När det gäller kommersiella lokaler i Stockholmsområdet Som kund till New Offi ce får ni kostnadsfritt tillgång till hela det aktuella lokalutbudet med en enda kontakt. Vi fungerar som er personliga rådgivare genom hela lokalsökningsprocessen och vi ger oss inte förrän ni är nöjda. New Offi ce åtar sig även olika typer av uthyrningsuppdrag för fastighetsägare från enstaka lokaler till större projektuthyrningar. New Offi ce grundades 2005 och ägs och drivs av Ulrika Rosén och Tina Magnuson, som har arbetat tillsammans med lokalförmedling sedan början av 1990-talet. Idag består New Offi ce av sju medarbetare och vi samarbetar med i stort sett alla fastighetsägare i Stockholm. New Offi ce affärsidé är att agera som en personlig och professionell länk mellan lokalsökande företag och uthyrare. Framgångsfaktorerna är erfarenhet, engagemang och ett unikt kontaktnät. 2 3
När ni söker nytt kontor Lokalen är ett viktigt verktyg i ett företags verksamhet och svarar ofta för en av de enskilt största kostnaderna. Att välja rätt lokal är därför ett viktigt beslut som kräver analys av hur lokalen ska användas, vilket budskap den ska förmedla, vad personalen har för önskemål, vilken stadsdel som passar bäst, hur den kan anpassas till företagets utvecklings planer och sist men inte minst vad budgeten tillåter. Med vår gedigna mäklarkunskap kan vi ge er värdefulla råd och leda er genom alla steg av processen. Ofta kan processen vara tidskrävande men vi tar inte något arvode för det arbete vi lägger ned från lokalsökande företag utan vi får vårt arvode från hyresvärden när kunden bestämt sig och hyreskontrakt undertecknats. Så här arbetar vi med lokalsökningsuppdrag: Fas 1. Vi upprättar en behovsanalys tillsammans med kunden och tar fram ett lokalprogram Fas 2. Vi söker lokaler och sammanställer olika lokalalternativ som motsvarar kundens lokalbehov Fas 3. Vi samordnar och genomför visningar av de lokaler som vi vill föreslå som lämpliga alternativ Fas 4. Vi tar fram inplaceringsskisser och offerter för beslutsunderlag 4
När ni söker hyresgäster Konkurrensen om hyresgästerna är hård. Med 20 års erfarenhet, entusiasm och ett unikt kontaktnät kan New Offi ce hyra ut era lokaler till hyresgäster på bästa sätt. Vi har lång erfarenhet av större projektuthyrningsuppdrag, som till exempel Kungsbro huset där vi marknadsförde och hyrde ut cirka 30.000 kvm åt Jern husen. Inga uppdrag är för stora eller för små. Vi åtar oss alla former av ut hyrningsuppdrag allt från större projektuthyrningsuppdrag till enskilda lokaler på exklusiv basis och förmedling av hyresgäster på den öppna marknaden. Så här arbetar vi med uthyrningsuppdrag: Fas 1. Vi samlar in relevanta fakta om lokalen, fastigheten och om området. Tillsammans med uppdragsgivaren fastställs målgrupp, investeringsbehov, hyresnivå m m Fas 2. Vi bearbetar marknaden genom olika marknadsföringsinsatser, t.ex. telemarketing mot relevant målgrupp, direktreklam, kontakter med övriga konsulter i branschen och matchar lokalen mot vår kunddatabas. Vi annonserar på nätet och i tidningar och vi genomför events för att nå ut till olika målgrupper Fas 3. Vi samordnar och sköter visningar och håller kontakt med intressenter Fas 4. Vi tar fram inplaceringsskisser och tar fram offerter för beslutsunderlag och hjälper till med förhandlingen Fas 5. Vi hjälper till med kontraktshanteringen 7
När det gäller arbetsmiljö En behaglig arbetsmiljö bidrar till ett företags framgång. Mycket tid spenderas på arbetet och för att må bra och kunna prestera behövs ren luft, fullgott ljus och dämpad akustik. Nedan följer några nyckeltal som kan vara bra att känna till och fundera över vid val av lokal. Ventilation och kyla Det är viktigt att skilja på ventilation och kylsystem. Även om de hänger ihop är det två skilda faktorer. Det viktigaste i en lokal är att ventilationen är rätt dimensionerad för den verksamhet som skall bedrivas i lokalen. Rekommenderade minimiluftflöden i kontorslokaler Kontorsrum 15 l/s, person Öppet landskap 12 l/s, person Konferensrum 12 l/s, person Olika typer av ventilation S Självdrag SF Självdrag med förstärkt frånluft TF Forcerad tilluft med frånluft FTX Från och tilluft med ett värmeåtervinningssystem Utöver en bra ventilation kan luften behöva kylas på olika sätt. De två vanligast sätten att kyla en kontorslokal är med kyld tilluft eller med kylbafflar där ett slutet system reglerar lufttemperaturen. Belysning Oftast står hyresvärden för en allmänbelysning av kontorslokalen. Allmänbelysningen bör ha följande riktvärden för att uppfylla arbetsmiljökrav. Allmänna utrymmen så som korridorer och trappor 100 lux Pentry och tekniska utrymmen 200 lux Kontorsrum/landskap samt konferensrum 300 lux Punktbelysning vid arbetsplats (ordnas av hyresgästen) 500 lux Ljud När det gäller akustik pratar man ofta om två mätområden ljud täthet och efterklangstid. Ljudtäthet, som mäts i db, handlar om hur ljudisolerat det är mellan olika rumsenheter, höga krav på ljudtäthet kräver mellanväggar med bättre reduktion av ljud. Enligt gällande ljudnormer för arbetsplatser (SS 2568: 2007 ljudklass B) skall följande utrymmen ha lägsta vägda reduktionstal i decibel. Till utrymme för enskilt arbete eller samtal (kontorsrum) 35/30 db Utrymme med måttligt krav på avskildhet (konferensrum) 44/35 db Till utrymme för samvaro (matsal, loungeyta) 44/- db Efterklangstid mäter hur bra ett rum dämpar ljudet. Ett rum med kort efterklang upplevs som tystare än ett rum med lång efterklang. Viktigt att veta är att högre ljudkrav ofta medför stora extrakostnader. Hyresgästanpassningar Det vanligaste är att fastighetsägaren iordningställer lokalen i enlighet med hyresgästens önskemål mot en överenskommen hyra. Det kan vara bra att ha lite kunskap om vad det kostar att iordningställa en lokal. Generalentreprenadkostnader* kr/m² bruttoarea Åtgärd Bygg Rör Luft** El Summa kr/m 2 Nya ytskikt 1000 2000 0 250 0 350 1 500 1100 3100 Nya ytskikt med flytt av vissa mellanväggar 2000 3000 100 500 100 500 400 1000 2600 5000 Ny planlösning 3500 4000 200 650 300 800 800 2000 4800 7450 Ny planlösning med vissa stora ingrepp 4500 6000 200 650 300 800 800 2000 5950 9750 Utförande från råyta 350 5000 450 650 600 1900 1100 2000 2900 10.050 Sprinkler 275 350 Datakablage*** 1000 kr/uttag. Räkna med 2 uttag/arbetsplats Bruttoarea beräknas enligt svensk standard SS 21054:2009 * Alla priser är cirkapriser exklusive moms ** I luft ingår kostnad för styr och regler och komfortkyla *** Datakablage är nästan alltid hyresgästens kostnad 8 9
När ni funderar över hyran När ni undrar över kontraktet Hyra per kvadratmeter och år är det vanligaste sättet att jämföra hyror för olika hyresobjekt men egentligen är det mer intressant att jämföra vad hyran blir per arbetsplats och år. En lokal som är dyrare per kvadratmeter kan bli billigare totalt sett om den kan användas av fler anställda. Den överenskomna hyran anges som basårshyra i avtalet. Indexuppräkningen utgår från basårshyran och eventuella rabatter ligger utanför. Hyrestillägg Utöver bashyran tillkommer i regel diverse hyrestillägg. De vanligaste tillläggen är för värme, kyla och sopor. I de fall där hyresgästen inte tecknat ett eget el-abonnemang vill ofta fastighetsägaren ha ersättning för lokalens elförbrukning via hyresavin. Fastighetsskatt Fastighetsskatten som belöper på lokalen debiteras hyresgästen direkt och baseras på det andelstal som lokalen har i förhållande till fastighetens hela yta. Fastighetsskatten baseras i sin tur på taxeringsvärdet. Moms Om den fastighet som kontorslokalen ligger i är registrerad för mervärdesskatt tillkommer även moms på hyran för bolag som är regis trerade att bedriva moms pliktig verksamhet. Bank-, finans-, försäkrings- och sjukvårdsrelaterad verksamhet är ofta inte momspliktiga. Det innebär att lokalen måste avregistreras och hyresgästen får istället betala en så kallad momskompensation till fastighetsägaren. Säkerhet Fastighetsägaren kräver i regel någon form av säkerhet vid ett nytecknande av ett hyreskontrakt. Branschpraxis är idag, efter diverse nya regel- och lagändringar, att fastighetsägaren vill ha cirka sex månadshyror i form av en bankgaranti eller en motsvarande deposition på ett spärrmedelskonto. När man kommit så långt att det är dags att skriva kontrakt är det vanligast att fastighetsägarnas standardavtal används. Detta är dock inte någon regel; hyreslagen är dispositiv och parterna kan komma överens om i stort sett vad de vill. Innan ni skriver under, var noga med att allt som ni har kommit överens om kring lokalen och era ömsesidiga åtaganden finns med i avtalet. Det bör tydligt definieras vad som ingår och vad som är tillägg. Det kan även vara bra att känna till några grundläggande moment som är viktiga att beakta: Kontraktslängder/uppsägning Längden på ett standardhyreskontrakt för en kontorslokal är tre år med nio månaders uppsägningstid. Säger ingen part upp kontraktet senast nio månader innan kontraktet löper ut förlängs kontraktet automatiskt i ytterligare tre år, om inget annat avtalats. Fastighetsägaren är ej tillåten att indexuppräkna hyran om kontraktet understiger tre år. Alla kontrakt som överstiger ett år har enligt hyreslagen en uppsägningstid på nio månader. Överlåtelse/uthyrning i andra hand Om ni vill överlåta ert hyresavtal, eller hyra ut i andra hand, måste ni vanligtvis ha skriftligt godkännande från er hyresvärd. Att överlåta ett hyres avtal under avtalstiden förutsätter att den tillträdande hyres gästens användning av lokalen överensstämmer med vad som är avtalat i kontraktet och har sin ekonomi i ordning. Generellt anpassar inte hyresvärden en lokal till en ny hyresgäst under löpande avtal om de inte får en ytterligare förlängning av avtalet och detta måste därför diskuteras från fall till fall. Om ni själva hyr i andra hand och vill hyra ut i tredje hand får ni inte ta ut moms på hyran. Att ha inneboende, till exempel frilansare, bör meddelas till fastighetsägaren. 10 11
När det gäller gröna kontor Fastigheter står för cirka 40 procent av energianvändningen i Sverige, så det är av yttersta vikt att vi alla tar ansvar för miljön både på arbetet och där vi bor. Fastighetsägarens möjlighet att ta ansvar för miljön För fastighetsägare är det idag mer och mer självklart att sträva efter att minska klimatpåverkan såväl vid nybyggnation, renoveringar och i den löpande förvaltningen. Man analyserar bland annat energi förbrukning, avfalls hantering, miljövänliga byggmaterial och att fastigheten förvaltas med ett miljöfokus. Många fastighetsägare använder så kallade gröna hyresavtal. En rad olika miljöcertifieringar för fastigheter har utvecklats de senaste åren och de mest kända är Green Building, P-märkning, Miljöbyggnad, BREEAM och LEED. Hyresgästens möjlighet att ta ansvar för miljön Att ta ansvar för miljön blir även mer avgörande för företag vid val av lokal. Viktiga frågor är om lokalerna är miljö certifierade, om det finns gröna hyresavtal, om förnyelsebar energi används för uppvärmning och vilka krav som ställs på hyresgästen för att minska klimatpåverkan. Redan vid själva flytten finns det mycket att göra; försök till exempel att återvinna utrangerade inventarier vid avveckling. Väl på plats kan man samarbeta med andra hyresgäster i huset, till exempel med städning och leveranser av kontorsmaterial med mera, för att minska transporter till och från fastigheten. Det går också att minimera energi användningen genom att stänga av belysning när det är tomt på kontoret. Källsortering är en annan möjlighet och anställda kan förmås att cykla till arbetet och så vidare. Det är dyrt med el men om vi alla hjälps åt minskar vi energiförbrukningen och kan spara både pengar och klimat. Alla vinner på att tänka miljösmart! 12 13
När ni söker oss En personlig och professionell länk mellan lokalsökande företag och uthyrare Ulrika Rosén Partner, uthyrning ulrika@newoffi ce.se 0706-03 41 31 Tina Magnuson Partner, uthyrning tina@newoffi ce.se 0706-99 61 20 Anna Möller Uthyrning anna@newoffi ce.se 0704-15 61 41 Hanna Wetterstrand Administration, uthyrning hanna@newoffi ce.se 0707-69 69 06 Kalle Erlandsson Uthyrning kalle@newoffi ce.se 0704-15 18 85 David Werner Uthyrning david@newoffi ce.se 0733-84 98 40 Heléne Berggren Uthyrning helene@newoffi ce.se 0722-52 70 70 08-665 68 80 www.newoffice.se 15
2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 26 28 30 32 34 36 38 40 42 44 46 Skala 1:200 New Office AB Grev Turegatan 35 S-114 38 Stockholm Sweden Tel +46 (0)8 665 68 80 Fax +46 (0)8-665 68 89 Skala 1:100 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 Form: bodinkommunikation.se