Annex VI 2011-05-19 ERASMUS ADMINISTRATIV HANDBOK studentmobilitet lärarmobilitet personalfortbildning EILC Läsår 2011/2012
Innehållsförteckning FÖRKORTNINGSLISTA... 4 1 HANDBOKENS SYFTE OCH DEFINITIONER... 5 1.1 Handbokens syfte... 5 1.2 Definitioner... 5 2 FÖRDELNING AV STIPENDIEMEDEL FÖR MOBILITET... 8 2.1 Fördelning av stipendiemedel för mobilitet till studenter och personal... 8 2.2 Ansökningsprocessen... 8 2.3 IPK:s Fördelning av medel och utbetalning... 8 2.3.1 Första fördelning och utbetalning av medel... 9 2.3.2 Andra fördelning och utbetalning av medel... 10 3 GENERELLA URVALSPRINCIPER AV STUDENTER OCH PERSONAL... 12 3.1 Villkor för studentmobilitet, studier och praktik... 12 3.2 Villkor för lärarmobilitet - undervisningsuppdrag... 17 3.3 Villkor för personalfortbildning (Staff Training)... 17 4 KONTRAKTSHANTERING... 19 4.1 Regler för budgetöverföring... 19 4.2 Omfördelning av medel mellan lärosäten... 19 4.3 Utbetalning från IPK... 19 4.4 Interimsrapportering... 20 4.5 Slutrapportering/kontraktsavslut... 20 4.6 Återbetalning av oförbrukade medel... 20 4.7 Sammanslagning eller delning av lärosäten... 20 5 ERASMUS MOBILITETSMEDEL FÖR STUDENTER, LÄRARE OCH ÖVRIG PERSONAL MED FUNKTIONSHINDER... 22 5.1 Stipendiemedel för studenter, lärare och övrig personal med funktionshinder... 22 5.2 Fördelningsprocessen... 22 6 ERASMUS INTENSIVE LANGUAGE COURSES (EILC)... 24 6.1 Utresande studenters deltagande i EILC... 24 6.2 Anordnande av EILC i Sverige... 24 7 TILLSYN OCH KONTROLL... 25 STUDENTMOBILITET (STUDIER OCH PRAKTIK)... 25 PERSONALMOBILITET (UNDERVISNINGSUPPDRAG OCH PERSONALFORTBILDNING)... 25 2
8 UNDERLÅTELSE ATT FÖLJA ERASMUS UNIVERSITY CHARTER (NON COMPLIANCE)... 26 8.1 Punkter för kontroll... 26 8.2 Problemens omfattning... 26 8.3 Klagomål och informationskällor om problem... 26 8.4 Procedurer... 26 BILAGA 1... 28 Tabell 1. Studentmobilitet, studier (SMS) och praktik (SMP)... 28 Tabell 2. Personalmobilitet, ST (lärarutbyte - undervisningsuppdrag och personalfortbildning).... 28 Resekostnader... 29 BILAGA 2... 30 Preliminära rapporteringskrav, studentmobilitet... 30 Preliminära rapporteringskrav, personalmobilitet... 31 BILAGA 3... 32 List of "Overseas countries and territories"... 32 BILAGA 4... 33 Näringsgrensindelning, Ekonomiska sektorer... 33 BILAGA 5... 34 Ämneskoder för Erasmus... 34 Översättningstabell från gamla Erasmus-koder till nya ISCED97-ämneskoder... 37 3
Förkortningslista DS ECTS EILC ESC EUC HEI IPK LA LdV LLP OM SM SMP SMS ST STA STT UoH Diploma Supplement European Credit Transfer System Erasmus Intensive Language Course Erasmus Student Charter Erasmus University Charter Higher Education Institution (lärosäte) Internationella programkontoret Learning Agreement Leonardo da Vinci programmet Lifelong Learning Programme (Programmet för livslångt lärande) Organiserande av mobilitet Studentmobilitet (inbegriper all studentmobilitet, såväl studier som praktik) Studentmobilitet, praktik Studentmobilitet, studier Personalmobilitet (såväl för undervisning som för fortbildning) Lärarmobilitet undervisningsuppdrag Personalfortbildning (Staff Training) Universitet och högskolor 4
1 HANDBOKENS SYFTE OCH DEFINITIONER 1.1 Handbokens syfte Denna handbok syftar till att förse handläggare för Erasmusprogrammet vid svenska universitet och högskolor med ett gemensamt administrativt ramverk för hur handläggningen av Erasmusprogrammets decentraliserade delar ska hanteras. Handboken innehåller flera förändringar och förtydliganden jämfört med tidigare år. De mest betydande förändringarna är blåmarkerade. De olika procedurerna för hur Erasmusprogrammet ska administreras och handläggas finns beskrivna i handboken. Boken förklarar även hur fördelningarna av medlen görs på Internationella programkontoret (IPK). Denna handbok är en bilaga till avtalet mellan IPK och lärosätet om stipendiemedel för studenter och personal samt medel för organiserande av mobilitet för läsåret 2011-2012. Skulle uppgifterna i denna handbok strida mot dem i avtalet så är det avtalets text som gäller. Samtliga bilagor till avtalet publiceras i adressen: www.programkontoret.se/admin 1.2 Definitioner Legal representative I olika Erasmus-dokument (mobilitet, IP eller EILC) krävs signatur av Legal representative. Detta är lärosätets rektor. Om rektorn är sjuk, på semester eller på resa kan en tf rektor signera men då ska det bifogas ett beslutsdokument signerat av rektorn som styrker att personen i fråga har rätt att signera under rektorns bortvaro (t ex administrativ chef, förvaltningschef, vicerektor). Enda undantaget är när tf rektorn samtidigt är prorektor, då kräver vi inte något bekräftande dokument, men då ska det tydligt framgå att personen är prorektor. När det gäller Erasmus-avtal mellan lärosätet och IPK skrivs dock avtalen alltid mellan rektorn och IPK:s generaldirektör oberoende om det är en vikarie som signerar. När det gäller sommarledighet kan en officiell lista över vilka som är tf rektorer under vilka veckor räcka för att styrka signaturens legitimitet. Student En person inskriven vid en högre utbildningsanstalt, oavsett studieområde, i syfte att bedriva högre studier som leder till erkänd examen eller annan erkänd eftergymnasial behörighet, till och med doktorsexamen. Mobilitet En tids vistelse (boende) i en annan medlemsstat för studier, praktik, annat lärande eller annan undervisning eller därtill kopplad administrativ verksamhet, som på lämpligt sätt stöds genom förberedande kurser eller fortbildningskurser i värdlandets språk eller arbetsspråk. Praktik En tids vistelse vid ett företag eller en organisation i ett annat land som deltar i Erasmus, som på lämpligt sätt stöds genom förberedande kurser eller fortbildningskurser i värdlandets språk eller arbetsspråk och som syftar till att hjälpa enskilda att anpassa sig till kraven på en arbetsmarknad som omfattar hela gemenskapen och att förvärva en bestämd färdighet eller förbättra kunskaperna om den ekonomiska och sociala kulturen i landet i fråga i samband med förvärvande av yrkeserfarenhet. Företag Alla företag som är engagerade i ekonomisk verksamhet inom den offentliga eller privata sektorn, oavsett storlek, rättslig ställning eller den ekonomiska sektor inom vilken de är verksamma, inbegripet den sociala ekonomin. Konsortium Definieras som en grupp av högskolor och universitet och möjligen andra organisationer, handelskammare, stiftelser m.fl. som går ihop för att förmedla praktikplatser till högskolestudenter. De flesta konsortier har ingen rättslig ställning utan stöder sig på sina medlemmar. Konsortier verksamma i LLP kan även vara aktiva i andra praktikprogram. För administrativa syften definieras normalsammansättningen av ett konsortium på följande vis. Konsortiets koordinator är organisationen som leder konsortiet. Dess rättsliga ställning kan vara en förening, ett lärosäte, en stiftelse, ett företag, etc. Det är koordinatorn som skriver kontrakt med IPK och har det administrativa och ekonomiska ansvaret för alla medlemmar i konsortiet. Koordinatorns primära roll är att ansöka om medel för 5
Erasmuspraktik samt administration och rapportering för motsvarande pengar. Koordinatorn kan också ha en aktiv roll i att knyta kontakter med företag och finna möjligheter till praktik genom information och marknadsföring, etc. Förutom koordinatorn kan konsortiet bestå av två sorters partners: Universitet och högskolor (UoH). Dessa är avsändarna. Varje lärosäte är ansvarigt för kvalitet, innehåll och tillgodoräknande av studenternas praktik. Andra partners. Dessa kan vara i princip vilken organisation som helst som inte är en högskola eller ett universitet såsom föreningar, stiftelser, nätverk, företag m fl. Dessa kan ha olika funktioner. Minst två lärosäten måste ingå i ett konsortium. Varje partner måste underteckna en överenskommelse med konsortiets koordinator vilken specificerar dess roll, ansvar samt administrativa och finansiella arrangemang. Modaliteten av samarbetet skall specificera sådant som mekanismer för förberedelser, kvalitetsförsäkran och erkännande av praktiken. Universitet och högskolor som ämnar ingå i ett konsortium måste ha ett extended EUC för att få skicka studenter på praktik. Erasmus University Charter, EUC EUC är ett certifikat som är undertecknat av kommissionen, vilket markerar de grundläggande principerna i alla Erasmusaktiviteter och som ska respekteras av lärosäten. Detta gör det möjligt för lärosäten att ansöka till IPK om Erasmus decentraliserad finansiering. Ett EUC är även nödvändigt för att söka centraliserade projekt inom Erasmus. Ett extended EUC är nödvändigt för organisering av praktik. Två typer av extended EUC finns: EUCP som endast ger möjlighet att skicka studenter på praktik och EUCX som ger möjlighet att skicka studenter på såväl studier som praktik. När ett lärosäte har fått ett extended EUC som ger det tillgång till medel för praktik kan det välja mellan att: a) ansöka om medel för praktik till IPK som individuellt lärosäte i samma ansökan som för de vanliga student- och lärarmobilitetsstipendierna b) gå genom ett konsortium som ansöker till IPK för medel Det är möjligt för en och samma institution/fakultet att skicka studenter både genom ett konsortium och genom det egna lärosätet. Institutionen/ fakulteten är dock skyldig i sådana fall att kontrollera att det inte sker dubbelfinansiering av samma mobilitetsperiod. Erasmus Placement Certificate Söks av konsortiet och är ett villkor för att kunna förmedla praktikstipendier. Placement Agreement För varje studentpraktik måste ett Placement Agreement undertecknas av studenten och hemlärosätet. Dokumentet ska inkludera faktisk data om partners, plats och längd på praktiken, stipendium, utbetalningsplan, försäkring, villkor för uppsägning, rapportering, etc. Som bilaga till detta kontrakt bifogas ett Training Agreement och ett Quality Commitment som signeras av studenten, hemlärosätet och praktikanordnaren. Training Agreement (motsvarande Learning Agreement) ska inkludera en plan för arbetet som praktikanten kommer att utföra samt kunskapen, kompetensen och färdigheterna som praktikanten kommer att erhållas. Det ska också inkludera korrespondens om studentens studier och examina samt det erkännande som studenten får vid slutförandet av mobilitetsperioden, etc. Quality Commitment är ett dokument som kortfattat beskriver roller och ansvar hos de olika parterna i arrangemanget av studentpraktiken. IPK tillhandahåller kontraktsmallar som innehåller minikraven för dessa dokument. Work plan för personalfortbildning (staff training) Work plan för personalfortbildning ska innehålla de övergripande målen med besöket, aktiviteter (om möjligt ett program) och förväntat resultat, d.v.s. vad man förväntar lära sig under besöket. 6
Mobility commitment of the beneficiary institution Dokument som summerar de deltagande lärosätenas åtaganden. Bilaga till kontraktet. Bilateralt avtal All Erasmusmobilitet mellan lärosäten ska vara baserad på bilaterala eller multilaterala avtal (inter-institutional agreements) mellan lärosäten som har Erasmus University Charter (EUC). Minimikraven för ett bilateralt avtal finns beskrivna i avtalet mellan IPK och lärosätet (Annex IV). Ett bilateralt avtal kan gälla från bara ett akademiskt år till hela programperioden ut (till sommaren 2014). Bilaterala avtalen kan justeras under kontraktsperioden genom tillägg. Dessa tillägg ska vara skriftliga, allra minst i format av ett E-mail. 7
2 FÖRDELNING AV STIPENDIEMEDEL FÖR MOBILITET Principerna för fördelning av Erasmusmedel till studenter, personal samt medel för organiserande av mobilitet utgår från de generella riktlinjerna i Programmet för livslångt lärande. 2.1 Fördelning av stipendiemedel för mobilitet till studenter och personal Stipendiemedel till individer är till för att kompensera för de extra kostnader som mobiliteten medför och är inte avsedda att täcka hela kostnaden för utlandsvistelsen. Lärosätena måste respektera beloppsnivåerna som anges i bilaga 1 vid fördelningen av stipendiemedel till deltagande i mobilitetsaktiviteter. Alla deltagande studenter måste få ett stipendium för att räknas som Erasmusstudenter. Det är inte tillåtet att skicka Erasmusstudenter utan stipendium. Tabell 1 och 3 anger maximi- och minimibeloppen för deltagare i studentmobilitet, studier och praktik Tabell 2 anger maximibeloppen för deltagare i lärarmobilitet - undervisningsuppdrag och för personalfortbildning (Staff Training). För deltagare i personalmobilitet (undervisningsuppdrag eller personalfortbildning) är bidraget uppdelat i två delar: schablonersättning och resebidrag. Resebidrag ges för faktiska kostnader upp till 400 euro. Reskostnaderna måste kunna styrkas med hjälp av kvitton/faktura. För mer regler kring reskostnader se bilaga 1. Erasmusmedlen ska gå direkt till Erasmusaktiviteter. Inga schablonavdrag eller OH-kostnader får dras av. 2.2 Ansökningsprocessen Under våren inbjuds de svenska lärosäten som har Erasmus University Charter (EUC) att ansöka om Erasmusmedel för kommande läsår genom att IPK informerar via IPKs webbsida, nyhetsbrev och genom ett särskilt e-postmeddelande till lärosätenas centrala Erasmusansvariga. Ansökan sker online. E-postmeddelandet till Erasmusansvariga innehåller en länk till online-ansökan och ett dokument med instruktioner. Sista ansökningsdag inför läsåret 2011/2012 var den 11 mars 2011. Ansökningsdatumet för läsåret 2012/2013 meddelas senare men kommer troligen att vara i mars 2012. Ansökan signeras av lärosätets rektor och skall vara IPK tillhanda senast sista ansökningsdag (poststämpelns datum gäller). Om en tillfällig rektor signerar ansökan ska det bifogas ett delegeringsbevis el dyl. Särskilt bevis behövs dock inte för en prorektor. 2.3 IPK:s Fördelning av medel och utbetalning Principerna för fördelning av Erasmusmedel till studenter, lärare, annan personal vid lärosätet och inkommande personal från företag samt medel för organiserande av mobilitet (OM) utgår från de generella riktlinjerna i Programmet för livslångt lärande. Fördelningen baseras på tidigare prestation. För lärosäten som deltar i Erasmus för första gången beräknas stipendiebeloppen på det planerade antalet studenter och lärare/personal i lärosätets ansökan till Internationella programkontoret. IPK upprättar ett kontrakt med varje deltagande lärosäte. Kontraktet ska tecknas för de decentraliserade delarna av Erasmus-programmet. I kontraktet anges vilka summor som tilldelats för: SMS-studentmobilitet, studier SMP-studentmobilitet, praktik STA-lärarmobilitet - undervisningsuppdrag STT-personalfortbildning (Staff Training) OM-medel Fördelning av medel för ett läsår sker i huvudsak i två steg: en första fördelning i början av läsåret och en andra fördelning i slutet av läsåret. Nedan beskrivs de två fördelningsomgångarna. 8
2.3.1 Första fördelning och utbetalning av medel När ansökningarna inkommit från lärosätena för kommande läsår gör IPK en första fördelning av stipendiemedlen. Alla avsatta medel för respektive aktivitet fördelas i en första preliminär fördelning. I kontraktet anges antalet utbyten/studentmånader som ligger till grund för uträkningen och ett maximalt belopp som lärosätet beviljas under förutsättning att lärosätet genomför minst det antal utbyten (för studentmobilitet antal månader) som ligger till grund för fördelningen. Första utbetalningen omfattar 80 % av det beviljade maxbeloppet. Utbetalning till lärosätet sker efter det att ett påskrivet avtal inkommit till IPK. Efter inkommen interimsrapport görs en avstämning om lärosätet har uppnått det antal utbyten som ursprungsfördelningen var baserad på samt om lärosätet har utbetalt minst 70 % av den första utbetalningen (OM ej medräknat) och ett tilläggskontrakt för en andra utbetalning tecknas med samtliga lärosäten. Om lärosätet har genomfört minst det antal utbyten (för studentutbyte antal månader) som ursprungsfördelningen är baserad på utbetalas resterande 20 % av det beviljade maximibeloppet. Det beviljade maximibeloppet kan ökas om lärosätet har genomfört fler utbyten/studentmånader än ursprungsfördelningen var baserad på, om lärosätet har utbetalt extrastipendier till deltagare i EILC, om det finns extramedel att fördela eller om det finns medel att omfördela mellan lärosäten/konsortier. Om lärosätet inte uppnår det antal utbyten (för studentmobilitet månader) som ursprungsfördelningen är baserad på kan den andra utbetalningen reduceras och bli mindre än 20 % av beviljat maximibelopp. Denna avstämning görs för varje aktivitet vilket kan innebära att beloppet för en viss aktivitet reduceras i den andra utbetalningen medan det ökas i en annan. IPK avsätter stipendiemedel till eventuella inkommande ansökningar från lärosätena om extra stipendiemedel för studenter och personal med funktionshinder och EILC-stipendier. Dessa stipendiemedel fördelas i den andra fördelningen efter interimsrapporten. Nedan redogörs hur medlen fördelas till lärosätena. Ett undantag är dock om lärosätet haft en ökning i antalet personer/månader i den senaste interimsrapporteringen. Då beviljas medel enligt det resultatet så att inget lärosäte får medel för färre personer/månader under en ökande trend. Studentmobilitet, studier och praktik Den första fördelningen av medel för studentmobilitet - studier (SMS) baseras på de två tidigare årens studentmobilitet (studentmånader) för varje lärosäte som ses i förhållande till den totala nationella studentmobiliteten. - De avsatta medlen delas med det totala genomsnittliga antalet studentmånader för de två tidigare åren (antalet studentmånader i den senaste slutrapporten + antalet studentmånader i den senaste interimsrapporten delat med två) och man får då fram ett medelbelopp per studentmånad. - Medelbeloppet multipliceras sedan med det genomsnittliga antalet studentmånader för varje lärosäte. - Vid välgrundade förväntningar om mycket stora förändringar i antal från tidigare år kan viss justering göras. Erasmusansvarig bör kontakta IPK om detta är fallet. Den första fördelningen av medel för studentmobilitet - praktik (SMP) beräknas på samma sätt som studentmobilitet studier, d.v.s. den baseras på de två tidigare årens studentmobilitet (studentmånader) för varje lärosäte som ses i förhållande till den totala nationella studentmobiliteten. Då det för vissa lärosäten inte funnits tidigare rapporterade år med praktik innebär det att fördelningen för dessa inte kan baseras på samma långa trend av utbyte som SMS och därmed inte kan bli lika träffsäker när det gäller antalet beviljade stipendier i förhållande till det faktiska antalet stipendier som kommer att efterfrågas. För lärosäten som inte tidigare har haft studentmobilitet - praktik tilldelas stipendier på grundval av sökt antal stipendier och storlek på lärosätet. Dock får lärosäten som har sökt praktikstipendier medel för minst två stipendier. Fördelningen görs utifrån bedömningen att lärosätena måste ges möjligheten att få medel för att skicka två studenter under läsåret. (Observera att lärosätet inte tilldelas ett visst antal stipendier utan en stipendiesumma som lärosätena själva kan fördela inom ramarna för de gällande reglerna. Antalen som anges i kontrakten anger beräkningsgrunden.) Lärarmobilitet undervisningsuppdrag och personalfortbildning (Staff Training) Den första fördelningen av medel för både lärarmobilitet - undervisningsuppdrag och personalfortbildning baseras på de två tidigare läsårens faktiska antal utbyten i förhållande till det totala nationella antalet utbyten. De avsatta medlen delas med det genomsnittliga antalet lärarutbyten/personalfortbildningsperioder för de två tidigare åren (antalet personer i den senaste slutrapporten + antalet personer i den senaste interimsrapporten delat 9
med två) och man får då fram ett medelbelopp per utbyteskategori. Medelbeloppet multiplicerar man sedan med det genomsnittliga antalet mobilitetsperioder för varje lärosäte. Vid fördelningen av medel för lärarmobilitet - undervisningsuppdrag och personalfortbildning fördelar IPK två stipendier per lärosäte och aktivitet till de lärosäten som haft ett lägre genomsnitt än två utresande personer under de senaste två läsåren under förutsättning att man har sökt minst två. Fördelningen görs utifrån bedömningen att lärosätena måste ges möjligheten att få medel för att skicka två personer under läsåret (per sökt aktivitet). (Observera att lärosätet inte tilldelas ett visst antal stipendier utan en stipendiesumma som lärosätena själva kan fördela inom ramarna för de gällande reglerna. Antalen som anges i kontrakten anger beräkningsgrunden). Medel för organiserande av mobilitet (OM) Lärosätena själva bestämmer vad de ska använda OM-medlen till så länge kostnaderna är direkt relaterade till Erasmusaktiviteter samt att kommissionens regler för mottagande av medel efterlevs (d.v.s. att kostnaderna går att redovisa, att kostnaderna uppkommit under avtalets löptid o.s.v.). I nedanstående lista finns några (inte alla) möjliga OM-aktiviteter: Förberedelse, kontroll och evaluering av student- och lärarmobilitet Urval av samt förberedelse- eller välkomstaktiviteter och annat stöd till dem som deltar i utbytet Språklig förberedelse av studenter och lärare som deltar i utbytet Produktion och distribution av informationsmaterial angående Erasmusutbytet Besök hos partnerlärosäten angående kontroll eller evaluering av mobilitetsaktiviteter Aktiviteter kopplade till implementeringen av ECTS Aktiviteter kopplade till implementeringen av Diploma Supplement (DS) Den första fördelningen av medlen för OM görs utifrån en modell där lärosätet tilldelas ett bidrag per mobilitetsperiod för studenter, lärare och annan personal. Till annan personal räknas både egen personal som reser ut och inresande personal från partnerföretag. Fördelningen av OM-medel baseras på beviljat antal. Varje UoH får ett visst belopp per utresande (samma bidrag för studenter, lärare och övrig personal) enligt en trappstegsmodell. I modellen görs följande gruppering av det totala antalet utresande studenter och lärare och av beloppen. Steg två i trappan är 75 % av grundbeloppet, steg tre i trappan är 50 % av grundbeloppet och steg fyra i trappan är 25 % av grundbeloppet. 1-25 100 % (grundbeloppet) 26-100 75 % av grundbeloppet 101-400 50 % av grundbeloppet 401 och uppåt 25 % av grundbeloppet Grundbeloppet för läsåret 2011/2012 är 285 euro. För de första 25 utresande (studenter + lärare/personal) tilldelas lärosätet samma belopp per utresande. Därefter minskas beloppet till lärosätet per utresande gradvis i de följande grupperna. Varje lärosäte garanteras ett minimibelopp på 500 euro per lärosäte om lärosätet haft någon mobilitet under året. Om ett lärosäte inte kommer upp i 500 euro enligt fördelningsmodellen höjs bidraget till 500 euro. Om bidraget enligt fördelningsmodellen uppgår till över 500 euro kommer fördelningen att ske enbart utifrån modellen. IPK tillhandahåller ett Excelbaserat räkneblad som lärosäten kan använda för att under året räkna fram vilken summa OM-medel lärosätet är berättigat till. Under maj/juni skickar IPK det deltagande lärosätet ett avtal gällande första fördelningen av medlen. Efter att IPK mottagit ett underskrivet avtal sker utbetalningen av medlen. 2.3.2 Andra fördelning och utbetalning av medel Baserat på uppgifter i interimsrapporterna för innevarande läsår tecknas tilläggskontrakt med samtliga lärosäten rörande en eventuell andra utbetalning. Utbetalning till lärosätet sker efter det att ett påskrivet avtal inkommit till IPK. En andra utbetalning kan emellertid endast komma ifråga om lärosätet har utbetalt minst 70 % av den första utbetalningen (OM ej medräknat) från IPK. Om inte beviljat antal mobilitetsperioder (för studentutbyte antal månader) genomförts kan återbetalning komma ifråga efter interimsrapporten. Om inga utbyten rapporteras inom 10
en aktivitet kommer IPK att återkräva redan utbetalade medel inom den aktiviteten. Återbetalade medel omfördelas till andra lärosäten och andra aktiviteter inom Erasmus. Studentmobilitet, studier och praktik Den andra fördelningen beräknas efter inkomna interimsrapporter och tar hänsyn till: prestation under innevarande läsår (antal studentmånader), hittills beviljade belopp per studentmånad (beräknat på den summa som lärosätet tilldelats i första fördelningen), beviljat stipendiebelopp (150 euro/vecka) för det antal EILC-studenter som i anslutning till innevarande läsår har läst en EILC-kurs före normal terminsstart. Lärarmobilitet - undervisningsuppdrag och personalfortbildning Den andra fördelningen beräknas efter inkomna interimsrapporter för innevarande läsår och tar hänsyn till: prestation under innevarande läsår (antal deltagare), belopp per deltagare (beräknat på den summa som lärosätet tilldelats i första fördelningen), Medel för organiserande av mobilitet (OM) Den andra fördelningen baseras på det antal mobilitetsaktiviteter som lärosätena rapporterat i interimsrapporterna. Avstämning sker mellan antalet rapporterade mobilitetsaktiviteter och det antal mobilitetsaktiviteter som första fördelningen baserades på. Andra fördelningen beräknas utifrån en modell där lärosätet tilldelas ett bidrag per utresande person beräknade på den avsatta budgeten. För varje UoH fördelas ett visst belopp per utresande enligt en trappstegsmodell. Beloppet utgör den totala OM-budgeten för lärosätet baserat på faktiskt antal utresande enligt interimsrapporten. Andra fördelningen beräknas utifrån mellanskillnaden mellan det belopp som utbetalats till lärosätet i första fördelningen och det belopp som lärosätet uppnått i modellen efter interimsrapporteringen. Om den totala mellanskillnaden uppgår till ett högre belopp än vad som återstår att fördela från första fördelningen beräknas beloppet för andra fördelningen på lärosätets del av den totala mellanskillnaden. Andelen multipliceras sedan med det belopp som återstår att fördela. De lärosäten som uppnår en mindre summa efter interimsrapporteringen än de fått utbetalt i första fördelningen får ingen andra fördelning. Eventuella återbetalningar av OM-medel sker efter slutrapporteringen i oktober när det slutgiltiga antalet utresande under läsåret är fastställt. I händelse av mycket låg mobilitet i förhållande till beviljat eller ingen mobilitet alls kan OM-medel krävas tillbaka redan efter interimsrapporten. För de första 25 utresande tilldelas lärosätet samma belopp per utresande. Därefter minskas beloppet till lärosätet per utresande gradvis i de följande grupperna. Vid fördelningen får varje lärosäte minst 500 euro. Om ett lärosäte inte kommer upp i 500 euro enligt fördelningsmodellen höjs bidraget till 500 euro. Om bidraget enligt fördelningsmodellen uppgår till över 500 euro kommer fördelningen att ske enbart utifrån modellen. 11
3 GENERELLA URVALSPRINCIPER AV STUDENTER OCH PERSONAL Deltagande lärosäten ska upprätta rutiner för urvalet av sökande i enlighet med de generella riktlinjerna samt att de utförs på ett rättvist, transparent och sammanhängande sätt. Urvalet av Erasmusstudenter och lärare/personal ska organiseras på ett sådant sätt att opartiskhet kan garanteras i urvalsprocessen. Urvalskriterierna och prioriteringarna som beskrivs i Guide for Applicants (Handbok) och den årliga utlysningen (Call for proposals) måste respekteras. Dessa dokument kan laddas ner på adressen: http://www.programkontoret.se/sv/program-stipendier/program1/programmet-for-livslangt-larande/ Alla krav som relaterar till urvalet av studenter eller lärare/personal ska vara fullständigt transparenta och ska göras tillgängligt för alla parter involverade i urvalsprocessen. Beslut om tilldelning av Erasmusmedel ska dokumenteras och offentliggöras. De deltagande lärosätena ska i fem år spara alla framtagna listor över studenter, lärare och annan personal som ansöker om Erasmus mobilitetsstöd. Listorna kan innehålla resultatet av ansökningarna till Erasmus samt några korta kommentarer på ansökan. Prioritet för behövande studenter och lärare Lärosätena ska vidta åtgärder för att försäkra sig om att adekvat stöd fördelas till de studenter och lärare som behöver dem bäst. Speciell hänsyn ska tas till: - funktionshinder och speciella föreläsningsbehov - social och finansiell situation - faktiska mobilitetskostnader - tillgång till kompletterande finansiering Internationella programkontoret rekommenderar lärosäten som skickar ut Erasmusstudenter tillsammans med sina minderåriga barn att bevilja det maximala tillåtna stipendiebeloppet för att täcka en del av extrakostnaderna. Behöriga länder att resa till Nedanstående länder är behöriga: De 27 EU-länderna 1 EES-länderna Island, Liechtenstein, Norge Kroatien, Schweiz, Turkiet 3.1 Villkor för studentmobilitet, studier och praktik För att få ett stipendium inom ramen för Erasmus, ur de medel som kommissionen ställt till förfogande för detta ändamål, måste studenten uppfylla villkoren i följande avsnitt. Det är inte tillåtet att skicka Erasmusstudenter utan stipendium. Medborgarskap Alla högskolestudenter i Sverige även studenter som enbart är i Sverige för att läsa ett masterprogram får oberoende sitt medborgarskap delta i Erasmus om de uppfyller kraven. När det gäller distansstudenter är dock kravet att studenten är medborgare i något av länderna som deltar i Erasmus eller bor i Sverige. Exempelvis är en kinesisk medborgare i Kina som läser distanskurser vid ett svenskt lärosäte inte behörig att delta i Erasmusmobilitet. Däremot så är både en svensk och en italiensk medborgare som bor i Kina och läser distanskurser i Sverige behörig åt åka ut på Erasmus från ett svensk lärosäte om de uppfyller övriga kraven. Erasmusperiod i hemlandet En student vars hemvist är ett annat deltagarland men som för närvarande studerar i Sverige kan tilldelas stipendium för Erasmus-studier eller -praktik i sitt hemland men ansökan bör då ges lägsta prioritet i bedömningen av ansökningar. Med hemvist menas i detta sammanhang landet därifrån studenten flyttade till 1 Inklusive följande regioner: Kanarieöarna, Guadalupe, Franska Guiana, Réunion, Azorerna, Madeira samt länderna i bilaga 3 List of Overseas countries and territories defined by the Council Decision 2001/822/EC 12
Sverige strax innan han/hon började sin utbildning. Med hemvist menas inte ett land där studenten har sina etniska rötter om studenten bodde i Sverige redan före studierna. Krav på studier Erasmus-stipendium ska endast beviljas till studenter som är registrerade på motsvarande minst andra året av heltidsstudier på högskolenivå. Detta gäller dock endast Erasmus-studier och ej studenter som gör Erasmuspraktik. För Erasmuspraktik finns inget krav på tidigare studier. Lärosätet kan besluta om striktare regler vad gäller tidigare studier. Dessa striktare regler får dock inte strida mot reglerna kring diskriminering p.g.a. etnicitet, ursprung osv. Både för studie- och praktikperioder inom Erasmus är kravet att studenten ämnar att ta ut en examen vid det sändande lärosätet så att tillgodoräknande (eller erkännande via Diploma Supplement) är möjligt. En student som enbart tänker att läsa en enstaka kurs vid lärosätet utan att ta ut en examen kvalificerar sig inte för Erasmusmobilitet. Hemlärosäte Erasmus-stipendiaten måste vara registrerad vid ett lärosäte som innehar EUC, för praktik måste lärosätet inneha extended EUC. Försäkring Lärosätena ska se till att studenter som genomför en mobilitetsperiod (studier eller praktik) inom Erasmus ska vara försäkrade. Vidare bör lärosätena försäkra sig om att praktikanordnarna tar tillfredsställande säkerhetshänsyn. Bilateralt avtal All mobilitet mellan lärosäten måste baseras på ett bilateralt avtal mellan de två deltagande lärosätena där bägge lärosätena innehar EUC. Som en bilaga till kontraktet finns ett dokument med minimikrav på bilateralt avtal. För mobilitet mellan lärosäten och företag krävs inget bilateralt avtal utan förhållandena regleras av vart och ett av de överenskomna studentavtalen (Placement Agreement och Training Agreement) eller den överenskomna arbetsplanen (Work plan) för personalfortbildning. Kontraktsdokument för studentutbyte - studier Lärosätet ska teckna avtal med Erasmusstipendiaterna. Som en bilaga till kontraktet finns ett dokument med minimikrav på studentkontrakt. Learning Agreement Utöver studentkontraktet är ett Learning Agreement där den överenskomna studieplanen framgår obligatoriskt (mall för Learning Agreement finns som bilaga till kontraktet). Innan en student påbörjar en Erasmusperiod för studier ska hans/hennes hemlärosäte försäkra sig om att värdlärosätets kurser är godtagbara som ett led i studentens utbildning och därmed kan tillgodoräknas på ett tillfredsställande sätt. Det skall finnas en fastställd plan för studier under utbytet genom Learning Agreement (LA). LA ska vara en överenskommelse mellan hem- och värdlärosätet samt studenten. LA ska vara påskrivet av studenten, hem- och värdlärosätet innan utbytesperioden inleds. Om det finns behov att ändra LA ska revidering av LA avslutas och formaliseras inom studentens första månad vid värdlärosätet. Om några senare ändringar i LA skulle behöva göras ska ändringarna vara formellt överenskomna mellan alla tre parter och utföras omedelbart. Om studenten använder utbytesperioden för att samla material till och skriva sin uppsats eller förbereda en avhandling så krävs inte nödvändigtvis Learning Agreement för dessa aktiviteter. Det är dock ändå viktigt att det finns en överenskommelse med det mottagande lärosätet om utbytesperioden och dess innehåll. Uppsatsen/ avhandlingen kan handledas från och opponeras vid hemlärosätet. Det kan dock vara bra för studenten att även ha en handledare vid värdlärosätet. Berättigad studentaktivitet Erasmusstipendium får endast ges för nedanstående aktiviteter utomlands: Heltidsstudier vid utländskt lärosäte som innehar EUC på grund- till doktorandnivå, inklusive uppsats- /avhandlingsförberedande aktivitet (exkluderar forskaraktiviteter som inte specifikt ingår som en del i utbildningen), som leder till en erkänd examen vid hemlärosätet i Sverige. Heltidspraktik utomlands vid företag som är behöriga för praktik 13
En kombination av studier och praktik under förutsättning att praktikperioden handleds av samma värdlärosäte där studenten förlade sina utbytesstudier och att perioderna följer direkt på varandra samt att den kombinerade perioden är mellan 3-12 månader. Eftersom den här kombinerade perioden räknas som Studentmobilitet - studier har studenten i ett annat sammanhang möjlighet att delta i en period av Studentmobilitet - praktik. Studenterna kan få genomföra en utbytesperiod i olika länder under den överenskomna utbytesperioden, dock endast om det är en del av en sammanhållen studieperiod som utgår från en speciell överenskommelse om gemensamt studieprogram mellan hem- och värdlärosätet och att vardera studieperioden är minst tre månader och är i direkt anslutning till varandra. (I rapporten anges endast ett lärosäte för hela perioden.) När det gäller Erasmuspraktik så ska hela praktikperioden ske hos samma praktikanordnare. Det är dock möjligt att olika delar av praktikperioden sker i olika adresser om praktikanordnaren finns på flera orter (antingen i samma eller i olika länder). Om praktikperioden genomförs på flera orter ska minimiperioden för vistelsen på varje ort vara tre månader. En andra mobilitetsperiod Det är möjligt att skicka ut samma student inom Erasmus flera gånger, men inte inom samma aktivitet (oavsett vilket land som tilldelat det första stipendiet). En student kan alltså delta en gång i Erasmusutbytesstudier och en gång i Erasmuspraktik. Studenten får dock inte (som under tidigare åren) delta ytterligare en gång i Erasmus om denne deltar i Erasmus Mundus Joint Masters. Har studenten däremot inte deltagit i Erasmusmobilitet tidigare (varken i Sverige eller i något annat land) så går detta fortfarande att kombinera med Erasmus Mundus Joint Masters-period om studenten i fråga inte får samtidigt ett Erasmus Mundus stipendium. (Erasmus Mundus är ett separat EU-program.) Följande regler gäller angående tilldelning av flera olika stipendier: a) Varje student kan endast beviljas ett Erasmusstipendium för en studieperiod utomlands under sin högskoleutbildning b) Dessutom kan varje student beviljas endast ett Erasmusstipendium för praktik utomlands i ett företag eller en organisation c) De stipendier som beviljas enligt a) och b) kan vara i samma eller i två olika studiecykler d) Medlen som det refereras till i a) och b) kan ges i vilken ordning som helst e) Minimi- och maximilängden måste respekteras för varje stipendium Det här innebär att det inte är möjligt för en student att erhålla medel för två perioder av studier. Detsamma gäller för två perioder av praktik. Tidigare Erasmusutbyte under Sokrates och praktikperioder under Leonardo da Vinci räknas in i det här sammanhanget och diskvalificerar studenten för en ny period inom samma aktivitet. Förlängning av mobilitetsperioden En förlängning av en mobilitetsperiod kan godkännas mellan hemlärosätet och värdlärosätet eller företaget om följande kriterier uppfylls: 1. Förlängningen regleras i avtal och övriga överenskommelse vilka har tecknas innan den ursprungliga perioden har avslutats. 2. Förlängningen kommer direkt efter pågående mobilitetsperiod. Inga uppehåll tillåts (semester och terminsuppehåll mellan terminer räknas inte som studieuppehåll). I de fall studieuppehåll förekommer måste detta kunna motiveras av institutionerna, och godkännas av hemlärosätet och IPK. 3. Ingen mobilitetsperiod, inklusive förlängning, får sträcka sig längre än till den 30 september efter det akademiska år studierna påbörjats. Terminsavgifter Värdlärosätet får inte begära terminsavgifter från inkommande Erasmusstudenter (dessa avgifter omfattar studieavgifter, registreringsavgifter, examensavgifter samt laboratorie- och biblioteksavgifter). Mindre avgifter kan dock förekomma för kostnader som försäkring, medlemskap i studentkårer och tillgång till olika hjälpmedel, t.ex. kopiatorer och laboratoriematerial, på samma villkor som gäller för övriga studenter. Studenterna kan dock åläggas att även fortsättningsvis betala sin vanliga terminsavgift till hemlärosätet under studieperioden utomlands. 14
Om ett svenskt lärosäte får veta att ett värdlärosäte begär terminsavgifter från de berörda Erasmusstudenterna, ska det svenska lärosätet omgående underrätta IPK för vidare information till kommissionen. Erasmus Student Charter (ESC) I Erasmus Student Charter (ESC) fastslås Erasmusstudenters rättigheter och skyldigheter. ESC distribueras av IPK till lärosätena. Lärosätena skall se till att varje student som åker på ett Erasmusutbyte får ett ESC. Studentutbytets längd Erasmus-stipendium för studier eller praktik får inte ges för studieperioder utomlands kortare än tre månader (en hel termin som är något kortare en tre månader godkänns dock) eller längre än 12 månader. Studieperioden skall genomföras på ett och samma ställe under en sammanhängande period. (En mobilitetsperiod kan dock fördelas mellan två lärosäten eller arbetsplatser i samma land eller olika länder om speciella villkor är uppfyllda, se ovan under rubriken Berättigad studentaktivitet ). Minimitid för praktik är 3 månader och maximitiden är 12 månader. Praktiken ska genomföras på ett och samma ställe under en sammanhängande period. Under praktikföretagets eventuella semesterstängning (t.ex. kring jul och nyår) är praktikanten berättigad till Erasmusstipendium men semesterperioden beräknas inte i minimiperioden (som är tre arbetade månader). För studenter som gör praktik inom KY-utbildningar som anordnas av, och där examina kommer att utfärdas av, universitet eller högskolor som innehar extended EUC, är minimitiden 2 månader. Minimitiden kan ev. komma att tillämpas för andra kortare eftergymnasiala yrkesutbildningar på grundläggande nivå som anordnas av universitet eller högskolor som innehar extended EUC. Innan lärosätet tillämpar reglerna för dessa andra utbildningar (ej KY) ska IPK kontaktas för klargörande. Perioden för studentmobilitet inom Erasmus ska räknas baserat på datum som står på dokument utfärdade av värdlärosätet eller praktikanordnaren (t.ex. Letter of Acceptance/Certificate of Attendance eller Training Agreement/praktikintyg). När det gäller avrundningen av mobilitetsperiodens längd så kan lärosätet välja att avrunda samtliga studentmobilitetsperioder till närmaste helmånad eller alternativt till närmaste halvmånad beroende på vilket alternativ är mer passande för lärosätets administrativa verktyg. Om lärosätet väljer att rapportera endast helmånader så får en halvmånad avrundas uppåt till en hel månad. Avrundning uppåt gäller dock inte i samband med minimitiden utan då måste den riktiga mobilitetsperioden vara minst 3 månader lång. Avbrott Om studenten inte genomfört hela sin utbytesperiod kan delar av eller hela Erasmusstipendiet krävas tillbaka av lärosätet. Redan utbetalda medel behöver dock inte krävas tillbaka om studenten förhindrats att genomföra de planerade studierna p.g.a. force majeure. Force majeure handlar om oförutsägbara händelser där studenten inte kunnat påverka utgången. Strejk eller finansiella problem räknas inte som force majeure. I fall av generalstrejk eller naturkatastrof kan IPK eller EU-kommissionen besluta om särskilda tillvägagångssätt. I force majeure fall ska lärosätet kontakta IPK för skriftligt godkännande. Studenten ska i så fall inkluderas i slutrapporteringen med förklaring i kommentarrutan. Om avbrottet pga force majeure skett innan tre månader av mobilitet hunnit genomföras är det tillåtet för studenten att delta i Erasmusmobilitet inom samma aktivitet (studier eller praktik) ytterligare en gång i ett senare sammanhang. Nya dokument (Learning Agreement/Training Agreement) krävs i så fall för den nya perioden. Den nya perioden rapporteras separat från den första. Om studieavbrottet däremot skett efter tre månaders mobilitetsperiod och studenten inte fått behålla mer i stipendium än vad som tillåts för den genomförda perioden behövs ingen förklaring i kommentarrutan. Om alla stipendiemedel krävts tillbaka ska studenten inte rapporteras alls. Akademiskt erkännande (Academic recognition) Studenter som enbart läser någon eller några enstaka kurser utan syfte att ta ut examen kvalificerar sig inte till Erasmusmobilitet (vare sig för studier eller praktik). Studier Utbytesstudier inom Erasmus ska tillgodoräknas vid hemlärosätet utan onödig fördröjning efter studentens hemkomst. Innan en student påbörjar en Erasmusperiod för studier ska hans/hennes hemlärosäte försäkra sig om att värdlärosätets kurser är godtagbara som ett led i studentens utbildning och därmed kan tillgodoräknas på ett tillfredsställande sätt. Detta sker genom att ett Learning Agreement upprättas. 15
Om studenten genomfört utbytesstudierna på ett tillfredsställande sätt ska värdlärosätet efter avslutad mobilitetsperiod tillhandahålla studenten med ett betygsutdrag på genomförda studier i enlighet med Learning Agreement. Poäng eller tillgodoräknande kan endast komma att vägras om studenten misslyckas med att uppnå de akademiska mål som värdlärosätet sätter upp eller på annat sätt misslyckas med att leva upp till de krav som partnerlärosätet kräver. Praktik Praktikperioden måste erkännas vid hemlärosätet, minst i ett Diploma Supplement. Poänggivande akademiskt erkännande är inget krav för Erasmuspraktiken för närvarande men rekommenderas ändå. Användandet av Europass-mobilitetsdokument rekommenderas (http://europass.cedefop.europa.eu/europass/). Innan en student påbörjar en Erasmusperiod utomlands ska hans/hennes hemlärosäte (sändande lärosäte) försäkra sig om att praktikperioden kan erkännas vid lärosätet efter hemkomst. Det stipendiegivande lärosätet ska säkerställa praktikens akademiska koppling till de studier studenten bedriver vid lärosätet. Det är därför viktigt att institutionen där studenten är registrerad kontrollerar att praktiken passar in i den examen studenter studerar för. Om studenten genomfört praktikperioden på ett tillfredsställande sätt ska praktikanordnaren efter avslutad mobilitetsperiod tillhandahålla studenten med ett intyg för praktikperioden i enlighet med den överenskomna training agreement. Erkännandet kan endast vägras studenten om han/hon misslyckas med att uppnå de mål som satts för praktikperioden. Företag behöriga för praktik Företaget som står värd måste motsvara definitionen av företag för att vara berättigade att ta emot studenter. Definitionen ges i början av detta dokument. Praktik vid utländska lärosäten Det är möjligt att skicka studenter på Erasmus praktik, med praktikstipendium, till andra lärosäten men det måste vara tydligt att det gäller praktik och inte studier. Det får inte vara möjligt att misstolka. Följande villkor gäller: - Studenten ska utföra ett arbete under perioden inte studier - Studenten ska vara anställd som praktikant vid värduniversitetet inte inskriven som student. (Är studenten inskriven på kurser vid värduniversitetet är det att betrakta som en studieperiod.) - Om praktikperioden tillgodoräknas ska den tillgodoräknas som praktik inte som vanlig studiekurs. Vid oklara fall kontakta IPK. Organisationer inte berättigade att stå som värd för praktik för utresande studenter från Sverige EU-institutioner och andra EU-organ, se http://europa.eu/institutions/index_en.htm och notera även länken längst ner på sidan till specialised agencies. (De politiska partiernas kanslier vid EU-parlamentet räknas dock inte som en del av EU-parlamentet och är därför berättigade värdar). Organisationer som hanterar EU program, t.ex. nationella kontor för LLP som Internationella programkontoret (för att undvika möjliga intressekonflikter och/eller dubbel finansiering). Svenska diplomatiska representationer (ambassader, konsulat eller ständiga representationer) (EU:s institutioner och vissa svenska delegationer är dock berättigade att stå som värd för stipendiater som erhåller Sidas resestipendium.) Kontraktsdokument för studentpraktik Innan en student påbörjar en Erasmusperiod för praktik ska ett Placement Agreement upprättas. Det ska vara undertecknat av alla parter och till det ska bifogas ett Training Agreement och ett Quality Commitment. Se definitioner i inledningen av detta dokument. Som en bilaga till kontraktet finns malldokument för Training Agreement och Quality Commitment samt ett dokument med minimikrav på Placement Agreement. Dubbelfinansiering Det är inte tillåtet att uppbära fler än ett stipendium från EU eller Internationella programkontoret för en och samma mobilitetsperiod. Exempelvis är det inte tillåtet för en student att ta emot Sidas resestipendium för samma praktikperiod som han/hon får ett Erasmusstipendium. 16
Rapportering Alla studenter som har företagit en Erasmus mobilitetsperiod ska lämna in en rapport efter avslutad mobilitet. Som en bilaga till kontraktet finns dokument med minimikrav på studentrapporter för såväl studier som praktik. 3.2 Villkor för lärarmobilitet - undervisningsuppdrag Stipendier för undervisningsuppdrag kan ges till lärare som är anställda vid ett lärosäte som innehar ett EUC och som åtar sig en undervisningsperiod vid ett lärosäte som också innehar ett EUC. Stipendier för undervisningsuppdrag kan även ges till personer från ett utländskt företag/organisation som åtar sig ett undervisningsuppdrag vid ett svenskt lärosäte som innehar EUC. Dessa stipendier utbetalas av det mottagande lärosätet. Medborgarskap Det finns inga speciella krav på medborgarskap eller uppehållstillstånd. Kontraktsdokument för undervisningsuppdrag Inför varje lärarutbyte ska det upprättas en överenskommelse om uppdraget, t ex genom reseorder eller liknande, vidare ska det skapas ett Teaching programme som godkänns av både sändande och mottagande lärosäte. Blankett med minimikraven för Teaching programme bifogas som bilaga till kontraktet. Utlandsvistelsens längd Ett lärarutbyte ska alltid innehålla minst 5 undervisningstimmar. Som undervisning räknas all typ av undervisning av studenter på grund-, avancerad och doktorandnivå, exempelvis föreläsningar, seminarier, individuell handledning, examination mm. Lärarutbyten får inte pågå längre än 6 veckor. Sammanhängande resdagar kan räknas med i lärarutbytets längd i samband med rapportering. Prioritet För att försäkra sig om att så många lärare som möjligt får delta, ska prioritet ges till lärare som inte tidigare har deltagit i Erasmusmobilitet. Prioritet ska även ges till lärarutbyten som utöver undervisning även: - försäkrar att den besökande lärarens medverkan ska vara en integrerad del av ett utbildningsprogram på värdlärosätet - leder till utarbetande av nytt undervisningsmaterial - används till att befästa och utöka kontakter och samarbeten mellan avdelningar och fakulteter samt förbereda för framtida samarbetsprojekt Rapportering Alla lärare som har företagit en Erasmus mobilitetsperiod ska lämna in en rapport efter avslutad mobilitet. Minimikraven för rapporten är att den innehåller en kort beskrivning av genomförda aktiviteter, antal undervisningstimmar och uppnådda resultat. Blankett med minimikraven bifogas som bilaga till kontraktet. 3.3 Villkor för personalfortbildning (Staff Training) Inom aktiviteten Staff Training, personalfortbildning, kan lärosätet skicka ut anställda till andra lärosäten eller företag/organisationer för arbetsplatsförlagd personalfortbildning (t ex arbetsskuggning/ jobb shadowing). Finansiering för personalfortbildning gäller inte för konferenser, seminarier eller workshops. Ett undantag görs dock för workshops som anordnas av ett nätverk av lärosäten som har EUC. Även i dessa fall ska det enbart handla om fortbildning i egna arbetsuppgifter, ej allmänbildande frågor, och deltagande i dessa workshops bör inte svara för majoriteten av lärosätets rapporterade Erasmusfinansierade personalfortbildningsdagar. Under läsåret 2011/2012 är det tillåtet att använda Erasmus-personalfortbildning för kurser med koppling till den mobila personens egna arbetsuppgifter. Det kan t.ex. handla om kurser som anordnas av EAIE eller om språkkurser i t.ex. engelska för lärare som planerar att undervisa på engelska. Observera att dessa regler kan skilja sig något mellan olika länder. Reglerna i denna handbok gäller enbart personal vid svenska lärosäten. Kontraktsdokument för personalfortbildning Inför varje personalfortbildningsperiod ska det upprättas en överenskommelse, tex genom reseorder eller liknande. Urvalet av deltagare i personalfortbildning sker hos sändande lärosätet baserat på ett 17
fortbildningsprogram, Work Plan, som godkänts av både sändande och mottagande part. Särskild uppmärksamhet ska iakttagas vid möjliga jävsituationer i samband med att personal som arbetar med Erasmus söker att delta i personalfortbildning. Work Plan ska innehålla de övergripande målen med besöket, aktiviteter (om möjligt ett program) och förväntat resultat dvs. vad personen förväntas lära sig under besöket. Blankett med minimikraven för work programme bifogas som bilaga till kontraktet. Personalfortbildning vid ett annat lärosäte ska ske inom ramen för ett bilateralt avtal (i avtalet eller i en bilaga till det). Prioritet För att försäkra sig om att så många som möjligt får delta, ska prioritet ges till personal som inte tidigare har deltagit i Erasmusmobilitet. Organisationer inte berättigade att stå som värd för en personalforbildningsaktivitet samtliga EU-institutioner, stora som små (De politiska partiernas kanslier vid EU-parlamentet räknas dock inte som en del av EU-parlamentet och är därför berättigade värdar). Organisationer som hanterar EU program, t.ex. nationella kontor som Internationella programkontoret (för att undvika möjliga intressekonflikter och/eller dubbel finansiering) Svenska diplomatiska representationer (ambassader, konsulat och ständiga representationer) Mobilitetsperiodens längd Staff Training kan pågå under minst en vecka och maximalt under 6 veckor. Fem arbetsdagar räknas som en vecka. Personalfortbildningsperioden ska genomföras på ett och samma ställe under en sammanhängande period. Sammanhängande resdagar kan räknas med i periodens längd i samband med rapportering. Om en resdag innehåller, förutom resan, även minst en halv arbetsdag kan den räknas som en arbetsdag. Den kortaste tillåtna perioden är därmed en resdag med halv arbetsdag i början och en resdag med en halv arbetsdag i slutet och tre hela arbetsdagar i mitten. Rapportering All personal som har företagit en Erasmus mobilitetsperiod ska lämna in en rapport efter avslutad mobilitet. Minimikraven för rapporten är att den innehåller en kort beskrivning av genomförda aktiviteter och uppnådda resultat. Blankett med minimikraven för rapportering bifogas som bilaga till kontraktet. 18
4 KONTRAKTSHANTERING IPK upprättar kontrakt med varje deltagande lärosäte. Kontraktet ska tecknas för de decentraliserade delarna av Erasmus-programmet. I kontraktet anges vilka summor som tilldelats för: SMS - studentmobilitet, studier SMP - studentmobilitet, praktik STA - lärarmobilitet undervisningsuppdrag ( vanligt lärarutbyte + undervisande personal från företag/organisation) STT - personalfortbildning (staff training), (personalfortbildning från UoH till UoH + personalfortbildning från UoH till företag/organisation) OM - medel Kontraktet skrivs under av IPK:s generaldirektör och lärosätets rektor (Legal representative, se 1.2 Definitioner på sidan 5!). Kontraktsperioden sträcker sig från 1 juni 2011 till 30 september 2012. Mobilitet och utbetalningar av Erasmusmedel gällande läsåret 2011/2012 får endast ske under denna period. Lärosätet ska hantera skriftliga handlingar så att studenter, lärare och personal som beviljats Erasmus-medel har blivit tillbörligt informerade om och accepterat de villkor och skyldigheter som ingår i avtalet innan mobilitetsperioden inleds. Alla avtal, intyg, verifikationer och student- och lärarrapporter m.m. inom Erasmus ska sparas av lärosätet i minst 5 år räknat från datumet på avslutningsbrevet från IPK. 4.1 Regler för budgetöverföring Lärosätena kan överföra pengar mellan de olika budgetposterna. Följande överföringar tillåts: Maximalt 100 % av SM-budgeten för studier (SMS) respektive 100 % av SM-budgeten för praktik (SMP) kan överföras till varandra. Maximalt 20 % av STA-budgeten för lärarmobilitet - undervisningsuppdrag respektive 20 % av STTbudgeten för personalfortbildning (staff training) kan överföras till varandra. Maximalt 20 % av den totala ST-budgeten (lärarmobilitet + personalfortbildning) kan överföras till SMbudgeten. Maximalt 100 % av OM-budgeten kan överföras till SM eller/och ST. Inga andra överföringar är tillåtna. Överföringar från STA eller STT får endast göras om lärosätet har haft mobilitet inom den budgetposten man omfördelar från. 4.2 Omfördelning av medel mellan lärosäten IPK kan omfördela medel mellan lärosäten. Alla ytterligare anslag kräver en ändring i kontraktet vilket måste göras före den 30 juni 2012. 4.3 Utbetalning från IPK Normalt gör IPK utbetalningar inom 45 dagar efter att myndigheten erhållit ett signerat kontrakt från bidragsmottagaren. Hela den beviljade summan utbetalas till lärosätet och får inte vara föremål för några som helst avdrag för skatter, avgifter, socialförsäkring eller andra sociala avgifter, administrativa-, handläggnings- eller registreringskostnader. Betalningar från IPK görs i euro. Växelkursen som används av lärosätet t.ex. vid utbetalningar till studenter regleras i kontraktet mellan lärosätet och IPK under IV.2 Payment of the balance. 19
4.4 Interimsrapportering Senast den 1 april under det pågående läsåret ska lärosätena skicka in en rapport över utresande studenter, lärare och personal till IPK. Rapporteringsformuläret är ännu ej fastställt. De uppgifter som minst kommer att krävas i rapporten anges i Bilaga 2. Interimsrapporterna ligger till grund för den andra fördelningen. Rapporteringen sker on-line. 4.5 Slutrapportering/kontraktsavslut Vid slutet av kontraktsperioden ska lärosätet lämna in en slutrapport till IPK. Senast den 15 oktober ska lärosätena ha slutrapporterat det gångna läsårets deltagande i Erasmus och lärosätets förbrukning av Erasmusmedlen. Slutrapporten består av två delar en ekonomisk och en narrativ (berättande). Denna rapportering ligger till grund för IPK:s rapportering till kommissionen. Den ekonomiska slutrapporten innehåller liknande uppgifter som interimsrapporten. Den ekonomiska rapporteringen sker on-line. IPK handlägger slutrapporten och informerar därefter bidragsmottagaren om vilken av två följande åtgärder som kommer att tas: a) IPK utfärdar ett återbetalningsbrev för medel som inte har använts eller som har använts på felaktigt sätt b) IPK informerar lärosätet att ärendet är avslutat och att inga vidare åtgärder eller återbetalning krävs IPK kommer att informera bidragsmottagaren om behandlingens resultat av slutrapporten inom 45 dagar efter mottagandet. Perioden på 45 dagar kan avbrytas i de fall IPK behöver insamla mer information från bidragsmottagaren för att kunna behandla slutrapporten. 4.6 Återbetalning av oförbrukade medel Efter lärosätenas slutrapportering till IPK fastställer IPK eventuella återbetalningar. Återbetalningen av SM-medel är differensen mellan den summa som lärosäten tilldelats totalt för läsåret och den summa som de fördelat och slutrapporterat totalt för läsåret. Återbetalning kan också begäras om antalet genomförda utbyten är färre än antalet utbyten som tilldelningen är baserad på. Summan för återbetalning av ST-medel utgörs av differensen mellan den summa som lärosätet erhållit totalt från IPK och den summa som lärosätet fördelat och slutrapporterat totalt i ST-medel plus summan som lärosätet eventuellt överfört från ST-anslaget till SM-anslaget. Återbetalning kan också begäras om antalet genomförda utbyten är färre än antalet utbyten som tilldelningen är baserad på. Den slutgiltiga bidragssumman för OM räknas ut separat i enlighet med det följande: Den slutgiltiga summan för OM-medel ska baseras på den faktiska mobilitet som ägt rum, baserat på en per capita summa enligt en skala tillämpbar på alla lärosäten. Lägre mobilitet än fördelningen har baserats på resulterar i en sänkning av medlet i enlighet med per capita skalan (se punkt 2.3.1 och under Medel för organiserande av mobilitet). Om lärosätet har fått extra tillskott av OM-medel i 2:a fördelningen så jämförs antalet faktiskt genomförda utbyten med det totala antalet utbyten som är angivet i tilläggsavtalet som tecknats efter interimsrapporten annars jämförs det med det angivna antalet i ursprungsavtalet. En viss flexibilitet finns dock. Om antalet genomförda utbyten är mindre än 10 % lägre än antalet som ligger till grund för tilldelningen reduceras inte OM-medlen (om differensen är större än 10 % reduceras OM-beloppet enligt ovan). OM-anslagen reduceras heller inte till mindre än 500 euro även om den faktiska mobiliteten är lägre än förväntat. Om ingen utgående mobilitet överhuvudtaget ägt rum ska den slutgiltiga summan dock bli noll. 4.7 Sammanslagning eller delning av lärosäten Om ett lärosäte som har beviljats Erasmus University Charter slås samman med ett annat lärosäte vare sig detta lärosäte har beviljats EUC eller inte, eller om ett lärosäte som beviljats EUC delas, ska IPK meddelas i god tid och senast direkt efter sammanslagningen eller delningen börjat gälla. I dessa sammanhang ska Executive Agency i Bryssel (EACEA) informeras och ett nytt EUC sökas omedelbart efter sammanslagningen/ delningen börjat gälla för att säkerställa att finansieringen av Erasmusaktiviteterna kan fortsätta utan avbrott. När det gäller 20