Revisionsrapport 2013 Genomförd pa uppdrag av revisorerna oktober 2013 Kävlinge kommun Kommunens vattenförsörjning underhåll och krisberedskap on It El ERNST &YOUNG
El ERNST &YOUNG Innehåll Sammanfattning..................3 2. Inledning..................... 4 2.1. Bakgrund...................................... 4 2.2. Syfte och revisionsfrågor 2.3. Revisionskriterier 2.4. Metod och avgränsning..............................6 3. Regelverk och lagstiftning.................... 3.1. Lag (2006:412) om allmänna vattentjänster.......... 3.2. Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap.............,.............. 7 3.3. Interna reglementen och ansvarsfördelningar........ 3.4. Kommentar.............. 8 4. Vattenförsörjningen i Kävlinge kommun..........9 4 1. Organisation och ansvar............ 9 4.2. Underhåll av vattenledningar mm......................9 5. Krisledningsorganisationen.....................11 5.1. Hur ser krisledningsorganisationen......11 6. Intern kontroll av vattenförsörjningen....................12 6.1. Overgripande bedömning av den interna kontrollen för krisberedskap i vattenförsörjningen..,............... 12 6.2. Kontrollmiljö..... 6.4. Kontrollaktiviteter............................... 13 6.5. Information och...... 6.6. Uppföljning och utvärdering......... 14 Bilaga, intervjuade medarbetare 2
El ERNST &YOUNG 1. Sammanfattning Ernst & Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kävlinge kommun genomfort en granskning av kommunens beredskap och vattenforsörjning, Syftet med granskningen är att bedöma kommunens riktlinjer, rutiner och interna kontroll avseende vattenförsörjningen Vi har utifrån granskningen identifierat följande förbättringsområden/rekommendationer: Inom ramen för granskningen har vi genomfört en bedömning av kommunens interna kontroll för krisberedskap i vattenforsörjningen. Sammantaget är vår bedömning att kommunens interna kontroll avseende vattenförsörjningen är tillfredsställande. Kontrollmiljö Kommunens krisberedskap bedömer vi vara tillfredsställande. He la krisnämnden, det vill säga kommunstyrelsen, deltar i årliga övningar avseende krishantering i kommunen. Detsamma gäller for kommunens förvaltningsledning. Ansvarsfördelningen mellan tekniska nämnden via VA-verket, med ansvar för drift och underhåll, och miljönämndens tillsynsansvar synes fungera. Inblandade outer känner till sitt ansvar och sina befogenheter. Det finns styrande dokumentation, inte minst reglementet för krisledningsnämnden. Styrande dokumentation om hur riskanalyser, handlingsplaner och utvärderingar m.m. ska genomföras saknas eller är inte kommunicerade. Riskanalys Risk- och sårbarhetsanalysen är ett omfattande arbete som tillställs länsstyrelsen i enlighet med lagkrav. Analysen gällande vattenförsörjningen är dock begränsad till att avse förgiftat vatten för år 2012. Rapporteringen är omfattande och bedoms som tillfredställande. Politiska mål för verksamheten är inte framtagna, inte heller på tjänstemannanivå finns andra mål än att vattenkvaliteten ska vara tjänlig. Kontrollaktiviteter Vi bedömer att viktiga kontrollaktiviteter på olika nivåer genomförs i anslutning till vattenförsörjningen. Bland annat kontrolleras och rengörs vattentornet varje år. Likaså har VA-verket ett spolprogram på dricksvattennätet. Information och kommunikation Vid krishantering är information och kommunikation väsentliga moment. I Kävlinge kommuns krisledningsorganisation har kommunen valt modellen att politikerna är "ansiktet utåt" och kommunicerar med media m.m. medan linjeorganisationen hanterar den operativa situationen internt. Vår bedömning är att systemet för information och kommunikation är tillfredställande. Uppföljning och utvärdering Kommunen genomför uppföljningar av vattenkvaliteten och andra löpande uppföljningar inom ramen för den interna kontrollen. Handlingsplaner har dock ännu inte tagits fram utifrån riskanalysen från 2012 om förgiftat vatten. Planen har inte heller följts upp på annat sätt.
ERNST&YOUNG 2. Inledning 2.1. Bakgrund Vattenförsörjning till kommuner och dess medborgare är en väsentlig uppgift som varje kommun har att hantera. Riskerna förknippade med vattenförsörjningen är många och konsekvenserna av fel i vissa fall mycket långtgående. I november 2010 drabbades Östersund av ett utbrott av parasiten Cryptosporidium. Befolkningen i delar av Jämtland fick koka vattnet i flera månader, uppskattningsvis 20 000 personer blev magsjuka till följd av utbrottet. Samhällskostnaderna för utbrottet i Östersund har beräknats till ca 220 miljoner kronor. Ansvaret för kommunernas vattenförsörjning i sydvästra Skåne vilar i första hand på organisationen Sydvatten AB. Miljönämnden i kommunen ansvarar för kontroller av vattenkvalitet och provtagningar. Därutöver har kommunstyrelserna i ägarkommunerna ett ansvar enligt kommunallagen att hålla uppsikt över kommunal verksamhet som bedrivs i annan juridisk associationsform än den kommunala förvaltningsformen. Vid extraordinära händelser kan en krisledningsnämnd eller motsvarande överta det ansvaret från en nämnd om skyndsamma insatser av kommunen krävs. Det finns en risk att ansvaret för kommunens vattenförsörjning är otydligt uttalat och att underhåll av vattenledningar därför inte genomförs ändamålsenligt. Vid en eventuell krissituation finns risk att inblandade parter inte fullt ut känner till sitt ansvar. 2.2. Syfte och revisionsfrågor Syftet med granskningen är att utreda om ansvaret för kommunens vattenförsörjning är klart uttalat och känt. Vidare avser granskningen att bedöma om tillräckliga insatser görs i kommunen för att säkerställa vattnets kvalitet. Följande frågor besvaras i granskningen: 1. Vem har ansvaret för att säkerställa att tillräckliga resurser avsätts för underhåll av vattenledningar, reningsverk och vattenreservoarer. a. Hur stora resurser avsätts för underhåll i dag? b. Är ansvaret för underhåll mm. tydligt kommunicerat? 2. Hur stort är svinnet från vattenledningarna i dag? 3. Hur ofta genomförs kontroller av vattenkvaliteten? a. Vilka resultat av vattenkvaliteten har provtagningarna från kommunen visat? 4. Finns risk- och sårbarhetsanalyser framtagna avseende händelser som kan inträffa vad gäller vattenförsörjningen/vattenverksamheten? a. Är risk- och sårbarhetsanalyserna kopplade till händelser på kort och lång sikt?' b. Beaktar genomförda risk- och sårbarhetsanalyser ett ökat tryck på ledningar mm. då samhällsplaneringen förändras? 5. Finns framtagna handlingsplaner och förankrade rutiner och processer för hanteringen av en kris? a. I kort sikt exempelvis: sabotage, parasitutbrott och akut läckage, lång sikt exempelvis: klimathot med översvämningsrisker eller övergödning av vattentäkter 4
ERNST&YOUNG a. Hur har kontrollåtgärderna utformats för att minska effekterna av en krissituation? 6. Sker uppföljning av vattenförsörjningen och krisberedskapen av ansvariga nämnder? 2.3. Revisionskriterier Granskningen utgår från följande revisionskriterier: Miljöbalken (1998:808) 11 kap. avseende vattenverksamhet Kommunallagen (1991:900) Lag (2006:412) om allmänna vattentjänster Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap Interna reglementen och ansvarsfördelningar o o anvisningar rutinbeskrivningar Beslut avseende delegations- och beredningsförteckningar 5
El ERNST &YOUNG 2.4. Metod och avgränsning Vår metod är baserad på vedertagen norm för intern styrning och kontroll som vi bedömer vara lämplig för att besvara frågeställningarna i revisionsfrågorna. Utgångspunkten vid granskning av den interna kontrollen är COSO-modellen2, den internationellt mest vedertagna metoden för att stärka en organisations interna kontroll. För varje moment i den så kallade COSO-modellen har ett antal frågor, särskilt anpassade för uppdraget, ställts. Rapporten beskriver statusen på den interna kontrollen avseende krisberedskap I vattenförsörjningen. Svaren och i de fiesta fall bifogad dokumentation har bedömts och utgör grunden till bedömningen. Resultatet av granskningen visar inte på risknivån i verksamheten utan återspeglar enbart vår bedömning utifrån uppställda frågor. De moment som bedömts inom ramen för granskningen är kontrollmiljö, riskbedömning, kontrollaktiviteter, information och kommunikation samt uppföljning och utvärdering. Bedömningen per moment illustreras med hjälp av en färgkarta. Den gröna färgen indikerar att det finns utarbetade och implementerade rutiner och arbetssätt och/eller en djup förståelse för en viss fråga/frågeställning. Det bör även finnas dokumentation som styrker påstående/metodik eller annat. Den gula färgen visar att rutiner och arbetssätt till vissa delar finns utarbetade och är implementerade i verksamheten, den gula färgen kan också indikera på en allmän förståelse för eller insikt om en fråga/frågeställning. Den röda färgen tyder på att förvaltningen enbart har rudimentära rutiner och arbetssätt alternativt en bristfällig förståelse för frågeställningarna samt att dokumentation saknas. Intervjuer har genomförts med företrädare för Kävlinge kommun i form av ordf. och vice ordf. i kommunstyrelsen, kommunens ansvariga tjänstemän såsom kommunchef, säkerhetschef, VA-chef samt miljöinspektör. Intervjuade medarbetare har beretts tillfälle att faktagranska rapporten., K a m e n, Ijo, IIIMIEHMEEN Ri skbedomning ( - - Cruets cter, eattnow I i ti-dttrt.tehtwee rinrratt, re=1171111 l a D t ma t g l i t t Konmuol kat i on i ' M A L L,'. Z M a n I 1. - O,beenIseto a.co,atte tatte,ahreten? xla tatter Vey,.ect v,3f - orrat ce wed lug eug kt. ket wct wtt tcr ter rcr,kre kra,gt stg ew OTC ett del, 6, re, rev. tatet at. at. rertrodetca ter:rode', ict ttceer er ce ce etrtea coy I eterna wee, styrdwrgen styntogeft n t l n t nqrnn ketnpetwtrerna komxttewerea :.trollenar eflek6 efleldiv tt, tens en tyvittg ors., - Isar, 5,11amiet, beetle erg:, Ansvat ettt Ictiegenterer argrecda Firms ftweroternent2 Irisplan, ilvdspten ce ifiseprmalivsotan. rekvaida anal, krevee tagettfr, eirt et, tntgie deer ald i erudite, zor hartedngt.i, trtettaga dr, sk. a'.drbaeetsara4sema OrganimonE, titter teem.0mbetegenherstircelwtg till Mpfdlirde ed rstelter tde art rkree Arts; heren. kart eth 'erg et, ) te,sier rgantrawen ',rennet:et, Watrar ea ir t. it terksantheren ddh Crdanr5at o,ert iceenurtdtre,vegteler den.1ie,3 ice :re ten se att tetterne,ttra rattas ett) icontmangb umfarr ny..,eddr,teltdwo. tt twerseteer4. t- Vd ( t 0 01 40 4 2 The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission 6
ERNST &YOUNG Regelverk och lagstiftning 3.1. Lag (2006:412) om allmänna vattentjänster Lagen tydliggör kommunernas ansvar för att allmänna vattentjänster tillhandahållas genom kommunala VA-anläggningar och att kommunens ansvar knyts till ägandet av vaanläggningarna. Av 3 i lagen framgår att: Vid tillämpningen av denna lag skall en kommun anses ha ett rättsligt bestämmande inflytande över en va-anläggning om kommunen ensam eller tillsammans med en eller flera andra kommuner 1. helt äger anläggningen, 2. genom ägande förfogar över mer än hälften av samtliga röster i den eller de juridiska personer som helt äger anläggningen eller på annat sätt förfogar över en motsvarande majoritet av beslutsmakten i den eller de juridiska personer som helt äger anläggningen, 3. har rätt att utse eller avsätta mer än hälften av ledamöterna i styrelsen för den eller de juridiska personer som helt äger anläggningen, eller 4. utgör samtliga obegränsat ansvariga bolagsmän i ett handelsbolag som helt äger anläggningen. Vidare anges i 6 att kommunen har en skyldighet att ordna vattentjänster i form av att bestämma verksamhetsområden m.m. 3.2. Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap Av 1 kap 1 framgår att bestämmelserna i lagen syftar till att kommuner och landsting skall minska sårbarheten i sin verksamhet och ha en god förmåga att hantera krissituationer i fred. I lagen definieras begreppet extraordinär händelse med "en sådan händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av en kommun eller ett landsting". Kommuner ska analysera vilka extraordinära händelser som kan inträffa i fredstid. Resultatet av arbetet ska värderas och sammanställas i en risk- och sårbarhetsanalys. Kommunen ska sedan för varje ny mandatperiod fastställa en plan för hur de extraordinära händelserna ska hanteras. 3.3. Internal reglementen och ansvarsfördelningar Allmänna bestämmelser för brukande av Kävlinge kommuns allmänna vatten- och avloppsanläggning (ABVA) I ABVA regleras kommunens och fastighetsägarnas åtaganden och skyldigheter. Bland annat anges att huvudmannens leveransskyldighet endast avser vatten av dricksvattenkvalitet för normal hushållsanvändning. Huvudmannen garanterar inte att visst tryck eller viss mängd per tidsenhet alltid kan levereras. Reglementet för krisledningsnämnden i Kävlinge kommun. Av 1 framgå att krisledningsnämnden fullgör uppgifter under extraordinära händelser enligt bestämmelserna i Lag om extraordinära händelser i fredstid hos kommuner och landsting (SFS 2002:833). I 2 anges att krisledningsnämnden för varje ny mandatperiod ska upprätta 7
ERNST&YOUNG en plan för hur kommunen ska hantera extraordinära händelser. Planen ska redovisas till kommunfullmäktige för godkännande. 3.4. Kommentar Reglementet for krisledningsnämnden är inte uppdaterad med korrekta hänvisningar till gällande lagrum. 8
21 ERNST&YOUNG 4. Vattenförsörjningen i Kävlinge kommun 4.1. Organisation och ansvar Är ansvaret för ledning och styrning avseende kommunens vattenförsörjning tydligt uttalat? Kävlinge kommun får vatten distribuerat till kommunens vattenledningar via Sydvatten AB. Sydvatten AB har ett ansvar enligt miljöbalkens kap. 11 om vattenverksamhet där förutsättningar anges om hur hanteringen ska utföras. Sydvatten AB hämtar vattnet från sjön Bolmen i Småland och vattnet renas i Ringsjöverket, Eslövs kommun. Sydvatten AB tar löpande prover på vattenkvaliteten fram tills det att vattnet övergår i kommunens vattenledningar. Dessa kontroller får Kävlinge kommun löpande ta del ay. Efter det att vattnet överförs i kommunens dricksvattenledningar överförs också ansvaret för kvaliteten i vattnet till kommunen, kommunen ansvarar sedan för vattenkvaliteten ut till kund. För att vattendistributionen ska ske effektivt magasineras vatten i vattentornet. Kävlinge kommun Jr inte medlem i kommunalförbundet VA Syd eller motsvarande, varför kommunen inom sin kommungräns ansvarar för rening av vattnet. Avloppsvatten renas i kommunens reningsverk via mekanisk, biologisk och kemisk rening. Enligt kommunens beskrivning står enheten för vatten och avlopp, det s.k. VA-verket för drift och underhåll av kommunens VA-anläggningar. VA-anläggningarna omfattar ett avloppsreningsverk, 65 pumpstationer, ca 100 mil ledningsnät, fördelat på ca 40 mil vattenledningar och ca 60 mil spill- och dagvattenledningar samt ett vattentorn. Vidare ansvarar VA-verket för kommunens vatten- och avloppsförsörjning för abonnenter anslutna till den kommunala VAanläggningen. Ansvarsfördelningen mellan tjänstemän under tekniska nämnden och miljönämnden är tydligt utformad. Tjänstemännen på VA-verket ansvarar för underhåll medan miljöavdelningen har tillsyn över anläggningarna.(prata med Sofie) 4.2. Underhåll av vattenledningar mm. Huvudmannen för den kommunala vatten och avloppsanläggningen är tekniska nämnden som ansvarar för att tillsätta resurser för verksamheten. Ca 3 500 000 kronor avsattes årligen för drift och underhåll för dricksvattenanläggningarna under 2011 och 2012. Hur stort är svinnet från vattenledningarna idag? Enligt uppgifter från företrädare för kommunen finns ett visst svinn från kommunens vattenledningsnät. Utläckaget från dricksvattennätet ska under åren 2010 till och med 2012 ha fördelat sig enligt följande: 2010 6,9 % 2011 8,4 % 2012 18,4% Siffrorna avseende 2012 visar sannolikt på att kommunen har en större läcka i det omfattande dricksvattennätet. Vid tillfället för intervjun vet tjänstemännen på VA-verket inte var den eventuella läckan fanns. Ett arbete med att försöka lokalisera läckan pågår. 9
tiernst&young Qualify In Everyfhing We Du Vilket resultat av vattenkvaliteten har provtagningar av vattnet som kommunen genomfört visat? Kommunen följer ett egenkontrollprogram för dricksvatten som visar antalet provtagningspunkter och provtagningstillfällen. Provtagningsprogrammet godkänns och beslutas varje år av miljö- och hälsoskyddsavdelningen på delegation från miljönämnden. Ar 2012 tog VAverket 36 prover enligt programmet samt ytterligare ett antal prover i samband med inkoppling av nya ledningar. Alla prov har visat på att vattenkvaliteten har varit "tjänlig", vilket är den högsta nivån på mätskalan, Övriga nivåer på skalan är tjänlig med anmärkning samt otjänlig. Sydvatten AB gör löpande kontroller av vattnet i sina ledningar, kontrollerna genomförs varannan vecka, och resultatet tillsändes Kävlinge kommun för kännedom. Vidare genomför kommunens miljö- och livsmedelsinspektörer löpande provtagning ur ett tillsynsperspektiv. VA-verket har en dricksvattenmodell över ledningsnätet vilket möjliggör bedömningar avseende kapacitet i samband med utbyggnad. Dricksvattennätet i Kävlinge bedöms enligt uppgift ha hög tillförlitlighet med goda möjligheter till vattenförsörjning i kommunen. En eventuell svaghet är att det bara finns en inkommande ledning från Sydvatten AB. 10
El ERNST &YOUNG 5. Krisledningsorganisationen 5.1. Hur ser krisledningsorganisationen ut? Beredskapsfrågor har under lång tid haft en hög prioritet i Kävlinge kommun. Detta främst p.g.a. att karnkraftverket Barsebäck varit lokaliserat i kommunen. Den riskbild som följer med ett kärnkraftverk så nära medborgarna i kommunen kräver beredskap och rutiner. Något som sannolikt påverkar kommunens övriga krisberedskap. Kommunens krisledningsnämnd består av hela kommunstyrelsen. Nämnden är emellertid beslutsför med en enda person. Krisledningsnämnden får enligt 3 i reglementet fatta beslut om att överta hela eller delar av verksamhetsområden från övriga nämnden i kommunen. Under en extraordinär händelse star den kommunala förvaltningsorganisationen till krisledningsnämndens förfogande. Ordföranden eller, om han eller hon har förhinder, vice ordförandena bedömer när en extraordinär händelse medför att nämnden ska träda i funktion och kallar då till sammanträde. I samband med en olycka år 1996 då ammoniak hotade att läcka ut från en urspårad tågvagn testades kommunens krisberedskap. Erfarenheter från detta tillfälle gjorde att kommunen valde att organisera krisledningen så att det politiska ledarskapet står för den externa informationen och kommunikationen medan förvaltningsorganisationen hanterar den interna arbetsfördelningen och har det operativa ansvaret för att åtgärder vidtas. Vid en krissituation då krisledningsnämnden aktiveras leder kommunchefen förvaltningsorganisationen. I dokument med namnet Ledningsplan för Kävlinge kommun åskådliggörs kommunens krisorganisation. Vid en krissituation bemyndigas ledningsgruppen att fatta alla erforderliga beslut som delegerats till krisledningsnämnden. Vad avser vattenförsörjning framgår att Miljö & Teknik har ansvaret. Kävlinge kommuns ledningsgrupp består av kommunstyrelsens 1:e vice ordförande, förvaltningsledningsgruppen och säkerhetschefen. Det utkast av Kommunens ledningsplan som vi fått del av synes dock inte vara beslutad eller fullt ut i sin slutliga utformning. 11
El ERNST &YOUNG Quality in Everything We Do 6. Intern kontroll av vattenförsörjningen 6.1. Övergripande bedömning av den interna kontrollen för krisberedskap i vattenförsörjningen Inom ramen för granskningen har vi genomfört en bedömning av kommunens interna kontroll för krisberedskap i vattenförsörjningen. Krisberedskapen är en större och mer omfattande process än enbart hanteringen av vattenförsörjningen. I vissa fall har vår bedömning utgått från kommunens samlade krisberedskap. Under respektive delmoment redovisas bedömningsgrunder och eventuella avvikelser. Sammantaget är vår bedömning att kommunens interna kontroll avseende vattenförsörjningen är tillfredsställande. Kontrollmiljö MIN EI NWPMW Organisationens ledningar ha r ett engagemang för krisberedskapoch vattenförsörjning Riskbedömning Organisationen upprättar tydliga mål för att möjliggara identifiering och bedömning av de inålrelaterade riskerna Kontroliaktiviteter Hu r ofta görs kontroller av vattenkvaliteten? Vad visar resultatet av kontrollerna Information_& Komrfluflik O Organisationerna genererar och a nvänder relevant information medhög kvalitet som stödjer de övriga komponenterna. Uppfajning Utiårderin: r Organisationen genomfor ständigt utvärderingar i syfte att försäkra sig om att den interna styrni»gen och kontrollen är effektiv Det firms en tycllig. organisation som omfattar berörda organ. Ansvar och befogenheter är klargjorda Organisationens risk- och sårbarhetsanalys lever upp till kraven i lagstiftningen Handlingsplaner och förankrade rutiner och processer för hanteringen är frarntagna Organisationen kommunicerar info rmation inter nt, dvs. riskstrategier, mål i verksamheten och ansvar nrin. Organisationen kommunicerar svagheter i den interna kontrollen så att bristerna ska kunna rättas till Finns styrdokument? trisplan, åtgärdsplan och krisinforrnationsplan. Finns relevanta avtal? År risk- och sårbarhetsanalyserna kopplade till händelser på kort och lång sikt Organisationen bidrar genom sin befogenhetsfördelning till att riskerna i verksamheten minskar Se ovan under avsnittet för Metod och avgränsning (2.4) för hur metoden är framtagen och vad bedömningarna grundar sig på. 6.2. Kontrollmiljö Organisationens ledningar har ett engagemang för krisberedskap och vattenförsörjning Det finns en tydlig organisation som omfattar berörda organ. Ansvar och befogenheter är klargjorda Kontrollmiljön anger tonen i en organisation och påverkar kontrollmedvetenheten hos medarbetarna. Det är grunden för alla andra komponenter för intern styrning och kontroll och erbjuder ordning och struktur. Faktorer inom kontrollmiljön innefattar är: Ledningens filosofi och ledarstil Integritet och respekt Ansvar och befogenheter ta Organisation och kompetensutveckling Organisationens etiska värderingar Bedömning Inom ramen för denna granskning har såväl den politiska ledningens som förvaltningsledningens engagemang bedömts ur ett krisberedskapsperspektiv. Kommunens krisberedskap bedömer vi Finns styrdokument? - Krisplan, åtgärdsplan och krisinformationsplan. Finns vara tillfredsställande. Hela krisledningsnämnden deltar i årliga relevanta avtal? övningar avseende krishantering i kommunen. Detsamma gäller för kommunens förvaltningsledning. Vidare har förvaltningsledett scenario avseende förgiftning av vattnet i ningen tagit fra kommunen. 12
El ERNST &YOUNG Ansvarsfördelningen mellan tekniska nämnden via VA-verket, med ansvar för drift och underhåll, och miljönämndens tillsynsansvar synes fungera. Inblandade parter känner till sitt ansvar och sina befogenheter. Dock noterar vi en viss risk med att medarbetarna tillhör samma förvaltning och arbetar intill varandra. Det finns en del styrande dokumentation, inte minst reglementet för krisledningsnämnden. Ledningsplan för Kävlinge kommun finns men är gammal och knappast kommunicerad. Annan styrande dokumentation, t.ex. avseende riskanalyser m.m. saknas, är inte beslutade eller kommunicerade fullt ut. Organisationen upprattar mål för att möjliggöra identifiering och bedömning av de riskerna Organisationens risk- och sårbarhetsanalys lever upp till kraven i lagstiftningen Är risk- och sårbarhetsanalyserna kopplade till händelser på kort och lång sikt 6.3. Riskanalys Varje organisation möter många olika risker av externt och internt ursprung som måste värderas. En förutsättning för riskvärderingen är att etablerade mål finns knutna till olika nivåer. Riskvärderingen är identifieringen och analysen av relevanta risker för att uppnå målen och utgör basen för att bestämma hur riskerna ska hanteras. Följande delar brukar ingå i värderingen: Bedömning Koppling till målen Riskvärderingsmodell Omvärldsbevakning Kävlinge kommuns risk- och sårbarhetsanalys avseende vattenförsörjning är genomförd 2012 och tar upp scenariot förgiftat vatten. Dokumentet är inte fastställt men är i övrigt genomförd och avslutad. Analysen är en del av kommunens större och mer omfattande arbete som tillställs länsstyrelsen i enlighet med lagkrav. Analysen gällande vattenförsörjningen är dock begränsad till att avse förgiftat vatten. Handlingsplan vid kris som även omfattar långvarig störning har tagits fram år 2006. Denna plan berör bland annat prioriterade kunder, vattenbehov, ransonering och information. Rapporteringen är omfattande och bedöms som tillfredställande. Kävlinge VA-verk har genomfört en "Riskanalys 2010" som ingår i sammanställningen till länsstyrelsen. Fyra händelser är identifierade där krav ställs på att en handlingsplan eller åtgärdsplan tas fram. Politiska mål för verksamheten är inte framtagna, inte heller på tjänstemannanivå finns andra mål än att vattenkvaliteten ska vara tjänlig. Hur ofta görs kontroller av vattenkvaliteten? Vad visar resultatet av kontrollerna Sydvatten AB genomför risk- och sårbarhetsanalyser i den mån de anser nödvändigt för att säkerställa att vatten med godkänd kvalitet levereras till kommunen. Dessa har enligt uppgift från kommunen både kort- och långsiktig karaktär. Handlingsplaner och förankrade rutiner och processer för hanteringen är framtaöna Organisationen bidrar genom sin befogenhetsfördelning till att riskerna i verksamheten minskar 6.4. Kontrollaktiviteter Kontrollaktiviteter är de riktlinjer och rutiner som bidrar till att säkerställa att ledningens direktiv genomförs. De bidrar till att säkerställa att nödvändiga åtgärder vidtas för att hantera risker för att organisationens mål inte uppnås. Kontrollåtgärderna är till för att minska risken att en händelse som skulle orsaka stor skada för kommunen inträffar. Kävlinge kommun genomför en rad kontrollaktiviteter i syfte att snabbt upp- '13
FdlERNST &YOUNG täcka brister av olika slag. Bedömning Det kontrollprogram som Sydvatten AB, VA-verket och miljöinspektörerna genomför består av kontrollaktiviteter på olika nivåer. Vattentornet kontrolleras och rengörs varje år. En större rengöring görs vart tredje år. Detta är en förebyggande åtgärder för att en kris inte skall inträffa. Likaså har VA-verket ett spolprogram på dricksvattennätet. Detta görs för att vattenomsättningen skall bli bättre på valda delar av nätet eller för att arbeten utförts i området. Ett mindre nödvattenverk finns enligt Swecos rapport Risk- och sårbarhetsanalys Inventering (2010) som ett komplement till vattentornet och vattnet i detta verk hämtas från nödvattentäckten. Uppgifter från VA-chefen gör dock gällande att denna nödvattentäkt sedan 2007 är nedlagd. För att vara förberedda på en eventuell kris tränar VA-verkets personal på mindre och/eller större scenarion, ibland i egen regi och ibland i Sydvatten AB:s regi. E Z E M Organisationerna använder information med hög kvalitet som stödjer den interna kontrollen. 1. Organisationen kommuni-1 11111J1111cILIU11 Ililettll, dvs. riskstrategier, mål i verksamheten och ansvar L1...eldl 6.5. Information och kommunikation Relevant information måste identifieras, fångas, och förmedlas en sådan form och inom en sådan tidsram att de anställda kan utföra sina uppgifter. Effektiv kommunikation måste även förekomma i en vidare bemärkelse och flöda nedåt, uppåt och över hela organisationen. System för att fånga upp indikatorer på fel och brister kan t.ex. vara synpunkthanteringssystem eller alarmsystem. Aven internutbildning brukar vara en del av en tillfredsställande information och kommunikation. Bedömning Vid krishantering är information och kommunikation väsentliga moment. I Kävlinge kommuns krisledningsorganisation har kommunen valt modellen att politikerna är "ansiktet utåt" och kommunicerar med media m.m. medan linjeorganisationen hanterar den operativa situationen. Både politiker och tjänstemän deltar i övningar som sker årligen, och som utgår från olika scenarior. Säkerhetschefen redogör också för kommunens krisledningsorganisation vid ett utbildningsmoment (introduktionsutbildning) för nya chefer i kommunen. Under åren har tillfällen uppkommit där rutinerna för information och kommunikation har testats i verkligheten. Vid dessa tillfällen, uppger företrädare för kommunen, att information snabbt når ansvariga. Detta är dock ett känsligt moment som med små marginaler kan bli fel. going & Utvärdering Organisationen genomför utvärderingar för att försäkra sig om att den interna kontrollen är effektiv Organisationen kommunicerar svagheter i den interna kontrollen så att bristerna ska kunna rättas 6.6. Uppföljning och utvärdering Interna styr- och kontrollsystem behöver övervakas, följas upp och utvärderas. En process som bestämmer kvalitén på systemets resultat över tiden. Det åstadkoms genom löpande övervakningsåtgärder och uppföljningar, separata utvärderingar eller en kombination av dessa. Löpande övervakningsåtgärder och uppföljningar äger rum under verksamhetens gång. Det inkluderar normala lednings- och övervakningsaktiviteter och andra åtgärder som personalen vidtar när de utför sina arbetsuppgifter. Bedömning Kommunen genomför uppföljningar av vattenkvaliteten och andra löpande uppföljningar inom ramen för den interna kontrollen. Handlingsplaner har dock ännu 14
El ERNST &YOUNG inte tagits fram utifrån riskanalysen från 2012 om förgiftat vatten. Planen har inte heller följts upp på annat sätt. Enligt företrädare för kommunen planeras en uppföljning att genomföras under året. Kävlinge, den 22 oktober 2013 Thomas Hallberg, akob Smith 15
El ERNST &YOUNG Bilaga Intervjuade medarbetare i granskningen Pia Almström, ordförande, kommunstyrelsen Carina Ingelsson, vice ordförande, kommunstyrelsen Mikael Persson, kommunchef Tom Nielsen, VA-chef Kerstin Landén, miljö- och livsmedelsinspektör Per Norden, säkerhetschef Gunvor Lind, ordförande i kommunrevisionen, har deltagit vid intervjuerna. 16