1 (16) Plats och tid Kommunhuset i Gislaved, kl 08.00 10.20 Beslutande Clas Ebbeson (M) ordförande Marcus Ingelsbo (M) Lisbeth Åkestrand (M) Lars-Erik Nyström (C) Kenth Johansson (C) Agne Sahlin (S) Inga-Lill Svanberg (S) Lars Jäderström (S) Tomas Johnsson (S) ersätter Stefan Balog (S) Övriga deltagande Mikael Fröler, fastighetschef Ewy Olsson, sekreterare Yngve Englund, förvaltare 47 Utses justera Justeringens plats och tid Underskrifter Inga-Lill Svanberg (S) Fastighetskontoret måndag 9 maj 2011 kl 13.00 Sekreterare. Ewy Olsson Paragrafer 41-55 Organ Ordförande Clas Ebbeson (M) Justerande... Inga-Lill Svanberg (S) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Paragrafer 41-55 Datum för anslags uppsättande 2011-05-10 Förvaringsplats för protokollet Underskrift Fastighetskontoret, Gula Huset. Ewy Olsson Datum för anslags nedtagande 2011-06-07
2 Fa 41 Dnr: FA.2010.46 290 Mariagårdens förskola, konvertering till gas Omföring, antagande av anbud Fa 41 I september 2010 beslöt fastighetsnämnden anvisa 400 000 kr till ny gaspanna på Mariagårdens äldreboende i Smålandsstenar samt till en kulvert mellan äldreboendet och Mariagårdens förskola för förse förskolan med värme. Efter ha undersökt frågan närmare konstaterar fastighetskontoret det vore en bättre lösning installera en separat gaspanna vid Mariagårdens förskola. Man slipper då de kulvertförluster som annars skulle uppstå. Dessutom kan gaspannan förse förskolan med tappvarmven och man blir oberoende av Mariagårdens panna. Fastighetskontoret föreslår en separat gaspanna installeras på Mariagårdens förskola samt befintligt ventilationsaggregat och ny styrutrustning kopplas upp mot befintligt överordnat styrsystem på Mariagården. Totalt beräknas kostnaden till 300 000 kr vaför fastighetskontoret föreslår resterande 100 000 kr överförs till projektet för byte av gaspanna på Mariagårdens äldreboende. Fastighetskontoret har begärt in anbud i enlighet med förslaget. Vid anbudstidens utgång hade endast ett anbud inkommit. Pris för ny gaspanna vid Mariagårdens förskola är 146 000 kr vilket är inom fastighetskontorets kalkyl. VVS-ingenjör Alexander Sjöbergs tjänsteskrivelse daterad 2011-04-12 Arbetsutskottets förslag 2011-04-20 31 beslutar anta anbud nr 001 för installation av gaspanna vid Mariagårdens förskola samt 100 000 kr överförs från projektet för konvertering till gas på Mariagårdens förskola till projektet för ny gaspanna på Mariagårdens äldreboende. Efter beslutet meddelas anbud nr 001 är lämnat av AG Rörteknik AB, Gislaved Ekonomienheten Socialnämnden
3 Fa 42 Dnr: FA.2011.34 291 Ängslyckans skola, konvertering till värmepump Medelsanvisning Fa 42 Ängslyckans skola i Ås är en av de skolor i kommunen som har den högsta energiförbrukningen, ca 233 kwh/m 2 och år. Uppvärmningen sker nu med oljepanna vilket innebär höga kostnader och negativ miljöpåverkan. Fastighetskontoret har undersökt olika alternativ till oljepannan och funnit det mest fördelaktiga skulle vara installera en bergvärmepump. Beräknad kostnad för bergvärmepump är ca 750 000 kr. Konverteringen skulle sänka den årliga kostnaden för uppvärmning från ca 286 000 kr till ca 91 000 kr. Det innebär en pay-offtid på ca fyra år. Fastighetskontoret föreslår ca 25% av kostnaden ses som en reinvestering. VVS-ingenjör Alexander Sjöbergs tjänsteskrivelse daterad 2011-04-12 Arbetsutskottets förslag 2011-04-20 32 beslutar från projekt 56003 (till fastighetsnämndens förfogande) anvisa 550 000 kr och från projekt 56004 (reinvesteringar) anvisa 200 000 kr till installation av bergvärmepump på Ängslyckan i Ås. Ekonomienheten Barn- och utbildningsförvaltningen
4 Fa 43 Dnr: FA.2011.35 290 Ekbackens förskola, ombyggnad Medelsanvisning Fa 43 Uppvärmningen av Ekbackens förskola i Burseryd sker nu med direktverkande el. Radiatorerna är gamla och en del av dem fungerar inte längre. Det finns också behov av byta ut ett gammalt ventilationsaggregat som betjänar halva förskolan. Dessutom är isoleringen på vindsbjälklaget endast 10 cm tjockt. Konstruktionen medger man enkelt kan tilläggsisolera med ca 20 cm vilket skulle återbetala sig på ca tre år. Fastighetskontoret föreslår följande åtgärder: Venburna radiatorer installeras och ansluts till intilliggande panncentral som nu betjänar Ekbackens äldreboende Befintligt ventilationsaggregat ersätts av ett nytt med effektiv återvinning Vindsbjälklaget tilläggsisoleras för sänka energiförbrukningen Ny närvarostyrd belysning som är ca 40% energisnålare än befintlig installeras Genom dessa åtgärder minskar den årliga energikostnaden för uppvärmning till ungefär 60% av nuvarande kostnad. Dessutom blir inomhusklimatet bättre. Kostnaden beräknas till 1,2 mnkr varav 300 tkr bör ses som reinvestering. VVS-ingenjör Alexander Sjöbergs tjänsteskrivelse daterad 2011-04-12 Arbetsutskottets förslag 2011-04-20 33 beslutar från projekt 56003 (till fastighetsnämndens förfogande) anvisa 900 tkr och från projekt 56004 (reinvesteringar) anvisa 300 tkr till ombyggnader på Ekbackens förskola i enlighet med fastighetskontorets förslag. Ekonomienheten Barn- och utbildningsförvaltningen
5 Fa 44 Dnr: FA.2011.36 293 Mariagårdens äldreboende, byte av gaspanna Antagande av anbud, medelsanvisning Fa 44 På Mariagårdens äldreboende i Smålandsstenar har det uppstått problem med för låg temperatur på tappvarmvnet vilket bl. a. medför risk för legionella. Problemen uppstår främst under mycket kalla dagar eller när stora tappningar av varmven görs. Troligen är gaspannan något underdimensionerad, ytterligare orsak kan vara laddtanken för tappvarmvnet är gammal och igens. Fastighetskontoret föreslår en ny kondenserande gaspanna installeras och befintlig tappvenutrustning byts ut. En ny gaspanna har högre verkningsgrad vilket gör energikostnaden sjunker med 10 15%. Kostnaden beräknas till ca 430 000 kr. 100 000 kr föreslås i ett annat beslut föras över från ett liknande projekt vid Mariagårdens förskola varför 330 000 kr bör anvisas. Anbud har infordrats av fastighetskontoret, endast ett anbud har inkommit. Pris 337 000 kr. VVS-ingenjör Alexanders Sjöbergs tjänsteskrivelse daterad 2011-04-12 Arbetsutskottets förslag 2011-04-20 34 beslutar anta anbud nr 001 för byte av gaspanna på Mariagårdens äldreboende samt från projekt 56004 (reinvesteringar) anvisa 330 000 kr för byte av gaspanna på Mariagårdens äldreboende. Efter beslutet meddelas anbudet är lämnat av AG Rörteknik AB, Gislaved Ekonomienheten Socialnämnden
6 Fa 45 Dnr: FA.2011.37 294 Stationshuset i Smålandsstenar, konvertering till gas Antagande av anbud, medelsanvisning Fa 45 Stationshuset i Smålandsstenar värms upp via en gammal oljepanna som nu börjat läcka. Pannan behöver därför bytas så snart som möjligt. Eftersom naturgasnätet ligger relativt nära föreslår fastighetskontoret en gaspanna installeras och stationshuset ansluts till gasnätet.kostnaden beräknas till totalt ca 160 000 kr. Fastighetskontoret har infordrat anbud på ny gaspanna. Endast ett anbud har inkommit, pris 70 000 kr. VVS-ingenjör Alexander Sjöbergs tjänsteskrivelse daterad 2011-04-12 Arbetsutskottets förslag 2011-04-20 35 beslutar anta anbud nr 001 för byte till gaspanna på stationshuset i Smålandsstenar samt anvisa 160 000 kr från projekt 56004 (reinvesteringar). Efter beslutet informeras om anbudet är lämnat av AG Rörteknik, Gislaved Ekonomienheten
7 Fa 46 Dnr: FA.2011.41 291 Musikskolan i Anderstorp, automatlås till Bellmansalen Medelsanvisning Fa 46 Barn- och utbildningsförvaltningen har beställt installation av automatlås till Bellmansalen i musikskolan i Anderstorp. Med automatisk öppning och låsning blir det möjligt för föräldrar och elever lämna in instrument tidigt på morgonen innan skolans personal är där. Kostnaden beräknas till 35 000 kr, hyreshöjningen 3 000 kr/år. Beställning från barn- och utbildningsförvaltningen daterad 2011-03-24 Förvaltare Yngve Englunds tjänsteskrivelse daterad 2011-04-12 Arbetsutskottets förslag 2011-04-20 37 beslutar från projekt 56003 (till fastighetsnämndens förfogande) anvisa 35 000 kr till automatlås i Bellmansalen. Ekonomienheten Barn- och utbildningsförvaltningen
8 Fa 47 Dnr: FA.2011.8 052 Upphandlingsärende; antagande av anbud Tre målningsentreprenader Fa 47 Arbetsutskottet beslöt vid sitt sammanträde 20 april anbud för tre målningsentreprenader kunde antas av fastighetsnämnden vid dagens sammanträde utan arbetsutskottet berett ärendet. Anbuden har nu inkommit till fastighetskontoret och förvaltare Yngve Englund redogör för dem. Upphandlingen avser målning av tre skolor; Sörgårdsskolan i Gislaved, Åtteråsskolan i Smålandsstenar och Ekenskolan i Anderstorp. I förutsättningarna ingick entreprenören kunde välja lämna anbud på en eller flera skolor och arbetet kan utföras antingen i år eller nästa år. För målning av Sörgårdsskolan har tre anbud inkommit varav ett var orent. Lägsta pris var anbud nr 006, kostnad 533 000 kr. För målning av Åtteråsskolan har tre anbud lämnats. Lägsta pris var anbud nr 004, kostnad 479 000 kr. För målning av Ekenskolan har två anbud lämnats. Lägsta pris var anbud nr 001, kostnad 254 000 kr. Fastighetskontoret bedömer samtliga anbudsgivare som likvärdiga och föreslår lägsta anbud antas för respektive uppdrag. Yngve Englund informerar också om om alla tre entreprenörerna väljer utföra arbetet i år kan man behöva göra omfördelningar i årets underhållsbudget. Detta kan i så fall göras vid arbetsutskottets sammanträde den 18 maj. Anbudssammanställning beslutar anta anbud nr 006 för målning av Sörgårdsskolan, anbud nr 004 för målning av Åtteråsskolan och anbud nr 001 för målning av Ekenskolan. Efter beslutet meddelas anbud nr 006 är lämnat av Måleriprojekt Sverige AB från Gislaved, anbud nr 004 är lämnat av Johanssons Måleriservice från Hyltebruk och anbud nr 001 är lämnat av Måleripunkten i Gnosjö från Åsenhöga.
9 Fa 48 Dnr: FA.2011.31 289 Centraliserad fordonshantering Fa 48 Kommunstyrelsen beslutade 2010-06-08 kring riktlinjer och ramavtal för upphandling och hantering av leasingbilar. Beslutet innebär bl a fordonshanteringen/ägandet av bilar successivt skall centraliseras till en funktion för fordonsansvariga och fastighetskontoret får ansvaret för denna funktion. Centraliseringen valdes för kunna byta bilarna internt i större utsträckning och på så vis utnyttja fordonen mer kostnadseffektivt samt tillskapa en bättre överblick och ansvarsfunktion för fordonsparken. Detta gäller alla bilar utom de specialfordon som är anpassade för vissa verksamheter, t ex räddningstjänsten. Förändringen innebär fastighetskontoret kommer leasa alla fordon av billeverantören/finansbolaget och sedan via ett kontrakt internleasa ut dem till verksamheterna. Under 2011 är de första bilarna aktuella för nyordningen. Fastighetskontorets förslag till hantering innebär intern fullserviceleasing mellan verksamheterna och fastighetskontoret vilket medför i princip ingår allt i leasingavgiften förutom löpande kostnader som drivmedel, förbrukningsmaterial samt självrisk vid skador etc. Fullserviceleasing ger största möjligheten till öka rörligheten av fordonen och motverkar ekonomiska regleringar i samband med interna byten. Till alla avtal skall biläggas lista över extrautrustning och vad som ingår i fullserviceleasing samt kalkyl över leasingkostnaden. diskuterar förslaget. Agne Sahlin (S) föreslår det i avtalet ska finnas möjlighet för verksamheterna välja fastighetskontoret sköter all service av fordonen. Bitr områdeschef Pelle Gullbergs tjänsteskrivelse daterad 2011-04-11 Arbetsutskottets förslag 2011-04-20 39 beslutar med tillägg av Agne Sahlins (S) förslag godkänna fastighetskontorets förslag till hantering av internleasing av fordon. Kommunstyrelsen
10 Fa 49 Dnr: FA.2011.38 282 Hyresärende Trygghetsbostäder Fa 49 Fastighetskontoret har tillsammans med Gislavedshus ca 120 lägenheter som tidigare betraktades som servicelägenheter. I dag beslutar socialnämnden om vem som ska tilldelas lägenheterna genom biståndsbedömning. Därmed tar de också på sig ansvaret för outhyrda lägenheter. Lägenheterna betraktas som särskilt boende, vårdlägenheter. I kommunen finns en ambition minska antalet vårdbostäder och istället skapa trygghetsbostäder. Servicelägenheterna är egentligen inga fullständiga trygghetsbostäder men närheten till service och personal gör de ändå kan betraktas som sådana. En förutsättning är också de upplåts till personer som uppnått 70 år. Socialnämnden kommer sannolikt säga upp dispositionen av lägenheterna i Burseryd och Hestra samt blockhyran av Gislavedshus lägenheter, för de ska betraktas som trygghetsbostäder. Men socialnämnden kan inte sätta villkoren för uthyrning av våra lägenheter. Det är upp till varje fastighetsägare avgöra om man vill destinera vissa lägenheter till en särskild kategori kunder och bestämma under vilka förutsättningar som uthyrningen sker. Fastighetskontoret föreslår med tanke på behovet av lägenheter som motsvarar trygghetsboende och närheten till dagcentraler och andra vårdlägenheter bör man fullfölja tankarna om trygghetsboende. För fastighetsnämnden innebär det 22 lägenheter i Burseryd och tolv i Hestra reserveras för personer som fyllt 70 år eller har en funktionsnedsättning som motiverar ett trygghetsboende. Gislavedshus styrelse har fat motsvarande beslut. Det medför det bör skapas en särskild kö för intressenter till trygghetsbostäder. För underlätta för sökande bör kön samordnas mellan fastighetskontoret och Gislavedshus. Fastighetschef Mikael Frölers tjänsteskrivelse daterad 2011-04-14 Arbetsutskottets förslag 2011-04-20 41 Gislavedshus styrelses protokoll 2011-04-19 24 beslutar under förutsättning socialnämnden säger upp dispositionen av lägenheterna i Burseryd och Hestra, reservera de 22 lägenheterna vid Ekbacken i Burseryd och de tolv lägenheterna vid Hestragården för personer som fyllt 70 år eller som har en funktionsnedsättning som motiverar ett hyresavtal i lägenheten samt fastighetskontoret upprättar en särskild kö till dessa lägenheter som samordnas med Gislavedshus kö. Socialnämnden Gislavedshus
11 Fa 50 Dnr: FA.2011.40 370 Energistrategi för Gislaveds kommun 2011-2020 Yttrande Fa 50 Gislaveds kommun har utarbetat förslag till energistrategi med åtgärdsplan 2011 2014, som fastighetsnämnden har möjlighet yttra sig över. Fastighetschef Mikael Fröler redogör för fastighetskontorets förslag till yttrande: Strategin omfar användning, produktion och distribution av energi i kommunen som geografiskt område men även energifrågor internt inom den kommunala organisationen. Den inriktar sig på fem målområden; transporter, energieffektivisering, förnyelsebar energiproduktion, samhällsplanering och driftsäkerhet/energiförsörjning. Förslaget till yttrande från fastighetsnämnden berör endast energieffektivisering i kommunens fastigheter, förnyelsebar energiproduktion samt transporter. När det gäller fastighetsnämndens insatser avseende energieffektivisering ligger strategin helt i linje med nämndens ambitioner. Målsättningen är minska energianvändningen med 15 % uttryckt i kwh/m² till 2020. Det ska ske genom investera i energibesparande åtgärder, solfångare och lågenergihus vid nybyggnation. Till 2014 bör 5 % minskning ha uppnåtts. Beträffande förnyelsebar energiproduktion är målsättningen enbart förnyelsebar energi ska användas inom kommunal verksamhet. Det är en realistisk målsättning under förutsättning av fjärrvärmenät baserat på biobränsle byggs ut i tätorterna samt produktionen av el också utgörs av förnyelsebar energi, det vill säga vind- och venkraft eller från biobränslen. Åtgärderna inom transport ligger också i linje med fastighetsnämndens ambitioner. Sammanfningsvis är fastighetsnämnden positiv till energistrategin och till åtgärdsplanen. Nämnden konstaterar dock det kommer krävas 4 5 mnkr årligen i investeringar för klara målsättningen. Energistrategi 2011 2020, version för samråd Gemensam åtgärdsplan 2011 2014 för Gislaveds kommuns Klimat- och energistrategi Fastighetschef Mikael Frölers förslag till yttrande Arbetsutskottets förslag 2011-04-20 42 beslutar anta fastighetskontorets förslag till yttrande som eget och överlämna det till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen
12 Fa 51 Dnr: FA.2010.15 294 Bostadshus i Reftele, Ölmestad 24:1 Fa 51 Fastighetschef Mikael Fröler redogör för de kontakter som varit med företrädare för Länsförsäkringar angående ersättning efter det bostadshuset vid muséet i Reftele brunnit ner. Länsförsäkringar lämnade under gårdagen ett förslag till ersättning som nu ska granskas av kommunens försäkringsmäklare. beslutar lägga informationen till handlingarna.
13 Fa 52 Dnr: FA.2011.23 042 Ekonomisk rapport Helårsprognos 1 2011 Fa 52 Fastighetschef Mikael Fröler redogör för delårsbokslut per 2011-03-31 och för delårsprognos 1 2011. Det periodiserade resultatet för årets tre första månader visar underskott med 1,3 mnkr vilket ungefär motsvarar budget för perioden. Prognosen för hela året är ca 800 tkr sämre än budget. Det finns dock osäkerheter framförallt avseende energikostnadernas utveckling. För närvarande ligger de något under budget och om den trenden fortsätter finns möjlighet resultatet förbättras. Underskottet i prognosen beror främst på ett antal rivningar som ska genomföras under året och som inte var budgeterade. Dessutom har kostnaderna för försäkringsskador ökat, bl a ett läckage i simhallen i Anderstorp. Skadegörelsen ligger på en forts låg nivå vilket indikerar trenden med lägre kostnader fortsätter. Städverksamheten minskar omsättningen på grund av förlorade uppdrag vilket också ger sämre resultat. Fordonsservice ökar omsättningen på grund av hanteringen av leasingbilar. Underskottet i prognosen beror alltså till största delen av engångskostnader varför nämnden inte räknar med några drastiska förändringar under året. Man kommer dock noga följa utvecklingen av kostnaderna för underhåll och för energi. Beträffande investeringar kommer sannolikt inte den nya gruppbostaden i Gislaved påbörjas förrän hösten 2011 och ombyggnaden av kommunhusets värme och ventilation avvaktar beslut om ytterligare ombyggnad i fastigheten. Däremot kommer projektet med ombyggnad av Hemgården till Demenscentrum behöva ett tillskott om ca 2 mnkr liksom anslaget till nämndens förfogande på grund av investeringar i energibesparande åtgärder. Mikael Fröler redovisar också kostnader för några av de pågående större investeringsprojekten. Budgetuppföljning och helårsprognos 1-2011 beslutar överlämna budgetuppföljning och delårsprognos 1 till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen
14 Fa 53 Dnr: FA.2011.1 009 Information från fastighetskontoret Fa 53 Fastighetschef Mikael Fröler informerar om aktuella frågor: Innan man kan påbörja arbetet med värme och ventilationssystemet i kommunhuset måste den framtida dispositionen vara klar. Stadsarkitekten har skissat på några alternativ för kunna inrymma upp till 200 arbetsplatser i huset. För klara det utan tillbyggnad krävs kontorslandskap genomgående. Kommunstyrelsen har tills en arbetsgrupp som fastighetschefen leder för ta fram ett lokalprogram. Det finns en uppfning kommunen har mycket lokaler för sin verksamhet. För få en bättre uppfning om situationen ska en utomstående konsult utreda lokalbehovet på lång och kort sikt. Efter upphandling har pwc fått uppdraget som kommer genomföras det närmaste halvåret. Det finns fortfarande problem vid vårdcentralen i Smålandsstenar. Några ur personalen kan inte vistas i lokalen. Partikelprover visar det finns biologiskt material i några rum som inte påträffas i utomhusluften. Ytterligare prover kommer tas 2011-05-09. Fastighetskontoret söker en ny fastighetsingenjör Invigning av Demenscentrum Blomstervägen äger rum den 9 maj kl 16.30 beslutar lägga informationen till handlingarna.
15 Fa 54 Dnr: FA.2010.53 006 Sammanträdesdagar 2011 Fa 54 Ordförande Clas Ebbeson (M) påminner om fastighetsnämndens sista sammanträde före semestern är flyttat till den 30 juni (torsdag). Sammanträdet kommer förläggas till Nordinskolan i Smålandsstenar och förhoppningsvis avslutas med kaffe och tårta på bryggan vid Lugnet i Broaryd. beslutar godkänna informationen.
16 Fa 55 Dnr: FA.2011.4 009 Övriga frågor Fa 55 Lars-Erik Nyström (C) informerar om fastigheten Hestra 1:205 nu är till salu. Fastigheten är belägen i omedelbar anslutning till Hestragården och torde vara utmärkt som markreserv vid en eventuell framtida utbyggnad av äldreboendet varför kommunen bör utnyttja sin förköpsrätt. Agne Sahlin (S) instämmer. beslutar uppdra till fastighetskontoret framföra informationen till kommunstyrelsekontoret.