Socialnämnden 2 mars 2004 Plats och tid för sammanträdet ande Övriga deltagare Utses att justera Justeringens plats och tid Frösundarummet, Socialförvaltningen, Tuna torg 15, Vallentuna tisdagen den 2 mars 2004 kl 18.30-20.00. Gunnel Orselius-Dahl (fp), ordförande Michael Saltas (kd) Agneta Heine-Ivgren (m) Leif Öhman (m) Marie-Louise Löwenbeck (m) Anne-Marie Karlsson (c) Mauritz Lindroth (s) Milot Sköld (s) Parvin Amjadi (s), ersättare för Ulf Lundström Gunnar Lundgren (fp), ersättare Gillis Weingarth (m), ersättare Mona Karlsson (m), ersättare Bo Weiåker, socialchef Eva Folke, enhetschef Cecilia Forsbro, samordnare, Eivy Enström, läkare Mauritz Lindroth Socialkontoret, Tuna torg 11, Vallentuna Sekreterare Bo Weiåker Paragrafer 20-27 Ordförande Gunnel Orselius-Dahl Justerande Mauritz Lindroth BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Socialnämnden Sammanträdesdatum 2004-03-02 Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Datum för anslags nedtagande Socialkontoret, Tuna torg 11, Vallentuna Underskrift 1 (13)
Innehållsförteckning: TEMA: Information om rådgivningsbyråns verksamhet...3 Månadsuppföljning januari 2004 med årsprognos...4 Översyn av restaurangverksamheten vid Väsbygården...5 Matdistribution i öppen hemvård...6 Samverkan mellan Vallentuna, Vaxholm och Österåker avseende gemensam personalpool för socialsekreterare...8 Delegationsordning för socialnämnden...10 Internrevision 2003 och internkontrollplan för år 2004...11 Rapporter och delgivningar...13 Sid 2 (13)
TEMA: Information om rådgivningsbyråns verksamhet SN 20 Lägga informationen till handlingarna. Enhetschef Eva Folke, dr Eivy Enström och samordnare Cecilia Forsbro informerade om rådgivningsbyråns verksamhet. 3 (13)
Månadsuppföljning januari 2004 med årsprognos SN 21 Dnr 2004.039 042 Socialnämnden beslutar överlämna månadsuppföljningen för januari månad jämte årsprognos till kommunstyrelsen. Socialförvaltningen har gjort en budgetuppföljning med årsprognos efter januari månads utgång. s tidigare behandling Arbetsutskottet har den 23 februari 2004 16 föreslagit socialnämnden att överlämna månadsuppföljningen för januari jämte årsprognos till kommunstyrelsen. Handlingar i ärendet Årsprognos netto 2004 Budgetuppföljning per den 31 januari 4 (13)
Översyn av restaurangverksamheten vid Väsbygården SN 22 Dnr 2003.053 706 Socialnämnden beslutar lägga informationen till handlingarna. Vid nämndens sammanträde 3 februari 2004 16 uppdrogs åt arbetsutskottet att göra en översyn av restaurangverksamheten vid Väsbygården. s tidigare behandling Efter genomgång av handlingar i ärendet samt överläggningar föreslår arbetsutskottet den 23 februari 17 att socialnämnden beslutar bedriva restaurangverksamheten vid Väsbygården enligt fastställd verksamhetsplan. Ytterligare information lämnas vid nämndens nästa sammanträde. Socialförvaltningens förslag Socialförvaltningen överlämnar utan eget ställningstagande relevanta handlingar för kännedom och vidare utredning. Handlingar i ärendet SN protokoll 2000-06-13 50 med tjänsteskrivelse 2000-05-15 SBAU protokoll 2000-11-29 81 med yttrande 2000-11-23 SN protokoll 2000-12-05 100 med tjänsteskrivelse 2000-12-05 SBAU protokoll 2001-01-23 23 med yttrande 2001-01-24 Socialförvaltningens beslut 2001-01-29 Utvärdering av kravspecifikation Entreprenadkontrakt formulär SN protokoll 2004-02-03 16 5 (13)
Matdistribution i öppen hemvård SN 23 Dnr 2004.044 737 Socialnämnden beslutar att biståndsbedömd matdistribution skall ske i form av leverans av snabbkylda måltider. Införandet skall ske under 2004 så snart det är möjligt att genomföra av organisatoriska skäl. Väsbygårdens kök levererar ca 60 måltider som biståndsbedömd matdistribution till boende med öppen hemvård. Nuvarande distributionssystem Måltiderna levereras dagligen som varmhållna portioner huvudsakligen huvudmålet lunch men även i mindre omfattning kvällsmål. Livsmedelverket och kostexperter avråder från att leverera varmhållna måltider om man inte kan garantera bibehållen temperatur fram till att måltiden skall ätas. Kvalitén försämras och det finns risk för bakterietillväxt. Hemvårdens personal kör ut maten per cykel eller i landsbygden med bil. Maten transporteras i särskilda varmhållningsväskor. Det är många leveransadresser och på ca hälften av dessa måste personalen stanna och hjälpa till vid måltiden. Vid stickprovskontroller har det konstaterats att temperaturen inte bibehålls. Alternativ distribution I samband med ombyggnad av Väsbygårdens kök utrustades det med snabbkylar på inrådan av den kostkonsulent som deltog i planeringen. Övergång till en säkrare distributionsmetod ingick som en förutsättning för matdistribution efter ombyggnaden. Leverans av snabbkyld mat kan ske tre gånger per vecka för två och i samband med helg tre dagar. Maten förvaras i kylskåp till dess att den värms i samband med måltiden. Övergången till nytt system Köket: En förstärkning av 0.5 tjänst för portionspackning och delansvar för utkörning av mat till dem som inte behöver hjälp vid måltiden. Hemvården: Matlådor hämtas på Väsbygården och körs ut tre i stället för nuvarande sju gånger per vecka. Leverans kan ske vid tider under dagen då arbetsbelastningen i övrigt inte är som högst. De som 6 (13)
behöver hjälp vid måltiden måste dock få dagliga besök av vårdpersonal varför besparingen inte blir så stor som minskningen av utkörningsdagar kan antyda. Andelen som behöver hjälp vid måltiden varierar över tid. Idag är det ca hälften som behöver hjälp vid måltiden. För att uppvärmningen skall ske utan näringsförstöring och på kortast möjliga tid förutsätts att det finns mikrovågsugn att tillgå i hemmen. För att det skall vara möjligt att införa distribution av kyld mat kan socialförvaltningen behöva tillhandahålla mikrovågsugnar i vissa fall. Samråd sker med kommunens jurist på vilka villkor de kan lämnas ut. Ekonomi Övergången till nytt distributionssätt förväntas inte ge några besparingar. Ett visst utrymme beräknas färre utkörningstillfällen ge trots att en stor andel av hemmen ändå måste besökas dagligen i samband med måltiderna. Den förstärkning som krävs för packning i köket och viss utkörning får rymmas inom hemvårdens totala budgetram. s tidigare behandling Arbetsutskottet har den 23 februari 2003 18 förslagit att socialnämnden beslutar i enlighet med socialförvaltningens förslag. Handlingar i ärendet Tjänsteskrivelse 2003-11-21 2000 SN 50. Upphandling av Väsbygårdens kök. 7 (13)
Samverkan mellan Vallentuna, Vaxholm och Österåker avseende gemensam personalpool för socialsekreterare SN 24 Dnr 2004.040 701 1. Socialnämnden beslutar att permanenta samverkansprojektet med gemensam personalpool om två socialsekreterare med kommunerna Vallentuna, Vaxholm och Österåker att gälla fr o m 2004-05-16. 2. Socialnämnden uppdrar åt förvaltningschefen att teckna avtal med kommunerna Vallentuna, Vaxholm och Österåker. Kommunerna Vallentuna, Vaxholm och Österåker driver tillsammans en personalpool för socialsekreterare. Poolen drivs i ett tvåårigt projekt under tiden 15 maj 2002 15 maj 2004 och var dimensionerad för tre tjänster. P g a rekryteringsproblem kom den inte igång med full bemanning förrän våren 2003. Projektet har letts av en styrgrupp bestående av chefer från de tre kommunerna. Styrgruppen har haft möten ungefär varannan månad. Hur projektet var tänkt från början framgår av ett gemensamt tjänsteutlåtande 2001-04-09. Erfarenheterna av poolverksamheten är från de tre förvaltningarna odelat positiva. Ett av syftena med projektet var att lösa problem med arbetsbelastningstoppar. Projektet har inneburit att bemanningsföretag inte längre behöver användas. Fördelarna med pool kontra bemanningsföretag är dels en lägre timkostnad dels en kontinuitet och en inarbetning, som medfört att verksamheten fått ut mer av nedlagda timmar. Inom projektet har vi haft möjlighet att pröva en arbetsmodell med ett friare arbetssätt kopplat till ett tydligt uppdrag med klar tidsbestämning. Ingen tid har åtgått till handledning och andra möten. Detta friare arbetssätt har fallit väl ut och kan utgöra modell även för den ordinarie verksamheten. Poolsekreterarna har som det var tänkt vandrat mellan kommunerna och fört över kunskap och idéer. Poolsekreterarna har i många fall kunnat bidra med nya infallsvinklar och vidgat synsätt. Projektet har inneburit ett erfarenhetsutbyte inte bara på handläggarnivå utan även på chefsnivå. Styrgruppsmötena har varit värdefulla. Vi har fått möjlighet att prova ett samarbetsprojekt, där inte allt har varit exakt reglerat. Erfarenheten av arbetet visar att detta inte 8 (13)
medfört några problem. Samarbetet mellan kommunerna har löpt smärtfritt och i bästa samförstånd. Kostnaderna för projektet under 2002 och 2003 framgår av bilaga. Socialförvaltningens förslag Av ovanstående framgår att projektet socialsekreterarepoolen varit framgångsrikt. Socialförvaltningen föreslår därför att poolen permanentas och att en socialsekreterarpool bestående av två socialsekreterare inrättas permanent. Socialsekreterarna anställs av Vallentuna kommun. Kostnader fördelas mellan kommunerna efter utnyttjandegrad, vilket regleras i ett gemensamt avtal. s tidigare behandling Arbetsutskottet har den 23 februari 2003 19 förslagit att socialnämnden beslutar i enlighet med socialförvaltningens förslag. Handlingar i ärendet Tjänsteskrivelse 2004-02-16 Förslag till avtal Kostnadstablå 9 (13)
Delegationsordning för socialnämnden SN 25 Dnr 2004.040 701 Socialnämnden antar förslag till reviderad delegationsordning. Socialförvaltningen har reviderat delegationsordningen och överlämnar densamma vid sammanträdet. s tidigare behandling Arbetsutskottet beslutar 2004-02-23 20 att överlämna överlämna förslag till reviderad delegationsordning till socialnämnden utan eget ställningstagande. Socialförvaltningens förslag Socialnämnden antar förslag till reviderad delegationsordning. Handlingar i ärendet Delegationsordning reviderad 2004. 10 (13)
Internrevision 2003 och internkontrollplan för år 2004 SN 26 Dnr 2004.043 003 1. Socialnämnden lägger internkontroll för år 2003 med godkännande till handlingarna. 2. Internkontrollplan för 2004 antas i enlighet med tjänsteskrivelse daterad 2004-02-19 och avser följande sex områden: I. Krav och inkasso II. Statistik III. Rehabilitering IV. Arkivvård V. IT-säkerhet VI. Medicinhantering Socialnämnden beslutade att genom internkontroll granska tre områden 2003: 1. Egenavgifter/omkostnadsersättning, LSS verksamheter och individ- och familjeomsorg. 2. Krav och inkasso. 3. Avtalshantering (avtal för enskilda klienter och övriga avtal) Internrevision har genomförts och lett till följande åtgärder: Egenavgifter/omkostnadsersättning, LSS verksamheter och individoch familjeomsorg. Socialförvaltningens ekonom har gått igenom rutiner för hantering av dessa avgifter/omkostnader tillsammans med respektive handläggare och genom stickprov granskat att avgifter tas ut i enlighet med gällande beslut. Rätt avgifter tas ut och det finns rutiner för hur avgifterna hanteras. För att säkerställa hanteringen så att den blir mindre beroende av kunskaper hos nuvarande handläggare arbetar ekonomen tillsammans med handläggarna för närvarande fram enhetligare blankettsystem och dokumenterar handläggningsrutinerna. Krav och inkasso Socialförvaltningen har rutiner för krav och inkasso. Under 2003 har långtidssjukfrånvaro och hög arbetsbelastning inneburit att denna verksamhet inte prioriterats. Krav och inkasso sköts i nära samverkan mellan förvaltningen och kommunledningens konsult och service. Eftersom motsvarande tjänst även där varit vakant har krav och inkassoverksamheten varit eftersatt under 2003. Inom 11 (13)
socialförvaltningen och på kommunalkontoret har man i slutet av 2003 och början av 2004 börjat arbeta för att komma ifatt med karv och inkassoverksamheten. Ny granskning föreslås 2004. Avtalshantering i avtal som rör enskilda klienter och övriga avtal En avtalsgranskning har gjorts av utredare. Avtalshanteringen fungerar tillfredsställande. På grund av omorganisation mm har det dock inte varit helt klart i alla delar av organisationen var vissa moment av hanteringen skall ombesörjas. För att säkerställa detta har Riktlinjer för avtalshantering antagits av socialnämnden 2003-12- 02 SN 103. En uppdatering efter riktlinjerna har därefter skett i hela organisationen. Internkontrollplan för 2004 För år 2004 föreslås sex områden som redovisas i bilaga ingå i socialnämndens internkontroll. Bilaga 1. s tidigare behandling Arbetsutskottet har den 23 februari 2003 21 förslagit att socialnämnden godkänner internkontroll avseende 2003 samt antar interkontrollplan för 2004. Handlingar i ärendet Tjänsteskrivelse 2004-02-19 Kontrollplan 2004 daterad 2004-02-19 12 (13)
Rapporter och delgivningar SN 27 1. Protokoll Socialutskottet 2004-01-20 1-36, 2004-02-10 37-58, 2004-02-18 59-60, 2004-02-26 61 Arbetsutskottet 2004-02-23 16-21 13 (13)