 597 377 kr Campus Microsoft 799 390 kr 572 749 kr 846 784 kr 1 300 000 kr 3 518 923 kr Volymlicenser programserver 2 566 061 kr 1 778 665 kr 2 518 344 kr 3 003 246 kr 9 866 316 kr Totalt per år 4 125 443 kr 3 195 545 kr 5 172 075 kr 6 497 587 kr 18 982 616 kr 1 Beloppet är beräknat från uppgifter i licensregistreringssystem, Wisum och uppgifter om Campusavtal.

Sid 10 (15) Av de inköp som gjorts under 2010 av volymlicenser ser fördelningen ut så här när det gäller de olika leverantörerna: Leverantör 2010 Adobe 903 858 kr Apple 10 821 kr Design Science Inc 2 953 kr Filemaker 21 134 kr ISI Researchsoft (Endnote) 258 242 kr Microsoft2 499 091 kr SPSS licenser 1 200 000 kr Symantec 49 023 kr Techsmith 73 394 kr 3 020 526 kr Totalt sett står Microsoft och Adobe för den största delen av licenskostnaden. Det är viktigt att notera att knappt hälften av institutionerna hade Campusavtal med Microsoft under 2010. Det betyder att de belopp som visas i tabellen är inköp av volymlicenser till cirka hälften av UmUs institutioner samt inköp av licenser som inte finns med i Campusavtalet. Den totala kostnaden för Microsoftlicenser är alltså betydligt högre. I dagsläget kostar Campuslicenserna på Microsofts Enterprise Desktoplicens totalt cirka 1,1 miljoner per år för de enheter som idag använder den licensformen vilket beror cirka hälften av UmUs anställda. Några enheter har dessutom utökning av Campusavtal så att det omfattar även serverlicenser. Adobelicenser Om man ser till kostnaden för licenser kan man se att Adobelicenser står för en ganska stor del av kostnaden. De Adobeprogramvaror som används mest idag på UMU är Acrobat och Photoshop i olika varianter. En stor del av inköpen gäller också Adobes programsviter som innehåller Acrobat, Photoshop samt andra programvaror av mer specialiserad karaktär som Illustrator, Indesign m.fl. Den här typen av programvaror köps in i ganska stor omfattning men det troliga är att de flesta som har dem installerade använder dem ganska sällan. De blir därför dyra i förhållande till den tid de används. I tabellen nedan visas kostnad och antal för de mest inköpta Adobeprogramvarorna under 2010. 2 Det här beloppet avser bara selectlicenser. Campuslicenserna tillkommer. Idag har cirka hälften av institutionerna på UMU campusavtal på Campus Desktop Platform with enterprise CAL. Den ger rättighet att uppgradera Windows, installera Office olika versioner samt klientlicenser för de flesta serverprodukterna.

Sid 11 (15) Programvara Antal Pris/styck Kostnad Adobe Acrobat 132 782 kr 103 224 kr Adobe CS4/5 Paket 168 3 558 kr 597 744 kr Photoshop elements 34 530 kr 18 020 kr Photoshop Extended 116 1 312 kr 152 192 kr 871 180 kr Adobe har en licensform som kallas samtidiga användare. Den licensformen kan vara ekonomiskt fördelaktig för programvaror som används av många men inte så ofta. Enligt våra bedömningar passar Adobes programvaror bra för den här licensformen. För att kunna använda samtidiga användare krävs att man använder en serverprogramvara som kan hålla reda på hur många användare som använder programvaran samtidigt. I räkneexemplet nedan har vi försökt uppskatta hur många samtidiga licenser som skulle behövas vid UMU för att täcka behoven samt hur mycket det skulle kosta. Programvara Antal Pris/styck Totalt Illustrator 10 1 918 kr 19 180 kr Indesign 10 1 918 kr 19 180 kr Director 10 1 867 kr 18 670 kr Premiere 30 492 kr 14 760 kr Dreamveawer 20 1 918 kr 38 360 kr Adobe Acrobat 100 1 390 kr 139 000 kr Photoshop elements 100 530 kr 53 000 kr Photoshop 40 2 308 kr 92 320 kr 394 470 kr Om man jämför slutsumman på de här alternativen kan man se att alternativet med samtidiga användare skulle ha kostat mindre än hälften jämfört med att köpa vanliga licenser. Alternativet med samtidiga användare kräver en serverprogramvara eller system för att övervaka användningen av den här typen av licenser. Adobe har själva ingen sådan programvara men de kräver att man ska kunna spåra användandet av samtidiga licenser sex månader bakåt i tiden. De flesta system som finns på marknaden för licensinventering uppfyller de här kraven men det innebär förstås en extra kostnad. Tar men ett beslut om att köpa in ett system för inventering av serverprogramvara öppnas möjligheten att använda samtidiga licenser och det man sparar på den licensformen kan täcka delar av kostnaden för ett gemensamt system för licensinventering.

Sid 12 (15) Problem med licenshanteringen idag Inköp Det finns flera olika sätt att köpa licenser. Det kan vara campuslicenser, volymlicenser samt inköp av enstaka licenser. De olika licensformerna är registrerade på olika sätt och i olika system vilket gör att det kan vara svårt att få en överblick vad som är inköpt. All information finns inte i ett gemensamt system. Dessutom händer det att licensansvariga köper programvaror direkt av leverantörer via deras webbeställningssystem och det finns idag inget samlat sätt att få överblick på detta idag. Inventering En grundpelare i effektiv licenshantering är att veta vilka programvaror som finns installerade på datorerna. Idag sker den kontrollen mer eller mindre manuellt av den licensansvarige vilket är en mycket svår uppgift. En faktor som gör uppgiften nästan omöjlig är att datorerna inte är låsta vilket gör att de flesta användare själva kan installera programvaror. Både ur ett universitets och ett institutionsperspektiv är det svårt att veta vilka programvaror som är installerade och på vilka datorer. Idag finns inget gemensamt systemstöd för att automatisk inventera datorer med avseende på installerade programvaror. Det gör att en inventering blir både dyr och tidsödande. I de fall UMU skulle vilja göra en total inventering av de installerade programvarorna på sina datorer måste arbetet utföras manuellt av ett stort antal personer. Om man räknar med att det i snitt tar 10 minuter att inventera en dator manuellt inklusive arbetet att få tillgång till den och att det totalt finns cirka 5000 datorer i drift motsvarar det drygt 20 veckors arbetstid. Kopplat till inventering finns även oklarheter i hur många datorer som universitetet äger som fortfarande används. Även om det finns rutiner när det gäller inventarieregistrering kan det finnas anledning att tro att skrotade datorer ännu finns kvar i register. Det finns inte heller någon bra kontroll på att datorer som avförts från inventarieregistret verkligen inte används utanför universitetet och att samtliga licenser är avinstallerade. Organisation Programlicenserna är idag kopplade till institutioner och enheter. Det kan få konsekvensen att en enhet är överlicensierad samtidigt som en annan enhet är underlicensierad och att det då köps in licenser till UMU som egentligen inte skulle behövas. Licenshantering är komplext och kräver specialistkompetens. Den finns gemensamt på ITS men det är svårt att hålla den kompetensen på institutionsnivå. Rutiner UMU har idag utarbetade rutiner för licenshantering. Ansvar och utförande ligger på institutionerna men eftersom institutioner kan vara organiserade på många olika sätt kan det bli svårt att i praktiken hantera licenserna. I vissa fall hanteras licenser av systemansvariga som hanterar all IT men på andra ställen sköts licensansvaret av administrativ personal som inte har så nära kännedom om vad som installerats. Det kan bli otydligt vem som ska rapportera om det är olika personer som registrerar och installerar. De lokala rutinerna kan därför behöva ses över ofta. I dag finns det drygt 100 licensansvariga och de byts med jämna mellanrum. Det är då viktigt att man har bra rutiner för överlämning med mera.

Sid 13 (15) Förslag till förbättringar Rapporten har redovisat nuläget och pekat på ett antal problemområden inom licenshantering vid UMU. Det vi kan konstatera är att det finns rutiner som på ett bra sätt täcker kravet på att ha en betryggande licensförsörjning men att det kan vara svårt att följa rutinerna. Det finns en rad områden som kan utvecklas för att effektivisera hanteringen och säkerställa att vi följer de upphovsrättsliga lagar som gäller för olika licenser. Verktyg för automatisk inventering Software Asset Management (SAM) eller Programvaruhantering, som den svenska beteckningen är, innebär att kontrollera och förvalta organisationens tillgångar i programvaror och licenser. Den åtgärd som enskilt skulle ge den största besparingen och kontrollen över licenser är att ha ett gemensamt system för att inventera datorer med avseende på installerade programvaror. Man kan då omedelbart se vilka programvaror som finns installerade på datorerna och slipper inventera manuellt. Det skulle kunna ge exakt svar på de mest grundläggande frågorna inom licenshantering utan manuell hantering. Till exempel: - Vilka datorer vi har? - Vilka licenser är installerade på respektive dator? - Vilka installerade programvaror används? På marknaden finns idag en mängd system för att lösa det här problemet. För att få full effekt av systemet bör samtliga datorer på Umeå Universitet finnas med i en katalogtjänst som t.ex. Active Directory och/eller Open Directory så att man automatiskt kan installera den klientprogramvara som de flesta system använder sig av. De skulle ge de licensansvariga möjligheter att på ett enkelt och effektivt sätt följa de rutiner som finns. I projektet har det inte gjort någon fullständig analys av vad de olika systemen klarar och kostar. Det finns många olika system och de har olika funktionalitet. De är dessutom licensierade på olika sätt men gemensamt för dessa är att de har en kostnad som är baserad på antalet klienter, dvs hur många datorer som ska övervakas. Ett system som ska användas på UMU måste ha stöd för flera olika klientoperativsystem, som Windows, MacOS och Linux. Frågan om ett systemstöd för licenshantering bör utredas snarast med målsättning att kartlägga vilka system som finns och kostnaden för detta. Ett bra systemstöd är en grundläggande förutsättning för att UMU ska kunna ha en betryggande hantering av licenser och kunna följa de regler och lagar som gäller inom det här området. Campuslicenser Idag finns det Campuslicenser för Microsoftlicenser som omfattar knappt hälften av alla anställda på UMU. Campuslicenser har den stora fördelen att den licensansvarige slipper arbetet med att inventera de produkter som omfattas av Campusavtalet och kan känna sig trygg med att institutionen är korrekt licensierad. Man kan också hålla samma versioner på licenserna utan att det kostar mer än den fasta avgiften. En campuslicens för hela UMU kommer att kosta mer i inköp per år än de kostnader vi har idag om man bara ser till licenskostnaden. Om man däremot ser till andra aspekter som nedlagd arbetstid, förenklad administration och vetskapen om att man är rätt licensierad finns det stora

Sid 14 (15) fördelar med en gemensam Campuslicens för hela UMU. Speciellt när man som idag inte har programvara för automatisk inventering av licenser kan Campuslicenser vara en bra väg att få kontroll på sitt licensinnehav. Adobelicenser Det finns stora ekonomiska fördelar med att använda licensformen Samtidiga användare när det gäller Adobes programvaror och licenser. Förutom de ekonomiska fördelarna som visades tidigare i dokumentet kan man installera programvaran på fler datorer utan extra kostnader. Så länge programvaran inte används bidrar den inte heller till högre kostnader. Övergång till samtidiga licenser kräver en serverprogramvara för övervakning och en annan modell för betalning där licenserna köps in centralt och faktureras utifrån användning. Trots detta finns det stora fördelar med den här modellen ekonomiskt och den ger god överblick över användning och kostnader. Rutiner Det måste skapas rutiner för att flytta licenser från institutioner som upphör eller har överskott på licenser till institutioner med underskott på licenser. Det finns en stor risk idag att licenser blir liggande på ett konto samtidigt som andra institutioner köper nya licenser. En tänkbar lösning på problemet är att alla licenser köps in centralt till en gemensam pott och sedan hyrs ut till den som använder den. Ett annat alternativ kan vara att en intern handelsplats för licenser skapas där en institution kan annonsera ut överblivna licenser. När det gäller licenser på institutioner som upphör eller går ihop bör det finnas rutiner så att en licensansvarig eller gemensam funktion ansvarar för att flytta om licenserna till de nya enheterna under förutsättning att man kan hitta enkla rutiner för detta.. Licensansvariga Hanteringen för att utse och ändra licensansvariga sker med underskrift av blanketter som hämtas på ITS webb och sedan skapas inloggningsuppgifter manuellt till programserver och licensrapporteringsverktyget. Hela processen är till stor del manuell och en övergång till ett mer automatiserat flöde där prefekt kan utse licensansvarig direkt i ett system skulle spara både tid och resurser. Kontroll av inköpta licens Licenser kan köpas in på många olika sätt och via en rad olika system. Det gör att det för den licensansvarige kan vara svårt att snabbt få en överblick över den egna enhetens licenser. Samma sak gäller förstås även för UMU som helhet. Vissa licenser finns tillgängliga i licensrapporteringssystemet, vissa i Wisum och andra finns inte tillgängliga i något system överhuvudtaget. Med ett förbättrat systemstöd, egenutvecklat eller genom att använda funktioner i en framtida lösning för licensinventering kan man skapa förutsättning för att den licensansvarige på en skärmbild ska kunna se både ägda licenser och använda licenser. Befintligt licensregistreringsprogram bör också förbättras så att licensansvarig kan få bättre rapporter och även ha möjlighet att makulera licenser som inte längre används, t.ex. om det är gamla versioner. En stor förbättring vore att integrera licenshantering med ett inköpssystem så att alla typer av licensinköp kan hanteras och överblickas gemensamt.

Sid 15 (15) Inköp och upphandling Inköp och registrering av licenser sker idag på institutionsnivå med stöd från den gemensamma inköps- och rådgivningsfunktionen vid ITS. De licensansvariga har generellt sett god kunskap om de lokala förhållandena men har svårt att hålla kunskap om vilka licensformer och regler som gäller. De har inte heller kunskap om behoven hos andra institutioner och möjligheten till samordning av inköp med mera. ITS har idag den samordnande rollen men vissa köp sker direkt mellan institutioner och leverantörer vilket kan leda till att man missar volymsfördelar. Problemet finns framförallt när man beställer lite mer ovanliga program inom matematik, statistik och andra mer specialiserade områden. Genom att istället köpa in och eventuellt äga de här programvarorna centralt i högre utsträckning finns det möjlighet att spara pengar och öka kontrollen. På det sättet finns bättre möjligheter att kontinuerligt utvärdera licensformerna.