Handbok för paketombud

Handbok för paketombud Juli 2017

Handbok för dig som är paketombud Hej. Den här handboken är en hjälpande hand i ditt vardagliga arbete som paketombud för DB Schenker. Vi kommer att gå igenom vad som förväntas av dig och vilka krav du kan ställa på oss. I handboken hittar du svar på de flesta av dina frågor som har med hantering hos ett paketombud att göra. Har du fler frågor eller vill prata med oss direkt är du alltid välkommen att ringa vår kundservice på telefon 020 22 00 45. Den här handboken är en värdehandling och vi ber dig hantera den enligt samarbetsavtalet mellan DB Schenker och dig som paketombud. Vi ber dig att förvara den på en säker plats och lämna den inte vidare till någon. Tack! Handboken innehåller: Bolaget DB Schenker... 4 Kundservice... 5 Vilka är villkoren för att vara paketombud?... 6 Vad krävs av mig som paketombud?... 7 Vilka paket hanterar jag som paketombud?... 8 Vilka emballage kan jag sälja i min butik?... 10 Vilka är mina dagliga arbetsuppgifter som paketombud?... 10 Vilka krav ska jag ställa på legitimation?... 12 Godkända legitimationer DB Schenker... 14 Vilken utrustning behöver jag i min butik?... 15 Hur ska det se ut hos mig som paketombud?... 16 Hur fungerar det ekonomiskt när jag är paketombud för DB Schenker?... 17 Hur gör jag med skador och reklamation?... 18 Om min butik råkar ut för stöld, inbrott eller brand?... 19 Hur hanterar jag farligt gods?... 20 Vanliga frågor och svar kring pakethantering... 22

Bolaget DB Schenker DB Schenker stark aktör i ett globalt nätverk DB Schenker i Sverige har 4 000 medarbetare på 30 kontor i landet. Vi erbjuder allt från landtransporter och internationella sjö- och flygfrakter, till konsulttjänster och lager- och logistiklösningar. I Sverige förknippar många oss med lastbilstransporter, och det är där vi har våra rötter. Vårt mål är att bli den miljömässigt mest hållbara logistikleverantören i världen. Denna strävan gynnar också våra kunders effektivitet, eftersom minskad miljöpåverkan kräver effektivare logistikplanering. Det globala företaget DB Schenker startades för över 100 år sedan av Gottfried Schenker i Wien, Österrike. Han förstod tidigt vitsen med kollektivtrafik för gods att samlasta produkter från olika avsändare. Det är fortfarande grunden för vår verksamhet. I dag är DB Schenker i Sverige ett helägt dotter bolag till DB Schenker, som ingår i Deutsche Bahns transport- och logistikdivision. DB Schenker är ett av världens största logistikföretag, med 95 000 anställda på 2 000 kontor världen över och är idag nummer ett inom europeiska landtransporter. 90 000 sändningar per dag Division Land erbjuder landtransporter i hela Europa. Här finns ett stort utbud av tjänster och produkter från små, enstaka paketsändningar till komplexa, skräddarsydda transportupplägg. Vi levererar 90 000 sändningar per dag i Sverige och Europa. Paketombud DB Schenker har ett rikstäckande ombudsnät som omfattar ca 1 600 olika butiker som är knuta till konceptet paketombud. Vill du veta mer kan du besöka hemsidan www.dbschenker.com/se 4

Kundservice Alla tänkbara frågor som rör DB Schenkers paketombud kan du ställa direkt till vår kundservice. Telefon 020 22 00 45 Öppet vardagar klockan 8 17 Du kommer att mötas av en automatisk telefonröst. Så här trycker du för att komma rätt: Tryck 1 Ombud Tryck 1 För att komma till paketärende Tryck 2 För att komma till support gällande ombudsportalen Tryck 3 För att komma till support på DB Schenker-ägd utrustning t.e.x din scanner. Eller vänta kvar om du har övriga frågor Du kan också skicka e-post till support.paketombud@dbschenker.com 5

Vilka är villkoren för att vara paketombud? Hur mycket plats behöver jag för paketen? En av de viktigaste delarna i att vara paketombud är att du har plats för paketen i din butik. Hur många paket man har kan vara olika från butik till butik och tillsammans med din regionansvarige bestämmer ni vad som gäller för just din butik. Dator med internet För att kunna ta emot och lämna ut paketen åt DB Schenker behöver du en dator med tillgång till internet. För att göra det enklare bör datorn stå på platsen där du lämnar ut paketen. I vissa fall kan DB Schenker hjälpa dig som paketombud med rätt utrustning, exempelvis en dator eller surfplatta, men då får du prata med vår regionansvarig om det. Hur tar jag betalt och betalar? Du behöver kunna ta emot både kontanter och bankkort för att kunder ska kunna betala. Och för att föra över pengar mellan dig som paketombud och DB Schenker behöver du ha tillgång till ett fungerande bankgirokonto. Hur bemöter jag kunderna? Som paketombud för DB Schenker är det viktigt att du har ett trevligt bemötande mot kunder som kommer in till din butik för att hämta eller lämna paket. Hur ska jag använda handboken? Handboken har du fått för att kunna erbjuda våra tjänster på ett bra sätt i din butik. I den berättar vi hur tjänsterna fungerar och hur du utför pakethantering i DB Schenkers ombudsportal. Vad betyder ordet? Regionansvarig Din kontaktperson Bankgirokonto Överföring av betalning Ombudsportal DB Schenker pakethanteringssystem 6

Vad krävs av mig som paketombud? Vem har ansvar för paketen? 1. Kunden är ansvarig för paketen fram till dess att det lämnats in eller hämtats ut hos paketombudet. 2. Du är ansvarig för paketen under den tid det finns i din butik. Se till att alla paketen förvaras i butiken på anvisad plats där bara du och din personal får vara. 3. DB Schenker är ansvarig för paketet under sortering och transport. 4. När ansvaret lämnas över mellan paketombud, kund och DB Schenker styrs det av kvittenser på handdator, fraktsedel och registrering i ombudsportalen. Behöver jag en skadeförsäkring? Ja, som paketombud behöver du teckna en, för branschen, normal företagsförsäkring. Försäkringen ska omfatta paketen som förvaras i din butik och DB Schenkers utrustning. Hur gör jag om något skadas eller försvinner i min butik? Skulle ett paket skadas eller försvinna i butiken ska du direkt anmäla det till DB Schenkers kundservice på telefon 020 22 00 45. Eftersom du ansvarar för paketen efter att du mottagit dem från chaufför/kunden kan du bli skyldig att betala ersättning ifall de försvinner. Vem berättar för min personal vad som gäller? Du som paketombud ansvarar för att anställda i din butik känner till DB Schenkers tjänster och förstår/kan arbeta efter det som står i handboken. I detta ingår också att se till så att alla förstår hur ombudsportalen för pakethantering fungerar. Om jag ändrar öppettiderna i min butik? När du ändrar öppettiderna i din butik måste du berätta detta för DB Schenkers kundservice på telefon 020 22 00 45 eller via e-post: support.paketombud@dbschenker.com. Vad gäller vid leverans/upphämtning av retursäck? DB Schenkers chaufför ska kunna utföra leverans/upphämtning inom butikens öppettider. DB Schenker levererar mellan 8.00 17.00 vardagar. Vem inventerar paketen? Om det behövs ska DB Schenkers regionansvarige kunna göra en inventering av paketen i ditt paketlager. Hur säger jag upp mitt avtal med DB Schenker? Som paketombud har du skrivit på ett avtal med DB Schenker, om du vill du bryta avtalet är det tre månaders uppsägningstid. Det innebär att du måste säga till DB Schenker, skriftligen, minst tre månader innan du vill avsluta ditt samarbete. Det samma gäller för oss på DB Schenker om vi vill avsluta avtalet med dig som paketombud. Om du vill säga upp ditt avtal ska du kontakta regionansvarige vid uppsägning eller kontakta DB Schenkers kundservice på telefon 020 22 00 45. Vad betyder ordet? Kvittenser Ett kvitto/bevis på att paket är levererat Frakthandling Ett dokument som följer med paketen under transporten Inventering Avstämning av de paket som finns i din butik 7

Vilka paket hanterar jag som paketombud? Paket från företag till privatperson Ett företag som skickar paket till privatperson med hjälp av ett paketombud kallas också för Business-to-Consumer (B2C). Så här fungerar det: Kunden beställer varan av företaget. Företaget packar varan. Paketet hämtas hos företaget och sorteras på DB Schenkers terminal. Paketet levereras till orten där mottagaren finns och DB Schenkers chaufför kör paketet till det valda paketombudet. Paketombudet tar emot paketet av chauffören, kontrollerar det och kvitterar att det kommit fram. Paketombudet registrerar att paketet kommit fram i ombudsportalen och en avisering skickas automatiskt till kunden. Paketen får högst vara: LÄNGD: 1,4 m. LÄNGD+OMKRETS: 3 m. VIKT: 20 kg. Vad är en förbetald kundretur? Ibland använder företag en så kallad förbetald kundretur, en klisteretikett som kommer tillsammans med paketet. Den kan kunden använda för att skicka tillbaka eller byta varor utan kostnad. Kunden fäster returetiketten på paketet som ska skickas tillbaka och du som paketombud registrerar paketets streckkod i ombudsportalen när det lämnas in. Kunden betalar ingen frakt när paketet lämnas in till din butik. Finns det e-post/mobilnummer registrerat vid bokning skickas det automatiskt ut ett inlämningskvitto. Du lägger paketet i en retursäck som hämtas vid leverans av DB Schenkers chaufför, oftast en dag efter inlämning. Paketen får högst vara: LÄNGD: 1,4 m. LÄNGD+OMKRETS: 3 m. VIKT: 20 kg. 8

Hur fungerar Skicka enkelt? Om en kund vill skicka paket till en privatperson inom EU kan du berätta att de enkelt bokar leveransen på skicka.dbschenker.com En kund som skickar ett paket via paketombud till en annan privatperson har alltid en färdig fraktetikett. För att skydda etiketten kan du som paketombud erbjuda en plastficka som man fäster på paketet. Du registrerar paketets streckkod i ombudsportalen när det lämnas in. Finns det e-post/mobilnummer registrerat vid bokning skickas det automatiskt ut ett inlämningskvitto. Lägg sedan paketet i retursäcken som hämtas vid leverans av DB Schenkers chaufför, oftast en dag efter inlämning. Vill du beställa plastfickor? Under Min sida i Ombudsportalen kan du beställa förbrukningsmaterial. För aktuella mått och priser se skicka.dbschenker.com Vad är Blocketpaketet? Blocketpaketet är en tjänst för säker frakt och betalning inom Sverige. Den som säljer exempelvis en vara kan skicka tryggt utan risken att inte få betalt. Den som köper handlar lika tryggt eftersom man får titta varan innan ens pengar förs över. Om en kund vill skicka paket till en privatperson på ett tryggt och säkert sätt går det att boka leveransen på www.blocket.se/blocketpaketet/blocketpaketet.htm. Den här tjänsten kan man även använda utanför Blocket. En kund som skickar ett paket via paketombud till en annan privatperson genom Blocketpaketet har alltid en färdig fraktetikett samt en returetikett. För att skydda fraktetiketten kan du som paketombud erbjuda en plastficka som man fäster på paketet. Returetikett ska kunden placera i paket. Du registrerar paketets streckkod i ombudsportalen när det lämnas in. Finns det e-post/mobilnummer registrerat vid bokning skickas det automatiskt ut ett inlämningskvitto. Lägg sedan paketet i retursäcken som hämtas vid leverans av DB Schenkers chaufför, oftast en dag efter inlämning. Vill du beställa plastfickor? Under Min sida i Ombudsportalen kan du beställa förbrukningsmaterial. Paket som lämnas in i din butik får inte vara större än måtten: LÄNGD: 150 cm. VIKT: 20 kg. Vad betyder ordet? Business-to-Consumer När ett företag säljer något till en konsument Kundretur En retur av paket som skickas tillbaka till företaget Returetikett En etikett för returpaket Inlämningskvitto Kvitto på inlämnat paket Blocket.se Köp/säljsida på nätet och samarbetspartner till DB Schenker 9

Vilka emballage kan jag sälja i min butik? DB Schenker har många olika emballage (kuvert och paket) som du kan erbjuda dina kunder att köpa i din butik. Ju mer du säljer desto mer tjänar du också själv. Dessa finns i storlekarna B1, K1, K2 och K3 - där varje kartong har ett eget pris. Kartongerna levereras i förpackningar med 10 stycken per storlek. Vill du beställa? Gå in på Min sida i Ombudsportalen. Storlek Rek.pris i butik (inkl.moms) Inköpspris (exkl.moms) B1 Vadderat kuvert 10 kr/st 5 kr/st K1 Kartong liten 15 kr/st 7,50 kr/st K2 Kartong mellan 25 kr/st 12,50 kr/st K3 Kartong stor 35 kr/st 17,50 kr/st B1 K1 K2 K3 Vilka är mina dagliga arbetsuppgifter som paketombud? Ta emot paket DB Schenkers chaufför kommer med paketen och lämnar över dem till dig, tillsammans med en frakthandling. Som paketombud kontrollerar du att antalet paket du fått stämmer överens med det antal som står chaufförens frakthandling eller i dennes handdator. Om antalet inte stämmer ska du säga till chauffören som måste skriva upp det innan du skriver på att du tagit emot paketen. Registrera paket Som paketombud registrerar du samtliga paket du får in. Det gör du i ombudsportalen genom att registrera streckkoden. Paketen markeras med en gul etikett som kallas löpnummeretikett. När paketen registreras skickas det automatiskt ut en avisering till kunden om att deras paket nu finns att hämta i din butik. Avisering skickas till kunden via e-post, sms eller brev tillsammans med det löpnummer de ska uppge till dig som paketombud när du lämnar ut deras paket. Lämna ut paket Kunden lämnar över sitt löpnummer till dig så att du snabbt kan hitta deras paket. Ta emot löpnummer och hämta motsvarande paket på hyllan. Som paketombud måste du alltid kolla 10

så att kundens legitimation är samma som mottagaren på paketet. Registrera sen paketet för utlämning och registrera giltig legitimation i ombudsportalen. Om det är ett bud som kommer ska både budets och mottagarens legitimation registreras. Är paketet beställt till ett företag registrerar du legitimationen på den som hämtar ut paketet. Vill du veta mer om giltiga legitimationer kan du läsa mer under Vilka krav ska jag ställa på legitimation?. När det står ett belopp på paketet ska du ta betalt av kunden och registrera att du tagit emot beloppet. Ta emot paket som ska skickas Kunden fäster returetikett eller fraktetikett på paketet som ska skickas tillbaka till företaget eller levereras till en privatperson. Du registrerar paketets streckkod i ombudsportalen. Lägg paketet i en retursäck som hämtas av DB Schenkers chaufför vid leverans, oftast en dag efter inlämning. Finns det e-post/mobilnummer registrerat vid bokning skickas det automatiskt ut ett inlämningskvitto. Skicka tillbaka paket som inte hämtats ut Paket som inte hämtas ut inom den avtalade tiden återkallas av oss på DB Schenker. Hur lång tid ett paket kan ligga hos dig som paketombud bestäms av den som skickat, men är vanligtvis två till fyra veckor. Det är viktigt att alla paket som finns med på din returlista skickas tillbaka till DB Schenker samma dag. DB Schenkers chaufför vid leverans, oftast en dag efter inlämning. Om du saknar något paket som visas på returlistan ska du ringa till DB Schenker kundservice på telefon 020 22 00 45. OBS! Om mottagaren vill ändra tiden för hur länge paketet ska få ligga i din butik är det mottagaren själv som ska kontakta den som skickat paketet. Stäm av i slutet av dagen eller se rapport För att paketen ska hanteras på ett säkert sätt kan det vara bra att göra en avstämning i slutet av varje dag. Det gör du genom att välja Rapporter i ombudsportalen. Avstämningen visar de registreringar som du gjort, den aktuella dagen visas automatisk. För att se vilka paket som är med väljer du en rapport och klickar på ladda ner. Rapporten kan visas detaljerad eller endast i antal registreringar/belopp. Kontrollera att rapporten stämmer överens med din egen avstämning. Återrapport visar det totala antalet paket som du hanterat under viss period. Välj intervall för att se tidigare dagar eller en period med flera. Är det något som inte stämmer? Ring DB Schenkers kundservice på telefon 020 22 00 45. DB Schenker meddelar vilka paket som ska skickas tillbaka under returlista. Finns det paket som ska i retur visas det med en siffra i en röd cirkel. Du hämtar de paket som visas på returlistan och registrerar dem för retur. Lägg sen paketet i en retursäck som hämtas av Vad betyder ordet? Emballage Frakthandling Streckkod Löpnummeretikett Återrapport En förpackning för att skicka varor Ett dokument som följer med paketen under transporten Den del av etiketten som du scannar av för att registrera paket Gul lapp med siffror som sätts på vid ankomstregistrering Visar tidigare paketregistreringar 11

Vilka krav ska jag ställa på legitimation? När kunden hämtar ett paket ska du alltid registrera en giltig legitimation. Vid bud registreras både mottagarens och budets legitimation. Kontrollera alltid att paketmottagarens namn och foto överensstämmer med personen på legitimationen. Åldern verkar överensstämma (koll mot personnummer) Id-handlingen är hel och i originalskick Giltighetstiden inte är passerad Namnteckningarna stämmer överens (i de fall namnteckningen ska lämnas) Om mottagarens namn på paketet är ett företagsnamn? Kunden kan hämta ut ett paket om denne kan uppge löpnummer och du som paketombud har kontrollerat kundens legitimation. Registrera legitimationen i ombudsportalen. Om mottagaren har en förordnad förmyndare eller god man? Paket kan lämnas ut till person som är förordnad som förmyndare eller god man för mottagaren. Den person som hämtar försändelsen i egenskap av förordnad förmyndare eller god man för mottagaren ska styrka sin egen identitet samt att han/hon är behörig. Det görs genom att visa upp ett gällande förordnande (utfärdat av domstol eller överförmyndare). På förordnandet ska det stå namn och personnummer för mottagaren och för den person som är förordnad som förmyndare eller god man. Klicka i budruta i ombudsportalen och registrera personnumret för paketmottagaren. Registrera också förmyndarens/den gode mannens legitimation under bud den som fysiskt avhämtar paketet i din butik. Om mottagaren är underårig (ej fyllt 18 år)? Mottagare som är underåriga men har en egen legitimation får hämta ut och kvittera paket enligt samma regler som gäller för övriga mottagare. Om den underårige inte har en egen legitimation måste paketet kvitteras/hämtas ut av den underåriges förmyndare. Båda föräldrarna (vårdnadshavare) räknas oftast som förmyndare. Detta måste kunna styrkas med hjälp av ett personbevis för den underårige, vilket man kan få från Skatteverket. Om det finns två förmyndare ska bägge visa upp sina legitimationer tillsammans med personbeviset. Klicka på fliken budruta i ombudsportalen och registrera personnummer för paketmottagare. Klicka sedan på bud och registrera förmyndarens legitimation den som fysiskt avhämtar paketet i din butik. Om det är en utländsk legitimation? Kontrollera att legitimationen är godkänd och registrera den i ombudsportalen. Vill du veta mer om giltiga legitimationer kan du läsa mer under Godkända legitimationer DB Schenker. Annan stavning Riktlinjer att förhålla sig till för dig som paketombud när din kontroll av att paketmottagarens namn på paket inte överensstämmer med namnet på legitimationen. Exempel Smeknamn Dubbelnamn, bindestreck Annan stavning, felstavning Efternamn saknas Vad betyder ordet? Försändelse Ett paket Personbevis Ett dokument som visar registrerade personuppgifter Kollinummer Det är ett unikt nummer för ett paket Aviblock Extra avi som kund signerar vid utlämning 12

Mottagaren kontaktar avsändaren som får inkomma med ett underlag om namnändring till DB Schenker kundservice. Bytt namn, t.ex. gift sig) Det går bra att lämna ut paket om mottagaren uppvisar legitimation, samt personbevis (max tre mån) som styrker namnändring. Saknas personbevis eller är äldre än tre månader kontaktar mottagaren avsändaren som får inkomma med ett underlag om namnändring till kundsupport. Ändring av paketmottagare sker i ombudsportal (DB Schenker pakethanteringsprogram) samt meddelas via den mailadress som ni registrerat hos DB Schenker. Ogiltig eller saknar legitimations handling Mottagaren eller budet uppvisar ogiltig eller saknar legitimationshandling vid registrering av paket i ombudsportal. Exempel på ej godkända legitimationer Utrikes körkort (länder utanför Norden) Utgången giltighetstid Skadad Id-handling LMA-kort Provisoriskt pass Främlings/diplomatpass Företagskort med foto Stöldanmälan från Polisen Fråga mottagaren/budet om annan giltig Id-handling? Upplys kunden om att du som paketombud endast kan lämna ut paket mot giltig legitimation och hänvisa kunden till att kontakta sin avsändare. Har du som paketombud frågor vänligen kontakta DB Schenker kundservice på 020-22 00 45. 13

Godkända legitimationer DB Schenker SIS märkt ID-kort och tjänstekort ID-kort utfärdat av Skatteverket Nationellt ID-kort, utfärdat av svensk polis Svenskt körkort Svenskt EU-pass Utländskt nationellt ID-kort utfärdat i länder inom Schengenområdet*. Utländskt EU-pass Utländskt pass, utanför EU Nordiskt körkort** * Länder inom Schengenområdet: Belgien Danmark Estland Finland Frankrike Grekland Island Italien Lettland Liechtenstein Litauen Luxemburg Malta Nederländerna Norge Polen Portugal Schweiz Slovakien Slovenien Spanien Sverige Tjeckien Tyskland Ungern Österrike **Danmark, Finland, Island, Norge och Sverige 14

Vilken utrustning behöver jag i min butik? För att du som paketombud ska kunna ge bra service till kunderna behöver du ha en dator med internetuppkoppling, scanner, pakethyllor och förbrukningsmaterial Dator med internet För att kunna ta emot och lämna ut paket till kunden behöver du en dator med internetuppkoppling, så du kan komma åt DB Schenkers ombudsportal. Scanner Du får en scanner av DB Schenker. Om du får problem med den kan du ringa DB Schenkers kundservice på telefon 020 22 00 45. När du kommer till knappval väljer du ombud och trycker 3 för teknisk support av DB Schenkerägd utrustning. Pakethylla Vi tillhandahåller pakethyllor för DB Schenkerpaket. Om du behöver fler hyllor är du välkommen att kontakta din regionansvarig, så kan ni tillsammans komma fram till vad som behövs. DB Schenkers handbok DB Schenkers handbok är den du nu läser i. Här får du svar på hur hanteringen hos dig som paketombud ska utföras. Förvara handboken på en plats så alla i din personal vet var den är. Har ni fler frågor är du välkommen att ringa DB Schenkers kundservice på telefon 020 22 00 45, på vardagar mellan 08.00 17.00. Förbrukningsmaterial Du som paketombud behöver alltid ha följande förbrukningsmaterial i din butik: Gul retursäck Buntband till gul retursäck DB Schenker-kartonger Prislista kartonger Plastfickor till fraktetikett Löpsedelsaffisch 33*54 Extra avi Kvittoblock Ställ för disk med information om prislista kartong och legitimationskrav kund Du har själv ansvaret att beställa nytt material i god tid. Beställningsformulär hittar du under Min sida i Ombudsportalen. 15

Hur ska det se ut hos mig som paketombud? Skylt i och utanför butik För att kunderna lätt skall kunna se att du som paketombud hanterar DB Schenkers tjänster, sätter vi upp skylt/skyltar, både på utsidan samt insidan av butiken. För vissa skyltar i vårt utbud en ljusskylt, krävs ett godkännande att din fastighetsägare samt kommunen. Om skylten kräver bygglov, hanteras detta av DB Schenkers skyltleverantör. Val av skylt bestäms tillsammans med DB Schenkers regionansvarig. Reklammaterial i butiken Av DB Schenker får du dekaler, skyltar och informationsblad till din butik, för att dina kunder lätt ska kunna se att du är ett paketombud för DB Schenker. Vi rekommenderar dig att placera ut detta material på platser i butiken där det är lätt för dina kunder att se det. 16

Hur fungerar det ekonomiskt när jag är paketombud för DB Schenker? Hur fungerar det med min provision? Din betalning för att du hanterar in- och utlämning av paket får du enligt ditt avtal med DB Schenker. Den här betalningen behöver du betala moms på. Provisionsunderlaget för månaden innan skapas första arbetsdagen i den aktuella månaden. Din provision får du oftast utbetalad mellan dag tre till fem. Hur gör jag med betalning för ett efterkravspaket? När du som ombud tar betalt för ett efterkravspaket tar du emot pengar som tillhör den som skickat paketet. Betalningen av efterkrav sker normalt via autogiro. Det är alltså avsändarens pengar och därför behöver inte du som ombud Vad betyder ordet? Provision Efterkravspaket Autogiro Förmedlad intäkt Reklamera betala moms för efterkravsmedlen. Eftersom det är förmedlad intäkt. Vill du veta mer om vilka paket som är utlämnade med efterkrav kan du gå in under rapporter i ombudsportalen. Vad är en ombudsfaktura? Fakturan för försäljning av till exempel DB Schenkerkartong kallas för ombudsfaktura. Fakturan för månaden innan skapas första arbetsdagen i den aktuella månaden. Fakturan dras normalt via autogiro enligt det angivna förfallodatumet. Obs! Har du autogiro för efterkravsmedlen dras även ombudsfakturorna via autogiro. Den ekonomiska ersättningen som ni får för pakethanteringen Paket med belopp som betalas vid uthämtning Automatiskt dragning av pengar som ska till DB Schenker Pengar som ni förmedlar momsfritt till DB Schenker Kund anmäler skada/förlust på paket 17

Hur gör jag med skador och reklamation? Om du upptäcker några synliga skador på paket vid ankomstregistrering eller utlämning kan du anmäla det till DB Schenkers kundservice på telefon 020 22 00 45. Om det är en skada som inte syns och upptäcks senare av kunden ska det reklameras enligt villkoren för den produkten. Här nedanför ser du villkoren för de olika produkterna. Skadat paket från företag till privatperson Då ska privatpersonen kontakta företaget där de beställde varorna och företaget gör en reklamation av paketet mot DB Schenker. Skadat Skicka enkelt-paket Avsändare eller mottagare reklamerar paket till DB Schenker via vårt skadeformulär under skicka.dbschenker.se. 18

Om min butik råkar ut för stöld, inbrott eller brand? Vad gör jag vid stöld eller inbrott? När du har många värdefulla paket i butiken ökar risken för stölder och inbrott. Därför är det viktigt att se över butikens skalskydd. Det gör du genom att stämma av följande punkter med din verksamhet. Kontrollera att alla lås uppfyller försäkringsbolagets krav. Se till att vred inte används på insidan av ytterdörrarna. Det ska vara nyckel även från insidan. Fundera på om dina fönster behöver förstärkas med galler eller jalusier. Kontrollera att inbrottslarmet fungerar och att emballage eller paket inte täcker för rörelsedetektorer. Se till att personalen är uppmärksam på om någon i butiken beter sig misstänkt kring paketen. Ofta beställer tjuven varor i falskt namn och hör med butiken om försändelsen kommit fram. När försändelsen kommit till butiken genomförs ett inbrott under natten då de tar med sig sitt paket. Om du misstänker att det kommer ske ett inbrott ska du kontakta polisen eller placera speciella försändelser på en säker plats, exempelvis i säkerhetsskåp. Har ni frågor eller misstänker olaglig verksamhet som rör DB Schenkers tjänster som erbjuds hos er som paketombud kontakta polis.tull.fraga@dbschenker.com. Om det börjar brinna? När du har många varor i din butik har du också mer brännbart material. Ibland kan det göra att paketombud får brist på plats i sin butik, vilket ökar risken för brand. Därför ska brännbart material aldrig placeras direkt under lysrör eller lampor. Håll minst en meters avstånd. Andra saker som kan orsaka brand är: kadade eluttag, tillfälliga spotlights, värmes fläktar, levande ljus och spisar. Skadade eluttag och andra uppenbara brister måste åtgärdas snarast möjligt, de kan orsaka brand eller personskador även om det inte finns något brandfarligt i närheten. Se även över butikens brandskydd i form av sprinklers och brandsläckare. Se till exempel till att placera brandsläckaren så att den är lätt att få tag på om det börjar brinna. Skulle du råka ut för något av detta ska du ringa DB Schenkers kundservice på telefon 020 22 00 45. 19

Hur hanterar jag farligt gods? DB Schenker tillåter att det skickas Begränsad mängd farligt gods i sitt paketflöde. Detta innebär att alla paket som innehåller Begränsad mängd, till exempel kosmetika kommer vara märkta enligt fig. 1 nedan. Vissa förpackningar är märkta med PIL UPP etiketten och det paketet ska hanteras enligt vad pilarna visar. Du som paketombud ansvarar för att paketen ställs i pilarnas riktning vid ankomstregistrering. Fig.1 Märkning av Begränsad mängd Skadat paket Skadat paket anmäls till DB Schenker kundservice på telefon 020 22 00 45. Tänk på att ett skadat paket med märkning begränsad mängd enligt fig.1 kan innehålla ett brandfarligt ämne såsom spray, färg, parfym, rakvatten, så att ni håller detta borta från eventuella tändkällor. Vad betyder ordet? Begränsad mängd Farligt gods som är förpackat i tillräckligt små mängder kan transporteras som begränsad mängd Kosmetika Ett samlingsnamn för skönhetsmedel/skönhetsprodukt som är avsedda för rengöring, vård eller sminkning av hud och hår. 20

Paket märkt enligt nedan får inte tas emot för utlämning/inlämning Paket med någon av etiketterna enligt Fig. 2 får inte hanteras i DB Schenker paketflöde och får inte tas emot för utlämning/inlämning. Får Ni ett paket vid ankomst med en av dessa etiketter ansvarar ni som paketombud att kontakta DB Schenker kundservice på telefon 020 22 00 45. Får ni ett paket för inlämning ansvarar ni som paketombud att neka kund paket för inlämning. Detta gäller alla de pakettyper Ni hanterar. Fig. 2 Märkning av Farligt gods 21

Vanliga frågor och svar om pakethantering? Vad gör jag om kunden inte har något löpnummer? Be kunden vänta på aviseringen med löpnumret. Har kunden fler frågor kan du be dem kontakta företaget där de beställt sina varor. Du kan också be dem gå in på www.dbschenker.se och välja Spåra paket och gods. Som alternativ kan du söka upp paketet med hjälp av ombudsportalen; välj Sök paket och fyll i paketnummer eller namn på mottagare så kommer det att visas mer information om paketet. Ska jag alltid kontrollera kundens legitimation när jag lämnar ut ett paket? Ja, kundens legitimation ska alltid kontrolleras och registreras i ombudsportalen. Hur gör jag om ett bud ska hämta ett paket? Ett bud kan bara hämta ut ett paket om denne kan uppge rätt löpnummer och du kan kontrollera både mottagarens och budets legitimation. Glöm inte att registrera båda legitimationerna i ombudsportalen. Kan jag lämna ut paket till en person med utländsk legitimation? Ja, kontrollera att legitimationen är godkänd, fyll i kollinumret och registrera legitimationen i ombudsportalen. Kan jag lämna ut paket som är ställt till ett företag? Ja, kunden kan hämta ut ett paket om denne kan uppge rätt löpnummer. Du måste också kontrollera kundens legitimation och registrera den i ombudsportalen. Vad gör jag om kund inte får ett elektroniskt e-post/sms kvitto vid inlämning? Saknas e-post/mobilnummer vid bokning av frakt, skickas det inte något elektroniskt kvitto till kunden. Frågar kunden efter inlämningskvitto använder du dig av kvittoblocket. Du som paketombud fyller i paketuppgifter och signerar. Beställning av kvittoblock görs under Min sida i Ombudsportalen. Vilka identitetshandlingar är godkända för att jag ska få lämna ut ett paket? Se under Godkända legitimationer DB Schenker. 22

Hur gör jag om utrustningen från DB Schenker är trasig? Då ska du ringa DB Schenkers kundservice på telefon 020 22 00 45. Vid knappval väljer du ombud och trycker 3 för teknisk support av DB Schenkerägd utrustning. Vår underleverantör kommer då att felsöka det som är trasigt och eventuellt ersätta det med ny utrustning. Får jag lämna ut ett paket om utrustningen är trasig/ur funktion? Ja, paket kan lämnas ut med hjälp av en extra avi som kunden fyller i och signerar. Paketet registreras i efterhand genom att du kontaktar kundservice på telefon 020 22 00 45, eller mejlar in underlaget till epost: support.paketombud@dbschenker.com. Hur tar jag emot och registrerar dagens leverans om utrustningen är trasig? Ring då DB Schenkers kundservice på telefon 020 22 00 45 så får du hjälp med ankomstregistreringen. Hur gör jag om jag fått ett paket som ska till ett annat paketombud? Du registrerar alla paket som vanligt och följer den instruktion som du får i ombudsportalen. Sen skickar du tillbaka paketen i retursäck. Vad ska jag som paketombud göra om DB Schenker inte hämtat dagens retursäck? Ring då DB Schenkers kundservice på telefon 020 22 00 45 och beställ upphämtning av retursäck. Vad gör jag om ett paket inte går att ankomstregistrera? Ring då DB Schenkers kundservice på telefon 020 22 00 45 för mer information gällande paket. Vad gör jag om ett paket är skadat vid paketombudsleveransen? Ring då DB Schenkers kundservice på telefon 020 22 00 45 och anmäl skadan på paketet. Varför visas en röd cirkel med en siffra i på returlista i ombudsportalen? Det betyder att du som paketombud har paket som ska skickas tillbaka till DB Schenker. Klicka på menyn Returlista för att registrera paketet för retur. Saknas något paket är du välkommen att ringa kundservice på telefon 020 22 00 45. Varför visas en röd cirkel med en siffra i vid meddelande i ombudsportalen? Det betyder att du som paketombud har ett meddelande att läsa från DB Schenker. Klicka på meddelande och välj läsa meddelande. Visas inte meddelande vänligen ring kundservice på telefon 020 22 00 45. Hur söker jag efter paketombud/terminal? På DB Schenkers hemsida (www.dbschenker.se) kan du söka efter närmaste paketombud/terminal. välj fliken Sök ombud/terminal. Vad gör jag om paketmottagaren vill förlänga returdatum på paket? Be paketmottagaren kontakta avsändaren som får inkomma med en fullmakt på ändring av returdatum till DB Schenkers kundservice. Vad gör jag om paketmottagaren vill flytta på paket till annat ombud? Be paketmottagaren kontakta avsändaren som får inkomma med en fullmakt på omdirigering av paket till DB Schenkers kundservice. Vad gör jag om paketmottagaren saknar/ogiltig legitimation, annan stavning eller bytt namn? Se under Vilka krav ska jag ställa på legitimation 23

Schenker AB 412 97 Göteborg Tel 031 703 80 00 www.dbschenker.se Juli 2017